TỔ CHỨC THỰC HIỆN ĐẤU THẦU
Điều 4.
Cơ quan tổ chức đấu thầu
1- Các Chi cục Dự trữ tổ chức đấu
thầu mua, bán số lượng lương thực dự trữ quốc gia theo Quyết định của Cục trưởng
Cục Dự trữ quốc gia đối với các trường hợp nhập - xuất quy định tại điểm 6.2 của Thông tư số 02/1999/TT-CDTQG ngày 12/01/ 1999 của Cục
Dự trữ quốc gia.
2 - Cục Dự trữ quốc gia tổ chức
đấu thầu mua, bán lương thực dự trữ quốc gia trong trường hợp số lượng lương thực
mua, bán có liên quan đến nhiều Chi cục dự trữ và do Cục trưởng Cục Dự trữ Quốc
gia quyết định.
Điều 5.
Điều kiện dự thầu
Pháp nhân dự thầu phải có những
điều kiện sau đây:
- Có nhu cầu mua, bán lương thực;
- Có đủ điều kiện về tài chính để
dự thầu;
- Hồ sơ dự thầu theo đúng quy định
của bên mời thầu.
Điều 6.
Nguyên tắc đấu thầu
1. Các tổ chức, cá nhân có liên
quan đến việc tổ chức đấu thầu và xét chọn thầu phải giữ bí mật thông tin liên
quan trong suốt quá trình đấu thầu.
2. Tổ chức đấu thầu công khai,
bình đẳng về quyền lợi và nghĩa vụ giữa các nhà thầu.
3. Bên mời thầu và bên trúng thầu
có trách nhiệm thực hiện nghiêm chỉnh những cam kết về mua, bán, giao, nhận,
thanh toán tiền hàng theo kết quả trúng thầu.
Điều 7.
Hội đồng đấu thầu
1. Thành lập Hội đồng đấu thấu:
Tổ chức thực hiện đấu thầu ở các
Chi cục Dự trữ là Hội đồng đấu thầu do một Lãnh đạo Chi cục Dự trữ làm Chủ tịch,
có các thành viên là đại diện của Sở Tài chính - Vật giá tỉnh, thành phố, các
Trưởng phòng Tài chính kế toán, Kế hoạch, Kỹ thuật bảo quản, Thanh tra bảo vệ
Chi cục, và một số chuyên gia (nếu cần). Danh sách các thành viên chính thức của
Hội đồng đấu thầu của Chi cục do Giám đốc Chi cục quyết định.
Tổ chức đấu thầu ở Cục Dự trữ Quốc
gia thực hiện thông qua Hội đồng đấu thầu do một Lãnh đạo Cục Dự trữ Quốc gia
làm Chủ tịch, có các thành viên đại diện của Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Bộ Tài
chính, Ban Vật giá Chính phủ, các trưởng Ban Kế hoạch, Tài chính kế toán, Kỹ
thuật bảo quản, Chánh Thanh tra Cục, và một số chuyên gia (nếu cần). Danh sách
các thành viên chính thức của Hội đồng đấu thầu Cục Dự trữ Quốc gia do Cục trưởng
Cục Dự trữ Quốc gia quyết định.
2. Nguyên tắc làm việc của Hội đồng
đấu thầu:
Các thành viên Hội đồng đấu thầu
làm việc theo chế độ kiêm nhiệm.
Khi giải quyết công việc, Hội đồng
đấu thầu phải căn cứ vào quy chế đấu thầu và các Quyết định khác (nếu có) của Cục
trưởng Cục Dự trữ Quốc gia. Kết quả đấu thầu sẽ do Chủ tịch Hội đồng đấu thầu
công bố.
Khi họp Hội đồng đấu thầu, phải
có ít nhất 2/3 số uỷ viên Hội đồng tham dự. Quyết định của Hội đồng đấu thầu phải
được quá bán số uỷ viên của Hội đồng tán thành; trường hợp có số ý kiến khác
nhau mà bằng nhau, thì Thủ trưởng cơ quan tổ chức đấu thầu quyết định.
