Quyết định 74/2008/QĐ-BLĐTBXH quy chế quản lý và sử dụng nguồn viện trợ nước ngoài thuộc Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội

• Số hiệu: 74/2008/QĐ-BLĐTBXH
• Loại văn bản: Quyết định
• Nơi ban hành: Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội
• Người ký: Nguyễn Thị Kim Ngân
• Ngày ban hành: 31/12/2008

BỘ LAO ĐỘNG-THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI -------	CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------
Số: 74/2008/QĐ-BLĐTBXH	Hà Nội, ngày 31 tháng 12 năm 2008

QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG NGUỒN VIỆN TRỢ NƯỚC NGOÀI THUỘC BỘ LAO ĐỘNG - THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI

BỘ TRƯỞNG BỘ LAO ĐỘNG – THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI

Căn cứ Nghị định số 186/2007/NĐ-CP ngày 25/12/2007 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội;
Căn cứ Nghị định số 131/2006/NĐ-CP ngày 09/11/2006 của Chính phủ ban hành Quy chế quản lý và sử dụng nguồn hỗ trợ phát triển chính thức;
Căn cứ Quyết định số 64/2001/QĐ-TTg ngày 26/4/2001 của Thủ tướng Chính phủ về việc ban hành Quy chế quản lý và sử dụng nguồn viện trợ phi Chính phủ nước ngoài;
Căn cứ Thông tư số 04/2007/TT-BKH ngày 30/7/2007 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư hướng dẫn thực hiện quy chế quản lý và sử dụng nguồn hỗ trợ phát triển chính thức;
Căn cứ Thông tư số 03/2007/TT-BKH ngày 12/3/2007 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư hướng dẫn về chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Ban quản lý các chương trình, dự án ODA;
Căn cứ Thông tư số 82/2007/TT-BTC ngày 12/7/2007 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ quản lý tài chính nhà nước đối với nguồn viện trợ không hoàn lại của nước ngoài thuộc nguồn thu ngân sách nhà nước;
Căn cứ Quyết định số 803/2007/QĐ-BKH ngày 30/7/2007 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư ban hành chế độ báo cáo tình hình thực hiện các chương trình, dự án ODA;
Theo đề nghị của Vụ trưởng Vụ Kế hoạch - Tài chính,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý và sử dụng nguồn viện trợ nước ngoài thuộc Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 15 ngày, kể từ ngày đăng Công báo và thay thế Quyết định số 1008/2004/QĐ-BLĐTBXH ngày 7 tháng 7 năm 2004 của Bộ trưởng Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội về việc ban hành Quy chế quản lý và sử dụng nguồn viện trợ nước ngoài thuộc Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội.

Các quy định trước đây trái với Quyết định này đều bị bãi bỏ.

Điều 3. Chánh Văn phòng Bộ, Vụ trưởng Vụ Kế hoạch - Tài chính, Vụ trưởng Vụ Hợp tác quốc tế, Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán bộ, Thủ trưởng các cơ quan có liên quan, Giám đốc Sở Lao động - Thương binh và Xã hội tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Trưởng Ban quản lý dự án có tiếp nhận, quản lý và sử dụng nguồn hỗ trợ phát triển chính thức, viện trợ phi Chính phủ nước ngoài thuộc Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

Nơi nhận: - Như Điều 3; - Văn phòng Chính phủ; - Thanh tra Chính phủ; - Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; - HĐND, UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; - Cục Kiểm tra VBQPPL - Bộ Tư pháp; - Kiểm toán Nhà nước; - Website Chính phủ; - Công báo (02 bản); - Lưu VT, Vụ KHTC

BỘ TRƯỞNG Nguyễn Thị Kim Ngân

QUY CHẾ

QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG NGUỒN VIỆN TRỢ NƯỚC NGOÀI THUỘC BỘ LAO ĐỘNG - THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI

(Ban hành kèm theo Quyết định số 74 /2008/QĐ-BLĐTBXH ngày 31 tháng 12 năm 2008 của Bộ trưởng Bộ Lao động -Thương binh và Xã hội)

Chương I

NHỮNG QUI ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng

1. Quy chế này điều chỉnh hoạt động vận động, tiếp nhận, quản lý và sử dụng nguồn viện trợ nước ngoài bao gồm: nguồn hỗ trợ phát triển chính thức được quy định tại Nghị định số 131/2006/NĐ-CP ngày 09/11/2006 của Chính phủ (sau đây gọi tắt là ODA) và nguồn viện trợ phi Chính phủ nước ngoài được quy định tại Quyết định số 64/2001/QĐ-TTg ngày 26/4/2001 của Thủ tướng Chính phủ (sau đây gọi tắt là PCP) thuộc Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội.

2. Quy chế này áp dụng cho tất cả các đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội trong việc quản lý và sử dụng nguồn viện trợ nước ngoài thuộc trách nhiệm quản lý của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội.

3. Các Sở Lao động - Thương binh và Xã hội tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, các tổ chức, cá nhân có liên quan tham gia các chương trình, dự án, khoản viện trợ phi dự án do Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội quản lý, tổ chức thực hiện và điều phối.

4. Quy chế này cụ thể hoá quy trình, phân công và trách nhiệm của các đơn vị, cá nhân liên quan trong việc huy động, quản lý và sử dụng các nguồn viện trợ nước ngoài theo quy định mà không thay thế các văn bản pháp luật hiện hành về quản lý và sử dụng các nguồn viện trợ nước ngoài hiện hành.

Điều 2. Các nguyên tắc cơ bản trong quản lý và sử dụng nguồn viện trợ nước ngoài

Hoạt động vận động, tiếp nhận, quản lý và sử dụng nguồn viện trợ nước ngoài dựa trên các nguyên tắc sau:

1. Khuyến khích các đơn vị, tổ chức, cá nhân thuộc Bộ căn cứ theo chức năng, nhiệm vụ của mình, tích cực, chủ động trong việc vận động thu hút nguồn viện trợ nước ngoài phục vụ cho nhiệm vụ quản lý nhà nước và phát triển các hoạt động sự nghiệp của ngành.

2. Tiếp nhận, quản lý và sử dụng nguồn viện trợ nước ngoài phải đi đôi với việc nâng cao chất lượng, hiệu quả sử dụng, khả năng trả nợ và phù hợp với khả năng tiếp nhận và quản lý của đơn vị.

3. Các chương trình, dự án, các khoản viện trợ nước ngoài phải được tiếp nhận, quản lý và sử dụng theo đúng quy định của pháp luật, nhằm hỗ trợ thực hiện các mục tiêu phát triển kinh tế - xã hội của quốc gia, của ngành Lao động - Thương binh và Xã hội.

4. Việc quản lý và sử dụng nguồn viện trợ nước ngoài theo nguyên tắc tập trung, dân chủ, công khai, minh bạch, có phân công, phân cấp, gắn quyền hạn với trách nhiệm, bảo đảm sự phối hợp quản lý, kiểm tra, giám sát chặt chẽ và phát huy tính chủ động giữa các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ quản lý, địa phương và chủ dự án.

5. Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội thống nhất quản lý các chương trình, dự án, các khoản viện trợ nước ngoài do các đơn vị thuộc Bộ thực hiện.

6. Chủ dự án, Ban quản lý dự án và Thủ trưởng đơn vị tiếp nhận viện trợ chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng và trước pháp luật về việc quản lý và sử dụng nguồn viện trợ nước ngoài được giao.

7. Việc quản lý và sử dụng nguồn viện trợ nước ngoài của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội phải tuân thủ các quy định hiện hành của Nhà nước về quản lý và sử dụng nguồn viện trợ nước ngoài và Qui chế này.

Chương II

VẬN ĐỘNG, ĐÀM PHÁN, KÝ KẾT VIỆN TRỢ

Điều 3. Vận động nguồn viện trợ nước ngoài

1. Cơ sở vận động nguồn viện trợ

Vận động nguồn viện trợ được thực hiện trên cơ sở:

1.1. Chiến lược phát triển kinh tế - xã hội quốc gia, Chiến lược toàn diện về tăng trưởng và xóa đói giảm nghèo (CPRGS), Chiến lược quốc gia vay và trả nợ nước ngoài, quy hoạch, kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội 5 năm và hàng năm quốc gia;

1.2. Chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển 5 năm, hàng năm ngành Lao động - Thương binh và Xã hội;

1.3. Định hướng thu hút và sử dụng nguồn viện trợ của Chính phủ;

1.4. Các chương trình đầu tư công, chương trình mục tiêu quốc gia, chương trình quốc gia các lĩnh vực thuộc ngành Lao động - Thương binh và Xã hội;

1.5. Chiến lược, chương trình hợp tác phát triển giữa Việt Nam và các nhà tài trợ;

1.6. Các nội dung ưu tiên của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội, nhu cầu thực tế của ngành, lĩnh vực trong từng thời kỳ;

1.7. Một số lĩnh vực khác theo quyết định của Bộ trưởng Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội

2. Phối hợp vận động nguồn viện trợ:

2.1. Phối hợp vận động ODA

2.1.1. Vụ Hợp tác quốc tế chủ trì, phối hợp với Vụ Kế hoạch - Tài chính, các đơn vị liên quan và các nhà tài trợ chuẩn bị nội dung trình Bộ về việc tham gia Hội nghị nhóm tư vấn các nhà tài trợ (Hội nghị CG) khi được yêu cầu.

2.1.2. Vụ Hợp tác quốc tế chủ trì, phối hợp với Vụ Kế hoạch - Tài chính và các đơn vị liên quan trình Bộ ký văn bản gửi Bộ Kế hoạch và Đầu tư trong việc đề xuất nội dung vận động ODA nhân dịp các cuộc đi thăm hoặc đàm phán cấp cao của Đảng và Nhà nước.

2.1.3. Trường hợp đơn vị trong Bộ có nhu cầu vận động ODA nhân dịp các cuộc đi thăm hoặc đàm phán quốc tế của lãnh đạo Bộ, đơn vị chủ trì phối hợp với Vụ Hợp tác quốc tế, Vụ Kế hoạch - Tài chính đề xuất nội dung vận động ODA trước khi trình Bộ xem xét quyết định để đưa vào chương trình làm việc hoặc đàm phán với các nước và tổ chức tài trợ.

2.1.4. Trường hợp cần thiết tổ chức Hội nghị điều phối ODA theo ngành, lĩnh vực thuộc Bộ phải tuân thủ quy định hiện hành về tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.

a) Vụ Hợp tác quốc tế chủ trì phối hợp với Vụ Kế hoạch - Tài chính và các đơn vị liên quan chuẩn bị kế hoạch, nội dung, quy mô, số lượng, thành phần đại biểu, thời gian, địa điểm và kinh phí để tổ chức Hội nghị trình Bộ phê duyệt hoặc trình cơ quan có thẩm quyền phê duyệt.

b) Căn cứ vào phê duyệt của cấp có thẩm quyền, Vụ Hợp tác quốc tế chủ trì phối hợp với Vụ Kế hoạch - Tài chính dự thảo văn bản gửi Bộ Kế hoạch và Đầu tư đề nghị phối hợp.

c) Vụ Hợp tác quốc tế chủ trì phối hợp với Vụ Kế hoạch - Tài chính và các đơn vị liên quan tổ chức Hội nghị điều phối ODA theo ngành, lĩnh vực thuộc Bộ theo kế hoạch đã được phê duyệt

d) Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc Hội nghị vận động ODA theo ngành, Vụ Hợp tác quốc tế chủ trì , phối hợp với Vụ Kế hoạch - Tài chính trình Bộ báo cáo kết quả Hội nghị gửi Thủ tướng Chính phủ, đồng gửi Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Bộ Tài chính và Bộ Ngoại giao để phối hợp các hoạt động tiếp theo. Báo cáo kết quả Hội nghị được đăng tải trên trang tin điện tử của Bộ Kế hoạch và Đầu tư và Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội.

2.1.5. Các đơn vị thuộc Bộ chủ động vận động nguồn viện trợ nước ngoài trên cơ sở quy định tại khoản 1, Điều 3 của Quy chế này và chức năng nhiệm vụ được phân công.

2.2. Phối hợp vận động PCP

2.2.1. Hàng năm, trên cơ sở vận động nguồn viện trợ tại khoản 1, Điều 3 của Quy chế này và chức năng nhiệm vụ được phân công, đơn vị thuộc Bộ đề xuất danh mục chương trình, dự án, khoản viện trợ phi dự án kèm đề cương chi tiết (theo mẫu tại phụ lục 1 Thông tư số 04/2001/TT-BKH ngày 05/6/2001 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư về việc hướng dẫn thực hiện Quyết định số 64/2001/QĐ-TTg ngày 26/4/2001 của Thủ tướng Chính phủ) gửi về Vụ Hợp tác quốc tế, đồng gửi Vụ Kế hoạch - Tài chính để tổng hợp.

2.2.2. Vụ Hợp tác quốc tế chủ trì, phối hợp với Vụ Kế hoạch - Tài chính tổng hợp, lựa chọn danh mục các chương trình, dự án, các khoản viện trợ phi dự án cần thu hút, vận động viện trợ PCP trình Bộ phê duyệt để làm căn cứ thực hiện vận động viện trợ.

2.2.3. Các đơn vị thuộc Bộ chủ động vận động nguồn viện trợ PCP trên cơ sở quy định tại khoản 1, Điều 3 của Quy chế này và chức năng nhiệm vụ được phân công.

