Quyết định 56/2003/QĐ-BTC hồ sơ quy trình thủ tục hải quan đối với hàng hoá xuất nhập khẩu theo hợp đồng mua bán

• Số hiệu: 56/2003/QĐ-BTC
• Loại văn bản: Quyết định
• Nơi ban hành: Bộ Tài chính
• Người ký: Trương Chí Trung
• Ngày ban hành: 16/04/2003

BỘ TÀI CHÍNH ********	CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ********
Số: 56/2003/QĐ-BTC	Hà Nội, ngày 16 tháng 4 năm 2003

QUYẾT ĐỊNH

CỦA BỘ TRƯỞNG BỘ TÀI CHÍNH SỐ 56/2003/QĐ-BTC NGÀY 16 THÁNG 4 NĂM 2003 VỀ QUY ĐỊNH VỀ HỒ SƠ HẢI QUAN, QUY TRÌNH THỦ TỤC HẢI QUAN ĐỐI VỚI HÀNG HÓA XUẤT KHẨU, NHẬP KHẨU THEO HỢP ĐỒNG MUA BÁN

BỘ TRƯỞNG BỘ TÀI CHÍNH

Căn cứ Luật Hải quan số 29/2001-QH10 được Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam khoá X, kỳ họp thứ 9 thông qua ngày 29 tháng 6 năm 2001;
Căn cứ Nghị định 101/2001/NĐ-CP ngày 31/12/2001 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Hải quan về thủ tục hải quan, chế độ kiểm tra, giám sát hải quan;
Căn cứ Nghị định số 86/2002/NĐ-CP ngày 05/11/2002 của Chính phủ Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quan ngang Bộ;
Xét đề nghị của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan.

QUYẾT ĐỊNH

Điều 1: Ban hành kèm theo Quyết định này Quy định về hồ sơ hải quan, quy trình thủ tục hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu theo hợp đồng mua bán.

Điều 2: Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 15 ngày kể từ ngày đăng công báo. Bãi bỏ Quyết định số 1494/2001/QĐ-TCHQ ngày 26/12/2001, Điều 3 Quyết định số 19/2002/QĐ-TCHQ ngày 10/01/2002 của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan và các văn bản hướng dẫn khác trái với quy định tại Quyết định này.

Điều 3: Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan, Thủ trưởng các đơn vị thuộc, trực thuộc Bộ Tài chính và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

Trương Chí Trung (Đã ký)

QUY ĐỊNH

VỀ HỒ SƠ HẢI QUAN, QUY TRÌNH THỦ TỤC HẢI QUAN ĐỐI VỚI HÀNG HÓA XUẤT KHẨU, NHẬP KHẨU THEO HỢP ĐỒNG MUA BÁN
(Ban hành kèm theo Quyết định số 56/2003/QĐ-BTC ngày 16 tháng 4 năm 2003 của Bộ trưởng Bộ Tài chính).

I. QUY ĐỊNH CHUNG:

1. Để tránh trùng lặp, những nội dung đã quy định rõ, cụ thể tại Luật Hải quan, Nghị định số 101/2001/NĐ-CP ngày 31/12/2001 của Chính phủ quy định chi tiết một số Điều của Luật Hải quan về thủ tục hải quan, chế độ kiểm tra giám sát hải quan thì Quy định này không nhắc lại. Khi thực hiện Quy định này phải đối chiếu với Luật Hải quan và Nghị định 101/2001/NĐ-CP nêu trên.

2. Quy trình thủ tục hải quan quy định tại Phần III, Phần IV Quy định này là quy trình cơ bản áp dụng cho hàng hoá xuất khẩu, nhập khẩu theo hợp đồng mua bán. Đối với lô hàng được miễn kiểm tra thực tế, hàng có thuế suất bằng 0%, hàng thuộc đối tượng miễn thuế thì được phép giảm bớt một số bước trong quy trình cơ bản này. ở cửa khẩu có lượng hàng hoá xuất nhập khẩu không nhiều, để tránh lãng phí nhân lực, một công chức hải quan có thể kiêm nhiệm 2 - 3 khâu nghiệp vụ trong quy trình này.

3. Chi cục trưởng Chi cục Hải quan chịu trách nhiệm tổ chức, chỉ đạo thực hiện Quy định này. Trực tiếp phụ trách quy trình thủ tục hải quan là một Lãnh đạo Chi cục để quyết định hình thức, tỷ lệ kiểm tra thực tế hàng hoá và giải quyết tại chỗ các vướng mắc phát sinh và các vấn đề vượt thẩm quyền của công chức thừa hành.

4. Tại các bước đăng ký tờ khai, kiểm tra tính thuế, mỗi bước được giao cho một công chức hải quan thực hiện và chịu trách nhiệm, không phân chia thành các khâu, các việc nhỏ do nhiều người thực hiện nhằm hạn chế tối đa hồ sơ hải quan phải luân chuyển qua nhiều công chức hải quan. Đội trưởng Đội thủ tục trực tiếp điều hành các bước trong quy trình. Các bước kiểm tra thực tế hàng hoá, kiểm tra tính thuế do một Lãnh đạo Đội trực tiếp điều hành công việc và thực hiện một số nhiệm vụ quy định tại Điểm 6 dưới đây. Lãnh đạo Đội không làm thay các việc mà công chức thừa hành làm trực tiếp đã thực hiện. Trong quá trình điều hành công việc, nếu phát hiện công chức hải quan làm trực tiếp tại các khâu nghiệp vụ có sai sót, sai phạm thì Lãnh đạo Đội phải kịp thời ngăn chặn và báo cáo ngay Lãnh đạo Chi cục trực tiếp phụ trách quy trình giải quyết. Đối với Chi cục Hải quan không có cấp Đội, thì Lãnh đạo Chi cục trực tiếp điều hành các bước trong quy trình.

5. Công chức hải quan được giao nhiệm vụ thực hiện việc đăng ký tờ khai, kiểm tra thực tế hàng hoá, kiểm tra tính thuế lô hàng nào phải chịu trách nhiệm về việc làm của mình đối với lô hàng đó, nếu có vướng mắc vượt thẩm quyền phải báo cáo Lãnh đạo trực tiếp để giải quyết.

6. Lô hàng xuất khẩu, nhập khẩu được thông quan là lô hàng đã được Lãnh đạo Chi cục hoặc Lãnh đạo Đội xác nhận và đóng dấu nghiệp vụ "Đã làm thủ tục hải quan" vào ô số 38 tờ khai hải quan hàng hoá nhập khẩu (mẫu HQ2002 NK ban hành kèm theo Quyết định số 1257/2001/QĐ-TCHQ ngày 28/12/2001), ô số 26 tờ khai hàng hoá xuất khẩu (mẫu HQ2002 XK ban hành kèm theo Quyết định số 1257/2001/QĐ-TCHQ ngày 28/12/2001).

Việc xác nhận đã làm thủ tục hải quan và thông quan hàng hoá được quy định như sau:

a) Đối với lô hàng phải kiểm tra thực tế nhưng có thuế suất bằng 0%, hoặc thuộc đối tượng miễn thuế thì sau khi hoàn thành kiểm tra thực tế hàng hoá, Lãnh đạo Đội trực tiếp điều hành tại khâu kiểm tra thực tế hàng hoá thực hiện;

b) Đối với lô hàng thuộc đối tượng miễn thuế, hàng có thuế suất 0% và được miễn kiểm tra thực tế thì do Lãnh đạo Chi cục phụ trách quy trình thực hiện ngay sau khi quyết định miễn kiểm tra;

c) Đối với lô hàng có thuế thì do Lãnh đạo Đội trực tiếp điều hành tại khâu kiểm tra tính thuế thực hiện.

