Thông tư 03/2020/TT-NHNN tiêu hủy tiền

• Số hiệu: 03/2020/TT-NHNN
• Loại văn bản: Thông tư
• Nơi ban hành: Ngân hàng Nhà nước Việt Nam
• Người ký: Đào Minh Tú
• Ngày ban hành: 31/03/2020

NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM --------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------------
Số: 03/2020/TT-NHNN	Hà Nội, ngày 31 tháng 3 năm 2020

THÔNG TƯ

QUY ĐỊNH VỀ TIÊU HỦY TIỀN CỦA NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM

Căn cứ Luật Ngân hàng Nhà nước Việt Nam ngày 16 tháng 6 năm 2010;

Căn cứ Nghị định số 16/2017/NĐ-CP ngày 17 tháng 02 năm 2017 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam;

Căn cứ Nghị định số 40/2012/NĐ-CP ngày 02 tháng 5 năm 2012 của Chính phủ về nghiệp vụ phát hành tiền; bảo quản, vận chuyển tài sản quý và giấy tờ có giá trong hệ thống Ngân hàng Nhà nước, tổ chức tín dụng và chi nhánh ngân hàng nước ngoài;

Theo đề nghị của Cục trưởng Cục Phát hành và Kho quỹ,

Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam ban hành Thông tư quy định về tiêu hủy tiền của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam.

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Thông tư này quy định về tiêu hủy tiền giấy (cotton, polymer) và tiền kim loại không đủ tiêu chuẩn lưu thông, tiền đình chỉ lưu hành (sau đây gọi là tiền tiêu hủy).

Điều 2. Đối tượng áp dụng

1. Hội đồng tiêu hủy tiền của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam (sau đây gọi là Hội đồng tiêu hủy);

2. Hội đồng giám sát tiêu hủy tiền của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam (sau đây gọi là Hội đồng giám sát);

3. Các đơn vị trực thuộc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam và các tổ chức, cá nhân có liên quan đến công tác tiêu hủy tiền, giám sát tiêu hủy tiền.

Điều 3. Thẩm quyền quyết định tiêu hủy tiền

1. Căn cứ số liệu tồn kho tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông, tiền đình chỉ lưu hành tại Kho tiền Trung ương, Cục trưởng Cục Phát hành và Kho quỹ trình Thống đốc Ngân hàng Nhà nước quyết định thời gian tiêu hủy tiền, số lượng, giá trị từng loại tiền tiêu hủy.

2. Hội đồng tiêu hủy tổ chức tiêu hủy tiền tại Cục Phát hành và Kho quỹ ở Hà Nội (sau đây gọi là Cụm tiêu hủy phía Bắc) và tại Chi cục Phát hành và Kho quỹ ở thành phố Hồ Chí Minh (sau đây gọi là Cụm tiêu hủy phía Nam).

Trường hợp cần thiết phải tổ chức tiêu hủy tiền tại cơ sở khác do Thống đốc Ngân hàng Nhà nước quyết định.

Điều 4. Nguyên tắc tiêu hủy tiền

1. Đảm bảo an toàn tuyệt đối về tài sản và bí mật Nhà nước trong công tác tiêu hủy tiền.

2. Tiền tiêu hủy được kiểm đếm chọn mẫu làm căn cứ để Chủ tịch Hội đồng tiêu hủy quyết định tỉ lệ kiểm đếm từng loại tiền trước khi tiêu hủy.

3. Tiêu hủy theo số tiền thực tế đã nhận từ Kho tiền Trung ương sau khi có kết quả kiểm đếm, phân loại của Hội đồng tiêu hủy.

4. Tiền sau khi đã tiêu hủy thành phế liệu phải bảo đảm không thể khôi phục để sử dụng lại như tiền.

Điều 5. Phương pháp tiêu hủy tiền

1. Tiền tiêu hủy là tiền giấy được tiêu hủy bằng hệ thống máy cắt hủy chuyên dùng.

2. Tiền tiêu hủy là tiền kim loại được tiêu hủy bằng phương pháp nấu chảy hoặc máy hủy tiền kim loại chuyên dùng.

Chương II

TỔ CHỨC, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN CỦA HỘI ĐỒNG TIÊU HỦY

Điều 6. Hội đồng tiêu hủy

1. Hàng năm, Thống đốc Ngân hàng Nhà nước quyết định thành lập Hội đồng tiêu hủy, thành phần gồm:

a) Chủ tịch: Cục trưởng Cục Phát hành và Kho quỹ;

b) 01 (một) Phó Chủ tịch thường trực: Phó Cục trưởng Cục Phát hành và Kho quỹ trực tiếp phụ trách Cụm tiêu hủy phía Bắc;

c) 01 (một) Phó Chủ tịch là Phó Vụ trưởng Vụ Tài chính – Kế toán;

d) 01 (một) Phó Chủ tịch là Chi cục trưởng Chi cục Phát hành và Kho quỹ tại thành phố Hồ Chí Minh trực tiếp phụ trách Cụm tiêu hủy phía Nam;

e) Các ủy viên gồm một số Trưởng phòng và/hoặc Phó trưởng phòng của Cục Phát hành và Kho quỹ; Phó Chi cục trưởng, một số Trưởng phòng và/hoặc Phó trưởng phòng của Chi cục Phát hành và Kho quỹ tại thành phố Hồ Chí Minh. Trong đó có một ủy viên kiêm thư ký Hội đồng tiêu hủy và hai ủy viên kiêm thư ký tại Cụm tiêu hủy phía Bắc và Cụm tiêu hủy phía Nam.

2. Giúp việc Hội đồng tiêu hủy gồm có các tổ chuyên trách; tại từng cụm tiêu hủy được tổ chức thành 04 (bốn) tổ theo quy định tại Điều 10 Thông tư này.

Điều 7. Nhiệm vụ của Hội đồng tiêu hủy

1. Hội đồng tiêu hủy chỉ đạo và tổ chức thực hiện công tác tiêu hủy tiền tại các cụm tiêu hủy theo quy định tại Thông tư này dưới sự giám sát của Hội đồng giám sát, đảm bảo an toàn tuyệt đối trong công tác tiêu hủy tiền.

2. Có biện pháp xử lý kịp thời những tồn tại, thiếu sót trong quá trình tiêu hủy tiền.

3. Tổ chức tổng kết, đánh giá và đề xuất hình thức khen thưởng, xử lý vi phạm trong công tác tiêu hủy tiền.

4. Bảo quản hồ sơ, tài liệu liên quan trong công tác tiêu hủy tiền theo quy định.

Điều 8. Nhiệm vụ, quyền hạn của Chủ tịch Hội đồng tiêu hủy

1. Chịu trách nhiệm trước Thống đốc Ngân hàng Nhà nước và trước pháp luật về công tác tiêu hủy tiền của Ngân hàng Nhà nước.

2. Ban hành nội quy, quy chế làm việc của Hội đồng tiêu hủy.

3. Chỉ đạo, điều hành chung; xây dựng kế hoạch, chương trình công tác của Hội đồng tiêu hủy; quyết định tỷ lệ kiểm đếm từng loại tiền tiêu hủy.

4. Phân công nhiệm vụ cho các Phó Chủ tịch và các ủy viên Hội đồng tiêu hủy; tổ chức bộ máy, nhiệm vụ của các tổ chuyên trách theo quy định tại Điều 10 Thông tư này.

Điều 9. Nhiệm vụ, quyền hạn của Phó Chủ tịch; ủy viên, ủy viên kiêm thư ký Hội đồng tiêu hủy

1. Phó Chủ tịch Hội đồng tiêu hủy

a) Chấp hành sự phân công, chỉ đạo của Chủ tịch Hội đồng tiêu hủy.

b) Giúp Chủ tịch Hội đồng tiêu hủy chỉ đạo, điều hành thực hiện nhiệm vụ tiêu hủy tiền.

c) Phó Chủ tịch thường trực thay mặt Chủ tịch Hội đồng tiêu hủy chịu trách nhiệm chỉ đạo, điều hành công việc của Hội đồng tiêu hủy khi được ủy quyền.

d) Phó Chủ tịch phụ trách cụm tiêu hủy phân công nhiệm vụ cho các ủy viên, Tổ trưởng, Tổ phó và nhân viên tổ chuyên trách thuộc cụm tiêu hủy do mình phụ trách; phê duyệt kế hoạch nhận tiền tiêu hủy từ Kho tiền Trung ương của cụm tiêu hủy.

