Quyết định 236/1999/QĐ-TTg tổ chức quản lý hội nghị thảo quốc tế Việt Nam

• Số hiệu: 236/1999/QĐ-TTg
• Loại văn bản: Quyết định
• Nơi ban hành: Thủ tướng Chính phủ
• Người ký: Phan Văn Khải
• Ngày ban hành: 24/12/1999

THỦ TƯỚNG CHÍNH PHỦ ********	CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ********
Số: 236/1999/QĐ-TTg	Hà Nội, ngày 24 tháng 12 năm 1999

QUYẾT ĐỊNH

CỦA THỦ TƯỚNG CHÍNH PHỦ SỐ 236/1999/QĐ-TTG NGÀY 24 THÁNG 12 NĂM 1999 VỀ TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ HỘI NGHỊ, HỘI THẢO QUỐC TẾ TẠI VIỆT NAM

THỦ TƯỚNG CHÍNH PHỦ

Căn cứ Luật Tổ chức Chính phủ ngày 30 tháng 9 năm 1992;
Để cải tiến một bước việc tổ chức và quản lý các hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam;
Theo đề nghị của Bộ trưởng, Trưởng Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc phạm vi điều chỉnh của Quyết định này bao gồm các hội nghị, hội thảo, tọa đàm có sự tham gia, hoặc tài trợ của tổ chức, cá nhân nước ngoài, được tổ chức tại Việt Nam (sau đây gọi tắt là hội nghị, hội thảo quốc tế).

Điều 2. Quyết định này quy định những hội nghị, hội thảo quốc tế do các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ (sau đây gọi tắt là cơ quan Trung ương) và ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi tắt là địa phương) tổ chức, thực hiện.

Việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế do các cơ quan Trung ương của các tổ chức nhân dân (bao gồm các đoàn thể quần chúng, các tổ chức chính trị - xã hội, các tổ chức xã hội - nghề nghiệp và một số tổ chức khác) thực hiện theo quy định của Thường vụ Bộ Chính trị.

Điều 3. Thẩm quyền cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế

1. Thủ tướng Chính phủ cho phép tổ chức các hội nghị, hội thảo quốc tế sau:

a) Hội nghị, hội thảo quốc tế cấp cao, thành viên tham dự là người đứng đầu hoặc quan chức đại diện Chính phủ các nước, các tổ chức quốc tế;

b) Hội nghị, hội thảo quốc tế có nội dung liên quan đến đường lối chính sách, chiến lược quan trọng của Đảng và Nhà nước;

c) Hội nghị, hội thảo quốc tế về các vấn đề dân tộc, tôn giáo, xã hội phức tạp;

d) Hội nghị, hội thảo quốc tế có nội dung liên quan đến phạm vi bí mật Nhà nước;

e) Hội nghị, hội thảo quốc tế mang tính chất liên ngành, gồm nhiều lĩnh vực.

2. Thủ trưởng cơ quan Trung ương quyết định việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế của cơ quan mình và cho phép các đơn vị trực thuộc tổ chức các hội nghị, hội thảo quốc tế có nội dung về chuyên môn, nghiệp vụ, khoa học kỹ thuật, công nghệ thuộc lĩnh vực quản lý Nhà nước của cơ quan.

3. Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương quyết định tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế của địa phương mình.

Đối với những hội nghị, hội thảo quốc tế có nội dung liên quan đến lĩnh vực quản lý Nhà nước của cơ quan Trung ương nào thì phải lấy ý kiến thoả thuận bằng văn bản của các cơ quan đó trước khi quyết định tổ chức. Các cơ quan Trung ương được lấy ý kiến có trách nhiệm trả lời bằng văn bản trong thời gian không quá 15 ngày kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị, quá thời hạn đó mà không có văn bản trả lời thì coi là đồng ý.

4. Đối với những hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền của Thủ tướng Chính phủ thì cơ quan tổ chức phải lấy ý kiến bằng văn bản của các cơ quan liên quan (nếu có nội dung liên quan) trước khi trình Thủ tướng Chính phủ. Các cơ quan liên quan được lấy ý kiến có trách nhiệm trả lời bằng văn bản theo thời hạn như quy định tại khoản 3, Điều 3 của Quyết định này.

5. Các cơ quan Trung ương, địa phương không tổ chức và cho phép các đơn vị trực thuộc tổ chức các hội nghị, hội thảo quốc tế có nội dung ngoài phạm vi chức năng quản lý Nhà nước của mình.

6. Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ là cơ quan đầu mối của Chính phủ chịu trách nhiệm phối hợp với các cơ quan liên quan theo dõi, tổng hợp, báo cáo định kỳ tình hình hoạt động hội nghị, hội thảo quốc tế lên Thủ tướng Chính phủ.

Điều 4. Nội dung quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế

Các cơ quan Trung ương, địa phương chịu trách nhiệm quản lý trực tiếp và toàn diện các hội nghị, hội thảo quốc tế theo các nội dung sau:

1. Cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế bằng văn bản trên cơ sở xét duyệt kế hoạch, nội dung, quy mô, số lượng và thành phần đại biểu (trong nước và ngoài nước), thời gian, địa điểm và nguồn kinh phí.

2. Quản lý nội dung thông tin tuyên truyền, công tác tổ chức, nội dung bài phát biểu và các ấn phẩm khác sẽ được phát hành trong hội nghị, hội thảo quốc tế.

3. Phát hiện và có biện pháp xử lý kịp thời các hành vi vi phạm pháp luật và trái với các quy định của Quyết định này đối với cá nhân và tổ chức trong quá trình tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.

4. Báo cáo định kỳ (6 tháng, một năm) về diễn biến, kết quả của hội nghị, hội thảo quốc tế về Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ để tổng hợp báo cáo Thủ tướng Chính phủ.

Điều 5. Trách nhiệm của cơ quan tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế:

1. Phải xin phép cơ quan có thẩm quyền quy định tại Điều 2 của Quyết định này bằng văn bản.

Nội dung văn bản xin phép cần nêu rõ:

a) Mục đích của hội nghị, hội thảo quốc tế;

b) Kế hoạch, nội dung hội nghị, hội thảo quốc tế;

c) Thời gian và địa điểm tổ chức, địa điểm tham quan, khảo sát (nếu có);

d) Thành phần tham gia tổ chức: cơ quan phía Việt Nam, cơ quan phía nước ngoài, cơ quan tài trợ (nếu có);

e) Thành phần tham dự: số lượng và cơ cấu thành phần đại biểu bao gồm cả đại biểu Việt Nam và đại biểu nước ngoài;

f) Nguồn kinh phí;

g) ý kiến của cơ quan liên quan (nếu có).

2. Đối với các hội nghị, hội thảo quốc tế được tổ chức bằng nguồn ngân sách Nhà nước thì cơ quan tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế phải lập dự toán kinh phí vào dự toán ngân sách hàng năm của đơn vị mình theo quy định về quản lý tài chính.

3. Chịu trách nhiệm về nội dung các tài liệu, báo cáo, tham luận, các tư liệu, số liệu tại hội nghị, hội thảo quốc tế (nếu có); nội dung các ấn phẩm phát hành trong quá trình tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.

4. Thực hiện các quy định về bảo vệ bí mật, các quy định trong việc thông tin tuyên truyền.

5. Thực hiện các quy định về chi tiêu, thanh quyết toán tài chính.

6. Trường hợp hội nghị, hội thảo quốc tế có những diễn biến phức tạp, phải báo cáo ngay lên cơ quan có thẩm quyền để chỉ đạo xử lý kịp thời.

7. Trong vòng một tháng sau khi kết thúc, phải gửi báo cáo kết quả hội nghị, hội thảo quốc tế lên cơ quan có thẩm quyền và Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ.

Điều 6. Tổ chức, cá nhân vi phạm các quy định của Quyết định này, thì tùy theo mức độ vi phạm, sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật.

Điều 7. Quyết định này thay cho Chỉ thị số 231/CT ngày 24 tháng 6 năm 1992 của Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng và có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày ký. Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

Phan Văn Khải (Đã ký)

Tiếng Anh (English)

THE PRIME MINISTER OF GOVERNMENT -------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIET NAM Independence - Freedom - Happiness ------------
No: 236/1999/QD-TTg	Hanoi, December 24, 1999

DECISION

ON ORGANIZATION AND MANAGEMENT OF INTERNATIONAL CONFERENCES AND SEMINARS IN VIETNAM

THE PRIME MINISTER

Pursuant to the September 30, 1992 Law on Organization of the Government;
To further improve the organization and management of international conferences and seminars in Vietnam;
At the proposal of the Minister-Head of the Government’s Commission for Organization and Personnel,

DECIDES:

Article 1.- The international conferences and seminars to be governed by this Decision shall include conferences, seminars and talks, which are participated or financially supported by foreign organizations and/or individuals, and organized in Vietnam (hereafter referred to as international conferences and seminars for short).

