Thông tư 129/1999/TT-BTC cơ chế quản lý vốn vay cho chương trình tín dụng chuyên ngành Ngân hàng Hợp tác Quốc tế Nhật Bản (JBIC)

• Số hiệu: 129/1999/TT-BTC
• Loại văn bản: Thông tư
• Nơi ban hành: Bộ Tài chính
• Người ký: Lê Thị Băng Tâm
• Ngày ban hành: 05/11/1999

BỘ TÀI CHÍNH ********	CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ********
Số: 129/1999/TT-BTC	Hà Nội, ngày 05 tháng 11 năm 1999

THÔNG TƯ

CỦA BỘ TÀI CHÍNH SỐ 129/1999/TT/BTC NGÀY 05 THÁNG 11 NĂM 1999 HƯỚNG DẪN CƠ CHẾ QUẢN LÝ VỐN VAY CHO CHƯƠNG TRÌNH TÍN DỤNG CHUYÊN NGÀNH CỦA NGÂN HÀNG HỢP TÁC QUỐC TẾ NHẬT BẢN (JBIC)

Căn cứ Nghị định số 90/CP ngày 7-11-1998 của Chính phủ ban hành Qui chế vay và trả nợ nước ngoài và Nghị định 87/CP ngày 5-8-1997 của Chính phủ ban hành về qui chế quản lý và sử dụng nguồn hỗ trợ phát triển chính thức ODA,
Căn cứ vào các Hiệp định tín dụng đã ký giữa Chính phủ nước CHXHCN Việt Nam với Quĩ Hợp tác Phát triển Kinh tế Hải ngoại Nhật bản (OECF) cho Chương trình Tín dụng chuyên ngành. Quĩ Hợp tác Phát triển Kinh tế Hải ngoại đã được sát nhập vào Ngân hàng Hợp tác Quốc tế Nhật bản (sau đây gọi tắt là JBIC),
Sau khi lấy ý kiến của các cơ quan liên quan, Bộ Tài chính hướng dẫn cơ chế quản lý nguồn vốn vay của JBIC cho chương trình Tín dụng chuyên ngành như sau:

I- QUI ĐỊNH CHUNG:

1- Chương trình phát triển cơ sở hạ tầng nông thôn và nâng cao mức sống của dân cư (gọi tắt là Chương trình Tín dụng chuyên ngành) là chương trình sử dụng nguồn vốn vay JBIC để tiến hành xây dựng các công trình cơ sở hạ tầng ở địa phương trong phạm vi cả nước, bao gồm các lĩnh vực theo quy định tại Hiệp định.

2- Nguồn vốn vay thuộc Chương trình Tín dụng chuyên ngành là khoản vay JBIC của Chính phủ được cân đối vào Ngân sách Nhà nước và dùng để chi đầu tư XDCB cho các tỉnh hàng năm. Các lĩnh vực, dự án thuộc Chương trình Tín dụng chuyên ngành nhưng được xác định cơ chế cho vay lại sẽ thực hiện theo Qui chế Cho vay lại ban hành theo Nghị định số 90/1998/NĐ-CP ngày 7-11-1998 của Chính phủ. Nguồn vốn này được quản lý theo qui định của Luật Ngân sách Nhà nước và các văn bản hướng dẫn Luật, các chế độ chi tiêu hiện hành. Bộ Tài chính có trách nhiệm trả nợ cho phía nước ngoài khi đến hạn (bao gồm cả gốc và lãi).

3- Bộ Kế hoạch và Đầu tư (được giao là Chủ Chương trình) có trách nhiệm chính trong việc lập kế hoạch sử dụng vốn Tín dụng Chuyên ngành cho các dự án bố trí đủ vốn đối ứng (có tham khảo tiêu chuẩn của JBIC); soạn thảo các văn bản hướng dẫn các cơ quan quản lý địa phương về công tác kế hoạch hoá và điều hành thực hiện các dự án ở địa phương. Chủ Chương trình thành lập Ban Quản lý chương trình chuyên trách để điều hành và giám sát việc thực hiện chương trình.

4- Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam (Vietcombank) được Bộ Tài chính uỷ nhiệm thực hiện các nghiệp vụ thanh toán đối ngoại, có trách nhiệm ký thoả ước Ngân hàng với phía nước ngoài trên cơ sở của Hiệp định vay vốn JBIC.

5- UBND tỉnh, thành phố và các cơ quan quản lý nhà nước tại địa phương có trách nhiệm tổ chức quản lý việc sử dụng vốn đúng chức năng của mình theo hướng dẫn của Chủ trương trình và Bộ Tài chính, phù hợp Nghị định số 52/1999/NĐ-CP ngày 8-7-1999 của Chính phủ và cam kết trong Hiệp định tín dụng đã ký với JBIC.

II- NỘI DUNG CỤ THỂ:

1- Phần vốn vay của JBIC: chiếm từ 75% đến 85% giá trị công trình cho các nội dung sau:

- Phần phân bổ để thuê tư vấn nước ngoài.

- Phần phân bổ để nhập vật tư hàng hoá, thiết bị trong và ngoài nước cho các công trình.

- Phần phân bổ để thanh toán cho khối lượng thi công xây dựng công trình, thực hiện chương trình dự án trong nước.

- Phí rút vốn vay JBIC theo tỷ lệ 0,1% trên số tiền rút vốn do JBIC ghi nợ khoản vay ngay khi rút vốn.

2- Vốn đối ứng trong nước:

Vốn đối ứng trong nước có thể sử dụng nguồn vốn ngân sách địa phương, hoặc huy động từ các nguồn khác, bảo đảm cân đối tiến độ thực hiện vốn nước ngoài trong mỗi thời kỳ kế hoạch vủa dự án. Mức vốn này phải bố trí khoảng 15-25% giá trị công trình để thanh toán cho:

- Chi phí trong nước để trả cho Người nhập khẩu: phí uỷ thác nhập khẩu, thuế nhập khẩu hàng hoá, thuế giá trị gia tăng (nếu có), chi phí tiếp nhận, cung ứng, vận chuyển hàng hoá từ cảng đến công trình (đối với dự án cần nhập khẩu hàng hoá).

- Chi phí đền bù giải phóng mặt bằng, thăm dò khảo sát thiết kế xây dựng dự án và phí quản lý (đối với quá trình thi công dự án).

- Phí dịch vụ ngân hàng trong nước.

- Phí bảo hiểm công trình.

- Thanh toán tiền giữ lại chờ thanh toán sau thời gian bảo hành, chờ quyết toán.

Các địa phương phải tự đảm bảo nguồn vốn đối ứng trong nước. Vốn đối ứng phải được tổng hợp trong chi cân đối ngân sách địa phương hàng năm. Nguyên tắc bố trí vốn đối ứng thực hiện như thông tư liên tịch số 06/1998/TTLT-BKH-BTC về cơ chế quản lý vốn đối ứng cho các chương trình dự án sử dụng vốn ODA.

