Joint circular No. 416/1999/TTLT/BKH-UBDTMN-TC-XD of April 29, 1999, guiding the investment and construction management of infrastructure projects in mountainous, deep-lying and far-flung communes which meet with great difficulties

• Số hiệu: 416/1999/TTLT/BKH-UBDTMN-TC-XD
• Loại văn bản: Thông tư liên tịch
• Nơi ban hành: Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Bộ Tài chính, Bộ Xây dựng, Uỷ ban Dân tộc và Miền núi
• Người ký: Nguyễn Văn Liên, Nguyễn Xuân Thảo, Tào Hữu Phùng, Trần Lưu Hải
• Ngày ban hành: 29/04/1999

BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ-BỘ TÀI CHÍNH-BỘ XÂY DỰNG-UỶ BAN DÂN TỘC VÀ MIỀN NÚI ********	CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ********
Số: 416/1999/TTLT-BKHĐT-UBDTMN-BTC-BXD	Hà Nội , ngày 29 tháng 4 năm 1999

THÔNG TƯ LIÊN TỊCH

CỦA BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ - UỶ BAN DÂN TỘC VÀ MIỀN NÚI - BỘ TÀI CHÍNH - BỘ XÂY DỰNG SỐ 416/1999/TTLT/BKH-UBDTMN-TC-XD NGÀY 29 THÁNG 4 NĂM 1999 HƯỚNG DẪN QUẢN LÝ ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH HẠ TẦNG Ở CÁC XÃ ĐẶC BIỆT KHÓ KHĂN MIỀN NÚI VÀ VÙNG SÂU, VÙNG XA

^(Theo Quyết định số 135/1998/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ)

^Căn cứ Quyết định số 135/1998/QĐ-TTg ngày 31/7/1998 của Thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt Chương trình phát triển kinh tế - xã hội các xã đặc biệt khó khăn miền núi và vùng sâu, vùng xa (gọi tắt là Chương trình 135); Quyết định số 01/1999/QĐ-TTg ngày 04/01/1999 của Thủ tướng Chính phủ về việc ban hành quy chế hoạt động của Ban Chỉ đạo thực hiện Chương trình 135; Công văn số 234/CP-NN ngày 09/3/1999 của Chính phủ về ban hành cơ chế quản lý đầu tư và xây dựng các công trình thuộc Chương trình 135; Nghị định số 24/1999/NĐ-CP ngày 16/4/1999 về quy chế tổ chức huy động, quản lý và sử dụng các khoản đóng góp tự nguyện của nhân dân để xây dựng CSHT của các xã, thị trấn; tham khảo ý kiến của các địa phương tại Hội nghị tập huấn Chương trình 135 ngày 27-28/4/1999, Liên bộ Kế hoạch và Đầu tư, Tài chính, Xây dựng, Uỷ ban Dân tộc và Miền núi hướng dẫn cơ chế quản lý đầu tư và xây dựng công trình hạ tầng ở các xã đặc biệt khó khăn (ĐBKK) như sau:

I. NGUYÊN TẮC CHUNG:

^1. Thông tư này áp dụng để quản lý đầu tư và xây dựng công trình hạ tầng cơ sở ở các xã ĐBKK theo Quyết định số 135/1998/QĐ-TTg ngày 31/7/1998 của Thủ tướng Chính phủ.

^2. Thông tư này chủ yếu hướng dẫn cơ chế quản lý đầu tư và xây dựng công trình hạ tầng tại các xã ĐBKK có quy mô nhỏ, thi công không phức tạp, đòi hỏi triển khai nhanh, được thực hiện theo cơ chế đặc biệt để phù hợp với khả năng thực tế của cán bộ và nhân dân các dân tộc tại địa phương thuộc Chương trình 135.

^3. Chương trình 135 được đầu tư bằng nhiều nguồn vốn nói tại QĐ 135, Chủ tịch UBND tỉnh có trách nhiệm huy động các nguồn lực tại địa phương gồm vốn, vật tư, lao động do các ngành, các cấp, cơ quan, đơn vị kinh tế, các tổ chức xã hội và các tầng lớp dân cư trong tỉnh đóng góp để hỗ trợ đầu tư xây dựng CSHT và đào tạo cán bộ ở các xã thuộc Chương trình 135 của tỉnh.

^4. Các nguồn vốn phải đưa vào kế hoạch để quản lý thống nhất, phải đến với từng xã, đầu tư đúng mục đích, đúng đối tượng, đảm bảo chất lượng, không để thất thoát. Đồng thời phải huy động cao nhất nguồn lực của nhân dân trong xã thuộc chương trình, gắn quyền lợi, trách nhiệm, tình cảm của nhân dân địa phương vào việc đầu tư, khai thác, sử dụng công trình có hiệu quả lâu dài.

^5. Việc phân bổ nguồn vốn Ngân sách Nhà nước (TW, ĐP) hỗ trợ hàng năm phải đảm bảo tất cả các xã thuộc chương trình 135 đều được đầu tư, nhưng không chia đều, tuỳ mức độ yêu cầu, khả năng chuẩn bị đầu tư của từng xã mà bố trí cho hợp lý. Công trình ghi kế hoạch chỉ nên thực hiện trong một năm, đầu tư cho công trình nào phải hoàn thành công trình đó mới được khởi công công trình mới.

^6. Đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng (CSHT) ở xã ĐBKK cần đạt hai lợi ích: Xã có công trình để phục vụ nhân dân; Người dân có việc làm, tăng thêm thu nhập từ lao động xây dựng công trình của xã.

^7. Việc lựa chọn công trình đầu tư ở xã phải tiến hành công khai dân chủ, được HĐND xã quyết định và xác định quy mô, thứ tự ưu tiên đầu tư, khả năng huy động nguồn lực tại xã để xây dựng.

