|
TỔNG CỤC HẢI QUAN
CỤC HẢI QUAN
TỈNH QUẢNG NINH
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 661/QĐ-HQQN
|
Quảng Ninh, ngày 29 tháng 06 năm 2017
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ CỦA CỤC HẢI QUAN TỈNH QUẢNG
NINH
CỤC TRƯỞNG CỤC HẢI QUAN TỈNH QUẢNG NINH
Căn cứ Luật Lưu trữ ngày
11/11/2011;
Căn cứ Luật Giao dịch điện tử số
51/2005/QH11 ngày 29/11/2005;
Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một
số điều của Luật lưu trữ;
Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP
ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư;
Căn cứ Nghị định số 09/2010/NĐ-CP
ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày
08/4 /2004 của Chính phủ về công tác văn thư;
Căn cứ Nghị định số 99/2016/NĐ-CP
ngày 01/7/2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu;
Căn cứ Thông tư số 04/2013/TT-BNV
ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư - lưu
trữ của các cơ quan, tổ chức;
Căn cứ Thông tư số 161/2014/TT-BTC
ngày 31/10/2014 của Bộ Tài chính quy định công tác bảo vệ bí mật nhà nước ngành
Tài chính;
Căn cứ Thông tư số 155/2013/TT-BTC ngày 06/11/2013 của Bộ Tài chính quy định về thời hạn bảo
quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của ngành Tài chính;
Căn cứ Quyết định số 1919/QĐ-BTC
ngày 06/9/2016 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn,
cơ cấu tổ chức của Cục Hải quan tỉnh, liên tỉnh, thành phố trực thuộc Trung
ương;
Căn cứ Quyết định số 2449/QĐ-BTC
ngày 11/11/2016 của Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành
Quy chế công tác lưu trữ của Bộ Tài chính; Quyết định số 1616/QĐ-BTC ngày
19/7/2016 của Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành Quy chế công tác văn thư của Bộ
Tài chính;
Căn cứ Quyết định số 1268/QĐ-TCHQ
ngày 14/04/2017 của Tổng cục Hải quan về việc ban hành Quy chế công tác văn thư
của Tổng cục Hải quan; Quyết định số 1468/QĐ-TCHQ ngày 24/04/2017 của Tổng cục
Hải quan về việc ban hành Quy chế công tác lưu trữ của Tổng cục Hải quan;
Theo đề nghị của Chánh Văn phòng Cục
Hải quan tỉnh,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết
định này Quy chế công tác văn thư và lưu trữ của Cục Hải quan tỉnh Quảng Ninh.
Điều 2. Quyết định này có hiệu
lực từ ngày ký. Những quy định trước đây của Cục Hải quan tỉnh Quảng Ninh trái
với Quy chế này đều được bãi bỏ.
Điều 3. Chánh văn phòng, Trưởng
các đơn vị thuộc và trực thuộc Cục Hải quan tỉnh chịu trách nhiệm tổ chức thi
hành Quyết định này./.
|
Nơi nhận:
- TCHQ (để báo cáo);
- Như Điều 3 (để thi hành);
- Lưu: VT, VP (2b).
|
KT. CỤC TRƯỞNG
PHÓ CỤC TRƯỞNG
Đào Đức Hải
|
QUY CHẾ
CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ CỦA CỤC HẢI QUAN TỈNH QUẢNG NINH
(Ban hành kèm theo Quyết định số
661/QĐ-HQQN ngày 29/06/2017 của
Cục trưởng Cục Hải quan tỉnh Quảng Ninh)
Phần I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi
và đối tượng áp dụng
1. Phạm vi áp dụng: Quy chế này quy định
các hoạt động về văn thư, lưu trữ trong quá trình quản lý, chỉ đạo, điều hành của
Cục Hải quan tỉnh Quảng Ninh để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình.
2. Đối tượng áp dụng: Quy chế này được
áp dụng đối với các tổ chức, cá nhân, đơn vị thuộc và trực thuộc Cục Hải quan tỉnh
Quảng Ninh.
Điều 2. Giá trị
pháp lý của văn bản điện tử
1. Giá trị pháp lý của văn bản điện tử
thực hiện theo quy định tại Điều 35 Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4
năm 2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ
quan nhà nước.
2. Văn bản điện tử được xác thực bằng
chữ ký số phải được thực hiện đúng theo quy định của pháp luật về giao địch điện
tử. Các loại văn bản, tài liệu đã được xác thực bằng chữ ký số và gửi qua môi
trường mạng thì không phải gửi thêm văn bản giấy, ngoại trừ các tài liệu, văn bản có giá trị lưu trữ theo quy định phải gửi bản
chính.
Điều 3. Trách
nhiệm quản lý, thực hiện công tác văn thư - lưu trữ
1. Cục trưởng trực tiếp hoặc ủy quyền
cho Phó cục trưởng phụ trách Văn phòng chỉ đạo, quản lý công tác văn thư, lưu
trữ của toàn Cục.
2. Chánh Văn phòng có trách nhiệm
tham mưu, giúp Lãnh đạo Cục quản lý thống nhất về công tác văn thư - lưu trữ,
là đầu mối chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ trong toàn Cục gồm các nội dung
sau:
a) Căn cứ vào văn bản chỉ đạo của nhà
nước, của cấp trên về công tác văn thư - lưu trữ, hướng dẫn tổ chức thực hiện các
chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ cho phù hợp với hoạt động của cơ
quan, đơn vị.
b) Tổ chức kiểm tra việc thực hiện
các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ đối với các đơn vị thuộc và
trực thuộc Cục Hải quan tỉnh Quảng Ninh.
3. Trưởng các đơn vị thuộc và trực
thuộc Cục chịu trách nhiệm chỉ đạo và tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu
trữ tại đơn vị.
4. Mỗi cá nhân công chức, người lao động
trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc có liên quan đến công tác văn
thư, lưu trữ phải chấp hành nghiêm túc các quy định về công tác văn thư, lưu trữ
tại Nghị định của Chính phủ, quy định của Bộ Tài chính, Tổng
cục Hải quan và các quy định khác có liên quan.
Điều 4. Nhiệm vụ
của văn thư - lưu trữ
1. Công chức làm công tác văn thư, lưu
trữ tại Cục có nhiệm vụ sau:
a) Văn thư
- Hướng dẫn, đôn đốc công chức, nhân
viên trong cơ quan thực hiện đúng theo các nội dung quy định về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, lập hồ sơ hiện
hành; hỗ trợ các đơn vị trong việc khai thác và xử lý văn bản trên hệ thống mạng
tin học; Kịp thời cập nhật các văn bản chỉ đạo của Tổng cục Hải quan trên hệ thống
Netoffice Cục để các đơn vị khai thác, triển khai.
- Tiếp nhận, cập nhật dữ liệu văn bản
đến, phân luồng xử lý;
- Trình, chuyển giao văn bản đến cho
các đơn vị, cá nhân có liên quan;
- Giúp Chánh Văn phòng hoặc người được
giao trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản
đến;
- Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ
thuật trình bày văn bản đi; làm thủ tục phát hành, cập nhật dữ liệu văn bản đi,
chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;
- Sắp xếp, quản lý, giao nộp bản lưu
vào lưu trữ cơ quan;
- Làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy
đi đường cho công chức, nhân viên; quản lý sổ sách hình thành trong hoạt động của
công tác văn thư;
- Quản lý, sử dụng con dấu hành chính
và thiết bị lưu khóa bí mật (nếu có) của cơ quan, đơn vị;
- Nghiên cứu, đề xuất ứng dụng khoa học
công nghệ, áp dụng quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN và ISO 9001 vào công
tác văn thư.
b) Lưu trữ
- Hướng dẫn, đôn
đốc các đơn vị, cá nhân trong cơ quan về lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu
vào lưu trữ cơ quan;
- Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn do
các đơn vị giao nộp lưu vào lưu trữ cơ quan;
- Phân loại, chỉnh lý, xác định giá
trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu của Cục; phối hợp với các đơn vị tổ chức
tiêu hủy tài liệu hết giá trị;
- Bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu
lưu trữ của Cục;
- Phục vụ khai thác, sử dụng hồ sơ,
tài liệu lưu trữ;
- Lựa chọn hồ sơ, tài liệu có giá trị
để giao nộp vào lưu trữ lịch sử theo quy định;
- Nghiên cứu, đề xuất ứng dụng khoa học
công nghệ, áp dụng quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN và ISO 9001 vào công
tác lưu trữ.
