Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết văn phòng đại diện chi nhánh thương nhân nước ngoài

• Số hiệu: 07/2016/NĐ-CP
• Loại văn bản: Nghị định
• Nơi ban hành: Chính phủ
• Người ký: Nguyễn Tấn Dũng
• Ngày ban hành: 25/01/2016

CHÍNH PHỦ -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 07/2016/NĐ-CP	Hà Nội, ngày 25 tháng 01 năm 2016

NGHỊ ĐỊNH

QUY ĐỊNH CHI TIẾT LUẬT THƯƠNG MẠI VỀ VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN, CHI NHÁNH CỦA THƯƠNG NHÂN NƯỚC NGOÀI TẠI VIỆT NAM

Căn cứ Luật Tổ chức Chính phủ ngày 19 tháng 6 năm 2015;

Căn cứ Luật Thương mại ngày 14 tháng 6 năm 2005;

Căn cứ Nghị quyết số 71/2006/QH11 ngày 29 tháng 11 năm 2006 của Quốc hội phê chuẩn Nghị định thư gia nhập Hiệp định thành lập Tổ chức thương mại thế giới (WTO) của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam;

Theo đề nghị của Bộ trưởng Bộ Công Thương,

Chính phủ ban hành Nghị định quy định chi tiết Luật Thương mại về Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

1. Nghị định này quy định chi tiết thi hành Luật Thương mại về việc thành lập, hoạt động, quyền và nghĩa vụ của Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.

2. Trường hợp việc thành lập Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài hoạt động trong các ngành được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành thì thực hiện theo quy định của văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành đó.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

1. Nghị định này áp dụng đối với thương nhân nước ngoài, Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.

2. Văn phòng đại diện, Chi nhánh của tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài thành lập tại Việt Nam không thuộc đối tượng áp dụng của Nghị định này.

Điều 3. Quyền thành lập Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam

1. Thương nhân nước ngoài được thành lập Văn phòng đại diện, Chi nhánh của mình tại Việt Nam theo cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.

2. Một thương nhân nước ngoài không được thành lập nhiều hơn một Văn phòng đại diện hoặc Chi nhánh có cùng tên gọi trong phạm vi một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

Điều 4. Nghĩa vụ của thương nhân nước ngoài đối với hoạt động của Văn phòng đại diện, Chi nhánh

Thương nhân nước ngoài phải chịu trách nhiệm trước pháp luật Việt Nam về toàn bộ hoạt động của Văn phòng đại diện, Chi nhánh của mình tại Việt Nam.

Điều 5. Thẩm quyền cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện

1. Sở Công Thương các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi thương nhân dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện ngoài khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao thực hiện việc cấp, cấp lại, điều chỉnh, gia hạn, thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện và chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện trong trường hợp việc thành lập Văn phòng đại diện chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành.

2. Ban quản lý khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao (sau đây gọi chung là Ban quản lý) thực hiện việc cấp, cấp lại, điều chỉnh, gia hạn, thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện và chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện đặt trụ sở trong khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao trong trường hợp việc thành lập Văn phòng đại diện chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành.

Điều 6. Thẩm quyền cấp Giấy phép thành lập Chi nhánh

Bộ Công Thương thực hiện việc cấp, cấp lại, điều chỉnh, gia hạn, thu hồi Giấy phép thành lập Chi nhánh và chấm dứt hoạt động của Chi nhánh trong trường hợp việc thành lập Chi nhánh chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành.

Chương II

QUY ĐỊNH VỀ VIỆC CẤP, CẤP LẠI, ĐIỀU CHỈNH, GIA HẠN GIẤY PHÉP THÀNH LẬP VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN, GIẤY PHÉP THÀNH LẬP CHI NHÁNH

Điều 7. Điều kiện cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện

Thương nhân nước ngoài được cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện khi đáp ứng các điều kiện sau:

1. Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;

2. Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;

3. Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;

4. Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;

5. Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành (sau đây gọi chung là Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành).

Điều 8. Điều kiện cấp Giấy phép thành lập Chi nhánh

Thương nhân nước ngoài được cấp Giấy phép thành lập Chi nhánh khi đáp ứng các điều kiện sau:

1. Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia Điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;

2. Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 05 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;

3. Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;

4. Nội dung hoạt động của Chi nhánh phải phù hợp với cam kết mở cửa thị trường của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên và phù hợp với ngành nghề kinh doanh của thương nhân nước ngoài;

5. Trường hợp nội dung hoạt động của Chi nhánh không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Chi nhánh phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành.

Điều 9. Thời hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh

1. Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh của thương nhân nước ngoài có thời hạn 05 năm nhưng không vượt quá thời hạn còn lại của Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài trong trường hợp giấy tờ đó có quy định về thời hạn.

2. Thời hạn của Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh được cấp lại bằng thời hạn của Giấy phép đã được cấp trước đó.

3. Thời hạn của Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh được gia hạn thực hiện như quy định tại Khoản 1 Điều này.

Điều 10. Hồ sơ cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện

1. Hồ sơ 01 bộ bao gồm:

a) Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo mẫu của Bộ Công Thương do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;

b) Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài;

c) Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện;

d) Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;

đ) Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện;

e) Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện bao gồm:

- Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện;

- Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện theo quy định tại Điều 28 Nghị định này và quy định pháp luật có liên quan.

2. Tài liệu quy định tại Điểm b, Điểm c, Điểm d và Điểm đ (đối với trường hợp bản sao hộ chiếu của người đứng đầu Văn phòng đại diện là người nước ngoài) Khoản 1 Điều này phải dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam. Tài liệu quy định tại Điểm b Khoản 1 Điều này phải được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Điều 11. Trình tự, thủ tục cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện

1. Thương nhân nước ngoài nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hoặc trực tuyến (nếu đủ điều kiện áp dụng) đến Cơ quan cấp Giấy phép nơi dự kiến đặt Văn phòng đại diện.

2. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Cơ quan cấp Giấy phép kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ. Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ được thực hiện tối đa một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ.

3. Trừ trường hợp quy định tại Khoản 4 Điều này, trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài. Trường hợp từ chối cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do.

4. Trường hợp quy định tại Khoản 5 Điều 7 Nghị định này và trường hợp việc thành lập Văn phòng đại diện chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành, Cơ quan cấp Giấy phép gửi văn bản lấy ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản xin ý kiến của Cơ quan cấp Giấy phép, Bộ quản lý chuyên ngành có văn bản nêu rõ ý kiến đồng ý hoặc không đồng ý cấp phép thành lập Văn phòng đại diện. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành, Cơ quan cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài. Trường hợp không cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do.

Điều 12. Hồ sơ cấp Giấy phép thành lập Chi nhánh

1. Hồ sơ 01 bộ bao gồm:

a) Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Chi nhánh theo mẫu của Bộ Công Thương do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;

b) Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài;

c) Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Chi nhánh;

d) Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;

đ) Bản sao Điều lệ hoạt động của Chi nhánh;

e) Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Chi nhánh;

g) Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Chi nhánh bao gồm:

- Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Chi nhánh;

- Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Chi nhánh theo quy định tại Điều 28 Nghị định này và quy định pháp luật có liên quan.

2. Tài liệu quy định tại Điểm b, Điểm c, Điểm d, Điểm đ và Điểm e (đối với trường hợp bản sao hộ chiếu của người đứng đầu Chi nhánh là người nước ngoài) Khoản 1 Điều này phải dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam. Tài liệu quy định tại Điểm b Khoản 1 Điều này phải được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Điều 13. Trình tự, thủ tục cấp Giấy phép thành lập Chi nhánh

1. Thương nhân nước ngoài nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hoặc trực tuyến (nếu đủ điều kiện áp dụng) đến Cơ quan cấp Giấy phép.

2. Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ, Cơ quan cấp Giấy phép kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ. Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ được thực hiện tối đa một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ.

3. Trừ trường hợp quy định tại Khoản 4 Điều này, trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Chi nhánh cho thương nhân nước ngoài. Trường hợp từ chối cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do.

