Thông tư 134/1998/TT/BTC cơ chế quản lý tài chính dự án bảo vệ rừng phát triển nông thôn

• Số hiệu: 134/1998/TT/BTC
• Loại văn bản: Thông tư
• Nơi ban hành: Bộ Tài chính
• Người ký: Lê Thị Băng Tâm
• Ngày ban hành: 15/10/1998

BỘ TÀI CHÍNH ********	CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ********
Số: 134/1998/TT/BTC	Hà Nội, ngày 15 tháng 10 năm 1998

THÔNG TƯ

CỦA BỘ TÀI CHÍNH SỐ 134/1998/TT/BTC NGÀY 15 THÁNG 10 NĂM 1998 HƯỚNG DẪN CƠ CHẾ QUẢN LÝ TÀI CHÍNH ĐỐI VỚI DỰ ÁN BẢO VỆ RỪNG VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN

Căn cứ:
Hiệp định tín dụng Phát triển ký kết giữa Chính phủ Việt Nam và Hiệp hội Phát triển Quốc tế (IDA) ngày 8/11/1997 về dự án Bảo vệ rừng và Phát triển nông thôn;
Hiệp định giữa Chính phủ Việt Nam và Hiệp hội Phát triển Quốc tế ký ngày 8/11/1997 về khoản đồng tài trợ của Chính phủ Hà Lan uỷ thác qua Hiệp hội Phát triển Quốc tế để thực hiện dự án Bảo vệ rừng và Phát triển nông thôn;
Nghị định số 87/CP ngày 5/8/1997 của Chính phủ ban hành quy chế quản lý và sử dụng nguồn hỗ trợ phát triển chính thức;
Nghị định số 42/CP ngày 16/7/1996 và 92/CP ngày 23/8/1997 của Chính phủ ban hành và sửa đổi điều lệ quản lý đầu tư và xây dựng; Nghị định số 43/CP ngày 16/7/1996 và 93/CP ngày 23/8/1997 của Chính phủ ban hành và sửa đổi quy chế đấu thầu; Nghị định số 87/CP ngày 19/12/1996 của Chính phủ quy định chi tiết việc phân cấp quản lý, lập và chấp hành quyết toán ngân sách Nhà nước và các Thông tư hướng dẫn thực hiện các Nghị định.
Nghị định số 178/CP ngày 28/10/1994 của Chính phủ quy định về nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy của Bộ Tài chính;
Thông tư Liên tịch số 81/1998/TTLT/BTC/NHNN ngày 17/6/1998 của Bộ Tài chính và Ngân hàng Nhà nước hướng dẫn quy trình, thủ tục và quản lý việc rút vốn đối với nguồn vốn hỗ trợ phát triển chính thức;
Quyết định số 693/TTg ngày 27/8/1997 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt dự án Bảo vệ rừng và Phát triển nông thôn;
Sau khi thống nhất với Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn;
Bộ Tài chính hướng dẫn quản lý và sử dụng các nguồn vốn cho dự án như sau:

Phần 1

 GIẢI THÍCH TỪ NGỮ

Trong Thông tư này các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1.1. Cơ quan chủ dự án là Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn (Bộ NN PTNT). Để triển khai dự án và phối hợp các hoạt động thực hiện dự án Bộ NN PTNT thành lập Ban Quản lý dự án Trung ương.

1.2. Ban Quản lý dự án tỉnh là một trong các Ban Quản lý dự án tỉnh (5 tỉnh) và vùng được bảo vệ (1 vùng) có quyền hạn và trách nhiệm được quy định trong các quyết định thành lập Ban quản lý dự án của Bộ NN PTNT.

1.3. IDA là Hiệp hội Phát triển Quốc tế.

1.4. Dự án là dự án Bảo vệ rừng và Phát triển nông thôn theo quyết định số 693/TTg ngày 27/8/1997 của Thủ tướng Chính phủ.

1.5. Vốn vay là nguồn vốn IDA cho Chính phủ Việt Nam vay theo Hiệp định Tín dụng phát triển số 2996-VN ký ngày 8/11/1997 cho dự án. 1.6. Vốn viện trợ là nguồn vốn Chính phủ Hà Lan viện trợ không hoàn lại cho Chính phủ Việt Nam theo Hiệp định viện trợ số TF 021604 ký ngày 8/11/1997 cho dự án. Vốn viện trợ này được uỷ thác tại IDA, và được giải ngân từ IDA.

1.7. Các Hiệp định là Hiệp định Tín dụng Phát triển số 2996-VN và Hiệp định Viện trợ không hoàn lại số TF 021604 ký giữa Chính phủ Việt Nam và IDA ngày 8/11/1997 cho dự án.

1.8. Vốn đối ứng là nguồn vốn đóng góp của Chính phủ Việt Nam trong dự án, được bố trí trong kế hoạch vốn đầu tư XDCB hàng năm giao cho Bộ NN PTNT. Nguồn vốn này được Ngân sách Trung ương cấp phát cho Bộ NN PTNT để thực thi dự án.

1.9. Ngân hàng phục vụ là Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Việt Nam (Ngân hàng NN PTNT).

1.10. Tài khoản đặc biệt: Là tài khoản dự án (Ban Quản lý dự án Trung ương) mở tại Ngân hàng NN PTNT để tiếp nhận vốn vay/ vốn viện trợ chuyển từ IDA.

1.11. Tài khoản cấp phát vốn: Là tài khoản các Ban quản lý dự án mở tại các Cục Đầu tư phát triển tỉnh để theo dõi việc sử dụng vốn vay, vốn viện trợ và vốn đối ứng cấp phát cho dự án.

1.12. Đồng tiền của Tài khoản đặc biệt: là đồng USD.

1.13. Đồng tiền của tài khoản cấp phát vốn: là đồng Việt Nam.

Phần 2

CÁC QUY ĐỊNH CHUNG

I. CÁC NGUỒN VỐN TÀI TRỢ

1. Dự án được tài trợ bằng các nguồn vốn sau:

1.1. Vốn vay IDA;

1.2. Vốn viện trợ không hoàn lại của Chính phủ Hà Lan uỷ thác qua IDA

1.3. Vốn đối ứng của Chính phủ Việt Nam.

II. NỘI DUNG CHI CỦA CÁC NGUỒN VỐN CHO DỰ ÁN:

2.1. Nguồn vốn vay IDA

- Giao đất

- Chương trình hỗ trợ xã hội - Dịch vụ hỗ trợ nông nghiệp

- Quản lý rừng vùng đệm

- Phát triển cơ sở hạ tầng nông thôn

- Quản lý dự án và tăng cường tổ chức

2.2. Nguồn vốn viện trợ

- Quản lý vùng rừng được bảo vệ

- Kế hoạch cộng đồng

- Quản lý dự án và tăng cường tổ chức

2.3. Nguồn vốn đối ứng:

- Quản lý vùng rừng được bảo vệ

- Kế hoạch cộng đồng

- Giao đất

- Chương trình hỗ trợ xã hội

- Dịch vụ hỗ trợ nông nghiệp

- Quản lý rừng vùng đệm

- Phát triển cơ sở hạ tầng nông thôn

- Quản lý dự án và tăng cường tổ chức.

2.4. Các nguồn vốn vay của IDA, vốn viện trợ của Chính phủ Hà Lan là nguồn thu Ngân sách Nhà nước của Chính phủ Việt Nam. Bộ Tài chính có trách nhiệm thu vào NSNN và thông qua hệ thống Tổng cục Đầu tư Phát triển cấp phát cho Bộ NN PTNT để thực hiện dự án đã được phê duyệt, và theo dõi quản lý khoản vay, trả nợ khi đến hạn (cả gốc và lãi).

2.5. Cục Đầu tư Phát triển nơi cấp phát cho dự án có trách nhiệm thực hiện việc quản lý tài chính, kiểm tra, xác nhận khối lượng thực hiện đồng thời cấp phát vốn trực tiếp cho dự án.

2.6. Dự án được cấp vốn từ hai nguồn, vốn trong nước và vốn ngoài nước. Việc cấp vốn trong nước thực hiện theo các quy định hiện hành của Nhà nước. Vốn ngoài nước được cấp theo các quy định của Thông tư này, phù hợp với các quy định trong nước và của nhà tài trợ.

2.7. Bộ NN PTNT có trách nhiệm sử dụng vốn đúng mục đích và nội dung dự án được duyệt phù hợp với các điều kiện đã cam kết trong Hiệp định vay, Hiệp định viện trợ và các văn bản liên quan kèm theo các Hiệp định.

2.8. Bộ NN PTNT có trách nhiệm quản lý giám sát các tài sản của dự án, của Ban Quản lý dự án theo chế độ hiện hành của Nhà nước.

