Thông tư 11/2018/TT-BYT quy định về chất lượng thuốc nguyên liệu làm thuốc

• Số hiệu: 11/2018/TT-BYT
• Loại văn bản: Thông tư
• Nơi ban hành: Bộ Y tế
• Người ký: Trương Quốc Cường
• Ngày ban hành: 04/05/2018

BỘ Y TẾ -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 11/2018/TT-BYT	Hà Nội, ngày 04 tháng 5 năm 2018

THÔNG TƯ

QUY ĐỊNH VỀ CHẤT LƯỢNG THUỐC, NGUYÊN LIỆU LÀM THUỐC

Căn cứ Luật số 105/2016/QH13 ngày 06 tháng 4 năm 2016 về dược;

Căn cứ Nghị định số 54/2017/NĐ-CP ngày 08 tháng 5 năm 2017 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật dược;

Căn cứ Nghị định số 75/2017/NĐ-CP ngày 20 tháng 6 năm 2017 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Y tế;

Theo đề nghị của Cục trưởng Cục Quản lý Dược,

Bộ Y tế ban hành Thông tư quy định về chất lượng thuốc, nguyên liệu làm thuốc.

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Thông tư này quy định việc áp dụng tiêu chuẩn chất lượng thuốc (thuốc hóa dược, thuốc dược liệu, vắc xin, sinh phẩm), nguyên liệu làm thuốc (trừ dược liệu); việc kiểm nghiệm thuốc, nguyên liệu làm thuốc và thủ tục thu hồi, xử lý thuốc vi phạm.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

Trong Thông tư này, một số từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Tiêu chuẩn chất lượng thuốc, nguyên liệu làm thuốc là văn bản quy định về đặc tính kỹ thuật, bao gồm chỉ tiêu chất lượng, mức chất lượng, phương pháp kiểm nghiệm và yêu cầu quản lý khác có liên quan đến chất lượng thuốc, nguyên liệu làm thuốc.

2. GLP là chữ viết tắt của cụm từ tiếng Anh “Good Laboratory Practices”, được dịch sang tiếng Việt là “Thực hành tốt phòng thí nghiệm thuốc”.

3. WHO là chữ viết tắt của cụm từ tiếng Anh “World Health Organization”, được dịch sang tiếng Việt là Tổ chức Y tế thế giới.

4. ICH là chữ viết tắt của cụm từ tiếng Anh “International Conference on Harmonisation of Technical Requirements for Registration of Pharmaceuticals for Human Use”, được dịch sang tiếng Việt là Hội nghị quốc tế về hài hòa các thủ tục đăng ký dược phẩm sử dụng cho con người.

Chương II

ÁP DỤNG TIÊU CHUẨN CHẤT LƯỢNG THUỐC, NGUYÊN LIỆU LÀM THUỐC

Điều 3. Quy định chung

1. Cơ sở kinh doanh dược, cơ sở pha chế thuốc áp dụng tiêu chuẩn chất lượng của thuốc, nguyên liệu làm thuốc theo dược điển hoặc theo tiêu chuẩn cơ sở đối với thuốc, nguyên liệu làm thuốc do cơ sở sản xuất, pha chế.

2. Cơ sở kinh doanh dược, cơ sở pha chế thuốc phải tiến hành thẩm định, đánh giá phương pháp kiểm nghiệm ghi trong tiêu chuẩn chất lượng thuốc, nguyên liệu làm thuốc do cơ sở sản xuất công bố áp dụng. Việc thẩm định phương pháp kiểm nghiệm thực hiện theo hướng dẫn về thẩm định quy trình phân tích của Hiệp hội các nước Đông Nam Á hoặc ICH được quy định tại Thông tư quy định việc đăng ký thuốc, nguyên liệu làm thuốc do Bộ trưởng Bộ Y tế ban hành.

3. Bộ Y tế tổ chức thẩm định hồ sơ và phê duyệt tiêu chuẩn chất lượng thuốc, nguyên liệu làm thuốc theo quy định về đăng ký thuốc, nguyên liệu làm thuốc, quy định về cấp phép nhập khẩu thuốc, nguyên liệu thuốc chưa có giấy đăng ký lưu hành.

Điều 4. Áp dụng dược điển

1. Áp dụng Dược điển Việt Nam, dược điển tham chiếu:

a) Cơ sở kinh doanh dược, cơ sở pha chế thuốc được áp dụng Dược điển Việt Nam hoặc một trong các dược điển tham chiếu sau đây: Dược điển Châu Âu, Anh, Hoa Kỳ, Quốc tế, Nhật Bản;

b) Việc áp dụng tiêu chuẩn trong các dược điển quy định tại Điểm a Khoản này phải bao gồm toàn bộ các quy định về chỉ tiêu chất lượng, mức chất lượng và phương pháp kiểm nghiệm quy định tại chuyên luận thuốc, nguyên liệu làm thuốc tương ứng của dược điển áp dụng; bao gồm cả quy định về chỉ tiêu chất lượng, mức chất lượng và phương pháp kiểm nghiệm chung được quy định tại Phụ lục của dược điển;

c) Trường hợp cơ sở sản xuất công bố áp dụng một trong các dược điển quy định tại Điểm a Khoản này nhưng sử dụng phương pháp kiểm nghiệm khác với phương pháp kiểm nghiệm được ghi trong chuyên luận riêng của thuốc, nguyên liệu làm thuốc trong dược điển đã chọn thì phải chứng minh sự tương đương giữa phương pháp kiểm nghiệm của nhà sản xuất với phương pháp kiểm nghiệm được ghi trong dược điển. Kết quả kiểm nghiệm sử dụng phương pháp kiểm nghiệm ghi trong dược điển là căn cứ để kết luận chất lượng thuốc;

d) Đối với thuốc dược liệu, cơ sở kinh doanh dược, cơ sở pha chế thuốc được áp dụng dược điển quy định tại Điểm a Khoản này hoặc dược điển nước xuất xứ của thuốc.

2. Áp dụng dược điển nước ngoài khác với các trường hợp quy định tại Điểm a Khoản 1 Điều này:

Trường hợp cơ sở kinh doanh dược, cơ sở pha chế thuốc áp dụng dược điển nước ngoài khác dược điển tham chiếu quy định tại Điểm a Khoản 1 Điều này, tiêu chuẩn chất lượng áp dụng tối thiểu phải đáp ứng các yêu cầu sau:

a) Đáp ứng yêu cầu về chỉ tiêu chất lượng và mức chất lượng được quy định tại chuyên luận tiêu chuẩn chất lượng tương ứng của Dược điển Việt Nam hoặc một trong các dược điển tham chiếu;

b) Phương pháp kiểm nghiệm chung được áp dụng phải phù hợp với phương pháp kiểm nghiệm chung tương ứng được ghi tại Dược điển Việt Nam hoặc một trong các dược điển tham chiếu quy định tại Điểm a Khoản 1 Điều này.

Điều 5. Áp dụng tiêu chuẩn cơ sở

1. Tiêu chuẩn cơ sở về thuốc, nguyên liệu làm thuốc phải đáp ứng quy định tại Điểm b Khoản 2 Điều 102 của Luật dược, cụ thể như sau:

a) Đáp ứng yêu cầu về chỉ tiêu chất lượng, mức chất lượng được quy định tại chuyên luận tương ứng của Dược điển Việt Nam và chỉ tiêu chất lượng, mức chất lượng, phương pháp kiểm nghiệm chung được quy định tại các Phụ lục của Dược điển Việt Nam;

b) Trường hợp Dược điển Việt Nam, dược điển tham chiếu quy định tại Điểm a Khoản 1 Điều 4 Thông tư này chưa có chuyên luận thuốc, nguyên liệu làm thuốc tương ứng, cơ sở xây dựng tiêu chuẩn trên cơ sở kết quả nghiên cứu khoa học (bao gồm cả kết quả nghiên cứu phát triển sản phẩm) hoặc theo quy định của dược điển nước ngoài khác.

2. Tiêu chuẩn cơ sở của thuốc pha chế, bào chế tại cơ sở khám bệnh, chữa bệnh do cơ sở xây dựng, đánh giá sự phù hợp và được người đứng đầu cơ sở ban hành.

Điều 6. Cập nhật tiêu chuẩn chất lượng và áp dụng dược điển cập nhật

1. Đối với thuốc, nguyên liệu làm thuốc đăng ký lưu hành, đăng ký gia hạn: Tại thời điểm nộp hồ sơ đăng ký, tiêu chuẩn chất lượng thuốc, nguyên liệu làm thuốc phải đáp ứng dược điển thuộc một trong hai trường hợp sau đây:

a) Dược điển phiên bản hiện hành;

b) Các dược điển phiên bản trước phiên bản hiện hành, nhưng không quá 02 năm tính đến thời điểm dược điển phiên bản hiện hành có hiệu lực.

2. Đối với thuốc, nguyên liệu làm thuốc đã được cấp phép lưu hành: Trong thời hạn tối đa 02 năm kể từ thời điểm phiên bản dược điển mới nhất được ban hành, cơ sở đăng ký, cơ sở sản xuất có trách nhiệm cập nhật tiêu chuẩn chất lượng thuốc, nguyên liệu làm thuốc theo quy định tại phiên bản dược điển đó.

3. Trong quá trình lưu hành thuốc, nguyên liệu làm thuốc, cơ sở sản xuất, cơ sở đăng ký phát hiện yếu tố có ảnh hưởng nghiêm trọng đến chất lượng, an toàn, hiệu quả của thuốc hoặc theo yêu cầu của Bộ Y tế (Cục Quản lý Dược), cơ sở sản xuất phải tiến hành cập nhật chỉ tiêu vào tiêu chuẩn chất lượng thuốc, nguyên liệu làm thuốc để kiểm soát được yếu tố ảnh hưởng trên.

Chương III

KIỂM NGHIỆM THUỐC, NGUYÊN LIỆU LÀM THUỐC

Điều 7. Kiểm nghiệm thuốc, nguyên liệu làm thuốc

1. Việc kiểm nghiệm phải được thực hiện theo tiêu chuẩn chất lượng thuốc, nguyên liệu làm thuốc đã được phê duyệt và cập nhật.

Trường hợp tiêu chuẩn chất lượng thuốc, nguyên liệu làm thuốc không được cập nhật, cơ sở kiểm nghiệm áp dụng dược điển tương ứng quy định tại Khoản 1 và Khoản 2 Điều 6 Thông tư này, tính theo ngày sản xuất lô thuốc, nguyên liệu làm thuốc được kiểm nghiệm.

Trường hợp thuốc pha chế, bào chế tại cơ sở khám bệnh, chữa bệnh, việc kiểm nghiệm được thực hiện theo tiêu chuẩn chất lượng thuốc do cơ sở xây dựng, ban hành.

2. Việc lấy mẫu thuốc, nguyên liệu làm thuốc để kiểm nghiệm thực hiện theo quy định tại Phụ lục I, biên bản lấy mẫu theo quy định tại Mẫu số 01 Phụ lục III ban hành kèm theo Thông tư này.

3. Trả lời kết quả phân tích, kiểm nghiệm thuốc, nguyên liệu làm thuốc:

a) Kết quả phân tích, kiểm nghiệm mẫu thuốc, nguyên liệu làm thuốc được thể hiện trên phiếu kiểm nghiệm hoặc phiếu phân tích quy định tại Mẫu số 02 và Mẫu số 03 quy định tại Phụ lục III ban hành kèm theo Thông tư này;

b) Trong thời hạn tối đa 15 ngày, kể từ ngày nhận được mẫu thuốc, cơ sở kiểm nghiệm phải trả lời kết quả kiểm nghiệm, phân tích mẫu thuốc được lấy bởi cơ quan kiểm tra chất lượng trong các trường hợp sau:

- Thuốc có thông tin về phản ứng có hại nghiêm trọng;

- Thuốc của cơ sở có vi phạm nghiêm trọng về đáp ứng Thực hành tốt;

- Thuốc được lấy mẫu bổ sung trong các trường hợp quy định tại Điểm b Khoản 1 và Điểm b Khoản 2 Điều 14 Thông tư này.

c) Trong thời hạn tối đa 20 ngày, kể từ ngày nhận được mẫu thuốc, cơ sở kiểm nghiệm phải trả lời kết quả kiểm nghiệm, phân tích trong trường hợp sau:

- Thuốc phải kiểm nghiệm trước khi lưu hành theo quy định tại Khoản 1 Điều 8 Thông tư này;

- Thuốc không thuộc trường hợp quy định tại Điểm b, Điểm d Khoản này.

d) Trong thời hạn tối đa 30 ngày, kể từ ngày nhận được mẫu thuốc, nguyên liệu làm thuốc, cơ sở kiểm nghiệm phải trả lời kết quả kiểm nghiệm, phân tích mẫu trong các trường hợp sau:

- Thuốc, nguyên liệu làm thuốc có các phép thử có yêu cầu về thời gian thử nghiệm kéo dài;

- Thuốc, nguyên liệu làm thuốc có tiêu chuẩn chất lượng cần thẩm định lại hoặc đánh giá lại kết quả kiểm nghiệm;

- Thuốc, nguyên liệu làm thuốc có nghi ngờ về thành phần, chất lượng, phải áp dụng phương pháp kiểm nghiệm khác với phương pháp ghi trong tiêu chuẩn chất lượng đã đăng ký;

- Thuốc, nguyên liệu làm thuốc có phép thử mà cơ sở kiểm nghiệm không có đủ điều kiện thử nghiệm (ví dụ: thiếu thiết bị máy móc, hóa chất, thuốc thử, chất chuẩn).

đ) Trường hợp không đáp ứng được thời hạn trả lời kết quả phân tích, kiểm nghiệm theo quy định tại các Điểm b, c và d Khoản này, cơ sở kiểm nghiệm phải giải trình lý do tại văn bản kèm theo phiếu kiểm nghiệm, phiếu phân tích;

e) Trong thời hạn 24 giờ, kể từ thời điểm ban hành phiếu kiểm nghiệm hoặc phiếu phân tích, cơ sở kiểm nghiệm phải gửi phiếu kiểm nghiệm hoặc phiếu phân tích tới cơ quan kiểm tra chất lượng, cơ sở sản xuất, cơ sở nhập khẩu có thuốc, nguyên liệu làm thuốc được lấy mẫu và cơ sở được lấy mẫu.

Trường hợp mẫu thuốc, nguyên liệu làm thuốc không đạt tiêu chuẩn chất lượng, trong thời hạn 24 giờ, kể từ thời điểm ban hành phiếu phân tích hoặc phiếu kiểm nghiệm, cơ sở kiểm nghiệm phải gửi công văn thông báo về mẫu thuốc, nguyên liệu làm thuốc không đạt tiêu chuẩn chất lượng kèm theo phiếu kiểm nghiệm hoặc phiếu phân tích tới Bộ Y tế (Cục Quản lý Dược) theo hình thức văn bản hành chính và văn bản điện tử (bản scan) đến địa chỉ email: [e-mail] hoặc tin nhắn đến số điện thoại của Cục Quản lý Dược từ địa chỉ, số điện thoại giao dịch chính thức của cơ sở kiểm nghiệm và Sở Y tế nơi có thuốc, nguyên liệu làm thuốc được lấy mẫu.

g) Đối với mẫu thuốc, nguyên liệu làm thuốc do cơ sở kinh doanh dược, cơ sở sử dụng, tổ chức, cá nhân gửi tới để phân tích, kiểm nghiệm hoặc thẩm định tiêu chuẩn chất lượng thuốc, nguyên liệu làm thuốc, thời gian trả lời kết quả phân tích, kiểm nghiệm theo thỏa thuận của các bên.

4. Khiếu nại và giải quyết khiếu nại kết quả kiểm nghiệm:

a) Trường hợp không nhất trí với kết quả kiểm nghiệm mẫu, trong thời hạn 05 ngày kể từ ngày nhận được thông báo kết quả kiểm nghiệm mẫu thuốc, nguyên liệu làm thuốc, cơ sở kinh doanh dược có quyền đề nghị cơ quan kiểm tra chất lượng nhà nước chỉ định cơ sở kiểm nghiệm khác tiến hành phân tích, kiểm nghiệm xác định kết quả kiểm nghiệm chất lượng thuốc, nguyên liệu làm thuốc;

b) Việc kiểm nghiệm lại chỉ tiêu chất lượng bị khiếu nại kết quả được thực hiện tại cơ sở kiểm nghiệm do Bộ Y tế chỉ định theo quy định tại Khoản 2 Điều 105 của Luật dược.

5. Lưu mẫu:

a) Thuốc, nguyên liệu làm thuốc sau khi được kiểm nghiệm và kết luận xác định chất lượng phải được lưu mẫu. Mẫu thuốc, nguyên liệu làm thuốc lưu phải được niêm phong và bảo quản theo điều kiện ghi trên nhãn.

b) Thời gian lưu mẫu:

- Đối với các cơ sở sản xuất, cơ sở nhập khẩu thuốc, nguyên liệu làm thuốc: mẫu thuốc thành phẩm phải được lưu ít nhất 12 tháng sau khi hết hạn dùng của thuốc; mẫu nguyên liệu là hoạt chất dùng cho sản xuất thuốc phải được lưu ít nhất 12 tháng sau khi hết hạn dùng của thành phẩm sản xuất từ nguyên liệu đó;

- Đối với cơ sở kiểm nghiệm thuốc: thời gian lưu mẫu ít nhất 12 tháng sau khi hết hạn dùng của thuốc; hoặc 24 tháng kể từ ngày lấy mẫu đối với mẫu thuốc được lấy để kiểm tra chất lượng, hoặc kể từ ngày tiếp nhận đối với mẫu gửi trong các trường hợp lấy mẫu bổ sung quy định tại Điểm b Khoản 1 và Điểm b Khoản 2 Điều 14 Thông tư này.

6. Lưu hồ sơ, tài liệu:

a) Hồ sơ, tài liệu liên quan đến công tác kiểm tra chất lượng thuốc, nguyên liệu làm thuốc đều phải lưu giữ theo quy định tại Luật lưu trữ và các văn bản hướng dẫn liên quan;

b) Hồ sơ, tài liệu liên quan đến thuốc, nguyên liệu làm thuốc chứa gây nghiện, hướng tâm thần, tiền chất dùng làm thuốc và thuốc phóng xạ: thời gian lưu trữ ít nhất là 02 năm kể từ khi hết hạn dùng của thuốc;

c) Hồ sơ, tài liệu khi hết thời gian lưu trữ được xử lý theo quy định hiện hành.

Điều 8. Kiểm nghiệm trước khi lưu hành đối với thuốc được quy định tại Khoản 4 Điều 103 của Luật dược

1. Thuốc thuộc một trong các trường hợp sau đây phải được kiểm nghiệm bởi cơ sở kiểm nghiệm do Bộ Y tế (Cục Quản lý Dược) chỉ định trước khi lưu hành:

a) Thuốc quy định tại Điểm a và Điểm b Khoản 4 Điều 103 của Luật dược;

b) Sinh phẩm là dẫn xuất của máu và huyết tương người;

c) Thuốc nhập khẩu theo quy định tại Điều 70 Nghị định số 54/2017/NĐ-CP ngày 08 tháng 5 năm 2017 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật dược (sau đây viết tắt là Nghị định số 54/2017/NĐ-CP);

d) Thuốc được sản xuất bởi cơ sở sản xuất thuốc nước ngoài thuộc Danh sách cơ sở sản xuất có thuốc vi phạm chất lượng do Bộ Y tế (Cục Quản lý Dược) công bố.

2. Quy định việc kiểm nghiệm xác định chất lượng thuốc:

a) Lấy mẫu thuốc:

- Đối với thuốc quy định tại các Điểm a, b và c Khoản 1 Điều này, việc lấy mẫu do cơ sở sản xuất (đối với thuốc sản xuất trong nước) hoặc cơ sở nhập khẩu (đối với thuốc nhập khẩu) thực hiện;

- Đối với thuốc quy định tại Điểm d Khoản 1 Điều này, cơ sở nhập khẩu đề nghị cơ quan kiểm tra chất lượng hoặc cơ quan kiểm nghiệm nhà nước lấy mẫu.

b) Cơ sở nhập khẩu thực hiện việc gửi mẫu thuốc đã lấy kèm theo bản photocopy phiếu kiểm nghiệm gốc của nhà sản xuất tới cơ sở kiểm nghiệm thuốc theo quy định tại Khoản 3 Điều này để kiểm nghiệm xác định chất lượng thuốc theo tiêu chuẩn chất lượng thuốc đã được phê duyệt;

c) Cơ sở sản xuất, cơ sở nhập khẩu vắc xin, sinh phẩm là huyết thanh chứa kháng thể, dẫn xuất của máu và huyết tương người thuộc trường hợp quy định tại các Điểm a và Điểm b Khoản 1 Điều này tiến hành gửi mẫu theo quy định tại Điều 10 và Điều 11 Thông tư này;

d) Trong thời hạn quy định tại Điểm c Khoản 3 Điều 7 Thông tư này, cơ sở kiểm nghiệm phải trả lời kết quả kiểm nghiệm đối với mẫu thuốc nhận được.

3. Bộ Y tế (Cục Quản lý Dược) chỉ định cơ sở kiểm nghiệm đã được cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dược có phạm vi kiểm nghiệm thuốc hoặc cơ sở kiểm nghiệm quy định tại Khoản 1 Điều 35 của Luật dược đáp ứng GLP thực hiện việc kiểm nghiệm thuốc quy định tại Khoản 1 Điều này.

Trường hợp cơ sở kiểm nghiệm không đủ điều kiện để thử một hoặc một số phép thử, cơ sở kiểm nghiệm phải thông báo và phối hợp với cơ sở sản xuất, cơ sở nhập khẩu gửi mẫu để thử nghiệm các phép thử này tại cơ sở kiểm nghiệm khác đáp ứng GLP hoặc Phòng thử nghiệm đáp ứng tiêu chuẩn ISO/IEC 17025 và có đủ điều kiện thực hiện phép thử.

4. Định kỳ hàng tháng, cơ sở kiểm nghiệm được chỉ định báo cáo việc kiểm nghiệm thuốc về Bộ Y tế (Cục Quản lý Dược) theo quy định tại Mẫu số 07 Phụ lục III ban hành kèm theo Thông tư này.

5. Bộ Y tế (Cục Quản lý Dược) công bố và cập nhật danh sách cơ sở kiểm nghiệm được chỉ định theo quy định tại Khoản 3 Điều này trên Trang thông tin điện tử của Cục Quản lý Dược.

6. Cơ sở sản xuất, cơ sở nhập khẩu thuốc chịu trách nhiệm:

a) Chi trả kinh phí kiểm nghiệm xác định chất lượng thuốc của cơ sở sản xuất, cơ sở nhập khẩu theo quy định;

b) Cung cấp chất chuẩn, chất đối chiếu, tạp chuẩn cho cơ sở kiểm nghiệm trong trường hợp Viện Kiểm nghiệm thuốc Trung ương, Viện Kiểm nghiệm thuốc thành phố Hồ Chí Minh, Viện Kiểm định Quốc gia vắc xin và sinh phẩm y tế hoặc cơ sở kiểm nghiệm khác chưa nghiên cứu thiết lập được;

c) Chỉ được đưa ra lưu thông, phân phối các lô thuốc đã có kết quả kiểm nghiệm đạt tiêu chuẩn chất lượng.

7. Việc kiểm nghiệm vắc xin, sinh phẩm là huyết thanh chứa kháng thể, dẫn xuất của máu và huyết tương người được thực hiện theo quy định tại Điều 10 và Điều 11 Thông tư này.

