Thông tư 02/2013/TT-BNG hướng dẫn việc cấp gia hạn sửa đổi hộ chiếu và thị thực

• Số hiệu: 02/2013/TT-BNG
• Loại văn bản: Thông tư
• Nơi ban hành: Bộ Ngoại giao
• Người ký: Phạm Bình Minh
• Ngày ban hành: 25/06/2013

BỘ NGOẠI GIAO --------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ----------------
Số: 02/2013/TT-BNG	Hà Nội, ngày 25 tháng 06 năm 2013

THÔNG TƯ

HƯỚNG DẪN VIỆC CẤP, GIA HẠN, SỬA ĐỔI, BỔ SUNG HỘ CHIẾU NGOẠI GIAO, HỘ CHIẾU CÔNG VỤ VÀ CẤP CÔNG HÀM ĐỀ NGHỊ CẤP THỊ THỰC

Căn cứ Nghị định số 136/2007/NĐ-CP ngày 17 tháng 8 năm 2007 của Chính phủ về xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam (sau đây gọi là Nghị định 136);

Căn cứ Nghị định số 65/2012/NĐ-CP ngày 06 tháng 9 năm 2012 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 136/2007/NĐ-CP (sau đây gọi là Nghị định 65);

Căn cứ Nghị định số 15/2008/NĐ-CP ngày 04 tháng 02 năm 2008 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Ngoại giao,

Bộ Ngoại giao hướng dẫn việc cấp, gia hạn, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ và cấp công hàm đề nghị cấp thị thực như sau:

Chương 1.

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Thông tư này hướng dẫn về thẩm quyền, đối tượng và thủ tục cấp, gia hạn, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ theo quy định tại Nghị định 136 và Nghị định 65; cấp công hàm đề nghị cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp thị thực cho công dân Việt Nam.

Điều 2. Cơ quan có thẩm quyền cấp, gia hạn, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ và cấp công hàm

1. Cơ quan cấp, gia hạn, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ và cấp công hàm ở trong nước bao gồm Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao và Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh (sau đây gọi chung là Cơ quan cấp hộ chiếu ở trong nước).

2. Cơ quan cấp, gia hạn, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ và cấp công hàm ở nước ngoài bao gồm các cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự và cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi chung là Cơ quan đại diện).

Điều 3. Thời hạn của hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ

1. Hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ cấp theo quy định tại khoản 12 Điều 6 và khoản 5 Điều 7 Nghị định 136 được sửa đổi, bổ sung theo khoản 4 Điều 1 Nghị định 65 có giá trị ít nhất 01 năm kể từ ngày cấp và có thể được gia hạn một lần với thời gian gia hạn không quá thời hạn ban đầu của hộ chiếu đó và không quá 03 năm.

2. Hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ cấp cho con dưới 18 tuổi theo quy định tại khoản 11 Điều 6 và khoản 4 Điều 7 Nghị định 136 được sửa đổi, bổ sung theo khoản 4 Điều 1 Nghị định 65 có giá trị ít nhất 01 năm kể từ ngày cấp cho đến khi người con đó đủ 18 tuổi và không quá 05 năm.

Điều 4. Văn bản cử hoặc cho phép cán bộ, công chức ra nước ngoài

1. Văn bản cử hoặc cho phép cán bộ, công chức, sỹ quan, quân nhân chuyên nghiệp đi nước ngoài (sau đây gọi là văn bản cử đi nước ngoài) phải có đầy đủ nội dung theo mẫu 03/XNC ban hành kèm theo Thông tư này và phải được người có thẩm quyền hoặc được ủy quyền ký trực tiếp, đóng dấu của cơ quan.

2. Văn bản cử đi nước ngoài có từ hai trang trở lên phải đánh số thứ tự và đóng dấu giáp lai giữa các trang. Trường hợp sửa đổi, bổ sung thì phải được người có thẩm quyền ký trực tiếp và đóng dấu của cơ quan vào điểm sửa đổi, bổ sung. Trường hợp sửa đổi, bổ sung từ hai nội dung trở lên thì phải ra văn bản mới.

3. Đối với thành viên chính thức, tùy tùng các đoàn của Tổng Bí thư, Thường trực Ban Bí thư, ủy viên Bộ Chính trị, Bí thư Trung ương Đảng, Chủ tịch nước, Phó Chủ tịch nước, Chủ tịch Quốc hội, Phó Chủ tịch Quốc hội, Thủ tướng Chính phủ, Phó Thủ tướng Chính phủ thì văn bản cử đi nước ngoài là công văn thông báo danh sách đoàn của Ban Đối ngoại Trung ương Đảng, Văn phòng Chủ tịch nước, Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chính phủ.

4. Đối với người thuộc diện quản lý của Ban Chấp hành Trung ương Đảng, người đứng đầu Liên hiệp các tổ chức hữu nghị Việt Nam, Liên hiệp các hội văn học nghệ thuật Việt Nam, Liên hiệp các hội khoa học và kỹ thuật Việt Nam, Liên minh hợp tác xã Việt Nam và Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam thì văn bản cử đi nước ngoài là công văn của Ban Đối ngoại Trung ương Đảng, Văn phòng Chủ tịch nước, Văn phòng Quốc hội hoặc Văn phòng Chính phủ thông báo ý kiến đồng ý cho đi nước ngoài của cấp có thẩm quyền.

5. Đối với vợ, chồng đi theo hành trình công tác thì sử dụng văn bản cử đi nước ngoài của những người thuộc diện quy định từ khoản 1 đến khoản 8 Điều 6 Nghị định 136 được sửa đổi, bổ sung theo khoản 3 Điều 1 Nghị định 65, trong đó ghi rõ người này được mang vợ, chồng đi theo hành trình công tác. Quy định này cũng áp dụng đối với vợ, chồng và con dưới 18 tuổi đi thăm, đi theo phóng viên thông tấn và báo chí nhà nước của Việt Nam thường trú ở nước ngoài.

6. Đối với vợ, chồng và con dưới 18 tuổi đi thăm, đi theo thành viên Cơ quan đại diện thì văn bản cử đi nước ngoài là văn bản đồng ý của Vụ Tổ chức Cán bộ Bộ Ngoại giao. Trường hợp vợ, chồng là cán bộ, công chức, viên chức thì Vụ Tổ chức Cán bộ Bộ Ngoại giao giải quyết trên cơ sở công văn cho phép đi nước ngoài của Cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý nhân sự.

