Thông tư 87-TC/VT hướng dẫn quản lý tài chính Nhà nước viện trợ tổ chức phi Chính phủ (NGO)

• Số hiệu: 87-TC/VT
• Loại văn bản: Thông tư
• Nơi ban hành: Bộ Tài chính
• Người ký: Phạm Văn Trọng
• Ngày ban hành: 27/10/1994

BỘ TÀI CHÍNH ********	CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ********
Số: 87-TC/VT	Hà Nội, ngày 27 tháng 10 năm 1994

THÔNG TƯ

CỦA BỘ TÀI CHÍNH SỐ 87-TC/VT NGÀY 27-10-1994 HƯỚNG DẪN CHẾ ĐỘ QUẢN LÝ TÀI CHÍNH NHÀ NƯỚC ĐỐI VỚI NGUỒN VIỆN TRỢ CỦA CÁC TỔ CHỨC PHI CHÍNH PHỦ (NGO)

Thi hành Quyết định số 80-CT ngày 28-3-1991 của Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ) về những quy định trong quan hệ viện trợ với các tổ chức phi Chính phủ;

Thi hành Nghị định số 20-CP ngày 15-3-1994 của Chính phủ về Quy chế Quản lý và sử dụng nguồn hỗ trợ phát triển chính thức;

Sau khi trao đổi thống nhất với Uỷ ban Kế hoạch Nhà nước, Văn phòng Chính phủ và Liên hiệp các Tổ chức Hữu nghị Việt Nam, Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ quản lý tài chính Nhà nước đối với viện trợ của các tổ chức phi Chính phủ (NGO) như sau:

I- NGUYÊN TẮC CHUNG

1- Viện trợ của các tổ chức phi Chính phủ dưới mọi hình thức hiện vật, ngoại tệ hoặc tiền đồng Việt Nam phải tuân theo chế độ quản lý ngân sách Nhà nước, phải được phản ánh kịp thời, đầy đủ vào ngân sách Nhà nước, sử dụng đúng mục đích, đúng đối tượng, đúng cam kết với tổ chức viện trợ và theo đúng chế độ quản lý tài chính Nhà nước hiện hành.

2- Theo Quyết định số 80-CT ngày 28-3-1991 của Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng thì các khoản viện trợ phi Chính phủ được phân cấp xử lý về phân phối và sử dụng như sau:

- Trị giá dưới 50.000 USD: do Bộ trưởng hoặc Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố quyết định.

- Từ 50.000 USD đến 200.000 USD: do Bộ trưởng Bộ Tài chính (trao đổi thống nhất với Liên hiệp các Tổ chức Hữu nghị Việt Nam) quyết định.

- Trị giá trên 200.000 USD: Bộ Tài chính bàn thống nhất với Uỷ ban Kế hoạch Nhà nước và Liên hiệp các Tổ chức Hữu nghị Việt Nam trình Thủ tướng Chính phủ quyết định.

Mọi trường hợp nhận hàng hoá thuộc diện cấm nhập khẩu đều phải được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt trước khi đặt hàng.

Các khoản viện trợ phát triển đều phải có văn kiện dự án được cấp có thẩm quyền thẩm định và phê duyệt. Nội dung văn kiện dự án cần nêu rõ:

- Mục tiêu của dự án.

- Các bước hành động của dự án.

- Kế hoạch phân bổ ngân sách cho từng khoản mục: Chuyên gia, đào tạo, thiết bị, vật tư hàng hoá và quỹ đối ứng (nếu có).

- Đơn vị thực hiện và cơ quan chủ quản của dự án.

3- Liên hiệp các Tổ chức Hữu nghị Việt Nam thường xuyên phối hợp chặt chẽ với Bộ Tài chính và các cơ quan tổng hợp của Chính phủ trong việc cung cấp thông tin về hoạt động của các tổ chức phi Chính phủ, về các dự án viện trợ và chuyển giao viên trợ... nhằm quản lý chặt chẽ, đúng chính sách, đúng mục đích, đúng cam kết với các tổ chức viện trợ.

4- Các Bộ, cơ quan, đoàn thể Trung ương (sau đây gọi tắt là Bộ), Uỷ ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương phải chịu trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra và quản lý phần viện trợ do các đơn vị trực thuộc và bản thân mình làm chủ dự án.

Sở Tài chính các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có trách nhiệm giúp Bộ trưởng Bộ Tài chính và Uỷ ban nhân dân các tỉnh, thành phố quản lý nguồn viện trợ do các tổ chức phi Chính phủ trực tiếp viện trợ cho địa phương và do các Bộ, ngành trung ương phân phối về địa phương.

