QUYẾT ĐỊNH
BAN
HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ HỒ SƠ KIỂM TOÁN ĐIỆN
TỬ CỦA KIỂM TOÁN NHÀ NƯỚC
TỔNG KIỂM TOÁN NHÀ NƯỚC
Căn cứ Luật Kiểm toán nhà nước ngày 24 tháng 6
năm 2015; Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Kiểm toán nhà nước ngày 26
tháng 11 năm 2019;
Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29 tháng 6
năm 2006;
Căn cứ Quyết định số 220/QĐ-KTNN ngày 02 tháng 3
năm 2023 của Tổng Kiểm toán nhà nước ban hành Quy chế soạn thảo, thẩm định, ban
hành văn bản quy phạm pháp luật và văn bản quản lý của Kiểm toán nhà nước;
Theo đề nghị của Cục trưởng Cục Công nghệ thông
tin.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo
Quyết định này Quy chế quản lý, khai thác và sử dụng phần mềm Quản lý hồ sơ kiểm
toán điện tử.
Điều 2. Quyết định này có
hiệu lực thi hành kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 1320/QĐ-KTNN ngày
16/7/2019 của Tổng Kiểm toán nhà nước ban hành Quy chế Quản lý, khai thác và sử
dụng phần mềm Số hóa và quản lý hồ sơ kiểm toán của Kiểm toán nhà nước.
Điều 3. Thủ trưởng các đơn
vị trực thuộc Kiểm toán nhà nước và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu
trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Lãnh đạo Kiểm toán nhà nước;
- Lưu VT, CNTT.
|
TỔNG KIỂM TOÁN
NHÀ NƯỚC
Ngô Văn Tuấn
|
QUY CHẾ
QUẢN
LÝ, KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ HỒ SƠ KIỂM TOÁN ĐIỆN TỬ CỦA KIỂM TOÁN
NHÀ NƯỚC
(Ban hành kèm theo Quyết định số 1448/QĐ-KTNN ngày 07/8/2024 của Tổng Kiểm
toán nhà nước)
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi điều chỉnh, đối
tượng áp dụng
1. Quy chế này quy định trách nhiệm, quyền hạn của
các đơn vị trực thuộc Kiểm toán nhà nước trong việc quản lý, khai thác và sử dụng
phần mềm Quản lý hồ sơ kiểm toán điện tử của Kiểm toán nhà nước.
2. Quy chế này áp dụng với các đơn vị trực thuộc Kiểm
toán nhà nước, cán bộ, công chức, viên chức (gọi tắt là công chức) của các đơn
vị trực thuộc Kiểm toán nhà nước trong việc quản lý, khai thác, sử dụng phần mềm
Quản lý hồ sơ kiểm toán điện tử của Kiểm toán nhà nước.
3. Khi các văn bản được dẫn chiếu tại Quy chế này
được sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế bằng văn bản khác thì áp dụng theo các văn
bản sửa đổi bổ sung, thay thế.
Điều 2. Giải thích từ ngữ
Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới đây được hiểu
như sau:
1. Phần mềm Quản lý hồ sơ kiểm toán điện tử (gọi tắt
là phần mềm): là phần mềm do Kiểm toán nhà nước xây dựng nhằm quản lý việc tạo
lập, số hóa, lưu trữ, khai thác hồ sơ kiểm toán điện tử của Kiểm toán nhà nước.
2. Hồ sơ kiểm toán điện tử: là hồ sơ kiểm toán được
quy định tại Quyết định số 11/2023/QĐ-KTNN ngày 06/9/2023 của Tổng Kiểm toán
nhà nước ban hành Quy định danh mục hồ sơ kiểm toán; chế độ nộp lưu, bảo quản,
khai thác và hủy hồ sơ kiểm toán và được tạo lập, số hóa, lưu trữ trên phần mềm.
3. Tạo lập hồ sơ kiểm toán điện tử: là việc thiết lập
danh mục, tài liệu của hồ sơ kiểm toán trên phần mềm.
4. Số hóa hồ sơ: là quá trình thu thập, đánh giá,
phân loại, quét (scan), nhập các trường thông tin, chuyển đổi dữ liệu, kiểm tra
dữ liệu, lưu trữ dưới dạng điện tử trên phần mềm.
5. Báo cáo kiểm toán điện tử: là Báo cáo kiểm toán
đã được Kiểm toán nhà nước phát hành dưới dạng điện tử (có ký số) hoặc dưới dạng
bản giấy và được số hóa, lưu trữ trên phần mềm dưới dạng điện tử.
6. Mã tài liệu (mã QR code hoặc mã Barcode): là dạng
thông tin được mã hóa và in hoặc gắn lên tài liệu theo quy định tại Quyết định
số 11/2023/QĐ-KTNN.
7. Đơn vị quản lý hồ sơ kiểm toán điện tử: là đơn vị
chủ trì cuộc kiểm toán hoặc đơn vị chủ trì việc theo dõi, kiểm tra việc thực hiện
kết luận, kiến nghị kiểm toán (trong trường hợp hoán đổi, thay đổi địa bàn,
lĩnh vực kiểm toán).
8. Tài khoản định danh người dùng trực thuộc Kiểm
toán nhà nước: là tài khoản được Kiểm toán nhà nước cấp cho người dùng của Kiểm
toán nhà nước đăng nhập vào phần mềm khai thác, sử dụng hoặc quản trị phần mềm.
