Thông tư liên tịch 03/2023/TTLT-BCA-VKSNDTC-TANDTC phối hợp gửi thông tin người phạm tội

• Số hiệu: 03/2023/TTLT-BCA-VKSNDTC-TANDTC
• Loại văn bản: Thông tư liên tịch
• Nơi ban hành: Bộ Công An, Tòa án nhân dân tối cao, Viện kiểm sát nhân dân tối cao
• Người ký: Nguyễn Trí Tuệ, Lê Quốc Hùng, Nguyễn Hải Trâm
• Ngày ban hành: 12/05/2023

BỘ CÔNG AN - VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN TỐI CAO - TÒA ÁN NHÂN DÂN TỐI CAO -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 03/2023/TTLT-BCA-VKSNDTC-TANDTC	Hà Nội, ngày 12 tháng 5 năm 2023

THÔNG TƯ LIÊN TỊCH

QUY ĐỊNH VỀ PHỐI HỢP THÔNG BÁO HOẶC GỬI, CUNG CẤP THÔNG TIN, TÀI LIỆU LIÊN QUAN ĐẾN NGƯỜI PHẠM TỘI

Căn cứ Bộ luật Tố tụng hình sự ngày 27 tháng 11 năm 2015; Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Bộ luật Tố tụng hình sự ngày 12 tháng 11 năm 2021;

Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011;

Căn cứ Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 22 tháng 6 năm 2015; Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 18 tháng 6 năm 2020;

Bộ trưởng Bộ Công an, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao và Chánh án Tòa án nhân dân tối cao liên tịch ban hành Thông tư liên tịch quy định về phối hợp thông báo hoặc gửi, cung cấp thông tin, tài liệu liên quan đến người phạm tội.

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Thông tư liên tịch này quy định về phối hợp thông báo hoặc gửi, cung cấp thông tin, tài liệu phản ánh về nhân thân, lý lịch, đặc điểm nhân dạng, kết quả khởi tố, điều tra, truy tố, xét xử, thi hành án hình sự và các thông tin, tài liệu khác có liên quan đến người phạm tội; trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan; thủ tục, thời hạn thông báo hoặc gửi, cung cấp thông tin, tài liệu liên quan đến người phạm tội.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

Thông tư liên tịch này áp dụng đối với các Cơ quan điều tra của Công an nhân dân; Trại giam, Trại tạm giam thuộc Bộ Công an; Cơ quan thi hành án hình sự Công an cấp tỉnh; Cơ quan điều tra Viện kiểm sát nhân dân tối cao; Viện kiểm sát nhân dân và Tòa án nhân dân các cấp; Cơ quan Hồ sơ nghiệp vụ của Công an nhân dân và các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác có liên quan đến việc thông báo hoặc gửi, cung cấp thông tin, tài liệu liên quan đến người phạm tội.

Điều 3. Nguyên tắc thực hiện

1. Thông tin, tài liệu liên quan đến người phạm tội phải được thông báo hoặc gửi đầy đủ, kịp thời, chính xác về Cơ quan Hồ sơ nghiệp vụ của Công an nhân dân để quản lý, khai thác, sử dụng.

2. Bảo đảm tuân thủ các quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước; pháp luật về lưu trữ.

3. Thông tin, tài liệu do Cơ quan Hồ sơ nghiệp vụ của Công an nhân dân cung cấp phải được quản lý, sử dụng phục vụ công tác khởi tố, điều tra, truy tố, xét xử, thi hành án hình sự và các mục đích khác theo quy định của pháp luật và của Thông tư liên tịch này.

Chương II

QUY ĐỊNH CỤ THỂ

Điều 4. Thông tin, tài liệu Cơ quan điều tra của Công an nhân dân, Cơ quan điều tra Viện kiểm sát nhân dân tối cao thông báo hoặc gửi về Cơ quan Hồ sơ nghiệp vụ của Công an nhân dân

1. Quyết định khởi tố bị can, quyết định bổ sung quyết định khởi tố bị can, quyết định thay đổi quyết định khởi tố bị can.