II- NHỮNG QUY ĐỊNH CỤ THỂ

Chế độ quản lý tài chính Nhà nước đối với viện trợ của các tổ chức phi Chính phủ được quy định cụ thể như sau:

1- Kế hoạch thu, chi về viện trợ

Hàng năm, các đơn vị có trách nhiệm lập kế hoạch viện trợ cùng với kế hoạch thu, chi ngân sách của mình gửi cơ quan tài chính đồng cấp (Các đơn vị thuộc Trung ương quản lý lập kế hoạch gửi các Bộ, cơ qan Trung ương; các đơn vị thuộc địa phương quản lý lập kế hoạch gửi các Sở Tài chính).

Kế hoạch thu, chi về viện trợ dựa trên cơ sở:

- Các văn bản cam kết hoặc thoả thuận của các tổ chức phi Chính phủ với đơn vị về khoản viện trợ theo dự án hoặc đột xuất.

- Thông báo phân phối và sử dụng viện trợ của cơ quan chủ quản cho đơn vị.

- Quyết định phân phối và sử dụng viện trợ phi Chính phủ của cấp có thẩm quyền theo quy định tại điểm 2, mục I của Thông tư này.

Nguồn kinh phí để lập dự án, tiếp nhận và quản lý được quy định cho từng loại hình đơn vị như sau:

- Các đơn vị sản xuất kinh doanh dùng nguồn vốn tự có.

- Các đơn vị hành chính sự nghiệp lập và tổng hợp nhu cầu trong kế hoạch chi ngân sách hàng năm, trừ trường hợp dự án được tổ chức viện trợ trực tiếp giúp đỡ lập hoặc chuyển tiền (ngoại tệ hoặc tiền đồng Việt Nam) cho các đơn vị lập dự án.

Mọi đơn vị không được sử dụng tiền viện trợ để trả lương hay phụ cấp cho cán bộ tham gia dự án khi chưa được cấp có thẩm quyền phê duyệt bằng văn bản.

2- Thực hiện tiếp nhận và quản lý

a) Xác nhận hàng, ngoại tệ viện trợ.

Giấy xác nhận hàng, ngoại tệ viện trợ là căn cứ để hoàn tất các thủ tục nhận hàng, rút tiền và thanh toán với ngân sách Nhà nước. Giấy xác nhận tiền, hàng viện trợ do Bộ Tài chính thống nhất phát hành.

Khi có giấy báo hàng, ngoại tệ viện trợ, các đơn vị được nhận và sử dụng viện trợ phải đến Bộ Tài chính (Ban Quản lý và tiếp nhận Viện trợ Quốc tế) hoặc Ban Đại diện Quản lý và tiếp nhận Viện trợ Quốc tế tại thành phố Hồ Chí Minh, Đại diện Tiếp nhận Viện trợ tại Đà Nẵng để làm thủ tục, kể cả trường hợp tổ chức viện trợ trực tiếp đặt mua hàng trong nước để giao cho đơn vị.

Căn cứ để xác nhận hàng hoặc tiền viện trợ bao gồm:

- Các tài liệu được quy định tại Văn bản số 254-TC/VT ngày 18-7-1991 của Bộ Tài chính quy định về thủ tục nhận ngoại tệ, hàng viện trợ quốc tế bao gồm:

+ Văn bản thoả thuận (cam kết) viện trợ hoặc thông báo viện trợ của tổ chức hoặc cá nhân viện trợ.

+ Tài liệu, chứng từ xác định rõ nguồn ngoại tệ, số lượng và trị giá hàng viện trợ của tổ chức hoặc cá nhân viện trợ.

+ Văn bản chấp nhận kế hoạch phân phối và sử dụng ngoại tệ, hàng viện trợ của Bộ chủ quản hoặc Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

+ Văn bản phê duyệt của cấp có thẩm quyền theo phân cấp xử lý của Chính phủ đã nêu tại điểm 2, mục I nói trên.

+ Vận đơn đường biển hoặc vận đơn hàng không, bản kê chi tiết, hoá đơn thương mại cùng giấy chứng nhận bảo hiểm (đối với viện trợ là hàng hoá); bản thuyết minh kế hoạch sử dụng nguồn ngoại tệ viện trợ (đối với viện trợ là ngoại tệ).

