|
ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH KHÁNH HÒA
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 11891/KH-UBND
|
Khánh Hòa, ngày
24 tháng 9 năm 2026
|
KẾ HOẠCH
TRIỂN KHAI CÔNG CHỨNG ĐIỆN TỬ, SỐ HÓA HỒ SƠ CÔNG CHỨNG, CHUẨN
HÓA, LÀM SẠCH VÀ CHUYỂN ĐỔI DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH KHÁNH HÒA
Căn cứ Luật Công chứng số
46/2024/QH15; Nghị định số 104/2025/NĐ-CP ngày 15/5/2025 của Chính phủ quy định
chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng; Nghị quyết số
66.14/2026/NQ-CP ngày 10/02/2026 của Chính phủ xử lý khó khăn, vướng mắc trong
việc xây dựng, quản lý Cơ sở dữ liệu công chứng; Nghị định số 224/2026/NĐ-CP
ngày 24/6/2026 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi
hành Luật Chuyển đổi số;
Quyết định số 925/QĐ- TTg ngày 25/5/2026 của Thủ tướng Chính phủ ban hành Kế hoạch
triển khai thi hành Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Công chứng; Quyết
định số 3727/QĐ-BTP ngày 29/12/2025 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp ban hành Quy định
về kỹ thuật, cấu trúc Cơ sở dữ liệu công chứng và thực hiện Công văn số
4676/BTP- BTTP ngày 25/6/2026 của Bộ Tư pháp về việc xây dựng cơ sở dữ liệu
công chứng và kết nối, tích hợp dữ liệu công chứng của các địa phương; Công văn
số 4721/BTP- BTTP ngày 26/6/2026 của Bộ Tư pháp về việc triển khai thi hành Luật
số 04/2026/QH16 sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Công chứng;
Theo đề nghị của Sở Tư pháp tại
Công văn số 4629/STP-NV2 ngày 11/9/2026; UBND tỉnh Khánh Hòa ban hành Kế hoạch
triển khai công chứng điện tử, số hóa hồ sơ công chứng, chuẩn hóa, làm sạch và
chuyển đổi dữ liệu công chứng trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa như sau:
I. MỤC ĐÍCH,
YÊU CẦU
1. Tổ chức triển khai
thi hành quy định của Luật Công chứng và Nghị định số 104/2025/NĐCP ngày
15/5/2025 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật
Công chứng và thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tư pháp.
2. Xác định rõ trách nhiệm,
nhiệm vụ của từng cơ quan, đơn vị, nội dung công việc, thời gian thực hiện, tập
trung nguồn lực để tiến hành triển khai công chứng điện tử; số hoá hồ sơ công
chứng, chuẩn hoá, làm sạch và chuyển đổi dữ liệu công chứng đảm bảo đúng tiến độ,
thời gian theo Kế hoạch.
3. Các tổ chức hành nghề
công chứng tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin, chuyển đổi số, thực hiện
công chứng điện tử; phấn đấu đến hết năm 2026, 100% các tổ chức hành nghề công
chứng trên địa bàn tỉnh có đủ điều kiện cung cấp dịch vụ công chứng điện tử
theo quy định của Luật Công chứng và Nghị định số 104/2025/NĐ-CP ngày 15/5/2025
của Chính phủ.
4. Quá trình triển khai
đảm bảo tiết kiệm, hiệu quả, an ninh, an toàn, bí mật thông tin công chứng,
tuân thủ chặt chẽ quy trình nghiệp vụ theo quy định của pháp luật.
II. NỘI DUNG
1. Rà soát,
thống kê số lượng hồ sơ công chứng giấy đã chuyển sang lưu trữ điện tử trên địa
bàn tỉnh đối với các giao dịch công chứng được thực hiện từ ngày 01/7/2025
- Cơ quan thực hiện: Sở Tư
pháp.
- Cơ quan phối hợp: Hội Công chứng
viên tỉnh; các tổ chức hành nghề công chứng.
- Thời gian thực hiện: Hoàn
thành trước ngày 30/9/2026.
2. Chuẩn
hóa, làm sạch dữ liệu hiện có trong Cơ sở dữ liệu (CSDL) công chứng địa phương
(theo Quyết định số 3727/QĐ-BTP ngày 29/12/2025 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp ban
hành Quy định về kỹ thuật, cấu trúc Cơ sở dữ liệu công chứng)
- Cơ quan thực hiện: Sở Tư
pháp; các tổ chức hành nghề công chứng.
