|
BAN CHẤP HÀNH TRUNG
ƯƠNG
VĂN PHÒNG
-------
|
ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT
NAM
---------------
|
|
Số: 36-HD/VPTW
|
Hà Nội, ngày 03
tháng 4 năm 2018
|
HƯỚNG
DẪN
THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN CỦA
ĐẢNG
Thực hiện Quy định số
66-QĐ/TW, ngày 06/02/2017 của Ban Bí thư Trung ương Đảng về thể loại, thẩm
quyền ban hành và thể thức văn bản của Đảng, Văn phòng Trung ương Đảng hướng
dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Đảng như sau:
I- HƯỚNG DẪN CHUNG
1. Phạm vi điều chỉnh
Văn bản này hướng dẫn
về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Đảng.
Văn bản chuyên ngành,
văn bản khi in thành sách và các ấn phẩm khác không thuộc phạm vi điều chỉnh
của Hướng dẫn này.
2. Đối tượng áp dụng
Văn bản này áp dụng
đối với các cấp uỷ, cơ quan, tổ chức đảng từ Trung ương đến cơ sở.
Hệ thống các trường
chính trị, các cơ quan, tổ chức hoạt động theo Luật Doanh nghiệp không thuộc
đối tượng áp dụng văn bản này.
3. Yêu cầu
Văn bản chính thức
của cấp uỷ, cơ quan, tổ chức đảng phải thống nhất thể thức và kỹ thuật trình
bày để bảo đảm giá trị pháp lý và giá trị thực tiễn.
4. Trách nhiệm của
các cá nhân
- Người ký văn bản là
người chịu trách nhiệm về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
- Chánh văn phòng
hoặc người được giao phụ trách công tác văn phòng có trách nhiệm thẩm định thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
- Cán bộ, nhân viên
được giao soạn thảo văn bản có trách nhiệm thực hiện đúng hướng dẫn về thể thức
và kỹ thuật trình bày văn bản.
- Cán bộ, nhân viên
làm nhiệm vụ văn thư cơ quan có trách nhiệm kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình
bày văn bản trước khi trình ký, phát hành.
II- HƯỚNG DẪN CỤ THỂ
1.
Các thành phần thể thức bắt buộc
1.1.
Tiêu đề "Đảng Cộng sản Việt Nam"
1.1.1. Thể thức
Tiêu đề "Đảng
Cộng sản Việt Nam" là thành phần thể thức xác định văn bản của Đảng.
1.1.2. Kỹ thuật trình
bày
Tiêu đề trình bày
trang đầu, góc phải, dòng đầu, phía dưới có đường kẻ ngang ngăn cách với địa
danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản; đường kẻ ngang nét liền, có độ dài
bằng độ dài tiêu đề (ô số 1, Phụ lục 1).
Ví dụ:
ĐẢNG
CỘNG SẢN VIỆT NAM
1.2.
Tên cơ quan ban hành văn bản
1.2.1. Thể thức
Tên cơ quan ban hành
văn bản là thành phần thể thức xác định tác giả văn bản. Ghi chính xác, đầy đủ
tên cơ quan ban hành văn bản theo quy định của Điều lệ Đảng hoặc văn bản thành
lập của cấp uỷ, cơ quan, tổ chức đảng có thẩm quyền.
a) Văn bản của đại
hội đảng các cấp ghi tên cơ quan ban hành văn bản là đại hội đảng cấp đó; ghi
rõ đại hội đại biểu hoặc đại hội toàn thể đảng viên lần thứ mấy, trường hợp
không xác định được lần thứ mấy thì ghi thời gian của nhiệm kỳ. Văn bản của
đoàn chủ tịch, đoàn thư ký, ban thẩm tra tư cách đại biểu, ban kiểm phiếu ghi
tên cơ quan ban hành văn bản là đoàn chủ tịch, đoàn thư ký, ban thẩm tra tư
cách đại biểu, ban kiểm phiếu và tên cơ quan cấp trên là đại hội đảng cấp đó.
- Văn bản của đại hội
đảng toàn quốc.
Ví dụ 1: Văn bản của
đại hội
ĐẠI
HỘI ĐẠI BIỂU TOÀN QUỐC LẦN THỨ…
*
Ví dụ 2: Văn bản của
đoàn chủ tịch
ĐẠI
HỘI ĐẠI BIỂU TOÀN QUỐC LẦN THỨ…
ĐOÀN CHỦ TỊCH
*
- Văn bản của đại hội
đảng bộ cấp tỉnh và đảng bộ trực thuộc Trung ương.
Ví dụ 1: Văn bản của
đại hội
ĐẠI
HỘI ĐẠI BIỂU
ĐẢNG BỘ TỈNH THÁI BÌNH LẦN THỨ…
*
Ví dụ 2: Văn bản của
đoàn thư ký
ĐẠI
HỘI ĐẠI BIỂU
ĐẢNG BỘ KHỐI CÁC CƠ QUAN TRUNG ƯƠNG
LẦN THỨ…
ĐOÀN THƯ KÝ
*
- Văn bản của đại hội
đảng bộ cấp huyện.
Ví dụ 1: Văn bản của
đại hội
ĐẠI
HỘI ĐẠI BIỂU
ĐẢNG BỘ HUYỆN CHÂU THÀNH LẦN THỨ…
*
Ví dụ 2: Văn bản của
ban thẩm tra tư cách đại biểu
ĐẠI
HỘI ĐẠI BIỂU
ĐẢNG BỘ HUYỆN CÔN ĐẢO LẦN THỨ…
BAN THẨM TRA TƯ CÁCH ĐẠI BIỂU
*
- Văn bản của đại hội
đảng bộ cấp cơ sở. Ví dụ 1: Văn bản của đại hội
ĐẠI
HỘI ĐẠI BIỂU
ĐẢNG BỘ XÃ THIỆU GIANG LẦN THỨ…
*
Ví dụ 2: Văn bản của
ban kiểm phiếu
ĐẠI
HỘI
ĐẢNG BỘ CỤC LƯU TRỮ NHIỆM KỲ…
BAN KIỂM PHIẾU
*
- Văn bản của đại hội
chi bộ.
Ví dụ 1: Văn bản của
đại hội
ĐẠI
HỘI
CHI BỘ THÔN ĐẠI ĐỒNG NHIỆM KỲ…
*
Ví dụ 2: Văn bản của
ban kiểm phiếu
ĐẠI
HỘI
CHI BỘ PHÒNG TÀI CHÍNH NHIỆM KỲ…
BAN KIỂM PHIẾU
*
b) Văn bản của cấp uỷ
các cấp và chi bộ ghi tên cơ quan ban hành văn bản như sau:
- Văn bản của Ban
Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư ghi chung là Ban Chấp hành Trung
ương.
Ví dụ:
BAN
CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG
*
- Văn bản của ban
chấp hành đảng bộ tỉnh, thành phố, đảng bộ trực thuộc Trung ương, văn bản của
ban thường vụ tỉnh uỷ, thành uỷ, đảng uỷ trực thuộc Trung ương ghi chung là
tỉnh uỷ, thành uỷ, đảng uỷ.
Ví dụ 1:
TỈNH
UỶ ĐỒNG THÁP
*
Ví dụ 2:
ĐẢNG
UỶ CÔNG AN TRUNG ƯƠNG
*
- Văn bản của ban
chấp hành đảng bộ huyện, quận và đảng bộ tương đương, văn bản của ban thường vụ
huyện uỷ, quận uỷ và đảng uỷ tương đương ghi chung là huyện uỷ, quận uỷ, đảng
uỷ và tên của đảng bộ cấp trên trực tiếp.
Ví dụ 1:
ĐẢNG
BỘ TỈNH HÀ GIANG
HUYỆN UỶ ĐỒNG VĂN
*
Ví dụ 2:
ĐẢNG
BỘ TỈNH CÀ MAU
ĐẢNG UỶ KHỐI DOANH NGHIỆP
*
- Văn bản của ban
chấp hành đảng bộ cơ sở, văn bản của ban thường vụ đảng uỷ cơ sở ghi chung là
đảng uỷ và tên đảng bộ cấp trên trực tiếp.