4. Trường hợp quy định tại Khoản 5 Điều 8 Nghị định này và trường hợp việc thành lập Chi nhánh chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành, Cơ quan cấp Giấy phép gửi văn bản lấy ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản của Cơ quan cấp Giấy phép, Bộ quản lý chuyên ngành có văn bản nêu rõ ý kiến đồng ý hoặc không đồng ý cấp phép thành lập Chi nhánh. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản của Bộ quản lý chuyên ngành, Cơ quan cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Chi nhánh cho thương nhân nước ngoài. Trường hợp không cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do.

Điều 14. Các trường hợp không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh

Cơ quan cấp Giấy phép không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh cho thương nhân nước ngoài trong những trường hợp sau:

1. Không đáp ứng một trong những điều kiện quy định tại Điều 7 đối với trường hợp đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện hoặc không đáp ứng một trong những điều kiện quy định tại Điều 8 đối với trường hợp đề nghị cấp Giấy phép thành lập Chi nhánh.

2. Thương nhân nước ngoài đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh trong thời gian 02 năm, kể từ ngày bị thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh tại Việt Nam theo quy định tại Điều 44 Nghị định này.

3. Việc thành lập Văn phòng đại diện, Chi nhánh bị hạn chế theo quy định của pháp luật vì lý do quốc phòng, an ninh quốc gia, trật tự, an toàn xã hội, đạo đức xã hội và sức khỏe cộng đồng.

4. Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.

Điều 15. Các trường hợp điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh

Thương nhân nước ngoài phải làm thủ tục điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh trong những trường hợp sau:

1. Thay đổi tên gọi hoặc địa chỉ đặt trụ sở của thương nhân nước ngoài.

2. Thay đổi nội dung hoạt động của thương nhân nước ngoài có liên quan trực tiếp đến nội dung hoạt động của Chi nhánh tại Việt Nam.

3. Thay đổi người đứng đầu của Văn phòng đại diện, Chi nhánh.

4. Thay đổi tên gọi của Văn phòng đại diện, Chi nhánh.

5. Thay đổi nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện, Chi nhánh.

6. Thay đổi địa chỉ đặt trụ sở của Văn phòng đại diện trong một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương hoặc trong khu vực địa lý thuộc phạm vi quản lý của một Ban quản lý.

7. Thay đổi địa chỉ đặt trụ sở của Chi nhánh.

Điều 16. Hồ sơ điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh

1. Hồ sơ 01 bộ bao gồm:

a) Đơn đề nghị điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh theo mẫu của Bộ Công Thương do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;

b) Các tài liệu chứng minh về nội dung thay đổi, cụ thể:

- Trường hợp điều chỉnh Giấy phép quy định tại Khoản 1 Điều 15 Nghị định này: Bản sao tài liệu pháp lý do cơ quan có thẩm quyền cấp chứng minh sự thay đổi tên gọi hoặc địa chỉ đặt trụ sở của thương nhân nước ngoài.

- Trường hợp điều chỉnh Giấy phép quy định tại Khoản 2 Điều 15 Nghị định này: Bản sao tài liệu pháp lý do cơ quan có thẩm quyền cấp chứng minh sự thay đổi nội dung hoạt động của thương nhân nước ngoài.

- Trường hợp điều chỉnh Giấy phép quy định tại Khoản 3 Điều 15 Nghị định này: Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu mới của Văn phòng đại diện, Chi nhánh; bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu mới của Văn phòng đại diện/Chi nhánh; giấy tờ chứng minh người đứng đầu cũ của Văn phòng đại diện, Chi nhánh đã thực hiện nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân đến thời điểm thay đổi.

- Trường hợp điều chỉnh Giấy phép quy định tại Khoản 6 và Khoản 7 Điều 15 Nghị định này: Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện, Chi nhánh; bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện, Chi nhánh theo quy định tại Điều 28 Nghị định này và quy định pháp luật có liên quan.

c) Bản chính Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Chi nhánh.

2. Các tài liệu chứng minh nội dung thay đổi tại Khoản 1, Khoản 2 và Khoản 3 (đối với trường hợp văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu mới của Văn phòng đại diện, Chi nhánh bằng tiếng nước ngoài và bản sao hộ chiếu của người đứng đầu mới của Văn phòng đại diện/Chi nhánh là người nước ngoài) Điều 15 Nghị định này phải dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam. Các tài liệu chứng minh nội dung thay đổi tại Khoản 1, Khoản 2 Điều 15 Nghị định này phải được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Điều 17. Trình tự, thủ tục điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh

1. Trong thời hạn 60 ngày làm việc kể từ ngày có sự thay đổi quy định tại Điều 15 Nghị định này, thương nhân nước ngoài phải làm thủ tục điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh.

2. Thương nhân nước ngoài nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hoặc trực tuyến (nếu đủ điều kiện áp dụng) đến Cơ quan cấp Giấy phép.

3. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, cơ quan cấp Giấy phép kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ. Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ được thực hiện tối đa một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ.

4. Trừ trường hợp quy định tại Khoản 5 Điều này, trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan cấp Giấy phép điều chỉnh hoặc không điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh. Trường hợp không điều chỉnh phải có văn bản nêu rõ lý do.

5. Trường hợp việc điều chỉnh nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện, Chi nhánh dẫn đến Văn phòng đại diện thuộc trường hợp quy định tại Khoản 5 Điều 7 và Chi nhánh thuộc trường hợp quy định tại Khoản 5 Điều 8 Nghị định này và trường hợp việc điều chỉnh nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện, Chi nhánh chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành, Cơ quan cấp Giấy phép gửi văn bản lấy ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản của Cơ quan cấp Giấy phép, Bộ quản lý chuyên ngành có văn bản nêu rõ ý kiến đồng ý hoặc không đồng ý điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành, Cơ quan cấp Giấy phép điều chỉnh hoặc không điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh cho thương nhân nước ngoài. Trường hợp không điều chỉnh phải có văn bản nêu rõ lý do.

Điều 18. Các trường hợp cấp lại Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh

Thương nhân nước ngoài làm thủ tục cấp lại Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh trong những trường hợp sau:

1. Chuyển địa điểm đặt trụ sở của Văn phòng đại diện từ một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, hoặc khu vực địa lý thuộc phạm vi quản lý của một Ban quản lý đến một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác hoặc khu vực địa lý thuộc phạm vi quản lý của một Ban quản lý khác.

2. Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh bị mất, bị hủy hoại, bị hư hỏng hoặc bị tiêu hủy dưới mọi hình thức.

Điều 19. Hồ sơ cấp lại Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh

1. Trường hợp cấp lại theo quy định tại Khoản 1 Điều 18 Nghị định này, hồ sơ 01 bộ bao gồm:

a) Đơn đề nghị cấp lại Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo mẫu của Bộ Công Thương do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;

b) Thông báo về việc chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện gửi Cơ quan cấp Giấy phép nơi chuyển đi theo quy định tại Điểm a Khoản 1 Điều 36 Nghị định này;

c) Bản sao Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện đã được cấp;

d) Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện nơi chuyển đến theo quy định tại Điểm e Khoản 1 Điều 10 Nghị định này.

2. Trường hợp cấp lại theo quy định tại Khoản 2 Điều 18 Nghị định này, hồ sơ 01 bộ bao gồm: Đơn đề nghị cấp lại Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh theo mẫu của Bộ Công Thương do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký.

Điều 20. Trình tự, thủ tục cấp lại Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh

1. Thương nhân nước ngoài thực hiện thủ tục cấp lại Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện đối với trường hợp quy định tại Khoản 1 Điều 18 Nghị định này trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày thông báo về việc chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện tại nơi chuyển đi. Quá thời hạn nêu trên, thương nhân nước ngoài phải thực hiện thủ tục cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo quy định tại Điều 10 và Điều 11 Nghị định này.

2. Thương nhân nước ngoài nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hoặc trực tuyến (nếu đủ điều kiện áp dụng) đến Cơ quan cấp Giấy phép.

3. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Cơ quan cấp Giấy phép kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ. Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ được thực hiện tối đa một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ.

4. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan cấp Giấy phép cấp lại Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh. Trường hợp không cấp lại phải có văn bản nêu rõ lý do.

Điều 21. Các trường hợp gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh

Thương nhân nước ngoài được gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh khi hết thời hạn quy định trong Giấy phép, trừ trường hợp có hành vi vi phạm thuộc các trường hợp bị thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh theo quy định tại Điều 44 Nghị định này.

