|
ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH BÌNH THUẬN
--------
|
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
--------------------
|
|
Số: 59/2013/QĐ-UBND
|
Bình Thuận, ngày 11
tháng 12 năm 2013
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN
HÀNH QUY ĐỊNH CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH BÌNH THUẬN
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BÌNH THUẬN
Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban
nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;
Căn cứ Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật
của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân ngày 03 tháng 12 năm 2004;
Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011
của Quốc hội;
Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng
01 năm 2013 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu
trữ;
Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08
tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và Nghị định số
09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số
điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ;
Căn cứ Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng
8 năm 2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu và Nghị định số
31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số
điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ;
Căn cứ Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng
3 năm 2002 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà
nước;
Căn cứ Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng
01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành
chính;
Căn cứ Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng
11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ
sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan;
Căn cứ Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng
4 năm 2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác Văn thư, Lưu trữ
của các cơ quan, tổ chức;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại Tờ
trình số 2579/TTr-SNV-VTLT ngày 08 tháng 11 năm 2013,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban
hành kèm theo Quyết định này Quy định công tác Văn thư, Lưu trữ trên địa bàn
tỉnh Bình Thuận.
Điều 2. Giao
Giám đốc Sở Nội vụ tổ chức triển khai, hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện
Quyết định này.
Điều 3. Quyết
định này có hiệu lực thi hành sau 10 ngày kể từ ngày ký và thay thế Quyết định
số 33/2010/QĐ-UBND ngày 03 tháng 8 năm 2010 của Ủy ban nhân dân tỉnh Bình Thuận
về ban hành công tác Văn thư, Lưu trữ Nhà nước tỉnh Bình Thuận.
Điều 4. Chánh
Văn phòng UBND tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ, thủ trưởng các sở, ban, ngành, các cơ
quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử và Chủ tịch UBND
các huyện, thị xã, thành phố chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
|
TM. ỦY BAN NHÂN DÂN
CHỦ TỊCH
Lê
Tiến Phương
|
QUY ĐỊNH
CÔNG
TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH BÌNH THUẬN
(Ban
hành kèm theo Quyết định số 59/2013/QĐ-UBND ngày 11/12/2013 của UBND tỉnh Bình
Thuận)
Chương I
QUY ĐỊNH
CHUNG
Điều 1. Phạm vi điều
chỉnh và đối tượng áp dụng
1. Quy định này quy định về công tác Văn thư,
Lưu trữ và quản lý Nhà nước về công tác Văn thư, Lưu trữ trên địa bàn tỉnh Bình
Thuận.
2. Quy định này áp dụng đối với UBND các cấp;
các sở, ban, ngành và các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu
trữ lịch sử (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức).
Điều 2. Quản lý văn bản
đến, văn bản đi
1. Tất cả văn bản đến, văn bản đi của cơ quan,
tổ chức, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, đều phải được quản lý tập
trung, thống nhất tại văn thư của cơ quan, tổ chức (sau đây gọi tắt là văn
thư).
2. Văn bản đến, văn bản đi thuộc ngày nào phải
được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày
làm việc tiếp theo. Văn bản đến có đóng các dấu mức độ khẩn: “Hỏa tốc” (kể cả
“Hỏa tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn)
phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn bản đi có
đóng các dấu mức độ khẩn cần được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát
ngay sau khi văn bản được ký ban hành.
3. Văn bản, tài liệu mang bí mật Nhà nước (sau
đây gọi tắt là văn bản mật) được đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật
hiện hành về bảo vệ bí mật Nhà nước.
Điều 3. Nguyên tắc quản
lý lưu trữ
1. UBND tỉnh Bình Thuận thống nhất quản lý tài
liệu lưu trữ hiện hành và tài liệu Lưu trữ lịch sử tỉnh.
2. Hoạt động văn thư, lưu trữ được thực hiện
thống nhất theo quy định của pháp luật.
3. Tài liệu Phông Lưu trữ hiện hành và Phông
Lưu trữ lịch sử được Nhà nước thống kê.
Điều 4. Chế độ bảo vệ
bí mật Nhà nước trong công tác Văn thư, Lưu trữ
Mọi hoạt động trong phạm vi công tác Văn thư,
Lưu trữ của cơ quan, tổ chức phải tuân theo các quy định của pháp luật hiện
hành về chế độ bảo vệ bí mật Nhà nước; quy định tại Nghị định số 33/2002/NĐ-CP
ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo
vệ bí mật Nhà nước.
Chương II
CÔNG TÁC
VĂN THƯ
Điều 5. Hình thức văn
bản hành chính
Các hình thức văn bản hành chính do các cơ
quan, tổ chức ban hành: nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá
biệt), quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế
hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công
văn, công điện, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản thỏa thuận, giấy chứng nhận, giấy
ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên
nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, thư công.
Điều 6. Thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản
1. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành
chính do các cơ quan, tổ chức ban hành được thực hiện theo Thông tư số
01/2011/TT-BNV .
Các thành phần thể thức văn bản và bản sao văn
bản trình bày theo sơ đồ tại Phụ lục I kèm theo Quy
định này.
2. Văn bản do các cơ quan, tổ chức ban hành sử
dụng phông chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN
6909:2001.
Loại chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và chi tiết trình
bày các thành phần thể thức văn bản và bản sao văn bản thực hiện theo Phụ lục II kèm theo Quyết định này.
Điều 7. Soạn thảo văn
bản
Soạn thảo văn bản hành chính và các văn bản khác
được thực hiện như sau:
1. Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần
soạn thảo, người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho đơn vị hoặc cá nhân soạn
thảo hoặc chủ trì soạn thảo văn bản.
2. Đơn vị hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ soạn
thảo văn bản có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:
a) Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ
khẩn của văn bản cần soạn thảo;
b) Thu thập, xử lý thông tin có liên quan;
c) Soạn thảo văn bản;
d) Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với
người đứng đầu cơ quan, tổ chức việc tham khảo ý kiến của các cơ quan, tổ chức
hoặc đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn thành bản
thảo;
đ) Trình duyệt bản thảo văn bản kèm theo tài
liệu có liên quan.
3. Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo
đã duyệt thực hiện như sau:
a) Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền
ký văn bản duyệt;
b) Trường hợp sửa chữa, bổ sung bản thảo văn
bản đã được duyệt phải trình người duyệt xem xét, quyết định.
4. Đánh máy, nhân bản thực hiện như sau:
a) Văn bản do đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo
phải được đánh máy đúng nguyên văn bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình
bày văn bản (theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV). Trường hợp phát hiện có sự sai
sót hoặc không rõ ràng trong bản thảo thì đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo phải
chỉnh sửa hoặc hỏi lại người duyệt bản thảo đó;
b) Nhân bản đúng số lượng quy định;
c) Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện
đánh máy, nhân bản theo đúng thời gian quy định.
5. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành thực
hiện như sau:
a) Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn
thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn
bản, trước khi trình người có thẩm quyền ký ban hành, phải ký “Tắt” vào vị trí
kết thúc nội dung văn bản (sau dấu ./.);
b) Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Chánh Văn phòng
HĐND và UBND huyện, thị xã, thành phố và công chức Văn phòng UBND xã, phường,
thị trấn hoặc người được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức
quản lý công tác văn thư, phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức, thể
thức, kỹ thuật trình bày văn bản và thủ tục ban hành văn bản đúng theo quy định
hiện hành, ký “Tắt” vào vị trí cuối cùng của phần “Nơi nhận” trước khi trình
người có thẩm quyền ký chính thức ban hành.
Điều 8. Ký văn bản
1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm
quyền ký tất cả văn bản của cơ quan, tổ chức. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức
có thể giao cho cấp phó của mình ký thay (KT.) các văn bản thuộc các lĩnh vực
được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu.
Cấp phó ký thay chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước
pháp luật.
2. Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập
thể mà theo quy định của pháp luật hoặc theo điều lệ của tổ chức, phải được
thảo luận tập thể và quyết định theo đa số, việc ký văn bản được thực hiện như
sau:
a) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt
(TM.) tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức;
b) Cấp phó của người đứng đầu và các thành viên
giữ chức vụ lãnh đạo khác được thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu cơ
quan, tổ chức những văn bản theo ủy quyền của người đứng đầu và những văn bản
thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.
3. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy
quyền cho người đứng đầu một đơn vị trong cơ quan, tổ chức ký thừa ủy quyền
(TUQ.) một số văn bản thuộc thẩm quyền. Việc giao ký thừa ủy quyền phải được
quy định bằng văn bản và giới hạn trong một thời gian nhất định. Người được ký
thừa ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký. Văn bản ký thừa ủy
quyền theo thể thức và đóng dấu của cơ quan, tổ chức ủy quyền.
4. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao
cho Chánh Văn phòng, Trưởng Phòng Hành chính - Tổ chức hoặc trưởng một số đơn
vị ký thừa lệnh (TL.) một số loại văn bản. Việc giao ký thừa lệnh phải được quy
định cụ thể trong quy chế hoạt động hoặc quy chế công tác Văn thư, Lưu trữ của
cơ quan, tổ chức.
