Thông tư 30-TC/VT chế độ quản lý tài chính Nhà nước nguồn viện trợ không hoàn lại

• Số hiệu: 30-TC/VT
• Loại văn bản: Thông tư
• Nơi ban hành: Bộ Tài chính
• Người ký: Phạm Văn Trọng
• Ngày ban hành: 12/06/1997

BỘ TÀI CHÍNH ********	CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ********
Số: 30-TC/VT	Hà Nội, ngày 12 tháng 6 năm 1997

THÔNG TƯ

CỦA BỘ TÀI CHÍNH SỐ 30-TC/VT NGÀY 12 THÁNG 6 NĂM 1997 HƯỚNG DẪN CHẾ ĐỘ QUẢN LÝ TÀI CHÍNH NHÀ NƯỚC ĐỐI VỚI NGUỒN VIỆN TRỢ KHÔNG HOÀN LẠI.

Thi hành Luật Ngân sách nhà nước đã được Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt nam khoá IX, kỳ họp thứ 9 thông qua ngày 20/3/1996 và Nghị định số 87/CP ngày 19/12/1996 của Chính phủ quy định việc phân cấp quản lý, lập, chấp hành và quyết toán ngân sách nhà nước; Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ quản lý tài chính nhà nước đối với nguồn viện trợ không hoàn lại như sau:

I/ NGUYÊN TẮC CHUNG:

1 - Viện trợ không hoàn lại là một nguồn thu của ngân sách nhà nước, phải được hạch toán và quản lý theo Luật Ngân sách nhà nước.

2 - Viện trợ không hoàn lại được sử dụng dưới hình thức ngân sách nhà nước cấp phát hoặc cho vay lại.

3 - Mọi khoản viện trợ không hoàn lại bằng tiền hoặc hiện vật mà phía Việt nam được nhận và sử dụng đều phải làm thủ tục xác nhận viện trợ . Giấy xác nhận hàng, tiền viện trợ là căn cứ để hoàn tất các thủ tục nhận hàng, nhận tiền và hạch toán vào ngân sách các cấp.

4 - Bộ Tài chính thống nhất quản lý tài chính nhà nước đối với mọi nguồn viện trợ không hoàn lại, từ khâu tham gia ý kiến về mặt tài chính trong việc xác định chủ trương sử dụng viện trợ, thẩm định dự án, phân bổ nguồn vốn cho các dự án, đến nghiên cứu đề xuất cơ chế quản lý tài chính, thực hiện việc xác nhận viện trợ và hạch toán vào ngân sách, hướng dẫn và kiểm tra việc chấp hành các chế độ quản lý tài chính, quyết toán của các dự án; hướng dẫn và kiểm tra các đơn vị thực hiện việc bàn giao tài sản, vật tư, tiền vốn của các dự án sau khi kết thúc.

+ Bộ phận tài chính, kế toán của các Bộ, ngành có trách nhiệm giúp Thủ trưởng Bộ, ngành quản lý tài chính đối với toàn bộ các chương trình, dự án viện trợ không hoàn lại do Bộ, ngành TW tiếp nhận và thực hiện.

+ Sở Tài chính Vật giá các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có trách nhiệm giúp UBND tỉnh, thành phố quản lý tài chính đối với toàn bộ các chương trình, dự án, các khoản viện trợ không hoàn lại do các đơn vị thuộc địa phương tiếp nhận và thực hiện.

5- Thủ trưởng các Bộ, ngành, Chủ tịch UBND các tỉnh, thành phố, Chủ tịch các Hội, Đoàn thể, các tổ chức quần chúng có trách nhiệm tổ chức, hướng dẫn và kiểm tra về công tác quản lý tài chính ở các đơn vị thực hiện các chương trình, dự án thuộc phạm vi quản lý của mình.

6 - Chủ nhiệm các chương trình, Giám đốc các dự án, Thủ trưởng các đơn vị trực tiếp sử dụng nguồn viện trợ không hoàn lại chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc thực hiện đúng các mục tiêu, đối tượng và các cam kết khác đã ghi trong từng chương trình, dự án; chấp hành nghiêm chỉnh thể chế tài chính, Pháp lệnh kế toán thống kê, Điều lệ tổ chức kế toán và chế độ hạch toán kế toán, chế độ kiểm toán hiện hành của nhà nước.

II/ NHỮNG QUY ĐỊNH CỤ THỂ:

A/ LẬP VÀ TỔNG HỢP DỰ TOÁN.

Hàng năm, căn cứ Thông tư hướng dẫn lập dự toán ngân sách nhà nước của Bộ Tài chính; Căn cứ vào các văn bản cam kết hoặc thoả thuận và kế hoạch triển khai chương trình, dự án hoặc thông báo phân phối viện trợ của cơ quan chủ quản cho đơn vị; Căn cứ vào tình hình thực hiện dự án trong năm; Các chủ dự án lập dự toán thu, chi ngân sách nhà nước về viện trợ không hoàn lại và vốn đối ứng (nếu có) cùng với dự toán ngân sách của đơn vị gửi cơ quan chủ quản dự án và cơ quan tài chính đồng cấp:

- Dự án thuộc các Bộ, ngành gửi bộ phận tài chính kế toán của Bộ, ngành .

- Dự án do Tỉnh, Thành phố thực hiện gửi Sở Tài chính Vật giá.

Các Bộ, ngành Trung ương và các Sở Tài chính Vật giá có trách nhiệm tổng hợp dự toán thu, chi ngân sách nhà nước về viện trợ không hoàn lại và nhu cầu vốn đối ứng (nếu có) trong dự toán ngân sách hàng năm báo cáo Bộ Tài chính (Ban quản lý và tiếp nhận viện trợ quốc tế) để tổng hợp chung trong NSNN, báo cáo Chính phủ trình Quốc hội phê duyệt.

Dự toán thu, chi ngân sách nhà nước về viện trợ không hoàn lại được lập theo những nội dung quy định trong mẫu biểu đính kèm thông tư này.

Riêng dự toán về vốn đối ứng (bao gồm cả các chi phí từ khâu lập dự án đến tiếp nhận, vận chuyển, lưu kho hàng hoá, thiết bị, chi phí quản lý điều hành dự án...) theo từng loại vốn (xây dựng cơ bản, hành chính sự nghiệp...) phải phù hợp với nội dung các văn bản cam kết, hiệp định hoặc thoả thuận và phù hợp với tiến độ thực hiện của từng dự án. Đối với các dự án thuộc lĩnh vực sản xuất kinh doanh, thì chủ dự án phải dùng nguồn tự có hoặc đi vay để đáp ứng nhu cầu vốn đối ứng này.

B/ THỰC HIỆN TIẾP NHẬN VÀ QUẢN LÝ.

1/ Xác nhận viện trợ

1.1/ Đối tượng phải làm giấy xác nhận viện trợ:

Tất cả các đơn vị, chủ dự án có nhận hàng, tiền viện trợ của nước ngoài ( kể cả được sử dụng dưới hình thức ngân sách nhà nước cấp phát hay cho vay lại ).

1.2/ Phạm vi các khoản viện trợ không hoàn lại phải làm xác nhận viện trợ bao gồm:

+ Hàng hoá, thiết bị phía viện trợ chuyển giao cho các đơn vị trong nước qua con đường nhập khẩu theo các chương trình, dự án.

+ Hàng hoá, thiết bị phía viện trợ đặt mua trong nước rồi chuyển giao cho các đơn vị theo các chương trình, dự án đã được ký kết.

+ Hàng hoá, thiết bị có trong danh mục dự án viện trợ, được mang vào theo chuyên gia và do Bên nước ngoài trực tiếp sử dụng, nhưng được cam kết sẽ bàn giao lại cho các đơn vị sau khi kết thúc các chương trình, dự án viện trợ.

+ Hàng viện trợ nhân đạo do đơn phương phía nước ngoài gửi cho phía trong nước.

+ Ngoại tệ hoặc tiền Việt nam do phía viện trợ chuyển giao cho các đơn vị trong nước nhận và trực tiếp sử dụng theo các chương trình, dự án (bao gồm cả khoản tài trợ cho hoạt động mang tính chất công vụ phí của văn phòng dự án theo mức khoán đã cam kết trong văn kiện dự án); các khoản viện trợ bằng tiền được phép không theo dự án định trước.