Ví dụ:
ĐẢNG
BỘ HUYỆN THANH CHƯƠNG
ĐẢNG UỶ XÃ THANH HÀ
*
- Văn bản của đảng uỷ
bộ phận trực thuộc đảng uỷ cơ sở ghi tên đảng uỷ bộ phận và tên đảng bộ cơ sở
cấp trên trực tiếp.
Ví dụ 1:
ĐẢNG
BỘ XÃ LỘC THUỶ
ĐẢNG UỶ THÔN TUY LỘC
*
Ví dụ 2:
ĐẢNG
BỘ SỞ Y TẾ
ĐẢNG UỶ BỆNH VIỆN ĐA KHOA TỈNH
*
- Văn bản của chi bộ
cơ sở, chi bộ trực thuộc đảng uỷ cơ sở và chi bộ trực thuộc đảng uỷ bộ phận ghi
chung là chi bộ và tên đảng bộ cấp trên trực tiếp.
Ví dụ 1:
ĐẢNG
BỘ XÃ TIÊN PHONG
CHI BỘ XÓM ĐỊNH THÀNH
*
Ví dụ 2:
ĐẢNG
BỘ CỤC QUẢN TRỊ T.78
CHI BỘ PHÒNG HÀNH CHÍNH - TỔ CHỨC
*
c) Văn bản của các cơ
quan, tổ chức đảng được lập theo quyết định của cấp uỷ các cấp (cơ quan tham
mưu, giúp việc, đảng đoàn, ban cán sự đảng, ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng…)
ghi tên cơ quan ban hành văn bản là tên cơ quan, tổ chức đảng và tên cấp uỷ mà
cơ quan đó trực thuộc.
- Văn bản của các cơ
quan tham mưu, giúp việc.
Ví dụ 1: Văn bản của
các cơ quan tham mưu, giúp việc Trung ương
BAN
CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG
BAN TỔ CHỨC
*
Ví dụ 2: Văn bản của
các cơ quan tham mưu, giúp việc cấp uỷ cấp tỉnh
TỈNH
UỶ KIÊN GIANG
VĂN PHÒNG
*
Ví dụ 3: Văn bản của
các cơ quan tham mưu, giúp việc cấp uỷ cấp huyện
HUYỆN
UỶ TRÙNG KHÁNH
BAN DÂN VẬN
*
- Văn bản của các
đảng đoàn, ban cán sự đảng.
+ Văn bản của các
đảng đoàn, ban cán sự đảng trực thuộc Trung ương
Ví dụ 1:
BAN
CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG
ĐẢNG ĐOÀN QUỐC HỘI
*
Ví dụ 2:
BAN
CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG
BAN CÁN SỰ ĐẢNG BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ
*
+ Văn bản của các
đảng đoàn, ban cán sự đảng trực thuộc cấp uỷ cấp tỉnh.
Ví dụ 1:
TỈNH
UỶ ĐIỆN BIÊN
ĐẢNG ĐOÀN HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN
*
Ví dụ 2:
THÀNH
UỶ CẦN THƠ
BAN CÁN SỰ ĐẢNG UỶ BAN NHÂN DÂN
*
- Văn bản của các ban
chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng…
+ Văn bản của các ban
chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng… trực thuộc Trung ương.
Ví dụ 1:
BAN
CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG
BAN CHỈ ĐẠO CẢI CÁCH TƯ PHÁP
*
Ví dụ 2:
BAN
CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG
HỘI ĐỒNG LÝ LUẬN
*
+ Văn bản của các ban
chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng… trực thuộc cấp uỷ cấp tỉnh.
Ví dụ 1:
TỈNH
UỶ ĐỒNG NAI
BAN CHỈ ĐẠO CẢI CÁCH HÀNH CHÍNH
*
Ví dụ 2:
TỈNH
UỶ TUYÊN QUANG
TIỂU BAN VĂN KIỆN ĐẠI HỘI ĐẢNG BỘ LẦN THỨ XV
*
+ Văn bản của các ban
chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng… trực thuộc cấp uỷ cấp huyện.
Ví dụ 1:
HUYỆN
UỶ PHONG ĐIỀN
BAN CHỈ ĐẠO THỰC HIỆN QUY CHẾ DÂN CHỦ
*
Ví dụ 2:
HUYỆN
UỶ ĐỊNH HOÁ
HỘI ĐỒNG XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU
*
d) Văn bản của các
đơn vị được lập theo quyết định của cơ quan, tổ chức đảng các cấp ghi tên cơ
quan ban hành văn bản là tên đơn vị và tên cơ quan cấp trên trực tiếp.
Ví dụ 1:
BAN
TUYÊN GIÁO TRUNG ƯƠNG
VỤ LÝ LUẬN CHÍNH TRỊ
*
Ví dụ 2:
VĂN
PHÒNG TỈNH UỶ
PHÒNG TỔNG HỢP
*
đ) Văn bản của liên
cơ quan ban hành ghi đầy đủ tên các cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
Ví dụ:
BAN
TỔ CHỨC TỈNH UỶ - SỞ NỘI VỤ
*
1.2.2. Kỹ thuật trình
bày
Tên cơ quan ban hành
văn bản dài có thể trình bày thành nhiều dòng. Đối với văn bản của liên cơ
quan, ghi tên cơ quan, tổ chức chủ trì trước, giữa các tên cơ quan, tổ chức có
dấu gạch nối (-).
Tên cơ quan ban hành
văn bản trình bày góc trái, dòng đầu, ngang với tiêu đề, phía dưới có dấu sao
(*) ngăn cách với số và ký hiệu văn bản (ô số 2, Phụ lục 1).
1.3.
Số và ký hiệu văn bản
1.3.1. Thể thức
a) Số văn bản là số
thứ tự của văn bản được đăng ký, quản lý tại văn thư cơ quan. Cụ thể:
- Số văn bản của đại
hội đảng các cấp ghi liên tục từ số 01 chung cho tất cả các tên loại văn bản của
đại hội, đoàn chủ tịch, đoàn thư ký, ban thẩm tra tư cách đại biểu, ban kiểm
phiếu kể từ ngày khai mạc đại hội (tính từ khi bắt đầu phiên trù bị) đến hết
ngày bế mạc đại hội.
- Số văn bản của cấp
uỷ, cơ quan, tổ chức đảng được lập theo quyết định của cấp uỷ (gồm: cơ quan
tham mưu, giúp việc, đảng đoàn, ban cán sự đảng, ban chỉ đạo, tiểu ban, hội
đồng…), các đơn vị được lập theo quyết định của cơ quan, tổ chức đảng các cấp
ghi liên tục từ số 01 cho mỗi tên loại văn bản trong một nhiệm kỳ cấp uỷ.
Nhiệm kỳ cấp uỷ được
tính từ ngày liền kề sau ngày bế mạc đại hội lần này đến hết ngày bế mạc đại
hội lần kế tiếp. Trường hợp hội nghị cấp uỷ lần thứ nhất diễn ra trong thời
gian đại hội thì nhiệm kỳ cấp uỷ mới được tính từ ngày khai mạc hội nghị cấp uỷ
lần thứ nhất.
- Số văn bản của liên
cơ quan ban hành ghi liên tục với số văn bản cùng tên loại của cơ quan, tổ chức
chủ trì.
- Số văn bản mật ghi
liên tục với số văn bản không mật cùng tên loại văn bản.
b) Ký hiệu văn bản
gồm nhóm chữ viết tắt của tên loại văn bản và tên cơ quan ban hành văn bản.
- Ký hiệu tên loại
văn bản là chữ cái đầu các âm tiết của tên loại văn bản, như: NQ (nghị quyết),
CT (chỉ thị), KL (kết luận), QC (quy chế), BC (báo cáo)…
Ký hiệu một số tên
loại văn bản thống nhất như sau:
Quyết định: QĐ
Quy định: QĐi
Chỉ thị: CT
Chương trình: CTr
Thông tri: TT
Tờ trình: TTr
- Ký hiệu tên cơ quan
ban hành văn bản là những chữ cái đầu các âm tiết của tên cơ quan ban hành văn
bản.
