|
BỘ NỘI VỤ
CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 281/QĐ-VTLTNN
|
Hà Nội, ngày 13
tháng 12 năm 2010
|
QUYẾT
ĐỊNH
BAN
HÀNH QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC
CỤC TRƯỞNG CỤC VĂN
THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC
Căn cứ Quyết định số 89/2009/QĐ-TTg ngày 24
tháng 6 năm 2009 của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước trực thuộc Bộ Nội vụ;
Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về
công tác văn thư; Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của
Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia
và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ về sửa
đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm
2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Thông tư liên tịch số
55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính
phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;
Theo đề nghị của Chánh Văn phòng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban
hành kèm theo Quyết định này Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Cục Văn thư
và Lưu trữ Nhà nước.
Điều 2. Thủ
trưởng các đơn vị sự nghiệp thuộc Cục căn cứ Quy chế này ban hành quy chế công
tác văn thư, lưu trữ tại đơn vị mình.
Điều 3. Quyết
định này thay thế Quyết định số 345/QĐ-VTLTNN ngày 27 tháng 10 năm 2005 của Cục
trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
Điều 4. Quyết
định này hiệu lực từ ngày 01 tháng 01 năm 2011. Chánh Văn phòng, Thủ trưởng các
đơn vị chức năng và sự nghiệp thuộc Cục chịu trách nhiệm thi hành Quyết định
này./.
|
Nơi nhận:
-
Như Điều 4;
- Bộ Nội vụ (để b/c);
- Lãnh đạo Cục (03);
- Lưu VT, VP.
|
CỤC TRƯỞNG
Vũ Thị Minh Hương
|
QUY
CHẾ
CÔNG
TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC
(Ban
hành kèm theo Quyết định số 281/QĐ-VTLTNN ngày 13 tháng 12 năm 2010 của Cục
trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước)
Chương
I
QUY
ĐỊNH CHUNG
Điều
1. Phạm vi và đối tượng điều chỉnh
Quy chế này quy định
về việc soạn thảo, ban hành văn bản hành chính; quản lý và giải quyết văn bản;
lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; quản lý và
sử dụng con dấu trong văn thư; thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan;
bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ, được áp dụng đối với các đơn vị,
tổ chức thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (sau đây gọi tắt là Cục).
Điều
2. Trách nhiệm quản lý, thực hiện công tác văn thư, lưu trữ
1. Chánh Văn phòng
chịu trách nhiệm giúp Cục trưởng quản lý, chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ
trong phạm vi Cục và trực tiếp tổ chức, thực hiện các nhiệm vụ của công tác văn
thư, lưu trữ tại cơ quan Cục.
2. Công chức và nhân
viên hợp đồng tại các đơn vị, tổ chức thuộc Cục, trong quá trình giải quyết
công việc có liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ phải thực hiện nghiêm
chỉnh các quy định tại Quy chế này và quy định khác của Pháp luật về công tác
văn thư, lưu trữ.
Chương
II
CÔNG
TÁC VĂN THƯ
MỤC 1: SOẠN THẢO, BAN
HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
Điều
3. Hình thức văn bản hành chính
Các hình thức văn bản
hành chính do Cục ban hành gồm: quyết định (cá biệt), quy chế, quy định, thông
báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên
bản, tờ trình, hợp đồng, công điện, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản thỏa thuận,
giấy chứng nhận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy
đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, thư công.
Điều
4. Thể thức văn bản
1. Thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản do Cục ban hành được thực hiện theo Thông tư liên tịch số
55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính
phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản (được cụ thể hóa bằng
các mẫu văn bản tại Phụ lục I kèm theo Quy chế này).
2. Văn bản do Cục ban
hành sử dụng phông chữ Times New Roman để trình bày (cỡ, kiểu chữ và chi tiết
trình bày các thành phần thể thức văn bản và bản sao văn bản thực hiện theo Phụ lục II kèm theo Quy chế này).
Điều 5. Soạn thảo văn
bản
1. Căn cứ tính chất,
nội dung của văn bản cần soạn thảo, Cục trưởng giao cho một đơn vị hoặc một cá
nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo văn bản.
2. Đơn vị hoặc cá
nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải xác định hình thức, nội dung và
độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo. Đối với văn bản quan trọng hoặc
trong trường hợp cần thiết, đề xuất với Cục trưởng việc tham khảo ý kiến của
các cơ quan, tổ chức và cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để
hoàn chỉnh bản thảo; căn cứ vào tính chất, nội dung công việc trong văn bản nếu
thấy cần đăng tải thông tin trên mạng thì tại phần “Nơi nhận” phải có gửi cho
Website Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
Điều 6. Trình duyệt
bản thảo; sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt
1. Khi trình duyệt
bản thảo, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo phải trình kèm
các văn bản, tài liệu có liên quan; đối với những văn bản về các vấn đề quan
trọng, phức tạp phải giải trình hoặc liên quan đến nhiều đơn vị, cá nhân, văn
bản gửi ra các cơ quan khác (ngoài các đơn vị thuộc Cục) phải kèm theo Phiếu
trình (theo Mẫu 19, Phụ lục I kèm theo Quy chế
này).
