|
ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH HẢI DƯƠNG
--------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
10/2018/QĐ-UBND
|
Hải
Dương, ngày 11 tháng 6 năm 2018
|
QUYẾT ĐỊNH
VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY ĐỊNH QUẢN LÝ, SỬ DỤNG HỆ
THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ CÔNG VỤ TỈNH HẢI DƯƠNG
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH HẢI DƯƠNG
Căn cứ Luật Tổ chức Chính quyền
địa phương ngày 19/6/2015;
Căn cứ Luật Công nghệ Thông tin
ngày 29 tháng 6 năm 2006;
Căn cứ Luật Giao dịch điện tử
ngày 29 tháng 11 năm 2005;
Căn cứ Nghị định số
64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước;
Căn cứ Nghị định số
72/2013/NĐ-CP ngày 15/7/2013 của Chính phủ về quản lý, cung cấp, sử dụng dịch vụ
Internet và thông tin trên mạng;
Căn cứ Chỉ thị sổ
34/2008/CT-TTg ngày 03/12/2008 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng
hệ thống thư điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở
Thông tin và Truyền thông.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này "Quy định quản lý, sử
dụng hệ thống Thư điện tử công vụ tỉnh Hải Dương".
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 20/6/2018.
Điều 3. Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Thủ trưởng các Sở, ngành thuộc
UBND tỉnh; Chủ tịch UBND các huyện, thị xã, thành phố; Chủ tịch UBND các xã,
phường, thị trấn và Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm
thi hành Quyết định này./.
|
Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Văn
phòng Chính phủ;
- Bộ
Thông tin và Truyền thông;
- Cục KTVB - Bộ Tư
pháp;
- Thường
trực Tinh ủy; Thường trực HĐND tỉnh;
- Chủ tịch,
các Phó Chủ tịch UBND tỉnh;
- Lãnh đạo
Văn phòng UBND tỉnh;
- Trung
tâm CNTT - VP UBND tỉnh;
- Trường,
phó các phòng, đơn vị chuyên môn;
- CV VP
UBND tỉnh;
- Lưu VT. (70)Nam
|
TM. UỶ BAN NHÂN DÂN
CHỦ TỊCH
Nguyễn Dương Thái
|
QUY ĐỊNH
QUẢN LÝ, SỬ DỤNG HỆ THỐNG
THƯ ĐIỆN TỬ CÔNG VỤ TỈNH HẢI DƯƠNG
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 10/2018/QĐ-UBND
ngày 14/6/2018 của UBND tỉnh Hải Dương)
Chương I
QUY
ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng
Quy định này
quy định chi tiết về việc quản lý và sử dụng hệ thống Thư điện tử công vụ tỉnh
Hải Dương.
Quy định này
được áp dụng đối với các cơ quan nhà nước, cán bộ, công chức, viên chức tỉnh Hải
Dương tham gia khai thác, sử dụng hệ thống Thư điện tử công vụ tỉnh Hải Dương.
Điều 2. Giải thích từ ngữ
1. Hệ thống
Thư điện tử công vụ tỉnh Hải Dương: là thành phần trong hệ thống thông tin điện
tử quản lý hành chính nhà nước tỉnh Hải Dương.
Hệ thống thư
điện tử công vụ được kết nối trực tuyến với mạng Internet cho phép gửi, nhận
thông tin dưới dạng thư điện tử, phục vụ công tác chuyên môn, nghiệp vụ của các
cơ quan nhà nước, cán bộ, công chức của tỉnh Hải Dương.
2. Tên miền:
@haiduong.gov.vn
3. Các loại hộp
thư điện tử
Hộp thư cá
nhân: là các hộp thư dành cho cán bộ, công chức, viên chức của các cơ quan nhà
nước tỉnh Hải Dương.
Hộp thư đơn vị:
là các hộp thư sử dụng chung của các cơ quan nhà nước tỉnh Hải Dương.