Việc quyết định thông quan đối với hàng hoá phi mậu dịch xuất nhập khẩu cũng thực hiện theo quy định tại điểm này.

7. Qui định về cách ghi kết quả kiểm tra thực tế hàng hoá trên tờ khai hải quan:

Việc ghi kết quả kiểm tra thực tế trên tờ khai hải quan phải rõ ràng, cụ thể, đủ thông tin để công chức kiểm tra tính thuế có thể kiểm tra ngay được việc tự tính thuế của người khai hải quan mà không yêu cầu doanh nghiệp cung cấp thêm chứng từ hay doanh nghiệp và kiểm hoá viên phải giải thích thêm.

a. Trước khi ghi cụ thể kết quả kiểm tra, kiểm hoá viên bắt buộc phải ghi vào tờ khai những nội dung sau:

- Tỷ lệ kiểm tra (bao nhiêu phần trăm);

- Quy cách đóng gói: Hàng đồng nhất hay không đồng nhất (ghi cụ thể toàn bộ lô hàng là đồng nhất hay không, hoặc theo khai của người khai hải quan thì có mấy kiện, mỗi loại bao nhiêu kiện...);

- Tình trạng niêm phong (nếu có) và bao bì (ví dụ: Niêm phong có còn nguyên vẹn không, tình trạng bao bì như thế nào...).

b. Cách ghi kết quả kiểm tra:

- Nếu hàng được miễn kiểm tra thì ghi: "Hàng hoá được thông quan theo nội dung khai của người khai hải quan";

- Nếu căn cứ kết quả giám định của tổ chức giám định/kết quả kiểm tra của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền thì ghi:" căn cứ chứng thư giám định/Giấy xác nhận kết quả kiểm tra số...ngày...do...cấp" và ghi lại kết luận của tổ chức giám định/cơ quan kiểm tra Nhà nước vào tờ khai hải quan; bộ phận hải quan nào quyết đinh thông quan thì bộ phận đó ghi những kết quả này vào tờ khai hải quan.

c. Hàng phải kiểm tra xác suất:

- Nếu kiểm tra cả con-ten-nơ thì ghi rõ số con-ten-nơ, số niêm phong, kẹp chì của con-ten-nơ đã kiểm tra. Nếu chỉ kiểm tra một số kiện trong con-ten-nơ thì ghi rõ số các kiện đã kiểm tra, vị trí của kiện trong con-ten-nơ (ví dụ: phía ngoài, phía trong, bên phải, bên trái... của con-ten-nơ) và ký mã hiệu của từng kiện. Trường hợp kiện hàng không có ký mã hiệu, không phân biệt được các kiện với nhau thì phải niêm phong hoặc đánh dấu những kiện đã kiểm tra. Cục trưởng Hải quan tỉnh, thành phố quy định hình thức đánh dấu để áp dụng cho đơn vị mình;

- Nếu là hàng rời phải ghi rõ là hàng rời, vị trí của phần hàng đã kiểm tra (ví dụ kiểm phần hàng phía trong, phía ngoài, bên trên, bên dưới...);

- Nếu hàng hoá đóng gói đồng nhất thì chọn kiểm tra những kiện bất kỳ hoặc những kiện có nghi vấn. Nếu các kiện không đồng nhất thì lựa chọn các kiện đại diện cho từng loại kiện hoặc những kiện có nghi vấn để kiểm tra, nhưng vẫn phải đảm bảo tỷ lệ kiểm tra;

- Nếu kiểm tra tỷ lệ % nhưng hàng hoá là nguyên chiếc (ví dụ 01 xe ô tô) thì kiểm tra nguyên chiếc. Nếu tỷ lệ phần trăm của số hàng là số lẻ thì làm tròn số để kiểm tra (ví dụ 3% của 50 kiện là 1,5 kiện thì làm tròn là 02 kiện để kiểm tra);

- Trong quá trình kiểm tra, nếu kiểm hoá viên xét thấy phải thay đổi tỷ lệ kiểm tra mới đảm bảo tính đại diện cao cho cả lô hàng thì báo cáo Chi cục trưởng để thay đổi tỷ lệ kiểm tra. Việc thay đổi tỷ lệ kiểm tra và lý do thay đổi phải được ghi rõ trong tờ khai hải quan;

- Khi quyết định hình thức và tỷ lệ kiểm tra, nếu đã có thông tin nghi vấn về con-ten-nơ, kiện hàng, phần hàng cụ thể thì Chi cục trưởng có thể quyết định cụ thể những con-ten-nơ, những kiện hàng hoặc phần hàng mà kiểm hóa viên phải kiểm tra. Việc quyết định này phải được thể hiện đầy đủ trên tờ khai hải quan.

Đối với các lô hàng kiểm tra xác suất, kiểm hoá viên phải chịu trách nhiệm về số hàng đã kiểm tra, phần còn lại doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm. Việc kiểm tra xác suất phải có tính đại diện cao cho cả lô hàng. Vì vậy, Lãnh đạo Chi cục và kiểm hoá viên phải nêu cao trách nhiệm, sử dụng có hiệu quả tất cả các thông tin, kinh nghiệm có được và rất nhạy bén trong việc quyết định hình thức, tỷ lệ, biện pháp, cách thức kiểm tra.

- Ghi kết luận về thực tế hàng hoá xuất khẩu, nhập khẩu:

+ Nếu số hàng được kiểm tra xác suất đúng như khai của người khai hải quan thì ghi:"Căn cứ kết quả kiểm tra thực tế các kiện hàng nói trên, kết luận:Hàng xuất khẩu/nhập khẩu đã kiểm tra xác suất đúng như khai báo";

+ Nếu số hàng được kiểm tra xác suất khác so với khai của người khai hải quan thì thực hiện kiểm tra toàn bộ lô hàng. Khi ghi kết quả kiểm tra phải ghi cụ thể tên (mã số) mặt hàng, lượng hàng, xuất xứ, chất lượng... hàng thực tế xuất khẩu, nhập khẩu (sai nội dung gì thì ghi nội dung ấy). Những mặt hàng khác đúng như khai của người khai hải quan thì ghi "Các mặt hàng khác xuất khẩu/ nhập khẩu đúng như khai báo".

d. Hàng được kiểm tra toàn bộ:

- Nếu kết quả kiểm tra đúng như khai báo của chủ hàng thì ghi:"Hàng xuất khẩu/ nhập khẩu đúng khai báo";

- Nếu số hàng đã được kiểm tra khác so với khai của người khai hải quan thì ghi cụ thể tên (mã số) mặt hàng, lượng hàng, xuất xứ, chất lượng... hàng thực tế xuất khẩu, nhập khẩu (sai nội dung gì thì ghi nội dung ấy). Những mặt hàng khác đúng như khai của người khai hải quan thì ghi "Các mặt hàng khác xuất khẩu/nhập khẩu đúng như khai báo".

