Thông tư 01/2008/TT-BTP đăng ký quản lý hộ tịch hướng dẫn Nghị định 158/2005/NĐ-CP

• Số hiệu: 01/2008/TT-BTP
• Loại văn bản: Thông tư
• Nơi ban hành: Bộ Tư pháp
• Người ký: Hoàng Thế Liên
• Ngày ban hành: 02/06/2008

BỘ TƯ PHÁP -----	CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc -------
Số: 01/2008/TT-BTP	Hà Nội, ngày 02 tháng 6 năm 2008

THÔNG TƯ

HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN MỘT SỐ QUY ĐỊNH CỦA NGHỊ ĐỊNH SỐ 158/2005/NĐ-CP NGÀY 27/12/2005 CỦA CHÍNH PHỦ VỀ ĐĂNG KÝ VÀ QUẢN LÝ HỘ TỊCH

Căn cứ Nghị định số 62/2003/NĐ-CP ngày 06 tháng 6 năm 2003 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tư pháp;
Căn cứ Nghị định số 158/2005/NĐ-CP ngày 27 tháng 12 năm 2005 của Chính phủ về đăng ký và quản lý hộ tịch;
Để bảo đảm thực hiện thống nhất các quy định về đăng ký và quản lý hộ tịch, nhằm nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước, tạo thuận lợi cho các cá nhân, tổ chức thực hiện quyền và nghĩa vụ đăng ký hộ tịch, Bộ Tư pháp hướng dẫn thực hiện một số quy định của Nghị định số 158/2005/NĐ-CP ngày 27 tháng 12 năm 2005 của Chính phủ về đăng ký và quản lý hộ tịch như sau:

I. NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

1. Thời hạn giải quyết các việc hộ tịch

Thời hạn giải quyết các việc hộ tịch quy định tại: Khoản 2 Điều 18, Khoản 2 Điều 27, Khoản 2 Điều 30, Khoản 3 Điều 31, Khoản 2 Điều 34, Khoản 2 Điều 38, Khoản 2 Điều 45, Khoản 2 Điều 48, Khoản 2 Điều 59 và Khoản 1 Điều 67 của Nghị định số 158/2005/NĐ-CP ngày 27 tháng 12 năm 2005 của Chính phủ về đăng ký và quản lý hộ tịch (sau đây gọi là Nghị định số 158/2005/NĐ-CP) được tính theo ngày làm việc.

2. Giải quyết yêu cầu đăng ký hộ tịch

a) Đối với những việc đăng ký hộ tịch không giải quyết ngay trong ngày, thì cán bộ tiếp nhận hồ sơ phải có phiếu hẹn ghi rõ ngày gửi trả kết quả cho đương sự.

b) Khi thụ lý hồ sơ đăng ký hộ tịch, cán bộ tiếp nhận hồ sơ cần lưu ý:

- Trường hợp không đúng thẩm quyền, thì cán bộ tiếp nhận hồ sơ phải hướng dẫn đương sự liên hệ với cơ quan có thẩm quyền để giải quyết;

- Trường hợp hồ sơ đăng ký hộ tịch còn thiếu hoặc không hợp lệ, thì cán bộ tiếp nhận hồ sơ phải viết giấy hướng dẫn đương sự. Nội dung hướng dẫn phải ghi đầy đủ, rõ ràng từng loại giấy tờ cần bổ sung, cán bộ tiếp nhận hồ sơ ký, ghi rõ họ tên và giao cho đương sự. Thời hạn giải quyết được tính từ ngày nhận đủ giấy tờ hợp lệ.

c) Trường hợp xét thấy không đủ điều kiện theo quy định của pháp luật về hộ tịch, thì cơ quan đăng ký hộ tịch từ chối đăng ký. Việc từ chối phải thông báo bằng văn bản cho đương sự. Văn bản từ chối phải nêu rõ lý do từ chối, có chữ ký của người đứng đầu cơ quan đăng ký hộ tịch và đóng dấu của cơ quan đăng ký hộ tịch.

3. Việc ghi tên địa danh hành chính trong các giấy tờ hộ tịch, sổ hộ tịch

Khi có sự thay đổi về địa danh hành chính, thì phần ghi về địa danh hành chính trong các giấy tờ hộ tịch, sổ hộ tịch được thực hiện như sau:

a) Khi đăng ký sự kiện hộ tịch (đăng ký đúng hạn, đăng ký quá hạn, đăng ký lại), phần ghi về địa danh hành chính trong các giấy tờ hộ tịch và sổ hộ tịch được ghi theo địa danh hành chính mới.

b) Khi cấp lại bản chính Giấy khai sinh, phần ghi về địa danh hành chính trong nội dung của Giấy khai sinh được ghi theo địa danh hành chính đã ghi trong Sổ đăng ký khai sinh; phần ghi về địa danh hành chính tại góc trái, phía trên của Giấy khai sinh được ghi theo địa danh hành chính mới.

c) Khi cấp bản sao giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch, phần ghi về địa danh hành chính trong giấy tờ hộ tịch (kể cả góc trái, phía trên và nội dung của giấy tờ hộ tịch) phải được ghi theo địa danh hành chính đã ghi trong sổ hộ tịch.

4. Thu hồi và hủy bỏ các giấy tờ hộ tịch

a) Đối với những giấy tờ hộ tịch được cấp trước ngày 01 tháng 4 năm 2006 (ngày Nghị định số 158/2005/NĐ-CP có hiệu lực thi hành), nay phát hiện trái với quy định của pháp luật về hộ tịch tại thời điểm đăng ký, thì việc thu hồi và hủy bỏ cũng được thực hiện theo quy định của Nghị định số 158/2005/NĐ-CP ; trừ việc đăng ký kết hôn vi phạm điều kiện kết hôn theo quy định của Luật Hôn nhân và gia đình (việc hủy đăng ký kết hôn trong trường hợp này thuộc thẩm quyền của Tòa án nhân dân).

b) Cơ quan ra quyết định thu hồi, hủy bỏ các giấy tờ hộ tịch có trách nhiệm thông báo cho cơ quan đã đăng ký hộ tịch để ghi chú trong sổ hộ tịch, đồng thời thông báo cho đương sự biết.

II. ĐĂNG KÝ HỘ TỊCH

1. Đăng ký khai sinh

a) Thẩm quyền đăng ký khai sinh theo nơi người mẹ cư trú

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 8 và Khoản 1 Điều 13 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP, thì việc đăng ký khai sinh cho trẻ em phải được thực hiện tại Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi là Uỷ ban nhân dân cấp xã), nơi người mẹ đăng ký thường trú; trường hợp người mẹ không có nơi đăng ký thường trú, thì việc đăng ký khai sinh cho trẻ em được thực hiện tại Uỷ ban nhân dân cấp xã, nơi người mẹ đăng ký tạm trú.

Trường hợp người mẹ có nơi đăng ký thường trú, nhưng thực tế đang sinh sống, làm việc ổn định tại nơi đăng ký tạm trú, thì Uỷ ban nhân dân cấp xã, nơi người mẹ đăng ký tạm trú cũng có thẩm quyền thực hiện việc đăng ký khai sinh cho trẻ em (Ví dụ: chị T đăng ký thường trú tại xã Đình Bảng, huyện Từ Sơn, tỉnh Bắc Ninh, nhưng làm việc ổn định và sinh con tại nơi đăng ký tạm trú là phường Tân Tạo, quận Bình Tân, thành phố Hồ Chí Minh, thì Uỷ ban nhân dân phường Tân Tạo cũng có thẩm quyền thực hiện việc đăng ký khai sinh cho con của chị T). Trong trường hợp này, Uỷ ban nhân dân cấp xã, nơi đã đăng ký khai sinh có trách nhiệm thông báo cho Uỷ ban nhân dân cấp xã, nơi người mẹ đăng ký thường trú để biết. Cột ghi chú của Sổ đăng ký khai sinh phải ghi rõ “Đăng ký khai sinh theo nơi tạm trú của người mẹ”.

b) Thẩm quyền đăng ký khai sinh theo quy định tại Khoản 1 Điều 96 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 96 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP, thì các quy định về đăng ký khai sinh tại Mục 1 Chương II của Nghị định số 158/2005/NĐ-CP cũng được áp dụng để đăng ký khai sinh cho các trường hợp quy định tại các điểm a, b, c, d và đ Khoản 1 Điều 96 của Nghị định số 158/2005/NĐ-CP. Thẩm quyền đăng ký khai sinh cho các trường hợp này được xác định như sau:

- Việc đăng ký khai sinh cho trẻ em sinh ra tại Việt Nam, có cha và mẹ là công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài, được thực hiện tại Uỷ ban nhân dân cấp xã, nơi người mẹ hoặc người cha cư trú trong thời gian ở Việt Nam.

- Việc đăng ký khai sinh cho trẻ em sinh ra tại Việt Nam, có cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam cư trú ở trong nước, còn người kia là công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài, được thực hiện tại Uỷ ban nhân dân cấp xã, nơi cư trú của người là công dân Việt Nam cư trú ở trong nước.

- Việc đăng ký khai sinh cho trẻ em sinh ra tại Việt Nam, có cha và mẹ là người nước ngoài hoặc người không quốc tịch cư trú ổn định lâu dài tại Việt Nam được thực hiện tại Uỷ ban nhân dân cấp xã, nơi cư trú của người mẹ hoặc người cha. Thẩm quyền đăng ký khai sinh theo nơi cư trú của người mẹ hoặc người cha được xác định như đối với việc đăng ký khai sinh cho trẻ em sinh ra tại Việt Nam, có cha và mẹ là công dân Việt Nam cư trú ở trong nước.

- Việc đăng ký khai sinh cho trẻ em sinh ra tại Việt Nam, có cha hoặc mẹ là người nước ngoài, người không quốc tịch cư trú ổn định lâu dài tại Việt Nam, còn người kia là công dân Việt Nam cư trú ở trong nước, được thực hiện tại Uỷ ban nhân dân cấp xã, nơi cư trú của người là công dân Việt Nam.