2. Quyết định đình chỉ điều tra vụ án hình sự đối với bị can, quyết định đình chỉ điều tra bị can.

3. Quyết định truy nã; quyết định đình nã.

Điều 5. Thông tin, tài liệu Trại giam, Trại tạm giam thuộc Bộ Công an; Cơ quan thi hành án hình sự Công an cấp tỉnh thông báo hoặc gửi về Cơ quan Hồ sơ nghiệp vụ của Công an nhân dân

1. Quyết định truy nã.

2. Quyết định đình nã.

Điều 6. Thông tin, tài liệu Viện kiểm sát nhân dân thông báo hoặc gửi về Cơ quan Hồ sơ nghiệp của Công an nhân dân

1. Quyết định khởi tố bị can, quyết định bổ sung quyết định khởi tố bị can, quyết định thay đổi quyết định khởi tố bị can do Viện kiểm sát nhân dân ban hành.

2. Quyết định đình chỉ vụ án đối với bị can do Viện kiểm sát nhân dân ban hành.

3. Đối với những vụ án do bộ đội Biên phòng, Cảnh sát biển, Hải quan, Kiểm lâm, Kiểm ngư khởi tố, điều tra và kết thúc điều tra, chuyển hồ sơ vụ án cho Viện kiểm sát nhân dân có thẩm quyền đề nghị truy tố theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 164 Bộ luật Tố tụng hình sự năm 2015 (sửa đổi, bổ sung năm 2021) thì Viện kiểm sát nhân dân thông báo hoặc gửi những thông tin, tài liệu theo quy định tại Điều 4 Thông tư liên tịch này về Cơ quan Hồ sơ nghiệp vụ cùng cấp.

Điều 7. Thông tin, tài liệu Tòa án nhân dân thông báo hoặc gửi về Cơ quan Hồ sơ nghiệp vụ của Công an nhân dân

1. Bản án hình sự sơ thẩm có hiệu lực pháp luật.

2. Bản án hình sự phúc thẩm.

3. Quyết định đình chỉ vụ án đối với bị can, bị cáo do Tòa án ban hành.

4. Quyết định đình chỉ xét xử phúc thẩm.

5. Quyết định giám đốc thẩm, quyết định tái thẩm.

6. Quyết định tổng hợp hình phạt.

7. Quyết định đình chỉ thi hành án.

8. Quyết định về việc xét đơn xin ân giảm hình phạt tử hình của Chủ tịch nước.

9. Biên bản thi hành án tử hình.

Điều 8. Thông tin, tài liệu Cơ quan Hồ sơ nghiệp vụ của Công an nhân dân cung cấp cho cơ quan tiến hành tố tụng; Trại giam, Trại tạm giam thuộc Bộ Công an; Cơ quan thi hành án hình sự Công an cấp tỉnh

1. Danh bản, chỉ bản, ảnh người phạm tội.

2. Trích lục tiền án, tiền sự.

3. Thông báo kết quả xác minh nhân thân, lý lịch đối tượng.

4. Những thông tin, tài liệu đã được cơ quan tiến hành tố tụng; Trại giam, Trại tạm giam thuộc Bộ Công an; Cơ quan thi hành án hình sự Công an cấp tỉnh cung cấp cho Cơ quan Hồ sơ nghiệp vụ của Công an nhân dân nêu tại các điều 4, 5, 6 và 7 của Thông tư liên tịch này.

Chương III

TRÁCH NHIỆM, THỦ TỤC, THỜI HẠN THÔNG BÁO HOẶC GỬI, CUNG CẤP THÔNG TIN, TÀI LIỆU

Điều 9. Trách nhiệm thông báo hoặc gửi thông tin, tài liệu của các cơ quan tiến hành tố tụng; Trại giam, Trại tạm giam thuộc Bộ Công an; Cơ quan thi hành án hình sự Công an cấp tỉnh

Các cơ quan tiến hành tố tụng; Trại giam, Trại tạm giam thuộc Bộ Công an; Cơ quan thi hành án hình sự Công an cấp tỉnh trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ của mình thông báo hoặc gửi các thông tin, tài liệu quy định tại các điều 4, 5, 6 và 7 của Thông tư liên tịch này về Cơ quan Hồ sơ nghiệp vụ của Công an nhân dân theo phân cấp, như sau:

