Thông tư 01/2020/TT-BTP hướng dẫn về cấp bản sao từ sổ gốc chứng thực chữ ký

• Số hiệu: 01/2020/TT-BTP
• Loại văn bản: Thông tư
• Nơi ban hành: Bộ Tư pháp
• Người ký: Lê Thành Long
• Ngày ban hành: 03/03/2020

BỘ TƯ PHÁP --------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 01/2020/TT-BTP	Hà Nội, ngày 03 tháng 3 năm 2020

THÔNG TƯ

QUY ĐỊNH CHI TIẾT VÀ HƯỚNG DẪN THI HÀNH MỘT SỐ ĐIỀU CỦA NGHỊ ĐỊNH SỐ 23/2015/NĐ-CP NGÀY 16 THÁNG 02 NĂM 2015 CỦA CHÍNH PHỦ VỀ CẤP BẢN SAO TỪ SỔ GỐC, CHỨNG THỰC BẢN SAO TỪ BẢN CHÍNH, CHỨNG THỰC CHỮ KÝ VÀ CHỨNG THỰC HỢP ĐỒNG, GIAO DỊCH

Căn cứ Nghị định số 96/2017/NĐ-CP ngày 16 tháng 8 năm 2017 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tư pháp;

Căn cứ Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch;

Theo đề nghị của Cục trưởng Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực;

Bộ trưởng Bộ Tư pháp ban hành Thông tư quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch.

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Thông tư này quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều về chứng thực bản sao từ bản chính; chứng thực chữ ký; phê duyệt danh sách cộng tác viên dịch thuật; chứng thực hợp đồng, giao dịch và thẩm quyền chứng thực tại các huyện đảo.

Điều 2. Giải quyết yêu cầu chứng thực

1. Đối với những việc chứng thực tiếp nhận sau 15 giờ mà cơ quan thực hiện chứng thực không thể giải quyết và trả kết quả ngay trong ngày hoặc phải kéo dài thời hạn giải quyết theo quy định tại các điều 21, 33 và 37 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch (sau đây gọi là Nghị định số 23/2015/NĐ-CP), thì người tiếp nhận hồ sơ phải có phiếu hẹn ghi rõ thời gian (giờ, ngày) trả kết quả cho người yêu cầu chứng thực.

2. Khi tiếp nhận, giải quyết yêu cầu chứng thực, người tiếp nhận hồ sơ và người thực hiện chứng thực không được đặt thêm thủ tục, không được gây phiền hà, yêu cầu nộp thêm giấy tờ trái quy định của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Thông tư này.

Điều 3. Ban hành và sử dụng mẫu lời chứng chứng thực

Ban hành kèm theo Thông tư này mẫu lời chứng chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông; lời chứng chứng thực văn bản khai nhận di sản, từ chối nhận di sản của từ hai người trở lên cùng khai nhận di sản, từ chối nhận di sản.

Điều 4. Cách ghi số chứng thực

1. Số chứng thực bản sao từ bản chính theo quy định tại điểm b khoản 3 Điều 20 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP là số chứng thực được ghi theo từng loại giấy tờ được chứng thực; không lấy số chứng thực theo lượt người yêu cầu chứng thực.

Ví dụ: ông A yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính 03 (ba) loại giấy tờ: chứng minh nhân dân mang tên ông Nguyễn Văn A, chứng minh nhân dân mang tên bà Nguyễn Thị B và sổ hộ khẩu của hộ gia đình ông Nguyễn Văn A. Khi lấy số chứng thực, bản sao chứng minh nhân dân mang tên ông Nguyễn Văn A được ghi một số, bản sao chứng minh nhân dân mang tên bà Nguyễn Thị B được ghi một số và bản sao sổ hộ khẩu của hộ gia đình ông Nguyễn Văn A được ghi một số. Như vậy, cơ quan thực hiện chứng thực sẽ lấy 03 (ba) số chứng thực khác nhau cho 03 (ba) loại giấy tờ.

2. Số chứng thực chữ ký trên giấy tờ, văn bản và chứng thực chữ ký người dịch là số chứng thực được ghi theo từng loại giấy tờ, văn bản cần chứng thực chữ ký; không lấy số chứng thực theo lượt người yêu cầu chứng thực.

Ví dụ 1: Ông Trần Văn H yêu cầu chứng thực chữ ký trên tờ khai lý lịch cá nhân và giấy ủy quyền nhận lương hưu, thì phải ghi thành 02 (hai) số chứng thực khác nhau. 01 (một) số đối với chứng thực chữ ký trên tờ khai lý lịch cá nhân và 01 (một) số đối với chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền nhận lương hưu.

Ví dụ 2: Bà Lê Thị B yêu cầu chứng thực chữ ký người dịch (theo mẫu chữ ký người dịch đã đăng ký với Phòng Tư pháp) đối với 03 (ba) loại giấy tờ: bản dịch hộ chiếu, bản dịch thư mời hội nghị và bản dịch hợp đồng. Mỗi loại bản dịch phải ghi 01 (một) số chứng thực. Trong trường hợp này, Phòng Tư pháp sẽ lấy 03 (ba) số chứng thực, không được ghi gộp 03 (ba) việc thành 01 (một) số chứng thực cho một người.

3. Số chứng thực hợp đồng được ghi theo từng việc; không lấy số theo lượt người yêu cầu hoặc theo số bản hợp đồng.

Ví dụ: ông Lê Văn H và bà Nguyễn Thị M yêu cầu chứng thực hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất và chứng thực hợp đồng cho thuê cửa hàng. Trong trường hợp này phải lấy 01 (một) số chứng thực cho hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất và 01 (một) số chứng thực cho hợp đồng thuê cửa hàng.

Điều 5. Lưu trữ giấy tờ, văn bản khi chứng thực chữ ký, chứng thực chữ ký người dịch

1. Sau khi chứng thực chữ ký trên giấy tờ, văn bản và chứng thực chữ ký người dịch theo quy định tại khoản 2 Điều 14 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực có trách nhiệm lưu 01 (một) bản giấy tờ, văn bản đã chứng thực hoặc bản chụp giấy tờ, văn bản đó.

2. Cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực có trách nhiệm tự chụp lại giấy tờ, văn bản đã chứng thực để lưu.

Điều 6. Về yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự đối với một số giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp

Các giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp cho cá nhân như hộ chiếu, thẻ căn cước, thẻ thường trú, thẻ cư trú, giấy phép lái xe, bằng tốt nghiệp, chứng chỉ và bảng điểm kèm theo bằng tốt nghiệp, chứng chỉ thì không phải hợp pháp hóa lãnh sự khi chứng thực bản sao từ bản chính. Trường hợp yêu cầu chứng thực chữ ký người dịch trên bản dịch các giấy tờ này cũng không phải hợp pháp hóa lãnh sự.

Điều 7. Giá trị pháp lý của giấy tờ, văn bản đã được chứng thực không đúng quy định pháp luật

1. Các giấy tờ, văn bản được chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký không đúng quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Thông tư này thì không có giá trị pháp lý.

2. Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện có trách nhiệm ban hành quyết định hủy bỏ giá trị pháp lý của giấy tờ, văn bản chứng thực quy định tại khoản 1 Điều này đối với giấy tờ, văn bản do Phòng Tư pháp chứng thực. Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm ban hành quyết định hủy bỏ giá trị pháp lý của giấy tờ, văn bản chứng thực quy định tại khoản 1 Điều này đối với giấy tờ, văn bản do cơ quan mình chứng thực.

