Quyết định 1789/2005/QĐ-NHNN Chế độ chứng từ kế toán ngân hàng

• Số hiệu: 1789/2005/QĐ-NHNN
• Loại văn bản: Quyết định
• Nơi ban hành: Ngân hàng Nhà nước
• Người ký: Vũ Thị Liên
• Ngày ban hành: 12/12/2005

NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC ******	CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ********
Số: 1789/2005/QĐ-NHNN	Hà Nội, ngày 12 tháng 12 năm 2005

QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH CHẾ ĐỘ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN NGÂN HÀNG

THỐNG ĐỐC NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC

Căn cứ Luật Ngân hàng Nhà nước Việt Nam số 01/1997/QH10 ngày 12/12/1997 và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Ngân hàng Nhà nước Việt Nam số 10/2003/QH11 ngày 17/6/2003;
Căn cứ Luật các Tổ chức tín dụng số 02/1997/QH10 ngày 12/12/1997 và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật các Tổ chức tín dụng số 20/2004/QH11 ngày 15/6/2004;
Căn cứ Luật Kế toán số 03/2003/QH11 ngày 17/6/2003;
Căn cứ Nghị định số 52/2003/NĐ-CP ngày 19/5/2003 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam;
Căn cứ Nghị định số 128/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chính Phủ quy định chi tiết và hướng dẫn một số điều của Luật Kế toán áp dụng trong lĩnh vực kế toán nhà nước.
Căn cứ Nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chính Phủ quy định chi tiết và hướng dẫn một số điều của Luật Kế toán áp dụng trong hoạt động kinh doanh;
Sau khi được Bộ Tài chính chấp thuận tại Công văn số 14015/BTC – CĐKT ngày 4/12/2005 của Bộ Tài chính;
Theo đề nghị của Vụ trưởng Vụ Kế toán - Tài chính,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này "Chế độ chứng từ kế toán ngân hàng".

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 15 ngày kể từ ngày đăng Công báo và thay thế các Quyết định số 321/QĐ-NH2 ngày 04/12/1996 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước về việc ban hành Chế độ chứng từ kế toán ngân hàng, tổ chức tín dụng và Quyết định số 308/QĐ-NH2 ngày 16/9/1997 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước về việc ban hành Quy chế về lập, sử dụng, kiểm soát, xử lý, bảo quản và lưu trữ chứng từ điện tử của các Ngân hàng và tổ chức tín dụng.

Điều 3. Chánh Văn phòng, Vụ trưởng Vụ Kế toán - Tài chính, Thủ trưởng các đơn vị thuộc Ngân hàng Nhà nước, Giám đốc Ngân hàng Nhà nước chi nhánh tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Chủ tịch Hội đồng quản trị và Tổng Giám đốc (Giám đốc) các tổ chức tín dụng, tổ chức khác không phải là tổ chức tín dụng có hoạt động ngân hàng chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

Nơi nhận: - Như Điều 3 (để thực hiện); - Ban lãnh đạo NHNN (để b/c); - VPCP (2 bản); - Bộ Tư pháp (để kiểm tra); - Bộ Tài chính; - Lưu VT, Vụ PC, Vụ KT-TC (CĐTH).

KT.THỐNG ĐỐC PHÓ THỐNG ĐỐC Vũ Thị Liên

CHẾ ĐỘ

CHỨNG TỪ KẾ TOÁN NGÂN HÀNG
(Ban hành kèm theo Quyết định số 1789/2005/QĐ-NHNN ngày 12/12/2005 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam)

I - NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Chế độ này quy định về nội dung, phương pháp lập, ký, kiểm soát, luân chuyển, quản lý và sử dụng chứng từ kế toán ngân hàng.

Chứng từ kế toán ngân hàng là những giấy tờ, vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán ngân hàng.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

1. Ngân hàng Nhà nước, tổ chức tín dụng, tổ chức không phải là tổ chức tín dụng có hoạt động ngân hàng (sau đây gọi chung là ngân hàng).

2. Các tổ chức và cá nhân (sau đây gọi chung là khách hàng) có sử dụng chứng từ kế toán ngân hàng trong quan hệ giao dịch với ngân hàng.

Điều 3. Hình thức và mẫu chứng từ kế toán ngân hàng

1. Chứng từ kế toán ngân hàng được thể hiện bằng hình thức chứng từ giấy hoặc chứng từ điện tử.

2. Mẫu chứng từ kế toán ngân hàng bao gồm:

a. Các mẫu chứng từ kế toán do Bộ Tài chính quy định áp dụng chung cho các đơn vị kế toán, cụ thể:

- Các đơn vị thuộc ngân hàng nhà nước: thực hiện theo mẫu chứng từ kế toán áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp.

- Các tổ chức tín dụng và tổ chức không phải là tổ chức tín dụng có hoạt động ngân hàng: thực hiện theo mẫu chứng từ kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp.

b. Các mẫu chứng từ kế toán mang tính đặc thù của ngành ngân hàng (chứng từ liên quan đến thanh toán, tín dụng và nghiệp vụ thu chi tài chính thuộc hoạt động ngân hàng) do Ngân hàng Nhà nước quy định. Danh mục, biểu mẫu các chứng từ kế toán mang tính đặc thù của ngành ngân hàng được quy định trong các văn bản khác.

Điều 4. Chứng từ hợp pháp, hợp lệ

Chứng từ kế toán ngân hàng hợp pháp, hợp lệ là chứng từ được lập theo đúng quy định của pháp luật về kế toán và các quy định tại Điều 4, Điều 6 và Điều 7 Chế độ này. Thông tin, số liệu trên chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lệ là căn cứ để ghi sổ kế toán ngân hàng.

II- NHỮNG QUY ĐỊNH CỤ THỂ

Điều 5. Nội dung của chứng từ kế toán ngân hàng

1. Chứng từ kế toán Ngân hàng phải có các nội dung chủ yếu sau đây:

a. Tên và số hiệu của chứng từ ;

b. Ngày, tháng, năm lập chứng từ ;

c. Tên, địa chỉ, số Chứng minh nhân dân/Hộ chiếu, số hiệu tài khoản của người trả (hoặc chuyển) tiền và tên, địa chỉ của ngân hàng phục vụ người trả (hoặc người chuyển) tiền;

d. Tên, địa chỉ, số Chứng minh nhân dân/Hộ chiếu, số hiệu tài khoản của người thụ hưởng số tiền trên chứng từ và tên, địa chỉ của ngân hàng phục vụ người thụ hưởng;

đ. Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

e. Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền phải ghi bằng số và bằng chữ;

g. Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người liên quan đến chứng từ kế toán. Đối với chứng từ có liên quan đến xuất, nhập kho quỹ, thanh toán chuyển khoản giữa các ngân hàng phải có chữ ký người kiểm soát (Kế toán trưởng, phụ trách kế toán) và người phê duyệt (Thủ trưởng đơn vị) hoặc người được ủy quyền.

2. Ngoài những nội dung chủ yếu của chứng từ kế toán quy định tại khoản 1 Điều này, các ngân hàng có thể bổ sung thêm những yếu tố khác tùy theo từng loại chứng từ. Trường hợp ngân hàng thực hiện các dịch vụ của ngân hàng bán lẻ, giao dịch một cửa… với các chứng từ thu, chi tiền mặt có giá trị trong hạn mức giao dịch viên được ủy quyền kiểm soát thì cuối ngày làm việc giao dịch viên phải lập Bảng kê các giao dịch phát sinh trong ngày, ghi rõ các thông tin về số lượng giao dịch đã phát sinh, số chứng từ, số tiền trên từng loại chứng từ và tổng số tiền thực tế đã thu, chi. Người kiểm soát (Trưởng phòng kế toán hoặc người được ủy quyền) phải kiểm tra, đối chiếu về sự khớp đúng giữa Bảng kê các giao dịch phát sinh trong ngày với các chứng từ phát sinh và số tiền thực tế đã thu, chi. Bảng kê các giao dịch phát sinh trong ngày được lập đúng trình tự, thủ tục và có đầy đủ chữ ký theo quy định được coi là chứng từ hợp pháp, hợp lệ và được dùng làm căn cứ ghi sổ kế toán.

3. Chữ viết và chữ số trên chứng từ kế toán ngân hàng được thực hiện theo đúng quy định của Luật Kế toán và của Chế độ này:

a. Chữ viết sử dụng trên chứng từ kế toán ngân hàng là tiếng Việt, ký tự chữ Việt trên chứng từ điện tử phải tuân thủ tiêu chuẩn bộ mã ký tự chữ Việt do Nhà nước quy định. Trường hợp phải sử dụng tiếng nước ngoài trên chứng từ kế toán thì phải sử dụng đồng thời tiếng Việt và tiếng nước ngoài.

