Thông tư 04/2000/TT-BNG hướng dẫn việc cấp, gia hạn, bổ sung và quản lý hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ trong nước theo NĐ 05/2000/NĐ-CP

• Số hiệu: 04/2000/TT-BNG
• Loại văn bản: Thông tư
• Nơi ban hành: Bộ Ngoại giao
• Người ký: Nguyễn Văn Ngạnh
• Ngày ban hành: 08/11/2000

BỘ NGOẠI GIAO ********	CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ********
Số: 04/2000/TT-BNG	Hà Nội, ngày 08 tháng 11 năm 2000

THÔNG TƯ

CỦA BỘ NGOẠI GIAO SỐ 04/2000/TT-BNG NGÀY 08 THÁNG 11 NĂM 2000 HƯỚNG DẪN VIỆC CẤP, GIA HẠN, SỬA ĐỔI, BỔ SUNG VÀ QUẢN LÝ HỘ CHIẾU NGOẠI GIAO, HỘ CHIẾU CÔNG VỤ Ở TRONG NƯỚC THEO NGHỊ ĐỊNH SỐ 05/2000/NĐ-CP NGÀY 3/3/2000 CỦA CHÍNH PHỦ VỀ XUẤT CẢNH, NHẬP CẢNH CỦA CÔNG DÂN VIỆT NAM

Ngày 3/3/2000, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 05/2000/NĐ-CP về xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam (sau đây gọi tắt là Nghị định). Bộ Ngoại giao hướng dẫn cụ thể về việc cấp, gia hạn, sửa đổi, bổ sung và quản lý hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ ở trong nước như sau:

I. NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG:

1. Thông tư này hướng dẫn thực hiện các quy định của Nghị định liên quan đến đối tượng được cấp, thời hạn giá trị, thủ tục cấp, gia hạn, sửa đổi, bổ sung, trách nhiệm quản lý hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ (sau đây gọi chung là hộ chiếu) ở trong nước.

Việc cấp, gia hạn, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu ở nước ngoài không thuộc phạm vi điều chỉnh của Thông tư này.

2. Cục lãnh sự và Sở ngoại vụ TP. Hồ Chí Minh là cơ quan tiếp nhận hồ sơ và giải quyết việc cấp, gia hạn, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu ở trong nước (sau đây gọi tắt là cơ quan cấp hộ chiếu).

3. Mẫu con dấu cơ quan, chữ ký và chức danh của người có thẩm quyền quy định tại Điều 15 của Nghị định cần được giới thiệu bằng văn bản cho cơ quan cấp hộ chiếu trước khi người có thẩm quyền ký văn bản cử hoặc cho phép cán bộ, công chức, sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp (sau đây gọi chung là cán bộ, viên chức) ra nước ngoài. Đối với người được uỷ quyền cử hoặc cho phép cán bộ, viên chức ra nước ngoài, quy định tại khoản 3 Điều 15 của Nghị định, thì văn bản giới thiệu phải do Thủ trưởng cấp Bộ, tỉnh ký và ghi rõ phạm vi uỷ quyền.

4. Công dân Việt Nam, phù hợp với Điều 7, 8 và Điều 10 của Nghị định, có yêu cầu được cấp, gia hạn, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu có thể trực tiếp hoặc uỷ quyền cho người khác nộp hồ sơ theo quy định tại Nghị định và Thông tư này.

Trong trường hợp cần thiết, theo yêu cầu của cơ quan cấp hộ chiếu, người nộp hồ sơ cần cung cấp thêm thông tin hoặc xuất trình giấy tờ nhằm làm rõ về đối tượng yêu cầu cấp, gia hạn, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu.

5. Phù hợp với tính chất của mỗi chuyến đi ra nước ngoài, công dân Việt Nam chỉ được sử dụng một hộ chiếu trong chuyến đi đó.

II. ĐỐI TƯỢNG ĐƯỢC CẤP HỘ CHIẾU (ĐIỀU 7, ĐIỀU 8 CỦA NGHỊ ĐỊNH):

1. Người thuộc diện ra nước ngoài để thực hiện "nhiệm vụ chính thức" quy định từ khoản 1 đến khoản 4 Điều 7 và Điều 8 là người được cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp Nhà nước, đơn vị Quân đội nhân dân hoặc Công an nhân dân giao thực hiện các công việc phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp Nhà nước, đơn vị đó.