1. Cơ quan điều tra, Trại giam, Trại tạm giam thuộc Bộ Công an; Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Cơ quan điều tra Viện kiểm sát nhân dân tối cao; Tòa án nhân dân tối cao, Tòa án nhân dân cấp cao thông báo hoặc gửi thông tin, tài liệu về Cục Hồ sơ nghiệp vụ - Bộ Công an;

2. Cơ quan điều tra, Viện kiểm sát nhân dân, Tòa án nhân dân cấp tỉnh, Cơ quan thi hành án hình sự Công an cấp tỉnh thông báo hoặc gửi thông tin, tài liệu về Phòng Hồ sơ nghiệp vụ - Công an cấp tỉnh;

3. Cơ quan điều tra, Viện kiểm sát nhân dân, Tòa án nhân dân cấp huyện thông báo hoặc gửi thông tin, tài liệu về Công an cấp huyện.

Điều 10. Thời hạn thông báo hoặc gửi thông tin, tài liệu

1. Đối với các thông tin, tài liệu quy định tại các điều 4, 5, 6 và 7 của Thông tư liên tịch này mà pháp luật có quy định thời hạn thông báo hoặc gửi, cung cấp thì các cơ quan tiến hành tố tụng; Trại giam, Trại tạm giam thuộc Bộ Công an; Cơ quan thi hành án hình sự Công an cấp tỉnh thông báo hoặc gửi về Cơ quan Hồ sơ nghiệp vụ của Công an nhân dân theo quy định tại Điều 9 Thông tư liên tịch này trong thời hạn do pháp luật quy định.

2. Đối với các thông tin, tài liệu quy định tại các điều 4, 5, 6 và 7 của Thông tư liên tịch này mà pháp luật không quy định thời hạn thông báo hoặc gửi, cung cấp thì chậm nhất 05 ngày làm việc, kể từ ngày ban hành hoặc ngày nhận được, các cơ quan tiến hành tố tụng; Trại giam, Trại tạm giam thuộc Bộ Công an; Cơ quan thi hành án hình sự Công an cấp tỉnh phải thông báo hoặc gửi về Cơ quan Hồ sơ nghiệp vụ của Công an nhân dân theo quy định tại Điều 9 Thông tư liên tịch này.

3. Đối với các thông tin, tài liệu do Bộ đội Biên phòng, Cảnh sát biển, Hải quan, Kiểm lâm, Kiểm ngư khởi tố, điều tra và kết thúc điều tra chuyển hồ sơ vụ án cho Viện kiểm sát nhân dân có thẩm quyền đề nghị truy tố (theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 164 Bộ luật Tố tụng hình sự năm 2015 (sửa đổi, bổ sung năm 2021)) thì chậm nhất là 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được, Viện kiểm sát nhân dân có thẩm quyền phải thông báo hoặc gửi về Cơ quan Hồ sơ nghiệp vụ cùng cấp ngành của Công an nhân dân.

Điều 11. Phương thức thông báo hoặc gửi tài liệu và kết nối, chia sẻ thông tin

1. Các đơn vị có liên quan thuộc các ngành Công an, Kiểm sát, Tòa án thông báo hoặc gửi, cung cấp thông tin, tài liệu bằng bản giấy hoặc sử dụng hệ thống phần mềm quản lý văn bản điều hành của ngành tích hợp với Trục liên thông văn bản quốc gia để thông báo hoặc gửi, cung cấp thông tin, tài liệu điện tử liên quan đến người phạm tội.

2. Thông tin, tài liệu số hóa được trao đổi thông qua Trục liên thông văn bản quốc gia.

3. Bộ Công an chủ trì đề xuất, xây dựng Cơ sở dữ liệu kết quả điều tra, truy tố, xét xử để phục vụ kết nối, chia sẻ thông tin giữa Bộ Công an, Viện kiểm sát nhân dân tối cao và Tòa án nhân dân tối cao thông qua nền tảng tích hợp, chia sẻ dữ liệu quốc gia. Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Tòa án nhân dân tối cao căn cứ vào yêu cầu thực tiễn để xây dựng hệ thống công nghệ thông tin phục vụ kết nối, chia sẻ dữ liệu với Cơ sở dữ liệu kết quả điều tra, truy tố, xét xử.