Tùy theo vị trí và quyền hạn, tài khoản người dùng được cấp một hoặc nhiều quyền
khác nhau, có các loại quyền sau:
a) Quyền quản trị phần mềm: là quyền cấp cho người
dùng để quản trị, vận hành phần mềm, cấp quyền hoặc cập nhật quyền người dùng; thiết
lập các tham số hệ thống của phần mềm.
b) Quyền quản trị đơn vị: là quyền cấp cho người
dùng của đơn vị trực thuộc Kiểm toán nhà nước để phân quyền cho công chức của
đơn vị mình.
c) Quyền số hóa hồ sơ: là quyền cấp cho người dùng
của đơn vị trực thuộc Kiểm toán nhà nước để truy cập vào phần mềm thực hiện số
hóa hồ sơ kiểm toán.
d) Quyền khai thác hồ sơ kiểm toán điện tử: là quyền
được cấp cho người dùng của Kiểm toán nhà nước thực hiện khai thác hồ sơ kiểm
toán điện tử trên phần mềm phục vụ hoạt động quản lý, chuyên môn theo quy định.
Điều 3. Các hành vi bị cấm
Việc áp dụng và xử lý các hành vi bị nghiêm cấm
trong quản lý, khai thác và sử dụng phần mềm theo các quy định của Luật Công
nghệ thông tin, Luật An toàn thông tin mạng và các văn bản quy phạm pháp luật
khác có liên quan của Nhà nước và một số hành vi sau:
1. Phá hoại hệ thống cơ sở hạ tầng thông tin hoặc cản
trở quá trình vận hành, duy trì ổn định, liên tục của phần mềm.
2. Truy cập bất hợp pháp, thay đổi dữ liệu không
đúng thẩm quyền làm sai lệch hoặc phá hủy dữ liệu trên phần mềm.
3. Tự ý xóa bỏ, tháo gỡ, thay đổi thông số thiết lập
của phần mềm gây xung đột tài nguyên, ảnh hưởng đến việc vận hành các phần mềm
và cơ sở dữ liệu khác được cài đặt trong hệ thống mạng của Kiểm toán nhà nước.
4. Sử dụng, lợi dụng phần mềm, dữ liệu của phần mềm
vào các mục đích không thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ được phân công; cung
cấp, mua bán, phát tán thông tin trái với quy định của Kiểm toán nhà nước và
pháp luật hiện hành.
5. Tiết lộ tài khoản, các quy tắc sử dụng, danh
sách người sử dụng, sơ đồ tổ chức hệ thống, thông tin dữ liệu của phần mềm cho
các tổ chức, cá nhân không có thẩm quyền.
Chương II
QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ SỬ
DỤNG PHẦN MỀM
Điều 4. Nguyên tắc quản lý, vận
hành và sử dụng phần mềm
1. Hoạt động cài đặt, quản lý, vận hành và sử dụng
phần mềm phải đảm bảo tuân thủ các quy định của Luật Công nghệ thông tin, Luật
An toàn thông tin mạng, quy định của Kiểm toán nhà nước và quy định pháp luật
liên quan.
2. Phần mềm được quản lý tập trung, thống nhất tại
Trung tâm dữ liệu Kiểm toán nhà nước, vận hành thông qua hệ thống mạng
Internet, đảm bảo hoạt động liên tục, ổn định, an toàn và bảo mật thông tin.
3. Phần mềm được quản lý, vận hành đảm bảo nguyên tắc
đề cao trách nhiệm công chức của Kiểm toán nhà nước và các đơn vị, tổ chức, cá
nhân có liên quan trong việc quản lý, khai thác và sử dụng phần mềm, góp phần
nâng cao hiệu quả hoạt động của phần mềm.
4. Bảo đảm hệ thống cơ sở hạ tầng thông tin, các
thiết bị có liên quan và môi trường cho việc cài đặt, vận hành phần mềm.
5. Phần mềm phải lưu lại lịch sử truy cập phần mềm
(log) để phục vụ công tác kiểm tra, giám sát hoạt động của phần mềm.
Điều 5. Nâng cấp, mở rộng, bảo
trì phần mềm
Việc nâng cấp, mở rộng, bảo trì phần mềm được thực
hiện định kỳ hàng năm hoặc đột xuất khi có đề xuất từ người sử dụng và phải
tuân thủ theo quy định tại Quyết định số 1077/QĐ-KTNN ngày 18/6/2021 của Tổng
Kiểm toán nhà nước về Quy chế phát triển và bảo trì phần mềm nội bộ của Kiểm
toán nhà nước.
Điều 6. Đảm bảo an toàn, bảo mật
thông tin
1. Thực hiện các hoạt động kiểm tra, giám sát để cảnh
báo các hành vi xâm phạm an toàn phần mềm.
2. Sử dụng các kênh mã hóa và xác thực người dùng
cho các hoạt động: đăng nhập hệ thống, thay đổi thông tin người dùng, gửi nhận
dữ liệu giữa các máy chủ, sao lưu dữ liệu, cập nhật và biên tập dữ liệu.
3. Áp dụng các biện pháp bảo đảm tính xác thực và bảo
vệ sự toàn vẹn của dữ liệu trong phần mềm.
