|
TỔNG LIÊN
ĐOÀN LAO ĐỘNG VIỆT NAM
--------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
----------------
|
|
Số: 821/QĐ-TLĐ
|
Hà Nội,
ngày 16 tháng 06 năm 2015
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN
HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC, NGƯỜI LAO ĐỘNG TRONG TỔ
CHỨC CÔNG ĐOÀN
ĐOÀN CHỦ TỊCH TỔNG LIÊN ĐOÀN
LAO ĐỘNG VIỆT NAM
Căn cứ Luật Cán bộ, công chức và Điều lệ
Công đoàn Việt Nam;
Căn cứ Quy chế số 01 ngày 7 tháng 01
năm 1997 của Ban Tổ chức Trung ương về quản lý hồ sơ cán bộ;
Căn cứ Nghị định số 24/2010/NĐ-CP ngày
15/03/2010 của Chính phủ quy định về tuyển dụng, sử dụng và quản lý công chức;
Căn cứ Nghị định số 29/2012/NĐ-CP ngày
12/4/2012 của Chính phủ về tuyển dụng, sử dụng và quản lý viên chức;
Căn cứ Thông tư số 11/2012/TT-BNV ngày
17/12/2012 của Bộ Nội vụ quy định về chế độ báo cáo thống kê và quản lý hồ sơ
công chức;
Căn cứ Quy định về phân công, phân cấp
quản lý cán bộ, công chức, viên chức công đoàn ban hành kèm theo Quyết định số
1468/QĐ-TLĐ ngày 11/11/2009 của Đoàn Chủ tịch Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam;
Xét đề nghị của Ban Tổ chức Tổng Liên
đoàn,
QUYẾT ĐỊNH
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý hồ sơ cán
bộ, công chức, viên chức, người lao động trong tổ chức công đoàn.
Điều 2. Các ban, Văn phòng, Văn phòng Ủy ban Kiểm tra Tổng Liên
đoàn, các công đoàn ngành Trung ương và tương đương, công đoàn tổng công ty trực
thuộc Tổng Liên đoàn, các đơn vị trực thuộc Tổng Liên đoàn, các liên đoàn lao động
tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.
Điều 3. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký và thay thế Quyết
định số 751/QĐ-TLĐ ngày 25 tháng 5 năm 2001 của Đoàn Chủ tịch Tổng Liên đoàn về
quản lý hồ sơ cán bộ, công nhân viên trong hệ thống Công đoàn./.
|
Nơi nhận:
-
Như Điều 2;
- Các ủy viên ĐCT (b/c);
- Ban Tổ chức TW (b/c);
- Lưu ToC, VP TLĐ.
|
TM. ĐOÀN
CHỦ TỊCH
CHỦ TỊCH
Đặng Ngọc Tùng
|
QUY CHẾ
QUẢN
LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC NGƯỜI LAO ĐỘNG TRONG TỔ CHỨC CÔNG ĐOÀN
(Ban hành kèm theo Quyết định số 821QĐ-TLĐ ngày 16 tháng 6 năm 2015 của Đoàn
Chủ tịch Tổng Liên đoàn)
Chương I
QUY
ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi điều
chỉnh
Quy chế này quy định về xây dựng và quản
lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức và người lao động làm việc theo chế độ hợp
đồng lao động không xác định thời hạn trong tổ chức công đoàn; thẩm quyền,
trách nhiệm của Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị công đoàn trong công tác quản lý
hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức và người lao động.
Điều 2. Đối tượng áp
dụng
1. Quy chế này được áp dụng đối với:
a) Các cơ quan, đơn vị trong tổ chức
Công đoàn
b) Cán bộ, công chức, viên chức và người
lao động làm việc theo chế độ hợp đồng lao động không xác định thời hạn trong tổ
chức công đoàn (gọi chung là cán bộ công đoàn), bao gồm:
- Cán bộ, công chức tại Cơ quan Tổng
Liên đoàn Lao động Việt Nam, cán bộ, công chức thuộc các liên đoàn lao động tỉnh,
thành phố, các công đoàn ngành Trung ương và tương đương, công đoàn tổng công
ty trực thuộc Tổng Liên đoàn.
- Công chức, viên chức làm việc tại
các đơn vị sự nghiệp của tổ chức công đoàn.
- Người lao động tại các cơ quan, đơn
vị công đoàn làm việc theo chế độ hợp đồng không xác định thời hạn theo quy định
của Nghị định số 68/2000/NĐ-CP ngày 17/11/2000 của Chính phủ về thực hiện chế độ
hợp đồng một số loại công việc trong cơ quan hành chính nhà nước, đơn vị sự
nghiệp.
Điều 3. Nguyên tắc
chung về hồ sơ cán bộ công đoàn
Mỗi cán bộ công đoàn hưởng lương từ
nguồn tài chính công đoàn hoặc từ nguồn tài chính của các đơn vị sự nghiệp của tổ
chức công đoàn đều phải có hồ sơ cá nhân đầy đủ, rõ ràng; người mới được tuyển
dụng lần đầu vào cơ quan, đơn vị nào của tổ chức công đoàn thì cơ quan, đơn vị
đó có trách nhiệm lập hồ sơ ban đầu (hồ sơ gốc) cho cán bộ công đoàn.
