Thông tư liên tịch 22/2005/TTLT-BNG-BNV hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức CQ chuyên môn giúp QLNN đối ngoại địa phương

• Số hiệu: 22/2005/TTLT-BNG-BNV
• Loại văn bản: Thông tư liên tịch
• Nơi ban hành: Bộ Ngoại giao, Bộ Nội vụ
• Người ký: Đỗ Quang Trung, Nguyễn Dy Niên
• Ngày ban hành: 22/12/2005

BỘ NGOẠI GIAO-BỘ NỘI VỤ ******	CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ********
Số: 22/2005/TTLT-BNG-BNV	Hà Nội, ngày 22 tháng 12 năm 2005

THÔNG TƯ LIÊN TỊCH

HƯỚNG DẪN CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CƠ QUAN CHUYÊN MÔN GIÚP ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH, THÀNH PHỐ TRỰC THUỘC TRUNG ƯƠNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ HOẠT ĐỘNG ĐỐI NGOẠI Ở ĐỊA PHƯƠNG

Căn cứ Nghị định số 21/2003/NĐ-CP ngày 10/3/2003 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Ngoại giao;
Căn cứ Nghị định số 45/2003/NĐ-CP ngày 09/5/2003 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ;
Căn cứ Nghị định số 171/2004/NĐ-CP ngày 29/9/2004 của Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;
Căn cứ Quyết định số 28/2005/QĐ-TTg ngày 01/2/2005 của Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy chế thống nhất quản lý các hoạt động đối ngoại của các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;
Liên Bộ Ngoại giao và Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức cơ quan chuyên môn giúp Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương quản lý Nhà nước về các hoạt động đối ngoại ở địa phương như sau:

I. SỞ NGOẠI VỤ

1. Vị trí, chức năng

1.1. Sở Ngoại vụ là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp tỉnh) tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện chức năng quản lý Nhà nước các hoạt động đối ngoại tại địa phương và thực hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn theo sự ủy quyền của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và theo quy định của pháp luật;

1.2. Sở Ngoại vụ chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và hoạt động của Ủy ban nhân dân tỉnh; sự chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra về chuyên môn nghiệp vụ của Bộ Ngoại giao;

1.3. Tại những tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chưa thành lập Sở Ngoại vụ theo quy định của Chính phủ thì Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh đảm nhiệm chức năng giúp Ủy ban nhân dân tỉnh thực hiện quản lý Nhà nước về hoạt động đối ngoại.

2. Nhiệm vụ, quyền hạn

2.1. Trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt kế hoạch tổng thể dài hạn và hàng năm về hoạt động đối ngoại, các chương trình, dự án thuộc lĩnh vực quản lý của Sở phù hợp với chiến lược phát triển kinh tế-xã hội của địa phương;

2.2. Giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xây dựng chương trình hoạt động đối ngoại hàng năm của tỉnh để báo cáo Bộ Ngoại giao tổng hợp trình Thủ tướng Chính phủ phê duyệt;

2.3. Trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ban hành các quyết định, chỉ thị, văn bản phân công, phân cấp quản lý Nhà nước về hoạt động đối ngoại trên địa bàn tỉnh và chịu trách nhiệm về nội dung các văn bản đó;

2.4. Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến đối ngoại, kế hoạch tổng thể về hoạt động đối ngoại của địa phương đã được duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý của Sở;

2.5. Tổ chức và quản lý các đoàn ra và đoàn vào

2.5.1. Giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thống nhất quản lý các đoàn ra, đoàn vào;

2.5.2. Tổ chức đón tiếp các đoàn khách quốc tế đến thăm và làm việc với Ủy ban nhân dân cấp tỉnh; Tổ chức các đoàn đi công tác nước ngoài của Lãnh đạo Ủy ban nhân dân tỉnh; giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh theo dõi, quản lý các đoàn đi nước ngoài của cán bộ, công chức thuộc quyền quản lý;