4. Thực hiện việc lưu trữ lịch sử các hoạt động của
người sử dụng truy cập vào phần mềm; thay đổi thông tin, quyền hạn người dùng;
tạo mới, cập nhật thông tin và các nghiệp vụ khác trên phần mềm.
5. Thiết lập và duy trì hệ thống dự phòng nhằm đảm
bảo phần mềm hoạt động liên tục.
6. Đảm bảo an toàn, an ninh thông tin, ngăn ngừa mã
độc, phần mềm gián điệp,... tấn công vào phần mềm.
7. Thực hiện các biện pháp cần thiết khác để đảm bảo
an toàn, bảo mật của phần mềm.
Điều 7. Phân quyền, quản lý tài
khoản định danh người dùng
1. Phân quyền tài khoản
a) Tài khoản Tổng Kiểm toán nhà nước, các Phó Tổng Kiểm
toán nhà nước, Thủ trưởng đơn vị trực thuộc Kiểm toán nhà nước và tài khoản quản
trị đơn vị của các đơn vị trực thuộc Kiểm toán nhà nước do bộ phận quản trị phần
mềm phân quyền theo quy định của Kiểm toán nhà nước và quy định của Quy chế
này.
b) Tài khoản của công chức thuộc đơn vị chủ trì cuộc
kiểm toán, đơn vị tham mưu có liên quan đến hoạt động kiểm toán do bộ phận quản
trị đơn vị phân quyền sau khi được Thủ trưởng đơn vị phê duyệt.
c) Tài khoản của công chức thuộc các đơn vị trực
thuộc khác của Kiểm toán nhà nước do bộ phận quản trị phần mềm phân quyền khi
nhận được văn bản đề nghị của đơn vị và được Tổng Kiểm toán nhà nước phê duyệt.
2. Quản lý tài khoản
a) Cục trưởng Cục Công nghệ thông tin phân công và
tổ chức giám sát việc sử dụng quyền quản trị phần mềm. Công chức được phân quyền
để thực hiện việc quản trị phần mềm chịu trách nhiệm trước Cục trưởng Cục Công
nghệ thông tin, Tổng Kiểm toán nhà nước về việc sử dụng quyền đúng chức trách
nhiệm vụ.
b) Đơn vị chủ trì cuộc kiểm toán và đơn vị tham mưu
có liên quan đến hoạt động kiểm toán được cấp quyền quản trị đơn vị để thực hiện
nhiệm vụ quy định tại Điều 10, Điều 11, Điều 12, Điều 13, Điều 15 của Quy chế này. Thủ trưởng đơn vị có trách
nhiệm phân công và tổ chức giám sát việc sử dụng quyền của quản trị đơn vị.
Công chức được phân quyền quản trị đơn vị thực hiện nhiệm vụ theo quy định tại
Quy chế này, chịu trách nhiệm trước Thủ trưởng đơn vị, Tổng Kiểm toán nhà nước
về việc sử dụng quyền đúng chức trách nhiệm vụ.
c) Các đơn vị chủ trì cuộc kiểm toán và đơn vị tham
mưu có liên quan đến hoạt động kiểm toán đăng ký cấp quyền quản trị đơn vị theo
mẫu quy định tại Phụ lục 06 kèm theo Quyết định số 1152/QĐ-KTNN ngày 05/7/2021
của Tổng Kiểm toán nhà nước ban hành Quy chế quản lý và sử dụng tài khoản định
danh của Kiểm toán nhà nước và gửi về Cục Công nghệ thông tin để được cấp quyền.
3. Quy trình đăng ký cấp mới, thu hồi, thay đổi,
khoá tài khoản thực hiện theo quy định tại Quyết định số 1152/QĐ-KTNN.
Chương III
TẠO LẬP, LƯU TRỮ, HỦY HỒ
SƠ KIỂM TOÁN ĐIỆN TỬ
Điều 8. Tạo lập hồ sơ kiểm toán
điện tử
1. Đơn vị chủ trì cuộc kiểm toán có trách nhiệm số
hóa, tạo lập hồ sơ kiểm toán điện tử trên phần mềm theo quy định tại Quy chế
này. Danh mục hồ sơ kiểm toán điện tử được thiết lập trên phần mềm đồng bộ với
danh mục hồ sơ giấy lưu trữ.
2. Các tài liệu (Nhật ký kiểm toán hoặc các tài liệu
khác) đã được tạo ra dưới dạng điện tử trong quá trình tác nghiệp trên các phần
mềm nội bộ của Kiểm toán nhà nước sẽ được đồng bộ sang phần mềm Quản lý hồ sơ
kiểm toán điện tử mà không phải thực hiện quét lại.
3. Các tài liệu trong hồ sơ kiểm toán phải được
đánh mã tài liệu trước khi thực hiện số hóa. Cấu trúc mã tài liệu và vị trí
đánh mã được quy định tại Quyết định số 01/2023/QĐ-KTNN ngày 10/01/2023 của Tổng
Kiểm toán nhà nước về việc ban hành Hệ thống mẫu biểu hồ sơ kiểm toán và quy tắc
tạo mã được quy định tại Quyết định số 11/2023/QĐ-KTNN.
