|
BỘ
TÀI CHÍNH
*******
Số:
11-TC/HCP
|
VIỆT
NAM DÂN CHỦ CỘNG HÒA
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
*******
Hà
Nội, ngày 17 tháng 06 năm 1961
|
THÔNG TƯ
HƯỚNG DẪN THI HÀNH ĐIỀU LỆ QUẢN LÝ KINH PHÍ HÀNH CHÍNH
Nghị định số
74-CP ngày 24-12-1960 của Hội đồng Chính phủ đã ban hành điều lệ quản lý kinh
phí hành chính. Thông tư này của Bộ Tài chính quy định và giải thích thêm một số
điểm về chi tiết thi hành điều lệ đó.
I. MỤC ĐÍCH Ý NGHĨA VÀ PHƯƠNG CHÂM QUẢN LÝ CHI TIÊU HÀNH CHÍNH
Chi tiêu về
hành chính là loại chi để đảm bảo sự hoạt động bình thường của các cơ quan
trong bộ máy quản lý Nhà nước; không phải là một loại chi trực tiếp cho hoạt động
sản xuất nhưng không thể thiếu được vì nó phục vụ cho sự hoạt động của bộ máy quản
lý Nhà nước.
Kinh phí hành
chính có liên quan đến nhiều chính sách, đến các ngành, các cấp và có quan hệ đến
đời sống của nhân viên công tác, nên nó có ý nghĩa chính trị quan trọng.
Kinh phí hành
chính nếu không giải quyết đúng mức và kịp thời thì sinh ra đình đốn, trở ngại
đến hoạt động của bộ máy quản lý Nhà nước. Trái lại, nếu quản lý không chặt chẽ
thì dễ sinh ra quan liêu, lãng phí.
Vì vậy nó phải
được giải quyết sát với nhu cầu cần thiết của các ngành, nhưng đồng thời phải
thể hiện đúng đắn chính sách tiết kiệm của Nhà nước.
Trong việc quản
lý kinh phí hành chính phải quán triệt phương châm “tốn ít tiền nhưng được nhiều
việc”. Phải luôn luôn đề cao tinh thần tiết kiệm triệt để; ra sức chống lãng
phí ngay từ khi xây dựng dự toán ngân sách cả năm, trong quá trình chấp hành
ngân sách cho đến khi tổng kết chi tiêu cuối năm và quyết toán. Phải thường
xuyên và kịp thời ngăn chặn những việc chi tiêu không đúng chế độ và kỷ luật
tài chính, những việc chi tiêu không cần thiết, không tiết kiệm, những hiện tượng
lãng phí, tham ô.
Để quản lý tốt
kinh phí hành chính phải kiên quyết dựa vào quần chúng công nhân viên; dưới sự
lãnh đạo của Đảng, tổ chức quần chúng công nhân viên tham gia quản lý: giáo dục
quần chúng nâng cao ý thức chống lãng phí, phô trương hình thức, quán triệt
tinh thần mọi nguyên tắc, chế độ chi tiêu; thường xuyên đúc kết và phổ biến rộng
rãi những kinh nghiệm đã được sáng tạo ra trong phong trào tiết kiệm… để nghiêm
chỉnh chấp hành và giúp nhau chấp hành chu đáo chế độ, kỷ luật tài chính. Dựa
vào luật công đoàn, ít nhất ba tháng một lần đơn vị dự toán phải mở hội nghị
công nhân viên chức (hoặc hội nghị đại biểu công nhân viên chức đối với cơ quan
đông người) để kiểm điểm tình hình thực hiện chương trình công tác của cơ quan kết
hợp với việc kiểm điểm tình hình chi tiêu về hành chính quản trị thuộc nội bộ
cơ quan và việc thi hành những chính sách luật lệ có quan hệ đến đời sống vật
chất và văn hóa của cán bộ viên chức (điều 5, 7, 8 luật công đoàn và nghị định
số 188-TTg ngày 09-04-1958 của Thủ tướng Chính phủ). Ngoài ra, công đoàn có nhiệm
vụ lãnh đạo đoàn viên nâng cao hiệu suất công tác, tiết kiệm thì giờ và vật liệu
để giảm bớt chi tiêu (điều 4 điều lệ).
II. NGUYÊN TẮC QUẢN LÝ
Trong việc quản
lý kinh phí hành chính, cần xác định những nguyên tắc cơ bản sau đây:
1. Người nào, cơ quan nào nhận tiền và tiêu tiền của Nhà nước
giao cho đều có trách nhiệm quản lý.
Như vậy phụ
trách quản lý kinh phí hành chính không phải chỉ là cơ quan Tài chính mà trước
tiên là đơn vị dự toán, và nói đơn vị dự toán cụ thể là thủ trưởng cơ quan (điều
3). Trước Đảng và Nhà nước, thủ trưởng đơn vị dự toán không những phải phụ
trách công tác chuyên môn mà còn phải phụ trách công tác quản lý dự toán của cơ
quan mình. Nhưng vì thủ trưởng cơ quan không thể trực tiếp làm những công việc
nghiệp vụ chuyên môn về kế toán tài vụ, nên phải có công cụ giúp việc tức là phải
có tổ chức kế toán tài vụ của đơn vị dự toán (điều 4 và điều 19).
Thủ trưởng là
người chịu trách nhiệm trước Nhà nước, nhưng không vì thế mà tổ chức kế toán
tài vụ không có trách nhiệm cụ thể của mình. Điều lệ quản lý kinh phí hành
chính đã quy định cụ thể quan hệ giữa lãnh đạo và chuyên môn trong điều 4 và điều
19.
2. Đơn vị dự toán có quyền điều hòa sử dụng ngân sách cả năm
đã được duyệt (điều 5):
Sau khi ngân
sách cả năm đã được duyệt, đơn vị dự toán có thể dùng kinh phí dự trù về việc
này để chi cho việc khác miễn là không trái chế độ, tiêu chuẩn và nguyên tắc
tài chính trừ 7 khoản kê sau đây không được chi quá mức dự trù cả năm, không được
điều hòa lẫn nhau và cũng không được điều hòa với khoản kinh phí nào khác (đoạn
3 điều 5) vì đây là những khoản chi thuộc chỉ tiêu kế hoạch Nhà nước hoặc thuộc
chủ trương công tác do cấp trên quyết định:
1. Quỹ lương
2. Quỹ xã hội
3. Kinh phí dự
trù cho các phái đoàn ra nước ngoài
4. Kinh phí
đón tiếp phái đoàn nước ngoài
5. Kinh phí bồi
dưỡng và huấn luyện cán bộ
6. Kinh phí
phát hành báo chí, tập san và các tài liệu in đặc biệt (do cấp có thẩm quyền
duyệt y).
7. Định mức
tiêu chuẩn công vụ phí hàng năm.
Thí dụ:
Đơn vị có thể:
- Dùng kinh
phí về hội nghị còn thừa để chi về sửa chữa nhà cửa.
- Dùng kinh
phí về sửa chữa nhà cửa còn thừa để chi về vận chuyển đồ đạc.
- Dùng kinh
phí về mua sắm đồ đạc còn thừa để chi về hội nghị...
Trong phạm vi
ngân sách cả năm, trong phạm vi số tiền đã được cấp và căn cứ vào các thể lệ
tài chính Nhà nước, thủ trưởng đơn vị có quyền tự quyết định việc chi tiêu đã
có chế độ, tiêu chuẩn rõ ràng.
3. Đơn vị dự toán có quyền điều hòa sử dụng kinh phí, nhưng phải
triệt để tôn trọng các nguyên tắc quản lý kinh phí quy định trong điều lệ.
Làm trái với các nguyên tắc đó tức là vi phạm kỷ luật tài chính.
Thí dụ:
- Không được
dùng kinh phí hội nghị còn thừa để tổ chức ăn thêm cho đại biểu hội nghị (vì
không có chế độ).
- Không được
dùng kinh phí về mua sắm đồ đạc còn thừa để mua kính phát không cho cán bộ nhiều
tuổi (vì không có tiêu chuẩn).
- Không được
dùng kinh phí về đón tiếp phái đoàn nước ngoài còn thừa để tuyển dụng thêm nhân
viên ngoài số biên chế đã quy định làm cho số chi về lương vượt quá chỉ tiêu quỹ
lương đã quy định (vì không đúng chỉ tiêu kế hoạch Nhà nước).
- Không được
dùng kinh phí của quỹ xã hội còn thừa để chi thêm về tiêu chuẩn công vụ phí
theo định mức đầu người (vì vượt quá định mức tiêu chuẩn đã quy định).
Để đảm bảo
thi hành đúng nguyên tắc tài chính, mỗi khi dự định chi tiêu, vấn đề phải đặt
ra trước tiên là xác định khoản chi đó:
Có nằm trong ngân
sách cả năm không; nếu không thì phải tiết kiệm hoặc bỏ khoản chi nào để bù
vào.