2. Hồ sơ trình duyệt
phải chuyển cho Văn phòng để trình người có thẩm quyền ký văn bản duyệt.
3. Bản thảo văn bản phải
do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt. Trường hợp thấy cần bổ sung, sửa chữa
bản thảo đã được duyệt, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo phải trình người có thẩm
quyền ký văn bản xem xét, quyết định.
Điều 7. Đánh máy,
nhân bản
1. Văn bản do đơn vị
hoặc cá nhân soạn thảo phải được đánh máy sạch sẽ, rõ ràng, đúng thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản.
2. Văn thư nhân bản
đúng số lượng tại “Nơi nhận”.
3. Khi đánh máy, nhân
bản phải giữ bí mật nội dung văn bản theo quy định của Cục và của Pháp luật về
bảo vệ bí mật nhà nước.
Điều 8. Kiểm tra văn
bản trước khi ký ban hành.
1. Trưởng đơn vị soạn
thảo hoặc chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ
chính xác của nội dung văn bản, trước khi trình người có thẩm quyền ký ban
hành, phải ký nháy vào vị trí kết thúc nội dung văn bản (sau dấu ./.).
2. Chánh Văn phòng có
trách nhiệm kiểm tra về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban
hành văn bản, phải ký nháy vào vị trí cuối cùng của phần “Nơi nhận”, trước khi
trình người có thẩm quyền ký ban hành.
Điều 9. Ký văn bản
Thẩm quyền ký các
loại văn bản của Cục thực hiện theo quy định tại Điều 12 Quy chế
làm việc của Cục ban hành kèm theo Quyết định số 173/QĐ-VTLTNN ngày 31
tháng 8 năm 2006 của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
Điều 10. Sao văn bản
1. Việc sao các văn
bản của Cục, của các cơ quan, tổ chức gửi đến Cục, do người có thẩm quyền ký
sao văn bản quyết định (đối với các văn bản có dấu chỉ mức độ mật thì thực hiện
theo quy định của Pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước).
2. Hình thức và thể
thức bản sao văn bản được thực hiện theo Điều 11, Nghị định
110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư, Thông
tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và
Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản và Phụ lục III kèm theo Quy chế này.
MỤC 2: QUẢN LÝ VĂN
BẢN
Điều 11. Quản lý văn
bản đến
1. Tiếp nhận văn bản
đến
a) Văn bản đến Cục từ
bất kỳ nguồn nào đều phải qua văn thư Cục làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký.
b) Văn bản đến ngoài
giờ hành chính, vào các ngày nghỉ, ngày lễ, ngày Tết, nhân viên thường trực –
bảo vệ của Cục có trách nhiệm tiếp nhận, cất giữ an toàn và bàn giao đầy đủ cho
văn thư vào đầu giờ sáng ngày làm việc tiếp theo; đối với văn bản khẩn hoặc nếu
phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản
được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì phải báo cáo ngay Chánh Văn
phòng để xử lý kịp thời.
c) Đối với văn bản
đến được chuyển phát qua máy fax, văn thư phải kiểm tra về số lượng văn bản, số
trang của mỗi văn bản; trường hợp phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo
cho nơi gửi hoặc báo cáo Chánh Văn phòng.
d) Trong lĩnh vực hợp
tác quốc tế, nếu văn bản đến là thư điện tử được chuyển qua email của Cục, các
đơn vị, tổ chức và các cá nhân thuộc Cục có các nội dung liên quan đến việc
thực hiện các chức năng, nhiệm vụ về hợp tác quốc tế của Cục, các đơn vị, tổ
chức thuộc Cục thì người phụ trách hộp thư điện tử phải in ra và thực hiện đăng
ký văn bản đến tại văn thư Cục.
