Thông tư 85/2007/TT-BTC hướng dẫn thi hành Luật quản lý thuế đăng ký thuế

• Số hiệu: 85/2007/TT-BTC
• Loại văn bản: Thông tư
• Nơi ban hành: Bộ Tài chính
• Người ký: Trương Chí Trung
• Ngày ban hành: 18/07/2007

BỘ TÀI CHÍNH -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 85/2007/TT-BTC	Hà Nội, ngày 18 tháng 07 năm 2007

THÔNG TƯ

HƯỚNG DẪN THI HÀNH LUẬT QUẢN LÝ THUẾ VỀ VIỆC ĐĂNG KÝ THUẾ

Căn cứ Luật quản lý thuế;

Căn cứ các Luật thuế, Pháp lệnh thuế và Pháp lệnh phí, lệ phí;

Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện việc đăng ký thuế và cấp mã số thuế của người nộp thuế và sử dụng mã số thuế như sau:

Phần 1.

QUY ĐỊNH CHUNG VỀ ĐĂNG KÝ THUẾ

1. Đăng ký thuế

1.1. Đăng ký thuế là việc người nộp thuế kê khai những thông tin của người nộp thuế theo mẫu quy định và nộp tờ khai cho cơ quan quản lý thuế để bắt đầu thực hiện nghĩa vụ về thuế với Nhà nước theo các qui định của pháp luật.

1.2. Tổng Cục Thuế là cơ quan nhà nước có trách nhiệm quản lý về đăng ký thuế và cấp mã số thuế.

2. Đối tượng đăng ký thuế

2.1. Người nộp thuế phải đăng ký thuế, cụ thể gồm:

a/ Tổ chức, hộ gia đình, cá nhân có hoạt động sản xuất, kinh doanh và cung cấp dịch vụ, hàng hoá;

b/ Cá nhân có thu nhập thuộc diện chịu thuế thu nhập cá nhân;

c/ Tổ chức có trách nhiệm khấu trừ và nộp thay thuế gồm:

- Cơ quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội được uỷ nhiệm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân của những người trong đơn vị thuộc đối tượng nộp thuế.

- Tổ chức, doanh nghiệp theo pháp luật quy định được phép nộp thuế thay người có phát sinh nghĩa vụ thuế phải nộp.

- Bên Việt Nam có trách nhiệm đăng ký, kê khai nộp thuế hộ Nhà thầu nước ngoài, Nhà thầu phụ nước ngoài.

 Đơn vị được ủy quyền thu phí, lệ phí.

d/ Tổ chức nước ngoài không có tư cách pháp nhân Việt Nam, cá nhân nước ngoài hành nghề độc lập kinh doanh tại Việt Nam phù hợp với luật pháp Việt Nam. Tổ chức nước ngoài, cá nhân nước ngoài kinh doanh nhưng không hiện diện tại Việt Nam và có thu nhập phát sinh tại Việt Nam;

e/ Công dân Việt Nam ở trong nước hoặc đi công tác, lao động ở nước ngoài và người nước ngoài làm việc tại Việt Nam có thu nhập thuộc diện chịu thuế thu nhập theo quy định của luật pháp về thuế thu nhập cá nhân;

g/ Tổ chức, cá nhân khác có liên quan đến các vấn đề về thuế như: các Ban quản lý dự án, các đơn vị sự nghiệp, các tổ chức, cá nhân không phát sinh nghĩa vụ nộp thuế nhưng được hoàn thuế, hoặc được tiếp nhận hàng viện trợ từ nước ngoài.

2.2. Người nộp thuế thuộc diện đăng ký thuế, khi thực hiện thủ tục đăng ký thuế với cơ quan thuế đều được cấp một mã số thuế.

Người nộp lệ phí trước bạ, thuế nhà đất, thuế sử dụng đất nông nghiệp tạm thời chưa phải đăng ký thuế.

3. Mã số thuế

3.1. Mã số thuế là một dãy các chữ số được mã hoá theo một nguyên tắc thống nhất để cấp cho từng người nộp thuế, phí, lệ phí và các khoản thu khác theo qui định của Luật, Pháp lệnh thuế, phí và lệ phí (gọi chung là Pháp luật về thuế), bao gồm cả người nộp thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu. Mã số thuế để nhận biết, xác định từng người nộp thuế và được quản lý thống nhất trên phạm vi toàn quốc.

3.2. Mã số thuế được cấu trúc là một dãy số được chia thành các nhóm như sau:

N₁N₂ N₃N₄N₅N₆N₇N₈N₉ N₁₀ N₁₁N₁₂N₁₃

Trong đó:

Hai chữ số đầu N₁N₂ là số phân khoảng tỉnh cấp mã số thuế được quy định theo danh mục mã phân khoảng tỉnh.

Bảy chữ số N₃N₄N₅N₆N₇N₈N₉ được đánh theo số thứ tự từ 0000001 đến 9999999. Chữ số N₁₀ là chữ số kiểm tra.

Mười số từ N₁ đến N₁₀ được cấp cho người nộp thuế độc lập và đơn vị chính.

Ba chữ số N₁₁N₁₂N₁₃ là các số thứ tự từ 001 đến 999 được đánh theo từng đơn vị trực thuộc, chi nhánh của người nộp thuế độc lập và đơn vị chính.

3.3. Nguyên tắc cấp mã số thuế

a/ Người nộp thuế chỉ được cấp một mã số thuế duy nhất để sử dụng trong suốt quá trình hoạt động từ khi đăng ký thuế cho đến khi không còn tồn tại. Mã số thuế được dùng để kê khai nộp thuế cho tất cả các loại thuế mà người nộp thuế phải nộp, kể cả trường hợp người nộp thuế kinh doanh nhiều ngành nghề khác nhau hoặc hoạt động sản xuất kinh doanh tại các địa bàn khác nhau.

Mã số thuế đã cấp không được sử dụng để cấp cho người nộp thuế khác. Doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh khi không còn tồn tại thì mã số thuế chấm dứt hiệu lực và không được sử dụng lại.

Riêng mã số thuế đã cấp cho người nộp thuế là chủ doanh nghiệp tư nhân, chủ hộ kinh doanh hoặc một cá nhân không thay đổi trong suốt cuộc đời của cá nhân đó, kể cả trường hợp đã ngừng hoạt động kinh doanh sau đó kinh doanh trở lại.

b/ Mã số thuế 10 số (N₁N₂N₃N₄N₅N₆N₇N₈N₉N₁₀ ) được cấp cho:

Người nộp thuế đều được cấp mã số thuế 10 số, trừ các trường hợp quy định tại điểm 3.3.2 dưới đây được cấp mã số thuế 13 số.

c/ Mã số thuế 13 số (N₁N₂N₃N₄N₅N₆N₇N₈N₉N₁₀ N₁₁N₁₂N₁₃) được cấp cho:

- Các chi nhánh, văn phòng đại diện, cửa hàng, nhà máy của các doanh nghiệp có hoạt động kinh doanh và kê khai nộp thuế trực tiếp với cơ quan Thuế (trừ các Chi nhánh của Công ty nước ngoài mà trụ sở chính của Công ty đặt tại nước ngoài);

- Đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc với Tổng công ty;

- Nhà thầu tham gia hợp đồng tìm kiếm, thăm dò và khai thác dầu khí (trừ nhà thầu điều hành hợp đồng); nhà thầu, nhà thầu phụ không trực tiếp nộp thuế với cơ quan Thuế;

- Đơn vị sự nghiệp trực thuộc Tổng công ty; trực thuộc doanh nghiệp có phát sinh nghĩa vụ thuế;

- Chủ doanh nghiệp tư nhân, cá nhân, chủ hộ kinh doanh có các cơ sở, cửa hàng kinh doanh đóng tại các địa bàn quận, huyện, thị xã hoặc tỉnh khác nhau thì ngoài mã số thuế chính 10 số còn được cấp các mã số thuế 13 số để kê khai nộp thuế cho các cơ sở, cửa hàng kinh doanh với cơ quan thuế trực tiếp quản lý thu thuế cơ sở, cửa hàng này;

- Xã viên hợp tác xã, các cá nhân, nhóm cá nhân thuộc các tổ chức kinh tế kinh doanh theo phương thức nhận khoán, tự chịu trách nhiệm về kết quả kinh doanh và nộp thuế trực tiếp với cơ quan Thuế;

- Các văn phòng điều hành dự án từng hợp đồng của nhà thầu, nhà thầu phụ nước ngoài trực tiếp nộp thuế tại Việt nam.

Các đối tượng quy định tại điểm này được gọi là các "Đơn vị trực thuộc". Đơn vị có các đơn vị trực thuộc được gọi là "Đơn vị chủ quản". Các đơn vị trực thuộc không phân biệt hình thức hạch toán độc lập hay hạch toán phụ thuộc đều được cấp mã số thuế 13 số.

Các đơn vị trực thuộc chịu sự quản lý của đơn vị chủ quản nhưng đăng ký nộp thuế trực tiếp với cơ quan Thuế thì đơn vị chủ quản (có mã số thuế 10 số) của đơn vị trực thuộc phải thực hiện kê khai các đơn vị này vào "Bản kê các đơn vị trực thuộc" để cơ quan Thuế cấp mã số thuế 13 số. Trường hợp đơn vị chủ quản không kê khai bổ sung đơn vị trực thuộc thì các đơn vị này phải thực hiện kê khai đăng ký thuế trực tiếp với cơ quan Thuế. Cơ quan Thuế cấp Thông báo mã số thuế 10 chữ số để đơn vị sử dụng trong việc kê khai, nộp thuế.

Phần 2.

QUY ĐỊNH CỤ THỂ VỀ ĐĂNG KÝ THUẾ

I. THỦ TỤC ĐĂNG KÝ THUẾ

1. Thời hạn đăng ký thuế:

Đối tượng thuộc diện đăng ký thuế phải đăng ký thuế theo mẫu quy định với cơ quan thuế, trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày:

 - Được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy phép thành lập và hoạt động hoặc giấy chứng nhận đầu tư;

- Bắt đầu hoạt động kinh doanh trong trường hợp không có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc ngày phát sinh nghĩa vụ thuế trong trường hợp người nộp thuế là tổ chức, cá nhân không kinh doanh;

- Phát sinh trách nhiệm khấu trừ thuế và nộp thuế thay của các tổ chức cá nhân;

- Bắt đầu thực hiện nhiệm vụ thu phí, lệ phí theo quy định của pháp luật;

- Phát sinh nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân (ngày cá nhân nhận thu nhập);

- Phát sinh tiền thuế GTGT được hoàn theo quy định của pháp luật về thuế đối với các chủ dự án (hoặc đại diện được uỷ quyền như ban quản lý công trình), nhà thầu chính nước ngoài.

2. Hồ sơ đăng ký thuế

2.1. Hồ sơ đăng ký thuế đối với người nộp thuế là tổ chức kinh doanh (trừ các đơn vị trực thuộc) gồm:

- Tờ khai đăng ký thuế theo mẫu 01-ĐK-TCT và các bảng kê kèm theo đăng ký thuế (nếu có).

- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy phép đầu tư nước ngoài tại Việt Nam; hoặc Bản sao Quyết định thành lập.

Trường hợp tổ chức kinh doanh là đơn vị chủ quản có đơn vị trực thuộc thì tổ chức kinh doanh phải kê khai các đơn vị trực thuộc vào "Bản kê các đơn vị trực thuộc". Cơ quan Thuế quản lý đơn vị chủ quản cấp mã số thuế cho đơn vị chủ quản, đồng thời cấp mã số cho từng đơn vị trực thuộc có trong “Bản kê các đơn vị trực thuộc” của đơn vị chủ quản, kể cả trường hợp các đơn vị trực thuộc đóng tại các tỉnh khác. Đơn vị chủ quản có trách nhiệm thông báo mã số thuế (13 số) cho các đơn vị trực thuộc. Cơ quan thuế quản lý đơn vị chủ quản có trách nhiệm thông báo mã số thuế (13 số) cho cơ quan thuế quản lý đơn vị trực thuộc.

2.2. Hồ sơ đăng ký thuế đối với người nộp thuế là đơn vị trực thuộc của tổ chức kinh doanh gồm:

- Tờ khai đăng ký thuế theo mẫu số 02-ĐK-TCT và các bảng kê kèm theo (nếu có). Trên tờ khai đăng ký thuế phải ghi rõ mã số thuế 13 số đã được đơn vị chủ quản thông báo.

- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của chi nhánh hoặc giấy phép đầu tư nước ngoài tại Việt Nam.

2.3. Hồ sơ đăng ký thuế đối với người nộp thuế là cá nhân, nhóm cá nhân, hộ kinh doanh gồm:

- Tờ khai đăng ký thuế theo mẫu 03-ĐK-TCT, kèm theo bản kê cửa hàng, cửa hiệu kinh doanh tại địa bàn quận, huyện, thị xã hoặc tỉnh khác với cơ sở kinh doanh chính (nếu có).

- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (nếu có).

- Bản sao Giấy chứng minh nhân dân.

 Riêng trường hợp cá nhân có cửa hàng, cửa hiệu đóng khác địa bàn (tỉnh, thành phố, quận, huyện, thị xã) với cơ sở chính, kê khai đăng ký thuế với Chi cục thuế nơi có cửa hàng, cửa hiệu thì hồ sơ đăng ký nộp thuế là: Tờ khai đăng ký nộp thuế theo mẫu số 03.1-ĐK-TCT.

2.4. Hồ sơ đăng ký thuế đối với người nộp thuế là nhà thầu, nhà thầu phụ nước ngoài trực tiếp nộp thuế tại Việt Nam gồm:

- Tờ khai đăng ký thuế theo mẫu 04-ĐK-TCT.

- Bản sao Giấy phép hoạt động kinh doanh tại Việt Nam.

- Bản sao và bản dịch tiếng Việt “Giấy phép kinh doanh hoặc Giấy phép hành nghề độc lập, giấy chứng nhận đăng ký thuế” do nước chủ nhà cấp cho nhà thầu, nhà thầu phụ nước ngoài.

- Bản kê các văn phòng điều hành dự án của nhà thầu, nhà thầu phụ nước ngoài trực tiếp nộp thuế tại Việt Nam (nếu có).