2. Ủy viên, ủy viên kiêm thư ký Hội đồng tiêu hủy

a) Chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Hội đồng tiêu hủy về nhiệm vụ được phân công.

b) Ủy viên kiêm thư ký Hội đồng tiêu hủy có nhiệm vụ theo dõi, tổng hợp báo cáo kết quả tiêu hủy tiền định kỳ và đột xuất theo quy định; tham mưu cho Chủ tịch Hội đồng tiêu hủy thực hiện các chế độ liên quan đến quyền lợi của công chức, người lao động tham gia công tác tiêu hủy tiền; tổng hợp báo cáo những hành vi vi phạm các quy định về tiêu hủy tiền; phối hợp với thư ký Hội đồng giám sát hoàn thành các thủ tục cần thiết phục vụ công tác sơ kết, tổng kết công tác tiêu hủy tiền.

Điều 10. Nhiệm vụ của các tổ chuyên trách

1. Tổ giao nhận và bảo quản tiền tiêu hủy (sau đây gọi là Tổ 1): Tiếp nhận các loại tiền tiêu hủy từ Kho tiền Trung ương để bảo quản trong kho tiền tiêu hủy; xuất giao cho Tổ kiểm đếm tiền tiêu hủy và Tổ cắt hủy tiền; bảo quản tiền do các tổ chuyên trách gửi lại; nhập kho tiền đủ tiêu chuẩn lưu thông chọn ra từ kiểm đếm tiền tiêu hủy.

2. Tổ kiểm đếm tiền tiêu hủy (sau đây gọi là Tổ 2): Nhận tiền từ Tổ 1, thực hiện kiểm đếm tờ (miếng) số tiền đã nhận và xử lý thừa, thiếu, tiền lẫn loại, tiền giả, tiền đủ tiêu chuẩn lưu thông trước khi giao sang Tổ cắt hủy tiền; kiêm đếm tờ (miếng) trong trường hợp bó (túi) tiền thừa hoặc thiếu thếp, các bó (túi) tiền niêm phong, đóng gói không đúng quy cách phát hiện trong quá trình giao nhận.

3. Tổ cắt hủy tiền (sau đây gọi là Tổ 3): Thực hiện cắt hủy số tiền nhận từ Tổ 1 và Tổ 2 bằng thiết bị chuyên dùng và thu hồi phế liệu đã được cắt hủy.

4. Tổ tổng hợp (sau đây gọi là Tổ 4): Thực hiện các công việc hành chính, kế toán, thống kê; theo dõi việc nhập, xuất phế liệu tiền tiêu hủy; đề xuất nhu cầu mua sắm vật tư, vật liệu phục vụ công tác tiêu hủy tiền.

5. Mỗi tổ chuyên trách có Tổ trưởng và Tổ phó giúp việc do Phó Chủ tịch phụ trách cụm tiêu hủy xem xét, quyết định.

Điều 11. Nhiệm vụ của Tổ trưởng tổ chuyên trách

1. Chấp hành sự phân công của Phó Chủ tịch phụ trách cụm tiêu hủy và chịu trách nhiệm trước Hội đồng tiêu hủy về nhiệm vụ được giao.

2. Trực tiếp hướng dẫn và tổ chức thực hiện nhiệm vụ đảm bảo an toàn tài sản do tổ mình phụ trách theo quy định tại Điều 10 Thông tư này.

3. Khi phát hiện các hành vi tham ô, lợi dụng lấy cắp tài sản, Tổ trưởng phối hợp với công chức giám sát lập biên bản báo cáo Hội đồng tiêu hủy và Hội đồng giám sát để xử lý kịp thời.

Điều 12. Công chức, người lao động tham gia công tác tiêu hủy tiền

1. Công chức, người lao động tham gia công tác tiêu hủy tiền phải đủ tiêu chuẩn chức danh theo quy định pháp luật và được quản lý theo Quy chế phân cấp quản lý công chức, viên chức và người lao động thuộc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam, Bộ luật Lao động và các văn bản liên quan.

2. Trường hợp cần thiết, Cục Phát hành và Kho quỹ phối hợp với Vụ Tổ chức cán bộ trình Thống đốc Ngân hàng Nhà nước trưng tập công chức, người lao động từ các đơn vị thuộc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam để tham gia công tác tiêu hủy tiền.

Chương III

QUY ĐỊNH CỤ THỂ VỀ TIÊU HỦY TIỀN

Điều 13. Quản lý kho tiền tiêu hủy

1. Việc quản lý kho tiền tiêu hủy và bảo quản tiền tiêu hủy thực hiện theo quy định về quản lý kho tiền và bảo quản tiền mặt của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam đối với Kho tiền Trung ương.

2. Thành viên quản lý kho tiền tiêu hủy

a) Tham gia quản lý kho tiền tiêu hủy tại mỗi cụm tiêu hủy gồm 03 (ba) thành viên: Ủy viên Hội đồng tiêu hủy, nhân viên thực hiện nhiệm vụ kế toán kho tiền tiêu hủy và thủ kho tiền tiêu hủy.

b) Thành viên tham gia quản lý kho tiền tiêu hủy do Thống đốc Ngân hàng Nhà nước xem xét, quyết định.

c) Trách nhiệm của thành viên quản lý kho tiền tiêu hủy

(i) Ủy viên Hội đồng tiêu hủy chịu trách nhiệm về công tác tổ chức quản lý, đảm bảo an toàn tài sản và hoạt động của kho tiền tiêu hủy; có nhiệm vụ giữ chìa khóa một ổ khóa của lớp cánh ngoài cửa kho tiền; trực tiếp mở, khóa cửa để giám sát việc xuất, nhập, bảo quản tài sản trong kho tiền tiêu hủy; trực tiếp tham gia kiểm kê và ký xác nhận trên sổ quỹ, sổ theo dõi từng loại tài sản, biên bản kiểm kê (hoặc sổ kiểm kê), thẻ kho.

(ii) Nhân viên thực hiện nhiệm vụ kế toán kho tiền tiêu hủy chịu trách nhiệm quản lý, giám sát việc xuất, nhập và bảo quản tài sản trong kho tiền tiêu hủy; có nhiệm vụ quản lý và giữ chìa khóa một ổ khóa của lớp cánh ngoài cửa kho tiền; trực tiếp mở, khóa cửa để xuất, nhập tài sản, bảo quản trong kho tiền tiêu hủy; kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán và sổ quỹ đảm bảo khớp đúng; trực tiếp tham gia kiểm kê và ký xác nhận trên sổ quỹ, sổ theo dõi từng loại tài sản, biên bản kiểm kê (hoặc sổ kiểm kê), thẻ kho.

(iii) Thủ kho tiền tiêu hủy có trách nhiệm đảm bảo an toàn tuyệt đối các loại tài sản bảo quản trong kho tiền; quản lý và giữ chìa khóa một ổ khóa của lớp cánh trong cửa kho tiền; thực hiện việc xuất, nhập tiền tiêu hủy kịp thời, đầy đủ theo đúng chứng từ kế toán hợp lệ, hợp pháp; mở sổ theo dõi từng loại tiền tiêu hủy, thẻ kho và các sổ sách cần thiết khác; ghi chép và bảo quản các sổ sách, giấy tờ đầy đủ, rõ ràng, chính xác; tổ chức sắp xếp, bảo quản tài sản trong kho gọn gàng, khoa học, đảm bảo vệ sinh kho tiền.

3. Trường hợp thành viên quản lý kho tiền tiêu hủy nghỉ làm việc theo chế độ, đi công tác, đi học trong thời gian ít hơn 15 ngày làm việc, Chủ tịch Hội đồng tiêu hủy (đối với Cụm tiêu hủy phía Bắc) và Phó Chủ tịch phụ trách Cụm tiêu hủy phía Nam (đối với Cụm tiêu hủy phía Nam) xem xét, quyết định cử người thay thế. Trường hợp nghỉ từ 15 ngày làm việc trở lên do Thống đốc Ngân hàng Nhà nước xem xét, quyết định.

