Thông tư 41/2022/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán hoạt động xã hội từ thiện

• Số hiệu: 41/2022/TT-BTC
• Loại văn bản: Thông tư
• Nơi ban hành: Bộ Tài chính
• Người ký: Tạ Anh Tuấn
• Ngày ban hành: 05/07/2022

BỘ TÀI CHÍNH -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 41/2022/TT-BTC	Hà Nội, ngày 05 tháng 7 năm 2022

THÔNG TƯ

HƯỚNG DẪN CHẾ ĐỘ KẾ TOÁN ÁP DỤNG CHO CÁC HOẠT ĐỘNG XÃ HỘI, TỪ THIỆN

Căn cứ Luật Kế toán ngày 20 tháng 11 năm 2015;

Căn cứ Nghị định số 174/2016/NĐ-CP ngày 30 tháng 12 năm 2016 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế toán;

Căn cứ Nghị định số 93/2019/NĐ-CP ngày 25 tháng 11 năm 2019 của Chính phủ về tổ chức, hoạt động của quỹ xã hội, quỹ từ thiện;

Căn cứ Nghị định số 93/2021/NĐ-CP ngày 27 tháng 10 năm 2021 của Chính phủ về vận động, tiếp nhận, phân phối và sử dụng các nguồn đóng góp tự nguyện hỗ trợ khắc phục khó khăn do thiên tai, dịch bệnh, sự cố; hỗ trợ bệnh nhân mắc bệnh hiểm nghèo;

Căn cứ Nghị định số 87/2017/NĐ-CP ngày 26 tháng 7 năm 2017 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tài chính;

Theo đề nghị của Cục trưởng Cục Quản lý, giám sát Kế toán, Kiểm toán;

Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành Thông tư hướng dẫn Chế độ kế toán áp dụng cho các hoạt động xã hội, từ thiện.

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Thông tư này hướng dẫn thực hiện công tác kế toán đối với các hoạt động xã hội, từ thiện của tổ chức, cơ quan, đơn vị và việc ghi sổ, lập báo cáo đối với hoạt động xã hội, từ thiện của cá nhân theo quy định của pháp luật, bao gồm:

1. Hoạt động của quỹ xã hội, quỹ từ thiện theo quy định của Nghị định số 93/2019/NĐ-CP ngày 25/11/2019 của Chính phủ về tổ chức, hoạt động của quỹ xã hội, quỹ từ thiện.

2. Các hoạt động tiếp nhận, phân phối và sử dụng các nguồn đóng góp tự nguyện của các tổ chức, cơ quan, đơn vị, cá nhân trong nước và ngoài nước hỗ trợ theo quy định của Nghị định 93/2021/NĐ-CP ngày 27/10/2021 của Chính phủ về vận động, tiếp nhận, phân phối và sử dụng các nguồn đóng góp tự nguyện hỗ trợ khắc phục khó khăn do thiên tai, dịch bệnh, sự cố; hỗ trợ bệnh nhân mắc bệnh hiểm nghèo.

3. Các hoạt động tiếp nhận, phân phối và sử dụng các nguồn đóng góp tự nguyện của các tổ chức, cơ quan, đơn vị, cá nhân trong nước và ngoài nước khác với mục đích để trợ giúp cho các đối tượng gặp khó khăn, yếu thế trong cuộc sống mà theo quy định phải thực hiện kế toán thì áp dụng quy định tại Thông tư này.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

Đối tượng áp dụng Thông tư này bao gồm:

1. Quỹ xã hội, Quỹ từ thiện thành lập và hoạt động theo quy định của pháp luật.

2. Ban vận động Quỹ “Vì người nghèo” các cấp (Trung ương, tỉnh, huyện, xã).

3. Các tổ chức, cơ quan, đơn vị và cá nhân thực hiện vận động, tiếp nhận, phân phối và sử dụng các nguồn đóng góp tự nguyện để thực hiện các hoạt động xã hội, từ thiện.

Điều 3. Nguyên tắc, yêu cầu thực hiện kế toán đối với hoạt động xã hội, từ thiện

1. Nguyên tắc

Tất cả các tổ chức, cơ quan, đơn vị, cá nhân có các hoạt động liên quan đến vận động, tiếp nhận, phân phối và sử dụng nguồn đóng góp tự nguyện để thực hiện các hoạt động xã hội, từ thiện đều phải mở sổ để ghi chép đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, lập báo cáo và minh bạch thông tin theo quy định của Thông tư này và pháp luật có liên quan.

2. Yêu cầu

a) Các tổ chức, cơ quan, đơn vị có các hoạt động xã hội, từ thiện có tổ chức kế toán riêng đối với các hoạt động vận động, tiếp nhận, phân phối và sử dụng các nguồn đóng góp tự nguyện phải thực hiện mở sổ kế toán ghi chép, hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, lập báo cáo tài chính đầy đủ, minh bạch theo quy định của Thông tư này.

b) Các tổ chức, cơ quan, đơn vị thực hiện các hoạt động xã hội, từ thiện kiêm nhiệm, không tổ chức kế toán riêng để hạch toán các hoạt động vận động, tiếp nhận, phân phối và sử dụng các nguồn đóng góp tự nguyện phải hạch toán trên cùng hệ thống sổ kế toán của đơn vị, theo chế độ kế toán mà đơn vị đang áp dụng. Đơn vị phải mở sổ chi tiết để theo dõi riêng cho các hoạt động này, đảm bảo quản lý, sử dụng đúng mục đích. Hàng năm hoặc định kỳ phải lập báo cáo thu, chi đối với hoạt động xã hội, từ thiện của đơn vị theo quy định tại Thông tư này; thực hiện công khai số liệu theo quy định của pháp luật, đồng thời phải thuyết minh riêng số liệu các hoạt động xã hội, từ thiện trên báo cáo tài chính chung của đơn vị rõ ràng và minh bạch.

c) Các cá nhân có các hoạt động xã hội, từ thiện có trách nhiệm mở sổ ghi chép đầy đủ thông tin về kết quả tiếp nhận, phân phối và sử dụng nguồn đóng góp tự nguyện phải thực hiện theo quy định của Thông tư này; đồng thời lập báo cáo và công khai tình hình tiếp nhận và phân phối và sử dụng nguồn đóng góp theo quy định của pháp luật.

Chương II

QUY ĐỊNH CỤ THỂ

Mục 1. ĐỐI VỚI TỔ  CHỨC, CƠ QUAN, ĐƠN VỊ CÓ TỔ CHỨC KẾ TOÁN RIÊNG CHO CÁC HOẠT ĐỘNG XÃ HỘI, TỪ THIỆN

Điều 4. Quy định về chứng từ kế toán

Các đơn vị được tự thiết kế mẫu chứng từ để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Mẫu chứng từ tự thiết kế phải đáp ứng tối thiểu 7 nội dung quy định tại Điều 16 Luật kế toán, phù hợp với việc ghi chép và yêu cầu quản lý của đơn vị.

Đối với các khoản chi hỗ trợ trực tiếp cho đối tượng nhận tài trợ (chi tiền mặt, phân phối hàng hóa, hiện vật) thì chứng từ làm căn cứ ghi chi (hoặc bảng kê đính kèm) phải có chữ ký của người nhận, xác nhận của đơn vị có trách nhiệm tại địa phương theo quy định của pháp luật hiện hành.

Điều 5. Quy định về tài khoản kế toán

1. Tài khoản kế toán phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình về tài sản, nguồn vốn, nợ phải trả; các khoản tiếp nhận và sử dụng nguồn kinh phí nhận tài trợ, đóng góp của tổ chức, cá nhân, kinh phí ngân sách nhà nước cấp và các nguồn kinh phí khác; kết quả hoạt động và các nghiệp vụ kinh tế khác phát sinh tại các đơn vị.