8. Hàng hoá nhập khẩu phải lấy mẫu, lưu mẫu trong các trường hợp sau:

a) Khi người khai hải quan có yêu cầu lấy mẫu để phục vụ việc khai hải quan, Lãnh đạo Chi cục Hải quan cửa khẩu nhập quyết định việc cho người khai hải quan xem hàng trước và lấy mẫu trên cơ sở đơn đề nghị của người khai hải quan.

b) Hàng gia công, hàng thuộc diện bắt buộc phải lấy mẫu theo quy định;

c) Khi hàng hoá nhập khẩu phải kiểm tra thực tế, nhưng công chức hải quan làm nhiệm vụ kiểm tra thực tế hàng hoá không xác định được chất lượng và mã số hàng hoá phải lấy mẫu để phân tích, phân loại hoặc trưng cầu giám định. Việc lấy mẫu được thực hiện như sau:

c.1. Đối với trường hợp phân tích, phân loại hoặc giám định chỉ để xác định số thuế phải nộp, nếu chủ hàng cam kết thực hiện theo quyết định của cơ quan Hải quan thì, sau khi đã lấy mẫu theo quy định, Lãnh đạo Chi cục Hải quan quyết định việc giải phóng hàng mà không phải chờ kết quả giám định. Việc cam kết này phải được chủ hàng ký, ghi rõ họ tên vào ô số 31 tờ khai nhập khẩu HQ/2002-NK, hoặc ô số 22 tờ khai xuất khẩu HQ/2002-XK, là:"Hàng chờ kết quả giám định để xác định số thuế phải nộp, cam kết thực hiện theo quyết định của cơ quan Hải quan". Hải quan trả cho người khai hải quan 01 tờ khai hải quan (chưa xác nhận"Đã làm thủ tục hải quan") để làm chứng từ xuất trình cho các cơ quan chức năng khác trên đường vận chuyển. Cơ quan Hải quan chỉ xác nhận thông quan vào tờ khai hải quan khi có kết quả phân tích, phân loại, giám định chính thức;

c.2. Đối với trường hợp phân tích, phân loại hoặc giám định để xác định xem hàng hoá có được nhập khẩu/xuất khẩu không thì, sau khi đã lấy mẫu theo quy định, Lãnh đạo Chi cục Hải quan quyết định việc cho phép chủ hàng được đưa hàng về bảo quản nếu hàng hoá đáp ứng được yêu cầu giám sát của Hải quan (cụ thể là niêm phong). Hàng hoá phải được niêm phong hải quan đưa về nơi bảo quản và chỉ được thông quan khi có kết quả phân tích, phân loại, giám định;

c.3. Đối với những mặt hàng mà Hải quan không thể xác định bằng kiểm tra thủ công, nhưng lại là mặt hàng doanh nghiệp nhập khẩu thường xuyên để phục vụ cho sản xuất của chính doanh nghiệp đó (ví dụ như hoá chất trong sản xuất da giầy, mỹ phẩm, xà phòng...) và các lần nhập khẩu trước đã được giám định, kết quả giám định đã được cơ quan Hải quan chấp nhận, thì những lần nhập khẩu sau (trong thời hạn 6 tháng tiếp theo) cơ quan Hải quan không yêu cầu phải giám định. Để tránh lợi dụng, Lãnh đạo Chi cục Hải quan yêu cầu doanh nghiệp có văn bản cam kết mặt hàng nhập khẩu đúng là mặt hàng nhập khẩu trước đã được giám định và khi xét thấy cần thiết có thể quyết định việc kiểm tra và trưng cầu giám định đột xuất;

c.4. Đối với các mặt hàng nhập khẩu có yêu cầu về kiểm tra chất lượng nhà nước: Thực hiện theo hướng dẫn tại Thông tư liên tịch số 37/2001/TTLT/ BKHCNMT-TCHQ ngày 28/06/2001 của Bộ Khoa học, công nghệ và môi trường và Tổng cục Hải quan.

d) Khi người khai hải quan không đồng ý với kết quả kiểm tra thực tế hàng hoá thì người khai hải quan được phép lấy mẫu hàng hóa để giám định.

e) Việc lấy mẫu, lưu mẫu thực hiện theo quy định hiện hành.

9. Công chức hải quan có trách nhiệm hướng dẫn người khai hải quan làm thủ tục hải quan và các nội dung có liên quan theo đúng quy định.

10. Việc thực hiện thủ tục hải quan đối với hàng hoá xuất khẩu, nhập khẩu tại Quy định này phải gắn liền với nghiệp vụ kiểm soát, giám sát hải quan và kiểm tra sau thông quan.

11. Quy trình này phải gắn với việc áp dụng công nghệ thông tin. Các Chi cục Hải quan áp dụng tin học trong làm thủ tục hải quan phải sử dụng hệ thống công nghệ thông tin đa chức năng của Tổng cục Hải quan.

II. QUY ĐỊNH VỀ HỒ SƠ LÀM THỦ TỤC HẢI QUAN:

Khi làm thủ tục hải quan cho lô hàng xuất khẩu, nhập khẩu, người khai hải quan phải nộp hồ sơ hải quan tại trụ sở Chi cục Hải quan và phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ hải quan và tính chính xác của các nội dung kê khai trong tờ khai hải quan.

1. Hồ sơ hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu:

a) Chứng từ phải nộp:

- Tờ khai hải quan hàng hóa xuất khẩu: 02 bản chính;

- Hợp đồng mua bán hàng hóa hoặc giấy tờ có giá trị tương đương hợp đồng: 01 bản sao;

- Hoá đơn thương mại (nếu hàng thuộc đối tượng chịu thuế): 01 bản chính.

b) Chứng từ phải nộp thêm đối với các trường hợp sau đây:

- Bản kê chi tiết hàng hóa (đối với hàng hóa đóng gói không đồng nhất): 02 bản chính;

- Văn bản cho phép xuất khẩu của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền (đối với mặt hàng thuộc danh mục hàng cấm xuất khẩu hoặc xuất khẩu có điều kiện): 01 bản chính (nếu xuất khẩu một lần);

Trường hợp văn bản này được sử dụng xuất khẩu nhiều lần thì nộp bản sao, xuất trình bản chính. Chi cục Hải quan làm thủ tục lần đầu cấp phiếu theo dõi trừ lùi, đóng dấu nghiệp vụ số 02 (ban hnàh kèm theo Quyết định số 1200/2001/QĐ-TCHQ ngày 23/11/2001) vào bản chính văn bản cho phép và ghi: "Đã cấp phiếu theo dõi trừ lùi, ngày, tháng, năm". Bản chính trả chủ hàng và bản sao lưu Hải quan.

- Hợp đồng uỷ thác xuất khẩu (nếu nhận uỷ thác xuất khẩu): 01 bản sao.

c) Chứng từ phải xuất trình:

- Giấy chứng nhận đăng ký mã số kinh doanh xuất nhập khẩu: 01 bản (bản sao hoặc bản chính).

