Thông tư liên tịch 03/2002/TTLT-BCA-BNG cấp hộ chiếu phổ thông giấy thông hành công dân Việt Nam nước ngoài theo Nghị định 05/2000/NĐ-CP xuất cảnh

• Số hiệu: 03/2002/TTLT-BCA-BNG
• Loại văn bản: Thông tư liên tịch
• Nơi ban hành: Bộ Công An, Bộ Ngoại giao
• Người ký: Nguyễn Văn Hưởng, Nguyễn Văn Ngạnh
• Ngày ban hành: 29/01/2002

BỘ CÔNG AN-BỘ NGOẠI GIAO ********	CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ********
Số: 03/2002/TTLT-BCA-BNG	Hà nội , ngày 29 tháng 1 năm 2002

THÔNG TƯ LIÊN TỊCH

CỦA BỘ CÔNG AN - BỘ NGOẠI GIAO SỐ 03/2002/TTLT-BCA-BNG NGÀY 29 THÁNG 01 NĂM 2002 VỀ VIỆC HƯỚNG DẪN VIỆC CẤP HỘ CHIẾU PHỔ THÔNG VÀ GIẤY THÔNG HÀNH CHO CÔNG DÂN VIỆT NAM Ở NƯỚC NGOÀI THEO NGHỊ ĐỊNH SỐ 05/2000/NĐ-CP NGÀY 03-3-2000 CỦA CHÍNH PHỦ VỀ XUẤT CẢNH, NHẬP CẢNH CỦA CÔNG DÂN VIỆT NAM

Thực hiện Nghị định số 05/2000/NĐ-CP ngày 03-3-2000 của Chính phủ về xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam, Bộ Công an và Bộ Ngoại giao hướng dẫn việc cấp, gia hạn, bổ sung, sửa đổi hộ chiếu phổ thông và giấy thông hành cho công dân Việt Nam ở nước ngoài như sau:

I- NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

1- Thông tư này hướng dẫn việc cấp, gia hạn, bổ sung, sửa đổi hộ chiếu phổ thông và giấy thông hành cho công dân Việt Nam ở nước ngoài.

2- Việc cấp giấy thông hành cho công dân Việt Nam ở những nước có ký Hiệp định hoặc Thoả thuận với Việt Nam về việc nhận trở lại công dân Việt Nam không được nước ngoài cho cư trú; người Việt Nam định cư ở nước ngoài hồi hương theo Quyết định số 875/TTg ngày 21-11-1996 của Thủ tướng Chính phủ không thuộc phạm vi điều chỉnh của Thông tư này.

3- Việc cấp, gia hạn, bổ sung, sửa đổi hộ chiếu phổ thông và giấy thông hành cho công dân Việt Nam ở nước ngoài nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc cư trú, đi lại của công dân Việt Nam, nhưng phải đảm bảo chính xác và phục vụ được yêu cầu bảo vệ an ninh quốc gia và trật tự an toàn xã hội.

4- Công dân Việt Nam ở nước ngoài đề nghị cấp, gia hạn, bổ sung, sửa đổi hộ chiếu phải trực tiếp có mặt tại cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác của Việt Nam ở nước ngoài được uỷ quyền thực hiện chức năng lãnh sự (sau đây gọi chung là cơ quan đại diện) để nộp hồ sơ và nhận hộ chiếu. Trường hợp người đề nghị cấp, gia hạn, bổ sung, sửa đổi hộ chiếu đang ở nước chưa có cơ quan đại diện hoặc vì ốm đau, bệnh tật hoặc vì lý do đặc biệt khác mà không trực tiếp nộp hồ sơ hoặc nhận hộ chiếu được thì người đứng đầu cơ quan đại diện xem xét, quyết định cho nộp hoặc nhận thay trên cơ sở có đơn của người đề nghị.

5- Trường hợp phức tạp về an ninh, cơ quan đại diện chỉ cấp hộ chiếu hoặc giấy thông hành khi có ý kiến đồng ý của Cục Quản lý xuất nhập cảnh - Bộ Công an.

6- Trong thông tư này, những khái niệm sau đây được hiểu là:

- Giấy tờ chứng minh có quốc tịch Việt Nam bao gồm: Giấy chứng nhận có quốc tịch Việt Nam; quyết định cho nhập quốc tịch Việt Nam; quyết định cho trở lại quốc tịch Việt Nam; giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp.

- Giấy tờ chứng nhận nhân thân, có ảnh đóng dấu giáp lai do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp bao gồm: giấy chứng minh nhân dân ; giấy chứng nhận nhân thân (theo mẫu) có xác nhận của Trưởng công an cấp phường, xã nơi đăng ký nhân khẩu thường trú trước khi xuất cảnh; giấy xác nhận yếu tố nhân sự do Cục Quản lý xuất nhập cảnh - Bộ Công an cấp; sơ yếu lý lịch có xác nhận của Thử trưởng cơ quan có thẩm quyền, nếu người đó đang là cán bộ, viên chức Nhà nước thuộc quyền quản lý của cơ quan đó.

- Yếu tố nhân thân của người đề nghị cấp hộ chiếu bao gồm: họ tên, khai sinh; ngày tháng năm sinh; nơi sinh; giới tính; quốc tịch; địa chỉ hiện nay và địa chỉ thường trú ở trong nước trước khi xuất cảnh.

- Yếu tố nhân sự của người đề nghị cấp hộ chiếu bao gồm: yếu tố nhân thân, ảnh và thông tin về thời gian, cửa khẩu, hình thức xuất cảnh, chi tiết giấy tờ xuất nhập cảnh (loại giấy tờ, số, ngày và cơ quan cấp, thời hạn), thân nhân đã hoặc đang sống tại Việt Nam (họ tên, quan hệ, thời gian và địa chỉ thường trú), kể cả trường hợp thân nhân đã chết.