2. Phân loại hệ thống tài khoản kế toán

a) Các loại tài khoản trong bảng gồm tài khoản từ loại 1 đến loại 9, được hạch toán kép (hạch toán bút toán đối ứng giữa các tài khoản); Dùng để phản ánh và kế toán tình hình tài sản, công nợ, nguồn vốn, doanh thu, chi phí, thặng dư (thâm hụt) của đơn vị trong kỳ kế toán.

b) Các tài khoản ngoài bảng phản ánh những chỉ tiêu kinh tế đã phản ánh ở các tài khoản trong bảng nhưng cần theo dõi để phục vụ cho yêu cầu quản lý hoặc theo dõi các tài sản khác mà đơn vị đang quản lý như tài sản thuê ngoài, hiện vật nhận tài trợ chờ bán,... Các tài khoản ngoài bảng được hạch toán theo phương pháp ghi đơn (không hạch toán bút toán đối ứng giữa các tài khoản).

c) Trường hợp kinh phí quản lý bộ máy được trích theo tỷ lệ từ nguồn nhận tài trợ, đóng góp hoặc trường hợp cơ quan có thẩm quyền yêu cầu lập báo cáo quyết toán nhận và sử dụng kinh phí quản lý bộ máy, thì kế toán phải hạch toán đồng thời tài khoản trong bảng và tài khoản ngoài bảng để theo dõi được việc nhận, sử dụng và kinh phí còn lại chưa sử dụng chuyển năm sau đối với kinh phí quản lý bộ máy.

3. Lựa chọn áp dụng hệ thống tài khoản

a) Các đơn vị căn cứ vào Hệ thống tài khoản kế toán ban hành tại Thông tư này đồ lựa chọn tài khoản kế toán áp dụng phù hợp với hoạt động của đơn vị và cơ chế tài chính theo quy định.

b) Đơn vị được bổ sung tài khoản kế toán trong các trường hợp sau:

- Được bổ sung tài khoản chi tiết cho các tài khoản đã được quy định trong danh mục hệ thống tài khoản kế toán (Phụ lục số 01) kèm theo Thông tư này để phục vụ yêu cầu quản lý của đơn vị.

- Việc bổ sung tài khoản ngang cấp với các tài khoản đã được quy định trong danh mục hệ thống tài khoản kế toán (Phụ lục số 01) kèm theo Thông tư này chỉ thực hiện sau khi có ý kiến bằng văn bản của Bộ Tài chính.

4. Danh mục hệ thống tài khoản kế toán, giải thích nội dung, kết cấu và phương pháp ghi chép tài khoản kế toán quy định tại Phụ lục số 01 kèm theo Thông tư này.

Điều 6. Quy định về sổ kế toán

1. Đơn vị phải mở sổ kế toán để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh có liên quan đến đơn vị kế toán. Việc bảo quản, lưu trữ sổ kế toán thực hiện theo quy định của pháp luật về kế toán, các văn bản có liên quan và quy định tại Thông tư này.

2. Các loại sổ kế toán

a) Mỗi đơn vị chỉ sử dụng một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán năm, bao gồm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.

Tùy theo hình thức kế toán đơn vị áp dụng, đơn vị phải mở đầy đủ các sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết và thực hiện đầy đủ, đúng nội dung, trình tự và phương pháp ghi chép đối với từng mẫu sổ kế toán.

b) Mẫu sổ kế toán tổng hợp:

- Sổ Nhật ký dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo trình tự thời gian. Trường hợp cần thiết có thể kết hợp việc ghi chép theo trình tự thời gian với việc phân loại, hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế. Số liệu trên Sổ Nhật ký phản ánh tổng số các hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh trong một kỳ kế toán.

- Sổ Cái dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán). Trên Sổ Cái có thể kết hợp việc ghi chép theo trình tự thời gian phát sinh và nội dung kinh tế của nghiệp vụ kinh tế, tài chính. Số liệu trên Sổ Cái phản ánh tổng hợp tình hình tài sản, nguồn vốn, nợ phải trả, doanh thu, chi phí của đơn vị.

c) Mẫu sổ, thẻ kế toán chi tiết:

Sổ, thẻ kế toán chi tiết dùng để phản ảnh, theo dõi các thông tin chi tiết của đơn vị theo yêu cầu quản lý. Số liệu trên sổ kế toán chi tiết cung cấp các thông tin cụ thể phục vụ cho việc quản lý trong nội bộ đơn vị và việc tính toán, lập các chỉ tiêu trong báo cáo tài chính và báo cáo khác (nếu có).

Căn cứ vào yêu cầu quản lý và yêu cầu hạch toán của từng đối tượng kế toán riêng biệt, đơn vị được bổ sung các chỉ tiêu (cột, hàng) trên sổ kế toán chi tiết để phục vụ lập báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán và báo cáo khác theo yêu cầu quản lý.

3. Trách nhiệm của người giữ và ghi sổ kế toán

a) Sổ kế toán phải được lập kịp thời, rõ ràng, đầy đủ theo các nội dung của sổ. Thông tin, số liệu ghi vào sổ kế toán phải chính xác, trung thực, đúng với chứng từ kế toán tương ứng dùng để ghi sổ.

b) Việc ghi sổ kế toán phải theo trình tự thời gian phát sinh của nghiệp vụ kinh tế, tài chính. Thông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán của năm sau phải kế tiếp thông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán của năm trước liền kề, đảm bảo liên tục từ khi mở sổ đến khi khoá sổ.

c) Sổ kế toán phải được quản lý chặt chẽ, phân công rõ ràng trách nhiệm cá nhân giữ và ghi sổ. Sổ kế toán giao cho nhân viên nào thì nhân viên đó phải chịu trách nhiệm về nội dung ghi trong sổ trong suốt thời gian giữ và ghi sổ. Khi có sự thay đổi nhân viên giữ và ghi sổ, kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán phải tổ chức bàn giao trách nhiệm quản lý và ghi sổ kế toán giữa nhân viên kế toán cũ với nhân viên kế toán mới. Nhân viên kế toán cũ phải chịu trách nhiệm về toàn bộ những nội dung ghi trong sổ trong suốt thời gian giữ và ghi sổ, nhân viên kế toán mới chịu trách nhiệm từ ngày nhận bàn giao. Biên bản bàn giao phải được kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán ký xác nhận.

4. Mở sổ kế toán

a) Nguyên tắc mở sổ kế toán

Sổ kế toán phải được mở vào đầu kỳ kế toán năm hoặc ngay sau khi có quyết định thành lập và bắt đầu hoạt động của đơn vị. Sổ kế toán được mở đầu năm tài chính mới để chuyển số dư từ sổ kế toán năm cũ chuyển sang và ghi ngay nghiệp vụ kinh tế, tài chính mới phát sinh từ ngày 01/01 của năm tài chính mới. Đơn vị được mở thêm các sổ kế toán chi tiết theo yêu cầu quản lý của đơn vị.

b) Trường hợp mở sổ kế toán thủ công:

Đơn vị phải hoàn thiện thủ tục pháp lý của sổ kế toán như sau:

- Đối với sổ kế toán đóng thành quyển:

Ngoài bìa (góc trên bên trái) phải ghi tên đơn vị, giữa bìa ghi tên sổ, ngày, tháng, năm lập sổ; ngày, tháng, năm khoá sổ; họ tên và chữ ký của người lập sổ, kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán và thủ trưởng đơn vị ký tên, đóng dấu; ngày, tháng, năm kết thúc ghi sổ hoặc ngày chuyển giao sổ cho người khác.

+ Các trang sổ kế toán phải đánh số trang từ trang một (01) đến hết trang số cuối cùng, giữa hai trang sổ phải đóng dấu giáp lai của đơn vị.

+ Sổ kế toán sau khi làm đầy đủ các thủ tục trên mới được coi là hợp pháp.

- Đối với sổ tờ rời:

+ Đầu mỗi sổ tờ rời phải ghi rõ tên đơn vị, số thứ tự của từng tờ sổ, tên sổ, tháng sử dụng, họ tên của người giữ sổ và ghi sổ kế toán.

+ Các sổ tờ rời trước khi sử dụng phải được Thủ trưởng đơn vị ký xác nhận, đóng dấu và ghi vào sổ đăng ký sử dụng thẻ tờ rời.