Sau khi ban hành quyết định hủy bỏ giấy tờ, văn bản chứng thực, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm đăng tải thông tin về giấy tờ, văn bản đã được chứng thực nhưng không có giá trị pháp lý lên Cổng thông tin điện tử của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.

3. Người đứng đầu Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và các cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài có trách nhiệm ban hành quyết định hủy bỏ giá trị pháp lý của giấy tờ, văn bản chứng thực quy định tại khoản 1 Điều này đối với giấy tờ, văn bản do cơ quan mình chứng thực và đăng tải thông tin về giấy tờ, văn bản đã được chứng thực nhưng không có giá trị pháp lý lên Trang thông tin điện tử của cơ quan mình.

4. Việc ban hành quyết định hủy bỏ giá trị pháp lý và đăng tải thông tin thực hiện ngay sau khi phát hiện giấy tờ, văn bản đó được chứng thực không đúng quy định pháp luật.

Điều 8. Trách nhiệm khi tiếp nhận hồ sơ tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông

Khi tiếp nhận hồ sơ chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông, người tiếp nhận hồ sơ (công chức của Phòng Tư pháp, công chức tư pháp - hộ tịch của Ủy ban nhân dân cấp xã) có trách nhiệm kiểm tra kỹ hồ sơ, tính xác thực về chữ ký của người yêu cầu chứng thực. Người tiếp nhận hồ sơ phải bảo đảm người yêu cầu chứng thực chữ ký minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình; các bên tham gia hợp đồng, giao dịch có năng lực hành vi dân sự, tự nguyện giao kết hợp đồng, giao dịch.

Điều 9. Trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực

1. Khi yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính, người yêu cầu chứng thực phải xuất trình bản chính để đối chiếu và chịu trách nhiệm về tính xác thực của bản chính được sử dụng để chứng thực bản sao. Bản chính phải bảo đảm về nội dung và hình thức mà cơ quan nhà nước đã ban hành hoặc xác nhận.

2. Đối với hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực đúng quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Thông tư này, trong quá trình thực hiện, nếu có phát sinh mâu thuẫn, tranh chấp, khiếu kiện, khiếu nại thì người yêu cầu chứng thực phải hoàn toàn chịu trách nhiệm.

Chương II

CHỨNG THỰC BẢN SAO TỪ BẢN CHÍNH

Điều 10. Bản sao từ bản chính

Bản sao từ bản chính để chứng thực phải gồm đầy đủ số trang có thông tin của bản chính.

Ví dụ: chứng thực bản sao từ bản chính sổ hộ khẩu thì phải chụp đầy đủ trang bìa và các trang của sổ đã ghi thông tin về các thành viên có tên trong sổ; chứng thực hộ chiếu thì phải chụp cả trang bìa và toàn bộ các trang của hộ chiếu có ghi thông tin.

Điều 11. Trách nhiệm của người thực hiện chứng thực, người tiếp nhận hồ sơ khi chứng thực bản sao từ bản chính

1. Người thực hiện chứng thực (đối với trường hợp người thực hiện chứng thực tiếp nhận hồ sơ), người tiếp nhận hồ sơ tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu bản sao với bản chính và bảo đảm chỉ thực hiện chứng thực bản sao sau khi đã đối chiếu đúng với bản chính.

2. Nếu phát hiện bản chính thuộc một trong các trường hợp quy định tại Điều 22 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì cơ quan thực hiện chứng thực từ chối tiếp nhận hồ sơ. Trường hợp người yêu cầu chứng thực sử dụng bản chính bị tẩy xóa, thêm bớt, làm sai lệch nội dung, sử dụng giấy tờ giả hoặc bản sao có nội dung không đúng với bản chính thì người tiếp nhận, giải quyết hồ sơ lập biên bản vi phạm, giữ lại hồ sơ để đề nghị cơ quan có thẩm quyền xử lý theo quy định pháp luật.

Chương III

CHỨNG THỰC CHỮ KÝ TRÊN GIẤY TỜ, VĂN BẢN

Điều 12. Chứng thực chữ ký trên giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài

Khi chứng thực chữ ký trên giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài, nếu người tiếp nhận hồ sơ, người thực hiện chứng thực không hiểu rõ nội dung của giấy tờ, văn bản thì đề nghị người yêu cầu chứng thực nộp kèm theo bản dịch ra tiếng Việt của giấy tờ, văn bản. Bản dịch ra tiếng Việt không phải công chứng hoặc chứng thực chữ ký người dịch, nhưng người yêu cầu chứng thực phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản dịch.

Điều 13. Cách thức chứng thực chữ ký trên giấy tờ, văn bản

1. Lời chứng phải ghi ngay phía dưới chữ ký được chứng thực hoặc trang liền sau của trang giấy tờ, văn bản có chữ ký được chứng thực. Trường hợp lời chứng được ghi tại tờ liền sau của trang có chữ ký thì phải đóng dấu giáp lai giữa giấy tờ, văn bản chứng thực chữ ký và trang ghi lời chứng.

2. Trường hợp giấy tờ, văn bản có nhiều người ký thì phải chứng thực chữ ký của tất cả những người đã ký trong giấy tờ, văn bản đó.

Điều 14. Chứng thực chữ ký trên Giấy ủy quyền theo quy định tại khoản 4 Điều 24 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP

1. Việc ủy quyền theo quy định tại điểm d khoản 4 Điều 24 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thỏa mãn đầy đủ các điều kiện như không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản thì được thực hiện dưới hình thức chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền.

2. Phù hợp với quy định tại khoản 1 Điều này, việc chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền được thực hiện trong các trường hợp sau đây:

a) Ủy quyền về việc nộp hộ, nhận hộ hồ sơ, giấy tờ, trừ trường hợp pháp luật quy định không được ủy quyền;

b) Ủy quyền nhận hộ lương hưu, bưu phẩm, trợ cấp, phụ cấp;

c) Ủy quyền nhờ trông nom nhà cửa;

d) Ủy quyền của thành viên hộ gia đình để vay vốn tại Ngân hàng chính sách xã hội.

3. Đối với việc ủy quyền không thuộc một trong các trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này thì không được yêu cầu chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền; người yêu cầu chứng thực phải thực hiện các thủ tục theo quy định về chứng thực hợp đồng, giao dịch.

Điều 15. Chứng thực chữ ký trong tờ khai lý lịch cá nhân

1. Các quy định về chứng thực chữ ký tại Mục 3 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP được áp dụng để chứng thực chữ ký trên tờ khai lý lịch cá nhân. Người thực hiện chứng thực không ghi bất kỳ nhận xét gì vào tờ khai lý lịch cá nhân, chỉ ghi lời chứng chứng thực theo mẫu quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP. Trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác về việc ghi nhận xét trên tờ khai lý lịch cá nhân thì tuân theo pháp luật chuyên ngành.

2. Người yêu cầu chứng thực phải chịu trách nhiệm về toàn bộ nội dung trong tờ khai lý lịch cá nhân của mình. Đối với những mục không có nội dung trong tờ khai lý lịch cá nhân thì phải gạch chéo trước khi yêu cầu chứng thực.