+ Ký hiệu tên cơ quan
ban hành văn bản của đại hội đảng các cấp (gồm: đại hội, đoàn chủ tịch, đoàn
thư ký, ban thẩm tra tư cách đại biểu, ban kiểm phiếu) ghi chung chữ viết tắt
là "ĐH".
Ví dụ 1: Báo cáo của
đại hội
Số
16-BC/ĐH
Ví dụ 2: Biên bản của
ban kiểm phiếu
Số
18-BB/ĐH
+ Ký hiệu tên cơ quan
ban hành văn bản của cấp uỷ, cơ quan, tổ chức đảng các cấp ghi chữ viết tắt tên
cấp uỷ, cơ quan, tổ chức đảng đó.
Ví dụ 1: Quyết định
của Ban Kinh tế Trung ương
Số
246-QĐ/BKTTW
Ví dụ 2: Hướng dẫn
của tỉnh uỷ
Số
15-HD/TU
Ví dụ 3: Công văn của
ban tổ chức tỉnh uỷ
Số
357-CV/BTCTU
Ví dụ 4: Báo cáo của
huyện uỷ
Số
76-BC/HU
+ Ký hiệu tên cơ quan
ban hành văn bản của liên cơ quan ban hành ghi chữ viết tắt tên các cơ quan, tổ
chức ban hành văn bản.
Ví dụ: Quy chế của
liên cơ quan ban tổ chức tỉnh uỷ và ban dân vận tỉnh uỷ
Số
05-QC/BTCTU-BDVTU
Ký hiệu một số tên cơ
quan ban hành văn bản thống nhất như sau:
* Các đảng uỷ và chi
bộ
Đảng uỷ quân sự:
ĐUQS; riêng Quân uỷ Trung ương: QUTW
Đảng uỷ công an: ĐUCA
Đảng uỷ biên phòng:
ĐUBP
Đảng uỷ khối: ĐUK
Các đảng uỷ khác: ĐU
Chi bộ: CB
* Các cơ quan tham
mưu, giúp việc
Uỷ ban Kiểm tra Trung
ương: UBKTTW
Ban tổ chức tỉnh uỷ:
BTCTU
Ban tuyên giáo huyện
uỷ: BTGHU
* Đảng đoàn: ĐĐ
* Ban cán sự đảng:
BCSĐ
* Ban chỉ đạo: BCĐ
* Tiểu ban: TB
* Hội đồng: HĐ
1.3.2. Kỹ thuật trình
bày
Số văn bản viết bằng
chữ số Ả-rập. Số văn bản nhỏ hơn 10 phải ghi số 0 phía trước; giữa số và ký
hiệu có dấu gạch nối (-), giữa chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt
tên cơ quan ban hành văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa chữ viết tắt của liên
cơ quan ban hành văn bản có dấu gạch nối (-).
Số và ký hiệu văn bản
trình bày cân đối dưới tên cơ quan ban hành văn bản (ô số 3, Phụ lục 1).
1.4.
Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
1.4.1. Thể thức
a) Địa danh ban hành
văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính (tên riêng của tỉnh, thành
phố trực thuộc Trung ương; tên riêng của huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc
tỉnh; tên riêng của xã, phường, thị trấn) nơi cấp uỷ, cơ quan, tổ chức đảng đặt
trụ sở.
- Văn bản của cấp uỷ,
cơ quan, tổ chức đảng cấp Trung ương ghi địa danh ban hành văn bản là tên tỉnh,
thành phố trực thuộc Trung ương.
Ví dụ 1: Văn bản của
Ban Đối ngoại Trung ương (trụ sở tại thành phố Hà Nội)
Hà
Nội,
Ví dụ 2: Văn bản của
Cục Quản trị T.26 thuộc Văn phòng Trung ương Đảng (trụ sở tại thành phố Đà
Nẵng)
Đà
Nẵng,
- Văn bản của cấp uỷ,
cơ quan, tổ chức đảng cấp tỉnh ghi địa danh ban hành văn bản là tên tỉnh, thành
phố trực thuộc Trung ương.
Ví dụ 1: Văn bản của
Tỉnh uỷ Quảng Trị
Quảng
Trị,
Ví dụ 2: Văn bản của
Ban cán sự đảng Uỷ ban nhân dân tỉnh An Giang
An
Giang,
- Văn bản của cấp uỷ,
cơ quan, tổ chức đảng cấp huyện ghi địa danh ban hành văn bản là tên huyện,
quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh.
Ví dụ 1: Văn bản của
Huyện uỷ Lâm Hà (tỉnh Lâm Đồng)
Lâm
Hà,
Ví dụ 2: Văn bản của
Ban Dân vận Huyện uỷ Tuần Giáo (tỉnh Điện Biên)
Tuần
Giáo,
- Văn bản của cấp uỷ,
cơ quan, tổ chức đảng cấp cơ sở ở xã, phường, thị trấn ghi địa danh ban hành
văn bản là tên xã, phường, thị trấn.
Ví dụ 1: Văn bản của
Đảng uỷ xã Nhân Thắng (huyện Gia Bình, tỉnh Bắc Ninh)
Nhân
Thắng,
Ví dụ 2: Văn bản của
Chi bộ thôn Triều Khúc (xã Tân Triều, huyện Thanh Trì, thành phố Hà Nội)
Tân
Triều,
- Văn bản của cấp uỷ,
cơ quan, tổ chức đảng được lập ở các cơ quan công tác, đơn vị hành chính, sự
nghiệp, tổ chức kinh tế… ghi địa danh ban hành văn bản theo địa danh ban hành
văn bản của cơ quan công tác, đơn vị hành chính, sự nghiệp, tổ chức kinh tế...
- Văn bản của liên cơ
quan ban hành ghi địa danh ban hành văn bản theo địa danh ban hành văn bản của
cơ quan, tổ chức chủ trì.
- Ghi thêm cấp hành
chính trước địa danh ban hành văn bản trong các trường hợp sau đây:
+ Địa danh mang tên
người, địa danh một âm tiết, địa danh theo số thứ tự.
Ví dụ 1: Địa danh
hành chính mang tên người
Quận
Hai Bà Trưng; Phường Lê Đại Hành...
Ví dụ 2: Địa danh
hành chính một âm tiết
Thành
phố Huế; Phường Bưởi...
Ví dụ 3: Địa danh
hành chính theo số thứ tự
Phường
7; Quận 1...
+ Địa danh có tên
riêng của huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh trùng với tên riêng của
tỉnh; tên riêng của xã, phường, thị trấn thuộc huyện trùng với tên riêng của huyện...
Ví dụ 1: Văn bản của
cấp uỷ, cơ quan, tổ chức đảng thành phố Hoà Bình, tỉnh Hoà Bình
Thành
phố Hoà Bình,
Ví dụ 2: Văn bản của
cấp uỷ, cơ quan, tổ chức đảng Thị trấn Chợ Mới, huyện Chợ Mới, tỉnh Bắc Kạn
Thị
trấn Chợ Mới,
b) Ngày, tháng, năm
ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được người có thẩm quyền ký ban
hành.
1.4.2. Kỹ thuật trình
bày
Ngày dưới 10 và tháng
dưới 3 phải thêm số 0 ở trước và viết đầy đủ chữ ngày, tháng, năm; giữa địa
danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản có dấu phẩy (,).
Ví dụ:
Hà
Nội, ngày 03 tháng 02 năm 2018
Cấp hành chính trước
địa danh ban hành văn bản có thể ghi chữ viết tắt là TP (thành phố), TX (thị
xã), TT (thị trấn)...
Ví dụ:
TP.
Hồ Chí Minh; Q. Lê Chân...
Địa danh và ngày,
tháng, năm ban hành văn bản trình bày dưới tiêu đề (ô số 4, Phụ lục 1).
1.5.
Tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản
1.5.1. Thể thức
- Tên loại văn bản là
tên của từng loại văn bản. Các văn bản ban hành đều ghi tên loại văn bản, trừ
công văn. Trích yếu nội dung văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản
ánh nội dung chủ yếu của văn bản.
Ví dụ:
BÁO
CÁO
kết quả đại hội chi bộ nhiệm kỳ 2017 - 2020
-----
- Cùng một tên loại
văn bản mà cấp uỷ hoặc ban thường vụ cấp uỷ ban hành có thể ghi tên tác giả
trong trích yếu nội dung văn bản.