2. Phân loại sơ bộ,
bóc bì văn bản đến
a) Loại bì văn thư
không được bóc, bao gồm:
- Các bì văn bản đến
có đóng dấu chữ ký hiệu độ “Mật”, “Tối mật”, “Tuyệt mật” (bì văn bản mật) và
dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì”;
- Các bì văn bản gửi
cho tổ chức Đảng và các đoàn thể, các bì văn bản gửi đích danh người nhận, được
chuyển tiếp cho nơi nhận. Đối với những bì văn bản gửi đích danh người nhận,
nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của Cục, người nhận văn bản có
trách nhiệm chuyển lại cho văn thư để đăng ký;
b) Loại bì văn thư
được bóc gồm tất cả các loại bì văn bản đến khác. Khi bóc bì cần chú ý:
- Các bì có đóng dấu
các độ khẩn cần được bóc trước để giải quyết kịp thời;
- Không làm hư hại
hoặc để sót văn bản trong bì, kiểm tra đối chiếu văn bản với số, ký hiệu ghi
trên bì; nếu phát hiện có sai sót, nhầm lẫn hoặc văn bản gửi đến không đúng địa
chỉ phải báo lại hoặc gửi trả lại cơ quan gửi văn bản. Trong trường hợp cần
thiết, văn thư lập biên bản, đồng thời, báo cáo Chánh Văn phòng xử lý;
- Đối với văn bản đến
có kèm theo Phiếu gửi, phải đối chiếu văn bản với Phiếu gửi; ký xác nhận, đóng
dấu vào Phiếu gửi và gửi trả cho nơi gửi;
- Đối với văn bản có
dấu hỏa tốc hẹn giờ, đơn thư khiếu nại, những văn bản cần được kiểm tra, xác
minh, văn bản và thư từ nước ngoài gửi đến, văn bản có ngày phát hành gửi cách quá
xa ngày nhận (trên 30 ngày), trên bì và văn bản có độ mật, độ khẩn hoặc số ký
hiệu không thống nhất giữa ngoài bì và trong văn bản cần giữ lại bì và đính kèm
văn bản để theo dõi.
3. Đóng dấu “Đến”,
ghi số, ngày đến và đăng ký văn bản đến
a) Việc đóng dấu
“Đến”, ghi số, ngày đến và đăng ký văn bản đến được thực hiện theo hướng dẫn
tại Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu
trữ Nhà nước.
b) Đối với các bản
fax đến bằng giấy nhiệt phải photocopy trước khi đóng dấu đến và khi nhận được
bản chính phải lấy đúng số đến đã được ghi trên bản fax.
c) Dấu “Đến” được
đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống, dưới số, ký hiệu (đối với những
văn bản có tên loại), dưới trích yếu nội dung (đối với công văn) hoặc vào khoảng
giấy trống phía dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản.
d) Đối với các bì văn
bản mật và các bì có ghi “Chỉ người có tên mới được bóc bì”, văn thư đóng dấu
“Đến” ngoài bì, ghi số và ngày đến, đăng ký theo các thông tin ghi ngoài bì và
chuyển cho người có tên trên bì.
4. Những văn bản gửi
đến không được đăng ký tại văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm
giải quyết.
Điều 12. Trình,
chuyển giao văn bản đến
1. Trình văn bản đến
Sau khi đăng ký, văn bản
đến phải được kịp thời trình Cục trưởng xem xét, phân phối và cho ý kiến chỉ
đạo giải quyết.
2. Chuyển giao văn
bản đến
a) Căn cứ ý kiến của
Cục trưởng, văn thư có trách nhiệm đăng ký những thông tin bổ sung vào sổ hoặc
phần mềm quản lý văn bản và chuyển văn bản đến cho các đơn vị hoặc cá nhân giải
quyết theo thời gian quy định như sau:
- Hàng ngày, văn thư
chuyển văn bản đến cho các đơn vị hoặc cá nhân hai lần: buổi sáng từ 10 giờ đến
11 giờ; buổi chiều từ 15 giờ đến 16 giờ.
- Đối với các văn bản
khẩn và văn bản có ý kiến chỉ đạo giải quyết gấp của Cục trưởng, văn thư phải
báo cáo ngay Chánh Văn phòng để xử lý kịp thời.
b) Việc chuyển giao
văn bản đến phải bảo đảm chính xác và đúng đối tượng. Người nhận văn bản phải
ký nhận vào sổ. Đối với văn bản đến có đóng dấu “Thượng khẩn” và “Hỏa tốc” (kể
cả “Hỏa tốc” hẹn giờ), cần ghi rõ thời gian chuyển.
c) Trường hợp phát
hiện văn bản đến được chuyển không chính xác (sai nơi nhận, không đúng chức
năng, nhiệm vụ v.v.), các đơn vị hoặc cá nhân nhận được văn bản có trách nhiệm
trả lại văn thư trong thời gian sớm nhất để kịp thời xử lý.
Điều 13. Giải quyết
và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
1. Trưởng các đơn vị
chức năng có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến của đơn vị và
phối hợp với các đơn vị khác giải quyết các văn bản đến có liên quan.
2. Đơn vị, cá nhân
được trao giải quyết văn bản đến xác định cần có ý kiến tham gia của đơn vị, cá
nhân khác phải lập Phiếu trình đề nghị Cục trưởng cho ý kiến chỉ đạo, khi trình
dự thảo văn bản giải quyết phải kèm theo Phiếu trình có ý kiến của các đơn vị,
cá nhân liên quan.
3. Đơn vị hoặc cá
nhân được giao giải quyết văn bản đến phải hoàn thành công việc không quá 5
ngày làm việc (đối với văn bản hành chính thông thường) kể từ khi có ý kiến chỉ
đạo của Cục trưởng. Đối với văn bản có ghi mốc thời gian giải quyết trong văn
bản (ít hơn 5 ngày làm việc) thì thời gian hoàn thành theo mốc thời gian đã ghi
trong văn bản. Trường hợp xét thấy không thể hoàn thành công việc, phải báo cáo
Cục trưởng để kịp thời xử lý. Đối với các đơn, thư khiếu nại, tố cáo phải thực
hiện theo đúng quy định của Luật Khiếu nại, tố cáo.
