|
ỦY
BAN NHÂN DÂN
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
SỞ NỘI VỤ
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 2332/HD-SNV
|
Thành
phố Hồ Chí Minh, ngày 08 tháng 7 năm 2016
|
HƯỚNG DẪN
VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ SỔ HỘ TỊCH, HỒ SƠ ĐĂNG KÝ HỘ TỊCH TẠI ỦY BAN NHÂN
DÂN QUẬN, HUYỆN, PHƯỜNG, XÃ, THỊ TRẤN TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ
Thực hiện ý kiến chỉ đạo của Ủy ban
nhân dân Thành phố tại Công văn số 11067/VP-PCNC ngày 16 tháng 11 năm 2015 của
Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố về việc chấn chỉnh thiếu sót, khắc phục hạn
chế và nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác lưu trữ, bảo quản và khai thác Sổ
hộ tịch trên địa bàn Thành phố, Sở Nội vụ hướng dẫn về công tác lưu trữ Sổ hộ tịch,
hồ sơ đăng ký hộ tịch tại Ủy ban nhân dân quận, huyện, phường, xã, thị trấn
trên địa bàn Thành phố như sau:
I. CƠ SỞ PHÁP LÝ
1. Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày
11 tháng 11 năm 2011;
2. Luật Hộ tịch số 60/2014/QH13 ngày
20 tháng 11 năm 2014;
3. Nghị định số 123/2015 ngày 15 tháng
11 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành
Luật Hộ tịch;
4. Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03
tháng 6 tháng 2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu
hình thành phổ biến trong hoạt động của cơ quan, tổ chức;
5. Thông tư số 15/2015/TT-BTP ngày 16
tháng 11 năm 2015 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật
Hộ tịch và Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15 tháng 11 năm 2015 của Chính phủ
quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch.
II. PHẠM VI ĐIỀU
CHỈNH VÀ ĐỐI TƯỢNG ÁP DỤNG
Văn bản này hướng dẫn một số nội dung
liên quan đến công tác lưu trữ Sổ hộ tịch, hồ sơ đăng ký hộ tịch; được áp dụng
đối với Ủy ban nhân dân quận, huyện; Phòng Tư pháp quận, huyện và Ủy ban nhân
dân phường, xã, thị trấn trên địa bàn Thành phố (gọi chung là các cơ quan).
III. NỘI DUNG THỰC
HIỆN
1. Trách nhiệm quản
lý Sổ hộ tịch, hồ sơ đăng ký hộ tịch
Căn cứ quy định tại Điều 6 và Điều 25
Luật Lưu trữ, người đứng đầu cơ quan có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện việc thu
thập, sắp xếp, phân loại, chỉnh lý, bảo quản và sử dụng sồ hộ tịch, hồ sơ đăng
ký hộ tịch, sắp xếp, bố trí Kho Lưu trữ có diện tích phù hợp; đầu tư trang thiết
bị, phương tiện cần thiết để bảo vệ, bảo quản an toàn Sổ hộ tịch, hồ sơ đăng ký
hộ tịch trong phạm vi quản lý.
2. Thời hạn bảo
quản Sổ hộ tịch, hồ sơ đăng ký hộ tịch
Theo quy định tại Điều 58 Luật Hộ tịch;
Điều 12 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ; Thông tư số 09/2011/TT-BNV và Điều 28
Thông tư số 15/2015/TT-BTP: Sổ hộ tịch và hồ sơ đăng ký hộ tịch có thời hạn bảo
quản vĩnh viễn.
3. Công tác quản
lý, chỉ đạo
a) Bố trí Kho Lưu trữ cơ quan
- Đối với Phòng Tư pháp quận, huyện:
Tùy theo điều kiện, tình hình thực tế có thể bố trí một phòng có diện tích phù
hợp làm Kho Lưu trữ cơ quan, trong đó có lưu trữ Sổ hộ tịch, hồ sơ đăng ký hộ tịch
hoặc có thể bảo quản Sổ hộ tịch, hồ sơ đăng ký hộ tịch trong Kho Lưu trữ tập
trung của Ủy ban nhân dân quận, huyện.