Điều 4. Hồ sơ và hồ
sơ gốc của cán bộ công đoàn
1. Hồ sơ cán bộ công đoàn là tài liệu pháp
lý phản ánh các thông tin cơ bản nhất về cán bộ công đoàn, bao gồm: nguồn gốc
xuất thân, quá trình học tập, quá trình công tác, hoàn cảnh kinh tế, phẩm chất,
trình độ, năng lực, các mối quan hệ gia đình và xã hội, thể hiện ở sơ yếu lý lịch,
văn bằng, chứng chỉ và các văn bản tài liệu có liên quan khác, được cập nhật
trong quá trình công tác của cán bộ công đoàn kể từ khi được tuyển dụng.
2. Hồ sơ gốc: là hồ sơ do cơ quan có
thẩm quyền quản lý lập và xác nhận lần đầu khi công chức, viên chức được tuyển
dụng theo quy định của pháp luật. Thành phần hồ sơ gốc như quy định tại Điều 7
Quy chế này.
Chương II
QUY
ĐỊNH VỀ QUẢN LÝ HỒ SƠ
Điều 5. Phân cấp quản
lý hồ sơ
1. Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam quản
lý hồ sơ:
- Hồ sơ cán bộ, công chức, người lao động
tại cơ quan Tổng Liên đoàn.
- Hồ sơ của chủ tịch, phó chủ tịch
công đoàn ngành Trung ương và tương đương, công đoàn tổng công ty trực thuộc Tổng
Liên đoàn.
- Hồ sơ của cấp trưởng, cấp phó, kế
toán trưởng các đơn vị trực thuộc Tổng Liên đoàn.
- Sơ yếu lý lịch và bản bổ sung lý lịch
hàng năm của các ủy viên ban thường vụ, ủy viên ủy ban kiểm tra các liên đoàn
lao động tỉnh, thành phố, công đoàn ngành Trung ương và tương đương, công đoàn
tổng công ty trực thuộc Tổng Liên đoàn.
2. Liên đoàn lao động tỉnh, thành phố,
công đoàn ngành Trung ương và tương đương, công đoàn tổng công ty trực thuộc Tổng
Liên đoàn (gọi chung là công đoàn cấp tỉnh) quản lý hồ sơ cán bộ thuộc diện quản
lý của đơn vị mình gồm:
- Cán bộ, công chức, người lao động tại
cơ quan công đoàn cấp tỉnh.
- Cán bộ chuyên trách công đoàn làm việc
tại công đoàn cấp trên trực tiếp cơ sở và cấp cơ sở hưởng lương từ nguồn tài
chính công đoàn trong chỉ tiêu biên chế được giao.
- Người đứng đầu, cấp phó của người đứng
đầu các đơn vị sự nghiệp trực thuộc. Thẩm quyền quản lý hồ sơ viên chức, người lao
động trong các đơn vị sự nghiệp trực thuộc công đoàn cấp tỉnh do ban thường vụ
các đơn vị phân cấp và hướng dẫn thực hiện.
3. Các đơn vị trực thuộc Tổng Liên đoàn
quản lý hồ sơ viên chức, người lao động của đơn vị theo phân cấp của Tổng Liên
đoàn.
Điều 6. Nguyên tắc quản
lý hồ sơ
1. Bảo đảm sự quản lý thống nhất của Tổng
Liên đoàn Lao động Việt Nam trong công tác quản lý hồ sơ cán bộ công đoàn.
2. Công tác xây dựng và quản lý hồ sơ
cán bộ công đoàn được thực hiện thống nhất, khoa học và phải phản ánh được đầy đủ,
chính xác thông tin của từng cán bộ công đoàn từ khi được tuyển dụng hoặc tiếp
nhận vào làm việc tại các cơ quan, đơn vị công đoàn cho đến khi không làm việc
tại cơ quan, đơn vị công đoàn.
3. Hồ sơ cán bộ công đoàn được quản
lý, sử dụng và bảo quản theo chế độ tài liệu mật do nhà nước quy định, chỉ những
người được Thủ trưởng cơ quan hoặc người có thẩm quyền quản lý hồ sơ đồng ý bằng
văn bản mới được nghiên cứu, sử dụng và khai thác hồ sơ của cán bộ công đoàn.
Nghiêm cấm việc tự ý phát tán thông tin trong hồ sơ cán bộ công đoàn.
4. Cán bộ công đoàn có trách nhiệm kê
khai đầy đủ, rõ ràng, chính xác và chịu trách nhiệm về tính trung thực của những
thông tin trong hồ sơ do mình kê khai. Những tài liệu do cán bộ công đoàn kê khai
phải được cơ quan quản lý xác nhận.
5. Hồ sơ cán bộ công đoàn phải được
xây dựng, lưu trữ, và bảo quản bằng công nghệ thông tin để quản lý, sử dụng và
khai thác nhanh chóng, chính xác, có hiệu quả, đáp ứng yêu cầu quản lý, phân
tích chất lượng đội ngũ cán bộ công đoàn.