II. KẾ HOẠCH ĐẦU TƯ:

^Để đảm bảo đầu tư đồng bộ, phù hợp với quy hoạch trước mắt và lâu dài theo các quy định hiện hành, kế hoạch đầu tư phải dựa trên cơ sở dự án đã được phê duyệt.

^1. Dự án đầu tư và chủ đầu tư dự án:

^1.1. Dự án đầu tư: bao gồm các công trình hạ tầng được quy định tại Quyết định 135. Tuỳ theo điều kiện cụ thể của địa phương mà Chủ tịch UBND tỉnh quyết định quy mô dự án theo cấp huyện hoặc cấp xã.

^- Những năm trước mắt do năng lực cán bộ ở các xã còn nhiều hạn chế, nên chủ yếu xây dựng dự án theo quy mô cấp huyện.

^Dự án quy mô cấp huyện bao gồm các xã thuộc Chương trình 135 trong huyện, mỗi xã là một dự án thành phần, mỗi dự án thành phần có các công trình đầu tư như đường giao thông, thuỷ lợi nhỏ, cấp nước sinh hoạt, cấp điện, trường học, trạm y tế,....

^- Đối với các xã có đội ngũ cán bộ năng lực khá, có khả năng tự đảm nhận được công việc quản lý điều hành thực hiện dự án thì xây dựng dự án quy mô cấp xã. Việc này do Chủ tịch UBND tỉnh xem xét, quyết định.

^Như vậy trong những năm trước mắt các dự án chủ yếu là quy mô cấp huyện, do đó Thông tư này nhấn mạnh vai trò của cấp huyện trong quản lý, tổ chức thực hiện đầu tư CSHT ở các xã ĐBKK.

^1.2. Chủ đầu tư dự án: Chủ tịch UBND huyện.

^1.3. Ban Quản lý dự án:

^Để giúp chủ đầu tư dự án tổ chức thực hiện quản lý, xây dựng các công trình ở xã, chủ đầu tư dự án lập Ban Quản lý dự án.

^- Ban Quản lý dự án gồm Trưởng ban và một số cán bộ chuyên trách. Tùy tình hình cụ thể của từng địa phương, có thể sử dụng Ban Quản lý công trình XDCB hoặc Ban Định canh định cư, kinh tế mới của huyện hiện có.

^- Ban Quản lý dự án có tư cách pháp nhân, được mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước huyện và có con dấu riêng.

^- Trưởng ban Quản lý dự án do Chủ tịch UBND huyện đề nghị và Chủ tịch UBND tỉnh quyết định.

^- Chủ tịch UBND các xã dự án thành phần là thành viên của Ban Quản lý dự án.

^- Ban Quản lý dự án giúp Chủ đầu tư dự án chỉ đạo thực hiện các nhiệm vụ:

^+ Lập dự án đầu tư.

^+ Lập báo cáo đầu tư, thiết kế, lập dự toán công trình.

^+ Lập kế hoạch sử dụng nguồn lực huy động tại xã, huyện cho công trình.

^+ Tổ chức, theo dõi thi công công trình của xã.

^+ Quản lý vật tư, tài sản, tiền vốn đầu tư cho công trình.

^+ Tổ chức giải ngân từ Kho bạc Nhà nước để thực hiện công trình.

^+ Nghiệm thu, quyết toán công trình đúng thời gian quy định.

^- Chi phí cho các nhiệm vụ nêu trên do Ngân sách địa phương chi, không được chi từ nguồn Ngân sách TW đầu tư cho chương trình 135.

^2. Xây dựng, thẩm định và phê duyệt dự án đầu tư:

^- Nội dung xây dựng dự án quy hoạch CSHT xã ĐBKK thực hiện theo hướng dẫn của UBDT&MN (kèm theo Thông tư này).

^- Dự án đầu tư xây dựng CSHT xã ĐBKK do cơ quan chuyên môn có tư cách pháp nhân thực hiện. Chủ tịch UBND huyện chọn cơ quan lập dự án và đề nghị Chủ tịch UBND tỉnh quyết định hoặc Chủ tịch UBND tỉnh chọn các cơ quan chuyên môn giúp huyện.

^- Dự án do Chủ tịch UBND huyện trình, Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Tài chính Vật giá, Ban Dân tộc và Miền núi tỉnh có trách nhiệm thẩm định trình Chủ tịch UBND tỉnh quyết định.

^- Dự án sau khi được phê duyệt, UBND tỉnh gửi về thường trực Ban Chỉ đạo Chương trình 135 TƯ (UBDT&MN) để tổng hợp, thông báo cho các thành viên Ban Chỉ đạo làm cơ sở bố trí kế hoạch hàng năm và chỉ đạo việc thực hiện.

^3. Công tác chuẩn bị đầu tư:

^- Công trình được đưa vào kế hoạch chuẩn bị đầu tư phải chọn dựa vào quy hoạch tổng thể của huyện đã được thông qua và phải căn cứ theo thứ tự ưu tiên đã sắp xếp trong dự án để triển khai thực hiện.

^- Công trình đầu tư tại xã phải thực hiện công tác chuẩn bị đầu tư gồm các bước: lập báo cáo đầu tư, thiết kế, dự toán.

^- Công tác chuẩn bị đầu tư được thực hiện:

^+ Công trình có quy mô lớn, kỹ thuật phức tạp, Chủ đầu tư dự án ký hợp đồng hoặc uỷ quyền cho Trưởng ban Quản lý dự án ký hợp đồng với các cơ quan chuyên môn, chủ yếu là các Công ty tư vấn của tỉnh lập báo cáo đầu tư, thiết kế, dự toán, do các Sở chuyên ngành của tỉnh thẩm định, Chủ tịch UBND tỉnh quyết định.