Chứng từ kế toán phát sinh ở ngoài lãnh thổ Việt Nam ghi bằng tiếng nước ngoài, khi sử dụng để ghi sổ ở Việt Nam phải được dịch ra tiếng Việt. Các chứng từ ít phát sinh thì phải dịch toàn bộ chứng từ. Các chứng từ phát sinh nhiều lần thì phải dịch các nội dung chủ yếu theo quy định của Bộ Tài chính. Bản dịch chứng từ ra tiếng Việt phải đính kèm với bản chính bằng tiếng nước ngoài.

b. Chữ số sử dụng trên chứng từ kế toán ngân hàng là chữ số Ả-Rập: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm (.); khi còn ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị.

Điều 6. Chứng từ điện tử, điều kiện sử dụng chứng từ điện tử và giá trị chứng từ điện tử

1. Chứng từ điện tử dùng trong kế toán ngân hàng phải có đủ các nội dung quy định tại Điều 5 Chế độ này và phải được mã hóa bảo đảm an toàn dữ liệu điện tử trong quá trình sử dụng, xử lý truyền tin và lưu trữ. Chứng từ điện tử được chứa trong các vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán và các thiết bị lưu trữ khác.

2. Điều kiện sử dụng chứng từ điện tử:

a. Ngân hàng sử dụng chứng từ điện tử phải có các điều kiện sau:

- Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin và các thiết bị phù hợp đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng bảo quản và lưu trữ chứng từ điện tử;

- Có đội ngũ cán bộ thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu kỹ thuật để thực hiện quy trình lập, xử lý, sử dụng, bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử theo quy trình kế toán và thanh toán.

- Đáp ứng được các điều kiện quy định tại tiết b và tiết c khoản 2 Điều này.

b. Tổ chức, cá nhân sử dụng chứng từ điện tử để thực hiện giao dịch, thanh toán qua ngân hàng phải có văn bản đề nghị và thỏa thuận với ngân hàng (nơi mở tài khoản) về các điều kiện:

- Chữ ký điện tử của người đại diện theo pháp luật, người được ủy quyền của người đại diện theo pháp luật của tổ chức hoặc cá nhân sử dụng chứng từ điện tử và giao dịch thanh toán điện tử.

- Phương thức giao nhận chứng từ điện tử và kỹ thuật của vật mang tin.

- Cam kết về các hoạt động diễn ra do chứng từ điện tử của mình lập khớp, đúng quy định và phải chịu trách nhiệm về những thiệt hại xảy ra do vô tình hay cố ý để lộ chữ ký điện tử, dẫn đến bị kẻ gian lợi dụng.

c. Ngân hàng và khách hàng sử dụng chứng từ điện tử phải áp dụng các biện pháp bảo mật và bảo toàn dữ liệu, thông tin trong quá trình sử dụng và lưu trữ; phải có biện pháp quản lý, kiểm tra chống các hình thức lợi dụng khai thác, thâm nhập, sao chép, đánh cắp hoặc sử dụng chứng từ điện tử không đúng quy định. Chứng từ điện tử khi bảo quản phải được quản lý như tài liệu kế toán ở dạng nguyên bản mà nó được tạo ra, gửi đi hoặc nhận nhưng phải có đủ các thiết bị phù hợp để sử dụng khi cần thiết.

3. Việc chuyển đổi Chứng từ điện tử thành chứng từ giấy (hoặc ngược lại) để giao dịch, thanh toán phải thực hiện theo đúng quy định về lập, luân chuyển, kiểm soát, ký chứng từ kế toán ngân hàng; đảm bảo khớp đúng giữa chứng từ dùng làm căn cứ chuyển đổi và chứng từ được chuyển đổi và đảm bảo tính pháp lý của chứng từ. Trên chứng từ đã dùng làm căn cứ để chuyển đổi phải ghi ký hiệu "ĐCH" (đã chuyển hoá). Chứng từ sau khi đã dùng làm căn cứ để chuyển đổi chỉ còn giá trị lưu trữ để theo dõi, kiểm tra, không còn hiệu lực để giao dịch, thanh toán.

Điều 7. Lập chứng từ kế toán ngân hàng

1. Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động kinh doanh tiền tệ và dịch vụ ngân hàng, tiếp nhận và sử dụng nguồn vốn, kinh phí; các khoản thu, chi, trích lập và sử dụng các quỹ của ngân hàng v.v… đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán ngân hàng chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.

2. Tất cả các chứng từ kế toán ngân hàng (bao gồm chứng từ do ngân hàng lập và chứng từ do khách hàng lập) đều phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo các nội dung quy định trên mẫu.

3. Đối với séc, bắt buộc khách hàng phải lập trên mẫu séc in sẵn nhận ở ngân hàng nơi khách hàng mở tài khoản tiền gửi. Đối với các chứng từ chuyển tiền đến Kho bạc Nhà nước để nộp thuế, nộp ngân sách thì phải ghi đầy đủ mã số thuế, mục lục ngân sách của người nộp thuế, nộp ngân sách. Chứng từ để xử lý các nghiệp vụ chỉ liên quan đến nội bộ một ngân hàng, các ngân hàng phải dùng các mẫu chứng từ nội bộ do ngân hàng lập như Phiếu chuyển khoản, Phiếu thu, Phiếu chi, v.v… không được dùng các chứng từ do khách hàng lập.

4. Chứng từ kế toán bằng giấy phải được lập đủ số liên quy định. Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên phải giống nhau và chỉ lập một lần đúng với thực tế thời gian, địa điểm, nội dung và số tiền của nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Trường hợp chứng từ in hỏng, in thiếu liên, viết sai phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo (X) hoặc ghi chữ “HỦY BỎ” vào tất cả các liên sai hỏng. Những liên của các chứng từ có in số sẵn (như Séc, Giấy báo liên hàng,v.v…) bị viết sai phải được giữ lại đầy đủ ở cuống hay ở quyển chứng từ trước khi làm thủ tục tiêu huỷ. Khi tiêu huỷ các chứng từ quan trọng viết sai, phải lập biên bản tiêu huỷ và tiến hành tiêu huỷ theo đúng quy định.

Các chứng từ kế toán bằng giấy do ngân hàng lập hoặc chuyển đổi từ chứng từ điện tử sang chứng từ giấy để giao dịch, thanh toán với tổ chức, cá nhân bên ngoài đơn vị ngân hàng thì liên gửi cho bên ngoài phải có dấu của đơn vị ngân hàng (chi nhánh, sở giao dịch…). Việc sử dụng con dấu để đóng trên các chứng từ kế toán hạch toán, thanh toán trong nội bộ ngân hàng do Tổng giám đốc (Giám đốc) ngân hàng đó quy định, nhưng phải đảm bảo tính pháp lý của chứng từ và phù hợp với quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu.

5. Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán ngân hàng phải được viết đủ câu, rõ nghĩa. Đối với chứng từ bằng giấy, khi viết phải dùng bút mực (màu mực tím, xanh, đen) số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo; không được viết tắt, viết chữ không dấu, viết mờ hoặc nhoè chữ, không được tẩy xoá, sửa chữa, không được viết bằng mực đỏ (trừ phiếu kế toán lập để điều chỉnh sai sót). Chứng từ bị tẩy xoá, sửa chữa không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán ngân hàng.

6. Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán ngân hàng ghi bằng số. Ngày lập chứng từ ghi ngày thực tế nộp vào ngân hàng (trừ các chứng từ có quy định tách biệt ngày lập và ngày giá trị ghi sổ là hai nội dung khác nhau).

Trên chứng từ kế toán ngân hàng bắt buộc phải ghi số chứng từ, các chứng từ có in số sẵn thì số chứng từ là số in sẵn đó, chứng từ do khách hàng lập thì khách hàng phải đánh số. Đối với séc thì xêri và số séc của khách hàng phát hành phải phù hợp với xêri và số séc mà ngân hàng (nơi khách hàng mở tài khoản) đã bán cho khách hàng. Kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán ngân hàng (sau đây gọi tắt là trưởng kế toán) quy định cụ thể việc đánh số những chứng từ do đơn vị ngân hàng mình lập.

7. Số tiền trên chứng từ kế toán ngân hàng bắt buộc phải ghi cả bằng số và bằng chữ. Số tiền bằng chữ phải viết rõ nghĩa, chữ đầu của số tiền bằng chữ phải viết hoa và sát đầu dòng đầu tiên, không được viết cách dòng, cách quãng giữa các chữ, không được viết thêm chữ (khác dòng) vào giữa hai chữ viết liền nhau trên chứng từ.

8. Người lập, người ký duyệt và những người khác ký trên chứng từ kế toán ngân hàng phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán.