Điều 9. Thời hạn kiểm nghiệm thuốc của cơ sở có tên trong Danh sách cơ sở sản xuất có thuốc vi phạm chất lượng và việc rút tên khỏi Danh sách này

1. Thời hạn kiểm nghiệm tính từ thời điểm lô thuốc đầu tiên được nhập khẩu sau thời điểm Bộ Y tế (Cục Quản lý Dược) công bố Danh sách cơ sở sản xuất có thuốc vi phạm chất lượng như sau:

a) 06 tháng đối với cơ sở sản xuất có 01 lô thuốc vi phạm mức độ 3;

b) 12 tháng đối với cơ sở sản xuất có 01 lô thuốc vi phạm mức độ 2 hoặc có từ 02 lô thuốc vi phạm mức độ 3 trở lên;

c) 24 tháng đối với cơ sở sản xuất có 01 lô thuốc vi phạm mức độ 1 hoặc có từ 02 lô thuốc vi phạm mức độ 2 trở lên;

d) Trường hợp cơ sở sản xuất tiếp tục có thuốc vi phạm chất lượng, thời gian phải thực hiện kiểm nghiệm kéo dài theo phương pháp cộng dồn.

2. Cơ sở sản xuất được rút tên khỏi Danh sách cơ sở sản xuất có thuốc vi phạm chất lượng khi đáp ứng đầy đủ các quy định sau đây:

a) Cơ sở nhập khẩu thực hiện đầy đủ việc kiểm nghiệm thuốc trước khi đưa ra lưu hành theo thời hạn quy định tại Khoản 1 Điều này;

b) Cơ sở sản xuất hoặc cơ sở đăng ký thuốc có báo cáo theo quy định tại Mẫu số 07 Phụ lục III ban hành kèm theo Thông tư này, kèm theo bằng chứng thực hiện việc kiểm nghiệm toàn bộ các lô thuốc nhập khẩu vào Việt Nam trong thời hạn thực hiện quy định tại Khoản 1 Điều này;

c) Cơ sở sản xuất không có vi phạm chất lượng thuốc (kể cả thu hồi thuốc theo hình thức tự nguyện vì lý do chất lượng) trong thời hạn thực hiện quy định tại Khoản 1 Điều này.

3. Định kỳ hàng tháng, căn cứ báo cáo của cơ sở kiểm nghiệm tham gia vào hoạt động kiểm nghiệm, báo cáo của cơ sở sản xuất, cơ sở đăng ký thuốc, Bộ Y tế (Cục Quản lý Dược) công bố cập nhật Danh sách cơ sở sản xuất có thuốc vi phạm chất lượng, rút tên cơ sở sản xuất đáp ứng quy định tại Khoản 2 Điều này khỏi Danh sách cơ sở sản xuất có thuốc vi phạm chất lượng.

Điều 10. Kiểm nghiệm vắc xin, sinh phẩm là huyết thanh chứa kháng thể, dẫn xuất của máu và huyết tương người

1. Cơ sở sản xuất, cơ sở nhập khẩu phải gửi mẫu và hồ sơ sản xuất vắc xin, sinh phẩm là huyết thanh chứa kháng thể, dẫn xuất của máu và huyết tương người đến Viện Kiểm định Quốc gia vắc xin và sinh phẩm y tế để kiểm nghiệm đánh giá trước khi đưa ra lưu hành. Hồ sơ gửi mẫu kiểm nghiệm được quy định tại Điều 11 Thông tư này.

Cơ sở sản xuất, cơ sở nhập khẩu chỉ được phép đưa ra lưu hành, sử dụng lô vắc xin, sinh phẩm là huyết thanh chứa kháng thể, dẫn xuất của máu và huyết tương người sau khi có giấy chứng nhận chất lượng do Viện Kiểm định Quốc gia vắc xin và sinh phẩm y tế cấp, xác nhận lô vắc xin, sinh phẩm đạt tiêu chuẩn chất lượng, bảo đảm an toàn, hiệu quả.

2. Trong thời hạn quy định tại Khoản 3 Điều 7 Thông tư này, kể từ ngày nhận đủ mẫu và hồ sơ theo quy định tại Điều 11 Thông tư này, Viện Kiểm định Quốc gia vắc xin và sinh phẩm y tế tiến hành:

a) Rà soát hồ sơ, tiến hành kiểm nghiệm mẫu vắc xin, sinh phẩm gửi tới;

b) Cấp giấy chứng nhận chất lượng theo quy định tại Mẫu số 08 Phụ lục III ban hành kèm theo Thông tư này, trong đó chỉ rõ các nội dung đáp ứng hoặc không đáp ứng yêu cầu và kết luận về chất lượng, an toàn, hiệu quả của lô vắc xin, sinh phẩm;

c) Thông báo kết quả kiểm nghiệm về Bộ Y tế (Cục Quản lý Dược).

Điều 11. Hồ sơ và mẫu kiểm nghiệm đánh giá chất lượng, an toàn, hiệu lực đối với vắc xin, sinh phẩm là huyết thanh chứa kháng thể, dẫn xuất của máu và huyết tương người

1. Đối với vắc xin, sinh phẩm là huyết thanh chứa kháng thể, dẫn xuất của máu và huyết tương người được sản xuất trong nước: Cơ sở sản xuất gửi hồ sơ sản xuất và mẫu của lô sản phẩm (thành phẩm, bán thành phẩm) tới Viện Kiểm định Quốc gia vắc xin và sinh phẩm y tế bao gồm:

a) Phiếu gửi mẫu kiểm nghiệm;

b) Mẫu vắc xin, sinh phẩm để kiểm nghiệm (số lượng mẫu đối với từng loại vắc xin, sinh phẩm theo quy định tại Hướng dẫn về kiểm nghiệm xuất xưởng vắc xin, sinh phẩm là huyết thanh chứa kháng thể, dẫn xuất của máu và huyết tương người);

c) Hồ sơ tóm tắt sản xuất và kiểm tra chất lượng của lô vắc xin, sinh phẩm (bản sao có đóng dấu xác nhận của cơ sở sản xuất);

d) Phiếu kiểm nghiệm lô của cơ sở sản xuất.

2. Đối với vắc xin, sinh phẩm là huyết thanh chứa kháng thể, dẫn xuất của máu và huyết tương người nhập khẩu: Cơ sở nhập khẩu phải gửi hồ sơ sản xuất và mẫu của lô sản phẩm tới Viện Kiểm định Quốc gia vắc xin và sinh phẩm y tế bao gồm:

a) Phiếu gửi mẫu kiểm nghiệm;

b) Mẫu vắc xin, sinh phẩm kiểm nghiệm (số lượng mẫu đối với từng loại vắc xin, sinh phẩm theo quy định tại Hướng dẫn về kiểm nghiệm xuất xưởng vắc xin, sinh phẩm là huyết thanh chứa kháng thể, dẫn xuất của máu và huyết tương người);

c) Hồ sơ tóm tắt sản xuất và kiểm tra chất lượng của lô vắc xin, sinh phẩm nhập khẩu (bản sao có đóng dấu xác nhận của cơ sở sản xuất hoặc của cơ sở nhập khẩu);

d) Giấy chứng nhận chất lượng của cơ quan có thẩm quyền nước xuất khẩu kèm theo đối với từng lô vắc xin, sinh phẩm nhập khẩu (bản sao có đóng dấu xác nhận của cơ sở nhập khẩu);

đ) Bảng dữ liệu theo dõi điều kiện bảo quản (dây chuyền lạnh) trong quá trình vận chuyển lô hàng nhập khẩu (có đóng dấu xác nhận của cơ sở nhập khẩu) từ các thiết bị tự ghi nhiệt độ, kết quả chỉ thị đông băng (nếu có).

3. Cơ sở sản xuất, cơ sở nhập khẩu phải chịu trách nhiệm về tính pháp lý của các tài liệu do cơ sở cung cấp.

Chương IV

QUY ĐỊNH VỀ THU HỒI THUỐC VÀ XỬ LÝ THUỐC VI PHẠM

Điều 12. Thủ tục thu hồi thuốc theo hình thức bắt buộc

1. Tiếp nhận thông tin về thuốc vi phạm:

Bộ Y tế (Cục Quản lý Dược) tiếp nhận thông tin về thuốc vi phạm từ:

a) Thông tin đánh giá thuốc không bảo đảm hiệu quả điều trị, tính an toàn của Hội đồng tư vấn đăng ký thuốc hoặc Hội đồng tư vấn về xử lý tai biến sau tiêm chủng vắc xin;

b) Thông tin về chất lượng thuốc không đạt từ cơ sở kiểm nghiệm thuốc;

c) Thông tin về thuốc vi phạm do Cục Quản lý Dược, Cơ quan thanh tra y tế/ dược phát hiện;

d) Thông báo về thuốc vi phạm của cơ sở sản xuất, cơ quan quản lý, cơ quan kiểm tra chất lượng nhà nước về thuốc của nước ngoài;

đ) Thông tin về thuốc vi phạm do cơ quan công an, hải quan, quản lý thị trường phát hiện;

e) Thông tin về thuốc do cơ sở kinh doanh dược đề nghị thu hồi tự nguyện cung cấp.

2. Xác định mức độ vi phạm:

a) Trong thời hạn 24 giờ, kể từ thời điểm tiếp nhận thông tin về thuốc vi phạm quy định tại các điểm a, c, d, đ và e Khoản 1 Điều này, Bộ Y tế (Cục Quản lý Dược) tiến hành xác định mức độ vi phạm của thuốc và kết luận về việc thu hồi thuốc vi phạm trên cơ sở đánh giá nguy cơ đối với sức khỏe của người sử dụng.

Trường hợp cần xin ý kiến của Hội đồng tư vấn cấp giấy đăng ký lưu hành thuốc để xác định mức độ vi phạm theo quy định tại Mục IV Phụ lục II ban hành kèm theo Thông tư này, thời hạn xác định mức độ vi phạm của thuốc phải thực hiện tối đa 7 ngày.

b) Mức độ vi phạm của thuốc được quy định tại Phụ lục II ban hành kèm theo Thông tư này;

c) Đối với thông tin về thuốc vi phạm quy định tại Điểm b Khoản 1 Điều này, việc xử lý được tiến hành theo quy định tại Điều 14 Thông tư này.

3. Ban hành quyết định thu hồi thuốc:

a) Trong thời hạn không quá 24 giờ, kể từ thời điểm kết luận về việc thu hồi thuốc, Bộ Y tế (Cục Quản lý Dược) ban hành quyết định thu hồi thuốc theo quy định tại Khoản 1 Điều 65 của Luật dược;

b) Quyết định thu hồi phải bao gồm các thông tin sau: tên thuốc, số giấy đăng ký lưu hành hoặc số giấy phép nhập khẩu, tên hoạt chất, nồng độ, hàm lượng, dạng bào chế, số lô, hạn dùng, cơ sở sản xuất, cơ sở nhập khẩu, mức độ thu hồi, cơ sở chịu trách nhiệm thu hồi thuốc.

4. Thông báo quyết định thu hồi thuốc:

a) Quyết định thu hồi thuốc của Bộ Y tế (Cục Quản lý Dược) thông báo dưới các hình thức thư tín, fax, email, điện thoại hoặc các phương tiện thông tin đại chúng. Phạm vi thông báo quyết định thu hồi theo quy định tại Khoản 3 Điều 63 của Luật dược;

b) Ngay sau khi có quyết định thu hồi, Bộ Y tế (Cục Quản lý Dược) công bố quyết định thu hồi thuốc trên Cổng thông tin điện tử của Bộ Y tế, Trang thông tin điện tử của Cục Quản lý Dược và trên cơ sở dữ liệu quốc gia về dược của Bộ Y tế;

Sở Y tế công bố thông tin về quyết định thu hồi thuốc trên Trang thông tin điện tử của Sở ngay sau khi nhận được quyết định thu hồi.

Cơ sở sản xuất thuốc trong nước, cơ sở nhập khẩu phải thông báo thông tin về thuốc bị thu hồi đến các cơ sở kinh doanh, sử dụng đã mua thuốc.

c) Trường hợp thu hồi thuốc vi phạm ở mức độ 1, ngoài việc thực hiện theo quy định tại Điểm b Khoản này, quyết định thu hồi thuốc phải được Bộ Y tế thông báo trên Đài truyền hình Việt Nam và Đài tiếng nói Việt Nam.

5. Triển khai thu hồi thuốc:

a) Cơ sở kinh doanh, sử dụng thuốc phải dừng việc cung cấp, sử dụng; biệt trữ thuốc còn tồn tại cơ sở; lập danh sách các cơ sở kinh doanh, sử dụng, cá nhân (nếu có) đã mua thuốc, liên hệ và tiếp nhận thuốc được trả về; trả về cơ sở cung cấp thuốc;

b) Cơ sở sản xuất (đối với thuốc sản xuất trong nước), cơ sở nhập khẩu phối hợp với cơ sở ủy thác nhập khẩu hoặc cơ sở đầu mối phân phối thuốc (đối với thuốc nhập khẩu) chịu trách nhiệm thực hiện thu hồi thuốc vi phạm. Biên bản thu hồi thuốc thực hiện theo quy định tại Mẫu số 04 Phụ lục III ban hành kèm theo Thông tư này.

Trường hợp cơ sở kinh doanh, cung cấp thuốc không thực hiện thu hồi thuốc hoặc không tiếp nhận thuốc trả về, cơ sở, cá nhân mua, sử dụng thuốc báo cáo Sở Y tế trên địa bàn để xử lý theo quy định.

c) Việc thu hồi thuốc phải được hoàn thành trong thời hạn quy định tại Khoản 3 Điều 63 của Luật dược.

6. Báo cáo kết quả thu hồi, đánh giá hiệu quả thu hồi và xử lý bổ sung:

a) Trong thời hạn 01 ngày đối với trường hợp thu hồi mức độ 1, 03 ngày đối với trường hợp thu hồi mức độ 2, mức độ 3 kể từ ngày hoàn thành việc thu hồi, cơ sở chịu trách nhiệm thực hiện thu hồi phải báo cáo bằng văn bản kết quả thu hồi về Bộ Y tế (Cục Quản lý Dược) và Sở Y tế trên địa bàn cơ sở kinh doanh được chịu trách nhiệm thu hồi thuốc. Báo cáo gồm các tài liệu sau đây:

- Báo cáo tóm tắt về thuốc bị thu hồi theo quy định tại Mẫu số 05 Phụ lục III ban hành kèm theo Thông tư này;

- Danh sách các cơ sở kinh doanh, sử dụng thuốc (bao gồm cơ sở được cung cấp trực tiếp từ cơ sở chịu trách nhiệm thực hiện thu hồi thuốc vi phạm và các cơ sở được cung cấp từ các cơ sở phân phối) kèm theo thông tin về địa chỉ, số điện thoại, email (nếu có), số lượng cung cấp, số lượng thuốc đã thu hồi;

- Biên bản giao nhận, hóa đơn xuất trả lại hàng hoặc các bằng chứng khác thể hiện việc thu hồi thuốc;

- Báo cáo tự đánh giá về hiệu quả thu hồi thuốc;

- Kết quả điều tra, đánh giá nguyên nhân, đánh giá nguy cơ đối với các lô khác của thuốc vi phạm và/hoặc các thuốc khác được sản xuất trên cùng dây chuyền sản xuất.

b) Bộ Y tế (Cục Quản lý Dược) xem xét báo cáo kết quả thu hồi quy định tại Điểm a Khoản này, đánh giá hoặc giao Sở Y tế đánh giá hiệu quả thu hồi. Trường hợp hiệu quả thu hồi được đánh giá chưa triệt để, sản phẩm có khả năng vẫn tiếp tục được lưu hành, sử dụng và có nguy cơ ảnh hưởng xấu đến sức khỏe người sử dụng, Cục Quản lý Dược phối hợp với Sở Y tế và cơ quan chức năng có liên quan tổ chức thực hiện cưỡng chế thu hồi.

Điều 13. Thủ tục thu hồi thuốc theo hình thức tự nguyện

1. Cơ sở kinh doanh dược thu hồi thuốc theo hình thức tự nguyện tự đánh giá, xác định mức độ vi phạm của thuốc và báo cáo bằng văn bản về Bộ Y tế (Cục Quản lý Dược), trong đó nêu rõ thông tin về thuốc vi phạm, mức độ vi phạm, lý do thu hồi, đề xuất biện pháp xử lý thuốc bị thu hồi theo quy định tại Khoản 3, Khoản 4 Điều 15 Thông tư này.

2. Trong thời hạn 03 ngày, kể từ ngày nhận được báo cáo của cơ sở kinh doanh dược, Bộ Y tế (Cục Quản lý Dược) xem xét báo cáo của cơ sở kinh doanh dược, xác định mức độ vi phạm của thuốc theo quy định tại Phụ lục II ban hành kèm theo Thông tư này.

a) Trường hợp đồng ý với đề xuất của cơ sở kinh doanh dược về vi phạm mức độ 3 của thuốc, Bộ Y tế (Cục Quản lý Dược) có văn bản đồng ý để cơ sở thu hồi tự nguyện;

b) Trường hợp xác định thuốc vi phạm mức độ 1 hoặc 2, Bộ Y tế (Cục Quản lý Dược) thực hiện các thủ tục thu hồi thuốc quy định tại các Khoản 3, 4, 5 và 6 Điều 12 Thông tư này;

c) Trường hợp cần bổ sung hoặc làm rõ thông tin trong báo cáo của cơ sở kinh doanh dược, Bộ Y tế (Cục Quản lý Dược) có văn bản yêu cầu cơ sở cung cấp bổ sung, giải trình. Trong thời hạn 05 ngày, kể từ ngày nhận được văn bản của Bộ Y tế (Cục Quản lý Dược), cơ sở phải có văn bản bổ sung, giải trình.

3. Trong thời hạn 24 giờ, kể từ thời điểm Bộ Y tế (Cục Quản lý Dược) có văn bản đồng ý để cơ sở thu hồi tự nguyện, cơ sở kinh doanh được ban hành quyết định thu hồi thuốc, thông báo tới các cơ sở kinh doanh, sử dụng và thực hiện việc thu hồi thuốc quy định tại các Khoản 5 và Khoản 6 Điều 12 Thông tư này.

Điều 14. Xử lý thuốc không đạt tiêu chuẩn chất lượng theo nơi lấy mẫu

1. Trường hợp mẫu thuốc vi phạm do cơ quan kiểm tra chất lượng lấy tại cơ sở bán lẻ thuốc, cơ sở khám bệnh, chữa bệnh hạng III, hạng IV:

a) Trong thời hạn 24 giờ, kể từ thời điểm nhận được phiếu kiểm nghiệm hoặc phiếu phân tích do cơ sở kiểm nghiệm gửi tới, Sở Y tế tiến hành niêm phong thuốc không đạt chất lượng tại cơ sở đã lấy mẫu;

b) Trong thời hạn 48 giờ, kể từ thời điểm nhận được phiếu kiểm nghiệm hoặc phiếu phân tích do cơ sở kiểm nghiệm gửi tới, Bộ Y tế (Cục Quản lý Dược) có văn bản yêu cầu cơ sở đăng ký, cơ sở sản xuất hoặc cơ sở nhập khẩu có trách nhiệm:

- Báo cáo về việc phân phối thuốc gửi Bộ Y tế (Cục Quản lý Dược);

- Đề nghị cơ quan kiểm tra chất lượng lấy mẫu bổ sung tại cơ sở sản xuất thuốc trong nước hoặc cơ sở nhập khẩu đối với thuốc nước ngoài và tại ít nhất 02 cơ sở bán buôn, trong đó có cơ sở bán buôn đã cung cấp thuốc cho cơ sở đã được lấy mẫu;

- Gửi mẫu đã lấy tới cơ sở kiểm nghiệm tuyến Trung ương để kiểm tra chất lượng đối với chỉ tiêu không đạt.

c) Trường hợp ít nhất 01 (một) mẫu thuốc được lấy bổ sung không đạt tiêu chuẩn chất lượng, Bộ Y tế (Cục Quản lý Dược) xác định mức độ vi phạm và kết luận về việc thu hồi thuốc vi phạm theo quy định tại Phụ lục II ban hành kèm theo Thông tư này, ban hành quyết định thu hồi thuốc theo quy định tại Khoản 3 Điều 12 Thông tư này. Phạm vi và thời gian thu hồi thực hiện theo quy định tại Khoản 3 Điều 63 Luật dược;

d) Trường hợp các mẫu thuốc được lấy bổ sung đạt tiêu chuẩn chất lượng, Bộ Y tế (Cục Quản lý Dược) chỉ xác định mức độ vi phạm, kết luận về việc thu hồi thuốc vi phạm, ban hành quyết định thu hồi và xử lý đối với thuốc của cơ sở đã lấy mẫu ban đầu.

2. Trường hợp mẫu thuốc vi phạm do cơ quan kiểm tra chất lượng lấy tại cơ sở bán buôn, cơ sở khám bệnh, chữa bệnh hạng II trở lên:

a) Trong thời hạn 24 giờ, kể từ thời điểm nhận được phiếu kiểm nghiệm hoặc phiếu phân tích do cơ sở kiểm nghiệm gửi tới, Sở Y tế tiến hành niêm phong thuốc không đạt chất lượng tại cơ sở đã lấy mẫu;

b) Trong thời hạn 48 giờ, kể từ thời điểm nhận được phiếu kiểm nghiệm hoặc phiếu phân tích do cơ sở kiểm nghiệm gửi tới, Bộ Y tế (Cục Quản lý Dược) ban hành quyết định thu hồi thuốc trên địa bàn tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi lấy mẫu và các cơ sở kinh doanh, sử dụng đã được cơ sở bán buôn nơi lấy mẫu thuốc cung cấp theo quy định tại Khoản 3 Điều 12 Thông tư này và có văn bản yêu cầu cơ sở đăng ký, cơ sở sản xuất hoặc cơ sở nhập khẩu có trách nhiệm:

- Báo cáo về việc phân phối thuốc gửi Bộ Y tế (Cục Quản lý Dược);

- Đề nghị cơ quan kiểm tra chất lượng lấy mẫu bổ sung ít nhất 02 mẫu thuốc tại cơ sở bán buôn khác, trong đó có cơ sở bán buôn đã cung cấp thuốc cho cơ sở đã được lấy mẫu;

- Gửi mẫu đã lấy tới cơ sở kiểm nghiệm tuyến Trung ương để kiểm tra chất lượng đối với chỉ tiêu không đạt.

c) Trường hợp ít nhất 01 (một) mẫu thuốc được lấy bổ sung không đạt tiêu chuẩn chất lượng, Bộ Y tế (Cục Quản lý Dược) xác định mức độ vi phạm và kết luận về việc thu hồi thuốc vi phạm theo quy định tại Phụ lục II ban hành kèm theo Thông tư này, ban hành quyết định thu hồi thuốc theo quy định tại Khoản 3 Điều 12 Thông tư này. Phạm vi và thời gian thu hồi thực hiện theo quy định tại Khoản 3 Điều 63 Luật dược;

d) Trường hợp các mẫu thuốc được lấy bổ sung đạt tiêu chuẩn chất lượng, Bộ Y tế (Cục Quản lý Dược) chỉ thực hiện quy định tại Điểm b Khoản này.

