Thông tư liên tịch 12/2016/TTLT-BTP-BNG-TANDTC thủ tục tương trợ tư pháp lĩnh vực dân sự 2016

• Số hiệu: 12/2016/TTLT-BTP-BNG-TANDTC
• Loại văn bản: Thông tư liên tịch
• Nơi ban hành: Bộ Ngoại giao, Bộ Tư pháp, Tòa án nhân dân tối cao
• Người ký: Nguyễn Thúy Hiền, Nguyễn Khánh Ngọc, Nguyễn Quốc Dũng
• Ngày ban hành: 19/10/2016

BỘ TƯ PHÁP - BỘ NGOẠI GIAO - TÒA ÁN NHÂN DÂN TỐI CAO --------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 12/2016/TTLT-BTP-BNG-TANDTC	Hà Nội, ngày 19 tháng 10 năm 2016

THÔNG TƯ LIÊN TỊCH

QUY ĐỊNH VỀ TRÌNH TỰ, THỦ TỤC TƯƠNG TRỢ TƯ PHÁP TRONG LĨNH VỰC DÂN SỰ

Căn cứ Luật Tương trợ tư pháp ngày 21 tháng 11 năm 2007;

Căn cứ Nghị định số 92/2008/NĐ-CP ngày 22 tháng 8 năm 2008 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Tương trợ tư pháp;

Bộ trưởng Bộ Tư pháp, Bộ trưởng Bộ Ngoại giao và Chánh án Tòa án nhân dân tối cao ban hành Thông tư liên tịch quy định trình tự, thủ tục tương trợ tư pháp trong lĩnh vực dân sự.

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Thông tư liên tịch này quy định về nguyên tắc, trình tự, thủ tục, thẩm quyền thực hiện tương trợ tư pháp về dân sự và trách nhiệm của các cơ quan nhà nước Việt Nam trong công tác tương trợ tư pháp về dân sự.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

Thông tư liên tịch này áp dụng đối với cơ quan, tổ chức, cá nhân Việt Nam và cơ quan, tổ chức, cá nhân nước ngoài có liên quan đến hoạt động tương trợ tư pháp về dân sự.

Điều 3. Giải thích từ ngữ

Trong Thông tư liên tịch này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Ủy thác tư pháp của Việt Nam là yêu cầu bằng văn bản của cơ quan có thẩm quyền Việt Nam đề nghị cơ quan có thẩm quyền nước ngoài thực hiện một hoặc một số hoạt động tương trợ tư pháp về dân sự.

2. Ủy thác tư pháp của nước ngoài là yêu cầu bằng văn bản của cơ quan có thẩm quyền nước ngoài đề nghị cơ quan có thẩm quyền Việt Nam thực hiện một hoặc một số hoạt động tương trợ tư pháp về dân sự.

3. Người có nghĩa vụ nộp chi phí thực hiện ủy thác tư pháp của Việt Nam bao gồm:

a) Đương sự quy định tại Điều 152 và Điều 153 của Bộ luật Tố tụng dân sự năm 2015 đối với các yêu cầu tống đạt văn bản tố tụng, thu thập chứng cứ để giải quyết vụ việc dân sự và tống đạt quyết định kháng nghị, quyết định giám đốc thẩm, tái thẩm;

b) Cơ quan, tổ chức, cá nhân có yêu cầu thi hành bản án, quyết định của Tòa án, Trọng tài làm phát sinh ủy thác tư pháp ra nước ngoài.

4. Người có nghĩa vụ nộp chi phí thực hiện ủy thác tư pháp về dân sự của nước ngoài là cơ quan, tổ chức, cá nhân nước ngoài có yêu cầu ủy thác tư pháp với Việt Nam.

5. Công ước Tống đạt là Công ước La Hay năm 1965 về tống đạt ra nước ngoài giấy tờ tư pháp và ngoài tư pháp trong lĩnh vực dân sự hoặc thương mại.

6. Kênh tống đạt chính là cách thức gửi giấy tờ cần được tống đạt thông qua cơ quan Trung ương của nước được yêu cầu theo quy định từ Điều 2 đến Điều 7 của Công ước Tống đạt.

7. Kênh lãnh sự gián tiếp là cách thức gửi giấy tờ cần được tống đạt thông qua cơ quan đại diện lãnh sự của nước yêu cầu và cơ quan có thẩm quyền của nước được yêu cầu theo quy định tại đoạn 1 Điều 9 của Công ước Tống đạt.

8. Kênh ngoại giao gián tiếp là cách thức gửi giấy tờ cần được tống đạt thông qua cơ quan đại diện ngoại giao của nước yêu cầu và cơ quan có thẩm quyền của nước được yêu cầu theo quy định tại đoạn 2 Điều 9 của Công ước Tống đạt.

9. Kênh ngoại giao, lãnh sự trực tiếp là cách thức gửi giấy tờ cần được tống đạt cho người nhận thông qua cơ quan đại diện ngoại giao hoặc lãnh sự của nước gửi mà không thông qua cơ quan có thẩm quyền của nước nhận theo quy định tại Điều 8 của Công ước Tống đạt.

Điều 4. Áp dụng pháp luật nước ngoài trong tương trợ tư pháp về dân sự

1. Pháp luật nước ngoài được áp dụng theo quy định tại khoản 2 Điều 3 của Luật Tương trợ tư pháp khi có đầy đủ các điều kiện sau đây:

a) Có điều ước quốc tế về tương trợ tư pháp giữa Việt Nam và nước ngoài quy định về vấn đề này;

b) Có văn bản của cơ quan có thẩm quyền nước ngoài đề nghị áp dụng pháp luật của nước đó;

c) Hậu quả của việc áp dụng pháp luật nước ngoài không trái với các nguyên tắc cơ bản của pháp luật Việt Nam.

2. Bộ Tư pháp chủ trì, phối hợp Tòa án nhân dân tối cao và Bộ Ngoại giao xem xét, quyết định việc áp dụng pháp luật nước ngoài. Trong trường hợp không đủ các điều kiện quy định tại khoản 1 Điều này hoặc việc áp dụng pháp luật nước ngoài không thực hiện được, Bộ Tư pháp trả lời bằng văn bản cho cơ quan có thẩm quyền nước ngoài hoặc thông báo để Bộ Ngoại giao trả lời đối với các yêu cầu áp dụng pháp luật nước ngoài được gửi qua kênh ngoại giao.

Điều 5. Áp dụng nguyên tắc có đi có lại trong tương trợ tư pháp về dân sự

Cơ quan có thẩm quyền Việt Nam có thể từ chối thực hiện tương trợ tư pháp về dân sự cho nước ngoài trên cơ sở nguyên tắc có đi có lại trong tương trợ tư pháp về dân sự giữa Việt Nam và nước ngoài theo quy định tại khoản 2 Điều 4 của Luật Tương trợ tư pháp trong những trường hợp sau đây:

1. Khi có căn cứ cho thấy phía nước ngoài không thực hiện tương trợ tư pháp về dân sự cho Việt Nam.

2. Việc thực hiện tương trợ tư pháp đó trái với các nguyên tắc cơ bản của pháp luật Việt Nam.

Điều 6. Chi phí thực hiện ủy thác tư pháp về dân sự

1. Người có nghĩa vụ theo quy định tại khoản 3 Điều 3 của Thông tư liên tịch này phải nộp chi phí thực hiện ủy thác tư pháp, trừ trường hợp pháp luật hoặc điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên có quy định khác.

2. Chi phí thực hiện ủy thác tư pháp của Việt Nam bao gồm phí, lệ phí và chi phí thực tế phát sinh khi thực hiện ủy thác tư pháp theo quy định của pháp luật Việt Nam và pháp luật quốc gia liên quan.

3. Chi phí thực hiện ủy thác tư pháp của nước ngoài bao gồm phí, lệ phí và chi phí thực tế phát sinh khi thực hiện ủy thác tư pháp theo quy định của pháp luật Việt Nam.

4. Mức thu, cơ quan có thẩm quyền thu và trình tự thu nộp phí, lệ phí ủy thác tư pháp của Việt Nam và ủy thác tư pháp về dân sự của nước ngoài được thực hiện theo quy định pháp luật về phí, lệ phí.

5. Căn cứ nội dung yêu cầu ủy thác tư pháp cụ thể, chi phí thực tế thực hiện ủy thác tư pháp của Việt Nam bao gồm một hoặc một số chi phí sau đây:

a) Chi phí dịch thuật, công chứng, chứng thực hồ sơ ủy thác tư pháp;

b) Chi phí tống đạt hồ sơ ủy thác tư pháp ở nước ngoài;

c) Chi phí thu thập, cung cấp chứng cứ ở nước ngoài;

d) Chi phí khác (nếu có) theo quy định của pháp luật Việt Nam và pháp luật của quốc gia liên quan.

6. Căn cứ nội dung yêu cầu ủy thác tư pháp cụ thể, chi phí thực tế thực hiện ủy thác tư pháp của nước ngoài bao gồm một hoặc một số chi phí sau đây:

a) Chi phí tống đạt hồ sơ ủy thác tư pháp do tổ chức, cá nhân có chức năng tống đạt thực hiện theo quy định của pháp luật Việt Nam;

b) Chi phí thu thập, cung cấp chứng cứ;

c) Chi phí thực hiện ủy thác tư pháp theo yêu cầu đặc biệt của nước ngoài;

d) Chi phí khác (nếu có) theo quy định của pháp luật Việt Nam.

7. Chi phí thực tế thực hiện ủy thác tư pháp quy định tại khoản 5 và khoản 6 Điều này được thu nộp theo quy định tại Điều 7, Điều 8 và Điều 9 của Thông tư liên tịch này.

Điều 7. Thu, nộp chi phí thực tế thực hiện ủy thác tư pháp của Việt Nam

1. Các chi phí thực tế phát sinh trong nước do người có nghĩa vụ nộp chi phí thực hiện ủy thác tư pháp của Việt Nam thanh toán trực tiếp cho người cung cấp dịch vụ.

2. Đối với chi phí thực tế do cơ quan có thẩm quyền nước ngoài thu:

a) Trường hợp chi phí thực tế đã xác định được theo quy định của phía nước ngoài tại thời điểm cơ quan có thẩm quyền yêu cầu ủy thác tư pháp của Việt Nam lập hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền yêu cầu ủy thác tư pháp của Việt Nam thông báo người có nghĩa vụ nộp chi phí thực hiện ủy thác tư pháp của Việt Nam thanh toán chi phí này với cơ quan có thẩm quyền nước ngoài phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam và pháp luật quốc gia liên quan.

b) Trường hợp chi phí thực tế chưa xác định được tại thời điểm cơ quan có thẩm quyền yêu cầu ủy thác tư pháp của Việt Nam lập hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền yêu cầu ủy thác tư pháp của Việt Nam thông báo cho người có nghĩa vụ nộp chi phí thực hiện ủy thác tư pháp của Việt Nam phải nộp tạm ứng 3 triệu đồng tại cơ quan thi hành án dân sự cấp tỉnh nơi cơ quan có thẩm quyền ủy thác tư pháp về dân sự của Việt Nam có trụ sở. Số tiền tạm ứng này được thanh toán cho chi phí thực tế theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền nước ngoài và các chi phí phục vụ việc chuyển tiền ra nước ngoài do cơ quan thi hành án dân sự thực hiện.

Điều 8. Trình tự chuyển và thanh toán tạm ứng chi phí thực tế thực hiện ủy thác tư pháp của Việt Nam

Việc chuyển và thanh toán tạm ứng chi phí thực tế thực hiện ủy thác tư pháp của Việt Nam theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 7 của Thông tư liên tịch này được thực hiện như sau:

1. Cơ quan thi hành án dân sự mở tài khoản tại Ngân hàng thương mại để thực hiện việc chuyển chi phí thực tế thực hiện ủy thác tư pháp của Việt Nam cho cơ quan có thẩm quyền nước ngoài.

2. Khi có văn bản của cơ quan có thẩm quyền nước ngoài về chi phí thực tế thực hiện ủy thác tư pháp, cơ quan tiếp nhận có trách nhiệm gửi văn bản này cho cơ quan có thẩm quyền yêu cầu ủy thác tư pháp của Việt Nam theo quy trình tại Điều 15 của Thông tư liên tịch này.

3. Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản của cơ quan có thẩm quyền nước ngoài, cơ quan có thẩm quyền yêu cầu ủy thác tư pháp của Việt Nam gửi văn bản này và thông báo cho cơ quan thi hành án dân sự và người có nghĩa vụ nộp chi phí thực hiện ủy thác tư pháp của Việt Nam về chi phí thực tế theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền nước ngoài.

4. Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo của cơ quan có thẩm quyền ủy thác tư pháp của Việt Nam, cơ quan thi hành án dân sự thanh toán chi phí thực tế cho phía nước ngoài như sau:

a) Trường hợp tiền tạm ứng đủ để thanh toán chi phí thực tế cho cơ quan có thẩm quyền nước ngoài và các chi phí phục vụ việc chuyển tiền ra nước ngoài, cơ quan thi hành án dân sự chuyển tiền cho phía nước ngoài theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền nước ngoài.

b) Trường hợp tiền tạm ứng không đủ để thanh toán chi phí thực tế cho cơ quan có thẩm quyền nước ngoài và chi phí phục vụ việc chuyển tiền ra nước ngoài, cơ quan thi hành án dân sự cấp tỉnh thông báo khoản tiền còn thiếu và thời hạn cho người có nghĩa vụ nộp chi phí thực hiện ủy thác tư pháp của Việt Nam nộp bổ sung.

