Thông tư 140/2025/TT-BTC công tác phí đi công tác ngắn hạn ở nước ngoài do ngân sách bảo đảm kinh phí

• Số hiệu: 140/2025/TT-BTC
• Loại văn bản: Thông tư
• Nơi ban hành: Bộ Tài chính
• Người ký: Nguyễn Thị Bích Ngọc
• Ngày ban hành: 30/12/2025

BỘ TÀI CHÍNH -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 140/2025/TT-BTC	Hà Nội, ngày 30 tháng 12 năm 2025

THÔNG TƯ

QUY ĐỊNH CHẾ ĐỘ CÔNG TÁC PHÍ ĐI CÔNG TÁC NGẮN HẠN Ở NƯỚC NGOÀI DO NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC BẢO ĐẢM KINH PHÍ

Căn cứ Luật Ngân sách nhà nước số 89/2025/QH15;

Căn cứ Nghị định số 29/2025/NĐ-CP của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tài chính đã được sửa đổi, bổ sung một số điều theo Nghị định số 166/2025/NĐ-CP;

Theo đề nghị của Vụ trưởng Vụ Tài chính - Kinh tế ngành;

Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành Thông tư quy định chế độ công tác phí đi công tác ngắn hạn ở nước ngoài do ngân sách nhà nước bảo đảm kinh phí.

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1. Thông tư này quy định về chế độ công tác phí đối với cán bộ, công chức, viên chức và người lao động trong các cơ quan của Đảng, cơ quan Nhà nước, Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, đơn vị sự nghiệp công lập; sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, hạ sĩ quan chuyên môn kỹ thuật và người hưởng lương trong lực lượng vũ trang (sau đây gọi chung là cơ quan, đơn vị) được cử đi công tác hoặc được cử đi đào tạo, bồi dưỡng ngắn hạn ở nước ngoài do ngân sách nhà nước bảo đảm kinh phí (sau đây gọi chung là đi công tác ở nước ngoài).

2. Thông tư này áp dụng đối với các cơ quan, đơn vị có sử dụng ngân sách nhà nước; các cá nhân có liên quan được cấp có thẩm quyền cử đi công tác ở nước ngoài do ngân sách nhà nước bảo đảm kinh phí.

Điều 2. Quy định chung

1. Chế độ công tác phí theo quy định tại Thông tư này là khoản chi phí cho cán bộ, công chức, viên chức, người lao động và các cá nhân có liên quan được cử đi công tác ở nước ngoài (sau đây gọi chung là người đi công tác) theo quyết định của cấp có thẩm quyền do ngân sách nhà nước bảo đảm kinh phí bao gồm:

a) Tiền vé các phương tiện đi lại, bao gồm: vé máy bay, vé tàu hỏa, vé tàu biển, vé xe từ Việt Nam đến nước công tác và ngược lại (kể cả vé máy bay, vé tàu hỏa, vé tàu biển, vé xe của chặng đường trong nội địa nước đến công tác);

b) Tiền thuê phương tiện đi lại, gồm: phương tiện đi lại từ nhà đến sân bay, ga tàu, cảng biển, bến xe, cửa khẩu và ngược lại khi đi công tác ở nước ngoài về nhà (ở trong nước); phương tiện từ sân bay, ga tàu, cảng biển, bến xe, cửa khẩu khi nhập cảnh đến nơi ở nước đến công tác và ngược lại khi xuất cảnh; phương tiện đi làm việc hàng ngày tại nước đến công tác;

c) Tiền thuê phòng nghỉ ở nước đến công tác;

d) Tiền ăn và tiêu vặt theo định mức tại nước đến công tác;

đ) Lệ phí sân bay trong và ngoài nước (nếu có);

e) Lệ phí thị thực, lệ phí cấp hộ chiếu;

g) Tiền đóng góp tham gia (tham dự) hội nghị, hội thảo (bao gồm cả tiền mua tài liệu nếu có);

h) Tiền bảo hiểm y tế;

i) Tiền chờ đợi tại sân bay;

k) Tiền cước hành lý, tài liệu mang theo phục vụ cho đợt công tác;

l) Tiền điện thoại, fax, internet;

m) Tiền bồi dưỡng (tip);

n) Tiền chiêu đãi; mua quà tặng đối ngoại;

o) Tiền thuê dịch thuật;

p) Tiền khám sức khỏe tổng quát, tiêm phòng vắc xin một số bệnh (trước khi đi công tác) theo yêu cầu của nước đến công tác (nếu có);

q) Các khoản chi phí khác có liên quan theo quyết định phê duyệt của cấp có thẩm quyền.

2. Thời gian công tác ngắn hạn ở nước ngoài quy định tại Thông tư này không quá 180 ngày cho một đợt công tác (bao gồm cả thời gian đi đường, chờ đợi, cách ly, nếu có).

3. Chức danh lãnh đạo chủ chốt của Đảng, Nhà nước là các chức danh được quy định tại Quy định số 368-QĐ/TW ngày 08 tháng 9 năm 2025 của Bộ Chính trị quy định về Danh mục vị trí chức danh, nhóm chức danh, chức vụ lãnh đạo của hệ thống chính trị (sau đây gọi là Quy định số 368-QĐ/TW).

4. Chức danh lãnh đạo cấp cao của Đảng, Nhà nước, Mặt trận Tổ quốc Việt Nam là các chức danh được quy định tại Quy định số 368-QĐ/TW.

5. Chức danh lãnh đạo cấp Bộ trưởng và các chức danh tương đương gồm: Bộ trưởng và thủ trưởng cơ quan ngang bộ; các chức danh, chức vụ lãnh đạo khác thuộc diện Bộ Chính trị quản lý theo quy định tại Quy định số 368-QĐ/TW.

6. Chức danh lãnh đạo cấp Thứ trưởng và các chức danh tương đương gồm: Thứ trưởng, phó thủ trưởng cơ quan ngang bộ; các chức danh, chức vụ lãnh đạo khác thuộc diện Ban Bí thư quản lý theo quy định tại Quy định số 368-QĐ/TW.

Điều 3. Nguyên tắc thanh toán chế độ công tác phí

1. Việc thanh toán chế độ công tác phí được thực hiện trên cơ sở quyết định cử đi công tác của cấp có thẩm quyền theo đúng nhiệm vụ được giao và các hồ sơ thanh toán theo quy định của pháp luật.

2. Thời gian được hưởng chế độ công tác phí bao gồm:

a) Thời gian công tác thực tế theo quyết định cử đi công tác ở nước ngoài của cấp có thẩm quyền.

Trường hợp thời gian thực tế công tác ở nước ngoài ít hơn thời gian ghi trong quyết định thì chỉ thanh toán chế độ công tác phí theo thời gian thực tế công tác. Trường hợp thời gian thực tế công tác nhiều hơn thời gian ghi trong quyết định thì chỉ thanh toán chế độ công tác phí đối với thời gian kéo dài khi có quyết định bổ sung của cấp có thẩm quyền;

b) Thời gian đi đường, thời gian quá cảnh do nước đến công tác không có đường bay thẳng phải chờ đợi từ 24 tiếng trở lên để nối chuyến bay (nếu có), ngày lễ, ngày tết theo lịch trình công tác;

c) Thời gian chờ đợi là thời gian ngoài thời gian công tác do khách quan mà phải đến trước hoặc ở lại ở nước ngoài, tối đa không quá 6 ngày. Trường hợp này, người đi công tác được hưởng 100% mức khoán phụ cấp công tác quy định tại Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này hoặc thanh toán theo chi phí thực tế phát sinh (việc quyết toán cần có đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ theo quy định);

d) Trường hợp trong thời gian đi công tác, vì lý do khách quan (như xảy ra thiên tai, dịch bệnh, xung đột vũ trang hoặc các nguyên nhân bất khả kháng khác), người đi công tác phải ở lại nước ngoài chưa thể về Việt Nam theo thời gian tại quyết định cử đi công tác ở nước ngoài của cấp có thẩm quyền, người đi công tác được hưởng 100% mức khoán phụ cấp công tác quy định tại Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này theo số ngày thực tế phát sinh tại nước ngoài hoặc được thanh toán theo chi phí thực tế phát sinh (việc quyết toán cần có đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ theo quy định). Trưởng đoàn công tác (hoặc người được cử đi công tác trong trường hợp không thành lập đoàn công tác) chịu trách nhiệm lập bảng kê, xác định số lượng ngày thực tế phát sinh tại nước ngoài, tập hợp đầy đủ hóa đơn, chứng từ (đối với trường hợp thanh toán theo chi phí thực tế phát sinh), báo cáo cấp có thẩm quyền cử đi công tác xem xét, phê duyệt sau khi kết thúc chuyến công tác để làm cơ sở thanh toán, quyết toán kinh phí theo quy định.

Riêng đối với đoàn cấp cao theo quy định tại Điều 8 Thông tư này, Thủ trưởng cơ quan, đơn vị được giao nhiệm vụ đảm bảo hậu cần phục vụ đoàn cấp cao có trách nhiệm thanh toán, quyết toán các chi phí phát sinh do nguyên nhân khách quan theo quy định.

3. Trường hợp phía nước ngoài đài thọ một phần chi phí công tác ở nước ngoài, căn cứ vào văn bản mời của phía nước ngoài và quyết định của cấp có thẩm quyền, ngân sách nhà nước thanh toán đối với các chi phí không được phía nước ngoài chi trả theo quy định tại Thông tư này.

a) Trường hợp phía nước ngoài đài thọ toàn bộ chi phí ăn, ở nhưng không chi một khoản tiền mặt để tiêu vặt thì cấp thẩm quyền ra quyết định cho người đi công tác được hưởng tiền tiêu vặt theo mức khoán quy định tại Thông tư này và các chi phí khác có liên quan đến hoạt động của đoàn công tác (nếu có phát sinh) theo quy định tại Thông tư này;

b) Trường hợp phía nước ngoài bảo đảm toàn bộ chi phí cho chuyến đi thì người đi công tác được hưởng theo mức đài thọ của phía mời. Ngân sách nhà nước không cấp thêm phần chênh lệch nếu phía mời đài thọ thấp hơn so với mức khoán và không thu vào ngân sách nhà nước phần chênh lệch nếu phía mời chi cao hơn mức khoán quy định tại Thông tư này.