3. Trường hợp mẫu thuốc do cơ quan kiểm tra chất lượng lấy lại cơ sở sản xuất, cơ sở nhập khẩu, cơ sở kinh doanh dịch vụ bảo quản hoặc mẫu thuốc được xác định vi phạm chất lượng do nguyên nhân trong quá trình sản xuất, Bộ Y tế (Cục Quản lý Dược) xác định mức độ vi phạm và kết luận về việc thu hồi thuốc vi phạm theo quy định tại Phụ lục II ban hành kèm theo Thông tư này, ban hành quyết định thu hồi thuốc theo quy định tại Khoản 3 Điều 12 Thông tư này. Phạm vi và thời gian thu hồi thực hiện theo quy định tại Khoản 3 Điều 63 Luật Dược.

Điều 15. Xử lý thuốc bị thu hồi

1. Thuốc bị thu hồi được phép khắc phục hoặc tái xuất trong trường hợp vi phạm mức độ 3 và không thuộc trường hợp quy định tại Điểm b Khoản 2 Điều này.

2. Thuốc bị thu hồi phải tiêu hủy khi thuộc một trong các trường hợp sau đây:

a) Thuốc bị thu hồi do vi phạm mức độ 1 hoặc mức độ 2;

b) Thuốc bị thu hồi do vi phạm mức độ 3, được Bộ Y tế (Cục Quản lý Dược) xem xét theo quy định tại Khoản 3, Khoản 4 Điều này và kết luận không thể khắc phục, tái xuất được;

c) Thuốc bị thu hồi do vi phạm mức độ 3 được Bộ Y tế (Cục Quản lý Dược) cho phép khắc phục hoặc tái xuất nhưng cơ sở không thực hiện được việc khắc phục, tái xuất.

3. Thủ tục đề nghị khắc phục thuốc bị thu hồi:

a) Cơ sở có thuốc bị thu hồi có văn bản gửi Bộ Y tế (Cục Quản lý Dược) kèm theo quy trình khắc phục, đánh giá nguy cơ đối với chất lượng, độ ổn định của thuốc, chương trình theo dõi, giám sát chất lượng, an toàn, hiệu quả của thuốc trong quá trình lưu hành;

b) Trong thời hạn tối đa 60 ngày, kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị khắc phục của cơ sở, Bộ Y tế (Cục Quản lý Dược) phải xem xét, có ý kiến trả lời bằng văn bản đồng ý hoặc không đồng ý việc khắc phục. Trường hợp không đồng ý phải nêu rõ lý do;

c) Trường hợp cần bổ sung hoặc làm rõ thông tin liên quan đến việc khắc phục, trong thời hạn tối đa 60 ngày, kể từ ngày nhận được văn bản của Bộ Y tế (Cục Quản lý Dược), cơ sở phải nộp tài liệu bổ sung, giải trình. Sau thời hạn trên, cơ sở không nộp tài liệu bổ sung, giải trình thì đề nghị khắc phục không còn giá trị.

4. Thủ tục đề nghị tái xuất thuốc bị thu hồi:

a) Cơ sở có thuốc bị thu hồi có văn bản gửi Bộ Y tế (Cục Quản lý Dược) kèm theo phương án tái xuất nêu rõ thời gian và nước tái xuất;

b) Trong thời hạn tối đa 15 ngày, kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị của cơ sở, Bộ Y tế (Cục Quản lý Dược) có ý kiến trả lời bằng văn bản đồng ý hoặc không đồng ý tái xuất; trường hợp không đồng ý phải nêu rõ lý do.

5. Việc khắc phục, tái xuất thuốc bị thu hồi chỉ được thực hiện sau khi có ý kiến đồng ý bằng văn bản của Bộ Y tế (Cục Quản lý Dược).

6. Hủy thuốc:

a) Người đứng đầu cơ sở có thuốc bị tiêu hủy ra quyết định thành lập Hội đồng hủy thuốc. Hội đồng có ít nhất là 03 người, trong đó phải có 1 đại diện là người chịu trách nhiệm chuyên môn;

b) Việc hủy thuốc phải bảo đảm an toàn cho người, súc vật và tránh ô nhiễm môi trường theo các quy định của pháp luật về bảo vệ môi trường;

c) Việc hủy thuốc phải kiểm soát đặc biệt phải thực hiện theo quy định tại Điều 48 của Nghị định số 54/2017/NĐ-CP;

d) Cơ sở hủy thuốc phải báo cáo kèm theo biên bản hủy thuốc tới Sở Y tế theo quy định tại Mẫu số 06 Phụ lục III ban hành kèm theo Thông tư này.

7. Thời hạn xử lý thuốc bị thu hồi không quá 12 tháng kể từ thời điểm hoàn thành việc thu hồi theo quy định tại các Điểm a, b và c Khoản 3 Điều 63 của Luật dược.

Điều 16. Trách nhiệm thu hồi thuốc

1. Trách nhiệm của cơ sở kinh doanh dược, cơ sở khám bệnh, chữa bệnh và người sử dụng:

a) Thực hiện quy định tại các Khoản 1, 2 và 3 Điều 64 của Luật dược;

b) Thường xuyên kiểm tra, cập nhật thông tin về thu hồi thuốc trên Cổng thông tin điện tử của Bộ Y tế, Trang thông tin điện tử của Cục Quản lý Dược và Sở y tế.

2. Trách nhiệm của Cục Quản lý Dược:

a) Tiếp nhận thông tin, xác định mức độ vi phạm của thuốc và ban hành quyết định thu hồi thuốc;

b) Thông báo quyết định thu hồi thuốc theo quy định tại Điểm a Khoản 4 Điều 12 Thông tư này, công bố thông tin về thuốc bị thu hồi trên Cổng thông tin điện tử của Bộ Y tế và Trang thông tin điện tử của Cục Quản lý Dược sau khi có quyết định thu hồi thuốc. Phối hợp với Đài truyền hình Việt Nam, Đài tiếng nói Việt Nam công bố thông tin về thu hồi thuốc vi phạm ở mức độ 1;

c) Xem xét báo cáo đánh giá và trả lời về đề xuất tự nguyện thu hồi, đề xuất xử lý khắc phục, tái xuất thuốc bị thu hồi của cơ sở kinh doanh dược;

d) Phối hợp với các đơn vị liên quan (Thanh tra Bộ, Sở Y tế, Y tế các ngành) thanh tra, kiểm tra việc tổ chức và thực hiện thu hồi thuốc; xử lý cơ sở vi phạm theo quy định của pháp luật;

đ) Có văn bản hướng dẫn chi tiết về quy trình xử lý, thu hồi thuốc, đánh giá hiệu quả thực hiện thông báo thu hồi thuốc của các cơ sở sản xuất, kinh doanh dược.

3. Trách nhiệm của Sở Y tế:

a) Công bố thông tin quyết định thu hồi thuốc trên Trang thông tin điện tử của Sở Y tế;

b) Tổ chức thông báo, phổ biến cho các cơ sở sản xuất, kinh doanh dược, cơ sở khám bệnh, chữa bệnh trên địa bàn về các thông tin thu hồi thuốc;

c) Thực hiện hoặc chỉ đạo trung tâm kiểm nghiệm phối hợp với cơ sở có thuốc vi phạm chất lượng lấy mẫu thuốc bổ sung theo quy định tại Điểm b Khoản 1 hoặc Điểm b Khoản 2 Điều 14 Thông tư này;

d) Tổ chức giám sát việc thu hồi thuốc trên địa bàn; xử lý, xử phạt cơ sở vi phạm các quy định về thu hồi thuốc theo thẩm quyền;

đ) Tham gia hoặc thực hiện đánh giá hiệu quả thu hồi thuốc của các cơ sở kinh doanh dược trên địa bàn theo chỉ đạo của Bộ Y tế (Cục Quản lý Dược). Báo cáo Bộ Y tế (Cục Quản lý Dược) về các trường hợp cơ sở sản xuất, cơ sở nhập khẩu, cơ sở bán buôn là đầu mối phân phối thuốc không thực hiện hoặc thực hiện không đầy đủ việc thu hồi thuốc;

e) Tổ chức, tham gia việc cưỡng chế thu hồi thuốc

Chương V

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 17. Hiệu lực thi hành

1. Thông tư này có hiệu lực thi hành từ ngày 20 tháng 6 năm 2018.

2. Bãi bỏ các văn bản sau đây kể từ ngày Thông tư này có hiệu lực:

a) Thông tư số 09/2010/TT-BYT ngày 28 tháng 4 năm 2010 của Bộ trưởng Bộ Y tế hướng dẫn việc quản lý chất lượng thuốc;

b) Thông tư số 04/2010/TT-BYT ngày 12 tháng 02 năm 2010 của Bộ trưởng Bộ Y tế hướng dẫn việc lấy mẫu thuốc để xác định chất lượng.

Điều 18. Tổ chức thực hiện

1. Cục Quản lý Dược có trách nhiệm:

a) Chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan tổ chức tuyên truyền, phổ biến, triển khai thực hiện Thông tư này;

b) Chủ trì phối hợp với Viện Kiểm nghiệm thuốc Trung ương, Viện Kiểm nghiệm thuốc thành phố Hồ Chí Minh, Viện Kiểm định Quốc gia vắc xin và sinh phẩm y tế xây dựng kế hoạch lấy mẫu thuốc để kiểm tra chất lượng trình Bộ Y tế xem xét, phê duyệt và bố trí ngân sách thực hiện kế hoạch theo thẩm quyền.

Triển khai việc lấy mẫu thuốc để kiểm tra chất lượng và cập nhật vào hệ thống dữ liệu thông tin kiểm tra chất lượng thuốc của Bộ Y tế các thông tin về mẫu thuốc, nguyên liệu làm thuốc được lấy (bao gồm các thông tin: tên thuốc, nguyên liệu làm thuốc, nồng độ, hàm lượng, dạng bào chế, số lô, hạn dùng, số giấy đăng ký lưu hành hoặc giấy phép nhập khẩu, cơ sở sản xuất, cơ sở nhập khẩu, cơ sở lấy mẫu) và kết quả kiểm tra chất lượng đối với mẫu thuốc, nguyên liệu làm thuốc;

c) Cung cấp thông tin về khoa học kỹ thuật liên quan đến bảo đảm chất lượng thuốc, nguyên liệu làm thuốc.

Cung cấp cho Viện Kiểm nghiệm thuốc Trung ương, Viện Kiểm nghiệm thuốc thành phố Hồ Chí Minh mẫu nhãn và bản tiêu chuẩn chất lượng của thuốc, nguyên liệu làm thuốc đã được cấp giấy đăng ký lưu hành hoặc giấy phép nhập khẩu, bản cập nhật trong trường hợp có thay đổi. Đối với vắc xin và sinh phẩm, mẫu nhãn và bản tiêu chuẩn chất lượng được chuyển đến Viện Kiểm định Quốc gia vắc xin và sinh phẩm y tế;

d) Tổ chức kiểm tra chất lượng thuốc, nguyên liệu làm thuốc sản xuất, pha chế, lưu hành và sử dụng trên toàn quốc. Chỉ đạo, giám sát hệ thống kiểm nghiệm thuốc trên toàn quốc. Kết luận về chất lượng thuốc trên cơ sở kết quả kiểm nghiệm thuốc của cơ sở kiểm nghiệm của nhà nước về thuốc và các hồ sơ liên quan;

đ) Chủ trì hoặc phối hợp thực hiện chức năng kiểm tra nhà nước, thanh tra và xử lý vi phạm pháp luật về chất lượng thuốc theo thẩm quyền.

2. Sở Y tế có trách nhiệm:

a) Tổ chức thực hiện việc kiểm tra chất lượng thuốc trên địa bàn và xử lý vi phạm theo quy định của pháp luật;

b) Xây dựng kế hoạch lấy mẫu thuốc, nguyên liệu làm thuốc để kiểm tra chất lượng trình Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương xem xét, phê duyệt và bố trí ngân sách thực hiện kế hoạch theo thẩm quyền;

c) Cập nhật vào hệ thống dữ liệu thông tin kiểm tra chất lượng thuốc của Bộ Y tế các thông tin về mẫu thuốc, nguyên liệu làm thuốc được lấy (bao gồm các thông tin: tên thuốc, nguyên liệu làm thuốc, nồng độ, hàm lượng, dạng bào chế, số lô, hạn dùng, số giấy lưu hành hoặc giấy phép nhập khẩu, cơ sở sản xuất, cơ sở nhập khẩu, cơ sở lấy mẫu) và kết quả kiểm tra chất lượng đối với mẫu thuốc, nguyên liệu làm thuốc.

3. Hệ thống kiểm nghiệm thuốc có trách nhiệm:

a) Cơ sở kiểm nghiệm thuốc tuyến Trung ương (Viện Kiểm nghiệm thuốc Trung ương, Viện Kiểm nghiệm thuốc thành phố Hồ Chí Minh, Viện Kiểm định Quốc gia vắc xin và sinh phẩm y tế):

- Thực hiện phân tích, kiểm nghiệm mẫu để xác định chất lượng thuốc, nguyên liệu làm thuốc sản xuất, lưu hành, sử dụng; báo cáo kết quả kiểm nghiệm về Bộ Y tế (Cục Quản lý Dược) và Sở Y tế nơi lấy mẫu;

- Nghiên cứu, thiết lập và công bố trên trang thông tin điện tử của các Viện và của Cục Quản lý Dược danh mục các chất chuẩn, chất đối chiếu, tạp chất chuẩn phục vụ cho việc phân tích, kiểm nghiệm mẫu thuốc, nguyên liệu làm thuốc được sản xuất, nhập khẩu, lưu hành, sử dụng trên lãnh thổ Việt Nam;

- Viện Kiểm nghiệm thuốc Trung ương, Viện Kiểm nghiệm thuốc thành phố Hồ Chí Minh chịu trách nhiệm cung cấp cho Trung tâm kiểm nghiệm thuốc tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, theo địa bàn được phân công, bản sao hoặc văn bản điện tử của tiêu chuẩn chất lượng thuốc, nguyên liệu làm thuốc;

- Viện Kiểm định Quốc gia vắc xin và sinh phẩm y tế, theo định kỳ hàng năm, rà soát, đánh giá xu hướng chất lượng vắc xin, sinh phẩm và trình Bộ Y tế xem xét ban hành Hướng dẫn về kiểm nghiệm xuất xưởng vắc xin, sinh phẩm là huyết thanh chứa kháng thể, dẫn xuất của máu và huyết tương người (bao gồm cả việc xem xét các chỉ tiêu phải thử nghiệm khi kiểm nghiệm để cấp giấy chứng nhận chất lượng đối với từng lô vắc xin, sinh phẩm).

Cập nhật thông tin về việc cấp giấy chứng nhận chất lượng vắc xin, sinh phẩm là huyết thanh chứa kháng thể, dẫn xuất của máu và huyết tương của người trên trang thông tin điện tử của Viện Kiểm định và Cục Quản lý Dược,

b) Trung tâm Kiểm nghiệm tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương:

- Thực hiện phân tích, kiểm nghiệm mẫu để xác định chất lượng thuốc, nguyên liệu làm thuốc sản xuất, lưu hành, sử dụng;

- Báo cáo kết quả kiểm nghiệm về Sở Y tế và Bộ Y tế (Cục Quản lý Dược).

4. Cơ sở kinh doanh có trách nhiệm:

a) Tổ chức nghiên cứu và triển khai thực hiện quy định của pháp luật về chất lượng thuốc, nguyên liệu làm thuốc được ban hành tại Thông tư này;

b) Triển khai các quy định về kiểm tra, kiểm soát nguồn gốc, chất lượng thuốc, nguyên liệu làm thuốc. Thực hiện hoạt động quản lý chất lượng để bảo đảm chất lượng thuốc, nguyên liệu làm thuốc trong suốt quá trình hoạt động của cơ sở;

c) Thiết lập hệ thống hồ sơ tài liệu đảm bảo theo dõi được quá trình lưu hành của thuốc, nguyên liệu làm thuốc. Thực hiện theo dõi, giám sát chất lượng thuốc, nguyên liệu làm thuốc do cơ sở kinh doanh; kịp thời phát hiện và xử lý thuốc vi phạm, báo cáo cơ quan quản lý, cơ quan kiểm tra chất lượng thuốc.

5. Trong giai đoạn lực lượng kiểm soát viên chất lượng thuốc các cấp chưa được bổ nhiệm, Bộ Y tế giao:

a) Viện Kiểm nghiệm thuốc Trung ương, Viện Kiểm nghiệm thuốc thành phố Hồ Chí Minh, Viện Kiểm định Quốc gia vắc xin và sinh phẩm y tế, theo chức năng, nhiệm vụ và phạm vi hoạt động được phân công:

- Xây dựng kế hoạch lấy mẫu thuốc để kiểm tra, giám sát chất lượng thuốc, nguyên liệu làm thuốc; dự trù và tiếp nhận sử dụng kinh phí hàng năm cho hoạt động lấy mẫu, kiểm nghiệm mẫu thuốc, nguyên liệu làm thuốc;

- Thực hiện việc lấy mẫu thuốc, nguyên liệu làm thuốc theo kế hoạch được phê duyệt tại cơ sở kinh doanh dược, cơ sở sử dụng thuốc;

- Cập nhật thông tin về mẫu thuốc, nguyên liệu làm thuốc được lấy để kiểm tra chất lượng và kết quả kiểm nghiệm đối với mẫu thuốc, nguyên liệu làm thuốc vào hệ thống dữ liệu thông tin kiểm tra chất lượng thuốc của Bộ Y tế;

- Báo cáo kết quả kiểm nghiệm về Bộ Y tế (Cục Quản lý Dược) và Sở y tế nơi lấy mẫu đối với mẫu thuốc, nguyên liệu làm thuốc không đạt tiêu chuẩn chất lượng theo quy định tại Khoản 3 Điều 7 Thông tư này.

- Viện Kiểm nghiệm thuốc Trung ương xây dựng hệ thống dữ liệu thông tin kiểm tra chất lượng thuốc của Bộ Y tế;

b) Trung tâm Kiểm nghiệm tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương:

- Xây dựng kế hoạch lấy mẫu để kiểm tra, giám sát chất lượng thuốc, nguyên liệu làm thuốc; dự trù và tiếp nhận sử dụng kinh phí hàng năm cho hoạt động lấy mẫu, kiểm nghiệm mẫu thuốc, nguyên liệu làm thuốc;

- Thực hiện lấy mẫu thuốc, nguyên liệu làm thuốc để kiểm tra chất lượng theo kế hoạch được phê duyệt tại cơ sở kinh doanh, sử dụng thuốc;

- Cập nhật thông tin về mẫu thuốc, nguyên liệu làm thuốc được lấy để kiểm tra chất lượng và kết quả kiểm nghiệm vào hệ thống dữ liệu thông tin kiểm tra chất lượng thuốc của Bộ Y tế;

- Báo cáo kết quả kiểm nghiệm về Bộ Y tế (Cục Quản lý Dược), Sở Y tế đối với mẫu thuốc, nguyên liệu làm thuốc không đạt tiêu chuẩn chất lượng theo quy định tại Khoản 3 Điều 7 Thông tư này.

Điều 19. Trách nhiệm thi hành

Cục trưởng Cục Quản lý Dược, Chánh Văn phòng Bộ, Chánh Thanh tra Bộ, Thủ trưởng các đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ Y tế, Sở Y tế các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, các cơ sở kinh doanh dược và các cơ quan, tổ chức cá nhân khác có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Thông tư này.

Trong quá trình thực hiện nếu có vấn đề vướng mắc, đề nghị các cơ quan, tổ chức, cá nhân phản ánh về Bộ Y tế (Cục Quản lý Dược) để xem xét, giải quyết.

Nơi nhận: - Quốc hội (Ủy ban VCVĐXH, Ủy ban PL); - Văn phòng Chính phủ (Phòng công báo, Cổng thông tin điện tử CP); - Bộ trưởng, các Thứ trưởng Bộ Y tế; - Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; - Bộ Tư pháp (Cục Kiểm tra VB); - Các Vụ, Cục, Tổng cục, VP Bộ, Thanh tra Bộ Y tế; - UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc TW; - Sở Y tế các tỉnh, thành phố trực thuộc TW; - Viện KN thuốc TW, Viện KN thuốc Tp. HCM, Viện KĐQG vắc xin và sinh phẩm y tế; - Hiệp hội SXKDDVN; - Cổng thông tin điện tử Bộ Y tế; - Lưu: VT, PC, QLD (2 bản).

KT. BỘ TRƯỞNG THỨ TRƯỞNG Trương Quốc Cường

PHỤ LỤC I

HƯỚNG DẪN VIỆC LẤY MẪU THUỐC, NGUYÊN LIỆU LÀM THUỐC ĐỂ XÁC ĐỊNH CHẤT LƯỢNG
(Kèm theo Thông tư số 11/2018/TT-BYT ngày 04 tháng 5 năm 2018 của Bộ trưởng Bộ Y tế)

I. Trình tự lấy mẫu và các thao tác lấy mẫu

1. Dụng cụ lấy mẫu thuốc, nguyên liệu làm thuốc

Dụng cụ lấy mẫu, đồ đựng mẫu phải được làm bằng vật liệu trơ, sạch thích hợp với đặc điểm của từng loại mẫu, đảm bảo không làm ảnh hưởng đến chất lượng mẫu, không đưa tạp chất vào mẫu gây ô nhiễm, nhiễm chéo đối với mẫu cũng như phải đảm bảo an toàn cho người lấy mẫu (Tham khảo Mục III).

2. Lượng mẫu cần lấy

2.1. Lượng mẫu cần lấy để phân tích và để lưu được tính toán tùy thuộc vào yêu cầu kiểm tra, tiêu chuẩn chất lượng thuốc, nguyên liệu làm thuốc áp dụng, phương pháp thử của mẫu nhưng ít nhất phải đủ cho ba lần phân tích hoặc phải đủ để thực hiện các phép thử đảm bảo thu được kết quả chính xác và tin cậy.

2.2. Thông thường, mỗi lô sản xuất được lấy hai mẫu (một mẫu phân tích và một mẫu lưu tại cơ quan kiểm nghiệm). Trường hợp cần thiết, số mẫu phân tích và mẫu lưu có thể nhiều hơn hai để đủ gửi kiểm nghiệm và lưu ở các cơ quan, tổ chức có liên quan.

3. Thao tác lấy mẫu

3.1. Nguyên tắc lấy mẫu:

- Tùy theo mục đích kiểm tra và theo từng loại sản phẩm, người lấy mẫu quyết định lựa chọn phương pháp lấy mẫu thích hợp.

- Quá trình lấy mẫu phải được giám sát và được ghi chép lại đầy đủ. Tất cả các dấu hiệu không đồng nhất, hư hỏng của thuốc và bao bì bảo quản đều phải được ghi chép lại.

- Quy trình lấy mẫu phải đảm bảo sao cho có thể kịp thời phát hiện tính không đồng nhất của thuốc trong từng đơn vị lấy mẫu và của cả lô thuốc. Các dấu hiệu không đồng nhất bao gồm sự khác nhau về hình dạng, kích thước, hoặc màu sắc của các tiểu phân chất rắn ở dạng kết tinh, dạng hạt hoặc dạng bột; lớp vỏ ẩm của các chất hút có tính hút ẩm; sự lắng đọng các dược chất ở dạng rắn trong thuốc dạng chất lỏng hoặc bán rắn; sự tách lớp của thuốc dạng chất lỏng.