2. Công chức làm công tác văn thư,
lưu trữ tại các đơn vị thuộc và trực thuộc Cục có nhiệm vụ sau:
a) Văn thư
- Hướng dẫn, đôn đốc công chức, nhân
viên trong đơn vị thực hiện đúng theo các nội dung quy định về thể thức, kỹ thuật
trình bày văn bản, lập hồ sơ hiện hành;
- Tiếp nhận văn bản, tài liệu gửi đến
đơn vị (văn bản giấy hoặc văn bản điện tử) để trình lãnh đạo đơn vị; chuyển văn
bản đến các Đội, Tổ hoặc cá nhân liên quan theo ý kiến của trưởng đơn vị;
- Đôn đốc các Tổ, Đội, cá nhân trong
đơn vị xử lý văn bản; tổng hợp kết quả xử lý văn bản của đơn vị;
- Lập danh mục hồ sơ, tài liệu của
đơn vị và chuyển giao hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đơn vị;
- Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ
thuật trình bày văn bản đi; làm thủ tục phát hành, cập nhật dữ liệu văn bản đi,
chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;
- Quản lý, sử dụng con dấu hành chính
của đơn vị (nếu có).
b) Lưu trữ
- Tiếp nhận, sắp xếp, quản lý hồ sơ,
tài liệu của đơn vị ở giai đoạn hiện hành, chuyển giao hồ
sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo
quy định;
- Phối hợp với các Đội, Tổ công tác lập
kế hoạch và tiến hành chỉnh lý tài liệu lưu trữ của đơn vị.
Điều 5. Bảo vệ bí
mật nhà nước trong công tác văn thư - lưu trữ
1. Công tác văn thư, lưu trữ của Cục
Hải quan tỉnh Quảng Ninh phải thực hiện theo các quy định
của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước: Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà
nước; Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định
chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước; Thông tư số 33/2015/TT-BCA
ngày 20 tháng 7 năm 2015 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị
định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết
thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước và Thông tư số 161/2014/TT-BTC ngày
31 tháng 10 năm 2014 của Bộ Tài chính quy định công tác bảo vệ bí mật nhà nước
ngành Tài chính; Công văn số 2185/TCHQ ngày 3/4/2017 của Tổng cục Hải quan hướng
dẫn thực hiện các quy định về quản lý việc in, sao chụp, luân chuyển văn bản,
tài liệu có độ mật.
2. Công chức, nhân viên không được sử
dụng hệ thống quản lý điều hành qua mạng để trao đổi các thông tin mật, đơn thư
tố cáo, thông tin hạn chế công bố, trao đổi công việc
không thuộc nhiệm vụ của cơ quan và các nội dung khác trái với quy định.
3. Công chức làm công tác văn thư, lưu trữ phải có phẩm chất tốt, có tinh thần trách nhiệm, ý thức
tổ chức kỷ luật, ý thức cảnh giác giữ gìn bí mật nhà nước; có năng lực hoàn
thành nhiệm vụ được giao và phải làm cam kết bảo vệ bí mật nhà nước bằng văn bản
nộp cho cơ quan tổ chức và đơn vị trực tiếp quản lý.
Phần II
NHỮNG QUY ĐỊNH CỤ
THỂ
Chương I
CÔNG TÁC VĂN
THƯ
Mục 1. SOẠN THẢO,
BAN HÀNH VĂN BẢN
Điều 6. Thể thức
và kỹ thuật trình bày văn bản và số, ký hiệu văn bản
1. Thể thức văn bản hành chính thực
hiện theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của
Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
2. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản chuyên ngành do Bộ trưởng Bộ Tài chính, Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan
quy định sau khi thỏa thuận thống nhất với Bộ trưởng Bộ Nội vụ.
3. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội do người đứng đầu cơ quan
Trung ương của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội quy định.
4. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản trao đối với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài được thực hiện theo
quy định hiện hành của pháp luật liên quan và theo thông lệ quốc tế.
5. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản điện tử thực hiện theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19
tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ và các quy định khác về việc sử dụng chữ ký số.
Điều 7. Soạn thảo
văn bản
1. Căn cứ tính chất, nội dung của văn
bản cần soạn thảo, người đứng đầu giao cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc
chủ trì soạn thảo.
2. Đơn vị hoặc
cá nhân được giao soạn thảo có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:
- Xác định hình thức, nội dung và độ
mật, độ khẩn, nơi nhận;
- Thu thập, xử lý thông tin có liên
quan phục vụ cho việc soạn thảo;
- Soạn thảo văn bản;
- Trong trường hợp cần thiết, đề xuất
với người đứng đầu cơ quan việc tham khảo ý kiến của các cơ quan, tổ chức hoặc
đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản dự
thảo văn bản;
- Trình duyệt bản dự thảo văn bản kèm
theo tài liệu có liên quan.
Điều 8. Duyệt dự
thảo, sửa chữa, bổ sung dự thảo đã duyệt, trình ký văn bản
1. Dự thảo văn bản phải do người có thẩm
quyền ký duyệt văn bản.
2. Trong trường hợp dự thảo đã được
phê duyệt, nhưng thấy cần thiết phải sửa chữa, bổ sung thêm vào dự thảo thì đơn
vị hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải trình người đã duyệt
dự thảo xem xét, quyết định việc sửa chữa, bổ sung.
3. Trình ký văn bản.
a) Tại các đơn vị thuộc Cục
- Công chức được giao xử lý công việc
sau khi dự thảo xong trình văn bản qua Lãnh đạo đơn vị phụ trách kiểm tra về nội
dung, tính hợp pháp của văn bản, kiểm tra về thể thức, kỹ
thuật trình bày văn bản. Trưởng đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra
và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản,
ký nháy/tắt vào cuối nội dung văn bản (sau dấu ./.) và từng trang phụ lục, bảng
biểu, tài liệu đính kèm theo văn bản đó (nếu có) trước khi trình Lãnh đạo Cục Hải
quan tỉnh ký ban hành; đề xuất mức độ khẩn; đối chiếu quy định của pháp luật về
bảo vệ bí mật nhà nước, xác định việc đóng dấu mật, đối tượng nhận văn bản,
trình người ký văn bản quyết định. Trường hợp ủy nhiệm cho cấp phó duyệt thì
Trưởng đơn vị vẫn phải chịu trách nhiệm về nội dung văn bản đó.
- Chánh Văn phòng (hoặc người được
Lãnh đạo Cục giao) kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật
trình bày, thủ tục ban hành văn bản của Cục Hải quan tỉnh Quảng Ninh và phải ký
nháy/tắt vào vị trí cuối cùng ở “Nơi nhận” trước khi trình Lãnh đạo Cục ký.
b) Tại các Chi cục và tương đương
- Công chức được giao xử lý công việc
sau khi dự thảo xong trình văn bản qua Lãnh đạo Đội (Tổ) phụ trách kiểm tra về
nội dung, tính hợp pháp và kiểm tra về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản.
Các văn bản do các Đội, Tổ soạn thảo trình Lãnh đạo đơn vị phải do Đội trưởng
(Tổ trưởng) hoặc các cấp phó được giao phụ trách các mảng công việc nhất định
theo quy chế của Chi cục duyệt nội dung, ký nháy/tắt vào cuối nội dung văn bản
(sau dấu ./.) và từng trang phụ lục, bảng biểu, tài liệu đính kèm theo văn bản
đó (nếu có); đề xuất mức độ khẩn; đối chiếu quy định của pháp luật về bảo vệ bí
mật nhà nước, xác định việc đóng dấu mật, đối tượng nhận văn bản, trình người
ký văn bản quyết định
- Đội trưởng Đội Tổng hợp, Tổ trưởng
Tổ tham mưu (hoặc người được Lãnh đạo đơn vị giao) kiểm tra lần cuối và chịu
trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản của đơn vị
và phải ký nháy/tắt vào vị trí cuối cùng ở “Nơi nhận” trước khi trình Lãnh đạo
đơn vị ký
c) Cỡ chữ ký nháy /tắt không lớn hơn
độ rộng một dòng văn bản và không dài quá độ dài của 10 ký tự.
Điều 9. Ký văn bản
1. Thẩm quyền ký văn bản thực hiện
theo quy định của pháp luật, Quy chế làm việc của Cục Hải quan tỉnh. Người ký
văn bản phải chịu trách nhiệm về thể thức, nội dung văn bản do mình ký.