4. Thủ trưởng đơn vị và công chức được giao nhiệm vụ
tạo lập hồ sơ kiểm toán điện tử phải đảm bảo tính chính xác, đầy đủ của hồ sơ
kiểm toán trên phần mềm.
Điều 9. Tiêu chuẩn dữ liệu
thông tin đầu vào của cơ sở dữ liệu tài liệu điện tử
Tài liệu được số hóa phải tuân thủ theo quy định về
tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào theo Thông tư 02/2019/TT-BNV ngày
24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu
bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử, cụ thể:
1. Tài liệu lưu trữ điện tử được số hóa từ tài liệu
lưu trữ nền giấy
a) Định dạng Portable Document Format (.pdf), phiên
bản 1.4 trở lên;
b) Chế độ ảnh màu;
c) Độ phân giải tối thiểu: 200 dpi;
d) Tỷ lệ số hóa: 100%;
đ) Hình thức chữ ký số của đơn vị quản lý tài liệu
lưu trữ:
- Vị trí: góc trên, bên phải, trang đầu tài liệu;
- Hình ảnh: dấu của cơ quan, tổ chức, màu đỏ, kích
thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng Portable Network Graphics
(.png);
- Thông tin: tên cơ quan, tổ chức, thời gian ký
(ngày, tháng, năm; giờ, phút, giây; múi giờ Việt Nam theo Tiêu chuẩn ISO 8601).
e) Tên file: là mã tài liệu được cấp bởi phần mềm.
2. Tài liệu ảnh
a) Định dạng: JPEG;
b) Độ phân giải tối thiểu: 200 dpi.
3. Tài liệu phim ảnh
a) Định dạng: MPEG-4, .avi, .wmv;
b) Bit rate tối thiểu: 1500 kbps.
4. Tài liệu âm thanh
a) Định dạng: MP3, .wma;
b) Bit rate tối thiểu: 128 kbps.
Điều 10. Quy trình số hóa
1. Tài liệu số hóa và cập nhật vào phần mềm phải đảm
bảo khả năng khai thác, tìm kiếm theo các thông tin quản lý tài liệu (các trường
thông tin như: tên tài liệu, loại tài liệu, cơ quan ban hành...), theo nội dung
tài liệu.
2. Quy trình số hóa hồ sơ kiểm toán
a) Phân công nhiệm vụ và phân quyền thực hiện số
hóa: Thủ trưởng đơn vị tổ chức phân công số hóa tới từng hồ sơ kiểm toán. Việc
phân quyền thực hiện theo quy định tại Điều 7 Quy chế này.
b) Thu thập, đánh giá, phân loại: trước khi số hóa,
hồ sơ kiểm toán phải được thu thập, đánh giá, phân loại và lập thành hồ sơ đầy
đủ theo quy định tại Quyết định số 11/2023/QĐ-KTNN. Đối với các tài liệu điện tử,
thực hiện đánh giá, phân loại, chọn tài liệu điện tử từ các nguồn vào hồ sơ
tương ứng được thiết lập trên phần mềm.
c) Tạo và đánh mã tài liệu: các tài liệu phải được
đánh mã theo quy định tại khoản 3 Điều 8 Quy chế này. Đối với
các tài liệu điện tử, thực hiện đánh mã tài liệu vào tập tin từ phần mềm để đảm
bảo quản lý thống nhất.
d) Quét tài liệu: tài liệu được quét bằng thiết bị
scan đảm bảo đáp ứng yêu cầu về tiêu chuẩn của tài liệu điện tử quy định tại khoản 1 Điều 9 của Quy chế này. Đối với tài liệu điện tử không
cần thực hiện bước này.
đ) Nhập các trường thông tin: nhập, kiểm tra các
trường thông tin cần quản lý được thiết lập trên phần mềm cho hồ sơ và tài liệu.
e) Chuyển đổi dữ liệu: chuyển đổi, nhận dạng dữ liệu
từ dạng file văn bản định dạng ảnh sang dạng file văn bản (qua công cụ nhận dạng)
phục vụ việc tìm kiếm thông tin trong tài liệu.
g) Kiểm tra dữ liệu: kiểm tra tài liệu được số hóa
trên phần mềm đảm bảo đầy đủ, chính xác theo danh mục hồ sơ kiểm toán.
h) Kết thúc số hóa: chuyển hồ sơ sang trạng thái
hoàn thành số hóa để đưa vào khai thác, sử dụng.
3. Quy trình số hóa Báo cáo kiểm toán
Việc số hóa Báo cáo kiểm toán được thực hiện theo
các bước quy định tại điểm a, c, d, đ, e, g khoản 2 của Điều này.
Điều 11. Hồ sơ kiểm toán có
tài liệu chứa bí mật nhà nước
1. Thực hiện thiết lập đầy đủ danh mục hồ sơ kiểm
toán điện tử trên phần mềm theo quy định tại khoản 1 Điều 8 của
Quy chế này.
2. Chi thực hiện nhập các trường thông tin cần quản
lý của tài liệu quy định tại điểm đ khoản 2 Điều 10 của Quy chế
này và không thực hiện quét và đính kèm file tài liệu trên phần mềm.