Hết thời hạn thông báo mà người có nghĩa vụ nộp chi phí thực hiện ủy thác tư pháp của Việt Nam không nộp bổ sung, cơ quan thi hành dân sự chuyển số tiền tạm ứng cho cơ quan có thẩm quyền nước ngoài sau khi đã trừ đi các chi phí phục vụ việc chuyển tiền ra nước ngoài trong trường hợp cơ quan có thẩm quyền nước ngoài đã trả kết quả ủy thác tư pháp hoặc thông báo lại cho cơ quan có thẩm quyền thực hiện ủy thác tư pháp để xử lý theo quy định của pháp luật trong trường hợp phía nước ngoài yêu cầu nộp đủ chi phí thực tế trước khi thực hiện ủy thác tư pháp của Việt Nam.

5. Sau khi chuyển tiền cho phía nước ngoài, cơ quan thi hành án dân sự thông báo cho cơ quan có thẩm quyền yêu cầu ủy thác tư pháp của Việt Nam và người có nghĩa vụ nộp chi phí thực hiện ủy thác tư pháp của Việt Nam về công việc đã thực hiện, khoản tiền còn thiếu phải nộp bổ sung hoặc khoản tiền tạm ứng còn thừa.

Trong thông báo, cơ quan thi hành án dân sự nêu rõ thời hạn cho người có nghĩa vụ nộp chi phí thực hiện ủy thác tư pháp của Việt Nam nhận lại khoản tiền tạm ứng còn thừa (nếu có) đối với yêu cầu ủy thác tư pháp về thi hành án dân sự, tống đạt quyết định kháng nghị, quyết định giám đốc thẩm, tái thẩm.

Đối với yêu cầu ủy thác tư pháp của Tòa án cấp sơ thẩm và Tòa án cấp phúc thẩm, cơ quan thi hành án dân sự cấp tỉnh trả lại khoản tiền tạm ứng còn thừa cho người có nghĩa vụ nộp chi phí thực hiện ủy thác tư pháp của Việt Nam khi có quyết định của Tòa án giải quyết vụ việc dân sự đó.

6. Trường hợp không nhận được kết quả ủy thác tư pháp; ủy thác tư pháp không thực hiện được do người có nghĩa vụ nộp chi phí thực hiện ủy thác tư pháp không nộp bổ sung tạm ứng chi phí; hoặc cơ quan có thẩm quyền nước ngoài thông báo không thu chi phí thực tế, cơ quan có thẩm quyền ủy thác tư pháp của Việt Nam ra quyết định hoàn trả cho người nộp tiền tạm ứng khi giải quyết xong vụ việc. Cơ quan thi hành án dân sự hoàn trả cho người nộp tiền tạm ứng theo quyết định này.

Điều 9. Thu, nộp chi phí thực tế thực hiện ủy thác tư pháp của nước ngoài

1. Trường hợp các chi phí thực tế đã xác định được tại thời điểm cơ quan có thẩm quyền Việt Nam tiếp nhận hồ sơ ủy thác tư pháp thì cơ quan này phải thông báo cho cơ quan có thẩm quyền nước ngoài nộp chi phí thực tế cho cơ quan, tổ chức có thẩm quyền Việt Nam.

2. Trường hợp chi phí thực tế chưa xác định được tại thời điểm tiếp nhận hồ sơ ủy thác tư pháp, trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày xác định được chi phí thực tế, cơ quan, tổ chức có thẩm quyền Việt Nam thực hiện ủy thác tư pháp của nước ngoài thông báo cho cơ quan có thẩm quyền nước ngoài về mức chi phí, phương thức nộp và thông báo thời gian nộp không quá 60 ngày kể từ ngày ra thông báo.

Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày hết thời hạn trong thông báo mà cơ quan có thẩm quyền nước ngoài không nộp chi phí thực tế, cơ quan có thẩm quyền Việt Nam thực hiện ủy thác tư pháp của nước ngoài thông báo về việc không thực hiện được ủy thác tư pháp và trả lại hồ sơ cho cơ quan có thẩm quyền nước ngoài.

Quy trình thông báo về việc thu, nộp chi phí và trả lại hồ sơ cho cơ quan có thẩm quyền nước ngoài được thực hiện theo quy trình tại Điều 21 của Thông tư liên tịch này.

Chương II

THỰC HIỆN ỦY THÁC TƯ PHÁP CỦA VIỆT NAM

Điều 10. Thẩm quyền yêu cầu ủy thác tư pháp của Việt Nam

1. Cơ quan có thẩm quyền yêu cầu ủy thác tư pháp của Việt Nam là Tòa án nhân dân tối cao; Tòa án nhân dân cấp cao; Tòa án nhân dân cấp tỉnh; Cơ quan thi hành án dân sự cấp tỉnh; Viện kiểm sát nhân dân tối cao; Viện kiểm sát nhân dân cấp cao; Viện kiểm sát nhân dân cấp tỉnh và các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền khác theo quy định của pháp luật.

2. Tòa án nhân dân cấp huyện, Viện kiểm sát nhân dân cấp huyện, Cơ quan thi hành án dân sự cấp huyện trong quá trình giải quyết vụ việc dân sự, thi hành án dân sự có phát sinh ủy thác tư pháp ra nước ngoài thì lập hồ sơ theo quy định tại Điều 11 của Luật tương trợ tư pháp và Điều 11 của Thông tư liên tịch này, gửi tới cơ quan tương ứng cấp tỉnh quy định tại khoản 1 Điều này để thực hiện theo thủ tục chung.

Điều 11. Hồ sơ ủy thác tư pháp của Việt Nam

1. Hồ sơ ủy thác tư pháp được lập thành ba bộ và có các văn bản quy định tại Điều 11 của Luật Tương trợ tư pháp, cụ thể như sau:

a) Văn bản yêu cầu thực hiện ủy thác tư pháp về dân sự được lập theo Mẫu số 01 ban hành kèm theo Thông tư liên tịch này;

b) Văn bản ủy thác tư pháp về dân sự quy định tại Điều 12 của Luật Tương trợ tư pháp được lập theo Mẫu số 02A ban hành kèm theo Thông tư liên tịch này. Trường hợp ủy thác tư pháp tống đạt giấy tờ được thực hiện theo kênh chính của Công ước Tống đạt, văn bản ủy thác tư pháp được lập theo Mẫu số 02B ban hành kèm theo Thông tư liên tịch này;

c) Giấy tờ khác theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền của nước được yêu cầu ủy thác (nếu có);

d) Các giấy tờ, tài liệu khác phục vụ cho việc thực hiện ủy thác tư pháp theo đề nghị của cơ quan có thẩm quyền yêu cầu ủy thác tư pháp của Việt Nam.

2. Hồ sơ ủy thác tư pháp được cơ quan có thẩm quyền lập theo cách thức sau đây:

a) Các văn bản tại điểm a, b, c khoản 1 Điều này phải do người có thẩm quyền giải quyết vụ việc có yêu cầu ủy thác tư pháp ký trừ trường hợp văn bản ủy thác tư pháp được lập theo Mẫu số 02B ban hành kèm theo Thông tư liên tịch này được thực hiện theo hướng dẫn;

b) Văn bản quy định tại điểm a và b khoản 1 Điều này là bản chính và các văn bản, giấy tờ, tài liệu khác phục vụ cho việc thực hiện ủy thác tư pháp là bản chính hoặc bản sao. Bản sao và bản dịch của các văn bản, giấy tờ, tài liệu tại điểm b, c và d của khoản 1 Điều này phải được chứng thực hợp lệ theo quy định của pháp luật. Đối với các giấy tờ không phải của cơ quan có thẩm quyền lập hoặc xác nhận thì cơ quan có thẩm quyền, nơi lập hồ sơ ủy thác tư pháp phải đối chiếu bản sao các giấy tờ này với bản gốc và đóng dấu xác nhận;

c) Trường hợp vụ việc cần ủy thác tư pháp có liên quan đến một hoặc nhiều đương sự có địa chỉ khác nhau thì phải lập riêng hồ sơ ủy thác tư pháp theo từng địa chỉ của đương sự;

d) Trường hợp vụ việc cần ủy thác tư pháp có phạm vi khác nhau theo quy định tại Điều 10 của Luật Tương trợ tư pháp thì phải lập riêng hồ sơ ủy thác tư pháp theo từng phạm vi ủy thác tư pháp, trừ trường hợp hồ sơ ủy thác tống đạt giấy tờ có yêu cầu đương sự cung cấp lời khai, giấy tờ, tài liệu.

3. Hồ sơ ủy thác tư pháp được lập theo ngôn ngữ quy định tại Điều 5 của Luật Tương trợ tư pháp. Trường hợp cơ quan có thẩm quyền lập hồ sơ không xác định được ngôn ngữ chính thức hoặc ngôn ngữ khác mà được nước được yêu cầu chấp nhận, cơ quan có thẩm quyền yêu cầu ủy thác tư pháp gửi văn bản đề nghị Bộ Ngoại giao xác định. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản của cơ quan có thẩm quyền yêu cầu ủy thác tư pháp, Bộ Ngoại giao phải có văn bản đề nghị cơ quan có thẩm quyền nước ngoài thông tin về ngôn ngữ tương trợ tư pháp. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được trả lời của phía nước ngoài, Bộ Ngoại giao có trách nhiệm thông báo cho cơ quan có thẩm quyền lập hồ sơ ủy thác tư pháp của Việt Nam.

Điều 12. Điều kiện hợp lệ của hồ sơ ủy thác tư pháp của Việt Nam

Hồ sơ ủy thác tư pháp hợp lệ khi có đủ các điều kiện sau đây:

1. Hồ sơ ủy thác tư pháp đã được lập theo đúng quy định tại Điều 11 của Thông tư liên tịch này.

2. Biên lai thu phí, lệ phí và giấy tờ xác nhận đã thanh toán chi phí thực tế cho cơ quan có thẩm quyền nước ngoài theo quy định tại điểm a khoản 2 Điều 7 hoặc biên lai thu tiền tạm ứng chi phí thực tế tại điểm b khoản 2 Điều 7 của Thông tư liên tịch này.

Điều 13. Trình tự, thủ tục nhận và gửi hồ sơ ủy thác tư pháp của Việt Nam tại Bộ Tư pháp

Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ ủy thác tư pháp của Việt Nam, Bộ Tư pháp có trách nhiệm vào sổ hồ sơ ủy thác tư pháp, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ theo quy định tại Điều 12 của Thông tư liên tịch này và thực hiện các công việc sau đây:

1. Trường hợp hồ sơ ủy thác tư pháp đầy đủ và hợp lệ thì thực hiện một trong các thủ tục sau:

a) Chuyển hồ sơ qua kênh tống đạt chính hoặc cho cơ quan có thẩm quyền nước ngoài theo quy định của điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước đó là thành viên;

b) Chuyển hồ sơ cho Bộ Ngoại giao để chuyển qua đường ngoại giao trong trường hợp giữa Việt Nam và nước ngoài chưa ký kết điều ước quốc tế về tương trợ tư pháp trong lĩnh vực dân sự hoặc chưa thỏa thuận về áp dụng nguyên tắc có đi có lại;

c) Tống đạt giấy tờ qua kênh ngoại giao gián tiếp, kênh lãnh sự gián tiếp theo đề nghị của cơ quan có thẩm quyền yêu cầu ủy thác tư pháp của Việt Nam hoặc trong trường hợp không thể chuyển qua kênh tống đạt chính.

2. Trường hợp hồ sơ ủy thác tư pháp không đầy đủ hoặc không hợp lệ theo quy định tại Điều 11 và Điều 12 của Thông tư liên tịch này, Bộ Tư pháp trả lại hồ sơ ủy thác tư pháp cho cơ quan đã gửi hồ sơ ủy thác tư pháp và nêu rõ lý do.

Điều 14. Trình tự, thủ tục nhận và gửi hồ sơ ủy thác tư pháp của Việt Nam tại Bộ Ngoại giao và cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài

1. Bộ Ngoại giao có trách nhiệm vào sổ hồ sơ ủy thác tư pháp của Việt Nam và chuyển hồ sơ cho cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ ủy thác tư pháp do Bộ Tư pháp chuyển đến.

2. Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài có trách nhiệm vào sổ hồ sơ ủy thác tư pháp của Việt Nam và chuyển hồ sơ ủy thác tư pháp cho cơ quan có thẩm quyền nước ngoài trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ ủy thác tư pháp.

3. Việc thực hiện tống đạt theo kênh ngoại giao, lãnh sự trực tiếp theo Công ước Tống đạt cho công dân Việt Nam hoặc công dân nước ngoài nếu nước đó không phản đối hoặc pháp luật nước đó cho phép thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Ngoại giao và Tòa án nhân dân tối cao.

Điều 15. Thông báo kết quả, tiến độ thực hiện ủy thác tư pháp của Việt Nam

1. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được kết quả thực hiện ủy thác tư pháp của cơ quan có thẩm quyền nước ngoài và tài liệu kèm theo (nếu có), cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài gửi văn bản thông báo kết quả thực hiện ủy thác tư pháp và tài liệu kèm theo (nếu có) về Bộ Ngoại giao.

2. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản thông báo và tài liệu kèm theo (nếu có) do cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài gửi về, Bộ Ngoại giao chuyển văn bản thông báo và tài liệu kèm theo (nếu có) cho Bộ Tư pháp.

3. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được kết quả thực hiện ủy thác tư pháp của cơ quan có thẩm quyền nước ngoài và tài liệu kèm theo (nếu có), Bộ Tư pháp gửi văn bản thông báo kết quả thực hiện ủy thác tư pháp và tài liệu kèm theo (nếu có) cho cơ quan đã yêu cầu ủy thác tư pháp của Việt Nam.

4. Trường hợp cơ quan có thẩm quyền yêu cầu ủy thác tư pháp của Việt Nam có văn bản yêu cầu Bộ Tư pháp đề nghị cơ quan có thẩm quyền nước ngoài thông báo về tình hình thực hiện ủy thác tư pháp thì việc gửi văn bản đề nghị cơ quan có thẩm quyền nước ngoài thông báo về tình hình thực hiện ủy thác và thông báo việc trả lời của cơ quan có thẩm quyền nước ngoài thực hiện theo quy trình tại Điều 13, Điều 14 và Điều 15 của Thông tư liên tịch này.

Điều 16. Xử lý kết quả ủy thác tư pháp tại các cơ quan có thẩm quyền yêu cầu ủy thác tư pháp của Việt Nam

1. Việc xử lý kết quả ủy thác tư pháp để giải quyết vụ việc dân sự theo quy định của pháp luật tố tụng dân sự.

2. Việc xử lý kết quả ủy thác tư pháp để giải quyết yêu cầu thi hành án dân sự theo quy định của pháp luật thi hành án dân sự.

3. Việc xử lý kết quả ủy thác tư pháp để giải quyết yêu cầu khác theo quy định của pháp luật có liên quan.

Chương III

THỰC HIỆN ỦY THÁC TƯ PHÁP CỦA NƯỚC NGOÀI

Điều 17. Thẩm quyền thực hiện ủy thác tư pháp của nước ngoài

1. Cơ quan, tổ chức có thẩm quyền Việt Nam thực hiện ủy thác tư pháp của nước ngoài bao gồm:

a) Tòa án nhân dân cấp tỉnh;

b) Cơ quan thi hành án dân sự cấp tỉnh trong trường hợp ủy thác tư pháp của cơ quan có thẩm quyền nước ngoài liên quan đến thi hành án dân sự;

c) Thừa phát lại thực hiện tống đạt giấy tờ theo quy định của pháp luật.

Trong quá trình thực hiện ủy thác tư pháp của nước ngoài, Tòa án nhân dân cấp tỉnh, cơ quan thi hành án dân sự cấp tỉnh có thể yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân cung cấp chứng cứ, thông tin theo quy định pháp luật về tố tụng dân sự và thi hành án dân sự.

2. Thẩm quyền của cơ quan, tổ chức Việt Nam thực hiện ủy thác tư pháp của nước ngoài được xác định như sau:

a) Nơi người được tống đạt là cá nhân cư trú, làm việc hoặc nơi cơ quan, tổ chức được tống đạt có trụ sở, chi nhánh của tổ chức đó theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền nước ngoài;

b) Nơi người được triệu tập làm chứng, người giám định cư trú, làm việc;

c) Nơi thực hiện việc thu thập, cung cấp chứng cứ.

Điều 18. Hồ sơ ủy thác tư pháp của nước ngoài

Hồ sơ ủy thác tư pháp của nước ngoài gồm những văn bản sau đây:

1. Các văn bản theo quy định của điều ước quốc tế về tương trợ tư pháp trong lĩnh vực dân sự mà Việt Nam và nước đó là thành viên. Trường hợp giữa Việt Nam và nước ngoài chưa có điều ước quốc tế về tương trợ tư pháp trong lĩnh vực dân sự thì hồ sơ ủy thác tư pháp của nước ngoài gồm các văn bản được quy định tại Điều 11 và Điều 12 của Luật Tương trợ tư pháp.

2. Biên lai nộp phí, lệ phí ủy thác tư pháp về dân sự của nước ngoài tại Việt Nam theo quy định hiện hành về phí, lệ phí ủy thác tư pháp về dân sự và chi phí thực tế (nếu có).

Điều 19. Nhận và kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ ủy thác tư pháp của nước ngoài

1. Bộ Tư pháp tiếp nhận hồ sơ ủy thác tư pháp của nước ngoài theo quy định của điều ước quốc tế về tương trợ tư pháp trong lĩnh vực dân sự mà Việt Nam và nước đó là thành viên hoặc theo kênh chính, kênh ngoại giao gián tiếp, kênh lãnh sự gián tiếp của Công ước Tống đạt.

Trường hợp Bộ Ngoại giao nhận được hồ sơ ủy thác tư pháp của nước ngoài trong thời hạn 05 ngày làm việc, Bộ Ngoại giao có trách nhiệm chuyển hồ sơ và các tài liệu kèm theo (nếu có) cho Bộ Tư pháp.

2. Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ ủy thác tư pháp của nước ngoài, Bộ Tư pháp vào sổ hồ sơ ủy thác tư pháp, xem xét, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và thực hiện một trong các công việc sau đây:

a) Trường hợp hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, Bộ Tư pháp chuyển hồ sơ cho cơ quan, có thẩm quyền của Việt Nam quy định tại Điều 17 của Thông tư liên tịch này;

b) Trường hợp hồ sơ không đầy đủ hoặc không hợp lệ, Bộ Tư pháp trả lại hoặc chuyển Bộ Ngoại giao trả lại hồ sơ cho cơ quan có thẩm quyền nước ngoài và nêu rõ lý do.

Điều 20. Trình tự, thủ tục và thời hạn thực hiện ủy thác tư pháp của nước ngoài

1. Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ ủy thác tư pháp của nước ngoài, cơ quan có thẩm quyền Việt Nam vào sổ hồ sơ ủy thác tư pháp và thực hiện một trong các công việc sau đây:

a) Tiến hành tiếp nhận để thực hiện ủy thác tư pháp trong trường hợp vụ việc thuộc thẩm quyền giải quyết;

b) Trả lại hồ sơ cho Bộ Tư pháp trong trường hợp vụ việc không thuộc thẩm quyền giải quyết;

c) Trường hợp cần bổ sung thông tin, tài liệu liên quan hoặc việc thực hiện ủy thác làm phát sinh chi phí thực tế, trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày xác định được thông tin, tài liệu cần bổ sung hoặc chi phí thực tế phát sinh, cơ quan có thẩm quyền Việt Nam có trách nhiệm gửi văn bản thông báo cho cơ quan có thẩm quyền nước ngoài để bổ sung thông tin, tài liệu theo quy trình tại Điều 21 hoặc nộp chi phí thực tế theo quy trình tại Điều 9 của Thông tư liên tịch này.

2. Cơ quan có thẩm quyền Việt Nam áp dụng các phương thức sau đây để thực hiện ủy thác tư pháp của nước ngoài:

a) Theo quy định của pháp luật tố tụng dân sự và pháp luật về thi hành án dân sự tương tự như các vụ việc trong nước;

b) Theo phương thức đặc biệt trên cơ sở yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền nước ngoài. Trường hợp các cơ quan có thẩm quyền tại Điều 4 của Thông tư liên tịch này đã quyết định áp dụng pháp luật nước ngoài nhưng phương thức đặc biệt không thực hiện được trên thực tế thì cơ quan có thẩm quyền thực hiện phải thông báo lại ngay cho Bộ Tư pháp để trả lời cho cơ quan có thẩm quyền nước ngoài theo quy trình trả kết quả thực hiện ủy thác tư pháp của nước ngoài.

3. Cơ quan có thẩm quyền Việt Nam thực hiện ủy thác tư pháp của nước ngoài trong thời hạn mà cơ quan có thẩm quyền nước ngoài yêu cầu theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên. Trường hợp cơ quan có thẩm quyền nước ngoài không xác định thời hạn thực hiện thì thời hạn này không quá 90 ngày kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền Việt Nam nhận được hồ sơ từ Bộ Tư pháp.

Quá thời hạn nêu trên, cơ quan có thẩm quyền Việt Nam vẫn chưa thực hiện được ủy thác tư pháp thì cơ quan này phải thông báo lại cho Bộ Tư pháp và nêu rõ lý do.

4. Trường hợp việc thực hiện ủy thác tư pháp của nước ngoài làm phát sinh chi phí thực tế, cơ quan có thẩm quyền Việt Nam chỉ thực hiện sau khi đã thu đủ chi phí thực tế.

Điều 21. Trình tự, thủ tục và thời hạn thông báo kết quả thực hiện ủy thác tư pháp của nước ngoài

1. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày thực hiện xong phương thức quy định tại Điều 20 của Thông tư liên tịch này, cơ quan có thẩm quyền Việt Nam gửi văn bản thông báo kết quả thực hiện ủy thác tư pháp theo Mẫu số 03 được ban hành kèm theo Thông tư liên tịch này với số lượng 02 bản và tài liệu kèm theo (nếu có) cho Bộ Tư pháp.

2. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo của cơ quan có thẩm quyền, Bộ Tư pháp gửi thông báo và các tài liệu kèm theo (nếu có) cho cơ quan có thẩm quyền nước yêu cầu theo quy định của điều ước quốc tế hoặc cho Bộ Ngoại giao đối với trường hợp hồ sơ ủy thác tư pháp được gửi thông qua Bộ Ngoại giao.

3. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo và tài liệu kèm theo (nếu có) từ Bộ Tư pháp, Bộ Ngoại giao gửi kết quả thực hiện ủy thác tư pháp đó cho cơ quan có thẩm quyền nước yêu cầu đã chuyển hồ sơ cho phía Việt Nam.

4. Trường hợp cơ quan có thẩm quyền nước ngoài yêu cầu thông báo về tình hình thực hiện ủy thác tư pháp thì trình tự nhận, gửi và trả lời yêu cầu này được thực hiện như trình tự nhận, gửi và thông báo kết quả ủy thác tư pháp của nước ngoài. Thời hạn thực hiện tại từng cơ quan có thẩm quyền Việt Nam là 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo.

Chương IV

TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC CƠ QUAN LIÊN QUAN

Điều 22. Trách nhiệm của Bộ Tư pháp

1. Kiểm tra, đôn đốc, thông báo kết quả thực hiện ủy thác tư pháp của nước ngoài và ủy thác tư pháp của Việt Nam trong trường hợp giữa Việt Nam và nước ngoài có điều ước quốc tế về tương trợ tư pháp trong lĩnh vực dân sự.

2. Cập nhật điều ước quốc tế về tương trợ tư pháp trong lĩnh vực dân sự có hiệu lực mà Việt Nam là thành viên trên trang thông tin điện tử của Bộ Tư pháp.

3. Cập nhật quy định về yêu cầu ngôn ngữ đối với hồ sơ ủy thác tư pháp, phí, chi phí và các quy định khác có liên quan của nước ngoài đã ký kết điều ước quốc tế với Việt Nam về tương trợ tư pháp trong lĩnh vực dân sự và của các nước chưa có điều ước quốc tế về tương trợ tư pháp trong lĩnh vực dân sự với Việt Nam trên cơ sở thông tin do Bộ Ngoại giao cung cấp. Các thông tin này được đăng trên trang thông tin điện tử của Bộ Tư pháp.

4. Chủ trì, phối hợp với Bộ Ngoại giao trong việc xác định, cập nhật tình hình thực hiện ủy thác tư pháp của nước ngoài cho Việt Nam để làm căn cứ cho cơ quan có thẩm quyền quyết định từ chối áp dụng nguyên tắc có đi có lại. Các thông tin này được đăng trên trang thông tin điện tử của Bộ Tư pháp.

5. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của Luật Tương trợ tư pháp và các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan.

Điều 23. Trách nhiệm của Bộ Ngoại giao

1. Kiểm tra, đôn đốc, thông báo kết quả thực hiện ủy thác tư pháp của nước ngoài và ủy thác tư pháp của Việt Nam trong trường hợp hồ sơ ủy thác tư pháp được chuyển qua đường ngoại giao hoặc qua kênh ngoại giao, lãnh sự trực tiếp theo Công ước Tống đạt.

2. Cập nhật quy định về yêu cầu ngôn ngữ đối với hồ sơ ủy thác tư pháp, phí, chi phí và các quy định khác có liên quan của nước ngoài nơi ủy thác tư pháp của Việt Nam được gửi đến trong trường hợp Việt Nam và nước đó chưa ký kết điều ước quốc tế về tương trợ tư pháp trong lĩnh vực dân sự. Các thông tin này được đăng trên trang thông tin điện tử của Bộ Ngoại giao đồng thời được gửi cho Bộ Tư pháp để cập nhật chung.

3. Cung cấp thông tin về chi phí thực hiện ủy thác tư pháp ở nước ngoài theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền Việt Nam; hỗ trợ chuyển tiền thực hiện ủy thác tư pháp về dân sự cho cơ quan, tổ chức ở nước ngoài trong những trường hợp đặc biệt.

4. Phối hợp với Bộ Tư pháp trong việc xác định, cập nhật tình hình thực hiện ủy thác tư pháp của nước ngoài cho Việt Nam.