2. Ký ban hành văn bản gồm: ký theo
thẩm quyền, ký thay, ký thừa ủy quyền và ký thừa lệnh.
a) Ký theo thẩm quyền: Cục trưởng,
Chi cục trưởng và tương đương có quyền ký tất cả các văn bản thuộc thẩm quyền.
b) Ký thay (KT): Cục trưởng, Trưởng
các đơn vị thuộc và trực thuộc có thể giao cho cấp phó của mình ký thay các văn
bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách, cấp phó ký thay chịu trách nhiệm
trước người đứng đầu cơ quan và trước pháp luật.
c) Ký thừa ủy quyền (TUQ): Trong trường
hợp đặc biệt, Cục trưởng có thể ủy quyền cho Lãnh đạo các đơn vị thuộc Cục ký
thừa ủy quyền một số loại văn bản thuộc thẩm quyền ký của Lãnh đạo Cục. Việc
giao ký thừa ủy quyền phải đích danh, có thời hạn và bằng văn bản. Người được ủy
quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký, phải chịu trách nhiệm cá nhân
trước pháp luật và trước người ủy quyền về nội dung văn bản đó.
d) Ký thừa lệnh (TL): Cục trưởng có
thể giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòng thuộc Cục ký thừa
lệnh một số loại văn bản. Việc ký thừa lệnh thực hiện theo
quy định tại quy chế làm việc của Cục Hải quan tỉnh.
3. Khi ký văn bản không dùng bút chì,
bút mực đỏ, mực màu đen hoặc các loại mực dễ phai.
Mục 2. QUẢN LÝ VĂN
BẢN
Điều 10. Nguyên
tắc chung
1. Tất cả văn bản đi, văn bản đến của
Cục Hải quan tỉnh Quảng Ninh, các Chi cục và đơn vị tương đương phải được quản
lý tập trung tại để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản được
đăng ký riêng theo quy định của pháp luật. Những văn bản đến không được đăng ký
tại Văn thư thì các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm
giải quyết.
2. Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày
nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là
trong ngày làm việc tiếp theo.
Văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ
khẩn: “Hỏa tốc (kể cả “Hỏa tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi
chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận
được. Văn bản khẩn đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát
ngay sau khi văn bản được ký.
3. Văn bản, tài liệu có nội dung mang
bí mật nhà nước (sau đây gọi tắt là văn bản mật) được đăng ký, quản lý theo quy
định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước và hướng dẫn tại Quy chế
này.
4. Tất cả văn bản mật, văn bản đến,
văn bản đi không nằm trong danh mục bí mật nhà nước nhưng hạn chế công bố theo
quy định của thủ trưởng cơ quan không được gửi, luân chuyển
trên hệ thống quản lý điều hành qua mạng.
5. Trường hợp văn bản đến không thuộc
thẩm quyền giải quyết của đơn vị, văn thư đơn vị tiếp nhận văn bản có trách nhiệm
chuyển lại văn bản đến cho Văn thư Cục/ Văn thư Chi cục ngay trong ngày làm việc
để báo cáo người có thẩm quyền xem xét, xử lý.
Điều 11. Trình tự
quản lý văn bản đến
Tất cả văn bản đến gửi đến Cục Hải
quan tỉnh Quảng Ninh và các đơn vị thuộc và trực thuộc Cục, trừ những loại văn
bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật phải được quản lý theo trình
tự sau:
1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;
2. Trình, chuyển giao văn bản đến;
3. Giải quyết, theo dõi, đôn đốc việc
xử lý, phản hồi việc xử lý văn bản đến.
Điều 12. Tiếp nhận,
đăng ký văn bản đến
1. Tiếp nhận văn bản đến
a) Tiếp nhận văn bản giấy đến
Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn,
trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc, Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp
nhận văn bản đến phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm
phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.
Nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình
trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian
ghi trên bì (đối với bì văn bản có đóng dấu “Hỏa tốc” hẹn
giờ), Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải báo cáo
ngay cho lãnh đạo cấp trên trực tiếp (sau đây gọi tắt là người được giao trách
nhiệm); trong trường hợp cần thiết, phải lập biên bản với người đưa văn bản để ghi nhận tình trạng văn bản tại thời điểm
nhận.
Văn bản đến ngoài giờ làm việc, ngày
lễ, ngày nghỉ do nhân viên bảo vệ cơ quan hoặc người được
phân công tiếp nhận vào sổ theo dõi. Trường hợp trên bì
văn bản có đóng dấu hỏa tốc hẹn giờ thì phải báo cáo ngay với lãnh đạo cấp trên
trực tiếp hoặc cá nhân liên quan (nếu bì văn bản ghi rõ tên cá nhân) để xử lý. Trường
hợp trên bì văn bản không đóng dấu hỏa tốc hẹn giờ thì chuyển cho văn thư cơ
quan đầu giờ ngày làm việc tiếp theo.
b) Tiếp nhận văn bản đến qua máy fax,
thư điện tử, văn bản qua mạng (văn bản điện tử)
Công chức văn thư thường xuyên kiểm
tra văn bản đến qua máy fax, qua hệ thống tiếp nhận văn bản điện tử. Khi tiếp
nhận văn bản đến bằng các hình thức trên, Văn thư phải kiểm tra số lượng văn bản,
số lượng trang của mỗi văn bản.Trường hợp phát hiện có sai
sót, thiếu thì phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người có trách
nhiệm xem xét, giải quyết.
2. Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản giấy
đến
Sau khi tiếp nhận, các bì văn bản đến
được phân loại sơ bộ và xử lý như sau:
a) Loại công chức văn thư không bóc
bì: bao gồm các bì văn bản gửi cho tổ chức Đảng, các đoàn thể trong cơ quan,
các bì văn bản gửi đích danh người nhận, các loại hồ sơ thầu có ghi không được bóc bì trước khi mở thầu, các bì văn bản có đóng dấu
ký hiệu các độ mật (bì văn bản mật).
Đối với những bì văn bản gửi đích
danh người nhận, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan thì
cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư để đăng ký.
Đối với các bì văn bản mật, công chức
văn thư phải trình Lãnh đạo Văn phòng bóc (trừ bì văn bản Mật có dấu “Chỉ người
có tên mới được bóc bì”) và trực tiếp đăng ký vào sổ văn bản mật.
b) Loại do công chức văn thư bóc bì:
bao gồm tất cả các loại bì còn lại.
Đối với đơn, thư nặc danh, khiếu nại,
tố cáo và những văn bản cần được kiểm tra, xác minh thêm về nội dung, một điểm
gì đó hoặc những văn bản đến mà ngày nhận cách quá xa ngày tháng của văn bản
thì phải giữ lại bì và đính kèm với văn bản.
c) Đối với bì văn bản mật, việc bóc
bì được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 33/2015/TT-BCA(A11) và Thông tư số 161/2014/TT-BTC.
3. Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến
Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký
tại Văn thư phải được đóng dấu “Đến”; ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến
trong những trường hợp cần thiết). Đối với văn bản đến được chuyển qua fax, thư
điện tử hoặc qua mạng, trong trường hợp cần thiết, phải sao chụp hoặc in ra và
đóng dấu “Đến”. Sau đó, khi nhận được bản chính, phải đóng
dấu “Đến” vào bản chính và làm thủ tục đăng ký (số đến, ngày đến là số và ngày
đã đăng ký ở bản fax, bản chuyển phát qua mạng).
Dấu “Đến” được đóng rõ ràng, ngay ngắn
vào khoảng giấy trống, dưới số, ký hiệu (đối với những văn bản có ghi tên loại),
dưới trích yếu nội dung (đối với công văn) hoặc vào khoảng
giấy trống phía dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản.
Mẫu dấu “Đến” và
việc ghi các thông tin trên dấu “Đến” được thực hiện theo
quy định.
4. Đăng ký văn bản đến
Văn bản đến phải được đăng ký vào sổ
đăng ký văn bản hoặc hệ thống quản lý điều hành qua mạng.
a) Đăng ký văn bản đến bằng sổ
Tùy theo số lượng văn bản đến của cơ
quan nhiều hay ít mà lập các số đăng ký cho phù hợp.
Nội dung đăng ký văn bản đến: Phải
đăng ký đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin cần thiết về văn bản; không viết
bằng bút chì, bút mực đỏ; không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng.