Điều 7. Thành phần hồ
sơ cán bộ công đoàn
1. Đối với trường hợp tuyển dụng lần đầu
Trong thời gian 30 ngày, kể từ ngày có
quyết định tuyển dụng, cơ quan quản lý có trách nhiệm hướng dẫn cán bộ công đoàn
kê khai hồ sơ gốc, xác minh, xác nhận, đóng dấu và đưa vào hồ sơ quản lý. Thành
phần hồ sơ gốc gồm:
a) Quyển “Lý lịch cán bộ, công chức”
do cán bộ công đoàn tự kê khai và được cơ quan quản lý cán bộ thẩm tra, chứng
nhận;
b) Bản “Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức”
(mẫu 2C/ TCTW) phản ánh tóm tắt về bản thân
cán bộ công đoàn, các mối quan hệ gia đình và xã hội của cán bộ công đoàn.
c) Bản sao giấy khai sinh gốc có chứng
thực của cơ quan có thẩm quyền; giấy khám sức khỏe do đơn vị y tế từ cấp huyện
trở lên cấp và bản sao các loại giấy tờ có liên quan đến trình độ đào tạo của
cán bộ công đoàn như: bảng điểm, văn bằng, chứng chỉ về trình độ đào tạo chuyên
môn, lý luận chính trị, ngoại ngữ, tin học, bồi dưỡng nghiệp vụ..(có công chứng).
Trường hợp, văn bằng chứng chỉ được cấp
bằng tiếng nước ngoài phải được dịch sang Tiếng Việt theo quy định của pháp luật
và có chứng thực của cơ quan có thẩm quyền;
d) Các quyết định tuyển dụng (thi tuyển
hoặc xét tuyển), quyết định tiếp nhận cán bộ công đoàn.
2. Đối với cán bộ công đoàn đang công
tác
Ngoài các thành phần hồ sơ gốc theo
quy định tại Khoản 1 của Điều này còn có:
a) Bản “Phiếu
bổ sung lý lịch cán bộ, công chức” là tài liệu do cán bộ công đoàn kê khai
bổ sung theo định kỳ hàng năm hoặc theo yêu cầu của cơ quan quản lý cán bộ công
đoàn (phiếu phải có xác nhận của cơ quan quản lý);
b) Các quyết định về việc bổ nhiệm, điều
động, luân chuyển, biệt phái, nâng ngạch, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật của
cán bộ công đoàn;
c) Các bản tự kiểm điểm, nhận xét đánh
giá hàng năm của cán bộ công đoàn;
d) Các bản nhận xét đánh giá của cơ
quan, tổ chức, đơn vị quản lý cán bộ công đoàn (hàng năm, khi hết nhiệm kỳ, bầu
cử hoặc bổ nhiệm, giới thiệu ứng cử, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật hoặc sau
các đợt công tác, Tổng kết học tập);
đ) Bản kê khai tài sản đối với các trường
hợp thuộc diện phải kê khai tài sản theo quy định hiện hành;
e) Đơn, thư kèm theo các văn bản thẩm
tra, xác minh, biên bản, kết luận của cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền về
những vấn đề liên quan đến cán bộ công đoàn và gia đình được phản ánh trong đơn
thư.
Không lưu trong thành phần hồ sơ những
đơn, thư nặc danh, hoặc đơn, thư chưa được xem xét, kết luận của cơ quan có thẩm
quyền;
g) Những văn bản khác có liên quan trực
tiếp đến quá trình công tác và các quan hệ xã hội của cán bộ công đoàn;
h) Đối với cán bộ công đoàn được bổ
nhiệm giữ chức vụ lãnh đạo, quản lý phải bổ sung đầy đủ các tài liệu có liên
quan đến việc bổ nhiệm vào hồ sơ.
3. Đối với thành phần hồ sơ viên chức
phải có thêm hợp đồng làm việc.
4. Đối với hồ sơ của người làm việc
theo chế độ hợp đồng lao động không xác định thời hạn, đơn vị không phải lập
quyển “Lý lịch cán bộ, công chức”.
Điều 8. Lưu giữ, bảo
quản hồ sơ cán bộ công đoàn
1. Việc lưu giữ, bảo quản hồ sơ cán bộ
công đoàn phải thực hiện đầy đủ các bước: lập sổ hồ sơ; phân loại tài liệu; lập
phiếu liệt kê tài liệu; lập phiếu kiểm soát hồ sơ và vào sổ đăng ký hồ sơ; lập
thư mục hồ sơ để phục vụ công tác tra cứu.
2. Lưu giữ hồ sơ cán bộ công đoàn phải
đảm bảo các yêu cầu sau:
a) Sắp xếp hồ sơ theo vần tên A, B, C hoặc
theo đầu mối trực thuộc bảo đảm nguyên tắc dễ tìm, dễ lấy, dễ tra cứu;
b) Tài liệu trong mỗi hồ sơ phải được
xếp thành từng nhóm để thuận lợi cho việc tra cứu, kèm theo phiếu liệt kê tài
liệu, phiếu kiểm soát hồ sơ và để trong một bì hồ sơ;
c) Ngoài bì hồ sơ ghi các thông tin cơ
bản của cán bộ công đoàn để phục vụ cho công tác tìm kiếm, lưu giữ như: họ và
tên; các bí danh; quê quán và số hồ sơ (số hiệu công chức nếu có);
3. Quy trình lưu giữ hồ sơ cán bộ công
đoàn được thực hiện như sau:
a) Kiểm tra và xử lý để bảo đảm các
tài liệu được lưu trữ trong thành phần hồ sơ là những tài liệu chính thức, tin
cậy và có giá trị pháp lý;
b) Loại bỏ những tài liệu trùng lặp, thừa,
chỉ giữ lại mỗi loại tài liệu một bản;
c) Trường hợp cần hủy tài liệu trong
thành phần hồ sơ cán bộ công đoàn phải thành lập hội đồng hủy tài liệu hồ sơ. Hội
đồng hủy tài liệu hồ sơ cán bộ công đoàn do người đứng đầu cơ quan quản lý cán
bộ công đoàn quyết định. Khi tiến hành tiêu hủy phải lập biên bản ghi rõ lý do
hủy, cơ quan có thẩm quyền cho phép hủy tài liệu, hồ sơ cán bộ công đoàn, danh
mục tài liệu hủy, ngày và nơi hủy. Biên bản hủy phải lưu trong thành phần hồ sơ
cán bộ công đoàn.