Nội dung của các cuộc họp đấu thầu
phải làm thành văn bản và lưu giữ theo chế độ bảo quản hồ sơ tài liệu quy định.
3. Nhiệm vụ của Hội đồng đấu thầu:
Xác định lịch trình tổ chức đấu
thầu cụ thể và tiến hành toàn bộ quá trình đấu thầu, bao gồm:
- Lập kế hoạch đấu thầu;
- Chuẩn bị hồ sơ đấu thầu;
- Thông báo mời thầu;
- Hướng dẫn cho các bên dự thầu;
- Tiếp nhận, quản lý hồ sơ dự thầu;
- Xây dựng thang điểm xét thầu;
- Tư vấn cho Thủ trưởng cơ quan tổ
chức đấu thầu về giá xét thầu;
- Tổ chức xét thầu theo đúng tiến
độ và thủ tục quy định;
- Lập báo cáo đánh giá kết quả đấu
thầu;
- Công bố kết quả đấu thầu.
Điều 8.
Thời hạn mời thầu, nộp thầu, mở thầu và thời hạn có hiệu lực của hồ sơ dự thầu.
1. Thời hạn mời thầu: chậm nhất
sau 02 ngày, kể từ ngày nhận được Quyết dịnh về mua, bán lương thực của Cục trưởng
Cục Dự trữ Quốc gia, bên mời thầu phải lập xong kế hoạch đấu thầu và tiến hành
thông báo mời thầu.
2. Thời hạn nộp thầu: trong thời
hạn 07 ngày, kể từ ngày phát hành thông báo mời thầu, bên dự thầu phải nộp hồ
sơ dự thầu cho bên mời thầu. Thời hạn cuối cùng là vào hết giờ làm việc ngày cuối
cùng của thời hạn nộp thầu.
3. Thời hạn mở thầu: chậm nhất
sau 3 ngày kể từ sau khi hết hạn nộp thầu, bên mời thầu phải tổ chức mở thầu.
4. Thời hạn có hiệu lực của hồ
sơ dự thầu là thời hạn kể từ khi hết hạn nộp thầu đến khi công bố kết quả trúng
thầu.
Điều 9.
Kế hoạch đấu thầu
Kế hoạch đấu thầu bao gồm những
nội dung chủ yếu sau đây:
- Danh sách cụ thể các gói thầu
gồm: loại lương thực, số lượng, quy cách, chất lượng (có mẫu hàng), địa điểm...;
- Nội dung của thông báo mời thầu;
- Xác định mức tiền ký quỹ dữ thầu
và ký quỹ bảo đảm thực hiện hợp đồng;
- Thành lập Hội đồng đấu thầu;
- Xác định tiêu chuẩn xét thầu
và thang điểm;
- Các vấn đề khác (nếu có).
Kế hoạch đấu thầu của các Chi cục
Dự trữ phải báo cáo về Cục Dự trữ Quốc gia.
Điều 10.
Thông báo mời thầu:
Thông báo mời thầu phải phù hợp
với hình thức đấu thầu và gồm các nội dung chủ yếu sau đây:
a. Tên, địa chỉ của bên mời thầu;
b. Mô tả tóm tắt về số lượng, chất
lượng, quy cách, địa điểm... từng gói thầu;
c. Điều kiện dự thầu;
d. Thời hạn, địa điểm và thủ tục
nhận hồ sơ mời thầu;
đ. Thời hạn, địa điểm và thủ tục
nộp hồ sơ dự thầu;
e. Thời gian (giờ, ngày,tháng, năm),
địa điểm tổ chức mở thầu;
f. Những chỉ dẫn để tìm hiểu hồ
sơ mời thầu.
Điều 11.
Chỉ dẫn cho bên dự thầu
Bên mời thầu có trách nhiệm chỉ
dẫn cho các bên dự thầu về các điều kiện dự thầu, các thủ tục được áp dụng
trong quá trình đấu thầu và giải đáp các câu hỏi của bên dự thầu.
Điều 12.