Điều 4. Xây dựng danh mục yêu cầu tài trợ ODA

1. Chuẩn bị xây dựng Danh mục yêu cầu tài trợ ODA đối với từng nhà tài trợ

Sau khi nhận được văn bản của Bộ Kế hoạch và Đầu tư thông báo kế hoạch trao đổi ý kiến hoặc đàm phán với nhà tài trợ, trong vòng 05 ngày làm việc Vụ Kế hoạch - Tài chính trình Bộ ký văn bản thông báo cho các đơn vị có liên quan xây dựng đề cương chi tiết chương trình, dự án để đề nghị đưa vào Danh mục yêu cầu tài trợ ODA.

2. Xây dựng đề cương chi tiết chương trình, dự án trình Bộ:

2.1. Căn cứ thông báo của Bộ, đơn vị có nhu cầu tài trợ ODA xây dựng đề xuất danh mục chương trình, dự án cần thu hút, vận động ODA và đề cương chi tiết của từng chương trình, dự án theo các nội dung quy định tại điểm b, khoản 2, Điều 7 của Quy chế ODA và mẫu Đề cương chi tiết đối với từng loại chương trình, dự án tại Phụ lục 2 của Thông tư 04/2007/TT-BKH ngày 30/7/2007 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư hướng dẫn thực hiện quy chế quản lý và sử dụng nguồn hỗ trợ phát triển chính thức.

2.2. Đơn vị gửi danh mục chương trình, dự án cần thu hút, vận động ODA và đề cương chi tiết của từng chương trình, dự án về Vụ Kế hoạch - Tài chính và Vụ Hợp tác quốc tế theo qui định.

2.3. Hồ sơ đăng ký danh mục yêu cầu tài trợ ODA, gồm:

a) Văn bản chính thức của đơn vị đề nghị đăng ký chương trình, dự án cần thu hút, vận động ODA;

b) 08 bộ đề cương chi tiết của từng chương trình, dự án (mỗi bộ gồm văn bản bằng tiếng Việt và tiếng Anh).

3. Lựa chọn chương trình, dự án đề nghị đưa vào Danh mục yêu cầu tài trợ ODA:

3.1. Sau 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ từ đơn vị đề xuất, Vụ Kế hoạch - Tài chính chủ trì, phối hợp với Vụ Hợp tác quốc tế rà soát, tổng hợp và trình Bộ danh mục chương trình, dự án đề xuất tài trợ ODA.

3.2. Căn cứ để lựa chọn chương trình, dự án đề xuất tài trợ ODA

a) Chương trình, dự án đề xuất phải thuộc lĩnh vực ưu tiên sử dụng ODA quy định tại Điều 3 và cơ sở vận động ODA quy định tại Điều 5 của Quy chế ODA.

b) Chương trình, dự án đề xuất phải phù hợp với chính sách và khả năng của nhà tài trợ.

c) Đề cương chi tiết về chương trình, dự án ODA đáp ứng yêu cầu qui định.

d) Đơn vị đề xuất chương trình, dự án ODA có đủ năng lực tiếp nhận, quản lý và tổ chức thực hiện chương trình, dự án và khai thác, sử dụng kết quả của chương trình, dự án sau khi hoàn thành nếu được giao làm chủ chương trình, dự án.

4. Lập và gửi danh mục yêu cầu tài trợ ODA:

Sau khi lãnh đạo Bộ phê duyệt danh mục chương trình, dự án đề xuất tài trợ ODA, Vụ Kế hoạch - Tài chính gửi Bộ Kế hoạch và Đầu tư theo thời gian yêu cầu, đồng thời gửi các đơn vị có đề xuất chương trình, dự án để biết.

5. Thông báo Danh mục tài trợ chính thức:

5.1. Trong vòng 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản thông báo của Bộ Kế hoạch và Đầu tư về các chương trình, dự án được lựa chọn vào Danh mục tài trợ chính thức hoặc không được lựa chọn, Vụ Kế hoạch - Tài chính thông báo đến các đơn vị để biết.

5.2. Quyết định của Thủ tướng Chính phủ về phê duyệt Danh mục yêu cầu tài trợ ODA và Thông báo của Bộ Kế hoạch và Đầu tư về Danh mục tài trợ chính thức là cơ sở pháp lý để đơn vị triển khai xây dựng văn kiện chương trình, dự án và các công việc tiếp theo.

6. Đối với các trường hợp khác, việc tổng hợp Danh mục yêu cầu tài trợ ODA được hướng dẫn như sau:

6.1. Trường hợp nhà tài trợ không có chương trình cung cấp ODA thường xuyên cho Việt Nam hoặc không có lịch thoả thuận đàm phán về chương trình hợp tác phát triển thường niên hoặc định kỳ, đơn vị có nhu cầu tài trợ ODA chủ động tìm hiểu thông tin, tài liệu về nhà tài trợ và xây dựng đề cương chi tiết chương trình, dự án yêu cầu tài trợ ODA theo quy định gửi Vụ Hợp tác quốc tế (đồng gửi Vụ Kế hoạch - Tài chính) đưa vào danh mục vận động ODA của Bộ. Sau khi có thoả thuận với nhà tài trợ, Vụ Hợp tác quốc tế thông báo kết quả vận động cho đơn vị đề xuất (đồng thời gửi Vụ Kế hoạch - Tài chính); đơn vị có Tờ trình kèm theo đề cương chi tiết chương trình, dự án theo quy định báo cáo Bộ (thông qua Vụ Kế hoạch - Tài chính) ký duyệt và gửi Bộ Kế hoạch và Đầu tư đưa vào danh mục yêu cầu tài trợ ODA .

6.2. Trường hợp nhà tài trợ chủ động đề xuất và thỏa thuận với Bộ hoặc đơn vị tài trợ cho chương trình, dự án không nằm trong Danh mục yêu cầu tài trợ ODA được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt, đơn vị có Tờ trình kèm theo đề cương chi tiết chương trình, dự án theo quy định báo cáo Bộ (thông qua Vụ Kế hoạch - Tài chính) ký duyệt và gửi Bộ Kế hoạch và Đầu tư đưa vào danh mục yêu cầu tài trợ ODA .

6.3. Đối với chương trình, dự án khu vực: đơn vị tham gia có Tờ trình kèm theo đề cương chi tiết dự án (hoặc tiểu dự án hoặc hoạt động) báo cáo Bộ (thông qua Vụ Kế hoạch - Tài chính) ký duyệt, trình Thủ tướng Chính phủ xem xét quyết định.

6.4. Đối với các trường hợp phát sinh khác, đơn vị báo cáo Bộ (thông qua Vụ Kế hoạch - Tài chính) ký duyệt và gửi văn bản tới Bộ Kế hoạch và Đầu tư để báo cáo Thủ tướng Chính phủ xem xét và quyết định.

Chương III

CHUẨN BỊ, THẨM ĐỊNH, PHÊ DUYỆT NỘI DUNG CHƯƠNG TRÌNH, DỰ ÁN SỬ DỤNG NGUỒN ODA

Điều 5. Ra quyết định về chủ dự án ODA

1. Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ khi nhận được thông báo bằng văn bản của Bộ Kế hoạch và Đầu tư về Danh mục tài trợ chính thức, Vụ Kế hoạch - Tài chính có văn bản thông báo đến đơn vị có chương trình, dự án thuộc Danh mục tài trợ chính thức, đồng thời gửi Vụ Tổ chức cán bộ.

2. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ khi nhận được văn bản thông báo của Vụ Kế hoạch - Tài chính, Vụ Tổ chức cán bộ trình Bộ trưởng quyết định về chủ chương trình, dự án.

Điều 6. Chuẩn bị lập văn kiện chương trình, dự án ODA

1. Chủ dự án có trách nhiệm phối hợp với nhà tài trợ, các cơ quan liên quan và chủ các dự án thành phần (trường hợp chương trình, dự án ô) xây dựng văn kiện chương trình, dự án ODA.

a) Kết cấu và nội dung văn kiện chương trình, dự án theo qui định tại các điều 13, 14 và 15 của Quy chế ODA và Phụ lục 4 của Thông tư 04/2007/TT-BKH.

b) Văn kiện dự án đầu tư sử dụng vốn ODA xây dựng theo qui định tại Điều 13 của Quy chế ODA và các qui định về quản lý đầu tư và xây dựng hiện hành.

c) Trường hợp áp dụng cách tiếp cận theo chương trình hoặc ngành, cơ quan chủ quản phối hợp với nhà tài trợ và các cơ quan có liên quan xây dựng các văn kiện hỗ trợ phù hợp.

d) Trong trường hợp văn kiện chương trình, dự án được xây dựng theo mẫu của nhà tài trợ thì phải đảm bảo đẩy đủ các nội dung theo qui định tại các điều 13, 14 và 15 của Quy chế ODA.

2. Thời gian tối đa cho xây dựng văn kiện chương trình, dự án không quá 45 ngày đối với dự án hỗ trợ kỹ thuật và không quá 60 ngày đối với dự án đầu tư kể từ ngày Quyết định chủ chương trình, dự án có hiệu lực.

Điều 7. Thẩm định, phê duyệt nội dung chương trình, dự án ODA

1. Thẩm quyền phê duyệt nội dung chương trình, dự án ODA

1. 1. Thủ tướng Chính phủ phê duyệt:

a) Quyết định đầu tư chương trình, dự án quan trọng quốc gia;

b) Phê duyệt chương trình, dự án kèm theo khung chính sách và chương trình, dự án hỗ trợ kỹ thuật trong lĩnh vực an ninh, quốc phòng.

1.2. Bộ trưởng quyết định đầu tư các chương trình, dự án đầu tư và phê duyệt nội dung các chương trình, dự án hỗ trợ kỹ thuật không thuộc quy định tại khoản 1 Điều này.

2. Thẩm định chương trình, dự án ODA:

2.1. Đối với chương trình, dự án thuộc thẩm quyền phê duyệt của Thủ tướng Chính phủ:

a) Đối với chương trình, dự án thuộc nhóm a: Vụ Kế hoạch - Tài chính là đầu mối, phối hợp với Chủ dự án, Vụ Hợp tác quốc tế làm việc với Bộ Kế hoạch và Đầu tư và các bộ, ngành liên quan thực hiện các thủ tục thẩm định theo quy định; Chủ dự án chịu trách nhiệm chính về nội dung chuyên môn trong quá trình thẩm định.

b) Đối với chương trình, dự án thuộc nhóm b: Vụ Kế hoạch - Tài chính chủ trì phối hợp với Chủ dự án, Vụ Hợp tác quốc tế và các đơn vị liên quan thẩm định và trình Bộ ký duyệt để trình Thủ tướng Chính phủ phê duyệt văn kiện chương trình, dự án và cho phép thực hiện chương trình, dự án.

2.2. Đối với chương trình, dự án thuộc thẩm quyền phê duyệt của Bộ trưởng Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội, trong vòng 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ, Vụ Kế hoạch - Tài chính chủ trì phối hợp với Chủ dự án, Vụ Hợp tác quốc tế và các vụ, các đơn vị liên quan thẩm định và trình Bộ phê duyệt nội dung văn kiện chương trình, dự án.

2.3. Khung thời gian thẩm định

a) Đối với dự án hỗ trợ kỹ thuật: không quá 15 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ theo qui định tại các khoản 1, 2, 3 và 4 Điều 17 của Quy chế.

b) Đối với dự án đầu tư: không quá 45 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ theo Điều 17 của Quy chế.

c) Đối với chương trình, dự án ô hoặc hỗ trợ tiếp cận theo chương trình hoặc ngành: không quá 45 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ theo Điều 17 của Quy chế.

d) Đối với chương trình, dự án khu vực: thẩm định và phê duyệt phần tham gia của Việt Nam tương tự như các chương trình, dự án ODA khác.

đ) Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được báo cáo thẩm định và dự thảo Quyết định phê duyệt nội dung chương trình, dự án, lãnh đạo Bộ ra quyết định phê duyệt các chương trình, dự án theo qui định tại khoản 2, Điều 19 của Quy chế.

e) Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày lãnh đạo Bộ ra Quyết định phê duyệt các chương trình, dự án, Vụ Hợp tác quốc tế có văn bản thống báo cho nhà tài trợ biết.

2.4. Hồ sơ thẩm định: được lập thành 08 bộ đối với chương trình, dự án thuộc thẩm quyền phê duyệt của Thủ tướng Chính phủ, 06 bộ đối với chương trình, dự án thuộc thẩm quyền phê duyệt của Bộ, trong đó có ít nhất 01 bộ gốc. Các tài liệu bằng tiếng nước ngoài phải có bản dịch tiếng Việt kèm theo.

2.5. Hồ sơ thẩm định bao gồm:

a) Tờ trình đề nghị phê duyệt chương trình, dự án của Bộ (đối với chương trình, dự án thuộc thẩm quyền phê duyệt của Thủ tướng Chính phủ) hoặc của chủ dự án (đối với chương trình, dự án thuộc thẩm quyền phê duyệt của Bộ);

b) Thông báo của Bộ Kế hoạch và Đầu tư về Danh mục tài trợ chính thức;

c) Văn kiện chương trình, dự án (bằng cả tiếng Việt và tiếng nước ngoài, nếu có);

d) Các văn bản và ý kiến trả lời của các cơ quan liên quan trong quá trình chuẩn bị chương trình, dự án và các văn bản thoả thuận, bản ghi nhớ với nhà tài trợ hoặc đại diện của nhà tài trợ, báo cáo của đoàn chuyên gia thẩm định thực hiện theo yêu cầu của nhà tài trợ (nếu có);

e) Báo cáo tài chính của chủ dự án trong ba năm gần nhất, có xác nhận của Bộ (đối với chương trình, dự án theo cơ chế cho vay lại).