- Không trộn lẫn, phối hợp các mẫu được lấy từ các phần có dấu hiệu khác nhau, từ các bao bì có nghi ngờ chất lượng của lô thuốc, vì sự trộn lẫn này làm che khuất các dấu hiệu tạp nhiễm, hàm lượng thấp hoặc các vấn đề chất lượng khác. Phải tạo thành mẫu riêng biệt từ các phần, các bao bì này.

- Đối với thành phẩm thuốc, quy trình lấy mẫu cần tính đến các phép thử chính thức và phép thử bổ sung đối với từng dạng thuốc (ví dụ: thuốc viên nén, hoặc thuốc tiêm truyền...). Các phép thử bổ sung bao gồm các phép thử để xác định thuốc giả mạo, thuốc bị pha trộn, thuốc thêm các chất không được phép.

- Không nên trộn lại thuốc đã lấy ra khỏi bao bì trực tiếp với thuốc còn trong bao bì.

3.2. Trình tự lấy mẫu

- Kiểm tra tình trạng vật lý của lô hàng: phân tách theo từng loại sản phẩm và từng lô sản xuất, mỗi lô lại tách riêng các thùng hàng có dấu hiệu bị hư hại, không đảm bảo vệ sinh để kiểm tra, lấy mẫu riêng. Loại bỏ các đơn vị bao gói không có nhãn.

- Từ lô sản phẩm lấy ra các đơn vị lấy mẫu, mở các bao gói để lấy các mẫu ban đầu và làm kín ngay lại các bao gói đã được lấy mẫu. Số lượng nguyên liệu trong mẫu ban đầu được tính toán đủ để chuẩn bị mẫu tiếp sau.

- Trộn đều các mẫu ban đầu thành những mẫu riêng của từng đơn vị lấy mẫu.

- Trộn đều các mẫu riêng thành một mẫu chung.

- Tạo mẫu cuối cùng: Từ mẫu chung lấy ra các phần bằng nhau tạo thành mẫu cuối cùng gồm mẫu phân tích và mẫu lưu.

3.3. Các mẫu phân tích và mẫu lưu phải được cho vào đồ đựng, hàn kín và dán nhãn. Nhãn của đồ đựng mẫu phải ghi rõ tên thuốc, tên nhà sản xuất, ký hiệu lô sản xuất, hạn dùng, số thùng đã lấy mẫu, nơi lấy mẫu, số lượng mẫu đã lấy (nếu mẫu lấy là nguyên liệu thuốc gây nghiện, hướng thần, tiền chất dùng làm thuốc và nguyên liệu thuốc phóng xạ số lượng cần phải ghi bằng chữ), ngày lấy mẫu, các điều kiện bảo quản phù hợp với biên bản lấy mẫu.

3.4. Sau khi lấy mẫu xong, các thành viên tham gia lấy mẫu phải niêm phong riêng biệt mẫu phân tích và mẫu lưu để đảm bảo mẫu được an toàn trong quá trình vận chuyển từ nơi lấy mẫu đến nơi giao mẫu. Trên niêm phong của mẫu phải ghi rõ ngày tháng lấy mẫu và có ít nhất chữ ký của người lấy mẫu và đại diện cơ sở được lấy mẫu.

Trong trường hợp cần thiết, phần còn lại sau khi lấy mẫu cũng phải niêm phong để đề phòng sự tráo mẫu thuốc, nguyên liệu làm thuốc.

3.5. Lập biên bản lấy mẫu: biên bản lấy mẫu phải ghi rõ số lô, ngày lấy mẫu, địa điểm lấy mẫu, các điều kiện bảo quản, ghi chép về bất cứ nhận xét nào khác liên quan và những bất thường của quá trình lấy mẫu, có ít nhất tên và chữ ký của người lấy mẫu và đại diện cơ sở được lấy mẫu.

Trong trường hợp đoàn kiểm tra chất lượng tiến hành lấy mẫu thì phải có thêm chữ ký của Trường đoàn kiểm tra.

Trong trường hợp đại diện cơ sở được lấy mẫu không ký biên bản, thì biên bản có chữ ký của người lấy mẫu và người chứng kiến.

Biên bản phải làm thành ít nhất ba bản: một bản lưu tại cơ sở được lấy mẫu, một bản lưu ở cơ quan kiểm nghiệm, một bản lưu tại cơ quan quản lý, kiểm tra chất lượng thuốc.

4. Lấy mẫu nguyên liệu làm thuốc

4.1. Trường hợp nguyên liệu chỉ có một bao gói:

a) Lấy mẫu nguyên liệu dạng rắn: Lấy mẫu ban đầu ở các vị trí khác nhau của thùng hàng (phía trên, giữa và đáy). Nếu các mẫu ban đầu không có các dấu hiệu cảm quan khác nhau thì trộn đều các mẫu ban đầu thành mẫu riêng.

b) Lấy mẫu nguyên liệu dạng lỏng hoặc bán rắn: Nấu không đồng đều thì phải trộn đều trước khi lấy mẫu. Ví dụ nếu chế phẩm lỏng phân lớp phải khuấy đều trước khi lấy mẫu, hoặc nếu có cặn lắng trong chất lỏng phải làm tan cặn lắng hoặc phân tán đều trước khi lấy mẫu bằng cách có thể làm ấm hoặc khuấy trộn đều.

4.2. Trường hợp lô nguyên liệu có nhiều bao gói:

Tùy theo mục đích của lấy mẫu kiểm tra, mức độ đồng nhất và chất lượng của lô thuốc mà chọn phương án lấy mẫu thích hợp theo quy định tại Mục I, Khoản 9 của Phụ lục này.

5. Lấy mẫu bán thành phẩm chưa đóng gói

Các sản phẩm loại này là thuốc bột, thuốc nước, siro thuốc, thuốc mỡ, thuốc cốm, thuốc viên, thuốc tiêm... chứa trong các bao gói lớn để chuyển đến cơ sở đóng gói lẻ. Mỗi lô sản xuất được lấy mẫu theo cách sau:

1. Nếu lô sản phẩm chỉ có 1 - 2 bao gói, thì mở cả hai bao gói. Nếu lô sản phẩm có từ 3 bao gói trở lên thì mở ba bao gói. Lấy ít nhất 3 mẫu ban đầu ở các vị trí khác nhau của mỗi bao gói.

2. Trộn các mẫu ban đầu lại thành mẫu chung rồi tạo mẫu cuối cùng gồm mẫu phân tích và mẫu lưu.

6. Lấy mẫu vật liệu bao gói

Lấy mẫu vật liệu bao gói thực hiện theo quy định tại Mục I, Khoản 9 của Phụ lục này.

7. Lấy mẫu thuốc thành phẩm

7.1. Lấy mẫu thuốc thành phẩm để kiểm tra hoặc giám sát chất lượng:

a) Việc lấy mẫu theo nguyên tắc lấy mẫu ngẫu nhiên và phải lấy mẫu ở những vị trí khác nhau của lô hàng.

b) Căn cứ tiêu chuẩn chất lượng thuốc, số lượng thuốc được lấy sao cho đủ để thử nghiệm và lưu mẫu. Trường hợp không có đủ thông tin để tính toán chính xác số lượng thuốc cần lấy, tham khảo số lượng thuốc thành phẩm tối thiểu cần lấy theo quy định tại Mục V của Phụ lục này.

c) Trình tự lấy mẫu được thực hiện trên cơ sở hướng dẫn tại Mục II của Phụ lục này.

7.2. Lấy mẫu để kiểm tra cảm quan khi nhập thuốc: số lượng mẫu lấy để kiểm tra cảm quan theo quy định tại Mục IV của Phụ lục này.

8. Lấy mẫu dược liệu

Dược liệu hoặc dược liệu đã được chế biến một phần, kể cả động vật, thực vật (cây thuốc đã làm khô và các phần của cây) và khoáng chất, được coi như nguyên liệu không đồng đều, lấy mẫu theo quy định tại Mục I, Khoản 9, sơ đồ r của Phụ lục này.

9. Sơ đồ lấy mẫu nguyên liệu ban đầu và vật liệu bao gói

9.1. Trước khi thực hiện việc lấy mẫu, người lấy mẫu phải kiểm tra tính nguyên vẹn, mức độ hư hỏng của thùng đựng, sự đồng đều của sản phẩm bên trong của mỗi đơn vị lấy mẫu.

9.2. Việc lấy mẫu có thể được thực hiện theo một trong ba sơ đồ lấy mẫu ghi tại Bảng 1 dưới đây.

Bảng 1: Các giá trị n, p hoặc r cho N đơn vị bao gói

Giá trị n, p, r	Giá trị N
	Sơ đồ n	Sơ đồ p	Sơ đồ r
2	Tới 3	Tới 25	Tới 2
3	4 - 6	25 - 56	3 - 4
4	7 - 13	57 - 100	5 - 7
5	14 - 20	101 - 156	8 - 11
6	21 - 30	157 - 225	12 - 16
7	31 - 42		17 - 22
8	43 - 56		23 - 28
9	57 - 72		29 - 36
10	73 - 90		37 - 44

a) Sơ đồ n

Sử dụng “Sơ đồ n” trong trường hợp lô nguyên liệu cần lấy mẫu được coi là đồng nhất và được cung cấp từ một nguồn xác định. Có thể lấy mẫu từ bất kỳ phần nào trong thùng nguyên liệu (thường từ lớp trên cùng). “Sơ đồ n” dựa trên công thức n = 1 +, với N là số đơn vị bao gói của lô hàng, số đơn vị lấy mẫu tối thiểu n có được bằng cách làm tròn đơn giản. Từ n đơn vị lấy mẫu được chọn ngẫu nhiên, lấy ra các mẫu ban đầu, đựng trong các đồ đựng mẫu riêng biệt. Nếu các mẫu ban đầu lấy được không có nghi ngờ gì về cảm quan và định tính, các mẫu ban đầu được trộn đều thành mẫu riêng, mẫu chung để chia thành mẫu phân tích và mẫu lưu theo trình tự chung.

b) Sơ đồ p

Sử dụng “sơ đồ p” trong trường hợp lô nguyên liệu được xem là đồng nhất, từ một nguồn xác định và mục đích chính là để kiểm tra định tính. “Sơ đồ p” dựa vào công thức p = 0,4, với N là số đơn vị bao gói của lô hàng. Giá trị p có được bằng cách làm tròn lên đến số nguyên lớn nhất tiếp theo. Các mẫu ban đầu được lấy từ mỗi trong số N đơn vị bao gói của lô hàng và được đựng trong các đồ đựng mẫu riêng biệt. Các mẫu ban đầu này được kiểm tra về cảm quan, định tính. Nếu kết quả phù hợp, p mẫu chung dược tạo thành bằng cách trộn lẫn thích hợp các mẫu ban đầu để lưu hoặc phân tích (nếu cần thiết).

c) Sơ đồ r

Sử dụng “sơ đồ r” khi lô nguyên liệu bị nghi ngờ là không đồng nhất và/hoặc tiếp nhận từ nguồn không xác định, dược liệu hay các nguyên liệu ban đầu là dược liệu đã được chế biến một phần. Sơ đồ này dựa trên công thức r = 1,5, với N là số đơn vị bao gói của lô sản phẩm. Giá trị r thu được bằng cách làm tròn tới số nguyên lớn nhất tiếp theo.

Các mẫu ban đầu được lấy từ mỗi trong số N đơn vị bao gói và được đựng trong các đồ đựng mẫu riêng biệt. Các mẫu ban đầu này được kiểm tra cảm quan và định tính. Nếu kết quả phù hợp, lựa chọn ngẫu nhiên r mẫu để thực hiện kiểm nghiệm riêng rẽ. Nếu kết quả kiểm nghiệm đồng nhất, các mẫu lưu có thể được gộp lại thành 01 mẫu lưu.

9.3. Lấy mẫu nguyên liệu ban đầu để định tính đối với các cơ sở sản xuất không áp dụng các sơ đồ trên mà theo nguyên tắc “Thực hành tốt sản xuất thuốc” theo khuyến cáo của Tổ chức Y tế thế giới (GMP-WHO).

II. Các bước thực hiện lấy mẫu

1. Các chế phẩm lỏng chờ đóng gói

Các bước cần được xem xét khi lấy mẫu các chế phẩm lỏng chờ đóng gói như sau:

- Đọc và hiểu các khuyến cáo thận trọng để đảm bảo an toàn khi cấp phát nguyên liệu.

- Tập trung các thiết bị lấy mẫu cần thiết (ống lấy mẫu hay bình lấy mẫu có thể cân được weighted sampling, các bình đựng mẫu lấy và nhãn) và kiểm tra để đảm bảo tất cả những dụng cụ cần thiết đều sạch.

- Xác định vị trí của lô.

- Kiểm tra các đồ đựng xem có dấu hiệu ô nhiễm lô hay không. Ghi lại bất cứ điểm nghi ngờ nào.

- Kiểm tra các nhãn để phát hiện những khác biệt rõ ràng và những dấu hiệu thay đổi, kể cả tẩy xóa và ghi nhãn nhầm. Ghi lại bất cứ điểm nghi ngờ nào.

- Tìm hiểu và làm rõ các nguồn gốc gây sai sót vì bất kỳ lý do gì trước khi tiến hành.

- Chọn ống lấy mẫu chế phẩm lỏng có cỡ và miệng phù hợp với độ nhớt của chế phẩm lỏng cần lấy mẫu.

- Lấy mẫu chế phẩm lỏng, hỗn dịch hay nhũ tương (đã được khuấy đều, nếu thích hợp) bằng cách ấn từ từ ống lấy mẫu để mở vào chế phẩm lỏng theo phương thẳng đứng sao cho lấy được sản phẩm từ mỗi lớp.

- Đóng chặt ống mẫu, rút ống mẫu ra khỏi chế phẩm lỏng và để cho chế phẩm dính bên ngoài ống được róc hết. Chuyển toàn bộ mẫu đã lấy trong ống sang một bình đựng mẫu sạch và có dán nhãn.

- Lặp lại các bước trên cho đến khi lấy đủ mẫu để phân tích và để lưu.

- Niêm phong bình đựng mẫu.

- Niêm phong lại thùng sản phẩm vừa lấy mẫu và dán nhãn “đã lấy mẫu”.

- Làm sạch và khô ống lấy mẫu, lưu ý những thận trọng về an toàn.

- Tiếp tục lấy mẫu ở những thùng sản phẩm khác theo cách tương tự các bước ở trên.

- Làm sạch ống lấy mẫu bằng quy trình làm sạch đã quy định.

- Chuyển các mẫu phân tích tới phòng kiểm nghiệm và các mẫu lưu đến kho lưu mẫu. Báo cáo lại bất cứ điểm nghi ngờ nào liên quan tới việc lấy mẫu mà người phân tích và thanh tra viên cần lưu ý.

- Kiểm tra giấy chứng nhận phân tích của nhà cung cấp so với các tiêu chuẩn, nếu có.

2. Nguyên liệu ban đầu dạng bột

Các bước cần thực hiện khi lấy mẫu nguyên liệu ban đầu dạng bột như sau:

- Đọc và hiểu các lưu ý thận trọng cần thực hiện để đảm bảo an toàn khi xử lý nguyên liệu.

- Tập hợp các thiết bị lấy mẫu (xiên lấy mẫu, bình đựng mẫu lấy và nhãn) và kiểm tra xem tất cả có sạch hay không.

- Xác định đợt hàng và đếm số thùng

- Kiểm tra tất cả các thùng xem có gì khác và có dấu hiệu bị hư hỏng không. Ghi lại bất cứ điểm nghi ngờ nào.

- Kiểm tra tất cả các nhãn xem có khác hay có dấu hiệu thay đổi nào không, kể cả tẩy xóa và ghi nhầm nhãn. Ghi lại bất cứ điểm nghi ngờ nào.

- Tách các thùng bị hư hỏng và những thùng mà sản phẩm bên trong nghi bị hỏng để kiểm tra riêng. Sau đó những thùng này phải được đề cập hay bị từ chối.

- Tách riêng các thùng có số lô khác và xử lý riêng.

- Đánh số những thùng còn lại.

- Chọn sơ đồ lấy mẫu thích hợp (n, p hoặc r).

- Chọn những thùng cần lấy mẫu theo yêu cầu của sơ đồ đã được chọn (dùng bảng số ngẫu nhiên, vẽ sơ đồ lô hay dùng đánh số ngẫu nhiên).

- Mỗi lần mở một thùng và kiểm tra sản phẩm bên trong. Ghi lại nếu có khác biệt.

- Chọn xiên lấy mẫu thích hợp và sạch, xiên (với cửa lấy mẫu đóng kín) vào bột thuốc sao cho đầu xiên chạm đáy thùng.

- Mở cửa để lấy bột thuốc vào các khoang xiên, sau đó đóng lại

- Rút xiên ra khỏi thùng đựng mẫu và chuyển xiên đã chứa bột thuốc được lấy sang một bình đựng mẫu đã dán nhãn

- Lặp lại các bước trên cho đến khi lấy đủ vật liệu để phân tích và lưu.

- Niêm phong bình đựng mẫu lấy.

- Niêm phong lại thùng sản phẩm vừa lấy mẫu và dán nhãn có ghi “đã lấy mẫu”.

- Lau sạch xiên lấy mẫu nếu cần, chú ý những thận trọng về an toàn, trước khi lấy mẫu các thùng khác.

- Lặp lại các bước như trên với mỗi thùng đã chọn.

- Lau sạch xiên lấy mẫu dùng quy trình làm sạch đã quy định.

- Chuyển các mẫu phân tích tới phòng kiểm nghiệm và các mẫu lưu đến kho lưu mẫu. Báo cáo lại bất cứ nghi ngờ nào liên quan tới lấy mẫu mà người phân tích và thanh tra viên cần lưu ý.

- Kiểm tra giấy chứng nhận phân tích của nhà cung cấp so với các tiêu chuẩn, nếu có.

3. Nguyên liệu bao gói

Các bước cần xem xét thực hiện khi lấy mẫu nguyên liệu đóng gói như sau:

- Kiểm tra đợt hàng so với hồ sơ liên quan.

- Kiểm tra các thùng trung chuyển theo các chi tiết sau và báo cáo bất cứ sự chênh lệch nào nếu cần:

+ Xác định các thông tin đúng;

+ Niêm phong còn nguyên vẹn, nếu có niêm phong;

+ Không bị hư hỏng.

- Lấy mẫu cần thiết từ số thùng nguyên liệu theo yêu cầu, đặc biệt lưu ý đến những quy định về lấy mẫu nguyên liệu đóng gói ở Mục I, Khoản 9 của Phụ lục này.

- Đưa mẫu đã lấy vào các đồ đựng mẫu thích hợp.

- Đánh dấu các thùng nguyên liệu đã được lấy mẫu.

- Lưu ý bất kỳ tình huống đặc biệt nào xảy ra trong quá trình lấy mẫu (ví dụ: hàng kém chất lượng hay các thành phần bị hư hại). Báo cáo những bất thường quan sát được.

- Chuyển tất cả các pa-lét hay thùng nguyên liệu đã lấy mẫu khỏi khu vực lấy mẫu cùng với toàn bộ hồ sơ.

- Kiểm tra giấy chứng nhận phân tích của nhà cung cấp so với các tiêu chuẩn, nếu có.

4. Thuốc thành phẩm

Khi lấy mẫu thành phẩm cần cân nhắc các bước sau:

- Xác định số pa-lét cho mỗi lô trong đợt hàng.

- Tính toán số pa-lét dựa theo số đơn vị lấy mẫu để kiểm tra mẫu bằng cảm quan quy định:

+ Kiểm tra điều kiện của pa-lét và bao bì về tính toàn vẹn của nguyên liệu đóng gói bên ngoài.

+ Kiểm tra phía ngoài của hàng hóa trên các pa-lét xem có sạch không.

+ Kiểm tra xem ghi nhãn trên các pa-lét có phù hợp với danh mục hàng hóa đóng gói không.

+ Đếm, phân loại và ghi chép các sai sót.

- Tính tổng số gói (hộp) đựng hàng vận chuyển trên số pa-lét hiện có và xác minh tổng số căn cứ vào danh mục đóng gói hàng.

- Kiểm tra các gói (hộp) hàng vận chuyển (đơn vị đóng gói trung gian) từ số pa-lét đã chọn:

+ Kiểm tra xem nguyên liệu đóng gói của các hộp đựng hàng có còn nguyên vẹn không.

+ Kiểm tra xem các hộp có sạch không.

+ Kiểm tra xem nhãn trên các hộp có bị hư hỏng không.

+ Kiểm tra các hộp xem có hư hỏng gì không.

+ Kiểm tra các nhãn xem có lỗi chính tả không.

+ Kiểm tra ngày sản xuất và hạn dùng trên các nhãn.

+ Đếm, phân loại và ghi chép các sai sót.

- Kiểm tra bằng cảm quan các đơn vị đóng gói cuối cùng từ các đơn vị đóng gói trung gian:

+ Kiểm tra xem vật liệu đóng gói của các đơn vị đóng gói cuối cùng có còn nguyên vẹn không.

+ Kiểm tra xem các gói hàng có sạch không.

+ Kiểm tra hình dạng và màu sắc của các gói hàng.

+ Kiểm tra xem nhãn trên các gói hàng có bị hư hỏng không.

+ Kiểm tra các gói xem có hư hỏng gì không.

+ Kiểm tra các nhãn xem có lỗi chính tả không.

+ Kiểm tra ngày sản xuất và hạn dùng trên các nhãn.

+ Đếm, phân loại và ghi chép số lỗi.

- Từ số gói hàng được chọn, dựa theo tiêu chuẩn chất lượng, bằng phương pháp lấy mẫu ngẫu nhiên, tính số gói hàng cần kiểm tra lý học, hóa học và số lượng cần cho mẫu lưu.

- Kiểm tra giấy xác nhận phân tích của nhà cung cấp so với các tiêu chuẩn, nếu có.

III. Các loại dụng cụ lấy mẫu

Hình 1. Các loại xẻng lấy mẫu chế phẩm rắn

Hình 2. Tuýp lấy mẫu chế phẩm lỏng và chế phẩm bôi ngoài da

Hình 3. Lấy mẫu từ các đồ đựng nguyên liệu rắn sâu lòng

(i) Tuýp lấy mẫu thân tròn (Hình 3.i): gồm một ống rỗng với một thanh bên trong có một đầu nhọn để chọc được vào bột ở một vị trí kín. Đầu của thanh bên trong thường nhọn để ít ảnh hưởng tới lớp bột. Một số loại có khóa cho phép ước lượng mẫu lấy ở mức cần thiết, nên sẽ giảm được chênh lệch về khối lượng giữa các mẫu lấy.

(ii) Tuýp lấy mẫu kép: (Hình 3.ii): gồm hai ống đồng tâm, ống bên trong làm bằng vật liệu cứng trừ các khoang đựng mà mẫu được lấy vào đó, ống bên ngoài rỗng có lỗ hổng có thể khớp với các khoang đựng mẫu ở ống bên trong, đầu nhọn để giảm thiểu tình trạng làm vỡ đối với lớp bột.

Chú ý: Khi đưa dụng cụ này vào một hỗn hợp bột tĩnh sẽ làm xáo trộn hỗn hợp bột, làm di chuyển bột thuốc từ các lớp trên xuống các lớp dưới. Mức độ xáo trộn tùy thuộc vào động tác đưa dụng cụ theo kiểu đưa từ từ hay giật cục hay xoáy. Do đó cán bộ phải được đào tạo sử dụng kỹ thuật thích hợp.