4. Đối với văn bản
đến có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi
hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.
5. Chánh Văn phòng
chịu trách nhiệm giúp Cục trưởng theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
tại các đơn vị, cá nhân.
6. Văn thư chịu trách
nhiệm giúp Chánh Văn phòng theo dõi việc giải quyết văn bản đến, hàng tuần tổng
hợp số liệu về văn bản đến (số lượng văn bản đến, tình hình giải quyết…).
Điều 14. Quản lý văn
bản đi
Tất cả văn bản đi do
Cục phát hành phải được quản lý theo trình tự sau:
1. Trước khi thực
hiện các thủ tục để phát hành, văn thư kiểm tra về hình thức, thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện có sai sót, phải báo cáo Chánh Văn phòng
để kịp thời xử lý. (Sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản và bản sao văn
bản theo Phụ lục III và IV Quy chế này).
2. Văn bản đi của Cục
được đánh số liên tục theo hệ thống số chung (trừ Quyết định được đánh số
riêng) của cơ quan do văn thư thống nhất quản lý. Số của văn bản được ghi bằng
chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng
12 hàng năm. Việc đánh số Quyết định thực hiện như đánh số văn bản đi khác.
3. Ký hiệu văn bản
của Cục phát hành được quy định như sau:
- Ký hiệu của quyết
định (cá biệt) và của các hình thức văn bản có tên loại khác bao gồm chữ viết
tắt tên loại văn bản theo Bảng chữ viết tắt tên loại văn bản và bản sao (theo Phụ lục V Quy chế này) và chữ viết tắt tên đơn vị ban
hành văn bản (theo Phụ lục VI Quy chế này).
- Ký hiệu của văn bản
khác bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc
chủ trì soạn thảo văn bản đó.
4. Ngày, tháng của
văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được ký ban hành. Ngày, tháng, năm được
viết bằng chữ số Ả-rập; đối với những ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi
thêm số 0 ở trước.
5. Nếu văn bản có phụ
lục kèm theo thì trong văn bản phải có chỉ dẫn về phụ lục đó. Phụ lục văn bản
phải có tiêu đề; văn bản có từ 02 phụ lục trở lên thì các phụ lục phải được
đánh số thứ tự bằng chữ số La Mã trên trang đầu tiên của Phụ lục.
6. Văn bản và phụ lục
văn bản gồm nhiều trang thì từ trang thứ hai trở đi phải được đánh số thứ tự
bằng chữ số Ả-rập; số trang của phụ lục văn bản được đánh riêng, theo từng phụ
lục.
7. Khi soạn thảo văn
bản, tùy theo mức độ cần thiết của văn bản, đơn vị hoặc cá nhân được giao nhiệm
vụ soạn thảo văn bản đề xuất mức độ khẩn, mật trình người ký văn bản quyết định.
8. Đóng dấu cơ quan
và dấu chỉ mức độ khẩn, mật (nếu có) được thực hiện theo quy định tại Điều 20
của Quy chế này.
9. Chuyển phát văn
bản đi
a) Văn bản sau khi
hoàn thành thủ tục, văn thư phải chuyển phát ngay trong ngày, chậm nhất là
trong ngày làm việc tiếp theo; những văn bản khẩn phải chuyển phát ngay sau khi
ký ban hành.
b) Trong trường hợp
cần chuyển phát nhanh, văn bản đi có thể được chuyển cho nơi nhận bằng fax hoặc
chuyển qua mạng, nhưng sau đó phải gửi bản chính đối với những văn bản có giá
trị lưu trữ.
c) Văn bản đã phát
hành nhưng sai sót về nội dung phải được sửa đổi, thay thế bằng văn bản có hình
thức tương đương. Văn bản đã phát hành có sai sót về thể thức, kỹ thuật trình
bày, thủ tục ban hành phải được đính chính bằng văn bản.
d) Văn bản gửi cho
các đơn vị, cá nhân trong nội bộ cơ quan và chuyển trực tiếp đến nơi nhận (theo
quyết định của người có thẩm quyền) phải có ký nhận của người nhận văn bản. Văn
bản gửi qua bưu điện phải có ký nhận của nhân viên bưu điện.
10. Theo dõi việc
chuyển phát văn bản đi
Văn thư Cục có trách
nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
a) Đối với những văn
bản đi nhưng vì lý do nào đó (không có người nhận, thay đổi địa chỉ…) mà bưu
điện trả lại thì phải chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản; đồng
thời, ghi chú vào sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra, xác minh khi cần
thiết.
b) Trường hợp phát
hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo Chánh Văn phòng.