Trường hợp một đơn vị nhận thay để phân phối cho nhiều đơn vị khác, phải có kế hoạch phân phối cụ thể cho từng đối tượng sử dụng và giấy uỷ nhiệm của tổ chức viện trợ (hoặc các đơn vị được nhận viện trợ).

- Đối với những trường hợp các tổ chức viện trợ đặt mua hàng hoá sản xuất ở trong nước cho đơn vị thì căn cứ để xác nhận là bản chính của các loại biện lai bán hàng, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho của bên bán do Bộ Tài chính thống nhất phát hành liên quan đến lô hàng đơn vị được nhận.

- Trường hợp các tổ chức viện trợ trực tiếp chuyển giao tiền hoặc hàng hoá cho đơn vị thì đơn vị được nhận phải có hoá đơn thu tiền hoặc phiếu nhập kho gửi về Ban Quản lý và Tiếp nhận Viện trợ Quốc tế hoặc các đại diện để làm thủ tục ghi ngân sách Nhà nước.

b) Thanh toán qua ngân sách Nhà nước.

Giấy xác nhận hàng hoặc tiền viện trợ do đơn vị kê khai là chứng từ thanh toán qua ngân sách Nhà nước.

Giá thanh toán tiền, hàng viện trợ là trị giá ngoại tệ, hàng hoá được chuyển đổi thành đồng Việt Nam theo tỷ giá mua vào do Ngân hàng Ngoại thương công bố tại thời điểm xác nhận hàng, ngoại tệ viện trợ (hoặc theo giá xuất hàng ghi trên hoá đơn kiêm phiếu xuất kho trong trường hợp tổ chức viện trợ đặt mua hàng hoá sản xuất trong nước).

Trường hợp hàng hoá thực nhận có phát sinh chênh kệch (thừa, thiếu, không đúng chùng loại và giá cả so với kê khai...), hoặc số tiền thực nhận có thay đổi (tăng hoặc giảm) so với số tiền đã xác nhận thì đơn vị phải gửi biên bản giám định (hoặc báo cáo kết quả nhận tiền) cho cơ quan đã xác nhận viện trợ để xem xét, điều chỉnh giấy xác nhận cho đơn vị trong thời hạn 45 ngày, kể từ ngày xác nhận lần đầu.

Trường hợp hàng viện trợ không có giá nguyên tệ hoặc trị giá ngoại tệ để quy đổi ra tiền Việt Nam thì giá xác nhận viện trợ sẽ do Bộ Tài chính (Ban Quản lý và tiếp nhận Viện trợ Quốc tế) tạm tính trên giấy xác nhận. Trong thời hạn 45 ngày kể từ ngày làm giấy xác nhận viện trợ, đơn vị phải lập hội đồng kiểm kê và định giá có sự tham gia của cơ quan tài chính đồng cấp để định giá hàng viện trợ theo mức giá của các mặt hàng tương đương và gửi ngay biên bản cho cơ quan đã xác nhận lần đầu để điều chỉnh giấy xác nhận theo giá tạm tính cho đơn vị.

Quá các thời hạn trên, các đơn vị không có xác định lại giá cả và số lượng thì Bộ Tài chính căn cứ vào giấy xác nhận do đơn vị kê khai lần đầu theo giá tạm tính được coi là chứng từ để ghi thu, chi và thanh quyết toán qua ngân sách các cấp.

Bộ Tài chính (Ban Quản lý và Tiếp nhận Viện trợ Quốc tế) làm thủ tục thanh toán qua ngân sách Nhà nước trị giá nguồn tiền, hàng viện trợ cho các đơn vị được nhận theo nguyên tắc sau:

- Ghi thu ngân sách Nhà nước, ghi chi trị giá tiền, hàng viện trợ cho các Bộ, cơ quan Trung ương và các tỉnh, thành phố có đơn vị trực thuộc được nhận là đơn vị hành chính sự nghiệp hoặc không có khả năng thu hồi vốn.

- Ghi thu ngân sách Nhà nước, ghi cho vay và làm khế ước vay trả đối với các dự án viện trợ phát triển được thực hiện ở các đơn vị sản xuất kinh doanh và quỹ cho vay quay vòng.