5. Ký văn bản phải dùng bút mực màu xanh để ký
văn bản, sau khi nhân bản dễ dàng nhận dạng bản gốc lưu trữ tại văn thư; không
dùng bút chì, không dùng bút mực đỏ, không dùng bút mực đen hoặc bút có mực dễ
phai để ký văn bản.
Điều 9. Bản sao văn bản
1. Hình thức bản sao gồm:
a) Bản sao y bản chính;
b) Bản trích sao và bản sao lục.
2. Các thành phần thể thức bản sao văn bản theo
quy định tại Điều 16, Thông tư số 01/2011/TT-BNV và Phụ
lục III kèm theo Quy định này.
3. Bản sao y bản chính, bản trích sao và bản
sao lục được thực hiện đúng pháp luật có giá trị pháp lý như bản chính.
4. Bản sao chụp (photocopy cả dấu và chữ ký của
văn bản chính) không được thực hiện đúng pháp luật chỉ có giá trị thông tin,
tham khảo.
Điều 10. Tiếp nhận,
đăng ký văn bản đến
1. Tiếp nhận văn bản đến thực hiện như sau:
a) Văn bản đến cơ quan, tổ chức bất kỳ nguồn
nào đều phải qua văn thư làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký;
b) Văn bản đến ngoài giờ hành chính, vào các
ngày nghỉ, ngày lễ, ngày tết, nhân viên thường trực - bảo vệ của cơ quan, tổ
chức có trách nhiệm tiếp nhận, cất giữ an toàn và bàn giao đầy đủ cho văn thư
vào đầu giờ sáng ngày làm việc tiếp theo; đối với văn bản khẩn hoặc nếu phát
hiện thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản được
chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì phải báo cáo ngay Chánh Văn phòng
hoặc Trưởng Phòng Hành chính - Tổ chức để xử lý kịp thời;
c) Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy
fax hoặc qua mạng, văn thư phải kiểm tra về số lượng văn bản, số trang của mỗi
văn bản; trường hợp phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi
hoặc báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.
2. Bóc bì, gửi văn bản đến thực hiện như sau:
a) Văn thư không bóc bì văn bản đến có đóng dấu
chữ ký hiệu độ “Mật”, “Tối mật”, “Tuyệt mật” (bì văn bản mật) và dấu “Chỉ người
có tên mới được bóc bì”; văn bản gửi cho tổ chức Đảng và các đoàn thể, các bì
văn bản gửi đích danh người nhận, được chuyển tiếp đến nơi nhận. Riêng những bì
có đóng dấu chỉ mức độ khẩn phải được bóc trước để giải quyết kịp thời.
Đối với những văn bản gửi đích danh người nhận,
nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức, người nhận
văn bản có trách nhiệm chuyển lại cho văn thư để đăng ký;
b) Văn thư bóc bì tất cả các loại văn bản đến
không thuộc quy định tại Điểm a Khoản này. Không làm hư hại hoặc để sót văn bản
trong bì, kiểm tra đối chiếu văn bản với số, ký hiệu ghi trên bì; nếu phát hiện
có sai sót, nhầm lẫn hoặc văn bản gửi đến không đúng địa chỉ phải báo cáo lại
hoặc gửi trả lại cơ quan gửi văn bản trong trường hợp cần thiết, văn thư lập
biên bản, đồng thời báo cáo Chánh Văn phòng hoặc Trưởng Phòng Hành chính - Tổ
chức xử lý;
c) Văn bản đến có kèm theo Phiếu gửi, phải đối
chiếu văn bản với Phiếu gửi; ký xác nhận, đóng dấu vào Phiếu gửi và gửi trả cho
nơi gửi;
d) Đối với văn bản có dấu hỏa tốc hẹn giờ, đơn
thư khiếu nại, những văn bản cần được kiểm tra, xác minh; văn bản có ngày phát
hành gửi cách quá xa ngày nhận (trên 30 ngày), trên bì và văn bản có độ mật, độ
khẩn hoặc số ký hiệu không thống nhất giữa ngoài bì và trong văn bản, văn thư
phải giữ lại bì và đính kèm văn bản để theo dõi.
3. Đóng dấu “Đến”, ghi số, ngày đến thực hiện
như sau:
a) Văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được
tập trung tại văn thư để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản
được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật. Những văn bản đến thuộc diện
đăng ký tại văn thư không được đăng ký đóng dấu đến của cơ quan, đơn vị, cá
nhân không có trách nhiệm giải quyết;
b) Văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư
phải được đóng dấu “Đến”; ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong những
trường hợp cần thiết). Đối với bản Fax phải chụp lại trước khi đóng dấu “Đến”;
đối với văn bản đến được chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết, có
thể in ra và làm thủ tục đóng dấu “Đến”;
c) Đối với những văn bản đến không thuộc diện
đăng ký tại văn thư thì không phải đóng dấu “Đến” mà được chuyển cho đơn vị
hoặc cá nhân có trách nhiệm theo dõi, giải quyết;
d) Dấu “Đến” được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào
khoảng giấy trống, dưới số, ký hiệu (đối với những văn bản có tên loại), dưới
trích yếu nội dung (đối với công văn) hoặc vào khoảng giấy trống phía dưới
ngày, tháng, năm ban hành văn bản.
4. Văn bản đến được đăng ký vào sổ đăng ký văn
bản đến hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đến trên máy vi tính thực hiện như sau:
a) Căn cứ số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ
quan, tổ chức quy định việc lập các loại sổ đăng ký cho phù hợp.
Mẫu Sổ đăng ký văn bản đến và việc đăng ký văn
bản đến, văn bản mật đến thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ
lục IV kèm theo Quy định này.
Mẫu Sổ đăng ký đơn, thư và việc đăng ký đơn,
thư thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục V kèm theo
Quy định này.
Khi đăng ký văn bản, cần bảo đảm rõ ràng, chính
xác; không viết bằng bút chì, bút mực đỏ; không viết tắt những từ, cụm từ không
thông dụng;
b) Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đến vào cơ
sở dữ liệu văn bản đến được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần
mềm quản lý văn bản của cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó.
Văn bản mật đến được đăng ký bằng máy vi tính
thì máy vi tính không được nối mạng LAN hoặc internet.
Điều 11. Trình, chuyển
giao văn bản đến
1. Sau khi đăng ký, văn bản đến phải được kịp
thời trình thủ trưởng cơ quan, tổ chức xem xét, phân phối và cho ý kiến giải
quyết. Việc chuyển giao văn bản đến phải bảo đảm chính xác và đúng đối tượng.
Người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ. Đối với văn bản đến có đóng dấu “Thượng
khẩn” và “Hỏa tốc” (kể cả “Hỏa tốc” hẹn giờ) phải ghi rõ thời gian chuyển.
2. Trường hợp phát hiện văn bản đến được chuyển
không chính xác (sai nơi nhận, không đúng chức năng, nhiệm vụ…), các đơn vị
hoặc cá nhân nhận được văn bản có trách nhiệm trả lại văn thư trong thời gian
sớm nhất để kịp thời xử lý.
3. Thủ trưởng các đơn vị, cơ quan, tổ chức có
trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến của đơn vị và phối hợp với
các đơn vị khác giải quyết các văn bản đến có liên quan.
Điều 12. Trình tự quản
lý văn bản đi
Văn bản do cơ quan, tổ chức phát hành (gọi chung
là văn bản đi); trước khi thực hiện thủ tục để phát hành, văn thư kiểm tra về
hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày tháng văn
bản; đóng dấu cơ quan và dấu khẩn, mật; đăng ký văn bản đi; làm thủ tục chuyển
phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi; lưu văn bản đi.
Điều 13. Ghi số và
ngày, tháng của văn bản, đăng ký văn bản đi
1. Văn bản đi của cơ quan, tổ chức, trừ trường
hợp pháp luật có quy định khác, đều được đánh số theo hệ thống số chung của cơ
quan, tổ chức do văn thư thống nhất quản lý.
Việc đánh số văn bản quy phạm pháp luật được
thực hiện theo quy định của Bộ Tư pháp; việc đánh số văn bản hành chính được
thực hiện theo quy định tại Điểm a, Khoản 1, Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT-BNV .
2. Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày,
tháng, năm văn bản được ban hành. Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được
viết đầy đủ; các số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; đối với những số
chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, tháng 2 phải ghi thêm số 0 đằng trước.
3. Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn
bản đi hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đi trên máy vi tính theo hệ thống chung của
cơ quan, tổ chức do văn thư thống nhất quản lý.
Mẫu Sổ đăng ký văn bản đi và việc đăng ký văn
bản đi, kể cả bản sao văn bản và văn bản mật thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục VI kèm theo Quy định này.
Điều 14. Đóng dấu,
chuyển phát văn bản đi
1. Đóng dấu thực hiện theo quy định tại Điều 19
Quy định này.
2. Thủ tục chuyển phát hành văn bản thực hiện
như sau:
a) Bì văn bản cần được làm bằng loại giấy dai,
bền, khó thấm nước, không nhìn thấu qua được và có định lượng ít nhất từ
80gram/m2 trở lên. Bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Khoản 3
Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) ngày 13 tháng 9 năm 2012 của Bộ Công an hướng
dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP .
Mẫu trình bày bì văn bản và cách viết bì thực
hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục VII kèm theo Quy
định này;
b) Tùy theo số lượng và độ dày của văn bản mà
lựa chọn cách gấp văn bản để vào bì. Khi gấp văn bản cần lưu ý để mặt giấy có
chữ vào trong.