4. Loại ngoại tệ áp dụng trong việc xác định định mức, lập dự toán, thanh toán và quyết toán chế độ công tác phí ở nước ngoài là đô la Mỹ (USD).

Trường hợp thực tế chi bằng ngoại tệ khác với đô la Mỹ thì quy đổi về đô la Mỹ để làm căn cứ thanh toán, quyết toán trên cơ sở tổng số tiền thực chi. Tỷ giá quy đổi giữa đồng đô la Mỹ và đồng ngoại tệ khác được xác định dựa trên căn cứ chứng từ đổi tiền hợp pháp của nước đến công tác; trường hợp không có chứng từ đổi tiền hợp pháp thì áp dụng tỷ giá hạch toán do Bộ Tài chính công bố hoặc tỷ giá bán chuyển khoản đầu ngày của Ngân hàng thương mại cổ phần Ngoại thương Việt Nam tại thời điểm đi công tác. Trường hợp thanh toán bằng thẻ tín dụng ở nước ngoài thì căn cứ vào bản thanh toán trên sao kê kèm theo chứng từ gốc để thanh toán quy đổi sang đô la Mỹ theo tỷ giá của ngân hàng trên bản sao kê và phí giao dịch bằng ngoại tệ (nếu có).

5. Những trường hợp sau đây không được thanh toán công tác phí:

a) Thời gian điều trị tại bệnh viện, cơ sở y tế, trừ trường hợp nêu tại điểm d khoản 2 của Điều này;

b) Những ngày làm việc riêng hoặc đi du lịch không theo chương trình của đoàn công tác theo quyết định cử đi công tác của cấp có thẩm quyền.

6. Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị khi cử cán bộ, công chức, viên chức, người lao động di công tác ở nước ngoài phải xem xét, cân nhắc kỹ, bảo đảm tiết kiệm, có hiệu quả và trong phạm vi dự toán ngân sách được giao của cơ quan, đơn vị.

Trường hợp trong năm phát sinh các đoàn công tác ở nước ngoài không có trong kế hoạch theo yêu cầu của cấp có thẩm quyền, cơ quan, đơn vị chủ động sắp xếp, điều chỉnh trong dự toán được giao để thực hiện. Trường hợp không thể sắp xếp, bố trí hoặc điều chỉnh trong dự toán kinh phí đã được giao, cơ quan, đơn vị dự toán cấp I chịu trách nhiệm rà soát, phê duyệt nhiệm vụ và dự toán kinh phí đảm bảo tiết kiệm, hiệu quả, gửi cơ quan tài chính cùng cấp để tổng hợp, báo cáo cấp có thẩm quyền bổ sung kinh phí theo quy định của pháp luật về ngân sách nhà nước.

Chương II

NHỮNG QUY ĐỊNH CỤ THỂ

Điều 4. Quy định về thanh toán tiền vé các phương tiện đi lại

1. Về tiêu chuẩn mua vé máy bay

a) Đối với chức danh lãnh đạo chủ chốt của Đảng và Nhà nước, chức danh lãnh đạo cấp cao của Đảng và Nhà nước: Hạng ghế đặc biệt (First class);

b) Đối với chức danh lãnh đạo cấp Bộ trưởng và các chức danh tương đương; chức danh lãnh đạo cấp Thứ trưởng và các chức danh tương đương: Hạng ghế thương gia (Business class hoặc C class);

c) Đối với Trưởng đoàn công tác là cấp phó của người đứng đầu các cơ quan Tỉnh ủy, Thành ủy, Ủy ban nhân dân, Hội đồng nhân dân, Đoàn Đại biểu Quốc hội của các tỉnh, thành phố: Hội đồng nhân dân các tỉnh, thành phố quy định cụ thể về việc áp dụng tiêu chuẩn mua vé máy bay đảm bảo phù hợp với đặc thù và khả năng cân đối kinh phí của ngân sách địa phương.

d) Đối với lãnh đạo được hưởng hệ số phụ cấp chức vụ từ 0,8 đến 1,25 nhưng không thuộc đối tượng mua vé hạng thương gia (Business class hoặc C class): Hạng ghế phổ thông đặc biệt, linh hoạt (Premium, Deluxe, Plus, Flex).

Trường hợp do yêu cầu công tác đột xuất nhưng không mua được các hạng vé phổ thông đặc biệt, linh hoạt, người đi công tác là lãnh đạo được hưởng hệ số phụ cấp chức vụ từ 0,8 đến 1,25 và trưởng các Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài được mua vé máy bay hạng thương gia (Business class hoặc C class). Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ở trung ương, Hội đồng nhân dân các tỉnh, thành phố quy định cụ thể về việc áp dụng quy định này bảo đảm phù hợp với đặc thù và khả năng cân đối kinh phí của cơ quan, đơn vị, địa phương mình;

đ) Đối với người đi công tác không thuộc đối tượng quy định tại điểm a, b, c và d khoản 1 Điều này: Hạng ghế thường (Economy class hoặc Y class);

e) Khi cấp có thẩm quyền thay đổi quy định về chức danh, hệ số phụ cấp chức vụ lãnh đạo thì căn cứ vào hướng dẫn để xác định lại cho phù hợp.

2. Việc mua vé máy bay cho các đoàn công tác ngắn hạn ở nước ngoài đi từ Việt Nam do ngân sách nhà nước đảm bảo kinh phí được thực hiện theo quy định của pháp luật về đấu thầu.

3. Về tiêu chuẩn mua vé tàu hỏa, tàu biển và các phương tiện giao thông khác

a) Đối với chức danh lãnh đạo chủ chốt của Đảng và Nhà nước; chức danh lãnh đạo cấp cao của Đảng và Nhà nước; chức danh lãnh đạo cấp Bộ trưởng và các chức danh tương đương; chức danh lãnh đạo cấp Thứ trưởng và các chức danh tương đương; Trưởng đoàn công tác là cấp phó của người đứng đầu các cơ quan Tỉnh ủy, Thành ủy, Ủy ban nhân dân, Hội đồng nhân dân, Đoàn Đại biểu Quốc hội của các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương: Vé loại hạng nhất;

b) Đối với người đi công tác không thuộc đối tượng quy định tại điểm a khoản này: Vé loại thường.

4. Việc thanh toán tiền vé các phương tiện di lại căn cứ theo hóa đơn mua vé hoặc chứng từ trả tiền hợp pháp theo quy định.

a) Đối với người đi công tác không thuộc trường hợp được mua vé hạng thương gia (Business class hoặc C class) nếu có nguyện vọng mua vé hạng thương gia thì được thanh toán bằng mức kinh phí mua vé hạng ghế phổ thông đặc biệt, linh hoạt hoặc hạng thường theo quy định về tiêu chuẩn mua vé máy bay quy định tại điểm d hoặc điểm d khoản 1 Điều này; phần chênh lệch chi phí phát sinh do cá nhân tự chi trả;

b) Đối với việc thanh toán tiền mua vé tàu hỏa, tàu biển và các phương tiện giao thông khác giữa các nước công tác: Trường hợp đoàn công tác đi các phương tiện là tàu hỏa, tàu biển và các phương tiện khác nhưng người đi công tác có nguyện vọng đi bằng máy bay thì được thanh toán tối đa bằng mức kinh phí mua vé tàu hỏa, tàu biển hoặc phương tiện khác theo chương trình của đoàn công tác; phần chênh lệch chi phí phát sinh do cá nhân tự chi trả.

Điều 5. Quy định về thanh toán tiền thuê phương tiện đi lại

1. Đối với tiền thuê phương tiện từ nhà đến sân bay, ga tàu, cảng biển, bến xe, cửa khẩu và ngược lại khi đi công tác nước ngoài về nhà (ở trong nước): Thực hiện theo quy định tại Thông tư số 40/2017/TT-BTC ngày 28 tháng 4 năm 2017 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định chế độ công tác phí, chế độ chi hội nghị đã được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư số 12/2025/TT-BTC của Bộ trưởng Bộ Tài chính.

2. Đối với tiền thuê phương tiện từ sân bay, ga tàu, càng biển, bến xe, cửa khẩu khi nhập cảnh đến nơi ở nước đến công tác và ngược lại khi xuất cảnh: Thực hiện thanh toán theo mức khoán (khi quyết toán không cần phải xuất trình hóa đơn, chứng từ) quy định tại Phụ lục kèm theo Thông tư này. Đối với trường hợp đi công tác do phía nước ngoài mời đài thọ kinh phí thì chỉ thực hiện thanh toán đối với trường hợp phía mời không đài thọ phương tiện đưa đón.

3. Đối với tiền thuê phương tiện đi làm việc hàng ngày tại nơi đến công tác:

a) Người đi công tác được thanh toán tiền thuê phương tiện đi làm việc hàng ngày tại nơi đến công tác theo mức khoán 120 USD/1 người/1 nước đến công tác (khi quyết toán không cần phải xuất trình hóa đơn, chứng từ);

b) Trường hợp không thực hiện theo mức khoán quy định tại điểm a khoản 3 Điều này thì thanh toán theo hóa đơn thuê phương tiện thực tế ở nước sở tại theo lịch trình làm việc của đoàn.