Có đúng chỉ
tiêu kế hoạch Nhà nước không (quỹ lương, quỹ xã hội); nếu không đúng chỉ tiêu kế
hoạch Nhà nước thì không được chi, mặc dù các khoản khác trong ngân sách còn thừa
tiền.
Đã được Chính
phủ (hay Ủy ban hành chính khu, tỉnh đối với các cơ quan địa phương) xét duyệt
về chủ trương chưa: như phái đoàn ra nước ngoài, đón tiếp phái đoàn nước ngoài,
bồi dưỡng và huấn luyện cán bộ, phát hành báo chí, tập san và các tài liệu in đặc
biệt khác.
Có đúng chế độ
tiêu chuẩn và nguyên tắc tài chính không và có trong phạm vi tiêu chuẩn định mức
công vụ phí hàng năm không. Nếu không đúng chế độ và nguyên tắc tài chính hoặc
nếu vượt định mức tiêu chuẩn công vụ phí hàng năm, thì nhất thiết không được
chi.
Trước khi quyết
định một khoản chi, thủ trưởng đơn vị dự toán (hay người được ủy quyền) có
trách nhiệm bàn bạc với bộ phận tài vụ kế toán và phải coi trọng những ý kiến của
bộ phận tài vụ kế toán nhằm chấp hành đúng đắn và nghiêm chỉnh các chế độ, kỷ
luật tài chính. Ngoài ra nên lấy thêm ý kiến của Ban chấp hành công đoàn cơ
quan về những khoản chi có quan hệ đến đời sống vật chất và văn hóa của cán bộ,
nhân viên.
Nếu vi phạm kỷ
luật tài chính, thì cơ quan Tài chính không duyệt quyết toán (điều 22) và người
ra lệnh chi (thủ trưởng hay người được ủy quyền) phải chịu trách nhiệm hoàn
toàn và có thể phải hoàn lại công quỹ số tiền đã chi sai (điều 18).
4. Đơn vị dự toán không được để tiền đọng:
Để tránh tiền
đọng, đơn vị cần tiêu lúc nào thì lĩnh lúc đó. Cần tiêu bao nhiêu chỉ lĩnh bấy
nhiêu chưa cần, chưa lĩnh.
Tiền đã lĩnh
rồi, nhưng nếu kế hoạch công tác thay đổi chưa phải chi đến thì nộp trả lại kho
bạc (thu giảm cấp phát).
Trường hợp một
công tác đã hoàn thành rồi mà còn thừa tiền, thì số tiền thừa cũng phải nộp
ngay vào kho bạc (thu giảm cấp phát).
III. BIỆN PHÁP CỤ THỂ
Để quản lý tốt
kinh phí hành chính, thủ trưởng đơn vị dự toán cần chỉ đạo chặt chẽ bộ phận tài
vụ kế toán và tạo điều kiện cần thiết cho trưởng phòng kế toán và các kế toán
viên làm tròn trách nhiệm.
Theo hướng
chuyên môn hóa cán bộ nhằm nâng cao không ngừng năng lực công tác và phát huy
sáng kiến của cán bộ, cần tránh thay đổi luôn luôn cán bộ kế toán tài vụ.
Về các biện
pháp cụ thể khác, có tính chất nghiệp vụ xin xem “Bản hướng dẫn thi hành điều lệ
quản lý kinh phí hành chính” kèm theo thông tư này.
*
*
*
Bộ Tài chính
đề nghị các Bộ, các Ủy ban Nhà nước, các Tổng cục trực thuộc Hội đồng Chính phủ,
các cơ quan đoàn thể trung ương, các Ủy ban hành chính khu, tỉnh, thành phố đặt
kế hoạch phổ biến điều lệ quản lý kinh phí hành chính và thông tư này một cách
rộng rãi trong toàn thể cán bộ, công nhân viên cơ quan để mọi người quán triệt
và tích cực chấp hành nghiêm chỉnh. Trong khi thực hiện, xin kịp thời phản ánh những
khó khăn trở ngại để Bộ Tài chính nghiên cứu giải quyết hoặc đề nghị với Chính
phủ những biện pháp thích hợp.
Riêng đối với
các Khu tự trị, đề nghị Ủy ban căn cứ vào điều lệ quản lý kinh phí hành chính
và các điều hướng dẫn trong thông tư này mà nghiên cứu các chi tiết để thi hành
cho thích hợp với hoàn cảnh cụ thể của từng khu, trên nguyên tắc đảm bảo sự
lãnh đạo tập trung thống nhất của Trung ương. Trước khi ban hành các quy định về
chi tiết, đề nghị Ủy ban trao đổi ý kiến thống nhất với Bộ Tài chính.
|
|
K.T.
BỘ TRƯỞNG BỘ TÀI CHÍNH
THỨ TRƯỞNG
Trịnh Văn Bính
|
Bản hướng dẫn cụ thể thi hành điều lệ quản lý kinh phí
hành chính
Phần I.
Đơn vị dự toán hành chính
Phần II.
Nội dung chỉ tiêu hành
chính
Phần III.
Biện pháp quản lý
I. ĐƠN VỊ
DỰ TOÁN HÀNH CHÍNH
Điều lệ quản
lý kinh phí hành chính thi hành đối với tất cả các cơ quan Nhà nước từ cấp huyện
trở lên, bao gồm các cơ quan quyền lực, các cơ quan quản lý Nhà nước, các Tòa
án nhân dân và các Viện Kiểm sát nhân dân. Điều lệ này cũng thi hành đối với
các đảng, đoàn thể quần chúng và các hội được Nhà nước trợ cấp.
Mỗi cơ quan
đó gọi là đơn vị dự toán hành chính.
Hiện nay đơn
vị dự toán hành chính bao gồm các cơ quan sau đây:
a) Ở Trung
ương:
- Ủy ban Thường
vụ Quốc hội, Phủ Thủ tướng
- Các Bộ, các
Ủy ban Nhà nước (Ủy ban Thanh tra, Ủy ban Dân tộc, Ủy ban Kế hoạch Nhà nước Ủy
ban Thống nhất, Ủy ban Khoa học Nhà nước).
- Tòa án nhân
dân tối cao.
- Viện Kiểm
sát nhân dân tối cao.
- Các Tổng cục
trực thuộc Hội đồng Chính phủ như: Tổng cục Lâm nghiệp, Tổng cục Địa chất, Tổng
cục Thủy sản, Tổng cục Bưu điện, Tổng cục Lương thực, Tổng cục Vật tư, v.v…
- Các đảng,
đoàn thể và các hội trung ương.
b) Ở địa
phương:
- Ủy ban hành
chính khu, tỉnh, huyện
- Các Sở, Ty
chuyên môn
- Các cơ quan
công an
- Các Tòa án
nhân dân
- Các Viện Kiểm
sát nhân dân khu tỉnh, huyện
- Các đảng,
đoàn thể và các hội địa phương.
Các cơ quan
trên đây có thể có những đơn vị trực thuộc thuộc loại hành chính, sự nghiệp hay
kinh doanh tùy theo tính chất hoạt động của từng đơn vị (trực tiếp hay gián tiếp
phục vụ sản xuất, phục vụ dân sinh).
Sau đây là một
số thí dụ.
a) Ở Trung
ương:
Phủ Thủ tướng:
- Các Vụ, Văn
phòng Nội chính, Văn giáo, Công nghiệp, Nông nghiệp, Tài chính – Thương nghiệp,
v.v… đều là cơ quan hành chính.
- Sở Báo chí
là cơ quan hành chính.
- Cục Truyền
thanh, Việt Nam thông tấn xã, đều là cơ quan sự nghiệp.
- Văn phòng Cục
Chuyên gia là cơ quan hành chính còn hệ thống khách sạn là cơ quan sự nghiệp.
v.v….
Bộ Giáo dục:
- Văn phòng Bộ
và các Vụ trực thuộc Bộ là cơ quan hành chính.
- Các trường
Đại học Bách khoa, Tổng hợp, Sư phạm, Kinh tế Tài chính đều là cơ quan sự nghiệp.
v.v…
Bộ Y tế:
- Văn phòng Bộ
và các Vụ trực thuộc Bộ là cơ quan hành chính.
- Các bệnh viện
trực thuộc trung ương, Viện Vi trùng học, Viện chống sốt rét đều là cơ quan sự
nghiệp.
- Trường Đại
học Y dược là cơ quan sự nghiệp.
- Xí nghiệp
dược phẩm là cơ quan kinh doanh v.v…
b) Ở địa
phương:
Ty Giáo dục:
- Văn phòng
Ty là cơ quan hành chính.
