Quyết định 269/2001/QĐ-NHNN chế độ giao nhận, bảo quản, vận chuyển tiền mặt, tài sản quí, giấy tờ có giá

• Số hiệu: 269/2001/QĐ-NHNN
• Loại văn bản: Quyết định
• Nơi ban hành: Ngân hàng Nhà nước
• Người ký: Lê Đức Thuý
• Ngày ban hành: 01/04/2001

NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC ********	CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ********
Số: 269/2001/QĐ-NHNN	Hà Nội, ngày 01 tháng 4 năm 2001

QUYẾT ĐỊNH

CỦA THỐNG ĐỐC NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC SỐ 269/2001/QĐ-NHNN NGÀY 01 THÁNG 4 NĂM 2001 VỀ VIỆC BAN HÀNH CHẾ ĐỘ GIAO NHẬN, BẢO QUẢN, VẬN CHUYỂN TIỀN MẶT, TÀI SẢN QUÝ, GIẤY TỜ CÓ GIÁ

THỐNG ĐỐC NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC

Căn cứ Luật Ngân hàng Nhà nước Việt Nam số 01/1997/QH10 ngày 12/12/1997, Luật Các tổ chức tín dụng số 02/1997/QH10 ngày 12/12/1997;
Căn cứ Nghị định số 15/CP ngày 02/03/1993 của Chính phủ về nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm quản lý nhà nước của Bộ, cơ quan ngang Bộ;
Căn cứ Nghị định số 81/1998/NĐ-CP ngày 01/10/1998 của Chính phủ về in, đúc, bảo quản, vận chuyển và tiêu huỷ tiền giấy, tiền kim loại; bảo quản vận chuyển tài sản quý, giấy tờ có giá trong hệ thống Ngân hàng;
Căn cứ Nghị định số 87/1998/NĐ-CP ngày 31/10/1998 của Chính phủ về phát hành, thu hồi và thay thế tiền giấy, tiền kim loại;
Theo đề nghị của Vụ trưởng Vụ Nghiệp vụ phát hành và Kho quỹ,

QUYẾT ĐỊNH

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này "Chế độ giao nhận, bảo quản, vận chuyển tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá".

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 15 ngày kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 247/1999/QĐ-NHNN6 ngày 14 tháng 7 năm 1999 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước.

Điều 3. Chánh Văn phòng, Vụ trưởng Vụ Nghiệp vụ phát hành và Kho quỹ, Giám đốc Sở giao dịch Ngân hàng Nhà nước, Thủ trưởng các đơn vị thuộc Ngân hàng Nhà nước, Giám đốc Chi nhánh Ngân hàng Nhà nước tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc (Giám đốc) tổ chức tín dụng và các đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

Lê Đức Thuý (Đã ký)

CHẾ ĐỘ

GIAO NHẬN, BẢO QUẢN, VẬN CHUYỂN TIỀN MẶT, TÀI SẢN QUÝ, GIẤY TỜ CÓ GIÁ
(Ban hành theo Quyết định số 269 ngày 01 tháng 4 năm 2002 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước)

Chương 1:

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Chế độ này được áp dụng đối với:

1. Chi nhánh Ngân hàng Nhà nước, Sở giao dịch Ngân hàng Nhà nước (dưới đây gọi tắt là chi nhánh Ngân hàng Nhà nước), Kho tiền Trung ương.

2. Tổ chức tín dụng hoạt động theo Luật Các tổ chức tín dụng được Ngân hàng Nhà nước cấp giấy phép.

3. Khách hàng trong quan hệ giao dịch tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá với Ngân hàng Nhà nước, tổ chức tín dụng.

Điều 2. Trong Chế độ này, các từ ngữ dưới dây được hiểu như sau:

1. Tiền mặt: tiền giấy, tiền kim loại do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam phát hành.

2. Tài sản quý: ngoại tệ, kim khí quý, đá quý và các loại tài sản quý khác.

3. Giấy tờ có giá: ngân phiếu thanh toán, tín phiếu, trái phiếu và các loại giấy tờ có giá khác theo quy định của pháp luật.

Chương 2:

KIỂM ĐẾM, ĐÓNG GÓI VÀ GIAO NHẬN TIỀN MẶT, TÀI SẢN QUÝ, GIẤY TỜ CÓ GIÁ

MỤC I. QUY ĐỊNH VỀ ĐÓNG GÓI, NIÊM PHONG TIỀN MẶT, TÀI SẢN QUÝ, GIẤY TỜ CÓ GIÁ

Điều 3.

1. Một bó tiền giấy gồm 10 (mười) thếp tiền cùng mệnh giá. Một thếp tiền giấy gồm 100 (một trăm) tờ tiền cùng mệnh giá.

2. Một túi tiền kim loại gồm 10 (mười) thỏi cùng mệnh giá. Một thỏi tiền kim loại gồm 100 (một trăm) miếng cùng mệnh giá.

3. Một bao tiền giấy gồm 20 bó tiền cùng mệnh giá.

4. Một thùng tiền kim loại gồm 10 túi tiền cùng mệnh giá.

Điều 4.

1. Giấy niêm phong bó tiền: in sẵn các yếu tố, giấy mỏng, kích thước phù hợp với từng loại tiền. Niêm phong bó tiền của tổ chức tín dụng có màu giấy hoặc màu mực riêng.

2. Trên niêm phong bó, bao, túi, thùng tiền phải có đầy đủ, rõ ràng các yếu tố sau: tên ngân hàng; loại tiền; số lượng (tờ, miếng, bó, túi) tiền; số tiền; họ tên và chữ ký của người kiểm đếm, đóng gói; ngày, tháng, năm đóng gói niêm phong.

3. Người có họ và tên, chữ ký trên tờ giấy niêm phong phải chịu trách nhiệm tài sản trong bó, túi hay bao, thùng tiền đã niêm phong.

4. Quy định niêm phong bao, túi, thùng tiền của Ngân hàng Nhà nước:

a. Kẹp chì đối với tiền mới in;

b. Kẹp chì kèm giấy niêm phong đối với tiền đã qua lưu thông.

Điều 5.

1. Đóng bó, niêm phong ngoại tệ, giấy tờ có giá thực hiện như đóng bó, niêm phong tiền mặt.

2. Việc đóng gói, kiểm đếm, giao nhận các loại kim khí quý, đá quý và các tài sản quý khác được Thống đốc Ngân hàng Nhà nước quy định tại một văn bản riêng.

MỤC II. KIỂM ĐẾM VÀ GIAO NHẬN TIỀN MẶT, NGOẠI TỆ, GIẤY TỜ CÓ GIÁ

Điều 6.

1. Mọi khoản thu, chi tiền mặt, ngoại tệ, giấy tờ có giá của Ngân hàng Nhà nước hay tổ chức tín dụng phải thực hiện thông qua quỹ của đơn vị.

2. Thu, chi tiền mặt, ngoại tệ, giấy tờ có giá phải căn cứ vào chứng từ kế toán. Trước khi thu, chi phải kiểm soát tính chất hợp lệ, hợp pháp của chứng từ kế toán.

Tiền mặt, ngoại tệ, giấy tờ có giá thu vào hay chi ra phải đủ, đúng với tổng số tiền (bằng số và bằng chữ), khớp đúng về thời gian (ngày, tháng, năm) trên chứng từ kế toán, sổ nhất ký quỹ, sổ quỹ; chứng từ kế toán phải có chữ ký của người nộp (hay lĩnh tiền) và thủ quỹ hoặc thủ kho tiền.

Điều 7. Mỗi chứng từ kế toán thu, chi tiền mặt, ngoại tệ, giấy tờ có giá của Ngân hàng Nhà nước phải kèm theo một bảng kê hoặc một biên bản giao nhận tiền, ngoại tệ, giấy tờ có giá. Bảng kê được bảo quản trong thời hạn 2 năm.

Điều 8. Khi thu, chi tiền mặt, ngoại tệ, giấy tờ có giá phải kiểm đếm chính xác.

Người nộp tiền mặt, ngoại tệ, giấy tờ có giá phải chứng kiến khi ngân hàng kiểm đếm.

Người lĩnh tiền mặt, ngoại tệ, giấy tờ có giá phải kiểm đếm lại trước khi rời khỏi quầy chi của ngân hàng.

Điều 9.

1. Các khoản thu, chi tiền mặt của chi nhánh Ngân hàng Nhà nước, tổ chức tín dụng với cá nhân, doanh nghiệp, tổ chức... (dưới đây gọi chung là khách hàng) phải thực hiện kiểm đếm tờ (đối với tiền giấy) hoặc kiểm đếm miếng (đối với tiền kim loại) và theo đúng quy trình nghiệp vụ.

Tổ chức tín dụng và khách hàng có thể thoả thuận áp dụng phương thức thu nhận tiền mặt theo túi niêm phong.

2. Tổng giám đốc (Giám đốc) tổ chức tín dụng quy định quy trình thu, chi tiền mặt đối với khách hàng (cả khi ứng dụng công nghệ mới), quy trình thu tiền mặt theo túi niêm phong.

3. Vụ trưởng Vụ Nghiệp vụ phát hành và kho quỹ quy định quy trình thu, chi tiền mặt áp dụng đối với Ngân hàng Nhà nước.

Điều 10.

1. Giao nhận tiền mặt theo lệnh điều chuyển giữa Kho tiền Trung ương với chi nhánh Ngân hàng Nhà nước và ngược lại; giữa các Kho tiền Trung ương với nhau; giữa các chi nhánh Ngân hàng Nhà nước với nhau thực hiện kiểm đếm theo bó tiền đủ 10 thếp, nguyên niêm phong.

Trong phạm vi 30 ngày làm việc, chi nhánh Ngân hàng Nhà nước nhận tiền phải thành lập Hội đồng kiểm đếm và kiểm đếm tờ xong, đơn vị giao cử người chứng kiến; trường hợp tin nhiệm bên nhận, đơn vị giao uỷ quyền bằng văn bản cho đơn vị nhận tổ chức Hội đồng kiểm đếm.

Trường hợp có người chứng kiến thì chi nhánh Ngân hàng Nhà nước có thể giao theo bó tiền đủ 10 thếp, nguyên niêm phong đã nhận cho tổ chức tín dụng trong cùng tỉnh, thành phố; việc tổ chức kiểm đếm số tiền này thực hiện theo quy định tại khoản 2 điều này.

2. Giao nhận tiền mặt giữa chi nhánh Ngân hàng Nhà nước với tổ chức tín dụng và ngược lại; giữa các tổ chức tín dụng trong cùng tỉnh, thành phố với nhau thực hiện kiểm đếm theo bó tiền đủ 10 thếp, nguyên niêm phong.

Trường hợp tổ chức tín dụng kiểm đếm tờ số tiền đã nhận, thì phải thành lập Hội đồng kiểm đếm và kiểm đếm xong trong phạm vi 15 ngày làm việc, đơn vị giao cử người chứng kiến; trường hợp tín nhiệm bên nhận, đơn vị giao uỷ quyền bằng văn bản cho đơn vị nhận tổ chức Hội đồng kiểm đếm.

3. Tiền kim loại giao nhận theo túi đủ 10 thỏi, nguyên niêm phong trong các trường hợp quy định tại khoản 1, 2 điều này.

4. Các loại tiền mới in giao nhận theo bao, thùng nguyên niêm phong kẹp chì của Nhà máy in tiền Ngân hàng trong các trường hợp quy định tại khoản 1, 2 điều này.

5. Việc giao nhận tiền mặt trong nội bộ tổ chức tín dụng do Tổng giám đốc (Giám đốc) tổ chức tín dụng quy định.

Điều 11.