2.6. Nội dung thẩm định chương trình, dự án ODA thực hiện theo quy định tại các điều 16, 17, 18 và 19 của Quy chế và khoản III, phần III của Thông tư 04/2001/TT-BKH.

Chương IV

CHUẨN BỊ, THẨM ĐỊNH, PHÊ DUYỆT NỘI DUNG CHƯƠNG TRÌNH, DỰ ÁN, KHOẢN VIỆN TRỢ PHI DỰ ÁN SỬ DỤNG NGUỒN VIỆN TRỢ CỦA CÁC TỔ CHỨC PHI CHÍNH PHỦ

Điều 8. Chuẩn bị chương trình, dự án, khoản viện trợ phi dự án

1. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ khi nhận được văn bản thông báo cam kết tài trợ hoặc cam kết xem xét tài trợ của Bên tài trợ, Vụ Hợp tác quốc tế có văn bản thông báo đến đơn vị có chương trình, dự án, các khoản viện trợ phi dự án cần thu hút, vận động viện trợ PCP , đồng thời gửi Vụ Kế hoạch - Tài chính. Trường hợp đơn vị trực tiếp vận động tài trợ hoặc đối tác đề xuất viện trợ trực tiếp với đơn vị, đơn vị có văn bản thông báo đến Vụ Hợp tác quốc tế, đồng thời gửi Vụ Kế hoạch - Tài chính.

2. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ khi nhận được văn bản thông báo của Vụ Hợp tác quốc tế hoặc của đơn vị trực tiếp vận động tài trợ, Vụ Kế hoạch - Tài chính trình Bộ trưởng quyết định giao đơn vị chuẩn bị tiếp nhận khoản viện trợ của các tổ chức phi chính phủ.

3. Đơn vị được giao chuẩn bị tiếp nhận khoản viện trợ của các tổ chức phi chính phủ dự thảo đề xuất viện trợ, gửi Vụ Kế hoạch - Tài chính để tổ chức thẩm định.

4. Nội dung đề xuất viện trợ đảm bảo các yêu cầu sau:

a) Đối với các khoản viện trợ cho các chương trình, dự án: đơn vị được giao chuẩn bị tiếp nhận khoản viện trợ của các tổ chức phi chính phủ xây dựng văn kiện chương trình, dự án. Nếu thời gian thực hiện trên 01 năm thì phải xây dựng kế hoạch hoạt động và dự kiến nguồn kinh phí cần thiết chi tiết của từng năm, cũng như xác định rõ nguồn kinh phí mà Bên tài trợ đã có sẵn và phần kinh phí cần huy động trong những năm tiếp theo.

b) Đối với các khoản viện trợ phi dự án, nêu rõ mục tiêu, nội dung viện trợ, đối tượng viện trợ, tổng giá trị viện trợ, danh mục và giá trị các hàng viện trợ (nếu là viện trợ dưới dạng hiện vật);

c) Đối với khoản viện trợ khẩn cấp, ngoài những yêu cầu nêu trên, cần nêu rõ mức độ thiệt hại, những nhu cầu thiết yếu trước mắt cần giải quyết ngay trong thời gian xảy ra trường hợp khẩn cấp.

Điều 9. Thẩm định chương trình, dự án, khoản viện trợ phi dự án:

1. Thẩm định chương trình, dự án, khoản viện trợ phi dự án thuộc viện trợ PCP thực hiện theo điểm 2.2 mục II Thông tư số 04/2001/TT-BKH và những quy định sau:

1.1. Đối với các chương trình, dự án, khoản viện trợ phi dự án thuộc thẩm quyền phê duyệt của Thủ tướng Chính phủ (quy định tại khoản 1 Điều 6 của Quy chế quản lý và sử dụng viện trợ PCP nước ngoài) do Bộ Kế hoạch và Đầu tư hoặc Bộ Tài chính chủ trì thẩm định:

a) Đơn vị được giao chuẩn bị tiếp nhận khoản viện trợ của các tổ chức phi chính phủ gửi Vụ Kế hoạch - Tài chính toàn bộ hồ sơ, tài liệu chương trình, dự án và Tờ trình đề nghị thẩm định để nghiên cứu, thẩm tra và trình Bộ duyệt, gửi Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Bộ Tài chính thẩm định.

b) Vụ Kế hoạch - Tài chính chủ trì cùng Vụ Hợp tác quốc tế và đơn vị có liên quan tham gia Hội nghị thẩm định do Bộ Kế hoạch và Đầu tư hoặc Bộ Tài chính chủ trì. Đơn vị được giao chuẩn bị tiếp nhận khoản viện trợ của các tổ chức phi chính phủ chịu trách nhiệm chính về mặt nội dung trong quá trình thẩm định.

1.2. Đối với các chương trình dự án, khoản viện trợ phi dự án thuộc thẩm quyền phê duyệt và ký kết của Bộ trưởng Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội:

a) Đơn vị được giao chuẩn bị tiếp nhận khoản viện trợ của các tổ chức phi chính phủ gửi Vụ Kế hoạch - Tài chính 05 bộ hồ sơ chương trình, dự án, khoản viện trợ phi dự án theo điểm 2.2, mục II của Thông tư số 04/2001/TT-BKH.

b) Trong vòng 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ của đơn vị, Vụ Kế hoạch - Tài chính gửi văn bản tới các cơ quan liên quan để lấy ý kiến bằng văn bản.

c) Trong vòng 05 ngày làm việc kể từ ngày hết hạn lấy ý kiến của các cơ quan, cá nhân liên quan, Vụ Kế hoạch - Tài chính tổ chức thẩm định.

d) Báo cáo thẩm định do Vụ trưởng Vụ Kế hoạch - Tài chính ký theo nội dung quy định tại khoản 2 Điều này. Những ý kiến đã được thống nhất hoặc còn khác nhau giữa các bên liên quan phải được phản ánh trong báo cáo thẩm định.

2. Nội dung thẩm định:

a) Tính phù hợp của mục tiêu chương trình, dự án, khoản viện trợ phi dự án với ưu tiên của Chính phủ, của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội;

b) Tính khả thi của chương trình, dự án, khoản viện trợ phi dự án: về năng lực quản lý và thực hiện dự án; về khả năng đóng góp của phía Việt Nam (đặc biệt là nguồn vốn đối ứng); về cơ chế phối hợp trong quá trình thực hiện;

c) Tính hợp lý trong cơ cấu ngân sách của chương trình, dự án: dành cho chuyên gia trong và ngoài nước; dành cho đào tạo trong và ngoài nước; dành cho trang thiết bị và vật tư; chi phí quản lý và các chi phí khác;

d) Những cam kết, điều kiện tiên quyết và các điều kiện khác của nhà tài trợ đối với khoản viện trợ (nếu có); cũng như những cam kết của Việt Nam để thực hiện chương trình, dự án, khoản viện trợ phi dự án;

e) Hiệu quả và tính bền vững của chương trình, dự án, khoản viện trợ phi dự án sau khi kết thúc.

3. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được báo cáo thẩm định và dự thảo Quyết định phê duyệt nội dung chương trình, dự án, khoản viện trợ phi dự án, lãnh đạo Bộ ra quyết định phê duyệt nội dung chương trình, dự án, khoản viện trợ phi dự án theo qui định.

4. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày lãnh đạo Bộ ra Quyết định phê duyệt các chương trình, dự án, khoản viện trợ phi dự án, Vụ Hợp tác quốc tế có văn bản thông báo cho nhà tài trợ được biết.

Điều 10. Thẩm quyền phê duyệt nội dung chương trình, dự án, viện trợ phi dự án được quy định tại Điều 6 Quy chế quản lý và sử dụng viện trợ phi chính phủ nước ngoài, cụ thể:

1. Thủ tướng Chính phủ phê duyệt:

a) Các chương trình, dự án sử dụng viện trợ PCP có mức vốn từ 500.000 USD trở lên;

b) Các chương trình, dự án có nội dung liên quan đến thể chế, chính sách, luật pháp, cải cách hành chính, văn hoá thông tin, tôn giáo, quốc phòng, an ninh;

c) Các khoản viện trợ phi dự án có giá trị từ 200.000 USD trở lên;

d) Các khoản viện trợ phi dự án hỗ trợ các hoạt động có nội dung nêu tại điểm b khoản 1 Điều này;

e) Các chương trình, dự án và các khoản viện trợ phi dự án có những mặt hàng thuộc diện hạn chế nhập khẩu (ôtô, xe máy, hàng hoá và trang thiết bị đã qua sử dụng và một số loại tân dược theo danh mục được qui định) theo qui định của Chính phủ;

g) Các khoản cứu trợ khẩn cấp không có địa chỉ cụ thể (bên tài trợ không ấn định cứu trợ cho một địa phương cụ thể nào).

2. Bộ trưởng Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội phê duyệt:

a) Các chương trình, dự án có mức vốn dưới 500.000 USD (trừ điểm b và điểm e khoản 1 Điều này);

b) Các khoản viện trợ phi dự án có giá trị dưới 200.000 USD (trừ điểm d và điểm e khoản 1 Điều này);

c) Mọi khoản cứu trợ khẩn cấp đã có địa chỉ cụ thể.

Chương V

KÝ KẾT ĐIỀU ƯỚC QUỐC TẾ CỤ THỂ VỀ ODA VÀ KÝ KẾT VIỆN TRỢ PHI CHÍNH PHỦ

Điều 11. Cơ sở đề xuất ký kết Điều ước quốc tế cụ thể là văn kiện chương trình, dự án, nội dung các khoản viện trợ phi dự án đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt.

Điều 12. Trình tự, thủ tục ký kết Điều ước quốc tế cụ thể về ODA:

1. Sau khi nhận được đề nghị của chủ dự án, Vụ Kế hoạch - Tài chính dự thảo văn bản trình Bộ duyệt ký để trình Chính phủ hoặc gửi Ngân hàng Nhà nước Việt Nam (đối với chương trình, dự án do tổ chức tài chính quốc tế tài trợ), gửi Bộ Tài chính (ODA vốn vay khác) hoặc gửi Bộ Kế hoạch và Đầu tư (đối với chương trình, dự án còn lại) về việc ký kết Điều ước quốc tế cụ thể về ODA cho chương trình, dự án thuộc Bộ quản lý.

2. Trình tự, thủ tục ký kết Điều ước quốc tế cụ thể về ODA được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành về ký kết, gia nhập và thực hiện Điều ước quốc tế.

3. Đơn vị đề xuất chủ trì, phối hợp với, Vụ Hợp tác quốc tế, Vụ Kế hoạch - Tài chính và cơ quan, đơn vị liên quan tiến hành đàm phán, ký điều ước quốc tế cụ thể về ODA sau khi có quyết định uỷ quyền bằng văn bản của Chính phủ.

4. Trong quá trình thực hiện Điều ước quốc tế cụ thể về ODA, nếu có những điều chỉnh, sửa đổi, bổ sung quy định tại điểm a khoản 1 Điều 31 của Quy chế ODA, đơn vị đề xuất việc ký kết điều ước quốc tế cụ thể về ODA trình Bộ (thông qua Vụ Kế hoạch - Tài chính). Vụ Kế hoạch - Tài chính dự thảo văn bản trình Bộ duyệt ký để lấy ý kiến bằng văn bản của Bộ Kế hoạch và Đầu tư và các cơ quan liên quan để trình Thủ tướng Chính phủ xem xét, quyết định theo quy định hiện hành về việc điều chỉnh, sửa đổi, bổ sung điều ước quốc tế cụ thể về ODA.

Điều 13. Đàm phán và ký kết viện trợ PCP

Đàm phán và ký kết viện trợ PCP thực hiện theo quy định tại Điều 5 "Quy chế PCP" và những quy định sau:

1. Đối với các chương trình, dự án, khoản viện trợ phi dự án thuộc thẩm quyền phê duyệt của Thủ tướng Chính phủ:

a) Trong vòng 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản phê duyệt chương trình, dự án, khoản viện trợ phi dự án của Thủ tướng Chính phủ, Vụ Kế hoạch - Tài chính thông báo đến đơn vị được giao chuẩn bị tiếp nhận khoản viện trợ của các tổ chức phi chính phủ, đồng thời gửi Vụ Hợp tác quốc tế.

b) Trong vòng 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản thông báo của Vụ Kế hoạch - Tài chính, Vụ Hợp tác quốc tế có văn bản thông báo kết quả phê duyệt chương trình, dự án, khoản viện trợ phi dự án gửi cho Nhà tài trợ.

c) Vụ Hợp tác quốc tế chủ trì, phối hợp với Vụ Kế hoạch - Tài chính và các đơn vị liên quan để chuẩn bị, cung cấp hồ sơ, tài liệu theo yêu cầu của cơ quan chủ trì đàm phán và ký kết.

d) Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo và hồ sơ các chương trình, dự án, khoản viện trợ phi dự án đã được ký kết, Vụ Hợp tác quốc tế thông báo cho Chủ chương trình, dự án tổ chức thực hiện.