II- VIỆC CẤP, GIA HẠN, BỔ SUNG, SỬA ĐỔI HỘ CHIẾU VÀ GIẤY THÔNG HÀNH

1- Việc cấp hộ chiếu cho những người chưa có hộ chiếu (cấp lần đầu)

1.1- Hồ sơ nộp tại cơ quan đại diện gồm:

- Tờ khai đề nghị cấp hộ chiếu và ảnh theo quy định;

- Bản sao giấy tờ chứng minh có quốc tịch Việt Nam ;

- Bản sao giấy tờ chứng nhận nhân thân, có ảnh đóng dấu giáp lai do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp;

Khi nộp bản sao các giấy tờ trên thì xuất trình bản chính để kiểm tra, đối chiếu. Trường hợp không có giấy tờ chứng minh quốc tịch Việt Nam hoặc giấy tờ chứng nhận nhân thân, có ảnh đóng dấu giáp lai do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp thì nộp sơ yếu lý lịch theo quy định.

Đối với người đã được nước sở tại cho cư trú thì nộp kèm theo giấy phép cư trú hợp lệ. Trường hợp chưa được nước sở tại cho cư trú thì trong tờ khai đề nghị cấp hộ chiếu cần ghi rõ nguồn gốc, thời gian, lý do và mục đích đến cư trú ở nước sở tại, kèm theo các giấy tờ chứng minh (nếu có).

1.2- Cơ quan đại diện giải quyết như sau:

a) Trường hợp có giấy tờ chứng minh quốc tịch Việt Nam, các yếu tố nhân thân và nội dung kê khai đầy đủ, chính xác, không thuộc trường hợp quy định tại Mục III Thông tư này, thì trong thời hạn 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan đại diện cấp hộ chiếu cho người đề nghị.

b) Trường hợp không có giấy tờ chứng minh quốc tịch Việt Nam hoặc giấy tờ chứng nhận nhân thân, có ảnh đóng dấu giáp lai do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp, cơ quan đại diện hướng dẫn người đề nghị cấp hộ chiếu khai sơ yếu lý lịch, nộp kèm theo các giấy tờ có giá trị tham khảo về quốc tịch (phù hợp với pháp luật Việt Nam về quốc tịch). Cơ quan đại diện lập danh sách gồm các yếu tố nhân sự và ảnh của người đề nghị cấp hộ chiếu gửi về Cục lãnh sự - Bộ Ngoại giao. Cục lãnh sự có trách nhiệm chuyển danh sách và ảnh đó cho Cục Quản lý xuất nhập cảnh Bộ Công an để xác minh về nhân thân và cơ quan chức năng của Bộ Tư pháp để xác minh về quốc tịch (tuỳ theo yêu cầu xác minh). Trong thời hạn 40 ngày kể từ ngày nhận được danh sách do Cục lãnh sự chuyển, Cục Quản lý xuất nhập cảnh và cơ quan chức năng của Bộ Tư pháp có trách nhiệm xem xét trả lời cục lãnh sự để Cục lãnh sự trả lời cơ quan đại diện. Cơ quan đại diện xem xét, giải quyết và trả lời cho người đề nghị cấp hộ chiếu trong thời hạn 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản trả lời của Cục lãnh sự.

1.3- Thân nhân ở Việt Nam của người đề nghị cấp hộ chiếu (cha, mẹ, vợ, chồng, con, ông bà nội ngoại, anh chị em ruột hoặc chú, bác, cô, dì ruột) có thể trực tiếp đến Cục Quản lý xuất nhập cảnh hoặc Phòng quản lý xuất nhập cảnh công an tỉnh, thành phố nơi cư trú đề nghị xác nhận yếu tố nhân sự của người đề nghị cấp hộ chiếu.

Trong thời hạn 40 ngày kể từ ngày được đơn, Cục Quản lý xuất nhập cảnh xem xét và có văn bản trả lời, đồng thời thông báo cho cơ quan đại diện.

Khi công dân Việt Nam ở nước ngoài nộp tờ khai đề nghị cấp hộ chiếu, kèm theo giấy tờ xác nhận yếu tố nhân sự của Cục Quản lý xuất nhập cảnh, thì trong thời hạn 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ các giấy tờ nêu trên, cơ quan đại diện xem xét, quyết định.

1.4- Việc cấp hộ chiếu cho các trường hợp đặc biệt khác, cơ quan đại diện báo cáo Bộ Ngoại giao để Bộ Ngoại giao xem xét, quyết định, sau khi có ý kiến của Bộ Công an xác nhận không có vấn đề về mặt an ninh và đảm bảo nguyên tắc chỉ cấp hộ chiếu cho công dân Việt Nam.

2- Việc cấp lại hộ chiếu do bị mất

2.1- Hồ sơ nộp tại cơ quan đại diện gồm:

- Tờ khai đề nghị cấp hộ chiếu và ảnh theo quy định;

- Đơn trình báo mất hộ chiếu có xác nhận của cơ quan có thẩm quyền của nước sở tại, nơi người đó trình báo.

2.2- Cơ quan đại diện giải quyết như sau:

a) Sau khi nhận được đơn trình báo mất hộ chiếu, cơ quan đại diện có trách nhiệm thông báo kịp thời yếu tố nhân sự cho:

- Cơ quan đã cấp hộ chiếu đó để kiểm tra và huỷ giá trị sử dụng của hộ chiếu này;

- Cục Quản lý xuất nhập cảnh để thông báo các cửa khẩu;

- Cơ quan có chức năng quản lý xuất nhập cảnh của nước sở tại.

b) Trường hợp hộ chiếu bị mất do chính cơ quan đại diện cấp, cơ quan đại diện kiểm tra, đối chiếu với hồ sơ lưu hoặc hồ sơ đăng ký công dân, nếu xác định yếu tố nhân sự mà người đề nghị cấp lại hộ chiếu khai là chính xác, không thuộc trường hợp quy định tại Mục III Thông tư này, thì trong thời hạn 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan đại diện cấp lại hộ chiếu.

c) Những trường hợp khác, cơ quan đại diện gửi yếu tố nhân sự, kèm theo ảnh của người đề nghị cấp lại hộ chiếu đến cơ quan đã cấp hộ chiếu bị mất để xác minh.