Điều 5. Văn bản ủy quyền cử hoặc cho phép cán bộ, công chức đi nước ngoài

1. Việc ủy quyền cho đơn vị trực thuộc trong việc cử hoặc cho phép cán bộ, công chức đi nước ngoài theo quy định tại khoản 2 Điều 32 Nghị định 136 được sửa đổi, bổ sung theo khoản 9 Điều 1 Nghị định 65 phải được lập thành văn bản theo mẫu 05/XNC ban hành kèm theo Thông tư này.

2. Văn bản ủy quyền phải do người đứng đầu các ban trực thuộc Trung ương Đảng; Bí thư tỉnh ủy, thành ủy trực thuộc Trung ương; Thủ trưởng các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và các tổ chức sự nghiệp công lập do Chính phủ thành lập; Chánh án Tòa án nhân dân tối cao; Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; Chủ tịch Hội đồng nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương ký trực tiếp và đóng dấu của cơ quan.

Điều 6. Việc giới thiệu mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh

1. Các cơ quan có thẩm quyền cử hoặc cho phép cán bộ, công chức, sỹ quan, quân nhân chuyên nghiệp ra nước ngoài và cơ quan được ủy quyền theo quy định tại khoản 2 Điều 32 Nghị định 136 được sửa đổi, bổ sung theo khoản 9 Điều 1 Nghị định 65 phải giới thiệu trước bằng văn bản cho Cơ quan cấp hộ chiếu ở trong nước về mẫu con dấu của cơ quan, mẫu chữ ký và chức danh của người có thẩm quyền theo mẫu 04/XNC ban hành kèm theo Thông tư này.

2. Văn bản giới thiệu mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh phải được người có thẩm quyền ký trực tiếp và đóng dấu của cơ quan.

Điều 7. Tờ khai đề nghị cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ, công hàm xin thị thực

1. Tờ khai đề nghị cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ, công hàm xin thị thực theo mẫu 01/XNC có thể khai trên bản in sẵn hoặc khai trực tuyến trên Cổng thông tin điện tử về công tác lãnh sự tại địa chỉ www.lanhsuvietnam.gov.vn, sau đó in ra, ký và xác nhận theo quy định tại khoản 2 Điều này.

2. Tờ khai đề nghị cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ, công hàm xin thị thực phải được điền đầy đủ các nội dung trong Tờ khai, do người đề nghị ký trực tiếp và có xác nhận của Cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý nhân sự và đóng dấu giáp lai ảnh.

Đối với vợ, chồng đi theo hành trình công tác; vợ, chồng và con dưới 18 tuổi đi thăm, đi theo thành viên Cơ quan đại diện, phóng viên thông tấn và báo chí nhà nước của Việt Nam thường trú ở nước ngoài mà không thuộc biên chế của cơ quan, tổ chức nào thì Tờ khai phải có xác nhận của Cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý nhân sự của người được cử đi công tác nước ngoài.

Đối với người đề nghị cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ mà có hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ cũ còn giá trị và không có sự thay đổi về Cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý nhân sự so với thời điểm cấp hộ chiếu trước đây cũng như không thay đổi cơ quan cấp hộ chiếu thì Tờ khai không cần xác nhận của Cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý nhân sự. Quy định này cũng áp dụng đối với trường hợp chỉ đề nghị cấp công hàm.

Điều 8. Chức danh trong hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ

1. Cơ quan cấp hộ chiếu ở trong nước hoặc Cơ quan đại diện ghi chức danh bằng tiếng Việt vào hộ chiếu ngoại giao đối với những người giữ các chức vụ quy định từ khoản 2 đến khoản 8 Điều 6 Nghị định 136 được sửa đổi, bổ sung theo khoản 3 Điều 1 Nghị định 65, trừ trường hợp cơ quan chủ quản đề nghị không ghi chức danh hoặc vì lý do đối ngoại, an ninh quốc gia.

2. Cơ quan cấp hộ chiếu ở trong nước hoặc Cơ quan đại diện ghi chức danh bằng tiếng Việt và tiếng Anh vào hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ của Bộ trưởng Ngoại giao, Thứ trưởng Ngoại giao, Trợ lý Bộ trưởng Ngoại giao, cán bộ ngoại giao đã được phong hàm ngoại giao, thành viên Cơ quan đại diện, cơ quan thông tấn, báo chí nhà nước của Việt Nam thường trú ở nước ngoài và người đi thăm, đi theo quy định tại khoản 11 Điều 6 và khoản 4 Điều 7 Nghị định 136 được sửa đổi, bổ sung theo quy định tại khoản 4 Điều 1 Nghị định 65.

3. Người mang hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ không được tự ý ghi chức danh trong hộ chiếu.

Chương 2.

THỦ TỤC CẤP, GIA HẠN, SỬA ĐỔI, BỔ SUNG HỘ CHIẾU NGOẠI GIAO, HỘ CHIẾU CÔNG VỤ VÀ CẤP CÔNG HÀM Ở TRONG NƯỚC

Điều 9. Việc nhận hồ sơ và trả kết quả thông qua Cơ quan ngoại vụ địa phương

Việc nhận hồ sơ và trả kết quả đề nghị cấp, gia hạn, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ và cấp công hàm thông qua các Sở/Phòng/bộ phận ngoại vụ các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi là Cơ quan ngoại vụ địa phương) theo quy định tại khoản 1 Điều 14 Nghị định 136 được sửa đổi, bổ sung theo khoản 5 Điều 1 Nghị định 65 thực hiện như sau:

1. Cơ quan ngoại vụ địa phương tiếp nhận hồ sơ đề nghị cấp, gia hạn, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ và cấp công hàm.

2. Cơ quan ngoại vụ địa phương chuyển hồ sơ kèm theo lệ phí cho Cơ quan cấp hộ chiếu ở trong nước. Trường hợp chuyển hồ sơ qua đường bưu điện thì thực hiện thông qua doanh nghiệp chuyển phát nhanh được Bộ Ngoại giao chỉ định và kèm theo cước phí bưu điện.

3. Sau khi nhận kết quả từ Cơ quan cấp hộ chiếu ở trong nước, Cơ quan ngoại vụ địa phương trả kết quả cho đương sự.

Điều 10. Hồ sơ đề nghị cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ

Người đề nghị cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ nộp 01 bộ hồ sơ gồm:

1. 01 Tờ khai theo quy định tại Điều 7 Thông tư này.

2. 03 ảnh giống nhau, cỡ 4 x 6 cm, chụp trên nền màu sáng, mắt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính màu, mặc thường phục, chụp không quá 01 năm, trong đó 01 ảnh dán vào Tờ khai và 02 ảnh đính kèm.

3. 01 bản chính văn bản cử đi nước ngoài theo quy định tại Điều 4 Thông tư này.

4. 01 bản chụp Giấy khai sinh hoặc Giấy chứng nhận việc nuôi con nuôi đối với con dưới 18 tuổi đi thăm, đi theo (xuất trình bản chính để đối chiếu).