^+ Công trình có quy mô nhỏ, kỹ thuật đơn giản, lực lượng chuyên môn của huyện có thể làm được thì Chủ tịch UBND tỉnh giao cho Chủ tịch UBND huyện quyết định đầu tư và chỉ đạo thực hiện.

^- Dự toán công trình phải làm rõ: phần vật tư, lao động do xã đảm nhận.

^- Giá để tính dự toán do Chủ tịch UBND tỉnh quy định thống nhất cho từng khu vực trong tỉnh.

^- Đối với các công trình phòng học, trạm y tế,... nên áp dụng thiết kế điển hình (thiết kế mẫu) do Chủ tịch UBND tỉnh ban hành cho phù hợp với tập quán và điều kiện của từng địa phương. Dự toán của công trình này gồm phần thiết kế điển hình cộng thêm phần móng của công trình tính tại địa điểm cụ thể.

^- Kinh phí cho công tác chuẩn bị đầu tư của công trình nào được tính trong dự toán của công trình đó.

^4. Các nguồn vốn đầu tư cho chương trình và nguyên tắc phân bổ:

^4.1. Các nguồn vốn đầu tư cho chương trình gồm:

^(A). Nguồn lực huy động tại chỗ của nhân dân, chủ yếu là vật tư, lao động.

^(B). Nguồn hỗ trợ của các ngành, đơn vị kinh tế, các tổ chức xã hội và các địa phương khác đóng góp bằng tiền, vật tư, lao động (theo QĐ 135/1998/QĐ-TTg).

^a) Nếu hỗ trợ chung cho huyện thì đưa hoà vào nguồn Ngân sách của dự án để phân bổ cho từng công trình.

^b) Nếu hỗ trợ trực tiếp cho xã hoặc công trình cụ thể được đưa thẳng đến xã, công trình theo đề nghị của nhà tài trợ.

^(C). Nguồn vốn Ngân sách Nhà nước, phân ra:

^(a). Ngân sách Trung ương (NSTW) đầu tư trực tiếp cho các xã thuộc Chương trình 135.

^(b). Ngân sách Địa phương (NSĐP) đầu tư trực tiếp cho các xã thuộc Chương trình 135.

^(D). Nguồn hỗ trợ của các tổ chức quốc tế.

^a) Nếu hỗ trợ chung cho huyện thì đưa hoà vào nguồn Ngân sách của dự án để phân bổ cho từng công trình.

^b) Nếu hỗ trợ trực tiếp cho xã hoặc công trình cụ thể bằng tiền hoặc vật tư được đưa thẳng đến xã, công trình theo đề nghị của nhà tài trợ.

^(E). Ngoài ra còn có vốn nguồn NSNN đầu tư qua các Chương trình mục tiêu Quốc gia và các Chương trình, dự án đầu tư khác được lồng ghép trên địa bàn.

^Như vậy nguồn vốn đầu tư cho dự án xây dựng CSHT xã ĐBKK mà chủ đầu tư dự án cần và có thể xem xét bố trí kế hoạch bao gồm: A+B (a)+C +D(a).

^4.2. Sử dụng nguồn vốn NSTW hỗ trợ:

^Nguồn vốn NSTW hỗ trợ chỉ đầu tư cho 6 loại công trình hạ tầng thiết yếu: đường giao thông, thuỷ lợi nhỏ, cấp nước sinh hoạt, cấp điện - kể cả xây dựng thủy điện nhỏ, trường học, trạm y tế trong phạm vi một xã. Không sử dụng nguồn vốn này cho các công trình khác ngoài các đối tượng thiết yếu nói trên. Nguyên tắc phân bổ được thực hiện như sau:

^Cấp Trung ương: Nguồn vốn NSTW hỗ trợ hàng năm được trích lại một phần kinh phí trên tổng mức, giao cho UBDT&MN để thực hiện các nhiệm vụ sau:

^* Mua sắm thiết bị làm đường cho các huyện.

^* Chi phí cho hoạt động của Ban Chỉ đạo.

^* Điều tra, khảo sát để xây dựng cơ chế, chính sách thực hiện Chương trình, đào tạo nguồn nhân lực cho xã, huyện.

^Mức kinh phí này do Ban Chỉ đạo Chương trình 135 TW dự kiến theo kế hoạch năm, trình Thủ tướng Chính phủ quyết định.

^Tổng vốn đầu tư còn lại sau khi đã trừ phần chi nói trên được phân bổ cho các xã thuộc Chương trình.

^Kinh phí hoạt động của Ban Chỉ đạo Chương trình 135 của tỉnh và Ban Quản lý dự án chi theo dự toán được Chủ tịch UBND tỉnh duyệt và tính vào chi Ngân sách địa phương hàng năm.

^5. Xây dựng, tổng hợp, giao và báo cáo kế hoạch hàng năm:

^- Quy trình xây dựng tổng hợp và giao kế hoạch cho Chương trình 135 được tiến hành đồng thời với quy trình lập kế hoạch chung của tỉnh, nhưng phải báo cáo và giao thành một mục riêng trong kế hoạch hàng năm.