9. Chứng từ kế toán ngân hàng được lập dưới dạng chứng từ điện tử phải tuân theo quy định tại Điều 18, khoản 1 và khoản 2 Điều 19 của Luật Kế toán và các quy định tại Chế độ này:

- Các chứng từ điện tử phải lập đúng mẫu quy định, đúng cấu trúc, định dạng, đầy đủ các nội dung, bảo đảm tính pháp lý của chứng từ kế toán.

- Chứng từ điện tử ghi trên vật mang tin phải có chỉ dẫn cụ thể về thời gian và các yếu tố kỹ thuật đảm bảo cho việc sử dụng, kiểm tra, kiểm soát chứng từ điện tử khi cần thiết.

- Các dữ liệu, thông tin trên chứng từ phải được phản ánh rõ ràng, trung thực, chính xác và phải được mã hóa theo đúng quy định. Trên chứng từ phải có đủ chữ ký điện tử của những người liên quan chịu trách nhiệm về tính chính xác, an toàn của dữ liệu; chữ ký điện tử trên chứng từ phải khớp đúng với chữ ký điện tử do ngân hàng nơi mở tài khoản hoặc Trung tâm thanh toán của Ngân hàng cấp phát và quản lý.

- Ngày, tháng, năm lập chứng từ điện tử ghi bằng số và ghi theo dạng: DD/MM/YYYY ( trong đó DD là ngày; MM là tháng; YYYY là năm).

- Việc hủy bỏ, sửa chữa chứng từ điện tử lập sai được thực hiện theo quy định của pháp luật và của Ngân hàng Nhà nước về xử lý sai sót trong giao dịch, thanh toán điện tử.

Điều 8. Ký chứng từ kế toán ngân hàng

1. Việc ký chứng từ kế toán ngân hàng phải thực hiện theo đúng quy định của pháp luật và Chế độ này:

a. Chứng từ kế toán ngân hàng phải có đủ chữ ký. Chữ ký trên chứng từ kế toán bằng giấy phải ký bằng bút mực. Không được ký bằng mực đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất.

b. Chữ ký trên chứng từ kế toán ngân hàng phải do người có thẩm quyền ký hoặc người được uỷ quyền ký. Nghiêm cấm ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm người ký.

c. Chứng từ kế toán chi tiền phải do người có thẩm quyền ký duyệt chi và người kiểm soát (trưởng kế toán hoặc người được uỷ quyền) ký trước khi thực hiện. Chữ ký trên chứng từ kế toán ngân hàng dùng để chi tiền phải ký theo từng liên. Trường hợp ngân hàng thực hiện giao dịch một cửa, với chứng từ chi tiền mặt có giá trị trong phạm vi hạn mức giao dịch viên được ủy quyền kiểm soát thì giao dịch viên được ký chứng từ và chi tiền cho khách hàng. Chữ ký người kiểm soát, người phê duyệt sẽ được thực hiện sau vào cuối ngày trên Bảng kê các giao dịch phát sinh trong ngày, nhưng phải đảm bảo kiểm soát chặt chẽ và đối chiếu khớp đúng giữa Bảng kê các giao dịch phát sinh trong ngày và các chứng từ kế toán đã thực hiện.

d. Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật. Chữ ký điện tử trên chứng từ điện tử có giá trị như chữ ký tay trên chứng từ giấy.

2. Chữ ký của khách hàng trên chứng từ giao dịch với ngân hàng:

a. Đối với chứng từ giao dịch với khách hàng được lập bởi khách hàng là cá nhân, tổ chức được pháp luật quy định không bắt buộc phải bố trí kế toán trưởng thì trên chứng từ phải có chữ ký của chủ tài khoản hoặc người được chủ tài khoản uỷ quyền ký thay.

b. Đối với chứng từ lập để trích tiền từ tài khoản của đồng chủ tài khoản thì trên chứng từ phải có đủ chữ ký của tất cả những người là đồng chủ tài khoản hoặc người được đồng chủ tài khoản uỷ quyền ký thay.Trường hợp các đồng chủ tài khoản có thoả thuận với ngân hàng về việc chỉ sử dụng một chữ ký trong những chữ ký của các đồng chủ tài khoản trên chứng từ giao dịch với ngân hàng thì việc thoả thuận phải được thể hiện bằng văn bản có đầy đủ chữ ký của các đồng chủ tài khoản và các đồng chủ tài khỏan phải cam kết hoàn toàn chịu trách nhiệm về những rủi ro, tổn thất do việc mình không ký tên trên chứng từ giao dịch với ngân hàng gây ra.

c. Đối với chứng từ giao dịch với ngân hàng được lập bởi khách hàng là những đơn vị, tổ chức phải bố trí kế toán trưởng theo quy định của pháp luật thì trên chứng từ bắt buộc phải có đủ chữ ký của chủ tài khoản, kế toán trưởng hoặc người được uỷ quyền ký thay và dấu đơn vị (nếu là chứng từ bằng giấy).

d. Chữ ký và dấu (nếu có) của khách hàng trên chứng từ bằng giấy giao dịch với ngân hàng phải đúng với chữ ký mẫu đã đăng ký tại ngân hàng (nơi mở tài khoản). Chữ ký điện tử trên chứng từ điện tử phải khớp đúng với chữ ký đã được ngân hàng nơi mở tài khoản (hoặc cơ quan có thẩm quyền) cấp.

đ. Việc uỷ quyền ký thay trên các chứng từ kế toán ngân hàng phải tuân thủ theo đúng các quy định của pháp luật về uỷ quyền.

3. Chữ ký của ngân hàng có liên quan đến chứng từ :

a. Tổng Giám đốc (Giám đốc) ngân hàng quy định việc phân cấp hạn mức giao dịch, phạm vi ủy quyền và quyền hạn, trách nhiệm người được ủy quyền ký trên chứng từ kế toán đối với từng loại nghiệp vụ, đảm bảo phù hợp với quy định của pháp luật và phải chịu trách nhiệm về việc ủy quyền ký chứng từ kế toán trong ngân hàng mình.

b. Khi ký trên chứng từ kế toán, các cán bộ, nhân viên ngân hàng chỉ được ký trong phạm vi thẩm quyền quy định và phải ký đúng mẫu đã đăng ký (hoặc được cấp nếu là chữ ký điện tử). Những cán bộ, nhân viên ngân hàng ký vào chứng từ không đúng thẩm quyền, ký sai mẫu đã đăng ký hoặc ký đúng mẫu nhưng thiếu trách nhiệm trong việc kiểm soát trước khi ký thì tuỳ theo mức độ vi phạm sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật.

c. Những cán bộ, nhân viên ngân hàng thực hiện các công việc có liên quan đến trách nhiệm ký chứng từ kế toán (như kế toán, tin học, thủ quỹ, tín dụng) phải lập bản mẫu chữ ký để đăng ký với trưởng kế toán và bản mẫu chữ ký này phải được lãnh đạo đơn vị ngân hàng xác nhận trước khi thi hành. Khi có sự thay đổi về nhân sự, những cán bộ, nhân viên mới phải lập bản mẫu chữ ký của mình để thay thế bản mẫu chữ ký của người thôi làm các công việc liên quan đến trách nhiệm ký chứng từ. Bản mẫu chữ ký hết giá trị ở các bộ phận phải gạch chéo để huỷ bỏ, ghi ngày huỷ bỏ rồi lưu vào tập hồ sơ riêng và lưu trữ theo thời hạn quy định. Tổng Giám đốc (Giám đốc) đơn vị ngân hàng có trách nhiệm quản lý, giám sát việc đăng ký, sử dụng và hủy bỏ mẫu chữ ký tại đơn vị mình theo đúng quy định của pháp luật.

d. Việc cấp, quản lý, sử dụng, hủy bỏ chữ ký điện tử tại các ngân hàng được thực hiện theo pháp luật hiện hành và các quy định của Ngân hàng Nhà nước.

Điều 9. Kiểm soát chứng từ kế toán ngân hàng

1. Tất cả các chứng từ kế toán ngân hàng phải được kiểm soát chặt chẽ trước khi thực hiện các nghiệp vụ (hạch toán, thanh toán, thu, chi…), nội dung của việc kiểm soát chứng từ kế toán ngân hàng gồm:

a. Đối với chứng từ giấy:

- Kiểm soát tính rõ ràng, đầy đủ, trung thực của các nội dung ghi trên chứng từ; kiểm soát tính hợp pháp, hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; kiểm sóat tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ.