Nếu cơ quan được yêu cầu xác minh xác nhận có cấp hộ chiếu đó, thì trong thời hạn 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận được kết quả xác minh, cơ quan đại diện cấp lại hộ chiếu.

Nếu cơ quan được yêu cầu xác minh trả lời không cấp hộ chiếu đã khai mất, thì cơ quan đại diện không cấp lại hộ chiếu cho người đó và yêu cầu khai báo rõ ràng, chính xác để xem xét, giải quyết theo hướng dẫn tại điểm 1 mục này. Trường hợp được xem xét lại và giải quyết; cơ quan đại diện thông báo rõ lý do giải quyết cho Cục Lãnh sự và Cục quản lý xuất nhập cảnh biết.

Sau 45 ngày kể từ ngày cơ quan đại diện gửi yêu cầu xác minh mà không nhận được ý kiến trả lời của cơ quan cấp hộ chiếu, thì người đứng đầu cơ quan đại diện xem xét, quyết định.

2.3- Thân nhân ở Việt Nam của người đề nghị cấp lại hộ chiếu chiếu (cha, mẹ, vợ, chồng, con, ông bà nội ngoại, anh chị em ruột hoặc chú, bác, cô, dì ruột) có thể trực tiếp đến Cục quản lý xuất nhập cảnh hoặc Phòng quản lý xuất nhập cảnh công an tỉnh, thành phố nơi cư trú đề nghị xác nhận yếu tố nhân sự của người đề nghị cấp lại hộ chiếu.

Trong thời hạn 40 ngày kể từ ngày nhận được đơn, Cục quản lý xuất nhập cảnh xem xét và có văn bản trả lời, đồng thời thông báo cho cơ quan đại diện.

Khi công dân Việt Nam ở nước ngoài nộp tờ khai đề nghị cấp lại hộ chiếu, kèm theo giấy tờ xác nhận yếu tố nhân sự của người đó do Cục quản lý xuất nhập cảnh cấp, thì trong thời hạn 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan đại diện xem xét, quyết định.

3- Việc cấp lại hộ chiếu do bị hư hỏng (rách, bẩn…) hết trang hoặc hết hạn sử dụng.

3.1- Hồ sơ nộp cho cơ quan đại diện gồm:

- Tờ khai đề nghị cấp hộ chiếu và ảnh theo quy định;

- Hộ chiếu bị hư hỏng, hết trang hoặc hết hạn sử dụng.

3.2- Cơ quan đại diện giải quyết như sau:

a) Trường hợp hộ chiếu bị hư hỏng, hết trang hoặc hết hạn sử dụng nhưng trang nhân thân và ảnh còn nguyên vẹn, không bị tẩy xoá, hoặc đối chiếu ảnh trong tờ khai và trong hộ chiếu cũ đúng với người đề nghị, không thuộc trường hợp quy định tại Mục III thông tư này, thì trong thời hạn 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan đại diện cấp lại hộ chiếu.

b) Trường hợp hộ chiếu có dấu hiệu không bình thường như: bị tẩy xoá, sửa chữa tại trang nhân thân, thay ảnh, thay trang, khâu lại hộ chiếu, ảnh trong hộ chiếu bị mờ, bong… cơ quan đại diện gửi công văn, kèm theo bản sao hộ chiếu và ảnh đến cơ quan đã cấp hộ chiếu đó để xác minh. Nội dung công văn yêu cầu xác minh cần nêu rõ các dấu hiệu không bình thường nói trên. Nếu cơ quan xác minh trả lời không cấp hộ chiếu đó, thì cơ quan đại diện không cấp lại hộ chiếu cho người đề nghị và yêu cầu khai báo rõ ràng, chính xác để xem xét, giải quyết theo Hướng dẫn tại điểm 1 mục này. Trường hợp được xem xét lại và giải quyết, cơ quan đại diện thông báo rõ lý do giải quyết cho Cục lãnh sự và Cục quản lý xuất nhập cảnh biết.

Sau 45 ngày kể từ ngày cơ quan đại diện gửi yêu cầu xác minh mà không nhận được ý kiến trả lời của cơ quan cấp hộ chiếu, thì người đứng đầu cơ quan đại diện xem xét, quyết định.

Trường hợp hộ chiếu có dấu hiệu không bình thường nêu trên, nếu người đề nghị cấp hộ chiếu nộp hoặc xuất trình giấy tờ chứng nhận nhân thân, có ảnh đóng dấu giáp lai do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp, cơ quan đại diện giải quyết như quy định tại điểm 3.2a mục này.

c) Đối với hộ chiếu được cấp lại, cơ quan đại diện bị chú vào hộ chiếu mới nội dung "hộ chiếu này thay cho hộ chiếu số…, do… cấp ngày… tháng…năm…", đồng thời cắt góc hộ chiếu cũ và trả cho người được cấp lại.

4- Việc gia hạn, bổ sung, sửa đổi hộ chiếu

4.1- Việc gia hạn hộ chiếu:

a) Trong vòng 12 tháng trước khi hộ chiếu hết hạn, nếu có nhu cầu gia hạn hộ chiếu thì người mang hộ chiếu phải nộp cho cơ quan đại diện tờ khai đề nghị gia hạn hộ chiếu theo mẫu quy định, kèm theo hộ chiếu.

b) Cơ quan đại diện giải quyết như sau:

- Nếu xác định hộ chiếu của người đề nghị gia hạn còn nguyên vẹn, không có dấu hiệu bị tẩy xoá, sửa chữa ở trang nhân thân, không bị thay ảnh, thay trang hoặc khâu lại hộ chiếu, không thuộc trường hợp quy định tại Mục III Thông tư này, thì trong thời hạn 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan đại diện gia hạn hộ chiếu.