Mẫu sổ, cách đăng ký văn bản đến, văn
bản mật đến, được thực hiện theo hướng dẫn.
b) Đăng ký văn bản đến bằng hệ thống
quản lý điều hành qua mạng
Văn bản đến được đăng ký vào hệ thống
quản lý điều hành qua mạng gồm các nội dung sau: Số công văn,
số đến, nơi gửi, ngày, tháng, trích yếu văn bản (ghi cụ thể, không viết tắt),
tài liệu, hồ sơ kèm theo (nếu có)... Sau khi đăng ký, văn thư quét bản giấy và
gắn bản điện tử, tiến hành phân luồng xử lý cho đơn vị
theo ý kiến phân phối của người có thẩm quyền trên hệ thống quản lý điều hành
qua mạng.
c) Văn bản mật đến được đăng ký sổ
riêng hoặc nếu sử dụng phần mềm trên máy vi tính thì không được nối mạng nội bộ
và mạng diện rộng
Điều 13. Trình,
chuyển giao văn bản đến
Văn bản đến phải được kịp thời trình
cho người có trách nhiệm để xin ý kiến phân phối văn bản và chuyển giao cho các
đơn vị, cá nhân giải quyết. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được
trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.
Văn bản đến qua hệ thống mạng có liên
thông với hệ thống quản lý điều hành qua mạng của cơ quan, đơn vị thì được cập
nhật, chuyển vào mục văn bản đến của cơ quan, đơn vị và thực hiện quy trình
chuyển giao như đối với văn bản đến đăng ký mới.
1. Trình văn bản đến
a) Văn bản đến phải được kịp thời
trình cho Trưởng cơ quan, đơn vị xem xét, phân phối.
b) Người có thẩm quyền, căn cứ vào nội
dung văn bản đến; quy chế làm việc của đơn vị; chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch
công tác được giao cho các đơn vị, cá nhân, cho ý kiến phân phối văn bản, ý kiến
chỉ đạo giải quyết và thời hạn giải quyết văn bản (trong trường hợp cần thiết).
Đối với văn bản liên quan đến nhiều đơn vị, nhiều cá nhân thì cần xác định rõ
đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, những đơn vị hoặc cá nhân tham gia, phối hợp.
2. Chuyển giao văn bản đến
a) Văn bản đến được chuyển giao cho
các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết theo ý kiến phân phối của người có thẩm quyền.
Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo kịp thời, chính xác, đúng đối tượng, giữ
bí mật nội dung văn bản và phải vào sổ chuyển giao văn bản.
b) Văn thư của đơn vị hoặc người được
trưởng đơn vị giao trách nhiệm, sau khi tiếp nhận văn bản đến, phải vào sổ đăng
ký của đơn vị hoặc nhập dữ liệu vào hệ thống quản lý điều hành qua mạng, trình
trưởng đơn vị xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết (nếu có). Căn
cứ vào ý kiến của trưởng đơn vị, văn bản đến được chuyển cho đơn vị, cá nhân trực
tiếp theo dõi, giải quyết.
Điều 14. Giải
quyết và theo dõi, đôn đốc việc xử lý văn bản đến.
1. Khi nhận được văn bản đến, các đơn
vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết kịp thời theo thời hạn được quy định
trong văn bản hoặc theo ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo. Đối với những văn bản đến
có đóng dấu mức độ khẩn phải ưu tiên tập trung xử lý trong thời gian sớm nhất.
2. Trưởng đơn vị trực tiếp hoặc phân
công cho cấp phó có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến.
3. Ngoài các đơn vị có trách nhiệm chủ
trì giải quyết văn bản, trưởng các đơn vị khác có trách nhiệm cập nhật văn bản
đến trên hệ thống mạng và thực hiện các vấn đề được nêu trong văn bản có liên
quan đến đơn vị mình.
4. Văn phòng Cục,
Đội Tổng hợp và tương đương (tại các đơn vị trực thuộc Cục) có nhiệm vụ theo
dõi, đôn đốc các đơn vị, cá nhân giải quyết văn bản đến theo thời hạn đã được
quy định.
5. Đối với văn bản đến có đóng dấu
“Tài liệu thu hồi”, công chức văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.
Điều 15. Trình tự
quản lý văn bản đi
Tất cả văn bản
đi do Cục Hải quan tỉnh Quảng Ninh, các đơn vị thuộc và trực thuộc Cục phát
hành (gọi chung là văn bản đi) phải được quản lý theo trình tự sau:
1. Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình
bày văn bản; ghi số, ký hiệu và ngày, tháng, năm của văn bản;
2. Đóng dấu cơ quan, dấu mức độ khẩn,
mật (nếu có);
3. Đăng ký văn bản đi;
4. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi
việc chuyển phát văn bản đi;
5. Lưu văn bản đi.
Điều 16. Kiểm
tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
1. Trước khi thực hiện các công việc
để phát hành văn bản, văn thư cần kiểm tra lại về thể thức,
hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời
yêu cầu người soạn thảo văn bản sửa lại theo đúng quy định.
2. Khi phát hành văn bản có nội dung
bí mật nhà nước phải có phiếu đề xuất độ mật do Trưởng đơn vị chủ trì soạn thảo
hoặc người ký văn bản phê duyệt và được lưu cùng bản gốc văn bản tại văn thư.
Điều 17. Đăng ký
văn bản đi
Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng
ký văn bản đi hoặc hệ thống quản lý điều hành qua mạng.
1. Văn bản xử lý công việc thuộc thẩm
quyền của Cục do các phòng tham mưu soạn thảo hoặc do các Chi cục được ủy quyền
soạn thảo đều được tập trung vào đầu mối văn thư Cục để đăng ký văn bản.
2. Văn bản xử lý công việc thuộc thẩm
quyền của Chi cục (hoặc các đơn vị tương đương có con dấu riêng) tập trung vào
đầu mối văn thư của đơn vị để đăng ký văn bản. Văn bản do các đơn vị tham mưu
(không có con dấu riêng) thì do cá nhân được giao nhiệm vụ văn thư đăng ký, quản
lý.
3. Tất cả văn bản đi đều được đánh số
theo hệ thống số chung của từng đơn vị do văn thư thống nhất quản lý.
4. Mẫu sổ và việc đăng ký văn bản đi,
kể cả bản sao văn bản và văn bản mật được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục
VIII Quy chế công tác văn thư của Tổng cục Hải quan ban hành tại Quyết định số
1268/QĐ-TCHQ ngày 14/04/2017 của Tổng cục Hải quan.
Điều 18. Nhân bản,
đóng dấu hành chính và dấu mức độ khẩn mật
1. Nhân bản
Văn bản đi được nhân bản theo đúng số
lượng được xác định ở phần Nơi nhận của văn bản. Nếu gửi đến nhiều nơi mà trong
văn bản không liệt kê đủ danh sách thì đơn vị soạn thảo phải có phụ lục nơi nhận
kèm theo để lưu ở Văn thư. Văn thư cơ quan, đơn vị có
trách nhiệm thực hiện nhân bản và phát hành văn bản theo quy định.
Việc nhân bản văn bản mật đi được thực
hiện theo quy định tại Khoản 1, Điều 8 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng
3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà
nước.
2. Đóng dấu cơ quan
a) Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu phải
trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
b) Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn,
đúng chiều và dùng mực dấu màu đỏ tươi theo quy định.
c) Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm
theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu,
trùm lên một phần tên cơ quan, đơn vị hoặc tên của phụ lục.
d) Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi
trên văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy
định của Bộ Tài chính, Tổng cục Hải quan. Dấu giáp lai được đóng vào khoảng
giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy. Mỗi dấu đóng không quá 05 trang/tờ
văn bản.
3. Đóng dấu độ khẩn, mật
a) Việc đóng dấu các độ khẩn (“Khẩn”, “Thượng khẩn”, “Hỏa tốc”, “Hỏa tốc” hẹn giờ) trên văn bản được thực
hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
b) Việc đóng dấu các độ mật (“Mật”,
“Tuyệt mật”, “Tối mật”) và dấu “Tài liệu thu hồi” được khắc sẵn theo quy định tại
khoản 3, khoản 4 Điều 16 Thông tư số 33/2015/TT-BCA ngày 20 tháng 7 năm 2015 của
Bộ Công an hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày
28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ
bí mật nhà nước.
c) Vị trí đóng dấu mức độ mật, độ khẩn
và dấu phạm vi lưu hành (“Trả lại sau khi họp”, “Xem xong trả lại”, “Lưu hành nội
bộ”) trên văn bản được thực hiện theo quy định tại điểm c khoản 2 Điều 15 Thông
tư số 01/2011/TT-BNV.