^- Hàng năm căn cứ vào sự hướng dẫn lập kế hoạch của cấp trên, các công trình hạ tầng trong dự án CSHT xã ĐBKK được duyệt, huyện lập báo cáo lên tỉnh; tỉnh báo cáo Ban Chỉ đạo Chương trình 135 TW để làm căn cứ bố trí vốn hỗ trợ đầu tư của Nhà nước. Bộ Kế hoạch và Đầu tư cân đối vốn NSTW hỗ trợ cho Chương trình, trình Chính phủ. Sau khi được Quốc hội thông qua dự toán Ngân sách năm kế hoạch, Ban Chỉ đạo Chương trình 135 TW thông báo nhanh khả năng hỗ trợ đầu tư bình quân cho một xã trong năm tới. Dựa vào khả năng vốn NSTW hỗ trợ, chủ đầu tư dự án, Trưởng ban Quản lý dự án tổ chức thảo luận với nhân dân trong xã để lựa chọn công trình và xác định mức huy động đóng góp của nhân dân trong các xã, chuẩn bị các điều kiện cần thiết để khi có kế hoạch thực hiện ngay.

^- Giao kế hoạch: Kế hoạch đầu tư CSHT các xã ĐBKK được Thủ tướng Chính phủ giao thành khoản mục riêng trong kế hoạch chung của tỉnh. Chủ tịch UBND tỉnh phân bổ các nguồn vốn hỗ trợ cho Chương trình 135, các nguồn vốn huy động tại địa phương và lồng ghép các chương trình Quốc gia cho từng dự án. Chủ tịch UBND huyện dựa vào kế hoạch được tỉnh giao kết hợp với các nguồn lực huy động tại huyện phân bổ cụ thể cho từng công trình.

^- Chủ đầu tư dự án, Ban Quản lý dự án, Ban chỉ đạo Chương trình tỉnh thực hiện chế độ báo cáo định kỳ (quý, 6 tháng, 9 tháng, cả năm) cho Thường trực Ban Chỉ đạo Chương trình 135 TW. Nội dung báo cáo cần thể hiện được khối lượng công việc được giao trong kế hoạch năm, kết quả thực hiện bao gồm khối lượng, chất lượng, tiến độ, huy động các nguồn lực đầu tư, công trình hoàn thành,...

^6. Thực hiện đầu tư:

^- Ban Quản lý dự án lập kế hoạch triển khai xây dựng công trình ở các xã, trình Chủ tịch UBND huyện quyết định. Việc tổ chức thi công được quy định như sau:

^- Công trình do xã tự tổ chức thi công thì Ban Quản lý dự án hướng dẫn.

^- Công trình xã không tự làm được thì chia thành 2 mức như sau:

^+ Công trình có mức vốn đầu tư do Ngân sách TW hỗ trợ trên 500 triệu đồng thực hiện theo cơ chế hiện hành.

^+ Công trình có mức vốn đầu tư do ngân sách TW hỗ trợ từ 500 triệu đồng trở xuống do Chủ tịch UBND tỉnh quyết định chỉ định thầu hoặc xác định mức vốn để uỷ quyền cho Chủ tịch UBND huyện chỉ định thầu.

^- Chủ đầu tư dự án phối hợp và tạo điều kiện để các lực lượng lao động khác như bộ đội biên phòng, bộ đội đóng quân tại địa bàn, các đơn vị thanh niên tình nguyện,... được tham gia xây dựng công trình hạ tầng và phát triển kinh tế, văn hoá ở các xã ĐBKK.

^Việc lựa chọn đơn vị thi công cần ưu tiên cho các đơn vị sử dụng tối đa lao động tại địa phương.

^7. Nghiệm thu, bàn giao công trình đưa vào sử dụng:

^Khi công trình hoàn thành, các bên thực hiện nghiệm thu công trình. Thành phần nghiệm thu gồm: Chủ đầu tư dự án, Trưởng ban Quản lý dự án, các đơn vị thiết kế, xây dựng, đại diện Ban Giám sát của xã.

^Sau khi hoàn thành nghiệm thu công trình, Ban Quản lý dự án tiến hành bàn giao toàn bộ hồ sơ, tài liệu về các vấn đề có liên quan đến công trình cho Chủ tịch UBND xã. Văn bản bàn giao phải theo đúng quy định hiện hành.

^* Riêng kế hoạch năm 1999:

^1. Chủ đầu tư dự án phải tiến hành lập quy hoạch xây dựng CSHT ở các xã ĐBKK thuộc Chương trình 135 và hoàn thành ngay trong kế hoạch năm 1999 để làm cơ sở cho kế hoạch đầu tư năm 2000 và các năm sau.

^2. Chủ tịch UBND huyện đề nghị Trưởng ban Quản lý dự án để Chủ tịch UBND tỉnh ra quyết định.

^3. Vì năm 1999 chưa có dự án quy hoạch nên trên cơ sở tổng hợp các nhu cầu đầu tư của các xã, tỉnh quyết định các danh mục công trình, thông báo mức vốn cho huyện để huyện chủ động bố trí cho từng công trình.

^4. Phân bổ và giao chỉ tiêu kế hoạch vốn đầu tư thuộc Ngân sách TW năm 1999 hỗ trợ cho từng xã, bảo đảm mỗi xã thuộc chương trình được đầu tư ít nhất 200 triệu đồng (theo ý kiến kết luận của Phó Thủ tướng Nguyễn Tấn Dũng tại cuộc họp Ban Chỉ đạo Chương trình ngày 30/9/1998) và hoàn thành ít nhất một công trình trong năm.

^5. Chủ tịch UBND xã tổ chức họp dân, phổ biến nội dung chương trình, mức vốn hỗ trợ, hướng đầu tư để nhân dân tham gia.

^6. Xây dựng báo cáo đầu tư, thiết kế bản vẽ thi công và lập dự toán công trình (được tiến hành một bước) đã được lựa chọn trình cấp có thẩm quyền phê duyệt để triển khai thực hiện.