- Nếu hộ chiếu của người đề nghị gia hạn có dấu hiệu không bình thường như: bị tẩy xoá, sửa chữa ở trang nhân thân, thay ảnh, thay trang, khâu lại hộ chiếu, thì cơ quan đại diện gửi công văn, kèm theo bản sao hộ chiếu và ảnh đến cơ quan đã cấp hộ chiếu để xác minh. Nội dung công văn yêu cầu xác minh cần nêu rõ các dấu hiệu không bình thường nói trên. Nếu cơ quan xác minh trả lời không cấp hộ chiếu đó, thì cơ quan đại diện không gia hạn mà thu hồi hộ chiếu và yêu cầu khai báo rõ ràng, chính xác để xem xét, giải quyết theo hướng dẫn tại điểm 1 mục này. Trường hợp được xem xét lại và giải quyết, cơ quan đại diện thông báo rõ lý do giải quyết cho Cục Lãnh sự và Cục quản lý xuất nhập cảnh biết.

Trường hợp hộ chiếu có dấu hiệu không bình thường nêu trên, nếu người đề nghị cấp hộ chiếu nộp hoặc xuất trình giấy tờ chứng nhận nhân thân, có ảnh đóng dấu giáp lai do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp, thì cơ quan đại diện xem xét, quyết định cấp hộ chiếu mới thay hộ chiếu cũ đã bị hư hỏng, không phải xác minh qua cơ quan đã cấp hộ chiếu.

Trường hợp phức tạp , cơ quan đại diện trao đổi với Cục quản lý xuất nhập cảnh để phối hợp xử lý.

- Nếu hộ chiếu đã hết hạn sử dụng, hộ chiếu cấp cho người dưới 16 tuổi thì cơ quan đại diện không gia hạn mà hướng dẫn họ làm thủ tục cấp lại hộ chiếu và giải quyết theo quy định tại điểm 3 mục này.

4.2- Việc bổ sung, sửa đổi hộ chiếu:

a) Người đề nghị bổ sung, sửa đổi hộ chiếu phải nộp cho cơ quan đại diện tờ khai đề nghị bổ sung, sửa đổi hộ chiếu theo mẫu quy định, kèm theo hộ chiếu.

Những trường hợp sau đây cần nộp thêm bản sao giấy tờ có giá trị pháp lý liên quan đến nội dung đề nghị bổ sung, sửa đổi, đồng thời xuất trình bản chính để đối chiếu:

- Bổ sung trẻ em vào hộ chiếu của cha, mẹ đẻ; cha, mẹ nuôi hoặc người đỡ đầu thì nộp bản sao giấy khai sinh của trẻ em đó hoặc bản sao quyết định của cấp có thẩm quyền công nhận việc nuôi con nuôi hoặc đỡ đầu.

- Sửa đổi yếu tố về nhân thân: họ, tên, tên đệm, ngày, tháng, năm sinh, nơi sinh …, thì tuỳ trường hợp cụ thể mà nộp bản sao giấy khai sinh, giấy chứng minh nhân dân hoặc bản sao quyết định của Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh (nơi cư trú trước đây ở Việt Nam) cho phép thay đổi, cải chính họ, tên, tên đệm, ngày, tháng, năm sinh, nơi sinh…

b) Cơ quan đại diện giải quyết như sau:

- Nếu hộ chiếu của người đề nghị bổ sung, sửa đổi còn nguyên vẹn, trang nhân thân không bị tẩy xoá, sửa chữa, không bị thay ảnh hoặc dán lại ảnh và yếu tố nhân thân ghi ở các loại giấy tờ trên chính xác, thì cơ quan đại diện bổ sung, sửa đổi trong thời hạn 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ giấy tờ hợp lệ.

- Nếu không có căn cứ xác định yếu tố nhân thân ghi ở các loại giấy tờ trên là chính xác, thì cơ quan đại diện không bổ sung, sửa đổi vào hộ chiếu. Nếu người đó tiếp tục đề nghị bổ sung, sửa đổi, thì cơ quan đại diện gửi bản sao giấy tờ đó và nêu rõ những yếu tố chưa chính xác hoặc nghi vấn về Cục lãnh sự để xử lý theo quy định tại điểm 1.2b mục này.

- Không bổ sung trẻ em vào hộ chiếu của người không phải là cha, mẹ đẻ; cha, mẹ nuôi hoặc người đỡ đầu; không bổ sung trẻ em không có quốc tịch Việt Nam vào hộ chiếu của công dân Việt Nam.

- Sau khi bổ sung, sửa đổi hộ chiếu, cơ quan đại diện thông báo cho cơ quan cấp hộ chiếu biết.

5- Việc cấp giấy thông hành.

5.1- Giấy thông hành cấp cho những trường hợp không có hộ chiếu sau đây để về nước:

a) Bị chính quyền nước sở tại trục xuất hoặc buộc xuất cảnh về Việt Nam;

b) Phải về nước theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Việt Nam;

c) Có nguyện vọng được cấp giấy tờ để về nước.

5.2. Những người thuộc diện nêu tại điểm 5.1 mục này, phải nộp cho cơ quan đại diện tờ khai đề nghị cấp giấy thông hành theo mẫu quy định và giấy tờ nêu tại điểm 1.1 mục này (nếu có).

5.3. Cơ quan đại diện giải quyết như sau:

a) Trường hợp nêu tại điểm 5.1a, cơ quan đại diện gửi yếu tố nhân thân, kèm theo ảnh về Cục Lãnh sự. Cục Lãnh sự có trách nhiệm gửi các tài liệu này cho Cục Quản lý xuất nhập cảnh để xác minh. Trên cơ sở kết quả xác minh của Cục Quản lý xuất nhập cảnh, Cục Lãnh sự thông báo cho cơ quan đại diện giải quyết.

b. Trường hợp nêu tại điểm 5.1b, cơ quan có yêu cầu đưa đương sự về nước cần trao đổi bằng văn bản với Cục Lãnh sự và Cục Quản lý xuất nhập cảnh. Cơ quan đại diện chỉ cấp giấy thông hành cho đương sự khi có thông báo của Cục Lãnh sự hoặc Cục Quản lý xuất nhập cảnh.

c) Đối với trường hợp nêu tại điểm 5.1c, cơ quan đại diện xử lý như sau:

- Nếu có giấy từ chứng minh quốc tịch Việt Nam, yếu tố nhân thân và nội dung kê khai đầy đủ, chính xác, không thuộc trường hợp quy định tại Mục III Thông tư này, thì trong thời hạn 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan đại diện cấp giấy thông hành.