2.9. Ngân hàng NN PTNT có trách nhiệm phục vụ việc rút vốn từ IDA để thanh toán cho dự án khi có ý kiến chấp thuận của Bộ Tài chính. Trong quá trình thực hiện rút vốn vay Ngân hàng NN PTNT được hưởng phí dịch vụ theo từng lần rút vốn (gồm phí mở L/C, phí gửi chứng từ, điện tín, fax...) theo quyết định hiện hành của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước về thu phí dịch vụ thanh toán qua ngân hàng. Khoản phí dịch vụ nói trên được tính vào tổng chi phí của dự án.

Phần 3

CÁC QUY ĐỊNH CỤ THỂ

I. MỞ TÀI KHOẢN:

1.1. Tại Ngân hàng NN PTNT, Ban Quản lý dự án Trung ương mở 2 Tài khoản Đặc biệt, một do nguồn vốn IDA và 1 cho nguồn vốn Hà Lan (sau đây gọi chung là Tài khoản Đặc biệt).

1.2. Tại Cục Đầu tư Phát triển Hà Nội, Ban Quản lý dự án Trung ương mở Tài khoản cấp phát vốn để theo dõi việc sử dụng các nguồn vốn cấp phát cho dự án.

1.3. Tại Cục Đầu tư Phát triển địa phương, Ban Quản lý dự án tỉnh mở Tài khoản cấp phát vốn để tiếp nhận vốn đối ứng và theo dõi vốn nước ngoài cấp phát cho dự án tại tỉnh.

II. LẬP VÀ ĐĂNG KÝ KẾ HOẠCH VỐN CHO DỰ ÁN

2.1. Hàng năm, căn cứ vào các quy định tại các văn bản hướng dẫn thi hành Luật Ngân sách Nhà nước, Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Ngân sách Nhà nước; căn cứ các chế độ, định mức chi được quy định đối với dự án, Ban Quản lý dự án Trung ương xây dựng dự toán ngân sách năm kế hoạch của dự án trình Bộ NN PTNT tổng hợp vào dự toán ngân sách năm (ĐTXDCB) của Bộ, gửi Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Bộ Tài chính để tổng hợp vào dự toán ngân sách Nhà nước trình Chính phủ và Quốc hội phê duyệt.

2.2. Nội dung kế hoạch vốn dự án cần thể hiện chi tiết các công việc sẽ được thực hiện, nguồn vốn vay và viện trợ, tiến độ rút vốn vay và viện trợ và vốn đối ứng cần thiết cho từng hạng mục của dự án.

2.3. Căn cứ vào dự toán ngân sách năm được Thủ tướng Chính phủ giao, Bộ NN PTNT phân bổ vốn cho dự án và thông báo cho Ban Quản lý dự án Trung ương.

Sau khi được Bộ NN PTNT thông báo, Ban Quản lý dự án Trung ương xây dựng dự toán chi tiết phù hợp với thông báo kế hoạch trình Bộ NN PTNT phê duyệt.

Căn cứ vào dự toán ngân sách chi tiết năm của dự án đã được Bộ NN PTNT phê duyệt, Ban Quản lý dự án Trung ương lập kế hoạch rút vốn. Nội dung kế hoạch rút vốn được chi tiết theo quý, theo từng nội dung công việc và theo từng nguồn vốn tài trợ kể cả vốn đối ứng, trong đó phải lập kế hoạch riêng cho các hạng mục được thanh toán theo hình thức Tài khoản Đặc biệt. Kế hoạch này phải được đăng ký với Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại) đồng gửi cho các cơ quan liên quan (Tổng cục Đầu tư, Ngân hàng NN PTNT).

Trên cơ sở kế hoạch rút vốn năm đã đăng ký, hàng quý Ban Quản lý dự án Trung ương lập kế hoạch rút vốn quý qua Tài khoản Đặc biệt gửi Bộ Tài chính (Tổng cục Đầu tư phát triển) để xem xét, phê duyệt. Kế hoạch này phải được chi tiết theo nội dung công việc và tỷ lệ tài trợ của từng nguồn vốn (vốn vay, vốn viện trợ).

Trong kế hoạch đăng ký với Bộ Tài chính cần nêu rõ các hoạt động và số vốn do cấp Trung ương thực hiện và các hoạt động và vốn do từng cấp địa phương thực hiện.

Biểu mẫu đăng ký kế hoạch theo mẫu quy định tại Thông tư liên tịch của Bộ Tài chính và Ngân hàng Nhà nước số 81/1998/TC-NH ngày 17/6/1998 hướng dẫn quy trình, thủ tục và quản lý việc rút vốn đối với nguồn vốn hỗ trợ phát triển chính thức.

2.4. Dự toán ngân sách được duyệt của dự án được Tổng cục Đầu tư Phát triển thông báo cho các Cục Đầu tư Phát triển địa phương liên quan để theo dõi việc sử dụng vốn và cấp phát vốn của dự án.

III. NGUYÊN TẮC CẤP PHÁT, ĐỊNH MỨC, ĐƠN GIÁ THANH TOÁN TRONG VIỆC SỬ DỤNG VỐN VAY, VỐN VIỆN TRỢ, VỐN ĐỐI ỨNG

3.1. Nguyên tắc cấp phát:

3.1.1. Đối với đầu tư lâm sinh:

- Khoán khoanh nuôi bảo vệ rừng được cấp phát hàng tháng

- Trồng rừng được cấp phát thanh toán theo từng giai đoạn kỹ thuật hợp lý, bao gồm:

. Chuẩn bị giống, phân bón và các điều kiện để trồng rừng.

. Thực hiện trồng rừng

. Chăm sóc và bảo vệ năm thứ nhất

Việc cấp phát được thực hiện theo quy định tại Quyết định số 661/QĐ/TTg ngày 29/7/1998 của Thủ tướng Chính phủ, dự án được ứng trước 30% dự toán được duyệt. Khi chủ dự án thực hiện đạt tiến độ 50% được ứng tiếp 40%. Cuối năm sau khi có biên bản nghiệm thu được phê duyệt, Cục Đầu tư Phát triển thanh toán khối lượng còn lại của dự toán.

3.1.2. Đối với vốn đầu tư hạ tầng, phúc lợi công cộng được quản lý cấp phát theo điều lệ quản lý ĐTXDCB hiện hành.

3.1.3. Đối với vốn mang tính chất sự nghiệp:

- Tiền chi phí Ban Quản lý dự án, khuyến nông khuyến lâm thực hiện cấp tạm ứng hàng tháng: Hết tháng, đơn vị ứng tiền có trách nhiệm thanh toán với Cục Đầu tư Phát triển số tiền đã ứng theo đúng dự toán được cấp có thẩm quyền phê duyệt và các chế độ hiện hành của Nhà nước. Sau khi kiểm tra việc thanh toán nói trên, Cục Đầu tư Phát triển ứng tiếp tiền chi phí của tháng sau.

- Tiền chi cho công tác di, dãn dân của dự án được cấp phát theo thực tế số hộ di dân đến vùng dự án nằm trong kế hoạch năm được duyệt. Các Ban Quản lý dự án được Cục Đầu tư Phát triển ứng trước 50% tiền được duyệt cho từng đợt di dãn dân. Sau khi hoàn thành đợt di, dãn dân, các Ban Quản lý dự án có trách nhiệm lập hồ sơ thanh toán có xác nhận của cơ quan di dân tỉnh để cấp phát số tiền còn lại theo chế độ quy định.

3.2. Định mức, đơn giá thanh toán

3.2.1. Đào tạo, hội thảo trong nước:

Mức chi bình quân không quá 200 USD/người/tuần (bao gồm chi tài liệu, ăn ở, báo cáo viên...).

3.2.2. Đào tạo huấn luyện ngoài nước:

Mức chi cho cán bộ tham gia đào tạo, huấn luyện ngoài nước được áp dụng theo Thông tư số 32 TC/TCĐN ngày 21/4/1995 và Thông tư số 44 TC/TCĐN ngày 21/5/1994 của Bộ Tài chính.

3.2.3. Chi cho chuyên gia tư vấn:

Việc tuyển chọn chuyên gia cần thực hiện theo các quy định trong nước (Nghị định 43/CP, Nghị định 93/CP) và quy định của các nhà tài trợ. Hồ sơ chuyên gia tư vấn (ngoài nước và trong nước) phải được Bộ NN PTNT phê duyệt chính thức bằng văn bản.

Chuyên gia tư vấn trong nước: các chuyên gia tư vấn trong nước cần phải được tuyển chọn chặt chẽ căn cứ vào các yêu cầu cụ thể của dự án, chuyên môn nghiệp vụ của chuyên gia và các quy định về tuyển chọn chuyên gia tư vấn hiện hành. Mức lương của chuyên gia tư vấn trong nước được hưởng không quá 500 USD/tháng.