Điều 14. Xuất kho tiền Trung ương giao Hội đồng tiêu hủy

1. Căn cứ số lượng, giá trị của các loại tiền tiêu hủy theo Quyết định của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước và kế hoạch nhận tiền của từng cụm tiêu hủy, Cục Phát hành và Kho quỹ lập lệnh điều chuyển để Vụ Tài chính - Kế toán (đối với Cụm tiêu hủy phía Bắc) và Phòng Kế toán - Tài vụ thuộc Chi cục Phát hành và Kho quỹ (đối với Cụm tiêu hủy phía Nam) lập phiếu xuất kho tiền tiêu hủy từ Kho tiền Trung ương nhập kho tiền tiêu hủy.

2. Căn cứ chứng từ xuất kho tiền tiêu hủy, Kho tiền Trung ương lập Biên bản giao nhận tiền và tiến hành giao tiền tiêu hủy cho từng cụm tiêu hủy.

Điều 15. Quy định về giao nhận, bảo quản tiền tiêu hủy

1. Tổ trưởng Tổ 1 nhận tiền do Kho tiền Trung ương giao để nhập kho tiền tiêu hủy theo bao (thùng) nguyên niêm phong kẹp chì, trên giấy niêm phong ghi đầy đủ, rõ ràng các yếu tố theo quy định về niêm phong tiền mặt của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam có sự giám sát của kiểm soát nội bộ Cục Phát hành và Kho quỹ.

2. Tiền tiêu hủy bảo quản trong kho tiền tiêu hủy phải được phân loại, sắp xếp gọn gàng, khoa học và không làm thay đổi tình trạng đóng bao (thùng), bó (túi) tiền tiêu hủy.

3. Căn cứ chứng từ xuất kho tiền tiêu hủy, Hội đồng tiêu hủy thực hiện lấy ngẫu nhiên số tiền theo tỷ lệ kiểm đếm từng loại tiền do Chủ tịch Hội đồng tiêu hủy phê duyệt để Tổ 1 xuất giao cho Tổ 2 kiểm đếm tờ (miếng); số tiền còn lại không phải kiểm đếm tờ (miếng) được xuất giao cho Tổ 3 để cắt hủy.

Điều 16. Quy định về kiểm đếm tiền tiêu hủy

1. Căn cứ chứng từ xuất kho tiền tiêu hủy, các thành viên quản lý kho tiền tiêu hủy thực hiện xuất kho để Tổ 1 giao sang Tổ 2 có sự giám sát của kiểm soát nội bộ Cục Phát hành và Kho quỹ.

2. Tổ trưởng Tổ 2 nhận theo bao (thùng) nguyên niêm phong kẹp chì, trên giấy niêm phong ghi đầy đủ, rõ ràng các yếu tố theo quy định về niêm phong tiền mặt của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam và giao cho từng kiểm ngân có sự giám sát của Hội đồng giám sát theo phương thức như sau:

a) Giao nhận theo bó đủ 10 thếp (tiền giấy), túi (tiền kim loại) nguyên niêm phong, trên niêm phong ghi đầy đủ các yếu tố theo quy định về niêm phong tiền mặt.

Đối với tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông bị biến dạng: giao nhận theo túi, bao nguyên niêm phong theo quy cách đóng gói, niêm phong tiền bị biến dạng.

b) Đối với bó (túi) tiền đóng không đủ 1.000 tờ (miếng), bó lẻ, túi lẻ, giao nhận theo bó (túi) tiền nguyên niêm phong, trên niêm phong ghi đầy đủ các yếu tố theo quy định.

3. Kiểm ngân sau khi nhận đủ số bó (túi) tiền do Tổ trưởng giao, ký nhận trên sổ giao nhận tiền nội bộ, tiến hành kiểm đếm để xác định số lượng tờ (miếng), phát hiện thừa, thiếu, tiền lẫn loại, tiền giả, tiền đủ tiêu chuẩn lưu thông. Nếu bó (túi) tiền đủ số lượng tờ (miếng), đúng loại tiền ghi trên niêm phong thì hủy ngay giấy niêm phong và thực hiện đóng bó (túi), niêm phong mới.

4. Quy cách đóng bó (túi) tiền, thùng tiền kim loại sau khi kiểm đếm tờ (miếng).

a) Đối với tiền giấy: dùng 01 (một) tờ tiền trong thếp để gấp ngang thếp tiền, xếp 10 (mười) thếp tiền cùng loại thành 01 (một) bó, dùng dây (sợi se, nilon...) buộc chặt 02 (hai) vòng ngang, 01 (một) vòng dọc bó tiền, dán niêm phong lên mặt có nút buộc bó tiền.

Đối với tiền giấy biến dạng không thể đóng bó như trên: đóng vào 01 (một) túi vải đủ 1.000 tờ, dùng dây (sợi se, nilon,...) buộc thắt chặt miệng túi, dán niêm phong sát nút buộc miệng túi tiền.

b) Đối với tiền kim loại, đóng vào túi vải đủ 1.000 miếng, dùng dây (sợi se, nilon...) buộc thắt chặt miệng túi, dán niêm phong sát nút buộc miệng túi tiền. Túi tiền kim loại được đóng trong thùng và dán niêm phong theo quy cách:

(i) 01 thùng mệnh giá 5.000 đồng: 50 túi;

(ii) 01 thùng mệnh giá 2.000 đồng, 1.000 đồng, 500 đồng: 75 túi;

(iii) 01 thùng mệnh giá 200 đồng: 100 túi;

c) Khi dán giấy niêm phong bao, bó (túi) tiền phải tách riêng cho hai đầu dây cách nhau. Trên niêm phong bao (thùng), bó (túi) tiền ghi đầy đủ các yếu tố ngày, tháng, năm kiểm đếm, loại tiền, số tờ (miếng), thành tiền, họ tên và chữ ký người kiểm đếm.

5. Trong khi kiểm đếm nếu phát hiện tiền thừa, thiếu, tiền lẫn loại, tiền giả, tiền đủ tiêu chuẩn lưu thông trong bó (túi) tiền, kiểm ngân báo cho công chức giám sát kiểm đếm của Hội đồng giám sát, Tổ trưởng hoặc nhân viên làm nhiệm vụ theo dõi, xử lý tiền thừa, thiếu và người chứng kiến (nếu có) để kiểm tra lại và ký tên xác nhận vào mặt sau của tờ lót niêm phong bó (túi) tiền đó, đồng thời ký xác nhận vào sổ theo dõi tiền thừa, thiếu trong kiểm đếm.

6. Nhân viên làm nhiệm vụ theo dõi, xử lý tiền thừa, thiếu thuộc Tổ 2 được Hội đồng tiêu hủy cho tạm ứng một số tiền trong số tiền đã nhận từ Tổ 1 theo từng mệnh giá để bù vào các bó (túi) tiền thiếu tờ (miếng), có tiền lẫn loại, tiền đủ tiêu chuẩn lưu thông, tiền giả, số tiền tạm ứng được mở sổ sách theo dõi, kiểm kê hàng ngày có sự giám sát của Hội đồng giám sát và gửi vào kho tiền tiêu hủy. Số tiền tạm ứng còn lại được tiêu hủy vào ngày cuối cùng khi tiêu hủy loại tiền cùng mệnh giá.

7. Bảo quản tiền trong giờ nghỉ giải lao và giờ nghỉ buổi trưa

Trước giờ nghỉ giải lao và giờ nghỉ buổi trưa, bó (túi) tiền đang kiểm đếm được đóng bó (túi) tạm thời bằng dây (sợi se, nilon, chun...); bó (túi) tiền đã kiểm đếm và chưa kiểm đếm được sắp xếp, bảo quản riêng biệt, gọn gàng.

Cửa phòng kiểm đếm tiền phải được khóa và niêm phong có chữ ký của Tổ trưởng Tổ 2 và công chức giám sát của Hội đồng giám sát.