Điều 19. Làm thủ
tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
1. Thủ tục phát hành văn bản
a) Văn thư cơ quan, đơn vị tiến hành
các công việc sau đây khi phát hành:
- Lựa chọn bì;
- Viết bì;
- Vào bì và dán bì;
- Đóng dấu độ khẩn, dấu ký hiệu độ mật
và dấu khác lên bì (nếu có).
b) Việc phát hành văn bản phải đảm bảo
kịp thời. Các văn bản cần gửi gấp, khẩn, hỏa tốc thì
cá nhân hoặc đơn vị soạn thảo văn bản phải đề xuất để Văn thư có
hình thức chuyển cho phù hợp. Các văn bản khác Văn thư làm thủ tục gửi một ngày
một lần vào cuối buổi chiều.
c) Việc phát hành văn bản mật được thực
hiện theo quy định tại điểm c khoản 3 Điều 7 và điểm i, k, l, m khoản 4 Điều 16 Thông tư số 33/2015/TT-BCA.
2. Chuyển phát văn bản:
a) Văn bản đã làm đầy đủ các thủ tục
hành chính phải được chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được đăng ký, chậm
nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.
b) Tất cả văn bản đi do công chức văn
thư hoặc giao liên cơ quan chuyển giao văn bản cho các đơn vị, cá nhân trong nội
bộ cơ quan, người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ.
c) Tất cả văn bản đi do công chức văn
thư hoặc giao liên cơ quan chuyển trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác đều
phải được đăng ký vào sổ chuyển giao văn bản. Khi chuyển giao văn bản, phải yêu
cầu người nhận ký nhận vào sổ.
d) Tất cả văn bản đi được chuyển phát
qua hệ thống bưu điện đều phải được đăng ký vào sổ hoặc vào máy vi tính. Khi
giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, xác nhận
và đóng dấu vào sổ (nếu có).
e) Văn bản đi có thể được chuyển cho
nơi nhận bằng máy Fax hoặc qua hệ thống quản lý điều hành qua mạng, thư điện tử,
sau đó phải gửi bản chính đối với những văn bản có giá trị lưu trữ.
f) Việc chuyển
phát văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Điều 10
và Điều 16 của Nghị định số 33/2002/NĐ-CP và quy định tại khoản 3 của Thông tư
số 12/2002/TT-BCA(A11); Điều 5 Quyết
định số 55/2016/QĐ-TTg ngày 26/12/2016 của Thủ tướng Chính phủ. Việc chuyển phát
văn bản mật qua hệ thống máy mã thoại của cơ yếu được thực hiện theo Quy chế quản
lý, sử dụng máy mã thoại - fax trong ngành Hải quan ban hành kèm theo Quyết định
số 38/QĐ-TCHQ ngày 15/7/ 2010 của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan.
3. Theo dõi việc chuyển phát văn bản
đi.
Công chức văn thư có trách nhiệm theo
dõi việc chuyển phát văn bản đi, cụ thể như sau:
a) Đối với những văn bản đi có đóng dấu
“Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm
tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc;
b) Đối với văn bản gửi đi nhưng vì lý
do nào đó (do không có người nhận, do thay đổi địa chỉ...) mà bưu điện trả lại
thì phải chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đó; đồng thời ghi chú
vào sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm
tra, xác minh khi cần thiết.
c) Trường hợp phát hiện văn bản bị thất
lạc, phải kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.
4. Sửa đổi, thay thế và đính chính
văn bản đi
a) Văn bản đã phát hành nhưng có sai
sót về nội dung phải được sửa đổi, thay thế bằng văn bản có hình thức tương
đương của đơn vị ban hành văn bản.
b) Văn bản đã phát hành nhưng có sai
sót về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải được đính chính bằng
văn bản hành chính của đơn vị ban hành văn bản.
Điều 20. Lưu văn
bản đi
1. Mỗi văn bản đi phải lưu ít nhất
hai bản: bản gốc (có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền) lưu tại văn thư
cơ quan, đơn vị và bản chính (có chữ ký photocopy, đóng dấu đỏ của cơ quan) lưu
trong hồ sơ công việc.
2. Bản gốc lưu tại văn thư cơ quan phải
được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký từng loại văn bản.
3. Việc lưu giữ, bảo vệ, bảo quản và
sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu các độ mật được thực hiện theo quy định
của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
Điều 21. Quản lý
và sử dụng con dấu, chứng thư số và thiết bị lưu khóa bí mật.
1. Quản lý con dấu.
a) Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm
trước Lãnh đạo Cục Hải quan tỉnh việc quản lý, sử dụng con dấu của cơ quan, đơn
vị. Lãnh đạo các Chi cục Hải quan và tương đương chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo
Cục Hải quan tỉnh Quảng Ninh việc quản lý và sử dụng con dấu của đơn vị mình quản
lý.
b) Con dấu của Cục Hải quan tỉnh, các
Chi cục Hải quan và tương đương được giao bằng quyết định cho công chức văn thư
quản lý và sử dụng. Công chức văn thư được giao sử dụng, quản lý con dấu chịu
trách nhiệm trước lãnh đạo đơn vị việc bảo quản, sử dụng con dấu, có trách nhiệm
thực hiện những quy định sau:
c) Con dấu phải được bảo quản an toàn
trong tủ sắt chống cháy hoặc két sắt chống cháy, có khóa đảm bảo tại phòng làm
việc của công chức văn thư trong giờ cũng như ngoài giờ làm việc. Trường hợp cần
đưa con dấu ra khỏi cơ quan, đơn vị phải được sự đồng ý của người đứng đầu cơ
quan và phải chịu trách nhiệm về việc bảo quản, sử dụng con dấu;
d) Không giao con dấu cho người khác
khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền.
e) Khi nét dấu bị mòn hoặc biến dạng,
công chức văn thư phải báo cáo người đứng đầu cơ quan, đơn vị làm thủ tục đổi
con dấu. Trường hợp con dấu bị mất, người đứng đầu cơ quan phải lập biên bản,
báo cáo cơ quan công an nơi xảy ra mất con dấu.
f) Khi đơn vị có quyết định chia,
tách, sáp nhập, hợp nhất, giải thể, chấm dứt hoạt động, kết thúc nhiệm vụ của
cơ quan có thẩm quyền phải giao nộp con dấu cũ cho Văn phòng Cục từ ngày quyết
định có hiệu lực thi hành. Văn phòng Cục có trách nhiệm thu hồi con dấu cũ để
giao nộp cho cơ quan đăng ký mẫu con dấu và phối hợp với đơn vị mới làm thủ tục
xin khắc con dấu mới cho đơn vị.
2. Sử dụng con dấu
a) Công chức văn thư phải tự tay đóng
dấu vào các văn bản của cơ quan, đơn vị.
b) Chỉ đóng dấu vào văn bản khi văn bản
đúng hình thức, thể thức và có chữ ký của người có thẩm quyền và có quyền từ chối
đóng dấu khi văn bản không đúng thể thức, không có chữ ký đúng thẩm quyền của người
ký văn bản.
c) Không được đóng dấu trong các trường
hợp sau: Đóng dấu vào giấy không có nội dung, đóng dấu khi chưa có chữ ký của
người có thẩm quyền hoặc đóng dấu lên các văn bản có chữ ký của người không có
thẩm quyền.
3. Đóng dấu:
a) Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn,
đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định.
b) Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu
đóng phải trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái.
c) Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm
theo bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu,
trùm lên một phần tên cơ quan, đơn vị hoặc tên của phụ lục.
d) Dấu giáp lai trên văn bản được
đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản và trùm lên tất cả các trang của văn
bản.
e) Việc đóng dấu các độ khẩn (hỏa tốc,
thượng khẩn, khẩn) trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Thông tư số
01/2011/TT-BNV.
f) Việc đóng dấu các độ mật (tuyệt mật,
tối mật và mật), dấu tài liệu thu hồi trên văn bản được thực hiện theo quy định
tại khoản 2 của Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11).
g) Dấu mức độ khẩn, mật được đóng vào
khoảng giấy trống dưới số và ký hiệu văn bản. Dấu thu hồi và phạm vi lưu hành
được đóng ở khoảng giấy trống bên trên dòng ghi quốc hiệu văn bản.
4. Việc sử dụng chứng thư số và thiết
bị lưu khóa bí mật thực hiện theo Thông tư số 08/2016/TT-BQP ngày 01 tháng 02
năm 2016 của Bộ Quốc phòng quy định về cung cấp, quản lý, sử dụng dịch vụ chứng
thực chữ ký số chuyên dùng phục vụ các cơ quan Đảng, Nhà nước, tổ chức chính trị
- xã hội và Quyết định số 2198/QĐ-BTC ngày 30 tháng 8 năm 2010 của Bộ trưởng Bộ
Tài chính về việc sử dụng dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng phục vụ các
cơ quan thuộc hệ thống chính trị và quản lý thuê bao chứng thư số tại Bộ Tài
chính.
a) Ngoài việc quản lý như đối với con
dấu theo quy định tại khoản 1 Điều này, thiết bị lưu khóa bí mật phải được quản
lý như quản lý bí mật nhà nước độ “Mật”.
b) Không được dùng các công cụ,
chương trình hay bất cứ hình thức nào khác làm thay đổi dữ liệu hoặc làm hư hỏng
thiết bị lưu khóa bí mật.