+ Các sổ tờ rời phải sắp xếp theo thứ tự các tài khoản kế toán và phải đảm bảo an toàn và dễ tìm.

c) Trường hợp lập sổ kế toán trên phương tiện điện tử:

Phải đảm bảo các yếu tố của sổ kế toán theo quy định của pháp luật về kế toán. Nếu lựa chọn lưu trữ sổ kế toán trên phương tiện điện tử thì vẫn phải in sổ kế toán tổng hợp ra giấy, đóng thành quyển và phải làm đầy đủ các thủ tục quy định nêu tại điểm b, khoản 4 Điều này.

Các sổ kế toán còn lại, nếu không in ra giấy, mà thực hiện lưu trữ trên các phương tiện điện tử thì Thủ trưởng đơn vị phải chịu trách nhiệm về việc bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và phải bảo đảm tra cứu được trong thời hạn lưu trữ.

5. Ghi sổ kế toán

a) Việc ghi sổ kế toán phải căn cứ vào chứng từ kế toán, mọi số liệu ghi trên sổ kế toán phải có chứng từ kế toán hợp lệ, hợp pháp chứng minh.

b) Trường hợp ghi sổ kế toán thủ công, phải dùng mực không phai, không dùng mực đỏ để ghi sổ kế toán (trừ bút toán điều chỉnh). Phải thực hiện theo trình tự ghi chép và các mẫu sổ kế  toán quy định tại Phụ lục số 01. Khi ghi hết trang sổ phải cộng số liệu của từng trang để mang số cộng trang trước sang đầu trang kế tiếp, không được ghi xen thêm vào phía trên hoặc phía dưới. Nếu không ghi hết trang sổ phải gạch chéo phần không ghi, không tẩy xoá, cấm dùng chất hoá học để sửa chữa.

6. Khoá sổ kế toán

a) Khoá sổ kế toán là việc cộng sổ để tính ra tổng số phát sinh bên Nợ, bên Có và số dư cuối kỳ của từng tài khoản kế toán hoặc tổng số thu, chi, tồn quỹ, nhập, xuất, tồn kho.

b) Sổ quỹ tiền mặt phải thực hiện khoá sổ vào cuối mỗi ngày có phát sinh giao dịch. Sau khi khóa sổ phải thực hiện đối chiếu giữa sổ tiền mặt của kế toán với sổ quỹ của thủ quỹ và tiền mặt có trong két đảm bảo chính xác, khớp đúng. Riêng ngày cuối tháng phải lập Bảng kiểm kê quỹ tiền mặt, sau khi kiểm kê, Bảng kiểm kê quỹ tiền mặt được lưu cùng với sổ kế toán tiền mặt ngày cuối cùng của tháng.

c) Sổ tiền gửi ngân hàng, kho bạc phải khoá sổ vào cuối tháng để đối chiếu số liệu với ngân hàng, kho bạc; Bảng đối chiếu số liệu với ngân hàng, kho bạc (có xác nhận của ngân hàng, kho bạc) được lưu cùng Sổ tiền gửi ngân hàng, kho bạc hàng tháng.

d) Đơn vị phải khoá sổ kế toán tại thời điểm cuối kỳ kế toán năm trước khi lập báo cáo tài chính. Ngoài ra, đơn vị phải khoá sổ kế toán trong các trường hợp kiểm kê đột xuất hoặc các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.

7. Lưu trữ sổ kế toán và tài liệu kế toán khác: Thực hiện theo quy định của Luật Kế toán và văn bản hướng dẫn có liên quan.

8. Danh mục sổ kế toán, mẫu sổ, hướng dẫn lập sổ kế toán quy định tại Phụ lục số 01 kèm theo Thông tư này.

Điều 7. Báo cáo tài chính

1. Đối tượng lập báo cáo tài chính

Các tổ chức, cơ quan, đơn vị có tổ chức kế toán riêng cho các hoạt động xã hội, từ thiện phải lập báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật.

2. Mục đích của báo cáo tài chính

Báo cáo tài chính dùng để cung cấp thông tin về tình hình tài chính, kết quả hoạt động tài chính và các luồng tiền từ hoạt động của đơn vị, đảm bảo có thể so sánh với báo cáo tài chính của các kỳ trước và của các đơn vị khác. Thông tin báo cáo tài chính giúp cho việc nâng cao trách nhiệm giải trình, minh bạch thông tin của đơn vị về việc tiếp nhận và sử dụng các nguồn tài trợ, đóng góp và nguồn lực khác do đơn vị quản lý theo quy định của pháp luật.

3. Kỳ lập báo cáo

Đơn vị phải lập báo cáo tài chính vào cuối kỳ kế toán năm theo quy định của Luật Kế toán.

4. Trường hợp đơn vị có các đơn vị trực thuộc thì phải lập báo cáo tài chính tổng hợp, bao gồm số liệu của đơn vị mình và toàn bộ thông tin tài chính của các đơn vị trực thuộc, đảm bảo đã loại trừ tất cả số liệu phát sinh từ các giao dịch nội bộ giữa đơn vị cấp trên và đơn vị cấp dưới và giữa các đơn vị cấp dưới với nhau.

5. Thời hạn nộp báo cáo tài chính

Báo cáo tài chính năm của đơn vị phải được nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền trong thời hạn 90 ngày, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm theo quy định của pháp luật.

6. Công khai báo cáo tài chính

a) Báo cáo tài chính của Quỹ xã hội, Quỹ từ thiện phải được công khai theo quy định tại Nghị định 93/2019/NĐ-CP ngày 25/11/2019 của Chính phủ về tổ chức, hoạt động của quỹ xã hội, quỹ từ thiện; đối với báo cáo tài chính của tổ chức đơn vị khác thực hiện công khai theo quy định pháp luật.

Ngoài ra các tổ chức, đơn vị thực hiện vận động, tiếp nhận, phân phối và sử dụng nguồn đóng góp tự nguyện còn phải thực hiện công khai các thông tin theo quy định của Nghị định số 93/2021/NĐ-CP ngày 27/10/2021 về vận động, tiếp nhận, phân phối và sử dụng các nguồn đóng góp tự nguyện hỗ trợ khắc phục khó khăn do thiên tai, dịch bệnh, sự cố; hỗ trợ bệnh nhân mắc bệnh hiểm nghèo.

b) Thời hạn công khai: Đơn vị phải công khai báo cáo tài chính năm trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày nộp báo cáo tài chính theo quy định của Luật Kế toán.

7. Danh mục báo cáo, mẫu báo cáo, giải thích phương pháp lập báo cáo tài chính quy định tại Phụ lục số 01 kèm theo Thông tư này.

Mục 2. ĐỐI VỚI TỔ CHỨC, CƠ QUAN, ĐƠN VỊ KHÔNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN RIÊNG CHO CÁC HOẠT ĐỘNG XÃ HỘI, TỪ THIỆN

Điều 8. Mở sổ kế toán

1. Tổ chức, cơ quan, đơn vị thực hiện vận động, tiếp nhận, phân phối và sử dụng nguồn đóng góp tự nguyện để thực hiện các hoạt động xã hội, từ thiện không tổ chức kế toán riêng được hạch toán trên cùng hệ thống sổ kế toán của đơn vị theo chế độ kế toán hiện hành mà đơn vị đang áp dụng; Mở sổ chi tiết theo dõi riêng các khoản thu, chi cho các hoạt động này, gồm: các khoản đã tiếp nhận, các khoản đã phân phối, sử dụng nguồn đóng góp tự nguyện cho mục đích xã hội, từ thiện theo quy định của pháp luật, đảm bảo minh bạch, rõ ràng.