- Đối với Ủy ban nhân dân phường, xã,
thị trấn: Tùy theo quy mô khối lượng hồ sơ, tài liệu hiện có cần sắp xếp, bố
trí một phòng có diện tích phù hợp làm Kho Lưu trữ cơ quan để thu thập và bảo
quản đầy đủ hồ sơ hình thành trong quá trình hoạt động, trong đó có Sổ hộ tịch,
hồ sơ đăng ký hộ tịch.
- Không để các vật dụng khác ngoài hồ
sơ, tài liệu lưu trữ trong Kho Lưu trữ cơ quan.
b) Bố trí người làm công tác lưu trữ
có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ phù hợp để tổ chức thực hiện tốt nhiệm vụ Lưu
trữ cơ quan.
c) Xây dựng và ban hành các văn bản
quản lý công tác văn thư, lưu trữ: Quy chế công tác văn thư, lưu trữ, quy định
về quản lý và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, trong đó có Sổ hộ tịch, hồ sơ
đăng ký hộ tịch.
d) Cử cán bộ, công chức làm công tác
văn thư, lưu trữ và cán bộ làm công tác hộ tịch tham gia các lớp đào tạo, bồi
dưỡng, tập huấn nghiệp vụ lưu trữ do Thành phố tổ chức.
đ) Tổ chức thực hiện việc thu thập và
quản lý thống nhất hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động vào Lưu
trữ cơ quan theo quy định, trong đó có Sổ hộ tịch, hồ sơ đăng ký hộ tịch.
e) Bố trí kinh phí mua sắm trang thiết
bị bảo quản hồ sơ, tài liệu của cơ quan, trong đó có Sổ hộ tịch, hồ sơ đăng ký
hộ tịch.
4. Công tác lưu
trữ Sổ hộ tịch, hồ sơ đăng ký hộ tịch
a) Công tác thu thập
- Lưu trữ cơ quan phối hợp với công
chức làm công tác Hộ tịch thu thập tất cả Sổ hộ tịch, hồ sơ đăng ký hộ tịch từ
trước đến năm 2015 vào Kho Lưu trữ cơ quan.
- Năm 2016 và những năm tiếp theo:
Hàng năm, sau khi khóa Sổ hộ tịch, công chức làm công tác Hộ tịch có trách nhiệm
giao nộp Sổ hộ tịch, hồ sơ đăng ký hộ tịch vào Lưu trữ cơ quan để bảo quản theo
quy định.
b) Công tác phân loại, chỉnh lý, số
hóa Sổ hộ tịch, hồ sơ đăng ký hộ tịch
Rà soát, thống kê số lượng, chất lượng,
tình trạng vật lý Sổ hộ tịch, hồ sơ đăng ký hộ tịch tại Kho Lưu trữ cơ quan.
- Đối với Sổ hộ tịch:
+ Phân loại Sổ hộ tịch theo từng tên
loại của Sổ và năm hình thành.
+ Lập Mục lục Sổ hộ tịch hiện đang
lưu trữ tại Kho Lưu trữ cơ quan (Mẫu số 1 của Phụ lục kèm theo).
+ Sắp xếp, phân chia Sổ hộ tịch theo đơn
vị bảo quản (hoặc nhóm sổ) vào hộp bảo quản: Tùy theo kích thước Sổ hộ tịch từng
năm (có khác nhau), sắp xếp Sổ hộ tịch vào hộp bảo quản có kích thước phù hợp.
Mỗi đơn vị bảo quản có từ 2 đến 3 Sổ hộ tịch.
+ Dán nhãn hộp, ghi số thứ tự hộp bảo
quản Sổ hộ tịch (Mẫu số 4 của Phụ lục kèm theo): Dán nhãn chính giữa bề gáy
theo chiều đứng của hộp bảo quản; đồng thời ghi đầy đủ các thông tin trên nhãn.
- Đối với hồ sơ đăng ký hộ tịch:
Lập hồ sơ cho từng hồ sơ đăng ký hộ tịch
và phân chia thành từng đơn vị bảo quản như sau:
+ Lập hồ sơ cho mỗi hồ sơ đăng ký hộ
tịch: sắp xếp, định vị thành phần tài liệu trong từng hồ sơ và gắn Thẻ hồ sơ
vào từng hồ sơ (Mẫu số 3 của Phụ lục kèm theo).
+ Tùy theo thành phần của từng loại hồ
sơ đăng ký hộ tịch, có thể phân chia, sắp xếp theo từng đơn vị bảo quản. Mỗi
đơn vị bảo quản có độ dày không quá 03 cm. Ví dụ: Đối với hồ sơ đăng ký khai
sinh, có thể sắp xếp từ 20 đến 25 hồ sơ vào một đơn vị bảo quản.