Hồ sơ mời thầu, dự thầu
1- Hồ sơ mời thầu gồm:
a. Thông báo mời thầu;
b. Mẫu đơn dự thầu;
c. Các yêu cầu về chủng loại, số
lượng, chất lượng lương thực, bao bì...;
d. Điều kiện về tiến độ, phương
thức giao nhận hàng;
đ. Các điều kiện về tài chính,
phương thức thanh toán;
e. Mẫu hợp đồng kinh tế mua, bán
hàng;
f. Mẫu phiếu bỏ giá dự thầu;
g. Những chỉ dẫn khác liên quan
đến việc đấu thầu.
2- Hồ sơ dự thầu gồm:
a. Đơn dự thầu (nêu cam kết về số
lượng, chất lượng lương thực cung cấp, tiến độ, phương thức giao nhận hàng và
thanh toán...);
b. Phiếu bỏ giá dự thầu;
c. Bản sao quyết định thành lập
đơn vị (có công chứng nhà nước);
d. Xác nhận của kho bạc Nhà nước
hoặc Ngân hàng về số tiền đã ký quỹ;
đ. Những cam kết khác (nếu có);
e. Những tài liệu khác có liên
quan do Hội đồng đấu thầu quy định.
Điều 13.
Quản lý hồ sơ dự thầu
Bên mời thầu có trách nhiệm tổ
chức tiếp nhận, vào sổ, niêm phong, quản lý và bảo đảm giữ bí mật hồ sơ dự thầu.
Hồ sơ dự thầu sau khi mở thầu
không trả lại bên dự thầu và được lưu trữ theo chế độ bảo quản hồ sơ tài liệu
quy định.
Điều 14.
Sửa đổi hồ sơ đấu thầu
1- Các bên dự thầu không được sửa
đổi hồ sơ dự thầu sau khi đã mở thầu.
Trong quá trình đánh giá và so
sánh các hồ sơ dự thầu, bên mời thầu có thể yêu cầu bên dự thầu làm rõ các vấn
đề có liên quan đến hồ sơ dự thầu. Yêu cầu của bên mời thầu và ý kiến trả lời của
bên dự thầu đều phải lập thành văn bản.
2- Trong trường hợp bên mời thầu
sửa đổi một số nội dung trong hồ sơ mời thầu, bên mời thầu phải gửi nội dung đã
sửa đổi bằng văn bản đến tất cả các bên dự thầu trước thời hạn cuối cùng nộp hồ
sơ dự thầu nhưng phải đảm bảo thời gian để các bên dự thầu có điều kiện hoàn chỉnh
thêm hồ sơ của mình.
Điều 15.
Ký quỹ dự thầu
Tiền ký quỹ dự thầu là số tiền
bên dự thầu phải ký gửi vào tài khoản của đơn vị tổ chức đấu thầu mở tại Kho bạc
Nhà nước. Bên dự thầu phải nộp giấy xác nhận của Kho Bạc Nhà nước về số tiền ký
quỹ dự thầu khi nộp hồ sơ dự thầu. Mức tiền ký quỹ được quy định bằng 3% tổng
giá trị ước tính của gói thầu và không được hưởng lãi trong thời gian ký quỹ.
Trong trường hợp cần thiết, thì Thủ trưởng cơ quan tổ chức đấu thầu quy định bằng
số tiền tuyệt đối:
Số tiền ký quỹ dự thầu sẽ được hoàn
trả lại cho các bên dự thầu không trúng thầu trong thời hạn 05 ngày sau khi có
kết quả đấu thầu. Đối với bên trúng thầu, tiền ký quỹ sẽ được chuyển sang khoản
tiền ký quỹ bảo đảm thực hiện hợp đồng, số thiếu phải nộp thêm.
Bên dự thầu không được nhận lại
tiền ký quỹ dự thầu trong trường hợp vi phạm Quy chế đấu thầu mà bị loại khỏi
danh sách dự thầu, trúng thầu nhưng không ký hợp đồng, từ chối thực hiện hợp đồng
hoặc rút hồ sơ dự thầu sau thời điểm hết hạn nộp thầu. Số tiền này bên mời thầu
được sử dụng thanh toán chi phí tổ chức đấu thầu lại (nếu có) do các trường hợp
nêu trên gây ra, số tiền còn lại phải nộp hết vào Ngân sách Nhà nước.