- Việc đăng ký khai sinh cho trẻ em sinh ra tại Việt Nam, có cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam thường trú tại khu vực biên giới, còn người kia là công dân của nước láng giềng thường trú tại khu vực biên giới với Việt Nam, được thực hiện tại Uỷ ban nhân dân cấp xã, nơi cư trú của người là công dân Việt Nam.

c) Xác định thẩm quyền đăng ký khai sinh cho trẻ em sinh ra tại Việt Nam, có cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam cư trú ở trong nước, còn người kia là công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài.

Đối với trường hợp đăng ký khai sinh cho trẻ em sinh ra tại Việt Nam, có cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam cư trú ở trong nước, còn người kia là công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài mà người đó đã có quốc tịch nước ngoài, thì căn cứ vào Hộ chiếu còn giá trị sử dụng của người là công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài để xác định thẩm quyền đăng ký khai sinh. Trường hợp đương sự xuất trình Hộ chiếu Việt Nam, thì việc đăng ký khai sinh cho trẻ em được thực hiện tại Uỷ ban nhân dân cấp xã theo quy định tại điểm b Khoản 1 Điều 96 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP; nếu xuất trình Hộ chiếu nước ngoài, thì việc đăng ký khai sinh được thực hiện tại Sở Tư pháp tỉnh (thành phố) theo quy định tại Điều 49 và Điều 50 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP.

Hướng dẫn này cũng được áp dụng đối với trường hợp đăng ký khai sinh cho trẻ em sinh ra tại Việt Nam, có cả cha và mẹ là công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài.

d) Trường hợp trẻ em sinh ra ở nước ngoài, có cha và mẹ là công dân Việt Nam mà chưa được đăng ký khai sinh ở nước ngoài, sau đó về nước cư trú cũng được áp dụng quy định tại Mục 1 Chương II của Nghị định số 158/2005/NĐ-CP và hướng dẫn tại Mục này để đăng ký khai sinh. Cột ghi chú của Sổ đăng ký khai sinh phải ghi rõ “Trẻ sinh ở nước ngoài, chưa được đăng ký khai sinh ở nước ngoài”.

đ) Trường hợp trẻ em sinh ra ở nước ngoài, được mẹ là công dân Việt Nam đưa về Việt Nam sinh sống, cũng được áp dụng quy định về đăng ký khai sinh cho con ngoài giá thú theo quy định tại Mục 1 Chương II của Nghị định số 158/2005/NĐ-CP và hướng dẫn tại Mục này để đăng ký khai sinh khi:

- Trẻ em chưa được đăng ký khai sinh ở nước ngoài;

- Mẹ của trẻ em không đăng ký kết hôn.

Trong trường hợp người mẹ khai về người cha, thì người cha phải làm thủ tục nhận con theo quy định của pháp luật.

Cột ghi chú của Sổ đăng ký khai sinh phải ghi rõ “Trẻ sinh ở nước ngoài, chưa được đăng ký khai sinh ở nước ngoài”.

e) Xác định họ và quê quán

Khi đăng ký khai sinh, họ và quê quán của con được xác định theo họ và quê quán của người cha hoặc họ và quê quán của người mẹ theo tập quán hoặc theo thỏa thuận của cha, mẹ.

Trong trường hợp đăng ký khai sinh cho con ngoài giá thú, nếu không có quyết định công nhận việc nhận cha cho con, thì họ và quê quán của con được xác định theo họ và quê quán của người mẹ.

g) Ghi về nơi sinh

Trường hợp trẻ sinh tại cơ sở y tế, thì ghi tên của cơ sở y tế và địa danh hành chính nơi trẻ sinh ra (Ví dụ: bệnh viện Phụ sản Hà Nội hoặc Trạm y tế xã Đình Bảng, huyện Từ Sơn, tỉnh Bắc Ninh).

Trường hợp trẻ sinh ngoài cơ sở y tế, thì ghi tên của địa danh hành chính (xã/phường/thị trấn, huyện/quận/thành phố thuộc tỉnh, tỉnh/thành phố), nơi trẻ sinh ra (Ví dụ: xã Đình Bảng, huyện Từ Sơn, tỉnh Bắc Ninh).

h) Đăng ký khai sinh cho trẻ sơ sinh bị bỏ rơi

Trường hợp trẻ sơ sinh bị bỏ rơi, có giấy tờ kèm theo ghi về thông tin của cha, mẹ, nhưng sau khi đã thực hiện việc thông báo theo quy định tại Khoản 2 Điều 16 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP mà không tìm được cha, mẹ đẻ, thì những thông tin này chỉ ghi chú trong cột ghi chú của Sổ đăng ký khai sinh; phần ghi về người mẹ và người cha trong Sổ đăng ký khai sinh và Giấy khai sinh của người con được để trống.

2. Đăng ký kết hôn

a) Khi đăng ký kết hôn, mỗi bên nam nữ phải khai vào một Tờ khai đăng ký kết hôn. Trường hợp cả hai bên nam nữ cùng cư trú tại một xã, phường, thị trấn hoặc cùng công tác tại một đơn vị trong lực lượng vũ trang nhân dân, thì hai bên kết hôn chỉ cần khai vào một Tờ khai đăng ký kết hôn.

b) Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân để làm thủ tục đăng ký kết hôn và xác nhận tình trạng hôn nhân trong Tờ khai đăng ký kết hôn đều có giá trị chứng minh về tình trạng hôn nhân của bên kết hôn; khi đăng ký kết hôn, hai bên nam nữ chỉ cần nộp một trong hai loại giấy tờ trên.

c) Nội dung xác nhận tình trạng hôn nhân phải được ghi rõ: đương sự hiện tại chưa đăng ký kết hôn với ai (Ví dụ: Anh Nguyễn Văn A, hiện đang cư trú tại..., hiện tại chưa đăng ký kết hôn với ai); đối với người đã có vợ/chồng nhưng đã ly hôn hoặc người kia đã chết thì cũng phải ghi rõ điều đó (Ví dụ: Anh Nguyễn Văn A, hiện đang cư trú tại... đã đăng ký kết hôn, nhưng đã ly hôn theo Bản án ly hôn số ... ngày... tháng ... năm.... của Tòa án nhân dân ..., hiện tại chưa đăng ký kết hôn với ai).

d) Đối với những người đã qua nhiều nơi cư trú khác nhau (kể cả thời gian cư trú ở nước ngoài), mà Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi xác nhận tình trạng hôn nhân không rõ về tình trạng hôn nhân của họ ở những nơi đó, thì yêu cầu đương sự viết bản cam đoan về tình trạng hôn nhân của mình trong thời gian trước khi về cư trú tại địa phương và chịu trách nhiệm về việc cam đoan.

đ) Khi xác nhận tình trạng hôn nhân trong Tờ khai đăng ký kết hôn, Uỷ ban nhân dân cấp xã cũng phải ghi vào Sổ cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân để quản lý. Số/quyển số trong Sổ cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân được ghi bổ sung sau phần ghi về thời hạn có giá trị của việc xác nhận: Xác nhận này có giá trị trong thời hạn 6 tháng, kể từ ngày cấp. (Số ........../quyển số .......).

e) Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân hoặc Tờ khai đăng ký kết hôn có xác nhận tình trạng hôn nhân trong hồ sơ đăng ký kết hôn của hai bên nam nữ phải là bản chính. Không sử dụng Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân đã ghi mục đích sử dụng khác để làm thủ tục đăng ký kết hôn và ngược lại, không sử dụng Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân đã ghi mục đích làm thủ tục đăng ký kết hôn để sử dụng vào mục đích khác.

g) Khi đương sự yêu cầu xác nhận lại tình trạng hôn nhân trong Tờ khai đăng ký kết hôn do xác nhận trước đó đã hết thời hạn sử dụng, thì phải nộp lại Tờ khai đăng ký kết hôn cũ; trong trường hợp đương sự khai đã làm mất Tờ khai đăng ký kết hôn, thì phải có cam kết về việc chưa đăng ký kết hôn; bản cam kết phải lưu trong hồ sơ cấp xác nhận tình trạng hôn nhân. Việc xác nhận lại tình trạng hôn nhân cũng phải được ghi trong Sổ cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân. Trong cột Ghi chú của Sổ cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (kể cả xác nhận lần đầu và xác nhận lại) phải ghi rõ “Đã xác nhận lại tình trạng hôn nhân ngày ... tháng ... năm ...., lý do xác nhận lại ....”.

Hướng dẫn này cũng được áp dụng khi giải quyết yêu cầu cấp lại Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân để sử dụng vào mục đích kết hôn.

h) Khi một bên hoặc cả hai bên nam, nữ đề nghị rút hồ sơ đăng ký kết hôn, thì Uỷ ban nhân dân cấp xã trả lại hồ sơ, đồng thời hướng dẫn đương sự nộp lại Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân hoặc Tờ khai đăng ký kết hôn có xác nhận tình trạng hôn nhân cho Uỷ ban nhân dân cấp xã, nơi đã cấp xác nhận tình trạng hôn nhân để ghi chú vào Sổ cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân về việc chưa đăng ký kết hôn; đối với trường hợp người đăng ký kết hôn là cán bộ, chiến sỹ đang công tác trong lực lượng vũ trang, thì thông báo cho Thủ trưởng đơn vị của người đó để biết.