+ Mỗi đơn vị bảo quản cần lập Mục lục
hồ sơ đăng ký hộ tịch trong đơn vị bảo quản đó.
Tổng hợp tất cả Mục lục hồ sơ đăng ký
hộ tịch hiện đang lưu trữ tại Kho Lưu trữ cơ quan (Mẫu số 2 của Phụ lục kèm
theo)
+ Sắp xếp các đơn vị bảo quản vào hộp
hồ sơ,
+ Dán nhãn hộp, ghi số thứ tự hộp bảo
quản hồ sơ đăng ký hộ tịch (Mẫu số 4 của Phụ lục kèm theo).
- Để bảo quản và khai thác sử dụng hiệu
quả và tránh hư hỏng So hộ tịch qua nhiều lần khai thác; Thủ trưởng cơ quan chỉ
đạo xây dựng kế hoạch số hóa Sổ hộ tịch để bảo quản, sử dụng và nâng cao tuổi
thọ của Sổ hộ tịch.
c) Xếp hộp bảo quản Sổ hộ tịch, hồ sơ
đăng ký hộ tịch lên giá, kệ
- Kiểm tra hoàn thiện việc sắp xếp Sổ
hộ tịch, hồ sơ đăng ký hộ tịch vào hộp bảo quản.
- Sắp xếp hộp bảo quản Sổ hộ tịch, hồ
sơ đăng ký hộ tịch lên giá, kệ: Hộp bảo quản sồ hộ tịch, hồ sơ đăng ký hộ tịch
phải được xếp đứng trên giá, kệ bảo quản hồ sơ.
- Lập sơ đồ quản lý Sổ hộ tịch, hồ sơ
đăng ký hộ tịch trong Kho Lưu trữ.
Nhằm quản lý, khai thác sử dụng tốt Sổ
hộ tịch, hồ sơ đăng ký hộ tịch, cán bộ, công chức được phân công bảo quản, khai
thác sử dụng Sổ hộ tịch, hồ sơ đăng ký hộ tịch cần lập sơ đồ quản lý Mục lục hồ
sơ Sổ hộ tịch, hồ sơ đăng ký hộ tịch trong Kho Lưu trữ.
5. Bảo quản Sổ hộ
tịch, hồ sơ đăng ký hộ tịch
a) Tổ chức vệ sinh; phun thuốc trừ mối,
mọt, côn trùng đối với Sổ hộ tịch, hồ sơ đăng ký hộ tịch
Định kỳ 6 tháng 1 lần, Lưu trữ cơ
quan đề xuất thủ trưởng cơ quan, tổ chức thực hiện các việc sau:
- Vệ sinh Kho Lưu trữ cơ quan, tài liệu
lưu trữ; Sổ hộ tịch, hồ sơ đăng ký hộ tịch;
- Phun thuốc phòng, chống mối, mọt,
côn trùng đối với tài liệu lưu trữ; Sổ hộ tịch, hồ sơ đăng ký hộ tịch;
b) Các yêu cầu khác
- Môi trường trong Kho đảm bảo yêu cầu
sạch sẽ, thoáng mát, tránh ẩm thấp, tránh ánh sáng mặt trời chiếu trực tiếp vào
hồ sơ, tài liệu lưu trữ.
- Hệ thống điện chiếu sáng trong Kho
và bảo vệ ngoài Kho được lắp đặt riêng; có phương tiện đóng, ngắt điện chung
cho Kho. Đường dây điện trong Kho phải thực hiện theo yêu cầu của tiêu chuẩn kỹ
thuật an toàn điện.
- Kho Lưu trữ phải được trang bị đầy
đủ các phương tiện, thiết bị theo yêu cầu phòng cháy, chữa cháy, nổ và chống
sét.
- Thường xuyên kiểm tra an toàn hệ thống
điện và các phương tiện, thiết bị phòng chống cháy, nổ và chống sét.
6. Khai thác, sử
dụng Sổ hộ tịch, hồ sơ đăng ký hộ tịch
Để bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu
lưu trữ, Sổ hộ tịch, hồ sơ đăng ký hộ tịch đúng quy định, tránh hư hỏng, thất lạc;
đồng thời xác định trách nhiệm quản lý; các cơ quan xây dựng quy định khai
thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm trực tiếp phục vụ
nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, Sổ hộ tịch, hồ sơ đăng ký hộ tịch
trong Kho Lưu trữ cơ quan.
