|
BỘ
NỘI VỤ
CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ
NHÀ NƯỚC
------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
-------------
|
|
Số:
128/QĐ-VTLTNN
|
Hà
Nội, ngày 01 tháng 06 năm 2009
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY TRÌNH “CHỈNH LÝ TÀI LIỆU GIẤY” THEO TCVN ISO 9001:
2000
CỤC TRƯỞNG CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC
Căn cứ Quyết định số
177/2003/QĐ-TTg ngày 01/9/2003 của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước;
Xét đề nghị của Trưởng ban Chỉ đạo ISO và Trưởng phòng Nghiệp vụ Văn thư và Lưu
trữ Trung ương,
QUYẾT ĐỊNH
Điều 1.
Ban hành kèm theo Quyết định này Quy trình “Chỉnh lý tài
liệu giấy” theo TCVN ISO 9001: 2000.
Điều 2.
Quyết định này thay thế Quyết định số 321/QĐ-VTLTNN ngày
22 tháng 8 năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc ban hành Quy
trình Chỉnh lý tài liệu.
Điều 3.
Trưởng ban Chỉ đạo ISO, Trưởng phòng Nghiệp vụ Văn thư và
Lưu trữ Trung ương, Giám đốc Trung tâm Lưu trữ Quốc gia và các đơn vị có liên
quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.
|
Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Lãnh đạo Cục (03);
- Lưu: VT, TTNC.
|
CỤC
TRƯỞNG
Vũ Thị Minh Hương
|
|
CỤC
VĂN THƯ
VÀ LƯU TRỮ
NHÀ NƯỚC
|
QUY TRÌNH
|
Mã số: QT-TCKHTL-01
|
|
CHỈNH LÝ TÀI LIỆU GIẤY
|
Lần ban hành: 01
|
|
Ngày ban hành: 01/6/2009
|
|
Lần sửa đổi: 00
|
|
Số trang: 25
|
|
1. Những người có liên quan
phải đọc, hiểu và thực hiện theo đúng nội dung của quy trình này.
2. Quy trình này được ban hành
bởi Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01 tháng 6 năm 2009 của Cục trưởng Cục
Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
3. Mỗi bộ phận chỉ được nhận
duy nhất 01 bản chính, các bản sao có mã số khác với bản chính phải được loại
bỏ ngay, tuyệt đối không được sử dụng.
|
TÀI LIỆU NÀY ĐƯỢC GỬI TỚI:
|
TT
|
Nơi
nhận
|
|
1
|
Giám đốc Trung tâm Lưu trữ Quốc
gia
|
|
2
|
Trưởng Phòng Chỉnh lý tài liệu
|
|
3
|
Trưởng Phòng Bảo quản tài liệu
|
|
4
|
Cán bộ làm công tác chỉnh lý
|
|
5
|
Hội đồng Xác định giá trị tài
liệu
|
SỬA ĐỔI:
|
Lần
sửa đổi
|
Ngày
sửa đổi
|
Nội
dung và hạng mục sửa đổi
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Người
soạn thảo, sửa đổi
|
Người
xem xét
|
Người
phê duyệt
|
|
Nguyễn Thị Thúy Bình
Giám đốc
TT Nghiên cứu khoa học
|
Nguyễn Thị Tâm
Phó Cục trưởng
Cục VT< nhà nước
|
Vũ Thị Minh Hương
Cục trưởng
Cục VT< nhà nước
|
|
CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC
|
QUY TRÌNH
|
Mã số: QT-TCKHTL-01
|
|
CHỈNH
LÝ TÀI LIỆU GIẤY
|
Lần ban hành: 01
|
|
Ngày ban hành:
|
|
Lần sửa đổi: 00
|
|
Số trang: 25
|
1. MỤC ĐÍCH
- Hướng dẫn
trình
tự
các bước chỉnh lý tài liệu
giấy tại các lưu
trữ lịch sử, lưu trữ
cơ quan.
- Làm rõ trách nhiệm của các cá nhân, đơn vị thực hiện nhiệm vụ chỉnh
lý tài
liệu.
2. PHẠM VI
Áp dụng cho việc chỉnh lý tài liệu giấy tại các lưu trữ lịch sử và lưu trữ
cơ quan.
3. TÀI LIỆU VIỆN DẪN
- Pháp lệnh Lưu trữ Quốc
gia năm 2001;
- Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004
của Chính phủ quy định chi
tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ
Quốc
gia năm 2001;
- Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2000.
4. GIẢI THÍCH THUẬT NGỮ VÀ CHỮ VIẾT TẮT
- Chỉnh lý tài liệu: tổ chức lại tài liệu theo
một phương án phân loại
khoa học, trong đó tiến hành chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ; xác định giá trị; hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu và làm các công cụ tra cứu đối
với
phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý.
- Kế hoạch chỉnh lý: bản dự kiến nội dung công việc, tiến độ thực hiện, nhân lực và cơ sở vật chất phục vụ cho việc chỉnh lý.
- Đơn vị hình thành phông:
Cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân, gia đình, dòng
họ hình thành nên phông tài liệu.
- Lịch sử đơn vị hình thành phông: bản tóm tắt lịch sử tổ chức và hoạt
động của đơn vị hình thành phông hoặc khối tài liệu.
- Lịch sử phông: bản tóm tắt tình hình, đặc điểm của phông tài liệu.