- Kiểm soát việc chấp hành quy chế quản lý nội bộ của người lập, kiểm tra, xét duyệt đối với từng loại nghiệp vụ kinh tế. Kiểm soát, đối chiếu dấu (nếu có) và chữ ký trên chứng từ (gồm chữ ký của khách hàng và chữ ký của các cán bộ nhân viên có liên quan trong ngân hàng) đảm bảo dấu và chữ ký trên chứng từ phù hợp với mẫu dấu và chữ ký đã đăng ký tại ngân hàng.

- Kiểm soát ký hiệu mật (KHM) đối với các chứng từ quy định có KHM;

b. Đối với chứng từ điện tử: Việc kiểm soát chứng từ điện tử được chia thành hai phần, phần kỹ thuật thông tin phải được kiểm soát trước, sau đó mới tiến hành kiểm soát phần nội dung nghiệp vụ:

- Kiểm soát kỹ thuật thông tin, bao gồm:

+ Mã nhận biết trên chứng từ phải đúng với mã đã quy định; các mật mã trên chứng từ phải đúng với mật mã quy định.

+Tên tập tin phải được lập đúng tên và mẫu thông tin quy định; kiểm soát đảm bảo không có sự trùng lắp về nội dung thông tin trên chứng từ.

+ Nội dung chứng từ hợp lệ.

- Kiểm soát phần nội dung nghiệp vụ:

+ Áp dụng biện pháp kiểm tra bằng mắt hoặc kết hợp kiểm tra bằng mắt với các thiết bị chuyên dùng để xác định tính đúng đắn của dữ liệu.

+ Kiểm tra chữ ký điện tử, ký hiệu mật và các mã khoá bảo mật trên chứng từ

+ Kiểm tra tên, số hiệu tài khoản, số dư tài khoản tiền gửi để chi trả số tiền trên chứng từ.

+ Kiểm tra sự tồn tại và dạng thức của một số vùng bắt buộc của chứng từ.

2. Khi kiểm soát chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm pháp luật, vi phạm các cơ chế của nhà nước và của ngành ngân hàng thì phải từ chối việc thực hiện (thanh toán, xuất quỹ, xuất kho…), đồng thời báo cáo ngay cho lãnh đạo ngân hàng biết để có biện pháp xử lý kịp thời theo đúng pháp luật hiện hành.

Những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và số liệu không rõ ràng, chính xác thì được quyền trả lại khách hàng hoặc báo cho người lập chứng từ biết để lập lại hoặc điều chỉnh cho đúng, sau đó mới dùng làm căn cứ ghi sổ kế toán.

Trường hợp chứng từ điện tử của khách hàng chuyển đến có sai sót hoặc không hợp lệ, ngân hàng không xử lý và phải trả lại cho người gửi để lập lại và mở sổ theo dõi đối với các chứng từ này. Khách hàng gửi chứng từ điện tử phải có trách nhiệm tiếp nhận lại các chứng từ của mình và phải lưu trữ ít nhất là 10 ngày kể từ ngày nhận để phục vụ yêu cầu đối chiếu, tra soát của ngân hàng khi cần thiết.

3. Việc kiểm soát, xử lý chứng từ dùng để hạch toán, thanh toán trong nội bộ ngân hàng do Tổng giám đốc (Giám đốc) ngân hàng quy định.

Điều 10. Luân chuyển chứng từ

1. Các ngân hàng phải có quy định và thông báo cho khách hàng biết về thời gian giao dịch với khách hàng, nhận chứng từ trong ngày làm việc của ngân hàng. Tất cả các chứng từ kế toán nhận được trong giờ giao dịch, ngân hàng phải xử lý hạch toán hết trong ngày (trừ trường hợp sự cố kỹ thuật hoặc lý do khách quan khác). Trường hợp đặc biệt có nhận chứng từ sau giờ giao dịch thì được xử lý hạch toán vào ngày làm việc tiếp theo.

2. Thủ tục giao nhận, trình tự và thời gian luân chuyển chứng từ kế toán tại ngân hàng do Tổng Giám đốc (Giám đốc) ngân hàng quy định nhưng phải thực hiện đầy đủ các bước: tiếp nhận chứng từ của khách hàng hoặc lập chứng từ (nếu là nghiệp vụ phát sinh của ngân hàng); kiểm soát chứng từ; thực hiện thu, chi tiền mặt, xuất, nhập tài sản, hạch toán và thanh toán theo các quy định cụ thể cho từng nghiệp vụ; tổng hợp các chứng từ phát sinh trong ngày; sắp xếp, đóng, bảo quản và lưu trữ.

3. Khi tổ chức luân chuyển chứng từ phải đảm bảo nguyên tắc:

a. Đối với chứng từ liên quan đến việc nộp và lĩnh tiền mặt: nếu là chứng từ nộp tiền mặt thì ngân hàng phải thu đủ tiền mới ghi sổ kế toán; nếu là chứng từ lĩnh tiền mặt thì ngân hàng phải ghi sổ kế toán trước sau đó mới chi trả tiền.

b. Đối với các chứng từ dùng trong thanh toán không dùng tiền mặt (chuyển khoản) thì chỉ ghi Có vào tài khoản của người thụ hưởng khi tài khoản của người trả tiền có đủ khả năng thanh toán (trừ trường hợp pháp luật có quy định khác).

c. Chứng từ luân chuyển giữa các bộ phận trong đơn vị ngân hàng do ngân hàng tự tổ chức luân chuyển, không luân chuyển qua tay khách hàng. Chứng từ thanh toán ra khác ngân hàng như chuyển tiền, thanh toán bù trừ… thì luân chuyển qua mạng nội bộ, mạng liên ngân hàng, bưu điện hoặc giao nhận chứng từ trực tiếp giữa các ngân hàng có liên quan.

Điều 11. Quản lý in và phát hành mẫu chứng từ kế toán ngân hàng

1. Vụ trưởng Vụ Kế toán - Tài chính chịu trách nhiệm hướng dẫn việc in và phát hành các mẫu chứng từ kế toán sử dụng tại các đơn vị Ngân hàng Nhà nước.

2. Tổng Giám đốc (Giám đốc) ngân hàng tổ chức việc in và phát hành mẫu chứng từ kế toán ngân hàng sử dụng tại đơn vị mình nhưng phải bảo đảm phù hợp với quy định của pháp luật và các quy định của Ngân hàng Nhà nước:

- Đối với chứng từ kế toán do Bộ Tài chính quy định thì việc in và phát hành mẫu được thực hiện theo quy định hiện hành của Bộ Tài chính.

- Đối với các chứng từ kế toán mang tính đặc thù của ngành ngân hàng và thuộc danh mục chứng từ bắt buộc, các Ngân hàng căn cứ theo tiêu chuẩn, quy cách mẫu biểu, nội dung phản ánh đã được Ngân hàng Nhà nước quy định để tổ chức in ấn và đăng ký mẫu với Ngân hàng Nhà nước Trung ương (Vụ Kế toán -Tài chính) trước khi phát hành. Các Sở giao dịch, chi nhánh của tổ chức tín dụng có trách nhiệm gửi mẫu chứng từ thanh toán của đơn vị mình tới Ngân hàng Nhà nước (Sở giao dịch Ngân hàng nhà nước hoặc Ngân hàng Nhà nước chi nhánh tỉnh, thành phố) trên cùng địa bàn để thông báo trước khi sử dụng. Các chứng từ thanh toán chưa được đăng ký mẫu với Ngân hàng Nhà nước sẽ bị coi là chứng từ không hợp lệ và không được chấp nhận khi thanh toán qua Ngân hàng Nhà nước.

- Đối với các chứng từ kế toán mang tính đặc thù của ngành ngân hàng và thuộc danh mục chứng từ hướng dẫn như chứng từ giao dịch giữa khách hàng với ngân hàng, chứng từ dùng để hạch toán, thanh toán trong nội bộ một ngân hàng…, các ngân hàng được chủ động thiết kế mẫu chứng từ kế toán phù hợp với quy định của pháp luật để tổ chức in và phát hành.

Điều 12. Chứng từ kế toán sao chụp

1. Chứng từ kế toán sao chụp phải được chụp từ bản chính và phải có chữ ký và dấu xác nhận của người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán lưu trữ bản chính hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền quyết định tạm giữ, tịch thu tài liệu kế toán trên chứng từ sao chụp.