1. Các khoản thu, chi ngoại tệ giữa tổ chức tín dụng với khách hàng; giữa các tổ chức tín dụng; giữa chi nhánh Ngân hàng Nhà nước với tổ chức tín dụng thực hiện kiểm đếm tờ và theo đúng quy trình thu chi tiền mặt.

Việc giao nhận ngoại tệ trong nội bộ tổ chức tín dụng do Tổng giám đốc (Giám đốc) tổ chức tín dụng quy định.

2. Giao nhận giấy tờ có giá thực hiện như sau:

a. Giao nhận giữa tổ chức tín dụng, chi nhánh Ngân hàng Nhà nước và khách hàng; giữa Ngân hàng Nhà nước và tổ chức tín dụng; giữa các tổ chức tín dụng phải kiểm đếm tờ và thực hiện theo quy trình thu chi tiền mặt.

b. Giao nhận giữa Nhà in ngân hàng với Kho tiền Trung ương, giữa Kho tiền Trung ương và chi nhánh Ngân hàng Nhà nước, giữa các chi nhánh Ngân hàng Nhà nước, giữa các Kho tiền Trung ương thực hiện như sau:

- Giấy tờ có giá mới in giao nhận theo bao nguyên niêm phong như đối với tiền mặt hoặc bó nguyên niêm phong (nếu không chẵn bao); giấy tờ có giá đã qua lưu thông thì giao nhận theo bó đủ 10 thếp, nguyên niêm phong của chi nhánh Ngân hàng Nhà nước, trường hợp không đủ bó 1000 tờ thì giao nhận theo tờ.

Chi nhánh Ngân hàng Nhà nước nhận phải thành lập Hội đồng kiểm đếm tờ trước khi chi cho tổ chức tín dụng hay khách hàng.

- Giấy tờ có giá hết thời hạn lưu hành: giao nhận theo bó nguyên niêm phong của chi nhánh Ngân hàng Nhà nước hoặc giao nhận theo tờ (trường hợp không đủ 1000 tờ).

Chương 3:

QUẢN LÝ TIỀN MẶT, TÀI SẢN QUÝ, GIẤY TỜ CÓ GIÁ VÀ KHO TIỀN

Điều 12. Giám đốc chi nhánh Ngân hàng Nhà nước, Giám đốc Kho tiền Trung ương, Giám đốc tổ chức tín dụng (dưới đây gọi chung là Giám đốc) chịu trách nhiệm về công tác tổ chức quản lý, đảm bảo an toàn, bí mật toàn bộ tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá và hoạt động của kho tiền tại đơn vị mình. Giám đốc quản lý và giữ chìa khoá một ổ khoá lớp cánh ngoài cửa kho tiền; trực tiếp mở, khoá cửa để giám sát việc xuất, nhập, bảo quản tài sản trong kho tiền.

Điều 13. Trưởng phòng Kế toán (hoặc Kế toán trưởng) chịu trách nhiệm quản lý, giám sát việc xuất, nhập và bảo quản tài sản trong kho tiền, có nhiệm vụ:

- Tổ chức hạch toán tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá theo chế độ kế toán - thống kê; hướng dẫn, kiểm tra việc mở và ghi chép sổ sách của thủ quỹ, thủ kho tiền;

- Quản lý và giữ chìa khoá một ổ khoá lớp cánh ngoài cửa kho tiền, trực tiếp mở, khoá cửa kho tiền để giám sát việc xuất, nhập và bảo quản tài sản trong kho tiền;

- Kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ sách kế toán và sổ sách của thủ quỹ, thủ kho tiền đảm bảo sự khớp đúng;

- Trực tiếp tham gia kiểm kê tài sản định kỳ hoặc đột xuất đảm bảo sự khớp đúng giữa tồn quỹ thực tế với sổ sách kế toán và sổ sách của thủ quỹ, thủ kho tiền; ký xác nhận tồn quỹ thực tế trên sổ quỹ, sổ theo dõi từng loại tài sản, sổ kiểm kê, thẻ kho.

- Ở Kho tiền Trung ương, Trưởng phòng kế toán Vụ Nghiệp vụ phát hành và kho quỹ hoặc Trường phòng kế toán Kho tiền Trung ương thực hiện nhiệm vụ theo quy định tại điều này.

Điều 14. Thủ kho tiền chịu trách nhiệm đảm bảo an toàn tuyệt đối các loại tài sản bảo quản trong kho tiền.

1. Thủ kho tiền có nhiệm vụ:

- Thực hiện việc xuất - nhập tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá chính xác, kịp thời, đầy đủ theo đúng lệnh của cấp có thẩm quyền, đúng chứng từ kế toán hợp lệ, hợp pháp;

- Mở sổ quỹ; sổ theo dõi từng loại tiền, từng loại tài sản; thẻ kho; các sổ sách cần thiết khác; ghi chép và bảo quản các sổ sách, giấy tờ đầy đủ, rõ ràng, chính xác;

- Tổ chức sắp xếp tiền mặt, tài sản trong kho tiền gọn gàng khoa học, đảm bảo vệ sinh kho tiền;

- Quản lý, giữ chìa khoá một ổ khoá của lớp cánh trong cửa kho tiền bảo quản tài sản được giao, các ổ khoá cửa gian kho và các phương tiện bảo quản trong kho tiền (két, tủ sắt).

2. Thủ kho tiền chi nhánh Ngân hàng Nhà nước bảo quản tiền mặt thuộc Quỹ dự trữ phát hành và vàng bạc, kim loại quý, đá quý.

Kho tiền Trung ương có một số thủ kho: thủ kho Quỹ dự trữ phát hành, thủ kho tài sản quý, thủ kho giấy tờ có giá. Từng thủ kho chịu trách nhiệm tài sản trong phạm vi được giao và thực hiện nhiệm vụ theo quy định tại khoản 1 điều này.

3. Giúp thủ kho tiền trong việc kiểm đếm, đóng gói, bốc xếp, vận chuyển tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá có một số nhân viên phụ kho.

Điều 15.

1. Thủ quỹ chi nhánh Ngân hàng Nhà nước, thủ quỹ tổ chức tín dụng chịu trách nhiệm đảm bảo an toàn tuyệt đối các loại tiền mặt thuộc Quỹ nghiệp vụ, ngoại tệ, giấy tờ có giá; thực hiện thu chi tiền mặt, ngoại tệ, giấy tờ có giá theo đúng chứng từ kế toán hợp lệ, hợp pháp; quản lý, ghi chép sổ quỹ và các sổ sách cần thiết khác đầy đủ, rõ ràng, chính xác.

2. Chi nhánh Ngân hàng Nhà nước có kho tiền bảo quản riêng Quỹ nghiệp vụ phát hành, ngoại tệ, giấy tờ có giá thì thủ quỹ kiêm thủ kho tiền bảo quản các tài sản được giao. Trong trường hợp này thủ quỹ được hưởng các quyền lợi như thủ kho tiền.

3. Bộ phận ngân quỹ của tổ chức tín dụng có một hoặc một số thủ quỹ. Từng thủ quỹ chịu trách nhiệm tài sản trong phạm vi được giao; trong đó, bố trí một thủ quỹ kiêm thủ kho tiền hoặc một thủ kho tiền chuyên trách.

Điều 16. Trưởng phòng Tiền tệ - Kho quỹ chi nhánh Ngân hàng Nhà nước, Trưởng phòng Nghiệp vụ Kho tiền Trung ương hoặc Trưởng phòng Ngân quỹ tổ chức tín dụng có nhiệm vụ:

- Hướng dẫn, kiểm tra nghiệp vụ quản lý an toàn kho quỹ;

- Tổ chức việc xuất nhập, bảo quản, vận chuyển tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá theo quy định;

- Tham gia kiểm tra, kiểm kê, bàn giao tài sản kho quỹ.

Điều 17. Kiểm ngân có nhiệm vụ: kiểm đếm, chọn lọc, đóng gói, bốc xếp, vận chuyển tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá.

Điều 18. Nhân viên an toàn kho tiền có nhiệm vụ:

- Kiểm tra tại chỗ các điều kiện đảm bảo an toàn cho việc xuất, nhập tài sản trong kho tiền và khi tổ chức bốc xếp, vận chuyển đi, đến theo lệnh của cấp có thẩm quyền; kiểm tra công tác an toàn kho tiền trong giờ làm việc;

- Kiểm soát và giám sát những người được vào làm việc trong kho tiền; được quyền kiểm tra, soát xét những người ra, vào kho tiền khi có nghi vấn.

- Kiểm tra việc chấp hành quy định ra vào kho tiền;

- Đề xuất và kiến nghị với Giám đốc về các biện pháp tổ chức bảo vệ an toàn trong kho tiền.

Trường hợp không bố trí nhân viên an toàn kho chuyên trách thì thủ kho tiền kiêm nhiệm.

Điều 19.

1. Thủ kho tiền, thủ quỹ, kiểm ngân của chi nhánh Ngân hàng Nhà nước, Kho tiền Trung ương phải đủ tiêu chuẩn chức danh theo quy định của Nhà nước và được quản lý theo Quy chế cán bộ công chức, viên chức Ngân hàng Nhà nước.

2. Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc (Giám đốc) tổ chức tín dụng căn cứ tiêu chuẩn chức danh kiểm ngân, thủ quỹ, thủ kho tiền Ngân hàng Nhà nước và các quy định khác của pháp luật để quy định tiêu chuẩn chức danh kiểm ngân, thủ quỹ, thủ kho tiền trong hệ thống.

Điều 20. Không bố trí vợ hoặc chồng, bố, mẹ, con, anh, chị, em ruột (kể cả anh, chị, em ruột vợ hoặc chồng) của Giám đốc, Phó giám đốc làm thủ quỹ, thủ kho tiền. Không bố trí những người có quan hệ vợ chồng, bố mẹ, con, anh chị em ruột cùng tham gia giữ chìa khoá cửa kho tiền; cùng tham gia kiểm kê, kiểm đếm tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá hoặc cùng công tác trên một xe hay một đoàn xe vận chuyển hàng đặc biệt.

Điều 21. Quy định uỷ quyền của các thành viên tham gia quản lý tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá và kho tiền:

1. Giám đốc được uỷ quyền bằng văn bản cho các Phó giám đốc thực hiện nhiệm vụ quản lý tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá và kho tiền trong một thời gian nhất định. Người được uỷ quyền chịu trách nhiệm trước Giám đốc về việc quản lý tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá, kho tiền theo Chế độ này và theo quy định của pháp luật.

2. Trưởng phòng Kế toán được uỷ quyền bằng văn bản cho Phó trưởng phòng thay mình quản lý tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá và kho tiền trong một thời gian nhất định (văn bản được Giám đốc chấp thuận). Người được uỷ quyền chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng và Giám đốc về quản lý tài sản và kho tiền theo Chế độ này và theo quy định của pháp luật.

3. Mỗi lần thủ kho tiền cần nghỉ làm việc theo chế độ, đi công tác, đi họp, đi học phải có văn bản đề nghị và được Giám đốc chấp thuận. Giám đốc có văn bản cử người thay thế và tổ chức kiểm kê, bàn giao tài sản. Người thay thế chịu trách nhiệm đảm bảo bí mật, an toàn tuyệt đối tài sản và hoạt động nghiệp vụ bình thường trong thời gian được giao nhiệm vụ.

4. Khi hết thời hạn uỷ quyền và bàn giao lại tài sản, người được uỷ quyền phải báo cáo công việc đã làm về quản lý tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá, kho tiền cho người uỷ quyền. Người được uỷ quyền không được uỷ quyền tiếp cho người khác.

Người thay thế thủ kho tiền cũng thực hiện theo quy định tại khoản 4 điều này.

5. Tổng giám đốc tổ chức tín dụng quy định việc uỷ quyền của Giám đốc (chi nhánh, Sở giao dịch, Văn phòng đại diện...) tổ chức tín dụng về quản lý tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá và kho tiền trong các trường hợp đặc biệt như: do lãnh đạo vắng mặt hoặc thiếu cán bộ lãnh đạo.

