|
ỦY
BAN NHÂN DÂN
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
SỞ NỘI VỤ
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 1776/QĐ-SNV
|
TP. Hồ Chí Minh, ngày 13 tháng 12 năm 2010
|
QUYẾT ĐỊNH
VỀ BAN HÀNH QUY CHẾ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ
TRỰC THUỘC SỞ NỘI VỤ
GIÁM ĐỐC SỞ NỘI VỤ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
Căn cứ Quyết định số
28/2009/QĐ-UBND ngày 03 tháng 04 năm 2009 của Ủy ban nhân dân thành phố ban
hành Quy chế tổ chức và hoạt động của Sở Nội vụ thành phố Hồ Chí Minh;
Căn cứ Thông tư số 02/2010/TT-BNV
ngày 28 tháng 4 năm 2010 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
và tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc
Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp,
Căn cứ Quyết định số
63/2010/QĐ-UBND ngày 01 tháng 9 năm 2010 của Ủy ban nhân dân thành phố về thành
lập Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ;
Xét đề nghị của Chi Cục trưởng Chi
cục Văn thư - Lưu trữ và Chánh Văn phòng Sở Nội vụ thành phố Hồ Chí Minh,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Nay ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế tổ
chức và hoạt động của Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ thành phố
Hồ Chí Minh.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký. Bãi bỏ
Quyết định số 1121/QĐ-SNV ngày 15 tháng 9 năm 2009 của Giám đốc Sở Nội vụ về
ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của Trung tâm Lưu trữ thành phố Hồ Chí
Minh và Quyết định số 1122/QĐ-SNV ngày 15 tháng 9 năm 2009 của Giám đốc Sở Nội
vụ về ban hành Quy chế làm việc của Phòng Quản lý Văn thư, Lưu trữ thuộc Sở Nội
vụ thành phố.
Điều 3. Chánh Văn phòng Sở, Chi cục trưởng Chi cục Văn
thư - Lưu trữ, Trưởng các phòng chuyên môn, Thủ trưởng các cơ quan trực thuộc
và cán bộ, công chức, viên chức, người lao động thuộc Sở Nội vụ thành phố có
trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Cục VT & LT NN - Bộ Nội vụ;
- TTUB: PCT/TT;
- BTC/TU;
- Sở Tư pháp;
- VPUB: CVP;
- Lưu: VT, VP.
|
GIÁM
ĐỐC
Đặng Công Luận
|
QUY CHẾ
TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TRỰC THUỘC SỞ NỘI VỤ
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
(Ban hành kèm theo Quyết định số
1776/QĐ-SNV ngày 13 tháng
12 năm 2010 của Giám đốc Sở Nội vụ thành phố)
Chương I
NHỮNG QUY ĐỊNH
CHUNG
Điều 1. Chi cục Văn thư - Lưu trữ là cơ quan trực thuộc
Sở Nội vụ, có chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho Ủy ban nhân dân
thành phố quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của thành phố và trực tiếp quản
lý tài liệu lưu trữ lịch sử của thành phố theo quy định của pháp luật.
Chi cục Văn thư - Lưu trữ có tư cách
pháp nhân, con dấu, có tài khoản riêng, có trụ sở, kinh phí hoạt động do Ngân
sách Nhà nước cấp theo quy định pháp luật.
Trụ sở làm việc của Chi cục Văn thư -
Lưu trữ đặt tại số 86 đường Lê Thánh Tôn, phường Bến Nghé,
quận 1, thành phố Hồ Chí Minh.
Điều 2. Chi cục Văn thư - Lưu trữ chịu sự chỉ đạo, quản
lý về tổ chức, biên chế và hoạt động của Sở Nội vụ, đồng thời chịu sự hướng dẫn
về chuyên môn, nghiệp vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước trực thuộc Bộ Nội
vụ.