- Hồ sơ: tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một (hoặc một số) đặc điểm chung như tên loại văn bản; cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian hoặc những đặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc
phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hoặc của một cá nhân.
- Lập hồ sơ: việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong
quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương
pháp nhất định.
- Hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ: bản hướng dẫn phân chia tài liệu của phông
hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý thành các nhóm lớn, nhóm vừa, nhóm nhỏ theo một phương án phân loại nhất định và phương pháp lập hồ sơ; được dùng
làm căn cứ để những người tham gia chỉnh lý thực hiện việc phân loại
tài liệu, lập hồ sơ và hệ thống hoá hồ sơ toàn phông được thống nhất.
- Phương
án phân loại tài liệu: là bản dự kiến phân chia tài liệu thành
các nhóm và trật tự sắp xếp các nhóm tài liệu của phông.
- Phiếu tin: biểu ghi tổng hợp các thông tin về một hồ sơ hoặc một đơn
vị
bảo quản.
- Mục lục hồ sơ: Công cụ tra cứu chủ yếu trong các lưu trữ, dùng để
thống kê, giới thiệu nội dung hồ sơ, đơn vị bảo quản của phông, sưu tập lưu trữ theo phương án hệ thống hoá.
- BM-CLTLG: Ký hiệu các biểu mẫu của Quy trình Chỉnh lý tài liệu giấy.
5. NỘI DUNG
5.1.
Lưu đồ
5.2.
Mô tả chi tiết
Bước 1. Giao, nhận tài liệu
Biên bản giao nhận tài liệu (BM-CLTLG-01)
Bước 2. Vận
chuyển tài liệu từ kho bảo quản về địa điểm chỉnh lý
Bước 3. Vệ
sinh sơ bộ
tài liệu
Bước 4. Khảo sát và
biên soạn các
văn bản hướng dẫn chỉnh lý
- Kế hoạch chỉnh
lý (BM-CLTL-02);
- Lịch sử đơn vị
hình thành thành phông, lịch sử phông (BM-CLTL-03);
- Hướng dẫn xác
định giá trị tài liệu (BM-CLTL-04);
- Hướng dẫn phân
loại, lập hồ sơ (BM-CLTL-05).
Bước 5. Phân loại tài liệu theo Hướng
dẫn phân loại
Bước 6. Lập
hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ
sơ, kết hợp với xác định giá trị tài
liệu sơ
theo Hướng dẫn
lập hồ sơ
a) Lập hồ sơ đối với tài liệu chưa được lập hồ sơ
- Tập hợp tài liệu
theo đặc trưng chủ yếu thành hồ sơ
- Biên soạn tiêu
đề hồ sơ
- Sắp xếp tài liệu
trong hồ sơ, loại bỏ tài liệu trùng thừa
- Xác định thời
hạn bảo quản cho hồ sơ
- Xác định tiêu
đề, lý do loại đối với tài liệu hết giá trị
b) Chỉnh sửa, hoàn
thiện hồ sơ đối với tài liệu đã được lập hồ sơ nhưng chưa đạt yêu cầu
Kiểm tra việc lập
hồ sơ theo những nội dung công việc quy định tại điểm a và tiến hành chỉnh sửa, hoàn thiện đối với những hồ sơ chưa đạt yêu cầu.
Bước 7. Biên mục phiếu tin (các trường số: 1,2,4,5,6,7,8,9,11,13,14)
Phiếu tin và hướng dẫn biên
mục phiếu tin (BM-CLTLG-06)
Bước 8. Kiểm tra, chỉnh sửa việc lập hồ sơ
và việc biên mục
phiếu tin
Bước 9. Hệ thống hoá phiếu tin theo phương án phân loại
Bước 10. Hệ
thống hoá hồ
sơ theo phiếu tin
Bước 11. Biên mục hồ sơ
a) Đánh số tờ cho tài liệu bảo quản từ 20 năm trở lên và điền số tờ vào
trường số 10 của phiếu tin
b) Viết mục lục văn bản đối với tài liệu bảo quản vĩnh viễn
c) Viết bìa hồ sơ và chứng từ kết thúc.
Bước 12. Kiểm tra và
chỉnh sửa việc biên mục hồ sơ
Bước 13. Đánh số chính thức cho hồ sơ
vào trường số 3 của
phiếu tin
và lên bìa hồ
sơ
Bước 14. Vệ
sinh tài liệu, tháo bỏ ghim kẹp, làm
phẳng và đưa tài
liệu
vào bìa hồ sơ
a) Vệ sinh tài liệu
b) Tháo bỏ ghim kẹp
c) Làm phẳng tài liệu
d) Đưa tài liệu
vào bìa hồ sơ.
Bước 15. Đưa hồ
sơ vào hộp
(cặp)
Bước 16. Viết và dán nhãn hộp (cặp)
Nhãn hộp (BM-CLTLG-07)
Bước 17. Vận
chuyển tài liệu vào kho và xếp lên
giá
Bước 18. Giao, nhận tài liệu sau chỉnh lý
Biên bản giao, nhận tài liệu (BM-CLTLG-01)
Bước 19. Nhập phiếu tin vào
cơ sở dữ liệu
Bước 20. Kiểm tra, chỉnh sửa việc nhập phiếu tin
Bước 21. Lập
mục lục hồ sơ
a) Viết lời nói đầu
b) Lập các bản tra cứu bổ trợ
c) Tập hợp dữ liệu và in mục lục hồ sơ từ cơ sở dữ liệu (03 bộ)
d) Đóng quyển mục lục (03 bộ).