Chương 4:

BẢO QUẢN TIỀN MẶT, TÀI SẢN QUÝ, GIẤY TỜ CÓ GIÁ

MỤC I. SẮP XẾP BẢO QUẢN TIỀN MẶT, TÀI SẢN QUÝ, GIẤY TỜ CÓ GIÁ TẠI QUẦY GIAO DỊCH VÀ TRONG KHO TIỀN

Điều 22.

1. Những người có nhiệm vụ vào quầy giao dịch tiền mặt hoặc kho tiền phải mặc bảo hộ lao động không có túi hoặc trang phục giao dịch không có túi.

2. Người không có nhiệm vụ không được vào trong quầy giao dịch hoặc kho tiền.

3. Quầy giao dịch, kho tiền phải có nội quy do Giám đốc quy định.

Điều 23.

1. Hết giờ làm việc hàng ngày, toàn bộ tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá phải được bảo quản trong kho tiền.

Việc bảo quản an toàn tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá trong thời gian nghỉ buổi trưa (nếu có) do Tổng giám đốc (Giám đốc) quy định.

2. Các loại tài sản bảo quản trong kho tiền phải được phân loại, kiểm đếm, đóng gói niêm phong đúng quy cách, được sắp xếp gọn gàng, khoa học.

3. Trong kho tiền Ngân hàng Nhà nước: tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá phải sắp xếp riêng ở từng khu vực trong gian kho hoặc riêng từng gian kho.

4. Trong thời gian chưa xây dựng được kho tiền, tổ chức tín dụng có thể bảo quản tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá trong két sắt đủ điều kiện an toàn. Giám đốc (hoặc Trưởng phòng kế toán), thủ quỹ mỗi người quản lý và giữ chìa khoá một ổ khoá của két sắt. Tổng giám đốc (Giám đốc) tổ chức tín dụng quy định cụ thể, thống nhất trong hệ thống việc tăng cường bảo đảm an toàn tài sản trong trường hợp này.

Điều 24. Tổng giám đốc (Giám đốc) tổ chức tín dụng quy định những điều kiện cụ thể, quy trình nhận, giao trả tài sản cho khách hàng; trách nhiệm cụ thể của các bộ phận có liên quan (kế toán, ngân quỹ) để đảm bảo an toàn tài sản tại các đơn vị làm dịch vụ bảo quản hiện vật quý, giấy tờ có giá hoặc dịch vụ cho thuê két, tủ sắt đối với tổ chức, cá nhân Việt Nam và nước ngoài.

MỤC II. SỬ SỤNG VÀ BẢO QUẢN CHÌA KHOÁ KHO TIỀN

Điều 25. Mỗi ổ khoá cửa kho tiền, cửa gian kho, két, tủ sắt phải luôn luôn có đủ và đúng hai chìa: một chìa sử dụng hàng ngày và một chìa dự phòng. Chìa khoá của ổ khoá số là một tổ hợp gồm mã số và chìa định vị (nếu có).

Điều 26. Từng thành viên giữ chìa khoá cửa kho tiền phải bảo quản an toàn chìa khoá sử dụng hàng ngày trong két sắt riêng đặt tại nơi làm việc ở trụ sở cơ quan.

Điều 27.

1. Chìa khoá sử dụng hàng ngày của các tủ, két sắt (nếu có) của gian kho nào thì được để trong một hộp sắt nhỏ bảo quản ở một trong những két sắt đặt tại gian kho đó.

2. Chìa khoá gian kho, chìa khoá két sắt bảo quản hộp chìa khoá nêu ở khoản 1 điều này; chìa khoá đang dùng của két sắt, tủ sắt bảo quản tài sản tại quầy giao dịch được bảo quản như chìa khoá đang dùng của cửa kho tiền.

Điều 28.

1. Mỗi lần bàn giao chìa khoá kho tiền, người giao và người nhận trực tiếp giao nhận chìa khoá và ký nhận vào Sổ bàn giao chìa khoá kho tiền. Đối với khoá số, khi bàn giao chìa khoá cửa kho tiền người nhận phải đổi mã số.

2. Những trường hợp đặc biệt (do sử dụng các loại khoá mã số khác nhau) của tổ chức tín dụng do Tổng giám đốc (Giám đốc) quy định.

Điều 29. Việc niêm phong chìa khoá dự phòng cửa kho tiền được các thành viên giữ chìa khoá và cán bộ kiểm soát chứng kiến, lập biên bản, cùng ký tên trên niêm phong. Hộp chìa khoá dự phòng được gửi vào kho tiền chi nhánh Ngân hàng Nhà nước hay tổ chức tín dụng khác ngay trong ngày. Đơn vị nhận gửi có nhiệm vụ bảo quản an toàn, nguyên vẹn niêm phong hộp chìa khoá dự phòng trong kho tiền của mình.

Kho tiền Trung ương gửi chìa khoá dự phòng của cửa kho tiền vào kho tiền chi nhánh Ngân hàng Nhà nước gần nhất. Chi nhánh Ngân hàng Nhà nước gửi chìa khoá dự phòng tại kho tiền tổ chức tín dụng Nhà nước.

Hộp bảo quản chìa khoá dự phòng của cửa kho tiền có 2 ổ khoá, Giám đóc và thủ kho tiền mỗi người quản lý một ổ; chìa khoá được bảo quản như chìa khoá đang dùng của cửa kho tiền.

Điều 30. Chìa khoá dự phòng cửa gian kho, két, tủ sắt được làm thủ tục niêm phong như đối với chìa khoá dự phòng cửa kho tiền và bảo quản tại két của Giám đốc.

Điều 31. Hộp chìa khoá dự phòng chỉ được mở trong các trường hợp sau đây:

1. Mất chìa khoá đang dùng hàng ngày hoặc cần phải mở cửa kho trong trường hợp khẩn cấp mà người giữ chìa khoá vắng mặt.

2. Cất thêm các chìa khoá dự phòng của các ổ khoá mới hoặc thay mã số khác.

3. Rút các chìa khoá dự phòng của các ổ khoá đã được thay mới.

4. Kiểm tra, kiểm kê chìa khoá dự phòng theo lệnh bằng văn bản của Thủ trưởng cấp trên.

Khi mở hộp chìa khoá dự phòng phải có sự chứng kiến trực tiếp của Giám đốc, Trưởng phòng kế toán, thủ kho tiền, cán bộ kiểm soát. Mỗi lần mở hộp chìa khoá dự phòng quy định tại khoá 1, 2, 3 điều này phải có văn bản được Giám đốc chấp thuận.

Điều 32. Nghiêm cấm làm thêm hoặc sao chụp chìa khoá. Trường hợp ổ khoá hoặc chìa khoá cửa kho tiền bị hỏng, cần sửa chữa, thay thế phải có văn bản được Giám đốc chấp nhận. Việc sửa chữa hoặc thay mới do thợ khoá của ngân hàng hoặc thợ khoá của Công ty Cơ khí Ngân hàng đảm nhiệm dưới sự chứng kiến của người giữ chìa khoá hoặc người được uỷ quyền. Tuyệt đối không thuê thợ khoá ngoài xã hội sửa chữa ổ khoá hoặc làm chìa khoá kho tiền.

Điều 33. Các cán bộ được giao nhiệm vụ bảo quản và sử dụng chìa khoá có trách nhiệm bảo đảm an toàn bí mật chìa khoá được giao.

1. Không làm thất lạc, mất mát, hư hỏng. Tuyệt đối không cho người khác xem, cầm, cất giữ hộ.

2. Không mang chìa khoá ra ngoài trụ sở cơ quan.

3. Trường hợp chìa khoá đang dùng hàng ngày bị mất, người làm mất chìa khoá phải báo cáo ngay với Giám đốc bằng văn bản, nêu rõ nguyên nhân, thời gian và địa điểm mất chìa khoá. Chìa khoá cửa kho tiền bị mất thì Giám đốc phải báo ngay với cơ quan công an cùng cấp và ngân hàng cấp trên. Sau đó lập biên bản về việc mất chìa khoá và làm thủ tục xin lấy hộp chìa khoá dự phòng để sử dụng. Việc thay khoá mới phải thực hiện nhanh chóng trong thời gian không quá 36 giờ.

Điều 34. Tuyệt đối không để xảy ra tình trạng vì điều động cán bộ hay bất cứ nguyên nhân nào khác mà lần lượt các chìa của các ổ khoá cửa kho tiền giao vào tay một người. Nếu xảy ra tình trạng này (coi như tất cả các ổ khoá cửa kho tiền đã bị lộ bí mật, bị mất chìa) thì Giám đốc phải chịu trách nhiệm như chính mình đã làm lộ, làm mất chìa khoá cửa kho tiền.

Điều 35. Các chìa khoá cửa kho tiền, gian kho, két, tủ sắt... không bảo quản theo đúng quy định tại chế độ này được coi là đã bị lộ bí mất. Khi bị lộ bí mật chìa khoá phải thay thế ổ khoá mới hoặc mã số mới. Người làm lộ, làm mất chìa khoá phải kiểm điểm nghiêm túc và phải bồi thường chi phí thay ổ khoá mới; phải chịu kỷ luật hành chính hoặc bị xử lý theo quy định của pháp luật.

Điều 36. Trường hợp khẩn cấp, nếu thiếu một hay hai người giữ chìa khoá, thì Giám đốc cho phép sử dụng chìa khoá dự phòng; nếu quá khẩn cấp thì Giám đốc cho phá cửa để cứu tài sản và báo cáo ngân hàng cấp trên kịp thời.

MỤC III. VÀO, RA KHO TIỀN

Điều 37. Đối tượng được phép vào kho tiền khi thực hiện nhiệm vụ:

1. Giám đốc và các thành viên có trách nhiệm giữ chìa khoá cửa kho tiền.

2. Thống đốc, Phó thống đốc Ngân hàng Nhà nước kiểm tra các kho tiền trong ngành Ngân hàng.

3. Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc tổ chức tín dụng kiểm tra kho tiền thuộc hệ thống.

4. Vụ trưởng Vụ Nghiệp vụ phát hành và kho quỹ vào kho tiền hệ thống Ngân hàng Nhà nước để thực hiện các nhiệm vụ được giao.

Cán bộ được Thống đốc Ngân hàng Nhà nước cho phép bằng văn bản vào kiểm tra kho tiền trong ngành Ngân hàng. Cán bộ được Tổng giám đốc tổ chức tín dụng có văn bản cho phép kiểm tra kho tiền tổ chức tín dụng.

5. Giám đốc chi nhánh Ngân hàng Nhà nước, cán bộ được Giám đốc chi nhánh Ngân hàng Nhà nước có văn bản cho phép kiểm tra kho tiền của tổ chức tín dụng trên địa bàn tỉnh, thành phố.

6. Cán bộ kiểm soát vào kho tiền để giám sát việc xuất nhập tài sản; kiểm tra kho tiền theo kế hoạch công tác đã được Giám đốc duyệt.

7. Cán bộ, nhân viên được giao nhiệm vụ tổ chức và bốc xếp, vận chuyển tài sản bảo quản trong kho tiền.

8. Các thành viên của Hội đồng kiểm kê tài sản kho quỹ định kỳ, đột xuất.

9. Cán bộ giám sát và cán bộ kỹ thuật, công nhân làm nhiệm vụ sửa chữa, lắp đặt, bảo dưỡng các thiệt bị, các ổ khoá trong kho tiền, có giấy đề nghị, được Giám đốc chấp thuận cho phép vào kho tiền.