7. Mua sắm trang
thiết bị bảo quản
Thủ trưởng cơ quan quan tâm bố trí
kinh phí mua sắm trang thiết bị bảo quản Sổ hộ tịch, hồ sơ đăng ký hộ tịch gồm:
a) Giá bảo quản;
b) Hộp bảo quản theo tiêu chuẩn, quy
cách phù hợp với kích thước Sổ hộ tịch hiện có;
c) Bìa hồ sơ bảo quản hồ sơ đăng ký hộ
tịch;
d) Thẻ hồ sơ;
đ) Thiết bị phòng cháy, chữa cháy;
máy hút ẩm, quạt thông gió, máy điều hòa nhiệt độ...
IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN
1. Đối với Ủy ban nhân dân quận,
huyện
a) Chỉ đạo Phòng Nội vụ tổ chức thực
hiện các nội dung công việc như sau:
- Tham mưu triển khai thực hiện, đôn
đốc, theo dõi, kiểm tra các cơ quan thực hiện Hướng dẫn này.
- Tổng hợp, báo cáo kết quả thực hiện;
những khó khăn, vướng mắc và kiến nghị của cơ quan trong quá trình thực hiện Hướng
dẫn này về Chi cục Văn thư - Lưu trữ.
b) Chỉ đạo Phòng Tài chính - Kế hoạch
phối hợp với Phòng Nội vụ tham mưu đề xuất kinh phí cho việc thực hiện bố trí,
xây dựng, cải tạo, nâng cấp Kho Lưu trữ, chỉnh lý và mua sắm trang thiết bị bảo
quản Sổ hộ tịch, hồ sơ đăng ký hộ tịch cho các cơ quan.
2. Đối với Phòng Tư pháp quận, huyện
và Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn
a) Tổ chức thực hiện các nội dung
liên quan đến công tác lưu trữ Sổ hộ tịch, hồ sơ đăng ký hộ tịch.
b) Bố trí hoặc đề xuất kinh phí xây dựng,
cải tạo, nâng cấp Kho Lưu trữ, chỉnh lý và mua sắm trang thiết bị bảo quản Sổ hộ
tịch, hồ sơ đăng ký hộ tịch.
c) Mua sắm bìa, hộp, cặp, giá kệ bảo
quản Sổ hộ tịch, hồ sơ đăng ký hộ tịch theo quy định.
3. Đối với Chi cục Văn thư - Lưu
trữ
a) Xây dựng kế hoạch kiểm tra một số
cơ quan trong việc thực hiện Hướng dẫn này
b) Bổ sung nội dung công tác lưu trữ
Sổ hộ tịch, hồ sơ đăng ký hộ tịch vào kế hoạch kiểm tra công tác văn thư, lưu
trữ định kỳ hàng năm.
4. Chế độ thông tin báo cáo
a) Ủy ban nhân dân quận, huyện chỉ đạo:
- Phòng Nội vụ tổng hợp và báo cáo kết
quả thực hiện công tác lưu trữ Sổ hộ tịch, hồ sơ đăng ký hộ tịch, trong báo cáo
kết quả thực hiện công tác nội vụ năm về Chi cục Văn thư - Lưu trữ.
- Các cơ quan thực hiện hoàn thành
công tác lưu trữ Sổ hộ tịch, hồ sơ đăng ký hộ tịch trước ngày 31 tháng 12 năm
2017 và báo cáo về Phòng Nội vụ tổng hợp và báo cáo về Chi cục Văn thư - Lưu trữ.
b) Chi cục Văn thư - Lưu trữ tổng hợp
tham mưu Sở Nội vụ báo cáo Ủy ban nhân dân Thành phố kết quả thực hiện công tác
bảo quản Sổ hộ tịch, hồ sơ đăng ký hộ tịch và những khó khăn, vướng mắc, kiến
nghị của các cơ quan.