Bước 22. Xử
lý tài liệu loại
a) Sắp xếp, bó gói,
thống kê danh mục tài liệu loại (BM-CLTLG-08)
b) Viết thuyết
minh tài liệu loại
c) Tổ chức tiêu
huỷ tài liệu loại (thực hiện theo quy trình xử lý tài liệu loại)
d) Bổ sung tài liệu
giữ lại theo kết quả thực hiện quy trình xử lý tài liệu loại (nếu có).
Bước 23. Kết thúc chỉnh lý
a) Hoàn chỉnh và bàn giao hồ sơ phông
b) Viết báo cáo tổng kết chỉnh lý
c) Tổ chức họp rút kinh nghiệm.
5.3.
Các biểu mẫu
- Biên bản giao nhận tài liệu: BM-CLTLG-01
- Kế hoạch chỉnh lý: BM-CLTLG-02
- Lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông: BM-CLTLG-03
- Hướng dẫn
xác
định giá trị
tài liệu: BM-CLTLG-04
- Hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ: BM-CLTLG-05
- Phiếu tin và Hướng dẫn biên mục phiếu tin: BM-CLTLG-06
- Nhãn hộp: BM-CLTLG-07
- Danh mục tài liệu loại: BM-CLTLG-08.
BM-CLTLG-01
|
TÊN CƠ QUAN TỔ CHỨC
(cơ quan, tổ chức quản lý
tài liệu)
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
-------------
|
|
|
.........,
ngày tháng năm 200...
|
BIÊN
BẢN GIAO NHẬN TÀI LIỆU
- Căn cứ Quyết định số /QĐ-VTLTNN
ngày tháng năm 2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành Quy trình Chỉnh lý tài liệu
giấy
theo TCVN ISO 9001: 2000
- Căn cứ: .............……………………(1)………………………...……………...….
………………………………………………………………………………………………..
Chúng tôi gồm:
BÊN GIAO: ………………………(2)…………………………..…, đại diện là:
- Ông (bà): ...................................................…….....................................................
Chức vụ công tác/chức danh: ....................................…………..………............
- Ông (bà): .................................................................……………….......................
Chức vụ công tác/chức danh: ..................................…………............................
BÊN NHẬN: ………………………(3)……….......……………… , đại diện là:
- Ông (bà):
.......…….................................................................................................
Chức vụ công
tác/chức danh:
................................................……......................
- Ông (bà):
.........................................................................……...............................
Chức vụ công
tác/chức danh: ........................................……..............................
Thống nhất lập
biên bản giao nhận tài liệu …………(4)…………….....…….. với những nội dung cụ thể như
sau:
1. Tên phông
(hoặc khối) tài liệu:
............................................................…......
2. Thời gian
của tài liệu:
.......................................................................................
3. Thành phần
và số lượng tài liệu:
3.1. Tài liệu
hành chính:
- Tổng số hộp
(cặp): ...............................................................................................
- Tổng số hồ sơ
(đơn vị bảo quản): ...................………………………….........
- Quy ra mét giá:
.............. mét
3.2. Tài liệu khác
(nếu có):
..................................................................................
...........................................................................................……………………………….…..
4. Công cụ tra cứu và tài liệu liên quan kèm theo (5):
.............................................................................................…………….……………….…...
.................................................................................…………………………….………..…..
.................................................................................……………………….………….……...
Biên bản này được lập thành hai bản; mỗi bên giữ một bản./.
|
ĐẠI DIỆN BÊN GIAO
(Ký tên và ghi rõ họ tên)
|
ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN
(Ký tên và ghi rõ họ tên)
|
|
Xác nhận của cơ quan, tổ chức (6)
(chức vụ, chữ kí, họ tên của người có thẩm quyền, đóng dấu)
|
Ghi chú:
1 Căn cứ kế hoạch công tác hoặc hợp đồng chỉnh lý tài liệu v.v…
2, 3
Ghi tên của lưu trữ trực tiếp quản lý tài liệu, chẳng hạn như Phòng Lưu trữ Bộ …, Trung tâm
Lưu
trữ tỉnh ……., Lưu trữ Sở/Ban …….., Lưu trữ Công ty …….., v.v… và tên của cơ quan, tổ
chức
hoặc đơn vị (nếu có) thực hiện chỉnh lý tài liệu.
4 Mục đích hay ghi rõ lý
do giao nhận: để chỉnh lý hoặc sau khi chỉnh lý.
5 Liệt kê các công cụ tra cứu và tài liệu liên quan kèm theo (nếu có) như:
- Mục lục tài liệu nộp lưu;
- Các công cụ tra tìm khác như bộ
thẻ, cơ sở dữ liệu tra tìm tự động...;
- Các tài
liệu
liên
quan
khác như bản lịch
sử đơn vị
hình
thành phông và lịch
sử phông; hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ; hướng
dẫn xác định giá trị tài liệu v.v....
6 Xác nhận của cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu (trong những trường hợp lưu trữ trực tiếp quản lý
tài liệu không có con dấu riêng).
BM-CLTLG-02
KẾ
HOẠCH CHỈNH LÝ TÀI LIỆU
Phông …….....................................….