2.6. Công tác lãnh sự

2.6.1. Phối hợp với các sở, ban, ngành liên quan thực hiện công tác xuất nhập cảnh của người Việt Nam và người nước ngoài trên địa bàn tỉnh;

2.6.2. Phối hợp với các cơ quan liên quan xử lý những vấn đề nhạy cảm, phức tạp nảy sinh trong công tác lãnh sự tại địa phương;

2.6.3. Hướng dẫn, quản lý hoạt động của các cá nhân, tổ chức nước ngoài liên quan đến nhân thân, tài sản, đi lại, làm ăn, sinh sống, học tập, công tác, du lịch, kinh doanh, đầu tư trên địa bàn tỉnh tuân thủ các quy định của pháp luật Việt Nam;

2.7. Công tác với các tổ chức phi chính phủ và cá nhân nước ngoài

2.7.1. Phối hợp với các cơ quan liên quan, giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quản lý hoạt động của các tổ chức phi chính phủ và cá nhân nước ngoài tại địa phương theo quy định của pháp luật;

2.7.2. Tiếp nhận và triển khai các dự án giúp đỡ nhân đạo của các tổ chức phi chính phủ và cá nhân nước ngoài theo quy định của pháp luật;

2.8. Công tác biên giới lãnh thổ quốc gia

2.8.1. Là cơ quan thường trực của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh về công tác biên giới lãnh thổ quốc gia; giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh đánh giá tình hình quản lý công tác biên giới lãnh thổ quốc gia, đề xuất ý kiến và các biện pháp quản lý thích hợp; tham gia xây dựng phương án giải quyết vấn đề biên giới với các nước liên quan;

2.8.2. Chủ trì, phối hợp với các cơ quan hữu quan xây dựng phương án, kế hoạch và tổ chức khảo sát đơn phương, song phương theo sự phân công của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh; phối hợp với các cơ quan liên quan thực hiện công tác phân giới, cắm mốc theo yêu cầu của Ban Chỉ đạo phân giới cắm mốc của tỉnh;

2.8.3. Theo dõi, tổng hợp và báo cáo Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và Bộ Ngoại giao tình hình thực hiện các điều ước quốc tế về biên giới quốc gia, quy chế quản lý biên giới trên đất liền và các tranh chấp nảy sinh trên đất liền và trên biển thuộc địa bàn tỉnh;

2.8.4. Tổ chức các lớp tập huấn, tuyên truyền pháp luật, chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước về biên giới lãnh thổ quốc gia; hướng dẫn, kiểm tra và quản lý các văn bản, tài liệu, bản đồ và hồ sơ về biên giới thuộc phạm vi quản lý của địa phương;

2.9. Công tác kinh tế đối ngoại

2.9.1. Giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xây dựng chương trình hoạt động đối ngoại phục vụ phát triển kinh tế của địa phương;

2.9.2. Phối hợp với các cơ quan liên quan lựa chọn và thẩm tra các đối tác nước ngoài vào làm ăn và đầu tư tại địa phương theo sự phân công của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh;

2.9.3. Thanm gia công tác xúc tiến thương mại, du lịch, xây dựng môi trường đầu tư phù hợp với đặc điểm của địa phương;

2.10. Công tác về người Việt Nam ở nước ngoài

2.10.1. Giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nghiên cứu, đánh giá việc thực hiện chính sách về công tác người Việt Nam ở nước ngoài tại địa phương theo sự hướng dẫn của Bộ Ngoại giao (Ủy ban về người Việt Nam ở nước ngoài);

2.10.2. Phối hợp với các sở, ban, ngành của tỉnh trong việc hỗ trợ, hướng dẫn thông tin, tuyên truyền, vận động và thực hiện chính sách đối với người Việt Nam ở nước ngoài và thân nhân của họ có quan hệ với địa phương;