2. Hồ sơ hải quan đối với hàng hóa nhập khẩu:

a) Chứng từ phải nộp:

- Tờ khai hải quan hàng hóa nhập khẩu: 02 bản chính;

- Hợp đồng mua bán hàng hóa hoặc giấy tờ có giá trị tương đương hợp đồng: 01 bản sao;

- Hoá đơn thương mại: 01 bản chính;

- Vận tải đơn: 01 Bản sao chụp từ các bản original (bản gốc) hoặc bản surrendered (vận đơn giao hàng tại cảng) hoặc Bản chính của các bản vận tải đơn có ghi chữ copy (bản sao).

b) Chứng từ phải nộp thêm đối với các trường hợp sau đây:

- Bản kê chi tiết hàng hóa (đối với hàng hóa đóng gói không đồng nhất): 01 bản chính và 1 bản sao;

- Tờ khai trị giá hàng nhập khẩu (đối với trường hợp quy định hàng thuộc diện phải khai tờ khai trị giá): 2 bản chính;

- Văn bản cho phép nhập khẩu của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền (đối với hàng hóa thuộc danh mục hàng hóa cấm nhập khẩu hoặc nhập khẩu có điều kiện): 01 bản chính (nếu nhập khẩu một lần);

Trường hợp văn bản này được sử dụng nhập khẩu nhiều lần thì nộp bản sao, xuất trình bản chính. Chi cục Hải quan làm thủ tục lần đầu cấp phiếu theo dõi trừ lùi, đóng dấu nghiệp vụ số 02 02 (ban hnàh kèm theo Quyết định số 1200/2001/QĐ-TCHQ ngày 23/11/2001) vào bản chính văn bản cho phép và ghi: "Đã cấp phiếu theo dõi trừ lùi, ngày, tháng, năm." Bản chính trả chủ hàng và bản sao lưu Hải quan.

- Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O) (đối với trường hợp quy định phải nộp): 01 bản chính;

- Hợp đồng uỷ thác nhập khẩu (nếu nhận uỷ thác nhập khẩu): 01 bản sao;

- Giấy đăng ký kiểm tra chất lượng hàng hóa hoặc Thông báo miễn kiểm tra do cơ quan kiểm tra Nhà nước về chất lượng cấp (đối với hàng hóa nhập khẩu thuộc danh mục phải kiểm tra Nhà nước về chất lượng): 01 bản chính;

- Giấy đăng ký kiểm dịch do cơ quan kiểm dịch cấp (đối với hàng hoá nhập khẩu thuộc diện phải kiểm dịch): 01 bản chính.

- Khi làm thủ tục cho hàng hoá nhập khẩu qua cảng biển, người khai hải quan phải nộp thêm Lệnh giao hàng (D/O). Trường hợp lô hàng do Chi cục Hải quan ngoài cửa khẩu làm thủ tục thì người khai hải quan có thể nộp D/O cho Chi cục Hải quan làm thủ tục hải quan hoặc cho Chi cục Hải quan cửa khẩu cảng.

c) Chứng từ phải xuất trình:

- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh: 01 bản (bản sao hoặc bản chính);

- Giấy chứng nhận đăng ký mã số kinh doanh xuất nhập khẩu: 01 bản (bản sao hoặc bản chính).

3. Quy định khác về các chứng từ trong hồ sơ hải quan:

a) Quy định về chứng từ được nộp chậm, bổ sung, thay thế, sửa chữa chứng từ, hồ sơ chờ kết quả giám định thực hiện theo quy định tại Điểm 2 Điều 7 Nghị định số 101/2001/NĐ-CP ngày 31/12/2001 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số Điều của Luật Hải quan về thủ tục hải quan, các chế độ kiểm tra, giám sát hải quan;

b) Các chứng từ trong hồ sơ hải quan nếu quy định là bản sao thì Giám đốc hoặc Phó Giám đốc doanh nghiệp hoặc người được uỷ quyền của Giám đốc doanh nghiệp xác nhận sao y bản chính, ký tên, đóng dấu lên các chứng từ và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp của các chứng từ đó.

III. QUY TRÌNH THỦ TỤC HẢI QUAN ĐỐI VỚI HÀNG XUẤT KHẨU THEO HỢP ĐỒNG MUA BÁN:

Bước 1: Tiếp nhận, đăng ký tờ khai hải quan và quyết định hình thức kiểm tra thực tế hàng hóa.

1. Nhiệm vụ của công chức hải quan tiếp nhận, đăng ký tờ khai hải quan:

Việc tiếp nhận, đăng ký tờ khai hải quan cho 01 lô hàng do 01 công chức hải quan thực hiện và chịu trách nhiệm làm đầy đủ các công việc sau đây:

a) Kiểm tra sự đồng bộ và đầy đủ của hồ sơ hải quan theo qui định. Trường hợp không chấp nhận đăng ký hồ sơ hải quan thì phải báo cáo Lãnh đạo trực tiếp và sau đó thông báo lý do cho người khai hải quan biết;

b) Kiểm tra việc kê khai theo nội dung yêu cầu trên tờ khai hải quan, chứng từ thuộc hồ sơ hải quan, sự phù hợp của nội dung khai hải quan với chứng từ thuộc hồ sơ hải quan;

c) Đối chiếu chính sách quản lý hàng hoá xuất khẩu với lô hàng xuất khẩu;

d) Nhập dữ liệu của tờ khai hải quan vào máy vi tính và đăng ký tờ khai hải quan;

e) Chuyển hồ sơ hải quan cho Lãnh đạo Chi cục;

f) Lập biên bản vi phạm (nếu có) và:

- Đề xuất xử lý đối với hành vi vi phạm thuộc thẩm quyền xử lý của Chi cục trưởng; hoặc:

- Hoàn chỉnh hồ sơ để Lãnh đạo Chi cục báo cáo cấp trên xử lý đối với trường hợp vượt thẩm quyền của Chi cục trưởng.

g) Ra thông báo thuế theo số thuế tự tính, tự kê khai của người khai hải quan đối với các trường hợp sau:

- Hàng miễn kiểm tra thực tế;

- Hàng chuyển cửa khẩu.

2. Nhiệm vụ của Lãnh đạo Chi Cục phụ trách quy trình thủ tục hàng xuất khẩu:

a) Quyết định hình thức, tỷ lệ kiểm tra thực tế hàng hóa;

b) Xử phạt vi phạm hành chính đối với trường hợp vi phạm trong thẩm quyền xử phạt của Chi cục trưởng; hoặc xác nhận vào hồ sơ xử phạt vi phạm hành chính báo cáo cấp trên đối với trường hợp vi phạm vượt quá thẩm quyền xử phạt của Chi cục trưởng (nếu có);

c) Ký xác nhận đã làm thủ tục hải quan và thông quan đối với trường hợp qui định tại Điểm 6.(b) phần I; hoặc:

Chuyển hồ sơ cho bộ phận làm nhiệm vụ kiểm tra thực tế hàng hóa, tính thuế (đối với trường hợp hàng xuất khẩu thuộc đối tượng chịu thuế và phải kiểm tra thực tế);

d) Giải quyết các vướng mắc vượt thẩm quyền của công chức hải quan cấp dưới.

Bước 2: Kiểm tra thực tế hàng hóa, kiểm tra tính thuế.