Trên đây là Hướng dẫn của Sở Nội vụ về
công tác lưu trữ Sổ hộ tịch, hồ sơ đăng ký hộ tịch tại Ủy ban nhân dân quận,
huyện, phường, xã, thị trấn trên địa bàn Thành phố. Trong quá trình thực hiện nếu
có vướng mắc cần trao đổi, đề nghị liên hệ Chi cục Văn thư - Lưu trữ (địa chỉ Tầng
6, Cao ốc IPC, số 1489 Đại lộ Nguyễn Văn Linh, phường Tân Phong, Quận 7, điện
thoại số 37.760.692) để phối hợp giải quyết./.
|
Nơi nhận:
- UBND quận, huyện;
- Phòng Nội vụ, Phòng Tư pháp quận, huyện;
- UBND phường, xã, thị trấn;
- Cục Văn thư và Lưu trữ NN (để b/c);
- Ủy ban nhân dân Thành phố (để b/c);
- Sở Tư pháp;
- PGĐ SNV phụ trách;
- Chi cục VTLT(2b);
- Lưu: VT.
|
GIÁM
ĐỐC
Trương Văn Lắm
|
PHỤ LỤC
MẪU MỤC LỤC SỔ HỘ TỊCH, MỤC LỤC HỒ SƠ ĐĂNG
KÝ HỘ TỊCH, THẺ HỒ SƠ VÀ NHÃN HỘP
(Kèm theo Hướng dẫn số 2332/HD-SNV ngày 08 tháng 7 năm 2016 của Sở Nội vụ)
1. Mẫu số 1: Mục lục Sổ hộ tịch.
2. Mẫu số 2: Mục lục Hồ sơ đăng ký hộ
tịch.
3. Mẫu số 3: Thẻ hồ sơ đăng ký hộ tịch,
4. Mẫu số 4: Nhãn hộp.
…………………
2. Mẫu Mục lục
Sổ hộ tịch
MỤC
LỤC SỔ ...(*)
Từ
năm … đến năm …
|
Số
thứ tự Sổ
|
Số,
ký hiệu Sổ
|
Tiêu
đề Sổ
|
Thời
gian hình thành Sổ
|
Số
trường hợp đăng ký
|
Ghi
chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Mục lục Sổ có: ……………….quyển.
Thời gian từ năm ……….. đến năm ………….
Số trường hợp được đăng ký: ………………..
Hướng dẫn cách ghi:
(*) Mục lục Sổ..:
Ghi cụ thể tên Sổ. Ví dụ: Mục lục Sổ Đăng ký kết hôn, Mục
lục Sổ Đăng ký khai sinh...
(1) Ghi số thứ tự của Sổ hộ tịch.
(2) Ghi số và ký hiệu của Sổ hộ tịch.
(3) Ghi tiêu đề Sổ hộ tịch.
(4) Ghi thời gian mở và đóng của Sổ hộ
tịch.
(5) Ghi tổng số trường hợp đăng ký có
trong Sổ hộ tịch.
(6) Ghi những thông tin cần chú ý về
nội dung và hình thức của Sổ hộ tịch./.
Mẫu 2: Mục lục
Hồ sơ đăng ký hộ tịch
1. Mẫu Bìa Mục lục hồ sơ đăng ký hộ
tịch
|
TÊN
CƠ QUAN, TỔ CHỨC (1)
MỤC
LỤC HỒ SƠ...(2)
PHÔNG ………………. (tên phông/sưu tập, khối tài liệu nộp lưu) (3)
Năm
…….
Từ
hồ sơ số …… đến hồ sơ số …….
|
- Phông số: …………
- Mục lục số (Quyển số): ………….
- Số trang: …………..
|
Thời
hạn bảo quản
Vĩnh viễn
|
|
Hướng dẫn cách ghi:
(1) Ghi tên cơ quan, tổ chức.
(2) Ghi cụ thể Mục lục của từng loại
hồ sơ. Ví dụ: Mục lục Hồ sơ Đăng ký khai sinh, Mục lục Hồ sơ Đăng ký kết hôn...
(3) Tên phông: Ghi tên cơ quan tại thời
điểm hình thành tài liệu.
2. Mẫu Mục lục hồ sơ đăng ký hộ tịch
MỤC
LỤC HỒ SƠ …..(*)
Năm
……..
|
Số TT hồ sơ
|
Số, ký hiệu HS
|
Tiêu
đề hồ sơ
|
Thời
gian hồ sơ
|
Thời
hạn bảo quản
|
Số
tờ
|
Ghi
chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Mục lục này gồm: ……………………………………………. hồ
sơ (đơn vị bảo quản).