2. Người thuộc diện quy định tại khoản 2 Điều 7 của Nghị định là cán bộ từ cấp phòng trở lên và kế toán trưởng của các doanh nghiệp Nhà nước được thành lập và hoạt động theo Luật Doanh nghiệp Nhà nước ngày 20/4/1995 (phải do Thủ tướng Chính phủ hoặc Bộ trưởng, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh quyết định thành lập).

3. Người thuộc diện "đi theo nhiệm kỳ công tác" quy định tại khoản 6 Điều 7 và khoản 9 Điều 8 của Nghị định là vợ hoặc chồng, con dưới 18 tuổi của thành viên cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài, được phép xuất cảnh và sống chung với người đó thành một hộ trong nhiệm kỳ công tác tại cơ quan đại diện.

4. Người thuộc diện "đi theo hành trình công tác" quy định tại khoản 9 Điều 8 của Nghị định là vợ hoặc chồng, con dưới 18 tuổi của những người thuộc diện quy định từ khoản 1 đến khoản 7 Điều 8 của Nghị định, được phép đi cùng với người đó trong chuyến công tác ra nước ngoài.

III. THỜI HẠN GIÁ TRỊ CỦA HỘ CHIẾU (ĐIỀU 5 CỦA NGHỊ ĐỊNH):

1. Hộ chiếu cấp cho người thuộc diện quy định tại khoản 7 Điều 7 và khoản 11 Điều 8 của Nghị định có thời hạn giá trị như sau:

- 01 năm nếu thời gian công tác ở nước ngoài dưới 06 tháng;

- 02 năm nếu thời gian công tác ở nước ngoài từ 06 tháng đến dưới 18 tháng;

- 05 năm nếu thời gian công tác ở nước ngoài từ 18 tháng trở lên.

Hộ chiếu nói trên có thể được gia hạn một lần với thời hạn phù hợp với thời hạn công tác, nhưng không quá 03 năm.

2. Hộ chiếu cấp cho trẻ em dưới 18 tuổi thuộc diện quy định tại khoản 6 Điều 7 và khoản 9 Điều 8 của Nghị định có thời hạn giá trị tính đến ngày trẻ em đó đủ 18 tuổi, nhưng không quá 05 năm.

IV. THỦ TỤC CẤP HỘ CHIẾU (ĐIỀU 10 CỦA NGHỊ ĐỊNH):

Hồ sơ đề nghị cấp hộ chiếu cần thực hiện theo quy định tại Điều 10 của Nghị định và đáp ứng các yêu cầu sau:

1. Ảnh trong hồ sơ phải là 03 ảnh giống nhau, cỡ 4 x 6 cm, chụp mắt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính màu, chụp chưa quá 01 năm, trong đó 01 ảnh dán vào Tờ khai đóng dấu giáp lai vào 1/4 ảnh, 02 ảnh đính kèm. Sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp trong Quân đội nhân dân, Công an nhân dân, cán bộ, nhân viên các ngành có sắc phục riêng cần nộp ảnh mặc thường phục.

2. Văn bản cử hoặc cho phép đi nước ngoài cần:

- Ghi rõ họ tên, chức danh của người được cử hoặc cho phép đi nước ngoài, nước đến, thời gian ở nước ngoài, mục đích, nguồn kinh phí cho chuyến đi;

- Do người có thẩm quyền có quy định tại Điều 15 của Nghị định ký trực tiếp (không dùng chữ ký sao chụp) và đóng dấu cơ quan;

Trường hợp người đề nghị cấp hộ chiếu là cán bộ của doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Thủ tướng Chính phủ, văn bản cử đi nước ngoài hoặc cho phép đi nước ngoài phải do Chủ tịch Hội đồng quản trị (đối với thành viên Hội đồng quản trị) hoặc Tổng Giám đốc (đối với Phó Tổng giám đốc và các cán bộ khác) ký trực tiếp và đóng dấu của doanh nghiệp đó.

- Nếu văn bản gồm 02 trang trở lên, thì phải đóng dấu giáp lai giữa các trang;

- Nếu có sửa đổi, bổ sung trong văn bản, thì phải đóng dấu lên các sửa đổi, bổ sung đó.