11. Lưu văn bản đi
a) Mỗi văn bản phát
hành phải lưu ít nhất 02 bản: bản gốc lưu tại văn thư Cục; bản chính lưu tại hồ
sơ của đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản.
b) Bản gốc lưu tại
văn thư và sắp xếp theo thứ tự đăng ký.
c) Văn thư Cục có
trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại văn
thư theo quy định của pháp luật và quy định của cơ quan về sử dụng tài liệu.
d) Bản lưu văn bản
mật được quản lý, sử dụng theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà
nước.
12. Đối với văn bản
mật đi được đăng ký vào sổ riêng.
Điều 15. Quản lý, cấp
Giấy đi đường, Giấy giới thiệu
1. Giấy đi đường,
Giấy giới thiệu được quản lý thống nhất tại văn thư cơ quan, Giấy giới thiệu
được đánh số và lưu riêng;
2. Văn thư chỉ cấp
Giấy đi đường, Giấy giới thiệu khi có giấy đề nghị của lãnh đạo các đơn vị và
được Chánh Văn phòng phê duyệt;
3. Phải ghi rõ thời
gian đi và về đối với Giấy đi đường và thời gian hết giá trị đối với Giấy giới
thiệu.
MỤC 3: LẬP HỒ SƠ HIỆN
HÀNH VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ HIỆN HÀNH
Điều 16. Nội dung
việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập
1. Căn cứ vào danh mục
hồ sơ và kế hoạch công tác hàng năm của cơ quan, đơn vị, công chức (sau đây gọi
là người lập hồ sơ) phải mở hồ sơ về những công việc được giao theo dõi, giải
quyết.
2. Sau khi mở hồ sơ,
người lập hồ sơ phải thu thập những văn bản, giấy tờ hình thành trong quá trình
giải quyết công việc vào hồ sơ, từ văn bản đầu tiên (có thể là văn bản đến) cho
đến các ý kiến góp ý của các đơn vị (nếu có), ý kiến chỉ đạo giải quyết của
lãnh đạo, văn bản đi của cơ quan…
3. Khi giải quyết
xong công việc, người lập hồ sơ phải thực hiện các công việc như sau để hoàn
chỉnh hồ sơ:
- Tiếp tục thu thập,
bổ sung những văn bản, tài liệu còn thiếu vào hồ sơ;
- Kiểm tra để loại ra
khỏi hồ sơ những bản trùng thừa; bản nháp, bản thảo và tài liệu tham khảo không
thực sự cần thiết;
- Xem xét lại thời
hạn bảo quản của hồ sơ căn cứ vào thực tế tài liệu có trong hồ sơ và chỉnh sửa
cho phù hợp;
- Sắp xếp các văn
bản, tài liệu trong hồ sơ;
- Chỉnh sửa, hoàn
thiện tiêu đề hồ sơ nếu các văn bản, tài liệu trong hồ sơ chưa phù hợp với tiêu
đề hồ sơ được dự kiến ban đầu;
- Biên mục hồ sơ.
4. Yêu cầu đối với hồ
sơ được lập:
a) Hồ sơ được lập
phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của Cục;
b) Văn bản, tài liệu
được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng
trình tự giải quyết công việc;
c) Văn bản, tài liệu
được thu thập vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều.
Điều 17. Giao nộp hồ
sơ, tài liệu vào lưu trữ
1. Các đơn vị, cá
nhân phải giao nộp những hồ sơ, tài liệu có giá trị hình thành trong quá trình
giải quyết công việc của mình vào lưu trữ cơ quan Cục theo thời hạn quy định
tại khoản 4 Điều này.
2. Trường hợp đơn vị,
cá nhân cần giữ lại những hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu thì phải lập danh mục
gửi cho lưu trữ cơ quan Cục, nhưng thời hạn giữ lại thêm không được quá một
năm.
3. Công chức trước
khi nghỉ hưu, thôi việc hoặc chuyển công tác phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho
đơn vị hoặc người kế nhiệm; không được chiếm giữ hồ sơ, tài liệu của cơ quan,
đơn vị làm của riêng hoặc mang sang cơ quan, đơn vị khác. Cơ quan chỉ trao trả
hồ sơ nhân sự khi đã có xác nhận của lưu trữ cơ quan đã thực hiện bàn giao tài
liệu của công chức nghỉ hưu, thôi việc hoặc chuyển công tác.
4. Thời hạn giao nộp
hồ sơ, tài liệu được quy định như sau:
a) Tài liệu hành
chính: sau một năm kể từ ngày năm công việc kết thúc;
b) Tài liệu nghiên
cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ: sau một năm kể từ năm công trình
được nghiệm thu chính thức;
c) Tài liệu xây dựng
cơ bản: sau ba tháng kể từ khi công trình được quyết toán;
d) Tài liệu ảnh, phim
điện ảnh, tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu khác: sau ba tháng kể từ khi
công việc kết thúc.
5. Khi giao nộp hồ sơ
tài liệu phải lập hai bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và hai bản “Biên
bản giao nhận tài liệu”. Đơn vị hoặc cá nhân giao nộp tài liệu và lưu trữ cơ
quan mỗi bên giữ một bản. Đối với “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” phải gửi
thêm file điện tử.