Ví dụ:
KẾT
LUẬN
CỦA BAN THƯỜNG VỤ HUYỆN UỶ
về công tác cán bộ
-----
- Riêng báo cáo chính
trị do cấp uỷ khoá đương nhiệm trình đại hội đảng các cấp ghi tên loại và trích
yếu nội dung văn bản như sau:
+ Trường hợp báo cáo
chính trị có chủ đề
Ví dụ:
…(NỘI
DUNG CHỦ ĐỀ)…
(báo cáo của... khoá... trình đại hội... lần thứ...)
-----
+ Trường hợp báo cáo
chính trị không có chủ đề
Ví dụ:
BÁO
CÁO
...(trích yếu nội dung)...
(báo cáo của... nhiệm kỳ... trình đại hội... nhiệm kỳ...)
-----
1.5.2. Kỹ thuật trình
bày
Tên loại văn bản
trình bày một dòng riêng, trích yếu nội dung văn bản trình bày dưới tên loại
văn bản; phía dưới trích yếu nội dung văn bản có năm (5) dấu gạch nối (-) ngăn
cách với nội dung văn bản.
Tên loại và trích yếu
nội dung văn bản trình bày chính giữa trang đầu văn bản (ô số 5a, Phụ lục 1).
Riêng trích yếu nội
dung văn bản của tên loại công văn trình bày dưới số và ký hiệu văn bản (ô số
5b, Phụ lục 1).
Ví dụ:
Số
268-CV/VPTU
Chuẩn
bị hội nghị trực tuyến
quán triệt Nghị quyết Trung ương 6 khoá XII
1.6.
Nội dung văn bản
1.6.1. Thể thức
Nội dung văn bản là
thành phần thể thức chủ yếu của văn bản. Nội dung văn bản phải bảo đảm các yêu
cầu sau đây:
- Đúng chủ trương,
đường lối của Đảng, pháp luật của Nhà nước.
- Phù hợp với tên
loại văn bản; diễn đạt phổ thông, chính xác, rõ ràng, dễ hiểu.
- Chỉ viết tắt những
từ, cụm từ thông dụng. Có thể viết tắt những từ, cụm từ sử dụng nhiều lần trong
văn bản, nhưng các chữ viết tắt lần đầu của từ, cụm từ phải đặt trong dấu ngoặc
đơn ngay sau từ, cụm từ đó.
- Khi viện dẫn cần ghi
đầy đủ tên loại văn bản, số, ký hiệu văn bản, ngày, tháng, năm ban hành văn
bản, tên cơ quan ban hành văn bản và trích yếu nội dung văn bản; các lần viện
dẫn tiếp theo chỉ ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó.
- Giải thích rõ các
thuật ngữ chuyên môn sử dụng trong văn bản.
- Tuỳ theo nội dung,
văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm... cho phù hợp.
1.6.2. Kỹ thuật trình
bày
Thông thường nội dung
bản văn được dàn đều cả hai lề; khi xuống dòng, chữ đầu dòng lùi vào khoảng 10
mm; khoảng cách giữa các đoạn văn bản (Spacing) tối thiểu là 6pt; khoảng cách
giữa các dòng (Line spacing) tối thiểu là 18pt (Exactly); kết thúc nội dung văn
bản có dấu chấm (.).
Những văn bản có phần
căn cứ ban hành, mỗi căn cứ trình bày một dòng riêng, cuối dòng có dấu chấm
phẩy (;), riêng căn cứ cuối cùng có dấu phẩy (,).
Những văn bản được bố
cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm trình bày như sau:
+ Phần, chương: Các
từ "Phần", "Chương" và số thứ tự của phần, chương trình bày
một dòng riêng, chính giữa; số thứ tự của phần, chương dùng chữ số La Mã hoặc
ghi bằng chữ; tên phần, chương (nếu có) trình bày ngay dưới từ "Phần",
"Chương".
+ Mục: Từ "Mục"
và số thứ tự của mục trình bày một dòng riêng, chính giữa; số thứ tự của mục
dùng chữ số Ả-rập; tên mục (nếu có) trình bày ngay dưới từ "Mục".
+ Điều: Từ "Điều",
số thứ tự và tên điều (hoặc nội dung của điều) trình bày cùng một dòng; số thứ
tự của điều dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm (.).
+ Khoản: Số thứ tự
của khoản ghi bằng chữ số Ả-rập; sau số thứ tự của khoản có dấu chấm (.), tiếp
đến tên khoản (nếu có) và nội dung của khoản.
+ Điểm: Thứ tự các điểm
được ghi bằng chữ cái tiếng Việt theo thứ tự a, b, c..., sau chữ cái có dấu
ngoặc đơn đóng và nội dung của điểm.
Nội dung văn bản
trình bày dưới tên loại và trích yếu nội dung văn bản (ô số 6, Phụ lục 1).
1.7.
Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
1.7.1. Thể thức
- Quyền hạn ký văn
bản của mỗi cấp uỷ, cơ quan, tổ chức đảng phải được quy định bằng văn bản.
Đối với văn bản của
đại hội đảng (đại hội, đoàn chủ tịch, đoàn thư ký, ban thẩm tra tư cách đại
biểu, ban kiểm phiếu), cấp uỷ, uỷ ban kiểm tra, đảng đoàn, ban cán sự đảng, hội
đồng các cấp: Đề ký là thay mặt (ký hiệu là T/M).
Đối với văn bản của
các cơ quan tham mưu, giúp việc, ban chỉ đạo, tiểu ban..., các đơn vị được
thành lập theo quyết định của cơ quan, tổ chức đảng các cấp: Cấp trưởng ký đề
ký trực tiếp, khi cấp phó ký đề ký là ký thay (ký hiệu là K/T).
Đối với văn bản được
ban thường vụ cấp uỷ hoặc thủ trưởng cơ quan, tổ chức đảng các cấp uỷ quyền: Đề
ký là thừa lệnh (ký hiệu là T/L).
- Chức vụ của người
ký văn bản là chức vụ chính thức của người có thẩm quyền ký văn bản của cấp uỷ,
cơ quan, tổ chức đảng.
Ghi đúng chức vụ được
bầu, bổ nhiệm hoặc phân công của người ký văn bản; không ghi tên cấp uỷ, cơ
quan, tổ chức đảng kèm theo chức vụ của người ký văn bản (như phó bí thư tỉnh
uỷ, trưởng ban tổ chức, chủ nhiệm uỷ ban kiểm tra…), trừ văn bản của ban chỉ
đạo, tiểu ban, hội đồng… (trường hợp ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng… không có
con dấu riêng) và văn bản của liên cơ quan ban hành.
Văn bản của đại hội,
đoàn chủ tịch do đoàn chủ tịch phân công người ký; văn bản của đoàn thư ký do
trưởng đoàn thư ký ký; văn bản của ban thẩm tra tư cách đại biểu do trưởng ban
thẩm tra tư cách đại biểu ký; văn bản của ban kiểm phiếu do trưởng ban kiểm
phiếu ký. Việc ký văn bản của đại hội, đoàn chủ tịch, đoàn thư ký, ban thẩm tra
tư cách đại biểu và ban kiểm phiếu thực hiện theo quy chế đại hội.
Khi thay mặt cấp uỷ,
uỷ ban kiểm tra, ban cán sự đảng, đảng đoàn, hội đồng các cấp ký văn bản, chỉ
ghi chức vụ người ký văn bản đối với các đồng chí là bí thư, phó bí thư, chủ
nhiệm, phó chủ nhiệm, chủ tịch, phó chủ tịch; không ghi chức vụ người ký văn
bản là uỷ viên.
- Họ tên của người ký
văn bản là họ tên đầy đủ của người ký văn bản; không ghi học hàm, học vị, quân
hàm, danh hiệu… trước họ tên của người ký văn bản.
- Chữ ký thể hiện
trách nhiệm và thẩm quyền của người ký đối với văn bản của cấp uỷ, cơ quan, tổ
chức đảng; không ký nháy, ký tắt vào văn bản ban hành chính thức.
Quyền hạn, chức vụ,
họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền cụ thể như sau:
a) Đối với văn bản
của đại hội đảng các cấp
- Trường hợp đại hội
có con dấu riêng.