Các khoản chi phí về thuê phương tiện đi làm việc hàng ngày tại nơi đến công tác phải được lập dự toán và được cấp có thẩm quyền phê duyệt dự toán trước khi thực hiện làm căn cứ tạm ứng, thanh toán kinh phí.

Trường hợp sử dụng phương tiện đi lại công cộng bằng vé điện tử thì Trưởng đoàn công tác chịu trách nhiệm về việc kê khai vé theo thực tế phù hợp với lịch trình làm việc của đoàn làm căn cứ quyết toán.

Điều 6. Quy định về thanh toán tiền thuê phòng nghỉ, tiền ăn và tiền tiêu vặt ở nước đến công tác

1. Người đi công tác được thanh toán tiền thuê phòng nghỉ, tiền ăn và tiền tiêu vặt theo định mức tại nước đến công tác theo mức khoán quy định tại Phụ lục kèm theo Thông tư này (khi quyết toán không cần phải xuất trình hóa đơn, chứng từ).

Mức khoán tiền thuê phòng nghỉ, tiền ăn và tiêu vặt quy định tại Phụ lục kèm theo Thông tư này được thanh toán 100% cho thời gian công tác đến 30 ngày, đối với thời gian công tác từ ngày 31 đến ngày thứ 180 được hưởng 2/3 mức khoán.

Trường hợp do phải hoàn thành công việc đến cuối ngày hoặc do khách quan phải phụ thuộc vào giờ của phương tiện đi lại (giờ bay, giờ tàu) nên phải trả phòng sau 12 giờ trưa, người đi công tác được thanh toán tiền nghỉ thêm bằng 100% mức khoán tiền thuê phòng tương ứng.

2. Trường hợp không thực hiện theo mức khoán tiền thuê phòng nghỉ quy định tại khoản 1 Điều này thì thực hiện thanh toán theo giá thuê phòng thực tế phát sinh; việc quyết toán cần có dù hóa đơn chứng từ hợp lệ theo quy định. Các khoản chi phí thuê phòng nghỉ phải được lập dự toán và được cấp có thẩm quyền phê duyệt dự toán trước khi thực hiện làm căn cứ tạm ứng, thanh toán kinh phí.

a) Đối với chức danh lãnh đạo chủ chốt của Đảng và Nhà nước: Thuê 1 người 1 phòng có đầy đủ tiện nghi, đảm bảo an ninh, an toàn ở mức cao nhất (Hạng phòng đặc biệt, có phòng ngủ riêng, phòng tiếp khách riêng);

b) Đối với chức danh lãnh đạo cấp cao của Đảng và Nhà nước: Thuê 1 người 1 phòng đầy đủ tiện nghi, đảm bảo an ninh, an toàn (Phòng Suite loại tốt hoặc hạng phòng tương đương có phòng ngủ riêng, phòng tiếp khách riêng);

c) Đối với chức danh lãnh đạo cấp Bộ trưởng và các chức danh tương đương: Thuê 1 người 1 phòng đầy đủ tiện nghi, an toàn (Phòng Suite hoặc hạng phòng tương đương có phòng ngủ riêng, phòng tiếp khách riêng);

d) Đối với chức danh lãnh đạo cấp Thứ trưởng và các chức danh tương đương: Thuê 1 người/1 phòng có tiện nghi bảo đảm chất lượng (Phòng Superior hoặc hạng phòng tương đương);

đ) Đối với lãnh đạo được hưởng hệ số phụ cấp chức vụ từ 0,8 đến 1,25 và trường các Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài: Thuê 1 người/1 phòng loại tiêu chuẩn (phòng Standard hoặc hạng phòng tương đương);

e) Đối với người đi công tác không thuộc đối tượng quy định tại điểm a, b, c, d, đ khoản này: Thuê 2 người/1 phòng đôi loại phòng tiêu chuẩn (phòng Standard hoặc hạng phòng tương đương). Trường hợp người đi công tác một mình hoặc trường hợp đoàn công tác có lẻ người, lẻ người khác giới thì được thuê phòng riêng theo mức giá thuê phòng thực tế nhưng tối đa không được vượt mức tiền thuê phòng của những người đi cùng đoàn (theo tiêu chuẩn 2 người/phòng).

Trường hợp người đi công tác có nguyện vọng thuê 1 người/1 phòng loại tiêu chuẩn: Căn cứ tình hình thực tế của từng đoàn công tác, Trưởng đoàn xem xét, quyết định đảm bảo phù hợp trong phạm vi dự toán được giao, ngân sách nhà nước sẽ thanh toán tiền thuê phòng đối với người đi công tác theo mức khoán tiền thuê phòng nghỉ theo quy định tại Phụ lục kèm theo Thông tư này, phần chênh lệch phát sinh thêm chi phí thuê phòng nghỉ sẽ do người đi công tác có nguyện vọng ở riêng tự chi trả;

g) Khi cấp có thẩm quyền thay đổi quy định về chức danh, hệ số phụ cấp chức vụ lãnh đạo thì căn cứ vào hướng dẫn để xác định lại cho phù hợp.

3. Trường hợp phía nước ngoài đài thọ một phần chi phí công tác ở nước ngoài quy định tại điểm a khoản 3 Điều 3 Thông tư này, người di công tác được thanh toán tiền tiêu vặt theo mức 50 USD/người/ngày.

Điều 7. Quy định về thanh toán các khoản chi phí khác phục vụ đoàn công tác

1. Lệ phí sân bay trong và ngoài nước (nếu có): Thanh toán theo thực tế ghi trên chứng từ thu hoặc hóa đơn thu tiền.

2. Lệ phí thị thực, lệ phí cấp hộ chiếu: Thanh toán theo phiếu thu hợp pháp của cơ quan lãnh sự trong và ngoài nước và các trung tâm tiếp nhận thị thực được Đại sứ quán một số quốc gia ủy thác; hoặc hóa đơn tài chính do đơn vị cung cấp dịch vụ thực hiện xin cấp thị thực, hộ chiếu cho đoàn công tác.

3. Tiền đóng góp tham gia (tham dự) hội nghị, hội thảo (bao gồm cả tiền mua tài liệu nếu có): Thanh toán theo chứng từ thu tiền (biên lai hoặc hóa đơn) của đơn vị tổ chức hội nghị, hội thảo.

4. Tiền bảo hiểm y tế: Căn cứ yêu cầu bắt buộc của nước đến công tác hoặc nhu cầu của cơ quan cử cán bộ đi công tác, việc thanh toán chi phí bảo hiểm theo hóa đơn thực tế phát sinh nhưng không vượt quá mức chi quy định như sau:

a) Trường hợp đi công tác từ 3 tháng trở xuống: Tối đa 50 USD/người/chuyến công tác;

b) Trường hợp đi công tác trên 3 tháng đến 6 tháng: Tối đa 80 USD/người/chuyến công tác;

c) Trường hợp người đi công tác mua bảo hiểm với phí bảo hiểm cao hơn mức hỗ trợ quy định tại Thông tư này thì chỉ được thanh toán tối đa bằng mức ngân sách nhà nước hỗ trợ quy định tại điểm a, b khoản này, phần chênh lệch sẽ do người đi công tác tự chi trả.

5. Tiền chờ đợi tại sân bay: Căn cứ vào lịch bay, giờ bay được ghi trong vé để xác định thời gian chờ đợi tại sân bay do nối chuyến hoặc chuyển máy bay. Nếu phải chờ 6 giờ trở lên thì người đi công tác được thanh toán tiền thuê phòng nghỉ tại sân bay trên cơ sở hóa đơn, chứng từ hợp lệ, theo tiêu chuẩn thuê phòng nghỉ quy định tại khoản 2 Điều 6 Thông tư này. Trên toàn tuyến bay từ Việt Nam tới nước công tác và ngược lại có bao nhiêu lần phải chờ đợi thì được thanh toán bấy nhiêu lần theo quy định này.

6. Tiền cước hành lý, tài liệu mang theo phục vụ cho đợt công tác: Thanh toán theo hóa đơn cước của hãng hàng không với 01 kiện hành lý/đoàn công tác. Riêng các đoàn văn hóa nghệ thuật, đoàn đi tham gia hội chợ, triển lãm, đoàn đi tham gia các hoạt động viện trợ, đoàn tham gia hoạt động cứu nạn, cứu hộ, các đoàn hoạt động có ấn phẩm tuyên truyền, vận động và các hoạt động khác cần mang theo nhiều hơn 01 kiện hành lý phục vụ đoàn công tác, Thủ trưởng cơ quan, đơn vị chủ trì đoàn công tác xem xét quyết định, thanh toán theo hóa đơn, chứng từ chi hợp pháp và dự toán đoàn ra đã được phê duyệt đảm bảo tiết kiệm, hiệu quả.

7. Tiền điện thoại, fax, internet: Thanh toán theo mức khoán 50 USD/người/chuyến công tác; riêng đối với các đoàn đàm phán song phương, đa phương mức khoán 80 USD/người/chuyến công tác.