Điều 22. Hồ sơ gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh

1. Hồ sơ 01 bộ bao gồm:

a) Đơn đề nghị gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh theo mẫu của Bộ Công Thương do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;

b) Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài;

c) Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;

d) Bản sao Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh đã được cấp.

2. Tài liệu quy định tại Điểm b Khoản 1 Điều này phải dịch ra tiếng Việt và được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam. Tài liệu quy định tại Điểm c Khoản 1 Điều này phải dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định pháp luật Việt Nam.

Điều 23. Trình tự, thủ tục gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh

1. Hồ sơ gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh phải được nộp trong thời hạn ít nhất 30 ngày trước khi Giấy phép hết hạn.

2. Thương nhân nước ngoài nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hoặc trực tuyến (nếu đủ điều kiện áp dụng) đến Cơ quan cấp Giấy phép.

3. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Cơ quan cấp Giấy phép kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ. Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ được thực hiện tối đa một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ.

4. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan cấp Giấy phép gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh. Trường hợp không gia hạn phải có văn bản nêu rõ lý do.

5. Trường hợp việc gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành, Cơ quan cấp Giấy phép gửi văn bản lấy ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản của Cơ quan cấp Giấy phép, Bộ quản lý chuyên ngành có văn bản nêu rõ ý kiến đồng ý hoặc không đồng ý gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành, Cơ quan cấp Giấy phép gia hạn hoặc không gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh cho thương nhân nước ngoài. Trường hợp không gia hạn phải có văn bản nêu rõ lý do.

Điều 24. Gửi và lưu trữ Giấy phép

1. Cơ quan cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện có trách nhiệm gửi bản sao Giấy phép đến: Bộ Công Thương, Bộ quản lý chuyên ngành (nếu có liên quan), cơ quan thuế, cơ quan thống kê, cơ quan công an cấp tỉnh nơi Văn phòng đại diện đặt trụ sở.

2. Cơ quan cấp Giấy phép thành lập Chi nhánh có trách nhiệm gửi bản sao Giấy phép đến: Bộ quản lý chuyên ngành (nếu có liên quan), cơ quan thuế, cơ quan thống kê, cơ quan công an cấp tỉnh, Sở Công Thương nơi Chi nhánh đặt trụ sở hoặc Ban quản lý (trong trường hợp Chi nhánh đặt trụ sở trong khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao).

Điều 25. Công bố thông tin về Văn phòng đại diện, Chi nhánh

Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày cấp, cấp lại, điều chỉnh, gia hạn và thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh, Cơ quan cấp Giấy phép có trách nhiệm công bố trên trang thông tin điện tử của mình các nội dung sau:

1. Tên, địa chỉ trụ sở của Văn phòng đại diện, Chi nhánh;

2. Tên, địa chỉ trụ sở của thương nhân nước ngoài;

3. Người đứng đầu Văn phòng đại diện, Chi nhánh;

4. Số, ngày cấp, thời hạn của Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh, Cơ quan cấp Giấy phép;

5. Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện, Chi nhánh;

6. Ngày cấp lại, điều chỉnh, gia hạn và thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh.

Điều 26. Lệ phí cấp, cấp lại, điều chỉnh, gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Chi nhánh

Bộ Tài chính quy định về lệ phí cấp, cấp lại, điều chỉnh, gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh.

Chương III

HOẠT ĐỘNG, QUYỀN VÀ NGHĨA VỤ CỦA VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN, CHI NHÁNH

Điều 27. Bộ máy quản lý của Văn phòng đại diện, Chi nhánh

1. Bộ máy quản lý và nhân sự của Văn phòng đại diện, Chi nhánh do thương nhân nước ngoài quyết định.

2. Việc sử dụng người lao động nước ngoài làm việc tại Văn phòng đại diện, Chi nhánh phải thực hiện theo quy định pháp luật về lao động và phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.

Điều 28. Trụ sở của Văn phòng đại diện, Chi nhánh

1. Địa điểm đặt trụ sở Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài phải phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam về điều kiện an ninh, trật tự, an toàn vệ sinh lao động và các điều kiện khác theo quy định của pháp luật.

2. Văn phòng đại diện, Chi nhánh không được cho mượn, cho thuê lại trụ sở.

Điều 29. Tên Văn phòng đại diện, Chi nhánh

1. Tên Văn phòng đại diện, Chi nhánh phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.

2. Tên Văn phòng đại diện, Chi nhánh phải mang tên thương nhân nước ngoài kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện” đối với Văn phòng đại diện và cụm từ “Chi nhánh” đối với Chi nhánh.

3. Tên Văn phòng đại diện, Chi nhánh phải được viết hoặc gắn tại trụ sở Văn phòng đại diện, Chi nhánh. Tên Văn phòng đại diện, Chi nhánh được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên thương nhân nước ngoài trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do Văn phòng đại diện, Chi nhánh phát hành.

Điều 30. Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện thực hiện chức năng văn phòng liên lạc, tìm hiểu thị trường, xúc tiến thúc đẩy cơ hội đầu tư kinh doanh của thương nhân mà mình đại diện, không bao gồm ngành dịch vụ mà việc thành lập Văn phòng đại diện trong lĩnh vực đó được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành.

Điều 31. Nội dung hoạt động của Chi nhánh

1. Chi nhánh hoạt động cung ứng dịch vụ trong các ngành dịch vụ, không bao gồm ngành dịch vụ mà việc thành lập Chi nhánh trong lĩnh vực đó được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành.

2. Trường hợp Chi nhánh hoạt động trong các ngành, nghề mà pháp luật quy định phải có điều kiện thì Chi nhánh chỉ được hoạt động khi đáp ứng các điều kiện theo quy định.

Điều 32. Chế độ báo cáo hoạt động

1. Trước ngày 30 tháng 01 hàng năm, Văn phòng đại diện, Chi nhánh có trách nhiệm gửi báo cáo theo mẫu của Bộ Công Thương về hoạt động của mình trong năm trước đó qua đường bưu điện tới Cơ quan cấp Giấy phép.

2. Văn phòng đại diện, Chi nhánh có nghĩa vụ báo cáo, cung cấp tài liệu hoặc giải trình những vấn đề có liên quan đến hoạt động của mình theo yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền.

Điều 33. Người đứng đầu Văn phòng đại diện, Chi nhánh

1. Người đứng đầu Văn phòng đại diện, Chi nhánh phải chịu trách nhiệm trước thương nhân nước ngoài về hoạt động của mình và của Văn phòng đại diện, Chi nhánh trong phạm vi được thương nhân nước ngoài ủy quyền.

2. Người đứng đầu Văn phòng đại diện, Chi nhánh phải chịu trách nhiệm về các hoạt động của mình trong trường hợp thực hiện các hoạt động ngoài phạm vi được thương nhân nước ngoài ủy quyền.

3. Người đứng đầu Văn phòng đại diện, Chi nhánh phải ủy quyền bằng văn bản cho người khác thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đứng đầu Văn phòng đại diện, Chi nhánh theo pháp luật khi xuất cảnh khỏi Việt Nam. Việc ủy quyền này phải được sự đồng ý của thương nhân nước ngoài. Người đứng đầu Văn phòng đại diện, Chi nhánh vẫn phải chịu trách nhiệm về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ đã ủy quyền.

4. Trường hợp hết thời hạn ủy quyền theo quy định tại Khoản 3 Điều này mà người đứng đầu Văn phòng đại diện, Chi nhánh chưa trở lại Việt Nam và không có ủy quyền khác thì người được ủy quyền có quyền tiếp tục thực hiện các quyền và nghĩa vụ của người đứng đầu Văn phòng đại diện, Chi nhánh trong phạm vi đã được ủy quyền cho đến khi người đứng đầu Văn phòng đại diện, Chi nhánh trở lại làm việc tại Văn phòng đại diện, Chi nhánh hoặc cho đến khi thương nhân nước ngoài bổ nhiệm người khác làm người đứng đầu Văn phòng đại diện, Chi nhánh.