Khi vào bì, không làm nhàu văn bản. Khi dán bì
hồ phải dính đều; mép bì phải được dán kín, không bị nhăn, không để hồ dán dính
vào văn bản; hồ dùng để dán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc;
c) Trên bì văn bản khẩn phải đóng dấu độ khẩn
đúng như dấu độ khẩn đóng trên văn bản trong bì. Việc đóng dấu “Chỉ người có
tên mới được bóc bì” và các dấu chữ ký hiệu độ mật trên bì văn bản mật được
thực hiện theo quy định tại các khoản 2, 3 Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11)
ngày 13/9/2002 của Bộ Công an.
3.Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục văn
thư và chuyển phát ngay trong ngày ký văn bản đó, chậm nhất là trong ngày làm
việc tiếp theo. Việc chuyển phát văn bản đi thực hiện như sau:
a) Cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được
chuyển giao trong nội bộ nhiều và việc chuyển giao văn bản được thực hiện tập
trung tại văn thư phải lập sổ chuyển giao riêng. Mẫu Sổ chuyển giao văn bản đi
và việc đăng ký thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục
VIII kèm theo Quy định này.
Cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển
giao ít và việc chuyển giao văn bản do Văn thư cơ quan trực tiếp thực hiện thì
sử dụng Sổ đăng ký văn bản đi để chuyển giao văn bản. Khi lập Sổ đăng ký văn
bản đi cần bổ sung cột “Ký nhận” vào sau cột (5) “Nơi nhận văn bản”.
Chuyển giao văn bản cho các đơn vị, cá nhân
trong nội bộ, người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ;
b) Văn bản đi do văn thư hoặc giao liên cơ
quan, tổ chức chuyển trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác phải được đăng ký
vào Sổ chuyển giao văn bản đi. Khi chuyển giao văn bản, phải yêu cầu người nhận
ký nhận vào sổ;
c) Văn bản đi được chuyển phát qua hệ thống bưu
điện phải được đăng ký vào sổ. Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu
điện kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ (nếu có).
Mẫu Sổ gửi văn bản đi bưu điện và việc vào sổ
thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục IX kèm theo
Quy định này;
d) Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn
bản đi có thể được chuyển cho nơi nhận bằng máy fax hoặc chuyển qua mạng, nhưng
sau đó phải gửi bản chính;
đ) Chuyển phát văn bản mật được thực hiện theo
quy định tại Điều 10 và Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP và Khoản 3 Thông tư
số 12/2002/TT-BCA(A11) của Bộ Công an.
4. Văn thư cơ quan có trách nhiệm theo dõi việc
chuyển phát văn bản đi, cụ thể như sau:
a) Lập phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát
văn bản đi theo yêu cầu của người ký văn bản. Việc xác định những văn bản đi
cần lập phiếu gửi do đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người
ký văn bản quyết định;
b) Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài
liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm
tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc;
c) Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào
đó mà bưu điện trả lại thì phải chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn
bản đó; đồng thời, ghi chú vào sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra, xác minh
khi cần thiết;
d) Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc,
phải kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.
Điều 15. Lưu văn bản đi
1. Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản: bản gốc lưu
tại Văn thư cơ quan, tổ chức và bản chính lưu trong hồ sơ của đơn vị soạn thảo
văn bản (hồ sơ công việc). Bản gốc lưu tại Văn thư cơ quan, tổ chức phải có chữ
ký trực tiếp của người có thẩm quyền, được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng
ký.
2. Việc lưu giữ, bảo vệ, bảo quản và sử dụng
bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ các mức độ mật được thực hiện theo quy định
của pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước.
3. Văn thư cơ quan có trách nhiệm lập sổ theo
dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại văn thư theo quy định của
pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức. Mẫu Sổ sử dụng bản lưu và
việc ghi sổ thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục X
kèm theo Quy định này.
Điều 16. Lập Danh mục
hồ sơ
1. Căn cứ chủ yếu để lập Danh mục hồ sơ, bao
gồm:
a) Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của cơ quan, đơn vị;
b) Quy chế làm việc của cơ quan;
c) Kế hoạch, nhiệm vụ công tác hàng năm của cơ
quan, đơn vị và của mỗi cán bộ, công chức, viên chức;
d) Danh mục hồ sơ, Bảng thời hạn bảo quản tài
liệu và Mục lục hồ sơ của cơ quan, của những năm trước.
2. Xây dựng khung đề mục của Danh mục hồ sơ
thực hiện như sau:
a) Khung đề mục của Danh mục hồ sơ xây dựng
theo cơ cấu tổ chức hoặc theo lĩnh vực hoạt động của cơ quan, tổ chức. Tùy theo
tình hình thực tế của mỗi cơ quan, tổ chức để quyết định chọn khung đề mục danh
mục hồ sơ cho phù hợp, bảo đảm việc lập hồ sơ được đầy đủ, chính xác và thuận
tiện. Các cơ quan, tổ chức có cơ cấu tổ chức ổn định, chức năng, nhiệm vụ của
các đơn vị được phân định rõ ràng thì áp dụng khung đề mục danh mục hồ sơ theo
cơ cấu tổ chức. Các cơ quan, tổ chức có cơ cấu tổ chức phức tạp, không ổn định,
không rõ ràng thì xây dựng khung đề mục danh mục hồ sơ theo lĩnh vực hoạt động;
b) Danh mục hồ sơ xây dựng theo cơ cấu tổ chức,
lấy tên các đơn vị trong cơ quan, tổ chức; theo lĩnh vực hoạt động thì lấy tên
các lĩnh vực hoạt động chủ yếu của cơ quan tổ chức làm đề mục lớn (các phần)
của Danh mục hồ sơ;
c) Trong từng đề mục lớn bao gồm các đề mục nhỏ
là các vấn đề thuộc chức năng nhiệm vụ của đơn vị đối với khung đề mục theo cơ
cấu tổ chức hoặc các vấn đề trong phạm vi một lĩnh vực hoạt động đối với khung
đề mục theo lĩnh vực hoạt động. Các hồ sơ trong mỗi đề mục nhỏ được sắp xếp
theo trình tự từ chung đến riêng, từ tổng hợp đến cụ thể, có kết hợp với vị trí
và tầm quan trọng của từng vụ việc được giải quyết trong hồ sơ.
Mẫu Danh mục hồ sơ thực hiện theo hướng dẫn tại
Phụ lục XI kèm theo Quy định này.
3. Xây dựng Danh mục hồ sơ thực hiện như sau:
a) Văn thư cơ quan chủ trì xây dựng dự thảo
Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức; tổ chức lấy ý kiến đóng góp của các đơn
vị, cá nhân liên quan cho dự thảo Danh mục hồ sơ; tổng hợp trình người đứng đầu
ký ban hành;
b) Danh mục hồ sơ do người đứng đầu cơ quan phê
duyệt, ký ban hành vào đầu năm;
c) Căn cứ vào Danh mục hồ sơ đã được duyệt, Văn
thư cơ quan sao chụp danh mục hồ sơ gửi các đơn vị, cá nhân liên quan để tổ
chức thực hiện. Trong quá trình thực hiện nếu có hồ sơ được dự kiến chưa sát
với thực tế hoặc có công việc giải quyết phát sinh thuộc trách nhiệm lập hồ sơ
của cá nhân nào thì cá nhân đó cần kịp thời sửa đổi, bổ sung vào phần Danh mục
hồ sơ của mình để Văn thư cơ quan tổng hợp vào Danh mục hồ sơ chung của cơ
quan, tổ chức.
Điều 17. Mở hồ sơ, cập
nhật văn bản vào hồ sơ, hoàn thiện hồ sơ
1. Mở hồ sơ là việc lấy một tờ bìa hồ sơ và ghi
những thông tin ban đầu về hồ sơ, như: ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ
sơ. Bìa hồ sơ được thực hiện theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012 “Bìa hồ
sơ” ban hành kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của
Bộ Nội vụ.
Cán bộ, công chức, viên chức được giao giải
quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm mở hồ sơ. Cán bộ,
công chức, viên chức dựa vào Danh mục hồ sơ và bìa hồ sơ đã có để mở hồ sơ, bổ
sung và hoàn thiện hồ sơ.
Tiêu đề hồ sơ cần ngắn gọn, rõ ràng nhưng phải
khái quát được nội dung của các văn bản, tài liệu sẽ hình thành trong quá trình
theo dõi, giải quyết công việc. Việc viết tiêu đề hồ sơ thực hiện theo hướng
dẫn tại Phụ lục XII kèm theo Quy định này.
2. Trong quá trình theo dõi, giải quyết công
việc, cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm cập nhật tất cả văn bản, tài
liệu phát sinh vào hồ sơ tương ứng, kể cả tài liệu phim, ảnh, ghi âm. Cần thu
thập kịp thời những văn bản, tài liệu như bài phát biểu của lãnh đạo, tham luận
của các đại biểu tại hội nghị, hội thảo không để bị thất lạc tài liệu.