3. Trường hợp cha, mẹ hoặc người đỡ đầu có yêu cầu cho trẻ em dưới 16 tuổi đi cùng được cấp chung hộ chiếu:

a. Nếu cha, mẹ hoặc người đỡ đầu là cán bộ, viên chức, thì văn bản cho phép họ đi nước ngoài phải ghi rõ họ và tên, ngày tháng năm sinh của trẻ em đi kèm; tờ khai chung để cấp hộ chiếu phải dán ảnh trẻ em đó, có đóng dấu giáp lai và xác nhận của Thủ trưởng cơ quan, tổ chức, đơn vị trực tiếp quản lý cha, mẹ hay người đỡ đầu hoặc của Trưởng công an phường, xã nơi đăng ký hộ khẩu thường trú hoặc tạm trú dài hạn của trẻ em đó.

b. Nếu cha, mẹ hoặc người đỡ đầu không thuộc diện nêu tại khoản a nói trên, thì tờ khai chung để cấp hộ chiếu phải dán ảnh trẻ em đó, có đóng dấu giáp lai và xác nhận của Trưởng công an phường, xã, nơi đăng ký hộ khẩu thường trú hoặc tạm trú dài hạn của trẻ em đó.

4. Trường hợp đi theo hoặc đi thăm thành viên cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài, quy định tại khoản 6 Điều 7 và khoản 9 Điều 8 của Nghị định, thì trong hồ sơ cần có thêm ý kiến bằng văn bản của Vụ Tổ chức - Cán bộ Bộ Ngoại giao.

5. Trường hợp đi những nước chưa miễn thị thực cho người mang hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ của Việt Nam, thì cần nộp thêm bản chụp giấy mời của phía nước ngoài hoặc những thông tin về tên tổ chức, cá nhân ở nước ngoài mời, nội dung công việc... để thuận lợi cho việc làm công hàm xin thị thực.

V. THỦ TỤC GIA HẠN, SỬA ĐỔI, BỔ SUNG, CẤP ĐỔI HỘ CHIẾU (ĐIỀU 11 CỦA NGHỊ ĐỊNH):

1. Gia hạn hộ chiếu:

Trước ngày hộ chiếu hết hạn, người được cấp hộ chiếu có thể đề nghị gia hạn hộ chiếu. Trường hợp hộ chiếu đã hết hạn, thì phải làm thủ tục cấp hộ chiếu mới.

Hồ sơ gồm:

- 01 đơn đề nghị gia hạn hộ chiếu (theo mẫu quy định);

- Hộ chiếu;

- Văn bản cử đi nước ngoài hoặc cho phép đi nước ngoài đáp ứng các yêu cầu quy định tại khoản 2 phần IV của Thông tư này.

2. Sửa đổi, bổ sung hộ chiếu:

Hồ sơ gồm:

- 01 đơn đề nghị sửa đổi, bổ sung hộ chiếu (theo mẫu quy định);

- Hộ chiếu;

- Giấy tờ hợp lệ chứng minh việc sửa đổi, bổ sung hộ chiếu là cần thiết.

3. Bổ sung trẻ em dưới 16 tuổi vào hộ chiếu của cha, mẹ hoặc người đỡ đầu:

a. Đối với trẻ em thuộc diện đi theo hành trình công tác, quy định tại khoản 9 Điều 8 của Nghị định, hồ sơ gồm:

- 01 đơn (theo mẫu quy định), có dán ảnh trẻ em đó, đóng dấu giáp lai và xác nhận của Trưởng công an phường, xã nơi đăng ký hộ khẩu thường trú hoặc tạm trú dài hạn; đính kèm 02 ảnh cùng loại, cỡ 3 x 4 cm, chụp mắt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính màu, chụp chưa quá 01 năm;

- Văn bản của cơ quan có thẩm quyền quy định tại Điều 15 của Nghị định cho phép cha, mẹ hoặc người đỡ đầu mang trẻ em đó đi theo hành trình công tác;

- Hộ chiếu;

b. Đối với trẻ em thuộc diện đi theo hoặc đi thăm thành viên cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài, quy định tại khoản 6 Điều 7 và khoản 9 Điều 8 của Nghị định, hồ sơ gồm:

- 01 đơn (theo mẫu quy định), có dán ảnh trẻ em đó, đóng dấu giáp lai và xác nhận của Trưởng công an phường, xã, nơi đăng ký hộ khẩu thường trú hoặc tạm trú dài hạn; đính kèm 02 ảnh cùng loại, cỡ 3 x 4 cm, chụp mắt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính màu, chụp chưa quá 01 năm;

- Hộ chiếu;

- Ý kiến bằng văn bản của Vụ Tổ chức - Cán bộ Bộ Ngoại giao.