4. Chế độ bảo quản hồ sơ cán bộ công
đoàn theo chế độ bảo mật của nhà nước và phải đảm bảo các chế độ và điều kiện
cơ sở vật chất, trang thiết bị gồm:
a) Trang thiết bị và phương tiện bảo
quản hồ sơ giấy gồm: Phòng để lưu giữ hồ sơ riêng biệt với phòng làm việc hoặc
tủ lưu giữ hồ sơ.... bảo đảm hồ sơ cán bộ công đoàn được lưu giữ lâu dài, an
toàn và bảo mật;
b) Định kỳ hoặc đột xuất kiểm tra tình
trạng hồ sơ và các vấn đề liên quan, làm vệ sinh và bảo dưỡng trang thiết bị bảo
quản;
d) Trường hợp bảo quản theo chế độ lưu
trữ trên máy tính thì cần đảm bảo tính bảo mật, an toàn, an ninh máy tính,
tránh sao chụp và sửa chữa hồ sơ.
Điều 9. Nghiên cứu,
khai thác hồ sơ cán bộ công đoàn
1. Đối tượng được nghiên cứu, sử dụng
và khai thác hồ sơ:
a) Cơ quan quản lý, sử dụng cán bộ
công đoàn và người thực hiện nhiệm vụ quản lý hồ sơ cán bộ công đoàn được
nghiên cứu, sử dụng và khai thác hồ sơ cán bộ công đoàn để phục vụ yêu cầu công
tác;
b) Trường hợp cần thiết, được sự đồng
ý bằng văn bản của người đứng đầu cơ quan quản lý hồ sơ, cán bộ công đoàn được
nghiên cứu toàn bộ hoặc một phần hồ sơ của mình hoặc đề nghị cơ quan quản lý hồ
sơ cung cấp bản sao “Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức” của mình để phục vụ cho
việc giao dịch hành chính của bản thân.
2. Các quy định khi nghiên cứu hồ sơ:
a) Có giấy giới thiệu của cơ quan, tổ
chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ ghi rõ địa chỉ, chức danh, yêu cầu
nghiên cứu hồ sơ của ai, về vấn đề gì. Các yêu cầu phải được ghi cụ thể trong “Phiếu
nghiên cứu hồ sơ công chức”;
b) Chỉ được nghiên cứu tại nơi lưu giữ
hồ sơ;
c) Chỉ được xem những tài liệu (hoặc một
phần tài liệu) có nội dung liên quan đến nhiệm vụ, công việc được giao;
d) Không được làm sai lệch nội dung và
hình thức hồ sơ như: đánh dấu, tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt các tài liệu đã có
trong hồ sơ;
đ) Được sao chụp lại những tài liệu
liên quan trong thành phần hồ sơ khi được người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn
vị quản lý hồ sơ đồng ý. Đối với những trường hợp đặc biệt, cần mượn một số tài
liệu trong hồ sơ thì phải được Thủ trưởng cơ quan quản lý hồ sơ cán bộ cho phép
bằng văn bản, thời gian mượn không quá 15 ngày.
Điều 10. Bổ sung hồ
sơ
1. Hồ sơ cán bộ công đoàn phải được bổ
sung thường xuyên để phản ánh kịp thời những thay đổi về bản thân và gia đình cán
bộ công đoàn như: Các quyết định bổ nhiệm, điều động, chuyển ngạch, nâng bậc
lương; khen thưởng, kỷ luật, học tập bồi dưỡng, kiểm điểm, nhận xét, đánh giá
công tác hàng năm, các biên bản thẩm tra, xác minh, tổng hợp phiếu tín nhiệm;
các đơn thư tố cáo đã kết luận; các bản thành tích khen thưởng, biên bản kỷ luật
.vv...
2. Tài liệu bổ sung hồ sơ còn do cơ
quan quản lý cán bộ công đoàn thu thập được liên quan đến cán bộ công đoàn và
Thủ trưởng cơ quan quản lý cán bộ công đoàn quyết định cho lưu vào hồ sơ. Tất cả
các tài liệu bổ sung đều phải ghi rõ tên, đơn vị của người cung cấp tài liệu, họ
và tên người trích sao, trích sao từ văn bản nào, ngày trích sao...
3. Định kỳ hàng năm, chậm nhất là ngày
15 tháng 01 của năm sau, cơ quan quản lý nhắc nhở, hướng dẫn cán bộ công đoàn
kê khai bổ sung những thông tin phát sinh có liên quan đến bản thân, quan hệ
gia đình và xã hội của năm trước và xác nhận để bổ sung vào hồ sơ thông qua “Phiếu bổ sung lý lịch cán bộ, công chức”.