5. 01 bản chụp Giấy chứng minh nhân dân hoặc giấy chứng minh của các lực lượng vũ trang (đối với lực lượng vũ trang);

6. Hộ chiếu ngoại giao hoặc hộ chiếu công vụ được cấp trong vòng 08 năm (nếu có). Trong trường hợp mất hộ chiếu thì nộp 01 bản chính văn bản thông báo việc mất hộ chiếu (theo mẫu 06/XNC ban hành kèm theo Thông tư này).

Điều 11. Hồ sơ đề nghị gia hạn hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ

Người đề nghị gia hạn hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ nộp 01 bộ hồ sơ gồm:

1. Hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ còn giá trị dưới 06 tháng;

2. 01 bản chính văn bản cử đi nước ngoài theo quy định tại Điều 4 Thông tư này.

Điều 12. Hồ sơ đề nghị sửa đổi, bổ sung hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ

Người đề nghị sửa đổi, bổ sung hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ nộp 01 bộ hồ sơ gồm:

1. 01 Tờ khai theo mẫu 02/XNC (có thể khai trên bản in sẵn hoặc khai trực tuyến trên cổng thông tin điện tử về công tác lãnh sự tại địa chỉ www.lanhsuvietnam.gov.vn, sau đó in ra và ký trực tiếp).

2. Hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ còn giá trị.

3. 01 bản chụp giấy tờ chứng minh việc sửa đổi, bổ sung hộ chiếu là cần thiết (xuất trình bản chính để đối chiếu).

4. 01 bản chính văn bản giải trình của cơ quan có thẩm quyền quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều 32 Nghị định 136 được sửa đổi, bổ sung theo khoản 9 Điều 1 Nghị định 65 trong trường hợp đề nghị sửa đổi, bổ sung khác với hồ sơ cấp hộ chiếu.

Điều 13. Hồ sơ đề nghị cấp công hàm xin thị thực

Người đề nghị cấp công hàm xin thị thực nộp 01 bộ hồ sơ gồm:

1. 01 Tờ khai theo quy định tại Điều 7 Thông tư này.

2. Hộ chiếu còn giá trị trên 06 tháng kể từ ngày dự kiến xuất cảnh.

3. 01 bản chính văn bản cử đi nước ngoài theo quy định tại Điều 4 Thông tư này.

4. 01 bản chụp thư mời (nếu có).

Điều 14. Trình tự giải quyết

1. Nhận hồ sơ:

Nếu hồ sơ đã đầy đủ và hợp lệ theo quy định tại khoản 1 Điều 14 Nghị định 136 được sửa đổi, bổ sung theo khoản 5 Điều 1 Nghị định 65 và quy định từ Điều 10 đến Điều 13 Thông tư này, cơ quan tiếp nhận hồ sơ (Cơ quan cấp hộ chiếu ở trong nước hoặc Cơ quan ngoại vụ địa phương) cấp phiếu biên nhận (theo mẫu 07/XNC), thu lệ phí và cấp biên lai. Nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ thì cơ quan tiếp nhận hồ sơ hướng dẫn bổ sung, hoàn thiện hồ sơ.

2. Thời hạn xử lý:

a) Trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan cấp hộ chiếu thì trong thời hạn không quá 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan cấp hộ chiếu ở trong nước tiến hành cấp, gia hạn, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ hoặc/và cấp công hàm. Nếu chỉ đề nghị sửa đổi, bổ sung hộ chiếu hoặc cấp công hàm thì thời hạn giải quyết không quá 02 ngày làm việc.

b) Trường hợp nộp hồ sơ tại Cơ quan ngoại vụ địa phương thì trong thời hạn không quá 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan ngoại vụ địa phương phải chuyển hồ sơ cho Cơ quan cấp hộ chiếu ở trong nước. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Cơ quan cấp hộ chiếu ở trong nước tiến hành cấp, gia hạn, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ hoặc/và cấp công hàm. Nếu chỉ đề nghị sửa đổi, bổ sung hộ chiếu hoặc cấp công hàm thì thời hạn giải quyết không quá 02 ngày làm việc.

c) Trường hợp khai Tờ khai trực tuyến thì thời hạn giải quyết là 01 ngày làm việc kể từ ngày Cơ quan cấp hộ chiếu ở trong nước nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Đối với đoàn có số lượng từ 50 người trở lên thì thời hạn giải quyết là 05 ngày làm việc.

3. Trường hợp nộp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ còn giá trị sử dụng thì trước khi cấp hộ chiếu mới, Cơ quan cấp hộ chiếu ở trong nước làm thủ tục hủy giá trị hộ chiếu đó. Đối với trường hợp đi thăm thành viên Cơ quan đại diện, cơ quan thông tấn, báo chí nhà nước của Việt Nam thường trú ở nước ngoài thì Cơ quan cấp hộ chiếu ở trong nước cấp hộ chiếu mới có ghi chức danh và không hủy hộ chiếu cũ.

Trường hợp có văn bản thông báo việc mất hộ chiếu thì Cơ quan cấp hộ chiếu ở trong nước làm thủ tục thông báo hủy giá trị hộ chiếu cũ tới các cơ quan liên quan.

4. Trả kết quả:

Cơ quan tiếp nhận hồ sơ trả kết quả cho người có tên trong giấy biên nhận. Trường hợp người có tên trong giấy biên nhận không phải là người được cấp, gia hạn, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ hoặc/và cấp công hàm thì cần xuất trình Giấy chứng minh nhân dân để kiểm tra.

Điều 15. Cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ trong trường hợp đặc biệt

1. Trường hợp đề nghị cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ theo quy định tại khoản 12 Điều 6 và khoản 5 Điều 7 Nghị định 136 được sửa đổi, bổ sung theo quy định tại khoản 4 Điều 1 Nghị định 65 thì ngoài hồ sơ theo quy định tại Điều 10 Thông tư này cần bổ sung 01 bản chính văn bản đề nghị của cơ quan có thẩm quyền quy định tại khoản 1 Điều 32 được sửa đổi, bổ sung theo quy định tại khoản 9 Điều 1 Nghị định 65, trong đó nêu rõ lý do đề nghị cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ.

2. Trong thời hạn không quá 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan cấp hộ chiếu ở trong nước xem xét, cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ với thời hạn giá trị phù hợp hoặc từ chối cấp hộ chiếu.

Chương 3.

