|
ỦY BAN DÂN SỐ, GIA ĐÌNH VÀ TRẺ EM
*******
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc Lập – Tự Do – Hạnh Phúc
*******
|
|
Số: 01/2006/TT-DSGĐTE
|
Hà Nội,
ngày 15 tháng 9 năm 2006
|
THÔNG TƯ
HƯỚNG DẪN QUẢN LÝ HẬU CẦN CÁC PHƯƠNG TIỆN TRÁNH THAI
Để thực hiện tốt việc quản lý hậu cần các phương tiện tránh thai, Ủy
ban Dân số, Gia đình và Trẻ em (DSGĐTE) hướng dẫn cụ thể như sau:
I. NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
1. Phạm vi điều chỉnh
Thông tư này hướng dẫn việc quản lý hậu cần bao gồm: các hoạt động
giao, nhận, bảo quản, phân phối và sử dụng các phương tiện tránh thai (PTTT).
2. Đối tượng thực hiện
2.1. Ủy ban DSGĐTE các cấp, các cơ quan, đơn vị và cá nhân tham gia
giao, nhận, bảo quản, phân phối PTTT phục vụ Chương trình mục tiêu quốc gia Dân
số và Kế hoạch hóa gia đình (DS-KHHGĐ);
2.2. Các công ty, tổng công ty được Ủy ban DSGĐTE ký hợp đồng dịch vụ
hậu cần giao, nhận, bảo quản, vận chuyển PTTT, sau đây gọi tắt là “Đơn vị dịch
vụ hậu cần PTTT”;
2.3. Các dự án hậu cần PTTT, bao gồm cả các dự án tiếp thị xã hội PTTT.
3. Giải thích từ ngữ
Trong Thông tư này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
3.1. ISO (viết tắt của cụm từ tiếng Anh: International Standards
Organization) là Tổ chức tiêu chuẩn Quốc tế.
3.2. CE (viết tắt của cụm từ tiếng Anh: Cefiticate Euro) là chứng chỉ
Châu Âu.
3.3. WHO (viết tắt của cụm từ tiếng Anh: World Health Organization) là
Tổ chức Y tế Thế giới.
3.4. GMP (viết tắt của cụm từ tiếng Anh: Good Manufacture Practices) là
Thực hành sản xuất tốt.
3.5. Dự phòng an toàn là lượng hàng hóa được sử dụng để dự phòng những
trở ngại trong khâu vận huyên, phân phối, thiếu hụt hàng từ tuyến trên hoặc do
nhiều nguyên nhân khách quan khác.
II. TIÊU CHUẨN CƠ SỞ VẬT CHẤT NHÀ KHO VÀ CÁN BỘ
1. Nhà kho
1.1. Nhà kho chứa PTTT có diện tích phù hợp yêu cầu mức tồn kho tối đa,
đảm bảo không gian đi lại, thuận tiện thao tác xuất nhập hàng. Diện tích kho
tối thiểu ở tuyến tỉnh là 20m2; ở tuyến huyện là 6m2.
1.2. Nhà kho được xây dựng kiên cố (đạt cấp 3 trở lên); hệ thống cửa đảm
bảo an ninh, tránh ánh sáng mặt trời chiếu trực tiếp vào kho; không để nước
thấm, hắt, dột.
2. Phương tiện bảo quản
2.1. Trang thiết bị tối thiểu đối với kho tuyến tỉnh: có máy điều hòa
nhiệt độ, máy hút ẩm, máy hút bụi, giá, kệ, bình chữa cháy, nhiệt kế, ẩm kế,
quạt trần/quạt cây, quạt thông gió.
2.2. Trang thiết bị tối thiểu đối với kho tuyến huyện: có giá, kệ, bình
chữa cháy, quạt trần, quạt thông gió. Ngoài ra, có thể lắp máy điều hòa, máy
hút ẩm, máy hút bụi.
3. Điều kiện bảo quản
3.1. Những quy định chung về bảo quản
3.1.1. Đủ thông thoáng gió: đề phòng hư hỏng do quá nóng khi ở tuyến
huyện không có điều hòa nhiệt độ.
3.1.2. Đủ ánh sáng: đảm bảo đủ độ sáng để dễ dàng nhìn thấy mã ký hiệu
và nhãn hiệu của hàng hóa. Tránh ánh sáng mặt trời hoặc tia cực tím chiếu trực
tiếp vào sản phẩm.