Việc quản lý tài chính khoản viện trợ này phải phù hợp với nội dung các văn kiện đã cam kết với tổ chức viện trợ và chế độ quản lý hiện hành của Nhà nước Việt Nam.

c) Hạch toán kế toán nguồn viện trợ

Trong quá trình sử dụng, các đơn vị phải phản ánh kịp thời, đầy đủ các nguồn viện trợ (tiền và hàng hoá) trên sổ sách, chứng từ theo đúng quy định hiện hành của Nhà nước tại Pháp lệnh Kế toán thống kê, Điều lệ Tổ chức kế toán cũng như chế độ hạch toán kế toán về tiền, hàng viện trợ.

Trường hợp có sự điều chỉnh trị giá hàng, tiền viện trợ, căn cứ chứng từ thanh toán chính thức do cơ quan tài chính đồng cấp chuyển về, đơn vị sẽ thực hiện các bút toán điều chỉnh việc tiếp nhận các khoản viện trợ trên sổ sách của mình.

d) Quyết toán và báo cáo tình hình thức hiện.

Hàng năm và khi kết thúc dự án, các đơn vị nhận và sử dụng viện trợ phải lập báo cáo và quyết toán tiền, hàng viện trợ với cơ quan chủ quản dự án và cơ quan tài chính đồng cấp.

- Cơ quan chủ quản dự án có trách nhiệm tổng hợp theo dự án và tổng hợp chung vào nguồn kinh phí Nhà nước cấp để báo cáo cơ quan tài chính đồng cấp và các cơ quan quản lý có liên quan.

Báo cáo tình hình sử dụng viện trợ gồm những nội dung sau:

+ Kết quả tiếp nhận tiền, hàng viện trợ (lượng, giá trị các loại).

+ Tình hình sử dụng cho từng đối tượng và công việc cụ thể.

+ Chi tiết sử dụng các khoản kinh phí lập và quản lý dự án.

+ Đánh giá kết quả thực hiện các mục tiêu của dự án và hiệu quả sử dụng viện trợ, kiến nghị xử lý các vấn đề có liên quan.

- Khi kết thúc dự án, nếu nguồn kinh phí vẫn còn thừa, đơn vị phải báo cáo cơ quan chủ quản. Cơ quan chủ quản dự án sẽ có trách nhiệm phối hợp với cơ quan tài chính đồng cấp để xem xét và quyết định hướng sử dụng.

3- Công tác kiểm tra và giám sát của cơ quan tài chính các cấp.

Cơ quan tài chính các cấp có trách nhiệm kiểm tra và giám sát thường xuyên quá trình tiếp nhận và sử dụng viện trợ phi Chính phủ của các đơn vị.

Trong quá trình kiểm tra và giám sát các đơn vị thực hiện dự án, cơ quan tài chính các cấp phải kiên quyết xử lý hoặc kiến nghị với Bộ Tài chính để xử lý kịp thời những trường hợp cố tình vi phạm các chế độ quản lý tài chính hiện hành. Đồng thời, hướng dẫn và giúp đỡ các đơn vị kịp thời giải quyết các tranh chấp quốc tế phát sinh trong quá trình tiếp nhận và sử dụng viện trợ.

III- ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

1- Mọi trường hợp vi phạm Quy chế Quản lý và sử dụng viện trợ Quốc tế đều phải được xử lý theo pháp luật hiện hành.

Các đơn vị sử dụng viện trợ không có báo cáo về tình hình thực hiện và phân tích hiệu quả sử dụng thì chưa được xem xét mở rộng hoặc tiếp nhận dự án mới.

2- Thông tư này có hiệu lực thi hành từ ngày ký. Những quy định về chế độ quản lý tài chính trái với Thông tư này đều bãi bỏ.

Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc, các ngành, các cấp, các đơn vị cơ sở cần phản ánh kịp thời về Bộ Tài chính (Ban Quản lý và Tiếp nhận Viện trợ Quốc tế) để nghiên cứu và trình cấp có thẩm quyền quyết định.

Phạm Văn Trọng (Đã Ký)

Tiếng Anh (English)

THE MINISTRY OF FINANCE -------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIET NAM Independence - Freedom – Happiness ---------
No: 87-TC/VT	Hanoi, October 27, 1994

CIRCULAR

PROVIDING GUIDANCE ON THE REGIME OF STATE FINANCIAL MANAGEMENT OF AID FROM NON-GOVERNMENTAL ORGANIZATIONS (NGO's)

In Furtherance Of Decision No. 80-Ct On The 28th Of March 1991 Of The Chairman Of The Council Of Ministers (Now The Prime Minister) Stipulating For Aid Relations With Non-Governmental Organizations;
In Implementation Of Decree No. 20-Cp On The 15th Of March 1994 Of The Government On The Regime Of Management And Use Of Official Development Aid;
After Discussing And Reaching Agreement With The State Planning Committee, The Office Of The Government, And The Vietnam Union Of Friendship Organizations, The Ministry Of Finance Gives The Following Guidance On The Regime Of State Financial Management Of Aid From Non-Governmental Organizations (Ngo's);

I. GENERAL PRINCIPLES

1. Aid from Non-Governmental Organizations in all forms-in kind, in foreign currencies, in Vietnamese dong - must be subject to the regime of management of the State budget, must be promptly and fully registered in the State budget, and used for the right purpose and the right project, in accordance with the commitment with aid donors, and with the current regime of State financial management.