THỦ TỤC CẤP, GIA HẠN, SỬA ĐỔI, BỔ SUNG HỘ CHIẾU NGOẠI GIAO, HỘ CHIẾU CÔNG VỤ VÀ CẤP CÔNG HÀM Ở NƯỚC NGOÀI

Điều 16. Đối tượng được cấp, gia hạn hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ ở nước ngoài

1. Người bị mất, bị hỏng hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ hoặc hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ hết trang, hết thời hạn sử dụng trong thời gian công tác ở nước ngoài.

2. Người đang là thành viên của Cơ quan đại diện hoặc cơ quan thông tấn, báo chí nhà nước của Việt Nam thường trú ở nước ngoài có thay đổi về chức vụ.

3. Người đang ở nước ngoài được bổ nhiệm làm thành viên Cơ quan đại diện hoặc cơ quan thông tấn, báo chí nhà nước của Việt Nam thường trú ở nước ngoài.

4. Vợ, chồng, con dưới 18 tuổi đang ở nước ngoài đi thăm, đi theo thành viên Cơ quan đại diện hoặc cơ quan thông tấn, báo chí nhà nước của Việt Nam thường trú ở nước ngoài.

5. Các trường hợp đặc biệt khác theo hướng dẫn của Bộ Ngoại giao.

Điều 17. Hồ sơ đề nghị cấp, gia hạn hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ

Người đề nghị cấp, gia hạn hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ nộp 01 bộ hồ sơ gồm:

1. 01 Tờ khai theo quy định tại Điều 7 Thông tư này và không cần có xác nhận. Trường hợp đề nghị gia hạn hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ thì không cần nộp Tờ khai.

2. 03 ảnh giống nhau, cỡ 4 x 6 cm, chụp trên nền màu sáng, mắt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính màu, mặc thường phục, chụp không quá 01 năm; trong đó 01 ảnh dán vào tờ khai, 02 ảnh đính kèm.

3. 01 bản chụp văn bản cử đi nước ngoài theo quy định tại Điều 4 Thông tư này đối với trường hợp nêu tại khoản 1, khoản 3 và khoản 4 Điều 16 Thông tư này.

4. 01 bản chụp Quyết định hoặc thông báo của Bộ Ngoại giao hoặc của cơ quan quản lý cơ quan thông tấn, báo chí nhà nước của Việt Nam thường trú ở nước ngoài về việc thay đổi chức vụ đối với trường hợp nêu tại khoản 2 Điều 16 Thông tư này.

5. Hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ bị hỏng, hết trang hoặc hết hạn sử dụng hoặc đơn trình báo mất hộ chiếu có xác nhận của cơ quan chức năng nước sở tại đối với trường hợp nêu tại khoản 1 Điều 16 Thông tư này.

6. Hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ đã được cấp (nếu có) đối với trường hợp nêu từ khoản 2 đến khoản 5 Điều 16 Thông tư này. Trường hợp đề nghị gia hạn thì hộ chiếu phải còn giá trị dưới 06 tháng.

Điều 18. Hồ sơ đề nghị sửa đổi, bổ sung hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ và cấp công hàm

Hồ sơ đề nghị sửa đổi, bổ sung hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ và cấp công hàm ở nước ngoài thực hiện theo quy định tại Điều 12 và 13 Thông tư này.

Điều 19. Trình tự giải quyết

1. Nhận hồ sơ:

Nếu hồ sơ đã đầy đủ và hợp lệ theo quy định tại Điều 17 và 18 Thông tư này, Cơ quan đại diện cấp phiếu biên nhận, thu lệ phí và cấp biên lai. Nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ thì Cơ quan đại diện hướng dẫn bổ sung, hoàn thiện hồ sơ.

2. Đối với đề nghị cấp, gia hạn hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ cho các đối tượng nêu từ khoản 1 đến khoản 4 Điều 16 Thông tư này:

a) Trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan đại diện gửi chi tiết nhân thân gồm họ và tên, ngày tháng năm sinh, nơi sinh, giới tính, quốc tịch (kèm theo ảnh) của người đề nghị cấp, gia hạn hộ chiếu cho Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao, đồng gửi cơ quan cấp hộ chiếu cũ trước đây (nếu hộ chiếu đó được cấp tại Cơ quan đại diện khác hoặc tại Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh) để xác minh và xin ý kiến.

b) Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ khi nhận được yêu cầu xác minh, cơ quan cấp hộ chiếu trước đây có trách nhiệm trả lời cho Cơ quan đại diện, đồng gửi Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao.

Trường hợp Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao là cơ quan cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ trước đây thì trả lời xác minh phải kèm theo ý kiến về việc cấp, gia hạn hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ.

c) Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận được kết quả xác minh, Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao thông báo ý kiến về việc cấp, gia hạn hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ cho Cơ quan đại diện.

d) Trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được trả lời của Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao, Cơ quan đại diện thực hiện việc cấp, gia hạn hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ hoặc có văn bản từ chối gửi cho đương sự.

đ) Sau khi cấp hộ chiếu, Cơ quan đại diện thông báo ngay cho Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao và Cục Quản lý Xuất nhập cảnh Bộ Công an danh sách những người được cấp hộ chiếu, trong đó ghi rõ chi tiết nhân thân, số hộ chiếu, ngày cấp hộ chiếu mới và hộ chiếu cũ, thời hạn của hộ chiếu mới, lý do cấp hộ chiếu và chức danh của người được cấp hộ chiếu.

e) Cơ quan đại diện thông báo cho Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao danh sách những người trình báo mất hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ, đồng thời thông báo việc hủy giá trị hộ chiếu bị mất cho cơ quan có thẩm quyền của nước sở tại.

g) Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao thông báo hủy giá trị hộ chiếu bị mất cho Cục Quản lý xuất nhập cảnh Bộ Công an, Cục Cửa khẩu Bộ Tư lệnh Bộ đội biên phòng Bộ Quốc phòng, Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh và các Cơ quan đại diện khác để thông báo cho cơ quan có thẩm quyền của nước sở tại.

3. Đối với đề nghị cấp, gia hạn hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ cho các đối tượng nêu tại khoản 5 Điều 16 Thông tư này:

a) Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan đại diện tiến hành cấp, gia hạn hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ theo ý kiến của Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao.

b) Sau khi cấp hộ chiếu, Cơ quan đại diện thông báo ngay cho Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao và Cục Quản lý Xuất nhập cảnh Bộ Công an danh sách những người được cấp hộ chiếu, trong đó ghi rõ chi tiết nhân thân, số hộ chiếu, ngày cấp hộ chiếu mới và hộ chiếu cũ, thời hạn của hộ chiếu mới, lý do cấp hộ chiếu và chức danh của người được cấp hộ chiếu.

4. Đối với đề nghị sửa đổi, bổ sung hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ và cấp công hàm:

Trong thời hạn không quá 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan đại diện sửa đổi, bổ sung hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ và cấp công hàm hoặc có văn bản thông báo từ chối cho đương sự.