Các thư mục dùng
chung: là các thư mục được sử dụng chung cho một nhóm người sử dụng với mức
phân quyền ghi/đọc khác nhau.
4. Chữ viết
trong mục hộp thư: là chữ viết liền, không có dấu, có thể viết tắt, không viết
hoa; ngắt cách giữa các thuật ngữ là dấu chấm.
Điều 3. Quản lý nhà nước về hệ thống Thư điện tử công vụ tỉnh
Hải Dương
1. UBND tỉnh Hải
Dương giao cho Sở Thông tin và Truyền thông chịu trách nhiệm quản lý hệ thống
Thư điện tử công vụ tỉnh Hải Dương.
2. Trung tâm
Công nghệ thông tin và Truyền thông thuộc Sở Thông tin và Truyền thông là đơn vị
trực tiếp quản lý, đảm bảo các điều kiện kỹ thuật, an toàn và bảo mật thông tin
cho hoạt động của hệ thống Thư điện tử công vụ tỉnh Hải Dương theo Quy định này
và các quy định khác của pháp luật.
Chương II
QUY
ĐỊNH CỤ THỂ
Điều 4. Thiết lập, lưu trữ, quản lý hộp thư điện tử
Việc thiết lập
địa chỉ hộp thư điện tử do Sở Thông tin và Truyền thông tạo lập dưới sự chỉ đạo
của UBND tỉnh và sự phối hợp của các cơ quan, đơn vị liên quan.
Địa chỉ thư điện
tử của cơ quan nhà nước, cán bộ, công chức trong tỉnh được đăng ký và quản lý bởi
Sở Thông tin và Truyền thông. Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông thuộc
Sở Thông tin và Truyền thông trực tiếp lưu trữ, quản lý danh bạ Hệ thống thư điện
tử tỉnh và phối hợp với Văn phòng UBND tỉnh công bố, cập nhật danh bạ
thư điện tử của các cơ quan nhà nước, cán bộ, công chức có thẩm quyền lên cổng
thông tin điện tử của tỉnh.
Điều 5. Quy trình cấp mới, thay đổi, hủy bỏ hộp thư điện tử
1. Các cơ quan
nhà nước tỉnh Hải Dương căn cứ vào Quyết định của cấp có thẩm quyền phê duyệt
thành lập mới, thay đổi tên của cơ quan, tổ chức, Sở Thông tin và Truyền thông
chỉ đạo Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông tạo lập, thay đổi hoặc hủy
bỏ hộp thư điện tử của cơ quan, tổ chức đó.
2. Đối với trường
hợp tuyển dụng, luân chuyển, điều động công chức hoặc công chức nghỉ hưu, chuyển
công tác ra ngoài cơ quan nhà nước: sau khi có Quyết định, Văn bản đề nghị của
đơn vị chủ quản, Sở thông tin và Truyền thông chỉ đạo Trung tâm Công nghệ thông
tin và Truyền thông tạo lập, thay đổi hoặc hủy bỏ hộp thư điện tử.
Điều 6. Văn bản được trao đổi qua hệ thống Thư điện tử công
vụ tỉnh Hải Dương
Các loại văn bản
gửi, nhận qua hệ thống Thư điện tử công vụ gồm: văn bản quy phạm pháp luật, văn
bản sao y, sao lục, trích lục, văn bản dự thảo xin ý kiến, giấy mời, chương
trình, kế hoạch công tác, công văn, báo cáo và các tài liệu trao đổi phục vụ
công việc, tài liệu phục vụ các cuộc họp, tài liệu dự án, những thông tin chỉ đạo,
điều hành của lãnh đạo (trừ thông tin, tài liệu mật đã được pháp luật quy định).
Những văn bản
được chuyển qua hệ thống Thư điện tử công vụ phù hợp với quy định của pháp luật
về giao dịch điện tử có giá trị pháp lý tương đương với văn bản giấy trong giao
dịch giữa các cơ quan Nhà nước.
