Thông tư 96/2010/TT-BTC hướng dẫn phục hồi, xử lý tài liệu kế toán bị mất

• Số hiệu: 96/2010/TT-BTC
• Loại văn bản: Thông tư
• Nơi ban hành: Bộ Tài chính
• Người ký: Trần Xuân Hà
• Ngày ban hành: 05/07/2010

BỘ TÀI CHÍNH -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ---------
Số: 96/2010/TT-BTC	Hà Nội, ngày 05 tháng 7 năm 2010

THÔNG TƯ

HƯỚNG DẪN PHỤC HỒI, XỬ LÝ TÀI LIỆU KẾ TOÁN BỊ MẤT HOẶC BỊ HUỶ HOẠI DO CÁC NGUYÊN NHÂN KHÁCH QUAN

- Căn cứ Luật Kế toán ngày 17 tháng 6 năm 2003;
- Căn cứ Nghị định 128/2004/NĐ-CP ngày 31/05/2004 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế toán áp dụng trong lĩnh vực kế toán nhà nước;
- Căn cứ Nghị định 129/2004/NĐ-CP ngày 31/05/2004 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế toán áp dụng trong hoạt động kinh doanh;
- Căn cứ Nghị định số 118/2008/NĐ-CP ngày 27/11/2008 của Chính phủ về quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tài chính.
Bộ Tài chính hướng dẫn việc phục hồi, xử lý tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại do các nguyên nhân khách quan như sau:

Chương I –

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Thông tư này quy định cụ thể quy trình, cách thức và phương pháp phục hồi, xử lý các tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại do các nguyên nhân khách quan tại các đơn vị kế toán thuộc các ngành, các lĩnh vực, các thành phần kinh tế.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

Thông tư này hướng dẫn áp dụng cho các đối tượng sau:

1. Đơn vị kế toán có tài liệu kế toán bị mất hoặc huỷ hoại do các nguyên nhân khách quan (nguyên nhân bất khả kháng) như: thiên tai, hoả hoạn, mối mọt, mục nát, mất trộm.

2. Các cơ quan tài chính, cơ quan thuế, kho bạc nhà nước, cơ quan quản lý cấp trên trực tiếp và các tổ chức, cá nhân có liên quan đến đơn vị kế toán có tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại do các nguyên nhân khách quan.

Điều 3. Tài liệu kế toán phải phục hồi, xử lý

Tài liệu kế toán phải phục hồi, xử lý, gồm: Chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo tài chính, các phương tiện lưu giữ số liệu và các tài liệu khác có liên quan đến công tác kế toán đang sử dụng ở phòng kế toán, các phòng (ban) liên quan hoặc đã chuyển vào lưu trữ của các đơn vị kế toán thuộc các ngành, các lĩnh vực, các thành phần kinh tế bị mất hoặc bị huỷ hoại do các nguyên nhân khách quan.

Điều 4. Trách nhiệm của đơn vị kế toán có tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại do các nguyên nhân khách quan

1. Phải thông báo kịp thời cho các cơ quan quản lý liên quan như: Cơ quan tài chính, cơ quan thuế, kho bạc nhà nước, cơ quan quản lý cấp trên trực tiếp trong thời hạn 15 ngày sau khi phát hiện tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại do nguyên nhân khách quan.

2. Phải thu thập và phục hồi, xử lý đến mức tối đa có thể được tài liệu kế toán và các tài liệu có liên quan đến công tác kế toán của đơn vị kế toán bị huỷ hoại do các nguyên nhân khách quan.

3. Phải sưu tập, sao chụp lại đến mức tối đa các tài liệu kế toán bị mất.

4. Phải thành lập Ban phục hồi, xử lý tài liệu kế toán để thực hiện các công việc liên quan đến phục hồi, xử lý tài liệu kế toán ngay sau khi thông báo tình hình tới các cơ quan quản lý liên quan.

Chương II –

QUY ĐỊNH CỤ THỂ

Điều 5. Ban phục hồi, xử lý tài liệu kế toán

1. Ban phục hồi, xử lý tài liệu kế toán của đơn vị gồm các thành phần sau:

a) Giám đốc doanh nghiệp hoặc thủ trưởng đơn vị: Trưởng ban;

b) Kế toán trưởng (hoặc phụ trách kế toán): Phó ban;

c) Đại diện bộ phận thanh tra, kiểm soát của đơn vị: Thành viên;

d) Đại diện các bộ phận có liên quan (như: Kho, cửa hàng, phòng kinh doanh, phòng kế hoạch, ...): Thành viên;

e) Toàn bộ cán bộ phòng Tài chính - Kế toán: Thành viên;

g) Đại diện các cơ quan quản lý liên quan: Thành viên.