Điều 38. Các trường hợp được vào kho tiền:

1. Thực hiện lệnh, phiếu xuất, nhập tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá.

2. Nhập tiền mặt thuộc Quỹ nghiệp vụ, ngoại tệ, giấy tờ có giá vào bảo quản trong kho tiền hoặc xuất ra để sử dụng hàng ngày.

3. Kiểm tra kho tiền trong các trường hợp quy định tại khoản 2, 3, 4, 5 Điều 37 của Chế độ này, kiểm kê tài sản và các trường hợp kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất khác theo quy định tại Điều 56 của Chế độ này.

4. Quét dọn, bốc xếp, đảo kho;

5. Sửa chữa, lắp đặt, kiểm tra trang thiết bị trong kho tiền;

6. Cứu tài sản trong kho tiền trong các trường hợp khẩn cấp.

7. Xuất - nhập tài sản làm dịch vụ bảo quản hiện vật quý; xuất nhập hàng đặc biệt của Ngân hàng Nhà nước, tổ chức tín dụng khác gửi qua đêm.

Điều 39. Mỗi lần vào kho tiền phải đăng ký vào sổ Đăng ký vào kho tiền. Khi vào, thủ kho tiền vào đầu tiên; khi ra, thủ kho tiền ra cuối cùng. Việc mở và đóng các ổ khoá cửa kho theo nguyên tắc từng người một và theo đúng thứ tự, khi mở cửa kho tiền: Giám đốc, Trưởng phòng kế toán, thủ kho tiền; ngược lại, khi đóng cửa kho tiền: thủ kho tiền, Trưởng phòng kế toán, Giám đốc. Ra khỏi kho tiền mọi người phải ký tên xác nhận trên sổ Đăng ký vào kho tiền.

Điều 40.

1. Trước khi mở khoá, nhân viên an toàn kho, các thành viên giữ chìa khoá kho tiền phải quan sát kỹ tình trạng bên ngoài ổ khoá và cửa kho tiền.

a. Nếu thấy có vết tích nghi vấn, phải ghi đầy đủ nghi vấn trước khi mở khoá;

b. Nếu thấy vết tích đã có kẻ gian xâm nhập kho tiền, phải giữ nguyên hiện trường để công an đến xem xét, lập biên bản; sau đó mới mở khoá vào kho tiền.

2. Trước khi ra khỏi kho tiền

a. Kiểm tra các hiện vật cần mang ra ngoài kho;

b. Kiểm tra lại các hệ thống thiết bị an toàn;

c. Thủ kho tiền và nhân viên an toàn kho phải kiểm tra lại lần cuối cùng trước khi đóng cửa kho tiền.

MỤC IV. CANH GÁC, BẢO VỆ KHO TIỀN, QUẦY GIAO DỊCH

Điều 41. Hết giờ làm việc, phải khoá cửa quầy giao dịch và các cửa thuộc khu vực kho tiền. Ngoài lực lượng bảo vệ, nhân viên trực điều khiển thiết bị an toàn kho tiền đã được phân công (nếu có), không ai được tự ý ở lại một mình tại nơi làm việc trong trụ sở ngân hàng (trụ sở kiêm kho tiền). Nếu có yêu cầu làm việc ngoài giờ, ít nhất phải có 2 người, được Giám đốc Ngân hàng cho phép bằng văn bản và thông báo cho bộ phận bảo vệ biết.

Điều 42. Kho tiền phải được canh gác, bảo vệ thường xuyên đảm bảo an toàn 24 giờ/ngày. Ngân hàng Nhà nước, tổ chức tín dụng phối hợp chặt chẽ với lực lượng cảnh sát tại địa phương xây dựng phương án bảo vệ kho tiền.

Kho tiền chi nhánh Ngân hàng Nhà nước, Kho tiền Trung ương có lực lượng cảnh sát bảo vệ.

Điều 43. Những người có nhiệm vụ bảo vệ kho tiền phải chịu trách nhiệm về an toàn kho tiền trong phạm vi được phân công.

Chương 5:

VẬN CHUYỂN HÀNG ĐẶC BIỆT

Điều 44. Hàng đặc biệt quy định trong chương này bao gồm: tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá. Việc tổ chức vận chuyển hàng đặc biệt phải tuân theo quy trình: bắt đầu từ khi nhận, đóng gói niêm phong tài sản và phương tiện bảo quản; bốc xếp lên xe; vận chuyển trên đường, đến địa điểm nhận; giao hàng và hoàn thành đầy đủ các thủ tục giao nhận mới kết thúc.

Điều 45.

1. Vụ Nghiệp vụ phát hành vả kho quỹ có nhiệm vụ tổ chức vận chuyển hàng đặc biệt từ nhà máy in tiền, sân bay, bến cảng, nhà ga về Kho tiền Trung ương; từ Kho tiền Trung ương đến các chi nhánh Ngân hàng Nhà nước và ngược lại, giữa các Kho tiền Trung ương, giữa các chi nhánh Ngân hàng Nhà nước.

2. Vận chuyển ngoại tệ ra nước ngoài phải có Lệnh của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước (đối với ngoại tệ của Ngân hàng Nhà nước) hoặc Lệnh của Tổng giám đốc (Giám đốc) tổ chức tín dụng (đối với ngoại tệ của tổ chức tín dụng).

3. Tổng giám đốc (Giám đốc) tổ chức tín dụng quy định thẩm quyền cấp Lệnh điều chuyển tiền mặt giữa các chi nhánh và quy định việc vận chuyển hàng đặc biệt trong hệ thống.

Điều 46. Khi giao nhận và vận chuyển hàng đặc biệt, người áp tải hàng phải có giấy uỷ quyền của cấp có thẩm quyền. Vận chuyển ngoại tệ ra nước ngoài nộp vào tài khoản, người áp tải phải có giấy uỷ quyền của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước (đối với ngoại tệ của Ngân hàng Nhà nước) hoặc Tổng giám đốc (Giám đốc) tổ chức tín dụng.

Điều 47. Vận chuyển hàng đặc biệt phải sử dụng xe chuyên dùng hoặc phương tiện vận chuyển chuyên dùng. Trường hợp sử dụng phương tiện khác do Tổng giám đốc (Giám đốc) tổ chức tín dụng quyết định và quy định quy trình vận chuyển, bảo vệ, các biện pháp đảm bảo an toàn tài sản.

Trường hợp đột xuất hoặc khối lượng vận chuyển và giá trị tài sản lớn, vận chuyển đường dài, phải thuê phương tiện khác như: máy bay, tàu hoả, tàu biển do Thống đốc Ngân hàng Nhà nước (đối với tài sản của Ngân hàng Nhà nước) hoặc Tổng giám đốc (Giám đốc) tổ chức tín dụng quyết định.

Điều 48.

1. Hàng đặc biệt khi vận chuyển phải được đóng gói, niêm phong.

2. Những người tổ chức và tham gia vận chuyển phải tuyệt đối giữ bí mật về thời gian, hành trình, loại hàng, khối lượng, giá trị, phương tiện vận chuyển.

3. Người không có nhiệm vụ không được đi trên phương tiện vận chuyển hàng đặc biệt.

Điều 49. Phải tổ chức vận chuyển hàng đặc biệt vào ban ngày (trừ trường hợp đặc biệt như vận chuyển bằng tàu hoả, máy bay...), tránh giao nhận hàng vào ban đêm.

Vận chuyển đường dài, cần nghỉ dọc đường không đỗ xe ở nơi đông người. Trường hợp nghỉ trên đường qua đêm, phải đưa xe hàng vào trụ sở Ngân hàng Nhà nước, tổ chức tín dụng hoặc đơn vị công an để có điều kiện đảm bảo an toàn, phối hợp bố trí trực canh gác xe hàng hoặc gửi hàng vào bảo quản trong kho tiền.

Điều 50. Chi nhánh Ngân hàng Nhà nước, tổ chức tín dụng nhận được thông báo xe vận chuyển hàng đặc biệt của ngành Ngân hàng có sự cố trên tuyến đường của địa phương mình, phải chủ động liên lạc, phối hợp với cơ quan cảnh sát, cùng lực lượng của xe vận chuyển có biện pháp đảm bảo an toàn tài sản. Trường hợp cần thiết, phải đề nghị Uỷ ban nhân dân địa phương phối hợp và có trách nhiệm xử lý kịp thời những sự cố xảy ra.

Điều 51. Khi hàng đặc biệt vận chuyển đến nơi nhận, đơn vị nhận hàng phải huy động lực lượng lao động trong đơn vị tiếp nhận hàng nhanh nhất (kể cả ngoài giờ làm việc hoặc ngày nghỉ) đưa hàng vào kho tiền bảo quản an toàn.

Điều 52.

1. Khi vận chuyển hàng đặc biệt phải có đủ lực lượng điều khiển phương tiện, áp tải, bảo vệ.

Xe vận chuyển hàng đặc biệt của Ngân hàng Nhà nước, do cảnh sát có vũ trang bảo vệ; tuỳ theo khối lượng, giá trị và tính chất của mỗi chuyến hàng mà ngân hàng bàn bạc, thống nhất với đơn vị cảnh sát để quyết định số lượng người đi bảo vệ, đảm bảo có ít nhất hai cảnh sát bảo vệ cho một xe hàng đặc biệt.

2. Người áp tải hàng đặc biệt là người chỉ huy chung trên đường vận chuyển, chịu trách nhiệm đảm bảo an toàn hàng đặc biệt; tổ chức thực hiện việc giao nhận, vận chuyển, bảo vệ theo đúng những quy định tại Chế độ này.

Trường hợp khối lượng, giá trị hàng đặc biệt vận chuyển lớn phải tổ chức thành đoàn xe, có một số người áp tải, thì Giám đốc chỉ định một cán bộ áp tải làm trưởng đoàn.

Điều 53. Lực lượng bảo vệ hoặc cảnh sát bảo vệ hàng đặc biệt có trách nhiệm: có phương án bảo vệ hàng, người và phương tiện từ khi bắt đầu nhận hàng đến khi giao hàng xong và trở về trụ sở cơ quan an toàn; chấp hành đúng quy định trong vận chuyển theo chế độ này; xử lý các trường hợp cụ thể xảy ra, không để xe bị kiểm tra, khám xét dọc đường. Khi xảy ra sự cố mất an toàn, phải trực tiếp chiến đấu và phân công các thành viên trong đoàn cùng phối hợp bảo vệ người, hàng đặc biệt và phương tiện.

Điều 54. Người điều khiển phương tiện chịu trách nhiệm về kỹ thuật của phương tiện vận chuyển; chấp hành đúng quy định vận chuyển hàng đặc biệt theo Chế độ này; chấp hành luật lệ giao thông; chủ động xin giấy ưu tiên hoặc mua vé qua cầu, phà nhanh chóng.

Điều 55. Đơn vị tổ chức vận chuyển hàng đặc biệt phải mở sổ theo dõi từng chuyến hàng, từ bố trí nhân lực, phương tiện, lịch trình vận chuyển.

Chương 6:

KIỂM TRA, KIỂM KÊ, BÀN GIAO, XỬ LÝ THỪA THIẾU TIỀN MẶT, TÀI SẢN QUÝ, GIẤY TỜ CÓ GIÁ

MỤC I. KIỂM TRA, KIỂM KÊ, BÀN GIAO TIỀN MẶT, TÀI SẢN QUÝ, GIẤY TỜ CÓ GIÁ

Điều 56. Định kỳ kiểm tra, kiểm kê như sau:

1. Kiểm tra toàn diện công tác đảm bảo an toàn kho quỹ và tổng kiểm kê tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá mỗi năm 2 lần, thời điểm 0 giờ ngày 01 tháng 01 và ngày 01 tháng 7.

2. Kiểm kê Quỹ dự trữ phát hành và các tài sản khác bảo quản trong kho tiền mỗi tháng 1 lần, thời điểm 0 giờ ngày 01 hàng tháng.

