|
BỘ
TÀI CHÍNH
********
|
CỘNG
HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
********
|
|
Số:
147/1998/TT-BTC
|
Hà
Nội, ngày 12 tháng 11 năm 1998
|
THÔNG TƯ
CỦA BỘ TÀI CHÍNH SỐ 147/1998/TT-BTC NGÀY 12 THÁNG 11 NĂM
1998 HƯỚNG DẪN CHẾ ĐỘ QUẢN LÝ TÀI CHÍNH CÁC CƠ QUAN ĐẠI DIỆN VIỆT NAM Ở NƯỚC
NGOÀI
Căn cứ Luật Ngân sách Nhà nước
ngày 20/3/1996 và Nghị định số 87/CP ngày 19/12/1996 của Chính phủ về qui định
chi tiết việc phân cấp quản lý, lập, chấp hành và quyết toán Ngân sách Nhà nước.
Căn cứ Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Ngân sách Nhà nước số
06/1998/QH10 ngày 20/5/1998 và Nghị định số 51/1998/NĐ-CP ngày 18/7/1998 của
Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 87/CP ngày 19/12/1996 của
Chính phủ quy định chi tiết việc phân cấp quản lý, lập, chấp hành và quyết toán
Ngân sách Nhà nước;
Căn cứ vào Quyết định số 280-TC/QĐ/NSNN ngày 15/4/1997 của Bộ trưởng Bộ Tài
chính về việc ban hành hệ thống mục lục Ngân sách Nhà nước.
Căn cứ vào điểm 10 mục 1 của Thông tư 103/1998 TT-BTC ngày 18/7/1998 của Bộ Tài
chính về việc hướng dẫn phân cấp, lập, chấp hành và quyết toán Ngân sách Nhà nước.
Căn cứ Nghị định số 15/CP ngày 2/3/1993 của Chính phủ quy định nhiệm vụ, quyền
hạn và trách nhiệm quản lý Nhà nước của Bộ, cơ quan ngang Bộ;
Căn cứ Nghị định số 178/CP ngày 28/10/1994 của Chính phủ về nhiệm vụ, quyền hạn
và tổ chức bộ máy Bộ Tài chính;
Xét đặc thù hoạt động của cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài;
Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ quản lý tài chính của cơ quan đại diện Việt Nam ở
nước ngoài như sau:
I. NGUYÊN TẮC
CHUNG
Các Đại sứ quán , Tổng lãnh sự
quán, Thông tấn xã Việt Nam, các văn phòng đại diện, báo chí, văn hoá (sau đây
gọi tắt là cơ quan đại diện) mà kinh phí hoạt động do Ngân sách Nhà nước đài thọ
có trách nhiệm thực hiện đúng các qui định của Luật Ngân sách Nhà nước, các văn
bản hướng dẫn Luật Ngân sách Nhà nước về lập, chấp hành và quyết toán Ngân sách
Nhà nước.
II. QUI ĐỊNH
CỤ THỂ
1. Công tác lập dự toán thu -
chi Ngân sách Nhà nước:
Hàng năm căn cứ vào nhiệm vụ
chính trị được giao, chế độ thu, tiêu chuẩn, định mức chi ngân sách, biến động
giá cả của nước sở tại, số kiểm tra về dự toán ngân sách do cơ quan có thẩm quyền
thông báo, tình hình thực hiện dự toán ngân sách các năm trước, cơ quan đại diện
lập dự toán thu chi ngân sách năm sau theo đúng các quy định, biểu mẫu do cơ
quan tài chính hướng dẫn ( kèm theo ). Dự toán phải thể hiện đầy đủ các khoản
thu - chi của cơ quan theo mục lục Ngân sách Nhà nước, kèm theo báo cáo thuyết
minh rõ cơ sở, căn cứ tính toán gửi Bộ chủ quản trước 30/7 hàng năm. Bộ chủ quản
xem xét tổng hợp dự toán của các cơ quan đại diện cùng với dự toán thu, chi
ngân sách của đơn vị mình gửi các cơ quan có liên quan theo đúng qui định của
Luật Ngân sách và các qui định hiện hành.