- Các trường
phổ thông, trường sư phạm là cơ quan sự nghiệp.
v.v…
Ty Văn
hóa:
- Văn phòng
Ty là cơ quan hành chính
- Trường âm
nhạc là cơ quan sự nghiệp
- Đài truyền
thanh, nhà bảo tàng, thư viện, câu lạc bộ, phòng triển lãm đều là cơ quan sự nghiệp.
v.v…
Cần phải nắm
vững việc phân loại cơ quan hành chính và cơ quan sự nghiệp để tránh tình trạng
sử dụng lẫn lộn biên chế hành chính và biên chế sự nghiệp, tránh chi tiêu nhập
nhằng giữa kinh phí hành chính và kinh phí sự nghiệp.
Cơ quan có nhiều
đơn vị trực thuộc có thể tổ chức thành các đơn vị dự toán cấp I, cấp II và cấp
III.
Bộ là đơn vị
dự toán cấp I.
Nếu Vụ Tài vụ
tập trung quản lý kinh phí hành chính và sự nghiệp của tất cả các cơ quan trực
thuộc Bộ (kể cả Văn phòng) thì Vụ Tài vụ thay Bộ làm nhiệm vụ đơn vị dự toán cấp
I. Văn phòng Bộ tuy trực tiếp quản lý chi tiêu về hành chính nhưng kinh phí
không lĩnh thẳng ở Bộ Tài chính mà do Vụ Tài vụ phân phối, thì Văn phòng Bộ là
đơn vị dự toán cấp II.
Thí dụ:
Bộ Ngoại
thương:
- Vụ Tài vụ
là đơn vị dự toán cấp I
- Văn phòng Bộ
là đơn vị dự toán cấp II
- Sở Hải quan
cũng là đơn vị dự toán cấp II
Bộ Văn
hóa:
- Vụ Tài vụ
là đơn vị dự toán cấp I
- Văn phòng Bộ
là đơn vị dự toán cấp II.
Trong trường
hợp Vụ Tài vụ không tập trung quản lý cả kinh phí hành chính và sự nghiệp mà chỉ
quản lý phần kinh phí sự nghiệp, còn phần kinh phí hành chính do Văn
phòng Bộ trực tiếp quản lý và lĩnh thẳng ở Bộ Tài chính, thì Văn phòng Bộ thay
Bộ làm nhiệm vụ đơn vị dự toán cấp I (về phần kinh phí hành chính).
Thí dụ:
Bộ Công
nghiệp nặng:
- Văn phòng Bộ
là đơn vị dự toán cấp I (giao dịch trực tiếp với Bộ Tài chính),
Bộ Kiến
trúc:
- Văn phòng Bộ
là đơn vị dự toán cấp I (giao dịch trực tiếp với Bộ Tài chính).
Chú ý:
Trên đây chỉ nêu một số thí dụ về cơ quan cấp II thuộc loại kinh phí hành
chính. Đơn vị dự toán có thể có những cơ quan cấp II, cấp III thuộc loại
kinh phí sự nghiệp hay thuộc loại kinh doanh.
Thí dụ: Bệnh
viện Bạch mai (đơn vị dự toán sự nghiệp) xí nghiệp dược phẩm (đơn vị kinh
doanh) của Bộ Y tế đều là đơn vị dự toán cấp II.
II. NỘI
DUNG CHI TIÊU HÀNH CHÍNH
Điều 1 điều lệ
quản lý kinh phí hành chính đã ghi rõ nội dung các khoản chi tiêu thuộc kinh
phí hành chính.
Sau đây giải
thích thêm một số điểm cụ thể:
1. Chi về
xây dựng cơ bản:
Chi về xây dựng
cơ bản không phải là khoản tiêu phí mà là chi về kiến thiết. Các công trình xây
dựng là tài sản tích lũy của Nhà nước. Kể từ 01-01-1961 chi về xây dựng cơ bản
tính vào loại kinh phí kiến thiết kinh tế (loại I).
2. Chi về
huấn luyện bồi dưỡng cán bộ:
Chỉ tính vào
kinh phí hành chính những lớp huấn luyện ngắn hạn bổ túc nghiệp vụ hay chính trị
không có tính chất liên tục. Còn những trường đào tạo dài hạn và những lớp huấn
luyện có tính chất liên tục nhiều đợt ngắn hạn (2, 3, 4 tháng) thì không thuộc
loại kinh phí hành chính mà tính vào loại kinh phí sự nghiệp (văn xã hay kiến
thiết kinh tế tùy trường hợp).
3. Chi về
phụ cấp xã hội:
Hiện nay còn
tạm ghi vào kinh phí hành chính để chi về trợ cấp đông con, phụ cấp sinh đẻ, về
thuốc men, viện phí, vườn trẻ, v.v…. của những cán bộ thuộc biên chế hành
chính; sau này sẽ gộp vào ngân sách bảo quản xã hội và phúc lợi tập thể cho hợp
với tính chất của nó do Tổng công đoàn Việt Nam và Bộ Lao động, Bộ Y tế quản lý
(đợi quyết định của Chính phủ).
4. Chi về
phái đoàn ra nước ngoài và đón tiếp phái đoàn nước ngoài:
Kinh phí hành
chính chỉ chi về các phái đoàn chính trị và ngoại giao (thí dụ phái đoàn Chính
phủ, phái đoàn Quốc hội), phái đoàn đi tham quan, đi dự hội nghị quốc tế (kể cả
phái đoàn nhân dân).
Còn các phái
đoàn khác như phái đoàn văn hóa, giáo dục, khoa học, y tế, thương mại, v.v… đều
tính vào kinh phí sự nghiệp văn hóa hoặc sự nghiệp kiến thiết kinh tế.
5. Chi về
các hoạt động chính trị ngoại giao bao gồm:
- Trợ cấp các
đảng phái dân chủ, các đoàn thể nhân dân và các hội.
- Chi phí về
các đại sứ quán, lãnh sự quán và các tổ thương vụ Việt Nam ở nước ngoài.
- Các chi phí
khác về chính trị ngoại giao.
6. Chi về
công vụ phí bao gồm nhiều khoản nhưng có thể chia làm hai loại:
Một loại có
tính chất thường xuyên nghĩa là tháng nào cũng chi, năm nào cũng chi,
ngành nào cũng chi có thể so sách đối chiếu thời gian này với thời gian trước,
ngành này với ngành khác (như văn phòng phí, bưu phí, công tác phí, điện, dầu
thắp, nước, vệ sinh cơ quan).
Một loại có
tính chất bất thường, nghĩa là thỉnh thoảng mới chi, có ngành chi, có
ngành không chi (như sửa chữa nhà cửa, di chuyển trụ sở, sửa chữa đồ đạc, tiều
thuê nhà, tiền thuế thổ trạch, hội nghị phí, khánh tiết tiếp tân, phí tổn sửa
đường, bưu phí nước ngoài, v.v…).
Những khoản
công vụ phí có tính chất thường xuyên như văn phòng phí, bưu phí trong nước
(không kể bưu phí nước ngoài), công tác phí, điện nước vệ sinh của cơ quan (nơi
không có điện thì tính tiền dầu thắp), thì gộp thành một tiêu chuẩn tổng hợp
tính theo đầu người hàng năm (gọi tắt là “định mức tiêu chuẩn công vụ phí”).
Các đơn vị có thể tùy theo đặc điểm tình hình công tác của mình mà chủ động điều
hòa giữa các khoản chi đó trong phạm vi định mức tiêu chuẩn công vụ phí.
Định mức tiêu
chuẩn công vụ phí do:
- Bộ Tài
chính quy định sau khi thỏa thuận với đơn vị dự toán trung ương.
- Ủy ban hành
chính khu, tỉnh, thành quy định đối với các đơn vị dự toán địa phương, theo đề
nghị của cơ quan Tài chính cùng cấp sau khi cơ quan Tài chính thỏa thuận với
đơn vị dự toán ở địa phương.
III. BIỆN
PHÁP QUẢN LÝ
A. LẬP DỰ
TOÁN CẢ NĂM
1. Hướng dẫn
lập dự toán:
Sau khi Đảng
và Chính phủ đã quyết định phương châm đường lối, chính sách chung và nhiệm vụ
công tác trong năm tới, bộ Tài chính sẽ hướng dẫn các Bộ, các Ủy ban Nhà nước,
các cơ quan ngang Bộ, các Ủy ban hành chính khu, tỉnh, thành phố (dưới đây tỉnh,
thành phố gọi chung một danh từ là tỉnh) lập dự toán cả năm: ban hành các mẫu bảng
dự toán, mục lục dự toán thống nhất và hướng dẫn cách trình bày dự toán để đáp ứng
yêu cầu xét duyệt của Trung ương và Chính phủ.