5. Thông báo tình hình thực hiện ủy thác tư pháp của Việt Nam và ủy thác tư pháp của nước ngoài thuộc thẩm quyền, tình hình thực hiện ủy thác tống đạt văn bản tố tụng đối với công dân Việt Nam ở nước ngoài cho Bộ Tư pháp theo định kỳ hàng năm hoặc khi Bộ Tư pháp có đề nghị.

6. Công khai, cập nhật địa chỉ và đầu mối liên lạc về ủy thác tư pháp của cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài trên trang thông tin điện tử của Bộ Ngoại giao.

7. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của Luật Tương trợ tư pháp và các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan.

Điều 24. Trách nhiệm của Tòa án nhân dân tối cao

1. Phối hợp, kiểm tra, đôn đốc các Tòa án có thẩm quyền thực hiện tương trợ tư pháp theo quy định của Thông tư liên tịch này và các quy định của pháp luật có liên quan.

2. Phối hợp với Bộ Tư pháp và Bộ Ngoại giao hướng dẫn các Tòa án có thẩm quyền thực hiện ủy thác tư pháp về dân sự và rà soát, tổng kết tình hình thực hiện ủy thác tư pháp về dân sự.

3. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của Luật Tương trợ tư pháp và các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan.

Điều 25. Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam trong hoạt động tương trợ tư pháp về dân sự

1. Thực hiện ủy thác tư pháp theo đúng quy định của Thông tư liên tịch này và các quy định của pháp luật có liên quan.

2. Thông báo cho người có nghĩa vụ nộp chi phí thực hiện ủy thác tư pháp về dân sự về mức và phương thức nộp chi phí thực hiện ủy thác tư pháp theo quy định của pháp luật về phí, lệ phí và Thông tư liên tịch này.

3. Cập nhật về tình hình thực hiện yêu cầu ủy thác tư pháp của nước ngoài cho Bộ Tư pháp hoặc Bộ Ngoại giao theo định kỳ hàng năm hoặc khi có yêu cầu.

4. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của Luật Tương trợ tư pháp và các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan.

Chương V

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 26. Hiệu lực thi hành

1. Thông tư liên tịch này có hiệu lực kể từ ngày 06 tháng 12 năm 2016 và thay thế Thông tư liên tịch số 15/2011/TTLT-BTP-BNG-TANDTC ngày 15 tháng 9 năm 2011 của Bộ Tư pháp, Bộ Ngoại giao và Tòa án nhân dân tối cao hướng dẫn áp dụng một số quy định về tương trợ tư pháp trong lĩnh vực dân sự của Luật Tương trợ tư pháp. Việc tống đạt văn bản tố tụng cho công dân Việt Nam ở nước ngoài thông qua cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài được thực hiện theo quy định của Tòa án nhân dân tối cao và Bộ Ngoại giao.

2. Thông tư liên tịch số 15/2011/TTLT-BTP-BNG-TANDTC ngày 15 tháng 9 năm 2011 của Bộ Tư pháp, Bộ Ngoại giao và Tòa án nhân dân tối cao hướng dẫn áp dụng một số quy định về tương trợ tư pháp trong lĩnh vực dân sự của Luật Tương trợ tư pháp tiếp tục được áp dụng đối với hồ sơ ủy thác tư pháp của Việt Nam và ủy thác tư pháp của nước ngoài được lập trước ngày Thông tư liên tịch này có hiệu lực.

Điều 27. Tổ chức thực hiện

Trong quá trình thực hiện Thông tư liên tịch này, nếu có vướng mắc hoặc phát sinh những vấn đề mới thì Tòa án nhân dân cấp tỉnh, các cơ quan nhà nước có thẩm quyền khác có liên quan và Thừa phát lại thực hiện ủy thác tư pháp về dân sự phản ánh về Bộ Tư pháp, Bộ Ngoại giao và Tòa án nhân dân tối cao để kịp thời xử lý./.

KT. CHÁNH ÁN TÒA ÁN NHÂN DÂN TỐI CAO PHÓ CHÁNH ÁN Nguyễn Thúy Hiền

KT. BỘ TRƯỞNG BỘ NGOẠI GIAO THỨ TRƯỞNG Nguyễn Quốc Dũng

KT. BỘ TRƯỞNG BỘ TƯ PHÁP THỨ TRƯỞNG Nguyễn Khánh Ngọc

MẪU SỐ 01

Văn bản yêu cầu thực hiện ủy thác tư pháp về dân sự
(Ban hành kèm theo Thông tư liên tịch số 12/2016/TTLT-BTP-BNG-TANDTC ngày 19 tháng 10 năm 2016 của Bộ Tư pháp, Bộ Ngoại giao và Tòa án nhân dân tối cao quy định trình tự, thủ tục tương trợ tư pháp trong lĩnh vực dân sự)

^(1) --------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số:...../TTTPDS- ^(2) V/v tương trợ tư pháp (lần....) ^(4)	......., ngày...... tháng...... năm....^(3)

Kính gửi: Bộ Tư pháp

..............^(5).......................

Địa chỉ: ^(6)..............................................................................................................

Đang giải quyết vụ án (vụ việc) về: ^(7)..................................................................

Xét thấy việc ủy thác tư pháp là cần thiết cho việc giải quyết vụ việc, Cơ quan có thẩm quyền yêu cầu ủy thác tư pháp... ^(8)....;

Căn cứ vào Điều.... và Điều.... của Luật Tương trợ tư pháp,

Quyết định ủy thác tư pháp cho: ^(9).......................................................................

Để tiến hành việc: ^(10)............................................................................................

Đối với: ^(11)............................................................................................................

......^(12).... đề nghị Bộ Tư pháp chuyển hồ sơ ủy thác tư pháp này tới cơ quan có thẩm quyền và gửi kết quả về Cơ quan có thẩm quyền yêu cầu ủy thác tư pháp

...^(13)... trong thời hạn theo quy định của pháp luật.

....^(14)... xin trân trọng cảm ơn sự phối hợp của Quý Bộ.

Nơi nhận: - Như trên; - Lưu hồ sơ vụ việc, VP.

NGƯỜI CÓ THẨM QUYỀN GIẢI QUYẾT VỤ VIỆC^(15) (Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)

Hướng dẫn sử dụng Mẫu số 01

^(1) (5) (8) (12) (14) Ghi tên Cơ quan có thẩm quyền yêu cầu ủy thác tư pháp.

Ví dụ: Tòa án nhân dân tỉnh An Giang, Cục Thi hành án dân sự tỉnh An Giang.

^(2)Viết tắt của các cơ quan có thẩm quyền Tòa án: TA, Thi hành án dân sự: THA,.. Kèm theo các số thứ tự từ 1 - 63 cho các tỉnh thành theo danh mục dưới đây:

1. An Giang	22. Hà Giang	43. Ninh Thuận
2. Bà Rịa - Vũng Tàu	23. Hà Nam	44. Phú Thọ
3. Bạc Liêu	24. Hà Nội	45. Phú Yên
4. Bắc Kạn	25. Hà Tĩnh	46. Quảng Bình
5. Bắc Giang	26. Hải Dương	47. Quảng Nam
6. Bắc Ninh	27. Hải Phòng	48. Quảng Ngãi
7. Bến Tre	28. Hậu Giang	49. Quảng Ninh
8. Bình Dương	29. Hòa Bình	50. Quảng Trị
9. Bình Định	30. TP Hồ Chí Minh	51. Sóc Trăng
10. Bình Phước	31. Hưng Yên	52. Sơn La
11. Bình Thuận	32. Khánh Hòa	53. Tây Ninh
12. Cà Mau	33. Kiên Giang	54. Thái Bình
13. Cao Bằng	34. Kon Tum	55. Thái Nguyên
14. Cần Thơ	35. Lai Châu	56. Thanh Hóa
15. Đà Nẵng	36. Lạng Sơn	57. Thừa Thiên Huế
16. Đắk Lắk	37. Lào Cai	58. Tiền Giang
17. Đắk Nông	38. Lâm Đồng	59. Trà Vinh
18. Điện Biên	39. Long An	60. Tuyên Quang
19. Đồng Nai	40. Nam Định	61. Vĩnh Long
20. Đồng Tháp	41. Nghệ An	62. Vĩnh Phúc
21. Gia Lai	42. Ninh Bình	63. Yên Bái

Ví dụ: Văn bản yêu cầu thực hiện ủy thác tống đạt giấy tờ tư pháp về dân sự của Tòa án nhân dân tỉnh An Giang được viết tắt là.../TTTPDS-TA1; Cục thi hành án dân sự tỉnh An Giang được viết tắt là...../TTTPDS-THA1

^(3) Ghi địa điểm và thời gian lập văn bản ủy thác tư pháp.

Ví dụ: Hà Nội, ngày 10 tháng 10 năm 2016.

^(4) Ghi rõ số lần yêu cầu tương trợ tư pháp.

Ví dụ: V/v tương trợ tư pháp (lần 2).

^(6) Ghi đầy đủ địa chỉ của Cơ quan có thẩm quyền yêu cầu ủy thác.

^(7) Ghi tóm tắt nội dung vụ việc dân sự mà Cơ quan có thẩm quyền yêu cầu ủy thác đang giải quyết.

^(9) Ghi đầy đủ tên và địa chỉ của cơ quan được ủy thác tư pháp theo quy định về địa giới hành chính của nước được ủy thác tư pháp (nếu biết).

Ví dụ: “Tòa án A; Địa chỉ: số..., đường..., quận..., thành phố...., bang...., nước...” Nếu giữa Việt Nam và nước ngoài có điều ước quốc tế về tương trợ tư pháp trong lĩnh vực dân sự thì cơ quan được ủy thác tư pháp là cơ quan có thẩm quyền theo quy định của điều ước quốc tế đó. Nếu Việt Nam và nước ngoài chưa có điều ước quốc tế về tương trợ tư pháp về dân sự thì cơ quan được ủy thác tư pháp là cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.

Nếu Cơ quan có thẩm quyền yêu cầu ủy thác đã thu thập, xác minh thông tin nhưng vẫn không tìm được tên, địa chỉ chính xác của cơ quan được ủy thác, hoặc thiếu chính xác (ở những chi tiết cụ thể) hoặc không đầy đủ (chỉ đến thành phố, bang...) thì ghi là cơ quan có thẩm quyền của nước được ủy thác tư pháp nơi cư trú, làm việc của cá nhân, tổ chức liên quan trực tiếp đến ủy thác tư pháp.

Ví dụ: tại mục tên của cơ quan được ủy thác tư pháp ghi: “Cơ quan có thẩm quyền của nước (nơi ông Nguyễn Văn A cư trú)”; tại mục địa chỉ cơ quan được ủy thác tư pháp Tòa án ghi theo địa chỉ của ông Nguyễn Văn A: “số..., đường..., quận..., thành phố...., bang...., nước...”.

^(10) Tùy thuộc vào nội dung tương trợ tư pháp mà Cơ quan có thẩm quyền yêu cầu ủy thác ghi một trong các nội dung tương trợ tư pháp quy định tại khoản 1 Điều 13 của Luật Tương trợ tư pháp.

^(11) Ghi đầy đủ thông tin về người liên quan trực tiếp đến ủy thác tư pháp.

Nếu người liên quan trực tiếp đến ủy thác tư pháp là cá nhân thì ghi đầy đủ địa chỉ nơi cư trú hoặc nơi làm việc.

Ví dụ: Nguyễn Văn A, cư trú tại số..., đường..., phường/xã.... quận/huyện..., thành phố/tỉnh...., bang...., nước...

Nếu người liên quan trực tiếp đến ủy thác tư pháp là cơ quan, tổ chức thì ghi tên đầy đủ, địa chỉ hoặc văn phòng trụ sở chính của cơ quan, tổ chức đó.

Ví dụ: Công ty TNHH A, trụ sở: số..., đường..., phường/xã... quận/huyện......, thành phố/tỉnh...., bang...., nước....

^(15) Ghi đầy đủ họ và tên của người có thẩm quyền giải quyết vụ việc.