3.2.4. Đối với các khối lượng XDCB: áp dụng các định mức, đơn giá XDCB hiện hành.

3.2.5. Đối với các khối lượng về lâm sinh như trồng, chăm sóc bảo vệ rừng được áp dụng theo các định mức của Nhà nước như đối với các dự án thuộc chương trình 5 triệu ha rừng (theo Quyết định số 661/QĐ/TTg ngày 29/7/1998 của Thủ tướng Chính phủ) và được điều chỉnh tuỳ từng thời điểm.

3.2.6. Đối với các khối lượng công việc khác thực hiện theo các quy định hiện hành.

3.2.7. Trường hợp chưa có định mức, đơn giá, áp dụng định mức do Bộ NN PTNT phê duyệt đối với từng trường hợp cụ thể trên cơ sở có ý kiến tham gia của Bộ Tài chính và các cơ quan chức năng liên quan khác.

IV. LUÂN CHUYỂN VỐN NGOÀI NƯỚC GIỮA CÁC CẤP

4.1. Rút vốn từ IDA để thanh toán trực tiếp và thủ tục cam kết đặc biệt:

Thủ tục này được thực hiện ở cấp Trung ương.

Căn cứ yêu cầu thanh toán của người cung cấp hàng hoá, dịch vụ, trên cơ sở kiểm tra, xác nhận yêu cầu đã đủ điều kiện thanh toán, Ban Quản lý dự án Trung ương chuẩn bị đơn xin rút từ tài khoản vay, viện trợ và các tài liệu cần thiết để gửi Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại). Hồ sơ thanh toán gồm:

- Đơn xin rút vốn theo mẫu - Công văn đề nghị rút vốn

- Bản sao hợp đồng mua sắm hàng hoá thiết bị (chỉ gửi 1 lần)

- Bản sao hợp đồng chuyên gia tư vấn (chỉ gửi 1 lần)

- Bản sao hợp đồng kinh tế khác (chỉ gửi 1 lần)

- Các tài liệu chứng minh hợp đồng hợp lệ (văn bản phê chuẩn hợp đồng của Chính phủ hoặc cơ quan có thẩm quyền của Chính phủ, ý kiến của IDA hoặc kết quả xét thầu đối với hợp đồng xây dựng và mua sắm hàng hoá trên 150.000 USD và hợp đồng thuê chuyên gia có giá trị trên 100.000 USD đối với công ty và trên 50.000 USD đối với cá nhân) (chỉ gửi 1 lần).

- Bảo lãnh ngân hàng (Bảo lãnh tạm ứng và Bảo lãnh thực hiện hợp đồng) trong trường hợp tạm ứng theo hợp đồng.

- Bản sao vận đơn (trường hợp thanh toán trực tiếp giá trị hàng hoá) hoặc Biên bản nghiệm thu.

Trong thời gian 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ rút vốn hợp lệ, Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại) xem xét kiểm tra và có ý kiến bằng văn bản gửi Ban Quản lý dự án Trung ương và Ngân hàng NN PTNT.

Trên cơ sở ý kiến chấp thuận bằng văn bản của Bộ Tài chính, trong thời gian tối đa 2 ngày làm việc, Ngân hàng NN PTNT phối hợp với Ban Quản lý dự án Trung ương ký đơn xin rút vốn gửi IDA để thanh toán cho người thụ hưởng (nhà thầu, nhà cung cấp).

Sau khi nhận được thông báo của IDA về việc đã thanh toán theo đơn rút vốn, Ban Quản lý dự án Trung ương có trách nhiệm thông báo cho Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại) để làm thủ tục hạch toán ngân sách (ghi thu vay nợ, viện trợ; ghi chi cho Bộ NN PTNT.

Việc luân chuyển chứng từ và mối quan hệ giữa các cơ quan trong thanh toán trực tiếp và cam kết đặc biệt được thể hiện trong Phụ lục 1 và Phụ lục 2.

4.2. Rút vốn về Tài khoản Đặc biệt

Việc rút vốn lần đầu về Tài khoản đặc biệt được thực hiện trên cơ sở các Hiệp định đã có hiệu lực, dự toán ngân sách hàng năm được duyệt và kế hoạch rút vốn đã được đăng ký của dự án.

Việc rút vốn bổ sung Tài khoản đặc biệt được thực hiện trên cơ sở dự toán ngân sách hàng năm được duyệt và kế hoạch rút vốn đã được đăng ký của dự án và các khoản chi tiêu hợp lệ đã thực thanh toán từ tài khoản đặc biệt của dự án.

Để rút vốn về Tài khoản đặc biệt, Ban Quản lý dự án chuẩn bị các tài liệu - sau gửi Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại):

- Đơn xin rút vốn theo mẫu của IDA.

- Công văn đề nghị rút vốn.

Trường hợp rút vốn bổ sung Tài khoản đặc biệt, Ban Quản lý dự án Trung ương gửi thêm cho Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại) các tài liệu sau:

- Bảng kê chi tiêu do Ban Quản lý dự án Trung ương lập.

- Các chứng từ thanh toán có xác nhận của Bộ Tài chính (Cục Đầu tư Phát triển nơi cấp vốn).

- Đối với các khoản rút từ tài khoản đặc biệt để hoàn vốn lại cho các Cục Đầu tư Phát triển theo quy định tại Phần 5.3 dưới đây, không cần có xác nhận của Tổng cục Đầu tư Phát triển nhưng phải kèm sao kê của Cục Đầu tư Phát triển nơi ứng vốn (bản sao).

- Bảng kê chi tiết việc sử dụng Tài khoản đặc biệt của dự án do Ngân hàng NN PTNT lập.

Căn cứ Hiệp định viện trợ, dự toán ngân sách được duyệt và kế hoạch rút vốn đã đăng ký của dự án, trong thời gian 5 ngày làm việc, Bộ Tài chính xem xét có ý kiến bằng văn bản gửi Ngân hàng NN PTNT và Ban Quản lý dự án Trung ương.

Trên cơ sở ý kiến chấp thuận bằng văn bản của Bộ Tài chính, trong thời gian không quá 2 ngày làm việc, Ngân hàng NN PTNT phối hợp với Ban Quản lý dự án Trung ương ký đơn rút vốn gửi IDA.

Sau khi nhận được thông báo tiền đã chuyển vào Tài khoản đặc biệt của dự án, Ngân hàng NN PTNT thông báo ngay bằng văn bản cho Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại, Tổng cục Đầu tư Phát triển) và Ban Quản lý dự án Trung ương.

Quy trình rút vốn về Tài khoản đặc biệt được thể hiện trong sơ đồ tại Phụ lục 3.

V. THỰC HIỆN CẤP PHÁT VỐN TỪ TÀI KHOẢN ĐẶC BIỆT

Cấp phát vốn từ Tài khoản đặc biệt trên cơ sở các khoản chi tiêu hợp lệ: đúng nội dung dự án, có trong dự toán ngân sách dược duyệt và kế hoạch rút vốn đã được đăng ký và đúng chế độ, đúng phân cấp quản lý và xét duyệt chi của dự án.

Việc xác nhận các khoản thanh toán cho dự án tại cấp Trung ương (từ Tài khoản đặc biệt để thanh toán cho chi tiêu của Ban Quản lý dự án Trung ương) sẽ thực hiện qua Cục Đầu tư Phát triển nơi Ban Quản lý dự án Trung ương mở tài khoản.

Việc kiểm tra và cấp phát vốn (kể cả vốn đối ứng) cho dự án tại cấp địa phương được thực hiện qua Cục Đầu tư Phát triển tỉnh.

5.1. Cấp phát tại cấp Trung ương.

Mỗi khoản thanh toán từ Tài khoản đặc biệt đều phải tuân thủ theo tỷ lệ vốn nước ngoài/vốn trong nước quy định trong các Hiệp định vay và Hiệp định viện trợ. Trường hợp phát hiện thanh toán không đúng tỷ lệ quy định, Bộ Tài chính sẽ đình chỉ việc rút vốn bổ sung cho khoản chi đó.

Căn cứ vào dự toán ngân sách được duyệt, kế hoạch rút vốn năm đã được đăng ký, kế hoạch rút vốn quý qua tài khoản đặc biệt được Tổng cục Đầu tư Phát triển duyệt, căn cứ vào khối lượng công việc đã đủ điều kiện thanh toán của dự án, Ban Quản lý dự án Trung ương đề nghị Ngân hàng NN PTNT thanh toán từ Tài khoản đặc biệt (riêng đối với các tài khoản thanh toán lần cuối của các hợp đồng hoặc trường hợp hợp đồng được thanh toán một lần thì cần có sự xác nhận trước của Bộ Tài chính (Cục Đầu tư Phát triển Hà Nội).