2. According to Decision No. 80-CT of the Government, non-governmental aid shall be distributed and used as follows:

- Aid valued under 50,000 USD shall be decided by the Ministers or Presidents of the People's Committees of provinces or cities.

- Aid valued from 50,000 to 200,000 USD shall be decided by the Minister of Finance (after consulting with the Vietnam Union of Friendship Organizations).

...

...

...

All goods listed on the import ban must be submitted to the Prime Minister for ratification before their ordering.

All instances of development aid must have their project documents expertized and ratified by the authorized level. Such documents must indicate:

- The purpose of the project.

- The phases of activity of the project.

- The plan for budget allocations to each part: experts, training, equipment, materials and goods, and a balance fund (if any).

- The project executor and the project controlling agency:

3. The Vietnam Union of Friendship Organizations shall cooperate closely and regularly with the Ministry of Finance and synthesizing agencies of the Government in providing information on the activities of Non-Governmental Organizations, on aid projects and the delivery of aid, in order to manage and use the aid in accordance with the current policy, with the purposes, and with the commitments with aid donors.

4. The ministries, agencies and organizations at the Center (hereunder referred to as ministries), the People's Committees of the provinces and cities directly under the Central Government shall have to direct, supervise and manage the portions of aid in projects owned by themselves or their affiliates.

The financial services in the provinces and cities directly under the Central Government shall help the Minister of Finance and the People's Committees of provinces and cities manage the aid directly donated by Non-Governmental Organizations to the locality, or distributed by the ministries and branches at the Center to the locality.

...

...

...

The regime of State financial management of Non-Governmental Organizations' aid is stipulated as follows:

1. The plan for aid revenue and expenditure

Every year, the units concerned shall have to draw up their aid plan and their budgetary revenue and expenditure plan, and send them to the financial office of the same level (the units under central management shall send them to the ministries and agencies at the Center, the units under local management shall send them to the financial office).

The revenue and expenditure plan for the aid is based on:

- The commitment documents, or memorandums of understanding of Non-Governmental Organizations with the unit on the aid granted according to projects or on emergency aid.

- Notices on the distribution and use of aid sent to the aid receivers by their controlling agencies.

- Decisions on the distribution and use of non-governmental aid issued by the authorized level as stipulated at Pont 2, Part I of this Circular.

Funding for the planning, reception and management of aid is stipulated for each type of units as follows:

+ The production and business units shall use their self-procured capital.

...

...

...

Under no circumstance shall a unit use aid money to pay salaries or allowances to those cadres taking part in the project without a written approval by the authorized level.

2. Taking delivery of aid and managing it

A. CERTIFYING AID IN GOODS OR IN FOREIGN CURRENCIES:

The certification of aid in goods or in foreign currencies is the basis for filling the procedures of receiving goods, withdrawing money and settling payment with the State Budget. The form for certification of aid money and goods shall be uniformly issued by the Ministry of Finance.

When they receive notices of arrival of aid goods or money, the units entitled to receive and use the aid must fill the procedures at the Ministry of Finance (the Commission for Management and Reception of International Aid) or the Representative Offices of the Commission in Ho Chi Minh City and Da Nang, including the cases in which the aid donors directly order local goods for delivery to the aid receivers.

The certification of aid goods or money shall be based on:

- The documents stipulated in Document No. 254/TC-VT on the 18th of July 1991 of the Ministry of Finance on the procedures for reception of money in foreign currencies and goods granted as international aid, including:

+ The memorandum of understanding (commitment) on aid, or the notification of aid by the aid donors, organizations or individuals.

+ Documents or vouchers specifying the source of foreign exchange, the quantity and value of goods granted as aid by the aid donors.

...

...

...

+ A ratification paper from the authorized level as stipulated by the Government for assignment of responsibilities mentioned at Point 2, Part I.