2.11. Tổ chức hội nghị, hội htảo, ký kết và thực hiện thỏa thuận quốc tế

Giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thống nhất quản lý các hoạt động về tổ chức hội nghị, hội thảo, ký kết và thực hiện các thỏa thuận quốc tế theo quy định của pháp luật; báo cáo và xin ý kiến chỉ đạo của cấp trên khi có vấn đề phát sinh liên quan đến chính trị đối ngoại;

2.12. Phối hợp và tạo điều kiện thuận lợi cho các bộ, ban, ngành tiến hành các hoạt động đối ngoại trên địa bàn tỉnh khi có yêu cầu;

2.13. Phối hợp với các sở, ban, ngành liên quan trong việc thu thập, phân tích, tổng hợp thông tin về tình hình chính trị-an ninh, kinh tế quốc tế và khu vực có tác động đến địa phương và đề xuất với Ủy ban nhân dân cấp tỉnh phương hướng và giải pháp thực hiện;

2.14. Thực hiện chương trình cải cách hành chính theo mục tiêu và nội dung đã được Ủy ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt;

2.15. Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các phòng và đơn vị sự nghiệp thuộc Sở; quản lý biên chế, thực hiện chế độ tiền lương và chính sách, chế độ đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ, công chức, viên chức Nhà nước thuộc phạm vi quản lý của Sở và phân cấp của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh; tổ chức đào tạo và bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ đối ngoại cho đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức Nhà nước làm công tác đối ngoại của địa phương;

2.16. Tổng hợp, thống kê, báo cáo định kỳ và đột xuất với Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và Bộ Ngoại giao về tình hình thực hiện nhiệm vụ đối ngoại được giao tại địa phương theo quy định của pháp luật;

2.17. Thực hiện công tác thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo, chống tham nhũng, tiêu cực và xử lý vi phạm pháp luật về hoạt động đối ngoại thuộc thẩm quyền của Sở theo quy định của pháp luật;

2.18. Quản lý tài chính, tài sản được giao và tổ chức thực hiện ngân sách được phân bổ theo quy định của pháp luật và phân cấp của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh;

2.19. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật và phân công của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh;

3. Tổ chức, biên chế

3.1. Lãnh đạo Sở

3.1.1. Sở Ngoại vụ có Giám đốc và không quá 3 Phó Giám đốc. Giám đốc Sở chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Sở;

Phó Giám đốc Sở giúp Giám đốc Sở phụ trách một hoặc một số lĩnh vực công tác; chịu trách nhiệm trước Giám đốc Sở và trước pháp luật về nhiệm vụ được phân công;

3.1.2. Giám đốc, Phó Giám đốc Sở do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh bổ nhiệm theo các quy định của Nhà nước về công tác cán bộ và tiêu chuẩn chuyên môn nghiệp vụ do cơ quan có thẩm quyền ban hành;

Việc miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật Giám đốc, Phó Giám đốc Sở thực hiện theo quy định của pháp luật;

3.2. Cơ cấu tổ chức của Sở

3.2.1. Cơ cấu

- Văn phòng;

- Thanh tra;

- Các phòng chuyên môn nghiệp vụ;

- Các tổ chức sự nghiệp;

3.2.2. Việc thành lập phòng chuyên môn, nghiệp vụ dựa trên nguyên tắc bảo đảm bao quát đầy đủ các lĩnh vực công tác của Sở; chức năng, nhiệm vụ của từng phòng phải rõ ràng, không chồng chéo, phù hợp với tính chất, đặc điểm và khối lượng công việc thực tế ở địa phương; bảo đảm đơn giản về thủ tục hành chính và thuận lợi trong việc giải quyết các đề nghị của tổ chức, công dân;

3.2.3. Sở có không quá 04 phòng chuyên môn, nghiệp vụ. Số lượng, tên gọi phòng chuyên môn, nghiệp vụ do Giám đốc Sở Ngoại vụ phối hợp với Giám đốc Sở Nội vụ trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định;