2. Đối với khoản tiếp nhận tài trợ bằng tiền

a) Đơn vị phải ghi chép theo dõi đầy đủ các khoản đã tiếp nhận theo thời gian đóng góp thực tế, chi tiết theo nhà tài trợ. Đơn vị phải mở riêng tài khoản tại ngân hàng hoặc kho bạc để tiếp nhận, phân phối, sử dụng nguồn đóng góp để thực hiện các hoạt động xã hội, từ thiện, không được sử dụng chung tài khoản với các hoạt động khác của đơn vị. Trường hợp xây dựng, sửa chữa, bảo dưỡng, khôi phục công trình từ nguồn đóng góp tự nguyện phải thực hiện theo quy định hiện hành của pháp luật có liên quan.

b) Đối với việc phân phối và sử dụng nguồn đóng góp để thực hiện các hoạt động xã hội, từ thiện phải ghi chép đầy đủ các thông tin trên sổ kế toán, bao gồm: Thời gian chi, quyết định chi, nội dung chi, tên và địa chỉ người nhận tài trợ. Ngoài ra:

- Đối với trường hợp chi tiền mặt để tài trợ trực tiếp cho đối tượng nhận tài trợ thì bảng kê, chứng từ làm căn cứ ghi chi phải có chữ ký của người nhận, xác nhận của đơn vị có trách nhiệm tại địa phương.

- Đối với trường hợp chi tiền để mua hàng hóa, hiện vật mang đi tài trợ hoặc mua sắm vật tư,... chi trả cho việc xây dựng, sửa chữa công trình phải có đầy đủ các hóa đơn, chứng từ mua bán hợp lệ, hợp pháp theo quy định. Khi tài trợ hàng hóa, hiện vật trực tiếp cho đối tượng nhận tài trợ thì phải lập bảng kê có chữ ký của người nhận, xác nhận của đơn vị có trách nhiệm tại địa phương.

3. Đối với khoản tiếp nhận tài trợ bằng hiện vật

Đơn vị chịu trách nhiệm bảo quản an toàn, phân phối kịp thời số hiện vật đến các địa chỉ nhận hỗ trợ. Hạch toán ghi chép đầy đủ số hiện vật nhận tài trợ; và việc phân phối số hiện vật này trên cơ sở bảng kê, chứng từ có chữ ký của người nhận, xác nhận của đơn vị có trách nhiệm tại địa phương theo quy định của pháp luật. Trường hợp không xác định được giá trị thì mở sổ kế toán chi tiết theo dõi riêng để lập báo cáo.

Điều 9. Lập báo cáo và công khai số liệu

1. Hàng năm hoặc kết thúc đợt vận động đơn vị phải lập báo cáo thu, chi đối với hoạt động xã hội, từ thiện theo mẫu quy định tại Phụ lục số 02 (kèm theo Thông tư này) và gửi cho các đơn vị có liên quan theo quy định của Nghị định số 93/2021/NĐ-CP ngày 27/10/2021 của Chính phủ về vận động, tiếp nhận, phân phối và sử dụng các nguồn đóng góp tự nguyện hỗ trợ khắc phục khó khăn do thiên tai, dịch bệnh, sự cố; hỗ trợ bệnh nhân mắc bệnh hiểm nghèo và các văn bản có liên quan (nếu có).

2. Hàng năm đơn vị phải thuyết minh chi tiết số liệu thu, chi trong năm, số dư đầu năm và số dư còn lại chưa sử dụng cuối năm đối với nguồn đóng góp cho hoạt động xã hội từ thiện trên báo cáo tài chính của đơn vị theo quy định.

3. Đơn vị phải thực hiện công khai số liệu có liên quan đến đợt vận động, tiếp nhận, phân phối và sử dụng nguồn đóng góp tự nguyện theo quy định của Luật Kế toán; Nghị định số 93/2021/NĐ-CP ngày 27/10/2021 của Chính phủ về vận động, tiếp nhận, phân phối và sử dụng các nguồn đóng góp tự nguyện hỗ trợ khắc phục khó khăn do thiên tai, dịch bệnh, sự cố; hỗ trợ bệnh nhân mắc bệnh hiểm nghèo và các văn bản có liên quan (nếu có).

Mục 3. QUY ĐỊNH VỀ GHI CHÉP VÀ BÁO CÁO ĐỐI VỚI CÁ NHÂN CÓ CÁC HOẠT ĐỘNG XÃ HỘI, TỪ THIỆN

Điều 10. Mở sổ ghi chép

Cá nhân thực hiện vận động, tiếp nhận, phân phối và sử dụng nguồn đóng góp tự nguyện để thực hiện các hoạt động xã hội, từ thiện phải thực hiện các quy định sau đây:

1. Phải mở sổ sách để ghi chép các khoản đã tiếp nhận đóng góp tự nguyện của các nhà tài trợ; các khoản đã phân phối và sử dụng từ nguồn này để thực hiện các hoạt động xã hội, từ thiện một cách chính xác, trung thực, đảm bảo công khai, minh bạch.

2. Việc ghi chép sổ sách phải thực hiện ngay khi bắt đầu thực hiện các hoạt động vận động, tiếp nhận, phân phối nguồn đóng góp để thực hiện các hoạt động xã hội, từ thiện. Số liệu ghi chép phải liên tục theo trình tự thời gian và phản ánh đầy đủ các thông tin theo yêu cầu công khai số liệu. Khi ghi hết trang sổ phải cộng số liệu của từng trang để mang số cộng trang trước sang đầu trang kế tiếp, không được ghi xen thêm vào phía trên hoặc phía dưới của trang sổ. Nếu không ghi hết trang sổ phải gạch chéo phần không ghi, nghiêm cấm mọi hành vi tẩy xóa, sửa chữa thông tin số liệu đã ghi chép trên sổ.

3. Kết thúc đợt vận động, tiếp nhận, phân phối nguồn đóng góp để thực hiện các hoạt động xã hội, từ thiện cá nhân phải thực hiện chốt sổ, theo đó cộng toàn bộ số liệu thu, chi và tính ra số tồn chưa sử dụng để lập báo cáo và công khai số liệu theo quy định của pháp luật. Đối với khoản tiếp nhận và sử dụng thông qua tài khoản tiền gửi ngân hàng phải thực hiện đối chiếu số liệu với ngân hàng nơi mở tài khoản định kỳ hàng tháng và đối chiếu khi kết thúc đợt vận động. Bàn đối chiếu số liệu với ngân hàng hoặc sổ chi tiết tài khoản tiền gửi mà ngân hàng gửi đến phải được lưu trữ và công khai khi kết thúc đợt vận động.

4. Đối với khoản tiếp nhận từ các nhà tài trợ để thực hiện các hoạt động xã hội, từ thiện:

a) Trường hợp tiếp nhận tài trợ bằng tiền:

- Cá nhân người vận động phải mở riêng tài khoản cho mục đích xã hội, từ thiện tại ngân hàng theo quy định, không được nhận tiền tài trợ cho mục đích xã hội, từ thiện vào chung tài khoản sử dụng chi tiêu cá nhân của người vận động.

- Trường hợp tiếp nhận tài trợ bằng tiền mặt: Cá nhân tiếp nhận tài trợ có trách nhiệm bảo quản an toàn tiền mặt nhận tài trợ; trường hợp chưa sử dụng có thể đem gửi vào tài khoản được mở riêng cho mục đích xã hội, từ thiện tại ngân hàng.

- Trường hợp tiếp nhận tài trợ bằng ngoại tệ để thực hiện các hoạt động xã hội, từ thiện trong nước: Cá nhân tiếp nhận tài trợ bán ngoại tệ cho ngân hàng thương mại và quản lý, sử dụng tiền Việt Nam để thực hiện các hoạt động xã hội, từ thiện theo quy định.

- Lãi tiền gửi sau khi trừ đi chi phí thanh toán được bổ sung tăng nguồn tài trợ.