- Nếu không có giấy tờ chứng minh quốc tịch Việt Nam, mà chỉ có bản khai sơ yếu lý lịch hoặc nội dung kê khai trong tờ khai có điểm nghi vấn, thì cơ quan đại diện thực hiện theo quy định tại điểm 1.2b mục này.

d) Đối với trường hợp quy định tại các điểm 1, 3, 4, 5 và 6, Mục III Thông tư này, cơ quan đại diện chỉ cấp giấy thông hành khi có thông báo đồng ý của Cục Quản lý xuất nhập cảnh.

đ) Đối với người được cấp giấy thông hành để về nước nêu tại điểm 5.1a và điểm 5.1b mục này, cơ quan đại diện cung cấp kịp thời các thông tin về thời gian, phương tiện, số hiệu chuyến bay và cửa khẩu nhập cảnh của đương sự cho Cục Quản lý xuất nhập cảnh và Cục Lãnh sự để phối hợp xử lý.

III. TRƯỜNG HỢP CHƯA ĐƯỢC CẤP, GIA HẠN, BỔ SUNG, SỬA ĐỔI HỘ CHIẾU

Những trường hợp sau đây chưa được cấp, gia hạn, bổ sung, sửa đổi hộ chiếu:

1. Vì lý do an ninh quốc gia và trật tự an toàn xã hội của Việt Nam;

2- Đang cư trú ở nước ngoài theo quy chế tị nạn;

3- Quốc tịch, nhân thân và các chi tiết kê khai không rõ ràng hoặc không có cơ sở để xác định nội dung kê khai là đúng sự thật;

4- Giả mạo hồ sơ hoặc khai không đúng sự thật để được cấp, gia hạn sửa đổi, bổ sung hộ chiếu;

5- Mua, bán hoặc cho người khác mượn và sử dụng hộ chiếu;

6- Cố ý làm hư hỏng hộ chiếu.

IV- TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1- Sau khi cấp hộ chiếu, giấy thông hành, cơ quan đại diện có trách nhiệm thông báo kịp thời danh sách những người được cấp hộ chiếu, giấy thông hành, nêu rõ yếu tố nhân thân và chi tiết hộ chiếu, giấy thông hành về Cục quản lý xuất nhập cảnh và Cục lãnh sự.

2- Khi phát hiện những trường hợp nêu tại Mục III Thông tư này đã được cấp hộ chiếu, nếu hộ chiếu đó do chính cơ quan đại diện cấp thì cơ quan đại diện thu hồi hoặc thông báo huỷ giá trị sử dụng; nếu hộ chiếu đó do cơ quan khác cấp thì cơ quan đại diện thu giữ và gửi về cơ quan cấp. Ngay sau khi thu hồi hoặc thu giữ hộ chiếu, cơ quan đại diện thông báo cho Cục lãnh sự và Cục quản lý xuất nhập cảnh phối hợp xử lý.

3- Cục quản lý xuất nhập cảnh có trách nhiệm:

a) Hướng dẫn công an các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thực hiện công tác xác minh, báo cáo về các trường hợp công dân Việt Nam ở nước ngoài đề nghị cấp, gia hạn, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu quy định tại Thông tư này.

b) Hướng dẫn thực hiện quy định về việc thân nhân ở trong nước đề nghị xác nhận yếu tố nhân sự của người đề nghị cấp hộ chiếu.

c) Ban hành Mẫu "Đơn đề nghị xác nhận yếu tố nhân sự", "Giấy xác nhận yếu tố nhân sự" và "Giấy chứng nhận nhân thân".

d) Kịp thời trao đổi với Cục lãnh sự và cơ quan đại diện để giải quyết những vướng mắc trong quá trình thực hiện Thông tư này. Phối hợp với Cục lãnh sự tổ chức kiểm tra, nắm tình hình việc thực hiện thông tư này tại các cơ quan đại diện khi có yêu cầu.

4- Cục lãnh sự có trách nhiệm

a) Hướng dẫn các cơ quan đại diện và Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh thực hiện thông tư này.

b) Chủ trì, phối hợp với Cục quản lý xuất nhập cảnh ban hành các loại mẫu: "Tờ khai đề nghị cấp hộ chiếu"; "Tờ khai đề nghị gia hạn, bổ sung, sửa đổi hộ chiếu"; "Tờ khai đề nghị cấp giấy thông hành" ; "Sơ yếu lý lịch".

5- Định kỳ hàng năm, các cơ quan đại diện có trách nhiệm sơ kết việc thực hiện thông tư này gửi về Cục quản lý xuất nhập cảnh và Cục lãnh sự.

6- Thông tư này có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày ký và thay thế thông tư liên tịch số 02/1998/TTLT/BNV- BNG ngày 19-05-1998 của Bộ Nội vụ - Bộ Ngoại giao. Những quy định và hướng dẫn liên tịch trước đây của Bộ Công an - Bộ Ngoại giao trái với Thông tư này đều bãi bỏ.