3. Kiểm kê tiền mặt thuộc Quỹ tổ chức tín dụng, Quỹ nghiệp vụ phát hành của chi nhánh Ngân hàng Nhà nước, giấy tờ có giá, tài sản quý vào cuối giờ làm việc hàng ngày.

4. Kiểm tra, kiểm kê đột xuất trong các trường hợp:

a. Khi thay đổi các thành viên giữ chìa khoá cửa kho tiền;

b. Khi thay đổi ổ khoá hoặc bị mất chìa khoá cửa kho tiền;

c. Khi nghi có kẻ gian xâm nhập kho tiền, quầy thu chi tiền mặt hoặc hàng đặc biệt vận chuyển trên đường; phát hiện có nhầm lẫn về tài sản trong khi xuất nhập kho tiền và thu chi tiền mặt;

d. Khi có lệnh hoặc văn bản kiểm tra kho tiền của cấp có thẩm quyền quy định tại khoản 2, 3, 4, 5 Điều 37 Chế độ này.

e. Kiểm tra việc kiểm đếm, tuyển chọn tiền mặt.

5. Giám đốc có quyền kiểm kê, tổng kiểm kê đột xuất tiền mặt, tài sản quỹ, giấy tờ có giá bất kỳ lúc nào.

Điều 57. Khi thay đổi một trong ba thành viên giữ chìa khoá cửa kho tiền (Giám đốc, Trường phòng kế toán, Thủ kho tiền) phải tiến hành bàn giao tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá. Tuỳ theo yêu cầu công việc, thời gian nghỉ, Giám đốc có thể quyết định bằng văn bản việc bàn giao từng phần hay toàn bộ tài sản.

Người nhận phải trực tiếp xem xét, kiểm tra, kiểm đếm, không được uỷ quyền cho người khác làm thay.

Điều 58. Khi thực hiện kiểm kê định kỳ theo quy định tại khoản 1, 2 Điều 56 của Chế độ này và các trường hợp bàn giao tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá phải có Quyết định của Giám đốc thành lập Hội đồng kiểm kê.

Mỗi lần tổ chức kiểm đếm tờ các loại tiền, giấy tờ có giá đã nhận theo bao, thùng tiền hay bó, túi tiền nguyên niêm phong, Giám đốc có Quyết định thành lập Hội đồng kiểm đếm tiền.

1. Thành phần của Hội đồng kiểm kê hay Hội đồng kiểm đếm tiền:

- Giám đốc: Chủ tịch Hội đồng

- Các uỷ viên: Trưởng phòng Kế toán (hoặc Kế toán trưởng), Trưởng phòng Tiền tệ - kho quỹ (Trưởng phòng Ngân quỹ), Kiểm soát trưởng (hoặc cán bộ kiểm soát).

Hội đồng trưng tập một số cán bộ giúp việc do Chủ tịch Hội đồng quyết định.

Hội đồng lập biên bản kiểm đếm hay biên bản kiểm kê và xử lý thừa, thiếu tài sản theo quy định hiện hành.

2. Trường hợp cần kiểm kê, kiểm tra đột xuất phải thành lập Hội đồng kiểm kê, thành phần Hội đồng do Thủ trưởng cấp quyết định kiểm tra, kiểm kê quy định, nhưng không được ít hơn thành phần quy định tại khoản 1 - điều này.

3. Việc kiểm kê cuối ngày do Giám đốc, Trưởng phòng Kế toán (hoặc Kế toán trưởng) thực hiện. Trường hợp vắng mặt không tham gia trực tiếp được thì từng thành viên nói trên có thể uỷ quyền cho cán bộ cấp phó hoặc người có trách nhiệm thay mình thực hiện việc kiểm kê. Giám đốc có thể huy động thêm một số cán bộ nhân viên giúp việc kiểm kê cuối ngày. Kiểm soát trưởng hay cán bộ làm công tác kiểm soát giám sát việc kiểm kê cuối ngày.

Điều 59.

1. Hội đồng kiểm kê Quỹ dự trữ phát hành, tài sản quý, giấy tờ có giá tại Kho tiền Trung ương định kỳ ngày 01 tháng 01 và ngày 01 tháng 7 gồm có các thành viên sau:

- Chủ tịch Hội đồng: Vụ trưởng Vụ Tổng kiểm soát;

- Các uỷ viên: Vụ trưởng Vụ Kế toán - Tài chính, Vụ trưởng Vụ Nghiệp vụ phát hành và kho quỹ.

Hội đồng được trưng tập một số cán bộ giúp việc do Chủ tịch Hội đồng quyết định.

2. Hội đồng kiểm kê của Vụ Nghiệp vụ phát hành và kho quỹ thực hiện kiểm kê Quỹ dự trữ phát hành, tài sản quý, giấy tờ có giá tại Kho tiền Trung ương thời điểm 0 giờ ngày 01 hàng tháng, gồm có các thành viên:

- Chủ tịch Hội đồng: Vụ trưởng Vụ Nghiệp vụ phát hành và kho quỹ hoặc Giám đốc Kho tiền Trung ương;

- Các uỷ viên: Trưởng phòng Kế toán, Trưởng phòng Nghiệp vụ Kho tiền, Kiểm soát viên.

Hội đồng được trưng tập một số cán bộ giúp việc do Chủ tịch Hội đồng quyết định.

MỤC II. XỬ LÝ THIẾU TIỀN MẶT, TÀI SẢN QUÝ, GIẤY TỜ CÓ GIÁ

Điều 60.

1. Trường hợp thiếu tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá theo Biên bản của Hội đồng kiểm đếm, Hội đồng kiểm kê theo quy định của Chế độ này, người có tên trên niêm phong bao, bó tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá phải bồi thường 100% giá trị tài sản thiếu. Nếu tái phạm thì tuỳ mức độ, phải chịu kỷ luật theo quy định hiện hành. Trường hợp nghiêm trọng sẽ bị xử lý theo pháp luật. Các trường hợp thừa tiền trong bó tiền được ghi thu nghiệp vụ cho ngân hàng có tên trên bó tiền.

2. Đối với từng tổ chức tín dụng: Tổng giám đốc (Giám đốc) tổ chức tín dụng căn cứ vào Khoản 1 - điều này để quy định trong hệ thống việc xử lý thừa, thiếu tờ trong các bó tiền đã giao nhận theo bó đủ 10 thếp nguyên niêm phong.

Điều 61. Các trường hợp phát hiện thiếu hoặc thừa tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá trong kho tiền, quầy giao dịch, trong quá trình vận chuyển, Giám đóc phải quyết định kiểm kê toàn bộ tài sản. Giám đốc, Trưởng phòng Kế toán, kiểm soát trưởng, Trưởng phòng tiền tệ phải trực tiếp xem xét, kiểm tra, lập biên bản, ghi sổ sách kịp thời và truy cứu trách nhiệm cá nhân của người được giao nhiệm vụ bảo quản tài sản, trách nhiệm của những người có liên quan để kịp thời thu hồi toàn bộ giá trị tài sản thiếu mất.

Những vụ thiếu, mất tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá có giá trị từ một triệu đồng trở lên hoặc các trường hợp thiếu, mất tiền mặt thuộc Quỹ dự trữ phát hành, phải điện báo cáo cấp trên theo hệ thống dọc (nếu có); tổ chức tín dụng báo cáo Chi nhánh Ngân hàng Nhà nước, chi nhánh Ngân hàng Nhà nước điện báo cáo Ngân hàng Nhà nước (Vụ Nghiệp vụ phát hành và kho quỹ) trong 24 giờ.

Những vụ mất tiền có dấu hiệu do kẻ gian đột nhập lấy cắp, cướp tài sản; do tham ô, lợi dụng (có yếu tố cấu thành tội phạm), phải giữ nguyên hiện trường báo cáo cơ quan Công an.

Điều 62. Trường hợp do sơ xuất trong giao nhận, đếm kiểm, bảo quản dẫn đến thiếu, mất tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá; qua xác minh không có biểu hiện tham ô, lợi dụng tài sản thì phải bồi thường toàn bộ thiệt hại và xử lý theo pháp luật hiện hành. Ngân hàng Nhà nước thành lập Hội đồng giải quyết việc bồi thường thiệt hại để xử lý trách nhiệm vật chất.

Điều 63. Giám đốc và những người có trách nhiệm quản lý, giám sát, bảo quản an toàn tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá, nếu không hoàn thành nhiệm vụ để xảy ra thiếu mất tiền trong kho quỹ hoặc để cán bộ thuộc quyền quản lý tham ô, lợi dụng, lấy cắp tài sản thì bị xử lý kỷ luật theo quy định của pháp luật; có liên đới trách nhiệm vật chất đến vụ mất tiền, mất tài sản thì phải bồi hoàn; trường hợp nghiêm trọng phải chịu trách nhiệm hình sự.

Điều 64.

1. Những cán bộ, nhân viên làm nhiệm vụ quản lý, bảo quản, vận chuyển tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá và chiến sĩ cảnh sát làm nhiệm vụ bảo vệ có thành tích xuất sắc, dũng cảm bảo vệ tài sản thì được khen thưởng.

2. Đối với cán bộ, nhân viên làm công tác kho quỹ, nếu tham ô, lợi dụng tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá thì phải bồi thường 100% giá trị tài sản thiếu và buộc thôi việc; trường hợp nghiêm trọng phải chịu trách nhiệm hình sự.

3. Những cán bộ, nhân viên làm công tác kho quỹ quy định ở Chế độ này được hưởng phụ cấp trách nhiệm; phụ cấp độc hại, nặng nhọc; bồi dưỡng độc hại bằng hiện vật; trang bị phương tiện bảo vệ cá nhân... theo quy định của Nhà nước và của ngành.

Điều 65. Chi nhánh Ngân hàng Nhà nước, tổ chức tín dụng tổ chức tổng kết hàng năm về công tác an toàn kho quỹ. Báo cáo của tổ chức tín dụng gửi về chi nhánh Ngân hàng Nhà nước trên địa bàn và tổ chức tín dụng cấp trên (nếu có). Chi nhánh Ngân hàng Nhà nước, tổ chức tín dụng tổng hợp báo cáo gửi Ngân hàng Nhà nước.

Chương 7:

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 66.

1. Vụ trưởng Vụ Nghiệp vụ phát hành và kho quỹ có trách nhiệm hướng dẫn và kiểm tra thực hiện Chế độ này.

2. Vụ trưởng Vụ Tổng kiểm soát chịu trách nhiệm hướng dẫn kiểm soát việc tổ chức thực hiện trong hệ thống Ngân hàng Nhà nước. Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc (Giám đốc) tổ chức tín dụng tổ chức công tác kiểm soát việc tổ chức thực hiện trong hệ thống.

3. Chánh thanh tra Ngân hàng Nhà nước có trách nhiệm triển khai công tác thanh tra việc tổ chức thực hiện của tổ chức tín dụng.

Điều 67. Việc giao nhận tiền mặt giữa chi nhánh Ngân hàng Nhà nước hay tổ chức tín dụng với Kho bạc Nhà nước và ngược lại thực hiện giống như việc giao nhận tiền mặt giữa chi nhánh Ngân hàng Nhà nước với tổ chức tín dụng quy định tại Chế độ này.