3- Ký kết và thông qua hợp đồng: Việc ký kết và thông qua hợp đồng được thực hiện theo quy định dưới đây:

3.1- Đối với hợp đồng thuê tư vấn và hợp đồng mua sắm hàng hoá, vật tư thiết bị nhập khẩu:

- Chủ Chương trình chủ trì tiến hành tổ chức đấu thầu và đàm phán hợp đồng thuê tư vấn, hợp đồng mua sắm hàng hoá, vật tư thiết bị cho chương trình hoặc công trình với các nhà cung ứng hàng hoá, dịch vụ hợp lệ theo quy định của Hiệp định.

- Chủ Chương trình lựa chọn các đơn vị để uỷ thác giao dịch, ký kết hợp đồng nhập khẩu hàng hoá, làm các thủ tục tiếp nhận và giao hàng đến chân công trình (sau đây gọi là Nhà nhập khẩu). Chủ Chương trình trực tiếp ký kết hợp đồng thuê tư vấn nước ngoài cho cả Chương trình.

- Sau khi ký hợp đồng, Người ký hợp đồng làm hai bản sao Hợp đồng đã ký, một bản gửi cho JBIC và một bản gửi cho Bộ Tài chính để làm thủ tục thông qua hợp đồng.

- Sau khi nhận được Thông báo chấp thuận hợp đồng của JBIC, Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại) sẽ xem xét thông qua hợp đồng và thông báo cho Chủ Chương trình và Nhà nhập khẩu biết để tiến hành thực hiện Hợp đồng, đồng thời thông báo cho Vietcombank để làm thủ tục đối ngoại thanh toán cho Nhà cung cấp hàng hoá hoặc Nhà thầu nước ngoài (nếu có).

3.2- Đối với hợp đồng cho phần khối lượng thi công xây dựng, thực hiện chương trình dự án do nhà thầu trong nước thực hiện:

- Sau khi được giao kế hoạch vốn JBIC, các chủ đầu tư tiến hành đấu thầu theo qui định hiện hành và ký hợp đồng với các nhà thầu.

- Trường hợp đặc biệt không đấu thầu, cơ quan chủ quản đầu tư phải có quyết định chỉ định thầu theo qui định hiện hành và giao cho chủ đầu tư ký hợp đồng với nhà thầu.

- Hợp đồng cần qui định phần giá trị được tài trợ bởi vốn vay JBIC.

- Các hợp đồng phải được cơ quan chủ quản đầu tư phê duyệt và gửi cho Sở Kế hoạch Đầu tư (KHĐT) là cơ quan được Chủ Chương trình uỷ quyền tổ chức, quản lý điều hành các dự án sử dụng vốn JBIC tại địa phương để làm thủ tục thông qua hợp đồng được sử dụng vốn vay JBIC.

- Các hợp đồng có trị giá dưới 30 tỷ đồng (tương đương 0,3 tỷ Yên) được Sở KHĐT xem xét và đưa vào danh mục gửi cho Chủ Chương trình là đã được thông qua. Chủ Chương trình phải gửi các danh mục hợp đồng này cho JBIC và Bộ Tài chính để phối hợp thực hiện.

- Các hợp đồng có trị giá vượt quá 30 tỷ đồng (hoặc tương đương 0,3 tỷ Yên) thì hợp đồng phải được cơ quan chủ quản đầu tư phê duyệt và phải gửi Bộ Tài chính và JBIC để làm thủ tục thông qua hợp đồng được sử dụng vốn vay JBIC.

4- Phương thức rút vốn:

- Đối với hợp đồng tư vấn, mua sắm thiết bị nước ngoài: Phần chi bằng ngoại tệ trong hợp đồng được áp dụng hình thức rút vốn Thư cam kết hoặc Tài khoản đặc biệt (TKĐB) để thanh toán. Phần chi bằng nội tệ (VND) được áp dụng hình thức rút vốn Chuyển tiền hoặc Hoàn trả để thanh toán.

- Đối với các Hợp đồng ký kết để thực hiện việc mua sắm thiết bị trong nước, thi công xây dựng trong nước sẽ áp dụng hình thức rút vốn TKĐB để thanh toán theo qui trình qui định tại mục III dưới đây.

- Theo sự uỷ nhiệm của Bộ Tài chính, Vietcombank mở TKĐB bằng tiền Yên và tài khoản lãi của tài khoản đặc biệt tại Ngân hàng Tokyo-Mitsubishi do Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại - TCĐN) làm chủ tài khoản. Bộ Tài chính (Vụ TCĐN) làm thủ tục rút vốn lần đầu tiên và rút vốn bổ sung vào TKĐB nói trên theo quy định của Hiệp định. Kỳ rút vốn đầu tiên không cần chứng từ kèm theo.

- Trong nước, Bộ Tài chính đề nghị Vietcombank mở các tài khoản chuyên dùng đối ứng với TKĐB và Tài khoản lãi của TKĐB đứng tên Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại) để theo dõi và hạch toán số tiền đã rút vốn và số tiền lãi phát sinh trên TKĐB cũng như việc trả nợ sau này.

III- QUI TRÌNH THANH TOÁN CHO CÁC NHÀ THẦU TRONG NƯỚC

1- Đối tượng được thanh toán:

- Các công trình (sau đây gọi là dự án) được thanh toán từ Chương trình Tín dụng chuyên ngành là các công trình nằm trong kế hoạch sử dụng vốn JBIC hàng năm do Bộ Kế hoạch và Đầu tư phân bổ và thông báo đến các địa phương.

- Nhà thầu hợp lệ là các nhà thầu có trong quyết định trúng thầu dự án hoặc được chỉ định thầu thực hiện dự án phù hợp với qui định hiện hành (sau đây gọi là nhà thầu).

2- Hồ sơ đề nghị thanh toán và yêu cầu đối với bộ hồ sơ:

Các chủ đầu tư khi đề nghị thanh toán cần chuẩn bị hồ sơ thanh toán gồm:

- Toàn bộ hồ sơ đề nghị thanh toán vốn JBIC được lập theo thủ tục thanh toán xây dựng cơ bản trong nước hiện hành.

- Hợp đồng ký giữa Chủ đầu tư và Nhà thầu (sao từ bản gốc) đã được thông qua về việc sử dụng vốn JBIC.

- Giấy đề nghị thanh toán của Nhà thầu theo mẫu (2 bản gốc) được Chủ đầu tư chấp thuận.

- Bản kê số tiền đã được thanh toán theo hợp đồng (trường hợp 1 hợp đồng được thanh toán thành nhiều đợt).

- Bản thẩm định khối lượng XDCB hoàn thành của cơ quan trực tiếp quản lý cấp vốn đầu tư (viết tắt: CQQLĐT), trong đó ghi rõ số tiền đề nghị thanh toán bằng vốn JBIC (2 bản gốc).