Giai đoạn:.......................................
1. Mục đích, yêu cầu của đợt chỉnh lý
- Tổ chức khoa học tài liệu phông .......................... phục vụ yêu cầu quản lý, bảo
quản an toàn và tổ chức sử dụng tài liệu của phông.
- Bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu trong quá trình chỉnh lý.
2. Nội dung công việc, phân công trách nhiệm và thời hạn hoàn thành
|
Stt
|
Nội dung công việc
|
Người thực hiện
|
Người phối hợp
|
Thời hạn
|
|
1
|
Giao nhận tài liệu
|
..........
|
..........
|
..........
|
|
2
|
Khảo sát
tài liệu và viết
báo cáo kết quả khảo sát
|
..........
|
..........
|
..........
|
|
3
|
Vệ sinh sơ bộ tài liệu
|
..........
|
..........
|
..........
|
|
4
|
....................
|
..........
|
..........
|
..........
|
Các nội dung, các bước công việc và thời gian thực hiện cần được xác định cụ
thể và phân công trách nhiệm thực hiện rõ ràng.
3. Chuẩn bị địa điểm,
phương tiện và văn phòng phẩm phục vụ chỉnh lý:
a) Chuẩn bị địa điểm chỉnh lý: phòng làm việc, bàn ghế và phương tiện khác.
b) Văn phòng phẩm (giấy, bút bi, bút chì mềm, bút đánh số
hộp, mực, bút viết bìa và viết nhãn hộp; bìa hồ sơ; hộp đựng tài liệu; dao, kéo,
thước kẻ....).
4. Kinh phí chỉnh lý:
Tổng số: Trong đó:
- Thuê lao động
thực hiện chỉnh lý:
- Mua phương tiện,
văn phòng phẩm phục vụ chỉnh lý:
- Chi khác:
|
Phê duyệt
(chức vụ, chữ kí, họ tên của người có
thẩm quyền, đóng dấu)
|
……, ngày
tháng năm 200…
Người lập kế hoạch
(Ký, họ tên)
|
BM-CLTLG-03
LỊCH
SỬ ĐƠN VỊ HÌNH THÀNH PHÔNG VÀ LỊCH SỬ PHÔNG
.............................................................................................................
Giai đoạn: ....................................
I. LỊCH SỬ ĐƠN VỊ HÌNH THÀNH PHÔNG
1. Bối cảnh
lịch sử; thời gian thành lập; chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức
của cơ quan, tổ chức - đơn vị hình thành phông; chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của
các đơn vị trực thuộc (cần nêu rõ số, ký hiệu; ngày, tháng, năm và tác giả của
văn bản thành lập cơ quan, tổ chức);
2. Những thay
đổi, bổ sung (nếu có) về: chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của
đơn vị hình thành phông; chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của các đơn vị trực thuộc;
3. Ngày, tháng,
năm ngừng hoạt động (đối với đơn vị hình thành phông đã ngừng hoạt động);
4. Quy chế làm
việc và chế độ công tác văn thư (nêu tóm tắt lề lối làm việc, quan hệ công tác
và chế độ công tác văn thư) của cơ quan, tổ chức và những thay đổi quan trọng
(nếu có).
II. LỊCH SỬ PHÔNG
1. Giới hạn thời gian của tài liệu.
2. Khối lượng tài liệu:
2.1. Tài liệu hành chính:
- Tổng số hộp (cặp): ……………………………...……………………………...;
- Tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản): …………………….……………………..;
- Quy ra mét giá: .............. mét.
2.2. Tài liệu khác (nếu có).
3. Thành phần và nội dung của tài liệu:
3.1. Thành phần tài liệu:
- Tài liệu hành chính bao gồm những loại văn bản, giấy tờ chủ yếu gì;
- Tài liệu khác (tài liệu kỹ thuật,
phim ảnh ghi âm...) (nếu có).
3.2. Nội dung của tài liệu, nêu cụ thể:
- Tài liệu của những đơn vị tổ chức hay thuộc về mặt hoạt động nào;
- Những
lĩnh vực, vấn đề chủ yếu và sự kiện quan trọng gì trong hoạt
động của đơn vị hình thành phông được phản ánh trong tài liệu.
4. Tình trạng của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý:
4.1. Tình hình thu thập tài liệu vào lưu trữ của cơ quan, tổ chức và giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử (nếu có);
4.2. Mức độ thiếu đủ của phông hoặc khối tài liệu;
4.3. Mức độ xử lý về nghiệp vụ: phân loại lập hồ sơ, xác định giá trị v.v.…;
4.4. Tình trạng vật lý của phông hoặc khối tài liệu.
5. Công cụ thống kê, tra cứu (nếu có).
6. Nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu.
|
Phê duyệt
(chức vụ, chữ kí, họ tên của người có
thẩm quyền, đóng dấu)
|
……, ngày
tháng năm 200…
Người biên soạn
(Ký, họ tên)
|
BM-CLTLG-04
HƯỚNG
DẪN XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU
Phông.........................................................
Giai đoạn:..........................................
Căn cứ ...... (nêu các căn cứ được vận dụng để biên soạn hướng dẫn xác định giá trị tài liệu phông ......,
Việc xác định giá
trị và định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu trong quá trình chỉnh lý phông
................. được thực hiện theo hướng dẫn dưới đây:
A. Nhóm hồ sơ, tài liệu bảo quản vĩnh viễn, lâu dài: liệt kê cụ thể các loại hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, lâu dài.
