Quyết định 122/2001/QĐ-TTg tổ chức quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam

• Số hiệu: 122/2001/QĐ-TTg
• Loại văn bản: Quyết định
• Nơi ban hành: Thủ tướng Chính phủ
• Người ký: Phan Văn Khải
• Ngày ban hành: 21/08/2001

THỦ TƯỚNG CHÍNH PHỦ ********	CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ********
Số: 122/2001/QĐ-TTg	Hà Nội, ngày 21 tháng 8 năm 2001

 QUYẾT ĐỊNH

CỦA THỦ TƯỚNG CHÍNH PHỦ SỐ 122/2001/QĐ-TTG NGÀY 21 THÁNG 8 NĂM 2001 VỀ TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ HỘI NGHỊ, HỘI THẢO QUỐC TẾ TẠI VIỆT NAM

THỦ TƯỚNG CHÍNH PHỦ

Căn cứ Luật Tổ chức Chính phủ ngày 30 tháng 9 năm 1992;
Theo đề nghị của Bộ trưởng, Trưởng Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc phạm vi điều chỉnh của Quyết định này là hội nghị, hội thảo do các cơ quan, tổ chức của Việt Nam tổ chức hoặc đăng cai tổ chức có sự tham gia hoặc tài trợ của nước ngoài; do các cơ quan, tổ chức nước ngoài tổ chức tại Việt Nam (sau đây gọi tắt là hội nghị, hội thảo quốc tế).

Điều 2. Đối tượng áp dụng các quy định về tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc Quyết định này gồm:

1. Các cơ quan, tổ chức của Việt Nam:

a) Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ (sau đây gọi tắt là cơ quan Trung ương) và các đơn vị trực thuộc.

b) ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi tắt là địa phương) và các đơn vị trực thuộc.

c) Các cơ quan Trung ương của các tổ chức nhân dân: bao gồm các đoàn thể quần chúng, các tổ chức chính trị - xã hội, các tổ chức xã hội - nghề nghiệp và một số tổ chức khác.

2. Các cơ quan, tổ chức nước ngoài được quy định trong Quyết định này là các cơ quan, tổ chức nước ngoài đã được cấp có thẩm quyền của Việt Nam cho phép hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam.

Điều 3. Thẩm quyền cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế:

1. Thủ tướng Chính phủ cho phép tổ chức các hội nghị, hội thảo quốc tế sau:

a) Hội nghị, hội thảo quốc tế cấp cao, thành viên tham dự là người đứng đầu hoặc quan chức là cấp Bộ trưởng hoặc tương đương trở lên của các nước, các tổ chức quốc tế.

b) Hội nghị, hội thảo quốc tế có nội dung liên quan đến các vấn đề chính trị, dân tộc, tôn giáo, an ninh, quốc phòng và phạm vi bí mật nhà nước.

2. Thủ trưởng cơ quan Trung ương, địa phương quyết định việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế của cơ quan, địa phương mình và cho phép các đơn vị trực thuộc, các cơ quan, tổ chức nước ngoài do cơ quan Trung ương, địa phương trực tiếp cấp giấy phép hoạt động được tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế có nội dung không thuộc quy định tại khoản 1 Điều này, phù hợp với quyền hạn và trách nhiệm quản lý nhà nước của các cơ quan, địa phương theo quy định hiện hành.

3. Hội nghị, hội thảo quốc tế do các tổ chức nhân dân tổ chức, thực hiện theo quy định của Ban Bí thư Trung ương Đảng.

Điều 4. Nội dung quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế.

Các cơ quan Trung ương, địa phương quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế theo các nội dung sau:

1. Trình Thủ tướng Chính phủ cho phép hoặc quyết định cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế bằng văn bản trên cơ sở xét duyệt kế hoạch, nội dung, quy mô, số lượng và thành phần đại biểu (trong nước và ngoài nước), thời gian, địa điểm và nguồn kinh phí. Văn bản cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo thuộc thẩm quyền của Thủ trưởng cơ quan Trung ương, địa phương được đồng gửi Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ để tổng hợp, theo dõi.