3- Qui trình thanh toán và rút vốn bổ sung:

a) Trường hợp thanh toán tạm ứng: Nhà thầu được thanh toán tạm ứng theo mức qui định trong Nghị định số 52/1999/NĐ/CP ngày 8-7-1999 của Chính phủ với điều kiện điều khoản tạm ứng phải được qui định cụ thể trong Hợp đồng và trong hồ sơ đề nghị thanh toán phải có thêm Giấy bảo lãnh tiền tạm ứng do một ngân hàng thương mại của Nhà nước hoặc ngân hàng liên doanh có uy tín cấp (mẫu Giấy bảo lãnh đính kèm). Qui trình thanh toán tương tự mục (b) dưới đây.

b) Trường hợp thanh toán khối lượng hoàn thành:

- Sau khi nhà thầu hoàn thành khối lượng dự án, chủ đầu tư tập hợp bộ chứng từ gửi cơ quan trực tiếp quản lý cấp vốn đầu tư địa phương để kiểm tra xác định khối lượng XDCB hoàn thành theo qui định hiện hành về đầu tư XDCB. Tổng số tiền đề nghị thanh toán phải bằng trị giá khối lượng XDCB hoàn thành đã được thẩm định và nằm trong số tiền được tài trợ bằng vốn JBIC qui định trong hợp đồng.

- Sau khi có kết quả thẩm định của CQQLĐT, Chủ đầu tư tập hợp bộ hồ sơ (như qui định tại mục 2 trên đây) gửi Chủ Chương trình.

- Hai tuần/lần, Chủ Chương trình tập hợp và thẩm tra các bộ hồ sơ hợp lệ nhận được, đối chiếu với kế hoạch vốn đã phân bổ và danh mục hợp đồng do Sở KHĐT lập để gửi Bộ Tài chính (Vụ TCĐN). Chứng từ gửi Bộ Tài chính gồm 1 Giấy đề nghị thanh toán của nhà thầu (bản gốc), bản kê số tiền đã được thanh toán (nếu có), 1 bản thẩm định khối lượng XDCB hoàn thành (bản gốc), bản tổng hợp các đề nghị thanh toán (bản gốc) do Giám đốc Ban quản lý dự án đặt tại Bộ Kế hoạch và Đầu tư ký.

- Trong vòng 7 ngày sau khi nhận được đầy đủ hồ sơ từ Chủ Chương trình, Bộ Tài chính căn cứ vào số dư trong TKĐB, đề nghị Vietcombank trong vòng 3 ngày chuyển tiền cho các nhà thầu theo số tài khoản do nhà thầu chỉ định trong Giấy đề nghị thanh toán. Sau khi chuyển tiền, Vietcombank gửi Bộ Tài chính các Giấy báo chuyển tiền kèm theo chứng từ chuyển tiền của ngân hàng cho từng nhà thầu để Bộ Tài chính làm thủ tục rút vốn bổ sung vào TKĐB.

c) Việc cấp tạm ứng khác (khi đã có khối lượng hoàn thành nhưng chưa được thanh toán từ nguồn vốn JBIC) được thực hiện từ nguồn vốn của địa phương. Khi lập hồ sơ đề nghị thanh toán, nhà thầu đề nghị chuyển tiền vào số tài khoản của ngân sách địa phương kèm theo Giấy xác nhận đã nhận tiền và bản sao chứng từ thanh toán của lần cấp tạm ứng đó để hoàn trả vốn đã được tạm ứng cho ngân sách địa phương.

IV- CÁC LOẠI PHÍ PHÁT SINH

1- Phí ngân hàng: Gồm:

- Phí dịch vụ thanh toán trong nước: Vietcombank thu phí theo biểu phí dịch vụ dành cho các Chương trình dự án của JBIC do Tổng giám đốc Ngân hàng Ngoại thương quy định.

- Phí dịch vụ thanh toán đối ngoại: thanh toán theo số tiền thực tế mà ngân hàng nước ngoài yêu cầu.

Việc thu phí cụ thể được tiến hành như sau:

- Đối với phí chuyển tiền khi trả nợ nước ngoài: Vietcombank được tự động ghi nợ tài khoản tiền gửi của Ngân sách Nhà nước (mở tại Vietcombank).

- Đối với phí liên quan đến việc mở và thanh toán L/c nhập khẩu hàng hoá, dịch vụ tư vấn: Vietcombank thu phí từ người uỷ thác nhập khẩu hoặc từ Tài khoản lãi trên TKĐB trong trường hợp người mở L/c là Chủ Chương trình. Trường hợp tài khoản lãi không đủ để thanh toán phí, Vietcombank thông báo cho Bộ Tài chính để tìm nguồn thanh toán phí.

- Đối với chuyển tiền cho nhà thầu thi công trong nước: Phí ngân hàng được trích từ số tiền thanh toán cho nhà thầu. Tuỳ thuộc vào hợp đồng ký với Chủ đầu tư, Nhà thầu có thể chịu phí này hoặc căn cứ vào giấy báo về phí của Vietcombank để yêu cầu Chủ đầu tư thanh toán lại từ nguồn vốn đối ứng.

2- Phí của các Nhà Nhập khẩu:

- Nhà nhập khẩu do Chủ Chương trình lựa chọn có nhiệm vụ đàm phán ký kết Hợp đồng mua hàng với Công ty nước ngoài trúng thầu, thực hiện mọi thủ tục nhập khẩu hàng hoá với sự giám sát của Chủ Chương trình, được hưởng phí uỷ thác nhập khẩu, phí cung ứng theo thoả thuận với Chủ Chương trình và quy định hiện hành của Nhà nước. Các phí này Nhà nhập khẩu thu từ các đơn vị nhận hàng và được tính vào vốn đối ứng của công trình.

V- HẠCH TOÁN VÀO NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC

1- Vốn vay JBIC dùng để cấp phát cho các dự án ở địa phương đều phải được hạch toán đầy đủ kịp thời vào Ngân sách Nhà nước. Nguyên tắc hạch toán qua ngân sách là ghi thu Ngân sách Trung ương, ghi chi bổ sung có mục tiêu cho Ngân sách địa phương (NSĐP). Việc hạch toán qua ngân sách được thực hiện cụ thể như sau:

1.1- Phân bổ chi phí thuê tư vấn và phí rút vốn: Sau khi kết thúc quá trình rút vốn của mỗi Hiệp định, trong vòng 1 tháng, Chủ Chương trình tổng hợp phí tư vấn và phí tư vấn phân bổ cho các địa phương theo tỷ lệ phân bổ sử dụng vốn JBIC cho từng công trình ở địa phương, thống nhất với Sở KHĐT và có văn bản chính thức đề nghị Bộ Tài chính làm thủ tục ghi thu ghi chi ngân sách.

1.2- Đối với trị giá hàng hoá nhập khẩu:

- Sau khi kết thúc rút vốn đối với mỗi hợp đồng mua sắm, Chủ Chương trình phối hợp Nhà nhập khẩu, Nhà cung ứng để phân bổ trị giá hàng nhập khẩu tương ứng cho từng công trình ở các địa phương, thống nhất với Sở KHĐT và có văn bản chính thức đề nghị Bộ Tài chính làm thủ tục ghi thu ghi chi ngân sách.