B. Nhóm hồ sơ, tài liệu bảo quản tạm thời: liệt kê cụ thể các loại hồ sơ,
tài
liệu có thời hạn bảo quản tạm thời.
C. Nhóm tài liệu
loại ra khỏi phông: liệt kê cụ thể những loại tài liệu
loại ra khỏi phông, gồm:
I. Tài
liệu hết
giá trị
II. Tài liệu trùng thừa
III. Tài
liệu bị bao hàm
IV. Tài liệu không thuộc phông
Ngoài ra, trong
văn bản này, cần trình bày những hướng dẫn chi tiết, cụ thể về việc xác định giá
trị tài liệu và định thời hạn bảo quản cho từng hồ sơ để những người tham gia
chỉnh lý thực hiện được thống nhất.
|
Phê duyệt
(chức vụ, chữ kí, họ tên của người có
thẩm quyền, đóng dấu)
|
……, ngày
tháng năm 200…
Người biên soạn
(Ký, họ tên)
|
BM-CLTLG-05
HƯỚNG
DẪN PHÂN LOẠI, LẬP HỒ SƠ
Phông.....................……...............................
Giai đoạn: .................................
I. HƯỚNG DẪN PHÂN LOẠI TÀI LIỆU
1. Phương án phân loại tài liệu:
- Căn cứ lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông;
- Căn cứ tình
hình thực tế tài liệu của phông;
- Căn cứ yêu cầu
tổ chức, sắp xếp và khai thác sử dụng tài liệu,
Tài liệu phông .........................................................……
được phân loại theo phương án ………………….…………………... ; cụ thể như sau:
I. Tên nhóm lớn
(nhóm cơ bản) 1
1.1. Tên nhóm vừa
1
1.1.1. Tên nhóm
nhỏ 1
1.1.2. Tên nhóm
nhỏ 2
1.1.3. Tên nhóm
nhỏ 3
1.2. Tên nhóm vừa
2
....................................
II. Tên nhóm lớn (nhóm cơ bản) 2
2.1. Tên nhóm vừa 1
2.1.1. Tên nhóm nhỏ 1
2.1.2. Tên nhóm nhỏ 2
2.1.3. Tên nhóm nhỏ 3
2.2. Tên nhóm vừa 2
.......................................
III. Tên nhóm lớn (nhóm cơ bản) 3
3.1. Tên nhóm vừa 1
.........................................
3.2. Tên nhóm vừa 2
...........................................
IV. .....................................
............................................
2. Hướng dẫn cụ thể trong quá trình phân loại
tài liệu
Trong phần này,
căn cứ tình hình thực tế của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý, cần trình
bày những hướng dẫn chi tiết, cụ thể về việc phân chia tài liệu thành các nhóm
lớn, nhóm vừa và nhóm nhỏ để những người tham gia phân loại tài liệu thực hiện
thống nhất.
II. HƯỚNG
DẪN LẬP HỒ SƠ
Trình bày các
hướng dẫn chi tiết về:
1. Phương pháp
tập hợp văn bản, tài liệu thành hồ sơ đối với những phông hoặc khối tài liệu còn
ở trong tình trạng lộn xộn, chưa được lập hồ sơ;
2. Chỉnh sửa hoàn
thiện hồ sơ đối với những phông hoặc khối tài liệu đã được lập hồ sơ nhưng còn
chưa chính xác, đầy đủ (chưa đạt yêu cầu nghiệp vụ);
3. Việc viết tiêu
đề hồ sơ;
4. Việc sắp xếp
văn bản, tài liệu bên trong hồ sơ;
5. Việc biên mục
hồ sơ.
|
Phê duyệt
(chức vụ, chữ kí, họ tên của người có
thẩm quyền, đóng dấu)
|
……, ngày
tháng năm 200…
Người biên soạn
(Ký, họ tên)
|
BM-CLTLG-06
MẪU
PHIẾU TIN
(Trình bày trên hai mặt của tờ giấy khổ A5: 148 x 210)
Mặt trước
PHIẾU TIN
|
1. Tên (hoặc
mã) kho lưu trữ.......................................................................
2. Tên (hoặc
mã) phông: ............................................................................
.................................................................................................................
3. Số lưu
trữ: a. Mục lục số: ......................................................................
b.
Hộp số: ...........................................................................
c.
Hồ sơ số: ........................................................................
4. Ký hiệu
thông tin: ..................................................................................
.................................................................................................................
5. Tiêu đề hồ
sơ: .......................................................................................
.................................................................................................................
.................................................................................................................
.................................................................................................................
.................................................................................................................
6. Chú giải: ...............................................................................................
.................................................................................................................
.................................................................................................................
.................................................................................................................
.................................................................................................................
.................................................................................................................
|
Mặt sau
|
.................................................................................................................
.................................................................................................................
.................................................................................................................
.................................................................................................................
.................................................................................................................
7. Thời gian
của tài liệu: .............................................................................
a. Bắt đầu:
…………………………. b. Kết thúc: ...........................................
8. Ngôn ngữ: ............................................................................................
9. Bút tích: ................................................................................................
.................................................................................................................
10. Số lượng
tờ: .......................................................................................
