|
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO
TẠO
--------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
----------------
|
|
Số: 2500/QĐ-BGDĐT
|
Hà Nội, ngày 24
tháng 03 năm 2009
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN
HÀNH QUY CHẾ TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC VĂN THƯ
BỘ TRƯỞNG BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
Căn cứ Nghị định số 178/2007/NĐ-CP ngày
03/12/2007 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ
chức của Bộ, cơ quan ngang Bộ;
Căn cứ Nghị định số 32/2008/NĐ-CP ngày
19/3/2008 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ
chức của Bộ Giáo dục và Đào tạo;
Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày
08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư;
Căn cứ Quyết định số 7939/QĐ-BGDĐT ngày
20/11/2008 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo về việc quy định chức năng ,
nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của các đơn vị thực hiện chức năng quản lý nhà nước
thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo;
Xét đề nghị của Chánh Văn phòng Bộ,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban
hành kèm theo Quyết định này Quy chế tổ chức hoạt động công tác văn thư tại cơ
quan Bộ Giáo dục và Đào tạo.
Điều 2. Quyết
định này có hiệu lực kể từ ngày ký ban hành.
Điều 3. Các
ông (bà): Chánh Văn phòng, Chánh Thanh tra, Vụ trưởng, Cục trưởng, Thủ trưởng
các đơn vị thuộc cơ quan Bộ Giáo dục và Đào tạo chịu trách nhiệm thi hành Quyết
định này./.
|
Nơi nhận:
- Như
Điều 3;
- Bộ trưởng (để b/c);
- Các Thứ trưởng (để b/c);
- Gửi đăng Website Bộ GDĐT;
- Lưu: VT, VP.
|
KT. BỘ TRƯỞNG
THỨ TRƯỞNG
Phạm Vũ Luận
|
QUY CHẾ
TỔ
CHỨC HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC VĂN THƯ
(Ban hành kèm theo Quyết định số 2500/QĐ-BGDĐT ngày 24 tháng 3 năm 2009 của
Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo)
Chương 1.
QUY ĐỊNH
CHUNG
Điều 1. Phạm vi áp
dụng và đối tượng điều chỉnh
1. Quy chế này quy định về nguyên tắc, nội
dung, trách nhiệm và tổ chức hoạt động công tác văn thư; quy định về trình tự,
thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và
bản sao văn bản của cơ quan Bộ Giáo dục và Đào tạo.
2. Quy chế tổ chức hoạt động công tác văn thư
được áp dụng thống nhất trong tất cả các đơn vị, tổ chức có chức năng quản lý
nhà nước thuộc cơ quan Bộ Giáo dục và Đào tạo (sau đây được gọi tắt là các đơn
vị thuộc cơ quan Bộ).
Điều 2. Nội dung của
công tác văn thư
Công tác văn thư là một hoạt động nghiệp vụ
phục vụ cho công tác quản lý nhà nước trong lĩnh vực giáo dục và đào tạo. Nội
dung của công tác văn thư bao gồm: soạn thảo văn bản, ban hành văn bản, sao văn
bản, quản lý văn bản đến, quản lý văn bản đi, quản lý và sử dụng con dấu, lập
hồ sơ công việc và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan Bộ.
Điều
3. Trách nhiệm quản lý
1. Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo chịu
trách nhiệm quản lý nhà nước về công tác văn thư, chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng
dụng khoa học kỹ thuật và công nghệ thông tin vào công tác văn thư của cơ quan.
2. Chánh Văn phòng Bộ có nhiệm vụ giúp Bộ
trưởng thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác văn thư; trực tiếp chỉ
đạo, tổ chức thực hiện công tác văn thư tại cơ quan Bộ theo các quy định hiện
hành của Nhà nước.
3. Thủ trưởng các đơn vị thuộc cơ quan Bộ có
trách nhiệm tổ chức, chỉ đạo, kiểm tra và quản lý công tác văn thư của đơn vị
mình theo đúng các quy định hiện hành của Nhà nước về công tác văn thư.
4. Phòng Hành chính thuộc Văn phòng Bộ có
chức năng giúp Chánh Văn phòng quản lý, tổ chức thực hiện công tác văn thư của
cơ quan Bộ Giáo dục và Đào tạo.
5. Mỗi cán bộ, công chức trong quá trình giải
quyết công việc có liên quan đến công tác văn thư phải thực hiện nghiêm chỉnh
quy chế này và các quy định hiện hành của Nhà nước về công tác văn thư.
Điều 4. Tổ chức văn
thư cơ quan Bộ Giáo dục và Đào tạo
1. Văn thư cơ quan Bộ Giáo dục và Đào tạo là
một bộ phận của Phòng Hành chính thuộc Văn phòng Bộ. Văn thư cơ quan Bộ có
nhiệm vụ giúp Chánh Văn phòng và Trưởng phòng Hành chính quản lý và tổ chức các
hoạt động về công tác văn thư theo các quy định hiện hành, đồng thời thực hiện
chức năng văn thư của Văn phòng Bộ.
2. Các đơn vị thực hiện chức năng quản lý nhà
nước thuộc cơ quan Bộ có tài khoản riêng, có con dấu riêng phải tổ chức bộ phận
văn thư chuyên trách.
3. Các đơn vị, tổ chức khác thuộc cơ quan Bộ
phải bố trí cán bộ làm công tác văn thư theo chế độ kiêm nhiệm.
Điều 5. Trình độ
chuyên môn, nghiệp vụ của cán bộ văn thư
Cán bộ văn thư của cơ quan Bộ Giáo dục và Đào
tạo và các đơn vị có tài khoản riêng và con dấu riêng thuộc cơ quan Bộ phải có
một trong các trình độ chuyên môn, nghiệp vụ sau:
1. Bằng tốt nghiệp đại học; có chứng chỉ
nghiệp vụ văn thư, lưu trữ.
2. Có bằng trung cấp chuyên ngành văn thư,
lưu trữ hoặc tương đương trở lên.
Hàng năm, cán bộ, công chức làm công tác văn
thư được đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ.
Điều 6. Kinh phí cho
hoạt động văn thư
1. Kinh phí dùng cho công tác văn thư được sử
dụng từ nguồn ngân sách của Bộ Giáo dục và Đào tạo. Các đơn vị phải dự trù kinh
phí cho công tác văn thư và đưa vào kế hoạch tài chính hàng năm.