Article 2.- This Decision prescribes the international conferences and seminars organized by the ministries, the ministerial-level agencies, the agencies attached to the Government (hereafter called the central agencies for short) and the People’s Committees of the provinces and centrally-run cities (hereafter called localities for short).

The organization of international conferences and seminars by the central bodies of the people’s organizations (including mass organizations, socio-political organization, socio-professional organizations and some other organizations) shall comply with the stipulations of the Standing Office of the Politburo (of the Communist Party of Vietnam Central Committee).

...

...

...

1. The Prime Minister shall permit the organization of the following international conferences and seminars:

a) International summit conferences and seminars with participants being the heads or officials representing the Governments of countries, various international organizations;

b) International conferences and seminars with their contents being related to the important guidelines, policies or strategies of the Party and the State;

c) International conferences and seminars on complicated ethnic, religious or social issues;

d) International conferences and seminars with contents being related to State secrets;

e) International conferences and seminars of inter-branch characters and covering many fields.

2. Heads of the central agencies shall decide the organization of international conferences and seminars of their own and permit their attached units to organize international conferences and seminars on professional, scientific, technical or technological matters under their State management spheres.

3. The presidents of the People’s Committees of the provinces and centrally-run cities shall decide the organization of international conferences and seminars of their localities.

International conferences and/or seminars with contents relating to the State management spheres of any agencies must be commented in writing by such agencies before deciding to organize them. The commenting central agencies shall have to reply in writing within 15 days after receiving the written requests; if past that time limit no written reply is made, they are deemed to have agreed thereon.

...

...

...

5. The central agencies and the localities shall neither organize nor permit their attached units to organize international conferences and/or seminars with contents outside their State management functions.

6. The Government’s Commission for Organization and Personnel shall have to coordinate with concerned agencies in monitoring, synthesizing and periodially reporting on the activities of the international conferences and seminars to the Prime Minister.

Article 4.- The contents of management of international conferences and seminars

The central agencies and localities shall have to directly and comprehensively manage the international conferences and seminars according to the following contents:

1. To permit the organization of international conferences and seminars in writing, based on the consideration and approval of their plans, contents, scales, the quantity and composition of delegates (Vietnamese and foreign), time, venue and funding sources.

2. To manage the contents of information and propagation, the organization work, contents of speeches and other publications to be distributed at the international conferences and seminars.

3. To detect and take measures for timely handling of acts of law offenses and against the provisions of this Decision, which are committed by individuals and/or organizations in the course of organizing international conferences and seminars.

4. To report periodically (biannually, annually) on the development and results of international conferences and seminars to the Government’s Commission for Organization and Personnel for sum-up report to the Prime Minister.

Article 5.- Responsibilities of agencies organizing international conferences and seminars:

...

...

...

The written request should clearly state:

a) The purposes of the international conferences or seminars;

b) The plans and contents of the international conferences and/or seminars;

c) The time and venue of organization, locations for visits or surveys (if any);

d) Participants in the organization: Vietnamese agencies, foreign agencies, sponsoring agencies (if any);

e) Participating composition: quantity and structure of delegates, including Vietnamese and foreign delegates;

f) Funding sources;

g) Opinions of concerned agencies (if any).

2. For international conferences and seminars organized with the State budget fund, the agencies organizing such international conferences and seminars shall have to make the funding estimates in their units’ annual budget estimates according to the financial management regulations.

...

...

...

4. To observe the regulations on confidentiality and regulations on information and propaganda.

5. To observe the regulations on spending and financial settlement as well as final account settlement.

6. Where international conferences and/or seminars see complicated developments, they must be reported immediately to the competent agencies for direction and timely settlement.

7. To send reports on the results of the international conferences and seminars to the competent agencies and the Government’s Commission for Organization and Personnel within one month after the conclusion thereof.

Article 6.- Organizations and individuals that violate the provisions of this Decision shall, depending on the seriousness of their violations, be dealt with according to law.

Article 7.- This Decision replaces Directive No. 231/CT of June 24, 1992 of the Chairman of the Council of Ministers and takes effect 15 days after its signing. The ministers, the heads of the ministerial-level agencies, the heads of the agencies attached to the Government, the presidents of the People’s Committees of the provinces and centrally-run cities shall have to implement this Decision.

PRIME MINISTER




Phan Van Khai

...

...

...