3. Hoàn thiện hồ sơ thực hiện như sau:
a) Khi công việc giải quyết xong, hồ sơ được
kết thúc, người lập hồ sơ có trách nhiệm kiểm tra mức độ đầy đủ của văn bản,
tài liệu có trong hồ sơ, nếu thiếu cần bổ sung cho đủ; xem xét loại ra khỏi hồ
sơ những văn bản trùng, bản nháp, bản thảo nếu đã có bản chính (trừ bản
thảo về vấn đề quan trọng có ghi ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan hoặc ý
kiến góp ý của các cơ quan hữu quan); bản chụp văn bản, tài liệu tham khảo xét
thấy không cần phải lưu giữ;
b) Sắp xếp các văn bản, tài liệu trong hồ sơ
theo trình tự giải quyết công việc hoặc theo thời gian, tên loại, tác giả của
văn bản; xem xét thời hạn bảo quản của hồ sơ (thực hiện theo Bảng thời hạn bảo
quản hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức);
c) Nếu hết năm mà công việc chưa giải quyết
xong, thì chưa thực hiện việc kết thúc, hồ sơ sẽ được chuyển sang năm sau theo
dõi giải quyết và đưa vào Danh mục hồ sơ năm sau.
Điều 18. Quản lý và sử
dụng con dấu
1. Chánh Văn phòng, Trưởng Phòng Hành chính -
Tổ chức có trách nhiệm quản lý con dấu của cơ quan, tổ chức.
2. Con dấu của cơ quan, tổ chức được giao cho
công chức, viên chức văn thư của cơ quan giữ và đóng dấu tại cơ quan. Công
chức, viên chức văn thư được giao nhiệm vụ giữ con dấu có trách nhiệm:
a) Không giao con dấu cho người khác khi chưa
được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền;
b) Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy
tờ của cơ quan;
c) Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ
sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền;
d) Không được đóng dấu khống.
Điều 19. Đóng dấu
1. Đóng dấu cơ quan thực hiện như sau:
a) Đóng dấu trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía
bên trái;
b) Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn
bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm
lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục;
c) Đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn
bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định của thủ trưởng cơ quan
quản lý ngành.
Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải
của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng
tối đa 05 (năm) trang văn bản.
2. Đóng dấu độ khẩn, mật thực hiện như sau:
a) Đóng dấu các mức độ khẩn (“Hỏa tốc”, “Hỏa
tốc hẹn giờ”, “Thượng khẩn” và “Khẩn”) trên văn bản dùng con dấu được khắc sẵn
hình chữ nhật có kích thước 30mm x 8mm, 40mm x 8mm và 20mm x 8mm, trên đó các
từ “KHẨN”, “THƯỢNG KHẨN”, “HỎA TỐC” và “HỎA TỐC HẸN GIỜ” trình bày bằng chữ in
hoa, phông chữ Times New Roman cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm và đặt
cân đối trong khung hình chữ nhật viền đơn. Dấu độ khẩn được đóng vào ô số 10b
(Phụ lục I). Mực để đóng dấu độ khẩn là mực màu
đỏ tươi;
b) Đóng dấu các độ mật (“Tuyệt mật”, “Tối mật”
và “Mật”), dấu “Tài liệu thu hồi” trên văn bản thực hiện theo quy định tại Khoản
2 Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11). Dấu độ mật được đóng vào ô số 10a (Phụ lục I). Mực để đóng dấu độ mật là mực màu đỏ
tươi.
Chương III
CÔNG TÁC
LƯU TRỮ
Điều 20. Trách nhiệm
của Lưu trữ cơ quan
1. Giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức hướng
dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
2. Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài
liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
3. Giao nộp tài liệu lưu trữ có giá trị bảo
quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; tổ chức hủy
tài liệu hết giá trị theo quyết định của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
Điều 21. Lập hồ sơ và
nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
1. Hồ sơ phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ
của cơ quan, đơn vị, đúng công việc mà cá nhân chủ trì giải quyết. Văn bản, tài
liệu trong mỗi hồ sơ phải đầy đủ, hoàn chỉnh, có giá trị pháp lý, có mối liên
hệ chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của vấn đề, sự việc
hoặc trình tự giải quyết công việc.
2. Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu
trữ cơ quan thực hiện như sau:
a) Cán bộ, công chức, viên chức được giao giải
quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công
việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; trước khi nghỉ
hưu, thôi việc hoặc chuyển công tác khác thì phải bàn giao đầy đủ hồ sơ, tài
liệu cho người có trách nhiệm của cơ quan, tổ chức;
b) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong phạm
vi quyền hạn được giao có trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ
chức; chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu
vào Lưu trữ cơ quan;
c) Chánh Văn phòng, Trưởng Phòng Hành chính -
Tổ chức có trách nhiệm tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc
chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu
trữ cơ quan đối với các đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức;
d) Người đứng đầu đơn vị của cơ quan, tổ chức
có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài
liệu vào Lưu trữ cơ quan.
Điều 22. Thời hạn nộp
lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
1. Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc
kết thúc đơn vị, cá nhân của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm nộp lưu hồ sơ, tài
liệu vào Lưu trữ cơ quan.
Đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản thời
hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán
2. Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ
lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu để phục vụ công việc thì phải được thủ
trưởng cơ quan, tổ chức đồng ý và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi
cho Lưu trữ cơ quan; thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân
không quá 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu.
Điều 23. Thu thập tài
liệu vào Lưu trữ cơ quan
1. Đơn vị, cá nhân giao hồ sơ, tài liệu có
trách nhiệm hoàn thiện hồ sơ của công việc đã kết thúc, thống kê Mục lục hồ sơ,
tài liệu nộp lưu và giao nộp vào Lưu trữ cơ quan.
2. Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm tiếp nhận hồ
sơ, tài liệu và lập Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu.
3. Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và Biên bản
giao nhận hồ sơ, tài liệu được lập thành 02 bản; đơn vị, cá nhân giao hồ sơ,
tài liệu giữ 01 bản, Lưu trữ cơ quan giữ 01 bản.
Điều 24. Thu thập, tiếp
nhận tài liệu vào Lưu trữ lịch sử
1. Lưu trữ lịch sử tỉnh thu thập, tiếp nhận tài
liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức ở
cấp tỉnh, cấp huyện thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu của tỉnh và đơn vị khác
theo quy định của pháp luật.
2. Lưu trữ lịch sử tỉnh sưu tầm tài liệu lưu
trữ của cá nhân trên cơ sở thỏa thuận.
3. Trong thời hạn 10 năm, kể từ năm công việc
kết thúc, cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu
tài liệu có trách nhiệm nộp lưu tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu
trữ lịch sử. Thời hạn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử đối với ngành công an, quốc
phòng và của ngành khác thực hiện theo quy định của pháp luật.
Điều 25. Quản lý tài
liệu lưu trữ điện tử
1. Tài liệu lưu trữ điện tử là tài liệu được
tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ
quan, tổ chức, cá nhân được lựa chọn để lưu trữ hoặc được số hóa từ tài liệu
lưu trữ trên các vật mang tin khác.
2. Tài liệu lưu trữ điện tử phải đáp ứng các
tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào, bảo đảm tính kế thừa, tính thống nhất, độ
xác thực, an toàn và khả năng truy cập; được bảo quản và sử dụng theo phương
pháp chuyên môn, nghiệp vụ riêng biệt.
3. Tài liệu được số hóa từ tài liệu lưu trữ
trên các vật mang tin khác không có giá trị thay thế tài liệu đã được số hóa.
4. Việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử thực
hiện theo quy định của pháp luật về quản lý tài liệu lưu trữ điện tử.
5. Nghiêm cấm các hành động truy cập, thay đổi,
giả mạo, sao chép, tiết lộ, gửi, hủy trái phép tài liệu lưu trữ điện tử, tạo ra
hoặc phát tán chương trình phần mềm làm rối loạn, thay đổi, phá hoại hệ thống
điều hành hoặc có hành vi khác nhằm phá hoại phương tiện quản lý tài liệu lưu
trữ điện tử. Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử phải thường xuyên kiểm tra, sao
lưu để đảm bảo an toàn tính toàn vẹn, khả năng truy cập của tài liệu lưu trữ
điện tử và sử dụng các biện pháp kỹ thuật để việc phân loại, lưu trữ được thuận
lợi nhưng phải đảm bảo không thay đổi nội dung tài liệu.
Điều 26. Quản lý tài
liệu lưu trữ của xã, phường, thị trấn
1. Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt
động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, các tổ chức xã hội, tổ chức xã hội
- nghề nghiệp của xã, phường, thị trấn được lựa chọn và lưu trữ tại Văn phòng
Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn.
2. Người làm lưu trữ tại Văn phòng Ủy ban nhân
dân xã, phường, thị trấn có nhiệm vụ hướng dẫn việc lập hồ sơ, tiếp nhận hồ sơ,
tài liệu, chỉnh lý, thống kê, bảo quản và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ theo
quy định của pháp luật về lưu trữ.
Điều 27. Chỉnh lý tài
liệu
1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách
nhiệm chỉ đạo, tổ chức việc chỉnh lý tài liệu thuộc phạm vi quản lý.
2. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải bảo đảm các
yêu cầu sau đây:
a) Được phân loại theo nguyên tắc nghiệp vụ lưu
trữ;
b) Được xác định thời hạn bảo quản;
c) Hồ sơ được hoàn thiện và hệ thống hóa;
d) Có Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu tra cứu và
Danh mục tài liệu hết giá trị.