Để có cơ sở bổ sung tài khoản đặc biệt, Ban Quản lý dự án Trung ương gửi các tài liệu sau cho Cục Đầu tư Phát triển Hà Nội để xác nhận tính hợp lệ của các khoản chi từ Tài khoản đặc biệt theo kế hoạch nói chung:

- Quyết định trúng thầu (chỉ gửi 1 lần).

- Các hợp đồng kinh tế ký giữa Ban Quản lý dự án Trung ương với các đơn vị trúng thầu đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt theo chế độ quy định (chỉ gửi 1 lần).

- Các biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành giữa chủ dự án với các nhà thầu và các chứng từ khác liên quan.

Trong vòng 5 ngày làm việc, Cục Đầu tư Phát triển Hà Nội xem xét, thẩm tra tính hợp lệ của từng khoản chi và có công văn xác nhận gửi Ban Quản lý dự án Trung ương.

Quy trình chuyển vốn thanh toán cho Ban Quản lý dự án Trung ương như mô tả tại Phụ lục 4.

5.2. Cấp phát tại địa phương

Vốn đối ứng trong kế hoạch hàng năm được duyệt và được Tổng cục Đầu tư Phát triển thông báo cho các Cục Đầu tư Phát triển được sử dụng để (i) cấp vốn đối ứng cho dự án theo tiến độ công việc và (ii) làm nguồn ứng vốn để thanh toán hoặc tạm ứng cho các đề nghị thanh toán hoặc tạm ứng hợp lệ của các Ban Quản lý dự án tỉnh.

Các đề nghị thanh toán hoặc tạm ứng hợp lệ của dự án là các đề nghị thanh toán hoặc tạm ứng cho các hoạt động của dự án được thực hiện theo đúng tỷ trọng được quy định trong các Hiệp định, các thủ tục hiện hành của IDA và của Chính phủ Việt Nam, đủ điều kiện thanh toán hoặc tạm ứng đồng thời áp dụng nguyên tắc, định mức cấp phát quy định trong Phần III của Thông tư này.

Cục Đầu tư Phát triển tỉnh căn cứ vào hạn mức vốn đối ứng hàng năm được thông báo của dự án tại tỉnh, thực hiện việc thanh toán hoặc tạm ứng cho các đề nghị thanh toán hợp lệ của Ban Quản lý dự án tỉnh.

Sau khi thanh toán hoặc tạm ứng cho dự án, Cục Đầu tư Phát triển tỉnh thực hiện các thủ tục hoàn vốn đối với các phần vốn đã ứng thanh toán hoặc tạm ứng thay cho phần vốn nước ngoài như quy định tại Phần 5.3 dưới đây.

Để được cấp vốn, Ban Quản lý dự án tỉnh gửi đến Cục Đầu tư Phát triển tỉnh các văn bản sau:

- Đề nghị thanh toán hoặc tạm ứng vốn có phân theo tỷ lệ tài trợ của từng nguồn tài trợ.

- Kế hoạch vốn năm của dự án do cơ quan cấp trên thông báo kể cả các chỉ tiêu trồng, chăm sóc và bảo vệ rừng được giao (chỉ gửi 1 lần). - Dự toán, tổng dự toán (kể cả bổ sung) được cấp có thẩm quyền phê duyệt (1 lần)

- Quyết định trúng thầu (gửi 1 lần)

- Các hợp đồng kinh tế ký giữa Ban Quản lý dự án và các hộ (về vốn đầu tư lâm sinh), với các đơn vị nhận thầu đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt theo chế độ quy định.

- Các biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành giữa chủ dự án với các hộ nhận khoán, các nhà thầu và các chứng từ khác liên quan.

Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cục Đầu tư Phát triển tỉnh có trách nhiệm thẩm định, kiểm tra khối lượng công việc hoặc khối lượng XDCB đã đủ điều kiện cấp vốn hoặc tạm ứng, thực hiện việc thanh toán hoặc tạm ứng cho Ban Quản lý dự án tỉnh theo đúng chế độ quy định.

Quy trình cấp phát tại cấp địa phương được thể hiện trong sơ đồ tại Phụ lục 5.

5.3. Hoàn vốn cho các Cục Đầu tư Phát triển tỉnh

5.3.1. Sau khi cấp phát vốn đối ứng và ứng vốn nước ngoài cho Ban Quản lý dự án tỉnh, (hoặc tối đa không quá 1 tháng trong trường hợp dự án có chi tiêu trong tháng), Cục Đầu tư Phát triển tỉnh lập đề nghị hoàn vốn gửi Ban Quản lý dự án tỉnh, đồng gửi Tổng cục Đầu tư Phát triển.

Đề nghị hoàn vốn gửi cho Ban Quản lý dự án tỉnh được gửi kèm theo sao kê ứng vốn do Cục Đầu tư Phát triển lập chi tiết theo từng đợt ứng vốn, theo từng hạng mục, số vốn ứng và tỷ lệ tài trợ.

Trong vòng tối đa 2 ngày làm việc kể từ khi nhận được đề nghị hoàn vốn và sao kê vốn đã ứng do Cục Đầu tư Phát triển tỉnh lập, Ban Quản lý dự án tỉnh xem xét, xác nhận việc đã được thanh toán hoặc tạm ứng và gửi Ban Quản lý dự án Trung ương đề nghị hoàn vốn cho Cục Đầu tư Phát triển tỉnh.

Trong vòng tối đa 2 ngày làm việc kể từ khi nhận được đề nghị hoàn vốn của Ban Quản lý dự án tỉnh, Ban Quản lý dự án Trung ương lập đề nghị rút vốn từ Tài khoản đặc biệt của dự án gửi Ngân hàng NN PTNT. Sau khi nhận được đề nghị rút vốn của Ban Quản lý dự án Trung ương, trong vòng tối đa 2 ngày làm việc, Ngân hàng NN PTNT chuyển tiền hoàn vốn cho Cục Đầu tư Phát triển tỉnh, đồng thời thông báo lại cho Ban Quản lý dự án Trung ương và Tổng cục Đầu tư Phát triển. Trong thông báo cần ghi rõ ngày chuyển tiền, số tiền chuyển và tỷ giá chuyển đổi tại thời điểm chuyển vốn.

Sau khi nhận được thông báo của Ngân hàng NN PTNT, Ban Quản lý dự án Trung ương thông báo cho Ban Quản lý dự án tỉnh để theo dõi việc sử dụng vốn.

Vốn hoàn trả cho Cục Đầu tư Phát triển được sử dụng làm một trong các nguồn để ứng vốn cho các đợt sau.

Trường hợp Cục Đầu tư không có đủ nguồn để ứng vốn (đối với phần vốn nước ngoài) cho Ban Quản lý dự án tỉnh, Cục Đầu tư Phát triển có trách nhiệm báo cáo về Tổng cục Đầu tư Phát triển. Đối với trường hợp này, sau khi kiểm tra khối lượng công việc đủ điều kiện thanh toán hoặc đủ điều kiện tạm ứng, Cục Đầu tư có văn bản xác nhận yêu cầu thanh toán hợp lệ và gửi lại Ban Quản lý dự án tỉnh. Ban Quản lý dự án tỉnh gửi đề nghị thanh toán có xác nhận của Cục Đầu tư Phát triển lên Ban Quản lý dự án Trung ương để rút vốn thanh toán từ Tài khoản đặc biệt của dự án.

Quy trình hoàn vốn lại cho Cục Đầu tư Phát triển tỉnh được thể hiện trong Phụ lục 5.

Mẫu sao kê được thể hiện trong Phụ lục 6.

VI. CẤP PHÁT, THANH TOÁN VỐN ĐỐI ỨNG:

6.1. Trên cơ sở kế hoạch vốn đối ứng năm (có phân bổ cho cấp trung ương và cấp địa phương) được duyệt của dự án, hệ thống Tổng cục Đầu tư Phát triển thực hiện việc quản lý và cấp phát vốn đối ứng theo tiến độ thực hiện dự án, phù hợp với các quy định hiện hành về quản lý, cấp phát vốn đầu tư xây dựng cơ bản.

VII. SAO KÊ CỦA NGÂN HÀNG NN PTNT, LÃI TIỀN GỬI:

7.1. Hàng tháng Ngân hàng NN PTNT phải gửi cho Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại) sao kê Tài khoản đặc biệt của dự án tại Ngân hàng, thể hiện số tiền rút về trong tháng; số sử dụng chi tiết theo từng lần sử dụng và tỷ giá; số dư cuối tháng.