Chương IV

CHỨNG THỰC CHỮ KÝ NGƯỜI DỊCH

Điều 16. Tiêu chuẩn người dịch và ngôn ngữ phổ biến

1. Theo quy định tại khoản 2 Điều 27 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, người dịch phải có trình độ cử nhân (đại học) ngoại ngữ trở lên về thứ tiếng nước ngoài cần dịch hoặc có bằng đại học trở lên đối với chuyên ngành khác được học bằng thứ tiếng nước ngoài cần dịch. Trường hợp có bằng đại học trở lên đối với chuyên ngành khác được học bằng thứ tiếng nước ngoài cần dịch thì người dịch cần xuất trình thêm bảng điểm hoặc giấy tờ để chứng minh ngôn ngữ học của mình.

Ví dụ: Ông Nguyễn Văn A có trình độ thạc sỹ Luật quốc tế tại Trung Quốc, chương trình học bằng tiếng Trung Quốc, nên ông A có đủ tiêu chuẩn để dịch tiếng Trung Quốc. Ông Nguyễn Văn B là cử nhân kinh tế tại Nhật Bản nhưng chương trình học bằng tiếng Anh, nên ông B đủ tiêu chuẩn để dịch tiếng Anh.

2. Ngôn ngữ phổ biến được hiểu là ngôn ngữ được thể hiện trên nhiều giấy tờ, văn bản được sử dụng tại Việt Nam và nhiều người Việt Nam có thể dịch ngôn ngữ này ra tiếng Việt hoặc ngược lại. Ví dụ: tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Đức, tiếng Nga, tiếng Trung Quốc, tiếng Hàn Quốc, tiếng Nhật Bản, tiếng Tây Ban Nha.

Ngôn ngữ không phổ biến là ngôn ngữ ít được thể hiện trên giấy tờ, văn bản sử dụng tại Việt Nam và ít người có thể dịch được ngôn ngữ này ra tiếng Việt hoặc ngược lại. Ví dụ: tiếng Mông Cổ, tiếng Ấn Độ...

Điều 17. Chứng thực chữ ký người dịch không phải là cộng tác viên của Phòng Tư pháp

1. Người dịch ngôn ngữ không phổ biến và cũng không có bằng cử nhân ngoại ngữ, tốt nghiệp đại học theo quy định tại khoản 2 Điều 27 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì khi yêu cầu chứng thực chữ ký, phải nộp bản cam kết về việc thông thạo loại ngôn ngữ đó và chịu trách nhiệm về nội dung bản dịch.

2. Phòng Tư pháp chỉ chứng thực chữ ký người dịch không phải là cộng tác viên của Phòng Tư pháp khi người đó tự dịch giấy tờ, văn bản của mình.

Trường hợp dịch giấy tờ, văn bản cho người khác, kể cả người thân thích trong gia đình, bạn bè, đồng nghiệp hoặc dịch có thù lao theo thỏa thuận với cá nhân, tổ chức thì phải do người dịch là cộng tác viên của Phòng Tư pháp thực hiện.

Điều 18. Phê duyệt danh sách cộng tác viên dịch thuật

1. Trường hợp người dịch đăng ký làm cộng tác viên dịch thuật ngôn ngữ không phổ biến mà không có giấy tờ quy định tại khoản 2 Điều 27 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì nộp giấy tờ khác thay thế (nếu có) và bản cam kết về việc thông thạo ngôn ngữ không phổ biến đó.

2. Phòng Tư pháp lập danh sách đề nghị Sở Tư pháp phê duyệt cộng tác viên dịch thuật, kèm theo trích ngang của từng người có các thông tin về họ, chữ đệm và tên; ngày tháng năm sinh; nơi sinh; chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân hoặc hộ chiếu; nơi cư trú; giấy tờ chứng minh trình độ ngôn ngữ hoặc cam kết thông thạo ngôn ngữ không phổ biến.

3.Sau khi nhận được đề nghị của Phòng Tư pháp, trong thời hạn 05 (năm) ngày làm việc, Sở Tư pháp kiểm tra danh sách đề nghị phê duyệt cộng tác viên dịch thuật. Nếu những người được đề nghị có đủ tiêu chuẩn, điều kiện theo quy định tại Điều 27 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, Sở Tư pháp ra quyết định phê duyệt danh sách cộng tác viên dịch thuật; nếu người nào không đủ tiêu chuẩn, điều kiện thì Sở Tư pháp từ chối phê duyệt và thông báo bằng văn bản cho Phòng Tư pháp.

4. Hàng năm, Phòng Tư pháp có trách nhiệm rà soát lại danh sách cộng tác viên dịch thuật. Trường hợp cộng tác viên không còn đủ điều kiện, tiêu chuẩn hoặc không làm cộng tác viên dịch thuật tại Phòng Tư pháp đó từ 12 tháng trở lên mà không có lý do chính đáng thì Phòng Tư pháp có văn bản đề nghị Sở Tư pháp ra quyết định xóa tên người đó khỏi danh sách cộng tác viên dịch thuật.

Điều 19. Đăng ký lại chữ ký mẫu

Cộng tác viên dịch thuật khi ký hợp đồng với Phòng Tư pháp phải đăng ký chữ ký mẫu theo quy định tại Điều 29 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP. Trường hợp muốn thay đổi chữ ký thì cộng tác viên phải có văn bản đề nghị đăng ký lại chữ ký mẫu và ký 03 (ba) chữ ký trong Văn bản đề nghị đăng ký chữ ký mẫu. Việc ký 03 (ba) chữ ký mẫu được thực hiện trước mặt Trưởng phòng Tư pháp.

Chương V

CHỨNG THỰC HỢP ĐỒNG, GIAO DỊCH

Điều 20. Chứng thực hợp đồng, giao dịch tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông

1. Trường hợp người yêu cầu chứng thực hợp đồng, giao dịch nộp hồ sơ trực tiếp tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông, thì các bên phải ký trước mặt người tiếp nhận hồ sơ.

Trường hợp người giao kết hợp đồng, giao dịch là đại diện của tổ chức tín dụng, doanh nghiệp đã đăng ký chữ ký mẫu tại cơ quan thực hiện chứng thực, thì người đó có thể ký trước vào hợp đồng, giao dịch. Người tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm đối chiếu chữ ký trong hợp đồng, giao dịch với chữ ký mẫu. Nếu thấy chữ ký trong hợp đồng, giao dịch khác chữ ký mẫu, thì yêu cầu người đó ký trước mặt người tiếp nhận hồ sơ.

Người tiếp nhận hồ sơ phải chịu trách nhiệm về việc các bên đã ký trước mặt mình.

2. Người tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm kiểm tra giấy tờ, hồ sơ. Nếu thấy đủ điều kiện theo quy định tại khoản 2 và khoản 3 Điều 36 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, thì ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch trước khi người có thẩm quyền thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch theo quy định.

Điều 21. Trách nhiệm của cơ quan thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch

1. Cơ quan thực hiện chứng thực có trách nhiệm tuyên truyền, phổ biến để người yêu cầu chứng thực nhận thức rõ trách nhiệm đối với nội dung của hợp đồng, giao dịch và hệ quả pháp lý của việc chứng thực hợp đồng, giao dịch.