5. Trường hợp người đứng đầu Văn phòng đại diện, Chi nhánh không hiện diện tại Việt Nam quá 30 ngày mà không ủy quyền cho người khác thực hiện các quyền và nghĩa vụ của người đứng đầu Văn phòng đại diện, Chi nhánh hoặc bị chết, mất tích, tạm giam, kết án tù, bị hạn chế mất năng lực hành vi dân sự thì thương nhân nước ngoài phải bổ nhiệm người khác làm người đứng đầu Văn phòng đại diện, Chi nhánh.

6. Người đứng đầu Văn phòng đại diện của một thương nhân nước ngoài không được kiêm nhiệm các chức vụ sau:

a) Người đứng đầu Chi nhánh của cùng một thương nhân nước ngoài;

b) Người đứng đầu Chi nhánh của thương nhân nước ngoài khác;

c) Người đại diện theo pháp luật của thương nhân nước ngoài đó hoặc thương nhân nước ngoài khác;

d) Người đại diện theo pháp luật của tổ chức kinh tế được thành lập theo quy định pháp luật Việt Nam.

7. Trong trường hợp người đứng đầu Văn phòng đại diện được thương nhân nước ngoài ủy quyền giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết thì thương nhân nước ngoài phải thực hiện việc ủy quyền bằng văn bản cho từng lần giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết.

8. Người đứng đầu Chi nhánh của thương nhân nước ngoài không được kiêm nhiệm các chức vụ sau:

a) Người đứng đầu Văn phòng đại diện của một thương nhân nước ngoài khác;

b) Người đứng đầu Văn phòng đại diện của cùng một thương nhân nước ngoài;

c) Người đại diện theo pháp luật của tổ chức kinh tế được thành lập theo quy định pháp luật Việt Nam.

Điều 34. Quyền, nghĩa vụ của Văn phòng đại diện, Chi nhánh

1. Văn phòng đại diện, Chi nhánh được bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp trong quá trình hoạt động tại Việt Nam theo quy định pháp luật Việt Nam.

2. Văn phòng đại diện, Chi nhánh thực hiện các quyền và nghĩa vụ theo quy định của Luật Thương mại và phù hợp với nội dung Giấy phép.

Chương IV

CHẤM DỨT HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN, CHI NHÁNH

Điều 35. Các trường hợp chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện, Chi nhánh

Văn phòng đại diện, Chi nhánh chấm dứt hoạt động trong các trường hợp sau:

1. Theo đề nghị của thương nhân nước ngoài.

2. Khi thương nhân nước ngoài chấm dứt hoạt động theo pháp luật của quốc gia, vùng lãnh thổ nơi thương nhân đó thành lập hoặc đăng ký kinh doanh.

3. Hết thời hạn hoạt động theo Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh mà thương nhân nước ngoài không đề nghị gia hạn.

4. Hết thời gian hoạt động theo Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh mà không được Cơ quan cấp Giấy phép đồng ý gia hạn.

5. Bị thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh theo quy định tại Điều 44 Nghị định này.

6. Thương nhân nước ngoài, Văn phòng đại diện, Chi nhánh không còn đáp ứng một trong những điều kiện quy định tại Điều 7 và Điều 8 Nghị định này.

Điều 36. Hồ sơ chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện, Chi nhánh

1. Hồ sơ 01 bộ, bao gồm:

a) Thông báo về việc chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện, Chi nhánh theo mẫu của Bộ Công Thương do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký, trừ trường hợp quy định tại Khoản 5 Điều 35 Nghị định này;

b) Bản sao văn bản của Cơ quan cấp Giấy phép không gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh (đối với trường hợp quy định tại Khoản 4 Điều 35 Nghị định này) hoặc bản sao Quyết định thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh của Cơ quan cấp Giấy phép (đối với trường hợp quy định tại Khoản 5 Điều 35 Nghị định này);

c) Danh sách chủ nợ và số nợ chưa thanh toán, gồm cả nợ thuế và nợ tiền đóng bảo hiểm xã hội;

d) Danh sách người lao động và quyền lợi tương ứng hiện hành của người lao động;

đ) Bản chính Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh.

2. Thương nhân nước ngoài và người đứng đầu Văn phòng đại diện, Chi nhánh chấm dứt hoạt động liên đới chịu trách nhiệm về tính trung thực và chính xác của hồ sơ chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện, Chi nhánh.

3. Đối với trường hợp Văn phòng đại diện chấm dứt hoạt động tại một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương hoặc khu vực địa lý thuộc phạm vi quản lý của một Ban quản lý để chuyển địa điểm đặt trụ sở của Văn phòng đại diện đến một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác hoặc khu vực địa lý thuộc phạm vi quản lý của một Ban quản lý khác, hồ sơ chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện chỉ bao gồm các tài liệu quy định tại Điểm a và Điểm đ Khoản 1 Điều này.

Điều 37. Trình tự, thủ tục giải quyết việc chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện, Chi nhánh

1. Thương nhân nước ngoài nộp hồ sơ chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện, Chi nhánh trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hoặc trực tuyến (nếu đủ điều kiện áp dụng) đến Cơ quan cấp giấy phép.

2. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Cơ quan cấp Giấy phép kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ. Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ được thực hiện tối đa một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ.

3. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan cấp Giấy phép có trách nhiệm công bố trên trang thông tin điện tử của mình về việc chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện, Chi nhánh.

Điều 38. Các nghĩa vụ có liên quan đến việc chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện, Chi nhánh

1. Ngoài việc thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động theo quy định tại Điều 36 và Điều 37 Nghị định này, thương nhân nước ngoài, Văn phòng đại diện, Chi nhánh phải niêm yết công khai về việc chấm dứt hoạt động tại trụ sở của Văn phòng đại diện, Chi nhánh và thực hiện các nghĩa vụ khác theo quy định pháp luật khi Văn phòng đại diện, Chi nhánh chấm dứt hoạt động.

2. Thương nhân nước ngoài có Văn phòng đại diện, Chi nhánh đã chấm dứt hoạt động chịu trách nhiệm thực hiện các hợp đồng, thanh toán các khoản nợ, gồm cả nợ thuế và giải quyết đủ quyền lợi hợp pháp cho người lao động đã làm việc tại Văn phòng đại diện, Chi nhánh theo quy định của pháp luật.

Chương V

QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC ĐỐI VỚI HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN, CHI NHÁNH

Điều 39. Trách nhiệm của Bộ Công Thương

1. Quy định về mẫu đơn đề nghị cấp, cấp lại, điều chỉnh, gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh; mẫu Giấy phép; mẫu báo cáo của Văn phòng đại diện, Chi nhánh; mẫu báo cáo của Sở Công Thương, Ban quản lý.

2. Công bố nội dung cam kết của Việt Nam về Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.

3. Thanh tra, kiểm tra công tác quản lý nhà nước đối với hoạt động của Văn phòng đại diện, Chi nhánh trên phạm vi cả nước.

4. Chủ trì, phối hợp với các Bộ, ngành, địa phương liên quan thanh tra, kiểm tra Văn phòng đại diện, Chi nhánh trong trường hợp cần thiết hoặc theo đề nghị của các Bộ, ngành, địa phương.

5. Chủ trì, phối hợp với các Bộ, ngành, địa phương xây dựng cơ sở dữ liệu về Văn phòng đại diện, Chi nhánh.

6. Xử lý các hành vi vi phạm pháp luật của Văn phòng đại diện, Chi nhánh theo thẩm quyền.

Điều 40. Trách nhiệm của các Bộ, ngành liên quan

1. Phối hợp với Bộ Công Thương, Sở Công Thương, Ban quản lý trong việc cấp, điều chỉnh và gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Chi nhánh theo quy định tại Khoản 4 Điều 11, Khoản 4 Điều 13, Khoản 5 Điều 17 và Khoản 5 Điều 23 Nghị định này.

2. Phối hợp với Bộ Công Thương, Sở Công Thương, Ban quản lý trong việc thực hiện quản lý nhà nước đối với hoạt động của Văn phòng đại diện, Chi nhánh theo quy định tại Khoản 4 Điều 39 và Khoản 3 Điều 41 Nghị định này.

3. Phối hợp với Bộ Công Thương xây dựng cơ sở dữ liệu về Văn phòng đại diện, Chi nhánh theo quy định tại Khoản 5 Điều 39 Nghị định này.