2. Đối với các trường hợp tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại không nhiều thì Ban phục hồi, xử lý tài liệu kế toán có thể thành lập gọn nhẹ, chỉ bao gồm những thành viên chủ chốt, trực tiếp liên quan đến tài liệu kế toán đó.

3. Ban phục hồi, xử lý tài liệu kế toán có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ công việc phục hồi, xử lý tài liệu kế toán theo quy định của pháp luật và theo hướng dẫn tại Thông tư này.

Điều 6. Kiểm kê, đánh giá, phân loại tài liệu kế toán bị huỷ hoại, bị mất

1. Ban phục hồi, xử lý tài liệu kế toán phải tiến hành kiểm kê, đánh giá, phân loại toàn bộ tài liệu kế toán của đơn vị và lập Biên bản kiểm kê tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại do các nguyên nhân khách quan (theo mẫu Phụ lục 01 ban hành kèm theo Thông tư này) xác nhận kèm theo bảng kê từng loại tài liệu, theo nội dung kế toán, theo tài liệu đang sử dụng hoặc đã chuyển vào kho lưu trữ,... và theo mức độ bị huỷ hoại.

2. Phân loại tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại như sau:

a) Tài liệu còn có thể sử dụng được;

b) Tài liệu không thể sử dụng được (không thể đọc được, hoặc bị huỷ hoại hoàn toàn);

c) Tài liệu bị mất.

Điều 7. Trình tự phục hồi, xử lý tài liệu kế toán

1. Ưu tiên phục hồi, xử lý trước tài liệu kế toán bị huỷ hoại trong năm hiện tại.

2. Tiếp tục phục hồi, xử lý các tài liệu kế toán của các năm trước liền kề năm hiện tại.

Điều 8. Trách nhiệm của các đơn vị có liên quan

Các cơ quan quản lý liên quan và các tổ chức, cá nhân có liên quan đến đơn vị có tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại có trách nhiệm cung cấp, đối chiếu và xác nhận các tài liệu, số liệu có liên quan đến tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày nhận được đề nghị xác nhận.

Điều 9. Thực hiện công việc kế toán tại đơn vị kế toán sau thời điểm bị thiệt hại do nguyên nhân khách quan

Song song với việc xử lý hậu quả thiệt hại do các nguyên nhân khách quan, đơn vị kế toán vẫn phải tiếp tục tổ chức công tác kế toán bình thường và bổ sung, hoàn thiện các tài liệu kế toán còn thiếu để phản ánh kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh sau thời điểm tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại.

Điều 10. Kiểm kê, xác định và xử lý tổn thất về tài sản do các nguyên nhân khách quan

1. Đồng thời với việc phục hồi, xử lý tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại do các nguyên nhân khách quan, trong thời hạn 10 ngày kể từ khi thành lập Ban phục hồi, xử lý tài liệu kế toán, các đơn vị bị thiệt hại phải tiến hành kiểm kê toàn bộ tài sản, công nợ và nguồn vốn của đơn vị hiện có đến thời điểm kiểm kê. Đối với các khoản nợ phải thu, nợ phải trả, nguồn vốn, kinh phí phải đối chiếu và có sự xác nhận của các đơn vị có liên quan nhằm xác định hiện trạng và số thực còn về tài sản, nguồn vốn, công nợ đến thời điểm sau khi bị thiệt hại.

2. Căn cứ vào số liệu, tài liệu kế toán hiện có hoặc đã được phục hồi đối chiếu với số liệu kiểm kê tài sản thực còn đến thời điểm trước khi bị thiệt hại và số liệu xác nhận đối chiếu công nợ với các bên có liên quan làm căn cứ xác định số dư chuyển vào sổ kế toán và xác định số lượng, giá trị tài sản tổn thất do nguyên nhân khách quan gây ra.

3. Việc xử lý tổn thất tài sản do các nguyên nhân khách quan và chi phí liên quan đến việc phục hồi, xử lý tài liệu kế toán được thực hiện theo quy định của chế độ quản lý tài chính hiện hành.