- Lập Sổ tổng hợp ghi chép số liệu:

Phải thực hiện ghi chép các khoản đã tiếp nhận tài trợ bằng tiền của các nhà tài trợ theo thời gian đóng góp thực tế, bao gồm: thông tin của nhà tài trợ (như tên, địa chỉ,... ); số tiền đóng góp; hình thức đóng góp bao gồm đóng góp vào tài khoản tại ngân hàng, đóng góp bằng tiền mặt (trong đó chi tiết tiền Việt Nam, ngoại tệ); thời gian nhận đóng góp (trường hợp nhận đóng góp qua tài khoản ngân hàng, ghi theo ngày trên báo có của ngân hàng); địa chỉ nhận hỗ trợ (nếu nhà tài trợ chỉ định địa chỉ nhận hỗ trợ) và thông tin cần thiết khác (nếu có) theo mẫu “Sổ tổng hợp số liệu nhận vận động tài trợ bằng tiền” (mẫu số S01CN/XH-TT) quy định tại Phụ lục số 03 kèm theo Thông tư này.

b) Trường hợp tiếp nhận tài trợ bằng hiện vật:

- Tùy theo điều kiện kho, bãi, khả năng bảo quản, vận chuyển, cá nhân người vận động quyết định việc tiếp nhận các khoản tài trợ bằng hiện vật.

- Khi tiếp nhận tài trợ bằng hiện vật, cá nhân người vận động phải chịu trách nhiệm bảo quản an toàn, phân phối kịp thời số hiện vật đến các địa chỉ cần hỗ trợ.

- Mở riêng “Sổ tổng hợp số liệu nhận vận động tài trợ bằng hiện vật”, trong đó ghi chép đầy đủ số hiện vật nhận tài trợ bao gồm ngày nhận, tên và địa chỉ người đóng góp, loại hiện vật, số lượng nhận, địa chỉ hỗ trợ chỉ định sẵn (nếu có) theo mẫu số S02CN/XH-TT quy định tại Phụ lục số 03 kèm theo Thông tư này.

5. Đối với các khoản đã phân phối và sử dụng từ nguồn đóng góp tự nguyện để thực hiện các hoạt động xã hội

Phải được ghi chép đầy đủ, bao gồm: Thời gian hỗ trợ, họ tên và địa chỉ người nhận, hình thức hỗ trợ bao gồm hỗ trợ bằng tiền, bằng hiện vật (ghi rõ loại hiện vật đã hỗ trợ) hoặc hỗ trợ bằng hạng mục xây dựng, sửa chữa,...và chữ ký của người nhận theo mẫu “Sổ tổng hợp số liệu phân phối nguồn tài trợ” (mẫu số S03CN/XH-TT) quy định tại phụ lục số 03 kèm theo Thông tư này, ngoài ra trường hợp pháp luật có quy định về việc xác nhận của cơ quan có thẩm quyền tại địa phương thì có thể xác nhận trên mẫu biểu này hoặc lập văn bản riêng.

Riêng đối với các khoản chi tiền để mua sắm hàng hóa, hiện vật mang đi tài trợ hoặc mua sắm vật tư,... chi trả cho việc xây dựng, sửa chữa công trình phải có đầy đủ các hóa đơn, chứng từ mua bán hợp lệ, hợp pháp theo quy định của pháp luật.

6. Ngoài các mẫu biểu các sổ tổng hợp số liệu theo quy định tại Phụ lục số 03 kèm theo Thông tư này có thể mở thêm sổ sách để theo dõi chi tiết các hoạt động (nếu cần thiết).

Điều 11. Lập báo cáo và công khai số liệu

Cá nhân tham gia vận động, tiếp nhận, phân phối và sử dụng nguồn đóng góp tự nguyện để thực hiện các hoạt động xã hội, từ thiện kết thúc mỗi đợt vận động phải lập báo cáo thu, chi và công khai số liệu theo quy định của Nghị định số 93/2021/NĐ-CP ngày 27/10/2021 của Chính phủ về vận động, tiếp nhận, phân phối và sử dụng các nguồn đóng góp tự nguyện hỗ trợ khắc phục khó khăn do thiên tai, dịch bệnh, sự cố; hỗ trợ bệnh nhân mắc bệnh hiểm nghèo và các văn bản có liên quan (nếu có).

Mẫu báo cáo quyết toán đợt vận động xã hội, từ thiện áp dụng cho cá nhân người vận động thực hiện theo mẫu số B08CN/XH-TT quy định tại Phụ lục số 03 kèm theo Thông tư này.

Điều 12. Lưu trữ tài liệu

Các cá nhân tham gia vận động, tiếp nhận, phân phối và sử dụng nguồn đóng góp tự nguyện để thực hiện các hoạt động xã hội, từ thiện phải chịu trách nhiệm lưu trữ các tài liệu lập theo quy định tại Điều 10, Điều 11 Thông tư này và tài liệu khác có liên quan để đảm bảo công khai đầy đủ các thông tin theo quy định của pháp luật.

Chương III

KIỂM TRA, GIÁM SÁT KẾ TOÁN

Điều 13. Kiểm tra, giám sát kế toán

1. Các tổ chức, cơ quan, đơn vị thực hiện vận động, tiếp nhận, phân phối và sử dụng các nguồn đóng góp tự nguyện để thực hiện các hoạt động xã hội, từ thiện phải chịu sự kiểm tra, giám sát về công tác kế toán của cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật kế toán.

2. Nội dung kiểm tra, giám sát kế toán, bao gồm:

a) Đối với tổ chức, cơ quan, đơn vị có tổ chức kế toán riêng cho hoạt động vận động, tiếp nhận, phân phối và sử dụng nguồn đóng góp tự nguyện để thực hiện các hoạt động xã hội, từ thiện: Kiểm tra, giám sát việc thực hiện nội dung công tác kế toán; tổ chức bộ máy kế toán, người làm kế toán và việc chấp hành các quy định khác của pháp luật về kế toán theo quy định hiện hành đối với đơn vị kế toán.

b) Đối với tổ chức, cơ quan, đơn vị thực hiện kiêm nhiệm, không tổ chức kế toán riêng cho hoạt động vận động, tiếp nhận, phân phối và sử dụng nguồn đóng góp tự nguyện để thực hiện các hoạt động xã hội, từ thiện: Kiểm tra, giám sát việc mở sổ kế toán chi tiết theo dõi riêng cho hoạt động tiếp nhận, phân phối và sử dụng các nguồn đóng góp tự nguyện để thực hiện các hoạt động xã hội, từ thiện trên cơ sở chế độ kế toán mà đơn vị đang áp dụng, việc lập báo cáo, công khai số liệu theo quy định hiện hành.

Chương IV

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 14. Hiệu lực thi hành

1. Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 9 năm 2022.

2. Thông tư số 103/2018/TT-BTC ngày 14/11/2018 của Bộ Tài chính về việc hướng dẫn kế toán áp dụng cho Quỹ “Vì người nghèo” hết hiệu lực kể từ ngày 01/01/2023.

3. Trường hợp các văn bản dẫn chiếu tại Thông tư này được sửa đổi, bổ sung, thay thế thì thực hiện theo các văn bản sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế đó.

Điều 15. Điều khoản chuyển tiếp

1. Các tổ chức, cơ quan, đơn vị có các hoạt động xã hội, từ thiện, có tổ chức kế toán riêng để hạch toán các hoạt động vận động, tiếp nhận, phân phối và sử dụng nguồn đóng góp tự nguyện được tiếp tục thực hiện chế độ kế toán đang áp dụng đến hết năm tài chính 2022. Từ năm tài chính 2023 phải chuyển sổ kế toán và thực hiện theo quy định của Thông tư này.

2. Ban vận động Quỹ “Vì người nghèo” các cấp áp dụng Thông tư số 103/2018/TT-BTC ngày 14/11/2018 của Bộ Tài chính đến hết năm tài chính 2022, từ năm tài chính 2023 phải chuyển sổ kế toán và thực hiện theo quy định của Thông tư này.

3. Các tổ chức, cơ quan, đơn vị và cá nhân khác không thuộc quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều này có tham gia vận động, tiếp nhận, phân phối và sử dụng nguồn đóng góp tự nguyện để thực hiện các hoạt động xã hội, từ thiện thực hiện theo quy định của Thông tư này kể từ ngày Thông tư này có hiệu lực.