2. Chấp hành dự toán thu Ngân
sách Nhà nước tại cơ quan đại diện
Nguồn thu của Ngân sách Nhà nước
phát sinh tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài bao gồm: lệ phí lãnh sự,
công chứng, thu tiền thuê nhà ( thuộc sở hữu Nhà nước, nhà hỗ tương, nhà thuê,
phòng khách ) lãi ngân hàng, thu hoàn thuế, thu bán tài sản thanh lý, tiền đền
bù chi phí đào tạo...
Đối với các khoản thu bằng ngoại
tệ hoặc tiền địa phương nêu trên, cơ quan đại diện thu, nộp vào quỹ tạm giữ của
Ngân sách Nhà nước theo qui định của Bộ Tài chính (qui chế quản lý quỹ tạm giữ
của Ngân sách Nhà nước qui định tại Thông tư số 11-TC/TCĐN ngày 20/4/1992).
Hàng quí cơ quan đại diện báo cáo Bộ ngoại giao để Bộ ngoại giao tổng hợp số
thu này báo cáo Bộ Tài chính .
3.Chấp hành dự toán chi Ngân
sách Nhà nước tại cơ quan Đại diện.
Căn cứ vào dự toán chi Ngân sách
Nhà nước ( kinh phí do Bộ Tài chính cấp) đã được duyệt, Bộ chủ quản phân bổ dự
toán chi cho cơ quan đại diện theo năm (chia 4 quí ) có chi tiết theo mục chi gửi
Bộ Tài chính. Sau 1 tháng khi nhận được thông báo, Bộ Tài chính phải xem xét có
ý kiến. Sau khi có ý kiến thống nhất của Bộ Tài chính, Bộ chủ quản phân bổ kinh
phí hàng quí cho các cơ quan đại diện sử dụng ngân sách , bảo đảm nguyên tắc tổng
dự toán theo mục trong từng tháng của tất cả các cơ quan đại diện phải phù hợp
với thông báo dự toán chi ngân sách quí của Bộ Tài chính.
3.1. Căn cứ cấp phát:
- Căn cứ vào dự toán chi cho từng
cơ quan đại diện theo năm (chia 4 quí) đã thống nhất với Bộ chủ quản.
- Dự toán chi cho từng cơ quan đại
diện theo mục lục Ngân sách nhà nước do Bộ chủ quản lập.
- Báo cáo số dư quỹ tạm giữ của
Ngân sách Nhà nước tại các cơ quan đại diện đến thời điểm cấp phát.
3.2- Phương thức cấp phát cho Cơ
quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài được thực hiện như sau:
a. Cấp phát kinh phí từ quỹ ngoại
tệ tập trung của Nhà nước:
- Bộ Tài chính lập lệnh chi tiền
bằng đồng Việt nam (số tiền ghi trên "lệnh chi tiền" bằng ngoại tệ
nhân với tỷ giá hạch toán do Bộ Tài chính quy định).
- Căn cứ lệnh chi tiền của Bộ
Tài chính và thông tri duyệt y dự toán, Kho bạc Nhà nước xuất quỹ ngoại tệ tập
trung cấp kinh phí cho cơ quan đại diện Việt nam ở nước ngoài thuộc Bộ chủ quản.
b. Cấp phát kinh phí từ quỹ tạm
giữ của Ngân sách Nhà nước tại các cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài:
- Bộ Tài chính ra lệnh chi từ quỹ
tạm giữ của Ngân sách Nhà nước tại các cơ quan đại diện bằng ngoại tệ để cấp
cho các cơ quan đại diện Việt nam .
- Trình tự hạch toán khoản chi
này như sau:
Căn cứ vào số ngoại tệ đã trích
từ quỹ tạm giữ Ngân sách Nhà nước tại các cơ quan đại diện, Bộ Tài chính lập
thông tri duyệt y dự toán bằng đồng Việt Nam (được qui đổi từ số ngoại tệ đã được
trích từ quỹ tạm giữ Ngân sách Nhà nước nhân với tỷ giá hạch toán do Bộ Tài
chính quy định) hạch toán - ghi thu "tiền lệ phí lãnh sự hoặc các khoản
thu khác ở ngoài nước" đồng thời ghi chi "cấp kinh phí cho cơ quan đại
diện Việt Nam ở nước ngoài" cho Bộ chủ quản.