Lưu ý: Văn bản cần được trình bày theo đúng hướng dẫn tại Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ về thể thức trình bày văn bản và Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

MẪU SỐ 02A

Văn bản ủy thác tư pháp về dân sự
(Ban hành kèm theo Thông tư liên tịch số 12/TTLT/BTP-BNG-TANDTC ngày 19 tháng 10 năm 2016 của Bộ Tư Pháp, Bộ Ngoại giao và Tòa án nhân dân tối cao quy định về trình tự, thủ tục tương trợ tư pháp trong lĩnh vực dân sự)

............ ^(1) --------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số:...../^(3)	........, ngày........ tháng....... năm....^(2)

VĂN BẢN ỦY THÁC TƯ PHÁP VỀ DÂN SỰ

1. Tên cơ quan được ủy thác tư pháp Địa chỉ:	^(4)
2. Tên cơ quan ủy thác tư pháp: Địa chỉ: Số điện thoại: Email:	^(5)
3. Họ tên thẩm phán giải quyết vụ việc	^(6)
4. Người có liên quan trực tiếp đến ủy thác tư pháp Cá nhân (ghi đầy đủ Họ tên, Giới tính, Quốc tịch, Địa chỉ nơi cư trú hoặc nơi làm việc); Cơ quan, tổ chức (Tên đầy đủ; Địa chỉ/Văn phòng trụ sở chính)	^(7)
5. Công việc ủy thác tư pháp^(8)	□ Tống đạt (kèm theo là Danh mục tài liệu được tống đạt, trong đó mô tả bản chất và mục đích của tài liệu, thời hạn nêu trong tài liệu và các tài liệu được tống đạt) □ Thu thập, cung cấp chứng cứ (Kèm theo là Bản mô tả chứng cứ cần được thu thập, câu hỏi để hỏi những người có liên quan) □ Triệu tập người làm chứng, người giám định (Kèm theo là Bản mô tả quyền và nghĩa vụ của người làm chứng, người giám định và Giấy triệu tập người làm chứng, người giám định) □ Yêu cầu khác (kèm theo các tài liệu có liên quan)
6. Tóm tắt nội dung vụ việc^(9)
7. Trích dẫn điều luật có thể áp dụng^(10)
8. Các biện pháp thực hiện ủy thác tư pháp ^(11)	□ Theo biện pháp được nêu trong pháp luật quốc gia của nước được yêu cầu □ Theo biện pháp đặc biệt (mô tả cụ thể)
9. Thời hạn thực hiện ủy thác tư pháp^(12)	Đề nghị cơ quan được yêu cầu thực hiện ủy thác tư pháp trước ngày... tháng... năm... và thông báo kết quả cho cơ quan ủy thác tư pháp theo tên và địa chỉ trong văn bản ủy thác tư pháp. Trường hợp không thực hiện được ủy thác tư pháp, đề nghị cơ quan được yêu cầu thông báo ngay cho cơ quan yêu cầu và nêu rõ lý do không thực hiện được trong văn bản trả lời

...^(13)... xin trân trọng cảm ơn sự phối hợp của Quý Cơ quan. Trường hợp cần bổ sung thông tin để thực hiện ủy thác tư pháp, đề nghị cơ quan được yêu cầu thông báo lại bằng văn bản hoặc qua địa chỉ email nêu trên cho Cơ quan có thẩm quyền yêu cầu thực hiện ủy thác.....^(14) được biết.

Nơi nhận: - Như trên; - Lưu hồ sơ vụ việc, VP.

NGƯỜI CÓ THẨM QUYỀN GIẢI QUYẾT VỤ VIỆC^(15) (Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)

Hướng dẫn sử dụng Mẫu số 02A

^(1) (13) (14) Ghi tên Cơ quan có thẩm quyền yêu cầu ủy thác tư pháp.

Ví dụ: Tòa án nhân dân thành phố Hà Nội/Cục Thi hành án dân sự Hà Nội.

^(2) Ghi địa điểm và thời gian lập văn bản ủy thác tư pháp (Ví dụ: Hà Nội, ngày 10 tháng 10 năm 2016).

^(3) Ghi số Công văn yêu cầu Bộ Tư pháp thực hiện ủy thác tư pháp theo Mẫu số 01 (Số ký hiệu tại Công văn yêu cầu Bộ Tư pháp thực hiện ủy thác tư pháp được sử dụng đối với văn bản này).

^(4) Ghi đầy đủ tên và địa chỉ của cơ quan được ủy thác tư pháp theo quy định về địa giới hành chính của nước được ủy thác tư pháp như hướng dẫn tại mục (8) của Hướng dẫn sử dụng Mẫu số 01 (Ban hành kèm theo Thông tư liên tịch số 12/TTLT/BTP-BNG-TANDTC ngày 19 tháng 10 năm 2016 của Bộ Tư Pháp, Bộ Ngoại giao và Tòa án nhân dân tối cao quy định về trình tự, thủ tục tương trợ tư pháp trong lĩnh vực dân sự).

^(5)Ghi đầy đủ tên, địa chỉ liên lạc của cơ quan có yêu cầu ủy thác

Ví dụ: Nếu Tòa án nhân dân thành phố Hà Nội là Tòa án có yêu cầu ủy thác tư pháp, thì tại mục này, Tòa án ghi như sau: “Tòa án nhân dân thành phố Hà Nội; Địa chỉ: số 43 phố Hai Bà Trưng, quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội, Việt Nam”.

Số điện thoại:

Email:

^(6) Ghi đầy đủ họ và tên của người trực tiếp giải quyết vụ việc (Thẩm phán Nguyễn Văn A)

^(7) Ghi đầy đủ thông tin về người liên quan trực tiếp đến ủy thác tư pháp như hướng dẫn tại mục (11) của Hướng dẫn sử dụng Mẫu số 01 (Ban hành kèm theo Thông tư liên tịch số 12/TTLT/BTP-BNG-TANDTC ngày 19 tháng 10 năm 2016 của Bộ Tư Pháp, Bộ Ngoại giao và Tòa án nhân dân tối cao quy định về trình tự, thủ tục tương trợ tư pháp trong lĩnh vực dân sự).

Trước khi tiến hành lập hồ sơ ủy thác tư pháp, Cơ quan có thẩm quyền yêu cầu ủy thác phải thu thập, xác minh chính xác các thông tin như: họ tên, giới tính, quốc tịch, địa chỉ nơi cư trú hoặc nơi làm việc đối với cá nhân và tên đầy đủ, địa chỉ hoặc văn phòng trụ sở chính của cơ quan, tổ chức.

Qua thu thập, xác minh thông tin về cá nhân, cơ quan/tổ chức mà Cơ quan có thẩm quyền yêu cầu ủy thác biết được các thông tin khác liên quan trực tiếp đến ủy thác tư pháp như: nghề nghiệp, người đại diện theo pháp luật, người thân thích hoặc nơi làm việc đối với cá nhân; chi nhánh, văn phòng đại diện, người đại diện theo pháp luật đối với tổ chức thì Cơ quan có thẩm quyền yêu cầu ủy thác ghi những thông tin này vào sau mục họ, tên, địa chỉ, quốc tịch nơi cư trú hoặc nơi làm việc của cá nhân: tên đầy đủ, địa chỉ hoặc văn phòng chính của Cơ quan, tổ chức có liên quan trực tiếp đến ủy thác tư pháp.

^(8) Cơ quan có thẩm quyền yêu cầu ủy thác chọn một trong các nội dung tương trợ tư pháp quy định tại khoản 1 Điều 13 của Luật Tương trợ tư pháp. Ví dụ: ủy thác tư pháp để tống đạt thông báo của Tòa án về việc thụ lý vụ án.

^(9) Cơ quan có thẩm quyền yêu cầu ủy thác ghi tóm tắt nội dung vụ việc dân sự mà Cơ quan có thẩm quyền đó đang giải quyết. Ví dụ: Tóm tắt nội dung vụ việc đòi bồi thường thiệt hại do tai nạn ô tô

Tóm tắt nội dung vụ việc: Nguyên đơn bà Nguyễn Thị A khởi kiện bị đơn ông Trần Văn B đòi bồi thường thiệt hại do tai nạn ô tô. Tổng thiệt hại là 100 triệu đồng.

^(10) Tùy theo công việc ủy thác tư pháp mà cơ quan có thẩm quyền yêu cầu ủy thác có thể trích dẫn điều luật áp dụng cho yêu cầu thực hiện ủy thác tư pháp. Ví dụ: Tòa án tống đạt thông báo về việc thụ lý vụ án cho đương sự đang ở nước ngoài thì Tòa án trích dẫn Điều.... và Điều..... Bộ luật Tố tụng dân sự.

^(11) Cơ quan có thẩm quyền yêu cầu ủy thác đánh dấu vào ô tương ứng với biện pháp thực hiện ủy thác. Trong trường hợp đề nghị Cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài thực hiện ủy thác theo phương thức đặc biệt thì cần mô tả rõ phương thức đó. Ví dụ: đề nghị khi lấy lời khai nhân chứng phải kèm theo bản ghi âm hoặc băng video về quá trình lấy lời khai.

^(12) Ghi đầy đủ ngày, tháng, năm

^(15) Ghi rõ chức danh, Ký tên và ghi đầy đủ họ và tên của người được phân công yêu cầu ủy thác

Ví dụ: THẨM PHÁN

(Chữ ký)

Nguyễn Văn A

Mẫu số 02B

Văn bản ủy thác tư pháp về dân sự
(Ban hành kèm theo Thông tư liên tịch số 12/TTLT-BTP-BNG-TANDTC ngày 19 tháng 10 năm 2016 của Bộ Tư Pháp, Bộ Ngoại giao và Tòa án nhân dân tối cao quy định về trình tự, thủ tục tương trợ tư pháp trong lĩnh vực dân sự)

Áp dụng cho các yêu cầu gửi đi các nước thành viên của Công ước La Hay năm 1965 về tống đạt ra nước ngoài giấy tờ tư pháp và ngoài tư pháp trong lĩnh vực dân sự hoặc thương mại

YÊU CẦU TỐNG ĐẠT RA NƯỚC NGOÀI GIẤY TỜ TƯ PHÁP VÀ NGOÀI TƯ PHÁP REQUEST FOR SERVICE ABROAD OF JUDICIAL OR EXTRAJUDICIAL DOCUMENTS
Công ước về Tống đạt ra nước ngoài giấy tờ tư pháp và ngoài tư pháp trong lĩnh vực dân sự hoặc thương mại, ký tại La Hay, ngày 15/11/1965 Convention on the Service Abroad of Judicial and Extrajudicial Documents in Civil or Commercial Matters, signed at The Hague, the 15th of November 1965
Thông tin và địa chỉ của người có thẩm quyền gửi Identity and address of the applicant^(1)			Địa chỉ của người có thẩm quyền nhận Address of receiving authority^(2)
Người có thẩm quyền gửi ký tên dưới đây trân trọng chuyển các giấy tờ được liệt kê trong danh mục dưới đây (2 bộ) và yêu cầu tống đạt ngay một bộ hồ sơ, theo Điều 5 Công ước nêu trên, đến người được tống đạt là: The undersigned applicant has the honour to transmit in duplicate the documents listed below and, in conformity with Article 5 of the above-mentioned Convention, requests prompt service of one copy thereof on the addressee, i.e.:
Thông tin và địa chỉ của người được tống đạt Identity and address^(3)
^(4) □	a) Phù hợp với các quy định tại điểm a đoạn 1 Điều 5 Công ước này in accordance with the provisions of sub-paragraph a) of the first paragraph of Article 5 of the Convention.
^(5) □	b) Phù hợp với phương thức cụ thể dưới đây (điểm b đoạn 1 Điều 5 Công ước này): in accordance with the following particular method (sub-paragraph b) of the first paragraph of Article 5):^(6)
^(7) □	c) Bằng cách chuyển giao cho người được tống đạt, nếu người này tự nguyện nhận (đoạn 2 Điều 5 Công ước này) by delivery to the addressee, if he accepts it voluntarily (second paragraph of Article 5).
	Người có thẩm quyền được yêu cầu trả lại một bản sao các giấy tờ đã được cung cấp và các phụ lục (nếu có) kèm theo một Giấy xác nhận kết quả cho người có thẩm quyền gửi. The authority is requested to return or to have returned to the applicant a copy of the documents and of the annexes (if appropriate) - with the attached certificate.
	Danh mục giấy tờ/List of documents^(8)
	Lập tại/Done at^(9) The	Chữ ký và đóng dấu^(10) Signature and/or stamp

(Mặt sau yêu cầu tống đạt)

XÁC NHẬN KẾT QUẢ TỐNG ĐẠT CERTIFICATE
Phù hợp với Điều 6 của Công ước này, người có thẩm quyền ký tên dưới đây trân trọng xác nhận rằng, The undersigned authority has the honour to certify, in conformity with Article 6 of the Convention,
□	1. Giấy tờ đã được tống đạt that the document has been served
- Ngày/the (date)/le (date)
- Tại (địa điểm, phố, số nhà) at (place, street, number)
- Bằng một trong các phương thức được phép tại Điều 5 Công ước như dưới đây: in one of the following methods authorised by Article 5:
□		a) Phù hợp với các quy định tại điểm a đoạn 1 Điều 5 Công ước in accordance with the provisions of sub-paragraph a) of the first paragraph of Article 5 of the Convention
□		b) Phù hợp với phương thức cụ thể sau đây: in accordance with the following particular method:
□		c) Chuyển giao cho người được tống đạt, nếu người này tự nguyện nhận by delivery to the addressee, if he accepts it voluntarily
Giấy tờ nêu trong yêu cầu đã được chuyển giao đến: The documents referred to in the request have been delivered to:
Identity and description of person: Thông tin cá nhân và mô tả chi tiết về người được giao giấy tờ
Relationship to the addressee (family, business or other): Quan hệ với người được tống đạt (gia đình, kinh doanh hay quan hệ khác)
□	2. that the document has not been served, by reason of the following facts: Giấy tờ chưa được tống đạt, với lý do sau:
□	In conformity with the second paragraph of Article 12 of the Convention, the applicant is requested to pay or reimburse the expenses detailed in the attached statement (if appropriate). Phù hợp với đoạn 2 Điều 12 của Công ước này, người có thẩm quyền yêu cầu được đề nghị thanh toán hoặc hoàn trả các chi phí chi tiết kê khai kèm theo (nếu có)
Annexes Các phụ lục
Documents returned: Giấy tờ trả lại:
In appropriate cases, documents establishing the service: Trong trường hợp thích hợp, giấy tờ chứng minh việc tống đạt
Done at The Lập tại			Signature and/or stamp Chữ ký và/hoặc đóng dấu
NỘI DUNG TÓM TẮT GIẤY TỜ ĐƯỢC TỐNG ĐẠT SUMMARY OF THE DOCUMENT TO BE SERVED
Công ước tống đạt ra nước ngoài giấy tờ tư pháp và ngoài tư pháp trong lĩnh vực dân sự hoặc thương mại, ký tại La Hay ngày 15/11/1965 (Điều 5 đoạn 4) Convention on the Service Abroad of Judicial and Extrajudicial Documents in Civil or Commercial Matters, signed at The Hague, the 15th of November 1965 (Article 5, fourth paragraph).
Tên và địa chỉ của người có thẩm quyền yêu cầu: Name and address of the requesting authority					^(11)
Chi tiết về các bên: Particulars of the parties:					^(12)
□ ^(13) GIẤY TỜ TƯ PHÁP JUDICIAL DOCUMENT
Bản chất và mục đích của giấy tờ Nature and purpose of the document					^(14)
Bản chất và mục đích của thủ tục tố tụng và, giá trị tranh chấp, nếu có Nature and purpose of the proceedings and, when appropriate, the amount in dispute					^(15)
Ngày và nơi cần có mặt Date and Place for entering appearance					^(16)
Tòa án đã ra phán quyết Court which has given judgment					^(17)
Ngày ra phán quyết Date of judgment					^(18)
Thời hạn nêu trong giấy tờ Time limits stated in the document					^(19)
□ ^(20) GIẤY TỜ NGOÀI TƯ PHÁP EXTRAJUDICIAL DOCUMENT
Bản chất và mục đích của giấy tờ Nature and purpose of the document					^(21)
Thời hạn nêu trong giấy tờ Time-limits stated in the document					^(22)