3.2.4. Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định thành lập tổ chức sự nghiệp thuộc Sở căn cứ vào đặc điểm, tình hình, yêu cầu và nhiệm vụ cụ thể về công tác đối ngoại tại địa phương và theo đề nghị của Giám đốc Sở Ngoại vụ và Giám đốc Sở Nội vụ;

3.2.5. Giám đốc Sở Ngoại vụ quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng, Thanh tra, các phòng chuyên môn, nghiệp vụ, các tổ chức sự nghiệp thuộc Sở;

3.3. Biên chế

3.3.1. Biên chế văn phòng, thanh tra, các phòng chuyên môn, nghiệp vụ là biên chế quản lý Nhà nước và do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định theo đề nghị của Giám đốc Sở Ngoại vụ sau khi thống nhất với Giám đốc Sở Nội vụ;

3.3.2. Giám đốc Sở Ngoại vụ bố trí, sử dụng cán bộ, công chức, viên chức phù hợp với tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ theo quy định của pháp luật.

II. QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ HOẠT ĐỘNG ĐỐI NGOẠI Ở CÁC TỈNH CHƯA THÀNH LẬP SỞ NGOẠI VỤ

1. Đối với những tỉnh chưa đủ điều kiện thành lập Sở Ngoại vụ thì thành lập Phòng Ngoại vụ thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh; Phòng Ngoại vụ do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định thành lập theo đề nghị của Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và Giám đốc Sở Nội vụ;

2. Phòng Ngoại vụ có chức năng tham mưu, giúp Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh tổ chức thực hiện nhiệm vụ về đối ngoại trên địa bàn tỉnh; căn cứ vào những nhiệm vụ quy định tại Điều 2 - Mục I của Thông tư này, Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quy định nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của Phòng Ngoại vụ;

3. Phòng Ngoại vụ có Trưởng phòng và không quá 02 Phó phòng và do Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh bổ nhiệm theo các quy định về công tác cán bộ và tiêu chuẩn chuyên môn nghiệp vụ do pháp luật quy định;

4. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và trước pháp luật thực hiện nhiệm vụ về các hoạt động đối ngoại tại địa phương; Trưởng phòng Ngoại vụ chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và trước pháp luật về việc thực hiện nhiệm vụ được giao;

5. Biên chế của Phòng Ngoại vụ nằm trong biên chế quản lý Nhà nước của Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh. Số lượng biên chế của Phòng Ngoại vụ phải phù hợp với tính chất, đặc điểm và khối lượng công việc thực tế được giao;

6. Việc bố trí, sử dụng cán bộ, công chức, viên chức của Phòng Ngoại vụ phải phù hợp với tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ theo quy định của pháp luật.

III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Thông tư này có hiệu lực sau 15 ngày, kể từ ngày đăng Công báo, thay thế Thông tư liên Bộ số 03/TT/LB ngày 05/5/1993 của Bộ Ngoại giao - Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ hướng dẫn về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy làm công tác đối ngoại ở các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Thông tư liên Bộ số 178-TTLB ngày 19/10/1994 của Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ - Ban Biên giới của Chính phủ hướng dẫn về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy, điều kiện và quy trình thành lập tổ chức làm công tác biên giới ở các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có biên giới và ven biển;

2. Căn cứ vào Thông tư này, Giám đốc Sở Ngoại vụ (hoặc Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh) phối hợp với Giám đốc Sở Nội vụ trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định các nội dung, biện pháp triển khai cụ thể và hướng dẫn tổ chức thực hiện. Trong quá trình thực hiện, nếu có vấn đề phát sinh và vướng mắc cần phản ánh kịp thời về Bộ Ngoại giao và Bộ Nội vụ để nghiên cứu, giải quyết.