Ví dụ 1: Văn bản của
đại hội, đoàn chủ tịch
T/M
ĐOÀN CHỦ TỊCH
(chữ ký)
Họ và tên
Ví dụ 2: Văn bản của
đoàn thư ký
T/M
ĐOÀN THƯ KÝ
TRƯỞNG
ĐOÀN
(chữ ký)
Họ và tên
Ví dụ 3: Văn bản của
ban thẩm tra tư cách đại biểu
T/M
BAN THẨM TRA TƯ CÁCH ĐẠI BIỂU
TRƯỞNG BAN
(chữ ký)
Họ và tên
Ví dụ 4: Văn bản của
ban kiểm phiếu
T/M
BAN KIỂM PHIẾU
TRƯỞNG BAN
(chữ ký)
Họ và tên
- Trường hợp đại hội
không có con dấu riêng, sau đại hội, lãnh đạo văn phòng cấp uỷ thừa lệnh ban
thường vụ cấp uỷ nhiệm kỳ mới xác nhận chữ ký của người thay mặt đoàn chủ tịch,
trưởng đoàn thư ký, trưởng ban thẩm tra tư cách đại biểu, trưởng ban kiểm phiếu
ký văn bản hoặc người chịu trách nhiệm chính.
Ví dụ 1: Xác nhận chữ
ký của người thay mặt đoàn chủ tịch
T/M
ĐOÀN CHỦ TỊCH
(chữ ký)
Họ và tên
Xác nhận chữ ký của đồng chí...
T/L BAN THƯỜNG VỤ
CHÁNH VĂN PHÒNG (hoặc PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG)
(chữ ký)
Họ và tên
Ví dụ 2: Xác nhận chữ
ký của người thay mặt đoàn chủ tịch đối với biên bản diễn biến đại hội
|
T/M ĐOÀN THƯ KÝ
TRƯỞNG ĐOÀN
(chữ ký)
Họ và tên
|
T/M ĐOÀN CHỦ TỊCH
(chữ ký)
Họ và tên
|
Xác
nhận chữ ký của đồng chí...
T/L BAN THƯỜNG VỤ
CHÁNH VĂN PHÒNG (hoặc PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG)
(chữ ký)
Họ và tên
Ví dụ 3: Xác nhận chữ
ký của đồng chí trưởng đoàn thư ký đối với biên bản thảo luận tại hội trường,
biên bản thảo luận tại đoàn
|
NGƯỜI GHI BIÊN BẢN
(chữ ký)
Họ và tên
|
T/M ĐOÀN THƯ KÝ
TRƯỞNG ĐOÀN
(chữ ký)
Họ và tên
|
Xác
nhận chữ ký của đồng chí...
T/L BAN THƯỜNG VỤ
CHÁNH VĂN PHÒNG (hoặc PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG)
(chữ ký)
Họ và tên
Riêng nghị quyết đại
hội do đồng chí bí thư hoặc phó bí thư cấp uỷ (nếu đồng chí bí thư đã thay mặt
đoàn chủ tịch ký) xác nhận.
Ví dụ:
T/M
ĐOÀN CHỦ TỊCH
(chữ ký)
Họ và tên
Xác nhận chữ ký của đồng chí...
T/M TỈNH UỶ (hoặc THÀNH UỶ, ĐẢNG UỶ)
BÍ THƯ (hoặc PHÓ BÍ THƯ)
(chữ ký)
Họ và tên
b) Đối với văn bản
của cấp uỷ, uỷ ban kiểm tra, đảng đoàn, ban cán sự đảng các cấp
- Văn bản của cấp uỷ
từ Trung ương đến cơ sở.
+ Văn bản của Ban
Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư.
Ví dụ 1: Văn bản của
Ban Chấp hành Trung ương
T/M
BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG
TỔNG BÍ THƯ
(chữ ký)
Họ và tên
Ví dụ 2: Văn bản của
Bộ Chính trị
T/M
BỘ CHÍNH TRỊ
(chữ ký)
Họ và tên
Ví dụ 3: Văn bản của
Ban Bí thư
T/M
BAN BÍ THƯ
(chữ ký)
Họ và tên
+ Văn bản của tỉnh
uỷ, thành uỷ, đảng uỷ trực thuộc Trung ương và ban thường vụ tỉnh uỷ, thành uỷ,
đảng uỷ trực thuộc Trung ương.
Ví dụ 1: Văn bản của
tỉnh uỷ
T/M
TỈNH UỶ
BÍ THƯ (hoặc PHÓ BÍ THƯ)
(chữ ký)
Họ và tên
Ví dụ 2: Văn bản của
ban thường vụ tỉnh uỷ, thành uỷ, đảng uỷ
T/M
BAN THƯỜNG VỤ
BÍ THƯ (hoặc PHÓ BÍ THƯ)
(chữ ký)
Họ và tên
+ Văn bản của huyện
uỷ, quận uỷ, đảng uỷ trực thuộc tỉnh uỷ, thành uỷ và ban thường vụ huyện uỷ,
quận uỷ, đảng uỷ trực thuộc tỉnh uỷ, thành uỷ.
Ví dụ 1: Văn bản của
huyện uỷ
T/M
HUYỆN UỶ
BÍ THƯ (hoặc PHÓ BÍ THƯ)
(chữ ký)
Họ và tên
Ví dụ 2: Văn bản của
ban thường vụ huyện uỷ, quận uỷ, đảng uỷ
T/M
BAN THƯỜNG VỤ
BÍ THƯ (hoặc PHÓ BÍ THƯ)
(chữ ký)
Họ và tên
+ Văn bản của đảng uỷ
và ban thường vụ đảng uỷ cơ sở.
Ví dụ 1: Văn bản của
đảng uỷ cơ sở
T/M
ĐẢNG UỶ
BÍ THƯ (hoặc PHÓ BÍ THƯ)
(chữ ký)
Họ và tên
Ví dụ 2: Văn bản của
ban thường vụ đảng uỷ cơ sở
T/M
BAN THƯỜNG VỤ
BÍ THƯ (hoặc PHÓ BÍ THƯ)
(chữ ký)
Họ và tên
+ Văn bản của đảng uỷ
bộ phận trực thuộc đảng uỷ cơ sở.
Ví dụ:
T/M
ĐẢNG UỶ
BÍ THƯ (hoặc PHÓ BÍ THƯ)
(chữ ký)
Họ và tên
+ Văn bản của chi bộ
(chi bộ cơ sở, chi bộ trực thuộc đảng uỷ cơ sở và chi bộ trực thuộc đảng uỷ bộ
phận).
Ví dụ:
T/M
CHI BỘ
BÍ THƯ (hoặc PHÓ BÍ THƯ)
(chữ ký)
Họ và tên
+ Riêng các văn bản
của cấp uỷ khoá đương nhiệm trình đại hội đảng các cấp (gồm: báo cáo chính trị,
báo cáo kiểm điểm của ban chấp hành, báo cáo công tác nhân sự ban chấp hành
nhiệm kỳ mới) do đồng chí bí thư cấp uỷ ký.
- Văn bản của uỷ ban
kiểm tra các cấp.
Ví dụ:
T/M
UỶ BAN KIỂM TRA
CHỦ NHIỆM (hoặc PHÓ CHỦ NHIỆM)
(chữ ký)
Họ và tên
- Văn bản của đảng
đoàn các cấp.
Ví dụ:
T/M
ĐẢNG ĐOÀN
BÍ THƯ (hoặc PHÓ BÍ THƯ)
(chữ ký)
Họ và tên
- Văn bản của ban cán
sự đảng các cấp. Ví dụ:
T/M
BAN CÁN SỰ ĐẢNG
BÍ THƯ (hoặc PHÓ BÍ THƯ)
(chữ ký)
Họ và tên
c) Đối với văn bản
của các cơ quan tham mưu, giúp việc cấp uỷ và các đơn vị được lập theo quyết
định của cơ quan, tổ chức đảng các cấp
- Cấp trưởng ký trực
tiếp.
Ví dụ 1: Trưởng ban
ký
TRƯỞNG
BAN
(chữ ký)
Họ và tên
Ví dụ 2: Quyền (ký
hiệu là Q) chánh văn phòng ký
Q.