Nguyễn Văn Hưởng (Đã ký)

Nguyễn Văn Ngạnh (Đã ký)

Tiếng Anh (English)

THE MINISTRY OF PUBLIC SECURITY THE MINISTRY OF FOREIGN AFFAIR -------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIET NAM Independence - Freedom - Happiness ------------
No: 03/2002/TTLT-BCA-BNG	Hanoi, January 29, 2001

JOINT CIRCULAR

GUIDING THE GRANTING OF GENERAL PASSPORTS AND LAISSEZ-PASSERS TO VIETNAMESE NATIONALS OVERSEAS ACCORDING TO THE  GOVERNMENT’S DECREE No. 05/2000/ND-CP OF MARCH 3, 2000 ON EXIT AND ENTRY OF VIETNAMESE CITIZENS

In furtherance of the  Government’s Decree No. 05/2000/ND-CP of March 3, 2000 on exit and entry of Vietnamese citizens, the Ministry of Public Security and the Ministry for Foreign Affairs hereby jointly guide the granting, extension, supplementation and modification of general passports and laissez-passers to Vietnamese citizens as follows:

I. GENERAL PROVISIONS

1. This Circular guides the granting, extension, supplementation and modification of general passports and laissez-passers to Vietnamese nationals overseas.

2. The granting of laissez-passers to Vietnamese nationals in the countries which have signed treaties or agreements with Vietnam on the acceptance of Vietnamese nationals who are not permitted by such foreign countries to reside; and overseas Vietnamese, who repatriate under the Prime Minister’s Decision No.875/TTg of November 21, 1996, shall not be subject to this Circular.

3. The granting, extension, supplementation and modification of general passports and laissez-passers to Vietnamese nationals overseas aim to create favorable conditions for the residence and travel of Vietnamese citizens, provided that they are made in an accurate manner and in service of requirements of safeguarding national security and social order and safety.

4. Vietnamese nationals in foreign countries who apply for the granting, extension, supplementation and/or modification of passports must present themselves at diplomatic missions, consular offices or other agencies of Vietnam in such foreign countries, which are authorized to perform the consular function (hereinafter referred collectively to as representations) to file their dossiers and receive passports. In cases where persons who apply for passport granting, extension, supplementation and/or modification, are residing in countries where Vietnamese representations are not available or fail to personally file their dossiers or receive their passports due to their illness or other special reasons, the heads of the representations shall consider and decide to allow other persons to file dossiers or receive passports on the applicants? behalf on the basis of the latter’s written requests.

...

...

...

6. In this Circular, the following concepts shall be construed as follows:

- Papers evidencing the Vietnamese nationality include: certificate of Vietnamese nationality; decision on naturalization of Vietnamese nationality; decision on restoration of Vietnamese nationality; people’s identity card or passport granted by the competent Vietnamese agency.

- Papers certifying the applicant’s personal status, stuck with his/her sealed photograph and granted by the competent Vietnamese body(ies) include: people’s identity card; certificate of personal status (made according to the set form) with certification of the head of the police office of ward or commune, where his/her permanent residence is registered before his/her exit; certificate of personnel facts granted by the Exit and Entry Management Department - the Ministry of Public Security; his/her resume certified by the head of the competent body, if such person is currently an official or employee under such body?s management.

- Personal identifications of the passport applicant include: his/her full name as inscribed in his/her birth certificate, his/her date of birth, place of birth, sex, nationality, current address and permanent residence address in the country before his/her exit.

- Personnel facts of the passport applicant include: his/her personal identifications, photo and information on exit time, border-gate and form, details about exit and entry papers (type, serial number, issuing date and agency, duration), his/her relatives who have resided or are residing in Vietnam (full names, relationship, permanent residence duration and addresses), including relatives who have died.

II. GRANTING, EXTENSION, SUPPLEMENTATION AND MODIFICATION OF PASSPORTS AND LAISSEZ-PASSERS

1. Granting of passports to persons who have had no passports yet (first-time granting)

1.1. The dossier to be filed with a representation comprises:

- A declaration for passport granting application, stuck with the applicant’s photo as prescribed;

...

...

...

- Copies of papers certifying the applicant’s personal status, stuck with his/her photo with overlapping seal thereon, and granted by competent Vietnamese agencies.

Upon filing copies of the aforesaid papers, the applicant shall have to produce the originals thereof for examination and comparison. In cases where he/she has no paper evidencing his/her Vietnamese nationality or paper certifying his/her personal status stuck with his/her photo with overlapping seal thereon and granted by the competent Vietnamese agency, the applicant shall file his/her resume as prescribed.

Persons who have been permitted by the host countries to reside therein shall submit together with the said papers their valid residence permits. In cases where persons have not yet been permitted by the host countries to reside, their declarations for passport granting application must clearly state their origin, as well as the duration, reasons and purposes of their residence in the host countries, accompanied by evidencing papers (if any).

1.2. Representations shall handle cases as follows:

a/ In cases where the applicants have papers evidencing their Vietnamese nationality, their personal identifications and declaration contents are complete and accurate, and they do not fall into the cases prescribed in Section III of this Circular, the representations shall, within 5 working days after receiving the complete and valid dossiers, grant passports to the applicants.

b/ In cases where the applicants have no paper evidencing their Vietnamese nationality nor papers certifying their personal status stuck with their photos with overlapping seals thereon and granted by competent Vietnamese agencies, the representations shall guide the passport applicants to make and file their resumes together with reference papers on nationality (in compliance with the Vietnamese legislation on nationality). The representations shall draw up a list of passport applicants? personnel facts and photos and send them to the Consular Department - the Ministry for Foreign Affairs. The Consular Department shall have to forward such list and photos to the Exit and Entry Management Department - the Ministry of Public Security for verification of personal status and to the functional bodies of the Ministry of Justice for verification of nationality (depending on verification requests). Within 40 days after receiving the list forwarded by the Consular Department, the Exit and Entry Management Department and the functional bodies of the Ministry of Justice shall have to consider and reply the Consular Department, so as the latter can reply the representations. The representations shall consider, handle and reply the passport applicants within 5 working days after receiving written reply from the Consular Department.

1.3. Passport applicants? relatives in Vietnam (parents, spouses, offspring, maternal and paternal grandparents, siblings, uncles or aunts by blood) may present themselves at the Exit and Entry Management Department or exit and entry management sections under the police offices of the provinces or centrally-run cities where they reside to request the certification of personnel facts of the passport applicants.

Within 40 days after receiving applications, the Exit and Entry Management Department shall consider and reply in writing, and at the same time notify the representations.