2. Quản lý công tác tổ chức, nội dung bài phát biểu, nội dung thông tin tuyên truyền và các ấn phẩm phát hành trước, trong và sau hội nghị, hội thảo quốc tế.

3. Phát hiện và có biện pháp xử lý kịp thời đối với cá nhân và tổ chức có các hành vi vi phạm pháp luật hoặc cố ý làm trái các quy định của Quyết định này trong quá trình tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.

4. Báo cáo định kỳ hàng năm về tình hình quản lý tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế của cơ quan Trung ương, địa phương gửi Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ để tổng hợp báo cáo Thủ tướng Chính phủ (mẫu kèm theo).

Điều 5. Trách nhiệm của cơ quan tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế:

1. Các cơ quan, tổ chức của Việt Nam, khi tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế phải thực hiện các quy định sau:

a) Xin phép cơ quan có thẩm quyền quy định tại Điều 3 của Quyết định này bằng văn bản trước khi tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế ít nhất là 01 tháng đối với hội nghị, hội thảo thuộc thẩm quyền Thủ tướng Chính phủ và 15 ngày đối với các hội nghị, hội thảo thuộc thẩm quyền của cơ quan Trung ương, địa phương.

Nội dung văn bản xin phép cần nêu rõ:

- Mục đích của hội nghị, hội thảo;

- Nội dung của hội nghị, hội thảo;

- Thời gian và địa điểm tổ chức, địa điểm tham quan, khảo sát (nếu có);

- Thành phần tham gia tổ chức: cơ quan phía Việt Nam, cơ quan phía nước ngoài, cơ quan tài trợ (nếu có);

- Thành phần tham dự: số lượng và cơ cấu thành phần đại biểu bao gồm cả đại biểu Việt Nam và đại biểu nước ngoài;

- Nguồn kinh phí;

- Ý kiến của cơ quan liên quan (nếu có).

b) Lập dự toán kinh phí theo quy định về quản lý tài chính đối với các hội nghị, hội thảo quốc tế được tổ chức bằng nguồn ngân sách trong nước. Thực hiện các quy định về chi tiêu, thanh quyết toán tài chính.

c) Chịu trách nhiệm về nội dung các tài liệu, báo cáo, tham luận, các tư liệu, số liệu tại hội nghị, hội thảo quốc tế; nội dung các ấn phẩm phát hành trước, trong và sau hội nghị, hội thảo.

d) Thực hiện các quy định về bảo vệ bí mật, các quy định trong việc thông tin tuyên truyền.

đ) Thông báo ngay lên cơ quan có thẩm quyền để chỉ đạo xử lý kịp thời đối với trường hợp hội nghị, hội thảo có những diễn biến phức tạp.

e) Gửi báo cáo tóm tắt kết quả hội nghị, hội thảo cho cơ quan đã cho phép tổ chức và Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ trong thời hạn 01 tháng sau khi kết thúc hội nghị, hội thảo (mẫu kèm theo).

2. Các cơ quan, tổ chức nước ngoài khi tổ chức hội nghị, hội thảo phải thực hiện các quy định sau:

a) Xin phép cơ quan có thẩm quyền quy định tại Điều 3 của Quyết định này bằng văn bản trước khi tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế ít nhất là 02 tháng đối với hội nghị, hội thảo thuộc thẩm quyền của Thủ tướng Chính phủ và 01 tháng đối với các hội nghị, hội thảo thuộc thẩm quyền của cơ quan Trung ương, địa phương.

b) Nội dung văn bản xin phép cần nêu rõ:

- Mục đích của hội nghị, hội thảo;

- Nội dung của hội nghị, hội thảo;

- Thời gian và địa điểm tổ chức, địa điểm tham quan, khảo sát (nếu có);

- Thành phần tham gia tổ chức và số lượng đại biểu nước ngoài và đại biểu Việt Nam;

c) Chấp hành luật pháp và các quy định của Việt Nam liên quan đến việc tổ chức hội nghị, hội thảo.

Điều 6. Tổ chức, quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế:

1. Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chịu trách nhiệm quản lý trực tiếp và toàn diện các hội nghị, hội thảo quốc tế nêu tại Điều 1 và khoản 1 Điều 4 của Quyết định này.

2. Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ là cơ quan đầu mối của Chính phủ chịu trách nhiệm phối hợp với các cơ quan liên quan, tổng hợp và báo cáo hàng năm tình hình các hội nghị, hội thảo quốc tế của các cơ quan Trung ương và địa phương lên Thủ tướng Chính phủ.

3. Đối với những hội nghị, hội thảo quốc tế có nội dung liên quan đến lĩnh vực quản lý nhà nước của cơ quan Trung ương, địa phương nào thì cơ quan tổ chức phải lấy ý kiến bằng văn bản của cơ quan, địa phương đó trước khi trình cấp có thẩm quyền cho phép tổ chức. Các cơ quan, địa phương được lấy ý kiến có trách nhiệm trả lời bằng văn bản trong thời gian không quá 15 ngày kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị, quá thời hạn đó, nếu không có văn bản trả lời thì được coi là đồng ý.

4. Cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép hoạt động cho các cơ quan, tổ chức nước ngoài có trách nhiệm thẩm định nội dung và các hoạt động liên quan đến hội nghị, hội thảo quốc tế do các cơ quan, tổ chức này đề nghị trước khi tiến hành các thủ tục theo quy định của Quyết định này.

Điều 7. Tổ chức, cá nhân vi phạm các quy định của Quyết định này, thì tùy theo mức độ vi phạm, sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật.

Điều 8. Quyết định này thay cho Quyết định số 236/1999/QĐ-TTg ngày 24 tháng 12 năm 1999 của Thủ tướng Chính phủ và có hiệu lực sau 15 ngày, kể từ ngày ký.

Các Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

Phan Văn Khải (Đã ký)

Tiếng Anh (English)

THE PRIME MINISTER OF GOVERNMENT -----	SOCIALIST REPUBLIC OF VIET NAM Independence - Freedom - Happiness ---------
No: 122/2001/QD-TTg	Hanoi, August 21, 2001

DECISION

ON ORGANIZING AND MANAGING INTERNATIONAL CONFERENCES AND SEMINARS IN VIETNAM

THE PRIME MINISTER

Pursuant to the Law on Organization of the Government of September 30, 1992;
At the proposal of the Minister-Head of the Organization and Personnel Commission of the Government,

DECIDES:

Article 1.- International conferences and seminars subject to this Decision are conferences and seminars organized or sponsored by Vietnamese agencies and organizations with the participation or funding of foreign countries; or organized in Vietnam by foreign agencies and organizations (hereafter called international conferences and seminars for short).

Article 2.- Subject to the regulations on organizing international conferences and seminars under this Decision are:

1. Vietnamese agencies and organizations:

...

...

...

b/ The People’s Committees of the provinces and centrally-run cities (hereafter called localities for short) and attached units.

c/ The central bodies of people’s organizations including mass organizations, socio-political organizations, socio-professional organizations and a number of other organizations.

2. The foreign agencies and organizations covered by this Decision are foreign agencies and organizations that have been permitted by the competent authorities of Vietnam to operate on the Vietnamese territory.

Article 3.- Competence to permit the organization of international conferences and seminars:

1. The Prime Minister shall permit the organization of the following international conferences and seminars:

a/ High-level international conferences and seminars attended by the heads or officials of ministerial rank or equivalent and higher ranks from other countries and international organizations.

b/ International conferences and seminars, the agendas of which are related to political questions or questions of nationalities, religion, security, national defense and the domain of State secrets.

2. The heads of central and local agencies shall decide the organization of international conferences and seminars of their agencies and localities, and shall permit the attached units and foreign agencies and organizations that are directly granted operating permits by central or local agencies to organize international conferences and seminars with agendas not defined in Clause 1 of this Article, in conformity with the powers and State management responsibilities of agencies and localities as currently prescribed.

3. International conferences and seminars organized by people’s organizations shall conform with prescriptions of the Secretariat of the Party Central Committee.

...

...

...

The central and local agencies shall manage international conferences and seminars according to the following prescriptions:

1. To submit to the Prime Minister a written proposal for permission to organize or decision to permit the organization of an international conference or seminar on the basis of the approved plan, agenda, scope, the number and composition of participants (in the country and from foreign countries), date, venue and source of funding. The written permission to organize the conference or seminar comes within the competence of the head of the central or local agency and shall be sent to the Organization and Personnel Commission of the Government for integration and monitoring.