^7. Đối với công trình do xã tự làm, Ban Quản lý dự án chỉ đạo, tổ chức lực lượng thi công, chủ yếu sử dụng lao động trong xã, đồng thời phối hợp với bộ đội và các lực lượng lao động khác hiện có trên địa bàn để cùng thực hiện, nhằm hỗ trợ kỹ thuật và đẩy nhanh tiến độ thi công.

^Đối với công trình xã không tự làm được thì thực hiện theo mục 6, phần II của Thông tư này nhưng vẫn phải ưu tiên sử dụng lao động tại địa phương.

^8. Công trình đầu tư năm 1999 nếu không hoàn thành kế hoạch trong năm thì được phép thi công đến hết quý I năm 2000 và phải cấp phát, thanh toán xong trong tháng 4 năm 2000.

III. CƠ CHẾ CẤP PHÁT, THANH QUYẾT TOÁN VỐN ĐẦU TƯ:

^1. Quản lý vốn đầu tư xây dựng CSHT:

^- Tất cả các nguồn vốn đầu tư cho Chương trình 135 đều phải được quản lý tập trung thống nhất qua Kho bạc Nhà nước để cấp phát cho từng công trình theo dự án đã được duyệt.

^Kho bạc Nhà nước huyện trực tiếp cấp phát vốn cho các chủ đầu tư dự án.

^- Ban Quản lý dự án mở tài khoản tại kho bạc Nhà nước huyện nơi giao dịch để theo dõi quản lý vốn đầu tư cho từng công trình, dự án theo chế độ quản lý tài chính hiện hành.

^- Vốn hỗ trợ đầu tư xây dựng CSHT cho các xã thuộc Chương trình 135 không được dùng vào việc khác.

^2. Cơ chế cấp phát, thanh, quyết toán công trình:

^Việc cấp phát, thanh, quyết toán công trình đầu tư CSHT cho các xã ĐBKK được phân làm 2 loại:

^- Đối với những công trình có quy mô lớn, kỹ thuật phức tạp như quy định ở mục 3, phần II thực hiện cấp phát, thanh, quyết toán theo chế độ quản lý vốn đầu tư hiện hành.

^- Các công trình có quy mô nhỏ, yêu cầu kỹ thuật đơn giản thực hiện theo quy định dưới đây:

^+ Điều kiện cấp phát vốn: Chủ đầu tư dự án gửi đến Kho bạc Nhà nước huyện (nơi mở tài khoản) các hồ sơ chủ yếu:

^* Dự án và quyết định phê duyệt dự án của cấp có thẩm quyền.

^* Quyết định bổ nhiệm Trưởng ban Quản lý dự án.

^* Kế hoạch phân bổ vốn, trong đó chi tiết theo nguồn đã được thông báo.

^* Các văn bản liên quan khác theo yêu cầu nghiệp vụ của cơ quan cấp phát nhưng phải bảo đảm đơn giản, dễ thực hiện cho xã.

^+ Thực hiện cấp phát và thanh toán:

^* Công trình do nhân dân trong xã tự làm được tạm ứng 50% kế hoạch năm của công trình và thanh toán theo khối lượng hoàn thành được nghiệm thu.

^* Công trình do các doanh nghiệp thi công thì thực hiện cấp phát theo khối lượng hoàn thành được nghiệm thu.

^- Tổng số vốn thanh toán không được vượt quá dự toán công trình được duyệt hoặc chỉ tiêu kế hoạch vốn đã được thông báo.

^- Hàng năm Ban Quản lý dự án lập báo cáo quyết toán việc sử dụng vốn cấp phát gửi cơ quan quản lý cấp trên, đồng gửi Kho bạc Nhà nước huyện để báo cáo với Kho bạc Nhà nước cấp trên và cơ quan tài chính nơi có chuyển vốn cấp phát.

^Kết thúc công trình các Ban Quản lý dự án lập báo cáo quyết toán gửi Ban Chỉ đạo Chương trình 135 của tỉnh. Ban chỉ đạo Chương trình 135 của tỉnh chủ trì phối hợp với các cơ quan liên quan như Sở Tài chính Vật giá, Kho bạc Nhà nước tỉnh xem xét, tổng hợp báo cáo UBND tỉnh duyệt quyết toán dự án và báo cáo Thường trực Ban Chỉ đạo Chương trình 135 TW.

^- Chủ tịch UBND tỉnh có trách nhiệm chỉ đạo các sở, ngành chức năng của tỉnh kiểm tra việc chấp hành quy định quản lý đầu tư và xây dựng, cấp phát, thanh quyết toán những công trình xây dựng CSHT ở các xã.

^3. Báo cáo và quyết toán tài chính hàng năm:

^- Theo định kỳ hàng quý, Ban Quản lý dự án, Kho bạc Nhà nước huyện, thực hiện báo cáo tài chính cho hệ thống quản lý ngành dọc của mình và cho các cơ quan tổng hợp liên quan của tỉnh về kết quả cấp phát vốn đầu tư xây dựng các công trình hạ tầng tại xã.

^- Hết năm kế hoạch, Ban Quản lý dự án báo cáo tài chính (gồm quyết toán năm và quyết toán công trình hoàn thành) theo quy định hiện hành.

^Các báo cáo được gửi về Thường trực Ban Chỉ đạo Chương trình 135 (UBNT&MN) để tổng hợp báo cáo Thủ tướng Chính phủ.

^Bộ Tài chính sẽ có văn bản hướng dẫn chi tiết về cấp phát và quyết toán vốn đầu tư các dự án thuộc Chương trình 135.

IV. ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH:

^- Căn cứ Thông tư này Chủ tịch UBND tỉnh có kế hoạch chi tiết, xây dựng cơ chế, chính sách cho phù hợp với đặc điểm và hoàn cảnh của địa phương mình nhằm huy động cao nhất mọi nguồn lực của địa phương để thực hiện có hiệu quả Chương trình 135.