2. Chứng từ kế toán sao chụp chỉ được thực hiện trong các trường hợp sau đây:

a. Đơn vị ngân hàng có dự án vay nợ, viên trợ của nước ngòai theo cam kết phải nộp bản chứng từ chính cho nhà tài trợ nước ngoài. Trường hợp này chứng từ sao chụp phải có chữ ký và dấu xác nhận của người đại diện theo pháp luật của nhà tài trợ hoặc của đơn vị ngân hàng.

b. Đơn vị ngân hàng bị cơ quan nhà nước có thẩm quyền tạm giữ hoặc tịch thu bản chính chứng từ kế toán. Trường hợp này chứng từ sao chụp phải có chữ ký và dấu xác nhận của người đại diện của cơ quan nhà nước có thẩm quyền quyết định tạm giữ hoặc tịch thu tài liệu kế toán.

c. Chứng từ kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại do nguyên nhân khách quan như thiên tai, hỏa hoạn.Trong trường hợp này, ngân hàng phải đến đơn vị mua hoặc đơn vị bán hàng hóa, dịch vụ và các đơn vị khác có liên quan để xin sao chụp chứng từ kế toán bị mất. Trên chứng từ sao chụp phải có chữ ký và dấu xác nhận của người đại diện theo pháp luật của đơn vị mua , đơn vị bán hoặc của đơn vị kế tóan khác có liên quan.

d. Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.

Điều 13. Bảo quản, lưu trữ chứng từ kế toán ngân hàng

1. Bảo quản chứng từ kế toán ngân hàng

a. Chứng từ kế toán phải được các ngân hàng quản lý, bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng và lưu trữ. Người làm công tác kế toán có trách nhiệm quản lý, bảo quản chứng từ kế toán của mình trong quá trình sử dụng.

b. Việc phân loại, sắp xếp, đóng gói, bảo quản chứng từ kế toán tại ngân hàng do Tổng giám đốc (Giám đốc) ngân hàng quy định, đảm bảo quản lý chặt chẽ và thuận tiện cho việc tra cứu, lưu trữ:

- Đối với chứng từ bằng giấy: Hàng ngày, các chứng từ kế toán sau khi đã được sử dụng để ghi chép vào sổ kế toán và đối chiếu khớp đúng giữa các phần hành kế toán, phải được tập hợp kịp thời, đầy đủ để phân loại, sắp xếp, đánh số theo thứ tự lớn dần của các số tự nhiên liên tục từ số 01, 02,…, n, đóng thành tập Nhật ký chứng từ gọn gàng, chắc chắn để bảo quản. Nhật ký chứng từ kế toán được đóng thành tập riêng theo ngày (trường hợp chứng từ trong ngày phát sinh quá nhiều hoặc quá ít thì tùy theo số lượng chứng từ để xác định số tập chứng từ cần đóng cho phù hợp). Ngoài bìa mỗi tập ghi: tên tập chứng từ; ngày, tháng, năm của chứng từ; số lượng chứng từ trong tập; họ và tên người đóng và đánh số nhật ký chứng từ.

- Chứng từ điện tử phải được bảo quản theo quy định của Pháp luật

c. Các chứng từ kế toán sau khi sử dụng để ghi sổ kế toán được lưu tại bộ phận kế toán không quá 12 tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm, sau đó phải chuyển vào kho lưu trữ, bảo quản theo quy định.

d. Biểu mẫu chứng từ kế toán chưa sử dụng phải được bảo quản cẩn thận, không được để hư hỏng, mất mát. Các ấn chỉ quan trọng có giá trị như tiền phải được quản lý như tiền.

2. Lưu trữ chứng từ kế toán ngân hàng

a. Tổng giám đốc (Giám đốc) ngân hàng hướng dẫn việc tổ chức bảo quản, lưu trữ chứng từ kế toán tại đơn vị mình, đảm bảo phù hợp với quy định của pháp luật và phải chịu trách nhiệm về sự an toàn, đầy đủ, hợp pháp của chứng từ kế toán lưu trữ .

b. Chứng từ kế toán lưu trữ phải là bản chính. Trường hợp chứng từ kế toán bị tạm giữ, bị tịch thu, bị mất hoặc bị hủy hoại thì ngân hàng phải có biên bản kèm theo bản sao chụp tài liệu bị tạm giữ, bị tịch thu, bị mất hoặc bị hủy hoại. Đối với chứng từ kế toán chỉ có một bản chính nhưng cần lưu trữ ở cả hai nơi thì một trong hai nơi được lưu trữ bản chứng từ sao chụp.

c. Các nội dung khác về lưu trữ chứng từ kế toán như: nơi lưu trữ, thời điểm và thời hạn lưu trữ, tiêu hủy chứng từ kế toán hết thời hạn lưu trữ…. được thực hiện theo quy định của Luật Kế toán, Nghị định hướng dẫn Luật Kế toán và quy định của Ngân hàng Nhà nước về lưu trữ, bảo quản tài liệu kế toán.

Điều 14. Cung cấp chứng từ kế toán ngân hàng

1. Việc cung cấp chứng từ kế toán cho các cơ quan thẩm quyền để điều tra, đối chiếu, xem xét, tra cứu, giám định tại các ngân hàng được thực hiện theo quy định của pháp luật và của Ngân hàng Nhà nước. Quá trình điều tra, đối chiếu, xem xét, tra cứu, giám định chứng từ kế toán phải có sự chứng kiến của thủ kho lưu trữ (nếu chứng từ đang bảo quản tại kho lưu trữ), trưởng kế toán ngân hàng hoặc người được ủy quyền.Việc đối chiếu, xem xét, tra cứu, giám định chứng từ kế toán chỉ được tiến hành ở nơi quy định tại trụ sở làm việc của ngân hàng có chứng từ liên quan. Trong quá trình điều tra, đối chiếu, xem xét, tra cứu, giám định chứng từ kế toán, nếu ai làm hư hỏng, mất hoặc tẩy xoá sửa chữa chứng từ gốc thì phải lập biên bản, làm rõ trách nhiệm và xử lý theo pháp luật.

2. Chỉ có cơ quan có thẩm quyền mới có quyền tạm giữ, tịch thu hoặc niêm phong chứng từ kế toán ngân hàng. Trường hợp tạm giữ hoặc tịch thu thì cơ quan thẩm quyền phải sao chụp chứng từ bị tạm giữ, bị tịch thu và ký xác nhận trên chứng từ sao chụp; đồng thời lập biên bản ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị tạm giữ hoặc bị tịch thu và ký tên, đóng dấu. Trường hợp niêm phong thì cơ quan có thẩm quyền niêm phong chứng từ kế toán phải lập biên bản, ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị niêm phong và ký tên, đóng dấu.

Điều 15. Chứng từ kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại

Khi phát hiện chứng từ kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại, người làm công tác kế toán phải thực hiện các công việc sau:

1. Kiểm tra, xác định và lập biên bản về số lượng, hiện trạng, nguyên nhân chứng từ kế toán bị mất, bị hủy hoại và thông báo cho tổ chức, cá nhân có liên quan và cơ quan nhà nước có thẩm quyền; Trường hợp mất séc trắng phải có văn bản báo cơ quan công an địa phương về số xêri, số lượng séc bị mất, hoàn cảnh mất để xác minh, xử lý theo pháp luật đồng thời phải thông báo trên các phương tiện thông tin đại chúng và các ngân hàng khác để vô hiệu hoá các tờ séc bị mất.

2. Tổ chức phục hồi lại chứng từ kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại.

3. Liên hệ với tổ chức, cá nhân mua hoặc bán hàng hóa, dịch vụ hoặc các đơn vị khác có liên quan để được sao chụp hoặc xác nhận lại tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại theo đúng quy định của pháp luật.

4. Đối với chứng từ kế toán có liên quan đến tài sản bị mất hoặc bị huỷ hoại nhưng không thể phục hồi bằng các biện pháp quy định ở khoản 1, 2, 3 Điều này thì phải kiểm kê tài sản để lập lại chứng từ kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại.

III- ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 16. Vụ trưởng Vụ Kế toán - Tài chính có trách nhiệm triển khai và kiểm tra việc thực hiện chế độ này đối với hệ thống Ngân hàng Nhà nước.

Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc (Giám đốc) ngân hàng chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện Chế độ này trong đơn vị mình.

Điều 17. Mọi hành vi vi phạm quy định trong Chế độ này, tuỳ theo tính chất, mức độ vi phạm sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật.