4. Cơ quan cấp hộ chiếu xem xét gia hạn, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu trong thời hạn 02 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

5. Cấp đổi hộ chiếu do hộ chiếu cũ bị rách nát, hư hỏng, hết trang, hết thời hạn sử dụng (đối với hộ chiếu đã được gia hạn một lần):

Hồ sơ như khi đề nghị cấp hộ chiếu lần đầu và nộp kèm theo hộ chiếu cũ.

Cơ quan cấp hộ chiếu kiểm tra hộ chiếu cũ, nếu khẳng định đúng là hộ chiếu hợp lệ và không bị rách, bẩn tại trang nhân thân và trang ảnh thì xem xét cấp hộ chiếu mới trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ và ra thông báo huỷ hộ chiếu cũ.

Trường hợp có cơ sở nghi ngờ hộ chiếu cũ bị tẩy xoá, thay ảnh hoặc bị rách, bẩn tại trang nhân thân hay trang ảnh mà không đảm bảo được tính xác thực của chi tiết nhân thân và ảnh trong hộ chiếu, thì cơ quan cấp hộ chiếu có văn bản đề nghị cơ quan đã cấp hộ chiếu cũ xác minh. Cơ quan này có trách nhiệm trả lời trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ này nhận được đề nghị. Cơ quan cấp hộ chiếu xem xét quyết định việc cấp hộ chiếu trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được kết quả xác minh.

VI. TRÁCH NHIỆM QUẢN LÝ NHÂN SỰ, QUẢN LÝ HỘ CHIẾU (ĐIỀU 16 CỦA NGHỊ ĐỊNH):

1. Người có thẩm quyền cử hoặc cho phép cán bộ, viên chức ra nước ngoài, quy định tại Điều 15 của Nghị định, có trách nhiệm quản lý nhân sự và tổ chức quản lý hộ chiếu:

- Chịu trách nhiệm về nhân sự do mình cử hoặc cho phép đi nước ngoài.

- Thu giữ và quản lý hộ chiếu sau mỗi chuyến đi công tác nước ngoài.

- Chỉ giao hộ chiếu cho cán bộ, viên chức đi thực hiện nhiệm vụ chính thức theo quy định tại Điều 7 và 8 của Nghị định.

- Trường hợp hộ chiếu bị mất, phải thông báo ngay cho cơ quan đã cấp hộ chiếu đó để báo huỷ. Đối với hộ chiếu do cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài cấp, thì thông báo cho Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao.

- Trường hợp cán bộ, viên chức của mình được điều động hoặc biệt phái đến làm việc tại cơ quan, tổ chức, đơn vị khác mà hộ chiếu đã cấp cho họ vẫn còn giá trị, thì phải làm thủ tục chuyển hộ chiếu sang cơ quan, tổ chức, đơn vị chủ quản mới.

- Trường hợp cán bộ, viên chức không còn thuộc diện được sử dụng hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ (nghỉ hưu, ra khỏi biên chế, chấm dứt hợp đồng lao động, xuất ngũ, bị chết, bị mất tích...) mà hộ chiếu đã cấp cho họ vẫn còn giá trị, thì phải thu hồi và chuyển cho cơ quan cấp hộ chiếu để huỷ.

2. Người có thẩm quyền cử hoặc cho phép cán bộ, viên chức ra nước ngoài, quy định tại Điều 15 của Nghị định, cần xây dựng quy chế quản lý, trong đó quy định rõ trách nhiệm của người hay bộ phận trực tiếp quản lý hộ chiếu; trách nhiệm của người được giao sử dụng hộ chiếu; việc lập sổ quản lý hộ chiếu; cơ chế giao nhận hộ chiếu; chế độ báo cáo; xử lý vi phạm.