7.2. Đối với các khoản rút từ Tài khoản đặc biệt để hoàn vốn cho các Cục Đầu tư Phát triển tỉnh như quy định tại Phần 5.3, Ngân hàng NN PTNT cần ghi rõ trong sao kê số và ngày công văn đề nghị hoàn vốn của Cục Đầu tư Phát triển địa phương gửi kèm công văn rút vốn của Ban Quản lý dự án Trung ương.

7.3. Trong khi khoản tiền vay trên Tài khoản đặc biệt chưa sử dụng có phát sinh lãi tiền gửi (lãi suất tiền gửi không kỳ hạn), ngày 5 hàng tháng Ngân hàng NN PTNT phải nộp toàn bộ tiền lãi phát sinh từ Tài khoản đặc biệt vào Ngân sách Nhà nước (tài khoản quỹ ngoại tệ tập trung của Nhà nước tại Ngân hàng Nhà nước (Sở Giao dịch). Số tài khoản 331.213.020.1.

VIII. HẠCH TOÁN KẾ TOÁN, KIỂM TRA, BÁO CÁO VÀ QUYẾT TOÁN:

8.1. Hạch toán kế toán:

Các Ban Quản lý dự án thực hiện việc hạch toán kế toán, thống kê theo quy định hiện hành của Nhà nước.

Các Cục Đầu tư Phát triển địa phương thực hiện việc hạch toán, thống kê theo hướng dẫn của Tổng cục Đầu tư Phát triển.

8.2. Kiểm tra:

Cơ quan quản lý cấp trên của dự án, cơ quan quản lý chức năng ở Trung ương, địa phương, Tổng cục Đầu tư Phát triển có trách nhiệm kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch, chế độ quản lý tài chính và thực tế triển khai của dự án và phản ánh kịp thời những tồn tại, vướng mắc trong quá trình quản lý với Bộ Tài chính, Bộ Kế hoạch Đầu tư để có biện pháp giải quyết.

Những sai phạm (nếu có) được phát hiện trong quá trình thanh tra, kiểm tra được xử lý theo các quy định hiện hành.

Các khoản cấp phát dự án sử dụng không đúng mục đích, sai chế độ phát hiện qua thanh tra, kiểm tra được thu hồi và nộp vào Ngân sách Nhà nước.

Hàng năm, Tài khoản đặc biệt, sổ sách và hồ sơ kế toán của dự án phải được cơ quan kiểm toán độc lập thực hiện kiểm toán phù hợp với các quy định của Nhà nước, các Hiệp định vay và Hiệp định viện trợ. Tài liệu kiểm toán sẽ được gửi cho Bộ Tài chính và là một trong những căn cứ để xem xét việc rút vốn bổ sung cho Tài khoản đặc biệt hoặc rút vốn từ Tài khoản đặc biệt để chi trả cũng như là căn cứ để đánh giá việc thực hiện dự án.

8.3. Báo cáo:

Hàng tháng, Ban Quản lý dự án tỉnh có trách nhiệm lập và gửi báo cáo thực hiện cho Cục Đầu tư Phát triển tỉnh nơi cấp vốn đồng thời gửi Ban Quản lý dự án Trung ương.

Các Cục Đầu tư Phát triển tỉnh nơi cấp vốn có trách nhiệm tổng hợp báo cáo Tổng cục Đầu tư Phát triển tình hình cấp phát vốn và ứng vốn tại địa bàn. Hàng quý, trên cơ sở báo cáo của các Cục Đầu tư Phát triển, Tổng cục Đầu tư Phát triển tổng hợp báo cáo Bộ Tài chính.

Hàng quý Ban Quản lý dự án Trung ương có trách nhiệm báo cáo chi tiết về các khoản chi tiêu từ Tài khoản đặc biệt theo mức đã được Bộ Tài chính duyệt cho Bộ NN PTNT và cho Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại, Tổng cục Đầu tư Phát triển).

Sáu tháng một lần Bộ NN PTNT có trách nhiệm tổng hợp báo cáo Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại, Tổng cục Đầu tư Phát triển), Bộ Kế hoạch Đầu tư, Ngân hàng Nhà nước tình hình thực hiện các dự án trong đó có Dự án bảo vệ rừng và Phát triển nông thôn, tình hình sử dụng vốn vay, vốn viện trợ, vốn đối ứng của Chính phủ.

Hàng tháng, Ngân hàng NN PTNT có trách nhiệm thông báo cho Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại), Ngân hàng Nhà nước (Sở Giao dịch) sao kê chi tiêu Tài khoản đặc biệt. Trong sao kê có nêu rõ số lãi phát sinh trong tháng và ngày chuyển trả lãi cho Bộ Tài chính.

Ban Quản lý dự án Trung ương hướng dẫn chi tiết chế độ mẫu biểu báo cáo của dự án.

8.4. Quyết toán vốn hàng năm và quyết toán khi kết thúc dự án:

Ban Quản lý dự án tại các địa phương lập báo cáo quyết toán phần chi tại địa phương có xác nhận của Cục Đầu tư Phát triển tỉnh nơi cấp phát vốn báo cáo Ban Quản lý dự án Trung ương.

Ban Quản lý dự án Trung ương lập báo cáo quyết toán phần chi tại Trung ương có xác nhận của cơ quan cấp phát vốn, đồng thời tổng hợp toàn bộ quyết toán của dự án trình Bộ NN PTNT xem xét, phê duyệt. Bộ NN PTNT chịu trách nhiệm quyết toán kinh phí thực hiện và quyết toán khi kết thúc dự án với Bộ Tài chính.

Phần 4

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Thông tư này có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày ký. Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc Ban Quản lý dự án Trung ương, Bộ NN PTNT, Ngân hàng NN PTNT và các cơ quan khác liên quan cần phản ảnh kịp thời để Bộ Tài chính nghiên cứu, sửa đổi và bổ sung./.

Lê Thị Băng Tâm (Đã ký)

PHỤ LỤC 1

THANH TOÁN TRỰC TIẾP

1. PMU trung ương ký hợp đồng với nhà thầu. Nhà thầu thực hiện hợp đồng và đề nghị thanh toán.

2. PMU trung ương xem xét, chấp thuận thanh toán cho nhà thầu và chuẩn bị các đơn rút vốn và các chứng từ chuyển Bộ Tài chính xem xét.

3. Bộ Tài chính xem xét, có ý kiến đồng ý để Ngân hàng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn ký đơn rút vốn gửi WB.

4. WB xem xét đơn rút vốn và thanh toán cho nhà thầu.

IDA

Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại)

Ngân hàng người bán

Ngân hàng phục vụ

(4)

(5)

(3)

(2)

(6)

(4)

(5)

(3)

(1)

Nhà thầu/Người cung cấp

Ban quản lý Dự án

PHỤ LỤC 2

THANH TOÁN THEO THỦ TỤC CAM KẾT ĐẶC BIỆT

(1) Ban Quản lý dự án ký hợp đồng với nhà thầu

(2) Ban Quản lý dự án tập hợp hồ sơ gửi Bộ Tài chính

(3) Bộ Tài chính xem xét và có ý kiến gửi Ban Quản lý dự án và Ngân hàng phục vụ. Căn cứ vào ý kiến đồng ý của Bộ Tài chính, Ban Quản lý dự án đề nghị Ngân hàng phục vụ mở L/C và ký đơn đề nghị phát hành thư cam kết đặc biệt.

(4) Căn cứ ý kiến của Bộ Tài chính, Ngân hàng phục vụ mở L/C và ký đơn đề nghị thư cam kết gửi WB.

(5) WB xem xét, phát hành thư cam kết và thông báo cho Ban Quản lý dự án, Ngân hàng người bán.

(6) WB thanh toán cho người bán (hoặc Ngân hàng người bán) theo điều kiện hợp đồng.

PHỤ LỤC 3

RÚT VỐN BAN ĐẦU VÀ BỔ SUNG TÀI KHOẢN ĐẶC BIỆT

1. PMU trung ương tập hợp chứng từ đề nghị rút vốn vào Tài khoản đặc biệt gửi cho Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại).