- Trường hợp có sự chênh lệch giữa kế hoạch được phân phối với số hàng thực nhận (bao gồm cả hao hụt định mức), các địa phương làm việc với các đơn vị được uỷ quyền cung ứng hàng hoá để xác nhận số chênh lệch này và báo cáo Chủ Chương trình để xử lý theo nguyên tắc hao hụt ở khâu thuộc trách nhiệm của cơ quan nào thì cơ quan đó phải chịu, cụ thể như sau:

+ Hao hụt ngoài định mức được xác định trong quá trình nhập khẩu thì nhà nhập khẩu phải chịu.

+ Hao hụt ngoài định mức trong quá trình cung ứng thì đơn vị được uỷ quyền cung ứng phải chịu.

+ Hao hụt ngoài định mức do địa phương chậm trễ, trì hoãn trong khâu tiếp nhận hàng hoá thì địa phương phải chịu.

Các bước hạch toán mục 1.1 và 1.2:

Sở KHĐT thông báo số liệu đã được thống nhất với Chủ Chương trình cho Sở Tài chính để phối hợp theo dõi.

Nhận được văn bản chính thức của Bộ KHĐT, Bộ Tài chính ghi thu vay nợ JBIC, ghi chi bổ sung có mục tiêu cho NSĐP; Sở Tài chính ghi thu ngân sách từ nguồn cấp trên và ghi chi tạm ứng cho CQQLĐT; CQQLĐT ghi thu nguồn ngân sách cấp và ghi chi cho dự án, công trình.

Trị giá ghi thu ghi chi của Ngân sách bằng trị giá ngoại tệ (JPY) nhân với tỉ giá do Vietcombank công bố vào thời điểm chuyển tiền (đối với việc thanh toán cho nhà thầu trong nước) hoặc tỷ giá hạch toán do Bộ Tài chính qui định tại thời điểm hạch toán (đối với phần phí tư vấn, phí rút vốn, hàng hoá nhập khẩu). Các loại chứng từ thống nhất để hạch toán ngân sách theo qui định chung của Bộ Tài chính.

1.3- Đối với phần thi công xây dựng, thực hiện chương trình dự án thanh toán cho nhà thầu trong nước bằng VND:

- Trong vòng 7 ngày sau khi nhận được thông báo về việc chuyển tiền của NHNT, Bộ Tài chính làm thủ tục ghi thu vốn vay JBIC ghi chi bổ sung có mục tiêu của ngân sách trung ương cho NSĐP, trong đó nêu rõ số tiền đã thanh toán cho từng dự án.

- Sở Tài chính - Vật giá ghi thu ngân sách từ nguồn cấp trên, ghi chi tạm ứng cho CQQLĐT; CQQLĐT ghi thu nguồn ngân sách cấp, ghi chi cấp phát vốn cho công trình. Chứng từ làm cơ sở để ghi chi là theo Lệnh chi của Vụ Ngân sách Bộ Tài chính, kèm theo Thông tri của Vụ TCĐN có số tiền thanh toán cho từng dự án.

VI- TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC CƠ QUAN LIÊN QUAN

1- Chủ Chương trình:

- Có trách nhiệm hướng dẫn các cơ quan quản lý địa phương lập các chứng từ theo mẫu quy định của JBIC đối với từng phương thức rút vốn.

- Nhận và thẩm tra hồ sơ thanh toán của Chủ đầu tư, đối chiếu với kế hoạch vốn JBIC và hợp đồng, 2 tuần 1 lần tập hợp gửi Bộ Tài chính để đề nghị thanh toán. Trường hợp không chấp nhận bộ hồ sơ, Chủ Chương trình có trách nhiệm liên hệ với chủ dự án để hoàn chỉnh bộ hồ sơ.

- Lựa chọn Nhà nhập khẩu, cung ứng; Phân bổ trị giá hàng nhập khẩu, phí rút vốn, phí tư vấn cho các địa phương.

- Có trách nhiệm chủ trì cùng với tư vấn, Bộ Tài chính tổ chức kiểm tra, giám sát, kiểm toán dự án.

- Có trách nhiệm tổng hợp báo cáo tiến độ thực hiện chương trình với Chính phủ, Bộ Tài chính, nhà tài trợ.

2- Bộ Tài chính:

- Làm thủ tục chấp nhận thanh toán sau khi nhận được đủ hồ sơ theo qui định. Trường hợp không chấp nhận thanh toán, Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại) có trách nhiệm thông báo ngay cho Chủ Chương trình.

- Làm thủ tục ghi thu ghi chi để Sở Tài chính Vật giá (Sở TCVG) có thể hạch toán vào NSĐP.

- Tiến hành rút vốn bổ sung kịp thời vào TKĐB.

3- Cơ quan trực tiếp quản lý cấp vốn đầu tư ở địa phương:

- Thẩm định khối lượng XDCB hoàn thành của dự án theo qui định hiện hành về quản lý đầu tư xây dựng cơ bản, trong đó xác định rõ số tiền được tài trợ bằng vốn JBIC để làm cơ sở cho Bộ Tài chính thanh toán cho các nhà thầu.

- Thông báo tiến độ khối lượng công trình hoàn thành đã thẩm định với Sở TCVG để phối hợp quản lý.

4- Sở Kế hoạch Đầu tư các tỉnh, thành phố:

- Là đầu mối quản lý các dự án thực hiện ở địa phương chịu trách nhiệm tổng hợp từ khâu lập kế hoạch, thực hiện, báo cáo với Chủ Chương trình. Thường xuyên phối hợp và thông báo cho Sở TCVG các thông tin liên quan đến dự án ở địa phương.

- Có trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ do Chủ Chương trình uỷ quyền trong việc xây dựng kế hoạch vốn JBIC tham chiếu tiêu chuẩn của JBIC và cùng với Sở TCVG bố trí đủ vốn đối ứng cho các dự án tại địa phương.

- Có trách nhiệm lập danh mục các hợp đồng, phụ lục hợp đồng được tài trợ bằng vốn JBIC đã được cơ quan chủ quản đầu tư phê duyệt gửi Chủ Chương trình theo mẫu (đính kèm).

5- Sở Tài chính Vật giá các tỉnh, thành phố:

- Thực hiện ghi thu ghi chi NSĐP sau khi nhận được chứng từ ghi thu ghi chi ngân sách của Bộ Tài chính.

- Thực hiện cấp phát vốn đối ứng kịp thời, phù hợp với tiến độ giải ngân vốn nước ngoài.

6- Vietcombank:

- Thực hiện thanh toán theo các phương thức rút vốn qui định tại các Hiệp định vay JBIC theo yêu cầu của Bộ Tài chính và gửi các loại giấy báo phù hợp với từng hình thức thanh toán cho Bộ Tài chính và Chủ Chương trình.

- Theo dõi và thông báo cho Bộ Tài chính số dư TKĐB sau mỗi lần thanh toán và rút vốn vào TKĐB.

7- Chủ đầu tư:

- Có trách nhiệm lập nghiên cứu khả thi, thiết kế kỹ thuật, ... theo thủ tục đầu tư XDCB và tổ chức đấu thầu hoặc chỉ định thầu theo qui định hiện hành.