Căn cứ vào
thông tư của Bộ Tài chính, Ủy ban hành chính khu, tỉnh ra chỉ thị chi tiết về
việc lập dự toán của khu, tỉnh và cơ quan Tài chính hướng dẫn các đơn vị dự
toán trong khu, tỉnh lập dự toán theo đúng kế hoạch của Trung ương.
2. Cách thức
lập dự toán ở mỗi đơn vị:
Trách nhiệm của
đơn vị dự toán là phải quán triệt các đường lối, chính sách, phương châm nhiệm
vụ của Trung ương và Chính phủ đã đề ra và phải căn cứ vào các chỉ tiêu kế hoạch
Nhà nước, các chế độ và tiêu chuẩn chi tiêu đã ban hành và căn cứ vào khả năng
thực hiện công tác mà lập dự toán cả năm.
Yêu cầu của
việc lập dự toán cả năm là phải hết sức chu đáo, phải tính toán kỹ lưỡng từng
việc cụ thể, phải có đầy đủ chi tiết, cơ sở dự trù phải chắc chắn. Dự toán phải
phản ánh đầy đủ và chính xác các việc cần chi, nghĩa là phải dự trù cho hết mọi
khoản chi, không bỏ sót khoản nào, nhưng tính toán phải thật đúng, thật sát, phải
thể hiện tinh thần tiết kiệm, không được dự trù trừ hao gây tình hình khẩn
trương giả tạo cho ngân sách Nhà nước.
Để đảm bảo dự
toán cả năm được chính xác, phải có sự phối hợp chặt chẽ giữa bộ phận tài vụ kế
toán với các bộ phận có liên quan như bộ phận tổ chức và cán bộ, bộ phận kế hoạch
và các bộ phận nghiệp vụ khác. Ngoài ra cần liên hệ với các cơ quan Mậu dịch,
Ngân hàng, Bưu điện, nhà máy điện, nhà máy nước, nhà in, công ty xây dựng v.v…
để biết khả năng cung cấp vật tư và tình hình giá cả, và những khoản chi hành
chính quản trị thuộc nội bộ cơ quan nhất là những khoản chi có quan hệ đến
đời sống vật chất và văn hoá của cán bộ nhân viên, cần lấy thêm ý kiến của Ban
Chấp hành công đoàn cơ quan.
Vì dự toán cả
năm thể hiện chủ trương đường lối chính sách của Đảng và Chính phủ nên phải được
Đảng đoàn thông qua (đối với các đơn vị dự toán trung ương); dự toán của các
khu, tỉnh cũng phải được Đảng đoàn chính quyền địa phương thông qua.
Thủ trưởng
đơn vị dự toán cần đưa dự thảo dự toán ra thảo luận tập thể với cán bộ phụ
trách các bộ môn công tác trong đơn vị. Thủ trưởng đơn vị phải trực tiếp
thông qua từng khoản chi và tổng số ngân sách của đơn vị (chứ không phải chỉ
duyệt về đường lối, chủ trương công tác) và tự mình phải ký duyệt dự toán gửi
cơ quan Tài chính như điều 10 trong điều lệ đã quy định.
*
*
*
Đơn vị dự
toán cấp I có trách nhiệm lãnh đạo và hướng dẫn các đơn vị cấp dưới để dự toán
lập được chính xác và kịp thời.
Đơn vị dự
toán cấp II có trách nhiệm xét duyệt dự toán của đơn vị cấp III và tổng hợp vào
dự toán của bản thân mình thành dự toán cấp II gửi lên đơn vị dự toán cấp I.
Đơn vị dự
toán cấp I có trách nhiệm xét duyệt dự toán của đơn vị cấp II và tổng hợp vào dự
toán của bản thân mình thành dự toán chung của đơn vị gửi cơ quan Tài chính
cùng cấp.
3. Hồ sơ dự
toán cả năm:
Dự toán cả
năm phải trình bày theo đúng mẫu mực do Bộ Tài chính quy định và phải kèm theo
đủ các tài liệu cần thiết cho công việc nghiên cứu của cơ quan Tài chính, gồm:
1. Bảng dự
toán cả năm (so sánh dự trù năm sau với thực chi năm trước về từng tiết, từng mục).
2. Bảng thuyết
minh.
3. Bảng chiết
tính chi tiết các khoản chi.
4. Bảng tình
hình biên chế (đối chiếu số ghi trong dự toán năm sau với số có mặt khi lập dự
toán và số chỉ tiêu kế hoạch Nhà nước.
5. Bảng kê
các số liệu cơ bản dùng để tính dự toán (chỉ tiêu kế hoạch Nhà nước về biên chế,
quỹ lương, quỹ xã hội, định mức tiêu chuẩn công vụ phí thường xuyên, số người ở
tập thể trong cơ quan, diện tích nhà dùng để làm việc, diện tích nhà ở cho cán
bộ ở tập thể, số cháu hưởng trợ cấp con, số cháu gửi vườn trẻ v.v…).
6. Bản kê các
tài sản chủ yếu (hoặc bản mục lục tài sản hàng năm mới nhất nếu đơn vị đã lập kịp).
7. Bản sao
các công văn của cấp trên duyệt các chủ trương công tác quan trọng như: đón tiếp
phái đoàn nước ngoài, cử phái đoàn ra nước ngoài, huấn luyện cán bộ, phát hành
báo chí, tập san và các tài liệu in đặc biệt, tổ chức triển lãm v.v…
Bản thuyết
minh phải nêu rõ các công tác đặc biệt cần thực hiện trong năm (nói rõ chủ
trương về các công tác đó đã được cấp nào xét duyệt) và phải đối chiếu so sánh
số dự toán năm sau với số thực chi năm trước và phân tích lý do hơn kém. (11)
4. Thời
gian lập dự toán cả năm:
Dự toán cả
năm phải lập kịp thời theo đúng thời hạn Chính phủ quy định.
1. Căn
cứ vào thời hạn phải trình tổng dự toán Nhà nước lên Thủ tướng Chính phủ (do Hội
đồng Chính phủ quy định), Bộ Tài chính sẽ quy định thời hạn mà các Bộ, các Ủy
ban Nhà nước, các cơ quan ngang Bộ, các cơ quan đoàn thể trung ương, các Ủy ban
hành chính Khu tự trị, thành phố và tỉnh trực thuộc trung ương phải gửi dự toán
cho Bộ Tài chính.
2. Ủy
ban hành chính khu, tỉnh quy định thời hạn cho các đơn vị dự toán trong khu, tỉnh
và Ủy ban hành chính huyện, châu (hay thị xã) phải gửi dự toán tới Sở, Ty Tài
chính.
3. Ủy
ban Hành chính huyện (hay thị xã) quy định thời hạn cho các đơn vị dự toán
trong huyện, châu (hay thị xã) phải gửi dự toán lên huyện, châu (hay thị xã).
4. Thời
hạn mà đơn vị dự toán cấp dưới phải gửi dự toán cho đơn vị cấp trên trực tiếp của
mình, do đơn vị dự toán cấp trên nghiên cứu quy định. Đơn vị cấp I quy định thời
hạn cho cấp II và cấp II quy định cho cấp III.
Các đơn vị dự
toán (cấp I, II, III) và các Ủy ban hành chính huyện, tỉnh, khu nếu không lập
xong dự toán cả năm đúng thời hạn thì phải chị trách nhiệm trước cấp trên.
5. Vấn đề
xét duyệt dự toán:
Thủ tục phê
chuẩn tổng dự toán Nhà nước, tổng dự toán của khu, tỉnh sẽ do điều lệ về ngân
sách Nhà nước quy định.
Dưới đây chỉ
nói về vấn đề xét dự toán của cơ quan Tài chính (Bộ, Sở, Ty).
Cơ quan tài
chính là tổ chức chuyên môn phục vụ sự lãnh đạo của Đảng và Chính phủ trong việc
quản lý tài chính Nhà nước, có nhiệm vụ xét dự toán của các ngành, phát hiện những
căn cứ tính toán thiếu chính xác hoặc chưa đúng với những điều đã quy định hoặc
những hiện tượng không tiết kiệm, rồi trao đổi ý kiến với các ngành, cuối cùng
tổng hợp dự toán của các ngành trình cấp trên kèm theo báo cáo nhận xét.
Sở, Ty Tài
chính trình Ủy ban hành chính cùng cấp xét duyệt. Ủy ban hành chính khu, tỉnh
sau khi duyệt xong sẽ chuyển Bộ Tài chính kèm theo ý kiến của mình một bản tổng
hợp dự toán cả năm chung cho toàn khu, tỉnh và một bảng chi tiết kinh phí hành
chính ghi rõ từng đơn vị.