5. Trả kết quả:

Cơ quan đại diện trả kết quả cho người có tên trong giấy biên nhận. Trường hợp người có tên trong giấy biên nhận không phải là người được cấp, gia hạn, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ hoặc/và cấp công hàm thì cần xuất trình Giấy chứng minh nhân dân hoặc giấy tờ thay thế để kiểm tra.

Chương 4.

LƯU TRỮ VÀ BẢO QUẢN HỒ SƠ

Điều 20. Hồ sơ lưu trữ

Hồ sơ lưu trữ bao gồm các hồ sơ cấp, gia hạn, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ và cấp công hàm và sổ lưu được in từ phần mềm cấp phát hộ chiếu.

Điều 21. Chế độ bảo quản

1. Hồ sơ cấp, gia hạn, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ và cấp công hàm được đánh số thứ tự và lưu trữ trong thời hạn 08 năm.

2. Sổ lưu được lưu trữ vô thời hạn.

Chương 5.

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 22. Ban hành các biểu mẫu

1. Ban hành kèm theo Thông tư này 07 biểu mẫu sau:

- Tờ khai đề nghị cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ, công hàm xin thị thực (mẫu 01/XNC);

- Tờ khai đề nghị sửa đổi, bổ sung hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ (mẫu 02/XNC);

- Văn bản về việc cử cán bộ, công chức, sỹ quan, quân nhân chuyên nghiệp đi công tác nước ngoài (mẫu 03/XNC);

- Văn bản giới thiệu mẫu con dấu, chữ ký của cơ quan và người có thẩm quyền cử cán bộ, công chức, sỹ quan, quân nhân chuyên nghiệp đi công tác nước ngoài (mẫu 04/XNC);

- Văn bản ủy quyền cử cán bộ, công chức, sỹ quan, quân nhân chuyên nghiệp đi công tác nước ngoài và giới thiệu mẫu con dấu, chữ ký của cơ quan và người được ủy quyền (mẫu 05/XNC);

- Văn bản thông báo mất hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ (mẫu 06/XNC);

- Phiếu biên nhận hồ sơ cấp, gia hạn, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ và cấp công hàm xin thị thực (mẫu 07/XNC).

2. Các biểu mẫu trên được đăng tải trên cổng thông tin điện tử về công tác lãnh sự tại địa chỉ http://lanhsuvietnam.gov.vn để các cơ quan, tổ chức, cá nhân có nhu cầu tải xuống sử dụng.

Điều 23. Hiệu lực thi hành

Thông tư này có hiệu lực từ ngày 15 tháng 08 năm 2013 và thay thế Thông tư số 02/2008/TT-BNG ngày 04 tháng 02 năm 2008 của Bộ Ngoại giao hướng dẫn việc cấp, gia hạn, sửa đổi, bổ sung và quản lý hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ ở trong nước và ở nước ngoài theo Nghị định số 136/2007/NĐ-CP ngày 17 tháng 08 năm 2007 của Chính phủ về xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam./.

Nơi nhận: - Thủ tướng, các Phó Thủ tướng Chính phủ (để báo cáo); - Văn phòng Quốc hội; - Văn phòng Chủ tịch nước; - Văn phòng Chính phủ; - VP TƯ Đảng và các Ban của Đảng; - Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; - Tòa án nhân dân tối cao; - Viện kiểm sát nhân dân tối cao; - UBND tỉnh, thành phố trực thuộc TƯ; - Các cơ quan TƯ của các tổ chức chính trị - xã hội; - Các Cơ quan đại diện VN ở nước ngoài; - Công báo, Website Chính phủ; - Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh; - Cục kiểm tra văn bản (Bộ Tư pháp); - Lưu HC, LS.

BỘ TRƯỞNG Phạm Bình Minh

FILE ĐƯỢC ĐÍNH KÈM THEO VĂN BẢN

Tiếng Anh (English)

THE MINISTRY OF FOREIGN AFFAIR -------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIET NAM Independence - Freedom - Happiness ----------
No: 02/2013/TT-BNG	Hanoi, June 25, 2013

CIRCULAR

GUIDING THE GRANTING, EXTENSION, AMENDMENT AND SUPPLEMENTATION OF DIPLOMATIC PASSPORTS, OFFICIAL PASSPORTS AND GRANTING OF DIPLOMATIC NOTES FOR VISA APPLICATION

Pursuant to the Government’s Decree No. 136/2007/ND-CP dated August 17, 2007, on exit and entry of Vietnamese citizens (hereinafter referred to as Decree 136);

Pursuant to the Government’s Decree No. 65/2012/ND-CP dated September 06, 2012, amending and supplementing a number of Article of the Decree No. 136/2007/ND-CP (hereinafter referred to as Decree 65);

Pursuant to the Government’s Decree No. 15/2008/ND-CP dated February 04, 2008, defining the functions, tasks, powers and organizational structure of the Ministry of Foreign Affairs;

The Ministry of Foreign Affairs guides the granting, extension, amendment and supplementation of diplomatic passports, official passports and granting of diplomatic notes for visa application as follows:

Chapter 1.

GENERAL PROVISIONS

...

...

...

This Circular guides competence, subjects of and procedures for the granting, extension, amendment and supplementation of diplomatic passports, official passports as prescribed in Decree 136 and Decree 65, granting of diplomatic notes to request foreign competent agencies for visa application to Vietnamese citizens.

Article 2. Agencies competent to the granting, extension, amendment and supplementation of diplomatic passports, official passports and granting of diplomatic notes

1. Domestic agencies grant, extend, amend and supplement of diplomatic passports, official passports and grant the diplomatic notes include the Consular Department under the Ministry of Foreign Affairs and the Department of External Affairs in Ho Chi Minh City (hereinafter collectively referred to as domestic agencies granting passport).

2. Overseas agencies grant, extend, amend and supplement of diplomatic passports, official passports and grant the diplomatic notes include the diplomatic missions, the consulates and other agencies to perform the consular function of Vietnam in foreign countries (hereinafter collectively referred to as the representative missions).

Article 3. Time limit of diplomatic passports and official passports

1. The granted diplomatic passports, official passports as prescribed in Clause 12 Article 3 and Clause 5 Article 7 of the Decree 136 amended and supplemented according to Clause 4 Article 1 of the Decree 65 will be valid for 01 year minimally from the day of issue and may be extended once with the prolonged duration not exceeding the first time limit of those passports and not more than 03 years.

2. The diplomatic passports, official passports that are granted to children under 18 years old as prescribed in Clause 11 Article 6 and Clause 4 Article 7 of the Decree 136 amended and supplemented according to Clause 4 Article 1 of the Decree 65 will be valid for 01 year minimally from the day of issue until those children are enough 18 years old and not exceeding 05 years.