8. Xử lý cuối ngày làm việc

a) Kiểm ngân giao lại cho Tổ trưởng Tổ 2 số tiền đã kiểm đếm xong, số tiền chưa kiểm đếm hết trong ngày (nếu có) và ký nhận trên sổ giao nhận tiền nội bộ. Tổ trưởng Tổ 2 tổ chức thực hiện đóng bao (thùng), dán niêm phong hoặc xếp vào xe lưới có khóa, dán niêm phong có chữ ký của Tổ trưởng Tổ 2 và Tổ trưởng Tổ giám sát kiểm đếm để gửi vào kho tiền tiêu hủy. Việc giao nhận giữa kiểm ngân và Tổ trưởng Tổ 2 có thể thực hiện nhiều lần trong ngày.

b) Lập biên bản xác nhận và tổng hợp tiền thừa, thiếu trong các bó (túi) tiền tiêu hủy theo từng Ngân hàng Nhà nước chi nhánh tỉnh, thành phố, Sở Giao dịch Ngân hàng Nhà nước, từng tổ chức tín dụng, Kho bạc Nhà nước trên địa bàn kèm bảng kê niêm phong và giấy niêm phong bó (túi) tiền thừa, thiếu. Đối với tiền giả lẫn trong tiền đang kiểm đếm lập biên bản riêng và xử lý theo quy định.

c) Tổ trưởng Tổ 2 lập biên bản xác nhận kết quả kiểm đếm tiền tiêu hủy, trong đó xác định tổng số tiền đã kiểm đếm, số tiền chưa kiểm đếm, tiền thừa, thiếu, tiền lẫn loại, tiền đủ tiêu chuẩn lưu thông lẫn vào tiền tiêu hủy, tiền giả phát hiện qua kiểm đếm có ký xác nhận của Tổ trưởng Tổ giám sát kiểm đếm.

d) Tiền lẫn loại, tiền giả, tiền đủ tiêu chuẩn lưu thông được mở sổ sách theo dõi có sự giám sát của Hội đồng giám sát và gửi vào kho tiền tiêu hủy.

đ) Cửa phòng kiểm đếm tiền phải được khóa và niêm phong có chữ ký của Tổ trưởng Tổ 2 và công chức giám sát của Hội đồng giám sát.

Điều 17. Quy định về cắt hủy tiền

1. Căn cứ chứng từ xuất kho tiền tiêu hủy, Tổ trưởng Tổ 3 nhận tiền từ Tổ 1 và Tổ 2 theo phương thức giao nhận bó (túi) nguyên niêm phong theo quy định tại Khoản 2 và Khoản 4 Điều 16 Thông tư này.

2. Thực hiện cắt hủy số tiền đã nhận bằng hệ thống máy cắt hủy chuyên dùng để hủy tiền thành phế liệu; thu hồi và bảo quản phế liệu đúng nơi quy định.

3. Trong giờ nghỉ giải lao và giờ nghỉ buổi trưa số tiền chưa cắt hủy được sắp xếp gọn gàng, riêng biệt. Cửa phòng cắt hủy tiền phải được khóa, niêm phong có chữ ký của Tổ trưởng Tổ 3 và công chức giám sát của Hội đồng giám sát.

4. Cuối mỗi ngày làm việc, Tổ trưởng Tổ 3 lập Biên bản xác nhận kết quả tiêu hủy hoàn toàn, có ký xác nhận của Tổ trưởng Tổ giám sát cắt hủy tiền; số tiền chưa cắt hủy hết trong ngày (nếu có) được Tổ trưởng Tổ 3 tổ chức đóng bao (thùng), dán niêm phong hoặc xếp vào xe lưới có khóa, dán niêm phong có xác nhận của Tổ trưởng Tổ giám sát cắt hủy tiền để gửi vào kho tiền tiêu hủy.

5. Cục trưởng Cục Phát hành và Kho quỹ hướng dẫn quy trình tiêu hủy tiền giấy, tiền kim loại bằng máy hủy tiền chuyên dùng.

Điều 18. Quy định về việc đảm bảo an ninh, an toàn kho tiền tiêu hủy, khu vực giao nhận, kiểm đếm tiền và cắt hủy tiền

1. Nơi giao nhận, kiểm đếm và cắt hủy tiền phải riêng biệt, có cửa và khóa chắc chắn; trong giờ giải lao, giờ nghỉ trưa công chức, người lao động không được ở lại nơi làm việc, Tổ trưởng là người ra sau cùng khóa và niêm phong cửa, niêm phong có chữ ký của Tổ trưởng và công chức giám sát. Trong giờ làm việc, nhân viên tiêu hủy tiền vào, ra các khu vực này phải ký xác nhận vào số theo dõi.

2. Nhân viên tiêu hủy tiền thuộc Tổ 1, Tổ 2, Tổ 3 chịu trách nhiệm đảm bảo an toàn tài sản trong phạm vi được giao.

3. Khi vào làm việc trong kho tiền tiêu hủy, nơi giao nhận, kiểm đếm và cắt hủy tiền, công chức, người lao động tham gia công tác tiêu hủy tiền và những người có liên quan đến công tác tiêu hủy tiền phải đeo thẻ, mặc trang phục do Hội đồng tiêu hủy và Hội đồng giám sát trang cấp theo quy định; không được mang thiết bị liên lạc, ghi hình, cặp, túi xách, tiền mặt, chất dễ cháy, nổ trái quy định vào nơi làm việc.

Đối với những trường hợp không có nhiệm vụ thực hiện công tác tiêu hủy tiền, khi cần vào, ra kho tiền tiêu hủy, nơi giao nhận, kiểm đếm và cắt hủy tiền phải được sự cho phép bằng văn bản của Phó Chủ tịch phụ trách cụm tiêu hủy.

4. Cục trưởng Cục Phát hành và Kho quỹ hướng dẫn yêu cầu về trang thiết bị, cửa ra vào đảm bảo an toàn cho các khu vực quy định tại khoản 1 Điều này.

5. Phó Chủ tịch phụ trách cụm tiêu hủy có văn bản giao việc quản lý và sử dụng chìa khóa sử dụng hàng ngày, bảo quản chìa khóa dự phòng cửa phòng giao nhận, phòng kiểm đếm, phòng cắt hủy và các cửa nội bộ khác thuộc khu vực tiêu hủy tiền (nếu có); chìa khóa các phương tiện bảo quản tiền (két sắt, thùng tôn, xe lưới) cho các cá nhân có liên quan.

Chương IV

XỬ LÝ THỪA, THIẾU TIỀN TIÊU HỦY, KIỂM KÊ, HẠCH TOÁN VÀ TỔNG HỢP, BÁO CÁO

Điều 19. Xử lý thừa, thiếu tiền tiêu hủy

1. Trong quá trình giao nhận tiền tiêu hủy, trường hợp phát hiện bao (thùng) tiền thừa hoặc thiếu bó (túi), lẫn bó (túi) tiền khác mệnh giá; niêm phong, đóng bao (thùng) tiền không đúng quy cách, hai bên giao nhận lập biên bản tại chỗ dưới sự giám sát của công chức giám sát và xử lý thừa, thiếu, lẫn loại (nếu có) theo quy định hiện hành của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam.

Trường hợp phát hiện bó (túi) tiền thừa hoặc thiếu thếp; niêm phong, đóng bó (túi) tiền không đúng quy cách, hai bên giao nhận lập biên bản tại chỗ dưới sự giám sát của công chức giám sát và giao sang Tổ 2 để kiểm đếm tờ (miếng) và xử lý thừa, thiếu, lẫn loại (nếu có) theo quy định hiện hành của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam.

2. Định kỳ hàng tháng, căn cứ vào biên bản kiểm đếm, bảng tổng hợp số tiền thừa, thiếu theo địa bàn tỉnh, thành phố và Sở Giao dịch Ngân hàng Nhà nước, Hội đồng tiêu hủy gửi bảng tổng hợp, biên bản thừa, thiếu kèm niêm phong bó (túi) tiền có thừa, thiếu cho từng Ngân hàng Nhà nước chi nhánh tỉnh, thành phố, Sở Giao dịch Ngân hàng Nhà nước; gửi Vụ Tài chính – Kế toán bảng tổng hợp số tiền thừa, thiếu, xác định số tiền chênh lệch thừa hoặc chênh lệch thiếu để làm thủ tục báo Có hoặc báo Nợ cho từng Ngân hàng Nhà nước chi nhánh tỉnh, thành phố, Sở Giao dịch Ngân hàng Nhà nước.

3. Việc xử lý kết quả thừa hoặc thiếu tiền tại Ngân hàng Nhà nước chi nhánh tỉnh, thành phố, Sở Giao dịch Ngân hàng Nhà nước, tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài đối với từng cá nhân có tên trên niêm phong bó (túi), bao (thùng) tiền thực hiện theo quy định hiện hành của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam.

Điều 20. Xử lý tiền lẫn loại, tiền giả, tiền đủ tiêu chuẩn lưu thông phát hiện qua kiểm đếm

1. Đối với tiền lẫn loại không đủ tiêu chuẩn lưu thông, tiền đình chỉ lưu hành và tiền giả phát hiện qua kiểm đếm được tiêu hủy vào cuối đợt tiêu hủy.