1.3/ Thời điểm và địa điểm xác nhận:

Khi có thông báo nhận hàng, tiền viện trợ (đố@giao cho các đơn trong nước thì sau khi nhận được hàng), các đơn vị có trách nhiệm đến một trong các địa điểm gần nhất sau để làm thủ tục xác nhận viện trợ:

+ Bộ Tài chính (Ban quản lý và tiếp nhận viện trợ quốc tế) tại số 4 - Phan Huy Chú - Hà Nội.

+ Đại diện Ban quản lý và tiếp nhận viện trợ quốc tế tại số 48 - Đường Pasteur - thành phố Đà Nẵng.

+ Đại diện Ban quản lý và tiếp nhận viện trợ quốc tế tại số 138-Đường Nguyễn Thị Minh Khai, Quận 3, thành phố Hồ Chí Minh.

1.4/ Quy định về giấy xác nhận viện trợ:

Giấy xác nhận viện trợ được kê khai thành 5 bản như nhau: Đơn vị giữ 2 bản để làm thủ tục nhận hàng, tiền và làm căn cứ thực hiện việc hạch toán kế toán; Ban quản lý và tiếp nhận viện trợ quốc tế giữ 3 bản để lưu và chuyển cho các cơ quan quản lý liên quan. Trường hợp nhận ô tô hoặc xe máy, đơn vị phải kê khai thêm 1 bản giấy xác nhận viện trợ để làm thủ tục đăng ký lưu hành tại cơ quan giao thông công chính.

Mẫu giấy xác nhận tiền, hàng viện trợ được quy định thống nhất kèm theo thông tư này. Các đơn vị có thể chụp lại mẫu này để kê khai làm thủ tục.

1.5/ Các hình thức tiến hành thủ tục xác nhận viện trợ:

1.5.1/ Xác nhận viện trợ trực tiếp:

Là hình thức đơn vị tiếp nhận và sử dụng viện trợ phải trực tiếp đến làm thủ tục xác nhận viện trợ tại một trong các địa điểm quy định ở mục 1.2 nói trên. Hình thức này áp dụng cho các trường hợp sau:

- Các đơn vị trực thuộc Bộ, ngành Trung ương quản lý tiếp nhận hàng hoặc tiền viện trợ.

- Các đơn vị trực thuộc địa phương quản lý tiếp nhận hàng viện trợ.

1.5.2/ Xác nhận viện trợ gián tiếp:

Là hình thức làm thủ tục xác nhận viện trợ do Sở tài chính Vật giá các tỉnh, thành phố thực hiện. Hình thức này áp dụng cho các trường hợp nhận khoản viện trợ riêng lẻ do người tài trợ đưa trực tiếp tại đơn vị trực thuộc địa phương quản lý. Cách thức tiến hành như sau:

- Các đơn vị khi nhận được khoản viện trợ riêng lẻ này, phải thông báo ngay bằng văn bản cho Sở Tài chính vật giá (Bộ phận theo dõi và quản lý viện trợ) về tổ chức viện trợ, tên đơn vị nhận và mục đích sử dụng cụ thể của từng khoản viện trợ để theo dõi và quản lý.

- Sở Tài chính Vật giá có trách nhiệm tập hợp toàn bộ hồ sơ của các khoản viện trợ riêng lẻ này, kiểm tra và xem xét tính hợp pháp của các tài liệu, lập bảng kê chi tiết theo mẫu đính kèm thông tư. Sau đó 3 tháng một lần, Sở Tài chính Vật giá (bộ phận theo dõi và quản lý viện trợ) có trách nhiệm lập chung một giấy xác nhận tiền (hoặc hàng) viện trợ kèm theo bảng kê gửi đến một trong các địa điểm xác nhận viện trợ của cơ quan quản lý và tiếp nhận viện trợ quốc tế quy định ở trên (nơi gần nhất) để tiến hành xác nhận viện trợ cho các khoản viện trợ trên.

- Trên cơ sở các giấy xác nhận viện trợ đã hoàn thành thủ tục, Sở Tài chính Vật giá các tỉnh, thành phố thực hiện việc hạch toán vào ngân sách địa phương theo quy định tại thông tư này.

2/ Các tài liệu cần thiết để xác nhận viện trợ:

2.1/ Đối với hàng hoá viện trợ:

- Văn bản phê duyệt chương trình, dự án của cơ quan có thẩm quyền.

- Văn kiện dự án, chương trình, Hiệp định, Nghị định, hoặc các văn bản thoả thuận đã được ký kết chính thức với đối tác nước ngoài có ghi rõ danh mục, số lượng, chủng loại và giá trị hàng hoá các loại đã được phê chuẩn.

- Văn bản phê duyệt hợp đồng thương mại theo quy định hiện hành, kèm hoá đơn thương mại (Invoice) và giấy chứng nhận bảo hiểm (Insu rance Certìficate).

- Vận đơn đường biển (Bill of lading) hoặc vận đơn hàng không (Airway Bill).

- Bản kê chi tiết (Packing List)

2.2/ Đối với tiền viện trợ:

- Văn bản phê duyệt chương trình, dự án của cơ quan có thẩm quyền.

- Văn bản dự án, chương trình, Hiệp định, Nghị định hoặc các văn bản thoả thuận đã được ký kết chính thức với phụ lục kèm theo ghi rõ: các khoản ngoại tệ hoặc tiền đồng theo mục ngân sách của chương trình, dự án.

- Giấy báo của ngân hàng hoặc thông báo chuyển tiền từ phía nước ngoài về số tiền được nhận, kèm bản thuyết minh kế hoạch sử dụng nguồn tiền tài trợ.

2.3/ Các trường hợp cần bổ sung văn bản:

- Đối với các chương trình quốc gia dài hạn, phải có các văn bản được ký kết chính thức hàng năm với các quy định cụ thể về danh mục, số lượng, chủng loại hàng hoá hoặc các khoản tiền tệ như đã nêu trên.

- Trường hợp trong các văn kiện ký kết không kê rõ danh mục hàng hoá, đơn vị phải có bản giải trình cụ thể số lượng, hoặc trọng lượng, giá trị hàng hoá viện trợ nằm trong tổng số kinh phí của dự án và phải được xác nhận của cơ quan chủ quản. Đối với các mặt hàng thuộc diện cấm nhập khẩu phải có ý kiến đồng ý bằng văn bản của Thủ tướng Chính phủ.

- Trường hợp có sự thay đổi danh mục hoặc chủng loại hàng hoá viện trợ, thay đổi chi tiêu cho các khoản mục ngân sách của dự án, thì phải có văn bản phê duyệt lại của Thủ tướng Chính phủ hoặc cơ quan được Thủ tướng Chính phủ uỷ quyền phê duyệt.

- Trường hợp hàng hoá hoặc tiền viện trợ (ngoại tệ hoặc tiền đồng Việt nam) dưới dạng séc, tiền mặt do phía viện trợ đơn phương gửi cho các đơn vị trong nước, không nằm trong các dự án đã được phê duyệt, các đơn vị chỉ được tiếp nhận sau khi có sự đồng ý bằng văn bản của cơ quan có thẩm quyền theo phân cấp tại Quyết định số 80/CT ngày 28/3/1991 của Chủ tịch HĐBT (nay là Thủ tướng Chính phủ). Trong trường hợp này, các tài liệu cần thiết cho việc xác nhận viện trợ bao gồm:

+ Văn bản xác nhận hoặc đề nghị của nhà tài trợ.

+ Văn bản cho phép tiếp nhận viện trợ của cơ quan có thẩm quyền nêu trên.

+ Đối với hàng hoá, cần có thêm vận đơn và giấy báo nhận hàng, bản kê chi tiết (Packing List).

- Trường hợp một đơn vị nhận thay cho nhiều đơn vị, thì đơn vị nhận thay phải có bảng kê phân chia cụ thể cho từng đối tượng và giấy uỷ nhiệm của các đơn vị được sử dụng viện trợ.

- Trường hợp bên nước ngoài đặt mua hàng trong nước để giao cho đơn vị sử dụng, thì đơn vị cần có bản chính của hoá đơn kiêm phiếu xuất kho của người bán do Bộ Tài chính phát hành.