Bước này do một Lãnh đạo Đội phụ trách. Việc kiểm tra thực tế hàng hóa và kiểm tra tính thuế do 02 công chức hải quan cùng thực hiện (không phân biệt mỗi người làm một việc). Các công chức thực hiện nhiệm vụ ở Bước 2 này phải làm đầy đủ và chịu trách nhiệm về các công việc sau đây:

a) Đối với lô hàng phải kiểm tra: Kiểm tra thực tế hàng hóa theo qui định hiện hành và quyết định của Lãnh đạo Chi cục về hình thức và tỷ lệ kiểm tra; xác nhận kết quả kiểm tra thực tế hàng hoá vào tờ khai hải quan;

b) Đối với hàng hoá thuộc đối tượng chịu thuế: Kiểm tra việc tự tính thuế của người khai hải quan; đối chiếu nội dung tự kê khai, tự tính thuế của người khai hải quan với kết quả kiểm tra thực tế hàng hoá (nếu có) và chính sách về thuế, giá; quyết định điều chỉnh số thuế phải nộp (nếu có); Ra thông báo thuế hoặc Biên lai thu thuế. Việc thông báo thuế thực hiện như sau:

- Hàng đã có kết quả kiểm tra thực tế (thông báo thuế theo kết quả kiểm tra thực tế hàng hoá);

- Hàng chờ kết quả phân tích, phân loại hoặc giám định làm cơ sở để tính thuế (Thông báo thuế trên cơ sở số thuế tự tính, tự kê khai của người khai hải quan);

- Hàng chưa thông quan được trong ngày (Thông báo thuế trên cơ sở số thuế tự tính, tự kê khai của người khai hải quan).

c) Chuyển hồ sơ hải quan cho Lãnh đạo Đội trực tiếp điều hành khâu kiểm tra thực tế hàng hoá, kiểm tra tính thuế để ký xác nhận lô hàng đã làm thủ tục hải quan;

d) Đối với lô hàng phải lập biên bản vi phạm thì:

- Đề xuất xử lý đối với hành vi vi phạm thuộc thẩm quyền xử lý của Chi cục trưởng; hoặc:

- Hoàn chỉnh hồ sơ để Lãnh đạo Chi cục báo cáo cấp trên xử lý đối với trường hợp vượt thẩm quyền của Chi cục trưởng.

e) Nhập dữ liệu về kết quả kiểm tra thực tế hàng hoá và tính thuế vào máy vi tính;

f) Đóng dấu nghiệp vụ "Đã làm thủ tục hải quan" vào tờ khai hàng hoá xuất khẩu và trả cho chủ hàng;

g) Chuyển hồ sơ cho đội kế toán thuế và phúc tập hồ sơ hải quan.

(Xem sơ đồ 1 qui trình thủ tục hải quan đối với một lô hàng xuất khẩu theo hợp đồng mua bán).

IV. QUY TRÌNH THỦ TỤC HẢI QUAN ĐỐI VỚI HÀNG HOÁ NHẬP KHẨU THEO HỢP ĐỒNG MUA BÁN:

Bước 1: Tiếp nhận, đăng ký tờ khai hải quan và quyết định hình thức kiểm tra thực tế hàng hóa.

1. Nhiệm vụ của công chức hải quan tiếp nhận, đăng ký tờ khai hải quan:

Việc tiếp nhận, đăng ký tờ khai hải quan cho 01 lô hàng do 01 công chức hải quan thực hiện và chịu trách nhiệm làm đầy đủ các công việc sau đây:

a) Kiểm tra danh sách doanh nghiệp phải cưỡng chế làm thủ tục hải quan;

b) Các công việc được quy định tại điểm 1 Bước 1 Phần III (từ điểm a đến điểm f).

2. Nhiệm vụ của Lãnh đạo Chi Cục phụ trách quy trình thủ tục nhập khẩu:

a) Quyết định hình thức, tỷ lệ kiểm tra thực tế hàng hóa;

b) Xử phạt vi phạm hành chính đối với trường hợp vi phạm trong thẩm quyền xử phạt của Chi cục trưởng; hoặc xác nhận vào hồ sơ xử phạt vi phạm hành chính báo cáo cấp trên đối với trường hợp vi phạm vượt quá thẩm quyền xử phạt của Chi cục trưởng (nếu có);

c) Giải quyết các vướng mắc vượt thẩm quyền của công chức hải quan cấp dưới;

d) Ký xác nhận đã làm thủ tục hải quan và thông quan đối với trường hợp quy định tại Điểm 6.(b) phần I; hoặc chuyển hồ sơ hải quan cho Bước 2 đối với lô hàng phải kiểm tra thực tế; hoặc chuyển hồ sơ hải quan cho Bước 3 đối với lô hàng miễn kiểm tra thực tế.

Bước 2: Kiểm tra thực tế hàng hóa.

Bước này do một Lãnh đạo Đội phụ trách. Việc kiểm tra hàng hoá phải do ít nhất hai công chức hải quan thực hiện và chịu trách nhiệm về các công việc sau đây:

a) Kiểm tra thực tế hàng hoá theo quy định và quyết định của Lãnh đạo Chi cục;

b) Xác nhận kết quả kiểm tra thực tế hàng hoá vào tờ khai hải quan;

c) Đối với lô hàng phải lập biên bản vi phạm thì:

- Đề xuất xử lý đối với hành vi vi phạm thuộc thẩm quyền xử lý của Chi cục trưởng; hoặc:

- Hoàn chỉnh hồ sơ để lãnh đạo Chi cục báo cáo cấp trên xử lý đối với trường hợp vượt thẩm quyền của Chi cục trưởng.

d) Nhập dữ liệu về kết quả kiểm tra thực tế hàng hoá vào máy vi tính;

e) Chuyển hồ sơ cho khâu nghiệp vụ tiếp theo như sau:

- Chuyển cho Bước 3 đối với lô hàng có thuế, có lệ phí hải quan để công chức hải quan kiểm tra việc tính thuế của chủ hàng;

- Chuyển cho Lãnh đạo Đội trực tiếp điều hành khâu kiểm tra thực tế hàng hoá đối với lô hàng không thuế để xác nhận đã làm thủ tục hải quan và thông quan theo quy định tại Điểm 6.(a) phần I và trả tờ khai hải quan cho chủ hàng;

- Chuyển cho lãnh đạo Chi cục phụ trách qui trình giải quyết các trường hợp nêu tại điểm 2.(b),(c) Bước 1 Phần IV.

Bước 3: Kiểm tra tính thuế.

Bước này do một Lãnh đạo Đội phụ trách. Việc kiểm tra tính thuế cho một lô hàng do một công chức thực hiện (trừ việc thu tiền do thủ quỹ thực hiện). Công chức hải quan làm nhiệm vụ kiểm tra tính thuế phải thực hiện đầy đủ và chịu trách nhiệm đối với các công việc sau đây:

a) Căn cứ vào các quy định pháp luật hiện hành, kết quả tự tính thuế của người khai hải quan và kết quả kiểm tra thực tế hàng hóa (nếu có) để kiểm tra xác định số thuế phải nộp của lô hàng; Viết biên lai lệ phí hải quan; Ra thông báo thuế hoặc biên lai thu thuế. Việc thông báo thuế thực hiện như quy định tại bước 2 Phần III trên đây.

b) Chuyển biên lai thu thuế và biên lai lệ phí cho thủ quỹ;

c) Nhập dữ liệu vào máy vi tính;

d) Chuyển hồ sơ cho Lãnh đạo Đội trực tiếp điều hành khâu kiểm tra tính thuế để xác nhận đã làm thủ tục hải quan và thông quan theo quy định tại điểm 6.(c) Phần I và trả tờ khai hải quan cho chủ hàng;

e) Chuyển hồ sơ hải quan cho Đội kế toán thuế và phúc tập hồ sơ hải quan.

(Xem sơ đồ 2 quy trình thủ tục hải quan đối với một lô hàng nhập khẩu theo hợp đồng mua bán).