8. Tiền chiêu đãi; mua quà tặng đối ngoại:

a) Đối với nội dung chiêu đãi:

Đối với các đoàn công tác mà trưởng đoàn là lãnh đạo có hệ số phụ cấp chức vụ từ 1,0 trở lên, nếu xét thấy cần tổ chức chiêu đãi, đoàn công tác lập dự toán chi chiêu đãi trình cấp có thẩm quyền phê duyệt trước khi tổ chức đoàn công tác (trong đó cần thể hiện rõ số lượng, thành phần đối tượng chiêu đãi và căn cứ theo mức chi khoán tiền ăn và tiêu vặt một ngày/người theo quy định tại Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này), để làm căn cứ tạm ứng và quyết toán kinh phí;

b) Đối với chi mua quà tặng đối ngoại:

Căn cứ theo chương trình công tác, trưởng đoàn công tác có trách nhiệm xác định số lượng, thành phần tặng quà đối ngoại đảm bảo tiết kiệm, hiệu quả. Khoản chi mua quà tặng đối ngoại phải được lập dự toán và được cấp có thẩm quyền phê duyệt dự toán trước khi tổ chức đoàn công tác để làm căn cứ tạm ứng, quyết toán kinh phí. Mức chi mua quà tặng đối ngoại áp dụng theo quy định tại khoản 2 Điều 12 Thông tư số 71/2018/TT-BTC ngày 10 tháng 8 năm 2018 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định chế độ chi tiêu đón tiếp khách nước ngoài vào làm việc tại Việt Nam, chế độ chi tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam và chế độ tiếp khách trong nước (sau đây gọi là Thông tư số 71/2018/TT-BTC).

9. Tiền thuê dịch thuật: Trong trường hợp cơ quan không bố trí được cán bộ làm phiên dịch, dịch tài liệu) thì có thể thuê dịch thuật từ trong nước đi hoặc có thể thuê tại nước đến công tác (để tiết kiệm chi phí phương tiện đi và về). Chi phí dịch thuật được thanh toán trọn gói như sau:

a) Trường hợp thuê dịch thuật từ trong nước đi, thanh toán các khoản chi phí: phương tiện đi lại; tiền ăn và tiêu vặt; tiền phòng nghỉ theo mức công tác phí như thành viên đoàn công tác và thù lao dịch thuật theo mức chi dịch thuật quy định tại Thông tư số 71/2018/TT-BTC;

b) Trường hợp thuê dịch thuật tại nước đến công tác, chi phí trọn gói được xác định gồm các khoản: phương tiện đi lại tại nước sở tại trong thời gian cùng làm việc với đoàn; tiền ăn và tiêu vặt, tiền phòng nghỉ theo mức công tác phí như thành viên đoàn công tác; thù lao dịch thuật (chi theo ngày làm việc thực tế có sử dụng phiên dịch tại chương trình đã được phê duyệt) theo mức chi đã được Thủ trưởng cơ quan, đơn vị phê duyệt tại dự toán đoàn công tác;

c) Khi quyết toán khoán chi dịch thuật phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ gồm: hóa đơn hoặc ký nhận thanh toán trọn gói cho người dịch thuật (hoặc đơn vị cung cấp dịch thuật) căn cứ theo hợp đồng ký kết với người dịch thuật (hoặc đơn vị cung cấp dịch thuật); trường hợp hóa đơn, chứng từ bằng tiếng nước ngoài thì phải dịch ra tiếng Việt.

10. Đối với chi phí khám sức khỏe tổng quát, tiêm phòng vắcxin một số bệnh (trước khi đi công tác) theo yêu cầu của nước đến công tác (nếu có): Thanh toán theo hóa đơn thực tế phát sinh; khoản chi này phải được cấp có thẩm quyền đồng ý và phê duyệt dự toán trước khi thực hiện.

11. Các khoản chi phí khác có liên quan theo quyết định phê duyệt của cấp có thẩm quyền.

a) Tiền mua vé ra, vào cửa đối với các đoàn cán bộ đi công tác nghiên cứu và khảo sát các lĩnh vực có tính đặc thù liên quan đến nhiệm vụ chuyên môn như: Văn hóa nghệ thuật, di tích lịch sử, bảo tàng, khoa học công nghệ, thành phố thông minh (trong trường hợp phía nước ngoài không đài thọ): Thanh toán theo hóa đơn thực tế phát sinh, theo chương trình công tác hoặc chương trình làm việc với đối tác và phải được Thủ trưởng cơ quan, đơn vị phê duyệt trong dự toán đoàn công tác;

b) Đối với các đoàn công tác tham gia các hội chợ, triển lãm; tổ chức hội nghị, hội thảo; các đoàn văn hóa nghệ thuật đi biểu diễn nước ngoài; các khoá đào tạo bồi dưỡng cán bộ, công chức tại nước ngoài: Ngoài tiền công tác phí bảo đảm cho người đi công tác theo quy định tại Điều 4, Điều 5, Điều 6, Điều 7 Thông tư này, trường hợp nếu có phát sinh các khoản chi phí thuê dịch vụ tổ chức sự kiện, thuê địa điểm, thuê xe vận chuyển nhạc cụ, đạo cụ, hàng hóa, thuê xe vận chuyển phục vụ các khóa đào tạo, bồi dưỡng thì phải lập dự toán khoản chi phí thuê và được cấp có thẩm quyền đồng ý và phê duyệt dự toán trước khi thực hiện làm căn cứ tạm ứng, thanh toán kinh phí. Việc xác định mức chi đối với các khoản chi phí này thực hiện như sau:

Đối với chi phí thuê dịch vụ tổ chức sự kiện: Trường hợp thuê các đơn vị trong nước có tư cách pháp nhân chuyên tổ chức hội thảo, hội nghị, sự kiện tại nước ngoài phải thực hiện theo quy định của pháp luật về lựa chọn nhà thầu và pháp luật khác có liên quan đảm bảo hiệu quả, tiết kiệm;

Đối với khoản chi phí thuê địa điểm; thuê xe vận chuyển hàng hóa, nhạc cụ, đạo cụ đối với đoàn tham gia hội chợ, triển lãm, các đoàn văn hóa nghệ thuật đi biểu diễn nước ngoài khi phải di chuyển nhiều nơi; thuê xe vận chuyển phục vụ các khóa đào tạo, bồi dưỡng: Thanh toán theo hóa đơn, chứng từ thuê thực tế phù hợp với lịch trình làm việc hoặc căn cứ theo hợp đồng ký kết với đơn vị cung cấp dịch vụ; trường hợp hóa đơn, chứng từ, hợp đồng bằng tiếng nước ngoài thì phải dịch ra tiếng Việt.

Riêng đoàn cứu nạn, cứu hộ nếu phát sinh đột xuất chi phí thuê xe vận chuyển trang thiết bị chuyên dụng mà chưa được dự toán, chưa ký hợp đồng thực hiện, căn cứ thực tế phát sinh, Trưởng đoàn công tác chịu trách nhiệm lập bảng kê các chi phí phát sinh đột xuất tại nước ngoài chưa được dự toán, chưa ký hợp đồng thực hiện (kèm theo các hóa đơn, chứng từ), báo cáo cấp có thẩm quyền xem xét, phê duyệt sau khi kết thúc chuyến công tác làm cơ sở thanh toán, quyết toán kinh phí theo quy định.

Điều 8. Quy định đặc biệt đối với các đoàn cấp cao

1. Đoàn cấp cao là những đoàn do lãnh đạo chủ chốt của Đảng và Nhà nước; lãnh đạo cấp cao của Đảng và Nhà nước, lãnh đạo cấp Bộ trưởng và các chức danh tương đương làm trưởng đoàn đi thăm hữu nghị chính thức, thăm không chính thức, làm việc hoặc dự hội nghị quốc tế.

Thủ trưởng cơ quan, đơn vị được giao nhiệm vụ đảm bảo hậu cân phục vụ đoàn cấp cao có trách nhiệm lập dự toán, thanh toán và quyết toán kinh phí thực hiện theo nội dung, mức chi quy định tại Thông tư này.

2. Thanh toán tiền ăn và tiêu vặt hoặc tiền tiêu vặt:

a) Đối với thành viên chính thức (được ghi trong quyết định của cấp có thẩm quyền) được thanh toán tiền ăn và tiêu vặt gấp 2 lần mức quy định tại Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này.

Trường hợp được phía nước ngoài mời đài thọ toàn bộ các bữa ăn, thì được hưởng tiền tiêu vặt gấp 2 lần mức quy định tại khoản 3 Điều 6 Thông tư này;

b) Đối với thành viên đoàn tùy tùng được thanh toán tiền ăn và tiêu vặt gấp 1,5 lần mức quy định tại Phụ lục Thông tư này;

Trường hợp được phía nước ngoài mời đài thọ toàn bộ các bữa ăn thì được hưởng tiền tiêu vặt gấp 1,5 lần mức quy định tại khoản 3 Điều 6 Thông tư này.

3. Tiền bồi dưỡng (tip): Thanh toán theo mức khoán 100 USD/người/1 nước, áp dụng cho thành viên của đoàn có chức danh lãnh đạo có hệ số phụ cấp chức vụ từ 1,3 trở lên. Trưởng đoàn quyết định sử dụng để phục vụ công tác chung cho đoàn.

4. Tiền cước hành lý, tài liệu mang theo phục vụ cho các đoàn công tác: Thanh toán theo hóa đơn cước thực tế của hãng hàng không.

5. Tiền dịch thuật: Thanh toán theo quy định tại khoản 9 Điều 7 Thông tư này. Trường hợp các cơ quan, đơn vị sử dụng công chức, viên chức của cơ quan, đơn vị để tham gia công tác phiên dịch thì ngoài công tác phí theo quy định, người di công tác được giao nhiệm vụ phiên dịch được thanh toán tiền bồi dưỡng tối đa bằng 50% mức chi phiên dịch quy định tại điểm b khoản 2 Điều 11 Thông tư số 71/2018/TT-BTC.

6. Đối với các khoản chi theo chương trình hoạt động của Phu nhân/Phu quân đoàn cấp cao: Thanh toán theo hóa đơn thực tế; căn cứ các hoạt động tại đề án đoàn ra đã được phê duyệt, Thủ trưởng cơ quan, đơn vị được giao nhiệm vụ đảm bảo hậu cần phục vụ đoàn cấp cao quyết định đối với các khoản chi cần thiết phục vụ hoạt động của Phu nhân/Phu quân trên tinh thần tiết kiệm, chu đáo.