Điều 22. Sao văn
bản
1. Các hình thức bản sao gồm: sao y bản
chính, sao lục và trích sao.
2. Thể thức bản sao thực hiện theo
Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
3. Thẩm quyền và trách nhiệm cấp bản
sao
a) Sao văn bản đi:
- Chánh Văn phòng Cục quyết định cấp
bản sao các văn bản từ bản gốc do Cục phát hành;
- Đội trưởng Đội Tổng hợp thuộc Chi cục
và đơn vị tương đương quyết định cấp bản sao các văn bản từ bản gốc do Chi cục
và đơn vị tương đương phát hành.
b) Sao văn bản đến:
Việc sao y bản chính, sao lục, trích
sao văn bản đến do Lãnh đạo Văn phòng Cục Hải quan tỉnh, Đội trưởng Đội Tổng hợp
thuộc Chi cục và đơn vị tương đương quyết định.
Trường hợp văn bản đến nhận qua mạng,
fax, thư điện tử (không phải bản chính nên không thực hiện được thủ tục sao văn
bản), nếu nội dung có tính chất tham khảo thì các đơn vị khai thác trên hệ thống
quản lý điều hành qua mạng; nếu nội dung yêu cầu áp dụng thực hiện thì đơn vị
nghiệp vụ có văn bản hướng dẫn, gửi kèm.
4. Bản sao y bản chính, sao lục,
trích sao thực hiện đúng quy định pháp luật có giá trị pháp lý như bản chính.
5. Bản sao chụp (cả dấu và chữ ký của
văn bản chính) không thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều này chỉ có giá trị
thông tin, tham khảo.
6. Không được sao, chụp, chuyển phát
ra ngoài cơ quan những ý kiến ghi bên lề văn bản. Trường hợp các ý kiến của
Lãnh đạo Cục, Lãnh đạo đơn vị cần thiết cho việc giao dịch, trao đổi công tác
phải được thể chế hóa bằng văn bản hành chính.
Mục 3. LẬP HỒ SƠ
VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
Điều 23. Nội
dung việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập
1. Nội dung việc lập hồ sơ công việc
bao gồm.
a) Lập hồ sơ thông thường (văn bản giấy)
gồm:
- Mở hồ sơ;
- Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu
hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ;
- Kết thúc và viết
biên mục hồ sơ (gồm: đánh số tờ liên tiếp cho các văn bản có trong hồ sơ, viết
mục lục văn bản có trong hồ sơ, viết chứng từ kết thúc).
b) Lập hồ sơ trên hệ thống quản lý điều
hành qua mạng gồm mở hồ sơ và kết thúc hồ sơ
2. Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng
chức năng, nhiệm vụ của đơn vị hoặc của cơ quan;
3. Văn bản, tài liệu được thu thập
vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn
biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc;
4. Văn bản, tài liệu được thu thập
vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều.
5. Hồ sơ phải được biên mục chi tiết,
đầy đủ theo quy định.
Điều 24. Giao nộp
hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
1. Trách nhiệm của các đơn vị và cá
nhân trong cơ quan, đơn vị.
Các đơn vị và cá nhân phải giao nộp
những hồ sơ, tài liệu được lập trong quá trình giải quyết công việc, có giá trị
lưu trữ vào lưu trữ cơ quan (bộ phận lưu trữ Văn phòng Cục) theo thời hạn được
quy định tại Khoản 2 Điều này. Đơn vị và cá nhân có trách nhiệm hoàn thiện hồ
sơ của công việc đã kết thúc, thống kê Mục lục hồ sơ, tài
liệu nộp lưu và giao nộp vào Lưu trữ cơ quan.
Trường hợp đơn vị hoặc cá nhân cần giữ
lại những hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu thì phải lập danh mục gửi cho lưu
trữ cơ quan biết và phải được sự đồng ý của Lãnh đạo Cục nhưng thời hạn giữ lại
không được quá hai (02) năm kể từ ngày đến hạn nộp lưu.
Mọi công chức, nhân viên trước khi
nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển công tác khác đều phải bàn giao lại hồ sơ, tài
liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm không được giữ hồ sơ, tài liệu của Cục Hải
quan tỉnh Quảng Ninh làm tài liệu riêng hoặc mang sang cơ quan, tổ chức khác.
2. Thời hạn và thành phần hồ sơ, tài
liệu giao nộp
2.1. Thời hạn giao nộp:
a) Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày
công việc kết thúc;
b) Sau 03 tháng kể từ ngày công trình
được quyết toán đối với tài liệu xây dựng cơ bản;
2.2. Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp
lưu vào lưu trữ cơ quan gồm toàn bộ hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình
theo dõi, giải quyết công việc theo chức năng, nhiệm vụ được giao (bao gồm cả
những hồ sơ chưa được đề cập đến trong Danh mục hồ sơ dự
kiến nhưng phát sinh trong năm đã được giao giải quyết), trừ những loại hồ sơ
sau không phải nộp vào Lưu trữ cơ quan:
- Hồ sơ công việc chưa giải quyết
xong;
- Hồ sơ nguyên tắc được dùng làm căn
cứ để theo dõi, giải quyết công việc thuộc trách nhiệm của mỗi cá nhân, được cá nhân giữ và có thể tự loại hủy khi văn bản hết hiệu
lực thi hành;
- Hồ sơ phối hợp giải quyết công việc
(trường hợp trùng với hồ sơ của đơn vị chủ trì);
- Tài liệu để tham khảo.
3. Thủ tục giao nhận
Khi giao nộp hồ sơ, tài liệu đơn vị,
công chức phải lập 02 bản Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và 02 bản Biên bản
giao nhận tài liệu. Lưu trữ cơ quan và bên giao tài liệu mỗi bên giữ mỗi loại một
bản.
Điều 25. Trách
nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
1. Chánh Văn phòng có nhiệm vụ:
a) Tham mưu cho Lãnh đạo Cục trong việc
chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu
trữ;
b) Tổ chức thực hiện việc tiếp nhận hồ
sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
2. Trưởng các đơn vị thuộc và trực
thuộc Cục chịu trách nhiệm chỉ đạo việc lập, cập nhật danh mục hồ sơ công việc,
nhiệm vụ công tác mà đơn vị dự kiến triển khai trong năm để tạo lập danh mục hồ
sơ; tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ, bảo quản và giao nộp hồ sơ, tài liệu của
đơn vị vào lưu trữ cơ quan.
3. Trong quá trình theo dõi, giải quyết
công việc, mỗi cá nhân đều phải lập hồ sơ về công việc đó; hoàn tất hồ sơ đến
khi công việc kết thúc, thống kê văn bản có trong hồ sơ, bàn giao cho người có
trách nhiệm quản lý hồ sơ của đơn vị đến thơi hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào
lưu trữ cơ quan.
4. Trách nhiệm của văn thư, lưu trữ
cơ quan, đơn vị
a) Tập hợp danh mục hồ sơ dự kiến của
đơn vị trong năm và gửi về Lưu trữ cơ quan trước ngày 15 tháng 2 hàng năm; theo
dõi các hồ sơ theo danh mục của đơn vị mình.
b) Tiếp nhận, sắp xếp, quản lý hồ sơ,
tài liệu của đơn vị ở giai đoạn hiện hành (khi chưa nộp cho lưu trữ cơ quan);
thống kê danh mục hồ sơ thực tế đã hình thành trong năm của đơn vị;
c) Lập danh mục hồ sơ, tài liệu của
đơn vị hết giá trị hiện hành và chuyển giao hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
theo quy định.