Trường hợp các thông tin phát sinh do
cán bộ công đoàn tự kê khai mà không đầy đủ, không chính xác hoặc có sự gian lận
thì người tự kê khai phải chịu trách nhiệm trước cơ quan quản lý và trước pháp
luật.
Điều 11. Chuyển giao,
tiếp nhận hồ sơ
1. Trường hợp cán bộ, công chức, viên
chức ngoài tổ chức công đoàn được điều động, luân chuyển, đến cơ quan, đơn vị của
tổ chức công đoàn thì Thủ trưởng đơn vị tiếp nhận cán bộ, công chức phải yêu cầu
cơ quan quản lý hồ sơ cán bộ, công chức cũ bàn giao đầy đủ hồ sơ của cán bộ,
công chức đó. Thời gian tiếp nhận hồ sơ là 30 ngày, kể từ ngày cán bộ, công chức
có quyết định điều động, luân chuyển.
2. Trường hợp cán bộ công đoàn được điều
động, luân chuyển, chuyển đổi vị trí công tác, bổ nhiệm chức vụ, ngạch công chức,
chức danh nghề nghiệp làm thay đổi thẩm quyền quản lý hồ sơ cán bộ công đoàn giữa
các cơ quan, đơn vị trong hệ thống công đoàn, thì trong thời hạn 30 ngày kể từ
ngày có quyết định của cơ quan có thẩm quyền, Thủ trưởng cơ quan, đơn vị đang
quản lý hồ sơ cán bộ công đoàn có trách nhiệm chuyển giao hồ sơ của cán bộ công
đoàn đó cho đơn vị mới có thẩm quyền quản lý hồ sơ.
3. Hồ sơ khi tiếp nhận phải đảm bảo
các yêu cầu sau:
a) Ghi phiếu chuyển hồ sơ theo biểu mẫu
quy định;
b) Kiểm tra niêm phong, dấu bưu điện
(nếu gửi qua đường bưu điện) và xác nhận tình trạng tài liệu nhận được vào phiếu
chuyển hồ sơ và gửi trả phiếu này cho nơi giao hồ sơ hoặc có văn bản trả lời
nơi gửi hồ sơ và xác nhận tình trạng niêm phong;
c) Vào sổ giao, nhận hồ sơ;
d) Lập số hồ sơ, lập phiếu liệt kê tài
liệu, lập phiếu kiểm soát hồ sơ, vào sổ đăng ký hồ sơ và lập biên bản giao nhận;
4. Cán bộ công đoàn nghỉ hưu, chuyển
công tác, thôi việc, hoặc bị kỷ luật buộc thôi việc và từ trần thì việc chuyển
giao và lưu trữ hồ sơ được thực hiện như sau:
a) Cán bộ công đoàn nghỉ hưu, thôi việc
hoặc bị kỷ luật buộc thôi việc được nhận một bản sao “Sơ yếu lý lịch cán bộ,
công chức” và các Quyết định liên quan. Hồ sơ gốc vẫn do cơ quan, tổ chức, đơn
vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ cán bộ công đoàn lưu giữ, bảo quản và đưa vào
nhóm cán bộ công đoàn thôi việc. Cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ công đoàn
chỉ được xác nhận và cấp lại bản sao “Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức” khi có
yêu cầu bằng văn bản và trên cơ sở hồ sơ gốc lưu trữ;
b) Đối với cán bộ công đoàn từ trần thì
gia đình được nhận một bản sao “Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức”. Hồ sơ gốc vẫn
do cơ quan, tổ chức, đơn vị quản lý hồ sơ cán bộ công đoàn lưu giữ, bảo quản;
c) Đối với cán bộ công đoàn chuyển
công tác hoặc không tiếp tục làm việc tại cơ quan, đơn vị của tổ chức công đoàn
được nhận một bản sao “Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức” của bản thân. Hồ sơ gốc
vẫn do cơ quan, tổ chức, đơn vị quản lý cán bộ công đoàn đó lưu giữ, bảo quản
và chỉ được chuyển giao cho các cơ quan, tổ chức, đơn vị khác quản lý khi các
cơ quan, tổ chức, đơn vị đó có yêu cầu bằng văn bản.
Chương III
TRÁCH
NHIỆM CỦA CƠ QUAN, ĐƠN VỊ VÀ CÁ NHÂN TRONG QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ CÔNG ĐOÀN
Điều 12. Trách nhiệm
của thủ trưởng cơ quan quản lý hồ sơ.
1. Chấp hành sự chỉ đạo, kiểm tra và
hướng dẫn của Tổng Liên đoàn về nghiệp vụ, công tác quản lý hồ sơ cán bộ công
đoàn bằng công nghệ thông tin, đồng thời hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc ban (bộ
phận) tổ chức của cơ quan, đơn vị về công tác quản lý hồ sơ.
2. Chỉ đạo thực hiện các quy định về bổ
sung, chuyển giao, tiếp nhận, nghiên cứu, sử dụng, khai thác, lưu trữ, bảo quản
hồ sơ cán bộ công đoàn như quy định tại Điều 10, Điều 11 của Quy chế này.
Điều 13. Trách nhiệm
của cán bộ trực tiếp làm nhiệm vụ quản lý hồ sơ
1. Chủ động đề xuất kế hoạch, biện pháp
quản lý, sử dụng và khai thác hồ sơ của cán bộ công đoàn thuộc thẩm quyền quản
lý của đơn vị. Bổ sung các tài liệu vào hồ sơ cán bộ công đoàn bảo đảm kịp thời,
chính xác.