Hướng dẫn thực hiện Mẫu số 02B

Mẫu số 02B gồm 3 phần:

Phần 1: Yêu cầu Tống đạt ra nước ngoài giấy tờ tư pháp và ngoài tư pháp (thực hiện theo các ghi chú từ (1) đến (10))

Phần 2: Giấy xác nhận kết quả (để trống - Cơ quan có thẩm quyền thực hiện của nước ngoài sẽ điền phần này)

Phần 3: Nội dung tóm tắt giấy tờ được tống đạt (thực hiện theo các ghi chú từ (11) đến (22)) Mẫu 02B phải được lập bằng tiếng Anh hoặc ngôn ngữ của nước được yêu cầu

Phần 1

^(1) Điền đầy đủ tên, địa chỉ thư hoàn chỉnh, số điện thoại, số fax và địa chỉ thư điện tử của cơ quan gửi là Bộ Tư pháp Việt Nam. Không điền tên của nguyên đơn hay đại diện của nguyên đơn vào mục này.

Bộ Tư pháp Việt Nam/Ministry of Justice

Địa chỉ/Address: 58 - 60 Tran Phu Street, Ba Dinh District, Ha Noi, Viet Nam

Số điện thoại/Phone number: ([phone] or ([phone]

Email: [e-mail]

^(2) Điền đầy đủ tên và địa chỉ của Cơ quan Trung ương của nước được yêu cầu. Danh sách đầy đủ và cập nhật địa chỉ của các cơ quan này có trên Mục Tống đạt trên trang của Hội nghị La Hay (Hcch.net)

Hướng dẫn vào trang Hcch.net

Mục Instruments, chọn Conventions, Protocos and Principles, chọn Công ước

Tống đạt

□ Convention of 15 November 1965 on the Service Abroad of Judicial and Extrajudicial Documents in Civil or Commercial Matters

Chọn mục Authorities

Chọn nước cần gửi đến.

Sao chép thông tin về tên và địa chỉ của cơ quan trung ương (Central Authority)

Ví dụ: Cơ quan trung ương của Hàn Quốc: sau khi chọn mục Authorities, chọn Korea, sao chép địa chỉ của cơ quan trung ương của Hàn Quốc

National Court Administration

Attn.: Director of International Affairs
Seocho-daero 219
Seocho-gu
SEOUL 137-750
Republic of Korea

^(3) Thông tin gồm

Cá nhân: Họ tên (đầy đủ), Quốc tịch, Giới tính, Địa chỉ nơi cư trú hoặc nơi làm việc, Ngày tháng năm sinh (nếu có)

Tổ chức: Tên đầy đủ, Địa chỉ trụ sở chính

Các yêu cầu gửi đến quốc gia thành viên sử dụng hệ chữ viết không phải bảng chữ cái La tinh thì cần kèm theo cả tên và địa chỉ của người nhận bằng một trong các ngôn ngữ chính thức của nước đó.

^(4) Lựa chọn (a): đánh dấu vào ô trống tương ứng nếu muốn giấy tờ được tống đạt bằng một phương thức xác định theo pháp luật trong nước của nước được yêu cầu (tống đạt chính thức) và phương thức này do quốc gia được tống đạt xác định. Chi phí có thể phát sinh nếu phải thuê cán bộ tư pháp hoặc người có thẩm quyền theo pháp luật của nước nhận để thực hiện việc tống đạt (Điều 12 (2) (a) Công ước).

^(5) Lựa chọn (b): đánh dấu vào ô trống nếu muốn giấy tờ được tống đạt bằng một phương thức đặc biệt.

^(6) Mô tả cụ thể cách thức tống đạt đặc biệt mà cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam mong muốn cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài thực hiện để đảm bảo đáp ứng yêu cầu của pháp luật tố tụng của Việt Nam.

Lưu ý: cách thức tống đạt đặc biệt có thể làm phát sinh thêm chi phí (Điều 12 (2) (b) Công ước)

^(7) Lựa chọn (c): đánh dấu vào ô trống tương ứng nếu muốn giấy tờ được tống đạt bằng cách chuyển giao cho người được tống đạt, nếu người này tự nguyên nhận (tống đạt không chính thức). Các phương thức tống đạt không chính thức khác nhau giữa các quốc gia thành viên và có thể bao gồm: tống đạt trực tiếp tại tòa án theo lệnh triệu tập để gửi giấy tờ được tống đạt, một số nước coi tống đạt qua bưu chính hoặc qua đại diện tố tụng hoặc cảnh sát cũng là tống đạt không chính thức...

^(8) Danh mục giấy tờ

Liệt kê tên các loại giấy tờ được tống đạt kèm theo Yêu cầu

Ví dụ: Thông báo thụ lý vụ án, Giấy triệu tập, Quyết định, Đơn khởi kiện...

^(9) Thông tin về nơi lập và thời gian lập văn bản yêu cầu ủy thác: Ví dụ: Lập tại Hà Nội, ngày 10/01/2016

^(10) Chữ ký của người có thẩm quyền và đóng dấu của Bộ Tư pháp

Phần 2: để trống (lưu ý nội dung phần này được in vào mặt sau của phần 1)

Phần 3:

^(11)Điền thông tin như mục^(1)

^(12) Điền thông tin như mục^(3)

^(13) Đánh dấu vào ô này nếu tống đạt văn bản tố tụng

^(14)Bản chất và mục đích của giấy tờ chỉ phân loại về mặt pháp lý đối với giấy tờ: tên gọi của giấy tờ đó

Ví dụ: thông báo về việc thụ lý, ngày mở phiên họp, phiên tòa giải quyết vụ án ly hôn

^(15) Tóm tắt ngắn gọn yêu cầu của nguyên đơn và căn cứ yêu cầu. Khi nguyên đơn có yêu cầu một khoản tiền thì cần nêu rõ khoản tiền cụ thể đó.

Ví dụ: Thông báo về việc thụ lý, ngày mở phiên họp, phiên tòa giải quyết vụ án ly hôn giữa Nguyên đơn bà Nguyễn Thị A và bị đơn ông Lee Che B. Vụ án liên quan đến yêu cầu về ly hôn, nuôi con chung và chia tài sản chung trị giá 100 triệu đồng.

^(16)Điền ngày và địa điểm chính xác để người nhận có mặt trước cơ quan có thẩm quyền theo nội dung trong giấy tờ. Các điều kiện và lưu ý kèm theo (nếu có). Nếu không cần người nhận có mặt, điền “không áp dụng” (not applicable) hoặc (n/a).

Ví dụ: Phiên tòa diễn ra vào lúc 8 giờ sáng ngày 10/01/2016 tại trụ sở Tòa án nhân dân thành phố Hà Nội. Địa chỉ: 43 Hai Bà Trưng, Hoàn Kiếm, Hà Nội, Việt Nam. Khi trình diện, cần mang theo giấy tờ xác minh nhân thân (hộ chiếu).

^(17) (18) Điền các mục này nếu giấy tờ được tống đạt là bản án, quyết định giải quyết việc của tòa án. Nếu giấy tờ không phải là bản án, quyết định giải quyết việc, điền “không áp dụng” (not applicable) hoặc (n/a)

Ví dụ: Bản án số 01/DSST-TA ngày 10/01/2016 do Tòa án nhân dân thành phố Hà Nội tuyên thì Mục 17 điền “Tòa án nhân dân thành phố Hà Nội” và địa chỉ của Tòa án nhân dân thành phố Hà Nội, Mục 18 điền ngày 10/01/2016.

^(19) Thông tin cần điền là ngày tháng của giấy tờ và các thời hạn cần lưu ý khác trong giấy tờ (thời hạn để bắt đầu thủ tục tố tụng, hoặc xem xét lại bản án hoặc quyết định...) Nếu không có thời hạn này, điền “không áp dụng” (not applicable) hoặc (n/a)

Ví dụ: Thông báo về việc thụ lý, ngày mở phiên họp, phiên tòa gồm thông tin về ngày thụ lý, ngày mở và ngày mở lại phiên họp hòa giải, ngày mở và ngày mở lại phiên tòa.

Đối với thông báo về bản án, thời hạn nêu trong giấy tờ là thời hạn để bản án có hiệu lực pháp luật và thời hạn để đương sự kháng cáo.

^(20) Đánh dấu vào ô trống nếu giấy tờ được tống đạt không phải là văn bản tố tụng

^(21) Bản chất và mục đích của giấy tờ đề cập đến phân loại về mặt pháp lý của giấy tờ: tên gọi của giấy tờ đó

^(22) Nếu không có thời hạn nêu trong giấy tờ, điền “không áp dụng” (not applicable) hoặc (n/a)

MẪU SỐ 03

Văn bản thông báo kết quả thực hiện ủy thác tư pháp của nước ngoài
(Ban hành kèm theo Thông tư liên tịch số 12/2016/TTLT/BTP-BNG-TANDTC ngày 19 tháng 10 năm 2016 của Bộ Tư pháp, Bộ Ngoại giao và Tòa án nhân dân tối cao quy định trình tự, thủ tục tương trợ tư pháp trong lĩnh vực dân sự)

^(1) --------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số:..../ V/v kết quả thực hiện ủy thác tư pháp của nước ngoài	........, ngày........ tháng....... năm....^(2)

Kính gửi: Bộ Tư pháp

Trả lời Công văn số... (3) ngày..... tháng...... năm.... của Bộ Tư pháp về việc ủy thác tư pháp về dân sự của nước ngoài

1. Tên cơ quan được ủy thác tư pháp Địa chỉ:	^(4)
2. Tên cơ quan ủy thác tư pháp: Địa chỉ: (nếu có) Số điện thoại: (nếu có) Email: (nếu có)	^(5)
3. Người có liên quan trực tiếp đến ủy thác tư pháp Cá nhân (Họ tên, Giới tính, Quốc tịch, Địa chỉ nơi cư trú hoặc nơi làm việc) Cơ quan, tổ chức (Tên đầy đủ; Địa chỉ/Văn phòng trụ sở chính)	(6)
4. Ủy thác tư pháp đã được thực hiện	^(7)
5. Ủy thác tư pháp không thể thực hiện được vì lý do sau đây	^(8)
6. Phụ lục - Giấy tờ trả lại - Văn bản chứng minh việc tống đạt - Văn bản khác	^(9)

Nơi nhận: - Như trên; - Lưu hồ sơ vụ việc, VP.

NGƯỜI CÓ THẨM QUYỀN GIẢI QUYẾT VỤ VIỆC^(10) (Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)

Hướng dẫn thực hiện Mẫu số 03

^(1) Tên cơ quan có thẩm quyền thực hiện ủy thác tư pháp của nước ngoài.

Ví dụ: Tòa án nhân dân thành phố Hà Nội

^(2) Địa điểm, thời gian lập văn bản

^(3) Số, ký hiệu, ngày tháng công văn của Bộ Tư pháp đề nghị thực hiện ủy thác tư pháp của nước ngoài

^(4) Tên, địa chỉ cơ quan có thẩm quyền thực hiện ủy thác tư pháp của nước ngoài

^(5) Tên, địa chỉ cơ quan ủy thác tư pháp của nước ngoài.

Ví dụ: Tòa án gia đình Seoul, Hàn Quốc

^(6) Họ tên, địa chỉ của đương sự được ủy thác tư pháp

^(7) Nêu rõ: ngày tháng năm thực hiện ủy thác tư pháp, địa điểm thực hiện ủy thác và phương thức thực hiện ủy thác. Phương thức thực hiện ủy thác tư pháp, nêu rõ phương thức đã thực hiện theo quy định của pháp luật tố tụng dân sự, thi hành án dân sự hoặc phương thức thực hiện đặc biệt theo đề nghị của cơ quan ủy thác tư pháp nước ngoài.