2. Trường hợp cơ quan thực hiện chứng thực phát hiện tài sản là đối tượng của hợp đồng, giao dịch là tài sản bất hợp pháp hoặc đang có tranh chấp, đã hoặc đang là đối tượng của hợp đồng, giao dịch khác thì cơ quan thực hiện chứng thực lập biên bản vi phạm, giữ lại hồ sơ để đề nghị cơ quan có thẩm quyền xử lý theo quy định pháp luật.

Điều 22. Người phiên dịch và người làm chứng trong chứng thực hợp đồng, giao dịch

1. Trong trường hợp người yêu cầu chứng thực hợp đồng, giao dịch không thông thạo tiếng Việt thì phải có người phiên dịch. Người phiên dịch phải là người có năng lực hành vi dân sự đầy đủ theo quy định của pháp luật, thông thạo tiếng Việt và ngôn ngữ mà người yêu cầu chứng thực sử dụng. Người phiên dịch do người yêu cầu chứng thực mời hoặc do cơ quan thực hiện chứng thực chỉ định. Thù lao phiên dịch do người yêu cầu chứng thực trả.

2. Người làm chứng theo quy định tại khoản 3 Điều 36 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP do người yêu cầu chứng thực bố trí. Trường hợp người yêu cầu chứng thực không bố trí được thì đề nghị cơ quan thực hiện chứng thực chỉ định người làm chứng. Người làm chứng phải xuất trình giấy tờ tùy thân còn giá trị sử dụng để người thực hiện chứng thực kiểm tra; ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch.

Điều 23. Thủ tục chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch

1. Khi yêu cầu sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch theo quy định tại Điều 38 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì người yêu cầu chứng thực phải xuất trình giấy tờ tùy thân còn giá trị sử dụng để người thực hiện chứng thực kiểm tra và nộp 01 (một) bộ hồ sơ gồm các giấy tờ sau đây:

a) Hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực;

b) Dự thảo hợp đồng, giao dịch sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực.

2. Trong trường hợp nội dung sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch có liên quan đến tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng thì người yêu cầu chứng thực phải nộp bản sao giấy tờ chứng minh quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc giấy tờ thay thế được pháp luật quy định và xuất trình bản chính để đối chiếu; trừ trường hợp người lập di chúc đang bị cái chết đe dọa đến tính mạng.

3. Thủ tục chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch được thực hiện theo quy định tại các khoản 2, 3, 4 và khoản 5 Điều 36 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và các khoản 1, 2 Điều này.

Chương VI

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 24. Thẩm quyền chứng thực tại các huyện đảo

Đối với huyện đảo mà ở đó không có Ủy ban nhân dân cấp xã thì Phòng Tư pháp thực hiện chứng thực theo quy định tại khoản 1 Điều 5 và khoản 2 Điều 5 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.

Điều 25. Hiệu lực thi hành

1. Thông tư này có hiệu lực kể từ ngày 20 tháng 4 năm 2020.

2. Thông tư này thay thế Thông tư số 20/2015/TT-BTP ngày 29 tháng 12 năm 2015 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch.

Nơi nhận: - Thủ tướng Chính phủ (để b/c); - Các Phó Thủ tướng Chính phủ (để b/c); - Văn phòng Chính phủ; - Tòa án nhân dân tối cao; - Viện kiểm sát nhân dân tối cao; - Các Bộ, cơ quan ngang Bộ; - UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; - Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; - Bộ Tư pháp: Bộ trưởng, các Thứ trưởng, các đơn vị thuộc Bộ; - Công báo; - Cổng thông tin điện tử Chính phủ; - Cổng thông tin điện tử Bộ Tư pháp; - Lưu: VT, Cục HTQTCT.

BỘ TRƯỞNG Lê Thành Long

PHỤ LỤC

MẪU LỜI CHỨNG
(Ban hành kèm theo Thông tư số 01/TT-BTP ngày 03 tháng 3 năm 2020 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch)

I. Lời chứng chứng thực chữ ký tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông

1. Lời chứng chứng thực chữ ký của một người trong một giấy tờ, văn bản

Ngày........................... tháng.................. năm............... (Bằng chữ............................. )(1)

Tại............................................................................................................................ (2).

Tôi (3)................................................................................. , là (4).................................

Chứng thực

Ông/bà ......................................... Giấy... tờ tùy thân (6) số ................................... cam đoan đã hiểu, tự chịu trách nhiệm về nội dung của giấy tờ, văn bản và đã ký vào giấy tờ, văn bản này trước mặt ông/bà... là người tiếp nhận hồ sơ.

Số chứng thực............................................. quyển số............................ (8) - SCT/CK, ĐC

Người tiếp nhận hồ sơ ký, ghi rõ họ, tên (9)

Người thực hiện chứng thực ký, ghi rõ họ, tên và đóng dấu (10)

2. Lời chứng chứng thực chữ ký của nhiều người trong một giấy tờ, văn bản

Ngày........................... tháng................... năm.............. (Bằng chữ........................................... )(1)

Tại ……………………………………………………………..…(2).

Tôi (3) ……………………………………, là (4) ………………………......

Chứng thực

Các ông/bà có tên sau đây:

1. Ông/bà Giấy tờ tùy thân (6) số.........

2. Ông/bà Giấy tờ tùy thân (6) số.........

...............

Các ông/bà có tên trên cam đoan đã hiểu, tự chịu trách nhiệm về nội dung của giấy tờ, văn bản và đã cùng ký vào giấy tờ, văn bản này trước mặt ông/bà .................. là người tiếp nhận hồ sơ.

Số chứng thực....................................... quyển số.................................... (8) - SCT/CK, ĐC

Người tiếp nhận hồ sơ ký, ghi rõ họ, tên (9)

Người thực hiện chứng thực ký, ghi rõ họ, tên và đóng dấu (10)

II. Lời chứng chứng thực trong trường hợp có từ hai người trở lên cùng khai nhận di sản thừa kế hoặc từ chối nhận di sản thừa kế

1. Lời chứng chứng thực văn bản khai nhận di sản (trong trường hợp có từ hai người trở lên cùng khai nhận di sản)

Ngày........................... tháng.................. năm.............. (Bằng chữ............................. )(1)

Tại............................................................................................................................ (2).

Tôi (3)................................................................................. ,... là (4)..............................

Chứng thực

- Văn bản khai nhận di sản này được lập bởi các ông/bà có tên sau :

1. Ông/bà Giấy tờ tùy thân (6) số..........

2. Ông/bà Giấy tờ tùy thân (6) số.........

.............

- Các ông/bà có tên trên cam đoan không bỏ sót người thừa kế và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung khai nhận di sản.

- Tại thời điểm chứng thực, những người khai nhận di sản hoàn toàn minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình, tự nguyện khai nhận di sản và đã cùng ký/điểm chỉ (7) vào văn bản khai nhận di sản này trước mặt tôi.

Văn bản khai nhận di sản này được lập thành ................................................. bản... chính (mỗi bản chính gồm ...... tờ, trang); cấp cho:

+........................................................ bản;

+........................................................ bản;

+........................................................ bản;

Lưu tại................................................................... (2) 01 (một) bản.

Số chứng thực................... quyển số ............(8) - SCT/HĐ,GD

Người thực hiện chứng thực ký, ghi rõ họ, tên và đóng dấu (10)

2. Lời chứng chứng thực văn bản từ chối nhận di sản (trong trường hợp có từ hai người trở lên cùng từ chối nhận di sản thừa kế)

Ngày..................................... tháng.................. năm.................... (Bằng chữ......................... )(1)

Tại...................................................................................................................................... (2).