 2.5. Hồ sơ đăng ký thuế đối với Ban điều hành dự án thực hiện hợp đồng của nhà thầu, nhà thầu phụ nước ngoài trực tiếp nộp thuế tại Việt Nam:

Trường hợp nhà thầu, nhà thầu phụ nước ngoài trực tiếp nộp thuế tại Việt Nam khi thực hiện dự án đầu tư, đã đăng ký thuế và được cơ quan thuế cấp mã số thuế 10 số, nếu phát sinh các hợp đồng (thuộc dự án) tại các địa điểm khác, thì nhà thầu phải kê khai đăng ký thuế để được cấp mã số thuế 13 số cho các Ban điều hành dự án hoặc nhà thầu, nhà thầu phụ nước ngoài trực tiếp thực hiện từng hợp đồng theo mẫu “Tờ khai đăng ký thuế mẫu 04.3-ĐK-TCT”.

Hồ sơ Đăng ký thuế gồm:

- Tờ khai đăng ký thuế theo mẫu 04.3-ĐK-TCT.

- Hợp đồng ký với bên Việt Nam (bản trích lục tiếng Việt).

- Giấy phép đầu tư, giấy phép thầu của Ban điều hành dự án hoặc nhà thầu, nhà thầu phụ nước ngoài trực tiếp thực hiện hợp đồng (nếu có)

2.6. Hồ sơ đăng ký thuế đối với trường hợp nhà thầu và nhà thầu phụ nước ngoài không trực tiếp nộp thuế tại Việt Nam:

Đối với trường hợp nhà thầu và nhà thầu phụ nước ngoài, các hợp đồng, hợp tác kinh doanh của Việt Nam với người nước ngoài, nhưng bên nước ngoài không trực tiếp nộp thuế tại Việt Nam, thì bên Việt Nam ký hợp đồng với nhà thầu có trách nhiệm kê khai và nộp thuế cho bên nước ngoài. Bên Việt Nam được cấp một mã số thuế 10 số để sử dụng cho việc kê khai, nộp hộ thuế cho các nhà thầu, nhà thầu phụ nước ngoài. Trường hợp bên Việt Nam ký hợp đồng là doanh nghiệp đã được cấp mã số thuế thì không được sử dụng mã số thuế của doanh nghiệp để kê khai, nộp thuế cho các nhà thầu, nhà thầu phụ nước ngoài.

Hồ sơ đăng ký mã số thuế cho Bên Việt Nam ký hợp đồng nộp thuế cho nhà thầu, nhà thầu phụ nước ngoài gồm:

- Tờ khai đăng ký thuế theo mẫu số 04.1-ĐK-TCT kèm theo Bản kê các nhà thầu, nhà thầu phụ nước ngoài mà bên Việt Nam kê khai, nộp thay thuế.

- Hợp đồng ký với nhà thầu nước ngoài (bản trích lục tiếng Việt).

- Bản kê danh sách các nhà thầu phụ, nhà thầu phụ nước ngoài ký hợp đồng hợp tác kinh doanh có kê khai, nộp thuế thông qua bên Việt Nam. Mỗi nhà thầu, nhà thầu phụ nước ngoài trong bản kê sẽ được cấp mã số thuế 13 số theo mã số thuế nộp hộ của Bên Việt Nam ký hợp đồng. Mã số thuế này được sử dụng để phân biệt số thuế phải nộp, đã nộp của từng nhà thầu, nhà thầu phụ nước ngoài khi Bên Việt Nam ký hợp đồng kê khai và nộp hộ thuế với cơ quan Thuế. Bên Việt Nam ký hợp đồng phải thực hiện kê khai đăng ký thuế cho từng nhà thầu, nhà thầu phụ theo “Phụ lục tờ khai đăng ký thuế - Mẫu số 04.2-ĐK-TCT”; đồng thời phải làm thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số 13 số của các nhà thầu nước ngoài khi chấm dứt hợp đồng.

2.7. Hồ sơ đăng ký thuế đối với người nộp thuế là nhà thầu, nhà thầu phụ nước ngoài, bên nước ngoài tham gia hợp đồng, hợp tác kinh doanh, kê khai, nộp thuế thông qua bên Việt Nam gồm :

- Tờ khai đăng ký thuế theo mẫu 04.2-ĐK-TCT, trên tờ khai ghi sẵn mã số thuế 13 số của các nhà thầu.

- Hợp đồng ký với bên Việt Nam (bản trích lục tiếng Việt).

- Bản sao và bản dịch tiếng Việt “Giấy phép kinh doanh hoặc Giấy phép hành nghề độc lập, giấy chứng nhận đăng ký thuế” do nước chủ nhà cấp cho nhà thầu, nhà thầu phụ nước ngoài.

2.8. Hồ sơ đăng ký thuế đối với người nộp thuế là cá nhân nộp thuế thu nhập đối với người có thu nhập cao gồm:

- Tờ khai đăng ký thuế theo mẫu 05-ĐK-TCT.

- Chứng minh thư nhân dân hoặc Hộ chiếu đối với người nước ngoài (bản sao)

- 02 ảnh cỡ 2 x 3 của người đăng ký thuế (01 dán vào tờ khai đăng ký thuế, 01 để dán vào thẻ mã số thuế).

Cá nhân kê khai nộp thuế thu nhập đối với người có thu nhập cao trực tiếp với cơ quan Thuế thì nộp hồ sơ đăng ký thuế tại cơ quan Thuế để được cấp Thẻ mã số thuế cá nhân.

2.9. Hồ sơ đăng ký thuế đối với người nộp thuế là cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự và cơ quan đại diện của tổ chức quốc tế tại Việt Nam (có hoàn thuế giá trị gia tăng) là: Tờ khai đăng ký thuế theo mẫu 06-ĐK-TCT.

2.10. Hồ sơ đăng ký thuế đối với người nộp thuế là tổ chức được ủy quyền thu thuế, phí, lệ phí và các khoản thu khác theo quy định của pháp luật; các chủ dự án, các nhà thầu chính nước ngoài của các dự án ODA; tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân nhưng đơn vị không có hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ là: Tờ khai đăng ký thuế theo mẫu 01-ĐK-TCT (chỉ kê khai các chỉ tiêu: 1, 2, 3, 4, 12, 18).

Riêng tổ chức, cá nhân thu phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nư­ớc phải có thêm Tờ khai đăng ký thu phí, lệ phí theo Mẫu số 1 qui định tại Thông tư số 63/2002/TT-BTC ngày 24/07/2002 của Bộ Tài chính hướng dẫn về phí, lệ phí. Đơn vị thu phí, lệ phí được cấp một mã số thuế để dùng chung cho việc kê khai nộp phí, lệ phí và kê khai nộp thuế đối với hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ (nếu có).

2.11. Đối với một số ngành, nghề đặc biệt do các Bộ, ngành cấp giấy phép hoạt động (như tín dụng, luật sư, dầu khí, bảo hiểm, y tế) thì sử dụng giấy phép này thay cho Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh trong hồ sơ đăng ký thuế.

Người nộp thuế không cần đóng dấu vào tờ khai đăng ký thuế để có thể đồng thời vừa thực hiện thủ tục đăng ký thuế, vừa thực hiện thủ tục khắc dấu.

3. Cung cấp mẫu tờ khai đăng ký thuế

Người nộp thuế có thể nhận mẫu tờ khai đăng ký thuế tại các cơ quan Thuế gần nhất hoặc bản sao mẫu kèm Thông tư này hoặc in mẫu tờ khai đăng ký thuế trên trang tin điện tử của Tổng cục Thuế (địa chỉ: http://www.gdt.gov.vn). Người nộp thuế có nhu cầu có thể đến bất kỳ cơ quan thuế nào để được cơ quan Thuế hướng dẫn việc kê khai các chỉ tiêu trong hồ sơ đăng ký thuế.

4. Địa điểm nộp hồ sơ đăng ký thuế:

- Doanh nghiệp, đơn vị, tổ chức sản xuất kinh doanh và dịch vụ nộp hồ sơ đăng ký thuế tại Cục thuế tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (dưới đây gọi tắt là tỉnh) nơi doanh nghiệp, đơn vị, tổ chức đóng trụ sở chính.

- Đơn vị trực thuộc của doanh nghiệp, đơn vị, tổ chức nộp hồ sơ đăng ký thuế tại Cục thuế tỉnh nơi đơn vị trực thuộc đóng trụ sở chính.

- Tổ chức, cá nhân có trách nhiệm khấu trừ và nộp thay thuế đăng ký thuế tại cơ quan quản lý thuế nơi tổ chức, cá nhân đó có trụ sở. Riêng đối với cá nhân nộp thuế thu nhập thông qua cơ quan chi trả thu nhập thì nộp tờ khai đăng ký thuế tại cơ quan chi trả thu nhập; cơ quan chi trả thu nhập tổng hợp tờ khai đăng ký thuế của từng cá nhân để nộp cho cơ quan Thuế trực tiếp quản lý thu thuế.

- Cá nhân nộp thuế thu nhập cao trực tiếp, không qua đơn vị chi trả thu nhập đăng ký thuế tại các cơ quan thuế nơi phát sinh thu nhập chịu thuế, nơi đăng ký hộ khẩu thường trú hoặc nơi tạm trú.

- Hợp tác xã, tổ hợp tác, hộ gia đình, cá nhân kinh doanh thực hiện đăng ký thuế tại Chi cục thuế quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh.

5. Tiếp nhận hồ sơ đăng ký thuế.

Công chức thuế tiếp nhận và đóng dấu tiếp nhận hồ sơ đăng ký thuế, ghi rõ thời điểm nhận hồ sơ, số lượng tài liệu theo bản kê danh mục hồ sơ đăng ký thuế đối với trường hợp hồ sơ đăng ký thuế nộp trực tiếp tại cơ quan thuế. Công chức thuế viết phiếu hẹn ngày trả kết quả đăng ký thuế, thời hạn trả kết quả không được quá số ngày quy định của thông tư này.

 Trường hợp hồ sơ đăng ký thuế gửi bằng đường bưu chính, công chức thuế đóng dấu ghi ngày nhận hồ sơ và ghi sổ văn thư của cơ quan thuế.

Trường hợp đăng ký thuế điện tử, việc tiếp nhận, kiểm tra, chấp nhận hồ sơ đăng ký thuế được thực hiện thông qua hệ thống xử lý dữ liệu điện tử của cơ quan thuế.

Công chức thuế kiểm tra hồ sơ đăng ký thuế, trường hợp cần bổ sung hồ sơ, cơ quan thuế thông báo cho người nộp hồ sơ trong ngày nhận hồ sơ đối với trực tiếp nhận hồ sơ, trong thời hạn 3 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ theo đường bưu chính hoặc giao dịch điện tử.

Tại địa phương đã thực hiện Thông tư liên tịch về giải quyết hồ sơ đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế và cấp phép khắc dấu theo cơ chế liên thông "một cửa" thì thực hiện thủ tục hồ sơ đăng ký thuế, địa điểm tiếp nhận hồ sơ thuế theo quy định liên thông này.

6. Cấp giấy chứng nhận đăng ký thuế

6.1. Thời hạn cấp chứng nhận đăng ký thuế

Cơ quan Thuế có trách nhiệm cấp chứng nhận đăng ký thuế chậm nhất không quá 5 ngày làm việc đối với các hồ sơ đăng ký thuế nộp trực tiếp tại các Cục thuế và 10 ngày đối với hồ sơ nộp trực tiếp tại các Chi cục thuế, tính từ ngày nhận được đầy đủ hồ sơ đăng ký thuế (không tính thời gian chỉnh sửa, bổ sung hồ sơ do người nộp thuế kê khai sai sót).

6.2. Chứng nhận đăng ký thuế

a. Giấy chứng nhận đăng ký thuế: Người nộp thuế thực hiện đầy đủ thủ tục và hồ sơ đăng ký thuế được cơ quan Thuế cấp “Giấy chứng nhận đăng ký thuế” theo mẫu số 10-MST (trừ cá nhân thuộc diện nộp thuế thu nhập đối với người có thu nhập cao). Các chỉ tiêu trên giấy chứng nhận đăng ký thuế gồm:

- Tên người nộp thuế;

- Mã số thuế;

- Số, ngày, tháng, năm của giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy phép hoạt động hoặc giấy chứng nhận đầu tư đối với tổ chức, cá nhân kinh doanh;

- Số, ngày, tháng, năm của quyết định thành lập đối với tổ chức không kinh doanh;

- Số ngày, tháng, năm và nơi cấp của giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu đối với cá nhân không kinh doanh;

- Cơ quan thuế quản lý trực tiếp;

- Ngày cấp mã số thuế.

b. Thẻ mã số thuế cá nhân: Cá nhân thuộc diện nộp thuế thu nhập đối với người có thu nhập cao thực hiện đầy đủ thủ tục và hồ sơ đăng ký thuế được cấp “Thẻ mã số thuế cá nhân” theo mẫu số 12-MST kèm theo Thông tư này. Các chỉ tiêu trên Thẻ mã số thuế cá nhân gồm:

- Tên người nộp thuế;

- Mã số thuế;

- Số ngày, tháng, năm và nơi cấp của giấy chứng minh nhân dân;

- Địa chỉ thường trú.

 c. Thông báo mã số thuế: Các trường hợp không đủ điều kiện cấp Giấy chứng nhận đăng ký thuế (đối với đơn vị, tổ chức thiếu Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy phép đầu tư, đối với cá nhân hoặc thiếu Giấy chứng minh thư, hoặc thiếu Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh) được cơ quan Thuế cấp Thông báo mã số thuế theo mẫu số 11-MST. Nội dung thông báo mã số thuế bao gồm:

- Mã số thuế;

- Tên người nộp thuế;

- Địa chỉ trụ sở;

- Ngày cấp mã số thuế;

- Cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

6.3. Cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký thuế:

Việc cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký thuế và Thẻ mã số thuế cá nhân cho các trường hợp dưới đây được cơ quan Thuế thực hiện trong thời hạn 5 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được yêu cầu của người nộp thuế.

Cơ quan Thuế cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký thuế và Thẻ mã số thuế cá nhân trong các trường hợp cụ thể sau:

a. Cấp lại cho trường hợp mất Giấy chứng nhận đăng ký thuế: Khi mất Giấy chứng nhận đăng ký thuế, người nộp thuế phải kê khai với cơ quan Thuế trực tiếp quản lý để được cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký thuế. Hồ sơ đề nghị cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký thuế gồm:

- Văn bản đề nghị cấp lại giấy chứng nhận đăng ký thuế, trong đó nêu rõ tên, địa chỉ, mã số thuế, nguyên nhân mất, nơi mất, đề nghị cấp lại và cam đoan chịu trách nhiệm về việc khai báo và sử dụng mã số thuế.

- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy phép đầu tư, Quyết định thành lập, Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động (bản sao có chứng thực).

b. Cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký thuế trong trường hợp chỉ tiêu trên Giấy chứng nhận đăng ký thuế thay đổi: khi có nội dung ghi tại các chỉ tiêu trên Giấy chứng nhận đăng ký thuế thay đổi, người nộp thuế phải thực hiện các thủ tục theo hướng dẫn tại Mục III dưới đây để cơ quan Thuế cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký thuế điều chỉnh.

c. Cấp lại cho trường hợp Giấy chứng nhận đăng ký thuế bị rách, nát: trường hợp Giấy chứng nhận đăng ký thuế bị rách, nát, hỏng, người nộp thuế làm thủ tục để được cơ quan Thuế cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký thuế. Hồ sơ đề nghị cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký thuế gồm:

- Văn bản đề nghị cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký thuế.

- Bản gốc Giấy chứng nhận đăng ký thuế bị rách, nát.

d. Cấp lại Thẻ mã số thuế cá nhân: cá nhân mất Thẻ mã số thuế cá nhân hoặc thẻ bị rách, nát, hỏng, làm đơn đề nghị cơ quan Thuế cấp lại Thẻ mã số thuế cá nhân. Trong đơn phải ghi rõ: mã số thuế, họ tên, số chứng minh thư hoặc số hộ chiếu (nếu là người nước ngoài), nơi đăng ký cấp thẻ trước đây. Trường hợp đổi thẻ phải nộp lại thẻ cũ cho cơ quan Thuế.

7. Hướng dẫn một số trường hợp cụ thể:

7.1. Một cá nhân chỉ được làm chủ một doanh nghiệp tư nhân hoặc một hộ kinh doanh duy nhất. Qua đăng ký thuế, nếu cơ quan Thuế phát hiện một cá nhân làm chủ của nhiều doanh nghiệp tư nhân hoặc nhiều hộ kinh doanh thì cơ quan Thuế phối hợp cùng cơ quan cấp đăng ký kinh doanh để xử lý theo quy định của pháp luật. Trong khi cơ quan cấp đăng ký kinh doanh chưa thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, nếu các cơ sở này có hoạt động kinh doanh thì cơ quan thuế phải cấp Thông báo mã số thuế 13 số tạm thời cho các cơ sở này để đưa vào quản lý thu thuế (mã số thuế 13 số lấy theo mã số thuế 10 số của chủ doanh nghiệp tư nhân hoặc chủ hộ kinh doanh được cấp khi kê khai đăng ký mã số thuế lần đầu tiên).

7.2. Tổng công ty có các đơn vị trực thuộc theo hệ thống dọc từ tỉnh đến xã mà có số đơn vị trực thuộc lớn hơn 1000 đơn vị thì các đơn vị trực thuộc cấp tỉnh được phép sử dụng mẫu 01-ĐK-TCT để thực hiện kê khai đăng ký thuế và phải kê khai đầy đủ danh sách các đơn vị trực thuộc cấp dưới đóng trên địa bàn tỉnh vào “Bản kê các đơn vị trực thuộc”. Các đơn vị trực thuộc cấp tỉnh được cấp mã số thuế 10 số và các đơn vị trực thuộc đơn vị tỉnh được cấp mã số 13 số.

7.3. Hộ kinh doanh buôn chuyến thực hiện kê khai đăng ký thuế để được cấp mã số thuế tại Chi cục thuế quận, huyện, thị xã nơi chủ hộ đăng ký hộ khẩu (sử dụng mẫu 03-ĐK-TCT). Hộ kinh doanh phải sử dụng mã số thuế được cấp để ghi trên các chứng từ nộp thuế và chứng từ liên quan đến hoạt động buôn chuyến.

7.4. Đối với đơn vị hành chính, sự nghiệp không có chức năng kinh doanh nhưng có phát sinh các hoạt động cần làm thủ tục Hải quan để nhận các hàng viện trợ của nước ngoài như: Ban quản lý dự án thuộc cơ quan nhà nước, bệnh viện, trường học và các đơn vị tương tự, trước khi làm thủ tục hải quan phải tiến hành đăng ký thuế tại cơ quan thuế nơi quản lý địa bàn có trụ sở làm việc chính của đơn vị .

7.5. Khi đã được cấp mã số thuế mà người nộp thuế có phát sinh các hoạt động sản xuất kinh doanh mới hoặc mở rộng kinh doanh sang các tỉnh, thành phố khác (không thành lập chi nhánh hoặc đơn vị trực thuộc) thì phải thực hiện đăng ký thuế với cơ quan Thuế nơi phát sinh hoặc mở rộng hoạt động sản xuất, kinh doanh theo quy định của Luật thuế, Pháp lệnh thuế để quản lý thu thuế.

Người nộp thuế là doanh nghiệp, đơn vị, tổ chức sử dụng mẫu tờ khai 01-ĐK-TCT, đơn vị trực thuộc của doanh nghiệp, đơn vị, tổ chức sử dụng mẫu tờ khai 02-ĐK-TCT để kê khai với Cục thuế tỉnh nơi có phát sinh hoạt động sản xuất kinh doanh mới hoặc mở rộng. Người nộp thuế phải tự ghi mã số thuế đã được cấp trên tờ khai đăng ký thuế này.

7.6. Chi nhánh khi mở thêm đơn vị trực thuộc thì đơn vị chủ quản của Chi nhánh làm thủ tục kê khai đăng ký bổ sung danh sách đơn vị trực thuộc. Đơn vị trực thuộc mới được cấp mã số thuế 13 chữ số theo mã số thuế của đơn vị chủ quản.

7.7. Doanh nghiệp tư nhân, hộ cá thể khi chuyển từ vợ sang chồng, bố mẹ sang con và ngược lại phải thông báo với cơ quan thuế để làm thủ tục đóng mã số thuế cũ, cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký thuế và cấp mã số thuế theo chủ doanh nghiệp mới.

7.8. Công ty TNHH khi thành lập thêm công ty TNHH một thành viên, công ty TNHH một thành viên mới làm thủ tục đăng ký thuế và được cơ quan thuế cấp mã số thuế 10 chữ số

7.9. Đối với Tổng công ty hoạt động theo mô hình công ty mẹ công ty con, cấp mã số 10 chữ số cho công ty mẹ và 10 chữ số cho công ty con.

7.10. Một số quy định về mã số thuế cá nhân:

Cá nhân kinh doanh, chủ doanh nghiệp tư nhân hay cá nhân nộp thuế thu nhập cá nhân được cơ quan Thuế cấp mã số thuế duy nhất một lần. Một cá nhân đã được cấp mã số thuế có trách nhiệm sử dụng mã số thuế duy nhất của mình để kê khai các loại thuế và cho mọi hoạt động có phát sinh nộp thuế.

 Trường hợp quên mã số thuế đã cấp trước đây, cá nhân liên hệ với cơ quan Thuế để được cung cấp thông tin. Khi liên hệ phải thông báo rõ họ tên, địa chỉ thường trú, số chứng minh thư nhân dân.

Cá nhân cùng lúc nộp thuế thu nhập cá nhân qua nhiều tổ chức chi trả, cũng chỉ đăng ký thuế tại một tổ chức chi trả để được cấp mã số. Sau đó cá nhân thông báo mã số của mình với các tổ chức chi trả khác để các tổ chức chi trả sử dụng vào việc kê khai nộp thuế. Nếu một cá nhân vừa nộp thuế thu nhập đối với người có thu nhập cao, vừa có hoạt động kinh doanh thì sử dụng mã số thuế thu nhập cá nhân để kê khai nộp thuế cho các hoạt động kinh doanh theo mẫu đăng ký thuế 03-ĐK-TCT (ghi mã số thuế đã được cấp vào ô mã số thuế của tờ khai). Ngược lại, cá nhân hoạt động kinh doanh đã được cấp mã số thuế thì sử dụng mã số thuế này để kê khai nộp thuế thu nhập đối với người có thu nhập cao. Cá nhân thực hiện thủ tục kê khai đăng ký nộp thuế với cơ quan Thuế theo mẫu 05-ĐK-TCT (tự ghi mã số thuế đã được cấp vào ô mã số thuế).

II. THAY ĐỔI THÔNG TIN ĐĂNG KÝ THUẾ

1. Trách nhiệm và thời hạn thông báo thay đổi thông tin đăng ký thuế:

Người nộp thuế nếu có thay đổi thông tin đăng ký thuế thì trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày phát sinh sự thay đổi thông tin hoặc trước khi chấm dứt toàn bộ các hoạt động phát sinh nghĩa vụ thuế, phải có trách nhiệm thông báo bổ sung với cơ quan Thuế quản lý trực tiếp thuế theo mẫu số 08-MST.

2. Hồ sơ, thủ tục thay đổi thông tin

2.1 Đổi tên cơ sở kinh doanh: cơ sở kinh doanh khi đổi tên phải kê khai bổ sung ngay với cơ quan Thuế trực tiếp quản lý. Hồ sơ gồm:

- Tờ khai điều chỉnh đăng ký thuế theo mẫu 08-MST.

- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh điều chỉnh theo tên mới (bản sao có chứng thực).

- Giấy chứng nhận đăng ký thuế (bản gốc).

Sau 05 ngày kể từ ngày nhận được đầy đủ hồ sơ kê khai bổ sung của cơ sở kinh doanh, cơ quan Thuế cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký thuế cho cơ sở kinh doanh theo tên mới, với mã số thuế đã được cấp trước đây, đồng thời thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký thuế cũ.

2.2. Chuyển địa điểm kinh doanh: trường hợp chuyển địa điểm kinh doanh, người nộp thuế phải khai báo với cơ quan Thuế quản lý trực tiếp để làm thủ tục chuyển địa điểm. Mọi trường hợp thay đổi địa điểm kinh doanh đều không thay đổi mã số thuế.

a) Trường hợp chuyển địa điểm kinh doanh trong cùng địa bàn tỉnh:

Hồ sơ kê khai là: Tờ khai điều chỉnh đăng ký thuế theo mẫu 08-ĐK-TCT, trong đó ghi rõ thông tin thay đổi về địa điểm kinh doanh.

Trường hợp người nộp thuế do Cục thuế quản lý thì hồ sơ được gửi đến Cục thuế để thực hiện điều chỉnh lại thông tin về địa chỉ mới của người nộp thuế.

Trường hợp người nộp thuế thuộc Chi cục thuế quản lý thì hồ sơ được lập thành 2 bộ để gửi đến Chi cục thuế nơi người nộp thuế chuyển đi và Chi cục thuế nơi người nộp thuế chuyển đến. Chi cục thuế nơi người nộp thuế chuyển đi phải lập thông báo tình hình nộp thuế và thanh toán hoá đơn của người nộp thuế theo mẫu số 09-MST cho Chi cục thuế nơi người nộp thuế chuyển đến và Cục thuế trong thời hạn 8 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ đề nghị chuyển địa điểm.

b). Trường hợp chuyển địa điểm kinh doanh giữa các tỉnh:

Tại nơi người nộp thuế chuyển đi: Hồ sơ kê khai gồm:

- Thông báo chuyển địa điểm.

- Giấy chứng nhận đăng ký thuế (bản gốc).

Trong thời hạn 5 ngày, kể từ ngày nhận được hồ sơ kê khai chuyển địa điểm của người nộp thuế, cơ quan Thuế nơi người nộp thuế chuyển đi thu hồi Giấy Chứng nhận đăng ký thuế và phải lập thông báo tình hình nộp thuế của người nộp thuế theo mẫu 09-MST để gửi 01 bản cho người nộp thuế và 01 bản cho cơ quan Thuế nơi người nộp thuế chuyển đến.

Tại nơi người nộp thuế chuyển đến: Trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày được cấp đổi Giấy phép kinh doanh theo địa chỉ mới, người nộp thuế phải đăng ký thuế tại cơ quan Thuế nơi chuyển đến. Hồ sơ đăng ký thuế gồm:

- Tờ khai đăng ký thuế (ghi mã số thuế đã được cấp trước đó).

- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh do cơ quan đăng ký kinh doanh nơi chuyển đến cấp (bản sao có chứng thực).

Trong thời hạn 5 ngày kể từ ngày nhận hồ sơ đăng ký thuế đầy đủ, chính xác, cơ quan Thuế phải cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký thuế cho người nộp thuế và giữ nguyên mã số thuế mà người nộp thuế đã được cấp trước đó.

2.3. Thông báo thay đổi các chỉ tiêu khác trên tờ khai đăng ký thuế:

Khi thay đổi các nội dung thông tin đã kê khai trong đăng ký thuế, người nộp thuế phải thực hiện thông báo thay đổi thông tin đăng ký thuế theo mẫu điều chỉnh đăng ký thuế 08-MST kèm theo Thông tư này trong thời hạn 10 ngày khi có sự thay đổi. Hồ sơ bổ sung đăng ký thuế gồm:

- Tờ khai điều chỉnh đăng ký thuế theo mẫu 08-MST.

- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh bổ sung hoặc Giấy phép thành lập và hoạt động hoặc Giấy chứng nhận đầu tư đối với các trường hợp thay đổi thông tin phải cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh bổ sung hoặc Giấy phép thành lập và hoạt động hoặc Giấy chứng nhận đầu tư.

 3. Địa điểm nộp hồ sơ thông báo thay đổi thông tin đăng ký thuế:

Người nộp thuế nộp hồ sơ thay đổi thông tin về đăng ký thuế cho Cơ quan thuế quản lý trực tiếp .

4. Tiếp nhận hồ sơ thông báo thay đổi thông tin đăng ký thuế :

Cơ quan Thuế có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ thông báo thay đổi thông tin đăng ký thuế của người nộp thuế và cập nhật các thông tin thay đổi vào hệ thống dữ liệu đăng ký thuế của ngành Thuế.

Trường hợp thay đổi thông tin của các chỉ tiêu trên Giấy chứng nhận đăng ký thuế, cơ quan Thuế viết giấy hẹn để cấp lại “Giấy chứng nhận đăng ký thuế”.