- Cơ quan phối hợp: Hội Công chứng
viên tỉnh; Doanh nghiệp đồng hành của Bộ Tư pháp; các cơ quan, tổ chức có liên
quan.
- Thời gian thực hiện: Từ ngày
25/9/2026 đến ngày 30/9/2026.
3. Cập nhật,
đồng bộ dữ liệu công chứng để chuyển vào Cơ sở dữ liệu công chứng tập
trung
- Cơ quan thực hiện: Sở Tư
pháp, các tổ chức hành nghề công chứng.
- Cơ quan phối hợp: Hội Công chứng
viên tỉnh; Doanh nghiệp đồng hành của Bộ Tư pháp; các đơn vị đang cung cấp, vận
hành phần mềm quản lý công chứng; các cơ quan, tổ chức có liên quan.
- Thời gian thực hiện:
+ Từ ngày 25/9/2026 đến ngày
30/9/2026: Hoàn thành chuyển đổi dữ liệu công chứng hiện có tại cơ sở dữ liệu
công chứng của địa phương vào Cơ sở dữ liệu công chứng tập trung (bao gồm cả những
hồ sơ công chứng giấy đã được chuyển đổi và lưu trữ điện tử đối với các giao dịch
công chứng được thực hiện từ ngày 01/7/2025).
+ Từ ngày 01/10/2026 đến ngày
31/12/2026: Hoàn thành phân loại, số hóa và đồng bộ thông tin hồ sơ công chứng
vào Cơ sở dữ liệu công chứng tập trung đối với các giao dịch công chứng được thực
hiện từ ngày 01/01/2020 đến ngày 30/6/2025.
+ Từ năm 2027: Tiếp tục số hóa,
đồng bộ thông tin hồ sơ công chứng vào Cơ sở dữ liệu công chứng tập trung đối với
các giao dịch công chứng được thực hiện từ năm 2019 trở về trước cho đến khi
hoàn thành, phù hợp với khối lượng dữ liệu thực tế và khả năng bố trí kinh phí
của tỉnh.
- Các bước thực hiện cụ thể:
Chi tiết tại Phụ lục kèm theo Kế hoạch này.
4. Thực hiện
công chứng điện tử, phấn đấu đến hết năm 2026, 100% các tổ chức hành nghề công
chứng trên địa bàn tỉnh có đủ điều kiện cung cấp dịch vụ công chứng điện tử
- Từ nay đến hết năm 2026, các
tổ chức hành nghề công chứng chủ động lựa chọn, sử dụng nền tảng công chứng điện
tử phù hợp, đáp ứng điều kiện theo quy định của Luật Công chứng và Nghị định số
104/2025/NĐ-CP, bảo đảm kết nối, cập nhật dữ liệu lên Cơ sở dữ liệu công chứng
tập trung của Bộ Tư pháp; bảo đảm 100% tổ chức hành nghề công chứng trên địa
bàn tỉnh sẵn sàng cung cấp dịch vụ công chứng điện tử.
- Cơ quan thực hiện: Các tổ chức
hành nghề công chứng.
- Cơ quan phối hợp: Sở Tư pháp;
Hội Công chứng viên tỉnh.
- Thời gian thực hiện: Hoàn
thành trước ngày 31/12/2026.
III. KINH
PHÍ THỰC HIỆN
1. Ngân sách nhà nước bảo
đảm kinh phí thực hiện các nhiệm vụ số hóa, chuẩn hóa, làm sạch và chuyển đổi dữ
liệu thuộc trách nhiệm của cơ quan nhà nước, theo phân cấp, trong phạm vi dự
toán được cấp có thẩm quyền giao; bảo đảm không trùng lặp với các dự án, nhiệm
vụ và nguồn kinh phí khác.
2. Các tổ chức hành nghề
công chứng tự bảo đảm kinh phí số hóa hồ sơ, rà soát, bổ sung, xác nhận dữ liệu
và trang bị, sử dụng nền tảng công chứng điện tử thuộc trách nhiệm của mình từ
nguồn tài chính hợp pháp của tổ chức.