Tôi (3)....................................................................................... ,... là (4) ............................

Chứng thực

- Văn bản từ chối nhận di sản này được lập bởi các ông/bà có tên sau:

1. Ông/bà Giấy tờ tùy thân (6) số.........

2. Ông/bà Giấy tờ tùy thân (6) số........

...............

- Các ông/bà có tên trên cam đoan chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung của văn bản từ chối nhận di sản.

- Tại thời điểm chứng thực, những người từ chối nhận di sản minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình, tự nguyện từ chối nhận di sản và đã cùng ký/điểm chỉ (7) vào văn bản từ chối nhận di sản này trước mặt tôi.

Văn bản từ chối nhận di sản này được lập thành .......................................... bản chính (mỗi bản chính gồm ... tờ, .... trang), giao cho:

+.......................................................... bản;

+.......................................................... bản;

+.......................................................... bản;

Lưu tại................................................................ (2) 01 (một) bản.

Số chứng thực...................................... quyển số.................... (8) - SCT/HĐ,GD

Người thực hiện chứng thực ký, ghi rõ họ, tên và đóng dấu (10)

III. Lời chứng chứng thực hợp đồng, giao dịch tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông

1. Lời chứng chứng thực hợp đồng

Ngày........................... tháng................ năm..................... (Bằng chữ.......................... )(1)

Tại.................................................................................................................................. (2).

Tôi (3)............................................................................. , là (4).....................................

Chứng thực

- Hợp đồng......................................................................... (5) được giao kết giữa:

Bên A: Ông/bà: ...................................................................................................................

Giấy tờ tùy thân (6) số...................................................

Bên B: Ông/bà: ...................................................................................................................

Giấy tờ tùy thân (6) số...................................................

- Các bên tham gia hợp đồng cam đoan chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung của hợp đồng.

- Tại thời điểm tiếp nhận hồ sơ yêu cầu và chứng thực, các bên tham gia

hợp đồng minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình; tự nguyện thỏa thuận giao kết hợp đồng và đã cùng ký/điểm chỉ (7) vào hợp đồng này trước mặt ông/bà là người tiếp nhận hồ sơ.

Hợp đồng này được lập thành....................................... bản chính (mỗi bản chính gồm ... tờ, ... trang), cấp cho:

+............................................... bản chính;

+............................................... bản chính;

Lưu tại......................................................... (2) 01 (một) bản chính.

Số chứng thực ...................... quyển số .............. (8) - SCT/HĐ,GD

Người tiếp nhận hồ sơ ký, ghi rõ họ, tên (9)

Người thực hiện chứng thực ký, ghi rõ họ, tên và đóng dấu (10)

2. Lời chứng chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản

Ngày........................... tháng............... năm........................ (Bằng... chữ....................... )(1)

Tại.................................................................................................................................. (2).

Tôi (3)........................................................................... , là (4)..........................................

Chứng thực

- Văn bản thỏa thuận phân chia di sản được lập bởi các ông/bà có tên sau đây:

1. Ông/bà Giấy tờ tùy thân (6) số...............................................................

2. Ông/bà Giấy tờ tùy thân (6) số................................................. ,

..............

- Các ông/bà có tên trên cam đoan không bỏ sót người thừa kế và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung của văn bản thỏa thuận phân chia di sản.

- Tại thời điểm tiếp nhận hồ sơ yêu cầu và chứng thực, những người thỏa thuận phân chia di sản minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình, tự nguyện thỏa thuận phân chia di sản và đã cùng ký/điểm (7) chỉ vào văn bản thỏa thuận phân chia di sản này trước mặt ông/bà .......................... là người tiếp nhận hồ sơ.

Văn bản thỏa thuận phân chia di sản này được lập thành ................................................ bản chính (mỗi bản chính gồm ... tờ, ... trang), cấp cho:

+....................................................... bản;

+....................................................... bản;

+....................................................... bản;

Lưu tại............................................................... (2) 01 (một) bản.

Số chứng thực ...................... quyển số .................(8) - SCT/HĐ,GD

Người tiếp nhận hồ sơ ký, ghi rõ họ, tên (9)

Người thực hiện chứng thực ký, ghi rõ họ, tên và đóng dấu (10)

3. Lời chứng chứng thực văn bản khai nhận di sản (trong trường hợp một người khai nhận di sản)

Ngày........................... tháng............. năm........................ (Bằng chữ............................ )(1)

Tại................................................................................................................................ (2).

Tôi (3)............................................................................... , là (4).......................................

Chứng thực

- Văn bản khai nhận di sản này được lập bởi ông/bà.............................................................. Giấy tờ tùy thân (6) số

- Ông/bà ..................... cam đoan là người thừa kế duy nhất và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung khai nhận di sản.

- Tại thời điểm tiếp nhận hồ sơ yêu cầu và chứng thực, ông/bà ....................................... minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình, tự nguyện khai nhận di sản và đã ký/điểm chỉ (7) vào văn bản khai nhận di sản này trước mặt ông/bà ...................................... là người tiếp nhận hồ sơ.

Văn bản khai nhận di sản này được lập thành .............................................. bản chính (mỗi bản chính gồm ... tờ, trang); cấp cho người khai nhận di sản ........................................................................ bản, lưu tại .............................. (2) 01 bản.

Số chứng thực........................................ quyển số.......... (8) - SCT/HĐ,GD

Người tiếp nhận hồ sơ ký, ghi rõ họ, tên (9)

Người thực hiện chứng thực ký, ghi rõ họ, tên và đóng dấu (10)

4. Lời chứng chứng thực văn bản khai nhận di sản (trong trường hợp có từ hai người trở lên cùng khai nhận di sản)

Ngày........................... tháng............... năm................. (Bằng chữ................................. )(1)

Tại................................................................................................................................... (2).

Tôi (3)................................................................................. ,... là (4) ....................................

Chứng thực

- Văn bản khai nhận di sản này được lập bởi các ông/bà có tên sau:

1. Ông/bà Giấy tờ tùy thân (6) số.......

2. Ông/bà Giấy tờ tùy thân (6) số.......

- Các ông/bà có tên trên cam đoan không bỏ sót người thừa kế và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung khai nhận di sản.

- Tại thời điểm tiếp nhận hồ sơ yêu cầu và chứng thực, những người khai nhận di sản hoàn toàn minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình, tự nguyện khai nhận di sản và đã cùng ký/điểm chỉ (7) vào văn bản khai nhận di sản này trước mặt ông/bà ................................ là người tiếp nhận hồ sơ.

Văn bản khai nhận di sản này được lập thành ................................................ bản chính (mỗi bản chính gồm ... tờ, trang); cấp cho:

+......................................................... bản;

+......................................................... bản;

+......................................................... bản;

Lưu tại................................................................... (2) 01 (một) bản.

Số chứng thực....................................... quyển... số............ (8) - SCT/HĐ,GD

Người tiếp nhận hồ sơ ký, ghi rõ họ, tên (9)

Người thực hiện chứng thực ký, ghi rõ họ, tên và đóng dấu (10)

5. Lời chứng chứng thực di chúc

Ngày........................... tháng............... năm..................... (Bằng chữ............................. )(1)

Tại................................................................................................................................ (2).