Article 4. The documents on sending or permission for cadres, civil servants to go abroad

1. The documents on sending or permission for cadres, civil servants, officers, professional soldiers to go abroad (hereinafter referred to as the documents on sending persons abroad) must have full content under the form 03/XNC promulgated together with this Circular and must be signed directly by competent persons or delegated persons, with seal of agencies.

...

...

...

3. For official members, entourage in delegations of General Secretary, Standing Secretary Committee, Commissioners of Political Bureau, Secretary of Central Party, State President, Vice-President, Chairman of National Assembly, Deputy Chairman of National Assembly, Prime Minister, Deputy Prime Minister, the documents on sending persons abroad are official dispatches notifying list of delegations made by the Foreign Affair Committee of Central Party, Office of State President, Office of National Assembly, Office of Government.

4. For persons under management of the Executive Board of Central Party, heads of the Vietnam union of friendship organizations, the Vietnam Alliance of arts and literature associations, the Vietnam union of science and technical associations, the Vietnam Cooperative Alliance and The Vietnam Chamber of Commerce and Industry, the documents on sending persons abroad are official dispatches of the External Affair Committee of Central Party, Office of State President, Office of National Assembly or Office of Government which notify opinion agreeing with permission to go abroad of competent authorities.

5. For spouses accompanied the trip for work, using the documents on sending person abroad of persons in subjects specified from Clause 1 thru Clause 8 Article 6 of the Decree 136 amended and supplemented according to Clause 3 Article 4 of the Decree 65, in which clearly stating these persons are entitled to accompany with spouses in trip for work. This provision also applies to spouses and children under 18 years old who go for visit or accompany with reporters of state news agencies and press agencies which are residing abroad.

6. For spouses and children under 18 years old who go for visit or accompany with members of representative missions, the documents on sending person abroad are written consensus of the Department for Organization and Personnel under the Ministry of Foreign Affairs. In case of spouses being cadres, civil servants, public employees, the Department for Organization and Personnel under the Ministry of Foreign Affairs shall solve on the basis of official dispatch on permission to go abroad of agencies, organizations directly managing personnel.

Article 5. The documents of authorization for sending or permission for cadres, civil servants to go abroad

1. The authorization for the affiliated units in sending or permission for cadres, civil servants to go abroad as prescribed in Clause 2 Article 32 of the Decree 136 amended and supplemented according to Clause 9 Article 1 of the Decree 65 must be made in writing according to the form 05/XNC enclosed with this Circular.

2. Heads of Committees attached Central Party; Secretary of the provincial Party, municipal Party; heads of Ministries, Ministerial-level agencies, Government-attached agencies and public non-business organizations established by Government; President of the Supreme People’s Court, President of the Supreme People’s Procuracy; chairpersons of People’s Councils, chairpersons of People’s Committee of provinces and centrally-affiliated cities and provinces must directly sign with seals of agencies on the written authorization.

Article 6. Introduction of model seal, model signature and position

1. Agencies competent to sending or permission for cadres, civil servants, officers, professional soldiers to go abroad and the authorized agencies as prescribed in Clause 2 Article 32 of the Decree 136 amended and supplemented according to Clause 9 Article 1 of the Decree 65 must have a advance introduction in writing to the domestic agencies granting passports about model seal of agencies, model signature and position of competent persons according to the form 04/XNC enclosed with this Circular.

...

...

...

Article 7. Declaration for granting of diplomatic passports, official passports and diplomatic note for visa application

1. Declaration for granting of diplomatic passports, official passports and diplomatic note for visa application according to form 01/XNC may be made on the printed documents or made online on the electronic portal of consular mission at address www.lanhsuvietnam.gov.vn, after that printed out, signed and certified in accordance with Clause 2 of this Article.

2. Declaration for granting of diplomatic passports, official passports and diplomatic note for visa application must be fully filled in declaration, be directly signed by the applicant and certified by agencies, organizations directly managing personnel and affixed with an integrity seal between picture and declaration.

For spouses accompanied in trip for work; spouses and children under 18 years old who go for visit or accompany with members of representative missions, reporters of state news agencies and press agencies which are residing abroad, who are not under payroll of any agency or organization, the declaration must be certified by agencies, organizations directly managing personnel of persons who were sent abroad for work.

For applicants for granting of diplomatic passports, official passports possessing old diplomatic passports, official passports and diplomatic note which are still valid and having no change about agencies or organizations directly managing personnel in comparison with the previous time of granting passport, as well as having no change of agencies granting passport, it is not required to be certified by agencies, organizations directly managing personnel on declaration. This provision also applies to cases of only requesting for grant of diplomatic note.

Article 8. Titles in diplomatic passports and official passports

1. The domestic agencies granting passport or representative missions shall inscribe the titles in Vietnamese on the diplomatic passport for persons keeping titles specified in from Clause 2 thru Clause 8 Article 6 of the Decree 136 amended and supplemented according to Clause 3 Article 1 of the Decree 65, unless the management agencies suggest to not inscribe tittles or due to reasons of external affairs or national security.

2. The domestic agencies granting passport or representative missions shall inscribe the titles in Vietnamese and English on diplomatic passports, official passports of the Minister of Foreign Affairs, Deputy Ministers of Foreign Affairs, Assistants of Minister of Foreign Affairs, officers of Foreign Affairs who have been conferred diplomatic titles , members of representative missions, state news agencies and press agencies of Vietnam which are residing abroad and persons who go for visit, accompany specified in Clause 11 Article 6 and Clause 4 Article 7 of the Decree 136 amended and supplemented according to Clause 4 Article 1 of the Decree 65.

3. The holders of diplomatic passports and official passports do not arbitrarily inscribe the titles on passports.

...

...

...

PROCEDURES FOR THE GRANTING, EXTENSION, AMENDMENT AND SUPPLEMENT OF DIPLOMATIC PASSPORTS, OFFICIAL PASSPORTS AND GRANTING OF DIPLOMATIC NOTES DOMESTICALLY

Article 9. The receipt of dossier and returning of result through the local foreign affairs agencies

The receipt of dossier and returning of result of the granting, extension, amendment, supplementation of diplomatic passports and official passports and granting of diplomatic note through the provincial Departments/divisions (hereinafter referred to as the local foreign affairs agencies) as prescribed in Clause 1 Article 14 of the Decree 136 amended and supplemented according to Clause 5 Article 1 of the Decree 64 shall perform as follows:

1. The local foreign affairs agencies receive dossier requesting for the granting, extension, amendment and supplement of diplomatic passports, official passports and granting of diplomatic notes.