31.3. Tránh các tác nhân gây hại: tránh đèn huỳnh quang, gần các mô tơ
điện, các hóa chất và dầu thực vật có thể làm giảm tuổi thọ của PTTT; phòng
chống các loại động vật gặm nhấm và đặc biệt là mối có thể làm hư hỏng bao bì
và PTTT.
3.1.4. Đảm bảo khô ráo: tránh để nước hoặc độ ẩm cao phá hủy PTTT và
bao bì đóng gói.
3.1.5. Sử dụng giá, kệ để hàng: tránh ẩm, ướt từ nền nhà kho; dễ dàng
di chuyển và theo dõi, quản lý hàng hóa.
3.1.6. Hàng hóa được sắp xếp hợp lý: kê hàng trên giá kệ cao ít nhất 10
cm so với nền nhà và cách tường 35 cm, không chồng hàng cao quá 2.5 m so với
mặt sàn. Hàng cách trần ít nhất 35 cm.
3.1.7. An toàn và an ninh: cửa ra vào, cửa sổ và khóa cửa phải đảm bảo
an ninh, yêu cầu phòng cháy, chữa cháy theo quy định hiện hành; các bình chữa
cháy đặt ở nơi dễ thấy, dễ lấy.
3.1.8. Duy trì việc ghi chép: có đầy đủ sổ kho, phiếu xuất, nhập và ghi
chép theo các quy định hiện hành về quản lý vật tư.
3.1.9. Đủ hàng dự trữ: đảm bảo tồn kho tối thiểu và tối đa cho từng
tuyến.
3.1.10. Bảo đảm chất lượng: thường xuyên kiểm tra, kiểm soát chất lượng
và hạn dùng PTTT.
3.1.11. Đủ chỗ làm việc: đủ không gian kho cho việc xuất, nhập, vận
chuyển, kiểm kê các PTTT; dễ dàng cho việc kiểm tra, giám sát kho PTTT.
3.2. Một số quy định cụ thể
3.2.1. Nhiệt độ: Bảo quản thuốc viên uống tránh thai ở nhiệt độ 15-250C;
các loại PTTT khác bảo quản ở nhiệt độ 15-300C.
3.2.2. Độ ẩm: Dưới 70%
3.2.3. Kiểm tra, kiểm soát chất lượng: khi phát hiện có PTTT nghi ngờ
không đảm bảo chất lượng thì tạm ngừng phân phối và kịp thời gửi văn bản báo
cáo cấp trên trực tiếp.
Một số dấu hiệu nghi ngờ không đảm bảo chất lượng, bao gồm: Thuốc viên
uống tránh thai có dấu hiệu giảm độ cứng (ấn vào bị vỡ), đổi màu, có vết nứt
trên viên thuốc, màng nhôm không còn nguyên vẹn; bao cao su bị chảy dầu, bao
gói foil nhôm không còn nguyên vẹn; dụng cụ tử cung (DCTC) có bao bì đóng gói
không còn nguyên vẹn, đổi màu đồng, thiếu hoặc biến dạng các bộ phận của DCTC
(ống đặt, màng, dây đồng, dây kéo); thuốc tiêm biến màu hoặc vón cục; thuốc cấy
có bao bảo quản không còn nguyên vẹn, thiếu hoặc biến dạng các bộ phận của que
cấy.
3.2.4. Kiểm tra hạn dùng: Kiểm tra thường xuyên không để PTTT sát hạn,
quá hạn. Khi phát hiện các dấu hiệu của PTTT sát hạn, quá hạn, báo cáo ngay
bằng văn bản với cấp trên trực tiếp để giải quyết. Không tiếp nhận và phân phối
các PTTT đã quá hạn sử dụng.
4. Cán bộ
Ủy ban DSGĐTE các cấp bố trí đủ cán bộ đã qua đào tạo nghiệp vụ; có văn
bản quy định rõ trách nhiệm, chức năng, nhiệm vụ cho từng cán bộ và cơ chế phối
hợp giữa các cán bộ có liên quan đến việc tiếp nhận, bảo quản và xuất, nhập các
PTTT như thủ kho, kế toán và cán bộ nghiệp vụ quản lý hậu cần PTTT.
4.1. Thủ kho (chuyên trách hoặc kiêm nhiệm):
4.1.1. Có trình độ sơ cấp Y hoặc Dược trở lên, được đào tạo về nghiệp
vụ quản lý hậu cần các PTTT.