Điều 41. Trách nhiệm của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh

1. Thực hiện theo thẩm quyền việc quản lý đối với hoạt động của Văn phòng đại diện, Chi nhánh tại địa phương.

2. Chỉ đạo Sở Công Thương, Ban quản lý thanh tra, kiểm tra Văn phòng đại diện, Chi nhánh trong trường hợp cần thiết hoặc tổ chức đoàn thanh tra, kiểm tra liên ngành theo đề nghị của các cơ quan quản lý nhà nước.

3. Phối hợp với các Bộ, ngành liên quan trong công tác quản lý nhà nước đối với hoạt động của Văn phòng đại diện, Chi nhánh tại địa phương.

Điều 42. Trách nhiệm của Sở Công Thương, Ban quản lý

1. Thực hiện theo thẩm quyền việc quản lý đối với hoạt động của Văn phòng đại diện, Chi nhánh tại địa phương.

2. Định kỳ hàng năm, trước ngày 30 tháng 01, Sở Công Thương, Ban quản lý báo cáo Bộ Công Thương về tình hình cấp, cấp lại, điều chỉnh, gia hạn, thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện và chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện tại địa phương.

Điều 43. Xử lý vi phạm

Thương nhân nước ngoài, Văn phòng đại diện, Chi nhánh có hành vi vi phạm các quy định của Nghị định này thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý theo quy định của pháp luật về xử lý vi phạm hành chính.

Điều 44. Các trường hợp thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh

Văn phòng đại diện, Chi nhánh bị thu hồi Giấy phép thành lập trong các trường hợp sau đây:

1. Không hoạt động trong 01 năm và không phát sinh các giao dịch với Cơ quan cấp giấy phép.

2. Không báo cáo về hoạt động của Văn phòng đại diện, Chi nhánh trong 02 năm liên tiếp.

3. Không gửi báo cáo theo quy định tại Khoản 2 Điều 32 Nghị định này tới Cơ quan cấp Giấy phép trong thời hạn 06 tháng, kể từ ngày hết hạn gửi báo cáo hoặc có yêu cầu bằng văn bản.

4. Trường hợp khác theo quy định pháp luật.

Chương VI

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 45. Quy định chuyển tiếp

Văn phòng đại diện đã được cấp phép thành lập trước ngày Nghị định này có hiệu lực được tiếp tục hoạt động cho đến hết thời hạn của Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện đã cấp.

Điều 46. Hiệu lực thi hành

1. Nghị định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 10 tháng 3 năm 2016.

2. Nghị định này thay thế Nghị định số 72/2006/NĐ-CP ngày 25 tháng 7 năm 2006 của Chính phủ quy định chi tiết Luật Thương mại về Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.

3. Nghị định này bãi bỏ Điều 2 Nghị định số 120/2011/NĐ-CP ngày 16 tháng 12 năm 2011 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung thủ tục hành chính tại một số Nghị định của Chính phủ quy định chi tiết Luật Thương mại.

Điều 47. Tổ chức thực hiện

Các Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chịu trách nhiệm thi hành Nghị định này./.

Nơi nhận: - Ban Bí thư Trung ương Đảng; - Thủ tướng, các Phó Thủ tướng Chính phủ; - Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; - HĐND, UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; - Văn phòng Trung ương và các Ban của Đảng; - Văn phòng Tổng Bí thư; - Văn phòng Chủ tịch nước; - Hội đồng Dân tộc và các Ủy ban của Quốc hội; - Văn phòng Quốc hội; - Tòa án nhân dân tối cao; - Viện Kiểm sát nhân dân tối cao; - Kiểm toán Nhà nước; - Ủy ban Giám sát tài chính Quốc gia; - Ngân hàng Chính sách xã hội; - Ngân hàng Phát triển Việt Nam; - Ủy ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam; - Cơ quan Trung ương của các đoàn thể; - VPCP: BTCN; các PCN, Trợ lý TTg, TGĐ Cổng TTĐT, các Vụ, Cục, đơn vị trực thuộc, Công báo; - Lưu: VT, QHQT (3b).KN

TM. CHÍNH PHỦ THỦ TƯỚNG Nguyễn Tấn Dũng

Tiếng Anh (English)

GOVERNMENT --------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM Independence - Freedom - Happiness ------------------
No.07/2016/ND-CP	Hanoi, January 25, 2016

DECREE

DETAILED REGULATIONS ON ESTABLISHMENT OF REPRESENTATIVE OFFICES OR BRANCHES OF FOREIGN TRADERS IN VIETNAM UNDER LAWS ON COMMERCE

Pursuant to the Law on Government organization dated June 19, 2015;

Pursuant to the Law on Commerce dated June 14, 2005;

Pursuant to the Resolution No.71/2006/QH11 on ratification of the Protocol on Accession of the Republic Socialist of Vietnam to World Trade Organization (WTO) dated November 29 11, 2006;

At the request of the Minister of Industry and Trade;

The Government issues this Decree detailing the establishment of representative offices and branches of foreign traders in Vietnam under the Law on Commerce.

Chapter I

...

...

...

Article 1. Scope

1. This Decree provides detailed regulations on the establishment, operation, rights and obligations of representative offices and branches of foreign traders in Vietnam under the law on Commerce.

2. Where representative offices or branches of foreign traders specialize in fields prescribed by specialized legislative documents, the establishment of such representative offices or branches shall comply with provisions promulgated in the respective specialized legislative documents.

Article 2. Regulated entities

1. This Decree applies to foreign traders, representative offices and branches of such foreign traders in Vietnam (hereinafter referred to as representative offices and branches).

2. Representative offices and branches of foreign-invested enterprises incorporated in Vietnam shall not be governed by this Decree.

Article 3. The right to establish representative offices or branches of foreign traders in Vietnam

1. Foreign traders are entitled to establish their representative offices or branches in Vietnam according to Vietnam’s commitments to treaties to which Vietnam is a signatory.

2. Each foreign trader shall not establish more than one representative office or branch that has the same name within a province or centrally-affiliated city (hereinafter referred to as “province”).

...

...

...

Foreign traders shall be legally responsible for the entire operations of their representative offices or branches in Vietnam.

Article 5. The power to grant Licenses for Establishment of representative offices

1. The Department of Industry and Trade of the province where the representative office is expected to be located outside industrial parks, export-processing zones, economic zones or hi-tech zones shall grant, re-grant, adjust, extend or revoke the License for Establishment of the representative office and shall have the power to have such representative office shut down in case the establishment of the representative office has not been prescribed by specialized legislative documents.

2. Management Boards of industrial parks, export-processing zones, economic zones or hi-tech zones (hereinafter referred to as Management Boards) shall grant, re-grant, adjust, extend or revoke the License for Establishment of the representative office and shall have the power to suspend the operation of such representative offices located in industrial parks, export-processing zones , economic zones or hi-tech zones in case the establishment of such representative offices has not been prescribed by specialized legislative documents.

Article 6. The power to grant of Licenses for Establishment of branches

The Department of Industry and Trade of the province shall have the power to grant, re-grant, adjust, extend or revoke the License for Establishment of branches and shall have the power to have such branches shut down in case the establishment of such branches has not been prescribed by specialized legislative documents.

Chapter II

REGULATIONS ON GRANT, RE-GRANT, ADJUSTMENT AND EXTENSION OF LICENSES FOR ESTABLISHMENT OF BRANCHES

Article 7. Requirements for grant of Licenses for Establishment of representative offices

...

...

...

1. The foreign trader is incorporated and registers for doing business in accordance with provisions of laws of countries or territories being parties to treaties to which Vietnam is a signatory or is recognized by the aforesaid countries or territories;

2. The foreign trader has come into operation for at least 01 year from the date of establishment or registration;

3. The Certificate of Business Registration or the equivalent document is valid for at least 01 more year from the date of submission of the application;

4. The scope of operation of the representative office is consistent with that in Vietnam’s Commitments to treaties to which Vietnam is a signatory;

5. Where the scope of operation of the representative office is inconsistent with Vietnam’s Commitments or the foreign trader is not located in the country or territory being party to treaties to which Vietnam is a signatory, the representative office can be established only if relevant Ministers, Heads of ministerial agencies (hereinafter referred to as “relevant Ministers”) have given approval for establishment of the representative office.