- Trường hợp hàng hoá, thiết bị có trong danh mục dự án viện trợ, được chuyên gia nước ngoài trực tiếp mang vào và sử dụng, nhưng sẽ được bàn giao lại cho đơn vị sau khi kết thúc các chương trình, dự án, thì đơn vị căn cứ số hàng thực nhận, có văn bản đề nghị Ban quản lý và tiếp nhận viện trợ quốc tế (theo các địa chỉ quy định ở trên) để làm giấy xác nhận viện trợ.

- Trường hợp chưa có ngay các vận đơn, hoá đơn, bảng kê để nhận hàng (văn bản đến chậm), đơn vị phải có giấy báo của sân bay hoặc đơn vị vận chuyển. Chậm nhất sau 15 ngày, kể từ ngày làm xác nhận, đơn vị phải nộp các văn bản còn thiếu như đã quy định ở trên cho Ban quản lý và tiếp nhận viện trợ quốc tế hoặc nơi đã cấp giấy xác nhận viện trợ.

- Trường hợp dự án thuộc diện cho vay lại, phải có khế ước hay hợp đồng nguyên tắc vay lại từ hệ thống Tổng cục đầu tư phát triển hay Ngân hàng thương mại được uỷ quyền.

2.4/ Điều chỉnh giấy xác nhận viện trợ.

- Trường hợp số hàng hoá thực nhận có phát sinh chênh lệch thừa, thiếu hoặc không đúng chủng loại, không đúng giá cả đã kê khai xác nhận... đơn vị phải gửi biên bản giám định cho cơ quan đã làm giấy xác nhận viện trợ để xem xét, điều chỉnh lại giấy xác nhận trong phạm vi không quá 30 ngày kể từ ngày xác nhận lần đầu.

- Trường hợp nhận hàng viện trợ không có giá trị nguyên tệ để quy đổi thành tiền Việt nam, thì giá trị để xác nhận viện trợ, sẽ do Ban quản lý và tiếp nhận viện trợ quốc tế tạm tính trên cơ sở giá cả của các mặt hàng tương tự nhập khẩu. Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày làm giấy xác nhận viện trợ, đơn vị phải gửi biên bản định giá lại cho cơ quan đã xác nhận viện trợ để điều chỉnh giấy xác nhận viện trợ cho đơn vị. Hội đồng định giá do cơ quan chủ quản của đơn vị thành lập với sự tham gia của đại diện cơ quan tài chính - vật giá cùng cấp (đối với hàng viện trợ cho các đơn vị thuộc huyện, xã quản lý, do đại diện của Sở Tài chính Vật giá tỉnh, thành phố tham gia hội đồng).

3/ Hạch toán vào ngân sách nhà nước.

3.1/ Mọi khoản viện trợ không hoàn lại bằng tiền hay hiện vật, sau khi hoàn thành thủ tục xác nhận viện trợ đều phải được hạch toán đầy đủ vào ngân sách nhà nước.

3.2/ Nguồn kinh phí thuộc dự án viện trợ, nhưng do Bên nước ngoài trực tiếp chi, như chi chuyên gia, chi cho đào tạo, tham quan, khảo sát, thực tập tại nước ngoài, khoản chi được thực hiện ở nước ngoài mà không có chứng từ xác định việc chi tiêu, thì không hạch toán vào ngân sách nhà nước.

3.3/ Trị giá hạch toán vào ngân sách các cấp là trị giá ngoại tệ được chuyển đổi thành đồng Việt nam, tính trên số hàng, tiền đã làm thủ tục xác nhận viện trợ. Tỷ giá dùng để chuyển đổi là tỷ giá mua vào do Ngân hàng ngoại thương công bố tại thời điểm xác nhận viện trợ.

Đối với hàng hoá do bên nước ngoài đặt mua ở trong nước giao cho đơn vị sử dụng, giá trị hạch toán là giá xuất hàng ghi trên hoá đơn bán hàng do Bộ Tài chính thống nhất phát hành.

3.4/ Thời điểm hạch toán: Việc hạch toán vào Ngân sách nhà nước nguồn viện trợ không hoàn lại được thực hiện ngay sau khi các đơn vị hoàn thành thủ tục xác nhận viện trợ.

3.5/ Các hình thức hạch toán vào ngân sách nhà nước:

3.5.1/ Các dự án thuộc diện ngân sách cấp phát:

3.5.1.1/ Cấp phát nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản:

Bộ Tài chính hoặc Sở Tài chính Vật giá các tỉnh, thành phố làm thủ tục hạch toán như sau:

+ Ghi thu NSTW (Hoặc NSĐP): Chương 160 A (hoặc 160 B), Loại 10, Khoản 08 (hoặc 09), Mục 073, Tiểu mục 01 (hoặc 02, 03) nguồn viện trợ dùng cho đầu tư xây dựng cơ bản .

+ Ghi chi tạm ứng xây dựng cơ bản qua Tổng cục đầu tư phát triển (hoặc Cục đầu tư phát triển). Đồng thời, sao gửi bảng kê chi tiết tên các đơn vị sử dụng và nguồn viện trợ nhận được để Tổng cục đầu tư phát triển (hoặc Cục đầu tư phát triển) thực hiện việc hạch toán cấp phát cho đơn vị và quản lý theo chế độ quản lý vốn đầu tư xây dựng cơ bản hiện hành.

3.5.1.2/ Cấp phát nguồn kinh phí hành chính sự nghiệp:

- Trường hợp các đơn vị trực thuộc Bộ, ngành trung ương tiếp nhận và sử dụng: Bộ Tài chính làm thủ tục hạch toán như sau:

+ Ghi thu NSTW: Chương 160 A, Loại 10, Khoản 08 (hoặc 09), Mục 073 (hoặc 074, 075, 076) và tiểu mục 01 (hoặc 02, 03) trị giá hàng, tiền viện trợ đối với đơn vị được nhận.

+ Ghi chi NSTW theo chương, loại, khoản, mục và tiểu mục tương ứng của đơn vị tại phần chi của Mục lục NSNN. Đồng thời, sao gửi các bản Thông tri duyệt y dự toán cho Vụ Tài chính Hành chính Sự nghiệp thuộc Bộ Tài Chính để phối hợp quản lý.

- Trường hợp các đơn vị trực thuộc địa phương tiếp nhận và sử dụng: Sở tài chính Vật giá các tỉnh, thành phố làm thủ tục hạch toán như sau:

+ Ghi thu NSĐP: Chương 160 B, Loại 10, Khoản 08 (hoặc 09), Mục 073 (hoặc 074, 075, 076), Tiểu mục 01 (hoặc 02, 03) nguồn viện trợ đơn vị được nhận.

+ Ghi chi NSĐP theo chương, loại, khoản, mục và tiểu mục tương ứng của đơn vị tại phần chi của mục lục NSNN. Đồng thời, sao gửi các bản Thông tri duyệt y dự toán cho các đơn vị liên quan để phối hợp quản lý.

- Trường hợp các khoản viện trợ chưa xác định đơn vị sử dụng: Bộ tài chính (Ban QL&TNVTQT) có trách nhiệm quản lý và làm thủ tục ghi thu ngân sách trung ương, đồng thời xác định phương án sử dụng theo đúng các cam kết, mục tiêu đã thoả thuận với phía viện trợ, trình cấp có thẩm quyền quyết định, sau đó phân phối cho các đơn vị sử dụng và làm thủ tục cấp phát ngân sách theo các quy định ở trên.

3.5.2/ Các dự án thuộc diện ngân sách cho vay lại:

Bộ tài chính (Ban QL&TNVTQT thừa lệnh Bộ trưởng) ký hợp đồng uỷ nhiệm cho Tổng cục đầu tư phát triển hoặc cho các Ngân hàng thương mại làm nhiệm vụ cho vay lại đối với các doanh nghiệp sử dụng vốn viện trợ.

Thực hiện thủ tục hạch toán như sau:

+ Ghi thu NSTW: Chương 160 A, Loại 10, Khoản 08 ( Hoặc 09), Mục 075, Tiểu mục 01 (hoặc 02, 03) nguồn viện trợ cho vay.