Điều 12. Thủ tục yêu cầu cung cấp thông tin, tài liệu

Cơ quan tiến hành tố tụng; Trại giam, Trại tạm giam thuộc Bộ Công an; Cơ quan thi hành án hình sự Công an cấp tỉnh gửi yêu cầu cung cấp thông tin, tài liệu về Cơ quan Hồ sơ nghiệp vụ của Công an nhân dân theo biểu mẫu số 206 (ban hành kèm theo Thông tư số 119/2021/TT-BCA ngày 08 tháng 12 năm 2021 của Bộ trưởng Bộ Công an quy định về biểu mẫu, giấy tờ, sổ sách về điều tra hình sự) phải ghi rõ số, ngày, tháng, năm ban hành văn bản, tên thông tin, tài liệu đề nghị cung cấp, hình thức (bản chính hoặc bản sao), mục đích sử dụng, họ tên, chức vụ, chữ ký của người có thẩm quyền và đóng dấu của cơ quan yêu cầu.

Điều 13. Thời hạn cung cấp thông tin, tài liệu

1. Đối với yêu cầu cung cấp thông tin, tài liệu, Cơ quan Hồ sơ nghiệp vụ của Công an nhân dân trả lời trong thời hạn, như sau:

a) Cấp trung ương, không quá 07 ngày làm việc đối với yêu cầu không phải xác minh; không quá 15 ngày đối với yêu cầu cần phải xác minh;

b) Cấp tỉnh, không quá 07 ngày làm việc đối với yêu cầu không phải xác minh; không quá 15 ngày đối với yêu cầu cần phải xác minh;

c) Cấp huyện, không quá 05 ngày làm việc đối với yêu cầu không phải xác minh; không quá 10 ngày đối với yêu cầu cần phải xác minh.

2. Đối với yêu cầu đọc, nghiên cứu thông tin, tài liệu tại chỗ, Cơ quan Hồ sơ nghiệp của Công an nhân dân làm thủ tục cung cấp ngay.

3. Trường hợp không đáp ứng được yêu cầu cung cấp thông tin, tài liệu, Cơ quan Hồ sơ nghiệp vụ của Công an nhân dân phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.

Điều 14. Bảo đảm tính pháp lý của thông tin, tài liệu được thông báo hoặc gửi, cung cấp

1. Thông tin, tài liệu được thông báo hoặc gửi, cung cấp phải bảo đảm tính pháp lý, đúng quy định của pháp luật về hình thức văn bản (bản chính, bản sao, bản điện tử).

2. Thủ trưởng Cơ quan Hồ sơ nghiệp vụ của Công an nhân dân duyệt, ký, đóng dấu cơ quan; duyệt, ký số của người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, đơn vị theo quy định của pháp luật vào văn bản trả lời và bản sao tài liệu (nếu có), cung cấp cho cơ quan, đơn vị gửi yêu cầu để bảo đảm giá trị pháp lý.

Chương IV

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 15. Cơ quan đầu mối

1. Cấp trung ương, cơ quan đầu mối trong phối hợp chỉ đạo và tham mưu, kiểm tra, đôn đốc thực hiện Thông tư liên tịch này, như sau:

a) Bộ Công an là Cục Hồ sơ nghiệp vụ;

b) Viện kiểm sát nhân dân tối cao là Văn phòng Viện kiểm sát nhân dân tối cao;

c) Tòa án nhân dân tối cao là Văn phòng Tòa án nhân dân tối cao.

2. Cấp tỉnh, cơ quan đầu mối trong phối hợp chỉ đạo và tham mưu, kiểm tra, đôn đốc thực hiện Thông tư liên tịch này, như sau:

a) Công an tỉnh là Phòng Hồ sơ nghiệp vụ;

b) Viện kiểm sát nhân dân là Văn phòng Viện kiểm sát nhân dân;

c) Tòa án nhân dân là Văn phòng Tòa án nhân dân.

3. Cấp huyện, cơ quan Công an, Viện kiểm sát nhân dân, Tòa án nhân dân phân công cán bộ làm đầu mối tham mưu, đôn đốc thực hiện Thông tư liên tịch này.