- Có trách nhiệm ký kết hợp đồng với đơn vị trúng thầu hoặc chỉ định thầu, trong đó qui định rõ số tiền được tài trợ bằng vốn JBIC. Có trách nhiệm kiểm tra hoặc giao cho cơ quan giám sát kiểm tra chất lượng công trình phù hợp với thiết kế kỹ thuật và xác nhận vào Đơn đề nghị thanh toán của nhà thầu.

- Báo cáo tiến độ rút vốn bằng hiện vật, tiền từ nguồn vốn vay JBIC cho các cơ quan quản lý liên quan.

- Bố trí hoàn trả các chi phí thuộc nguồn vốn đối ứng trong nước.

- Theo dõi tiến độ hoàn thành dự án, căn cứ vào thông báo thanh toán cho nhà thầu của Bộ Tài chính để tiến hành thanh quyết toán hợp đồng với nhà thầu.

- Thực hiện quyết toán công trình và hạng mục công trình theo qui định về quyết toán vốn XDCB hiện hành.

8- Nhà thầu:

- Có trách nhiệm thực hiện hợp đồng đủ khối lượng, chất lượng và tiến độ.

- Có trách nhiệm nộp thuế, bảo hành, hoàn trả tiền vốn ứng trước ... theo qui định và theo hợp đồng với Chủ đầu tư.

- Có trách nhiệm thanh quyết toán, nghiệm thu, bàn giao, bảo hành dự án hoàn thành với Chủ đầu tư.

VII- CÔNG TÁC KIỂM TRA, BÁO CÁO, QUYẾT TOÁN:

1- Hàng năm Uỷ ban Nhân dân tỉnh, Thành phố trực thuộc Trung ương và Chủ Chương trình báo cáo cho Bộ Tài chính, Bộ Kế hoạch và Đầu tư về tiến độ thực hiện Chương trình, tình hình nhận và sử dụng vốn vay.

2- Chủ Chương trình chủ trì phối hợp với Bộ Tài chính tổ chức kiểm tra định kỳ và đột xuất tình hình quản lý và sử dụng vốn vay của các địa phương. Nếu phát hiện trường hợp sử dụng vốn vay không đúng với quy định thì sẽ thu hồi số vốn đã chuyển hoặc tạm ngừng chuyển vốn để có biện pháp xử lý thích hợp.

3- Chủ Chương trình phối hợp với Chủ Đầu tư, Sở Kế hoạch Đầu tư, Sở Tài chính - Vật giá, Cơ quan quản lý đầu tư địa phương tiến hành nghiệm thu và quyết toán công trình đã hoàn thành, tổng hợp báo cáo Thủ tướng Chính phủ và đồng gửi Bộ Tài chính. Phối hợp với đoàn đánh giá dự án của JBIC để thẩm định lại việc thực hiện chương trình sau khi kết thúc thời kỳ rút vốn của Hiệp định.

4- Chủ Chương trình chịu trách nhiệm chính trong việc cung cấp thông tin, số liệu cho các đoàn kiểm tra, thanh tra, kiểm toán của JBIC và Chính phủ Việt nam.

VIII- HIỆU LỰC THI HÀNH

Thông tư này có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày ký và thay thế Thông tư số 89 TC/TCĐN ngày 18/12/1997 của Bộ Tài chính. Những nội dung không được nêu trong văn bản này được áp dụng theo Thông tư 95 TC/ĐT ngày 14/11/1994 và Thông tư 18 TC/ĐTPT ngày 12/03/1996 của Bộ Tài chính.

Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc, đề nghị các cơ quan phản ánh về Bộ Tài chính để có biện pháp xử lý thích hợp.

Lê Thị Băng Tâm (Đã ký)

Mẫu Giấy đề nghị thanh toán

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

, ngày tháng năm

GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN

Lần thứ:

Tên dự án:

Kính gửi: - CHỦ ĐẦU TƯ (Nêu rõ tên cơ quan chủ đầu tư trong quyết định đầu tư)

- CƠ QUAN TRỰC TIẾP QUẢN LÝ CẤP VỐN ĐẦU TƯ TỈNH...

Công ty (nêu rõ tên nhà thầu trong hợp đồng) đệ trình bản đề nghị thanh toán với nội dung như sau:

1- Đơn vị chúng tôi đã thực hiện hợp đồng số XXX ngày ... tháng... năm ...

2- Văn bản phê duyệt hợp đồng số ... ngày ... của ...(JBIC hoặc cơ quan chủ quản đầu tư)

3- Công việc đã hoàn thành: Nêu rõ tên dự án, khối lượng, hạng mục công việc đã hoàn thành

4- Thuộc nguồn vốn vay JBIC kế hoạch năm ...

5- Số tiền luỹ kế đã thanh toán (nếu có)

6- Số tiền đề nghị thanh toán nguồn vốn JBIC cho đợt này:

(Bằng chữ: )

7- Số tài khoản thụ hưởng: Ghi rõ tên đơn vị thụ hưởng, số tài khoản, tên ngân hàng, địa chỉ ngân hàng.

CHẤP NHẬN THANH TOÁN CỦA CHỦ ĐẦU TƯ

TÊN NHÀ THẦU Giám đốc Ký tên, đóng dấu

* Lưu ý: Giấy đề nghị thanh toán cần được đánh máy rõ ràng, đầy đủ, không viết tay, không tẩy xoá

Mẫu danh mục hợp đồng

UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH SỞ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Số:

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc , ngày tháng năm

DANH MỤC HỢP ĐỒNG CÁC DỰ ÁN SỬ DỤNG VỐN JBIC

Năm kế hoạch:

Kính gửi: BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ

BỘ TÀI CHÍNH

Thực hiện Thông tư số ngày của Bộ Tài chính hướng dẫn cơ chế quản lý vốn vay JBIC thuộc Chương trình Tín dụng chuyên ngành

Thực hiện Thông tư số ngày của Bộ Kế hoạch và Đầu tư hướng dẫn việc lập kế hoạch sử dụng vốn vay JBIC cho Chương trình Tín dụng chuyên ngành

Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh ... thông báo danh mục các hợp đồng thuộc các dự án sử dụng vốn vay JBIC của tỉnh ..., kế hoạch năm .... như sau:

STT	Tên dự án	Tên cơ quan chủ đầu tư (Bên A)	Tên Nhà thầu (Bên B)	Số, ngày của Hợp đồng hoặc phụ lục	Hợp đồng
					Tổng giá trị hợp đồng	Giá trị hợp đồng được tài trợ bằng vốn JBIC

Sở Kế hoạch và Đầu tư xác nhận các hợp đồng nói trên đã được ký kết bởi cơ quan chủ đầu tư có đủ thẩm quyền theo quyết định đầu tư với nhà thầu hợp lệ; đã được cơ quan chủ quản đầu tư phê duyệt và có tỷ lệ giá trị hợp đồng được tài trợ bằng vốn JBIC chiếm từ 75-85% tổng giá trị công trình.

Sở Kế hoạch và Đầu tư trân trọng thông báo.

Nơi nhận: - Như trên - Cục ĐTPT - Sở Tài chính VG - Lưu VT

GIÁM ĐỐC SỞ KHĐT Ký tên, đóng dấu

Mẫu Giấy bảo lãnh tiền tạm ứng

NGÂN HÀNG .... Địa chỉ: Số điện thoại: Số fax

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ......., ngày ........ tháng .......năm .....

