|
BỘ VĂN HOÁ, THỂ THAO
VÀ DU LỊCH
--------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 21/2012/TT-BVHTTDL
|
Hà Nội, ngày 28 tháng
12 năm 2012
|
THÔNG
TƯ
QUY
ĐỊNH TIÊU CHÍ VÀ THỦ TỤC THANH LỌC TÀI LIỆU THƯ VIỆN
Căn cứ Pháp lệnh Thư viện số 31/2000/PL-UBTVQH10
ngày 28 tháng 12 năm 2000;
Căn cứ Nghị định số 72/2002/NĐ-CP ngày 6 tháng
8 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Thư viện;
Căn cứ Nghị định số 185/2007/NĐ-CP ngày 25
tháng 12 năm 2007 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ
cấu tổ chức của Bộ Văn hoá, Thể thao và Du lịch;
Theo đề nghị của Vụ trưởng Vụ Thư viện;
Bộ trưởng Bộ Văn hoá, Thể thao và Du lịch ban
hành Thông tư Quy định tiêu chí và thủ tục thanh lọc tài liệu thư viện.
Chương I
QUY
ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi điều
chỉnh và đối tượng áp dụng
1. Thông tư này quy định tiêu chí và trình tự,
thủ tục thanh lọc tài liệu thư viện.
2. Thông tư này áp dụng đối với các loại hình
thư viện quy định tại Điều 16 Pháp lệnh Thư viện; cơ quan,
tổ chức và cá nhân Việt Nam có liên quan đến hoạt động thanh lọc tài liệu thư
viện.
Điều 2. Giải thích từ
ngữ
Trong Thông tư này, các từ ngữ dưới đây được
hiểu như sau:
1. Thanh lọc tài liệu thư viện là đưa ra
khỏi kho sách những tài liệu không phù hợp với diện phục vụ của thư viện, thừa
bản, lạc hậu về nội dung, bị hư hỏng không thể phục hồi, bị mất trong quá trình
phục vụ người sử dụng thư viện để chuyển đổi mục đích sử dụng hoặc để thực hiện
thanh lý tài sản thuộc thư viện.
2. Tài liệu thuộc diện phục vụ của thư viện
là những tài liệu có nội dung phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của thư viện, nhu
cầu của người sử dụng mà thư viện có trách nhiệm phục vụ.
Điều 3. Mục đích, ý
nghĩa và nguyên tắc thanh lọc tài liệu thư viện
1. Thanh lọc tài liệu là một trong những hoạt
động chuyên môn, nghiệp vụ thư viện được thực hiện thường xuyên theo định kỳ
nhằm nâng cao chất lượng vốn tài liệu thư viện, góp phần giảm bớt thời gian lấy
tài liệu phục vụ người sử dụng, tiết kiệm chi phí cho công tác tổ chức kho, bảo
quản tài liệu thư viện và để tận dụng giá trị sử dụng của tài liệu.
2. Tài liệu thư viện được phép thanh lọc khi
chứa đựng một trong các tiêu chí quy định tại các Điều 5, 6, 7 và 8 Thông tư
này.
Điều 4. Thời hạn thanh
lọc tài liệu thư viện
1. Thanh lọc tài liệu thư viện được tiến hành
theo định kỳ 03 năm/01 lần đối với thư viện có vốn tài liệu từ 300.000 bản trở
xuống và 05 năm/01 lần đối với thư viện có vốn tài liệu trên 300.000 bản trở
lên.
2. Trong trường hợp đặc biệt, việc thanh lọc
tài liệu thư viện được tiến hành đột xuất theo yêu cầu của cơ quan, tổ chức
trực tiếp quản lý thư viện.
Chương II
TIÊU
CHÍ LỰA CHỌN TÀI LIỆU THƯ VIỆN ĐỂ THANH LỌC
Điều 5. Tiêu chí về nội
dung và thời gian xuất bản tài liệu
1. Tài liệu có nội dung lạc hậu, không còn giá
trị lịch sử, văn hóa, khoa học, thực tiễn; sách giáo khoa, giáo trình, tài liệu
tham khảo dùng trong nhà trường và cơ sở giáo dục khác đã được sửa đổi, thay
thế; các văn bản pháp quy hết hiệu lực thi hành.
2. Tài liệu có giá trị về nội dung nhưng không
phù hợp với diện phục vụ của thư viện.
3. Báo, tạp chí phổ thông, khoa học thường thức
sau 02 năm xuất bản.
4. Tài liệu điện tử đã có phiên bản mới thay
thế được sản xuất bằng các công nghệ cao hơn.
5. Tiêu chí này không áp dụng đối với tài liệu
địa chí được lưu giữ trong các thư viện công cộng.
