|
ỦY BAN NHÂN DÂN
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
SỞ NỘI VỤ
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 686/HD-SNV
|
Thành
phố Hồ Chí Minh, ngày 02 tháng 3 năm 2015
|
HƯỚNG DẪN
MỘT SỐ NỘI DUNG TRONG VIỆC XÂY DỰNG VÀ BAN HÀNH QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN
THƯ, LƯU TRỮ CỦA CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC
Căn cứ Quyết định số 6185/QĐ-UBND
ngày 17 tháng 12 năm 2014 của Ủy ban nhân dân Thành phố về bãi bỏ Quyết định số
93/2010/QĐ-UBND ngày 31 tháng 12 năm 2010 của Ủy ban nhân dân Thành phố về ban
hành Quy chế (mẫu) công tác văn thư, lưu trữ cơ quan;
Sở Nội vụ hướng dẫn một số nội dung
trong việc xây dựng và ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ
quan, tổ chức theo Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội
vụ hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức
như sau:
I. VIỆC XÂY DỰNG
VÀ BAN HÀNH QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CƠ QUAN
1. Về cơ sở pháp lý và tài liệu tham
khảo
Việc xây dựng và ban hành Quy chế
công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức cần căn cứ các nội dung của
Quy chế (mẫu) công tác văn thư, lưu trữ ban hành kèm theo Thông tư số
04/2013/TT-BNV ; cập nhật các quy định của Luật Lưu trữ, hệ thống các Nghị định
và Thông tư mới thuộc lĩnh vực văn thư, lưu trữ.
2. Về đối tượng áp dụng
Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của
cơ quan, tổ chức là bao gồm tất cả những quy định về hoạt động văn thư, lưu trữ
trong quá trình quản lý, chỉ đạo, điều hành của cơ quan, tổ chức để thực hiện
chức năng, nhiệm vụ của mình.
Các cơ quan, tổ chức có pháp nhân, có
con dấu, có hệ thống quản lý văn bản đi, đến; có tài liệu hình thành trong quá
trình hoạt động cần phải xây dựng và ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ.
Theo đó, các Sở, ngành Thành phố; Tổng
Công ty, Công ty thuộc Ủy ban nhân dân Thành phố; tổ chức chính trị - xã hội, tổ
chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp; Lực lượng vũ trang tại Thành phố; Ủy
ban nhân dân quận, huyện, phường, xã, thị trấn cần xây dựng, ban hành, đồng thời
chỉ đạo, hướng dẫn cho các cơ quan, tổ chức trực thuộc (nếu có) xây dựng và ban
hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ cơ quan.
II. MỘT SỐ NỘI
DUNG MỚI CẦN CẬP NHẬT BỔ SUNG TRONG QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CƠ QUAN
1. Quy định trách nhiệm đối công tác văn
thư, lưu trữ
Quy định trách nhiệm cụ thể của Chánh
Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính; Trách nhiệm của Trưởng các đơn vị trong cơ
quan; Trách nhiệm của mỗi cá nhân trong công tác quản lý và hoạt động văn thư,
lưu trữ tại cơ quan.
2. Về thể thức văn bản, quy định việc
soạn thảo và ban hành văn bản
a) Đối với các cơ quan tham mun xây dựng
hoặc ban hành văn bản quy phạm pháp luật thực hiện theo quy định tại Thông tư số
55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính
phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
b) Việc xây dựng và ban hành văn bản
hành chính thực hiện theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011
của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
3. Về kiểm tra văn bản trước khi ký
ban hành
a) Quy định trách nhiệm kiểm tra nội
dung văn bản do người đứng đầu đơn vị ký nháy vào cuối nội dung, sau dấu chấm hết
(./.).
b) Quy định trách nhiệm kiểm tra thể
thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành do Chánh Văn phòng, Trưởng phòng
Hành chính và phải ký nháy vào vị trí cuối cùng ở “Nơi nhận”.
4. Quy định việc sao văn bản
a) Việc sao chụp (photocopy cả dấu và
chữ ký của văn bản chính) không thực hiện theo quy định thể thức của các hình
thức bản sao thì chỉ có giá trị thông tin, tham khảo.
b) Không sao chụp, chuyển phát ra
ngoài cơ quan nhũng ý kiến ghi bên lề văn bản. Trường hợp các ý kiến của lãnh đạo
ghi trong văn bản cần thiết cho việc giao dịch, trao đổi thì phải cụ thể hóa bằng
văn bản hành chính.