Điều 12. Trách nhiệm số hóa Hồ
sơ kiểm toán
1. Hồ sơ kiểm toán chung của Đoàn kiểm toán, Hồ sơ
kiểm toán chi tiết của Tổ kiểm toán, Hồ sơ kiểm soát chất lượng của Kiểm toán
trưởng, Hồ sơ kiểm tra thực hiện kết luận, kiến nghị kiểm toán:
a) Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày phát hành Báo
cáo kiểm toán, đơn vị chủ trì cuộc kiểm toán có trách nhiệm số hóa Báo cáo kiểm
toán trên phần mềm.
b) Chậm nhất 60 ngày kể từ ngày phát hành Báo cáo
kiểm toán, đơn vị chủ trì cuộc kiểm toán có trách nhiệm hoàn thành tạo lập hồ
sơ kiểm toán điện tử và số hóa hồ sơ kiểm toán trên phần mềm theo quy định.
c) Chậm nhất 60 ngày kể từ ngày phát hành Báo cáo
kiểm tra thực hiện kết luận, kiến nghị kiểm toán hoặc Báo cáo kết quả thực hiện
kết luận, kiến nghị kiểm toán gửi Tổng Kiểm toán nhà nước, đơn vị chủ trì việc
theo dõi, kiểm tra việc thực hiện kết luận, kiến nghị kiểm toán có trách nhiệm
hoàn thành tạo lập và số hóa hồ sơ kiểm tra thực hiện kết luận, kiến nghị kiểm
toán trên phần mềm theo quy định.
2. Hồ sơ giải quyết khiếu nại, kiến nghị và khởi kiện
trong hoạt động kiểm toán nhà nước: chậm nhất 60 ngày kể từ ngày phát hành hành
Công văn trả lời kiến nghị về kết quả và hành vi kiểm toán hoặc Quyết định giải
quyết khiếu nại của Kiểm toán nhà nước, đơn vị chủ trì cuộc kiểm toán có trách
nhiệm hoàn thành tạo lập và số hóa hồ sơ giải quyết khiếu nại, kiến nghị và khởi
kiện trong hoạt động kiểm toán nhà nước trên phần mềm theo quy định.
3. Đối với các hồ sơ, tài liệu thuộc danh mục hồ sơ
kiểm toán phát sinh sau khi hồ sơ kiểm toán được lưu trữ theo quy định, đơn vị
chủ trì cuộc kiểm toán có trách nhiệm số hoá bổ sung vào hồ sơ kiểm toán điện tử
chậm nhất 45 ngày kể từ ngày hoàn thành xử lý công việc.
4. Trường hợp phần mềm phải tạm dừng hoạt động, Cục
Công nghệ thông tin có trách nhiệm thông báo trong toàn Ngành, đồng thời thời
gian số hóa sẽ được gia hạn số ngày kể từ ngày phần mềm dừng hoạt động đến ngày
phần mềm hoạt động trở lại.
Điều 13. Lưu trữ, hủy hồ sơ kiểm
toán điện tử
1. Chậm nhất 12 tháng kể từ ngày Báo cáo kiểm toán
được phát hành, đơn vị quản lý hồ sơ kiểm toán có trách nhiệm ký số vào hồ sơ
kiểm toán điện tử.
2. Việc lưu trữ và hủy hồ sơ kiểm toán điện tử tuân
thủ theo Quyết định số 93/QĐ-KTNN ngày 17/02/2023 của Tổng Kiểm toán nhà nước
ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Kiểm toán nhà nước và Quyết định
số 11/2023/QĐ-KTNN. Sau khi kết thúc thời gian lưu trữ hồ sơ kiểm toán theo quy
định, hồ sơ kiểm toán điện tử sẽ chuyển sang hình thức lưu trữ trên thiết bị
lưu trữ lâu dài.
Chương IV
KHAI THÁC HỒ SƠ KIỂM
TOÁN ĐIỆN TỬ
Điều 14. Quyền khai thác hồ sơ
kiểm toán điện tử của Lãnh đạo Kiểm toán nhà nước, Lãnh đạo đơn vị trực thuộc
Kiểm toán nhà nước
1. Tổng Kiểm toán nhà nước có quyền khai thác hồ sơ
kiểm toán điện tử, Báo cáo kiểm toán điện tử tất cả các cuộc kiểm toán của Kiểm
toán nhà nước.
2. Phó Tổng Kiểm toán nhà nước được quyền khai thác
hồ sơ kiểm toán điện tử các cuộc kiểm toán của các đơn vị theo phạm vi được
phân công phụ trách quản lý, Báo cáo kiểm toán điện tử tất cả các cuộc kiểm
toán của Kiểm toán nhà nước.
3. Lãnh đạo các đơn vị chủ trì cuộc kiểm toán được
quyền khai thác hồ sơ kiểm toán điện tử các cuộc kiểm toán do đơn vị chủ trì thực
hiện.
4. Lãnh đạo các Kiểm toán nhà nước chuyên ngành, Kiểm
toán nhà nước khu vực được quyền khai thác Báo cáo kiểm toán điện tử của tất cả
các cuộc kiểm toán của Kiểm toán nhà nước.
5. Vụ trưởng Vụ Chế độ và Kiểm soát chất lượng kiểm
toán được quyền khai thác hồ sơ kiểm toán điện tử, Báo cáo kiểm toán điện tử tất
cả các cuộc kiểm toán của Kiểm toán nhà nước.