When Vietnamese nationals overseas file written declarations of passport granting application together with the Exit and Entry Management Department’s papers certifying their personnel facts, the representations shall, within 5 working days after completely receiving the said papers, consider and decide the cases.

...

...

...

2. Re-granting of passports due to loss thereof

2.1. A dossier filed with a representation comprises:

- A declaration for passport granting application stuck with the applicant’s photo as prescribed;

- A report on passport loss certified by the host country’s competent authority where the applicant reports the loss.

2.2. The representations shall handle cases as follows:

a/ After receiving reports on passport loss, the representations shall have to promptly notify personnel facts to:

- The agencies having granted such passports for checking and invalidation thereof;

- The Exit and Entry Management Department for notification to border-gates;

- The host countries? authorities with exit and entry management function.

...

...

...

c/ For other cases, representations shall send personnel facts together with photos of passport re-granting applicants to the agencies that have granted the lost passports for verification.

If the agencies requested to make verification admit that they have granted such passports, the representations shall, within 5 working days after receiving the verification result, re-grant passports.

If the agencies, which are requested to make verification, reply that they have not granted the lost passports, the representations shall not re-grant passports to the applicants and request clearer and more accurate declarations for consideration and handling according to the guidance at Point 1 of this Section. In case of re-consideration and settlement, the representations shall clearly notify reasons for settlement to the Consular Department and the Exit and Entry Management Department.

45 days after the representations request the verification, if the agencies which have granted passports make no reply, the heads of the representations shall consider and decide the cases.

2.3. Passport re-granting applicants? relatives in Vietnam (parents, spouses, offspring, maternal and paternal grandparents, siblings, uncles or aunts by blood) may present themselves at the Exit and Entry Management Department or exit and entry management sections under the police offices of the provinces or centrally-run cities where they reside to request the certification of personnel facts of passport re-granting applicants.

Within 40 days after receiving applications, the Exit and Entry Management Department shall consider and reply in writing, and at the same time notify such to the representations.

When Vietnamese nationals overseas file written declarations of passport re-granting application together with the Exit and Entry Management Department’s papers certifying their personnel facts, the representations shall, within 5 working days after receiving complete and valid dossiers, consider and decide the cases.

3. Re-granting of passports due to damage thereof (tear, stain...), no more blank page or expiry of use duration

3.1. The dossier filed with a representation comprises:

...

...

...

- Passport which is damaged, out of blank page or beyond the use duration.

3.2. Representations shall handle cases as follows:

a/ In cases where a passport is damaged, out of blank page or beyond its use duration, but the page on passport holder’s personal identifications and his/her photo is still intact without any erasure, or the photos stuck on the declaration and the old passport are truly of the applicant, and it does not fall into the cases prescribed in Section III of this Circular, the representation shall, within 5 working days after receiving a complete and valid dossier, re-grant the passport.

b/ In cases where a passport bears such abnormal signs as erasure and/or modifications on the page on passport holder’s personal identifications, change of the passport photo, change of pages, re-binding of passport, dimness or peeling off of the passport photo, the representation shall send an official letter together with a copy of such passport and passport photo to the agency that has granted such passport for verification. The content of the official letter requesting the verification must clearly show the said abnormal signs. If the verifying agency replies that it has not granted such passport, the representation shall not re-grant passport to the applicant and request the latter to make a clearer and more accurate declaration for its consideration and handling according to the guidance at Point 1 of this Section. In case of reconsideration and settlement, the representation shall clearly notify the reason(s) therefor to the Consular Department and the Exit and Entry Management Department.

Within 45 days after the representation sends a verification request, if no reply from the passport-granting agency is received, the representation’s head shall consider and decide the case.

In cases where a passport bears the above-mentioned abnormal signs, if the passport applicant can submit or produce papers evidencing his/her personal status accompanied by his/her photo with overlapping seal thereon issued by the Vietnamese competent agency, the representation shall settle the cases in compliance with the provisions at Point 3.2a of this Section.

c/ For the re-granted passports, the representations shall annotate on the new passports the following inscription "This passport replaces passport No...., issued by ... on ...," and at the same time cut off corners of pages of the old passports and return them to the re-grantees.

4. Extension, supplementation and modification of passports

4.1. Extension of passports:

...

...

...

b/ The representation shall handle cases as follows:

- If it determines that the extension applicant’s passport is still intact without any signs of erasure and/or modification on the page on passport holder’s personal identifications, change of the passport photo, change of pages or re-binding of the passport, or it is not involved in the cases specified in Section III of this Circular, the representation shall, within 5 days after receiving a complete and valid dossier, extend such passport.

- If the extension applicant’s passport bears such abnormal signs as erasure and/or modification on the page on passport holder’s personal identifications, change of the passport photo, change of pages or re-binding of passport, the representation office shall send an official letter together with copies of the passport and passport photo to the agency that has granted such passport for verification. The content of the official letter requesting the verification must clearly show the said abnormal signs. If the verifying agency replies that it has not granted such passport, the representation shall not extend but withdraw such passport and request a clearer and more accurate declaration for consideration and settlement according to the guidance at Point 1 of this Section. In case of reconsideration and settlement, the representation shall clearly notify the reason(s) therefor to the Consular Department and the Exit and Entry Management Department.

In cases where a passport bears the above-mentioned abnormal signs, if the passport applicant can submit or produce papers evidencing his/her personal status accompanied by his/her photo with overlapping seal thereon issued by the Vietnamese competent agency, the representation shall consider and decide to grant a new passport in replacement of the damaged old one, without verification by the agency that has granted such passport.

In complicated cases, the representations shall consult with the Exit and Entry Management Department for coordinated handling.

- For passports with expired use duration and those granted to under-16 persons, the representations shall not give extension, but guide the passport holders to carry out the passport re-granting procedures and settle the cases according to the provisions at Point 3 of this Section.