BỘ TRƯỞNG BỘ NỘI VỤ Đỗ Quang Trung

BỘ TRƯỞNG BỘ NGOẠI GIAO Nguyễn Dy Niên

Tiếng Anh (English)

INTER-MINISTRY MINISTRY OF FOREIGN AFFAIRS - MINISTRY OF HOME AFFAIRS -------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM Independence - Freedom – Happiness ----------
No: 22/2005/TTLT-BNG-BNV	Ha Noi, December 22^nd 2005

JOINT-CIRCULAR

PROVIDING GUIDANCE ON FUNCTIONS, TASKS, AUTHORITIES AND ORGANIZATIONAL STRUCTURE OF SPECIALIZED AGENCIES THAT ASSIST PEOPLE’S COMMITTEES OF CENTRALL-AFFILIATED PROVINCES, CITIES IN STATE MANAGEMENT OVER FOREIGN AFFAIRS

Pursuant to Decree No 21/2003/ND-CP dated March 10th 2003 of the Government stipulating functions, tasks, authorities and organizational structure of Ministry of Foreign Affairs;
Pursuant to Decree No 45/2003/ND-CP dated May 09th 2003 of the Government stipulating functions, tasks, authorities and organizational structure of Ministry of Home Affairs;
Pursuant to Decree No 171/2004/ND-CP dated September 29th 2004 of the Government stipulating the organizational structure of specialized agencies attached to People’s Committees of centrally-affiliated provinces and cities;
Pursuant to Decisions No 28/2005/QD-TTg dated February 01st 2005 of the Prime Minister promulgating the Regulations on management of foreign affairs of centrally-affiliated provinces and cities;
Ministry of Foreign Affairs and Ministry of Home Affairs provide guidance on functions, tasks, authorities and organizational structure of specialized agencies that assist people’s committees of centrally-affiliated provinces, cities in state management over foreign affairs as follows:

I. DEPARTMENT OF FOREIGN AFFAIRS:

1. Position and functions

1.1. Department of Foreign affairs is a specialized agency that assists people’s committees of centrally-affiliated provinces, cities (hereinafter referred to as provincial people’s committee. It provides consultation to and assists provincial people’s committees in state management over foreign affairs and exercises some tasks and authorities authorized by provincial people’s committees and stipulated by laws;

1.2. Department of Foreign Affairs is under the steering and management of the provincial people’s committee in terms of organization and staffing; under the steering, management and examination of Ministry of Foreign Affairs in terms of professional performance;

1.3. At centrally-affiliated provinces and cities where departments of foreign affairs have not yet been set up according to stipulations of the Government, Offices of the People’s Committees are to assist People’s Committees in state management over foreign affairs.

...

...

...

2.1. To submit long-term and annual plans of foreign affairs; programs and projects under the management field of the department that go in line with socio-economic plans of the localities to provincial people’s committees for approval;

2.2. To assist provincial people’s committees in developing provincial annual plans and programs of foreign affairs that are reported to Ministry of Foreign Affairs to be submitted to the Prime Minister for approval;

2.3. To submit decisions, directives, documents on decentralization in state management over foreign affairs in the localities to provincial people’s committees for issuance and to be accountable for the contents of these documents;

2.4. To arrange the implementation of normative legal documents relevant to foreign affairs; to arrange the implementation of the approved overall plan of foreign affairs of the province; to disseminate information on fields under the management scope of the Department;

2.5. To organize and manage working groups that come into and go out of Viet Nam;

2.5.1. To assist the provincial people’s Committee in uniformly managing working groups that come into and go out of Viet Nam;

2.5.2. To arrange the reception of international guests that go on working visit to the provincial people’s committee; to organize working group to go on overseas working visit with leaders of the provincial people’s committees; to assist the provincial people’s committees in monitoring, managing overseas-going working groups that are under the management of people’s committees.

2.6. Consular affairs:

2.6.1. To coordinate with relevant departments, committees, agencies to facilitate emigration and immigration of Vietnamese and foreigners in the province;

...

...

...