Tôi (3)............................................................................ ,... là (4).......................................

Chứng thực

- Ông/bà Giấy tờ tùy thân (6) số...................... cam đoan chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung của di chúc.

- Tại thời điểm tiếp nhận hồ sơ yêu cầu và chứng thực, ông/bà ..................................... minh mẫn, sáng suốt, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình, tự nguyện lập di chúc và đã ký/điểm chỉ (7) vào di chúc này trước mặt ông/bà .................................... là người tiếp nhận hồ sơ.

Di chúc này được lập thành................................... bản chính (mỗi bản chính gồm ..... tờ, ....trang); giao cho người lập di chúc..................................................................... bản; lưu tại ............................ (2) 01 (một) bản.

Số chứng thực.................................... quyển số.................. (8) - SCT/HĐ,GD

Người tiếp nhận hồ sơ ký, ghi rõ họ, tên (9)

Người thực hiện chứng thực ký, ghi rõ họ, tên và đóng dấu (10)

6. Lời chứng chứng thực văn bản từ chối nhận di sản (trong trường hợp một người từ chối nhận di sản)

Ngày.......................... tháng................ năm..................... (Bằng chữ............................. )(1)

Tại................................................................................................................................ (2).

Tôi (3)....................................................................... , là (4)...............................................

Chứng thực

- Văn bản từ chối nhận di sản này được lập bởi ông/bà ........................................ Giấy tờ tùy thân (6) số ....................;

- Ông/bà ........................ cam đoan chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung của văn bản từ chối nhận di sản.

- Tại thời điểm tiếp nhận hồ sơ yêu cầu và chứng thực, ông/bà ................................... minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình, tự nguyện từ chối nhận di sản và đã ký/điểm chỉ (7) vào văn bản từ chối nhận di sản này trước mặt ông/bà .................................. là người tiếp nhận hồ sơ.

Văn bản từ chối nhận di sản này được lập thành ............................................ bản chính (mỗi bản chính gồm ....... tờ, ...... trang), giao cho người từ chối nhận di sản ............. bản; lưu tại ................................ (2) 01 (một) bản.

Số chứng thực.................................... quyển số.................. (8) - SCT/HĐ,GD

Người tiếp nhận hồ sơ ký, ghi rõ họ, tên (9)

Người thực hiện chứng thực ký, ghi rõ họ, tên và đóng dấu (10)

7. Lời chứng chứng thực văn bản từ chối nhận di sản (trong trường hợp có từ hai người trở lên cùng từ chối nhận di sản)

Ngày..................................... tháng.................. năm.................... (Bằng chữ......................... )(1)

Tại.................................................................................................................................... (2)

Tôi (3)....................................................................................... ,... là (4) ..............................

Chứng thực

- Văn bản từ chối nhận di sản này được lập bởi các ông/bà có tên sau:

1. Ông/bà Giấy tờ tùy thân (6) số........

2. Ông/bà Giấy tờ tùy thân (6) số........

- Các ông/bà có tên trên cam đoan chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung của văn bản từ chối nhận di sản.

- Tại thời điểm tiếp nhận hồ sơ yêu cầu và chứng thực, những người từ chối nhận di sản minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình, tự nguyện từ chối nhận di sản và đã cùng ký/điểm chỉ (7) vào văn bản từ chối nhận di sản này trước mặt ông/bà .................................. là người tiếp nhận hồ sơ.

Văn bản từ chối nhận di sản này được lập thành ........................................... bản chính (mỗi bản chính gồm .......... tờ, ............ trang), giao cho:

+......................................................... bản;

+......................................................... bản;

+......................................................... bản;

Lưu tại................................................................ (2) 01 (một) bản.

Số chứng thực..................................... quyển số..................... (8) - SCT/HĐ,GD

Người tiếp nhận hồ sơ ký, ghi rõ họ, tên (9)

Người thực hiện chứng thực ký, ghi rõ họ, tên và đóng dấu (10)

Chú thích:

(1) Ghi rõ ngày, tháng, năm thực hiện chứng thực. Đối với trường hợp chứng thực ngoài trụ sở thì ghi rõ thời gian (giờ, phút), ngày, tháng, năm mà người yêu cầu chứng thực ký vào giấy tờ, văn bản, hợp đồng, giao dịch được chứng thực.

(2) Ghi rõ địa điểm thực hiện chứng thực (ví dụ: UBND xã A, huyện B, tỉnh C). Đối với trường hợp chứng thực ngoài trụ sở cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực thì ghi rõ địa điểm thực hiện chứng thực ngoài trụ sở.

(3) Ghi rõ họ, chữ đệm và tên của người thực hiện chứng thực.

(4) Ghi rõ chức danh của người thực hiện chứng thực, kèm theo tên cơ quan thực hiện chứng thực (ví dụ: Chủ tịch UBND xã A, huyện B, tỉnh C; Trưởng phòng Tư pháp huyện B, tỉnh C).

(5) Ghi rõ tên của hợp đồng, giao dịch được chứng thực (ví dụ: hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất, hợp đồng tặng cho xe ô tô).

(6) Ghi rõ loại giấy tờ tùy thân là chứng minh nhân dân, căn cước công dân hoặc hộ chiếu.

(7) Nếu ký thì ghi “ký”, nếu điểm chỉ thì ghi “điểm chỉ”.

(8) Ghi số quyển, năm thực hiện chứng thực và ký hiệu sổ chứng thực (ví dụ: quyển số 01/2019-SCT/HĐ,GD); trường hợp sổ sử dụng cho nhiều năm thì ghi số thứ tự theo từng năm (ví dụ: quyển số 01/2019 + 01/2020 -SCT/HĐ,GD).

(9) Công chức tiếp nhận hồ sơ tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông ký và ghi rõ họ, chữ đệm, tên.

(10) Nếu thực hiện tại Phòng Tư pháp thì Trưởng phòng/Phó trưởng phòng ký, đóng dấu Phòng Tư pháp; nếu thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã thì Chủ tịch/Phó chủ tịch Ủy ban nhân dân ký, đóng dấu Ủy ban nhân dân cấp xã; nếu thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng thì công chứng viên ký, đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng; nếu thực hiện tại Cơ quan đại diện thì viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự ký, đóng dấu Cơ quan đại diện. Người thực hiện chứng thực ghi rõ họ, chữ đệm và tên./.

Tiếng Anh (English)

MINISTRY OF JUSTICE --------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM Independence – Freedom – Happiness ---------------
No. 01/2020/TT-BTP	Hanoi, March 3, 2020

CIRCULAR

ON ELABORATING TO DECREE NO. 23/2015/ND-CP DATED FEBRUARY 16, 2015 OF GOVERNMENT ON ISSUING COPIES FROM MASTER REGISTERS, CERTIFICATION OF TRUE COPIES FROM ORIGINALS, AUTHENTICATION OF SIGNATURES AND CONTRACTS

Pursuant to Decree No. 96/2017/ND-CP dated August 16, 2017 of Government on functions, tasks, powers and organizational structure of Ministry of Justice;

Pursuant to Decree No. 23/2015/ND-CP dated February 16, 2015 of Government on issuing copies from master registers, certification of true copies from originals, authentication of signatures and contracts;

At the request of Director General of the Civil Status, Citizenship and Notarization Department;

Minister of Justice promulgates Circular on elaborating to Decree No. 23/2015/ND-CP dated February 16, 2015 of Government on issuing copies from master registers, certification of true copies from originals, authentication of signatures and contracts.