đ) Trong vòng 15 ngày làm việc kể từ ngày ký kết văn kiện chương trình, dự án, Vụ Hợp tác quốc tế gửi Văn phòng Chính phủ, Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Bộ Tài chính, Liên hiệp các tổ chức hữu nghị Việt Nam quyết định phê duyệt (bản gốc), kèm theo Văn kiện chương trình, dự án đã được phê duyệt và đóng dấu giáp lai.

2. Đối với các chương trình, dự án, khoản viện trợ phi dự án thuộc thẩm quyền phê duyệt của Bộ:

a) Trong vòng 10 ngày làm việc kể từ khi có Quyết định phê duyệt các chương trình, dự án, khoản viện trợ phi dự án của Bộ trưởng Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội, đơn vị được giao tiếp nhận khoản viện trợ của tổ chức phi chính phủ chủ trì phối hợp với Vụ Hợp tác quốc tế, phối hợp Vụ Kế hoạch - Tài chính và nhà tài trợ tổ chức đàm phán, ký kết viện trợ.

b) Trong vòng 15 ngày làm việc kể từ ngày ký kết văn kiện chương trình, dự án, Vụ Hợp tác quốc tế gửi Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Bộ Tài chính, Liên hiệp các tổ chức hữu nghị Việt Nam quyết định phê duyệt (bản gốc), kèm theo Văn kiện chương trình, dự án đã được phê duyệt và đóng dấu giáp lai.

Chương VI

QUẢN LÝ THỰC HIỆN CHƯƠNG TRÌNH, DỰ ÁN, VIỆN TRỢ PHI DỰ ÁN

Điều 14. Chủ dự án và Thủ trưởng đơn vị sử dụng viện trợ có nhiệm vụ: quản lý, sử dụng nguồn viện trợ và vốn đối ứng để thực hiện mục tiêu, nội dung chương trình, dự án, khoản viện trợ phi dự án đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt, theo các quy định hiện hành của Nhà nước, các cam kết với Nhà tài trợ.

Điều 15. Đối với các chương trình, dự án, khoản viện trợ phi dự án giao cho tỉnh, thành phố trực tiếp quản lý thực hiện (Bộ là đầu mối giới thiệu về địa phương)

Trên cơ sở thỏa thuận khung được ký kết giữa Bộ và nhà tài trợ, Vụ Hợp tác quốc tế làm văn bản thông báo tới các địa phương thụ hưởng chương trình, dự án, khoản viện trợ phi dự án, đồng thời đề nghị Chủ tịch Uỷ ban nhân dân các tỉnh/thành phố tiếp nhận và quản lý viện trợ theo quy định.

Điều 16. Đối với các chương trình, dự án, khoản viện trợ phi dự án do Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội trực tiếp quản lý thực hiện:

1. Thành lập Ban quản lý dự án:

1.1. Trong trường hợp cần thiết phải thành lập ban quản lý chương trình, dự án, không quá 10 ngày làm việc kể từ ngày chương trình, dự án, khoản viện trợ phi dự án được cấp có thẩm quyền phê duyệt, chủ chương trình, dự án ra Quyết định thành lập Ban quản lý dự án.

1.2. Đối với các Chương trình, dự án ODA: trình tự thành lập, cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Ban quản lý dự án ODA, mối quan hệ trách nhiệm giữa Ban quản lý dự án với chủ dự án, cơ quan chủ quản, các cơ quan quản lý nhà nước được quy định tại Thông tư số 03/2007/TT-BKH ngày 12 tháng 3 năm 2007 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư về cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ của các Ban quản lý chương trình, dự án ODA.

1.3. Đối với chương trình, dự án do Bộ thực hiện: đơn vị được giao chủ dự án đề xuất thành lập Ban quản lý dự án trình Bộ, Vụ Tổ chức cán bộ làm đầu mối, phối hợp với Vụ Kế hoạch - Tài chính và các đơn vị có liên quan trình Bộ ra quyết định thành lập Ban quản lý dự án.

2. Phê duyệt kế hoạch tổng thể thực hiện chương trình, dự án.

2.1. Ngay sau khi thành lập Ban quản lý dự án, chủ dự án chỉ đạo Ban quản lý dự án rà soát, cập nhật, điều chỉnh kế hoạch tổng thể thực hiện chương trình, dự án ODA (nếu cần thiết), chi tiết hoá kế hoạch thực hiện trong năm đầu tiên trình Bộ phê duyệt.

2.2. Sau 10 ngày nhận đủ hồ sơ của chủ dự án, Vụ Kế hoạch - Tài chính thẩm tra, trình Bộ ký duyệt quyết định phê duyệt kế hoạch tổng thể.

2.3. Sau 05 ngày kể từ ngày lãnh đạo Bộ ký duyệt Vụ Kế hoạch - Tài chính gửi quyết định phê duyệt cho Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Bộ Tài chính và nhà tài trợ để làm cơ sở cho việc theo dõi, đánh giá quá trình thực hiện chương trình, dự án.

3. Nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm của chủ dự án trong quản lý thực hiện chương trình, dự án thực hiện theo Điều 24 Quy chế ODA và các qui định sau:

3.1. Chủ dự án phê duyệt kế hoạch chi tiết thực hiện chương trình, dự án ODA năm đầu tiên và từng năm tiếp theo trên cơ sở kế hoạch tổng thể đã được Bộ phê duyệt. Kế hoạch thực hiện chương trình, dự án ODA hàng năm phải được xây dựng và phê chuẩn phù hợp với lịch xây dựng kế hoạch hàng năm của Bộ. Kế hoạch thực hiện chương trình, dự án hàng năm là cơ sở để phân bổ các nguồn lực cho các hoạt động của chương trình, dự án và là cơ sở để xây dựng kế hoạch thực hiện cho từng quý, phục vụ công tác điều hành, theo dõi, kiểm tra, đánh giá, khen thưởng đối với hoạt động quản lý dự án của Ban quản lý dự án.

3.2. Chỉ đạo Ban quản lý dự án lập kế hoạch giải ngân theo Phụ lục 7 của Thông tư 04/2007/TT-BKH, chủ dự án có văn bản trình Bộ kế hoạch giải ngân hàng năm theo qui định.

Điều 17. Các chương trình, dự án do Nhà tài trợ trực tiếp quản lý thực hiện từ khâu tuyển chọn nhân sự đến quản lý và trực tiếp chi tiêu nguồn tài chính dự án thì chủ dự án phối hợp với đối tác trong quá trình triển khai thực hiện chương trình, dự án trên cơ sở Văn kiện chương trình,dự án đã ký kết.

Điều 18. Quản lý tài chính, kế toán

Mọi chương trình, dự án, các khoản viện trợ phi dự án thuộc Bộ đều phải quản lý tài chính, kế toán theo quy định của Luật Ngân sách nhà nước, Luật Kế toán, pháp luật về thuế và văn bản quy định hiện hành, các cam kết đã ký kết với Nhà tài trợ và hướng dẫn tại Quy chế này.

1. Lập và tổng hợp kế hoạch, dự toán hàng năm

1.1. Tất cả các hoạt động chi tiêu đều phải nằm trong kế hoạch và lập dự toán cụ thể theo các nội dung, định mức chi đã thoả thuận với Nhà tài trợ trong Văn kiện chương trình, dự án viện trợ. Trường hợp Văn kiện chương trình, dự án không ghi rõ định mức chi thì Ban quản lý dự án phải căn cứ định mức chi tiêu trong nước để lập dự toán.

1.2. Hàng năm, Ban quản lý dự án căn cứ hướng dẫn của Bộ về nội dung, thời hạn lập kế hoạch, dự toán và các văn bản cam kết thoả thuận với Nhà tài trợ để lập kế hoạch, dự toán thu, chi nguồn viện trợ thuộc chương trình, dự án và vốn đối ứng gửi Vụ Kế hoạch - Tài chính để tổng hợp vào kế hoạch ngân sách chung của Bộ, gửi Bộ Tài chính, Bộ Kế hoạch và Đầu tư trình Chính phủ và Quốc hội phê duyệt.

1.3. Kế hoạch, dự toán nguồn viện trợ phải thể hiện chi tiết theo từng chương trình, dự án, khoản viện trợ phi dự án; chi tiết theo các nguồn vốn: vốn vay, viện trợ, vốn đối ứng trong nước do Ngân sách Trung ương cấp, Ngân sách địa phương cấp, vốn đóng góp của người hưởng lợi.

2. Xác nhận viện trợ:

2.1. Tờ khai xác nhận viện trợ do chủ dự án/đơn vị sử dụng viện trợ kê khai, được đăng ký với cơ quan tài chính theo qui định để xác nhận kinh phí viện trợ đã tiếp nhận.

2.2. Qui trình, thời điểm, hồ sơ lập Tờ khai xác nhận viện trợ qui định tại mục II, phần II, Thông tư số 82/2007/TT-BTC ngày 12/7/2007 của Bộ Tài chính và các văn bản sửa đổi, thay thế Thông tư này.

3. Hạch toán Ngân sách nhà nước:

Thực hiện chế độ kiểm soát chi, hạch toán Ngân sách nhà nước theo hướng dẫn tại Thông tư số 82/2007/TT-BTC ngày 12/7/2007 của Bộ Tài chính và các qui định cụ thể sau:

3.1. Đối với viện trợ hàng hoá nhập khẩu và hàng hóa dịch vụ trong nước: thực hiện theo qui định hiện hành.

3.2. Đối với viện trợ bằng tiền: thực hiện theo điểm 3.3 mục II, phần II Thông tư số 82/2007/TT-BTC ngày 12/7/2007 của Bộ Tài chính, các văn bản sửa đổi, thay thế Thông tư này và hướng dẫn cụ thể sau đây:

a) Khi nhận được thông báo của Bộ Tài chính về số tiền viện trợ trong quí, Vụ Kế hoạch - Tài chính có thông báo tới đơn vị có tiếp nhận tiền viện trợ trong vòng 05 ngày làm việc kể từ khi nhận được thông báo.

b) Trên cơ sở thông báo của Vụ Kế hoạch - Tài chính, hàng tháng đơn vị sử dụng viện trợ tập hợp các chứng từ chi tiêu, thanh toán từ nguồn tiền viện trợ không hoàn lại để lập các “Bảng kê tổng hợp chi tiêu, thanh toán từ nguồn viện trợ bằng tiền” theo từng “Tờ khai xác nhận viện trợ bằng tiền” và gửi cho Kho bạc nhà nước nơi giao dịch để xác nhận tổng số tiền chi tiêu từ nguồn tiền viện trợ của đơn vị trên Bảng kê, sau đó gửi các tài liệu này tới Bộ (Vụ Kế hoạch - Tài chính).

c) Sau 05 ngày làm viêc khi nhận đủ hồ sơ của đơn vị, Vụ Kế hoạch - Tài chính tổng hợp, gửi Bộ Tài chính để tiến hành ghi thu - ghi chi Ngân sách nhà nước theo qui định.

4. Chế độ mua sắm, định mức chi tiêu, chế độ quản lý vốn và tài sản hình thành từ nguồn viện trợ không hoàn lại thực hiện theo qui định hiện hành.

5. Kế toán và quyết toán tài chính

Chủ dự án, Ban quản lý dự án, đơn vị tiếp nhận và sử dụng viện trợ phải ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác, trung thực các nguồn viện trợ đã tiếp nhận và sử dụng (cả về hiện vật và giá trị) vào chứng từ, sổ kế toán; lập báo cáo tài chính và quyết toán theo quy định hiện hành.

Điều 19: Báo cáo thực hiện viện trợ

1. Chủ chương trình, dự án ODA thực hiện quy định tại Điều 36 Quy chế ODA, mục III, phần VI Thông tư số 04/2007/TT-BKH và Quyết định số 803/2007/QĐ-BKH.

2. Chủ chương trình, dự án, khoản viện trợ PCP thực hiện quy định tại Điều 20 "Quychế PCP" theo mẫu trong Phụ lục 2 và 3 kèm theo Thông tư số 04/2001/TT-BKH.

3. Đối với các chương trình, dự án, các khoản viện trợ phi dự án do Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội làm đầu mối tiếp nhận, chuyển về địa phương để Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố quản lý, tổ chức thực hiện thì Sở Lao động - Thương binh và Xã hội, chủ dự án theo định kỳ và khi kết thúc chương trình, dự án tổng hợp báo cáo Bộ (qua Vụ Kế hoạch - Tài chính).

Điều 20. Điều chỉnh, sửa đổi, bổ sung nội dung chương trình, dự án ODA trong quá trình thực hiện được thực hiện theo Điều 31 của Quy chế ODA, mục V, phần V của Thông tư 04/2007/TT-BKH và hướng dẫn cụ thể như sau:

1. Liên quan đến sự thay đổi về cơ chế tài chính trong nước hoặc điều kiện cho vay lại trong nước: chủ dự án báo cáo Bộ. Sau 05 ngày khi nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ, Vụ Kế hoạch - Tài chính dự thảo văn bản trình Bộ để lấy ý kiến thống nhất của Bộ Kế hoạch và Đầu tư và Bộ Tài chính, trình Thủ tướng Chính phủ xem xét, quyết định.