III. CHẤM DỨT HIỆU LỰC MÃ SỐ THUẾ

1. Chấm dứt tồn tại

Tổ chức, cá nhân kinh doanh chấm dứt hoạt động, hoặc cá nhân chấm dứt tồn tại như chết, mất tích hoặc mất năng lực hành vi dân sự theo quy định của pháp luật phải thực hiện thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế.

2. Chấm dứt hiệu lực mã số thuế

Chấm dứt hiệu lực mã số thuế là thủ tục cơ quan Thuế xác định mã số thuế không còn giá trị sử dụng trong hệ thống dữ liệu đăng ký thuế của ngành Thuế. Cơ quan Thuế thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký thuế và thông báo công khai danh sách các mã số thuế chấm dứt hiệu lực sử dụng.

Tổ chức nộp thuế sau khi đã làm thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế, khi hoạt động trở lại phải làm hồ sơ đăng ký thuế mới và được cấp mã số thuế mới. Cá nhân khi phát sinh nghĩa vụ thuể sau khi đã làm thủ tục đề nghị chấm dứt hiệu lực mã số thuế phải thực hiện thủ tục đăng ký thuế mới với cơ quan Thuế để được sử dụng lại mã số thuế đã được cấp trước đây.

3. Hồ sơ chấm dứt hiệu lực mã số thuế

3.1. Đối với doanh nghiệp

Hồ sơ chấm dứt hiệu lực mã số thuế gồm:

Giấy chứng nhận đăng ký thuế (bản gốc).

Quyết định giải thể doanh nghiệp hoặc Quyết định mở thủ tục giải quyết yêu cầu tuyên bố phá sản doanh nghiệp hoặc Thông báo chấm dứt hoạt động kinh doanh của cá nhân, hộ kinh doanh.

Trong thời hạn 5 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ, cơ quan Thuế phải thực hiện thông báo doanh nghiệp ngừng hoạt động và đang làm thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế.

3.2. Đối với đơn vị có các đơn vị trực thuộc: đơn vị chủ quản bị chấm dứt hiệu lực mã số thuế thì tất cả các đơn vị trực thuộc sẽ bị chấm dứt hiệu lực mã số thuế. Đơn vị chủ quản có trách nhiệm thông báo việc chấm dứt tồn tại của mình cho các đơn vị trực thuộc biết. Đơn vị trực thuộc có trách nhiệm thực hiện thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế của mình với cơ quan Thuế quản lý trực tiếp. Hồ sơ gồm:

- Giấy chứng nhận đăng ký thuế (bản gốc)

- Thông báo chấm dứt tồn tại của đơn vị chủ quản.

Sau khi chấm dứt hiệu lực mã số thuế cho đơn vị chủ quản, cơ quan thuế quản lý đơn vị chủ quản phải thông báo ngay cho Cục thuế các tỉnh có đơn vị trực thuộc đóng trên địa bàn về việc chấm dứt hiệu lực mã số thuế của đơn vị chủ quản, để các Cục thuế này kiểm tra việc thực hiện thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế của các đơn vị trực thuộc. Nếu đơn vị trực thuộc chưa chấm dứt hiệu lực mã số thuế thì cơ quan Thuế yêu cầu các đơn vị trực thuộc phải thực hiện thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế theo quy định.

Sau khi doanh nghiệp chủ quản giải thể, phá sản, chấm dứt tồn tại, nếu một số đơn vị trực thuộc vẫn tiếp tục hoạt động thì các đơn vị trực thuộc này phải làm thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế trực thuộc và thực hiện đăng ký thuế mới với cơ quan Thuế như một đơn vị độc lập. Các trường hợp đơn vị chủ quản đã chấm dứt hiệu lực mã số thuế mà đơn vị trực thuộc vẫn sử dụng mã số thuế 13 số theo mã số thuế của đơn vị chủ quản đều bị coi là sử dụng mã số thuế không hợp pháp.

3.3. Đối với các doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh ngừng kê khai và nộp thuế nhưng không khai báo với cơ quan Thuế: quá thời hạn nộp tờ khai và nộp thuế, sau 3 lần gửi thông báo nhắc nhở người nộp thuế phải kê khai và nộp thuế, nếu không có phản hồi từ phía người nộp thuế thì cơ quan Thuế liên hệ với chính quyền địa phương để nắm bắt thông tin và điều tra tình hình thực tế về sự tồn tại của người nộp thuế. Nếu người nộp thuế không còn kinh doanh nhưng vẫn cư trú trên địa bàn thì yêu cầu đối tư­ợng thực hiện thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế. Nếu đối tượng không còn hoạt động kinh doanh tại trụ sở đăng ký kinh doanh và không xác định được tung tích thì cơ quan Thuế phối hợp với chính quyền địa phương lập biên bản xác nhận về tình trạng không tồn tại của người nộp thuế. Cơ quan Thuế thông báo công khai tình trạng không tồn tại của người nộp thuế và cập nhật thông tin vào cơ sở dữ liệu đăng ký thuế của Ngành Thuế.

3.4. Đối với cá nhân chết, mất tích, hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự: cơ quan Thuế có trách nhiệm liên hệ với chính quyền địa phương để nắm thông tin về những cá nhân nộp thuế nhưng không nộp thuế quá 3 tháng. Nếu xác định cá nhân đã chết, mất tích, hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự theo quy định của pháp luật, cơ quan Thuế đề nghị chính quyền địa phương xác nhận để làm căn cứ chấm dứt hiệu lực mã số thuế của cá nhân đó.

4. Xác nhận hoàn thành nghĩa vụ thuế của Tổng cục Hải quan khi người nộp thuế chấm dứt hiệu lực mã số thuế:

Tổng cục Hải quan có trách nhiệm xác định việc hoàn thành nghĩa vụ thuế (trong phạm vi cả nước) của người nộp thuế có hoạt động xuất nhập khẩu trong thời hạn 30 ngày làm việc, kể từ ngày cơ quan thuế truyền thông tin người nộp thuế đang làm thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế sang Tổng cục Hải quan để lấy kết quả xác nhận người nộp thuế đã hoàn thành hay chưa hoàn thành nghĩa vụ thuế với ngành Hải quan.

Sau 30 ngày, cơ quan thuế sẽ thực hiện thủ tục đóng mã số thuế đối với những người nộp thuế không có xác nhận của Tổng cục Hải quan, hoặc được Tổng cục Hải quan xác nhận đã hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế.

IV. ĐĂNG KÝ THUẾ ĐỐI VỚI TRƯỜNG HỢP TỔ CHỨC, SẮP XẾP LẠI DOANH NGHIỆP

1. Chuyển đổi loại hình doanh nghiệp

Các doanh nghiệp (trừ doanh nghiệp tư nhân) chuyển đổi loại hình doanh nghiệp từ loại hình doanh nghiệp này sang loại hình doanh nghiệp khác theo quy định của Luật doanh nghiệp phải thực hiện kê khai đăng ký thuế với cơ quan Thuế. Hồ sơ đăng ký thuế gồm:

- Tờ khai điều chỉnh đăng ký thuế theo mẫu 08-MST.

- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp chuyển đổi (bản sao có chứng thực).

- Giấy chứng nhận đăng ký thuế của doanh nghiệp trước chuyển đổi (bản gốc).

- Quyết định chuyển đổi doanh nghiệp.

Trong thời hạn 5 ngày kể từ khi nhận được hồ sơ đầy đủ theo quy định, cơ quan Thuế cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký thuế điều chỉnh cho doanh nghiệp sau chuyển đổi. Mã số thuế của doanh nghiệp sau chuyển đổi giữ nguyên là mã số thuế của doanh nghiệp trước chuyển đổi.

2. Chia doanh nghiệp

Doanh nghiệp bị chia phải làm thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế với cơ quan Thuế khi có Quyết định chia doanh nghiệp. Các doanh nghiệp mới được chia phải thực hiện kê khai đăng ký thuế với cơ quan Thuế trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.

2.1. Đối với doanh nghiệp bị chia: hồ sơ kê khai gồm:

- Công văn đề nghị chấm dứt hiệu lực mã số thuế.

- Quyết định chia doanh nghiệp (đóng dấu sao y bản chính).

- Giấy chứng nhận đăng ký thuế (bản gốc)

Trong thời hạn 5 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, cơ quan Thuế phải thực hiện thông báo doanh nghiệp đã ngừng hoạt động và đang làm thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế.

2.2. Đối với doanh nghiệp mới được chia: hồ sơ đăng ký mã số thuế gồm:

- Tờ khai đăng ký thuế.

- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (bản sao có chứng thực)

Cơ quan Thuế cấp mã số thuế mới và Giấy chứng nhận đăng ký thuế cho các doanh nghiệp mới chia như doanh nghiệp mới thành lập khác.

3. Tách doanh nghiệp

Doanh nghiệp bị tách phải thực hiện thủ tục thay đổi thông tin đăng ký thuế đối với doanh nghiệp bị tách và đăng ký thuế đối với doanh nghiệp được tách với cơ quan Thuế khi có Quyết định tách doanh nghiệp. Các doanh nghiệp được tách phải thực hiện kê khai đăng ký thuế với cơ quan Thuế chậm nhất không quá 10 ngày kể từ ngày nhận được Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Hồ sơ đăng ký thuế gồm:

3.1. Đối với doanh nghiệp bị tách:

- Quyết định tách doanh nghiệp (bản sao).

- Tờ kê khai các chỉ tiêu thông tin đăng ký thuế thay đổi theo mẫu 08-MST.

Trong thời hạn 5 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, cơ quan Thuế phải thực hiện thủ tục điều chỉnh thông tin đăng ký thuế của doanh nghiệp bị tách trong hệ thống quản lý mã số thuế. Doanh nghiệp bị tách vẫn sử dụng mã số thuế và Giấy chứng nhận đăng ký thuế đã được cấp trước đây để tiếp tục thực hiện nghĩa vụ về thuế.

3.2. Đối với doanh nghiệp được tách:

- Tờ khai đăng ký thuế của doanh nghiệp.

- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (bản sao có chứng thực).

Cơ quan Thuế cấp mã số mới và Giấy chứng nhận đăng ký thuế cho các doanh nghiệp được tách như các doanh nghiệp mới thành lập khác.

4. Sáp nhập, hợp nhất doanh nghiệp

Doanh nghiệp hợp nhất hoặc doanh nghiệp nhận sáp nhập sẽ giữ nguyên mã số thuế và phải chịu toàn bộ trách nhiệm về nghĩa vụ thuế của các doanh nghiệp bị hợp nhất và bị sáp nhập. Các doanh nghiệp bị hợp nhất và các doanh nghiệp bị sáp nhập sẽ bị chấm dứt hiệu lực mã số thuế.

Khi có Hợp đồng hợp nhất hoặc Hợp đồng sáp nhập theo quy định của Luật doanh nghiệp, các doanh nghiệp bị hợp nhất hoặc doanh nghiệp bị sáp nhập phải thực hiện thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế với cơ quan Thuế. Hồ sơ gồm:

- Công văn đề nghị chấm dứt hiệu lực mã số thuế.

- Hợp đồng hợp nhất hoặc Hợp đồng sáp nhập (bản sao).

Trong thời hạn 5 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, cơ quan Thuế phải thực hiện thông báo doanh nghiệp ngừng hoạt động và đang làm thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế của các doanh nghiệp bị hợp nhất hoặc các doanh nghiệp bị sáp nhập.

Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp hợp nhất hoặc doanh nghiệp nhận sáp nhập phải làm thủ tục đăng ký thuế để được cấp mã số thuế và Giấy chứng nhận đăng ký thuế mới.

Hồ sơ đăng ký thuế gồm:

4.1. Đối với doanh nghiệp hợp nhất:

- Tờ khai đăng ký thuế

- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (bản sao có chứng thực).

- Hợp đồng hợp nhất (bản sao).

Trong thời hạn 5 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ đăng ký thuế đầy đủ, chính xác của doanh nghiệp hợp nhất, cơ quan Thuế phải cấp mã số thuế, Giấy chứng nhận đăng ký thuế cho doanh nghiệp hợp nhất.

4.2. Đối với doanh nghiệp nhận sáp nhập :

- Tờ khai đăng ký thuế điều chỉnh theo mẫu 08-MST.

- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh mới của doanh nghiệp nhận sáp nhập (bản sao có chứng thực).

- Hợp đồng sáp nhập (bản sao).

Trong thời hạn 5 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ đăng ký thuế đầy đủ, hợp lệ của doanh nghiệp nhận sáp nhập, cơ quan Thuế có trách nhiệm cập nhật các thông tin đăng ký thuế điều chỉnh vào hệ thống thông tin quản lý thuế. Doanh nghiệp nhận sáp nhập không thay đổi mã số thuế. Nếu thông tin đăng ký thuế thay đổi có ảnh hưởng đến các thông tin ghi trên “Giấy chứng nhận đăng ký thuế” thì cơ quan Thuế sẽ cấp lại “Giấy chứng nhận đăng ký thuế” với mã số thuế cũ và thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký thuế cũ. Nếu thông tin đăng ký thuế thay đổi không ảnh hưởng đến các thông tin ghi trên “Giấy chứng nhận đăng ký thuế” thì người nộp thuế vẫn sử dụng Giấy chứng nhận đăng ký thuế đã được cấp trước đây.

5. Bán doanh nghiệp

Khi có hợp đồng hoặc thỏa thuận về việc bán doanh nghiệp, doanh nghiệp được bán phải thông báo bằng văn bản, kèm theo hợp đồng mua bán doanh nghiệp, bản gốc Giấy chứng nhận đăng ký thuế và quyết toán thuế gửi cho cơ quan Thuế.

Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp mua phải thực hiện thủ tục đăng ký thuế với cơ quan Thuế. Hồ sơ đăng ký gồm:

- Tờ khai đăng ký thuế.

- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh mới (bản sao có chứng thực).

- Hợp đồng mua doanh nghiệp (bản sao).

Trong thời hạn 5 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ đăng ký thuế đầy đủ, hợp lệ của doanh nghiệp, cơ quan Thuế phải cấp Giấy chứng nhận đăng ký thuế cho doanh nghiệp mua.

Mã số thuế của doanh nghiệp độc lập giữ nguyên sau khi bán. Riêng trường hợp doanh nghiệp bán là doanh nghiệp tư nhân thì doanh nghiệp tư nhân bán phải làm thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế, doanh nghiệp mua làm thủ tục cấp mã số thuế mới.