3. Cơ quan chủ quản nêu tại khoản 2, 3 và 4 Điều 15 của Nghị định có trách nhiệm phối hợp với cơ quan cấp hộ chiếu trong việc xử lý trường hợp sử dụng hộ chiếu trái mục đích gây hậu quả về đối ngoại, ở lại nước ngoài quá thời hạn được phép, thay đổi mục đích chuyến đi trong thời gian ở nước ngoài và những trường hợp khác theo yêu cầu của cơ quan cấp hộ chiếu hoặc của cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.

VII. TỔ CHỨC THỰC HIỆN:

1. Cục lãnh sự nghiên cứu, ban hành các biểu mẫu tờ khai, đơn đề nghị được quy định trong Thông tư này.

2. Thông tư này có hiệu lực kể từ ngày ký và thay thế các quy định liên quan đến việc cấp, gia hạn, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ ở trong nước trong Thông tư số 163 NG/TT ngày 25/05/1995 của Bộ Ngoại giao hướng dẫn thực hiện Nghị định số 24/CP ngày 24/3/1995 của Chính phủ về thủ tục xuất cảnh, nhập cảnh.

Nguyễn Văn Ngạnh (Đã ký)

Tiếng Anh (English)

THE MINISTRY OF FOREIGN AFFAIR -------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIET NAM Independence - Freedom - Happiness ----------
No: 04/2000/TT-BNG	Hanoi, November 08, 2000

CIRCULAR

GUIDING THE GRANTING, EXTENSION, AMENDMENT, SUPPLEMENT AND MANAGEMENT OF DIPLOMATIC PASSPORTS AND OFFICIAL PASSPORTS IN THE COUNTRY ACCORDING TO THE GOVERNMENT’S DECREE No. 05/2000/ND-CP OF MARCH 3, 2000 ON VIETNAMESE CITIZENS’ EXIT AND ENTRY

On March 3, 2000, the Government issued Decree No. 05/2000/ND-CP on exit and entry of Vietnamese citizens (hereafter called the Decree for short). The Ministry for Foreign Affairs hereby guides in detail the granting, extension, amendment, supplement and management of diplomatic passports and official passports in the country as follows:

I. GENERAL PROVISIONS

1. This Circular guides the implementation of the Decree’s provisions relating to the passport grantees, the valid duration, the procedures for passport granting, extension, amendment and supplement, and the responsibility for management of diplomatic passports and official passports (hereafter referred collectively to as the passports) in the country.

The granting, extension, amendment and supplement of passports in foreign countries shall not fall within the regulation scope of this Circular.

2. The Consular Department and the Department for Foreign Affairs of Ho Chi Minh City shall receive dossiers and settle the granting, extension, amendment and supplement of the passports in the country (hereafter called the passport-granting agencies for short).

3. The agencies’ specimen seals, signatures and titles of the competent persons prescribed in Article 15 of the Decree, should be introduced in writing to the passport-granting agencies before the competent persons sign documents to send or permit officials, public servants, officers and career armymen (hereafter referred collectively to as officials and employees) to go abroad. For the persons authorized to send or permit officials and employees to go abroad, prescribed in Clause 3, Article 15 of the Decree, the introductory documents must be signed by the heads of the ministerial- or provincial- level agencies and clearly state the authorization scope.

...

...

...

In case of necessity, at the request of passport-granting agencies, the dossier-submitting persons should provide additional information or produce papers in order to clarify the subjects requesting the passport granting, extension, amendment or supplement.

5. Depending on the nature of each overseas trip, a Vietnamese citizens may use only one passport in such trip.

II. PASSPORT GRANTEES

(Articles 7 and 8 of the Decree)

1. The persons, who go abroad to perform "official duties", prescribed in Clauses 1 thru 4 of Article 7 and Article 8, being those assigned by State agencies, organizations, enterprises or units of the People’s Army or the People’s Police to perform the tasks compatible with the functions and tasks of such State agencies, organizations, enterprises or units.