Article 8. Requirements for grant of Licenses for Establishment of branches

Foreign businesses shall be granted Licenses for Establishment of branches if they satisfy the following requirements:

1. The foreign trader is incorporated and registers for doing business in accordance with provisions of laws of countries or territories being parties to treaties to which Vietnam is a signatory or is recognized by the aforesaid countries or territories;

2. The foreign trader has come into operation for at least 05 year from the date of establishment or registration;

...

...

...

4. The scope of operation of the branch is conformable with Vietnam’s Commitments to market access stipulated in treaties to which Vietnam is a signatory shall be consistent with lines of business of the foreign trader;

5. Where the businesses of the representative office is inconsistent with Vietnam’s Commitments or the foreign trader is not located in one of countries or territories being parties to treaties to which Vietnam is a signatory, the representative office can be established only if they obtain a prior consent of the relevant Minister for establishment of the representative office.

Article 9. Effective periods of Licenses for Establishment of branches or representative offices.

1. The License for Establishment of a representative office or branch shall be valid for 05 years but not exceeding the remaining effective period of the Certificate of Business Registration or the equivalent (for documents having expiry date);

2. The effective period of an extended License for Establishment of the representative office or branch shall be equal to that of the current license.

3. The extension of the license or establishment of the representative office or branch shall comply with clause 1 hereof.

Article 10. Applications for Licenses for Establishment of representative offices

1. An application for License for Establishment of a representative office:

a) An application form for License for Establishment of the representative office using the form promulgated by the Ministry of Industry and Trade and signed by a competent representative of the foreign trader.

...

...

...

c) A letter of appointment of the head of the representative office;

d) Copies of audited financial statements or certificates of fulfillment of tax liabilities or financial obligations of the last fiscal year or equivalent documents as proof of existence and operation of the foreign trader issued or certified by competent authorities where such foreign trader is established;

dd) Copies of the passport or ID card (for Vietnamese) or copies of the passport (for foreigners) of the head of the representative office;

e) Documents on the expected location of the representative office including:

- Copies of memorandum of understanding (MOU) or leasing agreements or documents as proof of the right to use a location as the representative office;

- Copies of documents on the expected location of the representative office in accordance with provisions of Article 28 hereof and related laws.

Article 11. Procedures for grant of Licenses for Establishment of representative offices

1. The foreign trader shall submit the application to the licensing agency where the representative office is expected to be located directly or by post or online (where applicable) .

2. Within 03 working days from the date of receipt of the application, the licensing agency shall examine such application and request the applicant to complete the application (if the application is incomplete) . The request for supplementation to the application shall be made only once during the processing of such application.

...

...

...

4. For those specified in clause 5, Article 7 hereof and the establishment of representative offices that has not prescribed by specialized legislative documents, the licensing agency shall submit a written request for directions to the relevant Ministry within 03 working days from the date of receipt of the valid application. Within 05 working days from the date of receipt of the request for directions from the licensing agency, the relevant Ministry shall submit the licensing agency a written notification of whether or not they approve for the application . Within 05 working days from the date of receipt of the notification from the relevant Ministry , the licensing agency shall send the applicant a written notice of whether the License for Establishment of the representative office is granted . In case of rejection, the licensing agency shall send the applicant a written notice in which reasons for rejections shall be specified.

Article 12. Applications for Licenses for Establishment of branches

1. An application for the license for establishment of the branch of a foreign trader shall include :

a) An application form for license for establishment of the branch using the form promulgated by the Ministry of Industry and Trade and signed by a competent representative of the foreign trader.

b) Copies of the Certificate of Business Registration or equivalent documents of the foreign trader;

c) A letter of appointment of the head of the branch;

d) Copies of audited financial statements or certificates of fulfillment of tax liabilities or financial obligations of the last fiscal year or equivalent documents as proof of existence and operation of the foreign trader issued or certified by competent authorities where such foreign trader is established;

dd) Copies of the branch charter;

e) Copies of the passport or ID card (for Vietnamese) or copies of the passport (for foreigners) of the head of the branch;

...

...

...

- Copies of memorandum of understanding (MOU) or leasing agreements or documents as proof of the right to use a location as the branch;

- Copies of documents on the expected location of the branch under Article 28 hereof and provision of related laws.

2. Documents specified in points b, c, d and dd, Article 1 hereof (for the head of the branch being foreigners) shall be translated into Vietnamese and certified true in accordance with laws of Vietnam. Documents specified in point b, clause 1 of this Article shall be certified or legalized by overseas diplomatic missions or Consulates of Vietnam in accordance with laws of Vietnam.

Article 13. Procedures for Licenses for Establishment of branches of foreign traders

1. The foreign trader shall submit their application to the licensing agency where the representative office is expected to be located directly or by post or online (where applicable).

2. The licensing agency shall examine such application and request the applicant to complete their application within 03 working days from the date of receipt of the application (if the application is incomplete) . The request for supplementation to the application shall be made only once during the processing of such application.

3. Apart from those specified in clause 4 of this Article, the licensing agency shall send the applicant a written notification of whether the license or establishment of the branch is granted or not within 07 working days from the date of receipt of the valid application. In case of rejection, the licensing agency shall send the applicant a written notice in which reasons for rejections shall be specified.

4. For those specified in clause 5, Article 8 hereof and the establishment of branches that has not been prescribed by specialized legislative documents, the licensing agency shall submit a written request for directions to the relevant Ministry within 03 working days from the date of receipt of the valid application. Within 03 working days from the date of receipt of the request for directions from the licensing agency, the relevant Ministry shall submit the licensing agency a written notification of whether or not they approve for the application for the License for Establishment of the branch. Within 05 working days from the date of receipt of the notification from the relevant Ministry , the licensing agency shall send the applicant a written notice of whether the License for Establishment of the representative office is granted. In case of rejection, the licensing agency shall send the applicant a written notice in which reasons for rejections shall be specified.

Article 14. Cases ineligible for Licenses for Establishment of branches or representative offices

...

...

...

1. Fail to satisfy one of requirements stipulated in Articles 7 ( for applications for licenses or establishment of representative offices) or fail to satisfy one of requirements stipulated in Article 8 (for applications for licenses or establishment of branches).

2. Apply for the license or establishment of the representative office or branch within 02 years from the date of revocation of the license or establishment of the representative office or branch under Article 44 hereof;

3. Be subject to restrictions from the establishment of representative offices and branches for reasons of national defense and security, social order, social ethics and community health.

4. Be restricted by provisions of laws.

Article 15. Cases of adjustments to Licenses for Establishment of branches or representative offices

Foreign traders shall apply for adjustments to Licenses for Establishment of branches or representative offices in the following cases:

1. Changes in the name or location of the head office of a foreign trader.

2. Changes in lines of business of the foreign trader affecting the operations of its branches in Vietnam.

3. Replacement of the head of the representative office or branch.

...

...

...

5. Changes in the operations of representative offices or branches

6. Change in the location of the representative office.

7. Changes in the location of the branch .

Article 16. Applications for adjustments to Licenses for Establishment of branches or representative offices

1. An application for adjustments to the License for Establishment shall include:

a) An application form for adjustments to the License for Establishment of the representative office using the form promulgated by the Ministry of Industry and signed by a competent representative of the foreign trader.

b) Documents as proof of adjustments. To be specified :

- With regard to adjustments specified in clause 1, Article 15 hereof: copies of legal documents as proof of changes in the name or location of the head office of a foreign trader released by competent authorities.

- With regard to adjustments specified in clause 2, Article 15 hereof: copies of legal documents as proof of changes in the lines of business of the foreign trader released by competent authorities.

...

...

...

- With regard to adjustments specified in clauses 6 and 7, Article 15 hereof: copies of memorandum of understanding (MOU) or leasing agreements or documents as proof of the right to use a location as the representative office or branch; copies of documents on the expected locations of the representative office or branch under Article 28 hereof and provisions of relevant laws.

c) The original License for Establishment of the branch or representative office.

2. Documents as proof of changes in clauses 1, 2 and 3, Article 15 hereof (if the letter of appointment of the new head of the representative office or branch and copies of the passport of the head being foreigner are made in foreign languages) shall be translated into Vietnamese and certified true in accordance with laws of Vietnam. The proof of changes specified in clauses 1 and 2, Article 15 hereof shall be certified or legalized by overseas diplomatic missions or Consulates of Vietnam in accordance with laws of Vietnam.