Điều 28. Xác định giá
trị tài liệu
1. Xác định giá trị tài liệu phải bảo đảm
nguyên tắc chính trị, lịch sử, toàn diện và tổng hợp.
2. Xác định giá trị tài liệu được thực hiện
theo phương pháp hệ thống, phân tích chức năng, thông tin và sử liệu học.
3. Xác định giá trị tài liệu phải căn cứ vào
các tiêu chuẩn sau đây:
a) Nội dung của tài liệu;
b) Vị trí của cơ quan, tổ chức, cá nhân hình
thành tài liệu;
c) Ý nghĩa của sự kiện, thời gian và địa điểm
hình thành tài liệu;
d) Mức độ toàn vẹn của phông lưu trữ;
đ) Hình thức của tài liệu;
e) Tình trạng vật lý của tài liệu.
Điều 29. Hội đồng xác
định giá trị tài liệu
1. Hội đồng xác định giá trị tài liệu được
thành lập để tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc xác định
thời hạn bảo quản, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, lựa chọn
tài liệu lưu trữ của Lưu trữ cơ quan để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử và loại
tài liệu hết giá trị.
2. Hội đồng xác định giá trị tài liệu do người
đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định thành lập. Thành phần của Hội đồng bao
gồm:
a) Lãnh đạo cơ quan, tổ chức là Chủ tịch Hội
đồng;
b) Người làm lưu trữ ở cơ quan, tổ chức là Thư
ký Hội đồng;
c) Đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu là ủy
viên;
d) Người am hiểu về lĩnh vực có tài liệu cần
xác định giá trị là ủy viên.
3. Hội đồng xác định giá trị tài liệu thảo luận
tập thể, kết luận theo đa số; các ý kiến khác nhau phải được ghi vào biên bản
cuộc họp để trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
4. Trên cơ sở đề nghị của Hội đồng xác định giá
trị tài liệu, người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định thời hạn bảo quản tài
liệu, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, lựa chọn tài liệu lưu
trữ của Lưu trữ cơ quan để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử; hủy tài liệu hết giá
trị theo quy định tại Điều 32 Quy định này.
Điều 30. Bảo quản tài
liệu lưu trữ, tài liệu lưu trữ quý, hiếm
1. Tài liệu lưu trữ quý, hiếm là tài liệu thuộc
diện lưu trữ vĩnh viễn, có một trong các đặc điểm sau đây:
a) Có giá trị đặc biệt về tư tưởng, chính trị,
kinh tế - xã hội, khoa học, lịch sử và có tầm quan trọng đặc biệt đối với quốc
gia, xã hội;
b) Được hình thành trong hoàn cảnh lịch sử đặc
biệt về thời gian, không gian, địa điểm, tác giả;
c) Được thể hiện trên vật mang tin độc đáo, tiêu
biểu của thời kỳ lịch sử.
2. Tài liệu lưu trữ quý, hiếm không phân biệt
hình thức sở hữu được đăng ký với cơ quan quản lý Nhà nước về lưu trữ ở trung
ương và cấp tỉnh, được lựa chọn để đăng ký vào chương trình, danh hiệu của khu
vực và thế giới.
3. Tài liệu lưu trữ quý, hiếm phải được kiểm
kê, bảo quản, lập bản sao bảo hiểm và sử dụng theo chế độ đặc biệt.
4. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức, có trách
nhiệm xây dựng, bố trí kho lưu trữ, thiết bị, phương tiện cần thiết và thực
hiện các biện pháp kỹ thuật nghiệp vụ để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu
trữ và bảo đảm việc sử dụng tài liệu lưu trữ.
Điều 31. Thống kê Nhà
nước về lưu trữ
1. Tài liệu Phông Lưu trữ lịch sử tỉnh phải
được thống kê tập trung trong hệ thống sổ sách, cơ sở dữ liệu, hồ sơ quản lý.
2. Cơ quan, tổ chức có tài liệu lưu trữ phải
định kỳ thực hiện chế độ thống kê lưu trữ. Số liệu báo cáo thống kê hằng năm
được tính từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12.
3. Thống kê lưu trữ được thực hiện như sau:
a) Cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ
chức thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh tổng hợp số
liệu và báo cáo Sở Nội vụ (Chi cục Văn thư - Lưu trữ). Sở Nội vụ tổng hợp số
liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp
lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh, từ các Phòng Nội vụ các huyện,
thị xã, thành phố để báo cáo Chủ tịch UBND tỉnh, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà
nước, Bộ Nội vụ;
b) Cơ quan, tổ chức ở cấp huyện, cấp xã tổng
hợp số liệu và báo cáo Phòng Nội vụ huyện, thị xã, thành phố. Phòng Nội vụ các
huyện, thị xã, thành phố tổng hợp số liệu của các cơ quan, tổ chức cấp huyện,
cấp xã và báo cáo Sở Nội vụ (Chi cục Văn thư - Lưu trữ).
Điều 32. Hủy tài liệu
hết giá trị
1. Thẩm quyền quyết định tiêu hủy tài liệu:
a) Chủ tịch UBND tỉnh xem xét đề nghị của Giám
đốc Sở Nội vụ quyết định hủy tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử tỉnh;
b) Giám đốc các sở, người đứng đầu cơ quan, tổ
chức, Chủ tịch UBND cấp huyện, cấp xã quyết định hủy tài liệu hết giá trị tại
Lưu trữ cơ quan.
2. Thẩm tra xác định giá trị tài liệu thực hiện
như sau:
a) Giám đốc Sở Nội vụ quyết định thành lập “Hội
đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu” để thẩm tra tài liệu hết giá trị tại
Lưu trữ Lịch sử; thẩm định tài liệu hết giá trị cần hủy của các cơ quan, tổ chức
thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh và UBND cấp huyện;
b) Chủ tịch UBND cấp huyện thẩm định tài liệu
hết giá trị cần hủy của các phòng, ban chuyên môn trực thuộc UBND cấp huyện,và
cấp xã.
3. Thủ tục quyết định hủy tài liệu hết giá trị
thực hiện như sau:
a) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định
thành lập “Hội đồng xác định giá trị tài liệu” trước khi tiêu hủy. Theo đề nghị
của “Hội đồng xác định giá trị tài liệu” người đứng đầu cơ quan, tổ chức thuộc
Danh mục cơ quan, tổ chức nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh đề
nghị Sở Nội vụ thẩm định tài liệu hết giá trị cần hủy; người đứng đầu cơ quan,
tổ chức không thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào
Lưu trữ lịch sử tỉnh đề nghị Lưu trữ cơ quan của cơ quan, tổ chức cấp trên trực
tiếp có ý kiến đối với tài liệu hết giá trị cần hủy.
Căn cứ vào ý kiến thẩm định của “Hội đồng thẩm
tra xác định giá trị tài liệu” hoặc ý kiến của cơ quan cấp trên trực tiếp,
người có thẩm quyền quy định tại Khoản 1, Điều 32 Quy định này quyết định tiêu
hủy tài liệu;
b) Theo đề nghị của “Hội đồng thẩm tra xác định
giá trị tài liệu” Sở Nội vụ, cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý Nhà nước về lưu
trữ trình Chủ tịch UBND tỉnh quyết định hủy tài liệu có thông tin trùng lặp tại
Lưu trữ lịch sử.
4. Hủy tài liệu hết giá trị phải bảo đảm hủy
hết thông tin trong tài liệu và phải được lập thành biên bản.
5. Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị, gồm có:
a) Quyết định thành lập các Hội đồng;
b) Danh mục tài liệu hết giá trị; tờ trình và
bản thuyết minh tài liệu hết giá trị;
c) Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài
liệu; Biên bản họp Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu;
d) Văn bản đề nghị thẩm định, xin ý kiến của cơ
quan, tổ chức có tài liệu hết giá trị;
đ) Văn bản thẩm định, cho ý kiến của cơ quan có
thẩm quyền;
e) Quyết định hủy tài liệu hết giá trị;
g) Biên bản bàn giao tài liệu hủy;
h) Biên bản hủy tài liệu hết giá trị.
6. Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị phải được bảo
quản tại cơ quan, tổ chức có tài liệu bị hủy ít nhất 20 năm, kể từ ngày hủy tài
liệu.
Điều 33. Sử dụng tài
liệu lưu trữ
1. Sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan
thực hiện như sau:
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định việc
sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan của cơ quan, tổ chức mình.
2. Sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử
tỉnh thực hiện như sau:
a) Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ
quyết định việc sử dụng tài liệu lưu trữ đối với những loại tài liệu lưu trữ
tại Lưu trữ lịch sử tỉnh được phép sử dụng rộng rãi;
b) Giám đốc Sở Nội vụ quyết định việc sử dụng
tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng;
c) Chủ tịch UBND tỉnh quyết định việc sử dụng
tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật;
d) Việc sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục
tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật được thực hiện theo quy định của pháp
luật về bảo vệ bí mật Nhà nước;
đ) Tài liệu liên quan đến cá nhân được sử dụng
theo quy định của pháp luật;
e) Người sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ
lịch sử tỉnh phải có giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu; trường hợp sử dụng
để phục vụ công tác thì phải có giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ
quan, tổ chức nơi công tác.