Bộ Tài chính
nghiên cứu, tổng hợp dự toán của các Bộ và dự toán của các khu, tỉnh rồi trình
Thủ tướng Chính phủ và Hội đồng Chính phủ kèm theo ý kiến của mình.
6. Thông
báo mức dự toán cả năm:
Sau khi tổng
dự toán Nhà nước đã được Hội đồng Chính phủ duyệt y và Quốc hội thông qua, Bộ
tài chính sẽ thông báo mức dự toán cả năm cho từng Bộ và từng khu, tỉnh.
7. Lập lại
dự toán cụ thể:
Sau khi nhận
được công văn chính thức báo mức dự toán được duyệt, các bộ và các Ủy ban hành
chính khu, tỉnh lập lại dự toán cụ thể (phân chia từng mục, từng tiết) gửi cơ
quan Tài chính để theo dõi việc chấp hành.
Các đơn vị dự
toán địa phương gửi dự toán cho Sở, Ty Tài chính cùng cấp. Sở, Ty Tài chính tổng
hợp thành dự toán toàn khu, toàn tỉnh gửi Bộ Tài chính.
Các Bộ, các Ủy
ban Nhà nước, các cơ quan ngang Bộ và các đảng, đoàn thể và hội trung ương gửi
dự toán lập lại cho Bộ Tài chính.
8. Điều chỉnh
dự toán cả năm:
Vấn đề điều
hòa kinh phí đã quy định trong điều 5 điều lệ quản lý kinh phí hành chính.
Dưới đây chỉ
nói thêm về vấn đề tăng hay giảm dự toán cả năm của từng đơn vị dự toán.
Trường hợp có
công tác đột xuất (tức là khoản chi chưa ghi trong dự toán cả năm – xem điều 6
điều lệ quản lý kinh phí hành chính), đơn vị dự toán trước hết phải cố gắng sắp
xếp trong phạm vi dự toán của mình để tự giải quyết. Nếu có thể bỏ hoặc giảm một
khoản chi nào để bù vào khoản chi đột xuất thì không đặt vấn đề tăng thêm dự
toán. Nếu đã soát lại tất cả các khoản chi trên tinh thần triệt để tiết kiệm mà
không thể điều chỉnh dự toán được, thì đề nghị cơ quan Tài chính cấp thêm kinh
phí ngoài dự toán cả năm đã được duyệt.
Trong trường
hợp này, cơ quan Tài chính (Bộ, Sở, Ty) sẽ căn cứ vào chế độ sử dụng dự bị phí
ngân sách Nhà nước (do Chính phủ ban hành) mà giải quyết.
Trái lại
trong quá trình thực hiện dự toán, nếu xét thấy kinh phí có thể thừa thì đơn vị
dự toán báo cáo ngay cho cơ quan Tài chính biết để nếu cần thì điều chỉnh cho
những đơn vị thiếu nhằm bảo đảm thăng bằng tích cực của ngân sách. Không nên đợi
đến hết năm mới báo cáo, vì lúc đó kinh phí thừa sẽ mất tác dụng.
B. LẬP KẾ HOẠCH
CHI QUÝ
1. Kế hoạch
lập:
Sau khi dự toán
cả năm đã được duyệt, 3 tháng một lần, đơn vị dự toán lập kế hoạch chi quý (có
phân chia từng tháng và trình bày theo đúng mẫu mực do Bộ Tài chính quy định) gửi
cơ quan Tài chính cùng cấp xét duyệt.
Kế hoạch chi
quý phải tính toán chặt chẽ hơn dự toán chi cả năm cho thật sát nhu cầu thực tế.
Để lập kế hoạch
chi quý, đơn vị dự toán phải căn cứ vào mức chi cả năm đã được duyệt, các chỉ
tiêu kế hoạch Nhà nước, các chế độ tiêu chuẩn hiện hành và dựa vào chương trình
công tác trong quý để định các việc cần làm trong từng thời gian cụ thể. Ngoài
ra đơn vị dự toán cần chú ý cân nhắc khả năng thực hiện và điều kiện hoạt động,
tham khảo tình hình chỉ tiêu của quý đó trong năm trước và tình hình chi tiêu của
các quý trước. Nói một cách khác kinh phí phải dự trù sát với nhu cầu thực tế
trên phương châm “tốn ít tiền mà được nhiều việc”.
Để đảm bảo kế
hoạch chi quý được chính xách, bộ phận tài vụ kế toán cần phối hợp chặt chẽ với
các bộ phận có liên quan, và cũng phải lấy ý kiến của Ban Chấp hành công đoàn
cơ quan như khi lập dự toán chi hàng năm.
2. Việc
xét duyệt, tổng hợp kế hoạch chi quý của đơn vị dự toán:
Việc lập kế
hoạch chi quý có ý nghĩa quan trọng nên điều 14 điều lệ quản lý kinh phí hành
chính đã xác định trách nhiệm của Thủ trưởng đơn vị dự toán là phải trực tiếp
lãnh đạo việc lập kế hoạch chi quý và phải thông qua từng khoản chi cũng
như đối với dự toán chi cả năm.
Đơn vị dự
toán cấp trên có trách nhiệm xét duyệt kế hoạch chi của đơn vị dự toán cấp dưới
nhằm bảo đảm quyền lãnh đạo toàn diện của cấp trên đối với cấp dưới (lãnh đạo
công tác kết hợp với lãnh đạo chi tiêu tài chính) đồng thời đề cao trách nhiệm
của đơn vị cấp trên đối với mọi công việc chi tiêu của cấp dưới.
Đơn vị dự
toán cấp II có trách nhiệm xét duyệt kế hoạch chi của đơn vị cấp III và tổng hợp
vào kế hoạch chi của bản thân mình thành kế hoạch chi cấp II gửi lên đơn vị dự
toán cấp I.
Đơn vị dự
toán cấp I có trách nhiệm xét duyệt kế hoạch chi của đơn vị dự toán cấp II và tổng
hợp vào kế hoạch chi của bản thân mình thành kế hoạch chi chung của đơn vị gửi
cơ quan tài chính cùng cấp.
Kế hoạch chi
của cấp I bao gồm cả số chi của cấp I, II, III nhưng chỉ ghi số tổng hợp của cả
3 cấp, chứ không phân tách riêng từng cấp vì cơ quan Tài chính không quản lý
riêng từng đơn vị cấp I, II, III mà nắm chung toàn bộ chi tiêu của đơn vị cấp I
để tôn trọng quyền điều hòa kinh phí giữa cấp I, II, III của đơn vị dự toán cấp
I. Hơn nữa theo điều 3 điều lệ quản lý kinh phí hành chính, chỉ có đơn vị dự
toán cấp I giao dịch trực tiếp với cơ quan Tài chính.
3. Hồ sơ kế
hoạch chi:
Bộ phận tài vụ
kế toán phải lập hồ sơ về kế hoạch chi quý gồm đủ các tài liệu cần thiết và kèm
theo các bảng giải thích cụ thể để thủ trưởng đơn vị dự toán có cơ sở chắc chắn
xét và quyết định.
Các bảng chi
tiết kèm theo kế hoạch chi không phải gửi cơ quan Tài chính, nhưng cơ quan Tài
chính, nếu xét thấy cần thiết, có thể mượn để tham khảo.
Hồ sơ kế hoạch
chi quý gửi cơ quan Tài chính gồm các tài liệu sau đây:
1. Bảng kế hoạch
chi.
2. Bảng thuyết
minh.
3. Bảng kê các
số liệu cơ bản dùng để tính kế hoạch chi.
Bảng thuyết
minh gồm 5 phần chính sau đây:
1. Phân tích
tỷ lệ (%) kinh phí ghi trong kế hoạch chi quý so với mức dự toán cả năm và so
sánh phân tích dự trù chi tiêu trong quý so với quý trước (tại sao hơn kém quý
trước).
2. Nêu rõ
công tác quan trọng sẽ thực hiện trong quý (nói rõ có ghi trong dự toán cả năm
không?).
3. Sự biến
chuyển về tình hình biên chế trong quý tới đối chiếu với chỉ tiêu kế hoạch Nhà
nước đã ghi trong dự toán cả năm (phân tích rõ số cán bộ trong biên chế, số cán
bộ chờ công tác và số nhân viên phụ động, tạm tuyển).
4. Định mức
tiêu chuẩn công vụ phí bình quân đầu người đã dùng để tính kế hoạch chi – Phân
tích kế hoạch điều hòa tiêu chuẩn công vụ phí giữa các quý đã đảm bảo không vượt
định mức cả năm.