CHÁNH VĂN PHÒNG
(chữ ký)
Họ và tên
- Cấp phó ký thay.
Ví dụ:
K/T
TRƯỞNG BAN
PHÓ
TRƯỞNG BAN
(chữ ký)
Họ và tên
- Khi chưa bổ nhiệm
cấp trưởng thì cấp phó đề ký trực tiếp, không đề ký thay cấp trưởng.
Ví dụ: Phó trưởng ban
phụ trách ký
PHÓ
TRƯỞNG BAN
(chữ ký)
Họ và tên
d) Đối với văn bản uỷ
quyền, người được uỷ quyền trực tiếp ký, không uỷ quyền cho người khác ký thay
Ví dụ 1: Lãnh đạo văn
phòng được ban thường vụ cấp uỷ uỷ quyền ký
T/L
BAN THƯỜNG VỤ
CHÁNH VĂN PHÒNG (hoặc PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG)
(chữ ký)
Họ và tên
Ví dụ 2: Lãnh đạo văn
phòng được thủ trưởng cơ quan, tổ chức đảng uỷ quyền ký
T/L
TRƯỞNG BAN
CHÁNH VĂN PHÒNG (hoặc PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG)
(chữ ký)
Họ và tên
đ) Đối với văn bản
của các ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng… các cấp
- Trường hợp ban chỉ
đạo, tiểu ban, hội đồng… có con dấu riêng.
Ví dụ 1:
TRƯỞNG
BAN CHỈ ĐẠO
(chữ ký)
Họ và tên
Ví dụ 2:
K/T
TRƯỞNG TIỂU BAN
PHÓ TRƯỞNG TIỂU BAN
(chữ ký)
Họ và tên
Ví dụ 3:
T/M
HỘI ĐỒNG
CHỦ TỊCH
(chữ ký)
Họ và tên
- Trường hợp ban chỉ
đạo, tiểu ban, hội đồng… không có con dấu riêng, phải có quy định sử dụng con
dấu của ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng… Quyền hạn ký văn bản và việc sử dụng
con dấu của ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng… cần phù hợp với quy định sử dụng
con dấu của cấp uỷ, cơ quan, tổ chức, thuận lợi cho việc ban hành và quản lý
văn bản. Ghi rõ chức vụ của người ký văn bản gắn với việc sử dụng con dấu của
cấp uỷ, cơ quan, tổ chức và chức vụ kiêm nhiệm ở ban chỉ đạo, tiểu ban, hội
đồng…
Nếu người ký văn bản
của ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng… là bí thư, phó bí thư, uỷ viên ban thường
vụ cấp uỷ sử dụng con dấu của cấp uỷ; nếu không là bí thư, phó bí thư, uỷ viên ban
thường vụ cấp uỷ, nhưng là lãnh đạo cơ quan thường trực ban chỉ đạo, tiểu ban,
hội đồng… sử dụng con dấu của cơ quan thường trực; các trường hợp khác, sử dụng
con dấu của cơ quan, tổ chức, nơi người ký văn bản là lãnh đạo cơ quan, tổ
chức.
Ví dụ 1: Người ký văn
bản là bí thư, phó bí thư, uỷ viên ban thường vụ cấp uỷ, sử dụng con dấu của
cấp uỷ
BÍ
THƯ (hoặc
PHÓ BÍ THƯ, UỶ VIÊN BAN THƯỜNG VỤ)
kiêm
TRƯỞNG BAN CHỈ ĐẠO
(chữ ký)
Họ và tên
Ví dụ 2: Người ký văn
bản là lãnh đạo cơ quan thường trực ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng… sử dụng
con dấu của cơ quan thường trực
TRƯỞNG
BAN TỔ CHỨC
kiêm
CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG
(chữ ký)
Họ và tên
Khi phó trưởng ban
chỉ đạo, phó trưởng tiểu ban ký văn bản, không đề ký thay trưởng ban chỉ đạo,
trưởng tiểu ban; phó chủ tịch hội đồng ký văn bản không đề ký thay mặt hội
đồng…
Ví dụ 1:
UỶ
VIÊN BAN THƯỜNG VỤ
kiêm
PHÓ TRƯỞNG TIỂU BAN
(chữ ký)
Họ và tên
Ví dụ 2:
TRƯỞNG
BAN TUYÊN GIÁO
kiêm
PHÓ CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG
(chữ ký)
Họ và tên
e) Đối với biên bản
hội nghị cấp uỷ, cơ quan, tổ chức đảng các cấp
- Trường hợp được
đóng dấu lên chữ ký của người chủ trì hội nghị theo quy định sử dụng con dấu
của cấp uỷ, cơ quan, tổ chức đảng.
Ví dụ:
|
NGƯỜI GHI BIÊN BẢN
(chữ ký)
Họ và tên
|
CHỦ TRÌ HỘI NGHỊ
(chữ ký)
Họ và tên
|
- Trường hợp không
được đóng dấu lên chữ ký của người chủ trì hội nghị theo quy định sử dụng con
dấu của cấp uỷ, cơ quan, tổ chức đảng thì lãnh đạo văn phòng thừa lệnh ban
thường vụ cấp uỷ, thủ trưởng cơ quan, tổ chức đảng xác nhận chữ ký của người
chủ trì hội nghị.
Ví dụ:
|
NGƯỜI GHI BIÊN BẢN
(chữ ký)
Họ và tên
|
CHỦ TRÌ HỘI NGHỊ
(chữ ký)
Họ và tên
|
Xác
nhận chữ ký của đồng chí…
T/L BAN THƯỜNG VỤ (hoặc TRƯỞNG BAN…)
CHÁNH VĂN PHÒNG (hoặc PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG)
(chữ ký)
Họ và tên
g) Đối với văn bản
của liên cơ quan ban hành, ghi đầy đủ chức vụ của người ký văn bản và tên cơ
quan, tổ chức ban hành văn bản.
Ví dụ: Văn bản của
liên cơ quan Văn phòng Tỉnh uỷ và Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh
|
CHÁNH VĂN PHÒNG
UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH
(chữ ký)
Họ và tên
|
CHÁNH VĂN PHÒNG
TỈNH UỶ
(chữ ký)
Họ và tên
|
1.7.2. Kỹ thuật trình
bày
Quyền hạn, chức vụ
của người ký văn bản trình bày góc phải, dưới nội dung văn bản (ô số 7a, Phụ
lục 1).
Họ và tên của người
ký văn bản trình bày dưới chữ ký của người ký văn bản (ô số 7b, Phụ lục 1).
Chữ ký của người có
thẩm quyền ký văn bản trình bày dưới quyền hạn, chức vụ của người ký văn bản (ô
số 7c, Phụ lục 1). Không dùng bút chì, mực màu đỏ hoặc màu nhạt, mực dễ phai để
ký văn bản.
Riêng biên bản hội
nghị cấp uỷ, cơ quan, tổ chức đảng các cấp và văn bản của liên cơ quan ban hành
trình bày quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền ký văn
bản cơ quan chủ trì, người chịu trách nhiệm chính ở phía phải, các cơ quan,
người tham gia khác trình bày ở phía trái, nếu nhiều cơ quan, người tham gia
thì trình bày xuống dòng dưới.
1.8.
Dấu cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
1.8.1. Thể thức
Dấu cơ quan, tổ chức
ban hành văn bản xác nhận pháp nhân, thẩm quyền của cơ quan, tổ chức ban hành
văn bản.
Văn bản ban hành phải
đóng dấu để bảo đảm giá trị pháp lý và hiệu lực thi hành.
1.8.2. Kỹ thuật trình
bày
Dấu cơ quan, tổ chức
ban hành văn bản trình bày dưới quyền hạn, chức vụ của người ký văn bản (ô số
8, Phụ lục 1).
Dấu đóng phải rõ
ràng, ngay ngắn, đúng chiều, trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái. Mực
dấu màu đỏ tươi.
Biên bản hội nghị cấp
uỷ, cơ quan, tổ chức đảng các cấp có từ 2 trang trở lên phải đóng dấu giáp lai.
Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản, phụ lục văn bản,
trùm lên một phần các tờ giấy, mỗi khuôn dấu đóng tối đa 5 tờ giấy. Việc đóng
dấu giáp lai đối với các văn bản khác, đóng dấu vào phụ lục văn bản do người ký
văn bản quyết định. Dấu đóng vào phụ lục văn bản tại trang đầu, trùm lên một phần
tên của phụ lục.
Việc đóng dấu nổi,
dấu ướt, dấu thu nhỏ… trên văn bản thực hiện theo quy định của cấp uỷ, thủ
trưởng cơ quan, tổ chức đảng.
1.9.
Nơi nhận văn bản
1.9.1. Thể thức
Nơi nhận văn bản xác
định những cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản để báo cáo, để thực hiện, để
giải quyết, để trao đổi, để biết, để lưu…; nơi nhận văn bản được xác định cụ
thể trong văn bản.
Văn bản chỉ gửi một
số cơ quan, tổ chức, cá nhân thì ghi tên từng cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận
văn bản; văn bản gửi nhiều cơ quan, tổ chức, cá nhân thì ghi chung theo nhóm cơ
quan, tổ chức, cá nhân.
Ví dụ:
- Các tỉnh uỷ, thành
uỷ,
- Các đồng chí Uỷ
viên Ban Chấp hành Trung ương,
- Lưu Văn phòng Trung
ương Đảng.
1.9.2. Kỹ thuật trình
bày
Nơi nhận văn bản
trình bày góc phải, dưới nội dung văn bản (ô số 9a, Phụ lục 1). Từ "Nơi
nhận" trình bày một dòng riêng, phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, cá nhân
nhận văn bản trình bày dưới từ "Nơi nhận".
Đối với tên loại công
văn, trình bày từ "Kính gửi" và tên cơ quan, tổ chức, cá nhân trực
tiếp nhận giải quyết công việc cùng dòng với từ "Kính gửi" ở chính
giữa, trang đầu văn bản (ô số 5a, Phụ lục 1). Ở dòng đầu phần nơi nhận cuối văn
bản có thêm từ "Như trên".
Đối với tên loại tờ
trình, trình bày thêm từ "Kính gửi" và tên cơ quan, tổ chức, cá nhân
trực tiếp nhận giải quyết công việc cùng dòng với từ "Kính gửi" dưới
tên loại và trích yếu nội dung văn bản (ô số 9b, Phụ lục 1). Ở dòng đầu phần
nơi nhận cuối văn bản có thêm từ "Như trên".
Sau các từ "Nơi
nhận", "Kính gửi" có dấu hai chấm (:), sau mỗi cơ quan, tổ chức,
cá nhân hoặc nhóm cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản có dấu phẩy (,), kết
thúc nơi nhận văn bản có dấu chấm (.).
2.
Các thành phần thể thức bổ sung
Ngoài các thành phần
thể thức bắt buộc, tuỳ nội dung và tính chất từng văn bản cụ thể, người ký văn
bản quyết định bổ sung các thành phần thể thức sau đây:
2.1.
Dấu chỉ mức độ mật, mức độ khẩn
- Dấu chỉ mức độ mật
gồm: Mật, tối mật, tuyệt mật. Việc xác định mức độ mật thực hiện theo quy định
của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước và quy định của cấp uỷ, cơ quan, tổ
chức đảng. Con dấu chỉ mức độ mật được khắc theo hướng dẫn của Bộ Công an. Mực
dấu màu đỏ tươi. Dấu chỉ mức độ mật trình bày dưới số và ký hiệu văn bản (ô số
10a, Phụ lục 1).
- Dấu chỉ mức độ khẩn
gồm: Khẩn, thượng khẩn, hoả tốc. Tuỳ mức độ cần chuyển nhanh văn bản để xác
định độ khẩn. Mực dấu màu đỏ tươi. Dấu chỉ mức độ khẩn trình bày dưới dấu chỉ
mức độ mật (ô số 10b, Phụ lục 1).
2.2.
Chỉ dẫn phạm vi lưu hành, dự thảo văn bản
- Đối với những văn
bản có phạm vi, đối tượng phổ biến, sử dụng hạn chế, ghi chỉ dẫn phạm vi lưu
hành như: Tài liệu thu hồi; Xong hội nghị trả lại; Xem xong trả lại; Lưu hành
nội bộ; Tài liệu hội nghị; Không phổ biến trên các phương tiện thông tin đại
chúng...
Các chỉ dẫn về phạm
vi lưu hành trình bày trang đầu, góc phải, cách mép trên trang giấy 10 mm (ô số
11a, Phụ lục 1). Riêng chỉ dẫn "Không phổ biến trên các phương tiện thông
tin đại chúng" trình bày chính giữa, phía dưới quyền hạn, chức vụ, họ tên
và chữ ký của người có thẩm quyền.
- Đối với văn bản dự
thảo nhiều lần, sử dụng chỉ dẫn lần dự thảo. Chỉ dẫn về dự thảo văn bản trình
bày dưới số và ký hiệu văn bản (ô số 11b, Phụ lục 1).
2.3.
Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành
Đối với những văn bản
cần quản lý chặt chẽ về số lượng bản phát hành, ghi ký hiệu người đánh máy và
số lượng bản phát hành.
Ký hiệu người đánh
máy và số lượng bản phát hành trình bày cuối nơi lưu văn bản (ô số 12, Phụ lục
1).
2.4.
Thông tin liên hệ của cơ quan ban hành văn bản
Nếu cần thiết, trong
các văn bản, giấy tờ hành chính của cấp uỷ, cơ quan, tổ chức đảng các cấp ghi
thêm địa chỉ cơ quan, tổ chức, địa chỉ thư điện tử (email), số điện thoại, số
fax, địa chỉ trang thông tin điện tử (website).
Thông tin liên hệ của
cơ quan ban hành văn bản trình bày trang cuối cùng của văn bản, dưới một đường
kẻ nét liền kéo dài hết chiều ngang của vùng trình bày văn bản (ô số 13, Phụ
lục 1).
3.
Bản sao và các thành phần thể thức bản sao
3.1.
Các loại bản sao
Có 3 loại bản sao:
- Bản sao y bản
chính: Là bản sao nguyên văn từ bản chính do cơ quan ban hành bản chính nhân
sao và phát hành.
- Bản sao lục: Là bản
sao lại toàn văn văn bản của cơ quan khác do cơ quan nhận văn bản được phép
nhân sao và phát hành.
- Bản trích sao: Là
bản sao lại một phần nội dung từ bản chính do cơ quan ban hành bản chính hoặc
cơ quan lưu trữ đang quản lý bản chính thực hiện.
3.2.
Các hình thức sao
- Sao thông thường:
Là hình thức sao bằng cách trình bày lại nội dung văn bản cần sao.
- Sao photocopy: Là
hình thức sao bằng cách chụp lại văn bản bằng máy photocopy, máy fax hoặc các
thiết bị chụp ảnh khác.
3.3.
Thể thức và kỹ thuật trình bày các thành phần thể thức bản sao
- Để bảo đảm giá trị
pháp lý và hiệu lực thi hành, các loại bản sao phải có đủ các thành phần thể
thức bản sao. Các thành phần thể thức bản sao trình bày cuối văn bản cần sao,
ngăn cách với văn bản cần sao bằng một đường kẻ nét liền, có độ dài hết chiều
ngang của vùng trình bày văn bản.
Vận dụng thể thức và
kỹ thuật trình bày các thành phần bắt buộc để trình bày các thành phần thể thức
bản sao tương ứng, đồng thời lưu ý một số điểm như sau:
+ Tên cơ quan sao văn
bản xác định cấp uỷ, cơ quan, tổ chức đảng sao văn bản.
Tên cơ quan sao văn
bản trình bày góc trái, dòng đầu, ngay dưới đường ngăn cách với nội dung văn
bản cần sao (ô số 14, Phụ lục 2).
+ Số và ký hiệu bản
sao: Số bản sao ghi liên tục từ số 01 trong một nhiệm kỳ cấp uỷ; ký hiệu bản
sao ghi chung chữ viết tắt là "BS".
Số và ký hiệu bản sao
trình bày cân đối dưới tên cơ quan sao văn bản (ô số 15, Phụ lục 2).