Tiếng Anh (English)

THE MINISTRY OF FINANCE -------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIET NAM Independence - Freedom - Happiness ------------
No: 56/2003/QD-BTC	Hanoi, April 16, 2003

DECISION

PRESCRIBING THE CUSTOMS DOSSIERS AND CUSTOMS PROCEDURES-CARRYING OUT PROCESS APPLICABLE TO EXPORT AND IMPORT GOODS UNDER SALE AND PURCHASE CONTRACTS

THE FINANCE MINISTER

Pursuant to Customs Law No.29/2001/QH10, passed on June 29, 2001 by the Xth National Assembly of the Socialist Republic of Vietnam at its 9th session;
Pursuant to the Government's Decree No.101/2001/ND-CP of December 31, 2002 detailing the implementation of a number of articles of the Customs Law regarding the customs procedures and the regime of customs inspection and supervision;
Pursuant to the Government's Decree No.86/2002/ND-CP of November 5, 2002 defining the functions, tasks, powers and organizational structures of the ministries and ministerial-level agencies;
At the proposal of the General Director of Customs,

DECIDES:

Article 1.- To promulgate together with this Decision the Regulation on customs dossiers and customs procedures-carrying out process applicable to export and import goods under sale and purchase contracts.

Article 2.- This Decision takes implementation effect 15 days after its publication in the Official Gazette. To annul Decision No.1494/2001/QD-TCHQ of December 26, 2001, Article 3 of Decision No.19/2002/QD-TCHQ of January 10, 2002 of the General Director of Customs and other guiding documents contrary to the provisions of this Decision.

Article 3.- The General Director of Customs, the heads of units under or attached to the Finance Ministry and the concerned organizations as well as individuals shall have to implement this Decision.

...

...

...

FOR THE FINANCE MINISTER
VICE MINISTER




Truong Chi Trung

REGULATION

 ON CUSTOMS DOSSIERS AND CUSTOMS PROCEDURES-CARRYING OUT PROCESS APPLICABLE TO EXPORT AND IMPORT GOODS UNDER SALE AND PURCHASE CONTRACTS
(Promulgated together with Decision No. 56/2003/QD-BTC of April 16, 2003 of the Finance Minister)

I. GENERAL PROVISIONS

1. In order to avoid overlap, the contents clearly prescribed in the Customs Law and the Government's Decree No.101/2001/ND-CP of December 31, 2001 detailing a number of articles of the Customs Law regarding the customs procedures, the regime of customs inspection and supervisions shall not be repeated in this Regulation. When implementing this Regulation, the comparison with the Customs Law and Decree No.101/2001/ND-CP mentioned above is required.

2. The customs procedures-carrying out process prescribed in Parts III and IV of this Regulation is a fundamental process applicable to export and import goods under sale and purchase contracts. For goods lots exempt from actual inspection, goods subject to the tax rate of 0% and tax-free goods, a number of steps in this fundamental process can be skipped over. At border gates where the export and import goods volumes are not great, a customs officer may perform 2 to 3 operational steps in this process in order to avoid human resource waste.

3. The heads of Customs Sub-Departments shall have to organize and direct the implementation of this Regulation. Taking direct charge of the customs procedures process is a leader of the Customs Sub-Department, who shall decide on forms and percentages of actual goods inspection and settle on spot arising problems as well as matters that go beyond the competence of the executing officers.

...

...

...

5. Customs officers who are tasked to perform the declaration registration, actual goods inspection, tax calculation examination of any goods lots shall have to bear responsibility for their performance of tasks regarding such goods lots; if meeting with any problems beyond their jurisdiction, they must report them to the direct leaders for solution.

6. Export or import goods lots cleared of the customs procedures are goods lots certified and stamped by leaders of the Sub-Departments or team leaders with operational seal "Customs Procedures Completed" in Block No.38 of the import goods customs declarations (Form HQ2002 NK issued together with Decision No.1257/2001/QD-TCHQ of December 28, 2001), Block No.26 of the export goods declarations (Form HQ2002 XK issued together with Decision No.1257/2001/QD-TCHQ of December 28, 2001).

The certification of customs procedure completion and customs clearance for goods is prescribed as follows:

a) For goods lots subject to actual inspection but entitled to 0% tax rate or tax exemption, after the completion of actual goods inspection, the team leaders who directly administer the step of performing the actual goods inspection shall make such certification;

b) For goods lots entitled to tax exemption, 0% tax rate and actual inspection exemption, the Sub-Department leaders who take charge of the process shall make such certification immediately after deciding on inspection exemption;

c) For taxed goods lots, the team leaders who directly administer the step of tax calculation examination shall make such certification.

The decision on customs clearance for non-commercial export and import goods shall also comply with the provisions at this Point.

7. The provisions on inscribing the actual goods inspection results on the customs declaration forms:

The inscription of the actual goods inspection results on the customs declaration forms must be clear, specific and contains adequate information so that the officers examining the tax calculation can immediately check the tax calculation by the customs declarers themselves without requesting enterprises to supply more documents or enterprises and goods inspectors to make additional explanations.

...

...

...

- The inspected proportions (in percentage);

- The packing specifications: Identical or non-identical goods (inscribing in detail whether the whole goods lots are identical or not or contain how many packages, the number of packages for each type..., according to customs declarers);

- The conditions of seals (if any) and packing (Example: whether seals are kept intact or not, what are conditions of the packings...).

b) Ways of inscribing the inspection results:

- If goods are exempt from inspection, inscribing "Goods cleared of customs procedures according to the contents of declarations by customs declarers";

- If basing on the results of expertise by the expertising organizations or the results of inspection by competent State agencies, inscribing "pursuant to expertise deed/ inspection result certificate No....of date.... issued by..." and re-inscribing the conclusions of the expertising organizations/State inspection agencies in the customs declaration forms; the customs sections which decide on the customs clearance shall inscribe such results in the customs declarations.

c) Goods subject to probability inspection:

- If inspecting the whole containers, to inscribe the serial numbers of the containers, the seal numbers, lead seals of the inspected containers. If inspecting only a number of packages in containers, to inscribe the number of inspected packages, the positions of such packages in the containers (Example: outer, inner, right, left... positions in the containers) and the symbol and code of each package. In cases where goods packages bear no symbols and/or codes and cannot be distinguished from one another, the already inspected packages must be sealed or marked. The directors of the provincial/municipal Customs Departments shall prescribe the forms of marking for application in their respective units;

- If goods are unpacked, to clearly inscribe they are unpacked goods, positions of the goods portions already inspected (example, inspecting goods portions outer, inner, upper, lower...);

...

...

...

- If the inspection is conducted in percentages while goods are in complete units (example an automobile), to inspect the complete units. If the percentages of goods volume have a fraction, to round them for inspection (example: 3% of 50 packages shall be 1.5 packages which shall be rounded up to 02 packages for inspection);

- In the course of inspection, if goods inspectors deem it necessary to change the inspection percentages in order to ensure the high representation of the whole goods lots, to report such to the Sub-Department heads for change of inspection percentage. The inspection percentage change and the reasons therefor must be clearly inscribed in the customs declarations;

- When deciding on inspection forms and percentages, if there is information on suspected containers, goods packages and/or specific goods portions, the Sub-Department heads may decide on specific containers, goods packages or goods portions which must be checked by inspectors. Such decisions must be fully reflected on the customs declaration forms.

For goods lots inspected by probability method, the inspectors must bear responsibility for the inspected goods volumes while the enterprises must bear responsibility for the rest. The probability inspection must be of high representation for the whole goods lots. Therefore, the Sub-Department leaders and inspectors must heighten their sense of responsibility, efficiently use all information and experiences available and be very sensitive in deciding on the forms, percentages, measures and methods of inspection.