2. Bộ Tài chính xem xét có ý kiến để Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn ký đơn rút vốn gửi WB.

3. WB xem xét và chuyển tiền vào Tài khoản đặc biệt (tại Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn).

PHỤ LỤC 4

RÚT VỐN TỪ TÀI KHOẢN ĐẶC BIỆT

IDA (Vốn IDA/Hà Lan)

Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn

Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại) Tổng cục ĐTPT

PMU Trung ương

(1)

(4)

(2)

(3)

(5)

1. Đăng ký kế hoạch rút vốn năm (vốn nước ngoài, vốn đối ứng) (BTC - Vụ TCĐN)

2. Đề nghị duyệt kế hoạch rút vốn quý (TCĐTPT)

3. Nhà thầu đề nghị thanh toán

4. BQLDATU xem xét trên cơ sở kế hoạch rút vốn được duyệt, đề nghị Ngân hàng NN PTNT thanh toán

5. Ngân hàng NN PTNT chuyển tiền thanh toán cho nhà thầu.

PHỤ LỤC 5

CẤP PHÁT TẠI CẤP ĐỊA PHƯƠNG VÀ HOÀN VỐN CHO CỤC ĐẦU TƯ TỈNH

Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn

Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại)

PMU Trung ương

Nhà thầu

PMU Trung ương

(1)

(4)

(2)

(3)

(7)

(6)

(5)

1. Nhà thầu đề nghị thanh toán

2. BQLDA tỉnh xem xét, đề nghị Cục Đầu tư tỉnh thanh toán 3. Cục Đầu tư tỉnh thanh toán theo đề nghị của BQLDA tỉnh

4. Cục Đầu tư tỉnh đề nghị BQLDA tỉnh hoàn vốn

5. BQLDA tỉnh gửi đề nghị hoàn vốn cho Ban QLDA trung ương

6. BQLDATU đề nghị Ngân hàng NN PTNN chuyển vốn hoàn vốn cho Cục Đầu tư tỉnh

7. NN NN PTNT chuyển vốn cho Cục Đầu tư tỉnh.

Tiếng Anh (English)

THE MINISTRY OF FINANCE -------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIET NAM Independence - Freedom – Happiness ----------
No. 134/1998/TT-BTC	Hanoi, October 15, 1998

CIRCULAR

GUIDING THE APPLICATION OF THE MECHANISM OF FINANCIAL MANAGEMENT FOR THE PROJECT OF FOREST PROTECTION AND RURAL DEVELOPMENT

Pursuant to:
The Agreement on Development Credit signed between the Vietnamese Government and the International Development Agency (IDA) on November 8, 1997 concerning the Project of Forest Protection and Rural Development;
The Agreement between the Vietnamese Government and the International Development Agency signed on November 8, 1997 concerning the co-financing by the Dutch Government through the consignment of the International Development Agency for the implementation of the Project of Forest Protection and Rural Development;
Decree No. 87/CP of August 5, 1997 of the Government promulgating the Regulation on the Management and Use of the Official Development Assistance;
Decrees No. 42/CP of July 16, 1996 and No. 92/CP of August 23, 1997 of the Government promulgating and amending the Regulation on the management of investment and construction; Decree No. 43/CP of July 16, 1996 and No. 93/CP of August 23, 1997 of the Government promulgating and amending the bidding Regulation; Decree No. 87/CP of December 19, 1996 of the Government providing details for the assignment of responsibilities in managing, elaborating, implementing and making the final accounts of the State budget and the Circulars guiding the implementation of these Decrees;
Decree No. 178/CP of October 28, 1994 of the Government providing for the tasks, powers and organization of the apparatus of the Ministry of Finance;
Joint Circular No. 81/1998/TTLT/BTC-NHNN of June 17, 1998 of the Ministry of Finance and the State Bank guiding the process, procedure and management of the drawing of fund from the Official Development Assistance;
Decision No. 693/TTg of August 27, 1997 of the Prime Minister approving the Project on Forest Protection and Rural Development;
After reaching agreement with the Ministry of Agriculture and Rural Development;
The Ministry of Finance provides the following guidance for the management and use of the different funds for the project:

Part I.

EXPLANATION OF WORDS AND TERMS

In this Circular these terms and words are construed as follows:

1.1. The project owner is the Ministry of Agriculture and Rural Development (MARD). The Central Project Management Board is set up by MARD to carry out the project and coordinate the activities in this implementation.

1.2. The Provincial Project Management Board is one of the five such boards (5 provinces) and 1 region covered by the project. Its powers and responsibilities are provided for in the decisions on the founding of the Project Management Board of MARD.

...

...

...

1.4. Project is the Project of Forest Protection and Rural Development according to Decision No. 693/TTg of August 27, 1997 of the Prime Minister.

1.5. Loan is the IDA loan to the Vietnamese Government under the agreement on development credit No. 2996-VN for the project signed on November 8, 1997.

1.6. Aid Fund is the non-refundable aid from the Dutch Government to the Vietnamese Government under Aid Agreement No. TF 021604 for the project signed on November 8, 1997. This aid fund is consigned to IDA and is disbursed by IDA.

1.7. The Agreements are Agreement on Development Credit No. 2996-VN and Agreement on Non-Refundable Aid No. TF 021604 signed between the Vietnamese Government and IDA for the project signed on November 8, 1997.

1.8. Reciprocal Fund is the fund contributed by the Vietnamese Government to the project. It is included in the yearly investment in capital construction assigned to the MARD. This fund is allocated by the Central Budget to MARD to implement the project.

1.9. The Servicing Bank is the Vietnam Agriculture and Rural Development Bank (ARD Bank).

1.10. Special Account is the account of the project opened by the Central Project Management Board at the ARD Bank to receive or borrow the aid fund transferred from IDA.

1.11. Fund Allocation Account is the account opened by the project Management Boards at the various Provincial Development Investment Departments to monitor the use of the loans, aid funds and reciprocal funds allocated to the project.

1.12. The currency used in the Special Account is the USD.

...

...

...

Part II.

 GENERAL PROVISIONS

I. AID FUNDS SOURCES:

1. The project is financed by the following sources:

1.1. IDA loans;

1.2. Non-refundable aid from the Dutch Government consigned to IDA;

1.3. Reciprocal fund of the Vietnamese government.

II. EXPENDITURES FOR THE PROJECT FROM THE FUNDING SOURCES

2.1. IDA loans sources

...

...

...

- Social welfare programs

- Services in support of agriculture

- Forest control in intermediate areas

- Development of rural infrastructures

- Project management and strengthening of organization

2.2. Aid fund sources

- Control of protected forest areas

- Community plans

- Project management and strengthening of organization

...

...

...

- Control of protected forest areas

- Community plans

- Land allocation

- Social support program

- Services in support of agriculture

- Control of intermediate forest areas

- Development of rural infrastructures

- Project management and strengthening of organization

2.4. IDA loans and aid fund from the Dutch Government are State budget revenues of the Vietnamese Government. The Ministry of Finance has the responsibility to channel them into the State budget and allocate them through the system of the General Development Investment Department to the MARD in order to carry out the ratified projects and monitor and manage the loans and debt payments when they are due (including both principal and interests).

...

...

...

2.6. The project is financed by two sources, domestic fund and foreign fund. The allocation of domestic fund is carried out according to current regulations of the State. The foreign fund is allocated according to the stipulations of this Circular and in conformity with the regulations in the country and of the funding organization.

2.7. The MARD has the responsibility to use the fund according to the right purpose and the contents of the ratified project in conformity with the conditions already committed in the Loan Agreements, the Aid Agreement and relevant documents attached to the Agreements.

2.8 .The MARD has the responsibility to manage and supervise the properties of the project, of the Managing Board of the project according to the regime in force of the State.

2.9. The Agriculture and Rural Development Bank has the responsibility to service the drawing of fund from IDA to pay for the project with the consent of the Ministry of Finance.

In the process of drawing loans, the ARD Bank shall enjoy a service fee for each drawing (including fee for opening L/C, fee for sending documents, messages, facsimiles...) as currently prescribed by the State Bank Governor on the collection of service fees paid through the bank... This service fee shall be included in the overall expenditures of the project.

Part III

CONCRETE STIPULATIONS

I. OPENING AN ACCOUNT:

1.1. At the ARD Bank, the Central Management Board of the Project shall open two Special Accounts, one for the IDA fund and one for the Dutch fund (hereafter commonly called Special Account).

...

...

...

1.3. At the local Development Investment Department, the Provincial Project Management Board shall open a Fund Allocation Account to receive the reciprocal fund and monitor the foreign fund allocated to the project in the province.

II. DRAWING UP AND REGISTERING THE FUNDING PLAN FOR THE PROJECT

2.1. Each year, basing itself on the regulations in the documents guiding the implementation of the Law on State Budget, the Law amending and supplementing a number of articles of the Law on State Budget, and on the regimes and norms of expenditures stipulated for the project, the Central Project Management Board shall draw up the draft budget for the plan year of the project and submit it to the Ministry of Agriculture and Rural Development so that the latter can integrate it into the yearly draft budget (for capital construction investment) of the Ministry which shall send it to the Ministry of Planning and Investment and the Ministry of Finance which in turn shall integrate it into the draft State budget and submit it to the Government and the National Assembly for approval.

2.2. The content of the funding plan of the project must reflect details of the work to be done, the source of loans and aid, the time table for the drawing of loans and aid and the necessary reciprocal fund for each item of the project.