2. Kinh phí, trang bị thiết bị kỹ thuật
chuyên dùng phục vụ cho công tác văn thư của cơ quan do Chánh Văn phòng đề
xuất. Sử dụng và quản lý kinh phí dùng cho hoạt động văn thư được thực hiện
theo các quy định hiện hành của nhà nước.
Điều 7. Bảo vệ bí mật
trong công tác văn thư
Mọi hoạt động trong lĩnh vực công tác văn thư
của Bộ Giáo dục và Đào tạo phải thực hiện đúng quy định của pháp luật về bảo vệ
bí mật nhà nước.
Chương 2.
SOẠN
THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN, SAO VĂN BẢN
Điều 8. Hình thức văn
bản
1. Văn bản quy phạm pháp luật về giáo dục và
đào tạo là văn bản thuộc thẩm quyền ký ban hành của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và
Đào tạo, bao gồm: thông tư, thông tư liên tịch.
2. Văn bản hành chính
bao gồm: chỉ thị, quyết định, chương trình, kế hoạch, đề án, phương án, báo cáo,
biên bản, tờ trình, công văn, thông cáo, thông báo, công điện, hợp đồng, giấy
chứng nhận, giấy nghỉ phép, giấy uỷ quyền, giấy ủy nhiệm, giấy mời, giấy giới
thiệu, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu nhắc việc, phiếu gửi, phiếu
chuyển.
3. Văn bản chuyên ngành trong lĩnh vực giáo
dục và đào tạo do Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo quy định sau khi thỏa thuận,
thống nhất với Bộ trưởng Bộ Nội vụ.
Điều 9. Thể thức, kỹ
thuật, phông chữ trình bày văn bản
Thể thức, kỹ thuật, phông chữ trình bày văn
bản phải được thực hiện theo các quy định hiện hành của Nhà nước và các quy
định của Quy chế này.
Điều 10. Quốc hiệu
Quốc hiệu được ghi trên văn bản với 2 dòng
chữ in đậm. Dưới dòng chữ thứ hai có gạch chân bằng nét liền mảnh:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
_____________
Điều 11. Tên cơ quan,
đơn vị tổ chức ban hành văn bản
1. Tên cơ quan Bộ Giáo dục và Đào tạo phải
được ghi đầy đủ theo tên gọi chính thức căn cứ theo quyết định thành lập, in
hoa, tô đậm, gạch chân bằng nét liền mảnh:
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO
TẠO
_______________
2. Tên đơn vị thuộc Bộ được sử dụng con dấu
riêng, có thẩm quyền ban hành văn bản được ghi đầy đủ theo tên gọi chính thức
trong quyết định thành lập, in hoa, đậm và được ghi bên dưới tên của Bộ Giáo
dục và Đào tạo (đơn vị chủ quản trực tiếp cấp trên). Tên của cơ quan Bộ Giáo
dục và Đào tạo in hoa, không đậm; dưới tên đơn vị gạch chân bằng nét liền mảnh,
ví dụ:
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO
TẠO
CỤC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
__________________
3. Tên viết tắt của Bộ Giáo dục và Đào tạo
trong ký hiệu văn bản là BGDĐT. Tên viết tắt của các đơn vị thuộc cơ quan Bộ
được áp dụng theo quy định tại phụ lục số III ban
hành kèm theo Quy chế này.
Điều 12. Số, ký hiệu
văn bản
Số, ký hiệu của văn bản quy phạm pháp luật,
văn bản hành chính do Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành được thực hiện như sau:
1. Văn bản quy phạm pháp luật của Bộ Giáo dục
và Đào tạo ban hành nhất thiết phải ghi năm ban hành văn bản. Chữ viết tắt tên
loại văn bản (ký hiệu văn bản) được ghi tại phụ lục số
II ban hành kèm theo Quy chế này.
2. Cách ghi số, ký hiệu, năm ban hành của văn
bản quy phạm pháp luật: Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, sau từ “Số”
có dấu hai chấm (:), tiếp đến là số đăng ký văn bản, năm ban hành văn bản, ký
hiệu văn bản. Giữa số đăng ký, năm ban hành và ký hiệu văn bản là dấu gạch chéo
(/); giữa các nhóm từ ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-) không dấu cách. Ví
dụ:
Số: 02/2009/TT-BGDĐT
3. Trường hợp thông tư liên tịch do Bộ Giáo
dục và Đào tạo chủ trì soạn thảo thì số của thông tư liên tịch được ghi theo số
thứ tự văn bản quy phạm pháp luật của Bộ Giáo dục và Đào tạo. Sau ký hiệu tên
loại văn bản ghi chữ viết tắt tên cơ quan Bộ Giáo dục và Đào tạo (ghi trước),
tiếp đến là chữ viết tắt tên cơ quan phối hợp (ghi sau); giữa các nhóm từ viết
tắt trong ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-) không dấu cách. ví dụ:
Số:
02/2009/TTLT-BGDĐT- ...(BNV)...
3. Quy định ghi số, ký hiệu của quyết định,
chỉ thị và các loại văn bản hành chính có tên loại khác bao gồm: từ “Số” được
trình bày bằng chữ in thường. Sau từ “Số” có dấu hai chấm (:), tiếp đến ghi số
văn bản, gạch chéo “/”, chữ viết tắt tên loại văn bản, gạch ngang “-”, chữ viết
tắt tên Bộ Giáo dục và Đào tạo “BGDĐT”, không dấu cách. Ví dụ:
Quyết định Số:
01/QĐ-BGDĐT
Chỉ thị Số:
01/CT-BGDĐT
5. Cách ghi số, ký hiệu của công văn bao gồm:
từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường; sau từ “Số” có dấu hai chấm (:),
tiếp đến ghi số văn bản, gạch chéo “/”, chữ viết tắt (tên) Bộ Giáo dục và Đào
tạo “BGDĐT”, gạch ngang “-”, tên viết tắt đơn vị soạn thảo hoặc chủ trì soạn
thảo, không dấu cách. ví dụ:
Số: 01/BGDĐT-VP
Điều 13. Địa danh và
ngày, tháng, năm ban hành văn bản
1. Địa danh trên văn bản của cơ quan Bộ Giáo
dục và Đào tạo ban hành được ghi là Hà Nội.
2. Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày,
tháng, năm văn bản được ký ban hành. Ngày, tháng, năm ban hành văn bản được ghi
bằng chữ số Ả - Rập và ghi đầy đủ các chữ số ngày … tháng … năm …. Đối với
những chữ số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và các tháng một, tháng hai phải ghi thêm chữ
số 0 ở phía trước.
Địa danh, ngày, tháng, năm ban hành văn bản
được trình bày bằng kiểu chữ in thường, nghiêng, không đậm;
Hà Nội, ngày
tháng năm 200...
3. Địa danh ghi trên văn bản của các đơn vị
có chức năng quản lý nhà nước trực thuộc cơ quan Bộ, có tài khoản riêng và con
dấu riêng, được ghi:
a. Văn bản ký thừa lệnh Bộ trưởng: Đóng dấu
quốc huy của Bộ, ghi Hà Nội.
b. Văn bản ký theo chức năng, nhiệm vụ được
phân công, đóng dấu của đơn vị: Ghi theo địa danh tỉnh, thành phố, nơi đóng trụ
sở chính của đơn vị.
Điều 14. Tên loại và
trích yếu nội dung văn bản
1. Văn bản quy phạm pháp luật; văn bản hành
chính của Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành phải ghi rõ tên loại.
2. Công văn của Bộ Giáo dục và Đào tạo ban
hành nhất thiết phải ghi trích yếu. Trích yếu nội dung văn bản là một câu ngắn
gọn hoặc một cụm từ, phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản.
Điều 15. Nội dung, bố
cục văn bản
Nội dung văn bản là thành phần chủ yếu, trọng
tâm của một văn bản, thể hiện các vấn đề có tính quy phạm (đối với văn bản quy
phạm pháp luật), các quy định, các yêu cầu được đặt ra.
1. Nội dung văn bản của Bộ Giáo dục và Đào
tạo ban hành phải bảo đảm những yêu cầu cơ bản sau:
a. Phù hợp với các quy định hiện hành về hình
thức văn bản;
b. Phù hợp với đường lối, chủ trương của
Đảng, chính sách pháp luật của nhà nước có liên quan đến lĩnh vực giáo dục và
các chủ trương, chỉ đạo của Bộ giáo dục và Đào tạo;
c. Các quy phạm pháp luật, các quy định hay
các vấn đề, sự việc phải được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác;
d. Sử dụng ngôn ngữ viết, cách thức diễn đạt
đơn giản, dễ hiểu;
đ. Dùng từ ngữ tiếng Việt phổ thông, không
dùng từ ngữ địa phương; Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung
thì phải được giải thích trong văn bản. Trong trường hợp thực sự cần thiết có
thể dùng từ ngữ nước ngoài thì dùng từ nguyên bản;
e. Không viết tắt những từ, cụm từ không
thông dụng. Đối với những từ, cụm từ được sử dụng nhiều lần trong văn bản thì
có thể viết tắt nhưng các chữ viết tắt lần đầu của từ, cụm từ phải được đặt
trong ngoặc đơn ngay sau từ, cụm từ đó;
g. Viết hoa trong văn bản của Bộ Giáo dục và
Đào tạo ban hành được thực hiện đúng cách viết thông dụng trong ngữ pháp và
chính tả tiếng Việt phổ thông và những quy định viết hoa được quy định tại điều
khoản 6, điều 22 của Quy chế này.
h. Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan,
phải ghi đầy đủ tên loại; số, ký hiệu văn bản, ngày, tháng, năm ban hành văn
bản, tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, trích yếu nội dung văn bản (trừ
trường hợp đối với luật và pháp lệnh); trong các lần viện dẫn tiếp theo, có thể
ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó.
2. Bố cục của văn bản do Bộ Giáo dục và Đào
tạo ban hành được bố trí các thành phần thể thức văn bản theo Phụ lục số I, mẫu trình bày văn bản theo Phụ lục số IV,
Phụ lục số V ban hành hành kèm theo Quy chế này.
Điều 16. Chức vụ, họ
tên và chữ ký của người có thẩm quyền
1. Quyền hạn của người ký được thực hiện như
sau:
a. Trường hợp ký thay thủ trưởng cơ quan, tổ
chức thì phải ghi chữ viết tắt “KT.” (ký thay) vào trước chức vụ, sau dấu chấm
“.” có dấu cách. Thẩm quyền được ký thay văn bản là người cấp phó của người
đứng đầu cơ quan, tổ chức và được ghi như sau:
|
KT. BỘ TRƯỞNG
|
KT. CỤC TRƯỞNG
|
KT. CHÁNH THANH TRA
|
b. Trường hợp văn bản ký thừa lệnh thủ trưởng
cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” (thừa lệnh) vào trước chức vụ,
sau dấu chấm có dấu cách, ví dụ.
|
TL. BỘ TRƯỞNG
VỤ TRƯỞNG VỤ PHÁP CHẾ
|
TL. BỘ TRƯỞNG
CHÁNH VĂN PHÒNG
|
c. Trường hợp ký thừa uỷ quyền thì phải ghi
chữ viết tắt “TUQ.” (thừa uỷ quyền) vào trước chữ Bộ trưởng, sau dấu chấm có
dấu cách. Ghi rõ chức danh, tên đơn vị, tổ chức của người ký thừa ủy quyền.
Người được ký thừa uỷ quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký, ví dụ:
TUQ. BỘ TRƯỞNG
VỤ TRƯỞNG VỤ TỔ CHỨC CÁN BỘ
2. Chức vụ của người ký
a. Chức vụ ghi trên văn bản của Bộ Giáo dục
và Đào tạo ban hành là chức danh chính thức của người ký. Văn bản do Bộ trưởng
ký ban hành ghi “Bộ trưởng”, văn bản ký thay ghi “Thứ trưởng”, không ghi lại
tên cơ quan Bộ Giáo dục và Đào tạo; trừ các văn bản liên tịch, văn bản do hai
hay nhiều cơ quan, tổ chức ban hành;
|
BỘ TRƯỞNG
|
KT. BỘ TRƯỞNG
THỨ TRƯỞNG
|
b. Chức vụ ghi trên văn bản ký thừa lệnh Bộ
trưởng phải ghi đầy đủ chức danh lãnh đạo chính thức và tên đơn vị, tổ chức, ví
dụ:
|
TL. BỘ TRƯỞNG
VỤ TRƯỞNG VỤ PHÁP CHẾ
|
TL. BỘ TRƯỞNG
CHÁNH VĂN PHÒNG
|
Trường hợp cần thiết, người được ký thừa lệnh
văn bản hành chính có thể ủy nhiệm để cấp phó của người đứng đầu ký thay; chức
vụ ghi trên văn bản ký thay phải ghi đầy đủ chức danh lãnh đạo chính thức,
không ghi lại tên của đơn vị tổ chức, ví dụ:
TL. BỘ TRƯỞNG
KT. VỤ TRƯỞNG VỤ PHÁP CHẾ
PHÓ VỤ TRƯỞNG
c. Chức vụ ghi trên văn bản do các tổ chức tư
vấn là Hội đồng, Ban chỉ đạo nhà nước thuộc lĩnh vực, phạm vi giáo dục và đào
tạo là chức danh lãnh đạo trong Ban hoặc Hội đồng của người ký văn bản.