3. Mang tài liệu lưu trữ ra khỏi Lưu trữ cơ
quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh:
a) Cơ quan, tổ chức, cá nhân được mang tài liệu
lưu trữ ra khỏi Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh để phục vụ công tác,
nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng khác sau khi được cơ quan Nhà
nước có thẩm quyền cho phép và phải hoàn trả nguyên vẹn tài liệu lưu trữ đó;
b) Giám đốc Sở Nội vụ quyết định việc mang tài
liệu lưu trữ ra khỏi Lưu trữ lịch sử tỉnh để sử dụng trong nước; trên cơ sở đề
xuất của Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ;
c) Chủ tịch UBND tỉnh quyết định việc mang tài
liệu lưu trữ ra nước ngoài trên cơ sở đề xuất của Giám đốc Sở Nội vụ;
d) Tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử mang ra
khỏi Lưu trữ lịch sử tỉnh để sử dụng trong nước hay mang tài liệu lưu trữ ra
nước ngoài phải lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ.
Điều 34. Các hình thức
sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Sử dụng tài liệu tại phòng đọc của Lưu trữ
cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh.
2. Xuất bản ấn phẩm lưu trữ.
3. Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên phương tiện
thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử.
4. Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ.
5. Trích dẫn tài liệu lưu trữ trong công trình
nghiên cứu.
6. Cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực
lưu trữ.
Điều 35. Sao tài liệu
lưu trữ, chứng thực lưu trữ
1. Việc sao tài liệu lưu trữ và chứng thực lưu
trữ do Lưu trữ cơ quan hoặc Lưu trữ lịch sử tỉnh thực hiện.
Người có thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu
lưu trữ cho phép sao tài liệu lưu trữ.
2. Chứng thực lưu trữ là xác nhận của Chi cục
Văn thư - Lưu trữ về nội dung thông tin hoặc bản sao tài liệu lưu trữ do Chi
cục Văn thư - Lưu trữ đang quản lý, bảo quản tại Kho Lưu trữ Lịch sử. Chi cục
Văn thư - Lưu trữ phải chịu trách nhiệm pháp lý về bản sao tài liệu lưu trữ,
bản chứng thực lưu trữ.
3. Người được cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản
chứng thực lưu trữ phải nộp lệ phí theo quy định của pháp luật hiện hành.
4. Bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu
trữ có giá trị như tài liệu lưu trữ gốc trong các quan hệ, giao dịch.
Chương IV
TỔ CHỨC
THỰC HIỆN
Điều 36. Trách nhiệm
thực hiện
1. Sở Nội vụ có trách nhiệm hướng dẫn, theo
dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện Quy định này. Tổng hợp kết quả đề nghị
khen thưởng, kỷ luật về công tác Văn thư, Lưu trữ theo quy định của pháp luật.
2. Thủ trưởng các sở, ban, ngành; các cơ quan,
tổ chức thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu của tỉnh, Chủ tịch UBND các huyện,
thị xã, thành phố chịu trách nhiệm phổ biến, hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức
thực hiện Quy định này.
3. Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc
hoặc vấn đề phát sinh cần sửa đổi, bổ sung, các cơ quan, tổ chức phản ánh về Sở
Nội vụ (Chi cục Văn thư - Lưu trữ) tổng hợp báo cáo UBND tỉnh xem xét, quyết
định./.
PHỤ LỤC I
SƠ
ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN TRÌNH BÀY TRÊN MỘT TRANG GIẤY KHỔ A4 (210 MM X
297 MM)
(Kèm
theo Quyết định số 59/2013/QĐ-UBND ngày 11 tháng 12 năm 2013 của UBND tỉnh Bình
Thuận)
Ghi chú:
|
Ô số
|
:
|
Thành phần thể thức
văn bản
|
|
1
|
:
|
Quốc hiệu
|
|
2
|
:
|
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
|
|
3
|
:
|
Số, ký hiệu của văn bản
|
|
4
|
:
|
Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
|
|
5a
|
:
|
Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
|
|
5b
|
:
|
Trích yếu nội dung công văn
|
|
6
|
:
|
Nội dung văn bản
|
|
7a, 7b, 7c
|
:
|
Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của
người có thẩm quyền
|
|
8
|
:
|
Dấu của cơ quan, tổ chức
|
|
9a, 9b
|
:
|
Nơi nhận
|
|
10a
|
:
|
Dấu chỉ mức độ mật
|
|
10b
|
:
|
Dấu chỉ mức độ khẩn
|
|
11
|
:
|
Dấu thu hồi và chỉ dẫn về phạm vi lưu hành
|
|
12
|
:
|
Chỉ dẫn về dự thảo văn bản
|
|
13
|
:
|
Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát
hành
|
|
14
|
:
|
Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-Mail: địa
chỉ Website; số điện thoại, số Telex, số Fax
|
|
15
|
:
|
Logo in chìm dưới tên cơ quan, tổ chức ban
hành văn bản, (nếu có)
|
PHỤ LỤC III
SƠ
ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC BẢN SAO VĂN BẢN (TRÊN MỘT TRANG GIẤY KHỔ A4: 210 MM X
297 MM)
(Kèm theo Quyết định số 59/2013/QĐ-UBND ngày 11tháng 12 năm 2013 của UBND
tỉnh Bình Thuận)
Ghi chú:
|
Ô số
|
:
|
Thành phần thể thức
văn bản
|
|
1
|
:
|
Hình thức sao: “sao y bản chính”, “trích sao”
hoặc “sao lục”
|
|
2
|
:
|
Tên cơ quan, tổ chức sao văn bản
|
|
3
|
:
|
Số, ký hiệu bản sao
|
|
4
|
:
|
Địa danh và ngày, tháng, năm sao
|
|
5a, 5b, 5c
|
:
|
Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm
quyền
|
|
6
|
:
|
Dấu của cơ quan, tổ chức
|
|
7
|
:
|
Nơi nhận
|
PHỤ LỤC IV
SỔ
ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN
(Kèm
theo Quyết định số 59/2013/QĐ-UBND ngày 11 tháng 12 năm 2013 của UBND tỉnh Bình
Thuận)
1. Mẫu sổ:
Sổ đăng ký văn bản đến phải được in sẵn, kích
thước: 210mm x 297mm
a) Bìa và trang đầu:
Bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản đến
(loại thường) được trình bày theo minh họa tại hình vẽ dưới đây.
|
………….… (1) ……………
……….….. (2) …………..
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN
Năm: 20..(3)..
Từ ngày ..….... đến ngày ....(4).…...
Từ số ...…...... đến số ..........(5).…....
Quyển số: ..(6)..
|
Ghi chú:
(1): Tên cơ quan (tổ chức) chủ quản cấp trên
trực tiếp (nếu có);
(2): Tên cơ quan (tổ chức) hoặc đơn vị (đối với
sổ của đơn vị);
(3): Năm mở sổ đăng ký văn bản đến;
(4): Ngày, tháng bắt đầu và kết thúc đăng ký
văn bản trong quyển sổ;
(5): Số thứ tự đăng ký văn bản đến đầu tiên và
cuối cùng trong quyển sổ;
(6): Số thứ tự của quyển sổ.
Trên trang đầu của các loại sổ phải có chữ ký
của người có thẩm quyền và đóng dấu trước khi sử dụng. Việc ký và đóng dấu được
thực hiện ở khoảng giấy trống giữa Từ số… đến số.. và Quyển số;
b) Phần đăng ký văn bản đến:
Phần đăng ký văn bản đến được trình bày trên trang
giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 09 cột theo mẫu dưới đây:
|
Ngày đến
|
Số đến
|
Tác giả
|
Số, ký hiệu
|
Ngày tháng
|
Tên loại và trích yếu
nội dung
|
Đơn vị hoặc người
nhận
|
Ký nhận
|
Ghi chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
(8)
|
(9)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2. Hướng dẫn đăng ký:
Cột 1: Ghi theo ngày, tháng được ghi trên dấu
“Đến”, ví dụ: 03/01, 27/7, 31/12.
Cột 2: Ghi theo số được ghi trên dấu “Đến”.
Cột 3: Ghi tên cơ quan, tổ chức ban hành văn
bản hoặc họ tên, địa chỉ của người gửi đơn, thư.
Cột 4: Ghi số và ký hiệu của văn bản đến.
Cột 5: Ghi ngày, tháng, năm của văn bản đến
hoặc đơn, thư. Đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở
trước; năm được ghi bằng hai chữ số, ví dụ: 03/01/11, 31/12/11.
Cột 6: Ghi tên loại của văn bản đến (trừ công
văn; tên loại văn bản có thể viết tắt) và trích yếu nội dung. Trường hợp văn
bản đến hoặc đơn, thư không có trích yếu thì người đăng ký phải tóm tắt nội
dung của văn bản hoặc đơn, thư đó.
Cột 7: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản
đến căn cứ ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền.
Cột 8: Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản.
Cột 9: Ghi những điểm cần thiết về văn bản đến
(văn bản không có số, ký hiệu, ngày tháng, trích yếu, bản sao v.v...).
Sổ đăng ký văn bản mật đến
Mẫu sổ đăng ký văn bản mật đến cũng giống như
sổ đăng ký văn bản đến (loại thường), nhưng phần đăng ký có bổ sung cột “Mức độ
mật” (cột 7) ngay sau cột “Tên loại và trích yếu nội dung” (cột 6).