- Inscribing conclusions on actual export, import goods:

+ If the goods volumes under probability inspection are true to the declarations of the customs declarers, to inscribe: "Pursuant to the results of actual inspection of the above-mentioned goods packages, to conclude: Export/import goods under probability inspection are true to the declaration";

+ If the goods volumes under probability inspection are at variance with the declarations of the customs declarers, to conduct the inspection of the whole goods lots. When inscribing inspection results, to inscribe in detail the names (code) of goods items, goods volumes, their origins, quality..., actually exported/imported goods (at variance with any contents, to inscribe such contents). For other goods items which are true to the declarations of the customs declarers, to inscribe "Other goods items exported/imported as declared."

d) Goods to be entirely inspected:

- If the inspection results are true to the declarations of the goods owners, to inscribe:" Goods exported/imported as declared";

...

...

...

8. Import goods must have their samples taken and kept in the following cases where:

a) The customs declarers request the sampling in service of customs declaration, the leaders of the import border-gate Customs Sub-Departments shall decide to let the customs declarers to see the goods in advance, and take their samples on the basis of the customs declarers' requests.

b) Processed goods, goods subject to compulsory sampling as provided for;

c) Import goods must be actually inspected, but the customs officers performing the actual goods inspection cannot determine the quality and codes of the goods to be sampled for analysis, classified or expertised. The sampling shall be carried out as follows:

c1. For cases of analysis, classification or expertise only for determination of payable tax amounts, if the goods owners pledge to abide by decisions of the customs offices, after the sampling as prescribed, the Customs Sub-Department leaders shall decide on the release of goods without waiting for the expertise results. This commitment must be signed by goods owners with their full names in Block No.31 of the import declaration form HQ/2002-NK or Block No.22 of the export declaration form HQ/2002-XK, that "Goods awaiting expertise results for determination of payable tax amounts, pledge to abide by decisions of the customs offices." The Customs Offices shall return to the customs declarers 01 customs declaration form (without certification "Customs procedures completed") for use as documents to be produced to other functional bodies on transportation routes. The Customs Offices shall certify the customs clearance on the customs declaration forms only when the official analysis, classification or expertise results are available;

c.2. For cases of analysis, classification or expertise for determining whether the goods can be imported/exported or not, after the sampling as prescribed, the Customs Sub-Department leaders shall decide to permit the goods owners to take back their goods for preservation if the goods satisfy the requirements of customs supervision (concretely the sealing). Goods must be affixed with customs seals when being transported to the preservation places and shall be cleared of customs procedures only when the analysis, classification or expertise results are available;

c.3. For goods items which cannot be identified by manual inspection, but are regularly imported by enterprises in service of their production (example, chemicals in leather, shoe, cosmetics, soap... production) and were expertised in the previous importations and the expertise results were accepted by the Customs Offices, no expertise shall be requested by the Customs Offices in the subsequent importation thereof (within the time limit of 6 following months). In order to avoid the abuse thereof, the Customs Sub-Department leaders shall request enterprises to make a written commitment that the import goods are the same as those previously imported and expertised, and when deeming it necessary, they may decide on unexpected inspections and expertise thereof;

c.4. For import goods subject to State quality inspection: To comply with the guidance in Joint Circular No.37/2001/TTLT/BKHCNMT-TCHQ of June 28, 2001 of the Ministry of Science, Technology and Environment and the General Department of Customs.

d) When customs declarers disagree with actual goods inspection results, they shall be allowed to take goods samples for expertise.

...

...

...

9. The customs officers shall have to guide the customs declarers in filling in the customs procedures and relevant contents strictly according to regulations.

10. The implementation of customs procedures for export/import goods prescribed in this Regulation must be closely associated to the operations of customs control, supervision and post-customs clearance inspection.

11. This process must be associated with the application of information technology. The Customs Sub-Departments which apply informatics to carrying out the customs procedures must use the multi-functional information technology system of the General Department of Customs.

II. REGULATION ON DOSSIERS FOR CUSTOMS PROCEDURE FILL-IN

When carrying out the customs procedures for export/import goods lots, the customs declarers must submit the customs dossiers at the Customs Sub-Department offices and bear responsibility before law for the legality and validity of the customs dossiers as well as the accuracy of the declared contents in the customs declaration forms.

1. Customs dossiers for export goods:

a) Documents to be submitted:

- The export goods customs declaration form: 02 originals;

- The goods trading contract or papers of equivalent value: 01 duplicate;

...

...

...

b) Documents to be additionally submitted for the following cases:

- The detailed list of goods (for unidentical packaged goods): 02 originals;

- The export permit of a competent State body (for goods items on the list of goods banned from export or subject to conditional export): 01 original (for single exportation);

If this permit is used for multiple exportations, the duplicates thereof shall be submitted while the original shall be produced. The Customs Sub-Department carrying out the procedures for the first time shall grant gradual subtraction monitoring cards, affix operational stamp No.02 (issued together with Decision No.1200/2001/QD-TCHQ of November 23, 2001) on the original permits and inscribe: "Gradual subtraction card granted on day, month, year." The originals shall be returned to the goods owners and the duplicates shall be kept by the Customs Office.

- Entrusted export contract (if undertaking the entrusted export): 01 duplicate.

c) Document to be produced:

- The certificate of registration of export/import business code: 01 copy (original or duplicate).

2. Customs dossiers for import goods:

a) Documents to be submitted:

...

...

...

- The goods trading contract or papers of equivalent value: 01 duplicate;

- The commercial bill: 01 original;

- The bill of lading: 01 duplicate from the original or the surrendered or the originals of the bills of lading with "copy" inscription.

b) Documents to be additionally submitted for the following cases:

- The detailed list of goods (for unidentical packed goods): 01 original and 01 duplicate.

- The import goods value declaration form (for cases of stipulating that goods are subject to value declaration): 2 originals;

- The import permit of the competent State body (for goods on the list of goods banned from import or subject to conditional import): 01 original (for single importation);

In cases where this permit is used for multiple importation, the photocopies thereof shall be submitted and the original shall be produced. The Customs Sub-Departments carrying out the first-time procedures shall grant gradual subtraction monitoring cards, affixing operational stamp No.02 (issued together with Decision No.1200/2001/QD-TCHQ of November 23, 2001) on the original of the permit and inscribe: "The gradual subtraction card was issued on day, month, year." The originals shall be returned to the goods owners and the duplicates shall be kept at the Customs Office.

- The certificate of origin (C/O) (for cases requiring the submission as prescribed): 01 original;

...

...

...

- The written registration for goods quality inspection or inspection exemption notice issued by the State quality inspection agency (for import goods on the list of those subject to State quality inspection): 01 original;

- The written quarantine registrations issued by quarantine agencies (for import goods subject to quarantine): 01 original.

- When carrying out procedures for goods imported through seaports, the customs declarers must additionally submit the delivery order (D/O). Where the goods lots are cleared of customs procedures by the outside-border gate Customs Sub-Departments, the customs declarers may submit D/O to the Customs Sub-Departments which carry out the customs procedures or the seaport border-gate Customs Sub-Departments.

c) Documents to be produced:

- The business registration certificate: 01 copy (original or duplicate);

- The certificate of import/export business code registration: 01 copy (duplicate or original).