2. Tổ chức việc sắp xếp, bảo quản, lưu
giữ hồ sơ. Đôn đốc việc bổ sung hồ sơ, thu thập đầy đủ các thành phần tài liệu
trong hồ sơ cán bộ công đoàn thuộc thẩm quyền quản lý của cơ quan, đơn vị mình.
Cung cấp số liệu, tư liệu nhanh chóng, chính xác.
3. Thực hiện nguyên tắc bảo mật hồ sơ.
Nghiên cứu, phát hiện các vấn đề chưa rõ hoặc mâu thuẫn trong hồ sơ và những vấn
đề nảy sinh trong công tác quản lý hồ sơ, báo cáo người đứng đầu cơ quan có thẩm
quyền quản lý cán bộ công đoàn xem xét, xử lý.
4. Cung cấp đúng và đầy đủ các tài liệu
cho người đến nghiên cứu, khai thác hồ sơ theo “Phiếu nghiên cứu hồ sơ công chức”
đã được người đứng đầu cơ quan, đơn vị quản lý hồ sơ phê duyệt.
5. Kiểm tra tình trạng hồ sơ khi trả
phải đảm bảo đúng như khi cho mượn và vào sổ theo dõi nghiên cứu hồ sơ công chức
theo quy định.
6. Thực hiện chế độ báo cáo thống kê
cán bộ công đoàn định kỳ hàng năm, hoặc theo yêu cầu của đột xuất của Tổng Liên
đoàn. Thời điểm báo cáo tính đến hết ngày 31 tháng 12 của năm trước, báo cáo về
Tổng Liên đoàn (qua Ban Tổ chức) trước ngày 31 tháng 3 của năm kế tiếp theo biểu mẫu đính kèm Quy chế này.
Điều 14. Trách nhiệm
của cán bộ công đoàn đối với hồ sơ cá nhân
1. Cán bộ công đoàn có trách nhiệm kê
khai đầy đủ, rõ ràng, trung thực hồ sơ của mình theo hướng dẫn của cơ quan hoặc
ban (bộ phận) tổ chức của đơn vị và tự chịu trách nhiệm về các thông tin mình
kê khai. Trường hợp các thông tin kê khai không đầy đủ, thiếu chính xác hoặc
không trung thực thì phải chịu trách nhiệm theo các quy định của pháp luật hiện
hành.
2. Hàng năm, cán bộ công đoàn có trách
nhiệm bổ sung đầy đủ các giấy tờ, tài liệu vào hồ sơ cá nhân theo hướng dẫn của
ban (bộ phận) tổ chức của đơn vị.
3. Trường hợp cán bộ công đoàn muốn điều
chỉnh, bổ sung thông tin trong hồ sơ của mình thì phải báo cáo với người đứng đầu
cơ quan quản lý và các cơ quan có thẩm quyền xem xét, giải quyết theo quy định.
Nội dung báo cáo thống kê được thực hiện
theo biểu mẫu đính kèm Quy chế này.
Chương IV
TỔ
CHỨC THỰC HIỆN
Điều 15. Trách nhiệm
triển khai thực hiện Quy chế
1. Ban Tổ chức Tổng Liên đoàn có trách
nhiệm giúp Đoàn Chủ tịch Tổng Liên đoàn chỉ đạo triển khai thực hiện Quy chế
này trong các cơ quan, đơn vị của tổ chức công đoàn; hướng dẫn, theo dõi, kiểm
tra các cơ quan, đơn vị trong việc thực hiện Quy chế; định kỳ hàng năm báo cáo
Đoàn Chủ tịch Tổng Liên đoàn về tình hình, kết quả thực hiện Quy chế; đề xuất
việc sửa đổi, bổ sung Quy chế cho phù hợp với yêu cầu công tác.
2. Thủ trưởng cơ quan các liên đoàn
lao động tỉnh, thành phố, công đoàn ngành Trung ương và tương đương, công đoàn
tổng công ty trực thuộc Tổng Liên đoàn, lãnh đạo các đơn vị trực thuộc Tổng Liên
đoàn có trách nhiệm phổ biến công khai Quy chế này đến cán bộ công đoàn của đơn
vị và tổ chức triển khai thực hiện theo đúng quy định, đồng thời có trách nhiệm
chỉ đạo chuyển giao hồ sơ cán bộ công đoàn không thuộc thẩm quyền đơn vị quản
lý cho các đơn vị có thẩm quyền quản lý trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày Quy
chế này có hiệu lực thi hành.
Điều 16. Điều khoản
thi hành
1. Bản Quy chế này có hiệu lực kể từ
ngày ký và thay thế Quy chế quản lý hồ sơ cán bộ, công nhân viên trong tổ chức
Công đoàn ban hành kèm theo Quyết định số 751/QĐ-TLĐ ngày 25 tháng 5 năm 2001 của
Đoàn Chủ tịch Tổng Liên đoàn.
2. Trong quá trình thực hiện, nếu có vấn
đề khó khăn, vướng mắc đề nghị Thủ trưởng các đơn vị phản ánh về Tổng Liên đoàn
(qua Ban Tổ chức Tổng Liên đoàn) để nghiên cứu, xử lý theo quy định.
2C/TCTW
|
(Bộ, Tỉnh…...............)
Đơn vị trực thuộc: ..................