^- Các ngành, các cấp theo chức năng của mình có trách nhiệm chỉ đạo, kiểm tra, giám sát, đôn đốc thực hiện đúng Thông tư liên tịch này.

^- Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ban hành. Trong quá trình thực hiện có những vấn đề chưa phù hợp, đề nghị phản ánh về Thường trực Ban Chỉ đạo Chương trình 135 (UBDT&MN) để nghiên cứu, bổ sung.

Nguyễn Văn Liên (Đã ký)

Trần Lưu Hải (Đã ký)

Nguyễn Xuân Thảo (Đã ký)

Tào Hữu Phùng (Đã ký)

Tiếng Anh (English)

INTER-MINISTERIAL THE MINISTRY OF PLANNING AND INVESTMENT - COMMITTEE FOR ETHNIC MINORITIES AND MOUNTAINOUS AREAS - MINISTRY OF FINANCE - MINISTRY OF BUILDING -------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM Independence - Freedom – Happiness ----------
No: 416/1999/TTLT/BKH-UBDTMN-TC-XD	Hanoi, April 29, 1999

JOINT CIRCULAR

ON GUIDING OF MANAGEMENT INFRASTRUCTURE INVESTMENT AND BUILDING IN THE MOUNTAINOUS, DEEP-LYING AND REMOTE COMMUNES WITH SPECIAL DIFFICULTIES
(Under Decision No 135/1998/QD-TTg of the Prime Minister)

Pursuant to Decision No 135/1998/QD-TTg of 31 July 1998 of the Prime Minister to approve the program on socio-economic development in the mountainous, deep-lying and remote communes with special difficulties;
Pursuant to Decision No 01/1999/QD-TTg of 04 January 1999 of the Prime Minister to enact the Action Regulation of the Central-level Directing Board of the program on socio-economic development in the mountainous, deep-lying and remote communes with special difficulties;
Pursuant to Official Note No 234/CP-NN of 09 March 1999 of the Government to enact the Management Mechanism on infrastructure investment and building under the Program on socio-economic development in the mountainous, deep-lying and remote communes with special difficulties;
Pursuant to Decree No 24/1999/ND-CP of 16 April 1999 of the regulation on organization, mobilization, management and usage the voluntary contributions from people in developing the infrastructure of the communes;
Considering the proposals of the locals at the Training Workshop of the Program on socio-economic development in special difficulties communes dated 27-28/4/1999
Ministry of Planning and Investment, Ministry of Finance, Ministry of Building and Committee for Ethnic Minorities and Mountainous Areas decide to line the management mechanism of infrastructure investment and building in the mountainous, deep-lying and remote communes with special difficulties as followed:

I. GENERAL PRINCIPLES:

1. This Circular is applied to manage the infrastructure investment and building in the special difficulties communes under the Decision No 135/1998/QD-TTg dated 31 July 1998 of the Prime Minister.

2. This Circular is mainly guided on Management Mechanism on infrastructure investment and building in the special difficulties communes having small scale, un-complex executing, fast extension and implementation under the suitable specific provisions with real abilities of the ethnic minority people and officers in the local communes in the list of the Decision No 135/1998/QD-TTg.

3. The program on socio-economic development in the mountainous, deep-lying and remote communes with special difficulties is invested by many fund sources as mentioned in the Decision No 135/1998/QD-TTg. The Chairperson of the Provincial People's Committee has responsibility in mobilizing the on-site potentials including loan, material, labor resources supported for infrastructure investment and building by the provincial agencies, branches, economic units, public organizations and people generations in each province and training for officers in special difficulties communes.

4. All fund sources listed inside the Plan for integrated management must be sent to each commune, invested in right aim, real subject, standard quality and avoiding of loss. And at the same time, it must be highest mobilized all fund resources from the people living in the communes inside the list, cooperated their rights, responsibilities and duties into the investment, exploring, usage the construction in the best effective way.

...

...

...

6. Investment in infrastructure in the special difficulties communes must be met 2 objectives: first is that commune having construction for public, and the second is creating jobs and increasing income for local people by working that construction.

7. Selecting the investment item in the special difficulties commune must be carried out in public democracy, decided and identified by the People's Council of the commune about its scale, investment priority step, mobilizing ability of the fund resources in that commune.

II. INVESTMENT PLAN:

To make sure the integrated investment, suitable with the immediate as well as long-term plan under the existing provisions, the investment plan must be based on the approved project background.

1. Investment project and Owner of the project:

1.1. Investment project: including the infrastructure constructions listed in the Decision No 135/1998/QD-TTg. Upon the concrete conditions of the local, the Chairman of the provincial People's Committee decides the project scale in the district or communal levels.

- In the next few years, due to the abilities of the communal cadres still being weak, so the project upon the district level has priority.

The district level project covers its communes in the list of the Decision No 135, each commune is a component project; each component project has investment items such as road, small irrigation, the drinking water supply systems, power-supply systems, school, health centre.....

- For the communes where the communal cadres are well skilful, able to manage the project implementation, the project upon the communal project form could be applied under the considering and decision of the Chairman of the provincial People's Committee.

...

...

...

1.2. Owner of the project: Chairman of the district People's Committee

1.3. The Project Management Board:

To assist the Owner of the project in organizing and implementing, managing and building the construction in the commune, the Owner of the project decides to establish a Project Management Board.

- The Project Management Board is including Head of Board and some full-time workers. Upon the concrete situation in the local, it could be the existing Basic Construction Management Board or the Permanent Agriculture and Permanent Settlement Board of the district.

- The Project Management Board has the juridical personality in opening its bank account at the district State Treasury and its stamp.