Điều 16. Chế độ thông tin, báo cáo

1. Bộ Công an (Cục Hồ sơ nghiệp vụ) định kỳ 01 năm thông báo kết quả thực hiện Thông tư liên tịch này cho Viện kiểm sát nhân dân tối cao (Văn phòng), Tòa án nhân dân tối cao (Văn phòng) và Công an các đơn vị, địa phương.

2. Công an cấp tỉnh (Phòng Hồ sơ nghiệp vụ) định kỳ 6 tháng, 01 năm thông báo kết quả thực hiện Thông tư liên tịch này cho Viện kiểm sát nhân dân cấp tỉnh (Văn phòng), Tòa án nhân dân cấp tỉnh (Văn phòng) và báo cáo Bộ Công an (qua Cục Hồ sơ nghiệp vụ).

3. Công an cấp huyện định kỳ 6 tháng, 01 năm thông báo kết quả thực hiện Thông tư liên tịch này cho Viện kiểm sát nhân dân, Tòa án nhân dân cấp huyện và báo cáo Công an cấp tỉnh (Phòng Hồ sơ nghiệp vụ).

4. Mốc thời gian báo cáo như sau:

a) Báo cáo 6 tháng tính từ ngày 01 tháng 12 năm trước đến ngày 31 tháng 5 của năm báo cáo;

b) Báo cáo năm tính từ ngày 01 tháng 12 năm trước đến ngày 30 tháng 11 của năm báo cáo.

5. Thời hạn gửi báo cáo là 15 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc kỳ báo cáo.

Điều 17. Chế độ sơ kết, kinh phí thực hiện

1. Định kỳ 05 năm/lần, Bộ Công an chủ trì phối hợp với Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Tòa án nhân dân tối cao họp sơ kết, rút kinh nghiệm việc thực hiện Thông tư liên tịch này.

2. Hằng năm, Công an cấp tỉnh chủ trì, phối hợp với Viện kiểm sát nhân dân, Tòa án nhân dân cùng cấp họp sơ kết, rút kinh nghiệm việc thực hiện Thông tư liên tịch này.

3. Kinh phí thực hiện: Được bảo đảm từ nguồn do ngân sách Nhà nước cấp để thực hiện các hoạt động nghiệp vụ của mỗi ngành Công an, Kiểm sát, Tòa án.

Chương V

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 18. Hiệu lực thi hành

Thông tư liên tịch này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2023, thay thế Thông tư liên tịch số 05/2018/TTLT/BCA-VKSNDTC-TANDTC ngày 25 tháng 6 năm 2018 của Bộ trưởng Bộ Công an, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Chánh án Tòa án nhân dân tối cao quy định về việc thông báo, gửi, cung cấp thông tin, tài liệu liên quan đến người phạm tội.

Điều 19. Trách nhiệm thi hành

1. Các cơ quan, đơn vị liên quan của Bộ Công an, Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Tòa án nhân dân tối cao có trách nhiệm thi hành và tổ chức thực hiện Thông tư liên tịch này.

2. Trong quá trình thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc hoặc có vấn đề mới phát sinh, các cơ quan, tổ chức và cá nhân liên quan phản ánh với Bộ Công an, Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Tòa án nhân dân tối cao để xem xét, hướng dẫn thực hiện hoặc sửa đổi, bổ sung cho phù hợp./.

KT. CHÁNH ÁN TÒA ÁN NHÂN DÂN TỐI CAO PHÓ CHÁNH ÁN THƯỜNG TRỰC Nguyễn Trí Tuệ	KT. VIỆN TRƯỞNG VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN TỐI CAO PHÓ VIỆN TRƯỞNG Nguyễn Hải Trâm	KT. BỘ TRƯỞNG BỘ CÔNG AN THỨ TRƯỞNG Trung tướng Lê Quốc Hùng
Nơi nhận: - Ủy ban Thường vụ Quốc hội; - Ủy ban Pháp luật của Quốc hội; - Ủy ban Tư pháp của Quốc hội; - Ban Chỉ đạo CCTPTƯ; - Ban Nội chính Trung ương; - Văn phòng Chủ tịch nước; - Văn phòng Chính phủ (2b); - Văn phòng Quốc hội; - Bộ Công an; - Viện kiểm sát nhân dân tối cao; - Tòa án nhân dân tối cao; - Bộ Tư pháp; - Công báo; - Cổng TTĐT các Bộ, ngành: Bộ Công an, VKSNDTC, TANDTC; - Lưu: VT (BCA, VKSNDTC, TANDTC).