3. Đăng ký việc nuôi con nuôi

a) Tờ khai đăng ký việc nhận nuôi con nuôi (mẫu STP/HT-2008-TKNCN) được thay cho Giấy thỏa thuận về việc cho và nhận con nuôi trong những trường hợp sau đây:

- Trẻ được nhận làm con nuôi là trẻ bị bỏ rơi, không tìm được cha, mẹ đẻ mà chưa được đưa vào cơ sở nuôi dưỡng;

- Cả cha và mẹ đẻ của trẻ đã chết, mất tích, mất năng lực hành vi dân sự hoặc hạn chế năng lực hành vi dân sự mà không có người hoặc tổ chức giám hộ.

b) Không giải quyết yêu cầu thay đổi phần khai về cha, mẹ đẻ sang khai về cha, mẹ nuôi trong Giấy khai sinh và Sổ đăng ký khai sinh của con nuôi theo quy định tại Khoản 2 Điều 28 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP trong những trường hợp sau:

- Thay đổi phần khai về một bên cha đẻ hoặc mẹ đẻ sang khai về cha nuôi hoặc mẹ nuôi mà giữ nguyên phần khai về mẹ đẻ hoặc cha đẻ còn lại;

- Thay đổi phần khai về cha, mẹ đẻ sang khai về cha, mẹ nuôi trong trường hợp một bên hoặc cả hai bên cha, mẹ đẻ đã chết.

c) Trong trường hợp vào thời điểm giải quyết yêu cầu đăng ký khai sinh lại cho con nuôi theo quy định tại Khoản 2 Điều 28 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP, cha, mẹ nuôi có yêu cầu thay đổi họ cho con nuôi từ họ của cha, mẹ đẻ sang họ của cha, mẹ nuôi, thì họ của con nuôi sẽ được ghi ngay theo họ của cha, mẹ nuôi khi đăng ký khai sinh lại mà không phải làm thủ tục thay đổi họ.

d) Mẹ kế có quyền nhận con riêng của chồng, cha dượng có quyền nhận con riêng của vợ làm con nuôi khi có đủ điều kiện nhận nuôi con nuôi theo quy định của Luật Hôn nhân và gia đình.

đ) Việc nhận nuôi con nuôi mà làm thay đổi thứ bậc trong gia đình (như trường hợp ông, bà nhận cháu hoặc anh, chị nhận em làm con nuôi), thì không giải quyết.

4. Đăng ký việc nhận cha, mẹ, con

a) Trong trường hợp cha, mẹ của trẻ chung sống với nhau như vợ chồng, nhưng không đăng ký kết hôn, người mẹ để con lại cho người cha và bỏ đi không xác định được địa chỉ, thì khi người cha làm thủ tục nhận con, không cần phải có ý kiến của người mẹ. Khi đăng ký khai sinh, phần ghi về người mẹ trong Giấy khai sinh và Sổ đăng ký khai sinh được ghi theo Giấy chứng sinh. Trường hợp không có Giấy chứng sinh, thì ghi theo lời khai của người cha; nếu người cha không khai về người mẹ, thì để trống.

b) Trường hợp con sinh ra trước ngày cha, mẹ đăng ký kết hôn và được cha mẹ thừa nhận, thì tên của người cha sẽ được ghi ngay trong Giấy khai sinh và Sổ đăng ký khai sinh của người con mà người cha không phải làm thủ tục nhận con.

5. Thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch

a) Đối với những trường hợp đã đăng ký hộ tịch tại Ủy ban nhân dân cấp tỉnh hoặc đã đăng ký hộ tịch từ thời kỳ Pháp thuộc, hay thời kỳ chính quyền Ngụy Sài Gòn, hiện chỉ có 01 sổ đăng ký hộ tịch lưu tại Sở Tư pháp, thì Sở Tư pháp, nơi đang lưu sổ hộ tịch cũng có thẩm quyền giải quyết việc thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch.

b) Đối với những trường hợp đã đăng ký khai sinh tại Sở Tư pháp theo quy định tại Điều 49 và Điều 50 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP, thì Sở Tư pháp, nơi đã đăng ký khai sinh cũng có thẩm quyền giải quyết việc thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch.

c) Đối với trường hợp cải chính ngày, tháng, năm sinh; thì ngày, tháng, năm sinh ghi trong Giấy khai sinh hiện tại của người có yêu cầu cải chính là căn cứ tính tuổi để xác định thẩm quyền giải quyết yêu cầu cải chính.

d) Trong trường hợp đương sự xuất trình Giấy khai sinh được cấp từ thời kỳ Pháp thuộc, hay thời kỳ chính quyền Ngụy Sài Gòn để làm thủ tục thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch, thì phải làm thủ tục cấp lại bản chính Giấy khai sinh mới (nếu Sổ đăng ký khai sinh trước đây còn lưu trữ) hoặc làm thủ tục đăng ký lại việc sinh (nếu Sổ đăng ký khai sinh không còn lưu trữ). Bản chính Giấy khai sinh mới được dùng để làm thủ tục thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch. Giấy khai sinh cũ phải được thu hồi và lưu trữ.

đ) Công dân Việt Nam ở nước ngoài về nước thường trú, đã ghi chú vào sổ hộ tịch việc khai sinh; kết hôn; nhận cha, mẹ, con; nuôi con nuôi đã đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài theo quy định tại Mục 4 Chương III Nghị định số 158/2005/NĐ-CP mà có yêu cầu thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch, thì cũng được giải quyết theo trình tự, thủ tục quy định tại Mục 7 Chương II của Nghị định số 158/2005/NĐ-CP và hướng dẫn tại Mục này.

Việc thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch trong trường hợp này được thực hiện tại Sở Tư pháp, nơi đã ghi chú vào sổ các việc hộ tịch.

e) Trong trường hợp công dân Việt Nam đã đăng ký hộ tịch tại Cơ quan đại diện Ngoại giao, Cơ quan Lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài, sau đó về nước cư trú mà có yêu cầu thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch, thì cũng được thực hiện theo quy định tại Mục 7 Chương II của Nghị định số 158/2005/NĐ-CP và hướng dẫn tại Mục này.

Thẩm quyền giải quyết việc thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch trong trường hợp này được xác định như sau:

- Việc thay đổi, cải chính hộ tịch (cho người dưới 14 tuổi), bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch cho mọi trường hợp, không phân biệt độ tuổi, được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi đương sự cư trú.

- Việc thay đổi, cải chính hộ tịch (cho người từ đủ 14 tuổi trở lên), xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính cho mọi trường hợp, không phân biệt độ tuổi, được thực hiện tại Ủy ban nhân dân huyện, quận, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi là Ủy ban nhân dân cấp huyện), nơi đương sự cư trú.

Sau khi đã thực hiện việc thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch, Uỷ ban nhân dân cấp huyện hoặc Uỷ ban nhân dân cấp xã phải thông báo cho Bộ Ngoại giao để Bộ Ngoại giao thông báo tiếp cho Cơ quan đại diện Ngoại giao, Cơ quan Lãnh sự của Việt Nam ở nước mà đương sự đã đăng ký hộ tịch thực hiện việc ghi chú vào sổ hộ tịch. Trường hợp sổ hộ tịch đã chuyển lưu 01 quyển tại Bộ Ngoại giao, thì Bộ Ngoại giao cũng thực hiện việc ghi chú các thay đổi này.

g) Việc cải chính nội dung trong bản chính Giấy khai sinh, đặc biệt là cải chính ngày, tháng, năm sinh, chỉ được giải quyết đối với những trường hợp có đủ cơ sở để xác định rằng khi đăng ký khai sinh có sự sai sót do ghi chép của cán bộ Tư pháp hộ tịch hoặc do đương sự khai báo nhầm lẫn. Trường hợp yêu cầu cải chính nội dung trong bản chính Giấy khai sinh do đương sự cố tình sửa chữa sai sự thật đã đăng ký trước đây để hợp thức hóa hồ sơ, giấy tờ cá nhân hiện tại, thì không giải quyết.

h) Trong trường hợp Giấy khai sinh của một người chỉ ghi năm sinh, không ghi ngày, tháng sinh, mà có yêu cầu bổ sung, thì ngày, tháng sinh được ghi theo Giấy chứng sinh; nếu không có Giấy chứng sinh, thì ngày, tháng sinh được xác định như sau:

- Đối với người chưa có hồ sơ, giấy tờ cá nhân ghi về ngày, tháng sinh, thì ngày, tháng sinh được xác định theo văn bản cam đoan của cha, mẹ đẻ hoặc người giám hộ (đối với trẻ em dưới 6 tuổi); hoặc theo lời khai của người yêu cầu bổ sung, có xác nhận của người làm chứng (đối với người từ đủ 6 tuổi trở lên).

- Đối với những người đã có hồ sơ, giấy tờ cá nhân như: Sổ hộ khẩu, Chứng minh nhân dân, học bạ, bằng tốt nghiệp, lý lịch cán bộ, lý lịch đảng viên mà trong các hồ sơ, giấy tờ đã ghi thống nhất về ngày, tháng sinh, thì xác định theo ngày, tháng sinh đó. Trường hợp ngày, tháng sinh ghi trong các hồ sơ, giấy tờ nói trên của người đó không thống nhất, thì xác định theo ngày, tháng sinh trong hồ sơ, giấy tờ được lập đầu tiên.

- Trong trường hợp không xác định được ngày, tháng sinh theo hướng dẫn trên đây, thì ngày, tháng sinh là ngày 01 tháng 01.

i) Trong trường hợp sổ đăng ký hộ tịch còn lưu được ở cả Uỷ ban nhân dân cấp xã và Uỷ ban nhân dân cấp huyện, thì đương sự có quyền lựa chọn thực hiện yêu cầu bổ sung hộ tịch hoặc điều chỉnh hộ tịch tại Uỷ ban nhân dân cấp xã, hoặc Uỷ ban nhân dân cấp huyện.

Việc thông báo và ghi vào sổ hộ tịch sau khi thực hiện việc bổ sung hộ tịch hoặc điều chỉnh hộ tịch được thực hiện theo quy định tại Điều 40 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP.

k) Mọi ghi chú về thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch đều phải được đóng dấu của cơ quan thực hiện việc ghi chú vào phần nội dung ghi chú trong sổ hộ tịch và mặt sau của bản chính giấy tờ hộ tịch. Đối với việc thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch thuộc thẩm quyền của Uỷ ban nhân dân cấp huyện, thì do Trưởng Phòng hoặc Phó trưởng phòng Tư pháp thực hiện việc ghi chú và đóng dấu của Phòng Tư pháp.

6. Đăng ký khai sinh, khai tử quá hạn

a) Trong trường hợp đăng ký khai sinh quá hạn cho người đã thành niên mà một bên hoặc cả hai bên cha, mẹ đẻ đã chết, thì căn cứ vào những giấy tờ cá nhân có ghi về quan hệ cha, mẹ, con do đương sự xuất trình để ghi; trường hợp không có giấy tờ ghi về quan hệ cha, mẹ, con, thì cơ quan đăng ký hộ tịch phải xác minh, làm rõ trước khi đăng ký.