Điều 18. Trách nhiệm
đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ
1. Chánh Văn phòng
Cục có trách nhiệm:
a) Giúp Cục trưởng
chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn các đơn vị, cá nhân lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ,
tài liệu vào lưu trữ cơ quan;
b) Ban hành Danh mục
hồ sơ và tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ
cơ quan theo Danh mục hồ sơ.
2. Văn phòng có trách
nhiệm cấp bìa hồ sơ, mục lục văn bản và hướng dẫn công chức trong cơ quan, tổ
chức lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
3. Trưởng các đơn vị
chức năng chịu trách nhiệm trước Cục trưởng về việc lập hồ sơ, quản lý và giao
nộp hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào lưu trữ cơ quan theo Danh mục hồ sơ.
4. Công chức phải lập
hồ sơ về công việc mà mình được giao theo dõi, giải quyết và giao nộp hồ sơ,
tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo quy định của pháp luật và quy định tại Quy chế
này.
5. Trách nhiệm của
công chức văn thư, lưu trữ:
a) Công chức văn thư,
lưu trữ của Cục có trách nhiệm hướng dẫn, đôn đốc công chức trong cơ quan lập
hồ sơ hiện hành.
b) Hàng năm có kế
hoạch thu nhận hồ sơ, tài liệu của các đơn vị nộp vào lưu trữ cơ quan.
MỤC 4: QUẢN LÝ VÀ SỬ
DỤNG CON DẤU TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ
Điều 19. Quản lý và
sử dụng con dấu
1. Chánh Văn phòng
chịu trách nhiệm trước Cục trưởng về việc quản lý và sử dụng con dấu của Cục,
của Văn phòng Cục theo quy định của pháp luật và các quy định của Quy chế này.
2. Con dấu của cơ
quan và các con dấu khác phải được bảo quản an toàn và sử dụng tại trụ sở của
cơ quan; trường hợp đặc biệt cần mang dấu ra ngoài trụ sở cơ quan để giải quyết
công việc do Cục trưởng quyết định.
3. Con dấu của Cục,
Văn phòng Cục được giao cho công chức văn thư giữ và đóng dấu. Văn thư có trách
nhiệm thực hiện đúng các quy định sau:
a) Không mang con dấu
ra khỏi phòng làm việc, không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép
bằng văn bản của người có thẩm quyền;
b) Phải tự tay đóng
dấu vào các văn bản, tài liệu của cơ quan, đơn vị;
c) Chỉ được đóng dấu
vào các văn bản, tài liệu sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền; không
được đóng dấu khống chỉ.
4. Trường hợp bị mất
con dấu, Chánh Văn phòng phải thông báo ngay cho cơ quan Công an nơi gần nhất
và cơ quan Công an đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu, đồng thời, thông báo
hủy bỏ con dấu bị mất.
5. Khi con dấu bị mòn
hoặc bị biến dạng hoặc có sự thay đổi về tổ chức hay tên gọi, Văn phòng làm thủ
tục khắc con dấu mới và nộp lại con dấu cũ theo quy định của pháp luật.
Điều 20. Đóng dấu
1. Dấu đóng phải rõ
ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định.
2. Khi đóng dấu lên
chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
3. Khi đóng dấu lên
các phụ lục kèm theo thì dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ
quan, tổ chức ban hành văn bản hoặc tên của phụ lục về phía bên trái.
4. Dấu giáp lai được
đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một
phần mặt trước của tất cả các trang văn bản liền kề.
5. Dấu chỉ mức độ
khẩn, mật được khắc sẵn theo hướng dẫn tại Điểm k Khoản 2 Mục
III của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm
2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản.
Chương
III
CÔNG
TÁC LƯU TRỮ
MỤC 1: CÔNG TÁC THU
THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU
Điều 21. Thu thập hồ
sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành
Hàng năm, lưu trữ Văn
phòng và lưu trữ các đơn vị, tổ chức thuộc Cục có nhiệm vụ:
1. Lập kế hoạch thu
thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành.
2. Hướng dẫn các đơn
vị, các công chức chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp và thống kê thành “Mục lục
hồ sơ, tài liệu nộp lưu”.
3. Chuẩn bị kho tàng và
các phương tiện để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu của các đơn vị, cá nhân nộp vào
lưu trữ.
4. Tổ chức tiếp nhận
tài liệu và lập “Biên bản giao nhận tài liệu”.
“Biên bản giao nhận
tài liệu” và “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” được lập thành hai bản theo Mẫu số 22, 23 Mục
lục I.
Điều 22. Chỉnh lý tài
liệu
1. Văn phòng có trách
nhiệm tổ chức chỉnh lý tài liệu của cơ quan Cục.
2. Nghiệp vụ chỉnh lý
tài liệu thực hiện theo Hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính được ban hành
kèm theo Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 của Cục Văn thư
và Lưu trữ nhà nước.