4. Kiểm soát chi tại các Cơ quan
Đại diện Việt Nam ở nước ngoài
Dự toán chi được duyệt và tổng số
kinh phí được cấp là hạn mức cao nhất mà đơn vị sử dụng ngân sách được chi. Người
đứng đầu cơ quan đại diện ra lệnh chuẩn chi theo dự toán được duyệt và trên cơ
sở chế độ và tiêu chuẩn định mức Nhà nước đã quy định. Tuỳ theo tính chất từng
mục chi, những căn cứ cần thiết phải xem xét để quyết định chuẩn chi được qui định
như sau:
4.1. Đối với mục tiền lương, phụ
cấp lương:
Căn cứ vào Quyết định cử đi công
tác dài hạn, mức lương và phụ cấp kiêm nhiệm do cấp có thẩm quyền duyệt. Những
người ruột thịt trong gia đình (vợ, chồng, con, bố, mẹ, anh chị em ruột ) của
những người trong biên chế cơ quan không được kiêm nhiệm làm thủ kho, thủ quỹ,
kế toán và mua bán vật tư .
4.2. Đối với mục hợp đồng thuê
người nước ngoài hoặc người Việt Nam:
- Quyết định của Bộ chủ quản.
- Có trong dự toán được duyệt.
4.3. Đối với các mục chi về: tiền
thuê nhà ở, trụ sở làm việc:
- Hợp đồng ký giữa bên cho thuê
và người đứng đầu cơ quan đại diện được Bộ chủ quản duyệt.
- Có trong dự toán được duyệt.
4.4. Mua xe ôtô:
- Văn bản cho phép được mua xe của
cấp có thẩm quyền
- Có trong dự toán được duyệt
Hợp đồng mua bán xe ôtô ký giữa
người đứng đầu CQĐD với bên bán xe
Riêng trường hợp đổi đầu xe thì
Bộ chủ quản quyết định sau khi thống nhất với Bộ Tài chính
4.5. Mua sắm các tài sản khác:
Đối với tất cả những tài sản
khác (như máy móc thiết bị, phương tiện quản lý văn phòng, nhà ở như máy tính,
máy phôtocopy, máy điện thoại, đầu máy video, máy vô tuyến, tủ lạnh, bàn ghế, bộ
sa lông giường... được mua sắm theo kế hoạch được duyệt. Khi mua về được sử dụng
và quản lý theo quy định chế độ quản lý tài sản cố định trong các đơn vị hành
chính sự nghiệp qui định tại Quyết định số 351-TC/QĐ/CĐKT ngày 22/5/1997 của Bộ
trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành chế độ quản lý, sử dụng và tính hao mòn
tài sản cố định trong các đơn vị hành chính sự nghiệp.
4.6. Xây dựng trụ sở, nhà ở mới:
Các trường hợp mua nhà mới hoặc
mua đất để xây dựng đều phải thực hiện theo quy chế chung xây dựng cơ bản qui định
tại Nghi định 42/CP ngày16/7/1996 về việc ban hành điều lệ quản lí đầu tư và
xây dựng và Thông tư số 63-TC/ĐTPT ngày 2/11/1996 của Bộ Tài chính về việc hướng
dẫn việc quản lý, cấp phát vốn xây dựng cơ bản thuộc nguồn vốn Ngân sách Nhà nước
và phù hợp với luật pháp của nước sở tại.
4.7. Sửa chữa, cải tạo nâng cấp trụ
sở, nhà ở:
- Có trong dự toán được duyệt.
- Có phương án sửa chữa, cải tạo
nâng cấp được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
- Phù hợp với luật pháp của nước
sở tại.
4.8. Điện thoại, fax:
- Mỗi cơ quan đại diện được
trang bị 1 máy điện thoại di động do người đứng đầu CQĐD chịu trách nhiệm quản
lý và sử dụng. Riêng những cơ quan đại diện đầu mối thường phải đón nhiều đoàn
qua lại và hoạt động đối ngoại nhiều được trang bị tối đa không quá 3 máy.