Ví dụ: tống đạt trực tiếp cho đương sự; niêm yết công khai...

Trường hợp tống đạt giấy tờ mà giấy tờ gửi qua người thân của đương sự là cá nhân hoặc người chuyên nhận văn bản (văn thư) của đương sự là cơ quan, tổ chức thì cần xác định rõ tên đầy đủ, số chứng minh thư hoặc số hộ chiếu, số điện thoại, ngày tháng năm sinh (nếu có) của người trực tiếp nhận giấy tờ và quan hệ với đương sự (cha, mẹ, anh chị em, người lao động...).

^(8) Nêu rõ lý do không thể thực hiện được ủy thác, ví dụ: địa chỉ không chính xác; đương sự đã chuyển đi nơi khác không xác minh được địa chỉ cư trú hiện tại...

^(9) Liệt kê danh mục các tài liệu gửi kèm văn bản thông báo, ví dụ: biên bản giao nhận văn bản; biên bản xác minh; biên bản lấy lời khai....

^(10) Người được giao thực hiện ủy thác tư pháp của nước ngoài ký tên, đóng dấu của cơ quan có thẩm quyền thực hiện ủy thác tư pháp.

Tiếng Anh (English)

MINISTRY OF JUSTICE - THE MINISTRY OF FOREIGN AFFAIRS - THE SUPREME PEOPLE’S COURT --------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM Independence - Freedom - Happiness ---------------
No. 12/2016/TTLT-BTP-BNG-TANDTC	Hanoi, October 19, 2016

JOINT CIRCULAR

ON PROCEDURES FOR MUTUAL LEGAL ASSISTANCE IN CIVIL MATTERS

Pursuant to the Law on mutual legal assistance dated November 21, 2007;

Pursuant to the Government's Decree No. 92/2008/ND-CP dated August 22, 2008 on guidelines for the Law on mutual legal assistance;

The Minister of Justice, the Minister of Foreign Affairs and the Chief Justice of the Supreme People’s Court jointly promulgate a Joint Circular on procedures for mutual legal assistance in civil matters.

Chapter I

GENERAL PROVISIONS

Article 1. Scope

...

...

...

Article 2. Regulated entities

This Joint Circular applies to Vietnamese agencies, organizations, and individuals and foreign agencies, organizations, and individuals that are involved in the mutual legal assistance in civil matters.

Article 3. Interpretation of terms

For the purposes of this Joint Circular, the terms below shall be construed as follows:

1. Vietnamese judicial request is a written request issued by a Vietnamese competent authority that requests a foreign competent authority to render one or a number of mutual legal assistance activities in civil matters.

2. Foreign judicial request is a written request issued by a foreign competent authority that requests a Vietnamese competent authority to render one or a number of mutual legal assistance activities in civil matters.

3. Payers of costs incurred in executing Vietnamese judicial requests (hereinafter referred to as Vietnamese request payers) include but are not limited to:

a) Any of litigants prescribed in Article 152 and 153 of the Civil Procedure Code 2015 in terms of requests for service of procedural documents, taking of evidence to settle civil cases and matters and requests for service of appeal decisions, cassation decisions, and reopening decision;

b) Any of agencies, organizations, or individuals that request the enforcement of a judgment/decision of a court or an arbitrator resulting in requests abroad.

...

...

...

5. Hague Service Convention is Convention on Service Abroad of Judicial and Extrajudicial Documents in Civil or Commercial Matters, signed at the Hague in 1965.

6. Primary service channel is the method of forwarding documents to be served through a Central Authority of the Requested State in accordance with regulations of Article 2 through Article 7 of Hague Service Convention.

7. Indirect consular channel is the method of forwarding documents to be served through consular agents of the Requesting State and competent authorities of the Requested State as prescribed in paragraph 1 Article 9 of Hague Service Convention.

8. Indirect diplomatic channel is the method of forwarding documents to be served through diplomatic agents of the Requesting State and competent authorities of the Requested State as prescribed in paragraph 2 Article 9 of Hague Service Convention.

9. Direct diplomatic and consular channel is the method of forwarding documents to be served to addressees through diplomatic agents or consular agents of the State in which the documents originate without through competent authorities of the State addressed as prescribed in Article 8 of Hague Service Convention.

Article 4. Application of foreign laws in mutual legal assistance in civil matters

1. Any of foreign laws shall apply in accordance with Clause 2 Article 3 of the Law on mutual legal assistance if all of the following requirements are met:

a) There has been an international treaty on mutual legal assistance between Vietnam and such foreign country associated with the issue concerned;

b) There has been a request for applying laws of such foreign country issued by its competent authority;

...

...

...

2. The Ministry of Justice shall take charge and cooperate with the Supreme People’s Court and the Ministry of Foreign Affairs in considering the application of foreign laws. In a case where any of requirements specified in Clause 1 of this Article is not met or it fails to apply foreign laws, the Ministry of Justice shall reply the competent authorities of the foreign country in writing or request the Ministry of Foreign Affairs to reply requests for application of foreign laws that are sent through diplomatic channel.

Article 5. Application of principle of reciprocity in mutual legal assistance in civil matters

A Vietnamese competent authority reserves right to refuse provision of the mutual legal assistance in civil matters for a foreign country according to the principle of reciprocity in mutual legal assistance in civil matters between Vietnam and such foreign country as prescribed in Clause 2 Article 4 of the Law on mutual legal assistance when:

1. There are substantial grounds for believing that the foreign party fails to provide mutual legal assistance in civil matters for Vietnam.

2. The provision of the assistance is not consistent with basic principles of Vietnamese laws.

Article 6. Costs of executing requests in civil matters

1. Persons prescribed in Clause 3 Article 3 of this Joint Circular must pay costs of executing requests, unless otherwise prescribed by the laws or international treaties to which Vietnam is a signatory.

2. Costs of executing Vietnamese judicial requests include fees, charges and actual costs incurred during the process of executing requests in accordance with Vietnamese laws and relevant foreign laws.

3. Costs of executing foreign judicial requests include fees, charges and actual costs incurred during the process of executing requests in accordance with Vietnamese laws.

...

...

...

5. According to a particular Vietnamese judicial request, the actual costs of executing the request shall include one or a number of costs below:

a) Costs of translation, notarization, and authenticity of requests;

b) Costs of service of request abroad;

c) Costs of taking or giving of evidence abroad;

d) Extraordinary costs (if any) in accordance with Vietnamese laws and relevant foreign laws.

6. According to a particular foreign judicial request, the actual costs of executing the request shall include one or a number of costs below:

a) Costs of service of request forwarded by entities in charge of service of process in accordance with Vietnamese laws;

b) Costs of taking and giving of evidence;

c) Costs of executing request on special requirements of the foreign party;

...

...

...

7. Actual costs of executing request prescribed in Clause 5 and Clause 6 of this Article that are collected as prescribed in Articles 7, 8, and 9 of this Joint Circular.

Article 7. Collection and payment of actual costs of executing Vietnamese judicial requests

1. Domestic actual costs shall be directly paid by the Vietnamese request payers to the service providers.

2. With regard to actual costs collected by a foreign competent authority:

a) In a case where an amount of actual costs has been determined in accordance with laws of foreign party at the time which an authority which is competent to make a Vietnamese judicial request (hereinafter referred to as Vietnamese judicial requesting authority) prepare documents, such authority shall notify the Vietnamese request payer of payment of such expenses for the foreign competent authority in accordance with Vietnamese laws and relevant foreign laws.

b) In a case where the actual costs have not been determined at the time which the Vietnamese judicial requesting authority prepare documents, such authority shall notify the Vietnamese request payer of paying an advance of VND 3 million to the civil enforcement agency of the province where the Vietnamese judicial requesting authority is located. The amount of such advance shall cover the actual costs at the request of the foreign competent authorities and expenses associated with fund transfer abroad made by the civil enforcement agency.

Article 8. Procedures for transferring and paying advances on actual costs of executing Vietnamese judicial requests ex

An advance on actual costs of executing a Vietnamese judicial request shall be transferred and paid in accordance with Point b Clause 2 Article 7 of this Joint Circular as follows:

1. The civil enforcement agency shall open an account at a commercial bank for the purpose of transfer actual costs of executing the Vietnamese judicial request to a foreign competent authority.

...

...

...

3. Within 03 working days, from the date on which the document sent by the foreign competent authority is received, the Vietnamese judicial requesting authority shall forward this document and notify the civil enforcement agency and Vietnamese request payer of the actual costs upon request of the foreign competent authority.

4. Within 07 working days from the date on which the document sent by the Vietnamese judicial requesting authority is received, the civil enforcement agency shall pay the actual costs to the foreign party as follows:

a) In case of sufficient advance on actual costs paid to the foreign competent authority and expenses associated with the fund transfer abroad, the civil enforcement agency shall make the fund transfer to the foreign party upon request of the foreign competent authority.

b) In case of insufficient advance on actual costs paid to the foreign competent authority and expenses associated with the fund transfer abroad, the civil enforcement agency of province shall notify the Vietnamese request payer of the outstanding amount and deadlines for additional payments.

Upon expiry of the given deadline, if the Vietnamese request payer fails to pay the outstanding amount, the civil enforcement agency shall transfer the amount of advance which is deducted from expenses associated with the fund transfer abroad to the foreign competent authority in the case where the foreign competent authority has returned results of request or has notified the authority competent to execute the request in accordance with regulations of law if the foreign party requests to pay full actual expenses before the executing Vietnamese judicial request.

5. Upon the fund transfer to the foreign party, the civil enforcement agency shall notify the Vietnamese judicial requesting authority and the Vietnamese request payer in writing of performed work, outstanding amount to be paid additionally and the excess amount of advance.

In the written notification, the civil enforcement agency shall specify a given time limit in order for the Vietnamese request payer to receive the excess of advance (if any) in terms of the request related to civil judgment enforcement, service of appeal decisions, cassation or reopening decisions.

With respect to requests for first-instance trial courts and appellate trial courts, the civil enforcement agency of province shall return the excess of advance to the Vietnamese request payer upon decisions issued by the court in charge of such civil cases/matters.

6. In a case where the results of request has been not receipt or the it has failed to executed the request for the reason that the request payer failed to pay outstanding amount of advance; or the foreign competent authority notify that the actual costs shall be collected, the Vietnamese judicial requesting authority shall return the advance to the payer upon the completion of the civil matter. The civil enforcement agency shall return the advance to the payer in accordance with the above-mentioned decision.

...

...

...

1. In a case where actual costs have been determined at the time which the Vietnamese competent authority receives documents on request, such authority shall require the foreign competent authority to pay those actual costs to a Vietnamese competent authority.

2. In a case where actual costs have not been determined at the time of receipt of the request, within 05 working days from the date of determination, the Vietnamese authority competent to execute the foreign judicial request shall notify the foreign competent authority of amount of expenses, method of payment and the payment period that does not exceed 60 days from the date of notification.

Within 05 working days from the deadline specified in the notification, if the foreign competent authority has failed to pay the actual costs, the Vietnamese authority competent to execute the foreign judicial request shall notify the foreign competent authority of the failure to execute the request and return relevant documents.

The procedures for notification of collection of expenses and returning of documents to the foreign competent authority shall be carried out in accordance with Article 21 of this Joint Circular.

Chapter II

EXECUTING VIETNAMESE JUDICIAL REQUESTS

Article 10. Competence to request Vietnamese judicial request

1. The Vietnamese judicial requesting authorities consist of the Supreme People’s Court; Superior People’s Courts; People’s Courts of provinces; civil enforcement agencies of provinces; the Supreme People’s Procuracy; Superior People’s Procuracies; People’s Procuracies of provinces and other competent agencies in accordance with regulations of law.

2. If a People’s Court of district, a People’s Procuracy of district, or a civil enforcement agency of district, during the settlement of a civil matter or the enforcement of a civil judgment, discover that the need of request abroad arises, it shall send documents as prescribed in Article 11 of the Law on mutual legal assistance and Article 11 of this Joint Circular to the respective authority at the provincial level prescribed in Clause 1 of this Article.

...

...

...

1. A request shall be made in triplicate annexed to documents prescribed in Article 11 of the Law on mutual legal assistance as follows:

a) A proposal for judicial request in civil matters shall be made using form No. 01 issued herewith;

b) A letter of request prescribed in Article 12 of the Law on mutual legal assistance shall be made using form No. 02A issued herewith. In a case where request for service of judicial documents is made through primary channel of Hague Service Convention, the letter of request shall be made using form No. 02B issued herewith;

c) Other documents at the request of competent authorities of the Requested State (if any);

d) Other documents serving the execution of request by Vietnamese judicial requesting authorities

2. Each request shall be made in the following forms:

a) Documents specified in Points a, b, and c Clause 1 of this Article shall be signed by persons competent to settle certain civil matters that have requested request unless the letter of request has been made using form No. 02B issued herewith.

b) Documents prescribed in Points a and Point b Clause 1 of this Article shall be originals and other documents in service of the execution of request shall be originals or copies. Any of copies and translations of those documents prescribed in Points b, c, and d Clause 1 of this Article shall be duly authenticated as prescribed by law. With regard to any of documents other than those made or certified by a competent authority, the competent authority of the locality where the documents establishing the request are prepared shall collate its copy and its original and bear the certification thereon in case of similarity;

c) In a case where a civil matter subject to request for judicial assistance involves one or multiple litigants with different addresses, separate request shall be made according to each litigant’s address;

...