5. Tiếp nhận, đăng ký văn bản
Trường hợp tiếp nhận văn bản đến từ
nguồn fax, cơ quan, tổ chức cần quy định xử lý, quản lý như văn bản truyền thống.
6. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải
quyết văn bản đến
Quy định trách nhiệm giải quyết, theo
dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. Trong đó:
a) Văn thư cơ quan có trách nhiệm tổng
hợp số liệu văn bản đến, văn bản đến đã được giải quyết, đã đến hạn nhưng chưa
được giải quyết để báo cáo Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính.
b) Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành
chính có trách nhiệm đôn đốc, báo cáo Lãnh đạo cơ quan về tình hình giải quyết,
tiến độ và kết quả giải quyết vàn bản đến để thông báo cho các đơn vị liên
quan.
7. Văn thư cơ quan kiểm tra thể thức
và kỹ thuật trình bày văn bản
Quy định trách nhiệm của Vàn thư cơ
quan phải kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trước khi phát hành;
nếu phát hiện sai sót thì báo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.
8. Việc sử dụng con dấu
Cán bộ, công chức, viên chức văn thư
phải tự tay đóng dấu vào văn bản; chỉ đóng vào các văn bản đúng hình thức, thể
thức và có chữ ký của người có thẩm quyền.
9. Các nội dung khác
a) Cập nhật vào Quy chế những nội
dung của Quy định lập hồ sơ, chỉnh lý, số hóa tài liệu và nộp lưu hồ sơ, tài liệu
vào Lưu trữ cơ quan tại các cơ quan, tổ chức được ban hành kèm theo Quyết định
số 38/2014/QĐ-UBND ngày 07 tháng 11 năm 2014 của Ủy ban nhân dân Thành phố.
b) Quy định về hồ sơ trình duyệt dự
thảo văn bản cần có Phiếu giải quyết văn bản để đảm bảo quy trình theo dõi quá
trình hồ sơ trình duyệt từ người trình ký đến khi ban hành.
c) Xây dựng hệ thống mẫu văn bản và
ban hành kèm theo Quy chế để áp dụng thống nhất trong cơ quan.
III. TỔ CHỨC THỰC
HIỆN
1. Đối với các cơ quan, tổ chức
a) Trường hợp các cơ quan, tổ chức đã
ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức phù hợp với quy
định tại Quy chế (mẫu) công tác văn thư, lưu trữ ban hành kèm theo Thông tư số
04/2013/TT-BNV thì tiếp tục áp dụng Quy chế đã ban hành.
b) Trường hợp các cơ quan, tổ chức
chưa ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức theo quy định
tại Quy chế (mẫu) công tác văn thư, lưu trữ ban hành kèm theo Thông tư số
04/2013/TT-BNV thì khẩn trương xây dựng, ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu
trữ của cơ quan, tổ chức cho phù hợp.
c) Sau khi xây dựng và ban hành Quy
chế văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức và cơ quan, tổ chức trực thuộc (nếu
có) cần gửi về Chi cục Văn thư - Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ để theo dõi, tổng hợp
và báo cáo.
2. Đối với Chi cục Văn thư - Lưu trữ
a) Theo dõi, đôn đốc việc xây dựng,
ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức theo Thông
tư số 04/2013/TT-BNV thuộc phạm vi quản lý.
b) Kiểm tra, rà soát việc xây dựng
Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức.
Trong quá trình thực hiện nếu có vướng
mắc cần trao đổi, đề nghị liên hệ Chi cục Văn thư - Lưu trữ (địa chỉ Tầng 6,
Tòa nhà IPC, số 1489 Đại lộ Nguyễn Văn Linh, phường Tân Phong, Quận 7, điện thoại
số 37.760.692) để kịp thời xem xét, giải quyết./.
|
Nơi nhận:
- Các Sở, ngành TP;
- Tổng Công ty, Công ty thuộc UBND TP;
- UBND quận, huyện;
- Phòng Nội vụ quận, huyện;
- Cục Văn thư và Lưu trữ NN (để b/c);
- UBND Thành phố (để b/c);
- Giám đốc SNV (để b/c);
- Chi cục VT-LT (6b);
- Lưu: VT.H
|
KT.
GIÁM ĐỐC
PHÓ GIÁM ĐỐC
Lâm Trung Nhân
|