IV. TỔ CHỨC
THỰC HIỆN
1. Sở Tư pháp theo dõi,
đôn đốc, chủ trì tổ chức triển khai Kế hoạch này; là đầu mối phối hợp với Cục Bổ
trợ tư pháp - Bộ Tư pháp và các cơ quan, tổ chức có liên quan; chủ trì tiếp nhận
bàn giao dữ liệu, tài liệu mô tả cơ sở dữ liệu và tài khoản quản trị từ các đơn
vị đang cung cấp, vận hành phần mềm quản lý công chứng trên địa bàn tỉnh; xây dựng
dự toán gửi Sở Tài chính thẩm định trình cấp có thẩm quyền phê duyệt, tổ chức lựa
chọn đơn vị cung cấp dịch vụ; hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc, tổng hợp tiến độ,
báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh và Bộ Tư pháp.
2. Trên cơ sở hồ sơ được
cấp có thẩm quyền phê duyệt, kết quả thẩm định của Sở Khoa học và Công nghệ và
dự toán do Sở Tư pháp lập, Sở Tài chính tham mưu cấp có thẩm quyền xem xét, bố
trí kinh phí thực hiện các nhiệm vụ số hóa, chuẩn hóa, làm sạch và chuyển đổi dữ
liệu bằng phần mềm; bảo đảm không trùng lặp với nội dung, nhiệm vụ do Bộ Tư
pháp triển khai.
3. Sở Khoa học và Công
nghệ phối hợp với Sở Tư pháp trong việc bàn giao, tiếp nhận dữ liệu và các nội
dung kỹ thuật có liên quan đối với Phần mềm quản lý công chứng, chứng thực hiện
đang vận hành tại Trung tâm dữ liệu tỉnh.
4. Hội Công chứng viên tỉnh
quán triệt, triển khai đến các tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên về
trách nhiệm số hóa hồ sơ công chứng, chuẩn hóa, làm sạch, xác nhận dữ liệu và
thực hiện công chứng điện tử; phối hợp theo dõi, đôn đốc việc thực hiện Kế hoạch
này.
5. Các tổ chức hành nghề
công chứng khẩn trương, nghiêm túc triển khai công chứng điện tử, chuyển đổi hồ
sơ giấy sang lưu trữ điện tử, số hóa hồ sơ công chứng; cử đầu mối, tiếp nhận
tài khoản và trực tiếp thực hiện việc cập nhật, rà soát, bổ sung, xác nhận dữ
liệu của tổ chức mình trên Phần mềm chuyển đổi của Bộ Tư pháp; sau khi chuyển đổi,
tiếp tục rà soát, cập nhật, bổ sung thông tin còn thiếu hoặc chưa chính xác
trên Cơ sở dữ liệu công chứng tập trung. Trường hợp chậm trễ phải chịu trách
nhiệm theo quy định.
6. Các đơn vị đang cung
cấp, vận hành phần mềm quản lý công chứng trên địa bàn tỉnh bàn giao đầy đủ dữ
liệu, tài liệu mô tả cơ sở dữ liệu, tài khoản quản trị vận hành cho Sở Tư pháp
và phối hợp hỗ trợ kỹ thuật trong quá trình chuyển đổi.
Trong quá trình triển khai thực
hiện, nếu có phát sinh khó khăn, vướng mắc, đề nghị các cơ quan, đơn vị, tổ chức
phản ánh kịp thời về Sở Tư pháp để tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem
xét, giải quyết./.
|
Nơi nhận:
- Bộ Tư pháp (báo cáo);
- Thường trực Tỉnh ủy (báo cáo);
- Thường trực HĐND (báo cáo);
- Chủ tịch và các PCT UBND tỉnh;
- Các sở: Tư pháp, Tài chính; Khoa học và Công nghệ;
- Hội Công chứng viên tỉnh (phối hợp);
- Các tổ chức hành nghề công chứng;
- Lưu: VT, NL, NgM.
|
TM. ỦY BAN NHÂN
DÂN
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Nguyễn Long Biên
|
PHỤ LỤC
CÁC BƯỚC THỰC HIỆN VIỆC SỐ HÓA, CHUYỂN ĐỔI DỮ LIỆU CÔNG
CHỨNG TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH KHÁNH HÒA VÀO CƠ SỞ DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG TẬP TRUNG CỦA BỘ
TƯ PHÁP
(Kèm theo Kế hoạch số 11894/KH-UBND ngày 24 tháng 9 năm 2026 của UBND tỉnh
Khánh Hòa)
Các bước dưới đây áp dụng đối
với dữ liệu công chứng hiện có (dữ liệu đang lưu trữ trên hệ thống và dữ liệu
đã được số hóa, tạo lập, lưu trữ từ ngày 01/7/2025 đến ngày 30/9/2026). Đối với
dữ liệu tạo lập từ ngày 01/01/2020 đến ngày 30/6/2025 và dữ liệu trước ngày
01/01/2020, thực hiện đủ 06 bước này theo lộ trình tại điểm 3 Mục II của Kế hoạch,
sau khi hoàn thành việc phân loại, số hóa hồ sơ.