Điều 16. Tổ chức thực hiện

1. Các Bộ, ngành, Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chịu trách nhiệm chỉ đạo, triển khai thực hiện Thông tư này tới các đơn vị, tổ chức, cá nhân có tham gia vận động, tiếp nhận, phân phối và sử dụng nguồn đóng góp tự nguyện để thực hiện các hoạt động xã hội, từ thiện thuộc phạm vi phụ trách hoặc quản lý.

2. Cục trưởng Cục Quản lý, giám sát kế toán, kiểm toán, Vụ trưởng Vụ Hành chính sự nghiệp, Vụ trưởng Vụ Ngân sách Nhà nước, Chánh văn phòng Bộ và Thủ trưởng các đơn vị liên quan thuộc Bộ Tài chính chịu trách nhiệm phổ biến, hướng dẫn, kiểm tra và thi hành Thông tư này.

Nơi nhận: - Ban Bí thư Trung ương Đảng; - Thủ tướng, các Phó Thủ tướng Chính phủ; - Văn phòng Trung ương và các Ban của Đảng; - Văn phòng Tổng Bí thư; - Văn phòng Chính phủ; - Văn phòng Quốc hội; - Văn phòng Chủ tịch nước; - Ủy ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam; - Hội đồng dân tộc và các Ủy ban của Quốc Hội; - Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; - Tòa án nhân dân tối cao; - Viện kiểm sát nhân dân tối cao; - Kiểm toán Nhà nước; - Cơ quan Trung ương của các đoàn thể; - UBND, Sở Tài chính các tỉnh, TP trực thuộc TW; - Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam các tỉnh, TP trực thuộc TW; - Ban vận động “Quỹ Vì người nghèo các cấp; - Các Quỹ xã hội, Quỹ từ thiện; - Cục Kiểm tra văn bản (Bộ Tư pháp); - Công báo; - Cổng thông tin điện tử Chính phủ; - Cổng thông tin điện tử Bộ Tài chính; - Các đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ Tài chính; - Lưu: VT, Cục QLKT.

KT. BỘ TRƯỞNG THỨ TRƯỞNG Tạ Anh Tuấn

FILE ĐƯỢC ĐÍNH KÈM THEO VĂN BẢN

Tiếng Anh (English)

THE MINISTRY OF FINANCE OF VIETNAM -------	THE SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM Independence - Freedom - Happiness ---------------
No.: 41/2022/TT-BTC	Hanoi, July 05, 2022

CIRCULAR

GUIDELINES ON ACCOUNTING FOR SOCIAL AND CHARITY ACTIVITIES

Pursuant to the Law on Accounting dated November 20, 2015;

Pursuant to the Government’s Decree No. 174/2016/ND-CP dated December 30, 2016 providing guidelines for implementation of the Law on Accounting;

Pursuant to the Government’s Decree No. 93/2019/ND-CP November 25, 2019 prescribing organization and operation of social and charity funds;

Pursuant to the Government’s Decree No. 93/2021/ND-CP dated October 27, 2021 prescribing mobilization, receipt, distribution and use of voluntary contributions for covering costs of natural disaster, epidemic and incident recovery and supporting patients with fatal disease;

Pursuant to the Government’s Decree No. 87/2017/ND-CP dated July 26, 2017 defining functions, tasks, powers and organizational structure of the Ministry of Finance of Vietnam;

At the request of the Director of the Department of Accounting and Auditing Regulations;

...

...

...

Chapter I

GENERAL PROVISIONS

Article 1. Scope

This Circular provides guidelines on accounting for social and charity activities performed by organizations, agencies and units, and bookkeeping and preparation of reports on social and charity activities performed by individuals in accordance with regulations of law, including:

1. Activities of social and charity funds as prescribed in the Government’s Decree No. 93/2019/ND-CP dated November 25, 2019.

2. Receipt, distribution and use of voluntary contributions of domestic and foreign organizations, agencies, units and individuals as prescribed in the Government’s Decree No. 93/2021/ND-CP dated October 27, 2021.

3. Accounting for receipt, distribution and use of other voluntary contributions of domestic and foreign organizations, agencies, units and individuals for the purposes of assisting disadvantaged persons which is compulsory as prescribed by law shall comply with the provisions of this Circular.

Article 2. Regulated entities

This Circular applies to:

...

...

...

2. Canvassing boards of “For the Poor” funds at all levels (including central, provincial, district and commune levels).

3. Organizations, agencies, units and individuals that canvass, receive, distribute and use voluntary contributions for social and charity activities.

Article 3. Accounting rules and requirements for social and charity activities

1. Accounting rules

Any organizations, agencies, units and individuals involved in canvassing, receipt, distribution and use of voluntary contributions for social and charity activities are required to open accounting books to record all economic transactions, prepare reports and disclose information in accordance with the provisions of this Circular and relevant laws.

2. Accounting requirements

a) Organizations, agencies or units performing social and charity activities for which accounting works are organized separately from those for their canvassing, receipt, distribution and use of voluntary contributions shall open accounting books to record all economic transactions and prepare financial statements in an adequate and transparent manner as prescribed in this Circular.

b) An organization, agency or unit that performs social and charity activities on a part-time basis without organizing separate accounting works for their canvassing, receipt, distribution and use of voluntary contributions shall record all business operations on the same accounting books in conformity with their applicable accounting policies. These activities must be recorded in separate books in order to ensure that such amounts are properly managed and used. They shall prepare annual or periodical reports on revenues and expenses associated with their social and charity activities in accordance with the provisions of this Circular; disclose data and information in accordance with regulations of law, and provide separate notes of data on social and charity activities in their financial statements in a clear and transparent manner.

c) Individuals performing social and charity activities who are required to open books to record all acts of receiving, distributing and using voluntary contributions shall comply with the provisions of this Circular; make reports and disclose information on their receipt, distribution and use of such contributions in accordance with regulations of law.

...

...

...

SPECIFIC PROVISIONS

Section 1. ORGANIZATIONS, AGENCIES OR UNITS ORGANIZING SEPARATE ACCOUNTING FOR THEIR SOCIAL AND CHARITY ACTIVITIES (hereinafter referred to as “accounting units”)

Article 4. Accounting records

Accounting units may design their own accounting records to reflect their economic transactions. Such designed accounting records must have all of 7 contents specified in Article 16 of the Law on Accounting, and meet recording and management requirements of the accounting unit.

With regard to payments made directly to beneficiaries (in cash, in kind or goods), supporting documents for such payments (or attached statements) must bear signatures of such beneficiaries and certification of local competent authorities in accordance with regulations of law in force.

Article 5. Accounts

1. Accounts regularly, continuously and systematically reflect assets, funds and debts payable; receipt and use of contributions received from organizations and individuals, funding derived from state budget and other funding sources; business performance and economic transactions of the accounting unit.

2. Chart of accounts

a) Accounts on the balance sheet include accounts of type 1 to 9, and apply double-entry bookkeeping (i.e. every entry shall be recorded in both sides of an account); shall be used for reflecting and recording assets, debts, funds, revenues, expenses, and surplus (or deficit) during the accounting period.

...

...

...

c) In case a specific percentage of received contributions is used for covering administrative expenses, or the report on receipt and use of funding for administrative expenses is required by competent authorities, the receipt, use and remaining amounts carried forward to the following year of funding for administrative expenses shall be recorded both on the balance sheet and off the balance sheet.

3. Application of chart of accounts

a) Based on the chart of accounts enclosed herewith, accounting units shall select accounts suitable for their operations and financial mechanisms.

b) Accounts may be modified in the following cases:

- Subaccounts of accounts on the chart of accounts (provided in Appendix 01 enclosed herewith) may be created to meet management requirements of the accounting unit.

- The addition of any account of the same tier with that of an account on the chart of accounts (provided in Appendix 01 enclosed herewith) shall be made with the written approval given by the Ministry of Finance of Vietnam.

4. The chart of accounts, contents, structure and methods for recording such accounts are provided in Appendix 01 enclosed herewith.

Article 6. Accounting books

1. Accounting books shall be intended for recording, systematizing and retaining all economic and financial transactions already arising of accounting units. The management and retention of accounting books shall comply with regulations of the Law on Accounting, relevant legislative documents and the provisions of this Circular.

...

...