2. Đối với phần vốn dư do thay đổi tỷ giá, lãi suất, vốn dự phòng chưa phân bổ và các khoản vốn dư khác phát sinh trong quá trình thực hiện, chủ dự án chủ trì, phối hợp với Vụ Kế hoạch - Tài chính thoả thuận với Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Bộ Tài chính và nhà tài trợ để quyết định việc sử dụng vốn dư này trong phạm vi chương trình, dự án và triển khai thực hiện theo các quy định hiện hành.

3. Đối với phần vốn dư để thực hiện chương trình, dự án mới, chủ dự án báo cáo Bộ để Vụ Kế hoạch - Tài chính dự thảo văn bản trình Bộ ký duyệt đề xuất với Bộ Kế hoạch và Đầu tư.

Điều 21: Kiểm tra, thanh tra và giám sát việc tiếp nhận, quản lý và sử dụng viện trợ

1.Các chủ dự án, đơn vị tiếp nhận dự án chịu trách nhiệm tổ chức tự kiểm tra việc tiếp nhận, quản lý, sử dụng nguồn viện trợ.

2. Vụ Kế hoạch - Tài chính chủ trì phối hợp với các Vụ chuyên môn tổ chức kiểm tra việc tiếp nhận, quản lý, sử dụng nguồn viện trợ của các đơn vị, dự án.

3. Thanh tra Bộ chủ trì phối hợp với các Vụ chuyên môn tổ chức thanh tra giám sát việc tiếp nhận, quản lý, sử dụng nguồn viện trợ của các đơn vị, dự án.

4. Nội dung kiểm tra, thanh tra bao gồm các việc chấp hành qui định của pháp luật và các cam kết với nhà tài trợ về việc tiếp nhận, quản lý, sử dụng nguồn viện trợ.

5. Việc tiến hành kiểm tra, thanh tra các dự án về việc tiếp nhận, quản lý, sử dụng nguồn viện trợ phải tuân thủ các qui định của pháp luật.

Chương VII

THEO DÕI, ĐÁNH GIÁ CHƯƠNG TRÌNH, DỰ ÁN

Điều 22. Theo dõi, đánh giá chương trình, dự án

1. Theo dõi chương trình, dự án:

Theo dõi chương trình, dự án là hoạt động thường xuyên và định kỳ cập nhật toàn bộ các thông tin liên quan đến tình hình thực hiện chương trình, dự án; phân loại và phân tích thông tin; kịp thời đề xuất các phương án phục vụ việc ra quyết định của các cấp quản lý nhằm đảm bảo chương trình, dự án được thực hiện đúng mục tiêu, đúng tiến độ, bảo đảm chất lượng và trong khuôn khổ các nguồn lực đã được xác định.

2. Đánh giá chương trình, dự án:

2.1. Đánh giá dự án là hoạt động định kỳ, xem xét toàn diện, có hệ thống và khách quan về tính phù hợp, hiệu quả, hiệu suất, tác động và mức độ bền vững của chương trình, dự án để có những điều chỉnh cần thiết và rút ra những bài học kinh nghiệm để áp dụng cho giai đoạn thực hiện tiếp theo và áp dụng cho các chương trình, dự án khác.

2.2. Công tác đánh giá được tiến hành định kỳ và đột xuất (khi cần thiết). Công tác đánh giá định kỳ được tiến hành theo 04 giai đoạn chủ yếu sau:

a) Đánh giá ban đầu: tiến hành ngay sau khi bắt đầu thực hiện chương trình, dự án nhằm xem xét tình hình thực tế của chương trình, dự án so với văn kiện được duyệt để có biện pháp xử lý ngay từ khâu thiết kế kỹ thuật và lập kế hoạch thực hiện chi tiết;

b) Đánh giá giữa kỳ: tiến hành vào giữa thời gian thực hiện chương trình, dự án nhằm xem xét quá trình thực hiện từ khi bắt đầu và đề xuất các điều chỉnh cần thiết;

c) Đánh giá kết thúc: tiến hành ngay sau kết thúc thực hiện chương trình, dự án nhằm xem xét các kết quả đạt được và tổng kết toàn bộ quá trình thực hiện, rút ra các kinh nghiệm cần thiết làm cơ sở lập báo cáo kết thúc chương trình, dự án;

d) Đánh giá tác động: tiến hành vào một thời điểm thích hợp trong vòng 03 năm, kể từ ngày đưa chương trình, dự án vào khai thác, sử dụng nhằm làm rõ hiệu quả, tính bền vững và tác động kinh tế - xã hội của chương trình, dự án so với mục tiêu đặt ra ban đầu.

2.3. Kế hoạch, tổ chức thực hiện và kinh phí cho công tác đánh giá trích từ nguồn vốn ODA, nguồn vốn phi chính phủ, nguồn vốn đối ứng hoặc nguồn vốn khác, phải được quy định và xác định trước trong văn kiện chương trình, dự án và phải phù hợp với tính chất của từng loại chương trình, dự án.

3. Trách nhiệm theo dõi, đánh giá chương trình, dự án

3.1. Ban quản lý dự án có trách nhiệm thường xuyên theo dõi, đánh giá chương trình, dự án theo các quy định dưới đây:

a) Xây dựng kế hoạch tổng thể và kế hoạch chi tiết hàng năm thực hiện chương trình, dự án, trong đó xác định rõ các nguồn lực sử dụng, tiến độ thực hiện, thời hạn hoàn thành, mục tiêu chất lượng và tiêu chí chấp nhận kết quả đối với từng hoạt động của chương trình, dự án để làm cơ sở theo dõi, đánh giá. Kế hoạch tổng thể thực hiện dự án phải được Ban quản lý dự án chuẩn bị trước ngày khởi động chương trình, dự án 3 tháng và phải được chủ dự án phê duyệt. Kế hoạch chi tiết hàng năm phải được xây dựng trên cơ sở thống nhất với nhà tài trợ và trình chủ dự án phê duyệt phù hợp với lịch biểu xây dựng kế hoạch hàng năm của cơ quan chủ quản;

b) Thiết lập hệ thống thông tin nội bộ, thu thập và lưu trữ đầy đủ thông tin, dữ liệu, hồ sơ, tài liệu, sổ sách, chứng từ của chương trình, dự án, báo cáo của các nhà thầu, những thay đổi trong chính sách, luật pháp của Nhà nước và các quy định của nhà tài trợ liên quan đến việc quản lý thực hiện;

c) Lập báo cáo thực hiện theo quy định, cung cấp, chia sẻ thông tin thông qua hệ thống thông tin theo dõi, đánh giá cấp ngành, địa phương và cấp quốc gia;

d) Thuê tư vấn tiến hành đánh giá ban đầu, giữa kỳ và kết thúc theo nội dung báo cáo khả thi hoặc văn kiện chương trình, dự án đã được phê duyệt; làm đầu mối phối hợp với nhà tài trợ hoặc cơ quan quản lý có thẩm quyền để đánh giá chương trình, dự án.

3.2. Chủ dự án có trách nhiệm chỉ đạo, đôn đốc, hỗ trợ Ban quản lý dự án trong việc theo dõi, đánh giá chương trình, dự án. Trường hợp có khó khăn, vướng mắc mà không tự xử lý được, chủ dự án phải kịp thời đề nghị các cấp có thẩm quyền giải quyết.

3.3. Chủ dự án có trách nhiệm công bố công khai với các tổ chức chính trị, xã hội, chính quyền địa phương và các cơ quan dân cử tại địa bàn có chương trình, dự án về mục đích, nội dung các hoạt động, quy mô vốn ODA, vốn phi chính phủ và vốn đối ứng của chương trình, dự án; cơ cấu tổ chức và quy chế hoạt động của Ban quản lý dự án để tranh thủ sự giám sát của cộng đồng trong quá trình thực hiện.

3.4. Vụ Kế hoạch - Tài chính có trách nhiệm theo dõi tình hình thực hiện các chương trình, dự án thuộc thẩm quyền quản lý; phản hồi đầy đủ và kịp thời các báo cáo của chủ dự án; tiến hành phân tích danh mục các chương trình, dự án để xác định mức độ thực hiện.

3.5. Vụ Kế hoạch - Tài chính chủ trì, phối hợp với các đơn vị có liên quan xem xét các kết quả đánh giá các chương trình, dự án do các chủ dự án thuộc thẩm quyền quản lý tiến hành. Trong những trường hợp cần thiết phối hợp với nhà tài trợ và các cơ quan liên quan tổ chức đánh giá đột xuất các chương trình, dự án.

4. Báo cáo thực hiện chương trình, dự án

4.1. Trong quá trình thực hiện chương trình, dự án, Ban quản lý dự án phải xây dựng và gửi các báo cáo quy định dưới đây cho chủ dự án, để chủ dự án gửi cơ quan chủ quản, Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Bộ Tài chính và Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi thực hiện chương trình, dự án:

a) Báo cáo tháng, chậm nhất 10 ngày sau khi hết tháng (chỉ áp dụng đối với chương trình, dự án đầu tư thuộc thẩm quyền phê duyệt của Thủ tướng Chính phủ);

b) Báo cáo quý, chậm nhất 15 ngày sau khi hết quý;

c) Báo cáo năm, chậm nhất vào ngày 31 tháng 01 năm sau;

d) Báo cáo kết thúc, chậm nhất 6 tháng sau khi kết thúc thực hiện chương trình, dự án;

đ) Báo cáo về những thay đổi (nếu có) so với các nội dung của điều ước quốc tế cụ thể về ODA đã ký kết.

Mẫu biểu báo cáo theo qui định tại điều 3 Quyết định 803/2007/QĐ-BKH.

4.2. Các báo cáo cho nhà tài trợ được thực hiện theo thoả thuận trong điều ước quốc tế về ODA có liên quan.

4.3. Vụ Kế hoạch - Tài chính có trách nhiệm báo cáo tổng hợp về kết quả vận động ODA, viện trợ phi chính phủ báo cáo đánh giá tình hình thực hiện chương trình, dự án thuộc thẩm quyền quản lý theo qui định hiện hành.

Chương VIII

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 23. Tổ chức thực hiện:

1. Lãnh đạo Bộ:

1.1 Bộ trưởng: Xem xét, phê duyệt các nội dung sau đây đối với các chương trình, dự án, khoản viện trợ phi dự án:

- Danh mục các chương trình, dự án đưa vào kế hoạch hàng năm và 05 năm;

- Chương trình, dự án, đề xuất viện trợ phi dự án;

1.2. Thứ trưởng phụ trách đối ngoại giúp Bộ trưởng chỉ đạo thực hiện công tác đối ngoại trong quá trình thu hút, quản lý và sử dụng các nguồn viện trợ; tham gia ý kiến trước khi trình Bộ trưởng đối với các chương trình, dự án viện trợ.

1.3. Thứ trưởng phụ trách các lĩnh vực chuyên môn giúp Bộ trưởng chỉ đạo, phê duyệt các nội dung chương trình, dự án, các khoản viện trợ phi dự án, tham gia đàm phán và duyệt ký các văn bản gửi nhà tài trợ trong quá trình thực hiện chương trình, dự án, các khoản viện trợ phi dự án thuộc lĩnh vực công tác được Bộ trưởng giao phụ trách; xem xét và có ý kiến trước khi trình Bộ trưởng phê duyệt các nội dung thuộc thẩm quyền của Bộ trưởng.

2. Vụ Kế hoạch - Tài chính chịu trách nhiệm chủ trì hướng dẫn và kiểm tra thực hiện Quy chế này.

3. Các đơn vị chức năng của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội chịu trách nhiệm hướng dẫn phần nội dung thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của mình theo Quy chế này.

4. Các đơn vị thuộc Bộ, các chủ dự án, Ban quản lý dự án và các tổ chức, cá nhân liên quan chịu trách nhiệm thực hiện quy chế này.

5. Sở Lao động - Thương binh và Xã hội tỉnh, thành phố có nhiệm vụ:

5.1. Giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước và các nhiệm vụ khác được Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố giao đối với tất cả các chương trình, dự án, các khoản viện trợ phi dự án do Bộ làm đầu mối tiếp nhận nhưng giao cho tỉnh, thành phố trực tiếp quản lý thực hiện;

5.2. Hướng dẫn, đôn đốc Ban chuẩn bị, chủ dự án, Ban quản lý dự án theo định kỳ và khi kết thúc các chương trình, dự án, các khoản viện trợ phi dự án tổng hợp báo cáo kết quả thực hiện gửi Uỷ ban nhân dân tỉnh và Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội./.

Tiếng Anh (English)

THE MINISTER OF LABOR, WAR INVALIDS AND SOCIAL AFFAIRS -------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIET NAM Independence - Freedom - Happiness --------------
No. 74/2008/QD-BLDTBXH	Hanoi, December 31, 2008

DECISION

PROMULGATING THE REGULATION ON MANAGEMENT AND USE OF FOREIGN AID FOR THE MINISTRY OF LABOR, WAR INVALIDS AND SOCIAL AFFAIRS

THE MINISTER OF LABOR, WAR INVALIDS AND SOCIAL AFFAIRS

Pursuant to the Government s Decree No. 186/ 2007/ND-CP of December 25, 2007, defining the functions, tasks, powers and organizational structure of the Ministry of Labor, War Invalids and Social Affairs;
Pursuant to the Government's Decree No. 131/ 2006/ND-CP of November9, 2006, promulgating the Regulation on management and use of official development assistance (ODA );
Pursuant to the Prime Minister's Decision No. 64/200l/QD-TTg of April 26, 2001, promulgating the Regulation on management and use of foreign non-governmental aid;
Pursuant to the Planning and Investment Ministry's Circular No. 04/2007/TT-BKH of July 30, 2007. guiding the implementation of the Regulation on management and use of official development assistance;
Pursuant to the Planning and Investment Ministrys Circular No. 03/2007/TT-BKH of March 12. 2007, guiding the functions, tasks and organizational structure of management units of ODA-funded programs and projects;
Pursuant to the Finance Ministry's Circular No. 82/2007/IT-BTC of July 12, 2007, guiding the state financial management regime applicable to foreign non-refundable aid constituting state budget revenues;
Pursuant to the Planning and Investment Ministry's Decision No. 803/2007/QD-BKH of July 30, 2007, promulgating the reporting regime applicable to ODA-funded programs and projects;
At the proposal of the director of the Planning and Finance Department,

DECIDES:

Article 1. To promulgate together with this Decision the Regulation on management and use of foreign aid for the Ministry of Labor, War Invalids and Social Affairs.