+ Ghi chi NSTW: Chương 160 A, Loại 10, Khoản 03, Mục 151 (hoặc 152), Tiểu mục tương ứng. Đồng thời thông báo cho Tổng cục đầu tư phát triển hoặc các Ngân hàng thương mại để thực hiện việc cho vay lại, quản lý và thu hồi tiền vốn vay nộp ngân sách.

4/ Quản lý và thực hiện việc hạch toán kế toán.

Trong quá trình sử dụng viện trợ, các đơn vị phải phản ánh kịp thời, đầy đủ các nguồn tiền, hàng đã nhận (cả về lượng và giá trị) trên chứng từ và sổ sách kế toán theo đúng quy định của Luật ngân sách nhà nước, Pháp lệnh kế toán thống kê, chế độ hạch toán kế toán hiện hành ban hành kèm theo các quyết định số 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 và số 999 TC/QĐ/CĐKT ngày 2/11/1996 của Bộ tài chính.

4.1/ Một số quy định cụ thể trong việc hạch toán kế toán:

- Khi tiếp nhận và sử dụng viện trợ đều phải lập chứng từ kế toán, bao gồm các chứng từ gốc và chứng từ ghi sổ. Chứng từ gốc là các giấy xác nhận viện trợ đã được Ban QL&TNVTQT đóng dấu viện trợ không hoàn lại kèm theo các tài liệu liên quan. Chứng từ ghi sổ được lập từ chứng từ gốc và phải có chứng từ gốc kèm theo.

- Trị giá nguồn tiền, hàng viện trợ hạch toán trên sổ sách kế toán của đơn vị là trị giá bằng tiền đồng Việt nam đã được xác định trên giấy xác nhận viện trợ.

- Trường hợp một đơn vị nhận thay cho nhiều đơn vị khác, đơn vị nhận thay phải sao gửi cho các đơn vị này đầy đủ giấy xác nhận viện trợ kèm theo kế hoạch phân phối cụ thể và giấy uỷ nhiệm của các đơn vị, để có căn cứ thực hiện việc hạch toán kế toán.

- Trường hợp có sự điều chỉnh trị giá hàng viện trợ, căn cứ chứng từ thông báo điều chỉnh chính thức của cơ quan xác nhận viện trợ hoặc của cơ quan tài chính, đơn vị thực hiện các bút toán điều chỉnh giá trị tiếp nhận hoặc sử dụng của các khoản viện trợ trên sổ sách của mình.

- Trường hợp các đơn vị được sử dụng nguồn viện trợ không hoàn lại dưới hình thức hàng hoá, thiết bị... nhưng chưa được bàn giao quyền sở hữu: trong quá trình sử dụng, các đơn vị vẫn phải thực hiện hạch toán đầy đủ trên các tài khoản trong bảng cân đối tài khoản của mình, đồng thời phản ánh cả trên các tài khoản liên quan ngoài bảng cân đối tài khoản để phục vụ cho yêu cầu quản lý. Khi dự án kết thúc và hoàn thành việc bàn giao tài sản, các đơn vị này sẽ chỉ theo dõi những tài sản đã thuộc quyền sở hữu của mình trên các tài khoản trong bảng cân đối tài khoản.

4.2/ Trình tự hạch toán kế toán:

Các đơn vị được tiếp nhận và sử dụng tiền, hàng viện trợ dưới hình thức ngân sách cấp phát thực hiện việc hạch toán kế toán theo Hệ thống chế độ kế toán hành chính sự nghiệp, ban hành theo quyết định số 999 TC/QĐ/CĐKT ngày 2/11/1996 của Bộ trưởng Bộ tài chính.

Các tài khoản cụ thể thường liên quan đến việc hạch toán các khoản tiền, hàng viện trợ bao gồm:

- TK 461: Nguồn kinh phí hoạt động

- TK 462: Nguồn kinh phí dự án

- TK 441: Nguồn kinh phí đầu tư xây dựng cơ bản

- TK 661, 662: Chi hoạt động; chi dự án

- TK 111, 112: Tiền mặt; Tiền gửi ngân hàng, kho bạc

- TK 152; 155: Vật liệu, dụng cụ; Sản phẩm, hàng hoá

- TK 211; 213: Tài sản cố định hữu hình và vô hình

- TK 241: Xây dựng cơ bản dở dang

- TK 331: Các khoản phải trả

- TK 341: Kinh phí cấp cho cấp dưới

- TK 466: Nguồn kinh phí đã hình thành tài sản cố định

Việc hạch toán nghiệp vụ tiếp nhận nguồn kinh phí viện trợ được thực hiện theo hướng dẫn tại sơ đồ số 26 (đối với nguồn kinh phí hành chính sự nghiệp) hoặc sơ đồ số 34 (đối với nguồn kinh phí đầu tư xây dựng cơ bản) ban hành kèm theo quyết định trên (biểu đính kèm).

4.3/ Các chế độ quản lý liên quan khác:

4.3.1/ Chế độ sử dụng nguồn tiền viện trợ:

- Tất cả các hoạt động chi tiêu phải có dự toán cụ thể và căn cứ vào các khoản mục đã được cơ quan tài trợ chấp thuận, không được chi vượt mức đã thoả thuận với phía nước ngoài.

- Trường hợp văn kiện dự án không đầy đủ chi tiết, cụ thể thì đơn vị thực hiện cần căn cứ các điều khoản đã cam kết với phía nước ngoài và căn cứ định mức chi tiêu trong nước để chi.

- Ngoài các khoản chi cụ thể đã được ghi rõ trong các văn kiện dự án, các đơn vị không được tự ý dùng nguồn tiền viện trợ để chi cho bất cứ một mục đích gì khác. Giám đốc các dự án hoặc cơ quan cấp trên quản lý trực tiếp không được điều hoà nguồn kinh phí viện trợ giữa các đơn vị, trừ trường hợp được phép bằng văn bản của tổ chức viện trợ và cơ quan phê duyệt dự án .

- Chế độ mua sắm, sửa chữa và xây dựng: Đối với các chương trình, dự án sử dụng tiền, hàng viện trợ để mua hàng trong nước phải tuân thủ các quy định hiện hành của nhà nước.

- Trường hợp sử dụng tiền, hàng viện trợ để đầu tư xây dựng cơ bản, sửa chữa trụ sở, công trình kiến trúc và các công trình kết cấu hạ tầng phải tổ chức đấu thầu hoặc chọn thầu theo quy định tại Nghị định số 43/CP ngày 16/7/1996 của Chính phủ và các văn bản hướng dẫn kèm theo.

4.3.2/ Thanh lý tài sản viện trợ:

- Trong quá trình tiếp nhận hàng hoá để thực hiện dự án, chủ dự án có thể kiến nghị thanh lý các hàng hoá đã quá thời hạn sử dụng theo quy định, hoặc đã hư hỏng không thể phục vụ được dự án . Việc thanh lý phải được sự đồng ý bằng văn bản của tổ chức tài trợ và của cơ quan chủ quản dự án.

- Trang thiết bị từ nguồn viện trợ sau khi được bàn giao cho đơn vị sử dụng là tài sản của Nhà nước, đơn vị có trách nhiệm quản lý theo chế độ quản lý và thanh lý tài sản nhà nước hiện hành . Đối với các đơn vị hành chính sự nghiệp, việc xử lý tài sản từ nguồn viện trợ phải tuân thủ các quy định tại quy chế xử lý tài sản không cần dùng và không còn sử dụng được trong các cơ quan hành chính sự nghiệp ban hành kèm theo quyết định số 1163-TC/QLCS ngày 21/12/1996 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.

- Trường hợp đơn vị nhận và sử dụng tài sản từ nguồn viện trợ không hoàn lại dưới hình thức được NSNN cho vay lại, phải thực hiện đúng các quy định về vay, trả hiện hành của Nhà nước.

C/ BÁO CÁO, QUYẾT TOÁN VÀ BÀN GIAO:

1/ Quyết toán năm và báo cáo tình hình:

- Hàng năm, căn cứ vào chế độ kế toán Ngân sách nhà nước, thông tư hướng dẫn khoá sổ cuối năm và lập báo cáo quyết toán thu, chi Ngân sách nhà nước hàng năm của Bộ trưởng Bộ Tài chính và hướng dẫn của cơ quan chủ quản, các đơn vị sử dụng nguồn viện trợ không hoàn lại lập quyết toán thu chi ngân sách của mình (trong đó bao gồm cả nguồn thu viện trợ) theo mẫu biểu quy định gửi cơ quan quản lý cấp trên tổng hợp để gửi cơ quan tài chính đồng cấp.