- Head of Board must be decided by the Chairman of the provincial People's Committee upon the Chairman of the district People's Committee's proposal.

- The Chairmen of the communal People's Committees in the component project communes are members of the Project Management Board.

- The Project Management Board assists the Project Owner in conducting following tasks as:

+ Developing the investment project

...

...

...

+ Making the plan of using the mobilizing fund resources on-site commune and district for construction

+ Organizing, supervising the construction executing in commune

+ Directing the materials, properties,fund resources for the construction

+ Executing settlement with the State Treasury

+ Checking up, settlement in time

- Cost for above-mentioned tasks must be paid by the local budget line, not from the central budget line for this Program.

2. Developing, revising and approval the investment project:

- The content of the project on infrastructure planning in the special difficulties communes is developed upon the guideline of the Committee for Ethnic Minorities and Mountainous Areas (attached this Circular)

- The infrastructure investment project in the special difficulties communes is implemented by the specific organization which has juridical personality. The Chairman of the district People's Committee decides the organization developing the project and suggests to the Chairman of the provincial People's Committee for final decision or selecting the specific organization who has a role to assist the district authority.

...

...

...

- After approved, the project is sent to the Standing Directing Board of the Program in the Central (CEMMA) for summarizing, after then sending to the members of the Management Board for making the annual plan and cooperation.

3. Investment preparation:

- The listed construction in the investment preparation plan must be located on the approved plan of the district and based on the priority list in the project

- The investment item in the commune must be prepared the investment steps including making investment report, design, and tentative expenditure.

- The investment preparing working is implemented:

+ To the large scale and complex technique construction, the Owner of the project or procuration for Head of the Project Management Board signs the contract with the specific company - mainly the consultant companies in the province - for making the investment report, design and tentative expenditure for the provincial specialist departments revising, after that the Chairman of the provincial People's Committee gives the final decision.

+ To the item has small scale, simple technique, the Chairman of the provincial People's Committee empowers to the Chairman of the district People's Committee to decide and coordinate.

- The tentative expenditure must be clarified the material and labor sources from the commune.

- Price must be provided for each zone in the province by the Chairman of the provincial People's Committee

...

...

...

- Budget for preparing investment of any item must be wrote in that item tentative expenditure.

4. The fund resources to invest for the program and delivery principles:

4.1. The fund resources to invest for the program are including:

(A). The fund resource is mobilized on-site from the people, mainly material, labor

(B). Supporting resource from the departments, branches, economic units, public organizations and the others by cash, material, labor (under the Decision No 135/1998/QD-TTg)

a) If supporting for district in general, it could be mixed with the project budget to divide for each item.

b) If supporting directly for commune or concrete construction, it could be sent directly to the commune or the item upon the donor's suggestion.

(C). The State Budget resource could be divided to:

a) The Central budget source is invested directly to the communes in the Program

...

...

...

(D) Supporting resources from the international organizations:

a) If it is invested to the district level in generally, it could be mixed into the Project Budget resource to divide for each item

b) If it is invested directly to the communal level or item by cash or material, it could be sent to the commune, construction upon the donor'suggestion.

(E) Beside, there is the State Budget resource invests through the line of the National Objective Programs and other programs, projects which have been mixed in the local.

So, the investment fund resources for the infrastructure project in the special difficulties communes include A + B (a) + C + D (a). The Owner of the project considers and plans them.

4.2. Using the supporting Central Budget resource:

The supporting central budget resource is only invested for 6 kinds of necessary items as: road, small irrigation, water supply, power-supply systems - including mini hydro-electric power stations, school, health centre inside each commune. It could not be used for other items. The distributing principles are:

In central level: The annual supporting central budget resource is extracted a part from the total for CEMMA to do the following tasks:

To buy the transportation material for the district level

...

...

...

To make a survey, examination for developing the mechanism, policies on implementing Program, training the human resource for communal and district level.

This budget sum is tentative counted by the Central Directing Board upon the annual Plan, submitted to the Prime Minister for the final decision.

The rest budget could be divided to the communes in the Program.

Budget for activities of the provincial Directing Board and Project Management Board could be spent upon the approved expenditure of the Chairman of the provincial People's Committee and counted onto the annual local budget line.

5. Making, summarizing, delivery and reporting the annual plan:

- The making, summarizing and delivery procedure of the program on socio-economic development in the special difficulties communes could be carried out at the same time with the general Plan developing procedure of the province, but must be reported and listed into a separated part in the annual plan.

- Each year, based on the planning guideline of the upper, the district level lists all the approved infrastructure constructions to the provincial level, then the provincial level sends to the Central Program Directing Board for summarizing and dividing the State investment fund resource. Ministry of Planning and Investment balances supporting Central Budget resource of the Program, and submits to the Government. After the tentative budget plan could be approved by the Parliament, the Central Program Directing Board informs the average investment supporting capability for each commune in the next year as the soonest. Upon the Central Budget source, the Owner of the Project and the Head of the Project Management Board discuss with the communal people to select the construction and identify the contribution level of people in each commune, to prepare the necessary conditions for implementing plan as soon as possible.

- Delivery the Plan: The infrastructure investment plan in the special difficulties communes is delivered by the Prime Minister to the separated item in the general plan of the province. The Chairman of the provincial People's Committee divides the supporting funds of the Program: the local mobilized funds and the national program funds for each project. Upon the approved plan and the district mobilized funds, the Chairman of the district People's Committee divides to each item.

- The Owner of the project, the Project Management Board, the provincial Program Directing Board must report periodicals (quarterly, half-yearly, 9 months and yearly) to the Standing of the Program Directing Board in the Central (CEMMA). The content of the reports shows the quantity of the delivered working in the annual plan, results including quantity, quality, progress, investment fund,....