+ A bill of landing by sea or by air, a detailed inventory, a commercial invoice and an insurance certificate (for aid in foreign currencies).

In case one unit agrees to receive the aid to distribute it to other units, it must have a plan of aid distribution to each aid user, and a mandate from the aid donor (or from the aid receivers).

- In case the aid donors order locally made goods for the aid receivers, certification is based on the original copies of the sale invoices and delivery bills concerning the lot of goods delivered to the receivers, made by the seller according to the forms issued by the Ministry of Finance.

- In case the aid donors directly deliver the aid money or goods to the receivers, the latter must send a money receipt or goods receipt to the Commission for Management and Reception of International Aid or its representatives, for registration in the State budget.

B. PAYMENT THROUGH THE STATE BUDGET:

The voucher of receipt of aid goods or money declared by the aid receiver is the voucher for payment through the State Budget.

The rate of payment for aid money or goods is the value of the foreign exchange or goods converted into Vietnamese Dong at the buying rate announced by the Commercial Bank at the time of certification of the aid goods or money (or according to the selling price of goods written in the delivery bill, in case the aid donor orders locally made goods).

In case the goods received reveal disparities (in excess, deficient, or not conforming to the category and price of the goods listed...), or the sum of money received is higher or lower than what has already been certified, the unit concerned must send an expertise paper (or a report on the receipt of money) to the aid-certifying agency to consider and amend the expertise paper within 45 days after the aid was first certified.

...

...

...

Past the above-mentioned time limit, if the units concerned do not modify the price and quantify of goods, the Ministry of Finance shall base itself on the declaration first made by the units concerned as voucher to register revenue, expenditure and payment through the budgets a different levels.

The Ministry of Finance (the Commission for Management and Reception of International Aid) shall fill the procedure for payment through the State Budget of the value of the aid money or goods for the aid receivers, according to the following principles:

- Registering receipt for the State Budget, registering expenditure equivalent to the value of the aid money or goods for the ministries, agencies at the Center, and the provinces and cities where the aid receivers are recognized as administrative and public service units, or are unable to retrieve capital.

- Registering receipt for the State Budget, registering loans, and making loan and payment contracts for development aid projects carried out by production and trading units, and for the loan rotating fund.

The financial management of this aid must conform to the contents of the documents signed with aid donors and the current regime of management of the Vietnam State.

C. ACCOUNTING FOR THE SOURCE OF AID:

While using aid, the units concerned must promptly and fully account for all sources of aid (money and goods) in books or vouchers, according to the current stipulations of the State in the Ordinance on Accounting and Statistics, and the Regulations on Organization of Accounts as well as the regime for accounting aid money and goods.

In case the value of aid goods or money is adjusted, the units concerned shall base themselves on the official payment vouchers sent by the financial office of the same level to make adjustments to the receipt of aid in their books.

D. MAKING FINAL STATEMENTS ON THE BALANCE OF ACCOUNTS AND REPORTS ON IMPLEMENTATION WORK:

...

...

...

- The project owner shall have to make a full account for each project and integrate it into the total account of the State budget allocations, and report it to the financial service of the same level and the controlling agencies concerned.

The report on the use of aid includes:

+ The results of the reception of aid money or goods (quantity and value of each category).

+ The use of aid for each project and each specific work.

+ Details on the use of funds for drawing up and managing the project.

+ Evaluating the results in implementing the targets of the project and the efficiency in the use of aid, and suggesting measures to settle the problems concerned.

- When a project is terminated and if the fund is not fully spent, the unit concerned must report this to the host agency. The host agency shall have to cooperate with the financial office of the same level to consider and decide on its use.

3. Inspection and supervision by financial officer at different levels:

The financial offices at different levels shall have to regularly check and supervise the process of receiving and using non-governmental aid by the units.

...

...

...

III. IMPLEMENTATION PROVISIONS

1. Any violation of the Statute on the management and use of international aid shall be deal with in accordance with the law in force.

The aid users, which fail to report on the implementation of their aid projects and the efficiency in the use of aid, shall not be considered for expanding the aid project or receiving a new project.

2. This Circular takes effect as from the date of its signing. All stipulations on the regime of financial management which are contrary to this Circular are now annulled.

In the process of implementation, if any problem arises, the branches, levels and grass-roots units should promptly report it to the Ministry of Finance (the Commission for Management and Reception of International Aid), which shall consider and submit it to the authorized level for decision.

FOR THE MINISTER OF FINANCE
VICE- MINISTER




Phan Van Trong