5. Nếu có khoản
chi ngoài dự toán cả năm thì cần nêu bật lên (kèm theo hồ sơ chiết tính cụ thể)
và trình bày kế hoạch điều hòa kinh phí để bảo đảm khoản chi đó (giảm khoản chi
nào để bù vào khoản đó). Nhưng nếu khoản chi đó thuộc loại chỉ tiêu kế hoạch
Nhà nước (như quỹ lương quỹ xã hội) hay thuộc chủ trương do cấp trên xét duyệt
(như cử phái đoàn ra nước ngoài, đón tiếp phái đoàn nước ngoài, huấn luyện cán
bộ, phát hành báo chí tập san, tài liệu in đặc biệt) thì phải được cấp có thẩm
quyền xét duyệt rồi mới ghi vào kế hoạch chi.
4. Thời hạn
gửi kế hoạch chi cho cơ quan Tài chính:
Kế hoạch chi
quý phải gửi cho cơ quan Tài chính trước ngày 15 tháng cuối cùng của quý trước.
Để bảo đảm thời hạn đó (là hạn cuối cùng mà cơ quan Tài chính phải nhận được đủ
kế hoạch chi quý của các ngành để tổng hợp và báo cáo lên cấp trên), đơn vị dự
toán cấp trên có trách nhiệm quy định thời hạn mà đơn vị dự toán cấp dưới phải
lập xong kế hoạch chi quý (cấp I quy định thời hạn cho cấp II, cấp II quy
định thời hạn cho cấp III).
5. Sơ kết
tình hình thực hiện dự toán về 6 tháng đầu năm và nhận định về triển vọng chi
tiêu 6 tháng cuối năm).
Để nắm vững
tình hình dự toán cả năm và kịp thời điều chỉnh nếu cần, đến tháng 6, mỗi đơn vị
dự toán cũng như cơ quan tài chính phải sơ kết tình hình thực hiện dự toán 6
tháng đầu năm (gồm 5 tháng theo thực chi và 1 tháng theo kế hoạch) và nhận định
về triển vọng chi tiêu 6 tháng cuối năm, tổng hợp chi tiêu của hai thời kỳ lại
rồi đối chiếu so sánh với mức dự toán cả năm xem thừa, thiếu như thế nào. Nếu
vượt mức dự toán cả năm thì phải giảm bớt nhu cầu chi tiêu về 6 tháng cuối năm
vì theo điều 5 điều lệ quản lý kinh phí hành chính, đơn vị dự toán phải tôn trọng
mức dự toán chi cả năm đã được duyệt.
Vậy đến kỳ lập
kế hoạch chi quý III, đơn vị dự toán phải lập thêm một bảng kế hoạch chi ước lượng
về quý IV (chưa cần phân tích từng tháng, đến tháng 9 sẽ lập kế hoạch chi chính
thức của quý IV như thường lệ) và kèm vào bảng đó một bản nhận định sơ bộ ước
tính hoàn thành dự toán cả năm.
Để cơ quan
Tài chính có đủ thì giờ nghiên cứu và tổng hợp trình cấp trên, các đơn vị dự
toán cần gửi kế hoạch quý III (kèm theo bản thuyết minh lập như thường lệ) và dự
kiến kế hoạch chi quý IV (kèm theo bản nhận định sơ bộ ước tính hoàn thành dự
toán cả năm) cho cơ quan Tài chính đồng cấp trước ngày 15 tháng 06.
6. Việc
xét định kế hoạch chi quý của cơ quan Tài chính:
Cơ quan Tài
chính có trách nhiệm nghiên cứu và quyết định kế hoạch chi quý của các đơn vị dự
toán xong trong vòng 15 ngày sau khi nhận được.
Cơ quan Tài
chính không xét cụ thể từng món chi, không đi sâu vào từng khoản xem cách tính
toán thế nào như xét dự toán cả năm, vì việc phân phối dự toán cả năm là quyền
và trách nhiệm của đơn vị dự toán. Trong phạm vi ngân sách đã được duyệt, căn cứ
vào các chỉ tiêu kế hoạch Nhà nước và các chế độ, tiêu chuẩn đơn vị dự toán tự
quyết định các công tác của mình (nên tiến hành những công việc gì, vào lúc
nào, chi phí hết bao nhiêu, mua sắm những gì v.v… là quyền của đơn vị) và phải
chịu trách nhiệm hoàn toàn về công việc chi tiêu đúng hay sai trước cấp trên,
nên tự mình phải kiểm tra chặt chẽ chi tiết các khoản dự trù trong kế hoạch chi
quý.
Cơ quan Tài
chính chỉ xét duyệt kế hoạch chi quý trên tinh thần bảo đảm các yêu cầu sau
đây:
1.Bảo đảm
không vượt mức dự toán cả năm.
2. Bảo đảm thực
hiện đúng chỉ tiêu kế hoạch Nhà nước về biên chế, quỹ lương và các chỉ tiêu
khác.
3. Bảo đảm kế
hoạch thăng bằng thu chi kho bạc. (Ngân hàng chỉ có thể xuất quỹ khi còn tồn quỹ
Kho bạc Nhà nước).
4. Không để
tiền ứ đọng
Nếu vượt dự
toán cả năm hay các chi tiêu kế hoạch Nhà nước, thì không duyệt.
Trường hợp
thu chưa đủ chi, thì cơ quan Tài chính phối hợp với Ngân hàng định kế hoạch cấp
phát theo thứ tự ưu tiên.
CHÚ Ý: Nếu
trong kế hoạch chi quý có những khoản chi lớn chưa dự trù trong dự toán cả năm
thì phải ghi rõ trong điểm 5 của bản thuyết minh kế hoạch chi. Cơ quan Tài
chính có quyền xét cụ thể cách tính toán khoản chi ấy như khi nghiên cứu dự
toán cả năm.
Kế hoạch chi
quý lập thành 2 bản: sau khi duyệt xong, cơ quan Tài chính sẽ trả lại đơn vị 1
bản (kèm theo những ý kiến nhận xét nếu cần) và lưu lại 1 bản.
7. Điều chỉnh
hạn mức chi quý:
Kế hoạch chi
quý được duyệt là hạn mức chi tối đa mà các đơn vị dự toán được chi tiêu trong
quý.
Đơn vị dự
toán có quyền điều chỉnh hạn mức chi các tháng trong phạm vi hạn mức chi quý,
nhưng phải đề nghị kịp thời với cơ quan Tài chính để cơ quan Tài chính điều chỉnh
kế hoạch cấp phát từng tháng. Đề nghị điều chỉnh phải gửi cơ quan Tài chính trước
ngày 20 mỗi tháng.
Trên đây là trường
hợp điều chỉnh hạn mức chi các tháng mà không vượt hạn mức chi quý.
Trường hợp
cần tăng hạn mức chi quý thì giải quyết như sau:
Sau khi kế hoạch
chi quý đã được duyệt rồi, nếu cần thực hiện một công tác ngoài chương trình
quý đã định trước thì đơn vị dự toán phải giải quyết theo tinh thần điều 6 điều
lệ quản lý kinh phí hành chính, nghĩa là:
- Trước hết
phải cố gắng điều hòa trong phạm vi kế hoạch chi quý đã được duyệt.
- Nếu không
điều hòa được thì lập kế hoạch chi phụ gửi cơ quan Tài chính cùng cấp. Kế hoạch
chi phụ phải nói rõ lý do thực hiện công tác đột xuất và biện pháp điều chỉnh dự
toán cả năm để giải quyết khoản chi mới đó, (tức là giảm bớt khoản nào trong dự
toán cả năm để bù vào khoản chi đột xuất).
Trường hợp phải
chi ngoài dự toán cả năm, thì đơn vị dự toán phải làm thủ tục xin trích dự bị
phí theo chế độ hiện hành gửi cấp có thẩm quyền quyết định: Bộ Tài chính hay Thủ
tướng Chính phủ (đối với các đơn vị dự toán ở trung ương) Ủy ban hành chính
khu, tỉnh, thành phố (đối với các đơn vị dự toán ở địa phương).
C. VIỆC CẤP
PHÁT KINH PHÍ
Bộ Tài chính
sẽ cùng với Ngân hàng Nhà nước trung ương quy định cụ thể chế độ cấp phát hạn mức
cho các đơn vị dự toán nhằm đảm bảo hoạt động của các đơn vị, đảm bảo không để
tiền đọng vả đảm bảo chi tiêu theo đúng chế độ quản lý tiền mặt của Nhà nước.
Trong khi chờ
đợi ban hành chế độ cấp phát hạn mức, tạm thời vẫn thi hành chế độ cấp phát bằng
lệnh chi tiền của cơ quan Tài chính như hiện nay.
D. GIÁM ĐỐC
VÀ QUẢN LÝ CHI TIÊU
Điều 2 điều lệ
quản lý kinh phí hành chính đã quy định, quản lý kinh phí hành chính ở mỗi đơn
vị dự toán chủ yếu là nhiệm vụ của đơn vị đó và trước hết là nhiệm vụ của thủ
trưởng.