Điều 11. Phương pháp phục hồi, xử lý đối với các tài liệu kế toán còn có thể sử dụng được

1. Chứng từ kế toán:

Sau khi tiến hành phục hồi, xử lý đối với các tài liệu kế toán còn có thể đọc được, lập bảng kê và sao chụp lại, làm thủ tục xác nhận sao y bản chính vào bản sao chụp; Phân loại, đóng thành tập như các chứng từ kế toán khác. Chứng từ sao chụp phải có chữ ký xác nhận của người thực hiện sao chụp, Trưởng Ban phục hồi, xử lý và của các bên có liên quan. Trong trường hợp này chứng từ sao chụp được coi là chứng từ pháp lý của đơn vị có tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại.

2. Sổ kế toán:

Sau khi phục hồi, xử lý, tiến hành sao chụp lại, tiến hành ký xác nhận như quy định tại khoản 1 Điều này. Riêng sổ kế toán năm hiện tại (năm tài liệu kế toán bị huỷ hoại) sau khi sao chụp xong phải tiến hành khoá sổ để xác định số dư đến cuối ngày trước khi tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại để làm căn cứ chuyển số liệu sang sổ kế toán mới.

3. Báo cáo tài chính:

Tiến hành sao chụp lại toàn bộ các báo cáo tài chính và thực hiện xác nhận như quy định tại khoản 1 Điều này.

4. Những tài liệu kế toán bị huỷ hoại nhưng vẫn có thể sử dụng được, sau khi phục hồi, xử lý được lập bảng kê theo từng loại, có xác nhận của Ban phục hồi, xử lý và tiếp tục lưu trữ cùng các tài liệu mới sao chụp lại.

5. Dựa trên số liệu kết quả kiểm kê thực tế tài sản, vật tư, hàng hoá, tiền quỹ của đơn vị sau thiệt hại do nguyên nhân khách quan và xác nhận công nợ của các đơn vị có liên quan, đơn vị tiến hành đối chiếu với số liệu trên sổ kế toán đã phục hồi, xử lý để xác định số chênh lệch giữa sổ kế toán với thực tế kiểm kê, báo cáo với cơ quan tài chính, cơ quan quản lý, cơ quan cấp giấy phép đăng ký kinh doanh, cơ quan thuế, các tổ chức chính trị, đoàn thể, xã hội.

Điều 12. Phương pháp xử lý đối với những tài liệu kế toán không thể sử dụng được hoặc bị mất

1. Đối với tài liệu bị mất, hoặc bị huỷ hoại không thể sử dụng được, Ban phục hồi, xử lý tài liệu kế toán phải liên hệ với cơ quan quản lý liên quan và các tổ chức, cá nhân có liên quan để xin sao chụp lại toàn bộ tài liệu này và phải có xác nhận của đơn vị, cá nhân cung cấp tài liệu để sao chụp.

2. Dựa vào báo cáo tài chính và các tài liệu kế toán khác ở thời điểm gần nhất còn lưu ở cơ quan quản lý liên quan và các tổ chức, cá nhân có liên quan để xác định số dư của từng tài khoản đến thời điểm lập báo cáo. Căn cứ số liệu kết quả kiểm kê thực tế tài sản, vật tư, hàng hoá, tiền quỹ ở thời điểm kiểm kê sau khi bị thiệt hại, số liệu xác nhận, đối chiếu nợ phải thu, nợ phải trả với các đơn vị có liên quan, đơn vị xác định lại số dư các tài khoản đến thời điểm sau khi bị thiệt hại làm căn cứ chuyển vào sổ kế toán mới.

3. Đối với những tài liệu, số liệu bị mất, hoặc bị huỷ hoại hoàn toàn không có tài liệu khác để sao chụp thì Ban phục hồi, xử lý tài liệu kế toán lập tờ khai và xác nhận. Trường hợp này phải có xác nhận của ít nhất 02 người thuộc Ban phục hồi, xử lý (Trưởng Ban và 01 thành viên Ban phục hồi, xử lý tài liệu kế toán) và có thể là một trong các đại diện cơ quan quản lý liên quan (nếu có). Người xác nhận phải chịu trách nhiệm về các xác nhận của mình.