Đối với trường hợp một doanh nghiệp trực thuộc sau khi bán trở thành một doanh nghiệp độc lập, hoặc một doanh nghiệp sau khi bán trở thành một doanh nghiệp trực thuộc của doanh nghiệp khác thì phải làm thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế cũ và làm thủ tục đăng ký thuế để được cấp mã số thuế mới.

6. Chuyển doanh nghiệp trực thuộc thành doanh nghiệp độc lập hoặc ngược lại

Doanh nghiệp trực thuộc có quyết định chuyển thành doanh nghiệp độc lập hoặc ngược lại phải thực hiện kê khai đăng ký thuế lại để được cơ quan Thuế cấp mã số thuế mới. Trước khi chuyển đổi, doanh nghiệp phải thực hiện quyết toán thuế, quyết toán hoá đơn và làm thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế với cơ quan Thuế.

Đơn vị trực thuộc chuyển đổi thành doanh nghiệp độc lập phải thực hiện đăng ký mã số thuế để được cấp mã số thuế 10 số. Hồ sơ đăng ký gồm:

- Tờ khai đăng ký thuế theo mẫu 01-ĐK-TCT.

- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh mới (bản gốc).

- Quyết định chuyển đổi doanh nghiệp (bản sao).

Một doanh nghiệp độc lập chuyển thành đơn vị trực thuộc của một doanh nghiệp độc lập khác thì mã số thuế thay đổi thành mã 13 số, trong đó 10 số đầu là mã số thuế của đơn vị chủ quản mới. Đơn vị trước khi chuyển đổi làm thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế với cơ quan Thuế. Đơn vị chủ quản mới phải thực hiện bổ sung đăng ký thuế, kê khai thêm đơn vị trực thuộc mới vào bản kê đơn vị trực thuộc để cơ quan Thuế cấp mã số 13 số. Đơn vị trực thuộc mới thực hiện đăng ký thuế với cơ quan Thuế trực tiếp quản lý để được cấp Giấy chứng nhận đăng ký thuế.

Một đơn vị trực thuộc một đơn vị độc lập chuyển sang thành đơn vị trực thuộc của một đơn vị độc lập khác phải thực hiện thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế cũ. Đơn vị chủ quản mới phải bổ sung đăng ký thuế vào bản kê đơn vị trực thuộc để cơ quan Thuế cấp mã số thuế 13 số cho đơn vị trực thuộc mới. Đơn vị trực thuộc mới thực hiện đăng ký nộp thuế với cơ quan Thuế trực tiếp quản lý để được cấp Giấy chứng nhận đăng ký thuế.

7. Tạm ngừng hoạt động

Các đơn vị, tổ chức kinh doanh tạm ngừng hoạt động phải thông báo bằng văn bản cho cơ quan Thuế trực tiếp quản lý chậm nhất 5 ngày trước khi tạm ngừng hoạt động. Nội dung thông báo phải ghi rõ thời gian bắt đầu và kết thúc tạm ngừng hoạt động, lý do tạm ngừng hoạt động.

V. TRÁCH NHIỆM QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG MÃ SỐ THUẾ

1. Đối với người nộp thuế

1.1. Người nộp thuế có trách nhiệm kê khai đăng ký mã số thuế, kê khai bổ sung những thông tin thay đổi về đăng ký thuế, phí, lệ phí theo quy định tại thông tư này. Khi chấm dứt, ngừng hoặc nghỉ hoạt động, người nộp thuế phải khai báo với cơ quan Thuế và chỉ được sử dụng mã số thuế trong các giao dịch để hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế.

1.2. Người nộp thuế phải sử dụng mã số thuế để thực hiện các thủ tục kê khai và nộp thuế, phí, lệ phí với cơ quan Thuế và thực hiện thủ tục kê khai, nộp thuế với cơ quan Hải quan. Người nộp thuế có hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu phải xuất trình "Giấy chứng nhận đăng ký thuế" khi làm các thủ tục khai báo xuất nhập khẩu với cơ quan Hải quan.

1.3. Người nộp thuế phải ghi mã số thuế trên các giấy tờ giao dịch như: hoá đơn, chứng từ mua, bán hàng hoá, dịch vụ, sổ sách kế toán, hợp đồng kinh tế và các giấy tờ, tài liệu có liên quan đến việc xác định nghĩa vụ thuế. Người nộp thuế phải sử dụng mã số thuế khi mở tài khoản tiền gửi tại ngân hàng hoặc tổ chức tín dụng khác. Đối với các loại giấy tờ, sổ sách, chứng từ chưa có phần để ghi mã số thuế thì người nộp thuế phải ghi rõ mã số thuế của mình vào góc trên, bên phải trang đầu của các loại giấy tờ, sổ sách, chứng từ đó. Các đơn vị sử dụng hoá đơn tự in phải in sẵn mã số thuế của mình trên từng tờ hoá đơn.

1.4. Người nộp thuế có trách nhiệm khai báo các thông tin thay đổi của mình cho cơ quan thuế cấp Giấy chứng nhận đăng ký thuế theo đúng quy định. Người nộp thuế có trách nhiệm hoàn thành nghĩa vụ thuế với cơ quan Thuế và cơ quan Hải quan (nếu có hoạt động xuất, nhập khẩu) trước khi chấm dứt hoạt động, ngừng hoạt động hoặc tổ chức, sắp xếp lại doanh nghiệp.

1.5. Quá thời hạn cấp mã số thuế mà không nhận được Giấy chứng nhận đăng ký thuế hoặc Thông báo mã số thuế, người nộp thuế có quyền khiếu nại đến Cục thuế tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, nơi cấp mã số thuế. Sau thời hạn 15 ngày kể từ ngày nộp đơn khiếu nại mà không nhận được trả lời của Cục thuế thì người nộp thuế có quyền khiếu nại lên Tổng cục Thuế để giải quyết.

1.6. Nghiêm cấm việc cho mượn, tẩy xoá, huỷ hoại hoặc làm giả Giấy chứng nhận Đăng ký thuế.

2. Đối với cơ quan Thuế

2.1. Cơ quan Thuế cung cấp mẫu tờ khai đăng ký thuế, hướng dẫn các thủ tục, kê khai hồ sơ đăng thuế, cấp mã số thuế và Giấy chứng nhận đăng ký thuế đúng thời hạn quy định. Trường hợp kiểm tra phát hiện hồ sơ đăng ký thuế của người nộp thuế chưa đầy đủ, chưa đúng qui định, thông tin kê khai chưa chính xác, cơ quan Thuế thông báo cho người nộp thuế chậm nhất không quá 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, trong đó nêu rõ các nội dung còn thiếu, sai và yêu cầu bổ sung, chỉnh sửa.

2.2. Cơ quan Thuế có trách nhiệm sử dụng mã số thuế để quản lý người nộp thuế và ghi mã số thuế trên mọi giấy tờ giao dịch với người nộp thuế như: thông báo nộp thuế, thông báo phạt, lệnh thu, các quyết định phạt hành chính thuế, biên bản kiểm tra về thuế.

2.3. Cơ quan Thuế có trách nhiệm xử lý, lưu giữ hồ sơ đăng ký thuế, cấp Giấy chứng nhận đăng ký thuế hoặc Thông báo mã số thuế. Cơ quan Thuế xây dựng, quản lý toàn bộ hệ thống mã số thuế của người nộp thuế và cập nhật thông tin đăng ký thuế thay đổi vào hệ thống quản lý mã số thuế trên mạng máy tính ngành Thuế.

2.4. Cơ quan Thuế có trách nhiệm phối hợp với các Bộ, ngành liên quan để tổ chức đưa mã số thuế vào hệ thống thông tin hiện có của các Bộ, ngành có chức năng quản lý liên quan đến người nộp thuế.

2.5. Tổng cục Thuế có trách nhiệm cung cấp kịp thời, đầy đủ thông tin về các đối tượng được cấp mã số thuế bao gồm các trường hợp cấp mã số thuế mới, thay đổi các thông tin đăng ký thuế và trường hợp ngừng hoạt động, tổ chức, sắp xếp lại doanh nghiệp trên toàn quốc cho Tổng cục Hải quan và cung cấp thông tin đăng ký thuế cho Bộ, ngành liên quan theo quy định.

3. Đối với cơ quan Hải quan

3.1. Cơ quan Hải quan có trách nhiệm kiểm tra việc ghi mã số thuế của đối tượng làm thủ tục Hải quan. Cơ quan Hải quan sử dụng mã số thuế thống nhất trong các khâu nghiệp vụ hải quan.

3.2. Tổng cục Hải quan có trách nhiệm tiếp nhận thông tin về người nộp thuế được cấp mã số thuế từ Tổng cục Thuế để xây dựng cơ sở dữ liệu phục vụ cho công tác quản lý hải quan.

4. Đối với các Bộ, ngành quản lý Nhà nước và các cơ quan liên quan

Kho bạc nhà nước có trách nhiệm cập nhật mã số thuế của từng người nộp thuế trong việc quản lý số thuế nộp vào Kho bạc và thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến công tác thuế như: hoàn thuế, trích chuyển tiền từ tài khoản tiền gửi của người nộp thuế vào tài khoản của Ngân sách Nhà nước khi nhận được Lệnh thu thuế; thực hiện trao đổi thông tin về số thuế đã nộp của từng người nộp thuế giữa cơ quan Kho bạc và cơ quan Thuế cùng cấp.

Kho bạc nhà nước, Ngân hàng và tổ chức tín dụng thể hiện mã số thuế trong hồ sơ mở tài khoản của người nộp thuế và các chứng từ giao dịch qua tài khoản.

Các Bộ, ngành quản lý Nhà nước và các cơ quan quản lý chuyên ngành có trách nhiệm thông báo thông tin thay đổi của người nộp thuế (như giải thể, phá sản, thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, tổ chức, sắp xếp lại doanh nghiệp); bổ sung phần ghi mã số thuế trong các biểu khai báo và các chứng từ có liên quan đến các người nộp thuế thuộc thẩm quyền quản lý và cập nhật thông tin mã số thuế của các người nộp thuế vào hệ thống thông tin dữ liệu của mình và phối hợp thực hiện trao đổi thông tin với Bộ Tài chính, tăng cường quản lý và tạo thuận lợi cho các người nộp thuế trong hoạt động sản xuất, kinh doanh và dịch vụ.

VI. XỬ LÝ VI PHẠM

1. Đối với người nộp thuế: Người nộp thuế vi phạm về đăng ký thuế và sử dụng sai mã số thuế sẽ bị xử phạt đối với các hành vi vi phạm về kê khai đăng ký thuế, kê khai thủ tục hải quan đã quy định tại các Luật thuế, Luật Hải quan và các văn bản pháp quy về xử lý vi phạm hành chính trong lĩnh vực Thuế và Hải quan.

2. Đối với cơ quan Thuế và công chức thuế: Thủ trưởng cơ quan Thuế chịu trách nhiệm thực hiện nghiêm chỉnh các quy định về đăng ký cấp mã số thuế. Công chức thuế vi phạm quy định về đăng ký thuế như: gây phiền hà cho đối tượng đăng ký thuế, kéo dài thời gian cấp mã số thuế, Giấy chứng nhận đăng ký thuế, cấp sai quy định về mã số thuế, sẽ bị xử lý theo quy định của các Luật thuế, Luật Hải quan, các văn bản pháp quy về xử lý vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế và hải quan và Pháp lệnh cán bộ, công chức.

Phần 3:

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Thông tư này có hiệu lực thi hành sau 15 ngày kể từ ngày đăng Công báo và thay thế Thông tư số 10/2006/TT-BTC ngày 14/02/2006 của Bộ Tài chính.

Người nộp thuế đã được cấp mã số thuế theo Thông tư số 79/1998/TT-BTC ngày 12/6/1998 và Thông tư số 68/2003/TT-BTC ngày 17/7/2003 của Bộ Tài chính và Thông tư số 80/2004/TT-BTC ngày 13/8/2004 và Thông tư số 10/2006/TT-BTC ngày 14/2/2006 của Bộ Tài chính thì vẫn được tiếp tục sử dụng mã số thuế đã được cấp.

Tổng cục Thuế chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện việc đăng ký thuế, cấp mã số thuế, cấp Giấy chứng nhận đăng ký thuế và quản lý sử dụng mã số thuế.

Trong quá trình triển khai thực hiện, nếu có vướng mắc, đề nghị tổ chức, cá nhân phản ánh kịp thời về Bộ Tài chính để xem xét, giải quyết./.

Nơi nhận: - Ban bí thư Trung ương Đảng; - Thủ tướng, các Phó Thủ tướng Chính phủ; - Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc CP; - Văn phòng Trung ương và các Ban của Đảng; - VP BCĐ TW về phòng chống tham nhũng ; - HĐND, UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương ; - Văn phòng Chủ tịch nước; - Hội đồng Dân tộc và các Ủy ban của Quốc hội; - Văn phòng Quốc hội; - Viện Kiểm sát nhân dân tối cao; - Toà án nhân dân tối cao; - Kiểm toán Nhà nước; - UBTW Mặt trận Tổ quốc Việt Nam; - Cơ quan Trung ương của các Đoàn thể; - Cục kiểm tra văn bản (Bộ Tư pháp); - Sở Tài chính, Cục thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; - Công báo; - Website Chính phủ; Website Bộ Tài chính ; - Các đơn vị thuộc Bộ Tài chính; - Lưu: VT, TCT (VT, CS, CNTT)

KT. BỘ TRƯỞNG THỨ TRƯỞNG Trương Chí Trung

PHỤ LỤC

MẪU HỒ SƠ ĐĂNG KÝ THUẾ

Mẫu số 01-ĐK-TCT: Tờ khai đăng ký thuế dùng cho người nộp thuế là các tổ chức sản xuất, kinh doanh hàng hoá và cung ứng dịch vụ, trừ các đơn vị trực thuộc.

Mẫu số 02-ĐK-TCT: Tờ khai đăng ký thuế dùng cho người nộp thuế là các đơn vị trực thuộc của tổ chức sản xuất, kinh doanh hàng hoá và cung ứng dịch vụ; các công ty con trực thuộc công ty mẹ theo mô hình công ty mẹ công ty con.

Mẫu số 03-ĐK-TCT: Tờ khai đăng ký thuế dùng cho người nộp thuế là các cá nhân, nhóm cá nhân sản xuất, kinh doanh hàng hoá và cung ứng dịch vụ.