Tiếng Anh (English)

MINISTRY OF PUBLIC SECURITY - SUPREME PEOPLE'S PROCURACY - SUPREME PEOPLE'S COURT -------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM Independence - Freedom – Happiness ---------------
No. 03/2023/TTLT-BCA-VKSNDTC-TANDTC	Hanoi, May 12, 2023

JOINT CIRCULAR

ON COORDINATION IN NOTIFYING, SENDING, OR PROVIDING INFORMATION AND DOCUMENTS RELATED TO OFFENDERS

Pursuant to the Criminal Procedure Code dated November 27, 2015; Law on amendments to the Criminal Procedure Code dated November 12, 2021;

Pursuant to the Law on Archives dated November 11, 2011;

Pursuant to the Law on Promulgation of Legal Documents dated June 22, 2015; Law on amendments to the Law on Promulgation of Legal Documents dated June 18, 2020;

The Minister of Public Security, the Chief Procurator of the Supreme People's Procuracy and the Chief Justice of the Supreme People's Court jointly promulgate a Joint Circular on coordination in notifying, sending and providing information and documents related to offenders.

Chapter I

GENERAL PROVISIONS

...

...

...

This Joint Circular provides for coordination in notifying, sending or providing information and documents on personal identity, background, identification characteristics, results of bringing a charge, investigation, prosecution, adjudication, enforcement of criminal judgments and other information and documents related to offenders; responsibilities of relevant agencies, organizations and individuals; procedures and time limit for notifying, sending, or providing information and documents related to offenders.

Article 2. Regulated entities

This Joint Circular applies to the investigating agencies of the People's Public Security; prisons and detention camps affiliated to Ministry of Public Security; criminal enforcement agencies of provincial police departments; the investigation agency of the Supreme People's Procuracy; the People's Procuracy and the People's Courts at all levels; Police record agency of the People's Public Security and other agencies, organizations and individuals involved in notifying, sending, or providing information and documents related to offenders.

Article 3. Performance principles

1. Information and documents related to offenders must be fully, promptly and accurately notified or sent to the Police record agency of the People's Public Security for management, utilization and use.

2. Ensure compliance with the regulations of the law on protection of state secrets and the law on archives.

3. The information and documents provided by the Police Record Agency of the People's Public Security must be managed and used for charging offenders, investigation, prosecution, trial, enforcement of criminal judgments, and other purposes as prescribed by law and this Joint Circular.

Chapter II

SPECIFIC PROVISIONS

...

...

...

1. The decision on charges against the suspect, the decision on supplementation to the decision on charges against the suspect, the decision on revision to the decision on charges against the suspect.

2. The decision on terminating investigation into the criminal case against the suspect; the decision on terminating investigation against the suspect.

3. The wanted notice; the decision on suspension of wanted notice.

Article 5. Information and documents of prisons and detention camps affiliated to Ministry of Public Security; the criminal enforcement agency of the provincial police department being notified or sent to the Police record agency of the People's Public Security

1. The wanted notice.

2. The decision on suspension of wanted notice.

Article 6. Information and documents of the Supreme People's Procuracy being notified or sent to the Police record agency of the People’s Public Security

1. The decision on charges against the suspect, the decision on supplementation to the decision on charges against the suspect, the decision to revision to the decision on charges against the suspect issued by the People’s Procuracy.

2. The decision on terminating the case against the suspect issued by the People’s Procuracy.

...

...

...

Article 7. Information and documents of the People's Court being notified or sent to the Police record agency of the People’s Public Security

1. The legally effective first-instance criminal judgment.

2. The appellate criminal judgment.

3. The decision on terminating the case against the suspect or defendant issued by the Court.

4. The decision on terminating the appellate trial.

5. The decision on cassation review, the decision on reopening procedure.

6. The decision on combination of penalties.

7. The decision on terminating the judgment enforcement.

8. The decision on consideration of the State President's application for commutation of the death penalty.

...