Hướng dẫn này cũng được áp dụng đối với trường hợp đăng ký lại việc sinh cho người đã thành niên mà một bên hoặc cả hai bên cha, mẹ đẻ đã chết.

b) Khi đăng ký khai sinh quá hạn cho cán bộ, công chức, hoặc cán bộ, chiến sỹ đang công tác trong lực lượng vũ trang, thì người đó phải nộp bản sao hồ sơ, giấy tờ cá nhân như: Sổ hộ khẩu, Giấy chứng minh nhân dân, học bạ, bằng tốt nghiệp, lý lịch cán bộ, lý lịch đảng viên. Trường hợp vì lý do bí mật mà cơ quan, đơn vị của người đó không cho sao chụp bản lý lịch cán bộ, lý lịch đảng viên, thì phải có xác nhận của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị về những nội dung khai sinh của người đó (như: Họ tên; giới tính; ngày, tháng, năm sinh; dân tộc; quốc tịch; quê quán; quan hệ cha con, mẹ con) đã ghi trong hồ sơ cá nhân do cơ quan, đơn vị quản lý.

Hướng dẫn này cũng được áp dụng trong trường hợp giải quyết đăng ký lại việc sinh cho cán bộ, công chức hoặc cán bộ, chiến sỹ đang công tác trong lực lượng vũ trang mà không có bản sao Giấy khai sinh được cấp hợp lệ trước đây.

c) Việc đăng ký khai sinh quá hạn cho trẻ em thuộc các trường hợp quy định tại Khoản 1 Điều 96 của Nghị định số 158/2005/NĐ-CP cũng được thực hiện theo quy định tại các Điều 43, 44 và Điều 45 của Nghị định số 158/2005/NĐ-CP.

7. Đăng ký lại việc sinh, tử, kết hôn, nhận nuôi con nuôi

a) Trong trường hợp Ủy ban nhân dân cấp xã không có căn cứ để xác định được đương sự đã đăng ký hộ tịch, thì Uỷ ban nhân dân cấp xã chỉ xác nhận về việc sổ đăng ký hộ tịch của năm đó không còn lưu trữ; trong trường hợp việc hộ tịch trước đây được đăng ký tại Ủy ban nhân dân cấp huyện, thì do Ủy ban nhân dân cấp huyện xác nhận. Xác nhận về việc sổ hộ tịch không còn lưu trữ được thay cho xác nhận đương sự đã đăng ký hộ tịch.

Hướng dẫn này cũng được áp dụng đối với trường hợp đăng ký lại việc sinh, tử, kết hôn, nhận nuôi con nuôi có yếu tố nước ngoài theo quy định tại Khoản 1 Điều 59 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP, mà việc hộ tịch trước đây đã được đăng ký tại Uỷ ban nhân dân cấp xã, hoặc Ủy ban nhân dân cấp huyện.

b) Trong trường hợp người đăng ký lại việc sinh, tử, kết hôn, nhận nuôi con nuôi xuất trình được bản sao giấy tờ hộ tịch đã cấp hợp lệ trước đây, thì không cần phải có xác nhận của Uỷ ban nhân dân cấp xã, nơi đã đăng ký hộ tịch.

c) Trong trường hợp đương sự có bản chính Giấy khai sinh, nhưng Sổ đăng ký khai sinh trước đây không còn lưu trữ hoặc việc đăng ký khai sinh trước đây không ghi vào Sổ đăng ký khai sinh, mà đương sự có yêu cầu đăng ký lại, thì cũng được giải quyết tương tự như đối với trường hợp đăng ký lại, mà đương sự có bản sao Giấy khai sinh đã cấp hợp lệ trước đây.

Nội dung khai sinh được ghi theo nội dung của Bản chính Giấy khai sinh mà đương sự xuất trình. Sau khi đăng ký lại và cấp bản chính Giấy khai sinh mới, bản chính Giấy khai sinh cũ phải được thu hồi và lưu vào hồ sơ.

III. ĐĂNG KÝ HỘ TỊCH CÓ YẾU TỐ NƯỚC NGOÀI

1. Đăng ký khai sinh có yếu tố nước ngoài

a) Trường hợp trẻ em sinh ra ở nước ngoài, mà chưa được đăng ký khai sinh ở nước ngoài, cũng được áp dụng theo quy định tại Mục I Chương III của Nghị định số 158/2005/NĐ-CP và hướng dẫn tại Mục này để đăng ký khai sinh khi:

- Trẻ em có cha hoặc mẹ là người nước ngoài, còn người kia là công dân Việt Nam; cha và mẹ có đăng ký kết hôn;

- Trẻ em về nước cư trú.

Việc đăng ký khai sinh cho trẻ em trong trường hợp này được thực hiện tại Sở Tư pháp tỉnh (thành phố), nơi trẻ em đang sinh sống trên thực tế.

Khi đăng ký khai sinh, người đi khai sinh phải cam đoan về việc trẻ em đó chưa được đăng ký khai sinh ở nước ngoài, đồng thời có trách nhiệm xuất trình Hộ chiếu của trẻ em (nếu có); trường hợp trẻ em không có Giấy chứng sinh hoặc các giấy tờ khác chứng minh việc sinh, thì người đi khai sinh phải làm giấy cam đoan về việc sinh. Quốc tịch của trẻ em được xác định như sau:

- Nếu trẻ em có Hộ chiếu nước ngoài, thì quốc tịch của trẻ em là quốc tịch nước ngoài (theo quốc tịch đã ghi trong Hộ chiếu);

- Nếu trẻ em không có Hộ chiếu nước ngoài, thì quốc tịch của trẻ em sẽ được xác định theo thỏa thuận (bằng văn bản) của cha, mẹ; trường hợp không có thỏa thuận của cha, mẹ về việc lựa chọn quốc tịch cho con (vì lý do cha, mẹ không liên hệ được với nhau), thì quốc tịch của trẻ là quốc tịch Việt Nam theo quốc tịch của người cha hoặc người mẹ là công dân Việt Nam.

Cột ghi chú của Sổ đăng ký khai sinh phải ghi rõ “Trẻ sinh ở nước ngoài, chưa được đăng ký khai sinh ở nước ngoài”.

b) Trong trường hợp đăng ký khai sinh cho trẻ em sinh ra tại Việt Nam có cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam, còn người kia là người nước ngoài; nếu cha, mẹ lựa chọn quốc tịch Việt Nam cho con, thì cũng phải có thỏa thuận bằng văn bản của cha, mẹ theo quy định của Luật Quốc tịch Việt Nam; trường hợp không có thỏa thuận của cha, mẹ về việc lựa chọn quốc tịch cho con (vì lý do cha, mẹ không liên hệ được với nhau), thì quốc tịch của trẻ là quốc tịch Việt Nam theo quốc tịch của người cha hoặc người mẹ là công dân Việt Nam.

c) Trong trường hợp cha, mẹ chọn quốc tịch Việt Nam cho con, thì tên của trẻ em là tên Việt Nam (Ví dụ: Đỗ Nhật Thành) hoặc tên ghép giữa tên Việt Nam và tên nước ngoài (Ví dụ: Đỗ Nhật Randy Thành) theo sự lựa chọn của cha, mẹ.

2. Ghi vào sổ các việc hộ tịch của công dân Việt Nam đã đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài

Công dân Việt Nam ở nước ngoài về nước thường trú, đã ghi chú vào sổ hộ tịch việc khai sinh; kết hôn; nhận cha, mẹ, con; nuôi con nuôi đã đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài theo quy định tại Mục 4 Chương III Nghị định số 158/2005/NĐ-CP, thì sau khi đã ghi chú, Giám đốc Sở Tư pháp ký và cấp cho đương sự bản chính Giấy khai sinh (Mẫu STP/HT-2008-KS.GC); Giấy chứng nhận kết hôn (Mẫu STP/HT-2008-KH.GC); Quyết định công nhận việc nhận cha, mẹ, con (Mẫu STP/HT-2008-CMC.GC); Quyết định công nhận việc nuôi con nuôi (Mẫu STP/HT-2008-NCN.GC) theo từng loại việc hộ tịch đã ghi chú.

IV. CẤP BẢN SAO GIẤY TỜ HỘ TỊCH TỪ SỔ HỘ TỊCH, CẤP LẠI BẢN CHÍNH GIẤY KHAI SINH

1. Cấp bản sao giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch

Trong trường hợp Sở Tư pháp cấp bản sao giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch, mà các việc hộ tịch trước đây do Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh đăng ký theo quy định tại Nghị định số 83/1998/NĐ-CP ngày 10 tháng 10 năm 1998 của Chính phủ về đăng ký hộ tịch, thì Sở Tư pháp dùng biểu mẫu bản sao (mẫu sử dụng tại Sở Tư pháp được ban hành theo Quyết định số 01/2006/QĐ-BTP ngày 29 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp) để cấp cho công dân. Khi sử dụng biểu mẫu này, Sở Tư pháp bổ sung thêm phần ghi về họ tên, chức danh của người đã ký trước đây vào biểu mẫu hộ tịch.

2. Cấp lại bản chính Giấy khai sinh

a) Đối với trường hợp đã đăng ký khai sinh tại Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, hoặc đã đăng ký hộ tịch từ thời kỳ Pháp thuộc, hay thời kỳ chính quyền Ngụy Sài Gòn, hiện chỉ có 01 Sổ đăng ký khai sinh lưu tại Sở Tư pháp, thì Sở Tư pháp, nơi đang lưu Sổ đăng ký khai sinh cũng có thẩm quyền cấp lại bản chính Giấy khai sinh.

b) Trong trường hợp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện việc cấp lại bản chính Giấy khai sinh, nhưng Sổ đăng ký khai sinh chỉ lưu tại Uỷ ban nhân dân cấp xã, thì Uỷ ban nhân dân cấp huyện yêu cầu Uỷ ban nhân dân cấp xã cung cấp thông tin để ghi vào nội dung bản chính Giấy khai sinh. Uỷ ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm trích lục thông tin trả lời bằng văn bản, hoặc sao chụp trang Sổ đăng ký khai sinh có xác nhận của Uỷ ban nhân dân xã và gửi cho Uỷ ban nhân dân cấp huyện.

c) Khi cấp lại bản chính Giấy khai sinh, Sở Tư pháp, Uỷ ban nhân dân cấp huyện không phải lập sổ riêng mà chỉ ghi chú việc cấp lại bản chính trong cột ghi chú của Sổ đăng ký khai sinh theo quy định tại Khoản 2 Điều 63 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP. Số, quyển số ghi trong bản chính Giấy khai sinh khi cấp lại được ghi theo số, quyển số của Sổ đăng ký khai sinh trước đây.

d) Trong trường hợp đương sự có yêu cầu cấp lại bản chính Giấy khai sinh, đồng thời bổ sung nội dung trong bản chính Giấy khai sinh, thì Sở Tư pháp hoặc Uỷ ban nhân dân cấp huyện giải quyết việc bổ sung các nội dung trong Sổ đăng ký khai sinh trước, sau đó thực hiện việc cấp lại bản chính Giấy khai sinh theo nội dung đã được ghi bổ sung trong Sổ đăng ký khai sinh.