Mẫu số 03.1-ĐK-TCT: Tờ khai đăng ký thuế dùng cho người nộp thuế là cá nhân kê khai nộp thuế cho các cửa hàng, cửa hiệu trực thuộc khác địa bàn với cơ sở kinh doanh chính.

Mẫu số 04-ĐK-TCT: Tờ khai đăng ký thuế dùng cho người nộp thuế là các nhà thầu, nhà thầu phụ nước ngoài đăng ký nộp thuế trực tiếp với cơ quan Thuế Việt Nam.

Mẫu số 04.1-ĐK-TCT: Tờ khai đăng ký thuế dùng cho người nộp thuế là Bên Việt Nam ký hợp đồng với nhà thầu nước ngoài có trách nhiệm nộp thay thuế cho các nhà thầu, nhà thầu phụ nước ngoài.

Mẫu số 04.2-ĐK-TCT: Tờ khai đăng ký thuế dùng cho người nộp thuế là nhà thầu, nhà thầu phụ nước ngoài, bên nước ngoài tham gia hợp đồng, hợp tác kinh doanh, nộp thuế thông qua bên Việt Nam.

Mẫu số 04.3-ĐK-TCT: Tờ khai đăng ký thuế dùng cho người nộp thuế là các Ban điều hành dự án hoặc nhà thầu, nhà thầu phụ nước ngoài trực tiếp thực hiện hợp đồng.

Mẫu số 05-ĐK-TCT: Tờ khai đăng ký thuế dùng cho người nộp thuế là các cá nhân nộp thuế theo Pháp lệnh thuế thu nhập đối với người có thu nhập cao.

Mẫu số 06-ĐK-TCT: Tờ khai đăng ký thuế dùng cho người nộp thuế là các cơ quan đại diện ngoại giao và cơ quan đại diện của tổ chức quốc tế tại Việt Nam (theo mẫu quy định tại Thông tư số 08/2003/TT-BTC ngày 15/01/2003).

FILE ĐƯỢC ĐÍNH KÈM THEO VĂN BẢN

Tiếng Anh (English)

THE MINISTRY OF FINANCE  -------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIET NAM Independence - Freedom - Happiness ----------
No. 85/2007/TT-BTC	Hanoi, July 18, 2007

CIRCULAR

GUIDING THE IMPLEMENTATION OF THE LAW ON TAX ADMINISTRATION REGARDING TAX REGISTRATION

Pursuant to the Law on Tax Administration;
Pursuant to the tax laws and ordinances and the Ordinance on Charges and Fees;
The Finance Ministry guides the tax registration, grant of tax identification numbers to taxpayers and use of tax identification numbers as follows:

Part I

GENERAL PROVISIONS ON TAX REGISTRATION

1. Tax registration

1.1. Tax registration means taxpayers’ declaration of their information in a set form and submission of declaration forms to tax administration agencies before starting to perform the tax obligation toward the State according to the provisions of law.

1.2. The General Department of Taxation is the state agency responsible for managing tax registration and the grant of tax identification numbers.

...

...

...

2.1. Taxpayers obliged to make tax registration include:

a/ Organizations, households and individuals engaged in production, business and provision of services or goods;

b/ Individuals who have incomes liable to personal income tax;

c/ Organizations responsible for withholding and paying taxes on taxpayers’ behalf, including:

- State agencies, economic organizations and social organizations authorized to withhold personal income tax of persons being taxpayers in their units.

- Organizations and enterprises permitted by law to pay taxes on behalf of persons who have payable tax amounts.

- Vietnamese parties responsible for making tax registration, declaration and payment on behalf of foreign contractors or sub-contractors.

- Units authorized to collect charges and fees.

d/ Foreign organizations without the Vietnamese legal entity status, foreign independent practitioners conducting business activities in Vietnam in accordance with Vietnamese law. Foreign organizations and individuals conducting business activities without presence in Vietnam but earning incomes in Vietnam;

...

...

...

f/ Other organizations and individuals involved in tax-related activities, such as: project management units, non-business units, organizations and individuals that have no tax liability but are eligible for tax refund or receipt of aid goods from abroad.

2.2. When carrying out tax registration procedures with tax agencies, any taxpayer obliged to make tax registration will be granted a tax identification number.

Payers of registration charge, land and housing tax or agricultural land use tax are temporarily not required to make tax registration.

3. Tax identification numbers

3.1. A tax identification number is a sequence of numerals encoded according to a uniform rule and granted to a payer of taxes, charges, fees and other revenues specified by the tax, charge and fee laws and ordinances (collectively referred to as tax law), including payers of export tax and import tax. Tax identification numbers are used to identify taxpayers and uniformly managed throughout the country.

3.2. A tax identification number is a sequence of numerals divided into the following groups:

N1N2N3N4N5N6N7N8N9N10N11N12N13 

In which:

The first two numerals N1N2 represent the province code according to the list of province codes.

...

...

...

The ten numerals from N1 to N10 are granted to independent taxpayers and principal units.

The three numerals N11N12N13 are ordinal numbers starting from 001 to 999 assigned to dependent units or branches of independent taxpayers and principal units.

3.3. Principles for grant of tax identification numbers

a/ A taxpayer is granted a sole tax identification number for use throughout the course of operation from the date of tax registration till the termination of his/her/its existence. Tax identification numbers are used in making declaration and payment of all kinds of tax payable, including cases where a taxpayer is engaged in different business lines or conducts production and business activities in different geographical areas.

A granted tax identification number must not be re-granted to another taxpayer. When enterprises and business organizations cease to exist, their tax identification numbers will no longer be valid and may not be reused.

Particularly, tax identification numbers granted to taxpayers being owners of private enterprises, heads of business households or business individuals do not change throughout their life, including those individuals who cease but later resume their business activities.

b/ Ten-numeral tax identification numbers (N1N2N3N4N5N6N7N8N9N10) are granted to:

All taxpayers, except for the cases specified at Point 3.3.2 below to which 13-numeral tax identification numbers are granted.

c/ Thirteen-numeral tax identification numbers (N1N2N3N4N5N6N7N8N9N10N11N12N13) are granted to:

...

...

...

- Dependent cost-accounting member units of corporations;

- Contractors to petroleum prospecting, exploration and exploitation contracts (except for contract-administering contractors); contractors and sub-contractors that do not directly pay taxes to tax agencies;

- Non-business units attached to corporations or enterprises which have tax liabilities;

- Owners of private enterprises, business individuals and heads of business households who have their business establishments or stores located in different districts, provincial towns or provinces. These individuals are, apart from the principal 10-numeral tax identification numbers, also granted 13-numeral tax identification numbers to make tax declaration and payment for their business establishments or stores to tax agencies in charge of the collection of taxes from those establishments and stores;

- Cooperative members, individuals and groups of individuals belonging to economic organizations doing business on a contractual basis, accountable for their business results and paying taxes directly to tax agencies;

- Project management offices operating under contracts of foreign contractors or sub-contractors and paying taxes directly in Vietnam.

Subjects defined at this Point are below referred to as “dependent units.” Units having dependent units are below referred to as “managing units.” Dependent units, whether practicing independent or dependent cost-accounting, are granted 13-numeral tax identification numbers.

For dependent units which are managed by managing units but register and pay taxes directly to tax agencies, their managing units (having 10-numeral tax identification numbers) shall declare them in the “list of dependent units” so that tax agencies can grant 13-numeral tax identification numbers. If managing units fail to make additional declaration of their dependent units, these dependent units shall make tax declaration and registration directly with tax agencies. Tax agencies shall grant 10-numeral tax identification numbers to these units for use in tax declaration and payment.

Part II

...

...

...

I. Procedures for tax registration

1. Time limit for tax registration:

Entities obliged to make tax registration shall make tax registration according to a set form with tax agencies within 10 working days from the date:

- They are granted business registration certificates or establishment and operation licenses or investment certificates;

- They commence their business operation, if they have no business registration certificate, or their tax liabilities arise, if they are non-business organizations or individuals;

- The responsibility of organizations or individuals to withhold and pay taxes on taxpayers’ behalf arises;

- They start performing the task of collecting charges and fees prescribed by law;

- Their personal income tax liabilities arise (the date they receive their incomes);

- Refundable value-added tax amounts arise under the tax law, for project owners (or authorized representatives like work management units) and foreign contractors.

...

...

...

2.1. For taxpayers being business organizations (except for dependent units), a tax registration dossier comprises:

- A tax registration declaration form, made according to form No. 01-DK-TCT, and enclosed lists (if any).

- A copy of the business registration certificate or the license for foreign investment in Vietnam or the establishment decision.

Business organizations that are managing units of dependent units shall declare their dependent units in the list of dependent units. Tax agencies that manage those managing units shall grant tax identification numbers to managing units and concurrently to each of their dependent units on the list of dependent units, even to dependent units based outside provinces where managing units are located. Managing units shall notify 13-numeral tax identification numbers to their dependent units. Tax agencies that manage managing units shall notify 13-numeral tax identification numbers to tax agencies that manage dependent units.

2.2. For taxpayers being dependent units of business organizations, a tax registration dossier comprises:

- A tax registration declaration form, made according to form No. 02-DK-TCT, and enclosed lists (if any). The tax registration declaration form must show the 13-numeral tax identification number already notified by the managing unit.

- A copy of the business registration certificate of the branch or the license for foreign investment in Vietnam.

2.3. For taxpayers being individuals, groups of individuals or business households, a tax registration dossier comprises:

- A tax registration declaration form, made according to form No. 03-DK-TCT, enclosed with a list of stores and shops (if any) based outside the district, provincial town or province where the principal business establishment is located.

...

...

...

- A copy of the people’s identity card.

Particularly for individuals who have stores and shops based outside the localities (provinces, cities, districts, provincial towns) where their principal establishments are located and make tax declaration and registration with district-level Tax Departments of localities where their store and shops are based, dossiers for tax payment registration are tax payment registration declaration forms made according to form No. 03.1-DK-TCT.

2.4. For taxpayers being foreign contractors and sub-contractors paying taxes directly in Vietnam, a tax registration dossier comprises:

- A tax registration declaration form, made according to form No. 04-DK-TCT.

- A copy of the license for business operation in Vietnam.

- A copy and the Vietnamese translation of the business license or the independent practice license and the tax registration certificate granted by the country of origin to the foreign contractor or sub-contractor.

- A list of project management offices of the foreign contractor or sub-contractor paying taxes directly in Vietnam (if any).

2.5. For project management units performing contracts of foreign contractors and sub-contractors paying taxes directly in Vietnam, a tax registration dossier comprises:

Foreign contractors and sub-contractors that pay taxes directly in Vietnam in the course of executing investment projects and have made tax registration and been granted 10-numeral tax identification numbers by tax agencies, when entering into contracts (under projects) in other localities, shall make tax registration declaration for project management units to be granted 13-numeral tax identification numbers or directly perform such contracts and make tax registration according to tax registration declaration form No. 04.3-DK-TCT.

...

...

...

- A tax registration declaration form, made according to form No. 04.3-DK-TCT.

- The contract signed with a Vietnamese party (the Vietnamese extract).

- The investment license or contracting license of the project management unit or the foreign contractor or sub-contractor directly performing the contract (if any).

2.6. For foreign contractors and sub-contractors not directly paying taxes in Vietnam, a tax registration dossier comprises:

For contracts of foreign contractors and sub-contractors and business cooperation contracts between Vietnamese parties and foreign parties which do not directly pay taxes in Vietnam, Vietnamese parties signing contracts with contractors shall make tax declaration and payment on behalf of foreign parties. A Vietnamese party is granted a 10-numeral tax identification number for declaring and paying taxes on behalf of foreign contractors and sub-contractors. If contracting Vietnamese parties have been granted tax identification numbers, they may not use these tax identification numbers in making tax declaration and payment on behalf of foreign contractors and sub-contractors.

A dossier of tax identification number registration of a Vietnamese party signing contracts and paying taxes for foreign contractors and sub-contractors comprises:

- A tax registration declaration form, made according to form No. 04.1-DK-TCT, enclosed with a list of foreign contractors and sub-contractors for whom the Vietnamese party declares and pays taxes.

- Contracts signed with foreign contractors (the Vietnamese extracts).

- A list of foreign contractors and sub-contractors to business cooperation contracts that pay taxes through the Vietnamese party. Each foreign contractor or sub-contractor on the list will be granted a 13-numeral tax identification number based on the tax identification number of the contracting Vietnamese party paying taxes on its behalf. That tax identification number is used to differentiate payable and paid tax amounts of each foreign contractor or sub-contractor by the time the contracting Vietnamese party declares and pays taxes to tax agencies on the former’s behalf. The contracting Vietnamese party shall make tax registration declaration for each contractor or sub-contractor according to tax registration form No. 04.2-DK-TCT, and carry out procedures for terminating 13-numeral tax identification numbers of foreign contractors and sub-contractors upon termination of contracts.

...

...

...

- A tax registration declaration form, made according to form No. 04.2-DK-TCT, showing the 13-numeral tax identification number of the contractor.

- Contracts signed with the Vietnamese party (the Vietnamese party).

- Copies and Vietnamese translations of business licenses or independent practice licenses and tax registration certificates granted by the countries of origin to foreign contractors and sub-contractors.

2.8. For taxpayers being individuals paying income tax on high-income earners, a tax registration dossier comprises:

- A tax registration declaration form, made according to form No. 05-DK-TCT.

- A copy of the tax registrant’s identity card or passport, for foreigners (copy).

- Two 2 cm x 3 cm photos of the tax registrant (one to be stuck on the tax registration declaration and the other to be stuck on the tax identification number card).

Individuals who directly declare and pay income tax on high-income earners to tax agencies shall submit tax registration dossiers to tax agencies so as to be granted personal tax identification number cards.

2.9. For taxpayers being diplomatic missions, consulates and representative offices of international organizations in Vietnam (eligible for VAT refund), tax registration dossiers are tax registration forms made according to form No. 06-DK-TCT.

...

...

...

Particularly for organizations and individuals that collect charges and fees belonging to the state budget, charge and fee collection registration declaration forms made according to form No. 1 enclosed with the Finance Ministry’s Circular No. 63/2002/TT-BTC of July 24, 2002, guiding charges and fees, are also required. Each charge- and fee-collecting unit is granted a tax identification number for common use for declaration and payment of charges and fees as well as taxes for production, business or service activities (if any).

2.11. For a number of special business lines and professions that require licenses granted by ministries or branches (such as credit, law practice, petroleum, insurance and healthcare), such licenses may be used instead of business registration certificates in tax registration dossiers.