2. Đối với tiền đủ tiêu chuẩn lưu thông phát hiện qua kiểm đếm được nhập Quỹ dự trữ phát hành tại Kho tiền Trung ương vào cuối đợt tiêu hủy.

Điều 21. Kiểm kê kho tiền tiêu hủy

1. Tiền tiêu hủy bảo quản trong kho được kiểm kê mỗi tháng 01 (một) lần vào thời điểm cuối ngày làm việc cuối cùng của tháng. Việc kiểm kê do Phó Chủ tịch phụ trách cụm tiêu hủy, ủy viên Hội đồng tiêu hủy tham gia quản lý kho tiền, Trưởng phòng Tiêu hủy tiền, nhân viên thực hiện nhiệm vụ kế toán kho tiền tiêu hủy thực hiện và có thể trung tập thêm người giúp việc kiểm kê, dưới sự giám sát của Hội đồng giám sát.

2. Phương pháp kiểm kê kho tiền tiêu hủy được thực hiện theo quy định hiện hành về kiểm kê tiền mặt của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam.

3. Biên bản kiểm kê tiền tiêu hủy được lập thành 05 (năm) bản: Hội đồng tiêu hủy giữ 04 (bốn) bản; 01 (một) bản gửi Hội đồng giám sát.

Điều 22. Thu, chi về tiêu hủy tiền

1. Hàng năm, Cục Phát hành và Kho quỹ, Chi cục Phát hành và Kho quỹ tổng hợp, lập dự toán thu, chi phục vụ tiêu hủy tiền gửi Vụ Tài chính – Kế toán theo quy định.

2. Các khoản thu, chi về tiêu hủy tiền được hạch toán theo quy định hiện hành.

Điều 23. Sổ sách theo dõi tiền tiêu hủy

1. Việc xuất, nhập giữa Kho tiền Trung ương với Hội đồng tiêu hủy, giao nhận nội bộ giữa các tổ chuyên trách được theo dõi đầy đủ, kịp thời, chính xác theo chế độ kế toán hiện hành.

2. Thủ kho tiền tiêu hủy mở sổ tổng hợp và sổ chi tiết theo dõi nhập, xuất các loại tiền; mở thẻ kho theo dõi từng loại tiền bảo quản trong kho.

3. Tổ trưởng Tổ 2, Tổ trưởng Tổ 3 mở sổ tổng hợp và sổ chi tiết theo dõi các loại tiền (nhập, xuất, còn lại) tại từng tổ, số tiền tạm ứng; tổng hợp báo cáo kết quả kiểm đếm, kết quả cắt hủy hàng tháng, hàng quý và hàng năm.

4. Việc giao nhận tiền giữa các tổ chuyên trách được lập biên bản giao nhận tiền, ghi sổ theo dõi và thực hiện ký nhận đầy đủ giữa các bên có liên quan.

Điều 24. Tổng hợp và báo cáo

1. Hàng tháng, hàng quý và hàng năm, Hội đồng tiêu hủy tổng hợp số liệu về tiêu hủy tiền, kết quả tiêu hủy tiền tại mỗi cụm tiêu hủy báo cáo Chủ tịch Hội đồng tiêu hủy và gửi cho Hội đồng giám sát.

2. Kết thúc năm tiêu hủy tiền, các cụm tiêu hủy tổng hợp số liệu, lập biên bản kết quả tiêu hủy hoàn toàn tại mỗi cụm, có xác nhận của Hội đồng giám sát.

Biên bản được lập thành 05 (năm) bản: 01 (một) bản gửi Vụ Tài chính – Kế toán, 02 (hai) bản gửi Cục Phát hành và Kho quỹ, 01 (một) bản gửi Hội đồng giám sát, 01 (một) bản lưu tại cụm tiêu hủy.

3. Hội đồng tiêu hủy làm báo cáo tổng kết công tác tiêu hủy tiền cả năm trình Thống đốc Ngân hàng Nhà nước, báo cáo tổng kết gồm các nội dung:

a) Tổ chức công tác tiêu hủy tiền;

b) Số liệu các loại tiền tiêu hủy đã tiêu hủy thực tế;

c) Tình hình chấp hành quy định tiêu hủy tiền, nội quy làm việc;

d) Kiến nghị, đề xuất.

4. Hàng năm, Thống đốc Ngân hàng Nhà nước báo cáo kết quả công tác tiêu hủy tiền gửi Thủ tướng Chính phủ, đồng gửi Bộ Tài chính.

Chương V

TRÁCH NHIỆM VÀ QUYỀN LỢI CỦA CÔNG CHỨC, NGƯỜI LAO ĐỘNG THAM GIA CÔNG TÁC TIÊU HỦY TIỀN

Điều 25. Trách nhiệm của công chức, người lao động tham gia công tác tiêu hủy tiền

1. Khi vào làm việc trong kho tiền tiêu hủy, nơi giao nhận, kiểm đếm và cắt hủy tiền, công chức, người lao động tham gia công tác tiêu hủy tiền có trách nhiệm thực hiện đúng nội quy, quy chế làm việc do Chủ tịch Hội đồng tiêu hủy quy định và các quy định tại Thông tư này.

2. Các đối tượng quy định tại Điều 2 Thông tư này chịu trách nhiệm thực hiện các quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước trong công tác tiêu hủy tiền.

Điều 26. Quyền lợi của công chức, người lao động tham gia công tác tiêu hủy tiền

Thành viên Hội đồng tiêu hủy và công chức, người lao động tham gia công tác tiêu hủy tiền ngoài tiền lương, phụ cấp lương, tiền công được trả theo quy định, được hưởng chế độ bồi dưỡng về tiêu hủy tiền và các chế độ khác theo văn bản hướng dẫn hiện hành của Ngân hàng Nhà nước.

Điều 27. Khen thưởng, xử lý vi phạm

1. Tập thể, cá nhân có thành tích xuất sắc trong công tác tiêu hủy tiền được khen thưởng theo quy định hiện hành của Ngân hàng Nhà nước về công tác thi đua, khen thưởng.

2. Tập thể, cá nhân vi phạm các quy định tại Thông tư này thì tùy theo tính chất và mức độ vi phạm sẽ bị xử lý kỷ luật. Trường hợp làm thiếu, mất tiền phải bồi thường thiệt hại và bị xử lý theo quy định của pháp luật.

3. Công chức, người lao động tham gia công tác tiêu hủy tiền nếu tham ô, lợi dụng lấy cắp tài sản thì phải bồi thường 100% giá trị tài sản thiếu và buộc thôi việc hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật.

Chương VI

TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC ĐƠN VỊ THUỘC NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC

Điều 28. Trách nhiệm của Cục Phát hành và Kho quỹ

1. Xây dựng, trình Thống đốc Ngân hàng Nhà nước phê duyệt kế hoạch tiêu hủy các loại tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông, tiền đình chỉ lưu hành.

2. Trình Thống đốc Ngân hàng Nhà nước quyết định thành lập Hội đồng tiêu hủy và cử thành viên tham gia quản lý kho tiền tiêu hủy.

3. Phối hợp với Hội đồng giám sát và Hội đồng tiêu hủy thực hiện công tác tiêu hủy tiền theo quy định.

4. Hướng dẫn quy trình giao nhận, kiểm đếm, cắt hủy tiền giấy, tiền kim loại và sổ sách, báo cáo dùng trong công tác tiêu hủy tiền.

5. Thực hiện thanh quyết toán và hạch toán các khoản thu, chi phục vụ công tác tiêu hủy tiền theo chế độ quy định.

6. Trình Thống đốc Ngân hàng Nhà nước phương án bán phế liệu tiền tiêu hủy và phối hợp với các đơn vị liên quan tổ chức triển khai thực hiện.

Điều 29. Trách nhiệm của Vụ Kiểm toán nội bộ

Chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan thực hiện giám sát tiêu hủy tiền theo quy định của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước quy định về giám sát tiêu hủy tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông, tiền đình chỉ lưu hành.

Điều 30. Trách nhiệm của Vụ Tổ chức cán bộ

Đầu mối, phối hợp với Cục Phát hành và Kho quỹ tham mưu trình Thống đốc Ngân hàng Nhà nước thực hiện các thủ tục tuyển dụng lao động hợp đồng; trưng tập công chức, người lao động từ các đơn vị thuộc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam để tham gia công tác tiêu hủy tiền.