...

...

Article 8. Information and documents of the Police record agency of the People's Public Security being provided for presiding agencies; prisons and detention camps affiliated to Ministry of Public Security; the criminal enforcement agency of the provincial police department

1. The personal identification statement, fingerprint sheet, photo of the offender.

2. The copy of criminal records.

3. Notification of results of identity and background verification.

4. The information and documents that have been provided by presiding agencies; prisons and detention camps affiliated to Ministry of Public Security; the criminal enforcement agency of the provincial police department to the Police record agency of the People's Public Security as specified in Articles 4, 5, 6 and 7 of this Joint Circular.

Chapter III

RESPONSIBILITIES, PROCEDURES, TIME LIMIT FOR NOTIFYING, SENDING, OR PROVIDING INFORMATION AND DOCUMENTS

Article 9. Responsibilities of presiding agencies; prisons and detention camps affiliated to Ministry of Public Security; the criminal enforcement agency of the provincial police department to notify or send information and documents

Presiding agencies; prisons and detention camps affiliated to Ministry of Public Security; the criminal enforcement agency of the provincial police department shall, within their authority, notify or send the information and documents as specified in Articles 4, 5, 6 and 7 of this Joint Circular to the Police record agency of the People's Public Security as follows:

...

...

...

2. Provincial investigating agency, provincial People's Procuracy, and provincial People's Courts, the criminal enforcement agency of provincial police department shall notify or send information and documents to the Police record agency of the provincial police department;

3. District-level investigating agency, district-level People’s Procuracy, district-level People’s Court shall notify or send information and documents to the district-level police office.

Article 10. Time limit for notifying or sending information and documents

1. If a piece of information or a document specified in Article 4, 5, 6 and 7 of this Joint Circular requires a time limit for notifying, sending, or providing, the presiding agency; prison and detention camp affiliated to Ministry of Public Security; criminal enforcement agency of the provincial police department shall, within their authority, notify or send the information and documents within such a time limit as regulated to the Police record agency of the People’s Public Security as specified in Article 9 of this Joint Circular.

2. If a piece of information or a document specified in Article 4, 5, 6 and 7 of this Joint Circular requires no time limit for notifying, sending, or providing, the presiding agency; prison and detention camp affiliated to Ministry of Public Security; criminal enforcement agency of the provincial police department shall, within their authority, notify or send the information and documents within 5 working days, from the date of issue or the date of receipt, to the Police record agency of the People’s Public Security as specified in Article 9 of this Joint Circular.

3. As for a case that the Border Guard, Coast Guard, Customs Agency, Forest Protection Agency or Fishery Protection Agency brought a charge against the suspect, initiated and ended the investigation, and then transfered the case files to the competent People's Procuracy for prosecution in accordance with Point a, Clause 1, Article 164 of the Criminal Procedure Code 2015 (amended in 2021), the People's Procuracy shall notify or send information and documents to the Police record agency of the same level within 5 working days from the date of receipt.

Article 11. Methods of notifying or sending documents, and connecting and sharing information

1. The relevant units of the People’s Public Security, People’s Procuracy, and People’s Court shall notify, send, or provide information and documents in paper form or use the document management software system integrated with the National E-Document Exchange Platform to notify, send, or provide information and electronic documents related to offenders.

2. Digitized information and documents are exchanged through the National E-Document Exchange Platform.

...

...

...

Article 12. Procedures for requesting the provision of information and documents

A request for provision of information and/or documents filed by the presiding agency; prison, detention camp affiliated to Ministry of Public Security; the criminal enforcement agency of the provincial police department with the Police record agency of the People's Public Security, using form No. 206 (issued together with the Circular No. 119/2021/ TT-BCA dated December 8, 2021 of the Minister of Public Security on forms, documents and records on criminal investigation) must clearly state the number, date of issue, description, original or copy, purpose of use, full name, position, signature of the competent person and seal of the requesting agency.