Article 17. Procedures for adjustments to Licenses for Establishment of branches or representative offices

1. Within 60 days from the date of changes in items specified in Article 15 hereof, the foreign trader shall apply for adjustments to the License for Establishment of their representative office or branch;

2. The foreign trader shall submit their application to the licensing agency where the representative office is expected to be located directly or by post or online (where applicable).

3. Within 03 working days from the date of receipt of the application, the licensing agency shall examine such application and request the applicant to complete the application (if the application is incomplete) . The request for supplementation to the application shall be made only once during the processing of the application.

4. Apart from those specified in clause 5 of this Article, within 05 working days from the date of receipt of the valid application, the licensing agency shall send the applicant a written notification of whether the adjustments to the license or establishment of the representative office or branch are approved or not. In case of rejection, the licensing agency shall send the applicant a written notice in which reasons for rejections shall be specified.

5. In case of adjustments to the operations of representative offices or branches resulting in the cases specified in clause 5, Article 7 and clause 5, Article 8 hereof for representative offices and branches respectively, and in case of adjustments to the operations of representative offices or branches that have yet to be governed by specialized legislative documents, the licensing agency shall submit a written request for directions to the relevant Ministry within 03 working days from the date of receipt of the valid application. Within 05 working days from the date of receipt of the request for directions from the licensing agency, the relevant Ministry shall submit the licensing agency a written notification of whether they approve for the application for adjustments to the License for Establishment of the branch/ representative office. Within 05 working days from the date of receipt of the notification from the relevant Ministry , the licensing agency shall send the applicant a written notice of whether the adjustments for the License for Establishment of the representative office or branch is approved or not. In case of rejection, the licensing agency shall send the applicant a written notice in which reasons for rejections shall be specified.

...

...

...

Foreign traders shall apply for re-grant of the License for Establishment of branches or representative offices in the following cases:

1. Its representative office relocates to another province or territory within the administration of another Management Board.

2. The Licenses for Establishment of the branch or representative office is lost, damaged or destroyed in any form or shape.

Article 19. Applications for re-grant of Licenses for Establishment of branches or representative offices

1. An application for re-grant of the license of establishment of a representative office specified in clause 1, Article 18 hereof shall include:

a) An application form for re-grant of the License for Establishment of the representative office using the form promulgated by the Ministry of Industry and Trade and signed by a competent representative of the foreign trader;

b) An announcement of shutdown of the representative office submitted to the licensing agency in which the representative office is currently located under point a, clause 1, Article 36 hereof.

c) Copies of the existing License for Establishment of the representative office.

d) Copies of documents on the expected location of the representative office under point e, clause 1, Article 10 hereof.

...

...

...

Article 20. Procedures for re-grant of Licenses for Establishment of branches or representative offices

1. The foreign trader whose representative office is prescribed in clause 1, Article 18 hereof shall apply for re-grant of the License for Establishment of their representative office within 30 days from the date on which the notification of shutdown of the representative office is submitted. If the foreign trader fails to apply for re-grant of the License for Establishment of the representative office in the aforesaid time limit, such foreign trader shall apply for the license or establishment of their representative office under Article 10 and Article 11 hereof;

2. The foreign trader shall submit their application to the licensing agency where the representative office is expected to be located directly or by post or online (where applicable).

3. Within 03 working days from the date of receipt of the application, the licensing agency shall examine such application and request the applicant to complete the application (if the application is incomplete) . The request for supplementation to the application shall be made only once during the processing of the application.

4. Within 05 working days from the date of receipt of the valid application, the licensing agency shall re-grant the license or establishment of the representative office to the applicant. In case of rejection, the licensing agency shall send the applicant a written notice in which reasons for rejections shall be specified.

Article 21. Cases eligible for extension of Licenses for Establishment of branches or representative offices

Every foreign trader other than those prescribed in Article 44 hereof shall be eligible for the grant of extension of the license or establishment of the representative office or branch;

Article 22. Applications for extension of Licenses for Establishment of branches or representative offices

1. An application for extension of the License for Establishment shall include:

...

...

...

b) Copies of the Certificate of Business registration or equivalent documents of the foreign trader;

c) Copies of audited financial statements or certificates of fulfillment of tax liabilities or financial obligations of the last fiscal year or equivalent documents as proof of existence and operation of the foreign trader issued or certified by competent authorities where such foreign trader is established;

d) Copies of the existing License for Establishment of the branch or representative office

2. Documents specified in point b, clause 1 of this Article shall be translated into Vietnamese and certified or legalized by overseas diplomatic missions or Consulates of Vietnam in accordance with laws of Vietnam. Documents specified in point c, clause 1 of this Article shall be translated into Vietnamese and certified true in accordance with laws of Vietnam.

Article 23. Procedures for extension of Licenses for Establishment of branches or representative offices

1. At least 30 days prior to the expiry of the license, the applicant shall apply for extension of the License for Establishment of the branch or representative office.

2. The foreign trader shall submit their application to the licensing agency where the representative office is expected to be located directly or by post or online (where applicable).

3. Within 03 working days from the date of receipt of the application, the licensing agency shall examine such application and request the applicant to complete the application (if the application is incomplete) . The request for supplementation to the application shall be made only once during the processing of the application.

4. Within 05 working days from the date of receipt of the valid application, the licensing agency shall grant an extension of the license or establishment of the representative office to the applicant. In case of rejection, the licensing agency shall send the applicant a written notice in which reasons for rejections shall be specified.

...

...

...

Article 24. Submission and retention of licenses

1. The licensing agency shall submit copies of Licenses for Establishment of representative offices to the Ministry of Industry and Trade, relevant Ministry (where relevant), tax authority, statistical agency , department of public security of the province where the representative office is located.

2. The licensing agency shall submit copies of Licenses for Establishment of branch to the relevant Ministry (where relevant), tax authority, statistical agency , department of public security and Department of Trade and Industry of the province where the branch is located or the Management Board (for branches located in industrial parks, export-processing zones, economic zones or hi-tech zones).

Article 25. Notification of representative office or branch information

Within 15 working days from the date of grant, re-grant, adjustment, extension and revocation of the License for Establishment of a representative office or branch, the licensing agency shall publish the following information on its web portal:

1. The name and address of the representative office or branch;

2. The name or address of the head office of the foreign trader.

3. Information on the head of the representative office or branch;

4. The reference number, date of issue and effective period of the Licenses for Establishment of the branch or representative office and licensing agency.

...

...

...

6. Date of re-issue, adjustment, extension or revocation of the License for Establishment of the representative office or branch.

Article 26. Charges for grant, re-grant, adjustment and extension of Licenses for Establishment of branches or representative offices

The Ministry of Finance shall decide charges for grant, re-grant, adjustment and extension of Licenses for Establishment of branches or representative offices.

Chapter III

SCOPE OF OPERATION, RIGHTS AND OBLIGATIONS OF REPRESENTATIVE OFFICES OR BRANCHES

Article 27. Structures of representative offices or branches

1. The organization structure and personnel of a representative office or branch shall be decided by their head office.

2. The employment of foreign workers of representative offices or branches shall comply with legislation on labor and Vietnam’s Commitments to treaties to which Vietnam is a signatory;

Article 28. Locations of representative offices and branches

...

...

...

2. Representative offices or branches shall not lend or sublet their offices.

Article 29. Name of representative offices or branches

1. Representative offices or branches shall be named using letters in Vietnamese alphabet, letters F, J, Z and W, numbers and symbols.

2. The name of a representative office or branch shall be the name of its head office enclosed with the phrases “representative office” or “branch”.

3. The nameplate of every representative office or branch shall be put up at their office. The size of the name of the representative office or branch printed in their transaction documents, records and publications shall be smaller than that of its head office .

Article 30. Scope of operation of representative offices

The operation of a representative office shall be solely confined to the conduct of liaison activities, market research, and promotion of its head office’s businesses, excluding services the establishment of representative office in which is specified in specialized legislative documents .

Article 31. Scope of branch operation

1. Branches shall provide services other than those specified in specialized legislative documents.

...

...

...