Đơn vị cơ sở:..........................
|
SƠ YẾU LÝ LỊCH
|
Số hiệu cán bộ, công
chức
|
|
|
1) Họ và tên khai
sinh…………….......................………..Nam, nữ………..
(viết chữ in hoa)
2) Các tên gọi khác
……………………………………………......................
3) Cấp ủy hiện tại………………………….. Cấp ủy kiêm…….....................
Chức vụ (Đảng, đoàn thể, chính quyền, kể cả
chức vụ kiêm nhiệm): .......
...............................................................
Phụ cấp chức vụ: ......................
4) Sinh ngày … tháng … năm …..........
5) Nơi sinh ……………………………………………...................................
|
6) Quê quán (xã, phường)……………………(huyện, quận)
…………. (tỉnh, TP)…………….
7) Nơi ở hiện nay: ……………………………………. đ/thoại:……………….............................
8) Dân tộc: ……………………………… 9) Tôn giáo
…………………………...........................
10) Thành phần gia đình xuất thân:........................................................................................
(ghi là công nhân, nông dân, cán bộ, công chức, trí thức, quân nhân, dân nghèo
thành thị, tiểu thương, tư sản…)
11) Nghề nghiệp bản thân trước khi được tuyển
dụng:……………………..............................
(Ghi nghề được đào tạo hoặc công nhân (thợ gì), làm ruộng, buôn bán, học sinh,
sinh viên)
12) Ngày được tuyển dụng: Ngày …/…/…......
vào cơ quan nào, ở đâu:……….................
13) Ngày vào cơ quan hiện đang công tác: …/…/…..
Ngày tham gia cách mạng: …/…/…...
14) Ngày vào đảng cộng sản Việt Nam: …/…/….........
- Ngày chính thức: …/…/….........
15) Ngày tham gia các tổ chức chính trị, xã hội:………………………………..........................
(Ngày vào đoàn TNCSHCM, Công đoàn, Hội…)
16) Ngày nhập ngũ: …/…/… - Ngày xuất ngũ: …/…/…
Quân hàm…………….........
17) Trình độ học vấn: ……..........……………. - Học
hàm, học vị cao nhất: …………..............
(Lớp mấy) (GS, PSG, TS, Thạc sĩ, Cử nhân, Kỹ sư ...
năm nào, chuyên ngành gì)
Lý luận chính trị ………………………......... - Ngoại
ngữ: …………………………..
(Cử nhân, Cao cấp, Trung cấp, Sơ cấp) (Anh (A/B/C/D), Nga (A/B/C/D) Pháp
(A/B/C/D)
18) Công tác chính đang làm:………………………………………………….............................
19) Ngạch công chức …………………… Bậc lương:……… Hệ
số ………. Từ ……./……/……
20) Danh hiệu được phong (năm nào):
………………………………………...............................
(Anh hùng lao động, anh hùng lực lượng vũ trang, nhà giáo, thầy thuốc, nghệ sĩ
nhân dân, ưu tú)
21) Số trường công tác: ………………….. Công việc
làm lâu nhất: ………...........................
22) Khen thưởng: ………………………………………………………………….........................
(Huân, Huy chương, năm nào)
23) Kỷ luật (đảng, chính quyền, đoàn thể, cấp
quyết định, năm nào, lý do, hình thức):..............
24) Tình trạng sức khỏe: ………….., Cao ……..m,
Cân nặng: ………kg, Nhóm máu…………
(tốt,
bình thường, yếu hoặc có bệnh mãn tính)
25) Số chứng minh nhân dân: …………….. Thương
binh: …………. Gia đình liệt sĩ:................
26) ĐÀO TẠO,
BỒI DƯỠNG VỀ CHUYÊN MÔN, NGHIỆP VỤ, LÝ LUẬN CHÍNH TRỊ, NGOẠI NGỮ
|
Tên trường
|
Ngành học
hoặc tên lớp học
|
Thời gian học
|
Hình thức học
|
Văn bằng,
chứng
chỉ, trình độ gì
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Ghi chú: Hình thức học: Chính quy, tại
chức, chuyên tu, bồi dưỡng / Văn bằng: Tiến sĩ, phó tiến sĩ, thạc sĩ, cử nhân,
kỹ sư.
27) TÓM TẮT
QUÁ TRÌNH CÔNG TÁC
|
Từ tháng,
năm
đến tháng, năm
|
Chức danh,
chức vụ, đơn vị công tác (đảng, chính quyền, đoàn thể)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
28) ĐẶC ĐIỂM
LỊCH SỬ BẢN THÂN
a) Khai rõ: bị bắt, bị tù (từ tháng
năm nào đến tháng năm nào, ở đâu), đã khai báo cho ai, những vấn đề gì: ....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................................
.....................................................................................................................................................
b) Bản thân có làm việc trong chế độ
cũ (cơ quan, đơn vị nào, địa điểm, chức danh, chức vụ, thời gian làm việc ...)
.....................................................................................................................................................
.....................................................................................................................................................
29) QUAN HỆ VỚI
NƯỚC NGOÀI
- Tham gia hoặc có quan hệ với các tổ
chức chính trị, kinh tế, xã hội nào ở nước ngoài (làm gì, tổ chức nào, đặt trụ
sở ở đâu...?):
.....................................................................................................................................................