4.1.2. Hiểu biết và thực hiện tốt việc quản lý hàng hóa, vật tư, ghi
chép hồ sơ xuất, nhập hàng hóa, vật tư theo quy định của Bộ Tài chính.
4.2. Cán bộ quản lý hậu cần (chuyên trách hoặc kiêm nhiệm):
4.2.1. Đã qua các lớp đào tạo quản lý hậu cần các PTTT do Ủy ban DSGĐTE
tổ chức.
4.2.2. Làm việc ổn định, lâu dài
III. QUY CÁCH, TIÊU CHUẨN PHƯƠNG TIỆN TRÁNH THAI
1. Phương tiện tránh thai lưu hành ở Việt Nam đạt được ít nhất một
trong hai điều kiện như sau:
1.1. Đã hoặc đang được phân phối, sử dụng trong Chương trình mục tiêu
quốc gia DS-KHHGĐ.
1.2. Có giấy phép lưu hành sản phẩm (còn giá trị lưu hành) hoặc giấy
phép nhập khẩu do Bộ Y tế cấp.
2. Đạt tiêu chuẩn Quốc tế (ISO, CE, GMP, WHO…) mới nhất được công nhận
lưu hành rộng rãi phù hợp với từng loại PTTT và các quy cách kỹ thuật cụ thể
theo yêu cầu của từng dự án hậu cần PTTT.
3. Hạn dùng PTTT: Đối với PTTT sản xuất tại Việt Nam hoặc nhập khẩu,
khi nhập kho Trung ương, hạn dùng còn tối thiểu 30 tháng đối với PTTT có hạn
dùng dưới 5 năm; hạn dùng còn tối thiểu 50 tháng đối với PTTT có hạn dùng từ 5
năm trở lên. Riêng đối với thuốc tránh thai (tiêm, cấy, viên uống) viện trợ
được áp dụng theo hướng dẫn tại Thông tư số 13/1998/TT-BYT ngày 15/10/1998 của
Bộ Y tế.
4. Thực hiện các quy định về nhãn hiệu hàng hóa, xuất, nhập khẩu PTTT
của cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam.
5. Có hướng dẫn sử dụng bằng tiếng Việt (thành phần, tác dụng, chỉ
định, chống chỉ định, tác dụng phụ…).
IV. QUY ĐỊNH VỀ ĐỊNH MỨC PHÂN PHỐI, DỰ PHÒNG AN TOÀN
PHƯƠNG TIỆN TRÁNH THAI CÁC TUYẾN
1. Định mức phân phối, sử dụng
1.1. Phương tiện tránh thai lâm sàng
Dụng cụ tử cung là 1,1 chiếc/người mới sử dụng (bao gồm 0,1 chiếc dự
phòng hư hao); Thuốc cấy là 01 liều/người mới sử dụng; Thuốc tiêm tránh thai 3
tháng là 04 lọ/người sử dụng liên tục trong năm, đối với người mới sử dụng thì
theo thực tế số tháng sử dụng trong năm.
1.2. Phương tiện tránh thai phi lâm sàng
Định mức cho mỗi cặp vợ chồng sử dụng liên tục trong năm: bao cao su là
100 chiếc; thuốc viên uống là 13 vỉ. Đối với người mới sử dụng bao cao su và thuốc
viên uống thì tính theo số tháng thực hiện trong năm. Định mức cho triệt sản
nam là 20 chiếc bao cao su/trường hợp.
2. Thời gian phân phối
2.1. Kho Trung ương phân phối cho kho Ủy ban DSGĐTE tỉnh/thành phố định
kỳ 03 tháng/lần.
2.2. Kho Ủy ban DSGĐTE tỉnh/thành phố phân phối cho kho Ủy ban DSGĐTE
huyện/thị, kho Trung tâm Sức khỏe sinh sản và Ban ngành, đoàn thể tỉnh/thành
phố định kỳ 1 tháng/lần. Đối với kho các huyện vùng núi cao, hải đảo, vùng sâu,
vùng xa phân phối định kỳ 02 tháng/lần.
2.3. Kho Ủy ban DSGĐTE huyện/thị phân phối cho Ban DSGĐTE xã, Trạm y tế
xã và các ban, ngành, đoàn thể huyện định kỳ 1 tháng/1 lần.
3. Dự phòng an toàn
3.1. Mục đích và yêu cầu dự phòng
3.1.1. Bảo đảm tính liên tục trong cấp phát phương tiện tránh thai có
chất lượng tốt cho người sử dụng biện pháp tránh thai, phục vụ Chương trình mục
tiêu quốc gia DS-KHHGĐ.