Góc đưa dụng cụ vào khối bột thuốc cũng có thể ảnh hưởng tới mẫu lấy được. Nếu đưa dụng cụ lấy mẫu vào khối bột thuốc theo phương thẳng đứng thì có thể lấy được mẫu với kích thước tiểu phân khác so với những mẫu lấy được khi dùng cùng dụng cụ đó nhưng được đưa vào khối bột theo một góc nhọn. Ngoài ra, mẫu lấy được cũng bị ảnh hưởng bởi vị trí của buồng đựng mẫu của dụng cụ lấy mẫu so với khối bột thuốc (tức là buồng đựng mẫu ở vị trí đỉnh, đáy hoặc ở giữa của dụng cụ lấy mẫu).

Mẫu lấy được cũng bị ảnh hưởng bởi độ dày (độ sâu) của bao bì đựng thuốc, do bột nguyên liệu thuốc bị đẩy vào các buồng đựng mẫu bởi lực nén tĩnh của khối bột thuốc. Lực nén ở dưới đáy của thùng lớn lớn hơn nhiều so với lực nén ở lớp giữa hay ở trên cùng. Do vậy, với cùng một dụng cụ lấy mẫu, có khả năng lấy được các phần của mẫu có kích thước tiểu phân bột thuốc khác nhau ở lớp trên và lớp đáy của khối bột thuốc tĩnh.

Hình 4. Dụng cụ lấy mẫu có thể cân được (weighted container)

Lấy mẫu từ các bể chứa và thùng chứa lớn thì dùng loại dụng cụ lấy mẫu có thể cân được. Đồ đựng này được thiết kế sao cho có thể mở ra ở một độ sâu cần thiết. Các điểm đánh dấu trên dây được dùng để xác định khi nào thì dụng cụ đựng tới độ sâu phù hợp.

Hình 5. Các loại xiên lấy mẫu đơn giản

A: Xiên lấy mẫu đóng, được sử dụng lấy mẫu có kích thước hạt lớn như sắn

B: Xiên lấy mẫu đóng, được sử dụng lấy mẫu có kích thước hạt nhỏ

C: Xiên lấy mẫu mở

D: Xiên lấy mẫu hai tuýp

Các loại xiên để lấy mẫu từ các túi sản phẩm, để dễ dàng đưa dụng cụ lấy mẫu vào túi sản phẩm xiên lấy mẫu thường có hình vót thon, đường kính ngoài khoảng 12 mm, nhưng có thể tới 25 mm, dài khoảng 40 - 45 cm.

IV. Số đơn vị bao gói thương phẩm của thuốc thành phẩm cần lấy để kiểm tra bằng cảm quan (ISO 2859-1)

Cỡ lô Số đơn vị bao gói thương phẩm/lô	Số đơn vị bao gói thương phẩm cần lấy cho một mẫu kiểm tra
Từ 2 đến 8	2
9 - 15	3
16 - 25	5
26 - 50	8
51 – 90	13
91 - 150	20
151 - 280	32
281 - 500	50
501 - 1200	80
1201 - 3200	125
3201 - 10000	200
10001 - 35000	315
35001 - 150000	500
150001 - 500000	600
500001 trở lên	1250

V. Cơ số mẫu lấy để kiểm tra chất lượng

Số mẫu thuốc, nguyên liệu làm thuốc được lấy để kiểm tra chất lượng (chưa bao gồm mẫu để lưu) được quy định như sau:

STT	Dạng bào chế	Chủng loại, quy cách	Số lượng
1	Thuốc viên nén, viên nang, viên bao	1 hoạt chất	80 viên
		≥ 2 hoạt chất	120 viên
2	Thuốc nước	≥ 100 ml	20 chai (lọ)
		10 - 100 ml	30 chai (lọ)
		5ml - 10ml	50 chai (lọ)
		< 5ml	100 chai (lọ)
3	Cốm, bột	Đóng gói theo đơn vị đơn liều hoặc đa liều	~ 100 gam
	Hoàn cứng, hoàn mềm	> 0,5 g/viên	120 viên
		0,1 - 0,5 g/viên	200 viên
		< 0,1 g/viên	500 viên
4	Rượu thuốc	≤ 650 ml	7 chai
		> 650 ml	5 chai
5	Dịch truyền	≥ 250 ml	20 chai
		100 ml - 250 ml	25 chai
		< 100 ml	50 chai
	Ống tiêm	1ml	150 ống
		≥ 2 ml	120 ống
	Nước cất tiêm	2 ml	250 ống
		5 ml	100 ống
		10 ml	80 ống
6	Thuốc nhỏ mắt	≤ 2ml/100mg	100 lọ (tuýp)
		> 2ml/100mg	80 lọ (tuýp)
7	Thuốc mỡ, kem, gel dùng ngoài	≤ 100mg	30 lọ (tuýp)
		> 100mg	40 lọ (tuýp)
8	Thuốc bột tiêm	< 100 mg	150 lọ
		100 - 450 mg	120 lọ
		> 450 mg	100 lọ
9	Dầu xoa	1 - 2 ml	30 lọ
		≥ 5 ml	20 lọ
10	Cao thuốc	Các loại	~100g
11	Dược liệu	Chứa tinh dầu	250 g
		Không chứa tinh dầu	100 g
12	Tinh dầu	Các loại	150 ml
13	Vắc xin, sinh phẩm	Các loại	Theo quy định của nhà sản xuất
14	Nguyên liệu	Nguyên liệu quý	20 g
		Nguyên liệu kháng sinh	50 g
		Nguyên liệu thuốc gây nghiện, hướng thần, tiền chất	10 g
		Nguyên liệu thường	100 g
		Nhựa hạt	200 g
15	Dây truyền dịch	Các loại	30 bộ
16	Ống thủy tinh rỗng	2 ml	500 ống
		≥ 5 ml	300 ống
17	Chai đựng dịch truyền	Các loại	10 chai

PHỤ LỤC II

XÁC ĐỊNH MỨC ĐỘ VI PHẠM VÀ KẾT LUẬN CÁC TRƯỜNG HỢP THUỐC PHẢI THU HỒI
(Kèm theo Thông tư số 11/2018/TT-BYT ngày 04 tháng 5 năm 2018 của Bộ trưởng Bộ Y tế)

I. Thuốc vi phạm mức độ 1: là thuốc vi phạm có nguy cơ gây tổn hại nghiêm trọng đối với sức khỏe hoặc ảnh hưởng đến tính mạng của người sử dụng, thuộc một trong các trường hợp sau đây:

1. Thuốc giả, thuốc nhập lậu, thuốc không rõ nguồn gốc, xuất xứ;

2. Thuốc có chứa các chất bị cấm sử dụng trong sản xuất thuốc;

3. Thuốc thành phẩm được sản xuất từ nguyên liệu không phải mục đích dùng cho người hoặc nguyên liệu chưa có giấy phép sử dụng trong sản xuất thuốc hoặc thực phẩm dùng cho người;

4. Thuốc được sản xuất tại cơ sở chưa có giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh;

5. Thuốc tiêm, tiêm truyền không có bằng chứng đã được kiểm tra chất lượng trong quá trình sản xuất và trước khi xuất xưởng;

6. Thuốc có thông báo thu hồi khẩn cấp của cơ quan nhà nước có thẩm quyền nước ngoài;

7. Thuốc có kết luận không bảo đảm yêu cầu về an toàn của cơ quan nhà nước có thẩm quyền;

8. Thuốc nhầm lẫn hoạt chất;

9. Thuốc nhầm lẫn hàm lượng có thể gây hậu quả nghiêm trọng;

10. Thuốc tiêm truyền không đạt chỉ tiêu vô trùng hoặc không đạt chỉ tiêu chất gây sốt hoặc chỉ tiêu nội độc tố;

11. Thuốc tiêm không vô trùng;

12. Thuốc ghi nhãn không đúng về hàm lượng, đường dùng, liều dùng đối với thuốc có chứa hoạt chất có hoạt tính mạnh, giới hạn an toàn nhỏ.

II. Thuốc vi phạm mức độ 2: là thuốc có bằng chứng không bảo đảm đầy đủ hiệu quả điều trị hoặc có nguy cơ không an toàn cho người sử dụng nhưng chưa đến mức gây tổn hại nghiêm trọng đối với sức khỏe hoặc chưa ảnh hưởng đến tính mạng của người sử dụng, thuộc một trong các trường hợp sau đây:

1. Thuốc có kết luận không bảo đảm yêu cầu về hiệu quả điều trị của cơ quan nhà nước có thẩm quyền;

2. Thuốc được sản xuất từ nguyên liệu không đạt tiêu chuẩn chất lượng;

3. Thuốc không có bằng chứng đã được kiểm tra chất lượng trong quá trình sản xuất và trước khi xuất xưởng (trừ trường hợp quy định tại Khoản 5 Mục II);

4. Thuốc không có giấy đăng ký lưu hành hoặc chưa được phép nhập khẩu;

5. Thuốc có giấy đăng ký lưu hành được cấp dựa trên hồ sơ giả mạo theo kết luận của cơ quan có thẩm quyền;

6. Thuốc thành phẩm được sản xuất từ nguyên liệu làm thuốc đã hết hạn dùng hoặc nguyên liệu đã có thông báo thu hồi của cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc nguyên liệu không có nguồn gốc hợp pháp (nhập lậu, cơ sở sản xuất nguyên liệu chưa có giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dược);

7. Thuốc được sản xuất tại cơ sở sản xuất trong thời gian đình chỉ hoạt động hoặc trong thời gian bị tước quyền sử dụng giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dược;

8. Thuốc có hàm lượng nằm ngoài mức giới hạn 5% so với giới hạn quy định tại hồ sơ đăng ký;

9. Thuốc có nhầm lẫn hoạt chất (trừ trường hợp được đánh giá vi phạm ở mức độ 1);

10. Thuốc không đạt tiêu chuẩn chất lượng về độ nhiễm khuẩn (trừ các trường hợp quy định tại Khoản 10 và Khoản 11 Mục II);

11. Thuốc tiêm, thuốc tiêm truyền không đạt tiêu chuẩn chất lượng về độ trong, tạp chất, tiểu phân nhìn thấy hoặc tiểu phân không nhìn thấy bằng mắt thường;

12. Thuốc viên không đạt tiêu chuẩn chất lượng về độ tan rã mà thời gian tan rã trong môi trường acid kéo dài hơn 02 (hai) giờ (trừ thuốc viên tan rã trong ruột);

13. Thuốc viên tan rã trong ruột chứa hoạt chất không bền hoặc gây kích ứng trong dạ dày không đạt tiêu chuẩn chất lượng về chỉ tiêu độ rã trong môi trường acid hoặc chỉ tiêu độ hòa tan trong môi trường acid;

14. Thuốc tiêm dạng lỏng có thể tích nhỏ hơn 75% so với thể tích trên nhãn;

15. Thuốc tiêm bột có khối lượng thuốc nhỏ hơn 75% so với khối lượng trên nhãn;

16. Thuốc viên có độ hòa tan trung bình nhỏ hơn 50% so với mức chất lượng quy định trong tiêu chuẩn chất lượng;

17. Thuốc không đạt tiêu chuẩn chất lượng về tạp chất liên quan;

18. Thuốc tiêm, tiêm truyền không đạt tiêu chuẩn chất lượng về độ pH;

19. Thuốc viên giải phóng kéo dài, giải phóng biến đổi không đạt tiêu chuẩn chất lượng về chỉ tiêu độ hòa tan;

20. Thuốc không đạt tiêu chuẩn chất lượng về độ lắng của hỗn dịch, nhũ dịch tiêm;

21. Thuốc bị thu hồi bởi cơ quan quản lý nước ngoài, trừ trường hợp thu hồi khẩn cấp, và được kiểm tra có nhập khẩu vào Việt Nam;

22. Thuốc không đúng chủng loại do nhầm lẫn trong sản xuất, dán nhãn; thuốc có nhãn ghi không đúng đường dùng, liều dùng, hàm lượng, nồng độ hoạt chất, công dụng (nhưng không thuộc trường hợp quy định tại Mục I);

23. Thuốc sản xuất, nhập khẩu không đúng hồ sơ đăng ký hoặc giấy phép nhập khẩu;

24. Thuốc có chứa các chất có hàm lượng, nồng độ vượt quá giới hạn cho phép.

III. Thuốc vi phạm mức độ 3: là thuốc không thuộc trường hợp quy định tại Mục I, II mà do các nguyên nhân khác nhưng không ảnh hưởng đến hiệu quả điều trị và an toàn khi sử dụng, thuộc một trong các trường hợp sau đây:

1. Thuốc không đạt chất lượng về chỉ tiêu cảm quan: biến đổi màu sắc; tách lớp đối với thuốc mỡ, kem gel;

2. Thuốc không đạt chất lượng về chỉ tiêu tỷ trọng;

3. Thuốc viên không đạt chất lượng về chỉ tiêu chênh lệch khối lượng (khối lượng trung bình viên);

4. Thuốc kem, mỡ không đạt chất lượng về chỉ tiêu chênh lệch khối lượng;

5. Thuốc tiêm bột có khối lượng lớn hơn 75% so với nhãn nhưng nhỏ hơn giới hạn tiêu chuẩn chất lượng đã đăng ký;

6. Thuốc viên giải phóng trong dạ dày không đạt tiêu chuẩn chất lượng về độ tan rã nhưng thời gian tan rã ít hơn 02 (hai) giờ;

7. Thuốc viên bao đường, viên hoàn cứng không đạt độ tan rã;

8. Thuốc viên không đạt tiêu chuẩn chất lượng về độ hòa tan (trừ trường hợp quy định tại Khoản 17 Mục II);

9. Thuốc viên không đạt tiêu chuẩn chất lượng về chỉ tiêu hàm lượng hoạt chất nhưng nằm trong phạm vi 5% so với giới hạn quy định tại hồ sơ đăng ký;

10. Thuốc viên dược liệu không đạt tiêu chuẩn chất lượng về tạp chất, độ ẩm;

11. Thuốc viên tân dược, thuốc tiêm bột, thuốc tiêm đông khô không đạt tiêu chuẩn chất lượng về độ ẩm;

12. Thuốc dạng lỏng không đạt tiêu chuẩn chất lượng về độ pH (trừ trường hợp quy định tại mức độ 2);

13. Thuốc nước uống không đạt tiêu chuẩn chất lượng về độ lắng cặn;

14. Thuốc nước uống, thuốc nước dùng ngoài không đạt tiêu chuẩn chất lượng về thể tích;

15. Thuốc tiêm không đạt tiêu chuẩn chất lượng về thể tích nhưng không thấp hơn 75% so với thể tích trên nhãn ký;

16. Thuốc tiêm truyền không đạt tiêu chuẩn chất lượng về thể tích;

17. Thuốc không đáp ứng đầy đủ yêu cầu về ghi nhãn, trừ trường hợp mức độ 1 và 2 nêu trên;

18. Thuốc có vật liệu bao bì và dạng đóng gói không đáp ứng yêu cầu bảo quản;

19. Thuốc vi phạm về chỉ tiêu khối lượng trung bình, thuốc sản xuất không đúng với hồ sơ đăng ký thuốc: thay đổi khối lượng viên, tỷ lệ tá dược, loại tá dược.

IV. Các trường hợp vi phạm khác: Cục Quản lý Dược kết luận mức độ vi phạm của thuốc sau khi có ý kiến của Hội đồng tư vấn cấp giấy đăng ký lưu hành thuốc của Bộ Y tế. Ý kiến của Hội đồng được xác định trên cơ sở đánh giá nguy cơ ảnh hưởng của thuốc vi phạm đến sức khỏe của người sử dụng.

PHỤ LỤC III:

BIỂU MẪU
(Kèm theo Thông tư số 11/2018/TT-BYT ngày 04 tháng 5 năm 2018 của Bộ trưởng Bộ Y tế)

Mẫu số 01: Biên bản lấy mẫu thuốc

Tên đơn vị chủ quản Tên cơ sở -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
	………., ngày…… tháng…… năm 20…

BIÊN BẢN LẤY MẪU THUỐC ĐỂ XÁC ĐỊNH CHẤT LƯỢNG

Giấy giới thiệu hoặc thẻ thanh tra (ghi rõ số, ngày, tháng năm, tên cơ quan cấp): ……………………

Họ tên, chức vụ, cơ quan của những người tham gia lấy mẫu:

1 ........................................................................................................................................

2 ........................................................................................................................................

3 ........................................................................................................................................

Tên cơ sở được lấy mẫu: ………………………………

Phân loại cơ sở được lấy mẫu: ……………………………………

Địa chỉ:…………………………….. Điện thoại: ……………………………..

STT	Tên thuốc, nồng độ, hàm lượng, số đăng ký	Lô SX, ngày SX, hạn dùng	Đơn vị đóng gói nhỏ nhất	Số lượng lấy	Tên nhà sản xuất và địa chỉ	Tên nhà nhập khẩu (nếu là thuốc NK), nhà phân phối	Nhận xét tình trạng lô thuốc trước khi lấy mẫu

Điều kiện bảo quản khi lấy mẫu: ………………….

Biên bản này được làm thành 03 bản: 01 bản lưu tại cơ sở được lấy mẫu, 01 bản lưu tại cơ quan kiểm nghiệm, 01 bản lưu tại ………. (cơ quan quản lý, kiểm tra chất lượng).

Người lấy mẫu (ký và ghi rõ họ tên)

Đại diện cơ sở được lấy mẫu (ký và ghi rõ họ tên)

Mẫu số 02: Phiếu kiểm nghiệm

Tên đơn vị chủ quản Tên cơ sở -------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------

PHIẾU KIỂM NGHIỆM

Số:

Mẫu để kiểm nghiệm:

Cơ sở sản xuất:

Cơ sở nhập khẩu (đối với thuốc nước ngoài):

Số lô:                Ngày sản xuất:              Hạn dùng:

Số giấy đăng ký đăng ký lưu hành hoặc số giấy phép nhập khẩu:

Nơi lấy mẫu (gửi mẫu):

Người lấy mẫu (gửi mẫu):

Yêu cầu kiểm nghiệm (ghi rõ nội dung, số, ngày, tháng, năm của biên bản lấy mẫu hoặc giấy tờ kèm theo)

Ngày tháng năm nhận mẫu:

Số đăng ký kiểm nghiệm:

Người giao mẫu:                                   Người nhận mẫu:

Tiêu chuẩn áp dụng:

Tình trạng mẫu khi nhận và khi mở niêm phong để kiểm nghiệm:

	Chỉ tiêu chất lượng	Yêu cầu chất lượng	Kết quả và kết luận
1.
2.
3…

Kết luận: (Ghi rõ tình trạng Lô sản phẩm đáp ứng hay không đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng; trường hợp không đáp ứng phải ghi rõ lý do không đạt).

….., ngày….tháng….năm…… Người đứng đầu đơn vị (ký tên, đóng dấu)

Mẫu số 03: Phiếu phân tích

Tên đơn vị chủ quản Tên cơ sở -------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------

PHIẾU PHÂN TÍCH

Số:

Mẫu để phân tích:

Cơ sở sản xuất:

Cơ sở nhập khẩu (đối với thuốc nước ngoài):

Số lô:                            Ngày sản xuất:                          Hạn dùng:

Số giấy đăng ký lưu hành hoặc số giấy phép nhập khẩu:

Nơi gửi mẫu:

Người gửi mẫu:

Yêu cầu phân tích (ghi rõ nội dung, số, ngày, tháng, năm của biên bản lấy mẫu hoặc giấy tờ kèm theo)

Ngày tháng năm nhận mẫu:

Số đăng ký phân tích:

Người giao mẫu:                       Người nhận mẫu:

Tiêu chuẩn áp dụng:

Tình trạng mẫu khi nhận và khi mở niêm phong để phân tích:

Chỉ tiêu chất lượng	Yêu cầu chất lượng	Kết quả
1.
2.
3...

…….., ngày... tháng... năm… Người đứng đầu đơn vị (ký tên, đóng dấu)

Mẫu số 04: Biên bản thu hồi thuốc

Tên đơn vị chủ quản Tên cơ sở -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
	……, ngày     tháng      năm……

BIÊN BẢN THU HỒI THUỐC

Chúng tôi gồm (ghi rõ họ tên, chức vụ từng thành viên):

1/......................................................................................................................................

2/......................................................................................................................................

3/ .....................................................................................................................................

thuộc ................................................................................................................................

được giao nhiệm vụ thu hồi thuốc không đạt chất lượng theo công văn số: …………..

ngày.... tháng.... năm.... của ...............................................................................................

Đã tiến hành thu hồi tại…………………… số thuốc sau:

Số TT	Tên thuốc, nồng độ, hàm lượng	Đơn vị	Số lượng thu hồi	Số lô sản xuất	Đơn vị sản xuất	Ghi chú

Đại diện cơ sở nơi thu hồi thuốc

Các thành viên

Trưởng bộ phận thu hồi

Mẫu số 05: Báo cáo thu hồi thuốc

Tên đơn vị chủ quản Tên cơ sở -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
	…………., ngày      tháng     năm ……

BÁO CÁO THU HỒI THUỐC

Kính gửi:...

Thực hiện công văn số... ngày... tháng... năm... của.... về việc thu hồi thuốc..., số đăng ký..., số lô sản xuất..., ngày sản xuất..., hạn dùng... do... sản xuất,... nhập khẩu (đối với thuốc nhập khẩu),... (Tên cơ sở) xin báo cáo kết quả thu hồi thuốc như sau:

1. Thông tin về lô thuốc bị thu hồi:

- Tên thuốc, số giấy đăng ký lưu hành hoặc số giấy phép nhập khẩu, tên hoạt chất, nồng độ/hàm lượng, dạng bào chế, số lô, hạn dùng, cơ sở sản xuất cơ sở nhập khẩu;

- Thời gian xuất xưởng/nhập khẩu;

2. Kết quả thu hồi thuốc:

2.1. Kết quả thu hồi thuốc từ các cơ sở kinh doanh dược:

STT	Tên cơ sở kinh doanh đã mua thuốc	Đơn vị tính	Số lượng đã mua	Số lượng đưa ra lưu hành	Số lượng thu hồi	Ghi chú
1
2
3...
Tổng số

2.2. Tổng hợp kết quả thu hồi thuốc

- Số lượng thuốc đã sản xuất nhập khẩu;

- Số lượng thuốc đưa ra lưu hành trên thị trường;

- Số lượng thuốc đã thu hồi.

Nơi nhận: - Như trên; - Lưu:...

…….., ngày... tháng... năm ……. Thủ trưởng đơn vị (ký tên, đóng dấu)

Mẫu số 06: Biên bản hủy thuốc

Tên đơn vị chủ quản Tên cơ sở -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số:	……….., ngày…….. tháng……… năm………

BIÊN BẢN HỦY THUỐC

Thực hiện quyết định số:…….. ngày... tháng … năm...của ………về việc hủy thuốc không đạt chất lượng, thuốc quá hạn dùng.

Hôm nay, ngày… tháng... năm… tại (tên địa điểm hủy thuốc): …………

Hội đồng hủy thuốc được thành lập theo quyết định số.... ngày …tháng... năm… của …………gồm có:

1 ................................................................................................................................

2 ................................................................................................................................

3 ................................................................................................................................

...................................................................................................................................

đã chứng kiến và tiến hành hủy các thuốc sau:

STT	Tên thuốc, nồng độ, hàm lượng	Số lô	Tên đơn vị sản xuất	Số lượng thuốc hủy theo chứng từ	Số thuốc thực hủy	Chênh lệch (*)	Ghi chú

((*) Nếu có chênh lệch giữa số thuốc thực hủy và số lượng thuốc hủy theo chứng từ thì phải giải trình lý do)

Phương thức hủy:

...........................................................................................................................................