Điều 25 lại
xác định thêm: giám đốc và kiểm tra thường xuyên việc chi tiêu ở mỗi đơn vị dự
toán là nhiệm vụ của thủ thưởng đơn vị dự toán.
Để thực hiện
được những nhiệm vụ trên, cần chú ý một số điểm sau đây:
1. Để quản lý
tài chính được tốt, thủ trưởng đơn vị dự toán phải nắm chắc tình hình ngân
sách hàng năm, hàng quý, và hàng tháng, phải kết hợp chặt chẽ quản lý tài
chính với quản lý công tác nghiệp vụ chuyên môn, lấy việc quản lý tài chính để
kiểm tra việc thực hiện chương trình kế hoạch công tác của cơ quan, kiểm tra việc
chấp hành các chỉ tiêu kế hoạch Nhà nước, các chế độ và tiêu chuẩn.
Nắm vững tình
hình Ngân hàng là biết rõ cả năm dự trù bao nhiêu, đã chi đến thời gian nào đó
hết bao nhiêu, số kinh phí còn lại có đủ chi hết năm không hay có triển vọng thừa.
Chương trình công tác đề ra đầu năm đã thực hiện đến đâu và có những yếu tố gì
đã, hoặc sẽ ảnh hưởng đến việc thi hành ngân sách.
Cần phải nắm
vững:
- Tình hình
biên chế, quỹ lương, quỹ xã hội đã thực hiện, đối chiếu với chỉ tiêu kế hoạch
Nhà nước.
- Khả năng thực
hiện các công tác nghiệp vụ, so với chương trình đầu năm.
- Tình hình
chi tiêu về công vụ phí thường xuyên so với định mức tiêu chuẩn cả năm.
- Tình hình
mua sắm đồ đạc dụng cụ, so với dự trù cả năm, v.v…
2. Vấn đề
quản lý tiền mặt. Thủ trưởng đơn vị dự toán phải nắm chắc tình hình tồn quỹ:
phải có kế hoạch theo dõi số tiền lĩnh về và việc sử dụng số kinh phí đó, không
dùng kinh phí hành chính để chi cho những công việc không thuộc phạm vi chi
tiêu của cơ quan (thí dụ cho cán bộ vay để chi tiêu về việc riêng, ứng tiền cho
công đoàn để mua thực phẩm dự trữ v.v…) Chi tiêu phải theo đúng chế độ quản lý
tiền mặt quy định trong nghị định số 15-CP ngày 31 tháng 05 năm 1960 của Hội đồng
Chính phủ.
Công việc chi
thu ngày nào phải ghi ngay vào sổ quỹ ngày đó, không được để đến ngày hôm sau.
Cuối ngày thủ quỹ phải báo cáo thủ trưởng biết số tồn quỹ.
Mỗi tháng ít
nhất phải tổ chức kiểm quỹ một lần. Ngoài ra cơ quan Tài chính có quyền
cử cán bộ đến kiểm tra quỹ của đơn vị dự toán bất cứ ngày nào.
Mỗi lần kiểm
quỹ, thủ trưởng đơn vị dự toán cử người đại diện chứng kiến và ghi ý kiến nhận
xét vào sổ quỹ. Nếu kiểm quỹ có cán bộ thẩm kế của cơ quan Tài chính chứng kiến,
thì cán bộ Tài chính cũng có quyền ghi ý kiến nhận xét vào sổ quỹ và đề nghị sửa
chữa những khuyết điểm trong việc giữ sổ cũng như trong việc sử dụng và bảo vệ
quỹ.
Nếu số tiền mặt
không ăn khớp với sổ quỹ thì thủ quỹ phải truy cứu ngay. Nếu không tìm ra
nguyên nhân chênh lệch thì thủ quỹ phải đền.
3. Vấn đề
quản lý tiêu chuẩn công vụ phí thường xuyên. Định mức tiêu chuẩn công vụ phí
thường xuyên là một căn cứ để tính ngân sách cả năm, đồng thời cũng là mức chi
tối đa mà đơn vị được sử dụng theo đầu người biên chế của cơ quan. Nếu không
chi hết, không được sử dụng số kinh phí thừa vào việc nào khác (điều 5 điều lệ
quản lý kinh phí hành chính).
Đơn vị dự
toán có quyền điều hòa định mức tiêu chuẩn công vụ phí đã được duyệt giữa các
đơn vị cấp I, II, III (nhưng phải cùng thuộc loại cơ quan hành chính).
Ba tháng, sáu
tháng, chín tháng, đơn vị dự toán phải sơ kết tình hình quản lý tiêu chuẩn để
rút kinh nghiệm cải tiến công việc quản lý cho chặt chẽ hơn và để đặt kế hoạch
đảm bảo định mức tiêu chuẩn cả năm.
Cuối năm, đơn
vị dự toán phải tổng kết tình hình quản lý tiêu chuẩn (cùng với dịp lập quyết toán
cả năm), đối chiếu thực chi với định mức dự trù và phân tích tỷ lệ thực hiện,
đúc kết các sáng kiến và thành tích tiết kiệm để phổ biến cho các nơi khác, tổng
hợp các hiện tượng lãng phí để định kế hoạch bổ khuyết.
Các tài liệu
sơ kết, tổng kết quản lý tiêu chuẩn công vụ phí phải gửi cơ quan Tài chính cùng
một lúc với bản sơ kết, tổng kết công tác quản lý tài chính của đơn vị dự toán
để cơ quan Tài chính nghiên cứu.
4. Vấn đề
quản lý vật liệu tiêu dùng: Ít nhất 3 tháng một lần, đơn vị dự toán phải tổ chức
kiểm điểm tồn kho các vật liệu tiêu dùng (như văn phòng phẩm, xăng dầu ô
tô, thuốc men, dụng cụ rẻ tiền mau hỏng v.v…), xem số tồn kho có ăn khớp với sổ
sách kế toán kho không. Nếu có điều kiện, đơn vị vẫn có thể tổ chức kiểm kho
hàng tháng.
Mỗi lần kiểm
kho, thủ trưởng đơn vị dự toán cử người đại diện chứng kiến và ghi ý kiến nhận
xét vào sổ xuất nhập kho.
Nếu số vật liệu
tồn kho không ăn khớp với số xuất nhập kho thì thủ kho phải truy cứu ngay. Nếu
không tìm ra nguyên nhân chênh lệch thì thủ kho phải đền cũng như trường hợp
thiếu quỹ.
Nếu vì thiếu
ý thức, trách nhiệm bảo vệ vật liệu mà hư hỏng thì thủ kho phải bồi thường về
những vật liệu hư hỏng.
Công việc xuất
nhập kho ngày nào phải ghi ngay vào sổ kho ngày đó, không được để đến ngày hôm
sau.
5. Vấn đề
quản lý tài sản: Thủ trưởng đơn vị dự toán không những phải chú ý đến việc
quản lý tiền và các vật liệu tiêu dùng mà còn phải quan tâm đến việc quản lý
các tài sản lâu bền (như máy móc, đồ đạc, dụng cụ) vì quản lý tài sản lâu bền
là một bộ phận trong nhiệm vụ quản lý kinh phí hành chính (điều 24 điều lệ quản
lý kinh phí hành chính).
Hàng năm đơn
vị dự toán phải tổ chức kiểm kê lại toàn bộ tài bộ tài sản của cơ quan
và gửi cơ quan Tài chính đồng cấp một bản mục lục tài sản mới cùng với bản quyết
toán cả năm.
Người sử dụng
hoặc được phân công bảo quản tài sản nếu để mất mát hoặc hư hỏng vì thiếu ý thức
bảo vệ của công thì phải đền (điều 24 điều lệ quản lý kinh phí hành chính) cũng
như trường hợp đánh mất hoặc để hư hỏng các vật liệu tiêu dùng.
Điều lệ quản
lý tài sản sẽ được quy định riêng.
6. Vấn đề
chấp hành chế độ kế toán: Để nắm vững tình hình ngân sách, đơn vị dự
toán phải chấp hành nghiêm chỉnh chế độ kế toán Nhà nước. Kế toán có rành mạch
thì thủ trưởng mới nắm được tình hình chi tiêu một cách chính xác.
Việc ghi chép
sổ sách phải thực hiện đều đặn và kịp thời, căn cứ vào các chứng từ chi tiêu hợp
lệ và phải phản ánh trung thực tình hình tài chính của cơ quan; chi thu ngày
nào thì phải ghi sổ ngay ngày đó, không được để chậm trễ; khoản chi thuộc mục,
tiết nào thì phải đúng vào mục tiết ấy, không được ghi lẫn lộn.