Article 2. This Decision takes effect 15 days after its publication in "CONG BAO" and replaces the Labor, War Invalids and Social Affairs Ministry's Decision No. 1008/2004/QD-BLDTBXH of July 7, 2004, promulgating the Regulation on management and use of foreign aid for the Ministry of Labor, War Invalids and Social Affairs.

Other regulations contrary to this Decision are annulled.

...

...

...

MINISTER OF LABOR, WAR INVALIDS AND SOCIAL AFFAIRS




Nguyen Thi Kim Ngan

REGULATION

ON MANAGEMENT AND USE OF FOREIGN AID FOR THE MINISTRY OF LABOR, WAR INVALIDS AND SOCIAL AFFAIRS
(Promulgated together with the Labor, War Invalids and Social Affair Ministry's Decision No. 74/2008/QD-BLDTBXH of December 31, 2008)

Chapter I

GENERAL PROVISIONS

Article 1. Scope of regulation and subjects of application

1. This Regulation governs the mobilization, receipt, management and use of foreign aid sources for the Ministry of Labor, War Invalids and Social Affairs, including ODA prescribed in the Government's Decree No. 13I/2006/ND-CP of November 9,2006, and foreign non-governmental aid prescribed in the Prime Minister's Decision No. 64/2001/QD-TTg of April 26, 2001.

...

...

...

3. Provincial-level Labor, War Invalids and Social Affairs Services and organizations and individuals participating in programs, projects and non-project aid which are managed, implemented and regulated by the Ministry of Labor, War Invalids and Social Affairs.

4. This Regulation specifies the order of, and assigns responsibilities of concerned units and individuals for, the mobilization, management and use of foreign aid according to regulations but does not supersede current legal documents on management and use of foreign aid.

Article 2. Fundamental principles in management and use of foreign aid

The mobilization, receipt, management and use of foreign aid must abide by the following principles:

1. Units, organizations and individuals under the Ministry are encouraged to, on the basis of their functions and tasks, actively and proactively mobilize and attract foreign aid for the performance of state management tasks and development of non-business activities in the sector.

2. The receipt, management and use of foreign aid must be combined with the raising of the quality, effectiveness and debt-payment capacity and suit the receipt and management capacity of concerned units.

3. Foreign-funded programs, projects and aid amounts must be received, managed and used in strict accordance with law in order to support the fulfillment of socio-economic development objectives of the country and the sector.

4. Foreign aid shall be managed and used on the principle of democratic centralization, publicity and transparency, assignment of duties and decentralization of authority and association of powers with responsibilities so as to ensure coordinated management, strict examination and supervision and increase the proactivity of agencies and units under the Ministry, localities and project owners.

5. The Ministry of Labor, War Invalids and Social Affairs shall perform the unified management of foreign-funded programs, projects and aid amounts implemented by units under its management.

...

...

...

7. The foreign aid management and use by the Ministry of Labor, War Invalids and Social Affairs must comply with the State's current regulations on the management and use of foreign aid and this Regulation.

Chapter II

AID MOBILIZATION, NEGOTIATION AND CONCLUSION

Article 3. Mobilization of foreign aid

1. Grounds for mobilization of foreign aid

Aid shall be mobilized on the following grounds:

1.1. The national socio-economic development strategy, the comprehensive poverty reduction and growth strategy (CPRGS), the national strategy on borrowing and repayment of foreign loans, and national five-year and annual socio-economic development plannings and plans;

1.2. Five-year and annual development strategies, plannings and plans of the labor, war invalids and social affairs sector;

1.3. The Government's orientations on attraction and use of foreign aid;

...

...

...

1.5. Development cooperation strategies and programs between Vietnam and donors;

1.6. Priorities of the Ministry of Labor, War Invalids and Social Affairs and practical demands of each sector or domain in each period;

1.7. Some other domains as decided by the Minister of Labor, War Invalids and Social Affairs.

2. Coordination in aid mobilization:

2.1. Coordination in ODA mobilization

2.1.1. The International Cooperation Department shall assume the prime responsibility for, and coordinate with the Planning and Finance Department, concerned units and donors in, preparing and submitting to the Ministry documents for participation in consultancy group (CG) meetings if so requested.

2.1.2. The International Cooperation Department shall assume the prime responsibility for, and coordinate with the Planning and Finance Department and concerned units in, submitting to the Ministry a document to be sent to the Planning and Investment Ministry to suggest ODA mobilization contents on the occasion of high-ranking Party and State visits or negotiations.

2.1.3. If a unit under the Ministry wishes to mobilize ODA on the occasion of overseas visits or international negotiations of the Ministry's leadership, it shall assume the prime responsibility for, and coordinate with the International Cooperation Department and the Planning and Finance Department in, suggesting ODA mobilization contents before submitting them to the Ministry for consideration and decision on their inclusion in the working or negotiation agendas with donor countries or organizations.

2.1.4. The organization of ODA coordination meetings for the sectors or domains under the Ministry's management, when necessary, must comply with current regulations on organization of international conferences and seminars.

...

...

...

b/ Based on the approval of the competent authority, the International Cooperation Department shall assume the prime responsibility for, and coordinate with the Planning and Investment Department in, drafting a coordination request to be sent to the Planning and Investment Ministry.

c/ The International Cooperation Department shall assume the prime responsibility for, and coordinate with the Planning and Investment Department and concerned units in, organizing ODA coordination conferences for the sectors or domains under the Ministry's management according to the approved plan.

d/ Within 10 working days from the closing date of a sector-based ODA mobilization conference, the International Cooperation Department shall assume the prime responsibility for, and coordinate with the Planning and Investment Department in. submitting to the Ministry a report on outcomes of the conference which shall be sent to the Prime Minister and also to the Planning and Investment Ministry, the Finance Ministry and the Foreign Affairs Ministry for coordination in follow-up activities. The report on conference outcomes shall be posted on the websites of the Planning and Investment Ministry and the Labor, War Invalids and Social Affairs Ministry.

2.1.5. Units under the Ministry shall take the initiative in mobilizing foreign aid under Clause I, Article 3 of this Regulation and according to their assigned functions and tasks.

2.2. Coordination in mobilization of non-governmental aid

2.2.1. Annually, on the basis of the grounds for aid mobilization defined in Clause 1, Article 3 of this Regulation and their assigned functions and tasks, units under the Ministry shall work out and send a list of programs, projects and non-project aid amounts, enclosed with their detailed outlines (made according to the form in Appendix I to the Planning and Investment Ministry's Circular No. 04/200l/TT-BKH of June 5, 2001. guiding the implementation of the Prime Minister's Decision No. 64/2001/QD-TTg of April 26, 2001), to the International Cooperation Department and the Finance and Planning Department for sum-up.

2.2.2. The International Cooperation Department shall assume the prime responsibility for, and coordinate with the Planning and Finance Department in, synthesizing and selecting programs, projects and non-project aid amounts for inclusion in a non-governmental aid-culling list to be submitted to the Ministry for approval which shall serve as a basis for aid mobilization.

2.2.3. Units under the Ministry may take the initiative in mobilizing non-governmental aid on the basis of the grounds defined in Clause I, Artie le 3 of this Regulation and their assigned functions and tasks.

Article 4. Formulation of ODA-calling lists

...

...

...

Within 5 working days after receiving a written notice from the Planning and Investment Ministry on the working or negotiation agenda with the donor, the Planning and Finance Department shall propose the Ministry to sign and send to concerned units a notice requesting them to formulate detailed outlines of programs and projects for inclusion in the ODA-calling list.

2. Formulating detailed outlines of programs and projects for submission to the Ministry'

2.1. On the basis of the Ministry's notice, units wishing to receive ODA shall draw up a list of programs and project calling for ODA and formulate detailed outlines of each program or project with the contents prescribed at Point b. Clause 2, Article 7 of the ODA Regulation and in the form prescribed for each type of programs and projects in Appendix 2 to the Planning and Investment Ministry's Circular No. 04/2007/TT-BKH of July 30,2007, guiding the implementation of the Regulation on ODA management and use.

2.2. Units shall send the list of programs and projects calling for ODA and their detailed outlines to the Planning and Finance Department and the International Cooperation Department according to regulations.

2.3. A dossier of registration for an ODA-calling list comprises:

a/The unit's official request for registration of programs and projects calling for ODA;

b/ Eight sets of the detailed outlines of each program and project (each set comprising a Vietnamese version and an English version).

3. Selecting programs and projects for inclusion in the ODA-calling list:

3.1. Within 5 working days after receiving a complete and valid dossier from a proposing unit, the Planning and Finance Department shall assume the prime responsibility for, and coordinate with the International Cooperation Department in, scrutinizing, summing up and proposing to the Ministry a list of programs and projects calling for ODA.

...

...

...

a/ Proposed programs and projects are in the domains prioritized for ODA use defined in Article 3 and conform with the grounds for ODA mobilization specified in Article 5 of the ODA Regulation.

b/ Proposed programs and projects conform with donors' policies and capabilities.

c/ Proposed programs' and projects' detailed outlines satisfy the prescribed requirements.

d/ Units proposing ODA programs or projects are capable of receiving, managing and implementing programs or projects and exploiting and using outcomes of completed programs or projects, if they are assigned to act as program or project owners.

4. Drawing up and submitting an ODA-calling list:

After the Ministry's leadership approves the list of programs and projects calling for ODA, the Planning and Finance Department shall send the list to the Planning and Investment Ministry within the prescribed time limit and, at the same time to the proposing units for information.

5. Notifying the official financing list

5.1. Within 5 working days after the receipt of the Planning and Investment Ministry's written notification of programs and projects selected for inclusion in the official financing list and rejected ones, the Planning and Finance Department shall notify concerned units thereof.

5.2. The Prime Minister's decision approving the ODA-calling list and the Planning and Investment Ministry's notification on the official financing list serve as a legal basis for units to formulate program and project documents and carry out subsequent activities.

...

...

...

6.1. For a donor that has no program on regular provision of ODA for Vietnam or has no schedule on annual or periodical negotiations on development cooperation programs, units seeking for ODA shall take the initiative in obtaining information and documents on the donor and prepare detailed outlines for ODA-calling programs or projects as prescribed and send them to the International Cooperation Department (and also to the Planning and Finance Department) for inclusion in the Ministry's ODA-calling list. After reaching agreement with the donor, the International Cooperation Department shall notify aid mobilization results to proposing units (and also the Planning and Finance Department), proposing units shall make a report, enclosed with the detailed outlines of programs and projects as prescribed, to the Ministry (via the Planning and Finance Department) for signing and addressing to the Planning and Investment Ministry for inclusion in the ODA-calling list.

6.2. When a donor proposes and reaches agreement with the Ministry or a unit to finance a program or project not on the ODA-calling list approved by the Prime Minister, the concerned unit shall submit a report, enclosed with the detailed outlines of the program or project to the Ministry (via the Planning and Finance Department) for approval and addressing to the Planning and Investment Ministry for inclusion in the ODA-calling list.

6.3. For regional programs and projects:

Participating units shall submit a report, enclosed with the detailed outlines of the projects (or component projects or activities) to the Ministry (via the Planning and Finance Department) for signing for approval and submission to the Prime Minister for consideration and decision.

6.4. For other arising matters, concerned units shall submit a report to the Ministry (via the Planning and Finance Department) for approval and addressing to the Planning and Investment Ministry for reporting to the Prime Minister for consideration and decision.

Chapter III

PREPARATION, APPRAISAL AND APPROVAL OF CONTENTS OF ODA-FUNDED PROGRAMS AND PROJECTS

Article 5. Issuance of decisions on owners of ODA projects

1. Within 2 working days after receiving the Planning and Investment Ministry's written notification of the official financing list, the Planning and Investment Department shall send an official notice to units with programs and projects included in the official financing list, and also to the Organization and Personnel Department.

...

...

...

Article 6. Preparation for the compilation of ODA program and project documents

1. Project owners shall coordinate with donors, concerned agencies and owners of component projects (for umbrella programs and projects) in formulating ODA program and project documents.

a/ The structure and contents of program and project documents comply with Articles 13, 14 and 15 of the ODA Regulation and Appendix 4 to Circular No. 04/2007/TT-BKH.

b/ Documents of ODA-funded investment projects shall be formulated according to Article 13 of the ODA Regulation and current regulations on investment and construction management.

c/ If applying the program- or sector-based approach, managing agencies shall work with donors and relevant agencies in formulating appropriate support documents.

d/ In case program or project documents are formulated according to donors' forms, they must have all contents prescribed in Articles 13, Hand 15 of the ODA Regulation.