- Hội đồng, Ban chỉ đạo không được phép sử
dụng con dấu của Bộ Giáo dục và Đào tạo ghi chức danh chính thức theo quyết
định thành lập Ban hoặc Hội đồng đó;
|
TM. HỘI ĐỒNG
CHỦ TỊCH
(Chữ ký, dấu của tổ chức)
Nguyễn Văn A
|
KT. TRƯỞNG BAN
PHÓ TRƯỞNG BAN
(Chữ ký, dấu của tổ chức)
Trần Văn B
|
- Trường hợp các Ban, Hội đồng được Bộ trưởng
cho phép sử dụng con dấu của cơ quan Bộ Giáo dục và Đào tạo thì người ký văn
bản ghi chức danh chính thức theo quyết định thành lập Ban hoặc Hội đồng đó,
đồng thời dưới chữ ký có thể ghi chức danh lãnh đạo trong cơ quan Bộ;
- Văn bản do Hội đồng hoặc Ban chỉ đạo nhà
nước ban hành mà lãnh đạo Bộ Giáo dục và Đào tạo làm Chủ tịch hoặc Phó Chủ
tịch; Trưởng ban hoặc Phó Trưởng ban được ghi như sau:
TM. HỘI ĐỒNG
CHỦ TỊCH
(Chữ
ký, dấu của Bộ)
BỘ TRƯỞNG BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
Nguyễn Văn A
KT. TRƯỞNG BAN
PHÓ TRƯỞNG BAN
(Chữ
ký, dấu của Bộ)
THỨ TRƯỞNG BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
Nguyễn Văn B
- Trường hợp văn bản của Hội đồng hoặc Ban
chỉ đạo nhà nước ban hành mà lãnh đạo Bộ Giáo dục và Đào tạo làm Trưởng ban
hoặc Chủ tịch Hội đồng và lãnh đạo các đơn vị thuộc cơ quan Bộ làm Phó Trưởng
ban hoặc Phó Chủ tịch Hội đồng thì chức danh của người ký văn bản được ghi như
sau;
|
TM. HỘI ĐỒNG
CHỦ TỊCH
(Chữ ký, dấu của Bộ)
THỨ TRƯỞNG
Trần Văn B
|
KT. TRƯỞNG BAN
PHÓ TRƯỞNG BAN
(Chữ ký, dấu của Bộ)
VỤ TRƯỞNG VỤ TỔ CHỨC CÁN BỘ
Lê Văn C
|
3. Họ và tên ghi trên văn bản bao gồm: họ,
tên đệm (nếu có) và tên của người có thẩm quyền ký, ban hành văn bản. Đối với
văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính do Bộ Giáo dục và Đào tạo ban
hành, trước họ tên của người ký, không ghi học hàm, học vị và các danh hiệu
danh dự khác. Trong trường hợp cần thiết khác, văn bản của các tổ chức nghiên
cứu khoa học có thể ghi thêm học hàm, học vị.
Điều 17. Dấu đóng
trên văn bản
Dấu đóng trên văn bản của Bộ Giáo dục và Đào
tạo ban hành được áp dụng theo điều 36, điều 39 của Quy chế này.
Điều 18. Nơi nhận
1. Nơi nhận xác định cụ thể những cơ quan, tổ
chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản. Nơi nhận phải ghi cụ thể, chính xác tên
từng cơ quan, tổ chức, cá nhân tại phần “kính gửi” và phần “nơi nhận” của văn
bản.
2. Căn cứ chức năng, nhiệm vụ được Bộ trưởng
giao và mối quan hệ công tác với các cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân có
liên quan; căn cứ yêu cầu giải quyết công việc, đơn vị, cá nhân soạn thảo hoặc
chủ trì soạn thảo văn bản có trách nhiệm đề xuất những cơ quan, tổ chức, đơn vị
và cá nhân nhận văn bản trình người ký văn bản quyết định.
3. Văn bản ký thừa uỷ quyền, ký thay, ký thừa
lệnh Thủ trưởng, cấp có thẩm quyền ký phải gửi văn bản Thủ trưởng cấp đó để báo
cáo: Văn bản do Thứ trưởng ký phải gửi Bộ trưởng để báo cáo; Văn bản do Thủ
trưởng đơn vị ký thừa lệnh Bộ trưởng thì phải gửi Bộ trưởng, Thứ trưởng phụ
trách để báo cáo.
4. Đối với văn bản có ghi tên loại: Nơi nhận
bao gồm từ “Nơi nhận” và phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân
nhận văn bản.