2.6.3. To guide and manage individuals and foreign organizations in activities relevant to personal records, assets, movement, business, investment in the localities; to provide guidance so that these activities follow legal stipulations of Viet Nam;

2.7. Foreign affairs with non-government organizations and foreign individuals:

2.7.1. To coordinate with relevant agencies to assist the provincial people’s committee in managing the activities of non-government organizations and foreign individuals at the locality as stipulated by laws;

2.7.2. To accept and implement humanitarian aid projects sponsored by non-government organizations and foreign individuals as stipulated by laws;

2.8. Affairs related to national borders and territory:

2.8.1. To be the standing agency of the provincial people’s committee on national borders and territory; to assist the provincial people’s committee in evaluating the current status of management of national borders and territory; to recommend opinions and appropriate management measures; to join the development of solutions to treat border issues with relevant countries;

2.8.2. To chair and coordinate with responsible agencies to develop projects, plans and conduct unilateral and bilateral surveys as assigned by the provincial people’s committee; to coordinate with relevant agencies in demarcating and planting landmarks as required by the provincial Steering Committee on demarcation and;

2.8.3. To supervise, synthesize and report to the provincial people’s committee and Ministry of Foreign Affairs on the implementation of international agreements on national borders, in-land border management regulations and arising disputes on the mainland and the sea within the province;

2.8.4. To organize training courses, briefing sessions on laws, guidelines and policies of the Party and State on national border and territory; to guide, examine and manage documents, materials, maps and dossiers on border that is under the management scope of the locality;

...

...

...

2.9.1. To assist the provincial people’s committee in developing programs of foreign affairs that work for the economic development of the locality;

2.9.2. To coordinate with relevant agencies as assigned by the provincial people’s committee to select and evaluate international partners doing business and investment at the localities;

2.9.3. To participate in the promotion of trade, tourism and to develop the investment environment that is in line with characteristics of the locality;

2.10. Foreign affairs relevant to Vietnamese overseas:

2.10.1. To assist the provincial people’s committee to research, evaluate the implementation of policies on Vietnamese overseas of the localities in accordance with guidance of Ministry of Foreign Affairs (Committee on Vietnamese overseas);

2.10.2. To coordinate with departments, committees and agencies of the province to support, propagate and to realize policies for Vietnamese overseas and their relatives who have the relationships with the locality;

2.11. To organize conferences, workshops; to sign and realize international agreements:

To assist the provincial people’s committee in uniformly managing activities relevant to organizing conferences, workshops and to signing, realizing international agreements as stipulated by laws; to report and ask for direction of the seniors when arising issues are related to political foreign affairs;

2.12. To coordinate with and create favorable conditions for ministries, committees and agencies to implement international cooperation activities in the province when required;

...

...

...

2.14. To implement PAR program with objectives and contents approved by the provincial people’s committee;

2.15. To stipulate functions, tasks, authorities of bureaus and service delivery units attached to the department; to manage staffing; to realize salary regimes, treatment, rewarding and punishing policies and regimes for cadres, civil servants that are under the management of the department or as decentralized by the provincial people’s committee; to organize training and retraining courses in foreign affairs for the contingent of cadres, civil servants that are in charge of foreign affairs of the locality; 

2.16. To synthesize, reckon up, periodically and unexpectedly report to the provincial people’s committees and Ministry of Foreign Affairs on the implementation of foreign affair tasks assigned at the locality according to legal stipulations;

2.17. To realize inspection, to treat complaints and accusations, to fight corruption, wrongdoings and treat legal violations in foreign affairs in accordance with the mandate of the department as stipulated by laws;

2.18. To manage assigned budgets and assets and to arrange the delivery of budgets as stipulated by laws and as decentralized by the provincial people’s committee;

2.19. To realize other tasks as stipulated by laws and as assigned by the provincial people’s committee;

3. Organization and staffing:

 3.1. Leaders of the department:

3.1.1. Department of Foreign Affairs has 1 Director and 3 Vice-directors at most. The Director is accountable to the provincial people’s committee and to the laws for the operation of the department.

...

...

...

3.1.2. Directors, Vice-directors are appointed by the provincial people’s committee in accordance with stipulations of the state on personnel and professional standards that are issued by competent agencies.