2. To manage the organization and contents of the speeches, contents of the information and propagation work and the printed matters for distribution before, during and after the international conference or seminar.

3. To detect and take measures for timely handling of individuals and organizations that commit law-breaking acts or deliberately violate the provisions of this Decision in the process of organizing international conferences and seminars.

4. To report every year on the management of the international conferences and seminars by central and local agencies to the Organization and Personnel Commission of the Government for integration to report to the Prime Minister.

Article 5.- Responsibilities of the agency organizing an international conference or seminar:

1. Vietnamese agencies and organizations shall have to observe the following regulations when organizing an international conference or seminar:

a/ To apply for written permission from the competent authorities defined in Article 3 of this Decision before organizing the international conference or seminar, at least one month for the conferences and seminars under the jurisdiction of the Prime Minister and 15 days for those under the jurisdiction of central and local agencies.

The written application for permission must clearly specify:

...

...

...

- Agenda of the conference or seminar;

- Time and venue of the conference or seminar, places for visit or survey trips (if any);

- Composition of the organizers: Agency on the Vietnamese side, agency on the foreign side, funding agency (if any);

- Composition of participants: number and structure of both, Vietnamese and foreign delegates;

- Funding sources;

- Suggestions of the concerned agency (if any).

b/ To draw up the draft expenditures according to the regulations on financial management of international conferences and seminars organized with domestic budget. To observe the regulations on expenditures and financial settlement.

c/ To take responsibility for the contents of the documents, reports, discourses, files and data provided at the international conferences and seminars, contents of the printed matters distributed before, during and after the conferences or seminars.

d/ To observe the regulations on confidentiality, and on information and propagation work.

...

...

...

f/ To send a report summarizing the results of the conference or seminar to the agency that has permitted the organization of such conference or seminar and the Organization and Personnel Commission of the Government within one month after its conclusion.

2. Foreign agencies and organizations have to observe the following regulations when organizing conferences and seminars:

a/ To file a written application for permission to the competent agency defined in Article 3 of this Decision before organizing the international conference or seminar, at least two months for that under the jurisdiction of the Prime Minister and one month for a conference or seminar under the jurisdiction of the central and local agencies.

b/ The written application must clearly specify:

- Objectives of the conference or seminar;

- Agenda of the conference or seminar;

- Time and venue of the conference or seminar, places for visit or survey trips (if any);

- Composition of the organizers and number of foreign and Vietnamese participants;

c/ To abide by law and other regulations of Vietnam related to the organization of conferences and seminars.

...

...

...

1. The ministers, the heads of ministerial-level agencies, the heads of agencies attached to the Government, the presidents of the People’s Committees of the provinces and centrally-run cities shall have to directly and comprehensively manage international conferences and seminars prescribed in Article 1 and Clause 1, Article 4 of this Decision.

2. The Organization and Personnel Commission of the Government is the head office of the Government responsible for coordinating with related agencies in integrating and reporting annually international conferences and seminars held by the central and local agencies to the Prime Minister.

3. The international conferences and seminars related to the domain of State management of a central or local agency shall have to collect the written opinions of this agency or locality before asking permission from the competent level for permission to organize. The agency or locality, which is consulted shall have to give a written reply within 15 days after receiving the written proposal. Past this time limit, if there is no written reply, permission is considered granted.

4. The agency with competence to grant operating permits to the foreign agency or organization shall have to examine the contents and activities related to the international conference and seminar proposed by such agency or organization before filling in the procedures according to the provisions of this Decision.

Article 7.- Organizations and individuals that violate the provisions of this Decision shall, depending on the seriousness of their violations, be handled according to prescriptions of law.

Article 8.- This Decision replaces Decision No. 236/1999/QD-TTg of December 24, 1999 of the Prime Minister and takes effect 15 days after its signing.

The ministers, the heads of the ministerial-level agencies, the heads of the agencies attached to the Government and the presidents of the People’s Committees of the provinces and centrally-run cities shall have to implement this Decision.

...

...

...