V. GHI CHÉP BIỂU MẪU HỘ TỊCH, SỔ HỘ TỊCH

1. Ghi chép biểu mẫu hộ tịch

Khi đăng ký hộ tịch, cán bộ Tư pháp hộ tịch, cán bộ Tư pháp của Phòng Tư pháp hoặc cán bộ hộ tịch của Sở Tư pháp phải tự viết vào bản chính giấy tờ hộ tịch; không đánh máy hoặc in qua máy theo phần mềm hộ tịch đã được cài đặt.

Đối với trường hợp cấp bản sao giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch, thì được đánh máy hoặc in qua máy theo phần mềm hộ tịch đã được cài đặt.

2. Sửa chữa sai sót trong nội dung sổ hộ tịch

Sổ hộ tịch là tài liệu gốc, vì vậy các thông tin ghi trong sổ hộ tịch phải bảo đảm tuyệt đối chính xác. Trong trường hợp nội dung của bản chính giấy tờ hộ tịch đúng, nhưng nội dung trong sổ hộ tịch sai, thì phải sửa chữa nội dung sai sót đó trong sổ hộ tịch cho phù hợp với bản chính giấy tờ hộ tịch.

Việc sửa chữa sai sót nội dung trong sổ hộ tịch được thực hiện tương tự như quy định tại Khoản 1 Điều 69 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP.

VI. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Thông tư này có hiệu lực thi hành sau 15 ngày, kể từ ngày đăng Công báo.

Ban hành kèm theo Thông tư này các biểu mẫu sau đây:

Mẫu STP/HT-2008-TKNCN	Tờ khai đăng ký việc nhận nuôi con nuôi
Mẫu STP/HT-2008-KS.GC	Giấy khai sinh (Bản chính)
Mẫu STP/HT-2008-KH.GC	Giấy chứng nhận kết hôn (Bản chính)
Mẫu STP/HT-2008-CMC.GC	Quyết định công nhận việc nhận cha, mẹ, con (Bản chính)
Mẫu STP/HT-2008-NCN.GC	Quyết định công nhận việc nuôi con nuôi (Bản chính)

2. Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc hoặc phát sinh những việc mới, thì Sở Tư pháp kịp thời có văn bản phản ánh về Bộ Tư pháp để được hướng dẫn.

Nơi nhận: - Văn phòng Trung ương Đảng; - Văn phòng Quốc hội; - Văn phòng Chủ tịch nước; - Văn phòng Chính phủ; - Tòa án nhân dân tối cao; - Viện Kiểm sát nhân dân tối cao; - Các Bộ, cơ quan ngang Bộ; cơ quan thuộc Chính phủ; - Uỷ ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; - Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; - Công báo; - Cục Kiếm tra VBQPPL (để tự kiểm tra); - Cổng Thông tin điện tử Chính phủ; - Lưu: VT, Vụ HCTP (5 bản).

KT. BỘ TRƯỞNG THỨ TRƯỞNG THƯỜNG TRỰC Hoàng Thế Liên

Mẫu STP/HT-2008-TKNCN

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
-------

TỜ KHAI ĐĂNG KÝ VIỆC NHẬN CON NUÔI

Kính gửi: .................................................................................................................

Chúng tôi (Tôi) là:

	Ông	Bà
Họ và tên
Năm sinh
Nơi sinh	.................................................... ....................................................	.................................................... ....................................................
Dân tộc
Quốc tịch
Quê quán	.................................................... ....................................................	.................................................... ....................................................
Nơi thường trú/tạm trú	.................................................... ....................................................	.................................................... ....................................................
Số CMND/Hộ chiếu

Có nguyện vọng nhận trẻ em có tên dưới đây làm con nuôi:

Họ và tên:..................................................................................... Giới tính: .....................

Ngày, tháng, năm sinh: ......................................................................................................  

Nơi sinh: ...........................................................................................................................

Dân tộc:…………………………………………................................ Quốc tịch: .......................

Quê quán: .........................................................................................................................

Nơi thường trú/tạm trú: ......................................................................................................

Họ và tên; nơi thường trú/tạm trú của người đang tạm thời nuôi dưỡng: ..............................

.........................................................................................................................................

.........................................................................................................................................

.........................................................................................................................................

Lý do nhận trẻ em làm con nuôi: ........................................................................................

.........................................................................................................................................

Chúng tôi cam đoan việc nhận con nuôi trên đây là hoàn toàn tự nguyện, việc nhận con nuôi không vi phạm quy định của Luật hôn nhân và gia đình Việt Nam và chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc nhận con nuôi của mình.

Đề nghị Uỷ ban nhân dân đăng ký.

	Ngày .........tháng ........ năm....... Người nhận con nuôi (1)
Xác nhận của UBND cấp xã nơi thường trú của người nhận con nuôi (2) Ông/Bà …...……….…………………………. có đủ điều kiện nuôi con nuôi theo quy định của Luật Hôn nhân và gia đình	Ý kiến của người được nhận làm con nuôi (nếu con nuôi đủ 9 tuổi trở lên)
Ngày...........tháng........năm............. CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN

________________________

Chú thích:

(1) Nếu người nhận con nuôi là hai vợ chồng, thì phải có chữ ký của cả hai vợ chồng;

(2) Chỉ cần thiết trong trường hợp nơi đăng ký việc nuôi con nuôi khác với nơi thường trú/tạm trú của người nhận con nuôi.

UỶ BAN NHÂN DÂN .................................. SỞ TƯ PHÁP -----

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc -------

Mẫu STP/HT-2008-KS.GC Số:......................... ..... Quyển số:...................

GIẤY KHAI SINH

(BẢN CHÍNH )

Họ và tên:......................................................................Giới tính:......................................

Ngày, tháng, năm sinh:.................................................Ghi bằng chữ:.................................

.........................................................................................................................................

Nơi sinh:............................................................................................................................

Dân tộc:........................................................................Quốc tịch:.....................................

Quê quán:..........................................................................................................................

Họ và tên cha:....................................................................................................................

Dân tộc:........................................................................Quốc tịch:.....................................

Nơi thường trú/tạm trú:.......................................................................................................

Họ và tên mẹ:....................................................................................................................

Dân tộc:........................................................................Quốc tịch:.....................................

Nơi thường trú/tạm trú:.......................................................................................................

Đã đăng ký khai sinh tại:.....................................................................................................

.................................................. ngày..................tháng..................năm.............................

Ghi vào Sổ Đăng ký khai sinh Số:................... Quyển số:.................... CÁN BỘ HỘ TỊCH ........................................

Ngày..........tháng..............năm................. GIÁM ĐỐC .......................................

PHẦN GHI CHÚ

VIỆC THAY ĐỔI, CẢI CHÍNH HỘ TỊCH, XÁC ĐỊNH LẠI DÂN TỘC, XÁC ĐỊNH LẠI GIỚI TÍNH, BỔ SUNG CÁC NỘI DUNG TRONG GIẤY KHAI SINH

STT	Ngày, tháng, năm ghi chú	Nội dung ghi chú	Căn cứ ghi chú	Họ tên, chữ ký của cán bộ hộ tịch

ỦY BAN NHÂN DÂN .................................... SỞ TƯ PHÁP -----

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc -------

Mẫu STP/HT-2008-KH.GC Số:................................... Quyển số:........................

GIẤY CHỨNG NHẬN KẾT HÔN

(BẢN CHÍNH)

Họ và tên chồng............................................................................ Ngày, tháng, năm sinh:................................................................. Dân tộc:................................Quốc tịch:........................................ Nơi thường trú/tạm trú:................................................................. ...................................................................................................... Số CMND/Hộ chiếu:......................................................................

Họ và tên vợ.......................................................................... Ngày, tháng, năm sinh:......................................................... Dân tộc:................................Quốc tịch:................................ Nơi thường trú/tạm trú:......................................................... .............................................................................................. Số CMND/Hộ chiếu:..............................................................

Đã đăng ký kết hôn tại:.......................................................................................................................................................

................................................................................................  ngày.................. tháng.................. năm.............................

Ghi vào Sổ Đăng ký kết hôn Số:................... Quyển số:.................... CÁN BỘ HỘ TỊCH ........................................

Ngày..........tháng..............năm................. GIÁM ĐỐC .......................................

PHẦN GHI CHÚ

VIỆC ĐIỀU CHỈNH CÁC NỘI DUNG TRONG GIẤY CHỨNG NHẬN KẾT HÔN

Số TT	Ngày, tháng, năm điều chỉnh	Nội dung điều chỉnh	Căn cứ điều chỉnh	Họ tên, chữ ký của cán bộ hộ tịch

UỶ BAN NHÂN DÂN ................................. SỞ TƯ PHÁP -----	CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc -------	Mẫu STP/HT-2008-CMC.GC
Số: ............./QĐ-STP	.............,ngày……...tháng……....năm…….