...........................................................................................................................................

Biên bản hủy thuốc báo cáo lên ............................................................................................

Biên bản này lập thành….. bản, mỗi bên giữ 01 bản, gửi báo cáo……. bản

Các thành viên tham gia hủy thuốc (ký tên, ghi rõ họ tên, chức danh)

Chủ tịch Hội đồng hủy thuốc (ký tên, ghi rõ họ tên)

Mẫu số 07: Báo cáo việc lấy mẫu kiểm tra chất lượng thuốc

Tên đơn vị chủ quản Tên cơ sở -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số …	…………, ngày…… tháng…… năm ……

BÁO CÁO VIỆC LẤY MẪU KIỂM TRA CHẤT LƯỢNG THUỐC

Kính gửi: Cục Quản lý Dược - Bộ Y tế

Tên và địa chỉ cơ sở sản xuất

Tên nước sản xuất

Tên thuốc (dạng bào chế), HC, HL

SĐK hoặc GPNK

Số lô, NSX (nếu có), HD

Quy cách đóng gói /Đvt (đơn vị đóng gói nhỏ nhất)

Số lượng nhập khẩu (*)

Tên, sđt cơ sở đăng ký (*)

Tên, sđt cơ sở nhập khẩu

Tên, sđt cơ sở ủy thác NK (nếu có) (*)

Tên, sđt (các) cơ sở phân phối cấp 1 (nếu có) (*)

Ngày nhập khẩu (*)

Tên, sđt cơ sở lấy mẫu và cơ sở kiểm nghiệm

Ngày lấy mẫu

Ngày ban hành PKN

KQKN (đạt/kg đạt)

(*) Cơ sở lấy mẫu & cơ sở kiểm nghiệm không báo cáo những nội dung này.

Nơi nhận: - Như trên; - Lưu:…

...,ngày... tháng... năm… Thủ trưởng đơn vị (ký tên, đóng dấu)

Mẫu số 08: Giấy chứng nhận xuất xưởng vắc xin, sinh phẩm

Tên đơn vị chủ quản Tên cơ sở -------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------

GIẤY CHỨNG NHẬN CHẤT LƯỢNG VẮC XIN, SINH PHẨM

Số:

Tên thương mại: Tên chung:	Số giấy đăng ký lưu hành hoặc số giấy phép nhập khẩu: Mã số mẫu của cơ sở kiểm nghiệm:
Lô số (trên lọ/bơm tiêm/ống):	Lô số (trên vỏ hộp):
Ngày sản xuất:	Hạn dùng:
Dạng đóng gói:	Lô nước hồi chỉnh số (nếu có): Hạn dùng:
Cơ sở sản xuất:	Cơ sở nhập khẩu:
Ngày sản xuất/ nhập khẩu:	Số lượng sản xuất/ nhập khẩu:

Kết luận:

(Ghi rõ tình trạng Lô sản phẩm đáp ứng hay không đáp ứng về tiêu chuẩn chất lượng đã được Bộ Y tế phê duyệt, về soát xét hồ sơ và về điều kiện bảo quản trong dây chuyền lạnh trong quá trình nhập khẩu; trường hợp không đáp ứng phải ghi rõ lý do không đạt).

……., ngày... tháng... năm…… Thủ trưởng đơn vị (ký tên, đóng dấu)

Tiếng Anh (English)

MINISTRY OF HEALTH --------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM Independence – Freedom – Happiness ---------------
No: 11/2018/TT-BYT	Hanoi, May 4, 2018

CIRCULAR

ON DRUG/DRUG INGREDIENT QUALITY

Pursuant to the Law No. 34/2005/QH11 dated June 14, 2005 on Pharmacy;

Pursuant to the Government’s Decree No. 54/2017/ND-CP on detailing a number of articles of, and providing measures for implementing, the Law on Pharmacy dated May 8, 2017;

Pursuant to the Government’s Decree No. 75/2017/ND-CP dated June 20, 2017 defining Functions, Tasks, Powers and Organizational Structure of Ministry of Health;

At the quest of the Director General of the Drug Administration,

The Ministry of Health promulgates the Circular on Drug/Drug Ingredient Quality.

Chapter I

...

...

...

Article 1. Scope

This Circular provides for application of quality standards of drugs (modern drugs, herbal drugs, vaccines and biological) and drug ingredients (except herbal ones); drug/drug ingredient tests and procedures for recall and handling of unconformable drugs.

Article 2. Definitions

For the purpose of this Circular, the terms below shall be construed as follows:

1. Drug/drug ingredient quality standards are documents regulating technical characteristics of drugs and drug ingredients, including quality criteria, quality levels, test methods and other administrative requirements.

2. GLP stands for Good Laboratory Practice.

3. WHO stands for World Health Organization.

4. ICH stands for International Conference on Harmonization of Technical Requirements for Registration of Pharmaceuticals for Human Use.

Chapter II

...

...

...

Article 3. General provisions

1. Pharmacy business establishments and drug preparing facilities shall apply drug/drug ingredient quality standards by way of pharmacopeia or internal standards for drugs and drug ingredients produced and prepared by those facilities.

2. Pharmacy business establishments and drug preparing facilities must carry out evaluations of test methods stated in drug/drug ingredient quality standards published and applied by the drug manufacturers. Assessment and evaluation of test methods are carried out in accordance with guidelines for assessment of analytic processes by ASEAN or ICH, specified in the Circular on Registration of Drugs and Drug Ingredients promulgated by the Minister of Health.

3. The Ministry of Health organizes document assessment and approval of drug/drug ingredient quality standards, in accordance with regulations on drug/drug ingredient registration, issuing permits for drugs /drug ingredients which do not have prior registrations for circulation.

Article 4. Application of pharmacopeia

1. Application of Vietnam’s pharmacopeia and reference pharmacopeias:

a) Pharmacy business establishments and drug preparing facilities can apply Vietnam’s pharmacopeia or one of the following reference pharmacopeias: European, British, United States, International, and Japanese;

b) The application of standards of the pharmacopeias specified in Point a of this Clause must include all regulations on quality criteria, quality levels and test methods specified in the respective drug/drug ingredient’s treatise in the chosen pharmacopeia; also including regulations on quality criteria, quality levels and test methods specified in the appendix of that pharmacopeia;

c) If the manufacturer announces its application of one of the pharmacopeias specified in Point a of this Clause, but adopt test methods different from the ones specified in the drug/drug ingredient’s treatise in the chosen pharmacopeia, the manufacturer must prove their chosen methods' equivalence to the pharmacopeia’s methods. The test results from the methods stated in the pharmacopeia are the basis for evaluation of drug quality;

...

...

...

2. Application of pharmacopeias other than the ones specified in Point a of this Clause:

If the pharmacy business establishment or drug preparing facility decides to apply a pharmacopeia other than ones specified in Point a of this Clause, the applied quality standards must at least:

a) Meet the requirements of quality criteria and levels specified in the respective quality criteria’s treatises in Vietnam’s pharmacopeia or one of the aforementioned reference pharmacopeias;

b) The applied common test methods must be appropriate for the equivalent common test methods stated in Vietnam’s pharmacopeia or one of the reference pharmacopeias specified in Point a of this Clause.

Article 5. Application of internal standards

1. The internal drug/drug ingredient standards must conform to the regulations specified in Point b, Clause 2, Article 102 of the Law on Pharmacy, as follows:

a) Meet the requirements of quality criteria and levels specified in the respective treatises in Vietnam’s pharmacopeia and quality criteria, quality levels and common test methods specified in the appendix of Vietnam’s pharmacopeia;

b) If Vietnam's pharmacopeia or the reference pharmacopeias specified in Point a, Clause 1, Article 4 of this Circular do not have any treatise for the required drug/drug ingredient, the facility shall form the standard using the scientific research results (also including the product development research results) or the regulations in other foreign pharmacopeias as the basis.

2. The internal standards of drugs prepared in medical facilities are formed and evaluated for appropriateness by the facility, and promulgated by the facility's head.

...

...

...

1. When applying for circulation (or circulation extension) of a drug/drug ingredient: The quality standards of that drug/drug ingredient must conform to one of the following pharmacopeias at the time of application:

a) The pharmacopeia’s latest edition;

b) The pharmacopeia’s previous editions which did not come more than two years before the current edition.

2. In the case of drugs or drug ingredients that have already been allowed for circulation: For a maximum of two years from the effective date of the pharmacopeia’s latest edition, the applier or manufacturer have the responsibility to update the standards of drugs/drug ingredients as regulated by that edition.

3. During drug/drug ingredient circulation, if the applier or manufacturer finds any factor that severely affect drug safety, quality or efficacy or is requested by the Ministry of Health (Drug Administration), the manufacturer must the update the drug/drug ingredient standards’ criteria in order to bring that factor under control.

Chapter III

DRUG/DRUG INGREDIENT TESTS

Article 7. Drug/drug ingredient tests

1. The test must be carried out in accordance with the approved and updated drug/drug ingredient quality standards.

...

...

...

If the drug is prepared in a medical facility, the test is carried out in accordance with the drug quality standards formed and promulgated by the facility.

2. The collection of drug/drug ingredient samples for testing is carried out in accordance with Appendix I and the sample collection form in Template No. 1 of Appendix III issued together with this Circular.

3. Presenting drug/drug ingredient test/analysis results:

a) The drug/drug ingredient test and analysis results are shown on the test/analysis report based on Samples No. 2 and No. 3 shown in Appendix III issued together with this Circular;

b) The testing facility must present the test/analysis results of the drug sample, which was collected by the quality inspection authority, in no more than 15 days after receiving the drug sample, in the following cases:

- There is information on severely adverse effects of the drug;

- The drug comes from a facility committing serious violations against good practice;

- Additional samples of the drug are collected in the cases mentioned in Point b, Clause 1 and Point b, Clause 2 of this Circular's Article 14.

b) The testing facility must present the test/analysis results of the drug sample in no more than 20 days after receiving it in the following cases:

...

...

...

- The drug does not fit any of the cases mentioned in Points b and d of this Clause.

d) The testing facility must present the test/analysis results of the drug/drug ingredient sample in no more than 30 days after receiving it in the following cases:

- The drug/drug ingredient has test methods that require long testing time;

- The drug/drug ingredient requires re-testing or reevaluation of results.

- The drug/drug ingredient has dubious contents or quality, which require test methods other than the ones stated in the registered quality criteria;

- The drug/drug ingredient requires test methods that the testing facility is incapable of conducting (e.g. lack of equipment, chemical, reagents, reference material).

dd) If the deadlines mentioned in Points b, c and d of this Clause are not met, the testing facility has to explain the reason for lateness in a document attached to the test/analysis report;

e) In 24 hours from the time the test/analysis report is issued, the testing facility must send the form to the quality inspection authority, the facilities producing or importing the drug/drug ingredient being tested on and the facility where the sample was taken from.

If the drug/drug ingredient sample does not meet the quality standards, in 24 hours from the time the test/analysis report is issued, the testing facility must notify the Ministry of Health (Drug Administration) of that sample in writing with the test/analysis report attached, both physical and electronic copies (the latter, which is scanned, can be sent to the email address [e-mail] or via messaging to the Drug Administration's phone number, with both methods of correspondence using the testing facility's official email address and phone number). A similar notification must also be sent to the Department of Health whose jurisdiction is where the tested drug/drug ingredient comes from.

...

...

...

4. Filing and handling of complaints about test results:

a) If there is disagreement with the sample’s test results, in five days from the date the test results are received, the pharmacy business establishment has the right to request the quality inspection authority to assign another testing facility to carry out drug/drug ingredient quality tests/analyses;

b) Re-testing of challenged quality criteria is carried out at the testing facility designated by the Ministry of Health, as specified in Clause 2, Article 105 of the Law on Pharmacy.

5. Retention of samples:

a) The drug/drug ingredient sample must be retained after testing and quality conclusion. The retained sample must be sealed up and preserved as specified in the conditions on the label.

b) Sample retention period:

- In the case of drug/drug ingredient production and importers: the finished product's sample must be retained for a minimum of 12 months after product's expiry date; the active ingredient’s sample must be retained for a minimum of 12 months after the expiry date of the finished product prepared from that ingredient.

- In the case of drug testing facilities: the sample retention period is at least 12 months after the drug’s expiry date, or 24 months after the sample collection date for drug samples collected for quality inspection; or after the date of receipt for additional collected samples specified in Point b, Clause 1 and Point b, Clause 2, Article 14 of this Circular.

6. Archiving records and documents:

...

...

...

b) The records and documents on narcotic, psychiatric, precursor and radioactive drugs/drug ingredients must be archived for a minimum of two years from the expiry dates.

c) After the end of their archive periods, the records and documents shall be handled in accordance with present regulations.

Article 8. Pre-circulation test for drugs specified in Clause 4, Article 103 of the Law on Pharmacy

1. Drugs that belong to one of the following categories must undergo testing carried out by a testing facility designated by the Ministry of Health (Drug Administration) before circulation:

a) The drugs specified in Points a and b, Clause 4, Article 103 of the Law on Pharmacy;

b) Biologicals which are derivatives of human blood and plasma;

c) Imported drugs specified in the Government’s Decree No. 54/2017/ND-CP on detailing a number of articles of, and providing measures for implementing, the Law on Pharmacy dated May 8, 2017;

d) Drugs produced by foreign manufacturers on the list of manufacturers with drugs that do not conform to quality standards, published by the Ministry of Health (Drug Administration).

2. Regulations on drug quality tests:

...

...

...

- The samples of the drugs specified in Points a, b, c, Clause 1 of this Article shall be collected by manufacturers (in case of domestic drugs) or importers (in case of imported drugs);

- The facilities importing he drugs specified in Point d of this Article shall request the state’s quality inspection or testing authority for to collect samples of those drugs.

b) The importer shall send the drug sample alongside a copy of the producer’s test report to the testing facility specified in Clause 3 of this Article for drug quality inspection in accordance with the approved drug quality standards;

c) Facilities producing or importing vaccines, biologicals which are antisera, derivatives of human blood and plasma mentioned in Points a and b, Clause 1 of this Article shall send the sample as specified in Articles 10 and 11 of this Circular;

d) The testing facility must present the received sample’s test results within the time limit specified in Point c, Clause 3, Article 7 of this Circular.

3. The Ministry of Health (Drug Administration) shall designate a testing facility which is granted certificates of eligibility for pharmacy business including drug testing, or testing facilities specified in Clause 1, Article 35 of the Law of Medicine meeting GLP requirements, to carry out drug tests specified in Clause 1 of this Article.

If the testing facility does not have sufficient capacity for carrying out one or multiple test methods, the testing facility must notify the production/importer and cooperate with the latter in sending samples to other GLP-compliant testing facilities or laboratories compliant to ISO/IEC 17025 which have capacity for carrying out those test methods.

4. The designated testing facility report testing activities to the Ministry of Health (Drug Administration) on a monthly basis, following Template No. 7 of Appendix III issued together with this Circular.

5. The Ministry of Health (Drug Administration) publishes and updates the list of designated testing facilities mentioned in Clause 3 of this Article on the Drug Administration’s website.

...

...

...

a) Pay its expenses for drug quality tests;

b) Provide reference materials (including those of impurities) to the testing facility if the National Institute of Drug Quality Control, the Institute of Drug Quality Control Ho Chi Minh City, the National Institute for Control of Vaccines and Biologicals or other testing facilities fail to establish;

c) Circulate and distribute the drugs only after their test results show conformity to quality standards.

7. Tests on vaccines, biologicals which are antisera, derivatives of human blood and plasma are carried out in accordance with Articles 10 and 11 of this Circular.

Article 9. The testing periods for facilities on the list of manufacturers with drugs that do not conform to quality standards and withdrawal from that list

1. The testing period starts from the first drug batch's import date after the Ministry of Health (Drug Administration) publishes the list of manufacturers with drugs that do not conform to quality standards and lasts:

a) 6 months for the manufacturer having one drug batch with third-degree violation;

b) 12 months for the manufacturer having one drug batch with second-degree violation or two or more drug batches with third-degree violations;

c) 24 months for the manufacturer having one drug batch with first-degree violation or two or more drug batches with second-degree violations;

...

...

...

2. A manufacturer will be withdrawn from the list of manufacturers with drugs that do not conform to quality standards after meeting the following requirements:

a) The manufacturer completes all drug tests before circulation within the time limit specified in Clause 1 of this Article;

The drug manufacturer/registrant files reports which follow Template No. 7 of Appendix III issued together with this Circular, with proof of test on all imported drug batches carried out during the implementation of Clause 1 of this Article;

c) The manufacturer has no drug quality violation (including voluntary drug recall due to quality) during the implementation of Clause 1 of this Article.

3. On a monthly basis, the Ministry of Health (Drug Administration) publishes and updates the list of manufacturers with drugs that do not conform to quality standards, drops the names of facilities complying with the regulations this Article's Clause 2 from the list based on reports from testing facilities that participate in testing activities, drug manufacturers and registrants.

Article 10. Test on vaccines, biologicals which are antisera, derivatives of human blood and plasma

1. The production/importer must send the samples and production records of vaccines, biologicals which are antisera, derivatives of human blood and plasma to the National Institute for Control of Vaccines and Biologicals for testing and evaluation before circulation. The sample sending documents are specified in Article 11 of this Circular.

The production/importer must only circulate vaccines, biologicals which are antisera, derivatives of human blood and plasma after the National Institute for Control of Vaccines and Biologicals confirms the vaccine/biological batches' quality, safety and efficacy and issues quality certificates.

2. Within the time limit specified in Clause 3, Article 7 of this Circular, from the date all samples and documents specified in Article 11 of this Circular are received, National Institute for Control of Vaccines and Biologicals shall:

...

...

...

b) Issue quality certificates which follow Template No. 8 of Appendix III issued under this Circular, in which the requirements that are met and which requirements are not, alongside conclusions on the vaccine/biological batch's quality, safety and efficacy;

c) Notify the Ministry of Health (Drug Administration) of the test results.

Article 11. Test samples and records for evaluation of quality, safety and efficacy of vaccines, biologicals which are antisera, derivatives of human blood and plasma

1. For local vaccines, biologicals which are antisera, derivatives of human blood and plasma: The manufacturer shall send the production records and samples from the product batches (either finished semi-finished products) to the National Institute for Control of Vaccines and Biologicals, including:

a) The sample sending form;

b) The vaccine/biological samples to be test on (the number of samples for each kind of vaccine/biological is specified in the Guidelines for testing finished vaccines, biologicals which are antisera, derivatives of human blood and plasma);

c) The records summarizing the vaccine/biological batch’s production and quality tests (copies certified by the manufacturer);

d) The manufacturer’s batch test report.

2. For imported vaccines, biologicals which are antisera, derivatives of human blood and plasma: The importer shall send the production records and samples from the product batches to the National Institute for Control of Vaccines and Biologicals, including:

...

...

...

b) The vaccine/biological samples to be test on (the number of samples for each kind of vaccine/biological is specified in the Guidelines for testing finished vaccines, biologicals which are antisera, derivatives of human blood and plasma);

c) The records summarizing the imported vaccine/biological batch’s production and quality tests (copies certified by the manufacturer or importer)

d) The quality certificate issued by the country of origin’s authorities for each batch of imported vaccine/biological (copies certified by the importer);

dd) The table of data on preservation conditions (cold storage) during the imported batch’s transport (certified by the importer) from automatic temperature recorders, freeze indicators (if any).

3. The manufacturer and importer must be responsible for their documents' legality.

Chapter IV

REGULATIONS ON RECALL AND HANDLING OF NONCONFORMABLE DRUGS

Article 12. Compulsory drug recall procedure

1. Receiving information on unconformable drugs:

...

...

...

a) Information on drugs that do not guarantee effective treatment or is unsafe from the drug registration advisory board or post-vaccination complication handling advisory board;

b) Information on drug quality criteria that are not met from drug testing facilities;

c) Information on discovered unconformable drugs from the Drug Administration, Health/Pharmaceutical inspection authority;

d) Unconformable foreign drug notices from manufacturers, pharmaceutical and drug quality inspection authorities;

dd) Information on unconformable drugs from public security, customs and market surveillance;

e) Drug information from pharmacy business establishments requesting voluntary drug recall.

2. Identification of the violation’s seriousness:

a) In 24 hours from the time the information on unconformable drugs mentioned in Points a, c, d, dd and e, Clause 1 of this Article, the Ministry of Health (Drug Administration) shall identify the violation’s seriousness and draw conclusions on drug recall, based on evaluation of consumer health's risks.

If the drug registration advisory board's opinion is requested for identification of the violation’s seriousness, as specified in Section IV, Appendix II issued together with this Circular, the time limit of identification of violation's seriousness will be 7 days.

...

...

...

c) For information on unconformable drugs mentioned in Point b, Clause 1 of this Article, the handling shall be carried out in accordance with Article 14 of this Circular.

3. Issuance of drug recall decision:

a) In 24 hours from the time the conclusion on drug recall is drawn, the Ministry of Health (Drug Administration) shall issue the drug recall decision in accordance with Clause 1, Article 65 of the Law on Pharmacy;

b) The drug recall decision must include the following information: drug name, circulation registration number or import permit number, name of active ingredient, concentration, content, form of preparation, batch number, expiry date, manufacturer, importer, recall level, the facility responsible for drug recall.

4. Notification of drug recall decision:

a) The drug recall decision of the Ministry of Health (Drug Administration) is announced by post, fax, email, telephone or the mass media. The scope of drug recall announcement is specified in Clause 3, Article 63 of the Law on Pharmacy;

b) Immediately after making the recall decision, the Ministry of Health (Drug Administration) announces the drug recall decision on websites of the Ministry of Health and the Drug Administration, and the Ministry of Health’s national pharmaceutical database;

Departments of Health announce drug recall decisions on their websites immediately after receiving those decisions.

Domestic drug manufacturers and importers must notify the information about recalled drugs to drug traders/users which purchased those drugs.

...

...

...

5. Recalling drugs:

a) The drug trader/user must discontinue provision and use of the recalled drugs; place inventory drugs in quarantine; make a list of drug traders/users and individuals (if any) that purchased those drugs, contact them and receive the returned drugs; return the drugs to the providers;

b) The manufacturer (of domestic drugs) and importer cooperate with the import entrustor or distribution hub (of imported drugs) in recalling unconformable drugs. The recall form follows Template No. 4 of Appendix III issued together with this Circular.

The drug trader/provider that fails to recall drugs or receiving returned drugs shall be notified by facilities and individuals purchasing those drugs to the local Department of Health and face actions.

c) Drug recall has to be completed within one of the time limits specified in Clause 3, Article 63 of the Law on Pharmacy.

6. Drug recall report, evaluation and additional measures:

a) In one day (for first-degree recalls) or three days (for second- and third-degree recalls) from the recall’s date of completion, the facility in charge of recalling must report the results to the Ministry of Health (Drug Administration) and the local Department of Health in writing. The report consists of the following documents:

- Summary drug recall report, which follows Template No. 5 of Appendix III issued together with this Circular.

- List of drug traders/users (including those receiving drugs from the facility in charge of recalling unconformable drugs, or from distributors) with their addresses, phone numbers, email addresses (if any), amount of drugs received, amount of drugs recalled;

...

...

...