2. The time limit for formulation of program or project documents is 45 days, for technical assistance projects, or 60 days, for investment projects, counting from the effective date of the decision on selection of the program or project owner.

Article 7. Appraisal and approval of contents of ODA-funded programs and projects

1. Competence to approve contents of ODA-funded programs and projects

...

...

...

a/ Decisions on investment in important national programs and projects;

b/ Programs and projects accompanied with framework policies and technical assistance programs and projects in the security and defense domains.

1.2 Ministers shall decide on investment programs and projects and approve the contents of technical assistance programs and projects other than those prescribed in Clause 1 of this Article.

2. Appraisal of ODA-funded programs and projects

2.1. For programs and projects falling within the approving competence of the Prime Minister:

a/ For programs and projects defined at Item a: The Planning and Finance Department shall, in coordination with project owners and the International Cooperation Department, work with the Investment and Planning Ministry and concerned ministries and branches in carrying out appraisal procedures according to regulations. Project owners shall take the prime responsibility for projects' professional contents in the process of appraisal.

b/ For programs and projects defined at Item b: The Planning and Finance Department shall assume the prime responsibility for, and coordinate with project owners, the International Cooperation Department and concerned units in, appraising and submitting the contents of programs and projects to the Ministry for signing and subsequent submission to the Prime Minister for the latter to approve program and project documents and permit their implementation.

2.2. For programs and projects falling within the approving competence of the Minister of Labor, War Invalids and Social Affairs, within 5 working days after the receipt of valid and complete dossiers, the Planning and Finance Department shall assume the prime responsibility for, and coordinate with the International Cooperation Department and concerned departments and units in, appraising and proposing the Ministry to approve the contents of program and project documents.

2.3. Appraisal time frame

...

...

...

b/ For investment projects: not more than 45 working days after the receipt of complete and valid dossiers as prescribed in Article 17 of the ODA Regulation.

c/ For umbrella programs and projects or assistance provided under the program- or branch-based approach: not more than 45 working days after the receipt of complete and valid dossiers as prescribed in Article 17 of the ODA Regulation.

d/ For regional programs and projects: The appraisal and approval of Vietnam's participation are similar to other ODA-funded programs and projects.

dd/ Within 5 working days after the receipt of the appraisal report and the draft decision approving the contents of the program or project, the Ministry's leadership shall issue a decision to approve the program or project contents as prescribed in Clause 2, Article 19 of the ODA Regulation.

e/ Within 5 working days from the date the Ministry's leadership issues a decision approving the program or project, the International Cooperation Department shall issue a written notification to the donor.

2.4. An appraisal dossier shall be made in 8 sets, for programs and projects falling within the approving competence of the Prime Minister, or 6 sets, for programs and projects falling within the approving competence of the Ministry, including at least one original. Documents in foreign languages must be accompanied with Vietnamese translations.

2.5. An appraisal dossier comprises:

a/ A request for approval of the program or project, made by the Ministry (for programs and projects falling within the approving competence of the Prime Minister) or by the project owner (for programs and projects falling within the approving competence of the Ministry);

b/ The Planning and Investment Ministry's notice of the official financing list;

...

...

...

d/ Documents and opinions of concerned agencies in the process of making preparations for the program or project and agreements and memorandums of understanding with the donor or its representative, the report of the appraisal team made at the donor's request, if any;

dd/ The project owner's financial statements of the last 3 years, certified by the Ministry (for programs and projects subject to the re-lending mechanism).

2.6. Contents of appraisal of ODA-funded programs and projects comply with Articles 16, 17, 18 and 19 of the ODA Regulation and Section III, Part III of Circular No. 04/2001/TT-BKH.

Chapter IV

PREPARATION, APPRAISAL AND APPROVAL OF CONTENTS OF PROGRAMS, PROJECTS AND NON PROJECT AID FUNDED BY NON-GOVERNMENTAL ORGANIZATIONS

Article 8. Preparation of programs, projects and non-project aid proposals

1. Within 5 working days after the receipt of the donor's written commitments on provision or consideration of financial assistance, the International Cooperation Department shall issue a written notification to units wishing to call for non-governmental aid for programs, projects or non-project aid and also to the Planning and Finance Department. In case a unit mobilizes financial assistance by itself or a donor proposes the provision of financial assistance to a specified unit, the concerned unit shall issue a written notification to the International Cooperation Department and the Planning and Finance Department.

2. Within 5 working days after the receipt of the notice of the International Cooperation Department or the financial assistance-mobilizing unit, the Planning and Finance Department shall propose the Ministry to assign the unit to make preparation for the receipt of assistance from non-governmental organizations.

3. Units assigned to prepare for the receipt of aid from non-governmental organizations shall prepare draft aid proposals and send them to the Planning and Finance Department for appraisal.

...

...

...

a/ For aid for programs and projects: Units assigned to prepare for the receipt of aid from non-governmental organizations shall formulate program or project documents. If the implementation duration lasts for more than one year, it is required to make an implementation plan, estimate necessary funds for each year and clearly determine the donor's available funds and funds to be raised in subsequent years.

b/ For non-project aid, the objectives and contents of and subjects eligible for aid. the total aid value, a list of aid goods and their value (if assistance is provided in kind) should be stated;

c/ For emergency aid, apart from the above requirements, the degree of damage and essential needs to be immediately met upon the occurrence of the emergency circumstance should be indicated.

Article 9. Appraisal of programs, projects and non-project aid

1. The appraisal of programs, projects and non-project aid from non-governmental sources complies with Point 2.2, Section II of Circular No. 04/2001/TT-BKH and the following provisions:

1.1. For programs, projects and non-project aid falling within the approving competence of the Prime Minister (defined in Clause 1, Article 6 of the Regulation on management and use of foreign non-governmental aid), the Planning and Investment Ministry or the Finance Ministry shall take the main charge for the appraisal as follows:

a/ Units assigned to prepare for the receipt of aid from non-governmental organizations shall send to the Planning and Finance Department all dossiers and documents of the programs or projects and written appraisal requests for study, inspection and submission to the Ministry for approval and sending to the Planning and Investment Ministry or the Finance Ministry for appraisal.

b/ The Planning and Investment Department shall, together with the International Cooperation Department and concerned units, participate in appraisal conferences chaired by the Planning and Investment Ministry or the Finance Ministry. The units assigned to prepare for the receipt of aid from non-governmental organizations shall take the main charge for the contents of relevant documents in the process of appraisal.

1.2. For programs, projects and non-project aid falling within the approving and signing competence of the Minister of Labor, War Invalids and Social Affairs:

...

...

...

b/ Within 5 working days after the receipt of a valid and complete dossier, the Planning and Finance Department shall send a written request to relevant agencies for their written opinions.

c/ Within 5 working days after the deadline for consulting concerned agencies and individuals, the Planning and Finance Department shall organize the appraisal.

d/ The appraisal report shall be signed by the director of the Planning and Finance Department according to Clause 2 of this Article. Issues which have been agreed upon and issues on which opinions remain divergent must be expressed in the appraisal report.

2. Appraisal contents:

a/ Compatibility of objectives of the program, project or non-project aid with the priorities of the Government and the Ministry of Labor, War Invalids and Social Affairs;

b/ Feasibility of the program, project or non-project aid in terms of project management and implementation capacity; Vietnamese side's contribution ability (particularly domestic capital contribution) and mechanisms of collaboration in the implementation process;

c/ Rationality of the structure of the program's or project's budget: funds set aside for domestic and foreign specialists, domestic and overseas training, equipment and supplies, management expenses and other expenses;

d/ Commitments, and pre-conditions and other conditions of the donor on the aid, if any; and Vietnam's commitments on the implementation of the program, project or non-project aid;

dd/ Effectiveness and sustainability of the program, project or non-project aid upon completion.

...

...

...

4. Within 5 working days after the issuance of the decision approving the program, project or non-project aid by the Ministry's leadership, the International Cooperation Department shall send a written notification to the donor.

Article 10. The competence to approve the contents of programs, projects and non-project aid defined in Article 6 of the Regulation on management and use of foreign non-governmental aid, is specified as follows:

1. The Prime Minister shall approve:

a/ Non-governmental aid-funded programs and projects capitalized at USD 500,000 or more;

b/ Programs and projects related to institutions, policies, laws, administrative reform, culture and information, religion, defense and security;

c/ Non-project aid valued at USD 200,000 or more;

d/ Non-project aid aiming at supporting activities mentioned at Point b. Clause 1 of this Article;

dd/ Programs, projects and non-project aid involving commodities subject to import restrictions (automobiles, motorbikes, used goods and equipment and a number of medicines included in a prescribed list) as prescribed by the Government;

g/ Emergency relief aid without specified recipients (donors do not designate a specific locality to receive relief aid).

...

...

...

a/ Programs and projects valued at less than USD 500,000 (except those defined at Point b and Point e, Clause 1 of this Article);

b/ Non-project aid valued at less than USD 200,000 (except those defined at Point d and e. Clause 1 of this Article)

b/ All emergency relief aid for specified recipients.

Chapter V

CONCLUSION OF SPECIFIC TREATIES ON ODA AND NON-GOVERNMENTAL AID

Article 11. Grounds for proposing the conclusion of specific treaties are documents of programs and projects and contents of non-project aid approved by competent authorities.

Article 12. Order of and procedures for the conclusion of specific treaties on ODA:

1. After receiving the project owner's proposal, the Planning and Finance Department shall draft and submit to the Ministry a document on the conclusion of a specific treaty on ODA for a program or project managed by the Ministry for approval and submission to the Government or sending to the State Bank of Vietnam (for programs and projects funded by international financers), the Finance Ministry (for other ODA loans) or the Planning and Investment Ministry (for other programs and projects).

2. The order of and procedures for the conclusion of specific treaties on ODA comply with the current law on conclusion, accession to and implementation of treaties.

...

...

...

4. In the process of implementation of specific treaties on ODA, if they need to make any adjustments, amendments or supplements as stated at Point a, Clause 1. Article 31 of the ODA Regulation, units proposing the conclusion of specific treaties on ODA shall submit them to the Ministry (via the Planning and Finance Department). The Planning and Finance Department shall draft a document on these adjustments, amendments or supplements and submit it to the Ministry for approval in order to seek written opinions of the Planning and Investment Ministry and concerned agencies before submitting them to the Prime Minister for consideration and decision according to current regulations.

Article 13. Negotiation and conclusion of non-governmental aid

The negotiation and conclusion of non-governmental aid comply with Article 5 of the Regulation on non-governmental aid and the following provisions:

1. For programs, projects and non-project aid falling within the approving competence of the Prime Minister:

a/ Within 5 working days after the receipt of the Prime Minister's document approving the program, project or non-project aid, the Planning and Finance Department shall issue a written notification to the unit assigned to prepare for the receipt of aid from non-governmental organizations and also to the International Cooperation Department.

b/ Within 5 working days after the receipt of the Planning and Finance Department's written notification, the International Cooperation Department shall send a written notification on the approval of the program, project or non-project aid to the donor.

c/ The International Cooperation Department shall assume the prime responsibility for, and coordinate with the Planning and Finance Department and concerned units in, preparing and supplying dossiers and documents at the request of the agency in charge of negotiation and conclusion.

d/ Within 5 working days after the receipt of the written notification and the dossier of the program, project or non-project aid already concluded, the International Cooperation Department shall notify the project owner thereof for implementation.

dd/ Within 15 working days from the date of conclusion of the program or project documents, the International Cooperation Department shall send to the Government Office, the Planning and Investment Ministry, the Finance Ministry and the Union of Vietnam Friendship Organizations the approval decision (original), enclosed with the program or project documents which have been approved and stamped on every two adjoining pages.

...

...

...

a/ Within 10 working days after the issuance of the decision approving the program, project or non-project aid by the Labor, War Invalids and Social Affairs Minister, the unit assigned to receive aid from non-governmental organizations shall assume the prime responsibility for, and coordinate with the International Cooperation Department, the Planning and Finance Department and the donor in, organizing the negotiation and conclusion on aid provision.

b/ Within 15 working days from the date of concluding the program or project documents, the International Cooperation Department shall send to the Planning and Investment Ministry, the Finance Ministry and the Union of Vietnam Friendship Organizations the approval decision (the original), enclosed with the program or project documents which have been approved and stamped on every two adjoining pages.

Chapter VI

MANAGEMENT OF IMPLEMENTATION OF PROGRAMS, PROJECTS AND NON-PROJECT AID

Article 14. Project owners and heads of financial assistance-using units shall manage and use financial assistance and domestic capital for the fulfillment of objectives and contents of programs, projects and non-project aid approved by competent authorities under the State's current regulations and the commitments with donors.

Article 15. For programs, projects and non-project aid assigned to provinces or centrally run cities for direct management (the Ministry recommends them to localities)

On the basis of the framework agreement signed between the Ministry and donors, the International Cooperation Department shall issue written notifications to localities which will benefit from programs, projects and non-project aid, requesting the presidents of the People's Committees of these localities to receive and manage assistance according to regulations.

Article 16. For programs, projects and non-project aid directly managed by the Ministry of Labor, War Invalids and Social Affairs:

1. Establishment of a project management unit:

...

...

...