+ Bộ tài chính: Cơ quan đầu tư phát triển chủ trì thẩm tra xét duyệt quyết toán các dự án đầu tư từ nguồn viện trợ hàng năm của các Bộ, ngành TW theo đúng quy định tại Thông tư số 66 TC/ ĐTPT ngày 2/11/1996 của Bộ Tài Chính hướng dẫn quyết toán vốn đầu tư xây dựng cơ bản. Vụ Hành chính Sự nghiệp chủ trì duyệt thông báo quyết toán tổng hợp chi hành chính sự nghiệp cho các Bộ, ngành TW bao gồm cả chi từ nguồn viện trợ.

+ Sở Tài chính Vật giá các tỉnh, thành phố: Chủ trì xét duyệt quyết toán nguồn thu và sử dụng viện trợ hàng năm của các đơn vị thuộc địa phương quản lý.

- Đối với những chương trình, dự án có sự khác nhau giữa năm ngân sách và thời gian thực hiện thì số dư trên tài khoản của các chương trình, dự án tại thời điểm cuối năm ngân sách được chuyển sang năm sau để thực hiện tiếp.

- Cùng với việc lập quyết toán cuối năm, các đơn vị sử dụng viện trợ đồng thời phải lập báo cáo tình hình tiếp nhận và sử dụng nguồn viện trợ theo mẫu biểu đính kèm gửi giám đốc dự án để tổng hợp gửi cơ quan chủ quản dự án. Cơ quan chủ quản dự án có trách nhiệm tổng hợp toàn bộ tình hình tiếp nhận và sử dụng của các dự án thuộc phạm vi quản lý gửi cơ quan tài chính theo quy định sau:

+ Các dự án thuộc Bộ, ngành trung ương gửi về Vụ Tài chính kế toán của Bộ, ngành mình để tổng hợp gửi Bộ Tài chính (Ban quản lý và tiếp nhận viện trợ quốc tế).

+ Các dự án thuộc địa phương gửi về Sở Tài chính Vật giá để tổng hợp gửi Bộ Tài chính (Ban quản lý và tiếp nhận viện trợ quốc tế).

Báo cáo tiếp nhận và sử dụng phải phản ánh đầy đủ các yêu cầu quy định và đúng thời hạn (trước ngày 15 của tháng đầu năm ngân sách). Trường hợp vi phạm chế độ báo cáo (báo cáo không đúng thời gian và không đầy đủ nội dung theo yêu cầu), Bộ Tài chính (Ban quản lý và tiếp nhận viện trợ quốc tế) sẽ tạm thời đình chỉ việc xác nhận viện trợ của các đơn vị trực thuộc Bộ, ngành, địa phương cho đến khi nhận được báo cáo.( Mẫu báo cáo đính kèm).

2/ Quyết toán dự án:

Khi kết thúc dự án, giám đốc dự án có trách nhiệm lập báo cáo quyết toán tiếp nhận và sử dụng nguồn viện trợ không hoàn lại (kể cả dưới hình thức ngân sách nhà nước cấp phát hoặc cho vay lại); quyết toán các khoản vốn đối ứng, các khoản kinh phí lập, tiếp nhận và quản lý dự án.

Quyết toán các dự án thực hiện dưới hình thức ngân sách nhà nước cấp phát phải theo đúng nội dung và các mẫu biểu (B01-H; BO2-H; BO3-H; FO2-1H; FO2-2H) hướng dẫn tại Quyết định số 999 TC/QĐ/CĐKT ngày 2/11/1996 của Bộ Tài chính về quyết toán vốn đầu tư xây dựng cơ bản và kinh phí hành chính sự nghiệp. Quyết toán toàn bộ dự án này sau khi đã được cơ quan kiểm toán xác nhận, giám đốc dự án có trách nhiệm gửi theo quy định như sau:

+ Các dự án đầu tư xây dựng cơ bản: Gửi quyết toán cho cơ quan chủ quản (Bộ phận tài chính kế toán) và Tổng cục đầu tư phát triển (nếu dự án do Bộ, ngành quản lý) hoặc Cục đầu tư phát triển (nếu dự án do địa phương quản lý) để các cơ quan này tiến hành thẩm tra và phê duyệt quyết toán cho các dự án .

+ Các dự án hành chính sự nghiệp: Gửi quyết toán cho cơ quan chủ quản (Bộ phận tài chính kế toán) và Bộ Tài chính (Ban quản lý và tiếp nhận viện trợ quốc tế) hoặc Sở Tài chính vật giá (Bộ phận theo dõi và quản lý viện trợ). Ban Quản lý và tiếp nhận viện trợ quốc tế hoặc Bộ phận theo dõi viện trợ của Sở Tài chính Vật giá chủ trì, Bộ phận quản lý tài chính ngành tham gia có trách nhiệm thẩm tra và có ý kiến bằng văn bản các quyết toán này trước khi cấp có thẩm quyền phê duyệt .

- Trường hợp dự án được đầu tư bằng nhiều nguồn vốn khác nhau, báo cáo quyết toán phải phân tích rõ tình hình tiếp nhận và sử dụng của từng nguồn vốn.

- Trường hợp nhiều đơn vị thực hiện từng phần của dự án, thì mỗi đơn vị cũng phải quyết toán phần của mình, báo cáo giám đốc dự án để tổng hợp quyết toán toàn bộ dự án.

- Trường hợp dự án được đầu tư trong nhiều năm, khi quyết toán chủ dự án phải căn cứ vào hướng dẫn của Bộ Xây dựng để quy đổi vốn đầu tư đã thực hiện theo mặt bằng giá tại thời điểm bàn giao đưa vào vận hành, làm cơ sở để xác định giá trị tài sản bàn giao.

- Khi dự án kết thúc mà vẫn còn thừa nguồn vốn, giám đốc dự án phải báo cáo phương án sử lý ngay với cơ quan chủ quản và cơ quan tài chính theo dõi dự án (như quy định tại phần gửi báo cáo quyết toán). Cơ quan tài chính có trách nhiệm xem xét và quyết định . Mọi việc sử dụng nguồn vốn này khi chưa có văn bản phê duyệt hướng sử dụng của cơ quan tài chính là vi phạm Luật Ngân sách nhà nước, sẽ bị thu hồi nộp ngân sách các cấp và xử lý theo pháp luật.

- Việc phê duyệt quyết toán dự án hoàn thành phải đảm bảo tuân thủ các quy định hiện hành của Bộ Tài chính.

3/ Bàn giao sau khi kết thúc dự án:

3.1/ Các dự án sau khi đã được phê duyệt quyết toán phải tiến hành ngay việc bàn giao tài sản. Hội đồng bàn giao tài sản bao gồm: Giám đốc dự án làm chủ tịch Hội đồng, đại diện cơ quan chủ quản của đơn vị thực hiện dự án và đại diện cơ quan tài chính đồng cấp là thành viên.

- Các dự án thuộc Bộ, ngành TW quản lý, cần có thành viên là đại diện Bộ Tài chính (Bộ phận quản lý tài chính ngành).

- Các dự án thuộc Địa phương quản lý, cần có thành viên là đại diện Sở Tài chính Vật giá (Các phòng quản lý liên quan).

3.2/ Hội đồng bàn giao tài sản viện trợ căn cứ vào quyết toán dự án được duyệt, tiến hành các thủ tục bàn giao tài sản viện trợ cho đơn vị theo quy định hiện hành về trang cấp, bàn giao tài sản nhà nước.

3.3/ Các dự án được thực hiện dưới hình thức ngân sách nhà nước cho vay, đơn vị nhận vay vốn có trách nhiệm bố trí nguồn để hoàn trả vốn và lãi cho ngân sách nhà nước theo đúng quy định tại khế ước nhận nợ.