- Drug recall self-evaluation form;

- Investigation results, evaluation of causes, evaluation of risks in the unconformable drug's other batches and/or other drugs coming from the same production line.

b) The Ministry of Health (Drug Administration) consider the report mentioned in Point a of this Clause, evaluate it or send it to the Department of Health for evaluation. If the drug recall is evaluated to be insufficient and the product can still be circulated and used, posing a risk to the consumers' health, the Drug Administration cooperates with the Department of Health and other related authorities in coercive drug recall.

Article 13. Voluntary drug recall procedure

1. The pharmacy business establishment that carries out voluntary drug recall shall evaluate and identify the seriousness of the drug's violation and report on the unconformable drug, seriousness of violation, reason for recall and handling measure proposal to the Ministry of Health (Drug Administration) in writing, as specified in Clauses 3 and 4, Article 15 of this Circular.

2. In three days from the date the pharmacy business establishments’ report is received, the Ministry of Health (Drug Administration) consider the report and identify the seriousness of the drug's violation as specified in Appendix II issued together with this Circular.

a) If an agreement with the pharmacy business establishment’s proposal concerning the drug with third-degree violation is reached, the Ministry of Health (Drug Administration) shall send an document allowing the facility to voluntarily recall the drug.

b) In the case of drugs with first- or second-degree violations, the Ministry of Health (Drug Administration) shall follow the drug recall procedures mentioned in Clauses 3, 4, 5 and 6, Article 12 of this Circular;

c) If additional information or clarification of information in the pharmacy business establishment’s report is needed, the Ministry of Health (Drug Administration) shall request the establishment to provide additional information and explanations in writing. In five days from the day the Ministry of Health’s request is received, the establishment must provide additional information and explanations in writing.

...

...

...

Article 14. Handling of drugs not meeting quality standards by place of collection

1. In the case of unconformable drug samples collected from retailers, level-III and level-IV medical facilities:

a) In 24 hours from the time the testing facility’s test/analysis report is received, the Department of Health shall seal the unconformable drug at the sample’s facility of origin.

b) In 48 hours from the time the testing facility’s test/analysis report is received, the Ministry of Health (Drug Administration) shall request the responsible drug registrant/manufacturer/importer to:

- Report its drug distribution to the Ministry of Health (Drug Administration);

- Request the quality inspection authorities to collect additional samples from domestic drug manufacturers or importers, and from at least two wholesalers, with one of them already supplied drugs to the facility where the samples are collected from;

- Send samples to central testing facilities in order to have the unfulfilled criteria tested.

c) If at least one of the additional sample does not meet the quality standards, the Ministry of Health (Drug Administration) shall identify the violation’s seriousness and draw the conclusion on recalling the unconformable drug as specified in Appendix II issued together with this Circular, and issue the drug recall decision as specified in Clause 3, Article 12 of this Circular. The recall's scope and time limit is specified in Clause 3, Article 63 of the Law on Pharmacy;

d) If all of the additional samples meet the quality standards, the Ministry of Health (Drug Administration) shall only carry out the steps of identifying the violation’s seriousness, drawing the conclusion on recalling the unconformable drug, issuing the drug recall decision and drug handling to the drugs of the facility providing the initial samples.

...

...

...

a) In 24 hours from the time the testing facility’s test/analysis report is received, the Department of Health shall seal the unconformable drug at the facility of origin.

b) In 48 hours from the time the testing facility’s test/analysis report is received, the Ministry of Health (Drug Administration) shall issue the drug recall decision applying to the province the facility of origin is based on and traders/users receiving the drug from that facility, as specified in Clause 3, Article 12 of this Article, and request the responsible trader/user/importer to:

- Report its drug distribution to the Ministry of Health (Drug Administration);

- Request the quality inspection authorities to collect at least two additional samples from other wholesale establishments, with one of them already supplied drugs to the facility where the samples are collected from;

- Send samples to central testing facilities in order to have the unfulfilled criteria tested.

c) If at least one of the additional sample does not meet the quality standards, the Ministry of Health (Drug Administration) shall identify the violation’s seriousness and draw the conclusion on recalling the unconformable drug as specified in Appendix II issued together with this Circular, and issue the drug recall decision as specified in Clause 3, Article 12 of this Circular. The recall's scope and time limit is specified in Clause 3, Article 63 of the Law on Pharmacy;

d) If all of the additional samples meet the quality standards, the Ministry of Health (Drug Administration) shall only carry out the process specified in Point b of this Clause.

3. If the sample is collected from manufacturers, importers and preservation service providers, or the sample's quality violation is identified to be caused by the production process, the Ministry of Health (Drug Administration) shall identify the violation’s seriousness and draw the conclusion on recalling the unconformable drug as specified in Appendix II issued together with this Circular, and issue the drug recall decision as specified in Clause 3, Article 12 of this Circular. The recall's scope and time limit is specified in Clause 3, Article 63 of the Law on Pharmacy.

Article 15. Handling of recalled drugs

...

...

...

2. The recalled drug must be destroyed if it has:

First- or second-degree violation;

b) Third-degree violation, considered by the Ministry of Health (Drug Administration) to be neither rectifiable nor re-exportable, as specified by Clauses 3 and 4 of this Article;

c) Third-degree violation, considered by the Ministry of Health (Drug Administration) to be rectifiable or re-exportable, but the facility fails to rectify or re-export that drug.

3. Procedure for proposing rectification of recalled drugs:

a) The facility that has recalled drugs shall send the Ministry of Health (Drug Administration) a document stating the rectification process, drug quality and stability risk assessment, the program for monitoring and surveillance of the drug’s quality, safety and efficacy during circulation.

b) In 60 days from the date the facility’s rectification proposal is received, the Ministry of Health (Drug Administration) must consider the proposal and reply their agreement or disagreement in writing The reason for disagreement must be specified;

c) If additional information or clarification of the rectification's information is required, in 60 days from the date the Ministry of Health’s (Drug Administration) document is received, the facility must provide documents additional information and explanations. Failure to do so within the aforementioned time limit will result in invalidation of the rectification proposal.

4. Procedure for proposing re-export of recalled drugs:

...

...

...

b) In 15 days from the date the facility’s proposal is received, the Ministry of Health (Drug Administration) shall reply their agreement or disagreement on the re-export in writing; the reason for disagreement must be specified.

5. The rectification and re-export of recalled drug shall only be carried out after the written agreement of the Ministry of Health (Drug Administration) is issued.

6. Drug destruction:

a) The head of the facility that has drugs to be destroyed shall decide to form the drug destruction council. The council shall have at least three persons, with one representative having professional responsibility;

b) Drug destruction must be safe for both humans and animals, does not pollute the environment in accordance with the rules of law in environmental protection;

c) Drug destruction that requires special control must be carried out as specified in Article 48 of Decree No. 54/2017/ND-CP;

d) The facility carrying out drug destruction must notify the Department of Health, and send the Department a drug destruction form that follows Template No. 6 in Appendix III issued together with this Circular.

7. The recalled drug handling period shall not exceed 12 months from the recall’s date of completion, as specified in Points a, b and c, Clause 3, Article 63 of the Law on Pharmacy.

Article 16. Responsibilities for drug recall

...

...

...

a) Comply with the regulations in Clauses 1, 2 and 3, Article 64 of the Law on Pharmacy;

b) Regularly review and update information on drug recall from websites of the Ministry of Health, the Drug Administration, and Departments of Health.

2. Responsibilities of the Drug Administration:

a) Receive information, identify seriousness of drug’s violations and issue drug recall decisions;

b) Announce drug recall decisions as specified in Point a, Clause 4, Article 12 of this Circular, publish information about recalled drugs on websites of the Ministry of Health and the Drug Administration after those decisions are issued. Cooperate with Vietnam Television and Voice of Vietnam in announcing recall of drugs with first-degree violations;

c) Consider the evaluation reports and reply to the pharmacy business establishments’ proposals for voluntary drug recall, rectification or re-export of recalled drugs;

d) Cooperate with related units (Ministerial Inspector, Department of Health, health divisions of other agencies) in inspection of organization and execution of drug recall; take actions against violating facilities in accordance with the regulations of law;

dd) Produce documents providing detailed guidelines for the processes of drug recall and handling, evaluation of drug recall in drug manufacturers and pharmacy business establishments.

3. Responsibilities of Departments of Health:

...

...

...

b) Organize announcement and dissemination of drug recall information to local drug manufacturers, pharmacy business establishments and medical facilities;

c) Cooperate with facilities having drugs with quality violations in collecting additional drug samples as specified in Point b, Clause 1 or Point b, Clause 2, Article 14 of this Circular, or direct the testing facilities to do so;

d) Organize surveillance of drug recall in the Departments’ jurisdictions; take actions against and penalize facilities violating drug recall regulations within their competence;

dd) Participate in or carry out evaluations of pharmacy business establishments’ drug recall in the Departments’ jurisdictions, under the Ministry of Health’s (Drug Administration’s) direction. Report any drug manufacturer, importer, wholesalers which are distribution hubs that fail to, or insufficiently, recall drugs to the Ministry of Health (Drug Administration)

e) Organize and participate in coercive drug recall.

Chapter V

IMPLEMENTATION PROVISIONS

Article 17. Effect

1. This Circular is in effect from June 20, 2018.

...

...

...

a) The Minister of Health’s Circular No. 09/2010/TT-BYT dated April 28, 2010 providing guidance on drug quality management;

b) The Minister of Health’s Circular No. 04/2010/TT-BYT dated February 12, 2010 providing guidance on sample collection for quality identification.

Article 18. Implementation

1. The Drug Administration has the responsibility to:

a) Preside over and cooperate with related units in organizing propagation, dissemination and implementation of this Circular;

b) Preside over and cooperate with the National Institute of Drug Quality Control, the Institute of Drug Quality Control Ho Chi Minh City, the National Institute for Control of Vaccines and Biologicals in formulating plans to collect drug samples for quality inspection and present those plans to the Ministry of Health for consideration, approval and allocate budget for plan implementation within the Ministry’s competence.

Collect drug samples for quality inspection and update the Ministry of Health’s drug quality inspection database with information on collected drug/drug ingredient samples (including: name of drug/drug ingredient, concentration, content, type of preparation, batch number, expiry date, circulation registration number or import permit number, manufacturer, importer, sample collector) and the drug/drug ingredient’s quality inspection results;

c) Provide scientific and technical information on ensuring drug/drug ingredient quality.

Provide the National Institute of Drug Quality Control and the Institute of Drug Quality Control Ho Chi Minh City with label templates and the quality standard of the drug/drug ingredient that is issued circulation registration certificate or import permit (the updated standard if any changes occur). In the case of vaccines and biological, the label template and quality standard shall be sent to the National Institute for Control of Vaccines and Biologicals;

...

...

...

dd) Preside over or participate in carrying out state inspections, inspect and take action against violations against the law in drug quality within the Administration's competence.

2. Departments of Health have the responsibility to:

a) Organize drug quality inspections within their jurisdictions and take actions against violations in accordance with the law;

b) Formulate plans to collect drug samples for quality inspection and present those plans to the provincial People’s Committees for consideration, approval and allocate budget for plan implementation within the Committees’ competence;

c) Update the Ministry of Health’s drug quality inspection database with information on collected drug/drug ingredient samples (including: name of drug/drug ingredient, concentration, content, type of preparation, batch number, expiry date, circulation registration number or import permit number, manufacturer, importer, sample collector) and the drug/drug ingredient’s quality inspection results.

3. Responsibilities of the drug testing system:

a) Central drug testing facilities (National Institute of Drug Quality Control, Institute of Drug Quality Control Ho Chi Minh City, National Institute for Control of Vaccines and Biologicals):

- Analyze and test samples to identify the quality of manufactured, circulated and used drugs/drug ingredients; report the test results to the Ministry of Health (Drug Administration) and the local Department of Health;

- Research, establish and publish on websites of the institute and the Drug Administration the list of reference materials (including those of impurities) for analyses and tests on manufactured, imported, circulated and used in Vietnam;

...

...

...

- The National Institute for Control of Vaccines and Biologicals, on an annual basis, review and evaluate vaccine/biological quality trends and present the evaluation to the Ministry of Health for consideration, and formation of guidelines for testing finished vaccines, biologicals which are antisera, derivatives of human blood and plasma (including reviewing vaccine/biological batch quality certificate’s test criteria).

Update information about quality certificate issuance for vaccines, biologicals which are antisera, derivatives of human blood and plasma on websites of the institute and the Drug Administration.

b) Provincial testing facilities:

- Analyze and test samples to identify the quality of manufactured, circulated and used drugs/drug ingredients;

- Report the test results to the Department of Health and the Ministry of Health (Drug Administration).

4. Traders have the responsibility to:

a) Organize researches and carry out implementation of the regulations of law on drug/drug ingredient quality promulgated by this Circular;

b) Implement regulations on inspection, control of drugs/drug ingredients’ source and quality. Carry out quality control in order to ensure drug/drug ingredient quality throughout the facility's operation;

c) Establish a system of records and documents in order to monitor circulation of drugs/drug ingredients. Carry out monitoring and surveillance of the quality of drugs/drug ingredients produced by the facility; timely discover and handle unconformable drugs, report those drugs to the pharmaceutical and drug quality inspection authorities.

...

...

...

a) The National Institute of Drug Quality Control, the Institute of Drug Quality Control Ho Chi Minh City, the National Institute for Control of Vaccines and Biologicals, by their functions, tasks and jurisdictions, to:

- Formulate plans to collect drug samples for testing and surveillance of drug/drug ingredient quality; reserve, receive and use the annual budget for sample collection and tests on drug/drug ingredient samples;

- Collect drug/drug ingredient samples in accordance with the approved plans at establishments doing pharmacy business and using drugs;

- Update the Ministry of Health’s drug quality inspection database with information on drug/drug ingredient samples collected for quality inspection and those samples’ test results;

- Report the test results to the Ministry of Health (Drug Administration) and the local Department of Health if the drug/drug ingredient samples do not meet the quality standards as specified in Clause 3, Article 7 of this Circular.

- The National Institute of Drug Quality Control shall the drug quality inspection database for the Ministry of Health;

b) Provincial testing facilities:

- Formulate plans to collect drug samples for testing and surveillance of drug/drug ingredient quality; reserve, receive and use the annual budget for sample collection and tests on drug/drug ingredient samples;

- Collect drug/drug ingredient samples for quality inspection in accordance with the approved plans at establishments doing pharmacy business and using drugs;

...

...

...

- Report the test results to the Ministry of Health (Drug Administration) and the Department of Health if the drug/drug ingredient samples do not meet the quality standards as specified in Clause 3, Article 7 of this Circular.

Article 19. Implementation responsibilities

The Director General of the Drug Administration, Chief of the Ministry Office, Chief Ministerial Inspector, heads of units affiliated with the Ministry of Health, provincial Departments of Health, pharmacy business establishments, other related authorities, organizations and individuals have the responsibility to implement this Circular.

If any complication arises during implementation, the authorities, organizations and individuals are advised to notify the Ministry of Health (Drug Administration) for consideration and solution.

ON BEHALF OF THE MINISTER
DEPUTY MINISTER




Truong Quoc Cuong

APPENDIX I

...

...

...

I. Sampling procedures and sampling operations

1. Sampling tools

All sampling tools and implements should be made of inert and clean materials, which should be suitable for each sample type, ensure no effect on sample quality, prevent impurities that cause contamination of samples or cross-contamination and ensure safety of sampler (see Section III)

2. Quantity of sample taken

2.1. The quantity of sample taken for analytical and retention purposes should be calculated according to inspection requirements, pharmaceutical product quality standards, applied pharmaceutical starting materials and testing methods but should be sufficient to allow for at least three analyses or to perform tests to obtain accurate and reliable results.

2.2. Two samples are usually taken from each consignment (one for analytical purpose and one for retention purpose). Where necessary, the number of analytical samples and retention samples may be more than two to be sufficient for testing and retention at relevant organizations. 

3. Sampling operations

3.1. Sampling principles:

- Depending on the inspection purpose and each type of product, the sampler should decide to adopt an appropriate sampling method.

...

...

...

- The sampling procedure should be such that non-uniformity of pharmaceutical products in each sampling unit and entire consignment can be detected. Signs of non-uniformity include differences in shape, size or colour of particles in crystalline, granular or powdered solid substances; moist crusts on hygroscopic substances; deposits of solid pharmaceutical product in liquid or semi-liquid products; and stratification of liquid products.

- Pooling of the samples from the different portions should be avoided, because this can mask contamination, low potency or other quality problems. Separate samples should be formed from these portions and containers.

- For finished drug products, the sampling procedure should take account of the official and non-official tests required for the individual dosage form (e.g. tablets or parenteral preparations).  Non-official tests could include testing for adulteration and counterfeiting.

- It is not recommended to mix the pharmaceutical product removed from a container directly with the one left in that container.

3.2. Sampling procedures

- Carry out physical inspection of the consignment: segregate containers by each type of product and consignment, segregate containers that show any signs of deterioration and do not ensure cleanliness for inspection or sampling. Reject unlabelled sampling units.

- Take sampling units from the consignment of products, open containers to take original samples and reseal the containers from which the samples were taken. Ensure that the quantity of materials in the original samples is sufficient to prepare next samples.

- Gently mix original samples into separate samples of each sampling unit.

- Gently mix separate samples into a common sample.

...

...

...

3.3. Analytical samples and retention samples should be placed in sealed and labeled containers. A sample container should be labeled with name of the pharmaceutical product, name of the manufacturer, lot number, expiry date, number of containers from which samples were taken, place of sampling, number of samples taken (if samples taken are pharmaceutical starting materials for manufacture of narcotic drugs and psychotropic drugs, precursors used as pharmaceutical products and  starting materials for manufacture of radiopharmaceuticals), date of sampling and storage conditions in accordance with the sampling record.

3.4. After the sampling is done, analytical samples and retention samples should be separately sealed to ensure their safety during transportation. The seal should clearly specify the date of sampling and bear at least signatures of the sampler and the representative of the establishment where the sample was taken.

Where necessary, the remainder of the sampling interval should be also sealed to prevent tampering of pharmaceutical products and pharmaceutical starting materials.

3.5. Make a sampling record:  The sampling record should contain the batch number, date and place of sampling, storage conditions, notes on possible abnormalities, any other relevant observations and at least the name and signature of the sampler and representative of the establishment where the sample was taken.

In the cases where the quality inspectorate takes samples, the record is required to bear the signature of the inspectorate's head.

In case the representative of the establishment where the sample was taken fails to sign the record, the record should bear the signatures of the sampler and witness.

The record should be made into three copies, which are kept at the establishment where the sample was taken, testing authority and pharmaceutical product quality inspecting authority respectively.

4. Sampling of pharmaceutical starting materials

4.1. In case the material is placed in one container only:

...

...

...

4.2. In case the consignment of material is placed in multiple containers:

Depending on the sampling purpose, uniformity and quality of the consignment of material, adopt an appropriate sampling method according to Section Clause 9 of this Appendix.

5. Sampling of unpackaged semi-finished products

These products include powdered pharmaceutical products, solutions, syrups, ointments, granules, tablets, injections, etc. that are transported in large containers to the packaging facility. Samples shall be taken from each consignment as follows:

1. If the consignment of products is contained in 1 - 2 containers, open the two containers. If the consignment of products is contained in more than 3 containers, open the three containers. Take at least 3 original samples in different locations of each container.

2. Mix original samples into a common sample, and then form final samples, including analytical and retention samples.

6. Sampling of packaging materials

Samples of packaging materials shall be taken as prescribed in Section 1 Clause 9 of this Appendix.

7. Sampling of finished pharmaceutical products

...

...

...

a) Samples should be taken at random and at different locations of the consignment.

b) According to the pharmaceutical product quality standard, the quantity of pharmaceutical product taken should be sufficient to allow for testing and retention. If information is insufficient for accurate calculation of the quantity of pharmaceutical product to be taken, consider the minimum quantity of finished pharmaceutical products provided in Section V of this Appendix.

c) Sampling procedures should be completed according to the guidelines provided in Section II of this Appendix.

7.2. Take samples to carry out visual inspection upon import of pharmaceutical products: the quantity of sample taken to carry out visual inspection is specified in Section IV of this Appendix.

8. Sampling of herbal pharmaceutical starting materials

If herbal medicinal products or partially processed herbal medicinal products, including animals and plants (dried medicinal plants and parts thereof) and minerals are regarded as homogeneous, samples thereof shall be taken as prescribed in Section I Clause 9 “r plan” of this Appendix.

9. Sampling plans for pharmaceutical starting materials and packaging materials

9.1. Before sampling, the sampler should check the integrity and deterioration of the container, and uniformity of products in each sampling unit.

9.2. Sampling should be carried out according to one of the three sampling plans provided in Table 1 below.

...

...

...

Value of n, p, r

Values of N

n plan

p plan

r plan

2

up to 3

up to 25

up to 2

...

...

...

4 - 6

25 - 56

3 - 4

4

7 - 13

57 - 100

5 - 7

5

14 - 20

...

...

...

8 - 11

6

21 - 30

157 - 225

12 - 16

7

31 - 42

17 - 22

...

...

...

43 - 56

23 - 28

9

57 - 72

29 - 36

10

73 - 90

...

...

...

37 - 44

a) The n plan

The “n plan” should be used only when the material to be sampled is considered uniform and is supplied from a recognized source. Samples can be withdrawn from any part of the container (usually from the top layer). The “n plan” is based on the formula n = 1 + , where N is the number of sampling units in the consignment. The value of n is obtained by simple rounding. Original samples are taken from n sampling units selected at random and these are subsequently placed in separate sample containers. These original samples are visually inspected and tested for identity. If the results are concordant, the original samples are combined into a final, common sample from which an analytical sample is prepared, the remainder being kept as a retention sample.

b) The p plan

The “p plan” may be used when the material is uniform, is received from a recognized source and the main purpose is to test for identity. The p plan is based on the formula p = 0.4, where N is the number of sampling units. The figures for p are obtained by rounding up to the next highest integer. Original samples are taken from each of the N sampling units of the consignment and placed in separate sample containers. These original samples are visually inspected and tested for identity. If the results are concordant, p common samples are formed by appropriate pooling of the original samples (if necessary).

c) The r plan

The “r plan” may be used when the material is suspected to be non-uniform and/or is received from a source that is not well known, herbal medicinal products or partially processed herbal medicinal products. This plan is based on the formula r = 1.5, where N is the number of sampling units. The figures for r are obtained by rounding up to the next highest integer.

Original samples are taken from each of the N sampling units of the consignment and placed in separate sample containers. These original samples are visually inspected and tested for identity.  If the results are concordant, r samples are randomly selected and individually subjected to testing.  If these results are concordant, the r samples are combined for the retention sample.

9.3. The abovementioned sampling plans are not recommended for sampling of starting materials for identification tests. The GMP-WHO rules shall apply instead.

...

...

...

1. Bulk liquid products

The steps to be considered when sampling bulk liquid products are as follows:

- Read and understand the precautions to be observed for the safe handling of the material.

- Gather together the required sampling equipment (sampling tube or weighted sampling can, sample bottles and labels) and check that all the required items are clean.

- Locate the batch.

- Examine the container(s) for signs of contamination of the batch. Record any faults.

- Examine the labels for obvious differences and signs of changes including obliterations and mislabelling. Record any faults.

- Investigate and clarify the sources of and reasons for any faults before proceeding.

- Choose a liquid-sampling tube of size and orifice suitable for the viscosity of the liquid being sampled.

...

...

...

- Seal the tube, withdraw it from the bulk liquid, and allow liquid adhering to the outside of the tube to drain. Transfer all the contents of the tube to a clean, labelled sample bottle.