...

...

...

- The Project Management Board makes the Plan on infrastructure building implementing in the communes, submits to the Chairman of the district People's Committee for final decision. The construction implementing is followed the provisions as:

+ If the commune itself can execute the construction, the Project Management Board plays the executive role

+ If the commune itself can not execute the construction, there are 2 steps as:

* First: the item that is funded by the Central Budget more than 500 million VND could be implemented following the existing mechanism.

* Second: the item that is funded by the Central Budget less than 500 million VND could be decided for bidding by the Chairman of the provincial People's Committee or identified its capital to empower to the Chairman of the district People's Committee for the final decision

- The Owner of Project coordinates and helps the other labors as border solders, local solder, the volunteer, the youth.... for working this construction and developing the local economy, culture.

To select the executive unit needs setting priority to the units using almost local labor.

7. Checking up, transition the item for using:

When the item is finished, all parts have to check up. The checking up components are: the Owner of the Project, the Head of the Project Management Board, the designing units, the building units, representative of the Supervision Team in the commune

...

...

...

* For the 1999 Plan:

1. The Owner of the Project must design and list the infrastructure building Plan in the special difficulties communes in the list of the Decision No 135/1998/QD-TTg. It is the background for the investment Plan of 2000 and future.

2. The Chairman of the district People's Committee requests the Head of Project Management Board to suggest to Chairman of the provincial People's Committee for the final decision.

3. Due to having no plan for 1999 yet, based on the summarized needs of the communes, the province decides the list of the constructions, informs the capital level to each district for each construction.

4. Delivery and pour out the investment fund in the 1999 Central Budget plan to each commune must be sure that each item invested at least 200 million VND (as the conclusion of the Vice-Prime Minister Nguyen Tan Dung at the Program Directing Board Meeting at 30 September 1999) and the duration for carry out 1 item is one year.

5. The Chairman of the communal People's Committee opens the meeting with communal people to talk about the content of the program, the supported capital level, and the investment trend.

6. Developing the investment report, designing paper and making tentative expenditure for selected item to submit to the upper for approval

7. To the item which is done by commune itself, the Project Management Board coordinates, supervises its working, mainly on-site labor usage, and at the same time cooperates with the solders and other labor forces in the local to carry out the item, or technical supporting and improving working progress

To the item which is not done by commune, it could be done followed the item 6, part II of this Circular but still using local labor in priority

...

...

...

III. DISTRIBUTION AND LIQUIDATING MECHANISM OF THE INVESTMENT CAPITAL:

1. Managing the infrastructure investment capital:

- All the fund resource investing for the Program must be concentrated and integrated through the State Treasury to distribute to each construction following the approved project

The District State Treasury distributes directly to the owner of the project

- The project management board opens its account at the district State Treasury for managing the investment capital for each construction, each project following the existing financial management system.

- The infrastructure investment supporting capital for the communes in the list of the Program can not use for other aim.

2. Distribution and liquidating mechanism of the construction:

Distribution and liquidating mechanism of the construction in the special difficulty communes is divided 2 types:

- First: to the big scale, complex technique construction as mentioned in the item 3, part II, distribution and liquidation follow the existing investment fund management system

...

...

...

+ Condition of capital distribution: the owner of the project sends to the district State Treasury (where opened its account) the mainly following files:

Project document and project approved decision of the authority

Decision on approval the Head of the Project Management Board

Plan of capital distribution, in it details of resource had been informed

Other related official letters upon the distributing agency' request are simple, easy to implement in the commune

+ Distribution and liquidation:

The construction that can be executed by the people in this commune is advanced 50% expenditure of its plan and liquided upon the finished work and allocated funds according to the finished volume after checked up.

The construction that can be executed by the company is allocated funds according to the finished volume after checked up.

- Total of the liquidated capital could not be over the approved construction tentative expenditure or the informed plan of capital.

...

...

...

When the construction finished, the project management boards make the settlement reports to send to the provincial Directing Board of the Program. This agency coordinates with the related agencies such as the Finance-Price Department, the State Treasury of the province in reviewing, summarizing and reporting to the provincial People's Committee for approving the settlements and reporting to the Central Directing Board of the Program.

- Chairman of the provincial People's Committee has responsibility in conducting the functional departments, branches of the province to review the implementing the provisions on investment management, distribution, settlement, liquidation related all the infrastructure items in the communes.

3. Annual report and financial settlement:

- Quarterly, the Project Management Board, the district State Treasury make the financial reports to the upper and to the related agencies in the province on result of the infrastructure investment capital distribution of the commune

- At the end of the planning year, the project management Board makes the financial report (including the annual settlements and each construction settlement) under the existing law

These reports must be sent to the Standing Directing Board of the Program in the Central (CEMMA) for summarizing to report to the Prime Minister

The Ministry of Finance will have the detailed guiding letter on investment capital distribution and settlement in the Program.

IV. EFFECTING ARTICLE:

- Pursuant to this Circular, the Chairman of the provincial People's Committee must have the detailed plan, design of the mechanism, policy suitable with local conditions in order to mobilize all the local resources for effective implementing the Program.

...

...

...

- This Circular has legal effect since it has been signed. In the implementing process, if there is any unsuitable issue, please contact to the Directing Board of the Program in the Central (CEMMA) for studying, updating.

COMMITTEE FOR ETHNIC
MINORITIES AND MOUNTAINOUS AREAS




Tran Luu Hai

MINISTRY OF FINANCE





Tao Huu Phung

MINISTRY OF BUILDING





Nguyen Van Lien

MINISTRY OF PLANNING AND INVESTMENT




Nguyen Xuan Thao