As taxpayers are not required to append their seals on tax registration declaration forms, they can carry out procedures for tax registration and seal carving at the same time.

3. Supply of tax registration declaration forms

Taxpayers may receive tax registration declaration forms at the nearest tax agency or copies of the forms enclosed with this Circular or print tax registration declaration forms from the website of the General Department of Taxation (at http://www.gdt.gov.vn). Taxpayers may go to any tax agencies to inquire about how to fill in tax registration dossiers.

4. Places of submission of tax registration dossiers:

- Enterprises, units and organizations engaged in production, business or service provision shall submit their tax registration dossiers at Tax Departments of provinces or centrally run cities (below referred to as provinces) where they are headquartered.

- Dependent units of enterprises, units and organizations shall submit tax registration dossiers at Tax Departments of provinces where they are headquartered.

- Organizations and individuals responsible for withholding and paying taxes on taxpayers’ behalf shall make tax registration with tax administration agencies of localities where they are located or reside. Particularly, individuals paying income tax through their income-paying agencies shall submit their tax registration declaration forms to the income-paying agencies, which shall sum up and submit tax registration declaration forms of their staffs to tax agencies in charge of tax collection.

...

...

...

- Cooperatives, cooperation groups, business households and individuals shall make tax registration with Tax Departments of districts, provincial towns or cities.

5. Receipt of tax registration dossiers

Tax officers shall receive tax registration dossiers, append seals of receipt, clearly stating the time of dossier receipt and the number of documents on the list of tax registration documents, for tax registration dossiers submitted directly at tax agencies. Tax officers shall issue appointment slips to tax registrants stating the date of notification of tax registration results, which must not be later than the deadline set in this Circular.

For tax registration dossiers sent by post, tax officers shall append seals showing the date of dossier receipt and record them in incoming-mail books of tax agencies.

For electronic tax registration, the receipt, examination and acceptance of tax registration dossiers shall be conducted through electronic data processing systems of tax agencies.

Tax officers shall examine tax registration dossiers. In case of necessity to supplement dossiers, tax officers shall notify such to dossier submitters on the date of dossier receipt, for directly submitted dossiers, or within three working days from the date of receipt of dossiers sent by post or electronically.

In localities which has implemented the Joint Circular on processing of business registration dossiers, tax registration dossiers and dossiers of application for seal carving permits under the inter-branch “one-stop shop” mechanism, the tax registration procedures and dossiers and places of receipt of tax dossiers comply with these provisions on inter-branch “one-stop shop” mechanism.

6. Grant of tax registration certificates

6.1. Time limit for grant of tax registration certificates

...

...

...

6.2. Tax registration certification

a/ Tax registration certificates: Taxpayers that fully carry out tax registration procedures and submit complete tax registration dossiers shall be granted by tax agencies tax registration certificates, made according to form No. 10-MST (except for individuals subject to income tax on high-income earners). A tax registration certificate has the following items:

- Name of the taxpayer;

- Tax identification number;

- Serial number and date of the business registration certificate or operation license or investment license, for business organizations or individuals;

- Serial number and date of the establishment decision, for non-business organizations;

- Serial number and date and place of issue of the identity card or passport, for non-business individuals;

- The managing tax agency;

- The date of grant of the tax identification number.

...

...

...

- Name of the taxpayer;

- Tax identification number;

- Serial number and date and place of issue of the identity card;

- Address of permanent residence.

c/ Notification of tax identification numbers: When the conditions for grant of tax registration certificates are not fully met (units and organizations lack business registration certificates or investment licenses, or individuals lack identity cards or business registration certificates), tax agencies shall issue tax identification number notices, made according to form No. 11-MST. A tax identification number notice indicates:

- Tax identification number;   

- Name of the taxpayer;

- Address of the taxpayer’s head office;

- The date of grant of the tax identification number;

...

...

...

6.3. Re-grant of tax registration certificates:

Tax agencies shall re-grant tax registration certificates and personal tax identification number cards within five working days after receiving requests of taxpayers in the cases below.

Tax agencies shall re-grant tax registration certificates and personal tax identification number cards in the following specific cases:

a/ Re-grant of tax registration certificates to taxpayers that have lost the granted ones: When their tax registration certificates are lost, taxpayers shall declare the loss to tax agencies directly managing them so as to be granted new ones. A dossier of application for re-grant of a tax registration certificate comprises:

- An application for re-grant of a tax registration certificate, clearly stating the name, address and tax identification number of the applicant, the reason and the place where the certificate is lost, the request for re-grant and commitment to bearing responsibility for declaration and use of the tax identification number.

- The business registration certificate or investment license, the establishment decision or the operation registration certificate (a notarized copy).

b/ Renewal of tax registration certificates in case of change of items in tax registration certificates: When information filled in an item in a tax registration certificate changes, the taxpayer shall carry out the procedures guided in Section III below so as to be granted an adjusted tax registration certificate by the tax agency.

c/ Renewal of tax registration certificates that are torn or damaged: If tax registration certificates are torn or damaged, taxpayers shall carry out procedures for having their tax registration certificates renewed by tax agencies. A dossier of application for renewal of a tax registration certificate comprises:

- An application for renewal of a tax registration certificate.

...

...

...

d/ Re-grant of personal tax identification number cards: Individuals whose personal tax identification number cards are lost, torn or damaged shall send applications for re-grant or renewal of personal tax identification number cards to tax agencies. An application must clearly state the tax identification number, full name, serial number of the identity card or passport (for foreigners) of the applicant and the previous place of registration for card grant. In case of card renewal, old cards must be returned to tax agencies.

7. Guidance on some specific cases:

7.1. An individual may act as the owner of only one private enterprise or business household. If a tax agency detects, through tax registration, that an individual is the owner of more than one private enterprise or business household, it shall coordinate with the business registry office in handling him/her according to law. If these establishments, pending the revocation of business registration certificates by the business registry office, conduct business activities, the tax agency shall issue notices on the grant of temporary 13-numeral tax identification numbers to these establishments for the tax collection management purpose (these 13-numeral tax identification numbers derive from the 10-numeral identification number granted to the private enterprise or business household owner upon the first-time declaration for registration of tax identification number).

7.2. For a corporation that has more than 1,000 dependent units in the hierarchical system from provincial to commune level, its provincial-level dependent units may use form No. 01-DK-TCT in making declarations for tax registration and shall fully enumerate its subordinate dependent units located in the same province with it in the list of dependent units. Provincial-level dependent units will be granted 10-numeral tax identification numbers and their attached units will be granted 13-numeral tax identification numbers.

7.3. Business households conducting shipment trading activities shall make declarations for tax registration so as to be granted tax identification numbers by Tax Departments of districts or provincial towns where household heads register permanent residence (according to form No. 03-DK-TCT). Business households shall write their granted tax identification numbers on tax receipts and documents related to shipment trading.

7.4. Before carrying out customs procedures, administrative and non-business units that have no business function but are required to carry out customs procedures for receipt of foreign aid goods, including project management units under state agencies, hospitals, schools and similar units, shall make tax registration with tax agencies in charge of localities where these units are headquartered.

7.5. After being granted tax identification numbers, if taxpayers conduct new production or business activities or expand their business activities to other provinces or cities (without setting up branches or dependent units), they shall make tax registration with tax agencies of localities where new production or business activities are conducted or business activities are expanded to according to the provisions of tax laws and ordinances for the tax collection management purpose.

Taxpayers being enterprises, units or organizations shall use declaration form No. 01-DK-TCT; dependent units of enterprises, units or organizations shall use declaration form No. 02-DK-TCT in making declarations with Tax Departments of provinces where new or expanded business activities are conducted. Taxpayers shall themselves write their granted tax identification numbers on their tax registration forms.

7.6. When branches set up their dependent units, managing units of such branches shall carry out procedures for declaration for additional registration of the list of dependent units. New dependent units will be granted 13-numeral tax identification numbers deriving from the tax identification numbers of managing units.

...

...

...

7.8. When limited liability companies found new one-member limited liability companies, the latter shall carry out procedures for tax registration with tax agencies so as to be granted 10-numeral tax identification numbers.

7.9. For corporations operating after the parent company-subsidiary company model, 10-numeral identification numbers will be granted to both parent companies and subsidiary companies.

7.10. Some provisions on personal tax identification numbers:

Business individuals, owners of private enterprises or individuals paying personal income tax are granted sole tax identification numbers by tax agencies only once. Each individual shall use his/her granted sole tax identification number in declaring taxes and all activities subject to taxes.

If individuals forget their granted tax identification numbers, they may contact tax agencies for information. When contacting tax agencies, individuals shall provide their full names, permanent residence addresses and serial numbers of their identity cards.

An individual who concurrently pays personal income tax through many income-paying organizations is required to make tax registration at one of these income-paying organizations. Subsequently, he/she shall notify his/her tax identification number to other income-paying organizations for use in tax declaration and payment. An individual who concurrently pays income tax on high-income earners and conducts business activities shall use the personal income tax identification number in making tax declaration and payment for his/her business activities according to tax registration form No. 03-DK-TCT (filling his/her tax identification number in the tax identification number box of the declaration form). Vice versa, an individual engaged in business activities for which he/she has been granted a tax identification number shall use that number in making declaration and payment of income tax on high-income earners. Individuals shall carry out procedures for tax declaration, registration and payment according to form No. 05-DK-TCT (they shall themselves fill their granted tax identification numbers in the tax identification number box).

II. CHANGES IN TAX REGISTRATION INFORMATION        

1. Responsibility and time limit for notification of changes in tax registration information:

Within 10 days from the date of occurrence of changes in their tax registration information or termination of all activities giving rise to their tax liabilities, taxpayers shall send additional notices thereon, made according to form No. 08-MST, to tax agencies directly managing them.

...

...

...

2.1. Renaming of business establishments: When renaming themselves, business establishments shall promptly make additional declarations to tax agencies directly managing them. A dossier of additional declaration comprises:

- A tax registration adjustment declaration form, made according to form No. 08-MST.

- The business registration certificate with the new name (a certified copy).

- The original tax registration certificate.

Within five days after receiving complete dossiers of additional declaration of business establishments, tax agencies shall re-grant tax registration certificates showing the new names and the already granted tax identification numbers to business establishments and concurrently revoke old tax registration certificates.

2.2. Relocation of places of business: When relocating their places of business, taxpayers shall declare it to tax agencies directly managing them for the latter to carry out relocation procedures. All cases of relocation of places of business do not result in the change of tax identification numbers.

a/ Relocation of places of business within the same province:

Dossiers of declaration are tax registration adjustment declaration forms, made according to form No. 08-DK-TCT, clearly indicating information on relocation of places of business.

Taxpayers managed by provincial-level Tax Departments shall send their dossiers to these Tax Departments to supply information on their new addresses.

...

...

...

b/ Relocation of places of business from one province to another:

In the locality from which the taxpayer leaves: A dossier of declaration comprises:

- A notice on relocation.

- The original tax registration certificate.

Within five days after receiving the taxpayer’s dossier of declaration of relocation, the tax agency of the locality from which the taxpayer leaves shall revoke the tax registration certificate and make a notice of the taxpayer’s tax payment in two copies according to form No. 09-MST, then send one copy to the taxpayer and the other copy to the tax agency of the locality where the taxpayer moves to.

In the locality where the taxpayer moves to: Within 10 days after receiving a new business license indicating the new address, the taxpayer shall make tax registration with the tax agency of the locality where it moves to. A dossier of tax registration comprises:

- A tax registration declaration form (showing the already granted tax identification number).

- The business registration certificate granted by the business registry office of the locality where the taxpayer moves to (a certified copy).

Within five days after receiving the complete and accurate tax registration dossier, the tax agency shall re-grant a tax registration certificate with the already granted tax identification number to the taxpayer.

...

...

...

When changing any information declared in their tax registrations, taxpayers shall notify changes in tax registration information according to tax registration adjustment form No. 08-MST enclosed with this Circular (not printed herein) within 10 days from the date of occurrence of changes. A dossier of tax registration supplementation comprises:

- A tax registration adjustment form, made according to form No. 08-MST.

- A copy of the supplemented business registration certificate or the new establishment and operation license or investment certificate, for information change requiring a supplemented business registration certificate or a new establishment and operation license or investment certificate.

3. Places of submission of dossiers of notification of changes in tax registration information:

Taxpayers shall submit dossiers of notification of changes in tax registration information to tax agencies directly managing them.

4. Receipt of dossiers of notification of changes in tax registration information:

Tax agencies shall receive taxpayers’ dossiers of notification of changes in tax registration information and update these changes into the system of tax registration data of the tax service.

For cases of change in information in items in tax registration certificates, tax agencies shall give papers of appointment for re-grant of tax registration certificates.

III. INVALIDATION OF TAX IDENTIFICATION NUMBERS

...

...

...

For business organizations and individuals that terminate their operation, or individuals who are dead, missing or lose their civil act capacity, thereby ceasing to exist under law, procedures for invalidation of their tax identification numbers must be carried out.

2. Invalidation of tax identification numbers

Invalidation of tax identification numbers means procedures whereby tax agencies determine that these tax identification numbers are no longer valid for use in the tax service’s system of tax registration data. Tax agencies shall revoke tax registration certificates and publicize the list of invalidated tax identification numbers.

When resuming their operation after carrying out procedures for invalidation of tax identification numbers, tax-paying organizations shall make new tax registration dossiers for the grant of new tax identification numbers. When their tax liabilities arise after carrying out procedures for requesting invalidation of tax identification numbers, individuals shall carry out procedures for new tax registration with tax agencies for permission to use the granted tax identification numbers.

3. Dossiers of invalidation of tax identification numbers

3.1. For enterprises

A dossier of invalidation of a tax identification number comprises:

- The original tax registration certificate.

- The enterprise dissolution decision or the decision on opening of procedures for settling the request for enterprise bankruptcy or the notice on termination of business operation of the business individual or household.

...

...

...

3.2. For units having dependent units: When managing units have their tax identification numbers invalidated, all their dependent units also have their tax identification numbers invalidated. Managing units shall notify the termination of their existence to their dependent units. Dependent units shall carry out procedures for invalidation of their tax identification numbers with tax agencies directly managing them. A dossier of invalidation of a tax identification number comprises:

- The original tax registration certificate.

- A notice on termination of existence of the managing unit.