Chapter I

GENERAL PROVISIONS

...

...

...

This Circular elaborates and provides guidelines for implementation of certain articles regarding certifying true copies from originals; authenticating signatures; approving list of partner translators; authenticating contracts and transaction and authentication entitlement in islands and archipelagoes.

Article 2. Handling authentication application

1. With respect to authentication affairs received after 3 p.m. which cannot be handled and replied with results within the day or require extending authentication deadline as specified in Articles 21, 33 and 37 of Decree No. 23/2015/ND-CP dated February 16, 2015 of Government on issuing copies from master registers, certification of true copies from originals, authentication of signatures and contracts (hereinafter referred to as “Decree No. 23/2015/ND-CP”), persons receiving applications must provide appointment cards specifying time and date in which results are returned to the applicants.

2. Upon receiving and handling authentication application, persons receiving applications must not impose additional procedures, bother or request additional submission of documents against Decree No. 23/2015/ND-CP and this Circular.

Article 3. Issuance and use of testimony for authentication sample

Attached to this Circular are samples of testimonies for signature authentication and contract authentication at application receipt and result return section in single-window system; written inheritance claim; testaments and written disclaimer of inheritance of at least 2 persons simultaneously claiming or disclaiming inheritance.

Article 4. Method of specifying authentication number

1. Authentication number of copies from master registers specified in Point b Clause 3 Article 20 Decree No. 23/2015/ND-CP shall be authentication number specified depending on each document to be authenticated; do not grant authentication number depending on number of applicants for authentication.

E.g. Mr. A applies for authenticating copies from master registers of 3 types of documents: ID card bearing Mr. Nguyen Van A’s name, ID card bearing Ms. Nguyen Thi B’s name and residence registration book of Mr. Nguyen Van A’s household. Upon collecting authentication number, copy of ID card bearing Mr. Nguyen Van A’s name shall be assigned with a number, copy of ID card bearing Mr. Nguyen Thi B’s name shall be assigned with a number and copy of residence registration book of Mr. Nguyen Van A’s household shall be assigned with a number. Thus, the authenticating agency shall use 3 different authentication numbers for 3 types of documents.

...

...

...

E.g. 1: Mr. Tran Van H applying for authenticating signatures on 2 personal data sheets and pension authorization letters shall be assigned with 2 different authentication number. 1 for the signature on personal data sheet and 1 for the signature on the pension authorization letter.

E.g. 2: Ms. Le Thi B applies for authenticating translator’s signatures (based on sample signature registered to the Department of Legal Affairs by the translator) on 3 documents: passport translation, conference invitation translation and contract translation. Each type of translation must be assigned with 1 authentication number. In this case, Department of Legal Affairs shall use 3 authentication numbers rather than merge and use 1 single authentication number for 1 person.

3. Authentication number for contracts shall be assigned on a case-by-case basis; do not grant number depending on number of applicants or number of contracts;

E.g. Mr. Le Van H and Ms. Nguyen Thi M apply for authentication of contract for transferring land use rights and contract for renting store. In this case, 1 authentication number shall be assigned for the contract for transferring land use rights and 1 authentication number for the contract for renting store.

Article 5. Storing documents while authenticating signatures and translators’ signatures

1. After authenticating signatures on documents and translators’ signatures as specified in Clause 2 Article 14 Decree No. 23/2015/ND-CP, authenticating agencies and organizations are responsible for storing 1 copy of authenticated documents or photos of the documents.

2. Authenticating agencies and organizations are responsible for taking photos of authenticated documents for archive.

Article 6. Consular legalizing with respect to documents issued by foreign competent agencies

Documents issued by competent agencies namely passports, ID cards, temporary residence cards, permanent residence cards, driving license, graduation degrees, certificates, grade sheets attached to graduation degrees and certificates are not required to be consular legalized when authenticating copies from master registers. In case of application for authentication of translators' signatures on said documents, consular legalizing is not required.

...

...

...

1. Documents authenticated from master registers and signatures authenticated against regulations under Decree No. 23/2015/ND-CP and this Circular shall have no legal value.

2. Chairpersons of People’s Committees of districts are responsible for issuing decisions on annulling legal value of documents specified in Clause 1 with respect to documents authenticated by Departments of Legal Affairs. Chairpersons of People’s Committees of communes are responsible for annulling legal value of documents specified in Clause 1 of this Article with respect to documents authenticated by agencies of their own.

After issuing documents on annulling documents, Chairpersons of People’s Committees of districts and Chairpersons of People’s Committees of communes are responsible for uploading information regarding authenticated documents having no legal value on website of provincial People’s Committees.

3. Heads of representative missions, consular missions and other agencies authorized to exercise Vietnamese consular functions overseas are responsible for issuing documents annulling legal value of documents specified in Clause 1 of this Article with respect to documents authenticated by agencies under their management and uploading authenticated documents having no legal value on website of their agencies.

4. Issuance of documents annulling legal value and uploading of implementation information shall be performed as soon as documents are found to be contradictory to regulations and law.

Article 8. Responsibilities upon receiving applications at single-window departments

Upon receiving applications for signature authentication and contract authentication at receipt and result return departments in the model of single-window system, persons receiving applications (officials of Departments of Legal Affairs, legal – civil status officials of People’s Committees of communes) are responsible for thoroughly examining applications and authenticity of signatures of applicants. Persons receiving application must ensure that the applicants are fully conscious, aware and behavioral capable; parties to contracts are legally capable and consent.

Article 9. Responsibilities of applicants

1. Upon applying for copies from master registers, applicants must present the master registers for comparison and be responsible for accuracy of the master registers used for comparison. Master registers must satisfy content and format requirements issued or identified by regulatory agencies.

...

...

...

Chapter II

AUTHENTICATING COPIES FROM MASTER REGISTERS

Article 10. Copies from master registers

Copies from master registers for authentication must fully include pages of the master registers containing information.

E.g.  Authenticating copies from master registers of permanent residence books require full photos of the cover and all pages of the book that contain information.

Article 11. Responsibilities of persons authenticating and receiving application in authenticating copies from master registers

1. Authenticating persons (in case of authenticating persons who receive applications) and persons receiving applications at single-window departments are responsible for examining and comparing copies and master registers and only authenticating copies after adequate comparing with the master registers.

2. If the master registers are found to be under any of the cases specified in Article 22 Decree No. 23/2015/ND-CP, authenticating agencies shall reject the applications. In case applicants use master registers that are erased, fabricated, falsified, use fake documents or use copies inconsistent with the master registers, persons that receive and handle applications shall produce records of violations and retain the applications to enable competent agencies to take actions as per the law.

Chapter III

...

...

...

Article 12. Authenticating signatures of documents in foreign languages

Upon authenticating signatures on documents in foreign languages, if persons who receive applications or authenticate cannot understand the documents, request the applicants to attach Vietnamese translations of said documents. The Vietnamese translations require no authentication or translator's signature authentication, the applicants however shall be responsible for accuracy of the translation.

Article 13. Methods of authenticating signatures on documents

1. Testimonies must be written immediately below the authenticated signatures or on the next page of the page bearing signatures to be authenticated. In case testimonies are written on the next page of the page bearing signatures, apply affixed seal on pages containing signatures and the testimonies.