- Có thân nhân (bố, mẹ, vợ, chồng,
con, anh chị em ruột) ở nước ngoài (làm gì, địa chỉ ...)?
.....................................................................................................................................................
30) QUAN HỆ VỚI GIA ĐÌNH:
a) Bản thân: Bố mẹ, vợ chồng, anh
chị em ruột
|
Quan hệ
|
Họ và tên
|
Năm sinh
|
Quê quán,
nghề nghiệp, chức danh, đơn vị công tác, học tập, nơi ở (trong, ngoài nước); Thành
viên các tổ chức chính trị-xã hội ...
|
|
Bố, mẹ
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Vợ chồng
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Các con
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Anh chị em ruột
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
b) Bố mẹ, anh
chị em ruột (vợ hoặc chồng)
|
Quan hệ
|
Họ và tên
|
Năm sinh
|
Quê quán, nghề
nghiệp, chức danh, đơn vị công tác, học tập, nơi ở (trong, ngoài nước): Thành
viên các tổ chức chính trị Xã hội
|
|
Bố
|
|
|
|
|
Mẹ
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Anh chị em ruột
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
31) HOÀN CẢNH KINH TẾ
GIA ĐÌNH:
Quá trình lương của bản thân
|
Tháng/năm
|
|
|
|
|
|
|
Ngạch/bậc
|
|
|
|
|
|
|
Hệ số lương
|
|
|
|
|
|
Nguồn thu nhập chính của gia đình (hàng năm):
+ Lương
…………………........................................................................................................
+ các nguồn khác: ……………………………………………………..................................................
Nhà ở:
+ được cấp, được thuê, loại nhà: ….............,
tổng diện tích sử dụng:…........................m²
+ Nhà tự mua, tự xây, loại nhà: …............…,
tổng diện tích sử dụng: …........................m²
Đất ở: + Đất được cấp: ….............… m² +
Đầu tư mua: ….......................……..m²
Đất sản xuất kinh doanh (tổng diện tích được
cấp, tự mua, tự khai phá): ...............................
...................................................................................................................................................
|
Người khai
Tôi xin cam đoan những lời khai trên đây là đúng sự thật
(Ký
tên)
|
Ngày … tháng … năm
2013
Xác nhận của cơ quan quản lý
|
Mẫu 2d
Họ và tên: …………………… Tên gọi
khác: …………..................... Số hiệu: ……….................
Chức vụ, đơn vị:.................................................................................................................
PHIẾU BỔ SUNG LÝ LỊCH
Năm ...........
Ngày sinh: …/…/19…
Ngày vào đảng: …/…/19…...
Địa chỉ thường trú hiện nay: ................................…………………
Số điện thoại:...................
Ngạch cán bộ, công chức: …………….. bậc:
…….. (hệ số lương: ……..) từ tháng … năm 199…
(Mã số:
………………)
I. CHỨC DANH,
CHỨC VỤ, ĐƠN VỊ CÔNG TÁC
(Chức
vụ mới nhận hoặc thay đổi chức danh, chức vụ cũ)
|
Từ tháng, năm
đến tháng, năm
|
Chức danh,
chức vụ được bổ nhiệm, bầu cử, điều động, miễn nhiệm (trong đảng, chính quyền,
đoàn thể, tổ chức của nước ngoài hoặc liên doanh với nước ngoài), thay đổi về
nội dung công việc, đơn vị công tác, danh hiệu được phong…
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
II. ĐÀO TẠO,
BỒI DƯỠNG NÂNG CAO TRÌNH ĐỘ, KIẾN THỨC
(chỉ
khai bổ sung sau khi đã kết thúc khóa đào tạo, bồi dưỡng)
|
Trường và nơi học
|
Ngành học, tên lớp
học
|
Học từ tháng/năm
đến tháng/năm
|
Hình thức học
|
Văn bằng, trình độ
|
|
|
|
…/19…-…/19…
|
|
|
|
|
|
…/19…-…/19…
|
|
|
|
|
|
…/19…-…/19…
|
|
|
Ghi chú: Hình thức học: Chính quy, tại chức,
chuyên tu, bồi dưỡng…/ Văn bằng: Tiến sĩ, Phó tiến sĩ, Thạc sĩ, cử nhân, kỹ sư…
hoặc chứng chỉ
III. ĐI NƯỚC NGOÀI
(Từ ngày …/…/19… đến ngày …/…/19… đi nước nào. Đã làm việc
ở cơ quan, tổ chức nào. Nội dung công việc)
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
IV. KHEN THƯỞNG: ..........................................................................................................
V. KỶ LUẬT: (lý do, hình thức): ..........................................................................................
VI. TÌNH TRẠNG SỨC KHỎE: ............................................................................................
VII. VỀ KINH TẾ BẢN THÂN: nhà, đất (tự
làm, được mua, được cấp, thừa kế) và những tài sản khác có giá trị lớn khác):
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
VIII. VỀ GIA ĐÌNH: Thay đổi về
quan hệ, hoàn cảnh kinh tế, chính trị, xã hội, nơi ở, nơi làm việc của những
người thân trong gia đình (bố, mẹ, vợ, chồng, các con, anh chị em ruột ... ).
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
IX. NHỮNG VẤN ĐỀ KHÁC CẦN BỔ SUNG:
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
|
Ngày …
tháng … năm 199…
Người viết bổ sung
|
Ngày …
tháng… năm 199…
Xác nhận của cơ quan
|