5. Đối với văn bản hành chính có nơi nhận,
phần “kính gửi” và “nơi nhận” được ghi như sau:
a. Từ “Kính gửi” được trình bày bằng chữ in
thường, sau từ kính gửi có dấu “:” không dấu cách. Sau dấu “:” là tên các cơ
quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân trực tiếp giải quyết công việc, chữ in
thường, đứng, không đậm;
- Văn bản gửi cho một đối tượng cụ thể
Kính gửi: Văn phòng Chính phủ
Kính gửi: Ông Nguyễn Văn A
- Văn bản gửi cho một hoặc một số nhóm đối
tượng nhất định, phần kính gửi được ghi chung, sau chữ cuối cùng của một đối
tượng hoặc một nhóm đối tượng có dấu “;”:
+ Gửi một nhóm đối tượng, được ghi:
Kính gửi: Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố
trực thuộc Trung ương
+ Gửi nhiều nhóm đối tượng, sau kính gửi
xuống hàng:
Kính gửi:
- Các Sở Giáo dục và Đào tạo;
- Các đơn vị trực thuộc Bộ;
- Các trường đại học, cao đẳng và trung cấp
chuyên nghiệp.
b. “Nơi nhận:” được trình bày bằng chữ in
thường, nghiêng, đậm; sau dấu “:” xuống hàng, phía dưới là “- Như trên;” và tên
các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân có liên quan khác để báo cáo (để
b/c); để phối hợp (để p/h); để thực hiện (để t/h); để Lưu: VT, …) và được in
thường, đứng, không đậm:
|
Nơi nhận:
- Như trên;
- Lãnh đạo Bộ (để b/c);
- (Các đơn vị) Vụ ...; Cục… (để t/h);
- Lưu: VT, đơn vị chủ trì soạn thảo.
|
|
Điều 19. Mức độ khẩn,
mật
1. Mức độ khẩn, dấu chỉ độ khẩn.
a. Văn bản của Bộ Giáo dục và Đào tạo được
xác định 3 mức độ khẩn: Hỏa tốc, Thượng khẩn, Khẩn.
b. Căn cứ tính chất, mức độ cần được chuyển
phát nhanh, văn bản được xác định theo độ khẩn cần thiết.
c. Trường hợp văn bản có tính chất khẩn, đơn
vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất độ khẩn, trình người có thẩm quyền ký
văn bản quyết định. Khi đó, văn bản được đóng dấu độ khẩn tương ứng được quy
định tại khoản a, điều này.
2. Mật, dấu chỉ độ
mật:
a. Văn bản của Bộ Giáo dục và Đào tạo ban
hành có nội dung nằm trong các phạm vi quy định tại điều 1,
Quyết định số 32/2005/QĐ-TTg ngày 07/02/2005 của Thủ tướng Chính phủ về
danh mục bí mật nhà nước độ “Tối mật” trong ngành giáo dục phải được đóng dấu
“Tối mật”.
b. Văn bản của Bộ Giáo dục và Đào tạo ban
hành có nội dung nằm trong các phạm vi quy định tại điều 1
Quyết định số 160/2005/QĐ-BCA(A11) ngày 23/02/2005 của Bộ trưởng Bộ Công an
về danh mục bí mật nhà nước độ “Mật” trong ngành giáo dục phải được đóng dấu
“Mật”.
c. Việc xác định và yêu cầu đóng dấu độ tuyệt
mật, tối mật, mật và dấu thu hồi đối với văn bản có nội dung bí mật nhà nước
phải được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
Điều 20. Các thành
phần thể thức khác
Các thành phần thể thức khác của văn bản bao
gồm:
1. Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-mail;
địa chỉ trên mạng (Website); số điện thoại, số Telex, số Fax đối với công văn,
công điện, giấy giới thiệu, giấy mời, phiếu gửi, phiếu chuyển để tạo điều kiện
thuận lợi cho việc liên hệ.
2. Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành như “trả
lại sau khi họp (hội nghị)”, “xem xong trả lại”, “lưu hành nội bộ” đối với
những văn bản có phạm vi, đối tượng phổ biến, sử dụng hạn chế hoặc chỉ dẫn về
dự thảo văn bản như “dự thảo” hay “dự thảo lần ...”; có thể được đánh máy hoặc
dùng con dấu khắc sẵn để đóng lên văn bản hoặc dự thảo văn bản.
3. Những văn bản cần được quản lý chặt chẽ về
số lượng bản phát hành thì ghi ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành
vào phía cuối dòng lưu của nơi nhận hoặc dòng cuối cùng của các trang văn bản.
4. Khi văn bản có phụ lục kèm theo thì trong
văn bản phải có chỉ dẫn “Phụ lục kèm theo”. Phụ lục kèm theo văn bản phải được
trình bày trên trang giấy riêng và được thực hiện theo thể thức trình bày như
sau:
- Từ “Phụ lục” căn giữa trang, ghi bằng chữ
in thường, đậm; văn bản có từ hai phụ lục trở lên phải ghi số thứ tự “Phụ lục
số ……….”, số thự tự phụ lục được đánh bằng chữ số La Mã; tiêu đề (tên) của phụ
lục ghi bằng chữ in hoa, đứng, đậm; phía dưới tên của phụ lục ghi trong dấu
ngoặc đơn kèm theo văn bản số …../ ….., ngày/ tháng/ năm đơn vị, tổ chức ban
hành văn bản.
PHỤ LỤC
DANH SÁCH CÁN BỘ,
CÔNG CHỨC
(Kèm theo văn bản số:
…./ngày/tháng/năm của …….)
- Sau chữ cuối cùng của bản phụ lục hoặc dưới
dòng chữ cuối cùng của bản phụ lục có chữ ký nhỏ của Thủ trưởng đơn vị soạn
thảo văn bản; trong trường hợp đặc biệt là chữ ký nhỏ của người ký văn bản.
- Số trang: phụ lục gồm nhiều trang nhất
thiết phải được đánh số thứ tự của từng trang. Số thứ tự của trang được ghi
bằng chữ số Ả-rập. Đối với văn bản có nhiều phụ lục thì số trang của phụ lục
được đánh riêng theo từng phụ lục.
5. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
chuyên ngành; văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài: Do
các đơn vị đề xuất, Văn phòng chịu trách nhiệm điều chỉnh hoặc thống nhất ý
kiến với các đơn vị về từng thể loại cụ thể, sau đó trao đổi, thống nhất với Bộ
Nội vụ và trình Bộ trưởng ký quyết định quy định cụ thể về thể thức và kỹ thuật
trình bày các loại văn bản này.
Điều 21. Sao văn bản
1. Các hình thức sao văn bản bao gồm: sao y
bản chính, sao lục và trích sao.
a. “Sao y bản chính” là bản sao từ văn bản
chính và được sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản kể cả chữ ký, con dấu,
nơi nhận.
b. "Sao lục" là bản sao đầy đủ,
chính xác nội dung của văn bản được thực hiện từ bản “Sao y bản chính”; có đầy
đủ 2 chữ ký, 2 con dấu và nơi nhận.
c. "Trích sao" là bản sao một phần
nội dung của văn bản và được thực hiện từ bản chính.