Viết bằng chữ: …………………………………………………. hồ
sơ (đơn vị bảo quản).
|
|
……..,
ngày .... tháng …. năm 20…..
Người lập
(Ký và ghi rõ họ tên)
|
Hướng dẫn cách ghi các cột:
(*) Ghi cụ thể Mục lục của từng loại
hồ sơ. Ví dụ: Mục lục Hồ sơ Đăng ký khai sinh, Mục lục Hồ sơ Đăng ký kết hôn...
Cột 1: Ghi số thứ tự của hồ sơ.
Cột 2: Ghi số và ký hiệu của hồ sơ
như Thẻ hồ sơ.
Cột 3: Ghi tiêu đề hồ sơ như trên Thẻ
hồ sơ.
Cột 4: Ghi thời gian sớm nhất và muộn
nhất của văn bản, tài liệu trong hồ sơ.
Cột 5: Ghi thời hạn bảo quản của hồ
sơ như trên bìa Mục lục.
Cột 6: Ghi tổng số tờ tài liệu có
trong hồ sơ.
Cột 7: Ghi những thông tin cần chú ý
về nội dung và hình thức của văn bản có trong hồ sơ./.
Mẫu 3: Thẻ hồ
sơ đăng ký hộ tịch
|
TÊN
CƠ QUAN, TỔ CHỨC (1)
|
|
Số:.../năm.(2)
|
|
HỒ
SƠ...(3)
|
|
Thành
phần hồ sơ gồm:
|
|
1. ……………….
|
□
|
|
2. ……………….
|
□
|
|
3. ……………….
|
□
|
|
4. ………………..
|
□
|
|
…..
|
|
Ghi chú:
Thẻ hồ sơ được in trên khổ giấy A8
(kích thước 74mm x 52mm).
Hướng dẫn cách ghi:
(1) Ghi tên cơ quan, tổ chức hình
thành tài liệu.
(2) Ghi số thứ tự của hồ sơ trong
năm. Ví dụ: Số: 01/2016, số: 85/2016
(3) Ghi tên cụ thể từng loại Hồ sơ.
Ví dụ: Hồ sơ Đăng ký khai sinh, Hồ sơ Đăng ký kết hôn...
- 1, 2, 3, 4 ...: Liệt kê thành phần
hồ sơ cụ thể theo quy định đối với từng loại hồ sơ hộ tịch. Ví dụ: Đối với hồ
sơ Khai sinh thành phần gồm có:
+ Giấy chứng sinh.
+ Tờ khai,
+ ....
- Kiểm tra những loại hồ sơ nào có
trong thành phần hồ sơ thì đánh dấu X vào ô vuông.
- Bấm Thẻ hồ sơ chung với thành phần
hồ sơ.
Mẫu số 4.
Nhãn hộp
|
1. Mẫu nhãn hộp bảo quản Sổ hộ tịch
|
Ghi
chú:
Mẫu
nhãn hộp:
a) Hình dạng: Hình chữ nhật
b) Kích thước: Dài 120mm, rộng:
90mm
c) Các thông tin trên nhãn và kỹ
thuật trình bày (theo mẫu)
|
|
TÊN
CƠ QUAN, TỔ CHỨC (1)
TÊN SỔ... (2)
HỘP SỐ…. (3)
Từ
năm ….. Đến năm .....
Từ Sổ số ….
Đến Sổ số ……
|
|
2. Mẫu nhãn hộp bảo quản hồ sơ ĐK hộ tịch
|
|
TÊN
CƠ QUAN, TỔ CHỨC (1)
HỒ SƠ … (2)
HỘP SỐ … (3)
Năm
……
Từ hồ sơ số ….
Đến hồ sơ số ….
|
Hướng dẫn cách ghi nhãn hộp:
(1) Ghi tên cơ quan, tổ chức hình
thành tài liệu.(2) Ghi tên cụ thể của từng loại Sổ hộ tịch, hồ sơ đăng ký hộ
tịch, Ví dụ:
- Sổ Đăng ký khai sinh, Sổ Đăng ký
kết hôn...
- Hồ sơ Đăng ký khai sinh, Hồ sơ
Đăng ký kết hôn...
(3) Ghi số thứ tự hộp. Ví dụ: Hộp số
01, Hộp số 02...
|