1.2. For ODA-funded programs and projects: The order of establishment, organizational structure, functions, tasks and powers of ODA project management units, responsibility relationship between project management units and project owners, managing agencies and state management agencies comply with the Planning and Investment Ministry's Circular No. 03/2007/TT-BKH of March 12, 2007, on the organizational structure, functions, tasks and powers of ODA project management units.

1.3. For programs and projects implemented by the Ministry: The units assigned to act as project owners shall propose the establishment of project management units to the Ministry; the Organization and Personnel Department shall act as the agency in charge of, and coordinate with the Planning and Finance Department and relevant agencies in, proposing the Ministry to issue decisions to establish project management units.

2. Approval of master plans on the implementation of programs and projects:

2.1. Right after the project management unit is established, the project owner shall direct the project management unit in reviewing, updating and adjusting the master plan on ODA program or project program implementation (when necessary) and make a detailed implementation plan for the first year for submission to the Ministry for approval.

2.2. Within 10 days after the receipt of a complete dossier from the project owner, the Planning and Finance Department shall inspect and propose the Ministry to sign a decision to approve the master plan.

2.3. Within 5 days from the date of approval of the master plan by the Ministry's leadership, the Planning and Finance Department shall send the approving decision to the Planning and Investment Ministry, the Finance Ministry and the donor as a basis for monitoring and evaluating the program or project implementation process.

3. Tasks, powers and responsibilities of project owners in managing the program or project implementation comply with Article 24 of the ODA Regulation and the following provisions:

3.1. The project owners shall approve detailed plans on the program or project implementation for the first year and every subsequent year on the basis of the master plan approved by the Ministry. Annual ODA program or project implementation plans must be elaborated and approved according to the annual planning schedule of the Ministry. Annual program or project implementation plans serve as a basis for the allocation of resources for program or project activities and for quarterly planning work, management, monitoring, supervision, evaluation and reward of project management activities of project management units.

3.2. The project owners shall direct project management units to make disbursement plans according to Appendix 7 to the Planning and Investment Ministry's Circular No. 04/2007/TT-BKH and submit annual disbursement plans to the Ministry according to regulations.

...

...

...

Article 18. Financial management and accounting

All programs, projects and non-project aid belonging to the Ministry are subject to financial management and accounting under the State Budget Law, the Accounting Law, tax laws, current regulations, commitments signed with donors, and the guidance in this Regulation.

1. Elaboration and sum-up of annual cost estimates:

1.1. All expenditures must be planned and estimated according to spending contents and levels agreed upon with the donor in the assistance program or project documents. If the program or project documents do not clearly state spending levels, project management units shall make cost estimates on the basis of domestic spending levels.

1.2. Annually, project management units shall, based on the Ministry's guidance on the contents of and time limits for the elaboration of plans, cost estimates and commitments with donors, elaborate revenue and expenditure plans and estimates with the program's or project assistance and domestic capital and send them to the Planning and Finance Department, which shall sum them up into the general budgetary plan of the Ministry for sending to the Finance Ministry and the Planning and Investment Ministry for submission to the Government and the National Assembly for approval.

1.3. Assistance plans and estimates must be expressed in detail according to each program, project or non-project aid and each capital source: loan capital, assistance capital, domestic capital allocated by the central budget and local budgets and contributions of beneficiaries.

2. Aid certification:

2.1. Aid certification declarations shall be filled in and registered by project owners/aid-benefiting units with finance agencies according to regulations for certifying the aid amount already received.

2.2. The order, time and dossier of elaboration of aid certification declarations are specified in Section II. Pan II of the Finance Ministry's Circular No. 82/2007/TT-BTC of July 12, 2007, and documents amending or replacing that Circular.

...

...

...

3.1. For aid being imported goods and domestic goods and services, current regulations shall be complied with.

3.2. For aid in cash: To comply with Point 3.5, Section n. Part II of the Finance Ministry's Circular No. 82/2007/TT-BTC of July 12,2007, documents amending or replacing this Circular and the following specific provisions:

a/ Within 5 working days after the receipt of the Finance Ministry's notice of aid amounts received in the quarter, the Planning and Finance Department shall notify aid-benefiting units thereof.

b/ On the basis of the Planning and Finance Department's notice, monthly, aid-benefiting units shall collect all vouchers on spending and payment from non-refundable aid and. on that basis, draw up statements of expenditures and payments made with aid in cash based on each declaration for certification of aid in cash and send these statements to state treasuries where transactions are conducted for the latter to make certification of the total expenditures made with aid money and then send these documents to the Ministry (the Planning and Finance Department).

c/ Within 5 working days after receiving a complete dossier from the unit, the Planning and Finance Department shall sum up and send the dossier to the Finance Ministry for the latter to record state budget revenues and expenditures according to regulations.

4. Procurement regimes, spending levels and management of funds and assets formed from non-refundable aid comply with current regulations.

5. Accounting and financial settlement

Project owners, project management units and assistance-receiving and -benefiting units shall record and promptly, adequately, accurately and truthfully reflect aid sources already received and used (including aid in kind and cash) and value) in invoices and accounting books; and make financial statements and settlement according to current regulations.

Article 19. Reporting on implementation of assistance

...

...

...

2. Owners of programs and projects funded with non-governmental aid shall make reports under Article 20 of the Regulation on nongovernmental aid according to the forms in Appendices 2 and 3 to Circular No. 04/2001/TT-BKH.

3. For programs, projects and non-project aid which are received by the Ministry of Labor, War Invalids and Social Affairs for transferring to localities for management and implementation by provincial-level People's Committee presidents, directors of provincial-level Labor, War Invalids and Social Affairs Services and project owners shall sum up and send reports thereon to the Ministry (via the Planning and Finance Department) on a periodical basis and upon the completion of programs or projects.

Article 20. The adjustment, amendment and supplementation of ODA programs and projects in the process of implementation comply with Article 31 of the ODA Regulation and Section V, Part V of Circular No. 04/2007/TT-BKH and the following specific guidance:

1. With respect to changes in domestic financial mechanisms or re-lending conditions, project owners shall report them to the Ministry. Within 5 days after the receipt of a complete and valid dossier, the Planning and Finance Department shall draft and submit a document to the Ministry for the latter to reach agreement with the Planning and Investment Ministry and the Finance Ministry before submitting them to the Prime Minister for consideration and decision.

2. With respect to surplus funds resulted from changes in exchange rate, interest rate, unallocated reserve funds and other surplus funds arising in the implementation process, project owners shall assume the prime responsibility for, and coordinate with the Planning and Finance Department in, negotiating with the Planning and Investment Ministry, the Finance Ministry and donors to decide on the use of these surplus funds within the framework of the programs or project and use them according to current regulations.

3. For surplus funds for implementation of a new program or project, the project owner shall report thereon to the Ministry for the Planning and Finance to draft and submit a document to the Ministry for the latter to make proposals to the Planning and Investment Ministry.

Article 21. Examination, inspection and supervision of the aid receipt, management and use

1. Project owners and beneficiaries shall examine the receipt, management and use of assistance.

2. The Planning and Finance Department shall assume the prime responsibility for, and coordinate with specialized departments in, examining the receipt, management and use of assistance by units and projects.

...

...

...

4. Examination and inspection contents cover the observance of law and commitments with donors on aid receipt, management and use.

5. The examination and inspection of projects regarding aid receipt, management and use must comply with legal provisions.

Chapter VII

MONITORING AND EVALUATION OF PROGRAMS AND PROJECTS

Article 22. Monitoring and evaluation of programs and projects

1. Monitoring of programs and projects:

Monitoring of programs and projects covers activities carried out in a regular and periodical basis to update all information relating to the implementation of programs and projects; to classify and analyze information; to promptly propose options to serve the decision-making process of competent authorities in order to ensure that the programs and projects are implemented according to proper objectives and within the prescribed time frames and resource limits.

2. Evaluation of programs and projects:

2.1. Evaluation of projects covers activities carried out on a periodical basis in order to systematically and objectively examine the relevance, effectiveness, productivity, impact and sustainability of programs and projects so as to make necessary adjustments and draw experience for subsequent stages or for implementation of other programs or projects.

...

...

...

a/ Initial evaluation: To be conducted right after the program or project is implemented in order to examine the actual situation of the program and project compared to the approved program or project documents so as to work out handling measures right from the stage of technical design and elaboration of detailed implementation plans;

b/ Mid-term evaluation: To be conducted in the middle of the program or project implementation duration in order to examine the implementation process from the beginning and propose necessary adjustments;

c/ Final evaluation: To be conducted as soon as the program or project is completed in order to examine achieved results, review the whole implementation process and draw necessary experience to serve as a basis for elaboration of a program or project completion report.

d/ Impact assessment: To be conducted at an appropriate time within 3 years from the date the program or project is put into operation or use in order to clarify the program's and project's effectiveness, sustainability and socio-economic impacts against set objectives.

2.3. Evaluation plans and funds which are deducted from the sources of ODA capital, non-governmental capital, domestic capital or other funding sources must be specified and determined in the program or project documents and suit the nature of each type of program or project.

3. Responsibilities for monitoring and evaluation of programs or projects:

3.1. Project management units shall regularly monitor and evaluate programs or projects according to the following provisions:

a/ To elaborate a master plan and annual detailed plans on the implementation of the program or project, clearly determining resources, implementation schedule, time limit for completion, quality objectives and criteria for acceptance of results of each activity under the program or project, which shall serve as a basis for monitoring and evaluation. The master plan on the project implementation must be prepared by the project management unit at least 3 months before the program or project is started and approved by the project owner. Annual detailed plans must be elaborated after reaching agreements with the donor and submitted to the project owner for approval in accordance with the managing agency's annual planning schedule;

b/ To set up an internal information network to collect and store all information, data, dossiers, documents, books and invoices of the program or project, reports of contractors and changes in the state laws and policies and donors' regulations related to the management of implementation;

...

...

...

d/ To hire consultants to conduct initial evaluation, mid-term evaluation and final evaluation according to the contents of the feasibility report or approved program or project documents; to act as the agency in charge of coordinating with donors or competent management agencies in evaluating the program or project.

3.2. Project owners shall direct, urge and support project management units in monitoring and evaluating programs or projects. If project owners cannot solve arising difficulties and problems by themselves, they shall report them to competent authorities for settlement.

3.3. Project owners shall inform political organizations, social organizations, local administration and elected agencies in localities where the programs or projects are implemented the objectives and contents of activities, the amounts of ODA capital, non-governmental capital and domestic capital of the programs or projects; the organizational structure and regulations on the operation of project management units, so as to involved the community in supervising the implementation process.

3.4. The Planning and Finance Department shall monitor the implementation of programs and projects under its management; give feedbacks based on project owners' reports; analyze the list of programs and projects in order to determine the implementation progress.

3.5. The Planning and Finance Department shall assume the prime responsibility for, and coordinate with concerned units in, examining the results of evaluation of programs and projects conducted by owners of projects under its management. When necessary, it shall coordinate with donors and concerned agencies in conducting irregular evaluation of programs and projects.

4. Reporting on the implementation of programs and projects:

4.1. In the process of program or project implementation, project management units shall make and send reports prescribed below to project owners for sending to managing agencies, the Planning and Investment Ministry, the Finance Ministry and provincial-level People's Committees in the localities where the programs and projects are implemented:

a/ Monthly reports, to be sent within 10 days after the month-end (applicable to investment programs and projects falling within the approving competence of the Prime Minister);

b/ Quarterly reports, within 15 days after the quarter-end;

...

...

...

d/ Completion reports, within 6 months after the program or project is completed;

dd/ Reports on changes (if any) in the contents of specific treaties on ODA.

The forms of reports are provided in Article 3 of Decision No. 803/2007/QD-BKH.

4.2. Reports to donors shall be made as agreed upon in relevant treaties on ODA.

4.3. The Planning and Finance Department shall make consolidated reports on results of mobilization of ODA and non-governmental aid and reports on the implementation of programs and projects under its management according to current regulations.

Chapter VIII

ORGANIZATION OF IMPLEMENTATION

Article 23. Organization of implementation

1. The Ministry's leadership:

...

...

...

- Lists of programs and projects to be included in annual and five-year plans;

- Programs, projects and proposals for non-project aid;

1.2. The vice minister in charge of external affairs shall assist the Minister in directing the performance of external tasks in the process of attracting, managing and using of assistance sources; and give his/her opinions on assistance programs and projects before submitting them to the Minister.

1.3. Vice ministers in charge of specialized domains shall assist the Minister in directing and approving contents of programs, projects and non-assistance projects, participate in the negotiations and sign documents to be sent to donors in the process of implementation of programs, projects and non-project aid in the domains assigned by the Minister and give their opinions on contents falling within the Minister's competence before submitting them to the Minister for approval.

2. The Planning and Finance Department shall guide and examine the implementation of this Regulation.

3. Functional units under the Ministry of Labor, War Invalids and Social Affairs shall, within the ambit of their functions and tasks, guide relevant contents of this Regulation.

4. Units under the Ministry, project owners, project management units and concerned organizations and individuals shall implement this Regulation.

5. Provincial-level Labor, War Invalids and Social Affairs Services shall:

5.1. Assist provincial-level People's Committees in performing the state management functions and other tasks assigned by provincial-level People's Committees towards all programs, projects and non-project aid which are received by the Ministry and assigned to provinces or centrally run cities for implementation;

...

...

...

MINISTER OF LABOR, WAR INVALIDS AND SOCIAL AFFAIRS





Nguyen Thi Kim Ngan