Tiếng Anh (English)

THE STATE BANK OF VIETNAM -----------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM Independence Freedom Happiness ------------
No. 1789/2005/QD-NHNN	Hanoi, December 12, 2005

DECISION

ON THE ISSUANCE OF THE REGIME ON BANKING ACCOUNTING VOUCHERS

THE GOVERNOR OF THE STATE BANK

- Pursuant to the Law on the State Bank of Vietnam No. 01/1997/QH10 dated 12/12/1997 and the Law on the amendment, supplement of several articles of the Law on the State Bank of Vietnam No. 10/2003/QH11 dated 17/6/2003;
- Pursuant to the Law on Credit Institutions No. 02/1997/QH10 dated 12/12/1997 and the Law on the amendment, supplement of several articles of the Law on Credit Institutions No. 20/2004/QH11 dated 15/6/2004;
- Pursuant to the Law on Accounting No. 03/2003/QH11 dated 17/6/2003;
- Pursuant to the Law on Decree No. 52/2003/ND-CP dated 19/5/2003 of the Government providing for the function, assignment, authority and organizational structure of the State Bank of Vietnam;
- Pursuant to the Decree No. 128/2004/ND-CP dated 31/5/2004 of the Government providing for in details and guiding the implementation of several articles of the Law on Accounting applicable in the state accounting area;
- Pursuant to the Decree No. 129/2004/ND-CP dated 31/5/2004 of the Government providing for in details and guiding the implementation of several articles of the Law on Accounting applicable in the business activities;

After obtaining the approval from the Ministry of Finance by the Official Dispatch No. 14015/BTC-CDKT dated 14/12/2005 of the Ministry of Finance;

Upon the proposal of the Director of the Finance Accounting Department,

DECIDES:

Article 1. To issue in conjunction with this Decision the Regime on accounting vouchers applicable to banks

...

...

...

Article 3. The Director of Administrative Department, Director of the Finance Accounting Department, Heads of units of the State Bank, General Managers of the State Bank braches in provinces, cities under the central Governments management, Chairperson of the Board of Directors and General Directors (Directors) of credit institutions, other non-credit institution organizations engaging in banking activities shall be responsible for the implementation of this Decision.

FOR THE GOVERNOR OF THE STATE BANK
DEPUTY GOVERNOR




Vu Thi Lien

REGIME

ON BANKING ACCOUNTING VOUCHERS
(Issued in conjunction with the Decision No. 1789/2005/QD-NHNN dated 12/12/2005 of the Governor of the State Bank of Vietnam)

I. GENERAL PROVISION

Article 1. Governing scope

...

...

...

The banking accounting vouchers are the papers, information carriers which reflect the arising and finished economic, financial operations as a basis for making entry to the banks accounting book

Article 2. Subjects of application

1. The State Bank, credit institutions, non-credit institution organizations engaging in banking activity (hereinafter referred to as banks)

2. Organizations and individuals (hereinafter referred to as customers) using banking accounting voucher in the transaction relations with banks.

Article 3. Form and specimen of the banking accounting vouchers

1. The banking accounting voucher shall be shown in paper form or in form of an electronic voucher.

2. Form of the banking accounting voucher includes:

a. Form of accounting vouchers which are provided for by the Ministry of Finance and collectively applied to accounting units, specifically as follows:

- Units of the State Bank shall implement in accordance with the form of accounting voucher applicable to administrative and non-productive units.

...

...

...

b. Forms of accounting voucher with specific characteristics of banking area (vouchers relating to payment, credit and operation of financial receipt, payment of banking activity) shall be provided for by the State Bank. List, forms of accounting vouchers with specific characteristics of banking area shall be provided for in other documents.

Article 4. Legal, valid vouchers

Legal, valid banking accounting voucher shall be a voucher which is drawn in accordance with provisions of applicable law on accounting and provisions in Article 4, Article 6 and Article 7 of this Regime. Information, data in the legal, valid accounting voucher shall be the basis for making entry to the banks accounting book.

II. SPECIFIC PROVISIONS

Article 5. Contents of a bank accounting voucher

1. A banking accounting voucher must contain the following main contents:

a. Name and number sign of the voucher;

b. Date, month, year of drawal of the voucher;

c. Name, address, number of Identity Card/Passport, account number of the payer (or transferor) and name, address of the payers (or transferors) bank;

...

...

...

dd. Content of the arising financial, economic operation;

e. Quantity, price unit and amount of the financial, economic operation stated in number, the total amount of the accounting voucher used for the money collection, payment must be stated in number and word;

g. Signature, full name of the drawer, approver and people relating to the accounting voucher. Vouchers which are related to the encashment from the vault, making cash entry to the vault, transfer payment among banks must be supported by the signature of the controller (Chief Accountant, person is in charge of accounting) and the approver (Head of unit) or the authorized person.

2. Besides main contents of the accounting voucher provided for in paragraph 1 of this Article, banks may, depending on each type of voucher, supplement with other elements. In case where a bank performs retail banking services, one door transaction...with cash receipt, payment vouchers within the limit a transactor is authorized to control, at the end of a working day, the transactor shall draw up a List of arising transactions of that day which states clearly the information of the volume of the arisen transactions, the number of the vouchers, amount of money in each voucher and the total amount which has been actually received, spent. The controller (Chief of Accounting Division or authorized person) must verify, reconcile the correctness between the List of daily arising transactions and the arising vouchers and the actually received, spent amount. The List of the daily arising transactions, which is drawn up in accordance with the sequences, procedures and are fully supported by the signature in accordance with applicable provisions shall be considered as legal, valid voucher and used as a basis for making accounting entries.

3. The writing and number stated in the banking accounting voucher shall be performed in accordance with applicable provisions of the Law on Accounting and this Regime:

a. The writing stated in the banking accounting voucher shall be in Vietnamese, Vietnamese characters on electronic vouchers must comply with the standard of the Vietnamese character code provided for by the State. In case where it is required to use foreign language in accounting voucher, Vietnamese language and foreign language shall be used simultaneously.

Accounting vouchers stated in foreign language and arising outside the Vietnamese territory shall be translated into Vietnamese when being used for book entry in Vietnam. The vouchers, which rarely arise, shall be translated wholly. The vouchers arising frequently, main contents of which shall be translated in accordance with provisions of the Ministry of Finance. The Vietnamese translation of the voucher must be attached to the original voucher in foreign language.

b. Number used in the banking accounting voucher shall be Arabic number: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; after the number of thousands, millions, billions, thousand billions, trillions shall be a full stop (.), a comma (,) must be put after the unit number in case where it is required to state number after the unit number.

Article 6. Electronic voucher, conditions for using electronic voucher and value of the electronic voucher

...

...

...

2. Conditions for using electronic voucher

a. Banks wishing to use electronic voucher must satisfy following conditions:

- Having location, information transmission lines, information network, information transmission instrument and other appropriate instruments which satisfy the requirement of exploitation, control, processing, use, preservation and record of the electronic vouchers.

- Having a group of staff with professional skills, capability corresponding to the technical requirements to carry out the procedure of drawing, processing, use, preservation and record of electronic vouchers in accordance with the accounting and payment procedures;

- Satisfying conditions provided for in point b and point c, paragraph 2 of this Article.

b. Organizations, individuals using electronic voucher to perform transaction, make payment through a bank must submit a written request to and have an agreement with the bank (where their account is opened) on the following conditions:

- Electronic signature of the legal representative, the person who is authorized by the legal representative of the organization or individual which uses electronic voucher and performs electronic payment transactions;

- Mode of receiving and delivering electronic vouchers and technique of information carriers;

- To undertake that all activities occurring from the electronic vouchers, which are drawn by them, shall be correct and in accordance with applicable provisions and to take responsibility for the damages caused by the intentional or unintentional disclosure of electronic signature which facilitates the evildoers to take advantage.

...

...

...

3. The transformation from the electronic voucher to a paper based voucher (or vice versa) for the purpose of transaction, payment shall be implemented in accordance with provisions on the preparation, circulation, control, signature of the banking accounting voucher; ensuring the correctness between the voucher used as a basis for the transformation and the transformed voucher and ensuring the validity of the voucher. The voucher which has been used as a basis for the transformation must be noted with DCH (already transformed). After being used as a basis for the transformation, the voucher shall only remain its record value for the purpose of supervision, control and not be effective for the transaction, payment.

Article 7. Drawing the banking accounting voucher

1. The accounting voucher shall be drawn for any arising financial, economic operation which are related to the currency trading activity and banking service, the receipt and use of funds sources, expenses; receipts, expenses, setting up and use of funds by banks... The banking accounting voucher shall be only drawn one time for each arising economic, financial operation.

2. All banking accounting vouchers (including those drawn by the bank and by the customer) must be drawn clearly, sufficiently, timely and accurately in line with contents provided for in the form.

3. With respect to cheques, it is obliged for the customers to draw under the printed form they receive from the bank where their deposit account is opened. For voucher of money transfer to the State Treasury for tax, budget payment, it is required to fully state the tax code, budget index of tax, budget payer. In respect of vouchers used for the treatment of internal operations of a bank, the bank must use the form of internal vouchers drawn by the bank, such as Transfer notes, Receipt notes, payment note,... and shall not be permitted to use vouchers drawn by the customer.