Điều 6. Tiêu chí về
tình trạng tài liệu
1. Tài liệu còn giá trị về nội dung nhưng đã
hư, nát trong quá trình sử dụng hoặc do thiên tai, bão lũ, côn trùng xâm hại mà
không còn khả năng phục chế; trừ những tài liệu thuộc di sản văn hóa theo quy
định của pháp luật.
2. Bản ghi âm, ghi hình, ghi chữ bị hỏng, vỡ
trong quá trình sử dụng, chất lượng không còn bảo đảm.
3. Tài liệu bị mất trong quá trình phục vụ
người sử dụng.
Điều 7. Tiêu chí về số
lượng bản tài liệu
Thanh lọc tài liệu thư viện có nhiều bản trên
một tên tài liệu được quy định như sau:
1. Đối với sách in: có trên 04 bản/01 tên sách.
2. Đối với báo, tạp chí in: có trên 02 bản/01
tên báo, tạp chí.
3. Tiêu chí này không áp dụng đối với tài liệu
trong thư viện của nhà trường và cơ sở giáo dục khác.
Điều 8. Tiêu chí về
ngôn ngữ tài liệu
1. Các tài liệu được xuất bản bằng ngôn ngữ dân
tộc thiểu số không phù hợp với đặc điểm dân cư trên địa bàn.
2. Các tài liệu bằng tiếng nước ngoài không
thông dụng mà người sử dụng thư viện không có nhu cầu sử dụng trong thời gian
05 năm gần nhất với thời điểm đề nghị thanh lọc.
3. Tiêu chí này không áp đối với tài liệu được
lưu giữ trong Thư viện Quốc gia Việt Nam.
Chương III
TRÌNH
TỰ, THỦ TỤC THANH LỌC TÀI LIỆU THƯ VIỆN
Điều 9. Trình tự thanh
lọc tài liệu thư viện
1. Xây dựng đề án thanh lọc tài liệu thư viện
và trình phê duyệt đề án (theo mẫu quy định tại Phụ lục
số 01 và số 02 ban hành theo Thông tư này).
2. Thực hiện thanh lọc tài liệu thư viện theo
quy định tại Điều 11 Thông tư này.
3. Thẩm định tài liệu thư viện đề nghị thanh
lọc và phê duyệt danh mục, hình thức xử lý tài liệu thư viện được phép thanh
lọc theo quy định tại Điều 13 Thông tư này.
4. Chỉnh lý sổ quản lý tài sản, bộ máy tra cứu
của thư viện theo quy định tại Điều 14 Thông tư này.
5. Xử lý tài liệu thư viện được phép thanh lọc
theo quy định tại Điều 15 Thông tư này.
6. Lưu giữ và bảo quản hồ sơ thanh lọc tài liệu
thư viện theo quy định tại Điều 16 Thông tư này.
Điều 10. Thủ tục thanh
lọc tài liệu thư viện
1. Thư viện có yêu cầu thanh lọc tài liệu gửi
trực tiếp hoặc qua đường bưu điện 01 (một) bộ hồ sơ đề nghị thanh lọc tài liệu
đến cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý thư viện.
Hồ sơ đề nghị thanh lọc tài liệu thư viện bao
gồm:
a) Quyết định của cơ quan, tổ chức trực tiếp quản
lý thư viện phê duyệt kế hoạch công tác năm của thư viện, trong đó có nhiệm vụ
thanh lọc tài liệu. Trường hợp thanh lọc đột xuất phải có văn bản của cơ quan,
tổ chức trực tiếp quản lý thư viện;
b) Tờ trình của thư viện đề nghị phê duyệt đề
án thanh lọc tài liệu thư viện;
c) Đề án thanh lọc tài liệu thư viện.
2. Trong thời hạn 03 (ba) ngày làm việc, kể từ
ngày nhận hồ sơ, cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý thư viện có trách nhiệm xem
xét tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ. Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ, cơ
quan, tổ chức trực tiếp quản lý thư viện thông báo bằng văn bản cho thư viện để
chỉnh sửa, bổ sung.
3. Trong thời hạn 10 (mười) ngày làm việc, kể
từ ngày nhận đầy đủ, hợp lệ hồ sơ đề nghị thanh lọc tài liệu thư viện, cơ quan,
tổ chức trực tiếp quản lý thư viện có trách nhiệm xem xét, ra quyết định phê
duyệt đề án (theo mẫu quy định tại Phụ lục số 03
ban hành theo Thông tư này).
Điều 11. Thực hiện
thanh lọc tài liệu thư viện
Việc thanh lọc tài liệu thư viện được thực hiện
như sau:
1. Tiến hành kiểm kê vốn tài liệu thư viện,
đánh dấu những tài liệu nằm trong diện đề nghị thanh lọc.