2. Thể thức bản sao
Bản sao văn bản phải có đủ các thể thức: ghi
rõ hình thức sao; tên cơ quan Bộ Giáo dục và Đào tạo; số và ký hiệu bản sao;
địa danh, ngày tháng, năm thực hiện bản sao; chữ ký, họ tên của người có thẩm
quyền sao; dấu của cơ quan Bộ; nơi nhận bản sao.
3. Quy định về bản sao
a. Ký hiệu bản sao:
- Sao y bản chính - ký hiệu: SY
- Sao lục - ký hiệu: SL
- Trích sao - ký hiệu: TS
b. Bản sao y bản chính, bản sao lục và bản
trích sao thực hiện theo đúng quy định tại Quy chế này có giá trị pháp lý như bản
chính.
c. Bản chụp cả dấu và chữ ký của văn bản (bản
photocopy) chỉ có giá trị thông tin, tham khảo. Khi gửi bản Photocopy kèm theo
văn bản chính thì trong văn bản chính phải ghi rõ “bản photocopy kèm theo”.
4. Kỹ thuật trình bày các thành phần thể thức
bản sao
a. Các thành phần thể thức bản sao được trình
bày trên cùng một trang giấy, ngay sau phần cuối cùng của văn bản được sao, là
một đường kẻ nét liền kéo dài hết chiều ngang của vùng trình bày văn bản. Dưới
đường nét kẻ liền là phần thể thức bản sao, gồm:
- Tên Bộ Giáo dục và Đào tạo được in hoa, chữ
đứng, in đậm;
- Tên bản sao in hoa, chữ đứng, in đậm;
- Số và ký hiệu bản sao: sau “Số:” là số bản
sao, nét gạch chéo “/”, ký hiệu bản sao, không dấu cách;
- Địa danh, ngày, tháng, năm thực hiện bản
sao;
- Chức danh của người có thẩm quyền ký bản
sao,
- Chữ ký, họ và tên của người ký;
- Con dấu của Bộ Giáo dục và Đào tạo;
- Nơi nhận bản sao.
b. Chức danh và chữ ký trên bản sao được áp
dụng theo khoản 1, khoản 2 điều 16 của quy chế này; con dấu được áp dụng theo
khoản 1, điều 36 và nơi nhận được thực hiện theo điểm b, khoản 4, điều 18 của
Quy chế này.
c. Vị trí trình bày các thành phần thể thức
bản sao trên trang giấy khổ A4 được thực hiện như sau:
|
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO
TẠO
--------
|
SAO Y BẢN CHÍNH
|
|
Số: /SY
|
Hà Nội, ngày ….
tháng …. năm 200….
|
|
Nơi nhận:
- Lãnh đạo Bộ;
- Các đơn vị …..;
- Lưu: VT, VP.
|
TL. BỘ TRƯỞNG
CHÁNH VĂN PHÒNG
Nguyễn Văn A
|
Điều 22. Soạn thảo
văn bản
1. Việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật
trong lĩnh vực giáo dục được thực hiện theo Quyết định số 18/2008/QĐ-BGDĐT ngày
18 tháng 4 năm 2008 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo về việc ban hành Quy
chế soạn thảo, thẩm định, ban hành, rà soát, hệ thống hóa, kiểm tra và xử lý
văn bản quy phạm pháp luật về giáo dục.
2. Đối với văn bản hành chính, Thủ trưởng đơn
vị được giao soạn thảo chịu trách nhiệm về trình tự, thể thức, nội dung và tính
pháp lý của văn bản. Văn phòng Bộ trực tiếp là Phòng Hành chính có trách nhiệm
rà soát, kiểm tra, nhân bản, làm thủ tục để ban hành văn bản và bảo quản bản
lưu. Khi phát hiện văn bản có sai sót về trình tự, thể thức, tính pháp lý hoặc
nội dung, Văn phòng sẽ trả lại đơn vị chủ trì soạn thảo để thực hiện việc sửa
chữa theo quy định. Đối với văn bản mắc lỗi sai sót đã ban hành, đơn vị chủ trì
soạn thảo cần ra văn bản đính chính hoặc ban hành văn bản mới để thay thế.
3. Văn bản chính thức gửi đi các nước, các tổ
chức quốc tế hoặc tổ chức, cá nhân người nước ngoài phải được viết bằng tiếng
Việt và kèm theo bản dịch không chính thức bằng tiếng nước ngoài tương ứng.
4. Các văn bản, tài liệu mang tính trao đổi
thông tin không chính thức có thể viết bằng tiếng nước ngoài tương ứng hoặc một
trong các thứ tiếng thông dụng quốc tế: Anh, Pháp, Đức, Nga, Trung Quốc, Tây
Ban Nha. Trường hợp này không nhất thiết kèm theo bản tiếng Việt.
5. Việc soạn thảo văn bản hành chính được quy
định như sau:
a) Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần
soạn thảo, người đứng đầu các đơn vị giao cho cá nhân, một nhóm soạn thảo hoặc
chủ trì soạn thảo;
b) Đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo có
trách nhiệm thực hiện các công việc sau:
- Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ
khẩn của văn bản cần soạn thảo;
- Thu thập, xử lý thông tin có liên quan;
- Soạn thảo văn bản;
- Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với
người đứng đầu đơn vị việc tham khảo ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên
quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản dự thảo;
- Trình duyệt bản dự thảo văn bản kèm theo
tài liệu có liên quan;
- Bản dự thảo phải được trình bày đúng thể
thức văn bản, rõ ràng, dễ đọc.
6. Viết hoa trong văn bản do Bộ Giáo dục và
Đào tạo ban hành được thực hiện đúng cách viết thông dụng cơ bản sau đây:
a. Viết hoa chữ cái đầu của các âm tiết: đầu
câu, tiêu đề, các chương, mục, điều, kết luận …..; đầu câu sau dấu chấm hỏi
(?), dấu chấm than (!); đầu dòng sau dấu chấm (.), sau dấu chấm phẩy (;) xuống
dòng (căn cứ để ban hành nghị định, quyết định, …); đầu tiên trong dấu hai chấm
mở, đóng ngoặc kép: “…..” (đoạn trích dẫn đầy đủ nguyên văn lời nói, câu văn
của tác giả, văn bản quy phạm pháp luật, tác phẩm …..).
b. Đối với danh từ riêng chỉ tên người, chỉ
địa danh; tên riêng các cơ quan của Đảng, Nhà nước, Chính phủ, các tổ chức
thuộc Chính phủ và tổ chức chính trị - xã hội: Được viết hoa theo Quyết định số
09/1998/QĐ-VPCP ngày 22 tháng 11 năm 1998 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng
Chính phủ.