Điều 16. Ký
quỹ bảo đảm hợp đồng
Trong thời hạn 03 ngày kể từ
ngày trúng thầu, bên trúng thầu phải nộp tiền ký quỹ bảo đảm thực hiện hợp đồng
vào tài khoản của đơn vị tổ chức đấu thầu mở tại Kho bạc Nhà nước và ký kết hợp
đồng kinh tế bên mời thầu theo Pháp lệnh Hợp đồng kinh tế ban hành ngày
25/9/1989. Số tiền ký quỹ bảo đảm thực hiên hợp đồng từ 5%-10% giá trị hợp đồng.
Số tiền ký quỹ bảo đảm thực hiện hợp đồng được trả lại bên trúng thầu sau khi
thanh lý hợp đồng. Nếu bên trúng thầu vi phạm hoặc không thực hiện đúng hợp đồng
thì số tiền ký quỹ này được trừ vào tiền phạt vi phạm hợp đồng và nộp vào ngân
sách Nhà nước.
Điều 17.
Giá xét thầu.
Giá xét thầu do Giám đốc Chi cục
Dự trữ (hoặc Cục trưởng Cục Dự trữ Quốc gia) quyết định căn cứ vào khung giá trần,
giá sàn của Ban Vật giá Chính phủ (hoặc Cục Dự trữ Quốc gia) và tư vấn của Hội
đồng đấu thầu. Việc quyết định giá xét thầu phải thực hiện trong thời hạn kể từ
khi hết hạn nộp thầu đến trước khi mở thầu. Giá xét thầu chỉ được công bố khi mở
thầu. Người có thẩm quyền quyết định giá xét thầu phải tuyệt đối giữ bí mật giá
xét thầu.
Điều 18.
Mở thầu
Những hồ sơ dự thầu nộp đúng hạn
được bên mời thầu mở công khai.
1- Các nhà thầu có quyền tham dự
mở thầu, mỗi nhà thầu tham gia đấu thầu chỉ được phép cử 01 đại diện vào phòng
đấu thầu. Đại diện của bên dự thầu tham dự đấu thầu phải là người có trách nhiệm
và thẩm quyền quyết định mọi vấn đề liên quan đến đấu thầu.
2- Những hồ sơ dự thầu không nộp
đúng hạn sẽ không được chấp nhận và được trả lại cho nhà thầu dưới dạng chưa mở.
Điều 19.
Biên bản mở thầu
Khi mở thầu, bên mời thầu và các
bên dự thầu có mặt phải ký vào biên bản mở thầu.
Biên bản mở thầu phải ghi rõ loại
lương thực đấu thầu của từng gói thầu; ngày, giờ, địa điểm mở thầu; tên, địa chỉ
của các bên dự thầu, giá xét thầu, giá bỏ thầu, ký quỹ dự thầu; các văn bản sửa
đổi, bổ sung và các chi tiết khác có liên quan (nếu có).
Điều 20.
Xét hồ sơ dự thầu khi mở thầu
Việc xét hồ sơ dự thầu khi mở thầu
gồm:
1- Xét tính hợp lệ của hồ sơ dự
thầu.
2- Kiểm tra điều kiện dự thầu của
các bên dự thầu.
3- Bên mời thầu yêu cầu bên dự
thầu giải thích những nội dung chưa rõ trong hồ sơ dự thầu và lập thành văn bản.
Điều 21.
Đánh giá và so sánh các hồ sơ dự thầu
1- Các hồ sơ dự thầu được đánh
giá và so sánh theo các tiêu chuẩn gồm: chất lượng, năng lực tài chính và
chuyên môn, giá cả, tiến độ thực hiện và những tiêu chuẩn cần thiết khác.
2- Các tiêu chuẩn quy định tại
Khoản 1 Điều này được đánh giá bằng phương pháp cho điểm theo thang điểm đã được
ấn định trước khi mở thầu.
Điều 22.