2. The local foreign affairs agencies forward dossier enclosed with fee to the domestic agencies granting passport. In case of transferring dossier through post office, it may be performed by delivery enterprises which are designated by the Ministry of Foreign Affairs and enclosed with post charges.

3. After receiving result from the domestic agencies granting passport, the local foreign affairs agencies shall return result to concerned persons.

Article 10. Dossier requesting for the granting of diplomatic passports and official passports

The applicant for the granting of diplomatic passports and official passports shall submit 01 set of dossier including:

1. 01 declaration as prescribed in Article 7 of this Circular.

...

...

...

3. 01 original documents on sending persons abroad as prescribed in Article 4 of this Circular.

4. 01 copy of birth certificate or adoption certificate for children under 18 years old who go for visit or accompany (presenting original for comparison).

5. 01 copy of ID card or certificate of armed forces (for armed forces);

6. Diplomatic passports or official passports shall be granted for 08 years (if any). In case of passport loss, submitting 01 original notification about lost passport (according to the form 06/XNC enclosed with this Circular).

Article 11. Dossier requesting for the extension of diplomatic passports and official passports

The applicant for the extension of diplomatic passports and official passports shall submit 01 set of dossier including:

1. Diplomatic passports or official passports which are still valid less than 06 months;

2. 01 origin documents on sending persons abroad as prescribed in Article 4 of this Circular.

Article 12. Dossier requesting for the amendment, supplementation of diplomatic passports and official passports

...

...

...

1. 01 declaration according to the form 02/XNC (may be made on the printed documents or online on the electronic portal of consular mission at address www.lanhsuvietnam.gov.vn, after that printed out, and signed directly).

2. Diplomatic passports or official passports which are still valid.

3. 01 copy of documentary evidence for the necessity of amending, supplementing passports (presenting original for comparison).

4. 01 original documents on explanation made by competent agencies specified in Clause 1 and Clause 2 Article 32 of the Decree 136 amended and supplemented according to Clause 9 Article 1 of the Decree 65 in case where the suggest for amendment, supplementation is different from dossier of the granting of passport.

Article 13. Dossier requesting for the granting of diplomatic note for visa application

The applicant for the granting of diplomatic note for visa application shall submit 01 set of dossier including:

1. 01 declaration as prescribed in Article 7 of this Circular.

2. Passports which are still valid more than 06 months from the day estimated for exit;

3. 01 origin documents on sending persons abroad as prescribed in Article 4 of this Circular.

...

...

...

Article 14. Order of settlement

1. Receipt of dossier:

If a dossier is full and valid as prescribed in Clause 1 Article 14 of the Decree 136 amended and supplemented according to Clause 5 Article 1 of the Decree 65 and provisions from Article 10 thru Article 13 of this Circular, the agencies receiving dossier (the domestic agencies granting passport or the local foreign affairs agencies) shall issue a receipt (according to form 07/XNC), collect fee and issue a voucher. If a dossier is insufficient and invalid, the agencies receiving dossier shall guide supplementation and completion of dossier.

2. The handling time limit:

a) In case where dossier is submitted directly at the granting-passport agencies, within 05 working days, after receiving a full and valid dossier, the domestic granting-passport agencies shall conduct the granting, extension, amendment and supplement of diplomatic passports, official passports or/and granting of diplomatic notes. In case of only amending, supplementing passports or granting diplomatic note, the time limit for settlement will not exceed 02 working days.

b) In case where dossier is submitted at the local foreign affairs agencies, within 02 working days, after receiving a full and valid dossier, the local foreign affairs agencies must forward dossier to the domestic granting-passport agencies. Within 03 working days, after receiving dossier, the domestic granting-passport agencies shall conduct the granting, extension, amendment and supplement of diplomatic passports, official passports or/and granting of diplomatic notes. In case of only amending, supplementing passports or granting diplomatic note, the time limit for settlement will not exceed 02 working days.

c) In case of online declaration, the time limit for settlement will be 01 working day after the domestic granting-passport agencies receive a full and valid dossier. For delegation with quantity of 50 persons or more, the time limit for settlement will be 05 working days.

3. In case of submitting diplomatic passports, official passports which are valid, before granting new passport, the domestic granting-passport agencies shall do procedures for cancelling valid of such passports. For case of visiting members of the representative missions, the state news agencies, press agencies residing abroad, the domestic granting-passport agencies shall grant new passport inscribed the titles and not cancel the old passports.

In case of having written notification about passport loss, the domestic granting-passport agencies shall do procedures for cancelling value of old passports to relevant agencies.

...

...

...

The receiving-dossier agencies shall return result to person named in the receipt. In case where the person named in receipt is not the person granted, extended, amended, supplemented the diplomatic passport, official passport or/and granted diplomatic note, he/she must present ID card for examination.

Article 15. The granting of diplomatic passports and official passports in special cases

1. In case of requesting for granting of diplomatic passports, official passports as prescribed in Clause 12 Article 6 and Clause 5 Article 7 of this Decree 136 amended, supplemented as prescribed at Clause 4 Article 1 of the Decree 65, apart from dossier as prescribed in Article 10 of this Circular, it is required to supplement 01 original of written request made by competent agencies specified in Clause 1 Article 32 amended and supplemented as prescribed in Clause 9 Article 1 of the Decree 65, in which clearly stating reason thereof.

2. Within 05 working days, after receiving a full and valid dossier, the domestic granting-passport agencies shall consider and grant diplomatic passports, official passports with a suitable valid time limit or refuse for granting of passports.

Chapter 3.

PROCEDURES FOR THE GRANTING, EXTENSION, AMENDMENT AND SUPPLEMENT OF DIPLOMATIC PASSPORTS, OFFICIAL PASSPORTS AND GRANTING OF DIPLOMATIC NOTES ABROAD

Article 16. Subjects who are granted, extended diplomatic passports and official passports abroad

1. Persons whose diplomatic passports and official passports are lost or damaged or diplomatic passports and official passports are used all pages, expired during they are abroad for work.

2. Persons who are members of representative missions or state news agencies and press agencies of Vietnam residing abroad and have changes regarding the titles.

...

...

...

4. Spouses, children under 18 years old who are abroad when go for visit or accompany with members of representative missions or state news agencies and press agencies of Vietnam residing abroad.

5. Other special cases as guided by the Ministry of Foreign Affairs.

Article 17. Dossier requesting for the granting, extension of diplomatic passports and official passports

The applicant for the granting, extension of diplomatic passports and official passports shall submit 01 set of dossier including:

1. 01 declaration as prescribed in Article 7 of this Circular without certifying. Case of requesting for extension of diplomatic passports and official passports, it not required to submit declaration.