Điều 23. Duyệt bản dự
thảo, sửa chữa bản dự thảo đã duyệt
1. Bản thảo văn bản phải do người có thẩm
quyền ký văn bản duyệt.
2. Trường hợp cần sửa chữa, bổ sung bản dự
thảo văn bản đã được duyệt phải trình người ký duyệt xem xét, quyết định.
Điều 24. Đánh máy,
nhân bản
Việc đánh máy, nhân bản phải bảo đảm những
yêu cầu sau:
1. Đánh máy đúng nguyên văn bản thảo, đúng
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Trường hợp phát hiện thấy có sự sai sót
hoặc không rõ ràng trong bản thảo thì người đánh máy phải hỏi lại đơn vị hoặc
cá nhân soạn thảo hoặc người duyệt bản dự thảo đó.
2. Nhân bản đúng số lượng quy định.
3. Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực
hiện đánh máy, nhân bản theo đúng thời gian quy định.
4. Việc nhân bản văn
bản mật được thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều 8 của
Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm
2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước.
Điều 25. Kiểm tra văn
bản
1. Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân chủ trì
soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chuẩn xác của nội
dung văn bản.
2. Văn bản thuộc thẩm quyền Thủ trưởng các
đơn vị ký thì cán bộ được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải ký nháy vào dòng
cuối cùng của nội dung văn bản.
3. Văn bản thuộc thẩm quyền Lãnh đạo Bộ ký
thì Thủ trưởng đơn vị được giao soạn thảo văn bản phải ký nháy vào phía bên
phải chức vụ của người ký.
4. Khi trình Lãnh đạo Bộ ký các văn bản phải
kèm theo đầy đủ các hồ sơ, tài liệu có liên quan.
5. Văn bản trình Lãnh đạo Bộ phải được ghi số
vào sổ đăng ký tại Phòng Hành chính, Văn phòng Bộ.
6. Thư ký của Lãnh đạo Bộ có trách nhiệm rà
soát, kiểm tra nội dung văn bản trước khi trình Lãnh đạo Bộ, bảo đảm trình tự,
thể thức văn bản theo đúng quy định tại Quy chế này.
7. Văn bản gửi cấp trên phải là văn bản được
ký trực tiếp của người có thẩm quyền (không là văn bản photocopy chữ ký).
8. Khi trình Lãnh đạo Bộ ký văn bản “Mật”,
đơn vị soạn thảo (trình) phải cho vào phong bì dán kín, ngoài bì có ghi số theo
dõi của đơn vị trình và ghi đầy đủ chức vụ, họ, tên của Lãnh đạo Bộ cần trình.
Khi trả lại, phải dán kín giao cho Phòng Hành chính thực hiện các quy trình
nhận, chuyển văn bản mật theo quy định.
Điều 26. Trách nhiệm
và thẩm quyền ký văn bản
1. Người ký ban hành văn bản phải chịu trách
nhiệm trước pháp luật về nội dung, trình tự, thể thức và kỹ thuật trình bày của
văn bản đã ban hành.
2. Bộ trưởng ký các
văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản gửi Quốc hội, Nhà nước, Chính phủ và
các văn bản về những vấn đề trọng yếu của ngành. Trong một số trường hợp cụ thể
và cần thiết, Bộ trưởng có thể ủy quyền cho Thứ trưởng ký thay Bộ trưởng các
văn bản nói trên.
3. Thứ trưởng ký thay Bộ trưởng ban hành các
văn bản thuộc phạm vi lĩnh vực đã được Bộ trưởng phân công phụ trách.
4. Trong một số trường hợp cần thiết, Bộ
trưởng có thể uỷ quyền cho Chánh Văn phòng, Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán bộ ký thừa
uỷ quyền một số văn bản. Việc giao ký thừa uỷ quyền phải được quy định bằng văn
bản và giới hạn trong một thời gian nhất định. Người được ký uỷ quyền không
được uỷ quyền lại cho người khác ký.
5. Bộ trưởng ủy nhiệm cho Chánh Văn phòng,
Chánh thanh tra, Cục trưởng, Vụ trưởng ký thừa lệnh một số văn bản hành chính
về chuyên môn, nghiệp vụ theo chức năng, nhiệm vụ và phạm vi được phân công.
6. Chánh Văn phòng thừa lệnh Bộ trưởng ký các
văn bản triệu tập hội nghị, hội thảo, mời họp trong phạm vi ngành; đăng ký con
dấu cơ quan Bộ, giới thiệu chữ ký lãnh đạo; ký các bản sao y, sao lục, trích
sao.
7. Thủ trưởng các đơn vị được thừa lệnh ký,
ban hành văn bản hành chính về chuyên môn, nghiệp vụ có thể ủy nhiệm để cấp phó
ký thay trong các trường hợp cần thiết theo chức năng, nhiệm vụ được giao.
8. Lãnh đạo các đơn vị ký giấy giới thiệu cho
cán bộ, công chức của đơn vị mình (kể cả cán bộ trưng tập, hợp đồng) trong phạm
vi, lĩnh vực được phân công phụ trách. Giấy giới thiệu phải ghi rõ nội dung
công tác và phải đăng ký lấy số, vào sổ tại văn thư cơ quan Bộ.
9. Chánh Văn phòng có thể ủy nhiệm cho cấp
Trưởng phòng, các chức danh tương đương ký thừa lệnh một số văn bản hành chính
thuộc phạm vi, lĩnh vực chuyên môn, nghiệp vụ được giao, trong các trường hợp
cụ thể sau đây: ký văn bản, thông báo nội bộ cơ quan; Trưởng phòng Hành chính
ký phiếu nhắc việc, phiếu giao việc (hồ sơ, tài liệu, văn bản), phiếu nhận,
phiếu gửi, phiếu chuyển. Chức danh ghi trên văn bản ký thừa lệnh Chánh Văn
phòng phải ghi đầy đủ chức danh lãnh đạo chính thức tên đơn vị, tổ chức. Trong
trường hợp này, con dấu đóng trên văn bản là con dấu của Văn phòng;
10. Khi ký văn bản không được dùng bút chì,
không dùng mực đỏ hoặc các loại mực dễ phai.