|
Bước
|
Đầu việc
|
Đơn vị thực hiện
|
Đơn vị phối hợp
|
Thời gian thực hiện
|
Kết quả cần đạt
|
Ghi chú - phân định trách nhiệm
|
|
Bước
1
|
Rà soát nguồn dữ liệu theo
Quyết định số 3727/QĐ- BTP
(i) Thông tin ngăn chặn, giải
tỏa ngăn chặn, thông tin tham khảo do Sở Tư pháp quản lý, chia sẻ với các Tổ chức
hành nghề công chứng.
(ii) Thông tin giao dịch công
chứng do Tổ chức hành nghề công chứng quản lý, phân theo 03 mốc: trước
01/01/2020; từ 01/01/2020 đến 30/6/2025; từ 01/7/2025 đến nay (kèm hồ sơ công
chứng điện tử theo Điều 59 Nghị định số 104/2025/NĐ-CP).
|
- Sở Tư pháp (nhóm dữ liệu
(i);
- Tổ chức hành nghề công chứng
(nhóm dữ liệu (ii)
|
- Cục Bổ trợ tư pháp;
- Doanh nghiệp đồng hành của
Bộ Tư pháp
|
Hoàn thành trước ngày
25/9/2026
|
Báo cáo hiện trạng dữ liệu và
kế hoạch chuyển đổi gửi Bộ Tư pháp
|
Tổ chức hành nghề công
chứng:
Thống kê số giao dịch của tổ
chức mình theo từng mốc thời gian và theo hình thức lưu trữ (đã có dữ liệu điện
tử / chỉ có bản giấy), gửi Sở Tư pháp.
Sở Tư pháp:
Rà soát dữ liệu ngăn chặn
trên cả 02 phần mềm; tổng hợp số liệu toàn tỉnh.
|
|
Bước
2
|
Bàn giao dữ liệu và quản
trị dữ liệu
- Dữ liệu của tỉnh Khánh Hòa
(cũ): đơn vị cung cấp, vận hành phần mềm UCHI.
- Dữ liệu của tỉnh Ninh Thuận
(cũ): đơn vị cung cấp, vận hành phần mềm DT Soft.
- Sở Tư pháp xác nhận số liệu
bàn giao.
|
- Các đơn vị đang cung cấp, vận
hành phần mềm;
- Sở Tư pháp (tiếp nhận, xác
nhận)
|
- Sở Khoa học và Công nghệ;
- Cục Bổ trợ tư pháp;
- Tổ chức hành nghề công chứng
|
Hoàn thành trước ngày
25/9/2026
|
Dữ liệu, tài liệu mô tả cơ sở
dữ liệu và tài khoản quản trị được bàn giao đầy đủ, có biên bản
|
Nội dung bàn giao gồm: dữ liệu,
tài liệu mô tả cấu trúc cơ sở dữ liệu và tài khoản quản trị vận hành.
|
|
Bước
3
|
Chuẩn hóa, làm sạch dữ liệu
theo Quyết định số 3727/QĐ-BTP
Rà soát, làm sạch, chuẩn hóa
dữ liệu tại hệ thống nguồn và ánh xạ đúng cấu trúc dữ liệu chuẩn trước khi
đưa vào Phần mềm chuyển đổi.
|
- Sở Tư pháp;
- Tổ chức hành nghề công chứng
(hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ được lựa chọn)
|
- Cục Bổ trợ tư pháp;
- Doanh nghiệp đồng hành;
- Hội Công chứng viên tỉnh
|
Từ ngày 25/9/2026 đến ngày
30/9/2026
|
Bộ dữ liệu đã làm sạch, ánh xạ
đúng cấu trúc chuẩn, sẵn sàng đưa lên Phần mềm chuyển đổi
|
Nội dung bắt buộc:
Bổ sung trường dữ liệu còn
thiếu; chuẩn hóa danh mục công chứng viên, Tổ chức hành nghề công chứng; chuẩn
hóa mã tỉnh, phường/xã theo địa giới hành chính mới; xử lý trùng số công chứng,
sai định dạng.