2. The persons prescribed in Clause 2, Article 7 of the Decree, being officials of sectional or higher levels and chief-accountants of State enterprises established and operating under the State Enterprises Law of April 20, 1995 (their establishment must be decided by the Prime Minister, ministers or presidents of the provincial-level People’s Committees).

3. Persons, who accompany officials sent abroad for "working terms", prescribed in Clause 6 of Article 7 and Clause 9 of Article 8 of the Decree, being spouses and/or under-18 children of staff members of overseas Vietnamese missions, who are permitted to leave the country and live together with such members in separate households during their working terms at the overseas missions.

4. Persons "accompanying others on working journeys", prescribed in Clause 9, Article 8 of the Decree, being spouses and/or under-18 children of people prescribed in Clauses 1 thru 7, Article 8 of the Decree, who are permitted to accompany such people in their working trips abroad.

III. VALID DURATION OF PASSPORTS

...

...

...

1. Passports granted to people prescribed in Clause 7 of Article 7 and Clause 11 of Article 8 of the Decree shall have the valid duration as follows:

- 01 year if the overseas working period is under 06 months;

- 02 years if the overseas working period is between 06 months and under 18 months;

- 05 years if the overseas working period is 18 months or more.

The above-mentioned passports may be extended once with the duration suitable to the working term, but for not more than 03 years.

2. Passports granted to under-18 children, prescribed in Clause 6 of Article 7, and Clause 9 of Article 8 of the Decree, shall be valid until the date such children are full 18 years old, but for not more than 05 years.

IV. PROCEDURES FOR GRANTING PASSPORTS

(Article 10 of the Decree)

The passport application dossier shall comply with the provisions of Article 10 of the Decree and meet the following requirements:

...

...

...

2. The documents to send or permit persons to go abroad should:

- Clearly state the full names and titles of the persons sent or permitted to go abroad, the country of destination, the period of overseas stay, the purposes and funding source for their trips;

- Be signed by the competent persons prescribed in Article 15 of the Decree (copied signatures shall not be used), and sealed with the agency’s stamp;

In cases where the passport applicant is an official of a State enterprise under the Prime Minister’s management, the document on sending or permitting him/her to go abroad must be signed by the Management Board Chairman (for members of the Management Board) or the General Director (for Deputy General Directors and other officials) and stamped with such enterprise’s seal.

- If the document comprises 02 pages or more, the pages must be stamped overlappingly;

- In case of any amendment or supplement to the document, the seal must be stamped on such amendment or supplement.

3. In cases where parents or patrons request the granting of common passports for their accompanying under-16 children:

a/ If parents or patrons are public employees, the documents on permitting them to go abroad must clearly state the full names and dates of birth of the accompanying children; the common declarations for passport granting must be stuck with such children’s photos, sealed and certified by the heads of the agencies, organizations or units directly managing the parents or patrons or by the chief police of the wards or communes where such children’s permanent residence or long-term temporary residence is registered.

b/ If parents or patrons are not persons defined at Item a above, the common declarations for passport granting must be stuck with such children’s photos, sealed and certified by the chief police of the wards or communes where such children’s permanent residence or long-term temporary residence is registered.

...

...

...

5. For cases where the destination countries have not yet exempted visas for bearers of Vietnamese diplomatic passports and official passports, the copies of foreign parties’ invitations or the information on the names of the inviting foreign organizations or individuals, the work contents,... must be additionally submitted to facilitate the making of diplomatic notes for visa application.

V. PROCEDURES FOR EXTENDING, AMENDING, SUPPLEMENTING OR RENEWING PASSPORTS

(Article 11 of the Decree)

1. Passport extension:

Before the expiry dates of the passports, the passport bearers may request the extension thereof. In cases where the passports have already expired, the procedures must be carried out for granting of new passports.

The dossier shall comprise:

- 01 application for passport extension (according to the set form);

- Passport;

- The documents to send or permit the applicant to go abroad, meeting the requirements prescribed at Item 2, Section IV of this Circular.

...

...

...

The dossier shall include:

- 01 application for passport amendment or supplement (according to the set form);

- Passport;

- Valid papers evidencing that the passport amendment or supplement is necessary.