4. Paper based accounting voucher must have the required number of sheets. In case of a financial, economic operation where many sheets of accounting voucher need to be drawn, contents on those sheets must be alike and drawn for only one time in line with the actual time, place, content and the money amount of the arising economic operation. In case where a printed voucher is defected, lacks sheet or incorrectly stated, it shall be cancelled by crossing (X) or stating the word CANCELLED in all the defected, incorrect sheets. The sheets of the vouchers with already printed number (such as Cheque, Inter-bank Advice,...), which are incorrectly written, must be sufficiently detained at the coupon or the voucher book before proceeding the destruction. Upon the destruction of important vouchers, which are wrongly written, it is required to draw up a minute of destruction and carry out the destruction in accordance with the applicable provisions.

Paper based accounting vouchers drawn by a bank or transformed from the electronic voucher to the paper based one for the transaction, payment with organizations, individuals other than banks, the sheet sent to the outside unit must be sealed by the bank (branch, operation department...). The use of seal to affix on accounting, payment vouchers within the bank shall be provided for by the General Manager (Manager) of that bank, providing that the validity of the voucher must be ensured and in line with provisions of the law on the management and use of seal.

5. Content of the financial, economic operation in the banking accounting voucher must be written with full sentence, clear meaning. For paper based voucher, it is required to use an ink pen (in violet, green, black colour) to write, number and words must be written consecutively without space, any blank must be crossed; it is not permitted to abbreviate, to write letter without accent mark, write faintly or blurrily, to erase, correct, write in red ink (except for the accounting note drawn up for the correction of mistake). Vouchers which are erased, corrected shall be valueless for payment and making entry in the banking accounting book;

6. Drawal date, month, year of a bank accounting voucher shall be stated in number. Drawal date of the voucher shall be the date when it is actually submitted to the bank (except for the vouchers which are permitted to separate the drawal date and date of book-entry as two different contents);

...

...

...

7. It is required to state the amount of money in the banking accounting voucher in both number and word. The amount in word must be clear in meaning, the first character of the amount in word must be capitalized and very close to the tab of the first line, skipping line, space between words shall be prohibited, it is not permitted to insert any word (on different line) into two consecutive words in the voucher.

8. The drawer, approver and other persons who sign their names on the banking accounting voucher shall be responsible for the content of the accounting voucher.

9. The banking accounting voucher which is drawn in the form of an electronic voucher must comply with provisions in Article 18, paragraph 1 and paragraph 2, Article 19 of the Law on Accounting and provisions in this Regime:

- Electronic vouchers must be drawn in accordance with the stipulated form, structure, format with full contents and the validity of the accounting voucher must be ensured.

- Electronic vouchers stated in the information carrier must have specific instructions in terms of time, technical elements in order to ensure the use, inspection, control of the electronic voucher as necessary.

- Data, information in the voucher must be reflected clearly, truthfully, accurately and be encoded in accordance with applicable provisions. The voucher must have full electronic signatures of the concerned people who are responsible for the accuracy, prudence of the data; the electronic signature in the voucher must match with the electronic signature which is granted and managed by the bank where the account is opened or by the Payment Center of the Bank.

- Date, month, year of drawal of the electronic voucher must be stated in number and in the form of: DD/MM/YYYY (of which, DD is the date; MM is the month; YYYY is the year).

- The cancellation, correction of the electronic voucher which is wrongly drawn shall be implemented in accordance with provisions of applicable laws and of the State Bank on the treatment of errors in the electronic payment transaction.

Article 8. The signature of the banking accounting voucher

...

...

...

a. The banking accounting voucher must be supported by sufficient signatures. The signature in the paper based accounting voucher must be signed with ink pen. It is not permitted to sign in red ink or affix a seal of ready engraved signature. Signature in accounting voucher of a person must be identical.

b. The banking accounting voucher must be signed by a competent person or an authorized person. It is strictly prohibited to sign the accounting voucher when the content of the voucher which is of the signers responsibility is not fully stated yet.

c. Payment accounting voucher must be signed by a competent person for approval and the controller (the chief accountant or an authorized person) before the performance. The signature in the payment accounting voucher must be signed in each sheet. In case where the bank performs the one door transaction with the voucher of cash payment which has the value within the limit scope where transactor is authorized to control, therein the transactor shall be entitled to sign the voucher and pay money to the customer. The signature of the controller, approver shall be implemented later at the end of the date in the List of arising transactions in the day, providing that the strict control and the reconciliation between the List of arising transactions in the day and the realized accounting vouchers must have been implemented;

d. Electronic vouchers must bear electronic signature in accordance with provisions of applicable laws. Electronic signature in the electronic voucher shall have the same validity as the hand signature in the paper based voucher;

2. Signature of the customer in the transaction voucher with the bank:

a. For transaction voucher drawn by the customer who is an individual, or an organization that is not required to arrange a chief accountant in accordance with provisions of applicable laws, the signature of account holder or of the person who is authorized by the account holder must be signed on the voucher.

b. For the voucher, which is drawn for the deduction of money from the joint holder account, signatures of all the people who are the joint holders of the account or the person who is authorized to sign by the joint holders of the account must be signed on the voucher. In the event where the joint holders of the account have agreed with the bank on the use of only one of the signatures of the account joint holders in the transaction with the bank, that agreement must be expressed in written document and fully supported by the signatures of the joint holders of the account and those joint holders must commit to take full responsibility for the risks, losses resulted from the fact that they don't sign their names on the vouchers in transactions with the bank.

c. For vouchers in transaction with the bank drawn by the customers who are units, organizations that are required to have a chief accountant in accordance with provisions of applicable laws, the voucher must bear full signatures of account holder, chief accountant or the person who is authorized to sign and the seal of the unit (in case of a paper voucher).

d. Signature and seal (if any) of the customer in the paper based voucher used for transaction with the bank must be identical to the sample signature that has been registered with the bank (where the account is opened). The electronic signature in the electronic voucher must match with the signature granted by the bank where the account is opened (or by competent agency).

...

...

...

3. The signature of voucher related banks:

a. General Managers (Managers) of the banks shall provide for the decentralization of the transaction limit, scope of authorization and the authority, responsibility of the person who is authorized to sign the accounting voucher for each type of operation in line with provisions of applicable laws and take responsibility for the authorization to sign the accounting voucher within their banks.

b. Upon signing the accounting voucher, officers, staff of a bank shall only be entitled to sign within the scope of their stipulated competence and in accordance with the registered sample (or granted sample in case of an electronic signature). The officers, staff of the bank who sign their names on the voucher not in accordance with the competence, not in line with the registered sample or in line with the registered sample but lack responsibility for the control before their signing, depending on the seriousness of the violation, shall be treated in accordance with provisions of applicable laws.

c. Officers, staffs of the bank, who perform the business relating to their responsibility for signing the accounting voucher (such as accounting, informatics, cashier, credit), must draw up a list of sample signatures to register with the chief accountant and that sample signature list shall be confirmed by the banks executives before the implementation. Where there is a change in personnel, the new officers, staffs must draw their sample signature list for the replacement of the sample signature of the persons who have stopped working in the business relating to the responsibility for signing the voucher. The sample signature list which expires the validity at divisions shall be crossed for cancellation, stated with the date of cancel and recorded in a separate file and kept in archives for the stipulated time. The General Managers (Managers) of the banks shall be responsible for the management, supervision over the registration, use and cancellation of the signature sample in their banks in compliance with provisions of applicable laws.

d. The grant, management, use, cancellation of the electronic signature at banks shall be implemented in accordance the current laws and provisions of the State Bank.

Article 9. Control over the banking accounting vouchers

1. All the banking accounting vouchers must be closely controlled before the performance of operations (accounting, payment, receipt, payment...), content of the banking accounting voucher control shall include:

a. In respect of paper based voucher:

- Controlling the clearness, sufficiency, truthfulness of the contents stated in the voucher; controlling the legality, validity of the arising financial, economic operations; controlling the accuracy of the data, information in the voucher.

...

...

...

- Controlling the confidential code (KHM) in respect of the vouchers which are provided with KHM;

b. In respect of electronic voucher: The control over the electronic vouchers shall be divided into two parts, the part of information technique must be controlled first, and the part of operation content shall be controlled later:

- Control over the information technique includes:

+ Recognition code in the voucher must correspond to the stipulated code; secret codes in the voucher must be in accordance with the stipulated ones.

+ Name of the file must be drawn in accordance with the provided name and the information form; controlling to ensure that there shall not be any coincidence in the content of the information in the voucher.

+ Content of the voucher must be valid

- Control over the operational contents:

+ Applying measures of visual inspection or combining visual inspection with specialized equipments to verify the correctness of the data.

+ Checking the electronic signature, confidential code and security codes in the voucher

...

...

...

+ Checking the existence and some of obligatory parts of the voucher.