7. Các khoản chi khác (thuê phòng làm việc, thuê phòng tiếp xúc song phương, thuê thiết bị phục vụ phòng họp và các khoản chi cần thiết khác phục vụ trực tiếp cho đoàn cấp cao): Thanh toán theo hóa đơn thực tế; căn cứ các hoạt động tại đề án đoàn ra đã được phê duyệt, Thủ trưởng cơ quan, đơn vị được giao nhiệm vụ đảm bảo hậu cần phục vụ đoàn cấp cao quyết định đối với các khoản chi khác phục vụ đoàn công tác trên tinh thần tiết kiệm.

8. Các khoản chi còn lại được thanh toán như mức thông thường quy định tại Thông tư này.

Điều 9. Lập dự toán, thanh toán, quyết toán kinh phí thực hiện chế độ công tác phí ở nước ngoài

Việc lập dự toán, thanh toán, quyết toán kinh phí thực hiện chế độ công tác phí ở nước ngoài theo quy định tại Thông tư này được thực hiện theo quy định của pháp luật về ngân sách nhà nước và các quy định của pháp luật hiện hành. Thông tư này quy định một số nội dung sau:

1. Lập dự toán kinh phí của đoàn công tác: Căn cứ vào kế hoạch đoàn ra hàng năm do cấp có thẩm quyền phê duyệt hoặc quyết định của cơ quan có thẩm quyền về việc thành lập đoàn công tác và cử người đi công tác ở nước ngoài, cơ quan, đơn vị chủ trì có trách nhiệm xây dựng dự toán kinh phí của đoàn công tác theo nội dung và mức chi quy định tại Thông tư này để trình cấp có thẩm quyền xem xét, phê duyệt dự toán kinh phí của đoàn công tác.

2. Việc tạm ứng, thanh toán kinh phí của đoàn công tác: Kho bạc Nhà nước căn cứ hồ sơ và hướng dẫn thanh toán chi trả ngân sách nhà nước theo quy định tại Điều 7 Nghị định số 11/2020/NĐ-CP ngày 20 tháng 01 năm 2020 của Chính phụ quy định về thủ tục hành chính trong lĩnh vực Kho bạc Nhà nước; Thông tư số 17/2024/TT-BTC ngày 14 tháng 3 năm 2024 của Bộ trưởng Bộ Tài chính hướng dẫn kiểm soát, thanh toán các khoản chi thường xuyên qua Kho bạc Nhà nước; đối với tiêu chuẩn, định mức thực hiện theo quy định tại Thông tư này để thực hiện tạm ứng, thanh toán kinh phí theo lịch trình của đoàn công tác.

Đối với trường hợp đơn vị rút dự toán bằng đồng Việt Nam mua ngoại tệ tại Ngân hàng, Kho bạc Nhà nước thực hiện tạm ứng, thanh toán theo tỷ giá quy đổi từ đồng đô la Mỹ sang đồng Việt Nam là tỷ giá bán đầu ngày của Ngân hàng thương mại cổ phần Ngoại thương Việt Nam.

3. Quyết toán đoàn công tác ở nước ngoài:

Trong thời gian 30 ngày làm việc kể từ khi về nước, đoàn công tác nước ngoài có trách nhiệm tập hợp đầy đủ chứng từ (trong đó, đối với chứng từ thanh toán vé máy bay căn cứ theo hóa đơn của đơn vị cung cấp. Trường hợp hóa đơn, chứng từ bằng tiếng nước ngoài thì phải dịch ra tiếng Việt và kèm bản gốc), thực hiện quyết toán kinh phí đã tạm ứng để cơ quan, đơn vị tổng hợp, phê duyệt quyết toán đoàn ra gửi Kho bạc Nhà nước nơi giao dịch để thanh toán tạm ứng; cuối năm tổng hợp chung trong báo cáo quyết toán của đơn vị theo quy định hiện hành về quyết toán chi thường xuyên ngân sách nhà nước.

Kho bạc Nhà nước có trách nhiệm thực hiện thanh toán tạm ứng kinh phí đoàn ra cho cơ quan, đơn vị theo quy định.

Chương III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 10. Áp dụng quy định của Thông tư này đối với các đối tượng khác

Các đơn vị sự nghiệp công lập tự bảo đảm chi thường xuyên và chi đầu tư, đơn vị sự nghiệp công lập tự bảo đảm chi thường xuyên, các tổ chức, doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế được áp dụng chế độ công tác phí quy định tại Thông tư này để thực hiện đảm bảo tiết kiệm, hiệu quả và phù hợp với nguồn tài chính của đơn vị.

Điều 11. Hiệu lực thi hành

1. Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 14 tháng 02 năm 2026.

2. Thông tư số 102/2012/TT-BTC ngày 21 tháng 6 năm 2012 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định chế độ công tác phí cho cán bộ, công chức Nhà nước đi công tác ngắn hạn ở nước ngoài do ngân sách nhà nước bảo đảm kinh phí hết hiệu lực thi hành từ ngày Thông tư này có hiệu lực thi hành.

3. Trường hợp các văn bản quy phạm pháp luật được dẫn chiếu tại Thông tư này được sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế bằng văn bản quy phạm pháp luật khác thì thực hiện theo quy định tại văn bản sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế đó.

4. Điều khoản chuyển tiếp

a) Đối với các đoàn công tác đã được cấp có thẩm quyền thành lập và đi công tác ở nước ngoài trước ngày Thông tư này có hiệu lực thi hành nhưng chuyến công tác kết thúc sau khi Thông tư này có hiệu lực thi hành thì tiếp tục thanh toán, quyết toán theo nội dung và mức chi tại thời điểm phê duyệt, thành lập đoàn công tác;

b) Trường hợp cấp có thẩm quyền đã có quyết định thành lập đoàn công tác trước ngày Thông tư này có hiệu lực thi hành nhưng chưa đi công tác ở nước ngoài, sau khi Thông tư này có hiệu lực thi hành, đoàn mới triển khai đi công tác nước ngoài, căn cứ vào khả năng cân đối nguồn kinh phí của cơ quan, đơn vị, thủ trưởng cơ quan, đơn vị chủ trì đoàn công tác xem xét, quyết định điều chỉnh dự toán kinh phí của đoàn công tác theo nội dung, mức chi quy định tại Thông tư này để phục vụ cho đoàn công tác đảm bảo phù hợp.

5. Trong quá trình thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc, đề nghị các cơ quan, tổ chức, đơn vị kịp thời phản ánh về Bộ Tài chính để nghiên cứu, hướng dẫn, giải quyết./.

Nơi nhận: - Ban Bí thư trung ương Đảng; - Thủ tướng, các Phó Thủ tướng Chính phủ; - Văn phòng Trung ương và các Ban của Đảng; - Văn phòng Tổng Bí thư; - Văn phòng Quốc hội; - Văn phòng Chủ tịch nước; - Hội đồng Dán tộc và các Ủy ban của Quốc hội; - Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; - Toà án nhân dân tối cao; - Viện Kiểm sát nhân dân tối cao; - Kiểm toán Nhà nước; - Ủy ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam; - Cơ quan Trung ương của các đoàn thể; - HĐND, UBND các tỉnh, thành phố; - Sở Tài chính các tỉnh, thành phố; - KBNN các khu vực; - Cục Kiểm tra văn bản và Quản lý xử lý vi phạm hành chính - Bộ Tư pháp; - Công báo, Cổng TTĐT Chính phủ; - Cổng TTĐT, các đơn vị thuộc Bộ Tài chính; - Lưu: VT, KTN (200 bản).

KT. BỘ TRƯỞNG THỨ TRƯỞNG Nguyễn Thị Bích Ngọc

PHỤ LỤC

ĐỊNH MỨC (MỨC KHOÁN) CÔNG TÁC CHO NGƯỜI ĐI CÔNG TÁC NGẮN HẠN Ở NƯỚC NGOÀI DO NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC BẢO ĐẢM KINH PHÍ
(Kèm theo Thông tư số 140/2025/TT-BTC ngày 30 tháng 12 năm 2025 của Bộ trưởng Bộ Tài chính)

Đơn vị: Đô la Mỹ (USD)