The dismiss, rewarding and punishment of directors, vice-directors of the departments are realized according to legal stipulations;

3.2. The organizational structure of the department:

3.2.1. Structure:

 - Office

 - Inspectorate

 - Specialized bureaus

 - Service delivery units;

3.2.2. Specialized bureaus are set up on the basis that they cover all working fields of the department; functions, duties of each bureau must be clear; they must not be overlapping; they must be in line with the nature, characteristics and practical workload of the locality; simplicity in administrative procedures and convenience in treating requests of organizations, citizens have to be ensured;

...

...

...

3.2.4. Chairmen of the provincial people’s committee decides the establishment of service delivery units of the department on the basis of characteristics, requirements and specific tasks of foreign affairs in the locality and at the proposal of Director of Foreign affairs and Director of Home Affairs;

3.2.5. Director of Foreign affairs specifically decides functions, tasks, and authorities of the Office, Inspectorate, specialized bureaus and service delivery units attached to the department.

3.3. Staff:

3.3.1. The staff of offices, inspectorate, specialized bureaus is state management staff and is decided by Chairman of the provincial people’s committee at the proposal of Director of Foreign Affairs after it has been agreed to by Director of Home Affairs;

3.3.2. Director of Foreign Affairs arranges and employs cadres, civil servants, officials in line with professional standards as stipulated by laws.

II. STATE MANAGEMENT OVER FOREIGN AFFAIRS AT PROVINCES WHERE DEPARTMENTS OF FOREIGN AFFAIRS HAVE NOT YET BEEN SET UP:

1. For provinces that do not have sufficient conditions to set up departments of foreign affairs, bureaus of foreign affairs will be established under the Offices of the provincial people’s committees; the establishment of the bureau of foreign affairs is decided by the Chairman of the provincial people’s committee at the proposal of the head of the Office of the provincial people’s committee and Director of Home Affairs;

2. The bureau of foreign affairs has the function to provide consultation and assist the head of the Office of the Provincial people’s committee to realize foreign affair tasks in the province; pursuant to tasks stipulated at Article 2 – chapter I of this Circular, the head of the office of the Provincial people’s committee stipulates specific tasks, authorities of the bureau of foreign affairs;

3. The bureau of foreign affairs has 1 head and 2 vice-heads. They are appointed by the head of the office of the provincial people’s committee in accordance with legal stipulations on personnel organization and professional standards;

...

...

...

5. The staff of the bureau of foreign affairs belongs to the state management staff of  the office of the provincial people’s committee. The number of staff of the bureau has to be based on the nature, characteristics and practical workload;

6. The arrangement and employment of cadres, civil servants of the bureau of foreign affairs has to be based on professional standards as stipulated by laws;

III. IMPLEMENTATION ARRANGEMENTS:

1. This circular takes legal effects 15 days after the date of publication on the gazette and replaces the Joint-Circular No 03 TT/LB dated May 05th 1993 of Ministry of Foreign Affairs and Government Committee on Organization and Personnel providing guidance on functions, tasks, authorities and organizational structure of foreign affair agency at centrally-affiliated provinces, cities and Joint Circular No 178 178-TTLB dated 19/10/1994 of the Government Committee on Organization and Personnel and Government Committee on Borders providing guidance on functions, tasks, authorities and organizational structure, conditions and process of establishing organizations in charge of border affairs at centrally-affiliated provinces, cities that have borders or that are coastal ones.

2. Pursuant to this circular, Director of Foreign Affairs (or Head of the office of the provincial people’s committee) coordinates with Director of Home Affairs to submit to the Chairman of the provincial people’s committee the decision of contents, measures to implement the circular and guide the implementation arrangements. During the implementation process any arising problems and obstacles should be reported to Ministry of Home Affairs and Ministry of Foreign Affairs for research and treatment./.

MINISTER OF HOME AFFAIRS




Do Quang Trung

MINISTER OF FOREIGN AFFAIRS




Nguyen Dy Nien

...

...

...