3. Other regulations on documents in the customs dossiers:

a) The regulations on documents which can be submitted late, supplemented, replaced, amended, dossiers awaiting expertise results shall comply with the provisions at Point 2, Article 7 of the Government's Decree No.101/2001/ND-CP of December 31, 2001 detailing the implementation of a number of articles of the Customs Law regarding the customs procedures and the regime of customs inspection and supervision;

b) Documents in the customs dossiers, if being duplicates as prescribed, the enterprise directors or deputy-directors or the persons authorized by the enterprise directors shall certify as true copy of the originals, sign their names and affix stamps on the vouchers and take responsibility before law for the legality of those vouchers.

...

...

...

Step 1: Receiving and registering the customs declaration forms and deciding on forms of actual goods inspection

1. The tasks of customs officers receiving and registering the customs declaration forms:

The reception and registration of customs declaration forms for 01 goods lot shall be performed by 01 customs officer who has the responsibility to fully perform the following tasks:

a) Inspecting the completeness and adequacy of the customs dossiers as prescribed. In case of refusing to accept the customs dossiers, to report to his/her direct leader thereon, then notify the customs declarers of the reasons therefor;

b) Inspecting the declaration according to the required contents on the customs declaration forms, documents in the customs dossiers, the compatibility of the customs declaration contents with the documents of the customs dossiers;

c) Comparing the export goods management policies with the export goods lots;

d) Entering data in the customs declaration forms into computers and registering the customs declaration;

e) Transferring the customs dossiers to the Sub-Department leaderships;

f) Making records on violations (if any) and:

...

...

...

- Finalizing dossiers so that the Sub-Department leaderships report to the superiors for handling of cases falling beyond the competence of the Sub-Department heads.

g) Issuing tax notices according to tax amounts calculated and declared by the customs declarers themselves for the following cases:

- Goods exempt from actual inspection;

- Goods subject to border-gate transfer.

2. Tasks of the Sub-Department leaders in charge of the process of export goods procedures:

a) To decide on forms and percentages of actual goods inspection;

b) To sanction administrative violations for cases of violation falling under the sanctioning competence of the Sub-Department heads; or to make certification in the dossiers of sanctioning administrative violations for reporting to the superiors for cases of violation falling beyond the sanctioning competence of the Sub-Department heads (if any);

c) To sign for certification of the completion of customs procedures and customs clearance for cases prescribed at Point 6.(b), Part I; or:

Transfer the dossiers to the sections which perform the tasks of actual goods inspection, tax calculation (for cases of export goods subject to tax and actual inspection);

...

...

...

Step 2: Actual goods inspection, tax calculation examination.

This step shall be performed by a team leader. The actual goods inspection and tax calculation examination shall be performed simultaneously by two customs officers (regardless that each person performs each task). The officers performing the tasks at this Step 2 must fully perform the following jobs and take responsibility therefor:

a) For goods lots subject to inspection: To conduct the actual goods inspection according to the current regulations and decisions of the Sub-Department leaders on inspection forms and percentages; to certify the actual goods inspection results in the customs declaration forms.

b) For goods subject to tax: To examine the self-calculation of tax by customs declarers; compare the contents of tax self-declaration, self-calculation by customs declarers with the actual goods inspection results (if any) and the tax as well as price policies; to decide on adjustment of payable tax amounts (if any); to issue tax notices or tax collection receipts. The tax notification shall be effected as follows:

- Goods for which the actual inspection results are available (tax notified according to actual goods inspection results);

- Goods awaiting the analyzing, classifying or expertising results for use as basis for tax calculation (tax notified on the basis of the tax amounts calculated and declared by customs declarers themselves.

- Goods not yet cleared from customs procedures in the day (tax notified on the basis of the tax amounts calculated and declared by customs declarers themselves).

c) To transfer the customs dossiers to the team leaders directly administering the actual goods inspection and tax calculation examination for signing to certify that the goods lots have gone through the customs procedures;

d) For goods lots subject to violation recording,

...

...

...

- To complete the dossiers so that the Sub-Department leaderships report to the superiors for handling of cases which fall beyond the competence of the Sub-Department heads.

e) To enter data on actual goods inspection results and tax calculation into computers;

f) To affix the operational stamp "Customs procedures completed" on export goods declarations and return them to the goods owners;

g) To transfer dossiers to tax calculating teams and re-examine the customs dossiers.

IV. PROCESS OF CUSTOMS PROCEDURES FOR GOODS IMPORTED UNDER SALE/PURCHASE CONTRACTS

Step 1: Receiving, registering the customs declaration forms and deciding on forms of actual goods inspection

1. Tasks of customs officers who receive and register the customs declaration forms:

The reception and registration of the customs declaration form for 01 goods lot shall be performed by 01 customs officer who shall have to fully perform the following jobs:

a) Checking the list of enterprises forced to carry out the customs procedures;

...

...

...

2. Tasks of the Sub-Department leaders in charge of the import procedure process:

a) To decide on forms and percentages of actual goods inspection;

b) To sanction administrative violations for cases of violation falling within the sanctioning competence of the Sub-Department heads; or to make certification in the dossiers of sanctioning administrative violations for report to the superiors, for cases of violation falling beyond the sanctioning competence of the Sub-Department heads (if any);

c) To settle problems which go beyond the competence of the subordinate customs officers;

d) To sign for certification of the completion of customs procedures and customs clearance for cases prescribed at Point 6.(b),Part I; or transfer the customs dossiers to Step 2 for the goods lots subject to actual inspection; or transfer the customs dossiers to Step 3 for goods lots exempt from actual inspection.

Step 2: Actual goods inspection

This Step shall be managed by a team leader. The goods inspection must be performed by at least two customs officers who shall be responsible for the following jobs:

a) Conducting actual goods inspection under regulations and decisions of the Sub-Department leadership;

b) Certifying the actual goods inspection results on the customs declaration forms;

...

...

...

- Proposing the handling of violation acts which fall within the handling competence of the Sub-Department heads; or

- Completing the dossiers so that the Sub-Department leaderships shall report to the superiors for handling of cases falling beyond the competence of the Sub-Department heads.

d) Entering data on actual goods inspection results into computers;

e) Transferring the dossiers to the next operational steps as follows:

- Proceeding to Step 3 for goods lots subject to tax, customs fees so that the customs officers check the tax calculation by goods owners;

- Transferring to the team leaders directly administering the actual goods inspection of non-tax goods lots for certification of the completion of the customs procedures and customs clearance as provided for at Point 6a, Part I and return the customs declaration forms to the goods owners;

- Transferring to the Sub-Department leaders in charge of the process for settlement the cases mentioned at Point 2b, c, Step 1, Part IV.

Step 3: Tax calculation examination

This Step shall be managed by a team leader. The examination of tax calculation for a goods lot shall be performed by one officer (except the money collection to be performed by cashiers). The customs officers performing the task of tax calculation examination must fully perform and take responsibility for the following jobs:

...

...

...

b) Handing the tax collection receipts and fee receipts to the cashiers;

c) Entering data into computers;

d) Transfering dossiers to the team leaders directly administering the tax calculation examination for certification of the completion of customs procedures and customs clearance as provided for at Point 6c, Part I and return the customs declaration forms to the goods owners;

e) To transfer the customs dossiers to teams in charge of tax accounting and re-examining customs dossiers.

FOR THE FINANCE MINISTER
VICE MINISTER




Truong Chi Trung