Article 32. Reporting

1. By January 30^th of each year, every representative office and branch shall submit operation status reports using the form stipulated by the Ministry of Industry and Trade to the licensing agency by post.

2. Representative offices and branches shall submit reports, documents and explanations for their operation upon the request of competent state regulatory authorities.

Article 33. Heads of representative offices or branches

1. The Head of the representative office or branch shall be responsible for his/her action and the operation of the representative office or branch to his/her head office within the power of attorney.

2. The head of the representative office or branch shall be responsible for his/her activities the scope of authorization.

3. In the absence of the head of the representative office or branch from Vietnam, he/she shall grant the power of attorney to another person. The power of attorney shall be made with the prior consent of the head office. However, the head of the representative office or branch shall be responsible for exercising rights and obligations specified in the power of attorney.

4. Upon the expiry of the power of attorney stipulated in clause 3 hereof, if the head of the representative office or branch has yet to return and no additional power of attorney is made, the current authorized person shall be eligible for exercising rights and obligations as the head of the representative office or branch within the scope of authorization until the head of the representative office or branch returns or the head office appoints another person as the new head of representative offices or branch.

5. If the head of representative offices or branch from Vietnam is absent from Vietnam for a period of longer than 30 days without any authorization, or if the head representative offices or branch is dead, missing, detained, sentenced to prison or has no capacity for action, the head office shall appoint another person as the new head of representative offices or branch.

...

...

...

a) The head of a branch of the same foreign traders;

a) The head of a branch of another foreign trader;

c) The legal representative of the same foreign trader or others;

d) The legal representative of a business organization incorporated in accordance with Laws of Vietnam.

7. If the head office authorizes the head of the representative office to sign, adjust or supplement contracts, the head office shall grant the power of attorney for each conclusion, adjustment, and supplementation.

8. The head of a branch shall not concurrently hold the following titles:

a) The head of a representative office of another foreign trader;

b) The head of a representative office of the same foreign trader;

c) The legal representative of a business organization incorporated under Laws of Vietnam.

...

...

...

1. Rights and interests of representative offices and branches shall be reserved during the operation in Vietnam under laws of Vietnam.

2. Representative offices and branches shall have the rights and obligations prescribed in the Law on Commerce and the license for establishment.

Chapter IV

SHUTDOWN OF REPRESENTATIVE OFFICES OR BRANCHES

Article 35. Shutdown of representative offices or branches

A representative office or branch shall be shut down if:

1. It is requested by its head office;

2. The foreign trader ceases to operate according to laws of the country or territory in which such foreign trader is established or registered.

3. The License for Establishment of the representative office or branch is expired but its head office does not apply for extension of the license.

...

...

...

5. The License for Establishment of the branch or representative office is revoked as prescribed in Article 44 hereof.

6. The foreign trader or its representative office or branch no longer satisfies one of the requirements stipulated in Articles 7 and 8 hereof.

Article 36. Applications for shutdown of representative offices or branches

1. An application for shutdown of a representative office or branch shall include:

a) A notification of shutdown of the representative office or branch using the form issued by the Ministry of Industry and Trade and signed by a competent representative of the foreign trader, excluding cases specified in clause 5, Article 35 hereof.

b) Copies of written refusals of grant of extension of the license or establishment of the representative office or branch (for those specified in clause 4, Article 35 hereof) or a copy of the decision on revocation of the license for establishment of the representative office or branch released by the licensing agency (for those specified in clause 5, Article 35 hereof);

c) Lists of creditors and the amount of debts, including outstanding taxes and social insurance premiums;

d) Lists of employees and their current benefits;

dd) The original License for Establishment of the branch or representative office.

...

...

...

3. Where the representative office shuts down to relocate to another province or territory within the administration of another Management Board, the application for shutdown shall only include documents specified in points a and dd clause 1 hereof.

Article 37. Procedures for processing of applications for shutdown of representative offices or branches

1. The foreign trader shall submit the applications for shutdown of their representative office or branch to the licensing agency directly or by post or only (where applicable).

2. Within 03 working days from the date of receipt of the application, the licensing agency shall examine such application and request the applicant to complete the application (if the application is incomplete). The request for supplementation to the application shall be made only once during the processing of the application.

3. Within 05 working days from the date of receipt of the valid application, the licensing agency shall publish the decision on shutdown of the representative office or branch on their portal.

Article 38. Obligations resulting from shutdown of representative offices or branches

1. In addition to the execution of procedures for shutdown of representative offices or branches stipulated in Articles 36 and 37 hereof, the representative office or branch shall publicly put up the notice of the shutdown at their office and fulfill other involving obligations under provisions of laws.

2. Every foreign trader having closed representative offices or branches shall fulfill obligations to contracts and debt settlement including outstanding taxes and settlement of legal benefits of employees working for such representative offices or branches in compliance with provisions of laws.

Chapter V

...

...

...

Article 39. Responsibilities of Ministry of Industry and Trade

1. Issue application forms for grant, re-grant, adjustment and extension of the license of establishment of representative offices or branches; blank forms of such licenses; reporting forms used for representative offices and branches; and reporting forms used for Departments of Industry and Trade and Management Boards.

2. Publish Vietnam's commitments to representative offices or branches of foreign traders in Vietnam stipulated stated in treaties to which Vietnam is a signatory.

3. Inspect the State management of representative offices or branches of foreign traders nationwide.

4. Take charge of and cooperate with relevant Ministries, regulatory bodies, and local governments to inspect representative offices or branches in some necessary cases or upon requests of Ministries, regulatory bodies, and local governments.

5. Take charge of and cooperate with Ministries, regulatory bodies, and local governments to create database of representative offices or branches.

6. Deal with violations committed by representative offices or branches of foreign traders within the jurisdiction.

Article 40. Responsibilities of relevant Ministries and regulatory bodies

1. Cooperate with the Ministry of Industry and Trade, Departments of Industry and Trade and Management Boards in the grant, adjustment and grant of extension of License for Establishment of representative offices or branches under provisions of clause 4 of Article 11, clause 2 of Article 13, clause 5 of Article 17 and clause 5 of Article 23 hereof.

...

...

...

3. Cooperate with the Ministry of Industry and Trade to create database of representative offices or branches in accordance with the provision of clause 5, article 39 hereof.

Article 41. Responsibilities of People's Committees of provinces

1. Control the operation of representative offices or branches of foreign traders within the province.

2. Direct Departments of Industry and Trade and Management Boards to inspect representative offices or branches in some necessary cases or to conduct inter-sectoral inspection upon requests of regulatory authorities.

3. Cooperate with relevant Ministries and regulatory bodies in the State management of representative offices or branches within the province.

Article 42. Responsibilities of Departments of Industry and Trade

1. Control the operations of representative offices or branches within the province.

2. Annually submit status reports on grant, re-grant, adjustment, grant of extension or revocation of the License for Establishment of representative offices and suspension of representative offices within their province by 30^th of January .

Article 43. Handling of violations

...

...

...

Article 44. Revocation of Licenses for Establishment of representative offices and branches of foreign traders

The License for Establishment of representative offices or branches shall be revoked if such representative offices or branches :

1. Fail to come into operation for 01 year and fail to enter into transactions with licensing agencies.

2. Fail to submit reports on the operation of the representative office or branch for 02 consecutive years.

3. Fail to submit reports stipulated in clause 2, Article 32 hereof to the licensing agency within 06 months from the deadline of submission or at the written request of the licensing agency.

4. Be governed by provisions of laws.

Chapter VI

IMPLEMENTATION

Article 45. Transition provisions

...

...

...

Article 46. Entry into force

1. This Decree comes into effect from March 10, 2016.

2. This Decree shall replace the Decree No.72/2006/ND -CP dated July 25, 2006 of the Government detailing regulations on establishment of representative offices and branches of foreign traders in Vietnam under the Law on Commerce.

3. The Article 2 of the Decree No. 120/2011/ND -CP amending and supplementing a number of administrative procedures promulgated in Decrees detailing the implementation of the Law on Commerce dated December 16, 2011 by the Government shall be null and void;

Article 47. Implementation organizations

Ministers, Heads of ministerial agencies, Heads of Governmental agencies, Presidents of the People’s Committees of provinces and relevant agencies shall be responsible for the implementation of this Decree./.

...

...

...