Điều 31. Trách nhiệm của Vụ Tài chính - Kế toán

1. Tổ chức thực hiện công tác kế toán tiêu hủy tiền.

2. Hướng dẫn nghiệp vụ hạch toán kế toán trong công tác tiêu hủy tiền.

Chương VII

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 32. Hiệu lực thi hành

1. Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 15 tháng 5 năm 2020.

2. Thông tư này thay thế Thông tư số 27/2012/TT-NHNN ngày 25/9/2012 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam quy định về tiêu hủy tiền.

Điều 33. Trách nhiệm tổ chức thực hiện

Chánh Văn phòng, Cục trưởng Cục Phát hành và Kho quỹ, Vụ trưởng Vụ Kiểm toán nội bộ, Vụ trưởng Vụ Tài chính – Kế toán, Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán bộ và Thủ trưởng các đơn vị thuộc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện Thông tư này.

Nơi nhận: - Như Điều 33; - Ban Lãnh đạo NHNN; - Văn phòng Chính phủ; - Bộ Tư pháp (để kiểm tra); - Công báo; - Lưu: VP, PC, PHKQ (5 bản).

KT. THỐNG ĐỐC PHÓ THỐNG ĐỐC Đào Minh Tú

Tiếng Anh (English)

STATE BANK OF VIETNAM --------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM Independence – Freedom – Happiness --------------------
No. 03/2020/TT-NHNN	Hanoi, March 31, 2020

CIRCULAR

ON DESTROYING MONEY OF STATE BANK OF VIETNAM

Pursuant to Law on State Bank of Vietnam dated June 16, 2010;

Pursuant to Decree No. 16/2017/ND-CP dated February 17, 2017 of Government on functions, tasks, powers and organizational structure of State Bank of Vietnam;

Pursuant to Decree No. 40/2012/ND-CP dated May 2, 2012 of Government on issuance of money, preservation and transport of valuable property and valuable papers in system of State Bank, foreign banks’ branches and credit institutions;

At request of Director General of Department of Issuance and Treasury,

Governor of State Bank of Vietnam promulgates Circular on destroying money of State Bank of Vietnam.

Chapter I

...

...

...

Article 1. Scope

This Circular prescribes destroying of banknotes (cotton and polymer) and metal money unqualified for circulation or suspended from circulation (hereinafter referred to as “defective money”).

Article 2. Regulated entities

1. Council for destroying money of State Bank of Vietnam (hereinafter referred to as “Council for destroying money”);

2. Council for supervising money destruction of State Bank of Vietnam (hereinafter referred to as “Supervision council”);

3. Entities affiliated to State Bank of Vietnam and organizations and individuals related to destroying money and supervising money destruction.

Article 3. Entitlement to decide on destroying money

1. Based on figures of money unqualified for circulation and money suspended from circulation at Central money vault, Director General of Department of Issuance and Treasury shall request Governor of State Bank of Vietnam to decide on time, amount and value of money to be destroyed.

2. Council for destroying money shall destroy money at Department of Issuance and Treasury in Hanoi (hereinafter referred to as “northern destroying body”) and Sub-department of Issuance and Treasury in Ho Chi Minh City (hereinafter referred to as “southern destroying body”).

...

...

...

Article 4. Rules of destroying money

1. Ensure absolute safety regarding State assets and secret in destroying money.

2. Defective money shall be tallied and selected for specimen to enable Chairpersons of Council for destroying money to determine tally rate of each money type to be destroyed.

3. Destroy all money received from Central money vault after receiving tally and classification results of Council for destroying money.

4. Money cannot be restored and used after being destroyed and turned into scraps.

Article 5. Methods of destroying money

1. Defective money in form of paper shall be destroyed by specialized shredders.

2. Defective money in form of metal shall be destroyed by melting or specialized destruction machines.

Chapter II

...

...

...

Article 6. Council for destroying money

1. On a yearly basis, Governor of State Bank of Vietnam shall decide to establish Council for destroying money, consisting of:

a) Chairperson: Director General of Department of Issuance and Treasury;

b) 1 Standing vice Chairperson: Deputy Director General of Department of Issuance and Treasury shall be directly in charge of northern destroying body;

c) 1 Vice Chairperson: Deputy Director General of Department of Finance – Accounting;

d) 1 Vice Chairperson: Director General of Sub-department of Issuance in Ho Chi Minh City shall be directly in charge of southern destroying body;

e) Members shall consist of heads and/or vices of Department of Issuance and Treasury; Deputy Director General, heads and/or vices of Sub-department of Issuance and Treasury in Ho Chi Minh City. In which, 1 member shall act as secretary of Council for destroying money and 2 members shall act as secretaries at northern and southern destroying body.

2. Specialized teams shall assist the Council for destroying money; 4 specialized teams shall be established at each destroying body as specified in Article 10 of this Circular.

Article 7. Tasks of Council for destroying money

...

...

...

2. Adopt measures to promptly deal with flaws and errors that arise when destroying money.

3. Organize, produce final assessment and propose methods of commendation and actions taken against violations in destroying money.

4. Preserve documents related to destroying money as per the law.

Article 8. Tasks and powers of Chairperson of Council for destroying money

1. Be responsible to Governor of State Bank of Vietnam and to the law for destroying money of State Bank of Vietnam.

2. Issue regulations on operation of Council for destroying.

3. Jointly direct and operate; develop operation plans and programs of Council for destroying money; decide on tally rate of each type of defective money.

4. Assign Vice Chairpersons and members of the Council for destroying money; organize structure and tasks of specialized teams according to Article 10 of this Circular.

Article 9. Tasks and powers of Vice Chairpersons; members and members acting as secretaries of Council for destroying money

...

...

...

a) Comply with assignment and direction of the Chairperson of Council for destroying money.

b) Assist Chairperson of the Council for destroying money in directing and coordinating implementation of money destroying tasks.

c) Standing Vice Chairperson shall act on behalf of the Chairperson of Council for destroying money to be responsible for directing and coordinating operation of the Council for destroying money upon being assigned.

d) Vice Chairpersons in charge of destroying bodies shall assign each members, team leaders, vice leaders and members of specialized teams in destroying bodies under their management; approve plans for receiving defective money from Central money vault of the destroying bodies.

2. Members and members acting as secretaries of the Council for destroying money

a) Be responsible for Chairperson of the Council for destroying money for assigned tasks.

b) Members acting as secretaries of the Council for destroying money are tasked with monitoring and producing reports on destroying money on a regular and irregular basis; providing advice for Chairperson of the Council for destroying money regarding implementing policies related to benefits of officials and workers participating in destroying money; producing reports on violations against regulations on destroying money; cooperating with secretaries of the Council for destroying money in fulfilling necessary procedures serving intermediately and ultimately concluding destroying money.

Article 10. Tasks of specialized teams

1. Team for assigning, receiving and preserving defective money (hereinafter referred to as “Team 1”): Receive defective money from the Central money vault to store in defective money storage; transport to Team for tallying and Team for destroying money; preserve money sent by other specialized teams; receiving and storing money qualified for circulation selected from tallying defective money.

...

...

...

3. Team for shredding (hereinafter referred to as “Team 3”): Shred the defective money received from Team 1 and Team 2 by specialized devices and recall shredded materials.

4. Team for related affairs (hereinafter referred to as “Team 4”): Conduct administrative, accounting and inventory affairs; request purchase of materials serving destroying money.

5. Each specialized team shall have its own leader and second-in-command decided by Vice Chairperson of the money destroying body.

Article 11. Tasks of leaders of specialized teams

1. Comply with assignment of Vice Chairperson in charge of the destroying body and be responsible to the Council for destroying money for assigned tasks.

2. Directly guide and organize implementation of guaranteeing safety to assets under management of their team according to Article 10 this Circular.

3. Upon detecting violations and exploitation to asset appropriateness, leaders shall cooperate with supervising officials in making records and reporting to Council for destroying money and Supervision Council for timely actions.

Article 12. Officials and workers participating in destroying money

1. Officials and workers participating in destroying money must be qualified for their titles as per the law and shall be managed by regulations on classification and management of officials, public employees and workers affiliated to State Bank of Vietnam, Labor Code and relevant law provisions.

...

...

...

Chapter III

SPECIFIC REGULATIONS ON DESTROYING MONEY

Article 13. Management of defective money vault

1. Management of defective money vault shall comply with management of money vault and cash preservation of State Bank of Vietnam for Central money vault.