4.2. The supplementation and modification of passports:

a/ Passport supplementation and modification applicants shall have to submit to the representations written declarations for passport supplementation and/or modification application made according to the set form, together with their passports.

For the following cases, the copies of papers of legal value related to the contents requested to be supplemented or modified shall also be submitted, and at the same time, the originals thereof must be produced for comparison:

...

...

...

- Modification of personal identifications: family name, given name, middle name, date of birth, place of birth, etc., the copies of birth certificates, people’s identity cards or copies of decisions of People’s Committees of provinces (where they previously resided) permitting the renaming or correction of family name, given name, middle name, date of birth, place of birth, etc. shall be submitted, depending on each specific case.

b/ Representations shall handle cases as follows:

- If passports of supplementation or modification applicants are still intact, without erasure or modification on the pages on personal identifications, change or re-sticking of passport photos, and personal identifications written on the above-said papers are accurate, the representations shall make supplementation or modification within 5 working days after receiving the complete and valid papers.

- If there exists no ground to determine that personal identifications written on the above-said papers are accurate, the representations shall not supplement nor modify passports. If the applicants continue to request supplementation or modification, the representations shall send copies of such papers, clearly notifying inaccurate or doubtful details to the Consular Department for handling according to the provisions at Point 1.2b of this Section.

- They shall not add children to passports of persons who are neither their natural parents, adoptive parents nor foster persons. They shall not add children without Vietnamese nationality to passports of Vietnamese citizens.

- After making supplementation or modification of passports, the representations shall notify it to the agencies that have granted such passports.

5. Granting of laissez-passers

5.1. Laissez-passers shall be granted to the following persons who have no Vietnamese passports for their repatriation:

a/ Those who are expelled or forced to exit to Vietnam by the host countries? authorities;

...

...

...

c/ Those who wish to be granted papers for their return home.

5.2. Subjects specified at Point 5.1 of this Section shall have to submit to representations laissez-passer application forms made according to the set form and papers specified at Point 1.1 of this Section (if any).

5.3. Representations shall handle cases as follows:

a/ For cases specified at Point 5.1a, the representations shall send applicants? personal identifications and photos to the Consular Department. The Consular Department shall have to forward such documents to the Exit and Entry Management Department for verification. Verification results of the Exit and Entry Management Department shall be notified by the Consular Department to the representations for handling.

b/ For cases specified at Point 5.1b, the agencies which request the return of the involved persons shall have to discuss the cases in writing with the Consular Department and the Exit and Entry Management Department. The concerned representations shall grant laissez-passers to such persons only when the Consular Department or the Exit and Entry Management Department issue notices thereon.

c/ For cases specified at Point 5.1c, the representations shall handle them as follows:

- If there are papers evidencing them Vietnamese nationality, personal identifications and declared contents are complete and accurate and they do not fall within the cases specified in Section III of this Circular, the representations shall, within 5 working days after receiving complete and valid dossiers, grant laissez-passers.

- If there are no papers evidencing their Vietnam nationality but only the C.V resume or the declared contents contain doubtful details, the representations shall comply with the provisions at Point 1.2b of this Section.

d/ For cases specified at Points 1, 3, 4, 5 and 6, Section III of this Circular, the representations shall grant laissez-passers only when it is so consented in writing by the Exit and Entry Management Department.

...

...

...

III. CASES WHERE PASSPORTS ARE TEMPORARILY NOT GRANTED, EXTENDED, SUPPLEMENTED OR MODIFIED

Passports shall not be granted, extended, supplemented or modified in the following cases, where:

1. It is for the reasons concerning Vietnam’s national security and social order and safety;

2. Applicants are currently residing in foreign countries as refugees;

3. Applicants? nationality, personal identifications and other declared details are unclear or there is no ground to determine that the declared contents are truthful;

4. Applicants falsify dossiers or make untruthful declarations in order to be granted passports or have their passports extended, supplementationed or modified;

5. Applicants buy, sell or lend passports or let other persons use their passports;

6. Applicants intentionally damage their passports.

IV. ORGANIZATION OF IMPLEMENTATION

...

...

...

2. When detecting that persons in cases specified in Section III of this Circular have been granted passports by themselves, representations shall withdraw such passports or announce the invalidation thereof. Passports granted by other agencies shall also be withdrawn and returned by the representations to the granting agencies. Immediately after withdrawing or seizing passports, representations shall notify such to the Consular Department and the Exit and Entry Management Department for coordinated handling.

3. The Exit and Entry Management Department shall have to:

a/ Guide the police offices of the provinces and centrally-run cities in carrying out the verification of and report on cases where Vietnamese nationals overseas apply for passport granting, extension, modification and supplementation specified in this Circular.

b/ Guide the implementation of regulations on requests by passport applicants? relatives in the country for certification of applicants? personal identifications.

c/ Set forms of "Application for certification of personal identifications", "Certificate of personal identifications" and "Certificate of personal status".

d/ Promptly consult opinions of the Consular Department and representations for solving problems arising in the course of implementing this Circular. Coordinate with the Consular Department in organizing inspections of implementation of this Circular at representations when so requested.

4. The Consular Department shall have to:

a/ Guide the Vietnamese representations and the External Affairs Department of Ho Chi Minh City in implementing this Circular.

b/ Assume the prime responsibility and coordinate with the Exit and Entry Management Department in setting forms of "Passport granting application declaration form," "Passport extension, supplementation or modification application declaration form," "Laissez-passer granting application declaration form," and "Resume."

...

...

...

6. This Circular takes effect 15 days after its signing and replaces Joint Circular No.02/1998/TTLT-BNV-BNG of May 19, 1998 of the Ministry of the Interior and the Ministry for Foreign Affairs. The previous joint stipulations and guidance of the Ministry of Public Security and the Ministry for Foreign Affairs which are contrary to this Circular are all hereby annulled.

FOR THE MINISTER OF PUBLIC SECURITY
VICE MINISTER





Nguyen Van Huong

FOR THE MINISTER FOR FOREIGN AFFAIRS
VICE MINISTER




Nguyen Van Nganh