11. Thời hạn
bảo quản: ..............................................................................
12. Chế độ sử
dụng: .................................................................................
13. Tình
trạng vật lý: ..................................................................................
.................................................................................................................
14. Ghi chú: ..............................................................................................
.................................................................................................................
.................................................................................................................
.................................................................................................................
.................................................................................................................
|
HƯỚNG DẪN BIÊN MỤC PHIẾU TIN
1. Hướng dẫn
chung
- Mỗi hồ sơ
hoặc đơn vị bảo quản được biên mục lên một phiếu tin.
- Khi biên mục,
cần hạn chế tới mức tối đa sự trùng lặp thông tin trên một phiếu tin.
- Không viết tắt
những từ chưa được quy định trong bảng chữ viết tắt.
- Việc viết hoa
trên phiếu tin được thực hiện theo Quy định tạm thời về viết hoa trong văn bản
của Chính phủ và Văn phòng Chính phủ được ban hành theo Quyết định số
09/1998/QĐ-VPCP ngày 22/12/1998 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ.
2. Hướng dẫn
cụ thể
2.1. Tên
(hoặc mã) kho lưu trữ:
- Tên kho lưu
trữ là tên của cơ quan, đơn vị trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ.
Ví dụ: Trung tâm
Lưu trữ Quốc gia III; Phòng Lưu trữ Bộ Công nghiệp; Trung tâm Lưu trữ tỉnh An
Giang.
- Trường hợp tên
kho lưu trữ đã được mã hóa thì chỉ cần ghi mã kho lưu trữ.
2.2. Tên
(hoặc số) phông lưu trữ:
- Tên phông lưu
trữ là tên gọi chính thức của cơ quan, tổ chức - đơn vị hình thành phông. Nếu
trong quá trình hoạt động, tên cơ quan, tổ chức có thay đổi thì ghi tên gọi cuối
cùng, các tên gọi khác viết trong ngoặc đơn ( ).
Ví dụ: Bộ Khoa
học, Công nghệ và Môi trường (Ủy ban Khoa học Nhà nước, Ủy ban Khoa học và Kỹ
thuật Nhà nước);
- Nếu các phông
trong kho đã được đánh số thì chỉ cần ghi số phông.
Ví dụ: Phông Phủ
Thủ tướng bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III có số phông là 02 thì
trong phiếu tin chỉ cần ghi số 02.
2.3. Số
lưu trữ:
a. Mục lục số:
Ghi số thứ tự của mục lục trong phông.
b. Hộp số: Ghi
số thứ tự của hộp theo mục lục hồ sơ.
c. Hồ sơ số:
Ghi số thứ tự của hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản theo mục lục hồ sơ.
2.4. Ký
hiệu thông tin:
Ghi ký hiệu
theo Khung phân loại thống nhất thông tin tài liệu thời kỳ sau năm 1945 hoặc
theo Khung phân loại P. Bu-đê đối với tài liệu thời kỳ Pháp thuộc (việc đánh ký
hiệu thông tin theo Khung phân loại thống nhất thông tin tài liệu thời kỳ sau
năm 1945 được thực hiện theo hướng dẫn riêng của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà
nước).
2.5. Tiêu
đề hồ sơ:
Ghi tiêu đề hồ
sơ theo mục lục hồ sơ đối với các phông đã được chỉnh lý. Trường hợp việc biên
mục phiếu tin được kết hợp trong quá trình chỉnh lý thì ghi như tiêu đề hồ sơ
được lập.
2.6. Chú
giải:
Chú giải nhằm làm
sáng tỏ nội dung, tên loại, độ gốc của văn bản; tên người; vật mang tin và thời
gian, địa điểm xảy ra sự việc mà tiêu đề hồ sơ chưa phản ánh, hoặc phản ánh chưa
đầy đủ. Tùy theo từng hồ sơ có chú giải thích hợp.
- Chú giải về
nội dung:
+ Không chú giải
đối với các hồ sơ có tiêu đề là “Chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác định
kỳ”.
+ Chỉ chú giải
hồ sơ việc mà tiêu đề hồ sơ phản ánh còn chung chung hoặc quá khái quát nhằm làm
rõ thêm nội dung vấn đề mà tài liệu có trong hồ sơ phản ánh, ví dụ:
Đối với hồ sơ có
tiêu đề: “Báo cáo của giáo sư Hoàng Tụy về chuyến đi công tác một số nước năm
1985”, cần chú giải như sau: đi Pháp, CHLB Đức, CHDC Đức, Bỉ, Mỹ để dự hội thảo
“Toán học cho lý thuyết tối ưu” và giảng về “Quy hoạch Lipschitz” “Quy hoạch
D.C, Quy hoạch toán học”.
Đối với hồ sơ có
tiêu đề: “Hồ sơ đoàn ra, đoàn vào năm 1975 của Bộ Văn hóa”, cần chú giải tên
các nước: đoàn ra, CHDC Đức, Pháp, Liên Xô, Ba Lan, Mông Cổ, Nhật, Mỹ; đoàn vào:
Tiệp Khắc, Thụy Điển, Pháp, Liên Xô.