- Repeat steps 8 and 9 until sufficient samples for analytical and retention purposes have been obtained.

- Seal the sample bottle.

- Reseal the container from which the samples were taken and label as “sampled”.

- Clean and dry the sampling tube, observing the relevant safety precautions.

- Sample other required containers in the same manner following steps 8–12 above.

- Clean the sampling tube using the recommended cleaning procedure.

- Deliver the analytical samples to the laboratory and the reserve samples to the retention sample store. Report any aspects of the sampling that should be brought to the attention of the analyst or the inspector.

- Check supplier certificate versus the specifications, if applicable.

...

...

...

The steps to be considered in sampling a powdered starting material are as follows:

- Read and understand the precautions to be observed for the safe handling of the material.

- Gather together the required sampling equipment (sampling spear, sample bottles and labels) and check that all items are clean.

- Locate the consignment and count the number of containers.

- Examine all the containers for obvious differences and signs of damage. Record any faults.

- Examine all the labels for obvious differences and signs of changes, including obliterations and mislabelling. Record any faults.

- Segregate any damaged containers and those with suspected spoiled contents for separate examination. These should then be referred or rejected and dealt with accordingly.

- Segregate any containers with different batch numbers and treat these separately.

- Number the remaining containers.

...

...

...

- Choose the containers to be sampled in accordance with the requirements of the chosen plan (by the use of random number tables, by drawing lots or by the use of a random number generator if applicable).

- Open the containers one at a time and inspect the contents. Record any differences.

- Choose a suitable, clean sampling spear and plunge this (gates closed) into the powder so that the point of the spear reaches the bottom of the container.

- Open the gates to allow the powder to enter the spear cavities, then reclose them.

- Withdraw the spear from the container and transfer the spear contents to a labelled sample bottle.

- Repeat steps 12–14 until sufficient material has been collected for analytical and retention requirements.

- Seal the sample bottle.

- Reseal the container from which the samples were withdrawn and label as “sampled”.

- Wipe clean the sampling spear if required, observing the safety precautions, before sampling the other chosen containers.

...

...

...

- Clean the sampling spear using the recommended cleaning procedure.

- Deliver the analytical samples to the laboratory and the reserve samples to the retention sample store. Report any aspects of the sampling that should be brought to the attention of the analyst or the inspector.

- Check supplier certificate versus the specifications, if applicable.

3. Packaging materials

The steps to be considered in sampling packaging materials are as follows:

- Check the consignment against any associated documentation.

- Check transit containers for the following and report any deviations as necessary:

+ Correct identification;

+ integrity of seal, if appropriate; and

...

...

...

- Obtain the required sample from the required number of containers, bearing in mind the special considerations for sampling packaging materials noted in Section I Clause 9 of this Appendix.

- Place the sample units into identified appropriate sample containers.

- Identify the consignment containers that have been sampled.

- Note any special situations found during the sampling process (e.g. rogue items or component damage).  Report any such observations as necessary.

- Remove all sampled material pallets or containers from the sampling area together with all documentation.

- Check supplier certificate versus the specifications, if applicable.

4. Finished products

The following steps should be considered when sampling finished products:

- Determine the number of pallets per batch in the consignment.

...

...

...

+ Check condition of pallet and packaging for integrity of outer packaging material.

+ Check outside of goods on the pallets for general cleanliness.

+ Check that the overall labelling of the pallets matches the packing list.

+ Count, categorize and record the number of defects.

- Count the total number of transport packs on the number of pallets present and verify the total against the packing list.

- From the number of pallets, work out the number of transport packs to be sampled:

+ Check condition of boxes for integrity of packaging material.

+ Check for cleanliness of boxes.

+ Check the labelling of the boxes for damage.

...

...

...

+ Check the labels for spelling mistakes.

+ Check the labels for manufacturing and expiry dates.

+ Count, categorize and record the number of defects.

- From the number of boxes selected, work out the number of unit packs to examined visually:

+ Check condition of the containers for integrity of packaging material.

+ Check for cleanliness of containers.

+ Check condition of containers for shape and colour.

+ Check the labelling of containers for damage.

+ Check the containers for overall damage.

...

...

...

+ Check the labels for manufacturing and expiry dates.

+ Count, categorize and record the number of defects.

- From the number of containers selected, determine the number of containers to be taken for physical and chemical testing and for retention.

- Check the supplier certificate against the specifications, if applicable.

III. Types of sampling tools

Figure 1. Sampling scoops for solids

Figure 2. Typical dip tube

...

...

...

Figure 3. Typical sample thieves

(i) The plug thief (Figure 3.i) typically consists of a hollow tube with an inner rod that has a tip on the end to allow the thief to enter the powder bed in the closed position. Pointed tips distort the powder bed less than blunt-tipped probes. Some thieves have a locking device that allows the sample volume to be set to the required sample weight, thereby reducing the weight variation in the sample population.

(ii) A chamber thief (Figure 3.ii) generally consists of two concentric tubes; the inner tube is solid except for the chambers in which the sample is collected. The outer tube is hollow with openings that can be aligned with the chambers in the inner tube. A well-designed thief will have a sharp end to minimize disruption to the powder bed.

Note: When it is inserted into a static powder blend a thief will distort the bed by carrying pharmaceutical product from the upper layers of the blend to the lower layers.  The magnitude of this distortion can depend on whether the thief is inserted into the blend with a smooth, jerky or twisting action. Therefore, staff should be trained in using the appropriate technique.

The angle at which the thief enters the powder bed can also influence sampling error. If a thief is inserted into the powder bed vertically, it can extract samples of different particle size from those that would be obtained using the same thief inserted at an acute angle. In addition, the orientation of a chamber thief in relation to the powder bed (i.e. whether the chamber is at the top, the bottom or in the middle of the thief) may also influence the sampling error.

Sampling error can also be affected by bed depth, as the static pressure of the bulk blend forces the material into the sample chamber(s). This pressure is far greater at the bottom of a large container than it is in the middle or at the top. It is quite possible that the same thief could extract samples of different particle size from the top or bottom of a static powder blend.

Figure 4. Weighted container

For taking samples from large tanks and storage vessels, a container in a weighted carrier can be used. The container is designed such that it can be opened at the required depth. Marks on the cord used for lowering the container can be used to determine when the correct

...

...

...

Figure 5. Typical sampling spears

A: Closed spear for sampling large grains such as maize

B: Closed spear for sampling small grains such as wheat

C: Open spear

D: Double-tube spear

Sampling spears generally have a maximum external diameter of about 12 mm, but can be up to 25 mm in diameter and should be 40–45 cm in length.

IV. Number of sampling units from batches of finished pharmaceutical products to be taken for visual inspection (ISO 2859-1)

Lot size
Number of sampling units from batches/lots

Number of sampling units from batches of finished pharmaceutical products to be taken for visual inspection

...

...

...

2

9 - 15

3

16 - 25

5

26 - 50

8

51 – 90

13

...

...

...

20

151 - 280

32

281 - 500

50

501 - 1200

80

1201 - 3200

125

...

...

...

200

10001 - 35000

315

35001 - 150000

500

150001 - 500000

600

Over 500001

1250

...

...

...

Number of samples of pharmaceutical products and pharmaceutical starting materials taken for quality inspection (excluding samples taken for retention purpose):

No.

Dosage form

Type, specifications

Number

1

Tablets, capsules, film coated tablets

1 active ingredient

80 tablets/capsules

...

...

...

120 tablets/capsules

2

Solutions

≥ 100 ml

20 bottles (vials)

10 - 100 ml

30 bottles (vials)

5ml - 10ml

50 bottles (vials)

...

...

...

100 bottles (vials)

3

Granules, powders

Packaged in single-dose or multiple-dose

~ 100 gram

Hard pills, soft pills

> 0,5 g/pill

120 pills

0,1 - 0,5 g/pill

...

...

...

< 0,1 g/pill

500 pills

4

Medicinal liquor

≤ 650 ml

7 bottles

> 650 ml

5 bottles

5

...

...

...

≥ 250 ml

20 bottles

100 ml - 250 ml

25 bottles

< 100 ml

50 bottles

Syringes

1ml

150 syringes

...

...

...

120 syringes

Distilled water for injection

2 ml

250 ampoules

5 ml

100 ampoules

10 ml

80 ampoules

6

...

...

...

≤ 2ml/100mg

100 vials (tubes)

> 2ml/100mg

80 vials (tubes)

7

Topical ointments, creams, gels

≤ 100mg

30 vials (tubes)

> 100mg

...

...

...

8

Powders for injection

< 100 mg

150 vials

100 - 450 mg

120 vials

> 450 mg

100 vials

9

...

...

...

1 - 2 ml

30 vials

≥ 5 ml

20 vials

10

Various forms

~100g

11

Herbal medicinal materials

...

...

...

250 g

Not containing oil

100 g

12

Oil

Various forms

150 ml

13

Vaccines, biologicals

...

...

...

In accordance with the manufacturer's regulations

14

Materials

Precious materials

20 g

Antibiotic materials

50 g

Materials for manufacture of narcotic drugs and psychotropic drugs, precursors

10 g

...

...

...

100 g

Plastic beads

200 g

15

Infusion sets

Various forms

30 sets

16

Hollow glass tubes

...

...

...

500 tubes

≥ 5 ml

300 tubes

17

Bottles for intravenous fluids

Various forms

10 bottles

APPENDIX II

...

...

...

I. First-degree violation means a violation where the pharmaceutical product threatens to cause serious harm to the users’ health or life in one of the following cases:

1. The pharmaceutical product is counterfeit, illegally imported and of unknown origins;

2. The pharmaceutical product contains substances banned from use in manufacture of pharmaceutical products;

3. The finished pharmaceutical product is manufactured from a material not intended for human use or material not yet granted licenses for use in manufacture of pharmaceutical products or food intended for human use;

4. The pharmaceutical product is manufactured at a facility not yet granted the certificate of eligibility for pharmacy business;

5. There is no evidence that the injection or parenteral pharmaceutical product has undergone quality inspection during the manufacture process and before release;

6. A foreign competent authority notifies a recall of the pharmaceutical product;

7. A competent authority concludes that the pharmaceutical product is not safe;

8. The pharmaceutical product contains wrong active ingredients;

...

...

...

10. The parenteral pharmaceutical product fails the sterility, pyrogen or endotoxin test;

11. The injection is not sterile;

12. The content, route of administration or dose on the label of the pharmaceutical product that contains a strong active ingredient and has low safety threshold is incorrect.

II. Second-degree violation means a violation where there is evidence that the pharmaceutical product does not guarantee effective treatment or is unsafe for users but does not cause harm to the users’ health or life in one of the following cases:

1. A competent authority concludes that the pharmaceutical product does not guarantee effective treatment;

2. The pharmaceutical product is manufactured from materials that fail to meet specifications;

3. There is no evidence that the pharmaceutical product has undergone quality inspection during the manufacture process and before release (except for the case specified in Clause 5 of Section II);

4. The pharmaceutical product is not granted the certificate of pharmaceutical product registration or the import license;

5. A competent authority concludes that the pharmaceutical product is granted the certificate of pharmaceutical product registration according to counterfeit documents;

...

...

...

7. The pharmaceutical product is manufactured at a manufacturing facility while it is being suspended or while the certificate of eligibility for pharmacy business is suspended;

8. The active ingredient content of the pharmaceutical product deviates by more than 5%;

9. The pharmaceutical product contains wrong active ingredients (except for the case in which the first-degree violation is committed);

10. The pharmaceutical product fails to meet specifications in terms of bacterial contamination (except for the cases specified in Clauses 10 and 11 Section II);

11. The injection or parenteral pharmaceutical product fails to meet specifications in terms of clarity, impurity, particles visible or invisible to the naked eye;

12. The tablet fails to meet specifications in terms of disintegration while it disintegrates in the acidic environment for more than 02 (two) hours (except for enteric-coated tablets);

13. The enteric-coated tablet containing active ingredients that are unstable or irritate stomach fails to meet specifications in terms of the disintegration or dissolution in the acidic environment;

14. The liquid injection has a volume smaller than 75% of that written on the label;

15. The powdered injection has a weight smaller than 75% of that written on the label;

...

...

...

17. The pharmaceutical product fails to meet specifications in terms of relevant impurities;

18. The injection or parenteral pharmaceutical product fails to meet specifications in terms of pH;

19. The prolonged-release tablet and modified-release tablet fail to meet specifications in terms of dissolution;

20. The pharmaceutical product fails to meet specifications in terms of sedimentation of blend and emulsion for injection;

21. The pharmaceutical product is recalled by a foreign competent authority, except in the case it is urgently recalled, and is found to be imported into Vietnam through inspection;

22. The pharmaceutical product is incorrect due to mistakes during manufacture or labeling; the label of the pharmaceutical product specifies wrong route of administration, dosage, content, concentration of active ingredients and use (except for the case specified in Section I);

23. The pharmaceutical product is not manufactured and imported according to the application for pharmaceutical product registration or import license;

24. The pharmaceutical product contains content or concentration exceeding the permissible limits.

II. Third-degree violation means violations other than those specified in Sections I and II that do not affect the treatment ability and safety of the drug in one of the following cases:

...

...

...

2. The pharmaceutical product fails to meet specifications in terms of density;

3. The tablet fails to meet specifications in terms of weight variation tolerance (average weight of a tablet);

4. The ointment or cream fails to meet specifications in terms of weight variation tolerance;

5. The powdered injection has a weight greater than 75% of that written on the label but smaller than the registered limit;

6. The enteric-coated tablet fails to meet specifications in terms of disintegration but disintegrates for less than 02 (two) hours;

7. The sugar coated tablet and hard pill fail to disintegrate completely;

8. The tablet fails to meet specifications in terms of dissolution (except for the case specified in Clause 17 Section II);

9. The tablet fails to meet specifications in terms of content of active ingredients but the deviation of active ingredient content in the tablet is less than 5%;

10. The herbal tablet fails to meet specifications in terms of impurity and humidity;

...

...

...

12. The liquid pharmaceutical product fails to meet specifications in terms of pH (except for the case specified in Section II);

13. The oral solution fails to meet specifications in terms of sedimentation;

14. The oral solution and lotion fail to meet specifications in terms of volume;

15. The injection fails to meet specifications in terms of volume but its volume is not smaller than 75% of that written on the label;

16. The injection or parenteral pharmaceutical product fails to meet specifications in terms of pH;

17. The pharmaceutical product fails to satisfy all labeling requirements, except for the cases specified in Section I and II;

18. The pharmaceutical product packaging material and method fail to satisfy storage requirements;

19. The pharmaceutical product fails to satisfy average weight criterion, the pharmaceutical product is not manufactured according to the application for pharmaceutical product registration: change of weight of a tablet, excipient ratio and type of excipients.

IV. Other violations: The Drug Administration of Vietnam shall conclude the degree of violations after the certification advisory council of the Ministry of Health comments. Counsel of the council shall be given by assessing effects of the pharmaceutical product committing violations on users’ health.

...

...

...

APPENDIX III:

FORMS
(Enclosed with the Circular No. 11/2018/TT-BYT dated May 04, 2018 of the Minister of Health)

Form No. 01: Sample collection form

Name of the supervisory authority
Name of the establishment
-------

THE SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM
Independence - Freedom - Happiness
---------------

(Place name), date (dd/mm/yyyy) ….

FORM OF SAMPLE COLLECTION FOR QUALITY VERIFICATION

...

...

...

Full names, position and workplace of people who took samples:

1 ................................................................................................................................

2 ................................................................................................................................

3 ................................................................................................................................

Name of the establishment where sample(s) was taken: ………………………………

Classification of the establishment where sample(s) was taken: ……………………………..

Address:…………………………….. Telephone: ……………………………..

No.

Pharmaceutical product name, concentration, content, registration number

...

...

...

Smallest pack

Quantity of sample taken

Name and address of manufacturer

Name of importer (in case of imported pharmaceutical product), distributor

Status of batch of pharmaceutical product prior to sampling

...

...

...

Storage condition upon sampling: ………………….

This form is made into 03 copies: 01 copy is kept at the establishment where sample(s) was taken, 01 copy is kept at the testing authority, 01 copy is kept at ……….(authority in charge of quality inspection and management).

Person(s) taking samples
(signature and full name)

Representative of the establishment where sample(s) was taken
(signature and full name)

...

...

...

Name of the supervisory authority
Name of the testing authority
-------

THE SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM
Independence - Freedom - Happiness
---------------

TEST REPORT

No.

Sample to be tested:

Manufacturer:

Importer (in case of foreign pharmaceutical product):

Batch number:              Date of manufacture:                Expiry date:

...

...

...

Place where sample was taken (sending sample):

Person taking sample (sending sample):

Testing requirements (specify contents, number and date of sample collection form or enclosed documents)

Date of receiving sample:

Test registration number:

Person delivering sample:                                Person receiving sample:

Standard applied:

Status of sample upon receipt and opening of seal for testing:

...

...

...

Quality requirements

Results and conclusions

1.

2.

...

...

...

3…

Conclusion: (Specify whether the batch meets specifications; in case of failure to meet, specify reasons thereof).

(Place name), date (dd/mm/yyyy) ….
Head of the testing authority
(signature and seal)

...

...

...

Name of the supervisory authority
Name of the testing authority
-------

THE SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM
Independence - Freedom - Happiness
---------------

ANALYSIS REPORT

No.

Sample to be analyzed:

Manufacturer:

Importer (in case of foreign pharmaceutical product):

Batch number:                          Date of manufacture:                           Expiry date:

...

...

...

Place of sending sample:

Person sending sample:

Analysis requirements (specify contents, number and date of sample collection form or enclosed documents)

Date of receiving sample:

Analysis registration number:

Person delivering sample:                    Person receiving sample:

Standard applied:

Status of sample upon receipt and opening of seal for analysis:

Quality characteristics

...

...

...

Results

1.

2.

3...

...

...

...

(Place name), date (dd/mm/yyyy) ….
Head of the testing authority
(signature and seal)

Form No. 04: Pharmaceutical product recall form

Name of the supervisory authority
Name of the establishment
-------

THE SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM
Independence - Freedom - Happiness
---------------

(Place name), date (dd/mm/yyyy) ….

...

...

...

PHARMACEUTICAL PRODUCT RECALL FORM

We are: (specify name and position of each member):

1/................................................................................................................................

2/................................................................................................................................

3/ ...............................................................................................................................

from ...........................................................................................................................

were assigned to recall pharmaceutical products that fail to meet specifications according to the Official Dispatch No. …………...... dated (date/month/year) .... of     

We recalled the following pharmaceutical products at ……………………:

No.

...

...

...

Unit

Quantity of pharmaceutical products recalled

Batch number

Manufacturer

Notes

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

Representative of the establishment where pharmaceutical products were recalled

Members

Head of recall department

Form No. 05: Pharmaceutical product recall report

Name of the supervisory authority
Name of the establishment
-------

THE SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM
Independence - Freedom - Happiness
---------------

...

...

...

PHARMACEUTICAL PRODUCT RECALL REPORT

To:...

Implementing the Official Dispatch No. …………...... dated (date/month/year) .... of .... on recall of the pharmaceutical product..., registration number..., batch number..., date of manufacture..., expiry date... manufactured by...  and imported by... (in case of imported pharmaceutical product),...(Name of the establishment) would like to submit a pharmaceutical product recall report. To be specific:

1. Information about the batch of recalled pharmaceutical product:

- Name of the pharmaceutical product, number of registration certificate or import license, name of active ingredient, concentration/content, dosage form, batch number, expiry date, manufacturer, importer;

- Time of release/import;

2. Recall results:

2.1. Result of recall of the pharmaceutical product from pharmacy business establishments:

...

...

...

Name of the trader purchasing pharmaceutical product

Unit

Quantity of pharmaceutical products purchased

Quantity of pharmaceutical products sold

Quantity of pharmaceutical products recalled

Notes

1

...

...

...

2

...

...

...

3...

Total

...

...

...

2.2. Consolidation of recall results

- Quantity of pharmaceutical products manufactured/imported;

- Quantity of pharmaceutical products sold on the market;

- Quantity of pharmaceutical products recalled.

...

...

...

Form No. 06: Pharmaceutical product destruction form

Name of the supervisory authority
Name of the establishment
-------

THE SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM
Independence - Freedom - Happiness
---------------

No.

(Place name), date (dd/mm/yyyy) ….

PHARMACEUTICAL PRODUCT DESTRUCTION FORM

Implementing the Decision No. …….. dated (date/month/year) … of ……… on destruction of pharmaceutical products that fail to meet specifications and expire.

...

...

...

The pharmaceutical product destruction council established according to the Decision No. …….. dated (date/month/year) … of ……… is composed of:

1 ................................................................................................................................

2 ................................................................................................................................

3 ................................................................................................................................

...................................................................................................................................

and have witnessed and carry out destruction of the following pharmaceutical products:

No.

Pharmaceutical product name, concentration, content

Batch number

...

...

...

Planned quantity of pharmaceutical products destroyed

Actual quantity of pharmaceutical products destroyed

Difference
(*)

Notes

...

...

...

...

...

...

...

...

...

((*) If there is difference between the actual and planned quantity of pharmaceutical products destroyed, explanation thereof must be provided)

Destruction method:

...................................................................................................................................

...

...

...

The pharmaceutical product destruction form is sent to .................................................

This form is made into ….. copies, each of which is kept by a party and ……. copies are sent.

Members destroying pharmaceutical products
(signature, full name and title)

President of the pharmaceutical product destruction council
(signature and full name)

Form No. 07: Report on sampling of pharmaceutical products for quality inspection

Name of the supervisory authority
Name of the establishment
-------

THE SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM
Independence - Freedom - Happiness
---------------

...

...

...

(Place name), date (dd/mm/yyyy) ….

REPORT ON SAMPLING OF PHARMACEUTICAL PRODUCTS FOR QUALITY INSPECTION

To: The Drug Administration of Vietnam - The Ministry of Health

Name and address of manufacturer

Name of manufacturing country

Name of pharmaceutical product (dosage form), active ingredients, content

Registration number or import license number

Batch number, date of manufacture (if any), expiry date

...

...

...

Quantity of pharmaceutical products imported  (*)

Name and telephone of the applicant
(*)

Name and telephone of the importer
(*)

Name and telephone of the establishment entrusted to import
(*)

Name and telephone  of Class I distributor (if any)
(*)

Date of import  (*)

Name and telephone of sampling facility and testing facility

Date of sampling

Date of issuing test report

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

(*) The sampling facility and testing facility are not required to report these contents.

...,(Place name), date (dd/mm/yyyy) ….
Head of the establishment
(signature and seal)

Form No. 08: Certificate of vaccine/biological quality

Name of the supervisory authority
Name of the establishment
-------

THE SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM
Independence - Freedom - Happiness
---------------

CERTIFICATE OF VACCINE/BIOLOGICAL QUALITY

...

...

...

Commercial name:

Common name:

Number of Certificate of registration or import license:

Quantity sample of the testing facility:

Batch No. (on the vial/syringe/phial):

Batch No. (on the box):

Date of manufacture:

Expiry date:

Packaging method:

...

...

...

Expiry date:

Manufacturer:

Importer:

Date of manufacture/ import:

Quantity vaccines/biologicals manufactured/imported:

Conclusion:

(Specify whether the batch satisfies specifications approved by the Ministry of Health or whether the batch satisfies requirements for document inspection and storage conditions in the cold chain during the import. In case of failure to satisfy, specify reasons thereof).

...

...

...