Chương II
NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN
HẠN
Điều 3. Nhiệm vụ
và quyền hạn
1. Giúp Giám đốc Sở Nội vụ thực hiện
các nhiệm vụ quản lý Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ sau đây:
a) Trình Giám đốc Sở Nội vụ để trình Ủy
ban nhân dân thành phố ban hành quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, các
chương trình, đề án, dự án và tổ chức thực hiện chế độ, quy định về văn thư,
lưu trữ;
b) Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện
các chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ;
c) Thẩm định, trình Giám đốc Sở để
trình Ủy ban nhân dân thành phố phê duyệt “Danh mục nguồn và thành phần tài liệu
thuộc diện nộp vào Lưu trữ lịch sử của thành phố”;
d) Thẩm định, trình Giám đốc Sở để
trình Ủy ban nhân dân thành phố phê duyệt “Danh mục tài liệu hết giá trị” của
Lưu trữ lịch sử của thành phố (Kho Lưu trữ chuyên dụng thuộc Chi cục Văn thư -
Lưu trữ);
đ) Thẩm định, trình Giám đốc Sở phê
duyệt “Danh mục tài liệu hết giá trị” bảo quản tại cơ quan, tổ chức thuộc nguồn
nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử thuộc của thành phố (Kho Lưu trữ chuyên dụng thuộc Chi
cục Văn thư - Lưu trữ);
e) Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và
công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ;
g) Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp
vụ văn thư, lưu trữ;
h) Phối hợp với Thanh tra Sở Nội vụ
giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ;
i) Thực hiện báo cáo, thống kê về văn
thư, lưu trữ;
k) Sơ kết, tổng kết công tác văn thư,
lưu trữ;
l) Thực hiện công tác thi đua, khen
thưởng về văn thư, lưu trữ.
2. Giúp Giám đốc Sở Nội vụ thực hiện
nhiệm vụ của Lưu trữ lịch sử của thành phố:
a) Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc
nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu;
b) Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp
lưu vào Lưu trữ lịch sử của thành phố;
c) Phân loại, chỉnh lý, xác định giá
trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu;
d) Bảo vệ, bảo quản, thống kê tài liệu
lưu trữ;
đ) Tu bổ, phục chế và bảo hiểm tài liệu
lưu trữ;
e) Xây dựng công cụ tra cứu và tổ chức
phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ;
g) Thực hiện một số dịch vụ công về
lưu trữ;
h) Quản lý tài chính, tài sản và thực
hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Sở Nội vụ giao.
Chương III
TỔ CHỨC BỘ MÁY
VÀ BIÊN CHẾ
Điều 4. Cơ cấu tổ
chức và biên chế
1. Lãnh đạo Chi cục: Chi cục Văn thư
- Lưu trữ có Chi cục trưởng và 02 (hai) Phó Chi cục trưởng.
a) Chi Cục trưởng là người đứng đầu
Chi cục, lãnh đạo toàn diện hoạt động và thực hiện các mặt công tác chuyên môn
của Chi cục; chịu trách nhiệm trước Giám đốc Sở Nội vụ và trước pháp luật về
toàn bộ hoạt động của Chi cục.
b) Phó Chi cục trưởng, là người giúp
Chi Cục trưởng phụ trách và theo dõi chỉ đạo một số lĩnh vực công tác do Chi cục
trưởng phân công; chịu trách nhiệm trước Chi cục trưởng và trước pháp luật về
nhiệm vụ được phân công. Khi Chi Cục trưởng đi vắng, một Phó Chi Cục trưởng được
Chi cục trưởng ủy quyền điều hành các hoạt động của Chi cục.
c) Giám đốc Sở quyết định việc bổ nhiệm,
điều động, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật, miễn nhiệm, từ chức, thực hiện chế
độ, chính sách đối với Chi cục trưởng, Phó Chi cục trưởng theo quy định của
pháp luật.
2. Cơ cấu tổ chức: Chi cục Văn thư -
Lưu trữ tổ chức thành 4 phòng chuyên môn, nghiệp vụ:
a) Phòng Hành chính - Tổng hợp;
b) Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ;
c) Phòng Thu thập - Chỉnh lý;
d) Phòng Khai thác - Kho Lưu trữ chuyên
dụng.
Việc thành lập, sáp nhập, giải thể,
kiện toàn các phòng thuộc Chi cục do Chi cục trưởng quyết định sau khi có văn bản
chấp thuận của Giám đốc Sở.