- Đối với điện thoại, fax quốc tế:
Việc sử dụng máy FAX, gọi điện thoại quốc tế phải được người đứng đầu CQĐD (hoặc
người được uỷ quyền) duyệt về nội dung cần giao dịch . Các bộ phận, cá nhân phải
đăng ký số máy điện thoại và số fax cần liên hệ với bộ phận kế toán tài vụ hoặc
văn phòng để kiểm tra khi thanh toán .
Tất cả các fax và cuộc gọi điện
thoại quốc tế nếu không được người đứng đầu CQĐD (hoặc người uỷ quyền) phê duyệt
thì cá nhân sử dụng phải tự thanh toán.
4.9. Sử dụng ôtô và xăng dầu:
Căn cứ số xe hiện có của các cơ
quan đại diện:
- Một xe ôtô dành cho người đứng
đầu CQĐD để phục vụ công việc lễ tân ngoại giao hàng ngày.
- Số xe còn lại dành cho cán bộ
công nhân viên để phục vụ công tác hàng ngày.
- Tất cả xe công đều phải mua bảo
hiểm xe ôtô, trường hợp xe gặp tai nạn trên đường do lỗi gây ra của cá nhân thì
cá nhân đó phải chịu trách nhiệm bồi thường.
Tuỳ từng địa bàn, người đứng đầu
ra quy chế sử dụng xe trên nguyên tắc:
+ Bảo quản giữ gìn xe tốt.
+ Phục vụ cho công việc của cơ
quan.
+ Định mức xăng dầu cho đầu
xe/tháng.
+ Vấn đề cấp phát xăng dầu cho
các đầu xe hoạt động:
. Đối với xe của người đứng đầu
CQĐD: phục vụ công tác lễ tân ngoại giao thường xuyên theo yêu cầu của người đứng
đầu CQĐD.
. Đối với các xe còn lại: cá
nhân nhóm hoặc bộ phận công tác muốn sử dụng để phục vụ công tác đều phải có
chương trình, nội dung công tác được người đứng đầu CQĐD duyệt.
Căn cứ vào chương trình công tác
được người đứng đầu CQĐD duyệt bộ phận văn phòng có trách nhiệm bố trí xe, xăng
dầu để các cá nhân , nhóm hoặc bộ phận công tác thực hiện chương trình công tác
của mình.
Trường hợp phiếu xăng dầu của
các cá nhân, nhóm hoặc bộ phận công tác gửi đến mà không kèm theo chương trình
công tác được người đứng đầu CQĐD duyệt thì cá nhân , nhóm , bộ phận công tác
phải tự thanh toán.
4.10. Công tác phí:
Trưởng các bộ phận có báo cáo và
thống nhất với người đứng đầu CQĐD về nội dung các chuyến đi công tác đã được
đăng ký và có trong kế hoạch dự toán chi từng quí/năm.
Nguyên tắc thanh toán công tác
phí cho cá nhân:
+ Đối với các chuyến đi công tác
nước ngoài hoặc về nước phải có: Quyết định của lãnh đạo Bộ chủ quản (bằng điện
hoặc fax) đồng gửi: Bộ Ngoại giao, người đứng đầu cơ quan đại diện. Trường hợp
đặc biệt không có trong dự toán kinh phí từ đầu năm thì người đứng đầu CQĐD báo
cáo Bộ Ngoại giao hoặc Bộ chủ quản (đối với cơ quan báo chí, thông tấn văn
hoá..) xem xét có ý kiến.
+ Đối với các chuyến công tác nội
địa: Quyết định của người đứng đầu cơ quan đại diện cử đi công tác:
Các trường hợp đi nước ngoài hoặc
trong nội địa không có quyết định của Bộ hoặc quyết định của người đứng đầu cơ
quan đại diện thì không được phép thanh toán công tác phí cho cá nhân.
4.11. Văn phòng phẩm:
Hàng quí các nhóm hoặc bộ phận
công tác trong cơ quan đại diện phải lập kế hoạch sử dụng văn phòng phẩm gửi
cho tài vụ hoặc văn phòng của cơ quan đại diện đi mua và cấp phát cho các nhóm
hoặc bộ phận công tác phù hợp với kinh phí thực tế được cấp.