...

a) Each accounting unit shall use only one accounting book system for an annual accounting period, including general accounting book and subsidiary accounting books.

Depending on its applied accounting method, the accounting unit shall create both general accounting book and subsidiary accounting books, and ensure adequate and correct contents, order and method for recording of each accounting book form.

b) Form of general accounting book:

- Journals are intended for recording economic/financial transactions in chronological order. An accounting unit may, where necessary, record economic/financial transactions in chronological order and classify or systematize them according to economic contents. Data on a journal reflects all economic/financial transactions that arise during an accounting period.

- Ledger is intended for recording economic/financial transactions according to economic contents (or accounts). An accounting unit may record economic/financial transactions on the ledger in chronological order and according to economic contents. Data on the ledger reflects assets, funds, debts, revenues and expenses of an accounting unit.

c) Forms of subsidiary accounting books and sheets:

Subsidiary accounting books/sheets are intended for reflecting or recording transactions in detail in order to meet management requirements. Data on subsidiary accounting books is the specific information serving the performance of internal management tasks of an accounting unit as well as the computation and creation of items of its financial statements and other reports (if any).

Based on management and bookkeeping requirements for each accounting subject, accounting units are allowed to create more detailed items (columns/lines) on their subsidiary accounting books to serve their preparation of financial statements, final statements and other reports as well as their management requirements.

3. Responsibility of bookkeepers

...

...

...

b) Economic/financial transactions must be recorded in the accounting books in chronological order. Information and data recorded in an accounting book of the following year must continue those on the accounting book of the preceding year, and have their continuity from the opening to closing of the book ensured.

c) Accounting books must be strictly managed; The persons responsible for keeping and recording accounting books must be identified. The bookkeeper is responsible for the contents of the accounting book while he/she is assigned to keep and record such accounting book. When a new bookkeeper is assigned, the chief accountant or accountant in charge shall arrange handover of responsibility between the former bookkeeper and the new one. The former bookkeeper shall take responsibility for the period over which he/she kept and recorded the accounting book, and the new bookkeeper shall take responsibility from the date of responsibility handover. The handover record must bear certification and signature of the chief accountant or accountant in charge.

4. Opening accounting books

a) Rules for opening accounting books

An accounting book must be opened at the opening of the annual accounting period or as soon as practicable after receiving the establishment decision and starting official operations of the accounting unit. The accounting book shall be opened at the beginning of the fiscal year to transfer balance from the accounting book of the preceding year, and record all economic/financial transactions arising in the new fiscal year from January 01. Accounting units may open subsidiary accounting books to serve their management requirements.

b) Manual opening of accounting books:

The accounting unit is required to complete legal procedures for an accounting book as follows:

- For an accounting book bound in book form:

Cover’s left corner must bear accounting unit's name; cover's middle must bear the book’s name, dates of opening and closing the book, full name and signature of the person opening the book, chief accountant or accountant in charge and head of the accounting unit, date of closing or transferring the book to another person.

...

...

...

+ The accounting book shall be not be considered lawful until all of above conditions are met.

- For an accounting book in separate sheet form:

+ Cover’s page must bear accounting unit’s name, page number, book’s name, month of use, and full name of the bookkeeper.

+ Separate-sheet book must bear certification and signature of the accounting unit’s head, and be registered before being used.

+ Separate-sheet book must be arranged in the order of accounts and kept in a safe and easily seen place.

c) Electronic accounting books:

The electronic accounting book must contain adequate elements of an accounting book as prescribed by the Law on Accounting. If the accounting book is kept in electronic devices, the general accounting book must be also printed and bound, and all procedures in Point b Clause 4 of this Article must be completed.

If the remaining accounting books are not printed but kept in electronic devices, the head of accounting unit must ensure that data must be safe, secured and accessible during their retention period.

5. Recording accounting books

...

...

...

b) In case the accounting book is recorded manually, indelible ink must be used, no red ink shall be permitted (unless used to record adjustments). Recording procedures and forms of accounting books prescribed in Appendix 01 must be followed. When a page is fully written up, the sum of figures on such page shall be found and recorded at the beginning of the following page; no interlineations on the top or bottom of a page shall be permitted. Blank space or pages shall be crossed out. No erasures and corrections with chemicals shall be permitted.

6. Closing accounting books

a) Closing accounting book means the calculation of total number of debits and total number of credits, and ending balance of each account or total revenue, expenses, unused funds, received, dispatched and stocked goods.

b) Cash fund book must be closed at the end of each day in which transactions are made. After closing the cash fund book, verification procedures are required to ensure the accuracy and matching between the accountant’s cash book, cashier’s cash book and vault cash. A cash count sheet must be prepared within the last day of each month and shall be kept together with the cash accounting book which is prepared in the same.

c) Monitoring book of deposits at banks/treasuries must be closed at the end of each month for the purpose of verifying deposit balances with the bank/treasury; deposit verification forms (bearing certification given by the relevant bank/treasury) shall be monthly kept together with the monitoring book of deposits at banks/treasuries.

d) Accounting books must be closed at the end of the annual accounting period before financial statements are prepared. Accounting books shall be also closed in case of unscheduled stocktaking or in other cases as prescribed by law.

7. Retaining accounting books and other accounting documents: The provisions of the Law on Accounting and its guiding documents shall apply.

8. The list of accounting books, accounting book forms and guidelines for preparing accounting books are provided in Appendix 01 enclosed herewith.

Article 7. Financial statements

...

...

...

Organizations, agencies and units that organize separate accounting for their social and charity activities shall be required to prepare financial statements in accordance with regulations of law.

2. Purposes of financial statements

The financial statements shall be intended for providing information on financial status, performance of financial activities, and cash flows of the accounting unit, and prepared in a manner that facilitate comparison with financial statements of previous periods and those of other units. Information provided in the financial statement is helpful to increase the accounting unit’s accountability and transparency of information on its receipt and use of donations/contributions and other resources under its management in accordance with regulations of law.

3. Reporting period

Financial statements shall be prepared at the end of each annual accounting period as prescribed in the Law on Accounting.

4. If an accounting unit has different affiliated units, the consolidated financial statements shall be prepared, include its figures and all financial information of its affiliated units and exclude all figures arising from internal transactions made between the accounting unit and its subordinate units, or between subordinate units.

5. Deadline for submission of financial statements

Annual financial statements of accounting units must be submitted to competent authorities within 90 days from the end of the annual accounting period as prescribed by law.

6. Disclosure of financial statements

...

...

...

Organizations and units that canvass, receive, distribute and use voluntary contributions shall also disclose other information as prescribed in the Government’s Decree No. 93/2021/ND-CP dated October 27, 2021.

b) Disclosure deadline: Annual financial statements must be disclosed within 30 days from the date of submission as prescribed in the Law on Accounting.

7. List of reports, report forms and description of reporting methods is provided in Appendix 01 enclosed herewith.

Section 2. ORGANIZATIONS, AGENCIES OR UNITS THAT DO NOT ORGANIZE SEPARATE ACCOUNTING FOR THEIR SOCIAL AND CHARITY ACTIVITIES

Article 8. Opening accounting books

1. An organization, agency or unit (hereinafter referred to as “accounting unit”) that performs canvassing, receipt, distribution and use of voluntary contributions for their social and charity activities without organizing separate accounting works for these activities shall record all business operations on the same accounting books in conformity with their applicable accounting policies; open separate books for recording revenues and expenses on these activities, including amounts received, distributed and used for social and charity activities, in a transparent and clear manner that abides by regulations of law.

2. Regarding contributions in cash

a) All contributions shall be recorded upon receipt and sorted by donors. An accounting unit is required to open an account at a bank or treasury for receiving, distributing and using received contributions for performing social and charity activities. This account must be separated from those accounts for other activities. Construction, repair, maintenance or restoration of buildings using received voluntary contributions must comply with regulations of relevant laws in force.

b) Information on distribution and use of contributions for performing social and charity activities must be adequately recorded in accounting books, including payment time, payment decision, payment content, names and addresses of beneficiaries. Additionally:

...

...