Xếp hạng và lựa chọn nhà thầu
1- Căn cứ vào kết quả đánh giá
các hồ sơ dự thầu, Hội đồng đấu thầu xếp hạng các bên dự thầu theo phương pháp
đã được ấn định.
2. Xét
trúng thầu căn cứ vào các yêu cầu trong thông báo mời thầu, các phiếu bỏ thầu
có cùng điều kiện phù hợp với yêu cầu đấu thầu thì kết quả trúng thầu là phiếu
bỏ thầu có mức giá thấp nhất (khi bên mời thầu mua hàng) hoặc có mức giá cao nhất
(khi bên mời thầu bán hàng) so với giá xét thầu.
Các phiếu không có cùng điều kiện
thì, Hội đồng đấu thầu xem xét từng điều kiện cụ thể theo thang điểm để xét kết
quả trúng thầu.
3- Trong
trường hợp các bên tham gia dự thầu có số điểm, tiêu chuẩn và giá bỏ thầu ngang
nhau, thì khối lượng của gói thầu được thương lượng chia cho các nhà thầu hoặc
bốc thăm để chọn nhà thầu trúng thầu.
4- Nhà thầu trúng thầu phải ký kết
hợp đồng mua, bán lương thực dự trữ quốc gia với đơn vị dự trữ quốc gia do bên
mời thầu chỉ định trong thời hạn quy định. Nếu nhà thầu không thực hiện việc ký
kết hợp đồng đúng thời hạn thì coi như tự huỷ bỏ cam kết. Bên mời thầu được chọn
nhà thầu kế tiếp theo kết quả xếp hạng với điều kiện giá bỏ thầu của nhà thầu
này trong thời hạn xét thầu.
5- Kết quả đấu thầu được ghi
trong biên bản đấu thầu và công bố công khai trong hội nghị mở thầu và gửi các
cơ quan tài chính, kho bạc Nhà nước cùng cấp.
Trường hợp cơ quan tổ chức đấu
thầu là Chi cục Dự trữ, biên bản đấu thầu phải báo cáo Cục Dự trữ Quốc gia.
6- Trường hợp nếu không có nhà
thầu tham gia dự thầu, không có nhà thầu nào đáp ứng được các yêu cầu của bên mời
thầu hoặc có sự vi phạm quy định về đấu thầu dẫn đến không có kết quả đấu thầu,
thì Giám đốc Chi cục Dự trữ báo cáo và kiến nghị ngay biện pháp giải quyết để Cục
trưởng Cục Dự trữ Quốc gia xem xét, quyết định.
Điều 23.
Hợp đồng mua, bán lương thực dự trữ quốc gia
1- Nội dung chủ yếu của hợp đồng
mua, bán lương thực dự trữ quốc gia gồm:
- Tên hàng
- Số lượng
- Quy cách chất lượng
- Giá cả
- Phương thức thanh toán
- Địa điểm, phương thức, thời
gian và tiến độ giao nhận hàng
- Trách nhiệm của mỗi bên khi thực
hiện hợp đồng
- Trách nhiệm do vi phạm hợp đồng.
Ngoài ra, các bên có thể thoả
thuận các nội dung khác trong hợp đồng, nhưng không trái với pháp luật hiện
hành.
2- Giá ghi trong hợp đồng là giá
trúng thầu.
Điều 24.
Chi phí tổ chức đấu thầu
Bên mời thầu
được thu phí dự thầu để chi phí cho việc tổ chức đấu thầu như in tài liệu, sổ
sách, thông tin..., mức thu do Cục Dự trữ Quốc gia quy định. Các nhà thầu phải
nộp phí dự thầu khi nộp hồ sơ dự thầu.
Trong trường hợp phải đấu thầu lại,
các nhà thầu đã nộp đủ lệ phí đấu thầu không phải nộp thêm lệ phí tổ chức đấu
thầu. Nếu lỗi do tổ chức hoặc cá nhân của cơ quan tổ chức đấu thầu gây ra, thì
chi phí tổ chức đấu thầu lại do tổ chức hoặc cá nhân đó tự chịu.