4. Đối với các trường hợp tài liệu kế toán bị mất, hoặc bị huỷ hoại hoàn toàn mà không còn tài liệu để sao chụp, đơn vị kế toán phải dựa vào số liệu, kết quả kiểm kê tài sản, vật tư, hàng hoá, tiền quỹ sau khi bị thiệt hại và số liệu xác nhận đối chiếu công nợ của các đơn vị có liên quan làm số dư để chuyển vào sổ kế toán mới. Đơn vị kế toán lập lại báo cáo tài chính sau khi phục hồi, xử lý tài liệu kế toán để nộp lên cấp trên.

Chương III -

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 13. Hiệu lực thi hành

1. Thông tư này có hiệu lực thi hành sau 45 ngày kể từ ngày ký ban hành.

2. Bãi bỏ Thông tư 145/1999/TT-BTC ngày 14/12/1999 của Bộ Tài chính hướng dẫn phục hồi, xử lý các tài liệu kế toán ở các đơn vị lũ lụt thuộc các tỉnh miền Trung.  

Điều 14. Trách nhiệm tổ chức thực hiện

1. Các Bộ, các ngành và Uỷ ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có trách nhiệm chỉ đạo triển khai việc phục hồi, xử lý tài liệu kế toán đối với các đơn vị thuộc trách nhiệm quản lý của Bộ, ngành, địa phương.

2. Sở Tài chính, Cục Thuế, Kho bạc Nhà nước các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có trách nhiệm kiểm tra, giám sát việc thực hiện theo chức năng, nhiệm vụ của mình.

3. Các đơn vị kế toán có tài liệu bị mất hoặc bị huỷ hoại có trách nhiệm tuân thủ quy định pháp luật và hướng dẫn tại Thông tư này, đồng thời phải chịu trách nhiệm về tính chất hợp lý, chính xác của các tài liệu kế toán được phục hồi, xử lý./.

Nơi nhận: - Thủ tướng Chính phủ và các Phó TTCP; - Văn phòng TW và các Ban của Đảng; - Văn phòng Quốc hội; - Văn phòng Chủ tịch nước; - Văn phòng Chính phủ; - Các Bộ, cơ quan ngang Bộ; - Toà án Nhân dân tối cao; - VP BCĐ TW về phòng chống tham nhũng; - Viện Kiểm sát Nhân dân tối cao; - Các cơ quan TW của các đoàn thể; - Kiểm toán Nhà nước; - UBND, Sở Tài chính, Cục Thuế, Kho bạc Nhà nước các tỉnh, TP trực thuộc TW; - Cục kiểm tra văn bản (Bộ Tư pháp); - Công báo; - Các đơn vị thuộc Bộ Tài chính; - Các Tổng công ty Nhà nước, Hội Kế toán và Kiểm toán Việt Nam (VAA), Hội Kiểm toán viên hành nghề Việt Nam (VACPA); - Website Chính phủ; - Website Bộ Tài chính; - Lưu VT, Vụ CĐKT .

KT. BỘ TRƯỞNG THỨ TRƯỞNG Trần Xuân Hà

PHỤ LỤC 01

Đơn vị:...................

Mẫu số 01/TLKT (Ban hành theo Thông tư số: 96/2010/TT –BTC ngày 05/7/2010 của Bộ trưởng BTC)

BIÊN BẢN KIỂM KÊ TÀI LIỆU KẾ TOÁN BỊ HỦY HOẠI, BỊ MẤT
DO CÁC NGUYÊN NHÂN KHÁCH QUAN

Ngày .....tháng...... năm ......

Số: .............

Căn cứ  Quyết định số :........ngày ......tháng ......năm...... của .....................................

................................................................Về việc thành lập Ban phục hồi, xử lý tài liệu kế toán bị huỷ hoại, bị mất bởi lý do:....................... (Thiên tai, cháy, bị mất, bị mối mọt, bị mục nát).

I- Ban phục hồi, xử lý tài liệu kế toán gồm:

Ông/Bà: ............................Chức vụ..................Đại diện .............................. Trưởng ban

Ông/Bà:.............................Chức vụ..................Đại diện .............................. Thành viên

Ông/Bà: ............................Chức vụ..................Đại diện .............................. Thành viên

II- Tiến hành kiểm kê tài liệu kế toán bị huỷ hoại, bị mất do các nguyên nhân khách quan, kết quả như sau:

STT	Loại tài liệu Mức độ bị huỷ hoại	Chứng từ kế toán	Sổ kế toán	Báo cáo tài chính	Khác
1	Tài liệu còn có thể sử dụng được
2	Tài liệu không thể sử dụng được
3	Tài liệu bị mất

III - Kết luận của Ban phục hồi, xử lý tài liệu kế toán :

............................................................................................................................................