Tiếng Anh (English)

THE STATE BANK -------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIET NAM Independence - Freedom - Happiness ------------
No: 269/2001/QD-NHNN	Hanoi, April 01, 2001

DECISION

PROMULGATING THE REGIME OF DELIVERY, RECEPTION, CUSTODY AND TRANSPORTATION OF CASH, PRECIOUS ASSETS, VALUABLE PAPERS

THE STATE BANK GOVERNOR

Pursuant to Vietnam State Bank Law No. 01/1997/QH10 of December 12, 1997 and Credit Institution Law No. 02/1997/QH10 of December 12, 1997;
Pursuant to the Government’s Decree No. 15/CP of March 2, 1993 on the tasks, powers and State management responsibilities of the ministries and ministerial-level agencies;
Pursuant to the Government’s Decree No. 81/1998/ND-CP of October 1, 1998 on printing, minting, keeping, transporting and destroying banknotes and coins; transporting and keeping precious assets and valuable papers within the banking system;
Pursuant to the Government’s Decree No. 87/1998/ND-CP of October 31, 1998 on issuing, recovering and replacing bank notes and coins;
At the proposal of the director of the Department for Issuance and Treasury Operations,

DECIDES:

Article 1.- To promulgate together with this Decision the Regime on delivery, reception, custody and transportation of cash, precious assets, valuable papers.

Article 2.- This Decision takes implementation effect 15 days after its signing and replaces Decision No. 247/1999/QD-NHNN6 of July 14, 1999 of the State Bank Governor.

Article 3.- The director of the Office, the director of the Department for Issuance and Vault Operations, the director of the State Bank Transaction Bureau, the heads of the units under the State Bank, the directors of the State Bank branches in the provinces and centrally-run cities, the chairmen of the Managing Boards and the general directors (directors) of the credit institutions, and the concerned units shall have to implement this Decision.

...

...

...

STATE BANK GOVERNOR




Le Duc Thuy

REGIME

ON DELIVERY, RECEPTION, CUSTODY AND TRANSPORTATION OF CASH, PRECIOUS ASSETS, VALUABLE PAPERS
(Issued together with Decision No. 269 of April 1, 2002 of the State Bank Governor)

Chapter I

GENERAL PROVISIONS

Article 1.- This Regime shall apply to:

1. The State Bank branches, the State Bank Transaction Bureau (hereinafter called State Bank branches), the Central Vault.

2. The credit institutions operating under the Credit Institution Law and licensed by the State Bank.

...

...

...

Article 2.- In this Regime, the following terms and phrases shall be construed as follows:

1. Cash: Banknotes and coins, issued by the State Bank of Vietnam.

2. Precious assets: Foreign currencies, precious metals, precious stones and other kinds of precious assets.

3. Valuable papers: Payment money orders, notes, bonds and other types of valuable papers as prescribed by law.

Chapter II

TALLY, PACKING, DELIVERY AND RECEPTION OF CASH, PRECIOUS ASSETS, VALUABLE PAPERS

Section I. PROVISIONS ON PACKING, SEALING OF CASH, PRECIOUS ASSETS, VALUABLE PAPERS

Article 3.-

1. A bundle of banknotes includes 10 (ten) sheaves of banknotes of the same par value. A sheaf of banknotes contains 100 (one hundred) notes of the same par value.

...

...

...

3. A sack of banknotes contains 20 bundles of notes of the same par value.

4. A box of coins contains 10 bags of coins of the same par value.

Article 4.-

1. Banknote bundle seals: pre-printed with details, thin paper, of sizes suitable to each kind of money. Seals of banknote bundles of credit institutions have a specific paper color or ink color.

2. The seals of money bundles, bags, sacks and cans must be fully and clearly inscribed with the following details: The bank name; money type; money quantity (notes, bars, bundles, bags); money amounts; full names and signatures of the talliers and packers; the date of packing and sealing.

3. The persons whose names and signatures are inscribed on the seals must bear responsibility for the assets in the sealed money bundles, bags or sacks and/or boxes.

4. The State Bank’s regulation on sealing money bags, sacks and boxes:

a/ Lead-sealing for newly printed banknotes;

b/ Lead-sealing of seals for already circulated money.

...

...

...

1. Bundling and sealing of foreign currencies and valuable papers shall be effected like the bundling and sealing of cash.

2. The packing, tally, delivery and reception of assorted precious metals, precious stones and other precious assets shall be stipulated by the State Bank Governor in a separate document.

Section II. TALLY, DELIVERY AND RECEPTION OF CASH, FOREIGN CURRENCIES,
VALUABLE PAPERS

Article 6.-

1. All revenues and expenditures in cash, foreign currencies, valuable papers of the State Bank or credit institutions must be effected through the units’ funds.

2. Revenues and expenditures in cash, foreign currencies, valuable papers must be based on the accounting vouchers. Before effecting the collection and/or payment, the validity and legality of the accounting vouchers must be inspected.

Cash, foreign currencies and/or valuable papers flown in or spent out must be adequate and correct in the total money amounts (written in numerals and words) and correct in the time (day, month, year) inscribed on the accounting vouchers, the fund journal and fund book; the accounting vouchers must be signed by the money payers (or payees) and the cashiers or the vault keepers.

Article 7.- Each accounting voucher on revenue or expenditure in cash, foreign currencies, valuable papers of the State Bank must be accompanied with a list or a record on delivery and reception of cash, foreign currencies, valuable papers. The list shall be preserved for a period of two years.

Article 8.- Cash, foreign currencies and valuable papers, when collected or spent, must be tallied accurately.

...

...

...

The payees of cash, foreign currencies and/or valuable papers must re-tally them before leaving the payment counters of banks.

Article 9.-

1. All cash collections and payments of the State Bank’s branches and credit institutions with individuals, enterprises, organizations… (hereinafter called collectively the customers) must be effected with note tally (for banknotes) or bar tally (for coins) and in strict compliance with the professional process.

Credit institutions and customers may reach agreement on the application of the mode of collecting and receiving cash in sealed bags.

2. The general directors (directors) of credit institutions shall stipulate the procedures for cash revenues and expenditures with customers (even when new technologies are applied), the procedures for cash collection in sealed bags.

3. The director of the Department for Issuance and Treasury Operations shall stipulate the procedures for cash collection and payment applicable to the State Bank.

Article 10.-

1. The delivery and reception of cash by orders of transfer between the Central Vault; and State Bank branches and vice versa; between the Central Vaults and between the State Bank branches shall be effected with tally of money bundles with full 10 sheaves each, with intact seals.

Within 30 working days, the State Bank branches which receive the money must set up the Tally Councils which shall tally notes in the presence of the witnesses sent by the delivering units; in case of trusting the recipients, the delivering units shall authorize in writing the receiving units to organize the Tally Councils.

...

...

...

2. The delivery and reception of cash between State Bank branches and credit institutions and vice versa and between credit institutions in the same province or cities shall be effected with the tally of money bundles with full 10 sheaves each and intact seals.

In cases where credit institutions tally the received money amounts note by note, the Tally Councils must be set up and the tally must be completed within 15 working days to the witness of the persons sent by the delivering units; in case of trusting the receiving parties, the delivering parties shall authorize in writing the receiving parties to organize the Tally Councils.

3. Coins shall be delivered and received in bags with full 10 bars each, with intact seals as in the cases prescribed at Clauses 1 and 2 of this Article.

4. The newly printed banknotes of various sorts shall be delivered and received in sacks and boxes with intact lead-seals of the banks’ money printing factories for cases prescribed at Clauses 1 and 2 of this Article.

5. The cash delivery and reception within credit institutions shall be stipulated by the general directors (directors) of such credit institutions.

Article 11.-

1. All revenues and expenditures in foreign currencies between credit institutions and customers; between credit institutions; between State Bank branches and credit institutions shall be effected with tally of notes and in strict compliance with cash collection and payment procedures.

The delivery and reception of foreign currencies within credit institutions shall be stipulated by the general directors (directors) of such credit institutions.

2. The delivery and reception of valuable papers shall be effected as follows:

...

...

...

b/ The delivery and reception between the printing houses of banks and the central vault; between the central vaults and State Bank branches; between State Bank branches; and between central vaults shall be effected as follows:

- Newly printed valuable papers shall be delivered and received in sealed bags as for cash, or in sealed bundles (if not enough for a bag); the already circulated valuable papers shall be delivered and received in bundles with full 10 sheaves each and intact seals of the State Bank branches; in cases where a bundle is not enough with 1,000 notes, the delivery and reception shall be effected in notes.

The receiving State Bank branches must set up the Councils for Tallying Notes before making payment to credit institutions or customers.

- Valuable papers with expired circulation duration: To be delivered and received in bundles with intact seals of the State Bank branches or in notes (in case of being not enough 1,000 notes).

Chapter III

MANAGEMENT OF CASH, PRECIOUS ASSETS, VALUABLE PAPERS AND VAULTS

Article 12.- The directors of State Bank branches, the directors of central vaults, the directors of credit institutions (hereinafter called collectively the directors) shall be responsible for organizing the management, ensuring the safety and confidentiality of the total amounts of money, precious assets, valuable papers and operations of the vaults in their units. The directors shall manage and keep the key of one lock of the outer doors of the vaults; personally unlock and lock the doors to supervise the delivery, warehousing and custody of assets in the vaults.

Article 13.- The heads of the Accountancy Sections (or chief accountants) shall have to manage and supervise the delivery, warehousing and custody of assets in the vaults, having the tasks:

- To organize the accounting of cash, precious assets, valuable papers according to the accountancy and statistical regime; to guide and inspect the book opening and recording by the cashiers and the vault keepers;

...

...

...

- To examine and compare data on accounting books, the cashiers’ books, the vault keepers’ books to ensure the compatibility;

- To directly partake in the periodical or extraordinary inventories of assets in order to ensure the compatibility between the amounts actually left in vaults and those on accounting books, cashiers’ books, vault keepers’ books; sign the vault books for certification of the amounts actually left in the vaults, the books for monitoring each type of assets, the inventory books, vault cards.

- At the central vault, the head of the Accountancy Section of the Department for Issuance and Treasury Operations or the head of the Accountancy Section shall perform the tasks prescribed in this Article.

Article 14.- The vault keepers shall have to ensure absolute safety for all types of assets kept in the vaults.

1. The vault keepers shall have the tasks:

- To effect the delivery and warehousing of cash, precious assets and valuable papers in a precise, timely and adequate manner strictly according to the orders of the competent authorities, with proper and lawful accounting vouchers;

- To open vault books; books for monitoring each type of cash, each type of asset; vault cards; other necessary books; to record and keep books and papers fully, clearly and accurately;

- To organize the tidy and scientific arrangement of cash and assets in the vaults, ensuring vault hygiene;

- To manage and keep the key of one lock of the inner door of the vaults, preserving the assigned assets, locks at vault compartments and preservation means in the vaults (safes, iron cabinets).

...

...

...

Each central vault is staffed with a number of keepers: The keeper of the Issuance Reserve Fund, the keeper of the precious asset storehouse, the keeper of the valuable paper storehouse. Each keeper shall be accountable for the assets assigned to him/her and perform the tasks as provided for in Clause 1, this Article.

3. To assist the vault keepers in tallying, packing, loading and unloading, transportation of cash, precious assets and/or valuable papers, with a number of their assistants.

Article 15.-

1. The cashiers of the State Bank branches and the cashiers of the credit institutions shall have to ensure the absolute safety for money of all types in the operation fund, for foreign currencies and valuable papers; to the collection and payment of cash, foreign currencies and/or valuable papers strictly according to the proper and lawful accounting vouchers; manage and record fund books and other necessary books fully, clearly and accurately.

2. At the State Bank branches which have separate vaults for the custody of issuance operation fund, foreign currencies and valuable papers, the cashiers cum vault keepers shall preserve the assigned assets. For this case, the cashiers shall enjoy benefits like the vault keepers.

3. At the Vault Sections of credit institutions, which have one or several cashiers, each cashier shall bear responsibility for the assets assigned to him/her; among them, one shall be assigned to work also as a part-time or full-time vault keeper.

Article 16.- The heads of the Monetary- Vault Sections of the State Bank branches, the head of the Operation Section of the Central Vault or the heads of the Treasury Sections of the credit institutions shall have the tasks:

- To guide and inspect the managerial operation for vault safety;

- To organize the delivery, warehousing, custody and transportation of cash, precious assets and valuable papers according to regulations;

...