QUYẾT ĐỊNH

CÔNG NHẬN VIỆC NHẬN CHA, MẸ, CON

GIÁM ĐỐC SỞ TƯ PHÁP

Căn cứ Nghị định số 158/2005/NĐ-CP ngày 27 tháng 12 năm 2005 của Chính phủ về đăng ký và quản lý hộ tịch;
Xét đề nghị của ông/bà:............................................................................................. về việc ghi vào sổ hộ tịch việc nhận cha, mẹ, con đã đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Công nhận người có tên dưới đây:

Họ và tên:..........................................................................................................................

Ngày, tháng, năm sinh:.......................................................................................................

Dân tộc:.........................................................Quốc tịch:....................................................

Quê quán:..........................................................................................................................

Nơi thường trú/tạm trú:.......................................................................................................

Số CMND/Hộ chiếu:...........................................................................................................

Là............................................................................................ của người có tên dưới đây:

Họ và tên:..........................................................................................................................

Ngày, tháng, năm sinh:.......................................................................................................

Dân tộc:................................................................Quốc tịch:.............................................

Quê quán:..........................................................................................................................

Nơi thường trú/tạm trú:.......................................................................................................

Số CMND/Hộ chiếu:...........................................................................................................

Việc nhận cha, mẹ, con đã được thực hiện tại:....................................................................

................................................................................ ngày.........tháng............năm..............

đã ghi vào Sổ Đăng ký việc nhận cha, mẹ con ngày ........ tháng ....... năm .............

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.

Ghi vào Sổ Đăng ký việc nhận cha, mẹ, con Số:................... Quyển số:.................... CÁN BỘ HỘ TỊCH ........................................

Ngày..........tháng..............năm................. GIÁM ĐỐC .......................................

Ghi vào Sổ Đăng ký

Số:................... Quyển số:....................

UỶ BAN NHÂN DÂN ................................. SỞ TƯ PHÁP -----	CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc -------	Mẫu STP/HT-2008-NCN.GC
Số: ............./QĐ-STP	.............,ngày……...tháng……....năm…….

QUYẾT ĐỊNH

CÔNG NHẬN VIỆC NUÔI CON NUÔI

GIÁM ĐỐC SỞ TƯ PHÁP

Căn cứ Nghị định số 158/2005/NĐ-CP ngày 27 tháng 12 năm 2005 của Chính phủ về đăng ký và quản lý hộ tịch;
Xét đề nghị của ông/bà:........................................................................................về việc ghi vào sổ hộ tịch việc nuôi con nuôi đã đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Công nhận:

	Ông	Bà
Họ và tên
Ngày, tháng, năm sinh
Dân tộc
Quốc tịch
Quê quán	...................................................... .....................................................	...................................................... .....................................................
Nơi thường trú/tạm trú	...................................................... .....................................................	...................................................... .....................................................
Số CMND/Hộ chiếu

Là cha/mẹ nuôi của người có tên dưới đây:

Họ và tên:.........................................................................Giới tính:...................................

Ngày, tháng, năm sinh:.......................................................................................................

Nơi sinh:............................................................................................................................

Dân tộc:.............................................................................Quốc tịch:................................

Quê quán:..........................................................................................................................

Nơi thường trú/tạm trú:............................................................................................ ...........

Việc nuôi con nuôi đã đăng ký tại:......................................................................................

.................................................................. ngày.........tháng............năm............................

Điều 2. Người nuôi và con nuôi có các quyền và nghĩa vụ giữa cha mẹ và con theo quy định của pháp luật Việt Nam về hôn nhân và gia đình.

Điều 3. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.

Ghi vào Sổ Đăng ký việc nhận nuôi con nuôi Số:................... Quyển số:.................... CÁN BỘ HỘ TỊCH ...................................

GIÁM ĐỐC ......................................

Tiếng Anh (English)

THE MINISTRY OF JUSTICE -----	SOCIALIST REPUBLIC OF VIET NAM Independence - Freedom - Happiness ----------
No. 01/2008/TT-BTP	Hanoi, June 02^nd,  2008

CIRCULAR

GUIDING THE IMPLEMENTATION OF A NUMBER OF PROVISIONS OF THE GOVERNMENT'S DECREE No. 158/2005/ ND-CP OF DECEMBER 27,2005, ON CIVIL STATUS REGISTRATION AND MANAGEMENT

Pursuant to the Government's Decree No. 62/ 2003/ND-CP of June 6 2003, defining the functions, tasks, powers and organizational structure of the Justice Ministry;
Pursuant to the Government's Decree No. 158/ 2005/ND-CP of December 27, 2005, on civil status registration and management;
In order to ensure the uniform implementation of the provisions on civil status registration and management, raise the state management efficiency and create favorable conditions for individuals and organizations to perform the civil status registration rights and obligations, the Justice Ministry guides the implementation of a number of provisions of the Government's Decree No. 158/2005/ND-CP of December27, 2005, on civil status registration and management, as follows:

I. GENERAL PROVISIONS

1. Time for settlement of civil status affairs

The time for settlement of civil status affairs prescribed in Clause 2 of Article 18, Clause 2 of Article 27. Clause 2 of Article 30. Clause 3 of Article 31, Clause 2 of Article 34. Clause 2 of Article 38, Clause 2 of Article 45. Clause 2 of Article 48. Clause 2 of Article 59 and Clause 1 of Article 67 of the Government's Decree No. 158/ 2005/ND-CP of December 27,2005. on civil status registration. and management (below referred to as Decree No. 159/2005/ND-CP). is calculated in working days.

2. Handling of requests for civil status registration

a/ For civil status registration not settled within a day. dossier-receiving officials shall issue appointment cards, clearly stating the date of returning the results to the persons concerned.

...

...

...

- If the cases fall beyond their jurisdiction, they shall guide the persons concerned to contact competent bodies for settlement:

- If the civil status registration dossiers are incomplete or invalid, they shall guide the persons concerned in writing. The written guidance must fully and clearly state each type of to-be-supplemented paper, must be signed by the dossier-receiving officials with their full names and handed to the persons concerned. The handling duration is calculated from the date of receipt of complete and valid papers.

c/ If they deem the conditions prescribed by the civil status law are not fully met. civil status registration offices shall refuse the registration. The refusal must be notified in writing to the persons concerned. The written refusal must clearly state the reasons therefor, be signed by heads of civil status registration offices and stamped by civil status registration offices.

3. Inscription of the administrative-place names in civil status papers, civil status books

Upon any change in administrative-place names, the section for inscription of administrative-place names in civil status papers, civil status books will be displayed as follows:

a/ Upon registration of civil status incidents (on-time registration, late registration, re-registration).the administrative-place name section in civil status papers and civil status books will be filled in with new administrative-place names.

b/ Upon re-issuance of originals of birth certificates, the administrative-place name section in the birth certificates will be filled in with the administrative-place names already inscribed in birth registration books; the administrative-place name section in the upper left comer of the birth certificates will be filled in with new administrative-place names.

c/ Upon issuance of copies of civil status papers from civil status books, the administrative-place name section in civil status papers (including the upper left comers and contents of civil status papers) must be filled in with the administrative-place names already inscribed in the civil status books.

4. Recovery and cancellation of civil status papers

...

...

...

b/The agencies which issue decisions to recover or cancel civil status papers shall notify such to the agencies which effected the civil status registration for making notes in civil status books and. at the same time, to the persons concerned.

II. CIVIL STATUS REGISTRATION

1. Birth registration

a/ Competence to make birth registration mothers' places of residence

Under Clause 1 of Article 8 and Cause I of Article 13 of Decree No. 153/2005/ND-CR birth registration for children shall be carried cut at the People's Committees of communes, wards or townships (below referred to as commune-level People's Committees.) where the mothers register their permanent residence: if the mothers do not have their places of permanent residence registration, birth registration for their children shall be carried out at the commune-level People's Committees of the localities where the mothers register their temporary residence.

When a mother has her place of permanent residence registration, but is actually living and working stably at her place of temporary residence registration, the commune-level People's Committee of the place where the mother registers her temporary residence is competent to carry out birth registration for her child. (For example: Mrs. T registers her permanent residence in Dinh Bang commune, Tu Son district. Bac Ninh province, but stably works and gave birth to her child at the place of her temporary residence registration, that is Tan Tao ward, Binh Tan district. Ho Chi Minh City, the People's Committee of Tan Tao ward is also competent to carry out birth registration for her child). In this case, the commune-level People's Committee which has made the birth registration shall notify such to the commune-level People's Committee where the mother has registered her permanent residence. The "notes" column in the birth registration books must be inscribed with "birth registration at the mother's place of temporary residence."

b/ Competence to carry out birth registration under Clause l,Article 96 of Decree No. 158/2005/ ND-CP Under Clause 1 of Article 96 of Decree No. 158/2005/ND-CP, the provisions on birth registration in Section 1. Chapter II of Decree No. 158/2005/ND-CP also apply to birth registration for the cases specified at Points a, b, c, d and e of Clause 1, Article 96 of Decree No. 158/2005/ND-CP. The competence to carry out birth registration for these cases is determined as follows:

- Birth registration for children born in Vietnam, whose parents are overseas Vietnamese, will be carried out at the commune-level People's Committee of the locality where the mother or the father resides while in Vietnam.

- Birth registration for children born in Vietnam, whose father or mother is Vietnamese citizen living at home while the other person is overseas Vietnamese, will be carried out at the commune-level People's Committee of the locality where the person being Vietnamese citizen residing at home.

...

...

...

- Birth registration for children with either parent being a foreigner or stateless person permanently residing in Vietnam while the other is Vietnamese citizen residing at home will be carried out at the commune-level People's Committee of the locality where the person being Vietnamese citizen resides.

- Birth registration for children born in Vietnam with either parent being Vietnamese citizen permanently residing in the border region while the other is citizen of a neighboring country, permanently residing in an area bordering on Vietnam will be carried out at the commune-level Peoole's Committee of the locality where the person being Vietnamese citizen resides.

c/ Determination of the competence to carry out birth registration for children born in Vietnam with either parent being Vietnamese citizen residing at home while the other is overseas Vietnamese

For birth registration for children born in Vietnam, with either parent being Vietnamese citizen residing at home while the other is overseas Vietnamese who bears foreign nationality, the birth registration competence is determined based on the valid passport of the person being overseas Vietnamese. If the persons concerned produce Vietnamese passports, birth registration for their children may be carried out at commune-level People's Committees as provided for at Point b, Clause 1. Article 96 of Decree No. 158/2005/ND-CP; if they produce foreign passports, birth registration may be carried out at provincial/ municipal Services of Justice as provided for in Articles 49 and 50 of Decree No. 158/2005/ND-CP.