3.1.2. Số lượng dự phòng luôn sẵn sàng trong kho đủ nhu cầu của 1 lần
cấp phát định kỳ theo tuyến, nếu dưới định mức quy định thì phải yêu cầu bổ
sung ngay.
3.2. Định mức dự phòng như sau:
|
Phương tiện tránh thai
|
Tuyến cung cấp
|
|
Trung ương
|
Tỉnh
|
Huyện (*)
|
|
DCTC
|
6 tháng
|
3 tháng
|
1 tháng
|
|
Thuốc tiêm
|
6 tháng
|
3 tháng
|
1 tháng
|
|
Thuốc cấy
|
6 tháng
|
3 tháng
|
1 tháng
|
|
Thuốc viên (uống)
|
3-6 tháng
|
2-3 tháng
|
1 tháng
|
|
Bao cao su
|
3-6 tháng
|
2-3 tháng
|
1 tháng
|
(*) Tuyến huyện ở các vùng miền núi cao, hải đảo, vùng sâu, vùng xa
được phép dự phòng 2 tháng
V. HỆ THỐNG KHO VÀ QUY ĐỊNH VỀ XUẤT, NHẬP KHO, HỒ SƠ
SỔ SÁCH VÀ CHẾ ĐỘ BÁO CÁO
1. Hệ thống kho
1.1. Kho Trung ương: bảo quản toàn bộ PTTT nhập khẩu nhận từ các cửa
khẩu Việt Nam hoặc Nhà sản xuất trong nước. Kho Trung ương do Ủy ban DSGĐTE lựa
chọn thuê và quản lý thông qua hợp đồng kinh tế.
1.2. Kho tuyến tỉnh: là kho của Ủy ban DSGĐTE tỉnh/thành phố để bảo
quản toàn bộ PTTT nhận từ kho Trung ương, do Ủy ban DSGĐTE tỉnh/thành phố trực
tiếp quản lý.
1.3. Kho tuyến huyện: là kho của Ủy ban DSGĐTE huyện/ thị bảo quản toàn
bộ PTTT nhận từ kho tỉnh/thành phố, do Ủy ban DSGĐTE huyện/thị trực tiếp quản
lý.
2. Quy định về xuất, nhập kho
2.1. Thực hiện đầy đủ chế độ kế toán hiện hành khi xuất, nhập kho theo
quy định của Bộ Tài chính hướng dẫn về chế độ kế toán, quyết toán hàng hóa vật
tư.
2.2. Thực hiện các quy định về kiểm tra, đối chiếu khi xuất, nhập hàng
hóa PTTT tại kho.
2.3. Không xuất, nhập các PTTT quá hạn dùng hoặc có nghi ngờ về chất
lượng của PTTT.
2.4. Khi nhận hàng từ tuyến trên thì phải nhập kho đầy đủ toàn bộ PTTT
vào một đầu mối là kho Ủy ban DSGĐTE tuyến tỉnh hoặc kho Ủy ban DSGĐTE tuyến
huyện. Sau đó, theo quy định kỳ cấp phát PTTT cho các đơn vị phân phối, sử
dụng.
2.5. Xuất hàng phải theo nguyên tắc “hàng có hạn hết trước-xuất kho
trước”, khi hàng có cùng hạn dùng thì “hàng nhập kho trước-xuất trước”; định kỳ
cấp phát, hạn chế tối đa cấp đột xuất; chỉ xuất hàng khi các đơn vị nhận PTTT trực
tiếp có báo cáo xuất, nhập, tồn kho PTTT kỳ (tháng, quý) trước và nhu cầu đề
nghị cấp PTTT kỳ sau.
3. Quy định về kiểm kê
Các cơ quan đơn vị tham gia bảo quản, phân phối các PTTT thực hiện kiểm
kê ít nhất 02 lần/năm vào thời điểm 0 giờ ngày 01 tháng 01 và ngày 01 tháng 07
hàng năm. Việc kiểm kê hàng hóa được thực hiện theo các quy định hiện hành.
4. Hồ sơ, sổ sách
Hồ sơ, sổ sách quản lý hàng hóa, vật tư theo mẫu quy định hiện hành của
Bộ Tài chính như: Sổ kho, hóa đơn, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, các biên bản
giao nhận hàng, biên bản kiểm kê hàng hóa…
5. Chế độ báo cáo
5.1. Đơn vị thực hiện: các cơ quan, đơn vị tham gia phân phối PTTT phục
vụ Chương trình mục tiêu quốc gia DS-KHHGĐ.