GIẤY BẢO LÃNH TIỀN TẠM ỨNG

Số:

Kính gửi: TÊN CHỦ ĐẦU TƯ

Theo hợp đồng số .... ký ngày .... giữa Chủ đầu tư là (ghi rõ tên, địa chỉ) sẽ thanh toán cho Nhà thầu là (ghi rõ tên, địa chỉ) một khoản tiền tạm ứng là ..x... VND (bằng chữ:...).

Chúng tôi là ngân hàng (ghi rõ tên ngân hàng hoặc chi nhánh ngân hàng) sau khi xem xét, chấp nhận cấp cho Chủ đầu tư (ghi rõ tên) Giấy bảo lãnh này với giá trị là .x.. VND để:

1- Trong thời gian có hiệu lực của Giấy này, Chủ đầu tư có thể yêu cầu chúng tôi thanh toán số tiền ghi trong giấy này nếu Nhà thầu không thực hiện được các nghĩa vụ đã qui định trong hợp đồng nói trên.

2- Giấy bảo lãnh này sẽ hết hiệu lực khi khoản thanh toán cuối cùng theo hợp đồng nói trên được trả cho Nhà thầu hoặc vào ngày tháng năm (do Chủ đầu tư và Nhà thầu thoả thuận). Mọi đề nghị thanh toán theo Giấy bảo lãnh này phải được thực hiện không muộn hơn ngày nói trên. Nếu quá thời hạn, giấy bảo lãnh sẽ không còn giá trị.

3- Giấy bảo lãnh có thể được gia hạn theo đề nghị của Chủ đầu tư và Nhà thầu.

Trân trọng kính chào

Giám đốc ngân hàng

(ký tên, đóng dấu)

Lưu ý:

- Giấy Bảo lãnh phải được hoàn trả lại cho Ngân hàng để huỷ trước hoặc vào ngày hết hạn.

- Giấy bảo lãnh được Ngân hàng cấp ra theo đề nghị của Nhà thầu.

Tiếng Anh (English)

THE MINISTRY OF FINANCE -------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM Independence- Freedom- Happiness ------------
No.129/1999/TT-BTC	Hanoi, November 5, 1999

CIRCULAR

GUIDING THE MECHANISM OF MANAGING THE LOAN CAPITAL FOR THE SPECIALIZED CREDIT PROGRAM OF THE JAPAN BANK FOR INTERNATIONAL COOPERATION (JBIC)

Pursuant to Decree No.90/1998/ND-CP of November 7, 1998 of the Government promulgating the Regulation on Borrowing and Paying Foreign Debts and Decree No.87/CP of August 5, 1997 of the Government promulgating the Regulation on the Management and Use of Official Development Assistance (ODA):
Pursuant to the Credit Agreements signed between the Government of the Socialist Republic of Vietnam and the Overseas Economic Cooperation Fund of Japan (OECF) for the Specialized Credit Program- the OECF has been integrated into the Japan Bank for International Cooperation (JBIC);
After consulting the related agencies, the Ministry of Finance provides the following guidance for the mechanism of managing the loan capital of JBIC for the specialized Credit Program:

I. GENERAL PROVISIONS

1. The Program for developing the rural infrastructure and raising the living standard of the population (referred to as the Specialized Credit Program for short) is a program using the loan capital of JBIC to build rural infrastructural works in the whole country, including the domains stipulated in the Agreement.

2. The loan capital under the Specialized Credit Program is the JBIC loan of the Government included in the State budget and used to make annual investment in capital construction in the provinces. The domains and projects under the Specialized Credit Program of which the mechanism of reloaning has been adopted shall be effected according to the Regulation on Reloaning issued together with Decree No.90/1998/ND-CP of November 7, 1998 of the Government. This capital shall be managed according to the prescriptions of the Law on the State Budget, the documents guiding its implementation and the current spending regimes. The Ministry of Finance has the responsibility to pay the debt to the foreign side when it is due (comprising both capital and interest).

3. The Ministry of Planning and Investment (Program owner) shall assume the train responsibility in working out the plan of using the specaliaized credit for the projects financed by the corresponding reciprocal capital (with reference to the criteria of JBIC); elaborating documents to guide the local managerial agencies on the planning and directing the execution of the projects in the locality. The Program Owner shall set up the specialized Program Management Board to manage and monitor the implementation of the program.

4. The Bank for Foreign Trade of Vietnam (Vietcombank), assigned by the Ministry of Finance with the task of providing foreign payment services, shall have to sign the Bank Protocol with the foreign side on the basis of the Agreement on Capital Loan with JBIC.

...

...

...

II. CONCRETE CONTENTS

1. The loan from JBIC shall account for 75-85% of the project value, composed of the following;

- Allocation to hire foreign consultants.

- Allocation to import goods and equipment from within the country and abroad for the projects.

- Allocation to pay for the volume of construction and implementation of the programs and projects in the country.

- Charge for withdrawing JBIC loan capital at the rate of 0.1% of the JBIC debit recorded right at the time of the withdrawal.

2. Reciprocal fund in the country:

Reciprocal fund in the country can be taken from the local budget or other sources in order to ensure the right timetable of using foreign capital in each planned phase of the project. This capital must represent 15-20% of the value of the project to cover:

- Expenses in the country to pay the importer: The cost of import trust, goods import tax, VAT (if any), expenses on reception, supply and transportation of goods from the port to the project (for projects needing goods import).

...

...

...

- Banking service charge in the country.

- Insurance premium for the project.

- Payment of amount retained pending payment after the warranty period or pending final settlement of accounts.

The localities must themselves ensure the reciprocal capital in the country. This capital shall be integrated in the annual local budget balance of expenses. The principle for allocating the reciprocal capital shall comply with Joint Circular No.06/1998/TTLT-BKH-BTC on the mechanism of managing the reciprocal capital for the programs and projects using ODA funds.

3. Signing and approving the contract:

The signing and approval of the contract shall comply with the following process:

3.1. With regard to the contract on hiring consultants and contract on purchase of imported goods; materials and equipment:

- The Program Owner shall organize and chair the bid and negotiate the contract on hiring consultants and contract on purchasing goods, materials and equipment for the program or project with valid suppliers of goods and services as stipulated in the Agreement.

- The Program Owner shall select the units to assign the transaction and signing of contract on goods import, and fill procedures for reception and delivery of the goods up to the site of the project (hereafter called the Importer). The Program Owner directly signs the contract on hiring foreign consultant (or consultants) for the entire program.

...

...

...

- After receiving the notification on approval of the Contract by the JBIC, the Ministry of Finance (the External Financial Relations Department) shall consider and ratify the contract and notify the Program Owner and the Importer thereof in order to carry out the Contract, at the same time notify Vietcombank for filling external relations procedures to pay the supplier of goods or the foreign contractor ( if any).

3.2. With regard to the contract on the volume of construction, the implementation of the program or project shall be performed by the contractor in the country:

- After being assigned the capital plan of JBIC, the investors shall proceed with bidding as currently prescribed and shall sign contracts with the contractors.