Điều 7. Quy định sử dụng bộ mã các ký tự chữ Việt và định dạng
văn bản gửi kèm thư điện tử
Các tổ chức,
cá nhân trong tỉnh phải sử dụng bộ mã các ký tự chữ Việt theo tiêu chuẩn TCVN
6909:2001 (Unicode) để thể hiện các nội dung trao đổi qua thư điện tử. Các văn
bản đính kèm thư điện tử phải có định dạng phù hợp với danh mục tiêu chuẩn về ứng
dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước (Thông tư 22/2013/TT-BTTTT ngày 23 tháng 12 năm 2013
của Bộ Thông tin và Truyền thông về việc ban hành Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật
về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước).
Điều 8. Công tác kiểm tra, đánh giá việc sử dụng thư điện tử
Các cơ quan,
đơn vị phải thường xuyên kiểm tra đánh giá việc sử dụng thư điện tử của cán bộ,
công chức trong công việc và coi đây là trách nhiệm của cán bộ, công chức trong
việc nâng cao hiệu quả hoạt động, thực hành tiết kiệm; đưa hoạt động này vào
các phong trào thi đua, bình xét khen thưởng.
Điều 9. Chế độ báo cáo
Các cơ quan, tổ
chức hàng năm báo cáo kết quả thực hiện Quy định này, báo cáo khi có yêu cầu đột
xuất và gửi về Sở Thông tin và Truyền thông tổng hợp báo cáo UBND tỉnh.
Chương III
TỔ
CHỨC THỰC HIỆN
Điều 10. Trách nhiệm của Sở Thông tin và Truyền thông
Sở Thông tin và
Truyền thông thực hiện công tác quản lý nhà nước về hoạt động của Hệ thống thư
điện tử công vụ tỉnh Hải Dương, bao gồm các công việc:
1. Xây dựng và
triển khai kế hoạch phát triển hàng năm hệ thống thư điện tử; kế hoạch bảo đảm
hạ tầng kỹ thuật cho hệ thống Thư điện tử công vụ tỉnh Hải Dương đáp ứng nhu cầu
công việc;
2. Triển khai
các chính sách bảo mật, an ninh, an toàn cho hệ thống Thư điện tử công vụ tỉnh
Hải Dương.
3. Xây dựng và
triển khai kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn kỹ năng khai thác, sử dụng thư
điện tử cho cán bộ, công chức;
4. Theo dõi việc
thực hiện sử dụng thư điện tử của các Sở, ban, ngành, UBND các huyện, thị xã,
thành phố để tổng hợp báo cáo UBND tỉnh; hàng năm có ý kiến tham gia đánh giá
các cơ quan, đơn vị chấp hành Quy định để báo cáo UBND tỉnh.
5. Chỉ đạo
Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông.
a) Thực hiện
chức năng quản trị, bảo đảm các điều kiện kỹ thuật, kịp thời xử lý, khắc phục
các sự cố để hệ thống Thư điện tử công vụ của tỉnh vận hành thông suốt, liên tục.
b) Triển khai
các giải pháp bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin đối với hệ thống Thư điện tử
công vụ, quản lý quyền truy cập của các tổ chức, cá nhân.
c) Ngăn chặn
thư rác và các thư điện tử có nội dung không phù hợp với mục đích phục vụ công
tác nghiệp vụ, chuyên môn.
d) Phòng chống
mã độc, phần mềm độc hại đối với hệ thống Thư điện tử công vụ.
đ) Thực hiện
chế độ lưu trữ dự phòng dữ liệu hệ thống Thư điện tử công vụ.
e) Trực tiếp
thực hiện khai báo, cập nhật Danh bạ thư điện tử.
g) Hàng năm, lập
dự toán kinh phí đảm bảo cho hoạt động của hệ thống Thư điện tử trình Giám đốc
Sở Thông tin và Truyền thông báo cáo UBND tỉnh phê duyệt.
h) Thực hiện
các nhiệm vụ kỹ thuật do Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông giao để đảm bảo
hoạt động an toàn, bảo mật cho hệ thống Thư điện tử công vụ của tỉnh.