...

- Cash payments for purchase of goods, articles, or supplies, etc., and payments for construction and repair of buildings must be supported by valid and lawful invoices or receipts as prescribed by law. When donating goods or other in-kind contributions directly to beneficiaries, statements bearing signatures of such beneficiaries and certification of local competent authorities are required.

3. Regarding contributions in kind

In-kind contributions must be safely managed and promptly distributed to addresses of beneficiaries. All received contributions in kind must be recorded; the distribution of these in-kind contributions must be supported by statements or documents bearing signatures of beneficiaries and certification of local competent authorities as prescribed by law. In-kind contributions whose values cannot be determined shall be recorded in subsidiary accounting books in order to serve reporting.

Article 9. Reporting and data disclosure

1. On an annual basis or upon completion of a canvassing period, a report on revenues and expenses associated with social and charity activities shall be prepared using the form in Appendix 02 enclosed herewith, and submitted to relevant agencies/units in accordance with the provisions of the Government’s Decree No. 93/2021/ND-CP dated October 27, 2021 and relevant legislative documents (if any).

2. The accounting unit must provide detailed notes of revenues and expenses during the year, opening balance and ending balance of contributions for social and charity activities in its annual financial statements as prescribed.

3. All information concerning the canvassing, receipt, distribution and use of voluntary contributions shall be disclosed in accordance with the Law on Accounting, the provisions of the Government’s Decree No. 93/2021/ND-CP dated October 27, 2021, and relevant legislative documents (if any).

Section 3. RECORDING AND REPORTING BY INDIVIDUALS PERFORMING SOCIAL AND CHARITY ACTIVITIES

Article 10. Recording books

...

...

...

1. They must open books for recording voluntary contributions received, distributed and used for social and charity activities in an accurate, truthful, open and transparent manner.

2. Recording is required as soon as every contribution is canvassed, received and distributed for performing social and charity activities. The recording book shall contain entries made continuously in chronological order and adequately reflect information to meet data disclosure requirements. When a page is fully written up, the sum of figures on such page shall be found and recorded at the beginning of the following page; no interlineations on the top or bottom of a page shall be permitted. Blank space or pages shall be crossed out. No erasures and corrections on the book shall be permitted.

3. Upon completion of the canvassing, receipt and distribution of contributions for social and charity activities, the recording book shall be closed, and total revenues, total expenses and unused amounts of contributions shall be calculated in order to make reports and disclose information as prescribed by law. With regard to contributions received and used through a deposit account opened at a bank, verification with the bank where such deposit account is opened shall be carried out on a monthly basis and upon completion of the canvassing period. Verification forms or deposit statements provided by the bank must be retained and disclosed upon completion of the canvassing period.

4. Recording of contributions for social and charity activities:

a) Regarding contributions in cash:

- The canvassing individual shall open a separate bank account for receiving contributions for social and charity activities which cannot be received through his/her personal bank account.

- Regarding contributions in cash: The canvassing individual shall be responsible for safe management of received contributions. Unused amounts of contributions may be deposited to his/her bank account for social and charity activities.

- Regarding contributions received in foreign currencies for performing domestic social and charity activities: The canvassing individual shall sell received foreign currencies to commercial banks and manage and use the proceeds from the sale of such foreign currencies in VND for performing canvassing social and charity activities as prescribed.

- Deposit interests remaining after deduction of payment fees shall be recorded as increases in received contributions.

...

...

...

A general recording book of contributions in cash shall be opened using the form No. S01CN/XH-TT in Appendix 03 enclosed herewith for recording all contributions in cash upon actual receipt of the contribution, including particulars of donors (such as name, address, etc.), contribution amounts, contribution methods, including contributions through bank account or made directly in cash (sorted by VND and foreign currencies), receipt date (i.e. the date of the bank’s credit note, in case of contributions made through the bank account), addresses of beneficiaries (if designated by donors), and any other necessary information.

b) Regarding contributions in kind:

- The receipt of in-kind contributions shall depend on the canvassing individual’s warehousing, storage and transport conditions.

- The canvassing individual shall ensure safe management and prompt distribution of received contributions in kind to beneficiaries.

- A general recording book of contributions in kind shall be opened using the form No. S02CN/XH-TT in Appendix 03 enclosed herewith for recording all in-kind contributions received, including date of receipt, name and address of donor, types of contributions in kind, quantity, and addresses of designated beneficiaries (if any).

5. Recording of voluntary contributions distributed and used for social and charity activities

A general recording book of distributed contributions shall be opened using the form No. S03CN/XH-TT in Appendix 03 enclosed herewith for recording all contributions distributed, including distribution date, names and addresses of beneficiaries, distribution methods, either in cash or in kind (specific goods or articles must be specified) or through construction or repair of buildings, and must bear signatures of beneficiaries. Certification of local competent authorities may be given directly on this book or as a separate document, if required.

Cash payments for purchase of goods, articles, or supplies, etc., and payments for construction and repair of buildings must be supported by valid and lawful invoices or receipts as prescribed by law.

6. In addition to the general record books prescribed in Appendix 03 enclosed herewith, other books may be opened for recording if deemed necessary.

...

...

...

Upon completion of the canvassing, receipt, distribution and use of voluntary contributions for social and charity activities, reports on revenues and expenses associated with such voluntary contributions shall be prepared and relevant information shall be disclosed in accordance with the provisions of the Government’s Decree No. 93/2021/ND-CP dated October 27, 2021, and relevant legislative documents (if any).

Such reports shall be made using the form No. B08CN/XH-TT in Appendix 03 enclosed herewith.

Article 12. Document retention

Individuals that perform canvassing, receipt, distribution and use of voluntary contributions for social and charity activities shall keep all documents prescribed in Article 10 and Article 11 of this Circular, and other relevant documents in order to serve the information disclosure as prescribed by law.

Chapter III

ACCOUNTING INSPECTION

Article 13. Accounting inspection

1. All organizations, agencies and units that canvass, receive, distribute and use voluntary contributions for social and charity activities shall bear the inspection of their adherence to regulations on accounting works of competent authorities as prescribed in the Law on Accounting.

2. Contents of inspection:

...

...

...

b) The inspection of organizations, agencies and units that perform social and charity activities on a part-time basis without organizing separate accounting works for their canvassing, receipt, distribution and use of voluntary contributions shall include the inspection of their opening of subsidiary accounting books for recording their canvassing, receipt, distribution and use of voluntary contributions for social and charity activities according to their applicable accounting policies, their reporting and information disclosure as prescribed by law.

Chapter IV

IMPLEMENTATION

Article 14. Effect

1. This Circular comes into force from September 01, 2022.

2. The Circular No. 103/2018/TT-BTC dated November 14, 2018 of the Ministry of Finance of Vietnam shall cease to have effect from January 01, 2023.

3. If any legislative documents referred to in this Circular are amended or superseded, the new ones shall apply.

Article 15. Transition

1. Organizations, agencies or units that organize separate accounting works for their canvassing, receipt, distribution and use of voluntary contributions for performing social and charity activities shall continue applying their applicable accounting policies until the end of the fiscal year of 2022. From the fiscal year of 2023, they are required to open new accounting books and abide by the provisions of this Circular.

...

...

...

3. When canvassing, receiving, distributing and using voluntary contributions for performing social and charity activities, organizations, agencies, units and individuals other than those specified in Clauses 1 and 2 of this Article shall abide by the provisions of this Circular from the date on which it comes into force.

Article 16. Implementation organization

1. Ministries, central-government regulatory authorities, and provincial People's Committees shall direct units, organizations and individuals that perform canvassing, receipt, distribution and use of voluntary contributions for social and charity activities under their jurisdiction or management to comply with the provisions of this Circular.

2. The Directors of the Department of Accounting and Auditing Regulations, the Department of Public Expenditure, and the Department of State Budget, Chief of the Ministerial Office, and heads of relevant units affiliated to the Ministry of Finance of Vietnam shall disseminate, instruct, inspect and implement this Circular.

PP. MINISTER
DEPUTY MINISTER




Ta Anh Tuan