+ Chỉ dẫn loại bản
sao giúp cho việc quản lý và sử dụng bản sao. Tuỳ thuộc vào loại bản sao để ghi
chỉ dẫn loại bản sao là: Sao y bản chính, sao lục, hoặc trích sao.
Chỉ dẫn loại bản sao
trình bày góc phải, dòng dầu, ngang với tên cơ quan sao văn bản (ô số 16, Phụ
lục 2).
+ Địa danh và ngày,
tháng, năm sao văn bản trình bày dưới chỉ dẫn loại bản sao (ô số 17, Phụ lục
2).
+ Chức vụ, chữ ký, họ
tên của người ký sao trình bày dưới địa danh và ngày, tháng, năm sao văn bản (ô
số 18a, 18b, 18c, Phụ lục 2).
+ Dấu cơ quan sao
trình bày dưới chức vụ người ký sao (ô số 19, Phụ lục 2).
+ Nơi nhận bản sao
trình bày dưới số và ký hiệu bản sao (ô số 20, Phụ lục 2).
- Đối với văn bản sao
lục nhiều lần chỉ trình bày một lần thể thức sao lục. Trường hợp văn bản cần
sao hết trang thì trình bày các thành phần thể thức bản sao vào trang mới và
đánh số trang tiếp theo số trang của văn bản cần sao, giữa trang cuối văn bản
cần sao và trang trình bày các thành phần thể thức bản sao đóng dấu giáp lai.
- Đối với bản sao
bằng hình thức photocopy
+ Nếu photocopy văn
bản cần sao và có trình bày các thành phần thể thức bản sao thì bản sao đó có
giá trị pháp lý như bản chính.
+ Nếu photocopy văn
bản cần sao nhưng không trình bày các thành phần thể thức bản sao thì bản sao
đó chỉ có giá trị thông tin, tham khảo.
4.
Phông chữ, khổ giấy, định lề trang văn bản, số trang và phụ lục
4.1.
Phông chữ
Phông chữ trình bày
trên văn bản của Đảng là Bộ mã các ký tự chữ Việt theo Tiêu chuẩn TCVN
6909:2001 (mẫu trình bày các thành phần thể thức văn bản và bản sao văn bản tại
Phụ lục 3).
4.2.
Khổ giấy
Văn bản của Đảng
trình bày trên khổ giấy A4 (210 mm x 297 mm). Các loại văn bản, giấy tờ hành
chính trình bày trên khổ giấy A4 hoặc A5 (148 mm x 210 mm) hoặc sử dụng mẫu in
sẵn.
4.3.
Định lề trang văn bản
- Văn bản của Đảng
trình bày theo chiều dọc của trang giấy (định hướng bản in theo chiều dọc),
vùng trình bày như sau:
+ Lề trên: Cách mép
trên trang giấy 20 mm.
+ Lề dưới: Cách mép
dưới trang giấy 20 mm.
+ Lề trái: Cách mép
trái trang giấy 30 mm.
+ Lề phải: Cách mép
phải trang giấy 15 mm.
Trường hợp văn bản in
hai mặt, mặt sau vùng trình bày như sau:
+ Lề trên: Cách mép
trên trang giấy 20 mm.
+ Lề dưới: Cách mép
dưới trang giấy 20 mm.
+ Lề trái: Cách mép
trái trang giấy 15 mm.
+ Lề phải: Cách mép
phải trang giấy 30 mm.
- Trường hợp nội dung
văn bản có các bảng biểu thì có thể trình bày theo chiều ngang của trang giấy
(định hướng bản in theo chiều ngang). Căn cứ vùng trình bày văn bản theo chiều
dọc để trình bày văn bản theo chiều ngang cho phù hợp.
4.4.
Số trang văn bản
Văn bản có hai trang
trở lên phải ghi số trang bằng chữ số Ả-rập.
Số trang trình bày
tại điểm giữa, cách mép trên trang giấy 10 mm và cách đều hai mép phải, trái
của phần có chữ; không đánh số trang đối với trang thứ nhất.
4.5.
Phụ lục văn bản
Trường hợp văn bản có
phụ lục kèm theo phải có chỉ dẫn về phụ lục. Phụ lục văn bản phải có tiêu đề;
văn bản có từ hai phụ lục trở lên phải ghi số thứ tự phụ lục bằng chữ số Ả-rập.
Phụ lục văn bản trình
bày trang giấy riêng; từ "Phụ lục" và số thứ tự của phụ lục trình bày
thành một dòng riêng, chính giữa văn bản. Tiêu đề của phụ lục trình bày dưới từ
"Phụ lục" và số thứ tự của phụ lục.
III- TỔ CHỨC THỰC
HIỆN
1. Hướng dẫn này có hiệu
lực từ ngày ký, thay thế Hướng dẫn số 11-HD/VPTW, ngày 28/5/2004 của Văn phòng
Trung ương Đảng hướng dẫn về thể thức văn bản của Đảng và Công văn số 2587-CV/VPTW/nb,
ngày 25/5/2010 của Văn phòng Trung ương Đảng hướng dẫn thêm một số điểm về thể
thức văn bản của đại hội và các tiểu ban giúp việc đại hội.
2. Các cấp uỷ, thủ
trưởng cơ quan, tổ chức đảng có trách nhiệm thực hiện Hướng dẫn này.
Cơ quan Uỷ ban Kiểm
tra Trung ương, Quân uỷ Trung ương, Đảng uỷ Công an Trung ương và Đảng uỷ Ngoài
nước cụ thể hoá một số điểm trong Hướng dẫn này cho phù hợp với đặc điểm tổ
chức và hoạt động của cơ quan uỷ ban kiểm tra, tổ chức đảng trong quân đội,
công an và ở nước ngoài.
3. Giao Cục Lưu trữ Văn
phòng Trung ương Đảng hướng dẫn, kiểm tra, theo dõi việc thực hiện Hướng dẫn
này; đề xuất sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế khi cần thiết.
|
Nơi nhận:
- Các tỉnh uỷ, thành
uỷ,
- Các ban đảng, ban cán sự đảng, đảng đoàn, đảng uỷ, ban chỉ đạo, tiểu ban,
hội đồng trực thuộc Trung ương,
- Báo, tạp chí, nhà xuất bản trực thuộc Trung ương,
- Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng,
- Lưu Văn phòng Trung ương Đảng.
|
K/T CHÁNH VĂN PHÒNG
PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG
Bùi Văn Thạch
|
PHỤ LỤC 1
SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC
VĂN BẢN CỦA ĐẢNG
(Kèm
theo Hướng dẫn số 36-HD/VPTW, ngày 03/4/2018 của Văn phòng Trung ương Đảng)
Ghi chú:
|
1. Tiêu đề
"Đảng Cộng sản Việt Nam";
2. Tên cơ quan ban
hành văn bản;
3. Số và ký hiệu
văn bản;
4. Địa danh và
ngày, tháng, năm ban hành văn bản;
5a. Tên loại văn
bản và trích yếu nội dung văn bản;
5b. Trích yếu nội
dung công văn;
6. Nội dung văn bản
(có thể nhiều trang);
7a, 7b, 7c. Quyền
hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền;
|
8. Dấu cơ quan, tổ
chức ban hành văn bản;
9a, 9b. Nơi nhận
văn bản;
10a, 10b. Dấu chỉ
mức độ mật, mức độ khẩn;
11a. Chỉ dẫn về
phạm vi lưu hành,
11b. Chỉ dẫn về dự
thảo văn bản;
12. Ký hiệu người
đánh máy và số lượng bản phát hành;
13. Thông tin liên
hệ của cơ quan ban hành văn bản.
|
PHỤ LỤC 2
SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC
BẢN SAO
(Kèm
theo Hướng dẫn số 36-HD/VPTW, ngày 03/4/2018 của Văn phòng Trung ương Đảng)
Ghi chú:
14. Tên cơ quan sao
văn bản;
15. Số và ký hiệu bản
sao;
16. Chỉ dẫn loại bản
sao;
17. Địa danh và ngày,
tháng, năm sao văn bản;
18a, 18b, 18c. Chức
vụ, chữ ký, họ tên người ký sao;
19. Dấu cơ quan sao;
20. Nơi nhận bản sao.