2. Individuals managing defective money vault

a) 3 following individuals shall participate in managing defective money vault at each destroying body: 1 member of the Council for destroying money, 1 accounting employee and 1 keeper of defective money vault.

b) Individuals managing defective money vault shall be decided by Governor of the State Bank of Vietnam.

c) Responsibilities of individuals managing defective money vaults

 (i) The member of the Council for destroying money shall be responsible for organizing management and ensuring safety to assets and operation defective money vault; tasked with keeping keys to 1 lock pad of the outer doors of the money vault; directly unlocking and locking doors to supervise entry and exit and preserve assets in the defective money vaults; directly list and sign for confirmation on money records and records monitoring each type of asset, inventory records and vault access cards.

...

...

...

 (iii) Keeper of the defective money vault shall be responsible for ensuring absolute safety for assets in the money vault; managing and keeping keys to 1 lock pad of the inner doors of the money vault; receiving and transporting defective money adequately and promptly according to legal and legitimate accounting books; recording each type of defective money, vault access cards and other documents; recording and preserving documents adequately, coherently and accurately; arranging and preserving assets in vault neatly and scientifically.

3. In case an individual managing defective money vault takes a break according to policies, takes a business trip or study trip for less than 15 working days, Chairperson of the Council for destroying money (for northern destroying body) and Vice Chairperson of the Council for destroying money (for southern destroying body) shall consider and assign another individual as substitution. Governor shall decide in case of taking a break for 15 working days or more.

Article 14. Extraction from Central money vault to Council for destroying money

1. Based on quantity and value of each type of defective money in Decision of Governor of State Bank of Vietnam and plans for receiving money of each destroying body, Department of Issuance and Treasury shall order transportation to enable Department of Finance – Accounting (for northern destroying body) and Agency for Accounting – Financial Affairs affiliated to Sub-department of Issuance of Treasury (for southern destroying body) and produce records of extracting defective money from the Central money vault to defective money vault.

2. Based on documents on extracting defective money, Central money vault shall produce records on money assignment and receipt and assign defective money to each destroying body.

Article 15. Regulations on receipt and preservation of defective money

1. Leader of Team 1 shall receive money assigned by the Central money vault to store defective money packed in packages (boxes) sealed with lead, the sealing paper must be fully specified with details specified in regulations on sealing cash of State Bank of Vietnam under internal supervision of Department of Issuance and Treasury.

2. Defective money while being stored must be classified and arranged scientifically without changing packing conditions of defective money.

3. Based on records of extracting defective money, Council for destroying shall select a random amount of money according to tally rate of each type of money approved by Chairperson of the Council for destroying money, hand over to Team 1 and to Team 2 to tally each note (piece); the remaining amount of money that does not require tallying shall be handed over to Team 3 for shredding.

...

...

...

1. Based on records of extracting defective money, individuals managing defective money vault shall extract the money to enable Team 1 to hand over to Team 2 under internal supervision of Department of Issuance and Treasury.

2. Leader of Team 2 shall receive the money in packages (boxes) with whole seal and lead intact, the sealing paper must fully include details according to regulations on sealing case of State Bank of Vietnam and assign each accountant under supervision of the Supervision council following methods below:

a) Assign each stack of 10 banknotes and back of metal money with seal intact and each seal must contain all details according to regulations on sealing cash.

With respect to deformed money unqualified for circulation: assignment and receipt in packages and bags bearing seals according to regulations on packing and sealing deformed money.

b) With respect to packages (bags) containing less than 1,000 notes (pieces), individual packages and bags which bear seals, the seals must contain all details according to regulations and law.

3. Accountants after receiving all money packages (bags) assigned by the leaders shall sign for confirmation in internal records for money receipt, tally to determine quantity of notes (pieces), identify any surplus, deficit, mix, counterfeit money and money unqualified for circulation. If a pack (bag) contains adequate quantity of notes (pieces) with correct type of money as specified on the seal, remove the seal and pack a new pack (bag) with new seal.

4. Rules of packaging money and metal money after tallying the notes (pieces).

a) For notes: use 1 note in a stack to wrap around the stack along its width, put 10 stacks into 1 pile, use a band (spandex, nylon, etc.) to tightly wrap 2 times around the pile along the width and 1 time around the pile along the length, apply seal on whichever side the knot is on.

With respect to deformed notes that cannot be packed as above: put 1,000 notes in 1 fabric bag and use (spandex, nylon, etc.) band to tighten the opening and apply seal close to the knot at the bag opening.

...

...

...

 (I) 1 box of VND 5,000: 50 bags;

 (ii) 1 box of VND 2,000, VND 1,000 and VND 500: 75 bags;

 (iii) 1 box of VND 200: 100 bags;

c) Upon applying seals to money piles (bags), separate 2 ends of the band. The seal of money bags (boxes), piles (bags) must fully include details namely date of tallying, type of money, number of notes (pieces), total amount and signatures of tallying individuals.

5. While tallying, if any amount of surplus, deficits, mixed, counterfeit money or money qualified for circulation is found in money piles (bags), accountants must inform officials supervising tally of the Supervision council, leaders or employees to supervise, monitor and deal with excess, deficits and witnesses (if any) to examine again and sign for confirmation on the back side of the seal papers of money piles (bags) and sign in records for monitoring surplus and deficits in tally.

6. Individuals supervising and dealing with surplus and deficits in Team 2 shall be assigned with an amount of advance by the Council for destroying money from Team 1 with accurate value to fill in the piles (bags) with missing notes (pieces), money qualified for circulation and counterfeit money, the advance amount shall be monitored in records and accounted on a daily basis under supervision of the Council for destroying money and sent to defective money vault. Remaining advance amount shall be destroyed in the last day when money of the same value is destroyed.

7. Preserve money during break time and mid-day break.

Before break time and mid-day-break, the pile (bag) that is being tallied shall be temporarily closed with (spandex, nylon, rubber, etc.) band; piles (bags) that have been tallied and not tallied must be separated and stored independently.

Doors to the tallying rooms must be locked and sealed with signatures of leaders of Team 2 and supervisory officials of the Supervision council.

...

...

...

a) Accountants shall assign leaders of Team 2 with amount of money that has been tallied and not yet tallied within the day (if any) and sign on internal records for receipt. Leaders of Team 2 shall pack packages (boxes), apply seal or place in trolley with locks and seal bearing signatures of leaders of Team 2 and leaders of Team for supervising tally to send to defective money vault. Assignment and receipt between accountants and leaders of Team 2 can be conducted multiple times per day.

b) Produce records for confirming and consolidating surplus and deficit money in piles (bags) of defective money in each State Bank of Vietnam of provinces and central-affiliated cities, State Bank of Vietnam’s Operation Office, each credit institutions and local State Treasury together with seal schedules and sealing papers. For counterfeit money mixed in money that is being tallied, produce separate records and deal with as per the law.

c) Leaders of Team 2 shall produce records confirming results of tallying defective money, which determines total amount of money that has been tallied, not tallied, deficit, mixed, money qualified for circulation mixed with defective money or counterfeit money detected via tallying with signatures of leaders of Team for supervising tally.

d) Money with mixed type, counterfeit money and money qualified for circulation shall be recorded for monitor under supervision of the Supervision council and sent to defective money vault.

dd) Doors to tallying rooms must be locked and sealed with signatures of leaders of Team 2 and supervisory officials of the Supervision council.

Article 17. Regulations on shredding

1. Based on records for extracting defective money, leaders of Team 3 shall receive money from Team 1 and Team 2 in form of piles (bags) with whole seal as specified in Clause 2 and Clause 4 Article 16 of this Circular.

2. Shred the amount money received with specialized destruction machines to turn money into scraps; collect and preserve the scraps in the right place as per the law.

3. During break time and mid-day break, amount of money that is not yet shredded shall be arranged separately and neatly. Doors to shredding rooms must be locked and sealed with signatures of leaders of Team 3 and supervisory officials of the Supervision council.

...

...

...

5. Director General of Department of Issuance and Treasury shall provide guidelines for destroying notes and metal money with specialized destruction machine.