...........................................................................................................................................

Người lập	Kế toán trưởng (hoặc phụ trách kế toán)	..., ngày ... tháng ... năm ... Trưởng ban phục hồi, xử lý tài liệu kế toán
(Ký, họ tên)	(Ký, họ tên)	(Ký, họ tên)

Tiếng Anh (English)

THE MINISTRY OF FINANCE -------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIET NAM Independence - Freedom – Happiness ---------
No. 96/2010/TT-BTC	Hanoi, July 05, 2010

CIRCULAR

GUIDING THE RESTORATION AND HANDLING OF ACCOUNTING DOCUMENTS WHICH ARE LOST OR DAMAGED DUE TO OBJECTIVE CAUSES

Pursuant to the June 17, 2003 Accounting Law;
Pursuant to the Government's Decree No. 128/2004/ND-CP ofMay31, 2004, detailing and guiding a number of articles of the Accounting Law which are applicable to state accounting activities;
Pursuant to the Government's Decree No. 129/2004/ND-CP of May 31, 2004, detailing and guiding a number of articles of the Accounting Law which are applicable to business operations;
Pursuant to the Government's Decree No. 118/2008/ND-CP of November 27, 2008, defining the functions, tasks, powers and organizational structure of the Ministry of Finance;
The Ministry of Finance guides the restoration and handling of accounting documents which are lost or damaged due to objective causes as follows:

Chapter I

GENERAL PROVISIONS

Article 1. Scope of regulation

This Circular specifies the processes, modes and methods for restoring and handling accounting documents which are lost or damaged due to objective causes in accounting units of all economic branches and sectors.

Article 2. Subjects of application

...

...

...

1. Accounting units which have their accounting documents lost or damaged due to objective (force majeure) causes such as natural disasters, fire, termite, decay or burglary.

2. Finance agencies, tax offices, state treasuries and direct superior agencies of, and organizations and individuals related to, accounting units which have their accounting documents lost or damaged due to objective causes.

Article 3. Accounting documents to be restored and handled

Accounting documents which must be restored and handled include: accounting vouchers, accounting books, financial statements, data storing media and other accounting-related documents currently used in accounting sections and relevant sections (departments) of accounting units of all economic branches and sectors or preserved in accounting units' archives which are lost or damaged due to objective causes.

Article 4. Responsibilities of accounting units which have accounting documents lost or damaged due to objective causes

1. To promptly notify relevant management agencies such as finance agencies, tax offices, state treasuries and superior agencies of the loss or damage of accounting documents due to objective causes within 15 days after detecting such loss or damage.

2. To collect, restore and handle as many as possible accounting documents and other accounting-related documents which are lost or damaged due to objective causes.

3. To collect and copy as many as possible accounting documents which are lost.

4. After notifying the loss or damage of accounting documents to relevant management agencies, to form an accounting document restoration and handling board to perform jobs relating to the restoration and handling of accounting documents.

...

...

...

SPECIFIC PROVISIONS

Article 5. Accounting document restoration and handling boards

1. An accounting document restoration and handling board is composed of:

a/ The enterprise's director or the unit's head as its head;

b/ The chief accountant (or the person in charge of accounting affairs) as its deputy head;

c/ A representative of the unit's inspection and control section as its member;

d/ Representatives of relevant sections (such as warehouses, shops, business section and planning section) as its members;

e/ All staff members of the finance-accounting section as its members;

f/ Representatives of relevant management agencies as its members.

...

...

...

3. The accounting document restoration and handling board shall perform tasks of restoring and handling accounting documents under law and this Circular.

Article 6. Inventory, assessment and classification of lost and damaged accounting documents

1. The accounting document restoration and handling board shall inventory, assess and classify all accounting documents of the unit and make a written record of accounting documents lost or damaged due to objective causes (according to the form provided in Appendix 1 to this Circular - not primed herein), enclosed with a list of documents classified by their types, accounting contents, use status - currently in use or having been filed in archives, and extent of damage.

2. Lost or damaged accounting documents shall be classified as follows:

a/ Documents which remain usable;

b/ Documents which are no longer usable (unreadable or completely damaged);

c/ Lost documents.

Article 7. Order of priority in the restoration and handling of accounting documents

1. Accounting documents which are damaged in the current year will be restored and handled first;

...

...

...