...

...

3. The request shall be made in the language prescribed in Article 5 of the Law on mutual legal assistance. In a case where a Vietnamese authority competent to prepare judicial requests is unable to determine the official language or another language which is accepted by the Requested State, the Vietnamese judicial requesting authority shall send a written notice to the Ministry of Foreign Affairs for consideration. Within 03 working days from the date on which the notice of the Vietnamese judicial requesting authority is received, the Ministry of Foreign Affairs shall ask a foreign competent authority about the language to be used in mutual legal assistance. Within 03 working days from the date on which a reply of the foreign party is received, the Ministry of Foreign Affairs shall forward it to the Vietnamese authority competent to prepare requests.

Article 12. Eligibility of Vietnamese judicial requests

A request shall be considered eligible when all of the following conditions are met:

1. The request is in accordance with Article 11 of this Joint Circular.

2. There are receipts of fees/charges and certification of payment of actual costs to foreign competent authority in accordance with Point a Clause 2 Article 7 or receipts of payment of advance on actual costs prescribed in Point b Clause 2 Article 7 of this Joint Circular.

Article 13. Procedures for receipt and delivery of Vietnamese judicial requests at the Ministry of Justice

Within 10 working days from the date on which a Vietnamese judicial request is received, the Ministry of Justice shall keep record of this request and verify its eligibility in accordance with Article 12 of this Joint Circular and perform the following tasks:

1. In case of eligible request, one of the procedures below shall be followed:

a) Forward the judicial requests through primary service channel or to the foreign competent authority in accordance with the international treaty to which Vietnamese and such country is a member;

...

...

...

c) Forward the judicial requests through indirect diplomatic channel or indirect consular channel at the proposal of the Vietnamese judicial requesting authority or in case of failure to serve them through primary service channel.

2. In case of ineligible request as prescribed in Article 11 and Article 12 of this Joint Circular, the Ministry of Justice shall return this request to the authority from which it is addressed and provide explanation.

Article 14. Procedures for receipt and delivery of Vietnamese judicial requests at the Ministry of Foreign Affairs and overseas representative agents of Vietnam

1. Upon receipt of a request forwarded by the Ministry of Justice, the Ministry of Foreign Affairs shall keep record of such request and forward it to an overseas representative agent of Vietnam.

2. Upon receipt of the request forwarded by the Ministry of Foreign Affairs, the overseas representative agent of Vietnam shall keep record of such request and forward it to a foreign competent authority within 05 working days from the date of receipt.

3. The service of judicial documents through direct diplomatic and consular channel in accordance with Hague Service Convention for Vietnamese citizens or foreign citizens that is not opposed by such country or is permitted by its internal laws shall be effected in accordance with guidelines of the Ministry of Foreign Affairs and the Supreme People’s Court.

Article 15. Notification of results and progress of executing Vietnamese judicial requests

1. Within 05 working days from the date on which the results of executing a request and enclosed documents (if any) forwarded by a foreign competent authority are received, the overseas representative agent of Vietnam shall forward them to the Ministry of Foreign Affairs.

2. Within 05 working days from the date on which the results of executing a request and enclosed documents (if any) forwarded by the overseas representative agent of Vietnam are received, the Ministry of Foreign Affairs shall forward them to the Ministry of Justice.

...

...

...

4. In a case where the Vietnamese judicial requesting authority requests the Ministry of Justice to require the foreign competent authority to notify the progress of executing the request, the procedure for sending such request and notification of reply shall follow Article 13, 14, and 15 of this Joint Circular.

Article 16. Addressing results of requests at Vietnamese judicial requesting authorities

1. The results of requests for the settlement of civil matters shall be addressed in accordance with law on civil procedures.

2. The results of requests for the settlement of civil judgment enforcement shall be addressed in accordance with law on civil judgment enforcement.

3. The results of requests for the settlement of other petitions shall be addressed in accordance with relevant laws.

Chapter III

EXECUTING FOREIGN JUDICIAL REQUESTS

Article 17. Competence to execute foreign judicial requests

1. Vietnamese authorities competent to execute foreign judicial requests consist of:

...

...

...

b) Civil enforcement agencies of provinces in case that foreign judicial requests relate to civil judgment enforcement;

c) Bailiffs in charge of service of judicial documents as prescribed by law.

During the process of executing foreign judicial requests, any of People’s Courts of provinces, civil enforcement agencies of provinces may request any of agencies, organizations, and individuals to give evidence or information in accordance with law on civil procedures and civil judgment enforcement.

2. Competence of Vietnamese authorities competent to execute foreign judicial requests shall be exercised within the following scope:

a) At the place where the addressee being in individual resides or works or where the addressee being an entity's headquarter or branch is located at the proposals of the foreign competent authority;

b) At the place where the witness or expert witness resides or works;

c) At the place where the taking or giving of evidence is carried out.

Article 18. Foreign judicial requests

A foreign judicial request shall consist of the following:

...

...

...

2. There are receipts of fees/charges for foreign judicial request in civil matters in Vietnam in accordance with applicable regulations on fees/charges for judicial requests in civil matters and actual costs (if any).

Article 19. Receipt and verification of eligibility of foreign judicial requests

1. The Ministry of Justice shall receive foreign judicial requests as prescribed in an international treaty on mutual legal assistance in civil matters to which Vietnam and such country are members or through primary channel, indirect diplomatic channel, and indirect consular channel of Hague Service Convention.

Within 05 working days from the date on which a foreign judicial request is received, the Ministry of Foreign Affairs shall forward it and enclosed documents (if any) to the Ministry of Justice.

2. Within 10 working days from the date on which the foreign judicial request is received, the Ministry of Justice shall keep record of the judicial request and verify its eligibility and perform the following tasks:

a) In case of eligible judicial request, the Ministry of Justice shall forward it to a competent authority of Vietnam prescribed in Article 17 of this Joint Circular;

b) In case of ineligible judicial request, the Ministry of Justice shall return it or assign the Ministry of Foreign Affairs to return it to the foreign competent authority and provide explanation.

Article 20. Procedures and time limit for executing foreign judicial requests

1. Within 07 working days from the date on which a foreign judicial request is received, a competent authority of Vietnam shall keep record of the judicial request and perform the following tasks:

...

...

...

b) Return the request to the Ministry of Justice in case that the civil matter concerned is ultra vires;

c) In a case where additional information or material is required or actual costs arise in relation with the executing of request, within 05 working days from the date on which the aforesaid information or material, or the actual costs are determined, a competent authority of Vietnam shall notify the foreign competent authority of such addition as prescribed in Article 21 or pay the actual costs as prescribed in Article 9 of this Joint Circular.

2. The competent authority of Vietnam shall apply the following regulations to execute a foreign request:

a) Apply regulations of law on civil procedures and civil judgment enforcement in a manner similarly to domestic civil matters;

b) Apply a particular method at the request of the foreign competent authority. In a case where the competent authority prescribed in Article 4 of this Joint Circular has applied foreign laws but a particular method has not been applied in reality, the competent authority shall notify such failure; the Ministry of Justice shall notify the foreign competent authority thereafter of such results according to the procedure for provision of results of executing foreign judicial requests.

3. The competent authority of Vietnam shall execute the foreign request within the time limit as required by the foreign competent authority in accordance with the given international treaty to which Vietnam is a member. In a case where the foreign competent authority fails to determine the time limit, it shall not exceed 90 days from the date on which the competent authority of Vietnam receives the document from the Ministry of Justice.

Upon expiry of afore-mentioned time limit, if the competent authority of Vietnam has not been execute the judicial request, this authority shall notify the Ministry of Justice and provide explanation.

4. In case of any actual costs arising during the executing of foreign request, the competent authority of Vietnam may postpone the execution until payment of full amount of actual costs.

Article 21. Procedures and time limit for results of executing foreign judicial requests

...

...

...

2. Within 05 working days from the receipt of notice, the Ministry of Justice shall forward the notice and enclosed documents (if any) to the competent authority of the Requesting State in accordance with the international treaty or to the Ministry of Foreign Affairs in case of judicial request addressed through the Ministry of Foreign Affairs.

3. Within 05 working days from the receipt of the notice and enclosed documents (if any), the Ministry of Foreign Affairs shall forward them to the competent authority of the Requesting State in which the judicial request originates.

4. In a case where the foreign competent authority requires information about the progress of executing request, the procedure for receipt, delivery and reply to such request shall be carried out similarly to that in relation with notice of results of foreign judicial requests. Time limit assigned in each competent authority of Vietnam is 05 working days from the date of receipt.

Chapter IV

RESPONSIBILITIES OF RELEVANT AUTHORITIES

Article 22. Responsibilities of the Ministry of Justice

1. Inspect, expedite, and notify results of executing foreign judicial requests and Vietnamese judicial request in case of presence of international treaties on mutual legal assistance in civil matters between Vietnam and foreign countries.

2. Update international treaties on mutual legal assistance in civil matters coming into force to which Vietnam is a signatory on the website of the Ministry of Justice.

3. Update regulations on language requirements for request documents, fees/charges and other regulations related to foreign countries that have signed or have not signed international treaties on mutual legal assistance in civil matters with Vietnam on the basis of information provided the Ministry of Foreign Affairs. The aforesaid information shall be posted in the website of the Ministry of Justice.

...

...

...

5. Perform other tasks in accordance with the Law on mutual legal assistance and relevant legislative documents.

Article 23. Responsibilities of the Ministry of Foreign Affairs

1. Inspect, expedite, and notify results of executing foreign judicial requests and Vietnamese judicial requests in a case that judicial requests are addressed through diplomatic channel or direct diplomatic and consular channel in accordance with Hague Service Convention.

2. Update regulations on language requirements for request documents, fees/charges and other regulations related to foreign countries to which Vietnamese judicial requests are addressed in case that those countries have not signed international treaties on mutual legal assistance in civil matters with Vietnam. The aforesaid information shall be posted in the website of the Ministry of Justice and forwarded to the Ministry of Justice for common update.

3. Provide information about costs of executing judicial requests abroad as required by competent authorities of Vietnam; support the fund transfer for the purpose of executing judicial requests to foreign competent authorities in special cases.

4. Cooperate with the Ministry of Justice in determination and update of progress of executing Vietnamese judicial requests abroad.

5. Send annual reports on of the progress of executing Vietnamese judicial requests and foreign judicial requests within its competent, progress of requests for service of procedural documents related to overseas Vietnamese citizens to the Ministry of Justice or upon request.

6. Declare and update addresses and central contacts in respect of judicial requests of overseas representative agents of Vietnam in the website of the Ministry of Foreign Affairs.

7. Perform other tasks in accordance with the Law on mutual legal assistance and relevant legislative documents.

...

...

...

1. Cooperate, inspect, and expedite courts in charge to execute mutual legal assistance in accordance with this Joint Circular and relevant law provisions.

2. Cooperate with the Ministry of Justice and The Ministry of Foreign Affairs in guidelines for executing of judicial requests in civil matters and review and summarize the progress of execution.

3. Perform other tasks in accordance with the Law on mutual legal assistance and relevant legislative documents.

Article 25. Responsibilities of competent authorities of Vietnam in mutual legal assistance in civil matters

1. Execute judicial requests in accordance with this Joint Circular and relevant law provisions.

2. Notify judicial request payers of amounts and methods of paying costs of executing judicial requests in accordance with law on fees and charges and this Joint Circular.

3. Send annual reports on progress of executing foreign judicial requests to the Ministry of Justice and the Ministry of Foreign Affairs or upon request.

4. Perform other tasks in accordance with the Law on mutual legal assistance and relevant legislative documents.

Chapter V

...

...

...

Article 26. Entry into force

1. This Joint Circular comes into force from December 6, 2016 and replaces Joint Circular No. 15/2011/TTLT-BTP-BNG-TANDTC dated September 15, 2011 of the Ministry of Justice, the Ministry of Foreign Affairs, and the Supreme People’s Court on guidelines for regulations on mutual legal assistance in civil matters of the Law on mutual legal assistance. The service of procedural documents for overseas Vietnamese through Vietnam’s representative bodies overseas shall be affected in accordance with regulations of the Supreme People’s Court and including.

2. This Joint Circular No. 15/2011/TTLT-BTP-BNG-TANDTC dated September 15, 2011 of the Ministry of Justice, the Ministry of Foreign Affairs, and the Supreme People’s Court on guidelines for regulations on mutual legal assistance in civil matters of the Law on mutual legal assistance shall keep applying to Vietnamese judicial requests and foreign judicial requests that are made before the entry into force of this Joint Circular.

Article 27. Implementation

Difficulties that arise during the implementation of this Circular should be reported to the Ministry of Justice, the Ministry of Foreign Affairs, and the Supreme People’s Court for consideration./.

P.P. CHIEF JUSTICE OF THE SUPREME PEOPLE’S COURT
DEPUTY CHIEF JUSTICE




Nguyen Thuy Hien

P.P. THE MINISTER OF FOREIGN AFFAIRS
DEPUTY MINISTER




Nguyen Quoc Dung

P.P. THE MINISTER OF JUSTICE
DEPUTY MINISTER




Nguyen Khanh Ngoc

...

...

...