Số TT	Nhóm	TÊN NƯỚC	Tiền thuê phòng nghỉ (USD/người/ ngày)	Tiền ăn và tiêu vặt (USD/người/ ngày)	Tiền thuê phương tiện từ sân bay, ga tàu, bến xe, cửa khẩu khi nhập/xuất cảnh (USD/1 lượt xuất và nhập cảnh/người).
1	1	AIXƠLEN	130	130	180
2	1	ANH VÀ BẮC AILEN	130	130	180
3	1	ÁO	130	130	180
4	1	BỈ	130	130	180
5	1	BỒ ĐÀO NHA	130	130	180
6	1	CANADA	130	130	180
7	1	CHLB ĐỨC	130	130	180
8	1	ĐÀI LOAN	130	130	180
9	1	ĐAN MẠCH	130	130	180
10	1	HÀ LAN	130	130	180
11	1	HÀN QUỐC	130	130	180
12	1	ITALY	130	130	180
13	1	LUCXĂMBUA	130	130	180
14	1	MỸ	130	130	180
15	1	NAUY	130	130	180
16	1	NHẬT BẢN	130	130	180
17	1	PHẦN LAN	130	130	180
18	1	PHÁP	130	130	180
19	1	TÂY BAN NHA	130	130	180
20	1	THỤY ĐIỂN	130	130	180
21	1	THỤY SĨ	130	130	180
22	1	LIÊN BANG NGA	130	130	180
23	1	THỔ NHĨ KỲ	130	130	180
24	1	UKRAINA	130	130	180
25	1	ARAP XÊ ÚT	130	130	180
26	1	Các tiểu vương quốc A rập thống nhất (UAE)	130	130	180
27	1	NEW ZEALAND	130	130	180
28	1	ÔXRÂYLIA	130	130	180
29	1	SINGGAPO	130	130	180
30	1	TRUNG QUỐC	130	130	180
31	2	ACHENTINA	120	120	150
32	2	AI CẬP	120	120	150
33	2	BALAN	120	120	150
34	2	BAREN	120	120	150
35	2	BELARUS	120	120	150
36	2	BOLIVIA	120	120	150
37	2	BOSNIA AND HECXEGOVINA	120	120	150
38	2	BRAXIN	120	120	150
39	2	BRU NÂY	120	120	150
40	2	BUNGARI	120	120	150
41	2	CH SEC	120	120	150
42	2	CH SLOVAKIA	120	120	150
43	2	CHILÊ	120	120	150
44	2	CÔ OÉT	120	120	150
45	2	CÔLÔMBIA	120	120	150
46	2	CROATIA	120	120	150
47	2	ESTONIA	120	120	150
48	2	GIOOC ĐA NI	120	120	150
49	2	HỒNGKÔNG	120	120	150
50	2	HUNGARI	120	120	150
51	2	ISRAEL	120	120	150
52	2	LATVIA	120	120	150
53	2	LI BĂNG	120	120	150
54	2	ẤN ĐỘ	120	120	150
55	2	LÍTVA	120	120	150
56	2	MA CAO	120	120	150
57	2	MACEDONIA	120	120	150
58	2	MALTA	120	120	150
59	2	MÊ HI CÔ	120	120	150
60	2	MOLDOVIA	120	120	150
61	2	NAM PHI	120	120	150
62	2	SECBIA MONGTENEGRO	120	120	150
63	2	PANAMA	120	120	150
64	2	PÊRU	120	120	150
65	2	QUATA	120	120	150
66	2	RUMANI	120	120	150
67	2	SAMOA	120	120	150
68	2	SLOVENIA	120	120	150
69	2	URUGUAY	120	120	150
70	2	MALAISLA	120	120	150
71	2	THÁI LAN	120	120	150
72	2	PHILIPIN	120	120	150
73	2	INĐÔNÊXIA	120	120	150
74	3	DOMINICA	110	90	120
75	3	ÁC MENIA	110	90	120
76	3	AN GIÊ RI	110	90	120
77	3	ĂNG GÔ LA	110	90	120
78	3	APGANIXTĂNG	110	90	120
79	3	AZECS BAI ZAN	110	90	120
80	3	BĂNG LA DÉT	110	90	120
81	3	CAMPUCHIA	110	90	120
82	3	CH DCND TRIỀU TIÊN	110	90	120
83	3	CH GHI NÊ	110	90	120
84	3	CH YÊMEN	110	90	120
85	3	CÔNG GÔ	110	90	120
86	3	COSTARICA	110	90	120
87	3	CUBA	110	90	120
88	3	ĐÔNG SAHARA	110	90	120
89	3	ĐÔNG TIMO	110	90	120
90	3	Ê CUA DO	110	90	120
91	3	Ê TYOPIA	110	90	120
92	3	ELSALVADO	110	90	120
93	3	ERITRE	110	90	120
94	3	FIJI	110	90	120
95	3	GHANA	110	90	120
96	3	GRENADA	110	90	120
97	3	GRUZIA	110	90	120
98	3	GUATEMALA	110	90	120
99	3	HAITY	110	90	120
100	3	HÔNĐUARAT	110	90	120
101	3	I RAN	110	90	120
102	3	JAMAICA	110	90	120
103	3	KA ZẮC STAN	110	90	120
104	3	KÊNIA	110	90	120
105	3	KYRGYZSTAN	110	90	120
106	3	LÀO	110	90	120
107	3	LIBI	110	90	120
108	3	MADAGASCAR	110	90	120
109	3	MALI	110	90	120
110	3	MARITUS	110	90	120
111	3	MARỐC	110	90	120
112	3	MÔNGCỔ	110	90	120
113	3	MYANMAR	110	90	120
114	3	NEPAL	110	90	120
115	3	NICARAGOA	110	90	120
116	3	PAKITXTAN	110	90	120
117	3	SHIP	110	90	120
118	3	SRILANCA	110	90	120
119	3	TAJIKISTAN	110	90	120
120	3	TANZANIA	110	90	120
121	3	TURKMENSTAN	110	90	120
122	3	UZBEKISTAN	110	90	120
123	3	VENEZUELA	110	90	120
124	3	XÔ MA LI	110	90	120
125	3	XY RI	110	90	120
126	3	Các nước khác không thuộc các nhóm trên	110	90	120

Tiếng Anh (English)

THE MINISTRY OF FINANCE OF VIETNAM ------	THE SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM Independence – Freedom – Happiness ---------------
No.: 140/2025/TT-BTC	Hanoi, December 30, 2025

CIRCULAR

ON WORK-TRIP ALLOWANCES FOR SHORT-TERM OVERSEAS WORK TRIPS COVERED BY THE STATE BUDGET

Pursuant to the Law on State Budget No. 89/2025/QH15;

Pursuant to Decree No. 29/2025/ND-CP of the Government on the functions, tasks, powers and organizational structure of the Ministry of Finance, which has been amended by Decree No. 166/2025/ND-CP;

At the request of the Director General of the Department of Sector Finance - Economics;

The Minister of Finance hereby issues a Circular on work-trip allowances for short-term overseas work trips covered by the state budget

Chapter I

GENERAL REGULATIONS

...

...

...

1. This Circular regulates the work-trip allowances for cadres, civil servants, public employees, and employees in agencies of the Communist Party of Vietnam (CPV), State agencies, the Vietnam Fatherland Front, public service providers; officers, professional servicemen, technical non-commissioned officers, and salaried personnel in the armed forces (hereinafter collectively referred to as agencies and units) who are sent on short work trips or short-term training/refresher training abroad covered by state budget (hereinafter collectively referred to as overseas work trips).

2. This Circular applies to agencies and units using state budget funds; relevant individuals who are sent on overseas work trips covered by the state budget by competent authorities.

Article 2. General regulations

1. The work-trip allowances specified in this Circular refers to the expenses for cadres, civil servants, employees, and related individuals sent on overseas work trips (hereinafter collectively referred to as persons on work trips) covered by the state budget according to decisions of competent authorities, including:

a) Travel expenses, including: airfare, train tickets, sea tickets, and bus tickets for travelling from Vietnam to the destination country and vice versa (including airfare, train tickets, sea tickets, and bus tickets for domestic journeys within the destination country);

b) Vehicle rental expenses, including: Vehicle for transport from home to the airport, train station, seaport, bus station, border checkpoint and vice versa when returning from overseas work trips (within the country); transport from the airport, train station, seaport, bus station, border checkpoint upon entry to the destination location and back upon exit; daily commuting transport in the destination country;

c) Lodging expenses at the destination country;

d) Meal and incidental expenses according to the prescribed rates in the destination country;

dd) Domestic and international airport charges (if any);

...

...

...

g) Expenses for participating in (attending) conferences, seminars (including expenses for purchasing related materials, if any);

h) Expenses for health insurance;

i) Expenses for layover at the airport;

k) Fees for baggage and documents carried during the work trip;

l) Telephone, fax, internet expenses;

m) Tips;

n) Hospitality expenses and expenses for purchasing diplomatic gifts;

o) Expenses for translation services;

p) Expenses for general health check-up and vaccination (before the work trip) as required by the destination country (if any);

...

...

...

2. The duration of a short-term overseas work trip regulated herein shall not exceed 180 days per trip (including travel time, wait time, quarantine time if any).

3. Holders of key leading titles of the CPV and State are those defined in Regulation No. 368-QD/TW dated September 8, 2025 by the Politburo on the list of holders of leading titles, groups of holders of leading titles, and holders of leading positions in the political system (“Regulation No. 368-QD/TW”)

4. Holders of high-ranking leading titles of the CPV, State, and the Vietnam Fatherland Front are as defined in Regulation No. 368-QD/TW.

5.  Holders of ministerial titles and equivalents include Ministers and heads of ministerial agencies; holders of other leading titles and positions under the Politburo’s management as prescribed in Regulation No. 368-QD/TW.

6. Holders of deputy ministerial titles and equivalents include Deputy Ministers, deputy heads of ministerial agencies; other holders of leading titles and positions under the Secretariat’s management as prescribed in Regulation No. 368-QD/TW.

Article 3. Rules for payment of work-trip allowances

1. Payment of work-trip allowances shall be made based on the official dispatch decision by the competent authority according to assigned tasks and payment dossiers as prescribed by law.

2. The duration of receiving work-trip allowances includes:

a) Actual work-trip duration as per the competent authority’s official dispatch decision for overseas trips.

...

...

...

b) Travel time and transit time in cases where the destination country lacks direct flights, resulting in a layover of 24 hours or more for connecting flights (if any), as well as public holidays according to the trip schedule;

c) Layover refers to time outside the official work trip caused by objective reasons where the individual must arrive early or remain overseas, not exceeding 6 days. In such case, the person on work trip is entitled to 100% of the fixed work-trip allowance as specified in the Appendix attached hereto or reimbursement of actual expenses (statement must be supported by valid invoices and documents as prescribed);

d) If, during the trip, due to objective reasons (such as natural disasters, epidemics, armed conflicts, or other force majeure events), the person on work trip must remain overseas beyond the approved period in the dispatch decision of the competent authority, they are entitled to 100% of the fixed work-trip allowance specified in the appendix attached hereto according to the actual days stayed abroad or reimbursement of actual expenses incurred (supported by valid invoices and documents as prescribed). The head of the delegation (or the person on work trip if no delegation is formed) shall prepare a statement of actual days overseas, collect all invoices and documents (for reimbursements based on actual expenses) and submit them to the competent authority for approval after the trip for reimbursement and accounting purposes as prescribed.