Điều 23. Xác định giá
trị tài liệu
1. Việc xác định giá
trị tài liệu phải đạt được các yêu cầu sau:
a) Xác định những tài
liệu có giá trị cần được bảo quản vĩnh viễn và tài liệu cần bảo quản có thời
hạn tính bằng năm cụ thể;
b) Xác định những tài
liệu hết giá trị cần loại ra để tổ chức tiêu hủy.
2. Hội đồng xác định
giá trị tài liệu
a) Khi tiến hành xác
định giá trị tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị,
Cục trưởng ra quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu. Hội đồng
có nhiệm vụ tư vấn cho Cục trưởng về:
- Mục lục hồ sơ, tài
liệu giữ lại bảo quản;
- Danh mục tài liệu
hết giá trị loại ra để tiêu hủy.
b) Thành phần Hội
đồng xác định giá trị tài liệu gồm:
- Chánh Văn phòng:
Chủ tịch Hội đồng;
- Đại diện lãnh đạo
phòng có tài liệu: Ủy viên;
- Công chức lưu trữ:
Ủy viên kiêm thư ký.
c) Phương thức làm
việc của Hội đồng
- Từng thành viên Hội
đồng nghiên cứu mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo quản, danh mục tài liệu hết
giá trị và tiến hành kiểm tra thực tế tài liệu đề nghị tiêu hủy (nếu cần);
- Hội đồng thảo luận
tập thể và biểu quyết theo đa số;
- Thông qua biên bản,
đề nghị Cục trưởng xem xét, quyết định.
Điều 24. Tiêu hủy tài
liệu hết giá trị
1. Cục trưởng quyết
định tiêu hủy tài liệu hết giá trị của cơ quan Cục.
2. Việc tiêu hủy tài
liệu hết giá trị được thực hiện theo Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19 tháng
12 năm 2006 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài
liệu hết giá trị.
a) Chỉ được phép tiêu
hủy tài liệu sau khi có quyết định bằng văn bản của Cục trưởng;
b) Khi tiêu hủy tài
liệu phải hủy hết thông tin của tài liệu;
c) Việc tiêu hủy tài
liệu phải được lập biên bản có xác nhận của người thực hiện việc tiêu hủy tài
liệu và của Văn phòng Cục;
d) Hồ sơ về việc tiêu
hủy tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại cơ quan có tài liệu hủy trong
thời hạn ít nhất là 20 năm, kể từ ngày tiêu hủy tài liệu;
đ) Hồ sơ về việc tiêu
hủy tài liệu gồm:
- Văn bản đề nghị hủy
tài liệu;
- Danh mục tài liệu
hết giá trị;
- Quyết định về việc
thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu;
- Biên bản họp của
Hội đồng xác định giá trị tài liệu;
- Văn bản thẩm định
của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước;
- Quyết định tiêu hủy
tài liệu hết giá trị của Cục trưởng;
- Biên bản tiêu hủy
tài liệu.
e) Nghiêm cấm các đơn
vị, cá nhân tự tiêu hủy hồ sơ, tài liệu của cơ quan dưới bất kỳ hình thức nào.
Điều 25. Nộp lưu hồ
sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử
1. Văn phòng Cục có
trách nhiệm tổ chức thực hiện giao nộp tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn
vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.
2. Thủ tục giao nộp
tài liệu vào lưu trữ lịch sử thực hiện theo Công văn số 319/VTLTNN-NVTW ngày 01
tháng 6 năm 2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn thực
hiện giao nộp tài liệu lưu trữ vào lưu trữ lịch sử các cấp.
3. Những hồ sơ, tài
liệu của cơ quan Cục không thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ lịch sử được bảo quản
tại lưu trữ cơ quan Cục cho tới khi hết giá trị bảo quản thì làm thủ tục để
tiêu hủy theo quy định của pháp luật.
Điều 26. Thống kê
công tác văn thư, lưu trữ
Văn phòng Cục thực
hiện báo cáo thống kê của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước theo quy định tại Quyết
định số 14/2005/QĐ-BNV ngày 06 tháng 01 năm 2005 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ. Báo
cáo thống kê của Cục gửi về Văn phòng Bộ Nội vụ trước ngày 31 tháng 01 năm sau.
MỤC 2: BẢO QUẢN VÀ TỔ
CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Điều 27. Bảo quản tài
liệu lưu trữ
1. Hồ sơ, tài liệu
lưu trữ của cơ quan Cục phải được tập trung bảo quản trong kho lưu trữ; phải
được sắp xếp khoa học, có chế độ bảo quản chặt chẽ; tài liệu phải được làm vệ
sinh thường xuyên, có đầy đủ các phương tiện và trang thiết bị bảo quản cần
thiết như: giá, tủ, điều hòa nhiệt độ, máy hút ẩm, cặp, hộp …, phương tiện
phòng chống cháy nổ, chống mối mọt và các tác nhân phá hoại của côn trùng, môi
trường, thời tiết và kẻ gian lấy cắp. Thường xuyên kiểm tra việc bảo quản hồ sơ
tài liệu, tiến hành tu bổ, phục chế các tài liệu lưu trữ bị hư hỏng hoặc có
nguy cơ bị huy hỏng.