...

...

Article 17.- The vault controllers shall have the tasks to tally, select, pack, load and unload and transport cash, precious assets and valuable papers.

Article 18.- The vault security personnel shall have the tasks:

- To inspect on spot the conditions to ensure safety for the delivery, warehousing of vault assets as well as the loading, unloading and transportation to and fro on orders of competent authorities; to inspect the work on vault safety during the working hours;

- To control and supervise people working inside the vaults; to be entitled to inspect and check people moving into and out of vaults whenever there appear any doubts;

- To inspect the observance of regulations on entry into or exit from vaults;

- To propose to the directors measures for organizing the protection of safety in the vaults.

Where full-time vault security personnel cannot be arranged, the vault keepers shall work also as part-time security personnel.

Article 19.-

1. The vault keepers, cashiers and controllers of the State Bank branches and the central vault must be fully qualified for the posts prescribed by the State and shall be managed under the Regulation on State Bank officials and employees.

...

...

...

Article 20.- Spouses, fathers, mothers, offspring, blood brothers and sisters (including blood brothers and sisters of spouses) of the directors and deputy-directors shall not be arranged to work as cashiers or vault keepers. Persons of spousal, parental, offspring or fraternal ties must not participate in keeping the keys of vault doors, in inventory and tally of cash, precious assets and/or valuable papers or to work together on a vehicle or convoy carrying special commodities.

Article 21.- Provisions on authorization of members to participate in management of cash, precious assets, valuable papers and vaults

1. Directors may authorize in writing their deputies to perform the task of managing cash, precious assets, valuable papers and vaults for a given period of time. The authorized persons shall be answerable to the directors for the management of cash, precious assets, valuable papers, vaults according to this Regime and law provisions.

2. Heads of the Accountancy Sections may authorize in writing their deputies to represent them in managing cash, precious assets, valuable papers and vaults for a given period of time (the authorization documents are approved by the directors). The authorized persons shall be answerable to the section heads and directors for the management of assets and vaults according to this Regime and law provisions.

3. Whenever the vault keepers take leaves according to the prescribed regime, are absent for working missions, meetings or study, they must make written requests therefor and obtain the directors’ approval. The directors shall appoint in writing persons for substitution and organize the inventory and hand-over of assets. The substitutes shall have to keep secret and ensure absolute safety for assets and normal professional operations during the time they are assigned the tasks.

4. Upon the expiry of the authorization duration and the asset hand-over, the authorized persons must report on the work they have performed regarding the management of cash, precious assets, valuable papers and vaults to the authorizers. The authorized persons must not further authorize other persons.

The substitutes of vault keepers shall also observe the provisions in Clause 4 of this Article.

5. The general directors of credit institutions shall stipulate the authorization by the directors (of branches, Transaction Bureaus, representative offices… of the credit institutions) for the management of cash, precious assets, valuable papers and vaults in such special cases as the absence of leaders or the shortage of leading officials.

Chapter IV

...

...

...

Section I. ARRANGEMENT OF THE CUSTODY OF CASH, PRECIOUS ASSETS AND VALUABLE PAPERS AT TRANSACTION COUNTERS AND VAULTS

Article 22.-

1. Persons who are tasked to enter cash transaction counters or vaults must wear pocketless labor protective clothings or pocketless transaction uniforms.

2. Persons who have no tasks must not enter transaction counters or vaults.

3. The transaction counters and vaults must have internal regulations prescribed by the directors.

Article 23.-

1. At the end of every working day, the whole cash, precious assets and valuable papers must be kept in vaults.

The safe custody of cash, precious assets and valuable papers during noon breaks (if any) shall be stipulated by the general directors (directors).

2. All assets kept in vaults must be classified, tallied, packed and sealed in strict accordance with recipes, be arranged in a tidy and scientific manner.

...

...

...

4. Pending the construction of vaults, the credit institutions may keep cash, precious assets and valuable papers in iron safes adequately furnished with safety conditions. The director (or the head of Accountancy Section) and the cashier shall each manages and keeps the key of one lock of the iron safe. The general directors (directors) of the credit institutions shall specify the enhanced safekeeping of assets in this case for uniform application within the system.

Article 24.- The general directors (directors) of the credit institutions shall prescribe specific conditions and procedures for reception and delivery of assets to the customers; the specific responsibilities of concerned sections (accountancy, treasury) in order to ensure safety for assets at units which provide services for custody of precious objects and valuable papers or services for lease of iron safes and/or cabinets to Vietnamese or foreign organizations and/or individuals.

Section II. USE AND PRESERVATION OF VAULT KEYS

Article 25.- Each lock of the vault door, the vault compartment door, iron safe or cabinet must always have enough just two keys: one key for daily use and one for reserve. The key of the combination lock is a combination of codes and fixed key (if any).

Article 26.- Each keeper of the vault door key must safely keep the daily-use key in a separate safe placed at the working place in the agency’s office.

Article 27.-

1. The daily-use keys of iron cabinets, safes (if any) of a vault compartment shall be placed in a small iron box preserved in one of the iron safes placed in that vault compartment.

2. The vault compartment key and the key of the iron safe where the key box mentioned in Clause 1 of this Article is kept; the being used key of the iron safe, iron cabinet preserving assets at the transaction counters shall be kept like the being used keys of the vault door.

Article 28.-

...

...

...

2. The special cases (where various combination locks are used) of credit institutions shall be stipulated by the general directors (directors).

Article 29.- The sealing of reserve keys of the vault doors shall be witnessed, recorded and signed on the seals by the key keepers and controllers. The reserve key boxes shall be deposited in the vaults of the State Bank branches or other credit institutions right in the day. The units receiving the key box deposit shall have the task to keep the seals on the reserve key boxes in their vaults safe and intact.

The Central Vault shall deposit the reserve keys of the vault door into the vault of the nearest State Bank branch. The State Bank branches shall deposit the reserve keys at the vaults of the State-run credit institutions.

The vault door reserve key box has two locks, each of which shall be managed by the vault director and keeper; the keys shall be preserved like the vault door keys being in use.

Article 30.- The reserve keys of vault compartments, iron safes and cabinets shall be sealed according to the procedures applicable to the reserve keys of the vault doors, and kept at the directors’ safes.

Article 31.- The reserve key boxes shall be opened only in the following cases:

1. The daily-use keys are lost or the vault doors must be opened in emergency circumstances while the key keepers are absent.

2. The reserve keys of new locks are additionally deposited or combinations are changed.

3. The reserve keys of replaced locks are withdrawn.

...

...

...

The opening of reserve key boxes must be witnessed directly by the director, the Accountancy Section head, the vault keeper and the controller. The opening of reserve key boxes in cases prescribed in Clauses 1, 2 and 3 of this Article must be approved in writing by the directors.

Article 32.- The duplication or copying of keys is strictly forbidden. Where the vault door locks or keys are out of order and must be repaired or replaced, the written approval of the director is required. The repair or replacement must be undertaken by locksmiths of the bank or of the bank engineering company to the witness of the key keepers or their authorized persons. It is absolutely forbidden to hire outside locksmiths to repair locks or cut keys of the vaults.

Article 33.- Those officials who are tasked to preserve and use keys shall have to keep secret and safe the assigned keys.

1. Not to mislay, lose or damage the keys. Absolutely not to let other persons watch, hold or keep the keys.

2. Not to bring keys out of the agencies’ offices.

3. Where the daily-use keys are lost, the persons at fault must immediately report thereon in writing to the directors, clearly stating the key-loss reasons, time and places. If the keys of the vault doors are lost, the directors must immediately report thereon to the police office of the same level and the superior bank. Then, the record on the key loss shall be made and the procedures shall be carried out to take the reserve key for use. The lock replacement must be carried out quickly within 36 hours.

Article 34.- It is absolutely forbidden to let happen the situation that due to personnel transfer or any other reasons, all keys of the locks of the vault doors fall in turn into the hand of one person. In cases where such situation occurs (which is considered that the secrets of all locks of the vault doors are disclosed, the keys thereof are lost), the directors shall have to bear the responsibility as they have themselves disclosed the secrets or lost the vault door keys.

Article 35.- Keys of vault doors, vault compartments, iron safes, cabinets..., which are not kept strictly according to the provisions of this Regime, shall be considered having their secrets disclosed. Upon the disclosure of key secrets, locks or combinations must be replaced or changed. Persons who disclose key secrets or lose keys must make serious self-criticism and pay the expenses for lock replacement; must be administratively disciplined or handled according to the provisions of law.

Article 36.- In cases of urgency, if one or two key keepers are not present, the directors shall permit the use of reserve key; if it is extremely urgent, the directors shall permit the breaking of doors to save the assets and promptly report thereon to the superior bank.

...

...

...

Article 37.- Subjects are allowed to enter vaults while on official duties:

1. Directors and members with responsibility to keep keys of the vault doors.

2. The State Bank Governor, deputy-governors, who inspect vaults within the banking service.

3. Chairmen of the Managing Boards, the general directors of credit institutions, who inspect vaults within the system.

4. The director of the Department for Issuance and Vault Operations enter vaults of the State Bank’s system to perform the assigned tasks.

Officials who are permitted in writing by the State Bank Governor to enter for inspection of vaults within the banking service. Officials who are permitted in writing by the general directors of credit institutions to inspect vaults of the credit institutions.

5. The directors of the State Bank branches, officials who are permitted in writing by the State Bank branch directors to inspect vaults of the credit institutions in the provinces or centrally-run cities.

6. The controllers who enter the vaults to supervise the delivery and warehousing of assets; to inspect the vaults under the working plans already approved by the directors.

7. Officials and employees, who are assigned the task to organize and carry out the loading and unloading, transportation of assets preserved in vaults.

...

...

...

9. Supervisory officials and technicians, workers performing the tasks of repairing, installing, maintaining equipment and locks in vaults, who make written requests approved by the directors who permit the entry into vaults.

Article 38.- Cases of permitted entry into vaults:

1. To execute orders, bills on delivery or warehousing of cash, precious assets and/or valuable papers.

2. To deposit cash of the operation fund, foreign currencies and/or valuable papers into vaults for custody, or deliver them for daily use.

3. To inspect vaults in the cases prescribed at Clauses 2, 3, 4 and 5 of Article 37 of this Regime, to inventory assets and other cases of periodical or extraordinary inspection as provided for in Article 56 of this Regime.

4. To clean, carry out loading and unloading or swaps in vaults;

5. To repair, install and check equipment in vaults;

6. To rescue assets in vaults in emergency cases.

7. To deliver and warehouse assets in the performance of precious object-keeping services; to deliver and warehouse special commodities of the State Bank or other credit institutions, which have been deposited overnight.

...

...

...

Article 40.-

1. Before unlocking, the vault security personnel, members keeping the vault keys must carefully observe the outside appearance of the vault locks and doors.

a/ If finding signs of doubt, such doubt must be fully recorded before opening the locks;

b/ If finding traces of intruding into vaults by evildoers, the scene must be kept intact for police to consider and make record; then unlocking the door to enter the vault.

2. Before exiting the vaults:

a/ Checking objects to be taken out of the vaults;

b/ Re-checking the security equipment systems;

c/ The vault keeper and security personnel must make the final examination before closing the vault door.

Section IV. GUARDING, PROTECTING VAULTS, TRANSACTION COUNTERS

...

...

...

Article 42.- The vaults must be constantly guarded and protected to ensure safety for 24 hours/day. The State Bank and credit institutions shall closely coordinate with local police forces in working out plans for protection of vaults.

Vaults of the State Bank branches, the Central Vaults shall be protected by police forces.

Article 43.- Persons tasked to protect vaults must bear responsibility for the vault safety within their assigned scopes.