Việc đăng ký văn bản mật đến được thực hiện
tương tự như đăng ký văn bản đến (loại thường) theo hướng dẫn tại Khoản 2 của Phụ
lục này; riêng ở cột 7 “Mức độ mật” phải ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối mật” hoặc
“Tuyệt mật”) của văn bản đến; đối với văn bản đến độ “Tuyệt mật”, thì chỉ được
ghi vào cột trích yếu nội dung sau khi được phép người có thẩm quyền./.
PHỤ LỤC V
SỔ
ĐĂNG KÝ ĐƠN, THƯ
(Kèm theo Quyết định số
59/2013/QĐ-UBND ngày 11 tháng 12 năm 2013 của UBND tỉnh Bình Thuận)
1. Mẫu sổ:
Sổ đăng ký đơn, thư phải được in sẵn, kích
thước: 210mm x 297mm
a) Bìa và trang đầu:
Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự
như bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ đăng
ký đơn, thư”;
b) Phần đăng ký đơn, thư:
Phần đăng ký đơn, thư được trình bày trên trang
giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 08 cột theo mẫu sau:
|
Ngày đến
|
Số đến
|
Họ tên, địa chỉ người
gửi
|
Ngày tháng
|
Trích yếu nội dung
|
Đơn vị hoặc người
nhận
|
Ký nhận
|
Ghi chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
(8)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2. Hướng dẫn đăng ký:
Cột 1: Ghi theo ngày, tháng được ghi trên dấu
“Đến”, ví dụ: 03/01, 27/7, 31/12.
Cột 2: Ghi theo số được ghi trên dấu “Đến”. Số
đến là số thứ tự đăng ký của đơn, thư mà cơ quan, tổ chức nhận được (nếu đơn,
thư được ghi số đến và đăng ký riêng) hoặc số thứ tự đăng ký của văn bản đến
nói chung (nếu đơn, thư được lấy số đến và đăng ký chung với các loại văn bản
đến khác).
Cột 3: Ghi đầy đủ, chính xác họ và tên, địa
chỉ, số điện thoại (nếu có) của người gửi đơn, thư.
Cột 4: Ghi theo ngày, tháng, năm được ghi trên đơn,
thư. Đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước; năm được
ghi bằng hai chữ số, ví dụ: 03/01/11, 31/12/11. Trường hợp trên đơn, thư không
ghi ngày tháng thì có thể lấy ngày, tháng, năm theo dấu bưu điện nhưng cần có
ghi chú cụ thể.
Cột 5: Ghi theo trích yếu nội dung được ghi
trên đơn, thư. Trường hợp đơn, thư không có trích yếu thì người đăng ký phải
tóm tắt nội dung của đơn, thư đó.
Cột 6: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận đơn,
thư căn cứ theo ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm
quyền.
Cột 7: Chữ ký của người trực tiếp nhận đơn,
thư.
Cột 8: Ghi những điểm cần thiết về đơn, thư như
đơn, thư lần thứ …; đơn, thư không ghi ngày tháng, v.v...)./.
PHỤ LỤC VI
SỔ
ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI
(Kèm
theo Quyết định số 59/2013/QĐ-UBND ngày 11 tháng 12 năm 2013 của UBND tỉnh Bình
Thuận)
1. Mẫu sổ:
Sổ đăng ký văn bản đi phải được in sẵn, kích
thước: 210mm x 297mm.
a) Bìa và trang đầu:
Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự
như bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ đăng
ký văn bản đi”;
b) Phần đăng ký văn bản đi)
Phần đăng ký văn bản đi được trình bày trên
trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 08 cột theo mẫu sau:
|
Số, ký hiệu văn bản
|
Ngày tháng văn bản
|
Tên loại và trích yếu
nội dung văn bản
|
Người ký
|
Nơi nhận văn bản
|
Đơn vị, người nhận
bản lưu
|
Số lượng bản
|
Ghi chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
(8)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2. Hướng dẫn đăng ký:
Cột 1: Ghi số và ký hiệu của văn bản.
Cột 2: Ghi ngày, tháng của văn bản; đối với
những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước, ví dụ: 05/02,
31/12.
Cột 3: Ghi tên loại và trích yếu nội dung của
văn bản.
Cột 4: Ghi tên của người ký văn bản.
Cột 5: Ghi tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn
vị, cá nhân nhận văn bản như được ghi tại phần nơi nhận của văn bản.
Cột 6: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận bản
lưu.
Cột 7: Ghi số lượng bản ban hành.
Cột 8: Ghi những điểm cần thiết khác.
Sổ đăng ký văn bản mật đi
Mẫu sổ đăng ký văn bản mật đi giống như sổ đăng
ký văn bản đi (loại thường), nhưng phần dùng để đăng ký văn bản có bổ sung cột
“Mức độ mật” ngay sau cột “Tên loại và trích yếu nội dung văn bản” (cột 3).
Việc đăng ký văn bản mật đi được thực hiện
tương tự như đối với văn bản đi (loại thường) theo hướng dẫn tại Khoản 2 của Phụ
lục này; riêng ở cột “Mức độ mật” (cột 4) phải ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối mật”
hoặc “Tuyệt mật”) của văn bản; đối với văn bản đi độ “Tuyệt mật” thì chỉ được
ghi vào cột trích yếu nội dung sau khi được phép của người có thẩm quyền./.
PHỤ LỤC VII
BÌ
VĂN BẢN
(Kèm
theo Quyết định số 59/2013/QĐ-UBND ngày 11 tháng 12 năm 2013 của UBND tỉnh Bình
Thuận)
1. Mẫu bì văn bản:
a) Hình dạng và kích thước:
Bì văn bản nên được in sẵn, có hình chữ nhật.
Kích thước tối thiểu đối với các loại bì thông dụng cụ thể như sau:
- Loại 307mm x 220mm: dùng cho văn bản được
trình bày trên giấy khổ A4 được vào bì ở dạng để nguyên khổ giấy;
- Loại 220mm x 158mm: dùng cho văn bản được
trình bày trên giấy khổ A4 được vào bì ở dạng được gấp làm 02 phần bằng nhau;
- Loại 220mm x 109mm: dùng cho văn bản được
trình bày trên giấy khổ A4 được vào bì ở dạng được gấp làm 03 phần bằng nhau;
- Loại 158mm x 115mm: dùng cho văn bản được
trình bày trên giấy khổ A4 được vào bì ở dạng được gấp làm 04 phần bằng nhau;
b) Mẫu trình bày. Mẫu trình bày bì văn bản được
minh họa theo hình vẽ:
|
(8)
|
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (1),
ĐC:
Số 04 Hải Thượng Lãn Ông, Bình Hưng, Phan Thiết
(2)
ĐT: (062) XXXXXXX Fax: (062) XXXXXX (3)
E-Mail:
……………………… Website:…………………(4)
|
|
|
Số:……………………………………(5)
|
|
|
|
Kính gửi: ………….……………………………………….…(6)
…..……………………………………………………(7)
………………………..………………………………(7)
|
|
|
|
|
2. Hướng dẫn trình bày và viết bì:
(1): Tên cơ quan, tổ chức gửi văn bản.
(2): Địa chỉ của cơ quan, tổ chức (nếu cần).
(3): Số điện thoại, số Fax (nếu cần).
(4): Địa chỉ E-Mail, Website của cơ quan, tổ
chức (nếu có).
(5): Ghi số, ký hiệu các văn bản có trong phong
bì.
(6): Ghi tên cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân
nhận văn bản.
(7): Địa chỉ của cơ quan, tổ chức đơn vị, cá
nhân nhận văn bản.
(8): Biểu tượng của cơ quan, tổ chức (nếu
có)./.
PHỤ LỤC VIII
SỔ
CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐI
(Kèm
theo Quyết định số 59/2013/QĐ-UBND ngày 11 tháng 12 năm 2013 của UBND tỉnh Bình
Thuận)
1. Mẫu sổ:
Sổ chuyển giao văn bản đi cho các cơ quan, tổ
chức khác hoặc cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức nên in sẵn, kích
thước: 210mm x 297mm.
a) Bìa và trang đầu:
Bìa và trang đầu của sổ được trình bày
tương tự như bìa và trang đầu của sổ chuyển giao văn bản đến, chỉ khác tên gọi
là “Sổ chuyển giao văn bản đi”;
b) Phần đăng ký chuyển giao văn bản đi:
Phần đăng ký chuyển giao văn bản đi được
trình bày trên trang giấy khổ A4 theo chiều rộng (210mm x 297mm) hoặc theo
chiều dài (297mm x 210mm), bao gồm 05 cột theo mẫu sau:
|
Ngày chuyển
|
Số, ký hiệu văn bản
|
Nơi nhận văn bản
|
Ký nhận
|
Ghi chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
|
|
|
|
|
|
2. Hướng dẫn đăng ký:
Cột 1: Ghi ngày, tháng chuyển giao văn bản đi;
đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước, ví dụ:
03/01, 27/7, 31/12.
Cột 2: Ghi số và ký hiệu của văn bản.
Cột 3: Nơi nhận văn bản.
- Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản
trong trường hợp chuyển giao văn bản trong nội bộ cơ quan, tổ chức;
- Ghi tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá
nhân nhận văn bản trong trường hợp chuyển giao văn bản cho cơ quan, tổ chức
hoặc đơn vị, cá nhân khác.
Cột 4: Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản.
Cột 5: Ghi những điểm cần thiết khác như số
lượng bản, số lượng bì, .../.
PHỤ LỤC IX
SỔ
GỬI VĂN BẢN ĐI BƯU ĐIỆN
(Kèm
theo Quyết định số 59/2013/QĐ-UBND ngày 11 tháng 12 năm 2013 của UBND tỉnh Bình
Thuận)
1. Mẫu sổ:
Sổ gửi văn bản đi bưu điện được in sẵn, kích
thước: 210mm x 297mm hoặc 148mm x 210mm.
a) Bìa và trang đầu:
Bìa và trang đầu của sổ được trình bày
tương tự như bìa và trang đầu của sổ chuyển giao văn bản đến, chỉ khác tên gọi
là “Sổ gửi văn bản đi bưu điện”.
b) Phần đăng ký gửi văn bản đi bưu điện;
Phần đăng ký gửi văn bản đi bưu điện
được trình bày trên trang giấy khổ A4 theo chiều rộng (210mm x 297mm) hoặc theo
chiều dài (297mm x 210mm), bao gồm 06 cột theo mẫu sau:
|
Ngày chuyển
|
Số, ký hiệu văn bản
|
Nơi nhận văn bản
|
Số lượng bì
|
Ký nhận và dấu bưu
điện
|
Ghi chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
|
|
|
|
|
|
|
2. Hướng dẫn đăng ký:
Cột 1: Ghi ngày, tháng gửi văn bản đi bưu điện;
đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước, ví dụ:
03/01, 27/7, 31/12.
Cột 2: Ghi số và ký hiệu của văn bản.
Cột 3: Ghi tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn
vị, cá nhân nhận văn bản, ví dụ: UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung
ương.
Cột 4: Ghi số lượng bì của văn bản gửi đi.
Cột 5: Chữ ký của nhân viên bưu điện trực tiếp
nhận văn bản và dấu của bưu điện (nếu có).
Cột 6: Ghi những điểm cần thiết khác./.
PHỤ LỤC X
SỔ
SỬ DỤNG BẢN LƯU
(Kèm
theo Quyết định số 59/2013/QĐ-UBND ngày 11 tháng 12 năm 2013 của UBND tỉnh Bình
Thuận)
1. Mẫu sổ:
Sổ sử dụng bản lưu được in sẵn, kích thước:
210mm x 297mm.
a) Bìa và trang đầu;
Bìa và trang đầu của sổ được trình bày
tương tự như bìa và trang đầu của sổ chuyển giao văn bản đến, chỉ khác tên gọi
“Sổ sử dụng bản lưu”.
b) Phần đăng ký sử dụng bản lưu;
Phần đăng ký sử dụng bản lưu được trình
bày trên trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 06 cột theo mẫu sau:
|
Ngày tháng
|
Họ tên người sử dụng
|
Số/ký hiệu ngày tháng
văn bản
|
Tên loại và trích yếu
nội dung văn bản
|
Hồ sơ số
|
Ký nhận
|
Ngày trả
|
Người cho phép sử
dụng
|
Ghi chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
(8)
|
(9)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2. Hướng dẫn đăng ký:
Cột 1: Ghi ngày, tháng phục vụ yêu cầu sử dụng
bản lưu; đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước,
ví dụ: 05/02, 21/7, 31/12.
Cột 2: Ghi họ và tên, đơn vị công tác của người
sử dụng bản lưu.
Cột 3: Ghi số và ký hiệu; ngày, tháng, năm của
văn bản.
Cột 4: Ghi tên loại và trích yếu nội dung của
văn bản.
Cột 5: Ghi số, ký hiệu của tập lưu văn bản đi
được sắp xếp theo thứ tự đăng ký tại văn thư, ví dụ: Số: CV-01/2011 (tập lưu
công văn đi số 01 năm 2011)
Cột 6: Chữ ký của người sử dụng bản lưu.
Cột 7: Ghi ngày, tháng, năm
mà người sử dụng (người mượn) phải trả lại bản lưu.
Cột 8: Ghi họ tên của người duyệt cho phép sử
dụng bản lưu.
Cột 9: Ghi những điểm cần thiết như đã trả,
ngày tháng trả (nếu người sử dụng trả muộn hơn thời hạn cho phép), v.v..../.
PHỤ LỤC XI
MẪU
DANH MỤC HỒ SƠ
(Kèm
theo Quyết định số 59/2013/QĐ-UBND Ngày 11 tháng 12 năm 2013 của UBND tỉnh Bình
Thuận)
|
TÊN CQ, TC CẤP TRÊN
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
--------
|
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
--------------------
|
DANH MỤC HỒ SƠ CỦA ... (tên cơ quan, tổ chức)
Năm ...
|
Số và ký hiệu HS
|
Tên đề mục và tiêu đề
hồ sơ
|
Thời hạn bảo quản
|
Đơn vị/ người lập hồ
sơ
|
Ghi chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
|
|
I. TÊN ĐỀ MỤC LỚN
|
|
|
|
|
|
1. Tên đề mục nhỏ
|
|
|
|
|
|
Tiêu đề hồ sơ
|
|
|
|
Bản Danh mục hồ sơ này có …….(1) hồ
sơ, bao gồm:
……………(2) hồ sơ bảo quản vĩnh viễn;
…………...(2) hồ sơ bảo quản có thời
hạn.
|
|
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ
CỦA NGƯỜI KÝ
(chữ ký, dấu)
Họ và tên
|
Hướng dẫn sử dụng:
(1) Ghi tổng số hồ sơ có trong Danh mục.
(2) Ghi số lượng hồ sơ bảo quản vĩnh viễn, số
lượng hồ sơ bảo quản có thời hạn trong Danh mục.
Cột 1: Ghi số và ký hiệu của hồ sơ (theo hướng
dẫn tại Điểm b, Khoản 3, Điều 13 của Thông tư 07/2012/TT-BNV)
Cột 2: Ghi số thứ tự và tên đề mục lớn, đề mục
nhỏ; tiêu đề hồ sơ (theo hướng dẫn tại Điểm b, Khoản 3, Điều 13 của Thông tư
07/2012/TT-BNV).
Cột 3: Ghi thời hạn bảo quản của hồ sơ: vĩnh
viễn hoặc thời hạn bằng số năm cụ thể;
Cột 4: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân chịu trách
nhiệm lập hồ sơ;
Cột 5: Ghi những thông tin đặc biệt về thời hạn
bảo quản, về người lập hồ sơ, hồ sơ chuyển từ năm trước sang, hồ sơ loại mật
v.v..../.
PHỤ LỤC XII
MỘT
SỐ LOẠI TIÊU ĐỀ HỒ SƠ TIÊU BIỂU
(Kèm
theo Quyết định số 59/2013/QĐ-UBND ngày 11 tháng 12 năm 2013 của UBND tỉnh Bình
Thuận)
1. Tên loại văn bản - nội dung - thời gian -
tác giả:
Áp dụng đối với các hồ sơ là chương trình, kế
hoạch, báo cáo công tác thường kỳ của cơ quan, tổ chức.
Ví dụ 1: chương trình kế hoạch, báo cáo công
tác năm 2012 của Đài Phát thanh và Truyền hình Bình Thuận.
Ví dụ 2: kế hoạch, báo cáo thực hiện kế hoạch
sản xuất nông nghiệp vụ Đông- Xuân năm 2010 - 2011 của Sở Nông nghiệp và Phát
triển nông thôn tỉnh Bình Thuận.
2. Tên loại văn bản - tác giả - nội dung - thời
gian:
Áp dụng đối với các hồ sơ là chương trình, kế
hoạch, báo cáo chuyên đề.
Ví dụ: chương trình, kế hoạch, báo cáo của Sở
Nội vụ về thực hiện cải cách hành chính năm 2012.
3. Tập lưu (quyết định, chỉ thị, công văn
v.v...) - thời gian - tác giả:
Áp dụng đối với các hồ sơ là tập lưu văn bản đi
của cơ quan.
Ví dụ: tập lưu công văn quý I năm 2011 của Cục
Thuế tỉnh Bình Thuận.
4. Hồ sơ hội nghị (hội thảo) - nội dung - tác
giả (cơ quan tổ chức hoặc cơ quan chủ trì) - địa điểm - thời gian:
Áp dụng đối với hồ sơ hội nghị, hội thảo.
Ví dụ: hồ sơ Hội nghị tổng kết công tác năm
2011 của Sở Nội vụ.
5. Hồ sơ - vấn đề - địa điểm - thời gian:
Áp dụng đối với loại hồ sơ việc.
Ví dụ 1: hồ sơ về Lễ hội khinh khí cầu Quốc tế
lần thứ I - Bình Thuận năm 2012.
Ví dụ 2: hồ sơ về việc nâng lương năm 2012 (nếu
trong một năm có nhiều đợt nâng lương thì mỗi đợt nâng lương lập một hồ sơ).
6. Hồ sơ - tên người:
Áp dụng đối với hồ sơ nhân sự (khi tuyển dụng
nhân viên mới). Ví dụ: hồ sơ của Nguyễn Văn A./.