3. Adding under-16 children to their parents or patrons’ passports:

a/ For children who accompany their parents or patrons on working journeys, prescribed in Clause 9 of Article 8 of the Decree, the dossier shall comprise:

- 01 application (according to set form), stuck with the children’s photos, sealed and certified by the chief police of the wards or communes where such children’s permanent residence or long-term temporary residence is registered; enclosed with 02 3x4 cm photos, taken with eyes looking straight, bare head, without sun-glasses, taken for less than a year;

- The documents of the competent agencies prescribed in Article 15 of the Decree, on permitting parents or patrons to bring such children in their working journeys;

- Passport;

...

...

...

- 01 application (according to set form), stuck with the children’s photos, sealed and certified by the chief police of the wards or communes where such children’s permanent residence or long-term temporary residence is registered; enclosed with 02 3x4 cm photos, taken with eyes looking straight, bare head, without sun-glasses, taken for less than a year;

- Passport;

- Written opinions of the Foreign Ministry’s Department for Organization and Personnel.

4. The passport-granting agencies shall consider the passport extension, amendment or supplement within 02 working days after receiving the complete and valid dossiers.

5. Passport renewing as the old passports have been worn out, ragged, run out of pages or expired (for passports already extended once):

The dossier shall be the same as the application for passport granting for the first time, enclosed with the old passport.

The passport-granting agencies shall examine the old passports; if affirming that the passports are valid and not torn or dirty at the personal identification and photo pages, they shall consider the granting of new passports within 05 working days after receiving the complete and valid dossiers and make announcement on the destruction of the old passports.

In case of any ground to doubt that old passports have been erased, have photos replaced, or have been torn or dirty at the personal identification or photo pages, not ensuring the accuracy of the personal identification details and photos in the passports, the passport-granting agencies shall request in writing the agencies granting the old passports to verify the cases. The latter shall have to give the reply within 10 working days after receiving such a request. The passport-granting agencies shall consider and decide the granting of passports for replacement within 05 working days after receiving the verification results.

VI. RESPONSIBILITIES TO MANAGE PERSONNEL AND PASSPORTS

...

...

...

1. The persons competent to send or permit officials and employees to go abroad, prescribed in Article 15 of the Decree, shall have to manage personnel and organize the passport management:

- Bearing responsibility for the personnel they have sent or permitted to go abroad.

- Recovering and managing passports after each working trip abroad.

- Only handing passports to officials and employees who are sent to perform official duties according to the provisions of Articles 7 and 8 of the Decree.

- In case of passport loss, promptly informing the agency granting such passport thereof for issuance of invalidation notice. For passports granted by overseas Vietnamese missions, informing the Foreign Ministry’s Consular Department thereof.

- In cases where such persons’ officials and employees have been transferred or dispatched to work at other agencies, organizations or units and passports already granted to them are still valid, the procedures must be carried out for the transfer of their passports to new managing agencies, organizations or units.

- In cases where officials and employees are no longer entitled to use diplomatic passports or official passports (pensioners, staff leavers, terminators of labor contracts, demobilized armymen, those who died or are missing,...) but the passports granted to them remain valid, such passports must be recovered and handed over to the passport-granting agencies for destruction.

2. The persons competent to send or permit officials and employees to go abroad, prescribed in Article 15 of the Decree, should elaborate the management regulation, specifying the responsibilities of persons or sections that directly manage the passports; the responsibilities of the passport holders; the opening of passport managing books; the mechanism for handing-over and receiving passports; the reporting regime and handling of violations.

3. The managing agencies defined in Clauses 2, 3 and 4, Article 15 of the Decree, shall have to coordinate with the passport-granting agencies in handling the wrong use of passports, causing consequences for external affairs, the overseas stay beyond prescribed timelimits, the change of trip purposes while being overseas and other cases at the requests of the passport-granting agencies or overseas Vietnamese missions.

...

...

...

1. The Consular Department shall study and issue forms of declaration and application prescribed in this Circular.

2. This Circular takes effect after its signing and replaces the provisions relating to the granting, extension, amendment or supplement of diplomatic passports and official passports in the country in the Foreign Ministry’s Circular No. 163 NG/TT of May 25, 1995 guiding the implementation of the Government’s Decree No. 24/CP of March 24, 1995 on exit and entry procedures.

FOR THE MINISTER OF FOREIGN AFFAIRS
VICE MINISTER




Nguyen Van Nganh