- In special cases where there is no bidding, the investor’s controlling agency shall designate the contractor as currently prescribed and assign the investor to sign the contract with the contractor.

- In the contract, the portion of value to be funded by the JBIC loan must be determined.

- The contracts must be approved by the investor 's controlling agency and sent to the provincial/municipal Planning and Investment Service which is the agency assigned by the Program Owner to organize, manage and execute the projects using JBIC fund in the locality in order to fill the procedures for approval of the projects using JBIC loan.

- Contracts valued at less than US$30 billion (equivalent to 0.3 billion JPY) that are approved by the provincial/municipal Planning and Investment Service and included in the list sent to the Program Owner are contracts that have been approved. The Program owner shall have to send the list of such contracts to JBIC and the Finance Ministry for implementation coordination.

- Contracts valued at more than 30 billion US$ (or more than 0.3 billion JPY) must be approved by the investor's controlling agency and sent to the Ministry of Finance and JBIC to fill the procedures for approval of contracts using JBIC loans.

4. Mode of capital withdrawal:

...

...

...

- With regard to the contracts signed for the procurement of equipment and construction in the country, the mode of capital withdrawal from the Special Account for payment shall apply as prescribed In Section III below.

- On the mandate of the Ministry of Finance, Vietcombank shall open a Special Account in JPY and the Interest Account of the Special Account at the Tokyo-Mitsubishi with the Ministry of Finance (the External Financial Relations Department) as account owner. The Ministry of Finance (the External Financial Relations Department) shall fill the procedures for the first capital withdrawal and supplementary capital withdrawal from the Special Account as prescribed by the Agreement. The first capital withdrawal does not need accompanying certificates.

- In the country, the Ministry of Finance shall propose Vietcombank to open reciprocal special purpose accounts, regarding the Special Account and the Interest Account of the Special Account in the name of the Ministry of Finance (the External Financial Relations Department) in order to monitor and calculate the withdrawn amount and the arising interest on the Special Account as well as the eventual debt payment.

III. PROCESS OF PAYMENT TO THE DOMESTIC CONTRACTORS

1. Objects of payment:

- The constructions (hereunder called projects) to be paid from the Specialized Credit Program are constructions lying in the annual plan of using JBIC capital allocated by the Ministry of Planning and Investment and notified to the localities.

- The valid contractors are contractors listed in the decision of bid winner for the projects or designated as contractors to implement the projects in conformity with current regulations (hereafter called contractors)

2. Payment proposal dossiers and requirement for dossiers:

When proposing payment, the investor shall have to prepare the dossier comprising the following:

...

...

...

- The contract signed between the Project Owner and the Contractor (copied from the original) already approved for use of JBIC capital.

- A written proposal for payment by the Contractor according to form (two original copies) accepted by the Investor.

- The list of the amounts paid according to the contract (in case a contract is paid in many installments).

- The verification certificate of the volume of capital construction completed by the direct managing agency allocating investment capital in which the amount proposed for payment from JBIC loan (two original copies) must be specified.

3. Process of payment and supplementary capital withdrawal:

a/ In case of advance payment: The Contractor shall be paid in advance at the level stipulated in Decree No.52/1999/QD-CP of July 8, 1999 of the Government on condition that the clause on advance payment must be concretely specified in the Contract and that in the payment proposal dossier, there must be also a Guarantee of the advance issued by a commercial bank of the State or a creditable joint venture bank. The process of payment is similar to that in the following Clause (b).

b/ In case of payment of finished volume:

- After the contractor finishes the volume of project, the investor shall gather the set of vouchers and send it to the local agency directly managing the allocation of capital in order to check the volume of capital construction already finished as currently prescribed on investment in capital construction. The total amount proposed for payment must be equal to the value of the finished volume of construction already evaluated and lie in the amount financed by JBIC capital stipulated in the contract.

- After the result of examination by the agency managing investment is available, the investor shall gather a set of dossiers (as stipulated in Section 2 above) and send it to the Program Owner.

...

...

...

- Within 7 days after receiving all the necessary dossiers from the Program Owner, the Ministry of Finance shall base itself on the balance in the Special Account and propose Vietcombank to transfer the money within three days to the contractors according to the account number designated by the contractor in the payment proposal. After the money transfer, Vietcombank shall send to the Ministry of Finance the notice of money transfer attached to the transfer vouchers of the bank to each contractor so that the Ministry of Finance can fill the procedures for capital withdrawal for the Special Account.

c/ The allocation of other advance payments (when the volume has been finished but not yet paid from JBIC capital) shall be effected from local capital sources. When drawing up the dossier to propose payment, the contractor shall propose the transfer of money into the account of the local budget attached to the certification of money receipt and a copy of the voucher of this advance payment in order to pay back the capital advanced to the local budget.

IV. VARIOUS KINDS OF CHARGES

1. Bank charges, comprising:

- Service charges for payment in the country: Vietcombank shall collect these charges according to the rate of service charges reserved for the Program of Projects of JBIC as determined by the General Director of the Foreign Trade Bank.

- Service charges for external relations payment: to be paid according to the actual amount asked by the foreign bank.

The concrete collection of charges shall be conducted as follows:

- For the charge on money transfer to pay foreign debts: Vietcombank can on its own register the debt of deposit account of the State Bank (opened at Vietcombank).

- For the charges related to the opening and payment of L/C for goods import and consultancy service: Vietcombank shall collect charges from the consigned importer or from the interest account on the Special Account if the L/C opener is the Program Owner. In case the Interest Account is not enough to pay the charges, Vietcombank shall notify the Ministry of Finance in order to find source(s) to pay the charges.

...

...

...

2. Charges for Importers

The Importer selected by the Program Owner shall have to negotiate and sign the contract of goods purchase with the winning foreign bidder company and carry out all procedures for the importation of goods under the supervision of the Program Owner. He shall enjoy the import consignment charge and the supply charge as agreed with the Program Owner and according to the current prescriptions of the State. These charges shall be collected by the Importer from the good receiving units and shall be accounted for in the reciprocal capital of the project.

V. ACCOUNTING INTO THE STATE BUDGET

1. The JBIC loan used for allocation to the local projects shall all have to be accounted fully and in time into the State budget. The principle of accounting through the budget is to record entries of the Central Budget, record purposeful supplementary expenses in the local budget. Accounting through budget shall be conducted is follows;

1.1. Distribution of expenses on consultancy and on capital withdrawal: After completion of the process of capital withdrawal of each agreement, within a month, the Program Owner shall integrate the expenses on consultancy and consultancy expenses distributed to the localities at the rate of allocation of JBIC capital for each project in the locality, reach agreement with the Planning and Investment Service and send a formal written proposal to the Ministry of Finance for filling procedures for registering budget expenses.

1.2. For the value of imported goods:

After completion of capital withdrawal for each procurement contract, the Program Owner shall cooperate with the Importer and Supplier in distributing the value of imported goods correspondingly with each project in the localities, reach agreement with the provincial/municipal Planning and investment Service and send an official document to the Ministry of Finance of Finance proposing to fill procedures for budget revenues and expenditures entry.