This guidance also applies to birth registration for children born in Vietnam, with both parents being overseas Vietnamese.

d/ If children are born overseas, with both parents being Vietnamese citizens, who have not yet made birth registration overseas for their children and later return to reside in the country, the provisions of Section 1. Chapter II of Decree No. 158/2005/ND-CP and the guidance in this Section will also apply. The "notes" column of the birth registration books must be inscribed with "children born overseas, with birth registration no; yet carried out overseas."

e/ If children are born overseas and brought back by their mothers, who are Vietnamese citizens, to live in Vietnam, the provisions on birth registration for out-of-wedlock children in Section I. Chanter II of Decree No. 158/2005/ND-CP and the guidance in this Section will also apply when:

- Birth registration for such children has not been carried out overseas:

- The mothers of such children have not registered their marriages.

...

...

...

The ''notes" column of the birth registration books must be inscribed with "children born overseas and their birth registration has not been carried out overseas".

f/ Determination of family names and native places

Upon birth registration, children's family names and native places are determined by the family names and native places of their respective fathers or mothers according to customs or agreement of their fathers and mothers.

In case of birth registration for out-of-wedlock children, if decisions on recognition of fathers for such children are not available, the children's family names and native places are determined by their mothers' family names and native places.

g/ Birthplace inscription

If infants are born at medical establishments, the names of such medical establishments and the names of the administrative places where the infants are born will be recorded (Example: Hanoi Obstetrics Hospital or Health Station of Dinh Bang commune, Tu Son district. Bac Ninh province).

If infants are born outside medical establishments, the names of administrative places (commune/ward/township, rural district/urban district/provincial town, province/city) where the infants are born (Example: Dinh Bang commune. Tu Son district. Sac Ninh province).

h/ Birth registration tor abandoned infants

Where infants are abandoned and enclosed with papers carrying information on their fathers and/ or mothers, who cannot be found after the notification is made according to Clause 2. Article 16 of Decree No. 158/2005/ND-CP, such information will only be recorded in the "notes" column of birth registration books; the sections on mothers and fathers in the birth registration books and the infants' birth certificates shall be left blank.

...

...

...

a/ Upon marriage registration, each marital partner shall fill in a marriage registration form. If both partners reside in the same commune: ward or township, or work in the same unit of the people's armed forces, they need to fill in only one marriage registration form.

b/The written marital status certification for carrying out marriage registration procedures and the marital status certification in the marriage registration form are both valid for proving the marital status of the marital partners; upon marriage registration, both partners need to submit either of the two above-said papers.

c/The marital status certification must clearly state: The person concerned is currently single (Example: Mr. Nguyen Van A, currently residing at..., and single); for married persons who were divorced or their spouses have died, such must also be clearly stated (Example: Mr. Nguyen Van A, currently residing at.... married but divorced under Divorce Judgment No... of day... month,.. year... of the People's Court of.... currently being single).

d/ For persons who have resided at different places (including the duration of residence overseas) where their marital status is not known to the commune-level People's Committees of localities where their marital status will be certified, such persons are requested to write the commitment on their marital status during the time before they return to reside in such localities and bear responsibility for their commitment.

e/ Upon certification of marital status in tilt marriage registration forms, commune-level People's Committees shall also record such in the marital status certification books for management. The number/volume number of the marital status certification book is additionally inscribed after the section on the validity duration of the certification. This certification is valid for 6 months from the date of issue. (Number.../volume number...).

f/ Civil status certification papers or marriage registration declaration forms with the marital status certification in the marriage registration dossiers of two marital partners must be originals. Marital status certification papers inscribed with other use purposes must not be used for carrying out marriage registration and vice versa marital status certification papers already inscribed with the use purpose for carrying out marriage registration shall not be used for other purposes.

g/ When the persons concerned request re-certification of marital status in the marriage registration forms as the previous certification has expired, they must return the old marriage registration forms; in cases they declare the loss of marriage registration forms, there must be written commitment on non-registration of marriage; the commitment shall be kept in the marital status certification dossiers. The marital status re-certification must be recorded in the marital status certification books. The "notes" column of the marital status certification books (including first-time certification and re-certification) shall be clearly inscribed with "Already re-certified the marital status on day... month... year.... reasons for re-certification..."

This guidance also applies to the handling of requests for re-issue of marital status certification papers to be used for the marriage purpose.

h/ 'When either or both marital partners request to withdraw their marriage registration dossiers, the commune-level People's Committees shall return the dossiers and. at the same time, guide them to return the marital status certification papers or the marriage registration forms certified by the commune-level People's Committees which have issued the marital status certification for noting down. in the marital status certification books of the non-registration of marriage: for marriage registrants being officers or ranks and files in the people's armed forces, such will be notified to their unit commanders.

...

...

...

a/ The child adoption registration form (Form STP/HT-2008-TKNCN) will replace the written agreement on child giving and taking in the following cases:

- The adopted child is an abandoned child, whose natural father and/or mother cannot be found and who has not yet been sent to any nurturing establishment;

- The father and mother of the child have both died, been missing, lost their civil act capacity or beer, restricted in their civil act capacity without anyone or organization acting as the child's guardian.

b The request for replacement of the natural-parents declaration by the adoptive-parents declaration in the adopted child's birth certificate or birth registration book under Clause 2. Article 28 of Decree No. 158/2005/ND-CP shall be refused in the following cases:

- Replacement of the declaration on either natural parent by the declaration on either adoptive parent while retaining the declaration on other natural parent:

- Replacement of the natural-parents declaration by the adoptive-parents declaration if either or both natural parents have died.

c/ If at the time of handling a request for birth re-registration for an adopted child under Clause 2. Article 28 of Decree No. 158/2005/ND-CP. the adoptive father and/or mother request a change of the adopted child's family name from his/her natural father/mother's family name into his/her adoptive father/mother's family name, the adopted child's family name will be recorded after the adoptive father/mother's family name immediately upon birth re-registration without carrying out any procedures for change of family name.

d/ A step-mother may adopt children of her husband's previous marriage and a step-father may adopt children of his wife's previous marriage when the child adoption conditions prescribed in the Law on Marriage and Family are fully met.

e/ The child adoption, which alters the family ranks (such as when grand-fathers and/or grand mothers adopt their grandchildren as adopted children or elder brothers or sisters adopt their younger brothers and/or sisters as their adopted children), shall not be approved.

...

...

...

a/ In case a child's father and mother live together as husband and wife but without marriage registration, then the mother leaves the child to the father, going away with unidentified address, the father may carry out the procedures for child recognition without opinions of the mother. Upon birth registration, the section for the mother in the birth certificate and birth registration book will be filled in like the birth certification paper. If the birth certification paper is not available, it will be fiiled in with the father's declaration: if the father does not make any declaration on the mother, it will be left blank.

b/ In case a child is born before the marriage registration by his/her parent and is recognized by the parent, the father's name will be immediately inscribed in the child's birth certificate and birth registration book and the father is not required to carry out the procedures for recognition of child.

5. Civil status alteration or correction, re-determination of nationality, re-determination of gender, civil status addition, civil status adjustment

a/ For cases in which the civil status registration was made at provincial-level People's Committees or made during the French domination or former Saigon administration's rule in the unique civil status registration book being kept it a provincial/ municipal Service of Justice, such Service of Justice is also competent to settle civil status alterations or corrections, re-determination or nationality, redetermination of gender, civil status additions and civil status adjustments.

b/ For cases in which the birth registration was made at a provincial/municipal Service of Justice according toArticles49and 50 ofl Decree No. 158/ 2005/ND-CP, such Service of Justice is also competent to settle civil status alterations or corrections, re-determination of nationality, redetermination of gender and civil status additions.

c/ For cases of correction of the birth 11 day, month and/or year, the birth day, month and/or year inscribed in the current birth certificate of the correction requester will serve as a, basis for calculation of age for determination of the competence to handle the correction request.

d/ In case a person concerned produces a birth certificate issued during the French domination or the former Saigon administration's rule to tarry out procedures for civil status alteration or correction, re-determination of nationality, re-determination of gender, civil status addition, he/she shall fill in the procedures for re-issuance of the original of a new birth certificate (if the former birth registration book is still archived) or the procedure for birth re-registration (if the former birth registration book is no longer archived. The original of a new birth certificate may be used for carrying out procedures for civil status alterations or corrections, redetermination of nationality, re-determination of gender or civil status additions. Former birth certificates shall be recovered and archived.

e/ If overseas Vietnamese returning to the country for permanent residence, who have made notes in the civil status books on birth declaration: marriage; father, mother and child recognition: child adoption, which had been registered at competent bodies of foreign countries as provided for in Section 4, Chapter HI of Decree No. 158/ 2005/ND-CP. request civil status alterations or corrections, re-determination of nationality, redetermination of gender, civil status additions or civil status adjustments, their requests may be settled according to the order and procedures specified in Section 7, Chapter II of Decree No. 158/2005/ND-CP and the guidance in this Section.

Civil status alterations or corrections, redetermination of nationality, re-determination of gender, civil status additions and civil status adjustments in this case may be carried out at provincial/municipal Services of Justice, which have noted down the civil status affairs.

...

...

...

The competence to settle civil status alterations or corrections, re-determination of nationality, redetermination of gender, civil status additions or adjustments in this case is determined as follows:

- Civil status alterations or corrections (for persons aged under 14 years old), civil status additions or adjustments for all cases, regardless of ages, may be carried out at the commune-level People's Committees of localities where the persons concerned reside.

- Civil status alterations or corrections (for persons aged full 14 or older), re-determination of nationality, re-determination of gender for all cases, regardless of ages, may be carried out at the People's Committees of rural districts, urban districts or provincial towns (below referred to as district-level People's Committees), where the persons concerned reside.