6. Vụ trưởng Vụ Tổng hợp, Vụ trưởng Vụ Pháp chế được
quyền khai thác Báo cáo kiểm toán điện tử, hồ sơ giải quyết khiếu nại, kiến nghị
và khởi kiện trong hoạt động kiểm toán nhà nước điện tử của tất cả các cuộc kiểm
toán của Kiểm toán nhà nước.
7. Chánh Thanh tra Kiểm toán nhà nước được quyền
khai thác hồ sơ kiểm toán điện tử của các cuộc kiểm toán theo Kế hoạch thanh
tra hàng năm, Báo cáo kiểm toán điện tử của tất cả các cuộc kiểm toán của Kiểm
toán nhà nước.
8. Lãnh đạo các đơn vị trực thuộc khác có nhu cầu
khai thác hồ sơ kiểm toán điện tử, Báo cáo kiểm toán điện tử thực hiện trình Tổng
Kiểm toán nhà nước xem xét, phê duyệt (mẫu đăng ký theo Phụ lục I tại Quy chế
này).
Điều 15. Quyền khai thác hồ sơ
kiểm toán điện tử của công chức Kiểm toán nhà nước
1. Công chức là thành viên Đoàn kiểm toán được quyền
khai thác hồ sơ kiểm toán điện tử chung của Đoàn kiểm toán, hồ sơ kiểm toán điện
tử chi tiết của Tổ kiểm toán.
2. Công chức thuộc đơn vị chủ trì cuộc kiểm toán được
quyền khai thác hồ sơ kiểm toán điện tử của các cuộc kiểm toán do đơn vị chủ
trì thực hiện theo phạm vi Thủ trưởng đơn vị phê duyệt.
3. Công chức thuộc các Kiểm toán nhà nước chuyên
ngành, Kiểm toán nhà nước khu vực được quyền khai thác Báo cáo kiểm toán điện tử
của các cuộc kiểm toán của Kiểm toán nhà nước theo phạm vi Thủ trưởng đơn vị phê
duyệt.
4. Công chức thuộc Vụ Chế độ và Kiểm soát chất lượng
kiểm toán được quyền khai thác hồ sơ kiểm toán điện tử, Báo cáo kiểm toán điện
tử của các cuộc kiểm toán của Kiểm toán nhà nước theo phạm vi Thủ trưởng đơn vị
phê duyệt.
5. Công chức thuộc Vụ Tổng hợp, Vụ Pháp chế được
quyền khai thác Báo cáo kiểm toán điện tử, hồ sơ giải quyết khiếu nại, kiến nghị
và khởi kiện trong hoạt động kiểm toán nhà nước điện tử của các cuộc kiểm toán
của Kiểm toán nhà nước theo phạm vi Thủ trưởng đơn vị phê duyệt.
6. Công chức thuộc Thanh tra Kiểm toán nhà nước được
quyền khai thác hồ sơ kiểm toán điện tử của các cuộc kiểm toán theo Kế hoạch
thanh tra hàng năm, Báo cáo kiểm toán điện tử của các cuộc kiểm toán của Kiểm
toán nhà nước theo phạm vi Thủ trưởng đơn vị phê duyệt.
7. Công chức đơn vị trực thuộc khác có nhu cầu khai
thác hồ sơ kiểm toán điện tử, Báo cáo kiểm toán điện tử thực hiện báo cáo Thủ
trưởng đơn vị, trình Tổng Kiểm toán nhà nước xem xét, phê duyệt.
Điều 16. Quyền và trách nhiệm
của các đơn vị đối với hồ sơ kiểm toán trong trường hợp hoán đổi, thay đổi lĩnh
vực, địa bàn kiểm toán
1. Trường hợp hoán đổi, thay đổi địa bàn, lĩnh vực
kiểm toán theo quy định tại Quyết định số 02/2022/QĐ-KTNN ngày 03/11/2022 của Tổng
Kiểm toán nhà nước ban hành quy định theo dõi, kiểm tra việc thực hiện kết luận,
kiến nghị kiểm toán của Kiểm toán nhà nước, Thủ trưởng đơn vị được giao phụ
trách lĩnh vực, địa bàn cũ và Thủ trưởng đơn vị được giao tiếp quản phụ trách
lĩnh vực, địa bàn có quyền khai thác hồ sơ kiểm toán điện tử của các cuộc kiểm
toán thuộc lĩnh vực, địa bàn hoán đổi, thay đổi.
2. Công chức thuộc đơn vị được giao phụ trách lĩnh
vực, địa bàn cũ và đơn vị được giao tiếp quản phụ trách lĩnh vực, địa bàn được
quyền khai thác hồ sơ kiểm toán điện tử, Báo cáo kiểm toán điện tử của các cuộc
kiểm toán của Kiểm toán nhà nước theo phạm vi được Thủ trưởng đơn vị phê duyệt.
3. Đơn vị được giao phụ trách lĩnh vực, địa bàn cũ
có trách nhiệm ký số đối với các hồ sơ kiểm toán điện tử bàn giao, gửi danh
sách hồ sơ kiểm toán của các cuộc kiểm toán cần bàn giao cho Cục Công nghệ
thông tin để Cục Công nghệ thông tin phân quyền khai thác hồ sơ kiểm toán điện
tử cho đơn vị được giao tiếp quản phụ trách lĩnh vực, địa bàn.