III/ ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH:

1/ Thông tư này thay cho thông tư số 22TC/VT ngày 20/3/1995 và Thông tư số 87 TC/VT ngày 27/10/1994 của Bộ Tài chính và có hiệu lực thi hành từ ngày ký.

Trong quá trình hướng dẫn, kiểm tra, giám sát việc tiếp nhận và sử dụng các nguồn viện trợ không hoàn lại, cơ quan tài chính các cấp cần kiên quyết xử lý hoặc kịp thời kiến nghị với Bộ tài chính và các cơ quan pháp luật xử lý những trường hợp vi phạm chế độ quản lý tài chính nhà nước các nguồn viện trợ không hoàn lại.

2/ Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc, các Bộ, ngành, địa phương, đơn vị, các chủ dự án cần phản ánh kịp thời về Bộ tài chính (Ban quản lý và tiếp nhận viện trợ quốc tế) để nghiên cứu, giải quyết.

Phạm Văn Trọng (Đã Ký)

Tiếng Anh (English)

THE MINISTRY OF FINANCE -----	SOCIALIST REPUBLIC OF VIET NAM Independence - Freedom - Happiness -------
No. 30/TC-VT	Hanoi, June 12, 1997

CIRCULAR

PROVIDING GUIDANCE ON THE STATE REGIME FOR FINANCIAL MANAGEMENT OF NON-REFUNDABLE AID

In implementing the Law on State Budget adopted by the IXth National Assembly of the Socialist Republic of Vietnam at its Ninth Session on March 20, 1996, and Decree No.87-CP of December 19, 1996, of the Government which determines the delegation of authority in the management, elaboration, execution and accounting of the State Budget, the Ministry of Finance hereby provides the following State regime for the financial management of the non-refundable aid.

I. GENERAL PRINCIPLES:

1. Non-refundable aid is a source of revenue for the State Budget and shall be accounted and managed in accordance with the Law on State Budget.

2. Non-refundable aid shall be used in the form of allocation or on-lending from the State Budget.

3. All non-refundable aid in cash or kind received and used by the Vietnamese side shall be processed through aid-certifying procedure. The certificate for the aid in cash or kind shall be used as basis to fill the formalities for acquiring the aid in cash and kind and accounting it into the State Budget at all levels.

4. The Ministry of Finance shall maintain a uniform State financial management over non-refundable aid, from giving financial consultation on determining the use of the aid to appraising projects, allocating the aid to projects, studying and recommending mechanisms for financial management, certifying the aid and accounting it into the State Budget, providing guidance for and control over the implementation of the financial and accounting regimes of the projects; to providing guidance for and control over executing units in their settlement of the property, materials and capital of the projects after their completion.

...

...

...

+ The Financial and Pricing Services of the provinces and cities directly under the Central Government shall assist the provincial and municipal People�s Committees in the financial management of all the non-refundable aid programs and projects received and executed by the units under their jurisdiction.

5. The Heads of the Ministries and branches, the Presidents of the People�s Committees of the provinces and cities, the Presidents of the unions, associations and people�s organizations shall guide and control the financial management at the units under their jurisdiction which are executing aid programs and projects.

6. The Directors of the programs and projects and the Heads of the units which are directly utilizing the non-refundable aid are fully answerable before law that the implementation of the programs and projects conform with their prescribed purposes, target beneficiaries and other commitments. They shall strictly observe the existing financial regimes, the Ordinance on Accounting and Statistics, the Regulation for Accounting Organization and Performance and the auditing regime of the State.

II. CONCRETE STIPULATIONS:

A. FORMULATING AND INCORPORATING BUDGET PROPOSALS:

Each year, on the basis of the Circular providing guidance for the formulation of the State budget issued by the Ministry of Finance; the written commitments or agreements on and plans for the deployment of the programs, or the projects or announcement of the parent agencies on allocations of aid; and the execution of the projects within the year, the project owners shall make proposals on State budget revenues and expenditures of the non-refundable aid and their counterpart funds (if any) and send them together with the budget proposals of their units to the parent agencies of the projects and the financial agencies of the same level:

- The proposals for ministerial and branch projects shall be sent to the financial and accounting bureaus of the Ministries and branches.

- The provincial and municipal projects shall be sent to the provincial and municipal Financial and Pricing Services.

The Ministries and branches at the Central Level and the provincial and municipal Financial and Pricing Services shall incorporate the State budget revenue and expenditure proposals for the non-refundable aid and the need for counterpart fund (if any) into the annual budget proposal to be submitted to the Ministry of Finance (AidRecep) for inclusion in the State Budget proposal to be submitted to the National Assembly for approval.

...

...

...

With regard to the proposal for counterpart funds (including expenditures on project formulation, reception, transport and storage of the aid goods and equipment, spending for project management, etc.), regardless of the kind of capital involved (for capital construction or public service, etc.), it must conform with the related commitments or treaties or agreements and with the progress of each project. With regard to projects in the field of production and business, the project owners must use their self-generated capital or take loans to meet the need for counterpart funds.

B. RECEPTION AND MANAGEMENT:

1. Certifying the aid:

1.1. The units required of an aid certificate:

All the units and project owners that receive goods and money as aid from overseas sources (including those to be spent in the form of State budget allocations or on-lending).

1.2. Scope of non-refundable aid to be certified:

+ Goods and equipment that the aid-granting party transfers to units inside the country through importation under programs and projects.

+ Goods and equipment that the aid-granting party orders inside the country and transfers to units under signed programs and projects.

+ Goods and equipment which are included in the list of the aid project, brought into the country by foreign experts and directly operated by the foreign party, but which are committed to be transferred to the local units after the conclusion of the aid program or project.

...

...

...

+ Foreign exchange or Vietnamese currency given by the aiding party to units within the country to be directly spent for the aid program or project (including the financial assistance for operating and administrative expenses of the project management offices as committed in the documents of the projects); and the aid in cash permitted outside the project prescriptions.

1.3. Timing and location of certification:

On notification of aid shipment and money (and after receiving the shipment ordered within the country), the concerned units shall report to the nearest of the following agencies to process the certification of aid:

+ The Ministry of Finance (AidRecep) at No 4 Phan Huy Chu street, Hanoi.

+ The Representative of the AidRecep at No 48 Pasteur street, Danang City.

+ The Representative of the AidRecep at No 138 Nguyen Thi Minh Khai street, District 3, Ho Chi Minh City.

1.4. Requirements of the aid certificate:

The aid certificate shall be made into five copies: The recipient unit shall keep two copies to facilitate the reception of the aid goods or money and accounting; and AidRecep shall keep three copies for its own keep and circulation to concerned management offices. In case the aid is a motor vehicle or motor cycle, the recipient unit shall make another copy of the aid certificate to process traffic registration at the Office of Public Works and Transportation.

The form of aid certificate is attached to this Circular. The recipient unit shall photocopy this form to facilitate their aid certification.

...

...

...

1.5.1. Direct certification of aid:

It is the form in which the aid-recipient and utilizing unit directly processes the certification at one of the locations indicated in Item 1.2. It is applied to the following cases:

- The aid-recipient units are attached to the Ministries or branches at the central level.

- The aid-recipient units are local units.

1.5.2. Indirect certification of aid:

It is the form in which the aid certification is administered by the Financial and Pricing Services of provinces and cities. This form of certification is applied when the aid is delivered directly and separately by the donor to units under the direct control of localities. The procedure is as follows:

- Upon reception of this separate aid delivery, the recipient unit shall immediately make a written notification to the Financial and Pricing Service of the province or city (its aid monitor and management unit) about the aid-giving unit, the name of the recipient unit and the purpose of the utilization of each of the aid items so that the latter may monitor and manage it.

- The Financial and Pricing Service shall gather all papers on this separate aid delivery, control and examine their legality and file a detail account according to the form attached to this Circular. Subsequently, once every three months, the Financial and Pricing Service (its aid monitor and management unit) shall make a common certificate for the aid money (or goods) and attach it to the detailed account and send it to one of the (nearest) aid-certifying office of AidRecep for certification.

- On the basis of the completed aid certificates, the Financial and Pricing Services of provinces and cities shall account the aid into the local budgets as provided for in this Circular.

...

...

...

2.1. For aid goods:

- The document of approval of the program or project issued by the competent authority.