2. During the control of accounting vouchers, if any violation to the laws, mechanism of the state and banking sector is detected, the performance (of the payment, encashment form the vault,) should be refused and report should be made to the relevant excecutives for taking timely appropriate measures in accordance with the current laws.

The bank shall be entitled to return the accounting vouchers, which are drawn not in accordance with the procedures, whose content and data are unclear and inaccurate, to the customer or inform the drawer of the voucher to re-draw or readjust, before using them as a basis for book-entry.

In case where the electronic vouchers sent by customers have any error or are invalid, the bank shall not process them and return them to the senders for re-drawing and open a book for following up these vouchers. Customers who send electronic vouchers shall be responsible for taking back their vouchers and keep in archives for at least 10 days since the date of receipt to serve the purpose of the bank's reconciliation, verification when necessary.

3. The control, treatment of the vouchers which are used for the accounting, payment within the bank shall be provided for by the General Manager (Manager).

Article 10. The circulation of the voucher

1. Banks must stipulate and inform their customers of their time of transaction with the customer, receipt of vouchers in their working day. Banks shall process and complete accounting for all vouchers received in the transaction time in a day (except for the case of technical troubles or other objective reasons). In special case where the vouchers are received after the transaction time, they shall be accounted in the following working day.

2. The procedures on the delivery and receipt, sequences and time of the circulation of the accounting voucher at a bank shall be provided for by the General Manager (Manager) of the bank, providing that such steps as: receiving vouchers from the customers or drawing voucher (if it is an arising operation of the bank); controlling the voucher; performing the collection, payment of cash, asset output, input, accounting and payment in accordance with specific provisions applicable to each operation; synthesizing vouchers which arise within a day; arranging, packaging, preserving and keeping in archives.

3. Upon the circulation of the voucher, following principles must be ensured:

...

...

...

b. In respect of vouchers which are used in non-cash payment (transfer), the bank only Credits to the account of the beneficiary when the payers account has sufficient payment capacity (unless otherwise provided for by applicable laws).

c. The circulation of vouchers among divisions of a bank shall be organized by the bank, the circulation through the customer shall not be permitted. Vouchers for payments to units other than the bank, such as money transfer, clearing payment..., shall be circulated through the internal network, inter-bank network, post office or directly delivered to and received from related banks.

Article 11. Management of the printing and issuance of banking accounting voucher forms.

1. The Director of the Finance Accounting Department shall be responsible for guiding the printing and issuance of the banking accounting voucher, which are used at units of the State Bank.

2. General Managers (Managers) of the banks shall organize the printing and issuance of the banking accounting voucher forms, which are used in their banks, provided that provisions of applicable laws and provisions of the State Bank shall be complied with:

- For accounting vouchers provided for by the Ministry of Finance, the printing and issuance of the forms shall be implemented in accordance with provisions of the Ministry of Finance.

- For accounting vouchers which carry particular characteristics of banking operations and are in the list of required vouchers, Banks shall, based on the standard, specification of the forms, and contents to be reflected which have been provided for by the State Bank, organize the printing and registration of the form with the State Banks Head Office (Finance Accounting Department) prior to the issuance. Operation Departments, branches of credit institutions shall be responsible for submission of their payment voucher forms to the State Bank (Banking Operation Department or State Banks branches in provinces, cities) in the same local for notification prior to their use. Payment vouchers, forms of which have not yet been registered with the State Bank shall be considered as invalid vouchers and not acceptable in the payment through the State Bank.

- For accounting vouchers which carry particular characteristics of banking operations and are in the list of guided vouchers, such as the transaction voucher between a customer and a bank, vouchers used for the accounting, payment within a bank..., the banks shall take the initiative in designing accounting voucher form in line with the provisions of applicable laws to organize the printing and issuance.

Article 12. Duplicated accounting voucher

...

...

...

2. Duplicated accounting vouchers shall only be used in following cases:

a. A bank which has an project in relation to the foreign borrowing, foreign aid and is required to submit the original voucher to the foreign donor in accordance with the commitment. In this case, the duplicated voucher must be supported by a confirmation signature and seal of the legal representative of the donor or of the bank.

b. The bank, the original accounting voucher of which is temporarily seized or confiscated by a state competent agency. In this case, the duplicated voucher must be supported by a confirmation signature and seal of the representative of a state agency which has competence to decide on temporary seizure, confiscation of the accounting documents.

c. Accounting vouchers which are lost or destroyed due to such objective reasons as natural calamity, fire. In this case, the bank must go to the unit which purchases, or sells goods, services and other concerned units to ask for the duplication of the lost accounting vouchers. The duplicated voucher must be supported by a confirmation signature and seal of the legal representative of the purchasing, selling unit or other related independent accounting unit.

d. Other cases shall be implemented in accordance with provisions of applicable laws.

Article 13. Preservation, keeping of the banking accounting vouchers

1. Preservation of the banking accounting vouchers

a. Accounting voucher must be managed, preserved sufficiently, safely by the banks during the process of use and record. The person who is in charge of accounting shall be responsible for the management, preservation of his (or her) accounting vouchers during the process of his (her) use.

b. The classification, arrangement, package, preservation of the accounting vouchers in the bank shall be provided for by the General Manager (Manager), ensuring close management and convenience for looking up and record:

...

...

...

- Electronic vouchers must be preserved in accordance with provisions of the Law.

c. Accounting vouchers, after being used for making entries to the accounting book, shall be kept in the accounting division within the period of 12 months at the maximum from the end of the annual accounting period, shall be sent to the storehouse for keeping, preservation in accordance with applicable provisions thereafter.

d. Accounting voucher forms which are not yet used must be preserved carefully to avoid being damaged, lost. Important printed documents which have the same value as money must be managed like money.

2. Preservation of the banking accounting vouchers

a. General Manager (Manager) of the bank shall guide the organization of the preservation, keeping of accounting vouchers in his unit in line with provisions of applicable laws and be responsible for the security, sufficiency and legality of the accounting vouchers to be kept.

b. The kept accounting vouchers must be the original. In case where the accounting vouchers are temporarily seized, confiscated, lost or destroyed, the bank must have a minute attached to the duplicate of the documents which are temporarily seized, confiscated, lost or destroyed. For accounting voucher which only has one original but is required to be kept in two different places, one of the two places shall be entitled to keep the duplicated voucher.

c. Other contents about keeping of accounting vouchers such as place of keeping, point of time and period of keeping, destroying the accounting vouchers which expires the keeping period... shall be implemented in accordance with provisions of the Law on Accounting, the Decree guiding the implementation of the Law on Accounting and provisions of the State Bank on keeping, preservation of the accounting documents.

Article 14. Supply of the banking accounting vouchers

1. The supply of accounting vouchers to the competent agencies for the investigation, reconciliation, verification, looking up and appraisal at banks shall be implemented in accordance with provisions of applicable laws and of the State Bank. The process of investigation, reconciliation, verification, looking up and appraisal of the accounting vouchers must be witnessed by the archivist (if the vouchers are preserved in the archives), by the chief accountant of the bank or the authorized person. The reconciliation, verification, looking up and appraisal of the accounting vouchers shall only be performed at a stipulated place in the place of business of the bank with concerned voucher. During the process of investigation, reconciliation, verification, looking up and appraisal of the accounting vouchers, if any one makes the original voucher spoiled, lost or erased, corrected, a minute should be drawn to make clear the responsibility and treat in accordance with applicable laws.

...

...

...

Article 15. Lost or destroyed accounting vouchers

When accounting vouchers are detected lost or destroyed, the person who is in charge of accounting shall carry out following tasks:

1. Inspecting, determining and drawing up a minute of the number, actual situation, reason of the loss, destroy and giving a notice to related organizations, individuals and the state competent agency; In case where a blank cheque is lost, it is required to give a written notification to the local police agency of the serial number, the number of the cheques which are lost, the circumstances leading to the loss for verification, treatment in accordance with applicable laws, at the same time to announce in the mass media and other banks to invalidate the lost cheques.

2. Carrying out the restoration of the accounting vouchers which are lost or destroyed;

3. Contacting organizations, individuals which purchase or sell goods, services or other related units to copy or reconfirm the lost, destroyed accounting documents in accordance with provisions of applicable laws.

4. With respect to the accounting voucher relating to the assets which are lost or destroyed but not able to restore by measures provided for in paragraph 1, 2, 3 in this Article, it shall be required to take stock of the assets to re-draw the accounting vouchers which are lost or destroyed.

III. IMPLEMENTING PROVISIONS

Article 16. The Director of the Finance Accounting Department shall be responsible for the deployment of and control over the implementation of this regime with respect to the State Bank system.

The Chairperson of the Board of Directors, General Managers (Managers) of the banks shall be responsible for organizing the implementation of this regime in their unit.

...

...

...