2. Lập danh mục và đề xuất hình thức xử lý tài
liệu thư viện đề nghị thanh lọc (theo mẫu quy định tại Phụ
lục số 04 ban hành theo Thông tư này).
3. Đưa tài liệu thư viện đề nghị thanh lọc ra
khỏi kho để thẩm định.
Điều 12. Hội đồng thẩm
định tài liệu thư viện đề nghị thanh lọc
1. Hội đồng thẩm định tài liệu thư viện (sau
đây gọi chung là Hội đồng) thực hiện chức năng thẩm định tài liệu thư viện đề
nghị thanh lọc để tư vấn cho cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý thư viện ra
quyết định phê duyệt danh mục tài liệu thư viện được phép thanh lọc và hình
thức xử lý các tài liệu này.
2. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức trực tiếp
quản lý thư viện có thẩm quyền ra quyết định thành lập hội đồng (theo mẫu quy
định tại Phụ lục số 05 ban hành theo Thông tư này).
Hội đồng được thành lập theo thời hạn quy định
tại khoản 1 Điều 4 Thông tư này. Trường hợp đặc biệt, hội đồng được thành lập
đột xuất theo yêu cầu của cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý thư viện.
3. Thành phần của hội đồng:
Hội đồng gồm có Chủ tịch Hội đồng, Phó chủ tịch
Hội đồng là đại diện lãnh đạo cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý thư viện và
các thành viên là đại diện thư viện có tài liệu đề nghị thanh lọc, đại diện đơn
vị có liên quan đến việc quản lý tài sản trực thuộc cơ quan, tổ chức trực tiếp
quản lý thư viện và người am hiểu về lĩnh vực có tài liệu đề nghị thanh lọc.
4. Hội đồng sử dụng con dấu của cơ quan, tổ
chức ra quyết định thành lập Hội đồng để đóng dấu biên bản thẩm định tài liệu
thư viện đề nghị thanh lọc.
Điều 13. Thẩm định tài
liệu thư viện đề nghị thanh lọc, phê duyệt danh mục và hình thức xử lý tài liệu
thư viện được phép thanh lọc
1. Việc thẩm định tài liệu thư viện đề nghị
thanh lọc được thực hiện như sau:
a) Xem xét, đánh giá trực tiếp đối với tài liệu
đề nghị thanh lọc chứa đựng một trong các tiêu chí quy định tại các Điều 5, 6
và 8 Thông tư này;
b) Xem xét, đánh giá trên sổ đăng ký cá biệt
đối với tài liệu đề nghị thanh lọc chứa đựng tiêu chí quy định tại Điều 7 Thông
tư này;
c) Lập biên bản kết quả thẩm định tài liệu thư
viện đề nghị thanh lọc kèm theo kiến nghị của Hội đồng về danh mục các tài liệu
đủ điều kiện thanh lọc và hình thức xử lý các tài liệu này (theo mẫu quy định
tại Phụ lục số 06a và 06b
ban hành theo Thông tư này).
2. Trên cơ sở kết quả thẩm định của Hội đồng,
cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý thư viện ra quyết định phê duyệt danh mục
tài liệu được phép thanh lọc và hình thức xử lý các tài liệu này (theo mẫu quy
định tại Phụ lục số 07a và 07b
ban hành theo Thông tư này).
Điều 14. Chỉnh lý sổ
quản lý tài sản, bộ máy tra cứu của thư viện
Việc chỉnh lý sổ quản lý tài sản, bộ máy tra
cứu của thư viện được thực hiện như sau:
1. Điền cụm từ “đã thanh lọc” vào cột ghi chú
của sổ đăng ký cá biệt, ở dòng tương thích với số đăng ký cá biệt của tài liệu
được phép thanh lọc, các biểu ghi tương ứng của cơ sở dữ liệu.
2. Xóa số đăng ký cá biệt trên phích mô tả hoặc
rút phích mô tả tài liệu đó ra khỏi hệ thống mục lục (đối với tài liệu được
phép thanh lọc có một bản duy nhất).
Điều 15. Hình thức xử
lý tài liệu thư viện được phép thanh lọc
1. Chuyển đổi mục đích sử dụng tài liệu: đưa
vào kho trao đổi hoặc kho luân chuyển các tài liệu thư viện chứa đựng tiêu chí
quy định tại khoản 2 Điều 5 và Điều 7 Thông tư này để biếu tặng, trao đổi hoặc
luân chuyển cho các thư viện khác.