- The documents of the program or project, Treaty, Protocol or agreement officially signed with the foreign party which indicates clearly the goods items, amounts, categories and value of the approved goods.

- The documents of approval of the commercial contracts as provided for by existing regulations, along with the invoice and insurance certificate.

- The bill of lading or airway bill.

- The packing list.

2.2. For aid money:

- The documents of approval of the program or project issued by the competent authority.

- The documents of the program or project, Treaty, Protocol or agreement officially signed and attached with an appendix which indicates clearly the monetary items in foreign and domestic currencies associated with the corresponding items in the program or project.

...

...

...

2.3. Cases which require additional papers:

- With regard to long-term national programs, there must be papers which are officially signed every year with detailed provisions on the items, volumes and categories of the said goods or the amount of the said money.

- In cases the signed document does not specify clearly the list of goods, the recipient unit shall explain clearly in writing the quantity or weight and value of the aid goods and its relation with the total value of the project, and this explanation shall be endorsed by the parent agency. With regard to goods which are banned from import, there must be a written approval from the Prime Minister.

- In cases there are changes in the list or categories of the aid goods, or changes in the expenditure listed under each item of the project, there must be a new written approval by the Prime Minister or his/her mandated agency.

- In cases the aid goods or money (in foreign or Vietnamese currency) in the form of check or cash is sent unilaterally by the aid-giving party to a domestic unit and is not included in the approved list, the recipient party shall receive it only after securing a written approval by the competent agency as delegated in Decision No.80-CT of March 28, 1991, of the Chairman of the Council of Ministers (now the Prime Minister). In this case, the documents required for certification shall include:

+ The written certification or proposal of the aid giver.

+ The permit for reception of the aid issued by the above-said competent agency.

+ For goods, a bill of lading, a notification for goods reception and a packing list are required.

- In case a unit receives the aid package on behalf of many units, it must have a list of goods to be distributed to each of the units and their written mandates.

...

...

...

- In case the goods or equipment listed in the aid package is directly brought in by the foreign experts for use and a later transfer to the aid-recipient unit after the close of the program or project, the unit shall file a request to AidRecep (at specified addresses) declaring the actually received amount for certification.

- In case the bill of lading, receipt and packing list are not readily available (due to a late arrival), the recipient unit must present a notice of the airport or delivery unit. Within 15 days, the unit must hand in all the missing documents as described above to AidRecep or the office which has issued it the aid certification.

- In case the project concerns an on-lending, there must be a bond or contract for on-lending from the General Department of Investment and Development system or the mandated Commercial Bank.

2.4. Modification of the aid certification:

- In case there is a discrepancy in the actually received amount and the certified amount of the aid, or a discrepancy of categories or prices... the recipient unit shall send the expertizing minute to the office which administered the aid certification for consideration and modification within no more than 30 days from the first certification.

- In case the received aid goods do not have a value specified in a convertible currency to be used as a basis for exchange into the Vietnamese Dong, its value shall then be temporarily determined by AidRecep on the basis of the import price of the similar goods. Within 30 days from the certification of the aid, the recipient unit shall send the record of the re-determination of the value of the goods to the certifying office for modification of its aid certification. The Evaluation Council set up by the recipient unit shall comprise a representative of the financial-pricing body of the same level (or of the provincial or municipal Financial and Pricing Service if the recipient unit is under a district or commune body).

3. Accounting into the State Budget:

3.1. All non-refundable aids in cash or kind shall be fully accounted into the State Budget after completing certifying procedure.

3.2. For the financial resources of the aid project which are directly administered by the foreign party such as expenses for experts, training, study tours, surveys and overseas practice, the expenses made overseas which have no receipts to verify shall not be accounted into the State Budget.

...

...

...

As for the goods ordered within the country by the foreign party to be handed to the recipient unit, the accounted value is the value described in the sales receipt issued by the Ministry of Finance.

3.4. Time for accounting: The accounting into the State Budget of non-refundable aid packages shall be done right after the recipient unit completes its aid certification procedure.

3.5. Forms of accounting into the State Budget:

3.5.1. The projects of budget-sourced finance:

3.5.1.1. Allocation of capital source for capital construction

The Ministry of Finance or provincial or municipal Financial and Pricing Service shall proceed with the accounting as follows:

+ Record as revenue into the Central State Budget (or Local State Budget): Chapter 160 A (or 160 B), Category 10, Section 08 (or 09), Item 073, Sub-Item 01 (or 02 or 03) for the aid for investment in capital construction.

+ Record as advanced expenditure for capital construction through the General Department of Investment and Development (or Department of Investment and Development). At the same time, send a copy of the detailed list of utilizing units and aid sources so that the General Department of Investment and Development (or Department of Investment and Development) can issue the aid to the units and maintain its management over the aid in accordance with the existing regulations.

3.5.1.2. Issuance of finance for public service activities:

...

...

...

+ Record as revenue into the Central State Budget: Chapter 160 A, Category 10, Section 08 (or 09), Item 073 (or 074, 075 or 076) and Sub-Item 01 (or 02 or 03) the value of the aid goods or money for the recipient unit.

+ Record as Central State Budget expenditure into the corresponding chapter, category, section, item and sub-item of the unit listed in the expenditures of the State Budget Table. At the same time, make copies of the Statement of approval of the expenditure plan and send them to the Department of Administrative Finance of the Ministry of Finance for management coordination.

- In case a local unit receives and utilizes the aid: The provincial or municipal Financial and Pricing Service shall make the accounting according to the following procedure:

+ Record as revenue into the local State Budget: Chapter 160 B, Category 10, Section 08 (or 09), Item 073 (or 074, 075 or 076), Sub-Item 01 (or 02 or 03) the aid received by the unit.

+ Record as expenditure from the local State Budget into the corresponding chapter, category, section, item and sub-item of the unit listed in the expenditures of the State Budget. At the same time, make copies of the Statement of approval of the expenditure plan and send them to the concerned units for management coordination.

- In case an aid package is not yet designated to any utilizing unit, the Ministry of Finance (AidRecep) is responsible for managing and completing the procedure for accounting it into the Central State Budget and, at the same time, determine the utilizing plan in strict accordance with the commitments and targets agreed upon with the donor and submit it to the competent authority for approval and subsequently distribute it to the utilizing units and complete the issuing procedures as stipulated above.

3.5.2. Projects of budget for on-lending:

The Ministry of Finance (AidRecep on mandate of the Minister) shall sign a contract to mandate the General Department of Investment and Development or allow Commercial Banks to provide on-lending funds for enterprises designated for use of aid capital.

The accounting procedure is as follows:

...

...

...

+ Record as expenditure from the State Budget: Chapter 160 A, Category 10, Section 03, Item 151 (or 152), corresponding sub-item. At the same time, notify the General Department of Investment and Development or the Commercial Banks for execution of the on-lending transaction, management and recover of the on-lent money for the State Budget.

4. Management and accounting:

In the course of utilizing the aid, the units shall reflect promptly and fully all the aid sources in cash or goods they have received (both volume and value) into records and books as required by the Law on State Budget, the Ordinance on Accounting and Statistics and the existing Regulation on Accounting which are issued together with Decision No.1141-TC/QD/CDKT of November 1, 1995, and Decision No.999-TC/QD/CDKT of November 2, 1996, of the Ministry of Finance.

4.1. Detailed guidance for accounting:

- Upon receiving and utilizing an aid package, a unit shall make an accounting file which shall comprise the original receipt and book entries. The original receipt is the aid certificate sealed by AidRecep as non-refundable aid and the accompanying papers. The book entries are entered on the basis of the original receipt and must be accompanied by the original receipt.

- The value of the aid money or goods entered into the book of the unit is measured in Vietnam Dong as described in the aid certificate.

- In case a unit receives the aid package on behalf of many other units, the receiving unit must make and send to them copies of all the aid-certifying papers along with the detailed plan for distribution and the letter of attorney so that the latter can have the basis for their own accounting.

- In case of a modification of the value of the aid goods, on the basis of the official modification notice issued by the aid-certifying office or financial body, the unit shall make the calculations to modify the received or used value of the aid in its book.