Lưu ý:
Phần mềm chuyển đổi của Bộ Tư
pháp không thực hiện làm sạch, ánh xạ thay cho địa phương.
|
|
Bước
4
|
Cập nhật dữ liệu lên Phần
mềm chuyển đổi
Dữ liệu đã làm sạch được đưa
lên Phần mềm chuyển đổi theo 01 trong 03 cách:
(1) Nhập trực tiếp trên Phần
mềm;
(2) Import tệp Excel theo biểu
mẫu của Phần mềm;
(3) Kết nối qua API từ hệ thống
của địa phương.
|
- Sở Tư pháp;
- Tổ chức hành nghề công chứng
|
- Cục Bổ trợ tư pháp;
- Doanh nghiệp đồng hành;
- Hội Công chứng viên tỉnh
|
Từ ngày 25/9/2026 đến ngày
30/9/2026
|
Dữ liệu đã gửi đủ, có lưu lịch
sử tiếp nhận
|
Sở Tư pháp:
Đầu mối đăng ký, cấp phát tài
khoản sử dụng Phần mềm chuyển đổi cho các Tổ chức hành nghề công chứng.
Tổ chức hành nghề công
chứng:
Cử đầu mối, nhận tài khoản và
trực tiếp cập nhật dữ liệu của tổ chức mình.
|
|
Bước
5
|
Kiểm tra, làm sạch, bổ
sung thông tin dữ liệu trên Phần mềm chuyển đổi
Phần mềm tự động đối chiếu dữ
liệu đã tiếp nhận với cấu trúc dữ liệu chuẩn và thông báo danh sách bản ghi cần
rà soát (thiếu trường bắt buộc, sai định dạng, sai mã danh mục, trùng số công
chứng...).
|
- Sở Tư pháp;
- Tổ chức hành nghề công chứng
|
- Cục Bổ trợ tư pháp;
- Doanh nghiệp đồng hành;
- Hội Công chứng viên tỉnh
|
Từ ngày 25/9/2026 đến ngày
30/9/2026
|
Không còn bản ghi bị cảnh báo
hoặc bị từ chối tồn đọng
|
Tổ chức hành nghề công
chứng:
Trực tiếp xử lý các bản ghi bị
cảnh báo của tổ chức mình theo 01 trong 02 cách: sửa tại hệ thống nguồn rồi nạp
lại như Bước 4, hoặc bổ sung, chỉnh sửa, xử lý trùng lặp ngay trên Phần mềm
chuyển đổi.
Dữ liệu chưa đạt yêu cầu
không được chuyển đổi lên Cơ sở dữ liệu công chứng tập trung.
|
|
Bước
6
|
Xác nhận dữ liệu và thực
hiện chuyển đổi lên Cơ sở dữ liệu công chứng tập trung
Sử dụng chức năng xác nhận
trên Phần mềm chuyển đổi đối với dữ liệu đã đạt yêu cầu; kiểm tra lại kết quả
chuyển đổi qua báo cáo thống kê.
|
- Sở Tư pháp;
- Tổ chức hành nghề công chứng
|
- Cục Bổ trợ tư pháp;
- Doanh nghiệp đồng hành;
- Hội Công chứng viên tỉnh
|
Từ ngày 25/9/2026 đến ngày
30/9/2026
|
Dữ liệu được xác nhận và chuyển
đổi thành công vào Cơ sở dữ liệu công chứng tập trung
|
Tổ chức hành nghề công
chứng:
Xác nhận dữ liệu của tổ chức
mình; dữ liệu chưa được xác nhận thì không được chuyển đổi.
Sau khi chuyển đổi, tiếp tục
rà soát, cập nhật, bổ sung thông tin còn thiếu hoặc chưa chính xác của tổ chức
mình trên Cơ sở dữ liệu công chứng tập trung.
|
Ghi chú:
1. Các bước có thể thực hiện gối
đầu nhau; tuy nhiên dữ liệu phải được làm sạch, chuẩn hóa (Bước 3) trước khi cập
nhật lên Phần mềm chuyển đổi (Bước 4).
2. Doanh nghiệp đồng hành của Bộ
Tư pháp tham gia với vai trò hỗ trợ kỹ thuật (cung cấp tài liệu, tài khoản, hỗ
trợ xử lý sự cố kết nối), không thay thế trách nhiệm rà soát, làm sạch, ánh xạ,
xác nhận dữ liệu của Sở Tư pháp và các tổ chức hành nghề công chứng.