In case of disparity between the planned distribution and the amount of goods actually received (including the prescribed loss level), the localities shall work with the consigned units for goods supply in order to certify this disparity arid report to the Program Owner for handling according to the principle: the losses shall be borne by the agency responsible for the unit where they occur. More concretely;

+ Losses in excess of the prescribed levels determined in the process of import shall be borne by the importer.

...

...

...

+ Losses in excess of the prescribed levels due to the slowness or delay by the locality in the reception of goods shall be bottle by the locality.

Steps for accounting in Clauses 1.1 and 1.2:

The provincial/municipal Planning and Investment Service shall report the figures already agreed with the Program Owner to the Finance Service in order to coordinate in monitoring.

On reception of the official document of the Ministry of Planning and Investment, the Ministry of Finance shall register loan from JBIC, register purposeful supplementary expenditures in the local budget; the Financial Service shall register budget revenue from the above source and register advance payment to the investment managing agency; the latter shall register reception of budget allocation and register expenses for the project or construction. The value of the recorded budget revenues and expenditures is equal to the value in foreign currency (JPY) multiplied by the rate announced by Vietcombank at the time of the money transfer (for payment to the contractor in the country) or the accounting rate set by the Ministry of Finance at the accounting time (for the consultancy charge, the capital withdrawal charge and the imported goods). The vouchers shall be made uniformly for budget accounting as commonly prescribed by the Ministry of Finance.

1.3. With regard to the construction cost, implementation on the program or project of payment to the domestic contractor shall be made in VND:

- Within 7 days after receiving the notice on money transfer of the Foreign Trade Bank, the Ministry of Finance shall fill procedures to record reception of JBIC loan and purposeful supplementary expenditures of the central budget to the local budget, in which the payment already made for each project must be specified.

- The Finance and Pricing Service shall record budget revenue from the above source, record advance payment for the investment managing agency, the latter shall record the source of budget and the capital allocation for the project. The evidence vouchers to record expenditures is made on expenditure order of the Budget Department of the Ministry of Finance attached to the Notice of the External Financial Relations Department together with the amount paid to each project.

VI. RESPONSIBILITY OF RELATED AGENCIES

1. Program Owner:

...

...

...

- To receive and check the payment dossier of the investor, compare it with the capital plan of JBIC and the contract, gather them every two weeks and send them to the Ministry of Finance to request payment. In case the dossier is rejected, the Program Owner shall have to liaise with the project owner to complete the dossier.

- To select the importer or supplier; to distribute the value of imported goods, the capital withdrawal charge and the consultancy charge for the localities.

- Together with the consultant and the Ministry of Finance to inspect, supervise and audit the project.

- To integrate the reports on the progress of the program implementation for the Government, the Ministry of Finance and the sponsor.

2. The Ministry of Finance:

- To fill in procedures for acknowledgement of payment after receiving the full dossier as prescribed. In case of non-acceptance of payment, the Ministry of Finance (the External Financial Relations Department) shall have to inform the Program Owner immediately.

- To fill in procedures for registering revenues and expenses so that the Finance and Pricing Service can account them into the local budget.

- To withdraw capital to supplement the Special Account in time.

3. The agency directly managing the supply of investment capital in the localities:

...

...

...

- To inform the tempo of the volume of construction already completed and examined to the Finance and Pricing Service in order to coordinate in

management.

4. The Planning and Investment Services of the provinces and cities:

- These are centers to manage the projects carried out in the localities. They shall have to make a comprehensive report on all stages from planning to implementation to the Program Owner. They shall regularly coordinate with and send to the Finance and Pricing Service the information concerning the projects in the localities.

- They shall have to implement the tasks delegated by the Program Owner in planning the JBIC capital compared with the criteria of JBIC and together with the Finance and Pricing Service allocate enough reciprocal capital for the projects in the localities.

- They shall draw up the list of contracts and their appendixes funded by JBIC and approved by the investment managing agency and send it to the Program Owner according to the set form.

5. The Finance and Pricing Services of the provinces and cities:

- To record revenues and expenditures for the local budget after receiving the vouchers on budget revenues and expenditures of the Ministry of Finance.

- To allocate reciprocal capital in time and consistent with the process of disbursement of foreign capital.

...

...

...

- To effect payment according to the modes of capital withdrawal stipulated in the Agreement on JBIC loan at the request of the Ministry of Finance and send notice appropriate to each form of payment to the Ministry of Finance and the Program Owner.

- To monitor and inform the Ministry of Finance of the balance of the Special Account after each payment and withdraw capital for the Special Account.

7. Investor:

- To elaborate the feasibility study report and technical design according to the procedures of investment in capital construction and organize the bidding or designate the contractor as currently prescribed.

- To sign the contract with the bid winner or the designated contractor. The amount funded by JBIC capital must be specified in the contract. To inspect or assign the supervisory agency to inspect the quality of the construction to see if it conforms with the technical design and certify it in the payment request of the contractor.

- To report the progress of capital withdrawal in kind or in money from the JBIC loan to the related managing agencies.

- To schedule the repayment of expenditures from the reciprocal capital in the country.

- To monitor the process of completion of the project, and base himself on the notice of payment to the contractor of the Ministry of Finance to conduct final settlement of accounts of the contract with the contractor.

- To conduct final settlement of accounts of the construction and parts of the construction as currently prescribed for the settlement of accounts in capital construction.

...

...

...

- To carry our the contract with the agreed volume, quality and tempo.

- To pay tax, assure warranty repay advance capital as prescribed and according to the contract with the Investor.

- To carry out final settlement of accounts, test on completion, delivery and assure warranty of the completed project with the Investor.

VII. INSPECTION, REPORTING, FINAL SETTLEMENT OF ACCOUNTS

1. Yearly, the People's Committees of the provinces and centrally-run cities and the Program Owner shall report to the Ministry of Finance, the Ministry of Planning and Investment on the progress of implementation of the Program and the situation of reception and use of the loan;

2. The Program Owner shall assume the main responsibility and coordinate with the Ministry of Finance in organizing periodical inspection, and unnotified inspection of the situation of management and use of the loan by the localities. In case of using loan inconsistent with prescriptions the capital already transferred shall be retrieved or the transfer of capital shall be temporarily suspended in order to take appropriate handling measures.

3. The Program Owner shall coordinate with the Investor, the Planning and Investment Service, the Finance and Pricing Service, the local investment managing agency in conducting test on completion and final settlement of accounts of the construction already finished, make an integrated report to the Prime Minister, simultaneously to the Ministry of Finance. To coordinate with the project evaluation team of JBIC in reappraising the implementation of the program at the end of the period of capital withdraw under the Agreement.

4. The Program Owner shall take the main responsibility in the supply of information and data to the inspection, supervision and audit teams of JBIC and the Vietnamese Government.

VIII. IMPLEMENTATION EFFECT

...

...

...

In the process of implementation, if any question arises, the agencies are requested to report it to the Ministry of Finance in order to take appropriate measures of settlement.

FOR THE MINISTER OF FINANCE
VICE MINISTER



Le Thi Bang Tam