After invalidating the managing unit’s tax identification number, the tax agency that manages the managing unit shall promptly notify Tax Departments of provinces where dependent units are located of the invalidation of the managing unit’s tax identification number for these Tax Departments to inspect the carrying out of the procedures for invalidation of tax identification numbers of dependent units. If dependent units’ tax identification numbers are not yet invalidated, the tax agency shall request dependent units to carry out procedures for invalidation of their tax identification numbers according to regulations.

After managing enterprises are dissolved, fall bankrupt or terminate their existence, if some of their dependent units continue operating, these dependent units shall carry out procedures for invalidation of dependent tax identification numbers and make new tax registration as independent units with tax agencies. If managing units have had their tax identification numbers invalidated but their dependent units continue using 13-numeral tax identification numbers according to managing units’ tax identification numbers, these dependent units are regarded as having used unlawful tax identification numbers.

3.3. For enterprises and business organizations that cease tax declaration and payment without declaring it to tax agencies: Past the time limits for submission of the declaration form and for tax payment, if a taxpayer makes no response after the tax agency sends for the third time a notice requesting it to make tax declaration and payment, the tax agency shall contact the local administration in order to acquire information and investigate into the actual existence of the taxpayer. If the taxpayer no longer conducts business activities but is still located or resides in the locality, the tax agency shall request it to carry out procedures for invalidation of its tax identification number. If the taxpayer no longer conducts business activities at the registered place of business and the taxpayer’s whereabouts is unknown, the tax agency shall coordinate with the local administration in making a written record certifying the non-existence of the taxpayer and updating such information into the tax service’s tax registration database.

3.4. For individuals who are dead or missing or have lost their civil act capacity or have it restricted: Tax agencies shall contact local administrations for information on tax-paying individuals who have not yet paid taxes for more than three months. When individuals are regarded as being dead or missing or having lost their civil act capacity or have it restricted according to law, tax agencies shall request local administrations to give certifications as a basis for invalidation of these individuals’ tax identification numbers.

4. The General Department of Customs’ certification of fulfillment of the tax obligation by taxpayers upon invalidation of their tax identification numbers:

The General Department of Customs shall determine whether taxpayers engaged in export or import activities have fulfilled their tax obligations (throughout the country) within 30 working days after tax agencies transmit information on taxpayers’ carrying out of procedures for invalidation of tax identification numbers to the General Department of Customs for the purpose of obtaining the latter’s certification of the taxpayers’ fulfillment or non-fulfillment of the tax obligation toward the customs service.

...

...

...

IV. TAX REGISTRATION FOR CASES OF ENTERPRISE REORGANIZATION OR RESTRUCTURING

1. Transformation of enterprises:

Enterprises (except for private enterprises) that are transformed from one enterprise type to another under the provisions of the Enterprise Law shall make tax registration declaration to tax agencies. A tax registration dossier comprises:

- A tax registration adjustment declaration form, made according to form No. 08-MST.

- A certified copy of the business registration certificate of the new enterprise.

- The original tax registration certificate of the transformed enterprise.          

- The enterprise transformation decision.

Within five days after receiving complete dossiers as specified, tax agencies shall grant adjusted tax registration certificates to new enterprises. Tax identification numbers of new enterprises are those of transformed enterprises.

2. Division of enterprises:

...

...

...

2.1. For divided enterprises: A dossier of declaration comprises:

- A written request for invalidation of the tax identification number.

- A certified true copy of the enterprise division decision.

- The original tax registration certificate.

Within five days after receiving complete dossiers, tax agencies shall announce that enterprises have terminated their operation and are carrying out procedures for invalidation of their tax identification numbers.

2.2. For dividing enterprises: A dossier of tax identification number registration comprises:

- A tax registration declaration form.

- A certified copy of the business registration certificate.

Tax agencies shall grant new tax identification numbers and tax registration certificates to dividing enterprises like other newly established enterprises.

...

...

...

After enterprise separation decisions are issued, separated enterprises shall carry out procedures for change in their tax registration information and for tax registration for separating enterprises with tax agencies. Separating enterprises shall make tax registration declarations to tax agencies within ten days after receiving business registration certificates. A tax registration dossier comprises:

3.1. For separated enterprises:

- A copy of the enterprise separation decision.

- A written declaration of changed tax registration information, made according to form No. 08-MST.

Within five days after receiving complete dossiers, tax agencies shall carry out procedures for adjusting tax registration information of separated enterprises in the tax identification number management system. Separated enterprises continue using their tax identification numbers and tax registration certificates for continued performance of the tax obligation.

3.2. For separating enterprises:

- A tax registration declaration form.

- A certified copy of the business registration certificate.

Tax agencies shall grant new tax identification numbers and tax registration certificates to separating enterprises like other newly established enterprises.

...

...

...

Consolidating or merging enterprises are allowed to continue using their tax identification numbers and take over all tax liabilities of consolidated or merged enterprises. Tax identification numbers of consolidated or merged enterprises must be invalidated.

When consolidation or merger contracts are signed according to the Enterprise Law, consolidated or merged enterprises shall carry out procedures for invalidation of their tax identification numbers by tax agencies. A dossier comprises:

- A written request for invalidation of the tax identification number.

- A copy of the consolidation contract or the merger contract.

Within five days after receiving complete dossiers, tax agencies shall announce that consolidated or merged enterprises have terminated their operation and are carrying out procedures for invalidation of their tax identification numbers.

Within ten days after receiving their business registration certificates, consolidating or merging enterprises shall carry out tax registration procedures so as to be granted new tax identification numbers and tax registration certificates.

A tax registration dossier comprises:

4.1. For consolidating enterprises:

- A tax registration declaration form.

...

...

...

- A copy of the consolidation contract.

Within five days after receiving complete and accurate tax registration dossiers of consolidating enterprises, tax agencies shall grant tax identification numbers and tax registration certificates to consolidating enterprises.

4.2. For merging enterprises:

- A tax registration adjustment declaration form, made according to form No. 08-MST.

- A certified copy of the new business registration certificate of the merging enterprise.

- A copy of the merger contract.

Within five days after receiving complete and valid tax registration dossiers of merging enterprises, tax agencies shall update adjusted tax registration information into the tax administration information system. Merging enterprises continue using their tax identification numbers. If the changed tax registration information leads to a change in information in tax registration certificates, tax agencies shall re-grant tax registration certificates showing the old tax identification numbers and revoke the old tax registration certificates. If the changed tax registration information is irrelevant to information in tax registration certificates, taxpayers continue using the granted tax registration certificates.

5. Sale of enterprises:

When contracts or agreements on sale of enterprises are made, sold enterprises shall send to tax agencies written notices thereon, enclosed with contracts on enterprise sale and purchase, original tax registration certificates and tax finalization reports.

...

...

...

- A tax registration declaration form.

- A certified copy of the new business registration certificate.

- A copy of enterprise purchase contract.

Within five days after receiving complete and valid tax registration dossiers of enterprises, tax agencies shall grant tax registration certificates to purchasing enterprises.

Tax identification numbers of independent enterprises remain unchanged after they are sold. Particularly, sold enterprises being private enterprises shall carry out procedures for invalidation of their tax identification numbers, purchasing enterprises shall carry out procedures for grant of new tax identification numbers.

A dependent enterprise that becomes an independent enterprise or an enterprise that becomes a dependent unit of another enterprise after being sold shall carry out procedures for invalidation of the old tax identification number and tax registration procedures so as to be granted a new one.

6. Transformation of dependent enterprises into independent ones or vice versa:

Upon the issuance of decisions on transformation of dependent enterprises into independent ones or vice versa, these enterprises shall make tax registration declarations again so as to be granted new tax identification numbers by tax agencies. Before transformation, enterprises shall settle taxes and invoices and carry out procedures for invalidation of tax identification numbers with tax agencies.

Dependent units to be transformed into independent enterprises shall make tax identification number registration so as to be granted 10-numeral tax identification numbers. A registration dossier comprises:

...

...

...

- The original new business registration certificate.

- A copy of the enterprise transformation decision.

When an independent enterprise is transformed into a dependent unit of another independent enterprise, its tax identification number will be changed into a 13-numeral one, with the first 10 numerals being the tax identification number of the new managing unit. The to-be-transformed unit shall carry out procedures for invalidation of its tax identification number with the tax agency. The managing unit shall make additional tax registration, declaring the new dependent unit in the list of dependent units, so that the new dependent unit is granted a 13-numeral tax identification number by the tax agency. The new dependent unit shall make tax registration with the tax agency directly managing it so as to be granted a tax registration certificate.

When a dependent unit of an independent unit is transformed into a dependent unit of another independent unit, it shall carry out procedures for invalidation of its old tax identification number. The new managing unit shall make additional tax registration, declaring the new dependent unit in the list of its dependent units so that the new dependent unit will be granted a 13-numeral tax identification number by the tax agency. The new dependent unit shall make tax registration with the tax agency directly managing it so as to be granted a tax registration certificate.

7. Temporary cessation of operation

Business units and organizations that temporarily cease their operation shall notify such in writing to tax agencies at least five days in advance. Such a notice must clearly state the time when the operation temporarily ceases and the time the operation resumes, and the reason for temporary cessation of the operation.

V. RESPONSIBILITY FOR MANAGEMENT AND USE OF TAX IDENTIFICATION NUMBERS

1. For taxpayers

1.1. Taxpayers shall make declarations for tax identification number registration and additional declarations of changes in information on tax, charge and fee registration under the provisions of this Circular. When terminating, suspending or ceasing their operation, taxpayers shall declare such to tax agencies and may only use tax identification numbers in transactions for fulfilling their tax obligation.

...

...

...

1.3. Taxpayers shall write their tax identification numbers in all transactions papers, such as invoices and documents on purchase and sale of goods and services, accounting books, economic contracts and papers and documents related to the determination of tax liabilities. Taxpayers shall use their tax identification numbers for opening deposit accounts at banks or other credit institutions. For papers, books and documents without a section for writing tax identification numbers, taxpayers shall clearly write their tax identification numbers at the upper right corner of the front page of these papers, books and documents. Units using invoices printed by themselves shall pre-print their tax identification numbers on every invoice.

1.4. Taxpayers shall declare their changed information according to regulations to tax agencies that have granted tax registration certificates. Taxpayers shall fulfill their tax obligations toward tax agencies and customs offices (if they are engaged in import or export activities) before terminating or ceasing their operation or undergoing reorganization or restructuring.

1.5. Past the time limit for grant of tax identification numbers, if taxpayers have not yet received tax registration certificates or tax identification number notices, they may lodge complaints with provincial/municipal Tax Departments that are responsible for granting tax identification numbers. Past 15 days from the date of lodging complaints, if taxpayers receive no reply from the Tax Departments, they may further lodge their complaints to the General Department of Taxation for settlement.

1.6. Lending, erasing, destroying or counterfeiting tax registration certificates are strictly prohibited.

2. For tax agencies

2.1. Tax agencies shall supply tax registration declaration forms, guide the procedures for declaration of tax registration dossiers, and grant tax identification numbers and tax registration certificates within the set time limits. When tax agencies find that taxpayers’ tax registration dossiers are incomplete or incompliant with regulations, or declared information are inaccurate, they shall notify taxpayers thereof within three working days after receiving the dossiers, clearly stating incomplete or inaccurate contents and requesting supplementation or modification thereof.

2.2. Tax agencies shall use tax identification numbers in managing taxpayers and write tax identification numbers on all papers on transactions with taxpayers, such as tax payment notices, fine notices, collection orders, decisions on tax-related administrative sanctioning, written records of tax inspection.

2.3. Tax agencies shall process and keep tax registration dossiers, grant tax registration certificates or tax identification number notices. Tax agencies shall build and manage the whole system of tax identification numbers of taxpayers and update changed tax registration information in the tax service’s computerized tax identification number management system.

2.4. Tax agencies shall coordinate with concerned ministries and branches in loading tax identification numbers onto the existing information systems of the ministries and branches involved in the management of taxpayers.

...

...

...

3. For customs offices

3.1. Customs offices shall check the writing of tax identification numbers by entities carrying out customs procedures. Customs offices shall use tax identification numbers consistently in all professional customs operations.

3.2. The General Department of Customs shall receive information on taxpayers with tax identification numbers from the General Department of Taxation for developing a database in service of customs management.

4. For ministries, state management agencies and concerned agencies

State Treasuries shall update the tax identification number of every taxpayer for use in the management of tax amounts remitted into the Treasuries and conduct professional operations related to taxation, such as tax refund, transfer of money sums from deposit accounts of taxpayers into the state budget accounts upon receiving tax collection orders; and exchange information on tax amounts already paid by each taxpayer with tax agencies of the same level.

State Treasuries, banks and credit institutions shall display tax identification numbers in taxpayers’ account-opening dossiers and via-account transaction documents.

Ministries, state management agencies and other specialized management agencies shall notify information on changes related to taxpayers (such as dissolution, bankruptcy, revocation of business registration certificates, reorganization or restructuring of enterprises); add a section for writing tax identification numbers in declaration forms and documents related to taxpayers under their management and update information on taxpayers’ tax identification numbers in their databases or information systems, exchange information with the Ministry of Finance, and enhance management and create favorable conditions for taxpayers in their production, business and service provision activities.

VI. HANDLING OF VIOLATIONS

1. For taxpayers: Taxpayers that commit violations in tax registration and improperly use tax identification numbers shall be sanctioned for acts of violation of the provisions on tax registration declaration and customs declaration of the tax laws, the Customs Law and legal documents on handling of administrative violations in the tax and customs domains.

...

...

...

Part III

ORGANIZATION OF IMPLEMENTATION

This Circular takes effect 15 days after its publication in “CONG BAO” and replaces the Finance Ministry’s Circular No. 10/2006/TT-BTC of February 14, 2006.

Taxpayers that have been granted tax identification numbers under the Finance Ministry’s Circulars No. 79/1998/TT-BTC of June 12, 1998, No. 68/2003/TT-BTC of July 17, 2003, No. 80/2004/TT-BTC of August 13, 2004, and No. 10/2006/TT-BTC of February 14, 2006, may continue using those tax identification numbers.

The General Department of Taxation shall organize the tax registration, grant of tax identification numbers and tax registration certificates, and management of use of tax identification numbers.

Problems arising in the course of implementation should be promptly reported by concerned organizations and individuals to the Finance Ministry for study and settlement.

FOR THE MINISTER OF FINANCE
VICE MINISTER




Truong Chi Trung

...

...

...