Chương II
CÔNG TÁC LƯU
TRỮ
Mục 1. THU THẬP,
BỔ SUNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Điều 26. Thu thập
tài liệu vào lưu trữ cơ quan
1. Trách nhiệm của lưu trữ Cục (thuộc
Văn phòng)
a) Hàng năm lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu;
b) Phối hợp với các đơn vị, cá nhân lập
danh mục hồ sơ của từng đơn vị nhằm xác định hồ sơ, tài liệu cần thu thập; hướng
dẫn các đơn vị, cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp và thống kê thành “Mục
lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” (theo Mẫu số 2 Phụ lục I Quy chế lưu trữ của Tổng
cục Hải quan);
c) Chuẩn bị kho tàng và các phương tiện
để tiếp nhận tài liệu; tổ chức tiếp nhận và lập “Biên bản bàn giao hồ sơ, tài
liệu lưu trữ” (theo Mẫu số 4 Phụ lục I Quy chế lưu trữ của Tổng cục Hải quan);
2. Trách nhiệm của các cá nhân, đơn vị
a) Trưởng các đơn vị có trách nhiệm
chỉ đạo thực hiện việc lập hồ sơ và danh mục hồ sơ khi tiến hành giải quyết các
công việc được giao của đơn vị;
b) Lưu trữ hoặc văn thư đơn vị thực
hiện lưu giữ hồ sơ một năm kể từ khi công việc kết thúc, hết thời hạn trên lập
danh mục hồ sơ bàn giao cho lưu trữ Cục lưu trữ theo quy định;
c) Trường hợp đến thời hạn nộp lưu,
đơn vị, cá nhân cần giữ lại hồ sơ, tài liệu, Trưởng đơn vị phải có văn bản
thông báo cho lưu trữ Cục (Văn phòng), thời hạn giữ lại không quá 02 năm kể từ
khi công việc kết thúc;
d) Trường hợp hồ sơ, tài liệu phải
luân chuyển qua nhiều cá nhân, nhiều bộ phận thụ lý, giải quyết (tờ khai hải
quan, hồ sơ xét hoàn thuế, hồ sơ theo dõi hàng tạm nhập tái xuất...) thì cá
nhân, bộ phận nào thụ lý, giải quyết cuối cùng có trách nhiệm quản lý hồ sơ và
thực hiện nộp lưu;
e) Hồ sơ, tài liệu là tài sản quốc
gia thuộc trách nhiệm quản lý của ngành Hải quan, không một cá nhân nào được
chiếm giữ hồ sơ, tài liệu làm của riêng hoặc chuyển sang
cơ quan, đơn vị khác;
f) Công chức, nhân viên giữ hồ sơ,
tài liệu, trước khi nghỉ hưu, thôi việc hoặc chuyển công tác khác phải bàn giao
hồ sơ, tài liệu mình đang giải quyết và lưu giữ cho đơn vị công tác; chỉ sau
khi công chức bàn giao hồ sơ, tài liệu và được trưởng đơn vị xác nhận thì Phòng
Tổ chức cán bộ - Thanh tra mới trao quyết định.
Điều 27. Việc quản
lý tài liệu của các đơn vị sáp nhập, chia tách, giải thể
1. Trường hợp một hoặc nhiều đơn vị
được sáp nhập vào một đơn vị khác hoặc thành lập đơn vị mới thì hồ sơ, tài liệu
đã giải quyết xong của đơn vị cũ chuyển giao cho Lưu trữ cơ quan cấp trên trực
tiếp; các tài liệu chưa giải quyết xong sẽ do đơn vị mới tiếp nhận;
2. Trường hợp một đơn vị được chia
thành nhiều đơn vị mới thì hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong của đơn vị cũ
chuyển giao cho Lưu trữ cơ quan cấp trên trực tiếp; hồ sơ, tài liệu chưa giải
quyết xong thuộc chức năng của đơn vị mới nào do đơn vị mới đó tiếp nhận;
3. Trường hợp đơn vị giải thể thì
toàn bộ hồ sơ, tài liệu của đơn vị đó phải chuyển giao cho Lưu trữ cơ quan cấp
trên trực tiếp.
Điều 28. Thời hạn
giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử
1. Trong thời hạn 10 năm, kể từ năm
công việc kết thúc, đơn vị thuộc Danh mục nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch
sử có trách nhiệm giao nộp tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch
sử.
2. Tài liệu lưu trữ của các đơn vị thuộc
và trực thuộc Cục Hải quan tỉnh Quảng Ninh thực hiện giao nộp vào Trung tâm lưu
trữ thuộc Sở Nội vụ tỉnh Quảng Ninh.
3. Trường hợp đơn vị muốn giữ lại tài
liệu đã đến thời hạn giao nộp thì phải được sự đồng ý bằng
văn bản của cơ quan lưu trữ lịch sử có thẩm quyền thu thập.
4. Khi giao nộp hồ sơ tài liệu vào
lưu trữ lịch sử phải lập biên bản giao nhận, đơn vị giao nộp hồ sơ, tài liệu giữ
01 bản, Lưu trữ lịch sử giữ 02 bản.
Mục 2. CHỈNH LÝ,
XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU
Điều 29. Chỉnh
lý tài liệu
1. Trưởng các đơn vị có trách nhiệm
chỉ đạo, tổ chức việc chỉnh lý tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý. Việc chỉnh
lý tài liệu thực hiện theo quy định, đảm bảo các nguyên tắc chỉnh lý và yêu cầu
cơ bản sau chỉnh lý.
2. Việc xác định giá trị tài liệu của
các đơn vị áp dụng theo Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của
Bộ Nội vụ Quy định thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu hình thành phổ biến trong
hoạt động của các cơ quan tổ chức; Thông tư số 155/2013/TT-BTC ngày 06 tháng 11
năm 2013 của Bộ Tài chính Quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của Bộ Tài
chính và Quyết định số 888/QĐ-TCHQ ngày 26 tháng 3 năm 2014 của Tổng cục trưởng
Tổng cục Hải quan về việc Ban hành Quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu
hình thành trong hoạt động của ngành Hải quan. Áp dụng quy
định thời hạn bảo quản chỉ được phép kéo dài thời hạn, không được rút ngắn thời hạn đối với các loại tài liệu đã quy định.
Điều 30. Hội đồng
xác định giá trị tài liệu
Văn phòng tham mưu, đề xuất Cục trưởng
ra quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu của Cục.
1 .Thành phần Hội đồng xác định giá
trị tài liệu của Cục gồm:
Chủ tịch Hội đồng: Lãnh đạo Cục;
Ủy viên:
- Lãnh đạo Văn phòng;
- Đại diện lãnh đạo phòng Nghiệp vụ;
- Đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu;
Thư ký Hội đồng: Công chức làm lưu trữ
Cục;
2. Nhiệm vụ của Hội đồng: Tư vấn cho
lãnh đạo Cục về việc quyết định mục lục hồ sơ, tài liệu có giá trị tiếp tục lưu
giữ; danh mục tài liệu hết giá trị.
3. Hội đồng làm việc theo phương thức
a) Từng thành viên hội đồng xem xét:
Danh mục tài liệu nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử (nếu có), danh mục tài
liệu có thời hạn và danh mục tài liệu hết giá trị xin hủy. Nếu thấy cần thiết thì kiểm tra thực tế tài liệu, tùy theo khối lượng tài
liệu có thể kiểm tra toàn bộ hoặc kiểm tra xác suất;
b) Hội đồng thảo luận tập thể và kết
luận theo đa số, các ý kiến khác nhau phải được ghi vào biên bản cuộc họp
c) Thông qua biên bản, trình Cục trưởng
ra quyết định.
Điều 31. Hủy tài
liệu hết giá trị
1. Thẩm tra tài liệu trước khi hủy
a) Văn phòng tham mưu cho Lãnh đạo Cục
lập và gửi hồ sơ xin ý kiến thẩm định của Sở Nội vụ tỉnh Quảng Ninh.
b) Hồ sơ xin thẩm định tài liệu hết
giá trị xin hủy gồm các văn bản sau:
- Công văn đề nghị thẩm định tài liệu
hết giá trị;
- Quyết định thành lập Hội đồng xác định
giá trị tài liệu;
- Báo cáo chỉnh lý tài liệu;
- Danh mục tài liệu hết giá trị;
- Bản thuyết minh tài liệu xin hủy;
- Biên bản họp Hội đồng xác định giá
trị tài liệu.
2. Thẩm quyền quyết định tiêu hủy tài
liệu
Cục trưởng ra Quyết định hủy tài liệu
hết giá trị sau khi có ý kiến thẩm định bằng văn bản của Sở Nội vụ.
3. Thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá
trị
a) Văn phòng Cục tổ chức tiêu hủy
theo quy định sau khi có Quyết định bằng văn bản của Cục trưởng.
b) Trình tự tiến hành tiêu hủy tài liệu
- Đóng gói tài liệu hết giá trị;
- Lập biên bản bàn giao tài liệu hết
giá trị giữa công chức quản lý kho lưu trữ của đơn vị và công chức lưu trữ của
Văn phòng.