Đối với hồ sơ có
tiêu đề: “Công văn của HĐBT cho phép một số địa phương làm dịch vụ kiều hối và
giao cho Tổng cục Hải quan trách nhiệm chính trong việc kiểm tra, kiểm soát hàng
của Việt kiều gửi về năm 1985”, thì cần chú giải như sau: cho phép TP. Hà Nội và
TP. Hồ Chí Minh dùng kiều hối mua thuốc chữa bệnh, mua tư liệu sản xuất và trả
tiền bằng đồng Việt Nam cho gia đình ở trong nước.
Đối với hồ sơ có
tiêu đề: “Công văn của HĐBT cho phép Bộ Nông nghiệp sử dụng ngoại tệ do
UNDP/FAO trả theo Dự án 6CP/RAS /107/JPN năm 1985”, cần chú giải làm rõ tên Dự
án: Dự án 6CP/RAS/107/JPN là Dự án về “Khảo sát tình trạng đất làm giảm năng
suất cây trồng”.
Đối với hồ sơ có
tiêu đề: “Báo cáo của UBND tỉnh Nghệ Tĩnh về tình hình trật tự trị an ở 2 xóm Tân
Yên và Hội Phước xã Tường Sơn huyện Anh Sơn năm 1978, chú giải là: sự việc xảy
ra ở khu vực Thiên chúa giáo.
- Chú giải về
độ gốc, tên loại và tác giả của văn bản:
+ Về độ gốc của
văn bản: Độ gốc ở đây được hiểu là tài liệu trong hồ sơ là bản gốc, bản chính,
bản thảo hay bản sao của văn bản. Chỉ chú giải đối với các loại văn bản như văn
bản quy phạm pháp luật và các văn bản quan trọng khác có trong hồ sơ không phải
là bản gốc, bản chính.
+ Về tên loại
văn bản: Nếu trong hồ sơ có nhiều loại văn bản mà tiêu đề chưa phản ánh hết thì
cần chú giải nhưng không liệt kê toàn bộ mà chỉ chú giải những loại văn bản có
nội dung quan trọng hoặc cần đặc biệt lưu ý.
+ Về tác giả
văn bản: Chỉ chú giải về tác giả của những văn bản quan trọng hoặc có giá trị
đặc biệt, tức là các cá nhân hoặc cơ quan, tổ chức làm ra văn bản.
Các chú giải về
độ gốc, tên loại và tác giả văn bản được viết liền nhau.
Ví dụ: đối với
“Hồ sơ về đàm phán cho vay dài hạn, trao đổi hàng hóa và thanh toán từ năm 1976
đến năm 1981 giữa Việt Nam và CHDC Đức” thì chú giải về độ gốc, tên loại và tác
giả văn bản như sau:
Bản sao Thư của
Thủ tướng Phạm Văn Đồng.
- Chú giải về
tên người:
+ Nếu tài liệu
trong hồ sơ đề cập đến các cá nhân quan trọng hoặc cần đặc biệt lưu ý thì cần
chú giải.
Ví dụ: đối với
hồ sơ “Công văn của Bộ Nội vụ, Bộ Đại học và Trung học chuyên nghiệp và Ủy ban
Khoa học và Kỹ thuật Nhà nước v/v mang tài liệu khoa học ra nước ngoài năm
1976-1978”, cần chú giải về tên người như sau:
Đề xuất cho ông
Nguyễn Ngọc Châu mang tài liệu sang Liên Xô làm luận án phó tiến sĩ.
+ Nếu cá nhân có
nhiều bút danh, bí danh … thì sau các bút danh, bí danh cần viết tên chính thức
thường dùng của cá nhân đó được đặt trong ngoặc dơn.
Ví dụ: anh Ba
(Hồ Chí Minh), Trần Lực (Hồ Chí Minh)…
+ Đối với những
cá nhân giữ chức vụ lãnh đạo hoặc có học hàm, học vị thì chức vụ hoặc học hàm,
học vị được ghi trước họ và tên cá nhân.
Ví dụ: Chủ tịch
Hồ Chí Minh, Phó Thủ tướng Lê Thanh Nghị, Giáo sư Tôn Thất Tùng…
- Chú giải về
thời gian sự kiện:
Thời gian sự kiện
là thời gian mà sự kiện xảy ra. Cần ghi đầy đủ ngày, tháng, năm và cách nhau bằng
dấu chấm. Đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì thêm số 0 ở trước.
Trường hợp sự kiện kéo dài nhiều ngày hoặc nhiều tháng, năm thì giữa ngày, tháng,
năm bắt đầu và ngày, tháng, năm kết thúc cách nhau bằng dấu ngạch ngang (-). Ví
dụ: 01.12.1970 - 12.01.1971.
- Chú giải về
địa điểm sự kiện:
+ Địa điểm sự
kiện là nơi sự kiện diễn ra. Chú giải theo thứ tự tên gọi của xã (phường, thị
trấn) - huyện (quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh) - tỉnh (thành phố trực thuộc
Trung ương).
+ Nếu địa điểm
sự kiện ngày nay đã mang tên mới thì tên đó cần được chú giải sau tên cũ và đặt
trong ngoặc đơn.
Ví dụ: Thăng
Long ngày xưa nay đổi tên là Hà Nội thì cần chú giải như sau: Thăng Long (Hà
Nội).
- Chú giải về
vật mang tin:
Chú giải đối
với tất cả những tài liệu ghi trên vật mang tin khác có trong hồ sơ, trừ tài
liệu bằng giấy thông thường.