2. In case of documents bearing signatures of many people, all of the signatures in the documents must be authenticated.

Article 14. Authenticating signatures on authorization letter as specified in Clause 4 Article 24 of Decree No. 23/2015/ND-CP

1. Authorization as specified in Point d Clause 4 Article 24 of Decree No. 23/2015/ND-CP that fully satisfy requirements namely no salaries, no compensation obligations for the authorized party and is not related to transfer of asset ownership, immovable property use rights shall be carried out in form of authenticating signatures of authorization letters.

2. According to Clause 1 of this Article, authenticating signatures on authorization letter shall be carried out in following cases:

a) Authorization for submission and receipt of documents unless otherwise specified by the law;

...

...

...

c) Authorization for housekeeping;

d) Authorizing household members to loan in Vietnam Bank for Social Policies.

3. With respect to cases of authorization not mentioned under Clause 2 of this Article, authenticating signatures on authorization letters is not allowed; applicants must follow proper procedures for authenticating contracts.

Article 15. Authenticating signatures in personal data sheets

1. Regulations on signature authentication under Section 3 Decree No. 23/2015/ND-CP shall be applied for authenticating signatures on personal data sheet. Authenticating persons shall not write any remarks on the personal data sheet other than written authentication using form under Decree No. 23/2015/ND-CP. In case specialized regulations and law specify otherwise regarding writing remarks on personal data sheet, comply with specialized regulations and law.

2. Applicants shall be responsible for all information in their personal data. With respect to fields not included in the personal data sheet, cross them out before applying for authentication.

Chapter IV

AUTHENTICATING TRANSLATORS’ SIGNATURES

Article 16. Translator standards and universal languages

...

...

...

E.g. Mr. Nguyen Van A holds a master degree after studying international law in China, the program is delivered in Chinese, thus Mr. A is qualified for translating Chinese; Mr. Nguyen Van B holds a bachelor degree after studying economic in Japan, but the program is delivered in English, thus Mr. B is qualified for translating English.

2. Universal languages refer to languages frequently displayed on documents and papers in Vietnam and many Vietnamese can translate said languages to Vietnamese or vice versa. E.g. English, French, German, Russian, Chinese, Korean, Japanese, Spanish.

Non-universal languages refer to languages less frequently displayed on documents and papers in Vietnam and not many individuals can translate said languages to Vietnamese or vice versa. E.g. Mongolian, Indian, etc.

Article 17. Authenticating signatures of translators other than partners of Departments of Justice

1. If persons translating non-universal languages, having no bachelor degrees in foreign languages and graduating universities as specified in Clause 2 Article 27 of Decree No. 23/2015/ND-CP are requested for signature authentication, they must submit written commitment regarding proficiency in such non-universal languages and be responsible for the translation.

2. Departments of Justice shall only authenticate signatures of translators who are not partners with the Departments of Justice and translating their own documents and papers.

In case of translating documents and papers of other individuals, including family relatives, friends and co-workers or translating for salaries agreed upon with organizations or individuals, the translators must be partners of Departments of Justice.

Article 18. Approving list of partner translators

1. In case translators apply for partnership in translating non-universal languages without having documents specified in Clause 2 Article 27 of Decree No. 23/2015/ND-CP, they shall submit other equivalent documents (if any) and written commitment regarding proficiency in said non-universal languages.

...

...

...

After receiving request of Departments of Justice, within 5 working days, Ministry of Justice shall examine the requested list. If persons included in the requested list are qualified according to Article 27 Decree No. 23/2015/ND-CP, Departments of Justice shall decide to approve the list of partner translators; should there be any persons not qualified, Ministry of Justice shall reject the request the inform Departments of Justice in writing.

4. On a yearly basis, Departments of Justice shall be responsible for reexamining list of partner translators. In case a partner translator is no longer qualified or not working as partner translators at a Department of Justice for at least 12 months without legitimate reason, the Department of Justice shall request Ministry of Justice in writing to remove that translator from the list of partner translators.

Article 19. Reregistering sample signatures

Partner translators upon entering into contracts with Departments of Justice must register sample signatures as specified in Article 29 of Decree No. 23/2015/ND-CP. In case the translators wish to change signatures, they shall apply in writing to reregister their sample signatures and provide 3 signatures in the written registration for sample signatures. Provision of 3 sample signatures shall be done in front of Chairpersons of Departments of Justice.

Chapter V

AUTHENTICATION CONTRACTS

Article 20. Authenticating contracts in receipt and result return departments of single-window systems

1. In case applicants for contract authentication apply in person at receipt and result return departments of single-window systems, parties shall sign in front of persons receiving applications.

In case one of the persons entering into contract is a representative of a credit institution or enterprises has registered sample signatures, he/she may sign the contract first. Persons receiving applications are responsible for comparing signatures in contracts with sample signatures. In case of any discrepancies between signatures in contracts and sample signatures, request the signees to sign in front of persons receiving the applications.

...

...

...

2. Persons receiving applications are responsible for examining documents and papers. If conditions specified in Clauses 2 and 3 Article 36 of Decree No. 23/2015/ND-CP are satisfied, sign each page of contracts before competent individuals authenticate the contracts as per the law.

Article 21. Responsibilities of agencies authenticating contracts

1. Authenticating agencies are responsible for publicizing and enabling applicants to be fully aware of responsibilities to contracts and legal consequences of authenticating contracts.

2. In case authenticating agencies discover assets under contracts are illegal assets or assets under conflict, assets which were or are subject to other contracts, authenticating agencies shall produce records on violations, retain application to request competent agencies to take actions as per the law.

Article 22. Translators and witness in contract authentication

1. In case applicants for contract authentication are not fluent in Vietnamese, translators shall be required. Translators must be fully legally capable and fluent in Vietnamese and the language used by authentication applicants. Translators shall be appointed by authentication applicants or authenticating agencies. Salaries for translation shall be paid by authentication applicants.

2. Witnesses specified in Clause 3 Article 36 of Decree No. 23/2015/ND-CP shall be appointed by authentication applicants. In case applicants fail to appoint witnesses, the applicants shall request authenticating agencies to appoint witnesses. Witnesses must present valid identification documents to enable examination of authenticating individuals; sign each page of contracts.

Article 23. Procedures for authenticating revision and annulment of contracts

1. Upon applying for contract revision or annulment as specified in Article 38 of Decree No. 23/2015/ND-CP, applicants must present valid identification documents to enable examination of authenticating individuals and submit 1 dossier containing following documents:

...

...

...

b) Drafts of contracts for revision or annulment of authenticated contracts.

2. In case contents of revision or annulment involves registration of ownership or use rights, applicants must submit copies of documents proving ownership or use rights or equivalent documents specified by the law together with master registers thereof for comparison; except for will makers who are in life-threatening situations.

3. Procedures for revision and annulment of contracts shall comply with Clauses 2, 3, 4 and 5 Article 36 and Decree No. 23/2015/ND-CP and Clauses 1 and 2 of this Article.

Chapter VI

IMPLEMENTATION

Article 24. Authentication entitlement in archipelagoes

In archipelagoes where People’s Committees of communes are not established, Departments of Justice shall authenticate according to Clause 1 Article 5 and Clause 2 Article 5 Decree No. 23/2015/ND-CP.

Article 25. Entry into force

1. This Circular comes into effect from April 20, 2020.

...

...

...

MINISTER




Le Thanh Long