2.3. Basing itself on the yearly draft budget assigned by the Prime Minister, the MARD shall allocate funds for the project and notify the Central Project Management Board.

After notification by the MARD, the Central Project Management Board shall draw up the detailed draft plan in conformity with the notification on the plan to submit to the MARD for approval.

Basing itself on the detailed yearly draft budget already approved by the Ministry of Agriculture and Rural Development, the Central Project Management Board shall elaborate the plan of fund drawing. The content of this plan must be detailed for each quarter and the content of each job and each source of funding including the reciprocal fund. Separate plans must be drawn up for each item to be paid according to the special account form. This plan must be registered with the Ministry of Finance (Foreign Financial Relations Department) and also to the related agencies (the General Investment Department and the ARD Bank).

On the basis of the yearly fund drawing plan already ratified, the Central Project Management Board shall quarterly draw up the plan for fund drawing through the Special Account and send it to the Ministry of Finance (the General Development Investment Department) for consideration and approval. This plan must be detailed according to the content of the work and the funding rate of each source of funding (loan and aid).

In the plan registered with the Ministry of Finance, it is necessary to specify the activities and funds performed by the central level and the activities and funds performed by each local level.

...

...

...

2.4. The approved draft budget of the project shall be notified by the General Development Investment Department to the relevant local Development Investment Departments in order to monitor the use and allocation of the funds for the project.

III. PRINCIPLE OF ALLOCATION, NORMS AND UNIT PRICE FOR PAYMENT IN THE USE OF THE LOANS, AID AND RECIPROCAL FUNDS

3.1. Principle of allocation:

3.1.1. With regard to investment in forest management:

- Allocations for forest planting and protection shall be made monthly;

- Allocations for forest planting shall be made according to each reasonable technical period, including:

l Preparing seeds, fertilizers and conditions for planting

l Carrying out forest planting,

l Tending and protection of the plants in the first year.

...

...

...

3.1.2. Infrastructure investment and public welfare fund shall be allocated and managed according to the current Regulation on the management of capital construction investment.

3.1.3. With regard to the funds of a non-business character:

- Expenditures on the Project Management Board and on agriculture and forestry promotion shall be advanced on a monthly basis. At the end of the month, the unit which advances the money shall have to settle the payment of the advanced money with the Development Investment Department according to the draft budget already approved by the competent authority and the current regimes of the State. After checking this payment, the Development Investment Department shall advance the expenditures for the following month.

- Expenditures on the resettlement and redistribution of the population covered by the project shall be allocated according to the actual number of families to be resettled in the project area within the ratified yearly plan. The Development Investment Department shall advance to the Project Management Boards 50% of the sum approved for each resettlement drive. After completing the population resettlement and redistribution drive, the Project Management Board shall have to draw up the dossier of payment which is to be certified by the provincial population resettlement agency in order to allocate the remaining sum according to the prescribed regime.

3.2. Norms and unit price in payment

3.2.1. Training and seminars in the country:

Average expenditures shall not exceed 200 USD/person/week (including documents, board and lodging, payment to rapporteurs...)

3.2.2. Training outside the country:

Expenditures on officials taking part in training and practicing abroad shall conform with Circular No. 32-TC/TCDN of April 21, 1995 and Circular No. 44-TC/TCDN of May 21, 1994 of the Ministry of Finance.

...

...

...

The recruitment of experts shall be carried out according to the regulations inside the country (Decree No. 43/CP, Decree No. 93/CP) and provisions of the funding organizations. The dossiers of consulting experts (in foreign countries and in the country) must be officially approved in writing by the MARD.

Consulting experts in the country: consulting experts in the country must be selected carefully on the basis of the concrete demands of the project, the professional standard of the experts and the current regulations on the recruitment of consulting experts. The salary of a consulting expert in the country shall not exceed 500 USD/month.

3.2.4. For the volumes of capital construction: the current norms and unit prices in capital construction shall apply.

3.2.5. For the volumes of forestry work such as planting, tending and protection of forests, the norms to be applied are the same as the State-issued norms for the projects under the program of 5 million hectares of forests (under Decision No. 661/QD-TTg of July 29, 1998 of the Prime Minister) shall be readjusted according to each point of time.

3.2.6. For the volumes of other jobs, the current regulations shall apply.

3.2.7. In case no norm or unit price has been issued, the norms already approved by the MARD shall apply to each concrete instance on the basis of consultation with the Ministry of Finance and other relevant functional agencies.

IV. TRANSFERRING OUTSIDE FUND AMONG DIFFERENT LEVELS

4.1. Drawing fund from IDA for direct payment and protocol of special commitment letter:

This procedure shall be carried out at the central level.

...

...

...

- The application for drawing fund according to the set form.

- The official dispatch asking to draw fund.

- A copy of the contract on the purchase of goods and equipment (sent only once).

- A copy of the contract on expert consultancy (sent only once).

- Copies of other economic contracts (sent only once).

- Documents to prove that the contracts are valid (documents ratifying the contracts of the Government or the competent agency of the Government, the opinions of IDA or the result of the bid examination for construction contracts or purchase of goods valued at more than 150,000 USD and contracts on hiring of experts valued at more than 100,000 USD for companies and more than 50,000 USD for individuals (sent only once).

- Bank guarantee (guarantee for advance payment and guarantee for contract performance) in case of advance payment under contract.

- A copy of the bill of lading (in case of direct payment for the value of the goods) or the certificate of completion.

Within five working days after receiving the full valid dossier of fund drawing, the Ministry of Finance (the Foreign Financial Relations Department) shall have to examine and check and send its written opinion to the Central Project Management Board and the ARD Bank.

...

...

...

After receiving the notice of IDA on the payment according to the application for fund drawing, the Central Project Management Board has the responsibility to inform the Ministry of Finance (the Foreign Relations Financial Department) in order to fill the procedures for budget accounting (recording debts, aid, expenditures for the MARD).

4.2. Drawing of fund concerning the Special Account

The first drawing on the Special Account shall be performed on the basis of the effective agreements, the annual draft budgets already ratified and the registered plan of fund drawing of the project.

The drawing of complementary fund from the Special Account shall be performed on the basis of the annual draft budget already approved and the registered plan of fund drawing of the project and the valid expenditures which have been paid for from the special account of the project.

To draw fund from the Special Account, the Project Management Board shall prepare the following documents to send to the Ministry of Finance (the Foreign Financial Relations Department).

- The application for fund drawing according to the IDA form.

- The official dispatch asking to draw fund.

In case of supplementary fund drawing from the special account the Central Project Management Board shall also send to the Ministry of Finance (the Foreign Financial Relations Department) the following documents:

- The list of expenditures made by the Central Project Management Board.

...

...

...

- For the sums drawn from the Special Account to repay the Development Investment Department as prescribed in Part 5.3 below, there is no need of certification by the General Development Investment Department but they must be accompanied by the inventories of the Development Investment Department which advances the fund (copy).

- Detailed inventory of the use of the Special Account of the project made by the ARD Bank.

Basing itself on the Loan Agreement and the Aid Agreement, the draft budget already approved and the registered plan of fund drawing of the project within 5 working days, the Ministry of Finance shall examine and write its opinions and send it to the ARD Bank and to the Central Management Board.

On the basis of the written consent of the Ministry of Finance, within no more than two days, the ARD Bank shall coordinate with the Central Project Management Board to sign the application for fund drawing and send it to the IDA.

After receiving the notice that the money has been transferred to the special account of the project, the ARD Bank shall immediately inform the Ministry of Finance (the Foreign Financial Relations Department, the General Development Investment Department and the Central Project Management Board.

V. ALLOCATING FUND FROM THE SPECIAL ACCOUNT

To allocate funds from the special account on the basis of the valid expenditures, consistent with the contents of the project within the draft budget already approved and the registered plan of fund drawing and according to the regime and the assignment of responsibilities in the management and ratification of expenditures for the project.

The certification of the items paid for the project at the central level (from the special account to pay for the expenditures of the Central Project Management Board) shall be performed through the Development Investment Department where the Central Project Management Board opens the account.

The inspection and allocation of funds (including the reciprocal fund) for the project at the local level shall be performed through the Provincial Development Investment Department.

...

...

...

Each payment from the Special Account shall comply with the rate of foreign/domestic fund prescribed in the Loan Agreements and Aid Agreements. In case a payment is found inconsistent with the prescribed rate, the Ministry of Finance shall suspend the drawing of supplementary fund for this expenditure.

Basing itself on the approved draft budget, the yearly plan of fund drawing already registered, the plan of quarterly fund drawing through the special account already ratified by the General Development Investment Department, and on the volume of work of the project qualified for payment, the Central Project Management Board shall propose to the ARD Bank to make the payments from the special account [in particular, for the last payments of the contracts or in the case of single payments of a contract, there must be prior certification by the Ministry of Finance (the Hanoi Development Investment Department)].