Ví dụ: trong hồ
sơ có ảnh thì chú giải ghi là: ảnh chụp ai hoặc sự kiện gì đang diễn ra ở đâu,
khi nào và ảnh đó đang bảo quản ở đâu.
2.7. Thời
gian của tài liệu:
a) Bắt đầu: ghi
thời gian sớm nhất của tài liệu có trong hồ sơ;
b) Kết thúc:
ghi thời gian muộn nhất của tài liệu có trong hồ sơ.
Trường hợp thời
gian bắt đầu và kết thúc của tài liệu trùng nhau thì ghi ở mục a. Ghi đầy đủ
ngày, tháng, năm; giữa ngày, tháng, năm cách nhau bằng dấu chấm; đối với những
ngày dưới 10 và các tháng 1, 2 thì thêm số 0 ở trước.
Ví dụ: Trong “Hồ
sơ phê duyệt Dự án “Trung tâm thông tin nông nghiệp” của Bộ Nông nghiệp do FAO
tài trợ năm 1985” có tài liệu sớm nhất là ngày 10.4.1985 và muộn nhất là ngày
22.5.1985 thì ghi: a) Bắt đầu: 10.4.1985; b) Kết thúc: 22.5.1985.
2.8. Ngôn
ngữ:
Chỉ chú giải
những hồ sơ có tài liệu là ngôn ngữ khác với ngôn ngữ chính của khối tài liệu đưa
ra chỉnh lý.
- Đối với hồ sơ
có nhiều ngôn ngữ khác nhau thì ghi rõ (những) ngôn ngữ của tài liệu trong hồ
sơ đó, ví dụ: Anh, Pháp, Thái.
- Đối với những
hồ sơ có cả tài liệu tiếng Việt và ngôn ngữ khác thì ghi tiếng Việt trước, sau đó
là (các) ngôn ngữ khác, ví dụ: Việt, Anh; Việt, Anh, Nga…
2.9. Bút
tích:
Bút tích là chữ
ký, ghi chú, ý kiến nhận xét, ý kiến chỉ đạo giải quyết hay những sửa chữa, bổ
sung … trên văn bản của các nhà lãnh đạo, nhân vật lịch sử, tiêu biểu. Đối với
tài liệu hành chính tiếng Việt thời kỳ sau năm 1945, chỉ chú giải bằng cách ghi
rõ họ tên (không ghi chức vụ) của những người giữ các chức vụ như Tổng bí thư và
các chức vụ tương đương của Đảng Cộng sản Việt Nam và của các tổ chức tiền thân
của Đảng; Chủ tịch nước, Chủ tịch Quốc hội, Tổng thống, Thủ tướng và các chức vụ
tương đương có bút tích trong hồ sơ.
Ví dụ: Đỗ Mười,
Tôn Đức Thắng, Võ Văn Kiệt …
Trường hợp
trong tài liệu ghi bí danh thì sau bí danh ghi họ tên của người đó.
Ví dụ: Tô (Phạm
Văn Đồng), Thận (Trường Chinh), Đề Thám (Hoàng Hoa Thám)…
2.10. Số
tờ:
Ghi tổng số tờ
tài liệu có trong hồ sơ.
2.11. Thời
hạn bảo quản:
Ghi thời hạn
bảo quản được xác định đối với hồ sơ như: vĩnh viễn, lâu dài, tạm thời hoặc bằng
số năm cụ thể
2.12. Chế
độ sử dụng:
Chỉ áp dụng đối
với những hồ sơ, tài liệu thuộc diện hạn chế sử dụng, tức là thuộc trong các
trường hợp sau:
- Ghi A: nếu
tài liệu chứa đựng những tin thuộc phạm vi bí mật nhà nước.
- Ghi B: nếu
tài liệu chứa đựng những tin thuộc phạm vi bí mật đời tư của công dân hoặc bí mật
khác theo quy định của pháp luật;
- Ghi C: nếu
tài liệu là bản gốc, bản chính của tài liệu đặc biệt quý, hiếm;
- Ghi D: nếu
tài liệu bị hư hỏng hoặc có nguy cơ bị hư hỏng.
2.13. Tình
trạng vật lý:
Mô tả tóm tắt
về tình trạng vật lý của tài liệu có trong hồ sơ nếu tài liệu bị hư hỏng như bị
nấm mốc, ố vàng, chữ mờ, rách, thủng, dính bết …
2.14. Ghi
chú:
Ghi những thông
tin cần thiết khác về tài liệu trong hồ sơ (nếu có).
BM-CLTLG-07
MẪU
NHÃN HỘP
1. Hình dạng
- Hình chữ nhật
2. Kích thước
- Dài: 120mm
- Rộng: 90mm
3. Các thông
tin trên nhãn và kỹ thuật trình bày (theo mẫu)
- Trường hợp dùng
cặp đựng tài liệu thì thay “HỘP SỐ” bằng “CẶP SỐ”
|
TÊN KHO LƯU TRỮ
TÊN PHÔNG
HỘP SỐ
………………..
Từ hồ sơ
số: ………………………………..
Đến hồ sơ
số: ………………………………
|
BM-CLTLG-08
DANH
MỤC TÀI LIỆU LOẠI
Phông/Khối tài liệu: ………………………..
|
Bó/gói số
|
Tập số
|
Tiêu đề tập tài liệu
|
Lý do loại
|
Ghi chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
|
|
|
|
|
|