Article 8. Responsibilities of relevant entities

Management agencies, organizations and individuals related to units which have their accounting documents lost or damaged shall supply, compare and certify documents and figures related to lost or damaged accounting documents within 10 days after receiving a request for certification.

Article 9. Performance of accounting tasks at accounting units after the time of occurrence of loss or damage incidents due to objective causes

Along with remedying consequences arisen due to objective causes, accounting units shall continue performing accounting tasks as usual and supplement accounting documents they still lack so as to timely reflect economic operations arising after the time when accounting documents are lost or damaged.

Article 10. Inventory, determination and handling of asset loss due to objective causes

1. Along with restoring and handling accounting documents lost or damaged due to objective causes, within 10 days after forming an accounting document restoration and handling board, the unit concerned shall inventory all assets, debts and capital sources available at the time of inventory. It shall compare figures on receivables, payables, capital and funds with those recorded by relevant entities so as to determine the current, actual state of assets, capital and debts remaining after the loss. In this case, certification of relevant entities is required.

2. The unit concerned shall compare available and restored accounting figures and documents with figures on the pre-loss inventory of assets and figures on debt comparison and certification with relevant entities to obtain grounds for identifying the balance to be recorded in accounting books and determining the quantity and value of assets lost due to objective causes.

3. The handling of asset loss due to objective causes and expenses for the restoration and handling of accounting documents comply with current financial management mechanisms.

Article 11. Methods of restoring and handling accounting documents which remain usable

...

...

...

After restoring and handling accounting vouchers which remain readable, to list and copy restored and handled documents, carry out procedures for certification of these copies as "true copies" and classify and bind them together like other accounting vouchers. Copies must bear signatures of their maker, the head of the accounting document restoration and handling board and relevant entities. In this case, copied vouchers shall be considered legal vouchers of the unit.

2. Accounting books:

After restoring and handling accounting books, to make and sign copies for certification as prescribed in Clause 1 of this Article. Particularly, accounting books of the current year (the year when accounting documents are damaged), after being copied, must be closed so as to determine the account balance by the end of the day preceding the day when accounting documents are lost or damaged, which shall be recorded in a new accounting book.

3. Financial statements:

To make copies of all financial statements and certify these copies as prescribed in Clause 1 of this Article.

4. After being restored and handled, accounting documents which are damaged but still usable shall be listed by their categories, with certification of the accounting document restoration and handling board, and filed together with copied documents.

5. The unit concerned shall compare figures on the inventory of assets, supplies, goods and funds available after occurrence of the loss or damage incident due to objective causes and debt certification of relevant entities with those on restored and handled accounting books in order to identify differences between figures on accounting books and actual inventory results. and report them to finance agencies, management agencies, business registration licensing agencies, lax offices and relevant political, mass and social organizations.

Article 12. Methods of handling accounting documents which are unusable or lost

1. In case accounting documents are lost or completely damaged, the accounting document restoration and handling board shall contact relevant management agencies and organizations and individuals to seek permission for copying these documents. In this case, certification of organizations and individuals that supply documents for copying is required.

...

...

...

3. For accounting documents and figures which are lost or completely damaged, the accounting document restoration and handling board shall make a list of these documents and figures for certification. In this case, certification must be made by at least 2 members of the restoration and handling board (the head and a member) and. possibly, a representative of any of relevant management agencies (if any). The certifiers shall take responsibility for their certification.

4. For accounting documents which are lost or completely damaged, the accounting unit shall base itself on figures on post-loss inventory of assets, supplies, goods and funds and those on debt certification and comparison with relevant units to identify the balance for forwarding to new accounting books. After restoring and handling accounting documents, the accounting unit shall re-make financial statements for submission to superior authorities.

Chapter III

ORGANIZATION OF IMPLEMENTATION

Article 13. Effect

1. This Circular takes effect 45 days from the date of its signing.

2. The Finance Ministry's Circular No. 145/ 1999/TT-BTC guiding the restoration and handling of accounting documents in inundated units in Central Vietnam is annulled.

Article 14. Responsibilities for organization of implementation

1. Ministries, branches and provincial-level People's Committees shall direct the restoration and handling of accounting documents in units under their management.

...

...

...

3. Accounting units which have their accounting documents lost or damaged shall abide by law and this Circular and, at the same time, take responsibility for the properness and accuracy of restored or handled accounting documents.-

FOR THE MINISTER OF FINANCE
DEPUTY MINISTER




Tran Xuan Ha