Article 18. Regulations on ensuring security and safety to defective money vault, areas for assigning, receiving, tallying and shredding money

1. Areas for assigning, receiving, tallying and shredding money must have separate doors with sturdy locks; during break time or mid-day break, officials and workers must not stay at workplaces, leaders shall be the last persons to leave, lock and seal the doors with their signatures and signatures of supervisory officials. During working hours, employees who destroy money that enter and exit areas above must sign for confirmation in the records for supervision.

2. Employees who shred money in Team 1, 2 or 3 shall be responsible for guaranteeing safety for assets within their management.

3. When entering defective money vault, areas for assigning, receiving, tallying and destroying money employees who is involved in destroying money and relevant individuals must put on name tags, wear uniforms provided by Council for destroying money and Supervision council; do not use means of communications, recording devices, bags, suitcases, cash, flammable or explosive material.

For cases of individuals not tasked with destroying money, entering and exiting defective money vault, areas for assigning, receiving, tallying and destroying money require written permission of Vice Chairperson in charge of the destroying bodies.

4. Director General of Department of Issuance and Treasury shall provide requirements for equipment and doors to ensure safety for areas specified in Clause 1 of this Article.

5. Vice Chairperson in charge of destroying bodies shall assign management and use of daily keys , preserve spare keys to doors for assigning, receiving, tallying, destroying and other internal doors within the areas for destroying money (if any); keys to money storing devices (safes, containers, trolleys) in writing for relevant individuals.

Chapter IV

...

...

...

Article 19. Dealing with surplus and deficit of defective money

1. During assignment and receipt of defective money, in case of discovering bags (boxes) with extra or less piles (bags), mixed with piles (bags) of other value or bags (boxes) are improperly packed, both parties shall promptly produce records under supervision of supervisory officials and deal with any surplus, deficit and mix (if any) according to applicable regulations and law of State Bank of Vietnam.

In case discovering a pile (bag) contains inadequate amount of stacks or bears inadequate seal, both parties shall promptly produce records under supervision of supervisory officials and transfer to Team 2 to tally notes (pieces) and deal with any surplus, deficit and mix (if any) according to applicable regulations and law of State Bank of Vietnam.

2. On a monthly basis, based on records of tallying, schedules of total surplus and deficit of each province and central-affiliated city and State Bank of Vietnam’s Operation Office, Council for destroying money shall send schedules and records of surplus and deficit together with sealed packs (bags) with surplus or deficit money to State Bank of Vietnam of each province and central-affiliated city; send schedules of total surplus and deficit to Department of Finance – Accounting, determine amount differences in surplus or deficit to inform State Bank of Vietnam and State Bank of Vietnam’s Operation Offices of provinces and central-affiliated cities “Có” (suffice) or “Nợ" (debt).

3. Dealing with surpluses and deficits in State Bank of Vietnam in provinces and central-affiliated cities, SBV’s Operation Offices, credit institutions and foreign banks’ branches with for each individual whose name is on the seal of piles (bags), packs (boxes) shall comply with applicable regulations and law of State Bank of Vietnam.

Article 20. Dealing with mixed money, counterfeit money and money qualified for circulation via tallying

1. Mixed money unqualified for circulation, money suspended from circulation and counterfeit money detected via tallying shall be destroyed at the end of the destroy period.

2. Money qualified for circulation deteceted via tallying shall be transported to Issuance reserve funds at Central money vault at the end of the destroy period.

Article 21. Inventory of defective money vault

...

...

...

2. Inventory method shall comply with applicable regulations on cash inventory of State Bank of Vietnam.

3. Records of inventory shall be made into 5 copies: Council for destroying money shall keep 4 copies; Supervision council shall keep 1 copy.

Article 22. Income and expenditure on destroying money

1. On a yearly basis, Department of Issuance and Treasury and Sub-department of Issuance and Treasury shall consolidate and produce estimates of income and expenditure on destroying money and send to Department of Finance – Accounting as per the law.

2. Income and expenditure on destroying money shall be accounted according to applicable regulations and law.

Article 23.  Documents monitoring defective money

1. Entry and exit of money between Central money vault and Council for destroying money, internal assignment and receipt between specialized teams shall be fully, promptly and accurately monitored according to applicable accounting policies.

2. Keepers of defective money shall open record books to monitor general and specific sessions of entry and exit of money types; open vault cards to monitor each type of money in the vault.

3. Leaders of Team 2 and Team 3 shall open record books to monitor general and specific sessions of money types (entry, exit, other) of each team, advance amount; produce final reports on tally results and destroying results on a monthly basis, quarterly basis and yearly basis.

...

...

...

Article 24. Consolidation and report

1. On a monthly basis, quarterly basis and yearly basis, Council for destroying money shall consolidate figures regarding destroying money and results of destroying money at each destroy body, report to Chairperson of Council for destroying money and send to Supervision council.

2. At the end of the year of destroying money, destroying bodies shall consolidate figures and produce records of results of total money destroyed at each body with confirmation of the Supervision council.

The records shall be made into 5 copies: 1 copy for Department of Finance – Accounting, 2 copies for Department of Issuance and Treasury, 1 copy for Supervision council and 1 copy at the destroying body.

3. Council for destroying money shall produce final reports on destroying money of the whole year and present to Governor of State Bank of Vietnam. The reports include:

a) Organization of destroying money;

b) Figures of defective money actually destroyed;

c) Compliance with regulations and law on destroying money and operation regulations;

d) Recommendations and propositions.

...

...

...

Chapter V

RESPONSIBILITIES AND BENEFITS OF OFFICIALS AND EMPLOYEES PARTICIPATING IN DESTROYING MONEY

Article 25. Responsibilities of officials and employees participating in destroying money

1. Upon working in defective money vault, areas for assigning, receiving, tallying and destroying money, officials and employees participating in destroying money are responsible for complying with working regulations and rules prescribed by Chairperson of Council for destroying money and regulations under this Circular.

2. Entities specified in Article 2 of this Circular shall be responsible for implementation of regulations and law on protecting Government secret in destroying money.

Article 26. Benefits of officials and employees participating in destroying money

Member of Council for destroying money, officials and employees participating in destroying money shall benefit from allowances for destroying money and other benefits according to applicable guiding documents of State Bank of Vietnam in addition to salaries and wages as per the law.

Article 27. Commendations and taking actions against violations

1. Groups and individuals with outstanding achievements in destroying money shall be commended according to applicable regulations of State Bank of Vietnam on emulation and commendation.

...

...

...

3. If officials and employees participating in destroying money corrupts or exploits to steal assets, they must compensate 100% of the assets’ value and be discharged or criminally prosecuted as per the law.

Chapter VI

RESPONSIBILITIES OF ENTITIES AFFILIATED TO STATE BANK

Article 28. Responsibilities of Department of Issuance and Treasury

1. Developing and requesting Governor of State Bank of Vietnam to approve plans for destroying money unqualified for circulation and money suspended from circulation.

2. Requesting Governor of State Bank of Vietnam to establish Council for destroying money and assigning members to manage defective money vault.

3. Cooperating with Supervision council and Council for destroying in destroying money as per the law.

4. Guiding procedures of assignment, receipt, tally and destroying of notes, metal money and records, documents and reports used in destroying money.

5. Making statement and settlement of income and expenditure serving destroying money as per the law.

...

...

...

Article 29. Responsibilities of Internal Audit Department

Taking charge and cooperating with relevant entities in supervising destroying money according to Governor of State Bank of Vietnam on supervising destroying money unqualified for circulation and money suspended from circulation.

Article 30. Responsibilities of Department of Personnel and Organization

Acting as contact point and cooperating with Department of Issuance and Treasury in requesting Governor of State Bank of Vietnam in adopting procedures for recruiting contract workers; summoning officials and employees from entities affiliated to State Bank of Vietnam for destroying money.

Article 31. Responsibilities of Department of Finance - Accounting

1. Organizing implementation of accounting of destroying money.

2. Guiding accounting affairs in destroying money.

Chapter VII

IMPLEMENTATION

...

...

...

1. This Circular comes into force from May 15, 2020.

2. This Circular replaces Circular No. 27/2012/TT-NHNN dated September, 2012 of Governor of State Bank of Vietnam on destroying money.

Article 33. Responsibilities for implementation

Chief of Office, Director General of Department of Issuance and Treasury, General Director of Internal Accounting Department, General Director of Department of Finance – Accounting, General Director of Department of Personnel and Organization and heads of entities affiliated to State Bank of Vietnam are responsible for implementation of this Circular.

PP. GOVERNOR
DEPUTY GOVERNOR




Dao Minh Tu