To have the ground to supplement the Special Account, the Central Project Management Board shall send the following documents to the Hanoi Development Investment Department to certify the validity of the expenditures from the special account according to the above plan:

- The decision on bid-winning (sent only once).

- Economic contracts signed between the Central Project Management Board and the bid winners already approved by the competent authority according to the prescribed regime (sent only once).

- Written records of acceptance on completion of the volume already achieved between the project owner and the contractors and related papers.

Within 5 working days, the Hanoi Development Investment Department shall examine and verify the validity of each expenditure and shall send an official dispatch to the Central Project Management Board.

5.2. Allocation at the localities.

The reciprocal fund in the yearly plan which has been approved shall be notified by the General Development Investment Department to the Development Investment Departments for use (i) to provide reciprocal funds to the project according to the progress of the work and (ii) to be used as a source of fund to pay or advance payment to the valid proposals for payment or advance payment of the Provincial Project Management Boards.

...

...

...

The Provincial Development Investment Department shall base itself on the yearly level of the reciprocal fund already notified in the provincial project to make payment or advance payment to the valid proposals for payment of the Provincial Project Management Board.

After making payment or advance payment to the project, the Provincial Development Investment Department shall conduct procedures to redeem the fund which has been advanced as payment or advance payment in the place of the foreign fund as stipulated in the following Part 5.3.

In order to be allocated fund, the Provincial Project Management Board shall send to the Provincial Development Investment Department the following documents:

- The proposal for payment or advance payment of fund according to the aid proportion from each source of funding.

- The yearly funding plan of the project notified by the higher agency including the targets for planting, tending and protecting forests already assigned (sent only once).

- The projected expenditure plan and the projected total expenditure plan (including supplements) already approved by the competent authority (sent once).

- The bid winning decision (sent once).

- The economic contracts signed by the Project Management Board with various families (on investment in forest management) and with the contracting units already approved by the competent authority according to the prescribed regime.

- The written acceptance of the volume already accomplished between the project owner and the contracting families, the contractors and other relevant papers.

...

...

...

5.3. Reimbursement to the provincial development investment departments

5.3.1. After allocating the correspondence fund and advancing foreign fund to the Provincial Project Management Board (or not more than one month at most if the project involves expenditures within the month), the Provincial Development Investment Board shall propose reimbursement of fund and send the proposal to the Provincial Project Management Board and also to the General Development Investment Department.

The reimbursement proposal sent to the Provincial Project Management Boards shall be attached to the advance fund abstract drawn up by the Provincial Development Investment Department according to each allocation of fund each part of the project, the amount of fund allocation and the funding rate.

Within 2 working days after receiving the proposal for fund reimbursement and the abstract of the advance payment made by the Provincial Project Management Board, the provincial project management board shall examine and certify the payment or advance payment and forward the proposal to the Central Project Management Board for reimbursement to the Provincial Development Investment Department.

Within 2 working days after receiving the proposal for fund reimbursement of the Provincial Project Management Board, the Central Project Management Board shall propose fund drawing from the Special Account of the project and send such proposal to the ARD Bank.

After receiving the proposal of the Central Project Management Board for fund drawing, within 2 working days, the ARD Bank shall forward the reimbursement money to the Provincial Development Investment Department and at the same time notify the Central Project Management Board and the General Development Investment Department. The notice must specify the date of the money transfer, the amount of money and the exchange rate at the time of the transfer.

After receiving the notice of the ARD Bank, the Central Project Management Board shall inform the Provincial Project Management Board in order to monitor the use of the fund.

The reimbursement of fund to the Development Investment Department shall be used as one of the sources to advance fund to the subsequent installments.

In case the Investment Department has not enough fund to advance fund (for the foreign fund) to the Provincial Project Management Board, the Development Investment Department shall have to report to the General Development Investment Department. In this case, after checking the volume of work which is qualified for payment or for advance payment, the Investment Department shall write down a document certifying the valid demand for payment and send it to the Provincial Management Board. The latter shall send a payment proposal certified by the Development Investment Department which shall send it to the Central Project Management Board to draw fund for payment from the special account of the project.

...

...

...

6.1. On the basis of the yearly ratified correspondence fund of the project (including the part allocated to the central level and that allocated to the localities), the system of the General Department for Development Investment shall carry out the management and allocation of the reciprocal fund according to the progress of the project implementation and in conformity with the current regulations on management and allocation of fund for capital construction.

VII. ABSTRACT OF THE BANK FOR AGRICULTURE AND RURAL DEVELOPMENT, INTERESTS OF DEPOSITS

7.1. Every month, the ARD Bank shall send to the Ministry of Finance (the Foreign Financial Relations Department) the abstract of the Special Account of the project at the Bank, specifying the amount of money drawn within the month; detailed amounts used in each drawing together with the exchange rate and the end-of-the month balance.

7.2. For the amounts drawn from the Special Account to reimburse the Provincial Development Investment Department as stipulated in Part 5.3, the ARD Bank shall have to specify in the abstract the serial number and date of the proposal for reimbursement of the Local Development Investment Department attached to the fund drawing official dispatch of the Central Project Management Board.

7.3. While the loan from the special account has not been used and produces interests from the deposits (interest on demand deposits), on the 5th day each month the ARD Bank shall have to remit the whole interest arising from the special account to the State Bank (concentrated account of foreign exchange fund of the State at the State Bank (Transaction Service). Account number 331.213.020.1.

VIII. ACCOUNTANCY ACCOUNTING, INSPECTION, REPORTING AND FINAL ACCOUNTING

8.1. Accountancy accounting:

Project Management Boards shall carry out the accountancy accounting and statistics according to the current regulations of the State.

Local Development Investment Departments shall conduct accounting and statistics under the guidance of the General Development Investment Department.

...

...

...

The higher management agency of the project, the functional management agencies at the Central and local levels and the General Development Investment Department shall have to inspect the implementation of the plan, the regime of financial management and the reality in the deployment of the project owner and report in time the outstanding problems and obstacles in the management process to the Ministry of Finance, the Ministry of Planning and Investment so that they may take measures of settlement.

Violations (if any) detected in the process of inspection and control shall be handled according to the current prescriptions.

The allocations for the project which are used not for the right purpose and not in conformity with the regime and which are detected through inspection and control shall be recuperated and remitted to the State Budget.

Each year, the Special Account, the books and accountancy books of the project must be audited by an independent audit agency in conformity with the regulations of the State and the Loan and Aid Agreements. The audit documents shall be sent to the Ministry of Finance and constitute one of the bases to consider the drawing of supplementary fund for the Special Account or the fund drawing from the Special Account to make payments or a basis to evaluate the execution of the project.

8.3. Reporting:

Every month, the Provincial Project Management Board has the responsibility to draw up and send the report on implementation to the Provincial Development Investment Department which provides the fund and also to the Central Project Management Board.

The Provincial Development Investment Department which provides the fund shall have to incorporate the reports into a report to the General Development Investment Department on the allocation and provision of funds in the locality. Quarterly, on the basis of the reports of the Development Investment Departments, the General Development Investment Department shall make a wrap-up report to the Ministry of Finance.

Quarterly, the Central Project Management Board shall have to report in detail the expenditures from the Special Account at the rate already approved by the Ministry of Finance for the MARD and to the Ministry of Finance (the Foreign Financial Relations Department, the General Development and Investment Department).

Every six months, the MARD shall have to make a general report to the Ministry of Finance (the Foreign Financial Relations Department and the General Development Investment Department), the Ministry of Planning and Investment and the State Bank on the implementation of the projects including the Project for Forest Protection and Rural Development, the use of the loans and aid funds, the reciprocal funds of the Government.

...

...

...

The Central Project Management Board shall provide detailed guidance on the regime of reporting forms of the project.

8.4. Annual settlement of accounts and settlement of accounts on conclusion of the project:

The Project Management Boards in the localities shall make the report on the settlement of accounts concerning the expenditures in the locality certified by the Development Investment Department of the province which provides the fund in order to report to the Central Project Management Board.

The Central Project Management Board shall make the report on settlement of accounts concerning the expenditures at the central level certified by the fund providing agency and also a general report of the project to submit to the MARD for consideration and ratification. The MARD shall have to make the final settlement of accounts of the expenditures already carried out and the final settlement of accounts with the Ministry of Finance.

Part IV.

IMPLEMENTATION PROVISIONS

This Circular takes effect 15 days after its signing. In the course of implementation, if any problem arises, the Central Project Management Board, the MARD, the ARD Bank and other related agencies shall have to report in time so that the Ministry of Finance can study, amend or supplement.

...

...

...