- Lập biên bản việc tiêu hủy tài liệu
hết giá trị có xác nhận của lãnh đạo Văn phòng, người thực hiện tiêu hủy và người
được giao giám sát việc tiêu hủy.
c) Hồ sơ về việc tiêu hủy tài liệu hết
giá trị phải được bảo quản tại đơn vị có tài liệu bị tiêu hủy trong thời hạn ít
nhất hai mươi năm kể từ ngày tài liệu bị tiêu hủy.
d) Nghiêm cấm mọi cá nhân, đơn vị tự
ý tiêu hủy tài liệu lưu trữ trái với quy định của pháp luật và tại Quy chế này
dưới bất kỳ hình thức nào.
Mục 3. THỐNG KÊ,
BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Điều 32. Thống
kê về công tác lưu trữ
1. Thống kê công tác lưu trữ bao gồm
thống kê tài liệu lưu trữ, kho lưu trữ, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ
và công chức lưu trữ.
2. Chế độ báo cáo thực hiện theo
Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2013 của Bộ Nội vụ Quy định chế
độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ.
3. Việc gửi báo cáo được quy định như
sau:
a) Các đơn vị thuộc, trực thuộc Cục Hải
quan tỉnh gửi báo cáo thống kê công tác lưu trữ thực hiện theo biểu 02/CS kèm
theo Thông tư số 09/2013/TT-BNV về Văn phòng Cục trước ngày 15 tháng 01 năm kế
tiếp của năm báo cáo.
b) Cục Hải quan tỉnh Quảng Ninh tổng
hợp gửi báo cáo thống kê tổng hợp công tác lưu trữ thực hiện theo biểu 02/TH
kèm theo Thông tư số 09/2013/TT-BNV về Sở Nội vụ tỉnh Quảng Ninh đồng thời gửi
một bản về Văn phòng Tổng cục Hải quan để theo dõi trước ngày 31 tháng 01 năm kế
tiếp của năm báo cáo.
Điều 33. Bảo quản
tài liệu lưu trữ
1. Cục trưởng Cục Hải quan tỉnh Quảng
Ninh có trách nhiệm xây dựng, bố trí kho lưu trữ, thiết bị, phương tiện cần thiết
để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ và đảm bảo việc sử dụng tài liệu
lưu trữ.
2. Hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải
được giao nộp vào lưu trữ cơ quan, được bảo vệ an toàn trong kho lưu trữ. Kho
lưu trữ được vệ sinh định kỳ theo quy định.
3. Trưởng các đơn vị chịu trách nhiệm
chỉ đạo thực hiện các quy định về bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ.
4. Công chức, viên chức lưu trữ của
cơ quan có trách nhiệm bố trí, sắp xếp khoa học tài liệu lưu trữ. Hồ sơ tài liệu
phải được bảo quản trong hộp (cặp) có dán nhãn ghi đầy đủ thông tin theo quy định
và sắp xếp theo trật tự, gọn gàng trên giá để dễ thấy, dễ lấy và dễ di chuyển
khi cần thiết. Thường xuyên kiểm tra tình hình tài liệu có trong kho để nắm số
lượng, chất lượng tài liệu.
Mục 4. TỔ CHỨC SỬ
DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Điều 34. Đối tượng
và thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
1. Đối tượng
- Cán bộ công chức, đơn vị trong
ngành Hải quan;
- Cá nhân, cơ quan, đơn vị ngoài
ngành Hải quan;
- Cá nhân có nhu cầu riêng chính
đáng.
2. Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu
lưu trữ
a) Đối với cá nhân, đơn vị trong cơ
quan: Phải có phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ, có xác nhận của lãnh đạo
đơn vị (theo mẫu số 15 Phụ lục I quy chế lưu trữ của Tổng cục Hải quan); trường
hợp nghiên cứu chuyên đề phải có đề cương nghiên cứu.
b) Đối với cá nhân, đơn vị ngoài
Ngành: Nếu vì mục đích công vụ phải có giấy giới thiệu của
cơ quan, tổ chức nơi công tác; nếu vì mục đích cá nhân phải có đơn đề nghị sử dụng
tài liệu, chứng minh thư nhân dân hoặc hộ chiếu, được Lãnh đạo Cục Hải quan phê
duyệt.
Điều 35. Các
hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Cấp bản sao: Lưu trữ cơ quan thực
hiện sao tài liệu lưu trữ và chứng thực lưu trữ cho đối tượng được phép sử dụng
tài liệu (trừ các loại tài liệu thuộc danh mục bí mật Nhà nước, tài liệu không
được phép sao in).
2. Cho mượn tài liệu về phòng làm việc:
Thời gian mượn tài liệu trong vòng 10 ngày làm việc phải hoàn trả; nếu công việc
chưa giải quyết xong phải thông báo lại cho lưu trữ cơ quan biết nhưng thời
gian giữ tài liệu không quá 30 ngày làm việc;
3. Cấp bản chính: Theo yêu cầu của
các cơ quan chức năng có thẩm quyền (như cơ quan điều tra, tòa án ...) lưu trữ cơ quan phải cung cấp bản chính tài liệu đang lưu giữ,
lập biên bản và thực hiện bàn giao cho cơ quan chức năng theo quy định;
4. Xác minh thông tin liên quan đến
tài liệu: Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm tham mưu cho lãnh đạo đơn vị trả lời
yêu cầu xác minh những thông tin liên quan đến tài liệu lưu trữ.
Điều 36. Thẩm
quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng
tài liệu lưu trữ được quy định như sau:
1. Cục trưởng hoặc lãnh đạo Cục phụ
trách Văn phòng phê duyệt đối với tài liệu “Tuyệt mật”, “Tối mật” "Mật"
do đơn vị ban hành; phê duyệt đối với tài liệu “Tuyệt mật”, “Tối mật” "Mật"
do các cơ quan, đơn vị khác ban hành và các loại tài liệu thường đang được lưu
trữ tại Cục cung cấp cho các cá nhân, cơ quan, tổ chức, đơn vị trong và ngoài
Ngành;
2. Lãnh đạo Chi cục và tương đương
phê duyệt và ký sao các tờ khai hải quan làm thủ tục tại Chi cục, các văn bản
do đơn vị ban hành.
3. Cung cấp tài liệu cho cơ quan, tổ
chức, cá nhân nước ngoài do Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan quyết định (trừ tờ
khai xuất cảnh, nhập cảnh và hồ sơ làm thủ tục hải quan của cơ quan, tổ chức,
cá nhân đó).
Điều 37. Quản lý
việc sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Việc khai thác, sử dụng tài liệu
lưu trữ phải lập sổ theo dõi, sổ có các cột mục cần thiết sau: cá nhân, cơ quan
yêu cầu; tên hồ sơ, tài liệu cung cấp, hình thức cung cấp, ký nhận, ngày trả (đối
với trường hợp mượn tài liệu).
2. Các đơn vị, cá nhân được mang tài
liệu lưu trữ (không bao gồm tài liệu mật) ra ngoài cơ quan để phục công tác,
nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng khác sau khi được cấp có thẩm quyền
cho phép và phải hoàn trả nguyên vẹn tài liệu lưu trữ đó.
Phần III.
ĐIỀU KHOẢN THI
HÀNH
Điều 38. Trách
nhiệm của các đơn vị thuộc và trực thuộc Cục trong việc tổ chức thực hiện Quy
chế
1. Văn phòng có trách nhiệm triển
khai, hướng dẫn, giám sát các đơn vị thực hiện Quy chế này; định kỳ hoặc đột xuất
tiến hành kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại các đơn vị thuộc và trực thuộc
Cục.
2. Trưởng các đơn vị thuộc và trực
thuộc Cục Hải quan tỉnh chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện
đúng các quy định tại Quy chế này.
Điều 39. Khen
thưởng và kỷ luật
Đơn vị, cá nhân có thành tích trong
công tác văn thư, lưu trữ được tổng hợp chung vào thành
tích hoàn thành nhiệm vụ công tác chuyên môn để biểu dương, khen thưởng. Trường
hợp đơn vị, cá nhân vi phạm, tùy theo mức độ sẽ bị xử lý kỷ luật theo quy định
của pháp luật./.
Điều 40. Sửa đổi,
bổ sung Quy chế
Trong quá trình thực hiện Quy chế, nếu
các văn bản dẫn chiếu tại Quy chế này được sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế bằng
các văn bản mới thì áp dụng theo các văn bản mới. Nếu có phát sinh, vướng mắc,
trưởng các đơn vị phản ánh về Cục Hải quan tỉnh (qua Văn
phòng) để xem xét, hướng dẫn kịp thời./.