For high-ranking delegations as prescribed in Article 8 hereof, the head of the agency or unit responsible for logistics shall manage reimbursement and statement of extra expenses incurred due to objective reasons accordingly.

3. If the foreign party covers part of the overseas trip expenses, based on the invitation letter from the foreign party and the competent authority’s decision, the state budget will cover only expenses not paid by the foreign party in accordance with this Circular.

a) If the foreign party covers full lodging rent and meals but does not provide cash allowance, the competent authority hall issue a decision allowing the person on work trip to receive per diem allowance prescribed herein and other related expenses (if any) in accordance with this Circular;

b) If the foreign party bears all costs for the trip, the person on work trip shall receive the allowances from the inviting party. The state budget shall not supplement the difference if the allowance provided by the foreign party is lower than the fixed rate, nor collect any excess if such allowance exceeds the rate prescribed herein.

4. The foreign currency used for determining norms/rates, estimates, payment, and statement of overseas work-trip allowances shall be the US dollar (USD).

If actual expenses are in other currencies, they shall be converted to USD for payment and statement based on total actual payment. The conversion rate shall be based on legitimate currency exchange documents of the destination country; if such documents are unavailable, the accounting rate published by the Ministry of Finance or the selling transfer rates at the start of the day by Vietcombank at the trip date shall apply. For payments using credit card abroad, the payments shall be made based on the statement accompanied by original supporting documents. The amount shall be converted into US dollars at the exchange rate applied by the bank on the statement, including any foreign transaction fees (if any).

...

...

...

a) Time undergoing treatment at hospitals or health facilities, except as specified in point d of Clause 2 of this Article;

b) Days of personal work or sightseeing not aligned with the official trip agenda per the decision of the competent authority.

6. Heads of agencies/units sending cadres, civil servants, public employees, employees on overseas work trips must carefully consider, review and ensure economy, effectiveness, and compliance with the budget allocated of the agencies/units.

For unplanned overseas trips within the year as required by the competent authority, agencies/units may rearrange or adjust their allocated budget estimates accordingly. In cases where it is not possible to make arrangement, allocation, or adjustment in the budget estimate allocated, the level-1 budget estimate unit shall review and approve the task and budget estimate ensuring economy and efficiency, then submit it to the same-level financial authority for consolidation and report to the competent authority for supplementary funding in accordance with state budget laws.

Chapter II

SPECIFIC REGULATIONS

Article 4. Regulations on reimbursement of passenger tickets

1.  Standards for airfares

a) For holders of leading titles of the CPV and State, and holders of high-ranking leading titles of the CPV and State: First class;

...

...

...

c) For heads of delegations who are deputies of the heads of provincial/municipal Executive Committee of CPV committee, People’s Committees, People’s Councils, and National Assembly Delegations of provinces/cities: The People’s Councils of provinces/cities shall provide specific regulations on airfares ensuring suitability for local characteristics and budget balancing capacity;

d) For leaders entitled to post-based allowance coefficients from 0,8 to 1,25 but are not eligible to purchase Business class tickets: Premium, Deluxe, Plus, or Flex class.

In urgent work cases when no premium economy class tickets are available, such leaders and heads of diplomatic missions of Vietnam may purchase Business class or C class tickets. Ministers, heads of central agencies, and provincial people’s councils shall issue specific regulations to apply these regulations in accordance with their characteristics and budget balancing capacity;

dd) For persons in work trips not falling under points a, b, c, and d of Clause 1 of this Article: Economy class or Y class;

e) When the competent authority makes amendments to regulations on titles, post-based allowance coefficients for leadership positions, standards on airfares shall be adjusted accordingly based on guidance.

2. The purchase of flight tickets for short-term overseas work trips of delegations departing from Vietnam covered by the state budget shall comply with relevant bidding laws

3. Standards for train, sea, and other passenger tickets

a) For holders of key leading titles of the CPV and State; holders of high-ranking leading titles of CPV and State; holders of ministerial titles and equivalents; holders of deputy ministerial titles and equivalents; deputies of heads of provincial/municipal Executive Committee of CPV committee, People’s Committees, People’s Councils, National Assembly Delegations of provinces/cities: First-class tickets;

b) For persons on work trips not covered in point a of this clause: Regular tickets

...

...

...

a) For persons on work trips not eligible for Business class or C class tickets but who wish to purchase such tickets, reimbursement shall be made only up to the budget for Premium, Deluxe, Plus, Flex class, or Economy class tickets as specified in point d of Clause 1 of this Article; the persons shall bear any cost difference;

b) For reimbursement of train, sea, or other passenger tickets between destination countries: If the delegation travels by train, sea, or other transport means but the person on work trip wishes to travel by plane, reimbursement shall be capped at the cost of the train, sea, or other passenger tickets per the delegation’s itinerary; the person shall bear any cost difference.

Article 5. Regulations on reimbursement of vehicle rent

1. Rental for vehicles from home to airport, train station, seaport, bus station, border checkpoint and vice versa when returning from an overseas work trip to home (within Vietnam): Follow Circular No. 40/2017/TT-BTC dated April 28, 2017, of the Minister of Finance on work-trip allowances and conference expenses amended Circular No. 12/2025/TT-BTC of the Minister of Finance.

2. For rental for vehicles from home to airport, train station, seaport, bus station, border checkpoint upon entry to the destination location and back upon exit:  Reimbursement shall be made according to the fixed allowance rates (no invoices or documents need to be submitted upon statement) as prescribed in the Appendix attached hereto. If the work trip covered by the foreign party, reimbursement of vehicle rent shall only be made where the inviting party does not cover transportation costs.

3.  For rental for vehicles for daily commuting at the destination location:

a) The person on work trip shall be reimbursed the costs for vehicle rental for daily commuting in the destination country at a fixed allowance of 120 USD per person per destination country (no invoices or documents required upon statement);

b) In case the fixed rate specified in point a of clause 3 of this article is not applied, reimbursement shall be made based on actual vehicle rental invoices in the host country according to the delegation’s work schedule.

All expenses for daily vehicle rental at the destination location must be estimated and approved by the competent authority prior to implementation to serve as the basis for advances and reimbursement.

...

...

...

Article 6. Regulations on reimbursement of lodging rent, meal, and incidental expenses in the destination country

1. The person on work trip shall be reimbursed for lodging, meal, and incidental expenses in the destination country according to the fixed rates as specified in the Appendix attached hereto (no invoices or documents are required upon statement).

The fixed rates for lodging rent, meal, and incidental expenses specified in the Appendix shall be covered at 100% for work trips up to 30 days; for work trips last more than 30 days, from the 31st day to the 180th day, persons on work trips shall receive two-thirds (2/3) of the prescribed fixed rates.

In cases where persons on work trips must check out after 12:00 noon due to completing work late or objective reasons related to transportation schedules (flight or train times), they shall be entitled to an additional lodging allowance equal to 100% of the corresponding room rent.

2. In cases the fixed rates for lodging rent specified in Clause 1 of this Article are not applied, the actual lodging rent shall be reimbursed based on valid invoices and documents as prescribed.  Lodging expenses must be estimated and approved by the competent authority before implementation as the basis for advance and reimbursement

a) For holders of key leading titles of the CPV and State: Single rooms with full amenities, highest security and safety standards (Special class rooms with separate bedrooms and reception room);

b) For holders of high-ranking leading titles of the CPV and State: Single rooms with full amenities, ensuring security and safety (High-grade Suite or equivalent room type with separate bedroom and reception room);

c) For holders of ministerial titles and equivalents: Single rooms with full amenities, ensuring safety (Suite or equivalent room type with separate bedroom and reception room);

d) For holders of deputy ministerial titles and equivalents: Single rooms with quality assured amenities (Superior room or equivalent);

...

...

...

e) For persons on work trips not covered in point a, b, c, d, dd of this clause: Double occupancy in standard rooms for 2 people (Standard room or equivalent). In cases where the traveler is alone or the delegation has an odd number of members and/or of different genders, single rooms may be allowed at actual room rental cost but the maximum amount should not exceed the room rate for those traveling with the group (based on a standard of 2 people/room).

If a person on work trip requests a single standard room, the head of the delegation shall consider and decide based on the realistic situation of each delegation and within the assigned budget estimate. The state budget shall cover the lodging rent based on the standard fixed rate specified in the Appendix attached hereto and any excess cost shall be paid by such person.

g) When the competent authority make amendments to regulations on titles, post-based allowance coefficients for holders of leading positions, regulations herein shall be adjusted accordingly based on guidance.

3. If the foreign party covers part of the overseas work trip expenses as prescribed in point a of Clause 3 of Article 3 hereof, persons on work trips shall receive a per diem allowance at 50 USD.

Article 7. Regulations on reimbursement of other expenses serving the work-trip delegation

1. Domestic and international airport fees (if any):  The reimbursement shall be made based on actual amounts recorded on valid documents or invoices.

2. Visa charges and passport issuance charges:  The reimbursement shall be made based on valid receipts from domestic or foreign consular offices or visa application centers authorized by some embassies; or financial invoices issued by service providers handling visa or passport application process for the delegation.

3. Expenses for participating in (attending) conferences, seminars (including expenses for purchasing related materials, if any); the reimbursement shall be made based on receipts or invoices of the units organizing conferences, seminars.

4. Expenses for health insurance: Based on mandatory requirements of the destination country or requests from the agency sending cadre(s) on a work trip, reimbursement shall be made based on actual invoices incurred but shall not exceed the following limits:

...