Chương V
TRÁCH NHIỆM CỦA ĐƠN VỊ,
CÁ NHÂN
Điều 17. Trách nhiệm của đơn vị
trực thuộc Kiểm toán nhà nước
1. Thực hiện quản lý, khai thác và sử dụng phần mềm
theo quy định tại Quy chế này.
2. Trong quá trình thực hiện nếu có khó khăn, vướng
mắc, đề xuất yêu cầu điều chỉnh, bổ sung chức năng của phần mềm, các đơn vị phản
ánh về Cục Công nghệ thông tin để tổng hợp, báo cáo Tổng Kiểm toán nhà nước xem
xét, quyết định.
3. Vụ Chế độ và Kiểm soát chất lượng kiểm toán chủ
trì, phối hợp với Cục Công nghệ thông tin kiểm tra, đôn đốc các đơn vị trong việc
số hóa hồ sơ kiểm toán theo quy định của Quy chế này. Định kỳ báo cáo Tổng Kiểm
toán nhà nước về tình hình số hóa hồ sơ kiểm toán của các đơn vị.
4. Vụ Tổng hợp chủ trì, phối hợp với Cục Công nghệ
thông tin kiểm tra, đôn đốc các đơn vị trong việc số hóa Báo cáo kiểm toán theo
quy định của Quy chế này. Định kỳ báo cáo Tổng Kiểm toán nhà nước về tình hình
số hóa Báo cáo kiểm toán của các đơn vị.
5. Trường Đào tạo và bồi dưỡng nghiệp vụ kiểm toán
chủ trì, phối hợp với Cục Công nghệ thông tin tổ chức đào tạo hướng dẫn sử dụng
phần mềm khi có yêu cầu của các đơn vị.
6. Văn phòng Kiểm toán nhà nước chủ trì, phối hợp với
Cục Công nghệ thông tin tham mưu, đề xuất Tổng Kiểm toán nhà nước trong việc bố
trí kinh phí đảm bảo duy trì hoạt động, nâng cấp, mở rộng phần mềm, số hóa hồ
sơ (nếu có), bổ sung hạ tầng kỹ thuật để đảm bảo phần mềm hoạt động an toàn, ổn
định, hiệu quả.
7. Thủ trưởng đơn vị trực thuộc Kiểm toán nhà nước
có trách nhiệm gửi văn bản đến Cục Công nghệ thông tin để đề nghị tạm dừng quyền
truy cập khi phát hiện công chức của đơn vị mình vi phạm quy định trong quá
trình sử dụng hoặc đối với các công chức có hành vi vi phạm pháp luật trong hoạt
động kiểm toán từ thời điểm phát hiện hành vi vi phạm pháp luật.
8. Đơn vị trực thuộc có trách nhiệm triển khai thực
hiện các nội dung của Quy chế này đến công chức của đơn vị, tổ chức kiểm tra,
đôn đốc việc tạo lập, số hóa và khai thác, sử dụng thông tin phục vụ công tác
quản lý, nghiệp vụ theo đúng quy định của Quy chế này. Hàng năm (hoặc đột xuất)
có trách nhiệm báo cáo Tổng Kiểm toán nhà nước (qua Cục Công nghệ thông tin)
tình hình sử dụng phần mềm theo quy định tại Quyết định số 1934/QĐ-KTNN ngày
17/11/2021 của Tổng Kiểm toán nhà nước ban hành Bộ tiêu chí và phương pháp đánh
giá mức độ ứng dụng công nghệ thông tin của Kiểm toán nhà nước.
Điều 18. Trách nhiệm của Cục
Công nghệ thông tin
1. Quản lý, vận hành phần mềm đảm bảo hoạt động hiệu
quả, ổn định, liên tục, an toàn và bảo mật thông tin theo quy định tại Quy chế
này.
2. Tiếp nhận, xử lý và tổng hợp yêu cầu của các đơn
vị trực thuộc Kiểm toán nhà nước trong quá trình khai thác, sử dụng phần mềm;
phân tích, đánh giá các yêu cầu và trình Tổng Kiểm toán nhà nước thực hiện nâng
cấp, mở rộng phần mềm (nếu cần thiết).
3. Phối hợp với các đơn vị liên quan tổ chức đào tạo,
hướng dẫn sử dụng phần mềm (khi có yêu cầu).
4. Chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan
nghiên cứu, đề xuất giải pháp và kinh phí duy trì hoạt động, nâng cấp, phát triển
phần mềm, bổ sung hạ tầng kỹ thuật để đảm bảo phần mềm hoạt động an toàn, ổn định,
hiệu quả.
5. Nghiên cứu, đề xuất, triển khai áp dụng giải
pháp thực hiện được quy định của Quy chế này. Xây dựng các báo cáo, thống kê phục
vụ công tác kiểm tra, đôn đốc việc số hóa Hồ sơ kiểm toán điện tử, Báo cáo kiểm
toán điện tử của các đơn vị.
6. Định kỳ hàng năm (hoặc đột xuất) tổng hợp báo
cáo Tổng Kiểm toán nhà nước tình hình quản lý, khai thác và sử dụng phần mềm.