Chapter V

TRANSPORTATION OF SPECIAL COMMODITIES

Article 44.- The special commodities prescribed in this chapter shall include cash, precious assets and valuable papers.

The organization of transportation of special commodities must follow the process, starting from the time of receiving, packing and sealing assets and preserving means; loading onto vehicles; transportation en route, arrival at the reception place; delivery of commodities, to the completion of all delivery and reception procedures.

Article 45.-

1. The Department for Issuance and Vault Operations has the task of organizing the transportation of special commodities from the money printing plants, airports, seaports and/or railway stations to the central vault; from the central vault to the State Bank branches and vice versa, between central vaults, and between State Bank branches.

...

...

...

3. The general directors (directors) of the credit institutions shall prescribe the competence to issue orders on cash transfer between branches and stipulate the transportation of special commodity within the system.

Article 46.- Upon the delivery, reception and transportation of special commodities, the persons who escort the commodities must get the letter of authorization from the competent authorities. For the transportation of foreign currencies abroad for deposit into accounts, the escorts must get the letter of attorney from the State Bank governor (for the State Bank’s foreign currencies) or the general directors (directors) of credit institutions.

Article 47.- The transportation of special commodities requires the use of special-use vehicles or special-use transport means. Where other means are used, such must be decided by the general directors (directors) who shall stipulate the process of transportation, protection and measures to ensure safety for the property.

In unexpected cases or where the transported volume and property values are big and the transportation is carried on long distances, requiring the rent of other means such as airplanes, trains, sea-going ships, it must be decided by the State Bank governor (for the State Bank’s property) or the general directors (directors) of credit institutions.

Article 48.-

1. Special commodities, when transported, must be packed and sealed.

2. The persons who organize and participate in the transportation must absolutely keep secret the time, itinerary, type of commodity, volume, value, transport means.

3. Persons who have no responsibility must not travel on means used for the transportation of special commodities.

Article 49.- The transportation of special commodities must be conducted in broad daylight (except for special cases like the transportation by rail, by air…), avoiding the delivery and reception of commodities at night.

...

...

...

Article 50.- Upon receiving the notices that the vehicles carrying special bank commodities are hit with incidents on the routes in their respective localities, the State Bank branches and/or credit institutions must take initiative in contacting and coordinating with the police offices as well as the forces of the transport vehicles to work out measures to ensure the property safety. In case of necessity, they must request the local People’s Committees to coordinate and have the responsibility to handle the incidents in time.

Article 51.- When the special commodities arrive at the reception places, the commodity-receiving units must mobilize their labor forces to receive the commodities in the quickest manner (even beyond the working hours or holidays and put them into vault for safe custody.

Article 52.-

1. For the transportation of special commodities, a full force of means operators, escorts and security personnel is required.

Vehicles carrying special commodities of the State Bank must be protected by armed police; depending on the volume, value and nature of each commodity shipment, the bank shall discuss and agree with the police units on the number of guards, ensuring that a vehicle carrying special commodities must be protected by at least two armed policemen.

2. The persons who escort special commodities shall be the general commanders throughout the course of transportation, having the responsibility to ensure safety for the special commodities and organize the delivery, reception, transportation and protection strictly according to the provisions in this Regime.

Where the volume and value of the transported special commodities are great, requiring the organization of convoys and a number of escorts, the directors shall appoint one escorting official to be the head of the convoy.

Article 53.- The security or police forces protecting the special commodities shall have the responsibility: to work out plans for the protection of commodities, people and means right from the time of taking the commodities to the time of completing the commodity delivery and returning to the offices safely; to strictly abide by the regulations in transportation under this Regime; handle specific circumstances upon their occurrence, not letting vehicles be inspected, checked en route. Upon the occurrence of incidents of unsafety, they must fight against and assign members in the convoy to coordinate in protecting people, special commodities and means.

Article 54.- The means operators shall take responsibility for the technical conditions of the transport means; strictly abide by the regulations on transportation of special commodity according to this Regime; abide by the traffic rules; take initiative in applying for priority papers or buying bridge or ferry toll tickets for quick crossing.

...

...

...

Chapter VI

EXAMINATION, INVENTORY, HAND-OVER, DEFICIT OR SURPLUS HANDLING OF CASH, PRECIOUS ASSETS, VALUABLE PAPERS

Section I. EXAMINATION, INVENTORY AND HAND-OVER OF CASH, PRECIOUS ASSETS, VALUABLE PAPERS

Article 56.- Conducting periodical examination and inventory as follows:

1. Conducting the comprehensive examination of the work of ensuring safety for vaults and the general inventory of cash, precious assets and valuable papers twice a year at 00.00 hrs of January 1 and July 1.

2. Inventorying the issuance reserve fund and other assets kept in vaults, once a month at 00.00 hrs on the first day of every month.

3. Inventorying cash of the credit institution funds, Issuance Operation funds of the State Bank branches, valuable papers and precious assets at the end of every working day.

4. Conducting unexpected examination and inventory in the following cases:

a/ The keepers of the vault door key are replaced;

...

...

...

c/ There appear doubts that evil doers have intruded into vaults, cash collection and payment counters or transported special commodities en route; mistakes are detected in vault delivery or deposit and cash collection and payment;

d/ There are orders or documents on examination of vaults, issued by competent authorities prescribed in Clauses 2, 3, 4 and 5, Article 37 of this Regime.

e/ Cash tally and/or sorting are examined.

5. The directors are entitled to conduct unexpected inventories and general inventories of cash, precious assets and/or valuable papers at any time.

Article 57.- When one of the three keepers of the vault door keys (the director, the Accountancy Section head and the vault keeper) is replaced, the hand-over of cash, precious assets and valuable papers must be carried out. Depending on the work requirements and rest time, the director may decide in writing the partial or complete hand-over of assets.

The receivers must personally examine, inspect, tally the assets and must not authorize other persons to do such instead.

Article 58.- For periodical inventories as provided for in Clauses 1 and 2, Article 56 of this Regime and for cases of hand-over of cash, precious assets and/or valuable papers, there must be decisions of the directors on setting up the inventory councils.

Upon each tally of assorted banknotes and/or valuable papers, which have been received in sacks, boxes, bundles or bags of money, with intact seals, the director shall issue a decision to set up the money tally council.

1. The composition of an Inventory Council or a Money Tally Council:

...

...

...

- Members: The Accountancy Section head (or chief accountant), the Money- Vault Section head (or the Treasury Section head), the chief controller (or controller).

The Council shall requisition a number of assisting officials to be decided by the Council chairman.

The Council shall make the tally records or inventory records and handle the asset surplus or deficit according to current regulations.

2. Where unexpected inventory or inspection is needed, the Inventory Council must be set up; the composition of the Council shall be prescribed by the head of the agency deciding the examination and inventory, but must not be smaller than the composition stipulated in Clause 1, this Article.

3. The day-end inventory shall be effected by the director, the Accountancy Section head (or chief accountant). In case of his/her absence, thus being unable to directly participate therein, every of the above-mentioned members may authorize his/her deputy or competent person to effect the inventory. The director can additionally mobilize a number of officials and employees to assist in the day-end inventory. The chief controller or controllers shall supervise the day-end inventory.

Article 59.-

1. The Council which inventories the issuance reserve fund, precious assets and valuable papers in the central vault periodically on January 1 and July 1 is composed of the following:

- The Council chairman: The director of the General Control Department;

- Members: The director of the Finance-Accountancy Department, the director of the Department for Issuance and Treasury Operations.

...

...

...

2. The Inventory Council of the Issuance and Treasury Operations Department shall inventory the issuance reserve fund, the precious assets and valuable papers in the Central Vault at 00.00 hrs on the first day of every month, consisting of the following members:

- The Council chairman: The director of the Issuance and Treasury Operations Department or the director of the Central Vault;

- Members: The Accountancy Section head, the Vault Operation Section head, the controller.

The Council may requisition a number of assistants to be decided by the Council chairman.

Section II. HANDLING CASH, PRECIOUS ASSET, VALUABLE PAPER SURPLUS OR DEFICIT

Article 60.-

1. In case of deficit of cash, precious assets and/or valuable papers according to the records made by the Tally Council or the Inventory Council as provided for in this Regime, the persons having their names inscribed on the seals of the sacks, bundles of cash, precious assets or valuable papers shall have to compensate 100% of the value of the deficit assets. If recommitting the violations, they shall be disciplined according to current regulations, depending on the seriousness of their violations. In case of serious violations, the violators shall be handled according to law. The surplus notes in note bundles shall be credited for the banks whose names being inscribed on the note bundles.

2. For each credit institution: The general director (director) of the credit institution shall base on Clause 1 of this Article to stipulate the handling of surplus or deficit of banknotes in the note bundles already delivered with full 10 sheaves each and intact seals.

Article 61.- Where the surplus or deficit of cash, precious assets and valuable papers are detected in vaults, at transaction counters or in the course of transportation, the directors shall have to decide to inventory the entire assets. The director, the Accountancy Section head, the chief controller and the Monetary Section head shall have to directly consider, examine, make records on, record books in time and examine personal liability of persons tasked to preserve the assets, liability of relevant persons in order to recover in time the total value of the lost or deficit assets.

...

...

...

For cases of money loss, which show signs of intrusion by evildoers to rob assets, embezzlement or misappropriation (with criminal elements), the scenes must be kept intact and the cases must be reported to the police offices.

Article 62.- Where the deficit or loss of cash, precious assets and/or valuable papers is caused due to carelessness in delivery, reception, tally and/or preservation and no sign of embezzlement or misappropriation of assets is found through verification, the violators must compensate for the entire damage and be handled according to current law. The State Bank shall set up the damage compensation council to handle the material liability.

Article 63.- The director and the persons having the responsibility to manage, supervise and safely preserve cash, precious assets and valuable papers, if failing to fulfill their tasks and letting the deficit or loss of money in the vaults or letting officials under their management embezzle, misappropriate or steal assets, shall be disciplined according to law provisions; if bearing joint material responsibility for the loss of money, they have to compensate therefor; in case of serious violations, they shall have to bear penal liability.

Article 64.-

1. Officials and employees, who perform the tasks of managing, preserving and/or transporting cash, precious assets and valuable papers and policemen who perform the task of protection, if recording outstanding achievements and/or courageously protecting the assets, shall be commended and/or rewarded.

2. Officials and employees who are engaged in vault work, if embezzling or misappropriating cash, precious assets and/or valuable papers, shall have to compensate 100% of the value of the deficit assets and be sacked; in case of serious violations, they must bear penal liability.

3. Officials and employees performing the vault work prescribed in this Regime shall be entitled to enjoy responsibility allowance, hazard allowance, heavy work allowance; hazard supports in kind; be equipped with personal protection devices… according to the regulations of the State and branches.

Article 65.- The State Bank branches and credit institutions shall organize annual reviews of the vault safety work. The reports of credit institutions shall be addressed to the State Bank branches in the localities and the superior credit institutions (if any). The State Bank branches and credit institutions shall make sum-up reports and send them to the State Bank.

Chapter VII

...

...

...

Article 66.-

1. The director of the Issuance and Treasury Operations Department shall have to guide and inspect the implementation of this Regime.

2. The director of the General Control Department shall have to guide the control of the organization of implementation thereof within the State Bank system. The chairmen of the Managing Boards, the general directors (directors) of the credit institutions shall organize the control of the organization of implementation within the system.

3. The State Bank chief inspector shall have to deploy the work of inspection of the organization of implementation by the credit institution.

Article 67.- The delivery and reception of cash between State Bank branches or between credit institutions and the State Treasury and vice versa shall comply with the provisions on delivery and reception of cash between State Bank branches and credit institutions prescribed in this Regime.

STATE BANK GOVERNOR




Le Duc Thuy