Việc biếu tặng, trao đổi hoặc luân chuyển tài
liệu được phép thanh lọc cho thư viện khác trong các thư viện hoạt động bằng
ngân sách nhà nước phải thực hiện theo quy định của pháp luật về việc xuất kho
tài sản nhà nước ra khỏi cơ quan, tổ chức nhà nước.
2. Thanh lý những tài liệu chứa đựng tiêu chí
quy định tại các khoản 1, 3 và 4 Điều 5 và Điều 6 Thông tư này.
Việc thanh lý tài liệu trong các thư viện hoạt
động bằng ngân sách nhà nước thực hiện theo quy định của pháp luật về thanh lý
tài sản nhà nước.
Điều 16. Lưu giữ và bảo
quản hồ sơ thanh lọc tài liệu thư viện
1. Hồ sơ thanh lọc tài liệu thư viện phải được
bảo quản tại thư viện trong thời hạn ít nhất 05 (năm) năm, kể từ ngày tài liệu
được thanh lọc.
2. Hồ sơ thanh lọc tài liệu thư viện bao gồm:
a) Các tài liệu trong hồ sơ đề nghị thanh lọc
tài liệu thư viện quy định tại các điểm a, b và c khoản 1 Điều 10 Thông tư này;
b) Danh mục tài liệu thư viện đề nghị thanh
lọc;
c) Quyết định thành lập Hội đồng thẩm định tài
liệu thư viện đề nghị thanh lọc;
d) Biên bản kết quả thẩm định tài liệu thư viện
đề nghị thanh lọc;
đ) Quyết định phê duyệt danh mục tài liệu thư
viện được phép thanh lọc và hình thức xử lý các tài liệu này.
Chương IV
ĐIỀU
KHOẢN THI HÀNH
Điều 17. Bảo đảm cho
việc thanh lọc tài liệu thư viện
1. Căn cứ thời hạn thanh lọc tài liệu thư viện
quy định tại Điều 4 Thông tư này, người đứng đầu thư viện có trách nhiệm đưa
hoạt động thanh lọc tài liệu vào kế hoạch công tác năm.
2. Kinh phí chi cho việc thanh lọc tài liệu thư
viện được bố trí từ ngân sách nhà nước đối với thư viện hoạt động bằng ngân
sách nhà nước và từ kinh phí của tổ chức thành lập thư viện đối với thư viện
hoạt động không bằng ngân sách nhà nước.
Thư viện dự trù kinh phí chi cho việc thanh lọc
tài liệu trong kế hoạch ngân sách chi cho hoạt động nghiệp vụ của thư viện,
trình cơ quan, tổ chức có thẩm quyền phê duyệt.
Điều 18. Tổ chức thực
hiện
1. Vụ trưởng Vụ Thư viện chịu trách nhiệm tổ
chức theo dõi, giám sát và kiểm tra việc thực hiện Thông tư này.
2. Thủ trưởng cơ quan, tổ chức trực tiếp quản
lý thư viện có trách nhiệm chỉ đạo các thư viện thực hiện thanh lọc tài liệu
thư viện theo quy định của Thông tư này và các quy định pháp luật khác có liên
quan.
Điều 19. Hiệu lực thi hành
1. Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày
01 tháng 4 năm 2013.
2. Trong quá trình thực hiện, nếu có vấn đề
phát sinh, vướng mắc, các cơ quan, tổ chức, cá nhân phản ánh kịp thời về Bộ Văn
hoá, Thể thao và Du lịch (qua Vụ Thư viện) để xem xét, bổ sung, sửa đổi./.
|
Nơi nhận:
-
Ban Bí thư Trung ương Đảng;
- Thủ tướng, các Phó Thủ tướng CP;
- Văn phòng TƯ và các Ban của Đảng;
- Văn phòng Chủ tịch nước;
- Văn phòng Quốc hội;
- Văn phòng Chính phủ;
- Hội đồng Dân tộc, các UB của Quốc hội;
- UBTƯMTTQVN, Cơ quan TƯ các đoàn thể;
- Các Bộ, CQ ngang Bộ, CQ thuộc CP;
- Toà án Nhân dân tối cao;
- Viện Kiểm sát Nhân dân tối cao;
- HĐND, UBND tỉnh, TP trực thuộc TƯ;
- VPCP: BTCN, các PCN, Cổng TTĐT CP;
- Cục Kiểm tra VBQPPL Bộ Tư pháp;
- Bộ trưởng, các Thứ trưởng Bộ VHTTDL;
- Các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ;
- Sở VHTTDL các tỉnh, TP trực thuộc TƯ;
- Công báo; Website Bộ VHTTDL;
- Lưu: VT, TV, NL (400).
|
BỘ TRƯỞNG
Hoàng Tuấn Anh
|