...

...

b) For trips with duration exceeding 3 months up to 6 months: Maximum of 80 USD per person per trip;

c) If the person on work trip purchases insurance with premiums higher than the limits prescribed herein, reimbursement shall be capped at these limits and the difference shall be paid by such person.

5. Expenses for layover at the airport; Based on flight schedules and times indicated on tickets to determine layover durations caused by connecting flights or plane changes. For layovers of 6 hours or more, the person on work trip shall be reimbursed lodging rent at the airport based on valid invoices and receipts, following the lodging standards specified in Clause 2 of Article 6 hereof. Multiple layovers along the route from Vietnam to the destination country and back shall be reimbursed accordingly as prescribed herein.

6. Fees for baggage and documents carried during the work trip: Reimbursement shall be made based on airline's invoice for one piece of baggage per delegation. For culture and art delegations, delegations participating in fairs, exhibitions, aid activities, or delegations participating in rescue and relief activities, delegations with publications for propaganda and advocacy, and other activities requiring more than one baggage item, the head of the agency or unit presiding over such delegations shall review and decide the reimbursement based on legitimate invoices and supporting documents and the approved budget for the overseas trip, ensuring economy and efficiency.

7. Telephone, fax, internet expenses: Reimbursement shall be made at a fixed rate of 50 USD per person per trip; for bilateral or multilateral negotiation delegations, the fixed rate shall 80 USD per person per trip.

8. Hospitality expenses and expenses for purchasing diplomatic gifts:

a) For hospitality expenses:

For delegations with leaders entitled to post-based allowance coefficients of 1,0 or above, if reception events are deemed necessary, the delegation shall prepare an estimate for hospitality and submit it to the competent authority for approval before departure (clearly stating the number and composition of the recipients, based on fixed rates for meal and incidental expensed specified in the Appendix attached hereto) as the basis for advance and statement.

b) Expenses for purchasing diplomatic gifts:

...

...

...

9. Translation service fees: If the agency cannot assign staff to provide interpretation or document translation, they may seek translation services in Vietnam or at the destination country (to save travel costs).  Payment for translation service shall be on an all-inclusive basis as follows:

a) For cases seeking translation services in Vietnam, the following expenses shall be covered: travel expenses; meal and incidental expenses, lodging rent according to work-trip allowance rates for delegation members, and translation fees per the rates prescribed in Circular No. 71/2018/TT-BTC;

b) For cases seeking translation services at the destination country, the all-inclusive fee shall include: travel expenses during work with the delegation; meal and incidental expenses, lodging rent according to work-trip allowance rates for delegation members, and translation fees (paid only for actual working days requiring interpretation in accordance with the program approved) at a rate approved by the head of the agency/unit in the budget of the delegation);

c) Statement of expenses for translation requires the all invoices and documents including: invoices or signed lump sum payment receipts from the translator (or translation service provider) based on the contract signed with the translator (or translation service provider); if the invoice or document is in a foreign language, it must be translated into Vietnamese.

10. Expenses for general health check-up and vaccination (before the work trip) as required by the destination country (if any): Reimbursement shall be made based on actual invoices. These expenses must be approved by the competent authority and included in the approved estimate prior the implementation.

11. Other related expenses as approved by the competent authority.

a) Gate entry and exit fees for delegations conducting research or surveys in specialized fields such as culture - art, historical monuments, museums, science and technology, smart cities (if not covered by the foreign party). Reimbursement shall be made based on actual invoices per work schedule or partner program and must be approved by the head of the agency/unit in the budget of the delegation;

b) For delegations participating in trade fairs and exhibitions; organizing conferences and seminars; cultural and artistic delegations performing abroad; and training/refresher training courses for cadres and civil servants abroad: Besides work-trip allowances under Articles 4, 5, 6, and 7 of this Circular, if there are incurred expenses for event organization services, venue rental, transport of musical instruments, props, goods, or transport serving training sessions, a cost estimate must be prepared and approved by the competent authority prior to implementation for advance and payment. The determination of expenditure levels for these expenses shall comply the following regulations:

For event organization service fees: Cases choosing domestic units with juridical personality specializing in organizing seminars, conferences, and events abroad shall comply with laws on contractor selection and other relevant laws to ensure efficiency and economy;

...

...

...

For rescue and relief delegations, if unexpected costs arise for renting vehicles to transport specialized equipment that have not been included in the estimate or contracted, the head of the delegation shall compile a list of these unexpected expenses incurred abroad that have not been included in the estimate or contracted (including invoices and supporting documents) and report it to the competent authority for review and approval after the end of the mission. This will serve as the basis for payment/reimbursement and statement of expenses as prescribed.

Article 8. Special regulations for high-ranking delegations

1. High- ranking delegations include those led by core leaders of the CPV and State, high-ranking leaders of the CPV and State, ministers, and equivalent positions undertaking official friendly visits, unofficial visits, official work, or attending international conferences.

The heads of agencies or units assigned to ensure logistics support for high-ranking delegations shall prepare estimates, make payments, and finalize expenses in accordance with the expenditure content and levels prescribed in this Circular.

2. Payment for meal and incidental expenses:

a) For official members (listed in decisions of competent authorities), meal and incidental expenses shall be covered at twice the rates specified in the Appendix attached hereto.

If the foreign party fully covers all meal expenses, such members shall be entitled to incidental expenses twice the rate specified in Clause 3 of Article 6 hereof;

b) For accompanying members, meal and incidental expenses shall be covered at 1,5 times the rates specified in the Appendix attached hereto;

If the foreign party fully covers all meal expenses, such members shall be entitled to incidental expenses 1,5 times the rate specified in Clause 3 of Article 6 hereof;

...

...

...

4. Fees for baggage and documents carried during the work trips: Reimbursement shall be made based on actual airline's invoices.

5. Translation service fees: Payment/Reimbursement shall be made in accordance with Clause 9 of Article 7 hereof. If agencies use their cadres or civil servants for interpreting, in addition to the prescribed work-trip allowance, such persons shall receive up to 50% of the translation fee stipulated in point b of clause 2 of Article 11 of Circular No. 71/2018/TT-BTC.

6. Expenses related to the activities of spouses of high-ranking delegation members: Reimbursement shall be made based on actual invoices. Based on the activities in the approved scheme of the delegation, the heads of agencies or units responsible for logistics for the high-ranking delegation shall make decisions on necessary expenses for the activities of the spouse in an economic and thoughtful manner.

7. Other expenses (renting office space, renting rooms for bilateral meetings, renting equipment for meeting rooms, and other necessary expenses directly related to the high-ranking delegation): Reimbursement shall be made based on actual invoices. Based on the activities in the approved scheme of the delegation, the heads of agencies or units responsible for logistics for the high-ranking delegation shall make decisions on these expenses in an economic manner.

8. Other remaining expenses shall be covered according to the usual rates prescribed in this Circular.

Article 9. Estimate preparation, payment, and statement of overseas work-trip allowances

The estimate preparation, payment, and statement of overseas work-trip allowances under this Circular shall comply with the State budget laws and current applicable laws. This Circular provides for:

1. Estimate preparation: Based on the annual overseas work trip plan approved by the competent authority or the decision of the competent authority on establishing a delegation and sending persons on overseas work trips, the presiding agency or unit shall prepare the budget estimate for the delegation according to the expenditure content and levels specified herein and submit it to the competent authority for review and approval.

2. Advance and payment of expenses of the delegation: The State Treasury shall, based on the dossier and payment instructions for state budget expenditures in accordance with Article 7 of Decree No. 11/2020/ND-CP dated January 20, 2020 of the Government on administrative procedures in the field of the State Treasury; Circular No. 17/2024/TT-BTC dated March 14, 2024 of the Minister of Finance on guidance on control and payment of recurrent expenditures through the State Treasury; and the standards and norms specified herein, make advances and payments according to the schedule of the delegation.

...

...

...

3. Statement of overseas delegations:

Within 30 working days after returning, the delegation shall collect and submit all documents (where airfare receipts must follow invoices from service providers; if invoices or documents are in a foreign language, they must be translated into Vietnamese and accompanied by the originals) and finalize advances for the agency or unit to consolidate, approve, and submit the statement to the State Treasury for payment. At the end of the year, this will be included in the unit's overall statement report in accordance with applicable regulations on the statement of recurrent state budget expenditures.

The State Treasury shall make advance payments of expenses for overseas delegations to agencies and units in accordance with applicable regulations.

Chapter III

IMPLEMENTATION

Article 10. Application of regulations of this circular to other subjects

Public service providers self-covering recurrent and investment expenses, public service providers self-covering recurrent expenses and organizations and enterprises of all economic sectors shall apply the regulations on work-trip allowances specified herein to ensure economy, efficiency, and suitability with the financial capabilities of each unit.

Article 11. Effect

1. This Decree comes into force from February 14, 2026.

...

...

...

3. If the legislative documents referred to in this Circular are amended or replaced by other documents, the newer documents shall apply.

4. Transitional provisions

a) For delegations established by the competent authority and going on overseas trips before the effective date of this Circular, but such trips end after this Circular comes into force, payments and statements shall continue to be made according to the expenditure content and levels at the time the delegation was approved and established;

b) If the delegation established by the competent authority before the effective date of this Circular only departs after this Circular comes into force, the head of the agency/unit managing such delegation shall review and make decision to adjust the delegation’s budget according to the expenditure content and levels specified herein based on the agency/unit's financial capacity to ensure proper and reasonable budget for the delegation.

5. Shall any difficulties or obstacles arise during implementation, promptly report to the Ministry of Finance for review, guidance, and resolution./.

PP. MINISTER
DEPUTY MINISTER




Nguyen Thi Bich Ngoc