Điều 11. Trách nhiệm của các cơ quan liên quan khác trong
việc quản lý, duy trì hoạt động của hệ thống thư điện tử tỉnh
1. Sở Nội vụ
có trách nhiệm phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông trong việc rà soát hướng
dẫn đưa tiêu chí về việc sử dụng thư điện tử công vụ vào nội dung chấm
điểm cải cách hành chính hàng năm của các cơ quan, đơn vị.
2. Sở Kế hoạch và Đầu
tư, Sở Tài chính có trách nhiệm cân đối kinh phí, đảm bảo cho việc duy trì,
nâng cấp và phát triển hệ thống Thư điện tử công vụ của tỉnh.
3. Công an tỉnh phối hợp
với Sở Thông tin và Truyền thông đảm bảo an toàn, an ninh thông tin hệ thống
Thư điện tử công vụ của tỉnh.
4. Thủ trưởng
cơ quan nhà nước các cấp trong tỉnh có trách nhiệm:
a) Quản lý, chỉ
đạo việc sử dụng hộp thư điện tử đúng mục đích, có hiệu quả và chịu mọi trách
nhiệm về nội dung thông tin, bí mật tài khoản hộp thư điện tử công vụ.
b) Đôn đốc việc
sử dụng hệ thống Thư điện tử công vụ tỉnh Hải Dương tại cơ quan, tổ chức mình
quản lý trong gửi nhận văn bản, tài liệu, trao đổi công việc với các cơ quan, tổ
chức, các công chức và với người dân, doanh nghiệp.
c) Ban hành
quy chế sử dụng hệ thống Thư điện tử công vụ tại cơ quan, tổ chức mình quản lý.
Điều 12. Trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức
1. Bảo vệ mật
khẩu truy cập hộp thư cá nhân. Trường hợp mất mật khẩu phải báo ngay về Trung
tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông để thay mật khẩu mới.
2. Sử dụng hệ
thống Thư điện tử công vụ đúng mục đích; chịu trách nhiệm về thông tin khi gửi,
nhận qua hộp thư điện tử. Quản lý và lưu trữ các thư điện tử cá nhân bảo đảm an
toàn, bảo mật thông tin trong quá trình sử dụng.
3. Chỉ sử dụng hộp thư điện tử được Sở
Thông tin và Truyền thông thiết lập và cung cấp để trao đổi trong công việc.
Không truy nhập vào hộp thư điện tử của người khác và không để người khác sử dụng
hộp thư điện tử của mình.
4. Khi phát hiện các văn bản, tài liệu
trong hộp thư có chứa các nội dung thuộc danh mục bí mật Nhà nước thì phải khẩn trương
báo cáo với Thủ trưởng cơ quan, tổ chức mình. Thủ trưởng cơ quan, tổ chức nơi
phát hiện các tài liệu mật phải thông báo cho lãnh đạo Sở Thông tin và Truyền
thông và lãnh đạo cơ quan nơi gửi đi các văn bản, tài liệu đó để kịp thời gỡ bỏ,
đồng thời, phải thông báo cho các cơ quan chức năng làm rõ trách nhiệm.
5. Khi gặp sự cố. hoặc phát hiện sự cố về
hệ thống phải báo ngay về Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông - Sở
Thông tin và Truyền thông để có biện pháp khắc phục kịp thời.
Điều 13. Sửa đổi, bổ sung quy định.
Trong quá trình thực hiện, nếu có khó
khăn, vướng mắc cần bổ sung, điều chỉnh, các đơn vị kịp thời phản ánh bằng văn
bản gửi về Sở Thông tin và Truyền thông tổng hợp trình UBND tỉnh xem xét, quyết
định.