7. Thực hiện quản trị và hỗ trợ các đơn vị sử dụng
phần mềm, thông báo cho các đơn vị về sự cố hoặc nguy cơ xảy ra sự cố hoặc lịch
bảo trì, nâng cấp hệ thống có ảnh hưởng đến việc quản lý và sử dụng phần mềm; tổ
chức thực hiện quy trình khắc phục khi sự cố xảy ra.
8. Kiểm tra và đề xuất giải pháp đảm bảo an toàn và
bảo mật dữ liệu theo quy định hiện hành.
9. Tổ chức kiểm tra, giám sát, theo dõi việc khai
thác, sử dụng phần mềm và đánh giá định kỳ (năm) theo Bộ tiêu chí và phương
pháp đánh giá mức độ ứng dụng công nghệ thông tin của Kiểm toán nhà nước.
10. Định kỳ tổ chức sao lưu dữ liệu của phần mềm
theo quy định. Tổ chức việc tích hợp, đồng bộ dữ liệu có liên quan giữa hệ thống
các phần mềm.
Điều 19. Trách nhiệm của cá
nhân
Công chức Kiểm toán nhà nước và các cá nhân được cấp
quyền có trách nhiệm khai thác, sử dụng phần mềm đúng mục đích, nhiệm vụ được
phân công và tuân thủ các quy định tại Quy chế này và Quy chế quản lý, sử dụng
hệ thống mạng Kiểm toán nhà nước ban hành kèm theo Quyết định số 1173/QĐ-KTNN
ngày 27/7/2015 của Tổng Kiểm toán nhà nước. Đồng thời kịp thời thông báo tới bộ
phận quản trị phần mềm ngay khi xảy ra các trường hợp sau:
1. Gặp các sự cố không thể truy cập vào phần mềm hoặc
gặp lỗi phần mềm, các vướng mắc phát sinh trong quá trình sử dụng.
2. Phát hiện nguy cơ bị phá hoại hoặc bị đăng nhập
trái phép.
3. Phát hiện nguy cơ lộ thông tin tài khoản hoặc dữ
liệu.
4. Quên hoặc mất mật khẩu.
5. Đề xuất cải tiến, hoàn thiện phần mềm.
6. Phát hiện quy định tại Quy chế này mâu thuẫn hoặc
trái tại các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan.
Điều 20. Xử lý vi phạm
Các đơn vị, tổ chức, cá nhân có hành vi vi phạm quy
định của Quy chế này, tùy theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý kỷ luật, xử
lý vi phạm hành chính hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự, nếu gây thiệt hại
thì phải bồi thường theo quy định của Kiểm toán nhà nước và quy định pháp luật
có liên quan.
Chương VI
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 21. Tổ chức thực hiện
Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Kiểm toán nhà nước,
các tổ chức, cá nhân có liên quan có trách nhiệm tổ chức thực hiện Quy chế này;
trong quá trình thực hiện nếu phát sinh vấn đề mới hoặc khó khăn, vướng mắc,
các đơn vị phản ánh kịp thời về Cục Công nghệ thông tin để tham mưu Tổng Kiểm
toán nhà nước xem xét, chỉ đạo, xử lý./.
PHỤ LỤC I
MẪU ĐỀ NGHỊ KHAI THÁC HỒ SƠ KIỂM TOÁN ĐIỆN TỬ
(Kèm theo Quyết định số 1448/QĐ-KTNN ngày 07/8/2024 của Tổng Kiểm toán nhà
nước)
|
KIỂM TOÁN NHÀ NƯỚC
<TÊN ĐƠN VỊ>
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
|
……….,
ngày tháng năm
|
Kính gửi: Cục Công
nghệ thông tin
<<Tên đơn vị trực thuộc Kiểm toán nhà nước>>
đề nghị Cục Công nghệ thông tin cấp quyền khai thác hồ sơ kiểm toán điện tử
theo các thông tin như sau:
|
TT
|
Đơn vị chủ trì
kiểm toán
|
Tên cuộc kiểm
toán
|
Số Quyết định
|
Thời gian khai
thác
|
Họ và tên
|
Tên đăng nhập
|
Chức vụ
|
Quyền khai thác
|
Ghi chú
|
|
Bắt đầu
|
Kết thúc
|
|
|
|
|
|
|
1
|
|
|
|
|
|
|
|
|
□ Xem hồ sơ
□ In hồ sơ
□ Tải hồ sơ
|
|
Cam kết của đơn vị khai thác hồ sơ
Cá nhân của đơn vị khi được cấp quyền khai thác hồ
sơ phải sử dụng đúng mục đích, có trách nhiệm bảo mật thông tin của hồ sơ được khai
thác và sử dụng tài khoản theo đúng quy định của Kiểm toán nhà nước.
Cá nhân được cấp tài khoản và Thủ trưởng đơn vị chịu
trách nhiệm trước Lãnh đạo Kiểm toán nhà nước và pháp luật nếu xảy ra thất
thoát thông tin, dữ liệu trong quá trình khai thác hồ sơ kiểm toán điện tử./.
|
Ý KIẾN CHỈ ĐẠO
CỦA LÃNH ĐẠO
KIỂM TOÁN NHÀ NƯỚC
|
LÃNH ĐẠO ĐƠN VỊ
(Ký, ghi rõ họ và tên)
|