3. Cán bộ, công chức, viên chức thuộc
Chi cục phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ theo quy định của pháp luật.
Việc bổ nhiệm, điều động, luân chuyển,
khen thưởng, kỷ luật, miễn nhiệm, từ chức, thực hiện chế độ, chính sách đối với
trưởng, phó phòng và cán bộ, công chức, viên chức thuộc Chi cục do Chi cục trưởng
quyết định theo quy định của pháp luật, quy định về phân cấp quản lý cán bộ hiện
hành của Sở.
Điều 5. Biên chế
Căn cứ vào khối lượng công việc và
tiêu chuẩn nghiệp vụ công chức, viên chức, Chi cục xác định chức danh cụ thể
cho từng công chức, viên chức và phân bổ biên chế phù hợp, đảm bảo thực hiện
hoàn thành nhiệm vụ được giao.
Số lượng biên chế cụ thể của Chi cục
Văn thư - Lưu trữ do Giám đốc Sở quyết định trên cơ sở chỉ tiêu biên chế hành
chính và sự nghiệp được Ủy ban nhân dân thành phố giao cho Sở Nội vụ hàng năm.
Chương IV
CÁC MỐI QUAN HỆ
CÔNG TÁC
Điều 6. Đối với Cục
Văn thư và Lưu trữ Nhà nước - Bộ Nội vụ
Chi cục Văn thư - Lưu trữ chịu sự hướng
dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ; thực hiện việc báo cáo kết quả hoạt động và
chương trình, kế hoạch công tác; dự các cuộc họp do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà
nước triệu tập.
Điều 7. Đối với Sở
Nội vụ
Chi cục Văn thư - Lưu trữ chịu sự chỉ
đạo trực tiếp và toàn diện (về tổ chức, biên chế và hoạt động) của Sở Nội vụ;
Chi cục trưởng có trách nhiệm báo cáo định kỳ và đột xuất
cho Giám đốc Sở về tình hình thực hiện nhiệm vụ được giao.
Điều 8. Đối với
các cơ quan, đơn vị thuộc Ủy ban nhân dân thành phố, quận-huyện, phường-xã-thị
trấn
Chi cục Văn thư - Lưu trữ tham mưu
giúp Sở Nội vụ hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan, đơn vị chấp hành các chế độ,
quy định pháp luật về văn thư, lưu trữ; hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn, nghiệp
vụ về thu thập, bảo vệ, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ đối với
các cơ quan, đơn vị thuộc thẩm quyền quản lý; phối hợp tổ chức tập huấn, bồi dưỡng
kiến thức pháp luật, chuyên môn nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ.
Thông qua việc tham mưu lãnh đạo Sở Nội
vụ trong công tác quản lý nhà nước và tổ chức quản lý tài liệu lịch sử thành phố
theo chức năng nhiệm vụ được giao trên địa bàn, Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực
tiếp hoặc tham mưu cho Lãnh đạo Sở Nội vụ trong việc trao đổi, hướng dẫn, kiểm
tra nghiệp vụ và cung cấp dịch vụ công theo chức năng nhiệm vụ được phân công.
Điều 9. Đối với
các cơ quan và đơn vị thuộc Sở Nội vụ:
Chi cục thực hiện mối quan hệ hợp tác
và phối hợp trên cơ sở bình đẳng, theo chức năng nhiệm vụ, dưới sự điều hành
chung của Giám đốc và các Phó Giám đốc phụ trách, nhằm đảm bảo hoàn thành kế hoạch,
nhiệm vụ chung của Sở.
Chương V
ĐIỀU KHOẢN THI
HÀNH
Điều 10. Căn cứ nội dung Quy chế này, Chi Cục trưởng ban
hành quy định chế độ làm việc của Chi cục, quy chế làm việc của các đơn vị trực
thuộc, bố trí nhân sự cho các phòng để thực hiện tốt nhiệm vụ được giao.
Điều 11. Trong quá trình thực hiện Quy chế này, khi xét
thấy cần thiết, chi cục trưởng trình Giám đốc Sở Nội vụ xem xét, quyết định việc
điều chỉnh, sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với quy định của pháp luật và yêu cầu
thực tiễn của cơ quan./.