2. Văn phòng chịu
trách nhiệm thực hiện những công việc sau:
a) Bố trí kho lưu trữ
có đủ diện tích và được trang bị các thiết bị, phương tiện kỹ thuật cần thiết
để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ;
b) Lập và quản lý các
sổ sách để theo dõi, quản lý tài liệu lưu trữ của Cục;
c) Thực hiện chế độ
bảo quản thường xuyên đối với tài liệu trong kho như: kiểm tra, vệ sinh định kỳ
kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ v.v…
d) Kịp thời báo cáo,
đề xuất với Cục trưởng biện pháp xử lý các vấn đề liên quan đến bảo quản tài
liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý của mình.
Điều 28. Đối tượng,
hình thức và thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu
1. Hồ sơ, tài liệu
lưu trữ của cơ quan Cục được sử dụng để phục vụ nhu cầu công tác của các đơn
vị, công chức, viên chức trong cơ quan và các nhu cầu của cơ quan, đơn vị, cá
nhân khác.
2. Các hình thức khai
thác, sử dụng tài liệu:
a) Sử dụng tài liệu
tại phòng đọc;
b) Cho mượn về nơi
làm việc khi được sự đồng ý của Chánh Văn phòng. Thời hạn cho mượn không quá 10
ngày làm việc; trong trường hợp cần thiết, có thể được gia hạn nhưng không quá
05 ngày làm việc tiếp theo.
Trường hợp mang tài liệu
lưu trữ ra khỏi cơ quan, phải được Cục trưởng duyệt.
c) Cung cấp bản sao
tài liệu;
3. Cá nhân muốn khai
thác, sử dụng tài liệu tại lưu trữ cơ quan Cục phải có văn bản đề nghị hoặc
giấy giới thiệu của Trưởng đơn vị.
Điều 29. Xét duyệt
cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Chánh Văn phòng
duyệt cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ (không có dấu độ mật hoặc đã giải mật).
2. Cục trưởng duyệt
cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan Cục thuộc độ Mật theo
đề nghị của Chánh Văn phòng. Các tài liệu có độ Tối mật trở lên thực hiện theo
quy định của Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước.
3. Người có thẩm
quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ duyệt cho phép mượn, sao tài
liệu lưu trữ. Việc sao, chụp tài liệu lưu trữ phải do lưu trữ cơ quan Cục thực
hiện.
Phiếu yêu cầu sử dụng
hồ sơ, tài liệu và Phiếu xin sao chụp tài liệu theo Mẫu
số 24, 25 Phụ lục I.
Điều 30. Quản lý việc
sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Văn phòng có chịu
trách nhiệm:
a) Ban hành nội quy
khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan Cục.
b) Phục vụ kịp thời,
đúng đối tượng và theo đúng yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ đã được
cấp có thẩm quyền duyệt;
c) Hướng dẫn, kiểm
tra, giám sát việc thực hiện nội quy khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ
quan, đơn vị; quy định của pháp luật và quy định tại Quy chế này về khai thác,
sử dụng tài liệu lưu trữ đối với người sử dụng tài liệu;
d) Lập và quản lý các
loại sổ sách để theo dõi việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
2. Người sử dụng tài
liệu của cơ quan Cục phải chấp hành nghiêm chỉnh nội quy khai thác, sử dụng tài
liệu lưu trữ của cơ quan; quy định của pháp luật có liên quan và các quy định
tại Quy chế này về khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; bảo quản, giữ gìn tài
liệu; không được viết, tẩy xóa, làm thất lạc, rách nát, hư hỏng hay xáo trộn
trật tự tài liệu trong hồ sơ.
Chương
IV
ĐIỀU
KHOẢN THI HÀNH
Điều 31. Khen thưởng
và xử lý vi phạm
1. Đơn vị, cá nhân
thực hiện tốt các quy định tại Quy chế này được khen thưởng theo quy định của
Cục.
2. Đơn vị, cá nhân vi
phạm các quy định tại Quy chế này thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị
xử lý kỷ luật hoặc bị đề nghị áp dụng các biện pháp xử lý khác theo quy định
của pháp luật.
Điều 32. Tổ chức thực
hiện
1. Trưởng các đơn vị
chức năng có trách nhiệm phổ biến Quy chế này đến công chức và nhân viên hợp
đồng để thực hiện.
2. Chánh Văn phòng
Cục có trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện Quy chế này.
3. Trong quá trình
thực hiện, nếu thấy cần bổ sung, sửa đổi Quy chế này, các đơn vị, công chức và
nhân viên hợp đồng phản ánh về Văn phòng Cục để tổng hợp, trình Cục trưởng xem
xét, quyết định./.
|
FILE
ĐƯỢC ĐÍNH KÈM THEO VĂN BẢN
   
|