Article 13. Time limit for providing information and documents

1. As for a request for providing information and documents, the Police record agency of the People's Police shall reply within the time limit as follows:

a) If the request is made by a central authority, it shall be replied within 7 working days if it requires no verification or within 15 working days if it requires verification;

b) If the request is made by a provincial authority, it shall be replied within 7 working days if it requires no verification or within 15 working days if it requires verification;

c) If the request is made by a district authority, it shall be replied within 7 working days if it requires no verification or within 10 working days if it requires verification.

2. As for a request for reading and studying information and/or documents on the spot, the Police record agency of the People’s Public Security shall provide them immediately.

3. If such a request is unable to be responded, the Police record agency of the People's Police must explain it in writing.

...

...

...

1. The information and documents being legally notified, sent, or provided and comply with the regulations of law on document form (original, copy, electronic version).

2. The Head of the Police record agency of the People's Public Security shall approve, sign and affix the agency's seal; approve, bear the digital signature of the competent person or the agency or unit as prescribed by law on the reply and a copy of the document (if any), and then provide it to the requesting agency or unit to ensure legal validity.

Chapter IV

IMPLEMENTATION

Article 15. Focal points

1. At the central level, the following agencies are the focal points to direct, advise, inspect and urge the implementation of this Joint Circular:

a) The Police Record Department affiliated to the Ministry of Public Security;

b) The Office of the Supreme People's Procuracy affiliated to the Supreme People’s Procuracy;

c) The Office of the Supreme People's Court affiliated to the Supreme People’s Court.

...

...

...

a) Police Record Division affiliated to the Provincial Police Department;

b) The Office of the People's Procuracy affiliated to the People’s Procuracy;

c) The Office of the People's Court affiliated to the People’s Court.

3. At the district level, the Public Security, People's Procuracy and People's Court shall assign officers to act as focal points to advise and urge the implementation of this Joint Circular.

Article 16. Information and reporting regime

1. The Ministry of Public Security (Police Record Department ) shall send annual reports on results of the implementation of this Joint Circular to the Supreme People's Procuracy (Office), the Supreme People's Court (Office) and police agencies of local governments.

2. Provincial Police Department (Police Record Division) shall send biannual and annual reports on results of the implementation of this Joint Circular to the People's Procuracy of the province (Office), the People's Court of the province (Office) and report to the Ministry of Public Security (via Police Record Department).

3. District Police Office shall send biannual and annual reports on results of the implementation of this Joint Circular to the People's Procuracy of the district, the People's Court of the district and report to the provincial Police Department (via Police Record Division).

4. The reporting timeline is as follows:

...

...

...

b) Annual report commences from December 1 of the previous year to November 31 of the reporting year.

5. The time limit for submitting the report is 15 working days from the end of the reporting period.

Article 17. Preliminary review and funding

1. Every five years, the Ministry of Public Security shall coordinate with the Supreme People's Procuracy and the Supreme People's Court to hold preliminary meetings and draw lessons from the implementation of this Joint Circular.

2. Every year, the provincial Police Department shall coordinate with the People's Procuracy and the People's Court to hold preliminary meetings and draw lessons from the implementation of this Joint Circular.

3. Funding: The funding shall be set aside from the State budget to carry out activities of the Public Security, the Procuracy and the Court.

Chapter V

IMPLEMENTATION PROVISION

Article 18. Entry in force

...

...

...

Article 19. Responsibilities for implementation

1. The relevant agencies and units of the Ministry of Public Security, the Supreme People's Procuracy and the Supreme People's Court shall implement this Joint Circular.

2. Difficulties that arise during the implementation of this Circular should be reported to the Ministry of Public Security, the Supreme People's Procuracy and the Supreme People's Court for guidance or further amendments./.

PP. CHIEF JUSTICE OF THE SUPREME PEOPLE’S COURT
DEPUTY STANDING JUDGE




Nguyen Tri Tue

PP. CHIEF PROCURATOR OF THE SUPREME PEOPLE’S PROCURACY
DEPUTY CHIEF PROCURATOR




Nguyen Hai Tram

PP. MINISTER OF PUBLIC SECURITY
DEPUTY MINISTER




Lieutenant-General
Le Quoc Hung