2. 03 pictures taken alike, at size of 4 x 6 cm, taken on white-background, with straight-looking eyes, bare head, without bearing color glasses, wearing casual costume, time of taking picture not ago longer than 01 year, in which 01 picture stuck on declaration and 02 pictures enclosed.

3. 01 copy of document on sending person abroad as prescribed in Article 4 of this Circular for cases stated in Clause 1, Clause 3 and Clause 4 Article 16 of this Circular.

4. 01 copy of Decision or notification of the Ministry of Foreign Affairs or agencies managing the state news agencies, press agencies of Vietnam residing abroad about changing the titles for case stated in Clause 2 Article 16 of this Circular.

5. Diplomatic passports and official passports which are damaged or used all pages or expired or report about passport loss certified by functional agencies of host country for case stated in Clause 1 Article 16 of this Circular.

...

...

...

Article 18. Dossier requesting for the amendment, supplementation of diplomatic passports and official passports and granting of diplomatic note

Dossier requesting for the amendment, supplementation of diplomatic passports and official passports and granting of diplomatic note abroad shall comply with Article 12 and Article 13 of this Circular.

Article 19. Order of settlement

1. Receipt of dossier:

If dossier is full and valid as prescribed in Article 17 and Article 18 of this Circular, the representative missions shall issue receipt, collect fee and issue a voucher. If a dossier is insufficient and invalid, the representative mission shall guide supplementation and completion of dossier.

2. For the granting, extension of diplomatic passports or official passports for subjects stated from Clause 1 thru Clause 4 Article 16 of this Circular:

a) Within 01 working day, after receiving a full and valid dossier, the representative missions shall send details of personal record including full name, date of birth, place of birth, gender, nationality (enclosed with picture) of the applicant of the granting, extension of passport to the Consular Department under the Ministry of Foreign Affairs, and send to the agencies which granted old passports previously (if such passports are granted at other representative missions or at the Department of foreign affair of Ho Chi Minh city ) for verification and consulting.

b) Within 03 working days, after receiving requirements for verification, the agencies granted passport previously shall reply to the representative missions, and send to the Consular Department under the Ministry of Foreign Affairs

In case where the Consular Department under the Ministry of Foreign Affairs is the agency which granted the diplomatic passports or official passports previously, the answer for verification must enclosed with opinion about the granting, extension of diplomatic passports or official passports.

...

...

...

d) Within 01 working day, after receiving reply of the Consular Department under the Ministry of Foreign Affairs, the representative missions shall perform the granting, extension of diplomatic passports, official passports or send a written refusal to the concerned persons.

dd) After granting passports, the representative missions shall notify immediately the Consular Department under the Ministry of Foreign Affairs and the Exit and Entry Management Department under the Ministry of Public Security about list of persons granted passports, in which clearly stating details of personal record, number of passport, date of issuing new passport and old passports, time limit of new passports, reason of granting passports and the titles of persons granted passports.

e) The representative missions shall notify the Consular Department under the Ministry of Foreign Affairs about list of persons reported about loss of diplomatic passports or official passports, and notify competent agencies of host country about cancelling value of the lost passports.

e) The Consular Department under the Ministry of Foreign Affairs shall notify Exit and Entry Management Department under the Ministry of Public Security, the Border-gate Department under the Commander Department, the border guard under the Ministry of National Defense, the Department of foreign affairs of Ho Chi Minh city and other representative missions for notifying competent agencies of host country about cancelling value of the lost passports.

3. For the granting, extension of diplomatic passports or official passports for subjects stated at Clause 5 Article 16 of this Circular:

a) Within 03 working days, after receiving a full and valid dossier, the representative missions shall grant, extend diplomatic passports, official passports according to opinion of the Consular Department under the Ministry of Foreign Affairs.

b) After granting passports, the representative missions shall notify immediately the Consular Department under the Ministry of Foreign Affairs and the Exit and Entry Management Department under the Ministry of Public Security about list of persons granted passports, in which clearly stating details of personal record, number of passport, date of issuing new passports and old passports, time limit of new passports, reason of granting passports and the titles of persons granted passports.

4. For requesting for the amendment, supplementation of diplomatic passports, official passports and granting of diplomatic note:

Within 02 working days, after receiving a full and valid dossier, the representative missions shall conduct the amendment and supplement of diplomatic passports, official passports and granting of diplomatic notes or notifying in writing about refusal to concerned persons.

...

...

...

The representative missions shall return result to person named in the receipt. In case where the person named in receipt is not the person granted, extended, amended, supplemented the diplomatic passport, official passport or/and granted diplomatic note, he/she must present ID card or replaceable papers for examination.

Chapter 4.

STORAGE AND PRESERVATION OF DOSSIER

Article 20. Dossier of storage

A stored dossier includes dossiers of the granting, extension, amendment, supplementation of diplomatic passports and official passports and granting of diplomatic note and the archival book printed from the software issuing passports.

Article 21. The preservation regime

1. Dossier of the granting, extension, amendment and supplement of diplomatic passports, official passports and granting of diplomatic notes shall be marked ordinal numbers and archived in time limit of 08 years.

2. The archival book is stored permanently.

Chapter 5.

...

...

...

Article 22. Promulgation of forms

1. To promulgate together with this Circular 07 forms as follows:

- Declaration requesting for the granting of diplomatic passports, official passports and diplomatic note for visa application (Form 01/XNC);

- Declaration requesting for the amendment, supplementation of diplomatic passports and official passports (form 02/XNC);

- The documents on sending cadres, civil servants, officers, professional soldiers to go abroad for work (form 03/XNC);

- The written introduction about model seal, model signature of agencies and persons competent to sending cadres, civil servants, officers, professional soldiers to go abroad for work (form 04/XNC);

- The written authorization for sending cadres, civil servants, officers, professional soldiers to go abroad for work and introduction about model seal, model signature of agencies and authorized persons (form 05/XNC);

- Written notification about loss of diplomatic passports and official passports (form 06/XNC);

- The receipt for dossier of the granting, extension, amendment and supplement of diplomatic passports, official passports and granting of diplomatic notes for visa application (form 07/XNC).

...

...

...

Article 23. Effect

This Circular takes effect on August 15, 2013 and replaces the Circular No. 02/2008/TT-BNG, dated February 04, 2008, of the Ministry of Foreign Affairs, guiding the granting, extension, amendment, supplement and management of diplomatic passports, official passports domestically and abroad according to the Government’s Decree No. 136/2007/ND-CP, dated August 17, 2007, on exit and entry of Vietnamese citizens.

THE MINISTER OF FOREIGN AFFAIRS




Pham Binh Minh