4.12. Trang bị nhà ăn tập thể:
Ở những nơi có điều kiện tổ chức
bếp ăn tập thể cho CBCNV thì người đứng đầu CQĐD được sử dụng kinh phí để mua sắm
những trang thiết bị cần thiết phục vụ cho nhà bếp.Tuyệt đối không được sử dụng
kinh phí nhà nước cấp để mua sắm trang thiết bị, vật tư cho nhà bếp cho các hộ
gia đình (kể cả các bếp do hai đến ba hộ gia đình dùng chung nhau).
4.13. Tiếp khách, chiêu đãi, tặng
phẩm:
- Tiếp khách: Các nhóm hoặc bộ
phận công tác trong cơ quan đại diện chỉ được dùng nước khoáng (hoặc nước chè,
cà phê) để tiếp khách, không sử dụng thuốc lá, rượu, bia để tiếp khách.
- Chiêu đãi:
+ Đối với các ngày lễ như: Quốc
khánh, ngày thành lập Quân đội Nhân dân Việt Nam, tuỳ từng năm người đứng đầu
CQĐD thực hiện theo hướng dẫn của các cơ quan có thẩm quyền ở Việt Nam. Việc
chiêu đãi cần được thực hiện trên tinh thần tiết kiệm.
+ Đối với các cuộc chiêu đãi
khác liên quan đến công việc hàng ngày, các nhóm hoặc bộ phận công tác phải có
kế hoạch trình người đứng đầu CQĐD xem xét quyết định.
+ Tặng phẩm: Các bộ phận công
tác trong quan hệ công việc cần phải có tặng phẩm cho các đối tác của mình phải
có báo cáo người đứng đầu CQĐD để xem xét quyết định.
Việc thanh toán tiền chiêu đãi,
tiền tặng phẩm nói ở trên chỉ được thực hiện khi các nhóm hoặc bộ phận công tác
có kế hoạch được người đứng đầu CQĐD phê duyệt.
4.14. Bồi dưỡng làm việc ngoài
giờ:
- Các cá nhân, nhóm hoặc bộ phận
công tác nếu có nhu cầu làm việc ngoài giờ được người đứng đầu CQĐD duyệt thì
tiền bồi dưỡng làm thêm được tính 1 USD/giờ. Mức khống chế thanh toán 20 giờ/người/tháng
và không quá 200 giờ/ năm.
- Đối với những việc mà người đứng
đầu CQĐD huy động toàn thể CBCNV làm ngoài giờ thì tuỳ theo từng loại việc cụ
thể mà người đứng đầu CQĐD quyết định việc nào thì thanh toán tiền bồi dưỡng
ngoài giờ, việc nào thì làm công ích không thanh toán bồi dưỡng.
4.15. Thuốc chữa bệnh:
Trong khi chưa có bảo hiểm y tế
đối với cán bộ đi công tác dài hạn. Mọi trường hợp ốm đau cần phải đi khám hoặc
mua thuốc theo đơn bác sĩ do người đứng đầu CQĐD quyết định.
4.16. Thanh lý TSCĐ (tài sản cố
định)
Việc thanh lý TSCĐ phải được
thông qua Ban thanh lý do người đứng đầu CQĐD thành lập và theo đúng chế độ hiện
hành của Nhà nước về thanh lý TSCĐ.
5. Thủ tục thanh toán các mục
chi
- Các bộ phận hoặc cá nhân làm
giấy đề nghị chi.
- Nhân viên kế toán kiểm tra các
chứng từ phù hợp với chế độ cho phép, trình người đứng đầu CQĐD duyệt và được
ghi như sau:
+ Nội dung chi (phải chi theo
đúng mục chi và theo dự toán được duyệt).
+ Số tiền ghi bằng số, bằng chữ.
+ Phương thức thanh toán tiền:
tiền mặt hoặc séc chuyển khoản.
+ Hạch toán vào mục lục Ngân
sách tương ứng.
+ Trường hợp mua vật tư, đồ dùng
trong nước thì phải có hoá đơn của Bộ Tài chính phát hành.
6. Đối với những khoản chi do cá
nhân sử dụng
Như gọi điện thoại việc riêng
(trong và ngoài nước), tiền nhà, điện, nước cho đối tượng đi theo tự túc... cơ
quan Đại diện có trách nhiệm thu của cá nhân theo chế độ hiện hành.