- In case the units are using the non-refundable aid in the form of goods, equipment, etc., without having received a transfer of ownership, they are required to fully account them into all accounts in their balance sheet and, at the same time, record them in all related accounts outside the balance sheets so as to facilitate management work. When the projects are completed and the transfer of property is made, these units shall only monitor the property in their ownership through the accounts in their balance sheets.

...

...

...

The units which receive and utilize aid money and goods in the form of budget allocations shall account them according to provisions of the System of Accounting for Public Service Activities issued together with Decision No.999-TC/QD/CDKT of November 2, 1996, of the Minister of Finance.

The detailed accounts which are often related to the accounting of aid money and goods include:

TK 461: Funding for operation.

TK 462: Funding for projects.

TK 441: Funding for capital construction.

TK 661, 662: Expenditures on operation and projects.

TK 111, 112: Cash; deposits at banks and State Treasury.

TK 152; 155: Materials and instruments; products, commodities.

TK 211; 213: Tangible and intangible fixed assets.

...

...

...

TK 331: Liabilities.

TK 341: Funding for lower levels.

TK 466: Funding already put into fixed assets.

The accounting of the expenditure on aid reception shall be made along the guidance provided for in Chart 26 (for funding of public service activities) or Chart 34 (for funding of capital construction) issued together with the above-said decision (see attached chart).

4.3. The other related management regimes:

4.3.1. The regime for use of aid packages:

- All the expenses must be planned in detail on the basis of the items already approved by the financing agency and not in excess of the level agreed upon with the foreign party.

- In case the project document is not sufficiently detailed, the executing unit shall, on the basis of the provisions agreed upon with the foreign party and the norms for domestic spending, administer its spending.

- Apart from the detailed spending specified in the project documents, the units shall not on their own initiative spend the aid money on any other purposes. The project directors or their direct superiors shall not regulate the aid money among the receiving units, unless permitted in writing by the financing agency and the project-approving agency.

...

...

...

- In case the aid money and goods are used to invest in capital construction, repair of offices and architectural and infrastructure works, bidding or selection must be held in accordance with Decree No.43-CP of July 16, 1996, of the Government and its related guiding documents.

4.3.2. Liquidation of aided properties:

- In the course of receiving goods to execute a project, the project owner may recommend a liquidation of the goods which have expired their terms or deteriorated beyond further use for the project. The liquidation must be approved in writing by the financing agency and the parent agency.

- All equipment and facilities from the aid sources upon their handover to the utilizing units become State properties which the utilizing units are responsible for managing and liquidating in accordance with existing regulations. With regard to the public-service agencies, the handling of properties from the aid sources must be conducted in line with the provisions stipulated in the regulation for the handling of properties no longer of use for, or in use at, public service agencies which was issued together with Decision No 1163-TC/QLCS of December 21, 1996, of the Minister of Finance.

- In case a unit receives and utilizes properties from the non-refundable sources in the form of on-lending from the State Budget, it is obliged to observe strictly the existing regulation on loans and payment of the State.

C. ACCOUNTING STATEMENT AND HANDOVER:

1. The annual accounting statement and situation report:

- Annually, on the basis of the regime for accounting of the State Budget and the circular providing guidance for the making of the year-end closure and financial statement on revenues and expenditures of the State Budget issued by the Minister of Finance and the guidance provided by their parent agencies, the units which utilize non-refundable aid sources shall make reports of their own revenues and expenditures (including the sources of the aid) in specified forms and send them to their higher office for an overall report to be submitted to the financial body of the same level.

+ The Ministry of Finance: The agency of investment and development shall take charge of the appraising and approval of the accounting statements of the projects with investment from the annual aid source for Ministries and central-level branches in accordance with the provisions of Circular No.66-TC/DTPT of November 2, 1996, of the Ministry of Finance which provides guidance for the accounting of the investment in capital construction. The Department of Public Service Activities shall preside over the approval of the accounting statement for all expenditures on public service activities of the Ministries and central-level branches, including those sourced from aid.

...

...

...

- With regard to programs and projects whose execution time does not coincide with the fiscal year, the balance on their accounts at the end of their fiscal years shall be brought over into the next fiscal years for continued implementation.

- Along with filing the year-end accounting statements, the aid-utilizing units shall make reports on the reception and utilization of the aid in table forms which shall be attached to the report to be sent to the project directors for incorporation into a report to the parent agencies. The parent agencies are responsible for making overall reports reflecting the situation of the reception and utilization of the aid within their jurisdiction to the financial bodies in the following order:

+ The reports on projects under Ministries and central-level branches shall be sent to the Departments of Finance and Accounting of the line Ministries and branches for making overall reports to the Ministry of Finance (AidRecep).

+ The reports on projects in localities shall be sent to the provincial or municipal Financial and Pricing Services for making overall reports to the Ministry of Finance (AidRecep).

These reports must fully meet the requirements in content and punctuality (prior to Day 15 of the first month of the fiscal year). In case of a violation of the reporting regime (in time and content requirements), the Ministry of Finance (AidRecep) shall temporarily suspend the certification of the aid for units under Ministries, branches and localities until appropriate reports are received (see report forms attached).

2. Project accounting statement:

In concluding a project, the project director shall make an accounting statement on the reception and utilization of the non-refundable aid (including those in the form of State Budget allocations or on-lending); and accounting the counter-part funds and expenses on the reception and management of the project.

The accounting of the projects executed in the form of State Budget allocations must be done in line with the content requirement and prescribed forms (B01-H; B02-H; B03-H; F02-1H; and F02-2H) as provided for in Decision No.999-TC/QD/CDKT of November 2, 1996, of the Ministry of Finance on accounting the investment in capital construction and expenses on public-service activities. The accounting of this entire project shall be certified by an auditing agency and subsequently sent by the project director in the following order:

+ The accounting statements on projects of capital construction investment: to be sent to the parent agencies (the financial-accounting bureaus) and the General Department of Investment and Development (if the projects are managed by Ministries or branches) or the Department of Investment and Development (if the projects are managed by localities) for the latter to appraise and approve.

...

...

...

- In case a project receives investment from different sources, the accounting statement shall have to analyze clearly the reception and utilization of the investment from each source.

- In case different units execute different parts of a project, each unit shall make its own accounting statement and report to the project director for making a wrap-up accounting statement for the entire project.

- In case a project is invested over many years, in making the accounting the project director shall base him/herself on the guidance of the Ministry of Construction to convert the already-made investment into the price at the point of putting the project into operation and use it as basis to determine the value of the handed-over property.

- When a project expires but the funding for it still remains, the project director shall immediately recommend a solution to the parent agency and the financial body which supervises the project (as stipulated for the agencies to address the accounting statement). The financial body is responsible for making consideration and decision. All utilization of this funding without an official approval from the financial body shall constitute a violation of the Law on State Budget and be withdrawn and remitted to the budget and handled under law.

- The approval of the accounting statement must comply with the existing regulations of the Ministry of Finance.

3. Hand-over of the completed project:

3.1. The projects of which the accounting statements have been approved must be handed over immediately. The Council for handing over these properties include: The project Director being the Chairman of the Council and the representative of the parent agency of the project-executing unit and the representative of the financial body of the same level being the members.

- For projects under the management of Ministries and central-level branches, there should be a representative from the Ministry of Finance (the Department which manages the finance of the branch).

- For projects under the management of localities, there must be a representative from the provincial Financial and Pricing Service (the Bureau which manages the finance for the locality).

...

...

...

3.3. The projects which are undertaken with loans from the State, the borrowing units are responsible for allocating funding for paying back the loan principals and interests to the State Budget as provided for in the lending bonds.

III. IMPLEMENTATION PROVISIONS:

1. This Circular replaces Circular No.22-TC/VT of March 20, 1995 and Circular No.87-TC/VT of October 27, 1994, of the Ministry of Finance and takes effect from the date of signing.

In the course of guiding, controlling and supervising the reception and utilization of the non-refundable aid, the financial bodies at all levels must resolutely handle or make timely recommendation to the Ministry of Finance and legal agencies to handle violations of the State regime for financial management of non-refundable aid.

2. In the course of implementation of this Circular, any problems that arise should be reflected promptly by Ministries, branches and localities, and project owners to the Ministry of Finance (AidRecep) for consideration and solution.

FOR THE MINISTER OF FINANCE
VICE MINISTER




Pham Van Trong