5.2. Kỳ báo cáo: Tuyến xã báo cáo lên huyện hàng tháng; tuyến huyện báo
cáo lên tỉnh hàng tháng, quý, năm; các tỉnh/thành phố, các ban ngành ở Trung
ương báo cáo hàng quý về Ủy ban DSGĐTE. Các dự án TTXH báo cáo hàng quý. Các
đơn vị dịch vụ hậu cần PTTT báo cáo hàng tháng, quý, năm hoặc đột xuất theo yêu
cầu của Ủy ban DSGĐTE.
5.3. Thời gian khóa sổ: là ngày cuối cùng hàng tháng đối với báo cáo
tháng; ngày cuối cùng của tháng cuối quý đối với báo cáo quý; ngày 31/12 hàng
năm đối với báo cáo năm.
5.4. Nội dung báo cáo: (Mẫu biểu báo cáo kèm theo)
5.4.1. Mẫu M1 áp dụng cho Ủy ban DSGĐTE các cấp báo cáo PTTT miễn phí
do Ủy ban DSGĐTE cung cấp;
5.4.2. Mẫu M2a, M2b, M2c, M2d áp dụng cho các đơn vị dịch vụ hậu cần
PTTT báo cáo PTTT do Ủy ban DSGĐTE cung cấp;
5.4.3. Mẫu M3 áp dụng cho các dự án TTXH báo cáo hàng quý, năm;
5.4.4. Mẫu M4 áp dụng cho các dự án hậu cần cung cấp PTTT báo cáo tiến
độ và kế hoạch nhập PTTT của dự án.
Trong trường hợp đột xuất, Ủy ban DSGĐTE yêu cầu cơ quan, đơn vị có
liên quan báo cáo theo từng nội dung.
5.5. Hình thức báo cáo.
5.5.1. Báo cáo bằng văn bản.
5.5.2. Báo cáo điện tử theo hệ thống ALMIS.
5.6. Thời gian báo cáo.
5.6.1. Ủy ban DSGĐTE các cấp và các đầu mối cấp phát:
- Ban DSGĐTE xã/phường và đầu mối cấp phát tuyến huyện báo cáo Ủy ban
DSGĐTE huyện/thị trước ngày 05 hàng tháng (mẫu M1).
- Ủy ban DSGĐTE huyện/thị và đầu mối cấp phát tuyến tỉnh báo cáo Ủy ban
DSGĐTE tỉnh/thành phố trước ngày 10 hàng tháng (mẫu M1)
- Ủy ban DSGĐTE tỉnh/thành phố, Ban DSGĐTE bộ, ngành, đoàn thể báo cáo
Ủy ban DSGĐTE Trung ương trước ngày 15 của các tháng đầu quý (mẫu M1).
- Các dự án tiếp thị xã hội các PTTT: trước ngày 10 của các tháng đầu
quý hàng năm (mẫu M3).
- Các dự án cung cấp PTTT: trước ngày 10 tháng 07 và tháng 01 hàng
năm, báo cáo kế hoạch cung cấp PTTT của dự án 06 tháng/lần (mẫu M4).
5.6.2. Các đơn vị dịch vụ hậu cần PTTT:
- Trước ngày 05 hàng tháng: báo cáo Ủy ban DSGĐTE (mẫu M2a, M2b, M2c
hàng tháng, quý, năm).
- Báo cáo chậm nhất là 05 ngày sau thời hạn yêu cầu của Ủy ban DSGĐTE
về tiến độ giao hàng cho các đơn vị (M2d).
VI. TỔ CHỨC THỰC HIỆN
1. Vụ trưởng Kế hoạch-Tài chính; Vụ trưởng Vụ Dân số và Chủ nhiệm Ủy
ban DSGĐTE các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có trách nhiệm hướng
dẫn, kiểm tra việc thực hiện Thông tư này.
2. Thông tư này có hiệu lực thi hành sau 15 ngày, kể từ ngày đăng Công
báo.
3. Trong quá trình tổ chức thực hiện, nếu có vấn đề khó khăn vướng mắc
hoặc phát sinh, đề nghị phản ánh kịp thời về Ủy ban DSGĐTE (Vụ Dân số) để xem
xét, giải quyết./.
|
|
BỘ TRƯỞNG, CHỦ NHIỆM
Lê Thị Thu
|