7. Thu hồi giảm chi Ngân sách
Nhà nước:
Trong quá trình quản lý, cấp
phát, kiểm tra quyết toán của Bộ chủ quản, Bộ Tài chính có quyền quyết đinh thu
hồi giảm chi Ngân sách Nhà nước đối với các khoản chi sai chế độ, không đúng mục
đích, không có chứng từ hợp pháp, cá nhân nào chi sai hoặc ra lệnh chi sai phải
nộp lại số tiền đã chi sai này. Người đứng đầu Cơ quan đại diện có trách nhiệm
đôn đốc nộp kịp thời theo quyết định của Bộ chủ quản, Bộ Tài chính.
8. Điều chỉnh mục chi trong dự
toán năm:
Dự toán của quý trước nếu chưa
thực hiện hết thì được chuyển tiếp sang quý sau nhưng đến hết ngày 31/12 dự
toán năm hết giá trị. Dự toán đã phân bổ cho mục chi nào thì chỉ được cấp phát
thanh toán cho mục chi đó, không được sử dụng cấp phát thanh toán cho mục chi
khác. Trường hợp cần điều chỉnh giữa các mục chi thì không được vượt quá tổng mức
ngân sách giao cho đơn vị và phải được cơ quan có thẩm quyền cho phép, cụ thể:
- Thủ trưởng CQĐD Việt Nam ở nước
ngoài có quyết định nếu không làm thay đổi tổng mức chi và chi tiết các mục chi
do cơ quan chủ quản duyệt.
- Bộ chủ quản quyết định nếu việc
điều chỉnh không làm thay đổi tổng dự toán chi của các cơ quan đại diện đã được
duyệt , đồng thời báo cáo Bộ tài chính.
- Bộ Tài chính quyết định nếu
làm thay đổi tổng mức và chi tiết các mục chi theo dự toán năm do Bộ Tài chính
thông báo.
9. Hệ thống sổ sách kế toán theo
dõi chi tiết các khoản thu chi và các biểu mẫu báo cáo lập theo mục lục Ngân
sách Nhà nước hiện hành:
- Các cơ quan đại diện Việt Nam ở
nước ngoài phải tổ chức kế toán và quyết toán theo qui định tại chế độ kế toán
hành chính sự nghiệp (Quyết định số 999-TC/QĐ/CĐKT ngày 2/11/1996 của Bộ trưởng
Bộ Tài chính) và qui định tại điều 7 phần V của Thông tư - 103/1998 của Bộ Tài
chính. Nội dung báo cáo quyết toán ngân sách phải theo đúng các nội dung ghi
trong dự toán được duyệt và theo mục lục Ngân sách Nhà nước kèm theo bảng cân đối
tài khoản cuối ngày 31/12 gửi cho cơ quan tài chính thuộc Bộ chủ quản có xác nhận
của người đứng đầu CQĐD thời hạn gửi báo cáo quyết toán của CQĐD cho Bộ chủ quản
sau 45 ngày khi kết thúc năm.
- Bộ chủ quản có trách nhiệm xét
duyệt và tổng hợp lập báo cáo quyết toán năm (gồm báo cáo quyết toán của các cơ
quan đại diện ) gửi Bộ Tài chính chậm nhất là 30/4 năm sau. Bộ Tài chính có
trách nhiệm xét duyệt báo cáo quyết toán năm của các Bộ chủ quản (cấp I), trong
quá trình xét duyệt quyết toán năm của Bộ chủ quản, Bộ Tài chính có quyền phúc
tra lại việc xét duyệt quyết toán năm của các cơ quan đại diện nếu thấy cần thiết.
III. TỔ CHỨC
THỰC HIỆN:
Thông tư này có hiệu lực thi
hành từ ngày 1 tháng 1 năm 1999. Bộ chủ quản hướng dẫn cho cơ quan đại diện Việt
Nam ở nước ngoài thực hiện.
Trong quá trình thực hiện, nếu
có vướng mắc khó khăn đề nghị cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài báo cáo Bộ
chủ quản cùng Bộ Tài chính giải quyết.