Hàng tháng kế
toán viên phải đối chiếu sổ chính với các sổ phụ, đối chiếu sổ sách kế toán của
đơn vị với sổ sách của cơ quan Tài chính và Ngân hàng Nhà nước. Nếu số liệu
không ăn khớp thủ trưởng đơn vị phải đặt kế hoạch cho cán bộ tài vụ kế toán điều
chỉnh kịp thời.
Trưởng phòng
kế toán và kế toán viên phải chịu kỷ luật nếu sổ sách kế toán ghi lộn xộn, thiếu
sót hoặc không cập nhật.
Thủ trưởng
đơn vị dự toán (hay người được ủy quyền) phải ký duyệt hàng tháng các sổ sách kế
toán để xác nhận đúng các số liệu ghi trong sổ. Trưởng phòng kế toán có trách
nhiệm đưa thủ trưởng đơn vị dự toán (hay người được ủy quyền) ký duyệt sổ sách
kế toán đúng ngày do thủ trưởng ấn định.
7. Vấn đề
quyết toán và báo cáo công tác quản lý kinh phí hành chính: Theo điều 21 điều
lệ quản lý kinh phí hành chính, các đơn vị dự toán có trách nhiệm lập quyết
toán hàng tháng, hàng năm và từng thời kỳ 3, 6, 9, 12 tháng lập báo cáo kiểm điểm
công tác quản lý kinh phí hành chính gửi cơ quan Tài chính cùng cấp.
Quyết toán phải
đạt các yêu cầu sau đây:
- Kịp thời:
Nghĩa là phải lập dúng thời gian và gửi cho cơ quan Tài chính đúng kỳ hạn đã
quy định.
Muốn lập quyết
toán được kịp thời, điều chủ yếu là phải thanh toán gấp các khoản thực chi, tập
trung đầy đủ các chứng từ chi tiêu. Ngoài ra phải ghi chép sổ sách cập nhật và
cộng sổ đúng ngày cuối tháng rồi căn cứ vào số liệu trên sổ sách kế toán (đã được
thủ trưởng hay người được ủy quyền xác nhận) mà lập quyết toán.
- Chính xác,
trung thực nghĩa là thực chi thế nào phải phản ánh đúng như vậy; số liệu
quyết toán phải ăn khớp với số liệu ghi trong sổ sách kế toán; chi tiêu phải có
giấy tờ chứng minh đầy đủ.
- Quyết
toán hàng tháng phải kèm theo một bản “nhận xét sơ lược” về tình hình chi
tiêu trong tháng vừa qua; đặc biệt cần giải thích những khoản thuộc về chỉ tiêu
kế hoạch Nhà nước (như biên chế, quỹ lương, quỹ xã hội) và những khoản thuộc về
chủ trương do cấp trên quyết định (như phái đoàn ra, phái đoàn vào, ấn loát đặc
biệt v.v…). Ngoài ra có thể nêu thành tích tiết kiệm hoặc những hiện tượng lãng
phí tham ô.
- Quyết
toán hàng năm phải kèm theo một bản “thuyết minh” nhằm kiểm điểm tình hình
thực hiện dự toán cả năm kết hợp với việc kiểm điểm sự thực hiện chương trình
công tác để rút kinh nghiệm bồi bổ cho công tác quản lý kinh phí hành chính,
phát huy những ưu điểm và thành tích đã đạt được đồng thời đặt kế hoạch khắc phục
các khó khăn và khuyết điểm đã mắc phải.
Bản thuyết
minh quyết toán cả năm thay cho báo cáo công tác quản lý kinh phí hành chính cả
năm.
Báo cáo
công tác quản lý kinh phí hành chính tuần kỳ (3, 6, 9 tháng) phải phản ánh
tình hình chấp hành dự toán trong các thời kỳ đó về các mặt chỉ tiêu kế hoạch
Nhà nước, chế độ, tiêu chuẩn chi tiêu, v.v… rút kinh nghiệm và nêu ưu khuyết điểm
trong công tác tài chính.
Trong khi chờ
đợi ban hành chế độ về ngân sách Nhà nước, thời hạn gửi quyết toán hàng tháng,
hàng năm và các báo cáo công tác quản lý kinh phí hành chính 3, 6, 9 tháng cho
cơ quan Tài chính tạm thời quy định như sau:
a) Quyết
toán hàng tháng: trước ngày 15 tháng sau. Thời hạn này lui lại đến ngày 30
tháng sau đối với đơn vị dự toán có cơ quan trực thuộc (cấp II và cấp III).
b) Quyết
toán hàng năm: trước ngày 25 tháng 02 năm sau.
c) Báo cáo
công tác quản lý kinh phí hành chính:
- 03 tháng:
trước ngày 30 tháng 4
- 06 tháng:
trước ngày 31 tháng 7
- 09 tháng:
trước ngày 31 tháng 10
- Báo cáo tổng
kết cả năm: gửi cùng với bản quyết toán cả năm trước ngày 25 tháng 02 năm sau.
Các thời hạn
quy định trên đây phải được chấp hành nghiêm chỉnh vì nếu để chậm thì các bản
quyết toán và báo cáo công tác sẽ mất tác dụng.
Điều 23 điều
lệ quản lý kinh phí hành chính đã quy định: nếu đến thời gian quy định, cơ quan
Tài chính không nhận được quyết toán hay báo cáo công tác quản lý kinh phí hành
chính thì sau khi báo cho thủ trưởng đơn vị dự toán biết ít nhất một tuần lễ và
trình cấp trên, cơ quan Tài chính có thể tạm hoãn cấp kinh phí cho đến khi nhận
được đủ các tài liệu đó (trừ khoản chi về lương vẫn cấp như thường để đảm bảo
sinh hoạt của cán bộ).
Cơ quan Tài
chính phải duyệt xong quyết toán hàng tháng của các đơn vị dự toán trong vòng
15 ngày sau khi nhận được và quyết toán hàng năm trong vòng một tháng sau khi
nhận được.
8. Vấn đề
kiểm tra: Để công việc giám đốc và quản lý tài chính được tốt, thủ trưởng
đơn vị dự toán phải đặt kế hoạch cụ thể kiểm tra thường xuyên công việc chi
tiêu để tránh sai phạm kỷ luật tài chính.
Trong kế hoạch
kiểm tra có những việc chính bản thân thủ trưởng phải làm như xét duyệt
dự toán toàn niên (điều 10 điều lệ quản lý kinh phí hành chính), xét duyệt kế
hoạch chi quý (điều 14 điều lệ quản lý kinh phí hành chính), xét duyệt quyết
toán cả năm.
Nhưng cũng có
những việc, thủ trưởng có thể tùy trường hợp ủy quyền cho người có trách nhiệm
giải quyết thay, nhưng người đó phải tôn trọng kỷ luật báo cáo và thỉnh thị đối
với thủ trưởng. Giấy ủy quyền phải gửi cho cơ quan Tài chính và Ngân hàng Nhà
nước cung cấp, ghi rõ phạm vi công việc đã ủy quyền.
Tuy giám đốc
và kiểm tra chi tiêu thường xuyên ở mỗi đơn vị dự toán chủ yếu là nhiệm vụ của
thủ trưởng đơn vị, nhưng cơ quan Tài chính cũng có phần trách nhiệm của mình,
vì cơ quan Tài chính ở các cấp là tổ chức chuyên môn phục vụ sự lãnh đạo thống
nhất và tập trung của Đảng và Chính phủ về mặt tài chính, nên nó có trách nhiệm
giám đốc và kiểm tra việc chấp hành dự toán của các cơ quan, các ngành.
Công việc
giám đốc và kiểm tra của cơ quan Tài chính và nhiệm vụ giám đốc và kiểm tra thường
xuyên của thủ trưởng đơn vị dự toán khác nhau nên không thay thế nhau được.
Như điều 26
điều lệ quản lý kinh phí hành chính đã quy định, công việc giám đốc và kiểm tra
của cơ quan Tài chính “nhằm mục đích đảm bảo thực hiện tiết kiệm, đề cao ý thức
tôn trọng kỷ luật tài chính, thúc đẩy việc giám đốc và kiểm tra của đơn vị dự
toán, giúp đỡ đơn vị dự toán cải tiến công tác quản lý tài chính, đồng thời giải
quyết các khó khăn về nghiệp vụ cho đơn vị dự toán”.
Để công việc
kiểm tra của cơ quan Tài chính tiến hành được thuận lợi, cơ quan Tài chính cần
có sự giúp đỡ của các đơn vị dự toán, đơn vị dự toán có nhiệm vụ cung cấp đủ
tài liệu cần thiết cho việc kiểm tra của cơ quan Tài chính.
Ban
hành kèm theo Thông tư số 11-TC/HCP ngày 17-06-1961.
(1)
Các bảng mẫu không đăng trong Công báo này.