After making civil status alterations or corrections, re-determination of nationality, redetermination of gender, civil status additions or adjustments, district- or commune-level People's Committees shall notify such to the Ministry of Foreign Affairs for the latter to further notify Vietnamese diplomatic missions and consulates in the countries where the persons concerned have made their civil status registration for making notes in civil status books. If civil status books have been transferred to the Ministry of Foreign Affairs for archival, the Ministry of Foreign Affairs shall also make notes on such changes.

g/ The correction of contents in the original of a birth certificate, especially the correction of birth day, month and/or year, may be settled only when there are enough grounds to determine that when the birth registration was carried out. there were errors in recording by judicial, civil status officials or in declaration by the persons concerned. Requests for correction of contents in originals of birth certificates when the persons concerned deliberately falsify the previously registered truths to formalize their current persona, files and papers shall not be settled.

h/ If a person's birth certificate is recorded only with the year, not the day nor month of birth and that person requests the additions, the birth day and month will be recorded in accordance with the birth certification paper, if the birth certification paper is not available, the birth day and month will be determined as follows:

- For persons without personal files or papers recorded with their birth days and months, the birth days and months shall be determined according to written commitments of their natural fathers and/ or mothers or guardians (for under-6 children); or according to declarations of the addition requestors, with certification of witnesses (for persons aged full 6 years or older).

- For persons with personal files or papers such as household registration books, people's identify cards, school records, graduation diplomas, cadres' curriculum vitae. Party members' life stories, which have all be recorded with unique birth days and months, their birth days and months will be determined according to those birth days and months. If their birth days and months were recorded differently in the above-mentioned files or papers, their birth days and months will be determined according to the birth days and months in the papers first made.

- If the birth days and months cannot be determined under the above guidance, they may be determined as January 1.

...

...

...

The notification and recording in civil status books after civil status additions or adjustments must comply with Article 40 of Decree No. 158/ 2005/ND-CP.

j/ Ail notes on civil status alterations or corrections. nationality re-determination, gender re-determination. civil status additions or adjustments must be stamped by the note-making agencies at the note content sections in the civil status books and the backsides of the originals of civil status papers. If the civil status alterations or corrections, the nationality re-determination, gender redetermination, civil status additions or adjustments fall under the jurisdiction of district-level People's Committees, the heads or deputy-heads of the Justice Sections shall make the notes and stamp the seals of the Justice Sections.

6. Late birth or death registration

a/ In case of late birth registration for adult persons whose either or both parents have died, it will be based on personal papers stating the parent-child relations, which are produced by the persons concerned; if such papers are not available, the civil status registration offices shall verily and clarify such relations before registration.

This guidance also applies to cases of birth re-registration for adult persons whose either or both parents have died.

b/ Upon late birth registration for cadres and public servants or officers and men in the armed forces, those persons shall submit dossiers and personal papers such as: household registration books, people's identify cards, school records, graduation diplomas, cadres' curriculum vitae, Party members' life stories; if those persons' agencies or units refuse the copying of cadres' curriculum vitae or Party members' life stories for the reason of confidentiality, there must be certification by heads of such agencies or units of those persons" birth registration contents (such as family name. sex. birth date, ethnic group, citizenship, native place, parent-child relations) inscribed in personal files managed by the agencies or units.

This guidance also applies to birth re-registration for cadres and public servants or

officers and men in the armed forces, who have no copies of previously issued valid birth certificate;.

c/ The late birth registration for children in cases defined in Clause 1, Article 96 of Decree No. 158/ 2005/ND-CP must also comply with the provisions of Articles 43,44 and 45 of Decree No. 158/2005 ND-CP.

...

...

...

a/ If commune-level People's Committees have no grounds to determine that the persons concerned have already made civil status registration, they will only certify the non-archival of civil status registration books of that year; if the civil status is registered at district-level People's Committees, district-level People's Committees shall give the certification. The certification of non-archival of civil status registration books may substitute the certification of civil status registration by persons concerned.

This guidance also applies to the re-registration of birth, death, marriage or child adoption involving foreign elements under Clause 1. Article 59 of Decree No. 158/2005/ND-CP. if such civil status affairs were previously registered at commune- or district-level People's Committees.

b/ If birth, death, marriage or child adoption re-registrants can produce previously issued valid civil status papers, certification by commune-level People's Committees which carried out civil status registration is not required.

c/ If the persons involved possess the originals of their birth certificates but the previous civil status registration books have not been archived or the previous birth registrations have not been recorded in the birth registration books, their requests for re-registration will be settled like the cases of re-registration for persons with previously issued valid birth certificates.

Birth registration contents must follow the contents of originals of the birth certificates produced by the persons concerned. After re-registration and issuance of originals of new birth certificates, the originals of old birth certificates shall be recovered and kept in the files.

III. CIVIL STATUS REGISTRATION INVOLVING FOREIGN ELEMENTS

1. Birth registration involving foreign elements

a/ If children are born overseas and their births are not yet registered overseas, the provisions of Section 1. Chapter III of Decree No. 158/2005/ ND-CP and the guidance in this Section also apply to birth registration when:

- A child has either parent being a foreigner while the other is a Vietnamese citizen; and his/ her parents have marriage certificates;

...

...

...

The birth registration for children in this case is carried out at the Justice Sendees of provinces or cities where the children are actually residing.

Upon birth registration, birth registrants shall pledge that such children's births have not been registered overseas, and at the same time produce such children's passports (if any); if the children have no birth certifications or other papers evidencing their births, birth registrants shall make written commitments on the children's births. The children's citizenship is determined as follows:

- If children bear foreign passports, their citizenship will be foreign citizenship (as stated in the passports);

- If children do not bear foreign passports, their citizenship will be determined under (written) agreement of their fathers and/or mothers: in case of absence of the parents" agreement on selection of citizenship for their children (for the reason that the father and mother cannot contact each other).

The children's citizenship will be Vietnamese as the citizenship of the fathers or the mothers being Vietnamese citizens.

The "notes" column of the birth registration books must be inscribed with "the child was born overseas, and birth registration was not carried out overseas."

b/ In case of birth registration for children born in Vietnam whose fathers or mothers are Vietnamese citizens while the others are foreigners, if the fathers and/or mothers opt to take Vietnamese citizenship for their children, the written agreement of the fathers and mothers is also required under the Law on Vietnamese Nationality; in case of absence of parents' agreement on selection of citizenship for their children (for the reason that the father and mother cannot contact each other), the children shall bear the Vietnamese citizenship like the citizenship of their fathers or mothers being Vietnamese citizens.

c/ If the parents opt to take Vietnamese nationality for their children, the children shall bear Vietnamese names (example: Do Nhat Thanh) or combined names between Vietnamese names and foreign names (example: Do Nhat Randy Thanh) as selected by the parents.

2. Recording of civil status affairs of Vietnamese citizens, which have been registered at competent agencies of foreign countries

...

...

...

IV. ISSUE OF COPIES OF CIVIL STATUS PAPERS FROM CIVIL STATUS BOOKS, RE-ISSUE OF ORIGINALS OF BIRTH CERTIFICATES

1. Issue of civil status papers from civil status books

When provincial/municipal Services of Justice issue copies of civil status papers from civil status books while the previous civil status affairs were registered by provincial-level People's Committees under the Government's Decree No. 83/1998/ND-CP of October 10,1998. on civil status registration, the Services of Justices shall use the copy forms (used at the Services of Justice, promulgated together with the Justice Minister's Decision No. 01/2006/QD-BTP of March 29, 2006), to issue copies to citizens. When using these forms, the Services of Justice shall add the sections for inscription of the family names and titles of the previous signatories to the civil status forms.

2. Re-issue of originals of birth certificates

a/' For birth registration at provincial-level People's Committees or civil status registration during the French domination or former Saigon administration's rule, with only 1 birth registration book being currently kept at provincial/municipal Services of Justice, the Services of Justices where the birth registration book is kept are also competent to reissue originals of birth certificates.

b/ If district-level People's Committees reissue originals of birth certificates while the birth

registration bocks are kept at commune-level People's Committees, the former shall request the latter to supply information for filling in the originals of birth certificates. The commune-level People's Committees shall extract information for written replies or copy, duplicate the relevant pages of the birth registration books with their certifications and send them to district-level People's Committees.

c/ When reissuing originals of birth certificates, the Services of Justices and the district-level People's Committees max not open separate books but shall only note down the reissue of originals in the "notes" column of the birth registration books as provided for in Clause 2. Article 63 of Decree No. 158/2005/ ND-CP. The number and book volume number inscribed in the re-issued originals of birth certificates must follow the number and book volume number of the previous birth registration book.

d/ If persons concerned request the reissue of originals of birth certificates and also the addition of contents in the originals of birth certificates, the Services of Justice or district-level People's Committees shall add the contents in the birth registration books first, then reissue the originals of birth certificates according to the added contents in the birth registration books.

...

...

...

1. Inscription of civil status forms

Upon civil status registration, judicial civil status officials, judicial officials of Justice Sections or civil status officials of Services of Justice shall themselves write in the originals of the civil status papers, not type nor print according to programmed civil status software.

For the issue of copies of civil status papers from civil status books, they may type or print according to programmed civil status software.

2. Correction of errors in civil status books

As the civil status books are original documents, the information inscribed in civil status books must be absolutely accurate. If the contents of the originals of civil status papers are correct while the contents in the civil status books are incorrect, the incorrect contents in the civil status books must be corrected to match the originals of the civil status papers.

The correction of errors in civil status books is carried out as provided in Clause 1. Article 69 of Decree No. 158/2005/ND-CP.

VI. ORGANIZATION OF IMPLEMENTATION

1. This Circular takes effect 15 days after its publication in "CONG BAO."

Promulgated together with this Circular are the following forms (not printed herein):

...

...

...

Child adoption registration declaration

Form STP/HT-2008-KS.GC

Birth certificate (original)

Form STP/HT-2008-KH.GC

Marriage certificate (original)

Form STP/HT-

2008-

CMC.GC

Father, mother or child recognition decision (original)

...

...

...

Child adoption recognition decision (original)

2. Any problems or new matters arising in the course of implementation should be reported in writing by provincial/municipal Services of Justice to the Ministry of Justice for guidance.

FOR THE MINISTER OF JUSTICE STANDING VICE MINISTER




Hoang The Lien