Chương 3.
QUẢN LÝ
VĂN BẢN ĐẾN, VĂN BẢN ĐI
MỤC 1. QUẢN LÝ VĂN
BẢN ĐẾN
Điều 27. Trình tự
quản lý văn bản đến
1. Tất cả các loại văn bản quy phạm pháp
luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành, văn bản mật, được gửi trực
tiếp, gửi qua bưu điện hoặc chuyển qua mạng Internet, Email, bản Fax và đơn,
thư gửi đến cơ quan Bộ Giáo dục và Đào tạo được gọi chung là văn bản đến.
2. Văn bản đến, trừ các loại văn bản đặc biệt
có quy định riêng của pháp luật đều phải được quản lý tập trung, thống nhất tại
văn thư của cơ quan Bộ và được thực hiện theo trình tự sau:
a. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến.
b. Trình, chuyển giao văn bản đến.
c. Theo dõi, đôn đốc việc xử lý, giải quyết
văn bản đến.
Điều 28. Tiếp nhận
văn bản đến
1. Khi tiếp nhận văn bản đến, cán bộ văn thư
hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản phải kiểm tra sơ bộ về số
lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có) ...; đối với văn bản
mật đến, phải kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận. Đối
với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng Internet, email, cán
bộ văn thư cũng phải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn
bản.
2. Phân loại, xử lý sơ bộ, bóc bì văn bản đến
a. Loại văn bản không bóc bì: bao gồm các bì
văn bản gửi cho tổ chức Đảng, các đoàn thể trong cơ quan Bộ; các bì văn bản gửi
đích danh người nhận; các bì gửi theo chức danh Bộ trưởng, Vụ trưởng, Cục
trưởng, Chánh Văn phòng, Chánh Thanh tra ...
b. Loại văn bản do cán bộ văn thư bóc bì: bao
gồm tất cả các loại bì gửi Bộ Giáo dục và Đào tạo; Lãnh đạo Bộ Giáo dục và Đào
tạo; gửi các đơn vị Cục, Vụ, Văn phòng, Thanh tra; gửi lãnh đạo các đơn vị
thuộc cơ quan Bộ.
c. Đối với bì văn bản ghi “Mật, Tuyệt mật,
Tối mật”, việc bóc bì được thực hiện theo quy định tại Thông tư số
12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện
Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi
tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước.
d. Những bì có đóng các dấu độ khẩn cần được
bóc trước để giải quyết kịp thời;
đ. Không gây hư hại đối với văn bản trong bì;
không làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện; cần
soát lại bì, tránh để sót văn bản;
e. Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số,
ký hiệu của văn bản trong bì; trường hợp phát hiện có sai sót, cần thông báo
cho nơi gửi biết để giải quyết;
g. Nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì
phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếu gửi; khi nhận xong, phải ký xác nhận,
đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản;
h. Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và
những văn bản cần được kiểm tra, xác minh một điểm gì đó hoặc những văn bản mà
ngày nhận cách quá xa ngày tháng của văn bản thì cần giữ lại bì và đính kèm với
văn bản để làm bằng chứng.
3. Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến
- Tất cả văn bản đến thuộc loại đăng ký tại
văn thư phải được đóng dấu đến; ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong
những trường hợp cần thiết).
- Văn bản gửi các tổ chức Đảng, các đoàn thể
trong cơ quan, tổ chức và các bì văn bản gửi đích danh người nhận đóng dấu đến,
ghi số đến và ngày đến ngoài bì.
- Đối với những văn bản gửi đến không thuộc
diện đăng ký tại văn thư thì không phải đóng dấu “Đến” mà được chuyển cho đơn
vị hoặc cá nhân có thẩm quyền giải quyết.
- Dấu “Đến” được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào
khoảng giấy trống, dưới số, ký hiệu (đối với những văn bản có ghi tên loại),
dưới trích yếu nội dung (đối với công văn) hoặc vào khoảng giấy trống phía dưới
ngày, tháng, năm ban hành văn bản.
Điều 29. Đăng ký văn
bản đến
Văn bản đến phải được đăng ký vào sổ đăng ký
văn bản và cơ sở dữ liệu quản lý, theo dõi văn bản trên máy vi tính. Khi đăng
ký văn bản, cần bảo đảm rõ ràng, chính xác; không viết bằng bút chì, bút mực
đỏ; không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng.
1. Đăng ký văn bản đến bằng sổ
Tại Phòng Hành chính, Văn phòng Bộ phải có
tối thiểu các loại sổ đăng ký văn bản đến như sau:
- Sổ đăng ký văn bản đến của các Bộ; ngành;
UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương và cơ quan trung ương;
- Sổ đăng ký văn bản đến của các Sở
GD&ĐT, các trường và các cơ sở giáo dục và đào tạo khác;
- Sổ đăng ký văn bản đến của các cơ quan, tổ
chức khác;
- Sổ đăng ký văn bản giải quyết theo quy
trình một cửa;
- Sổ đăng ký văn bản mật đến.
2. Đăng ký văn bản bằng cơ sở dữ liệu trên
máy vi tính
- Đăng ký văn bản bằng cơ sở dữ liệu máy
tính được thực hiện theo bản hướng dẫn về ứng dụng công nghệ thông tin trong
văn thư - lưu trữ do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành.
- Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đến vào cơ
sở dữ liệu văn bản đến được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần
mềm “quản lý văn bản” của Bộ Giáo dục và Đào tạo.
Điều 30. Trình và
chuyển giao văn bản đến
1. Trình văn bản đến
- Sau khi đăng ký, văn bản đến phải được kịp
thời trình Chánh Văn phòng hoặc người có thẩm quyền xử lý.
- Chánh Văn phòng hoặc người có thẩm quyền,
căn cứ vào nội dung của văn bản đến; quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức;
chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị, cá nhân thuộc cơ quan Bộ, cho ý kiến chuyển
phát văn bản, ý kiến chỉ đạo và thời hạn giải quyết văn bản. Đối với văn bản có
nội dung liên quan đến nhiều đơn vị, nhiều cá nhân thì cần xác định rõ đơn vị
hoặc cá nhân chủ trì và những đơn vị hoặc cá nhân tham gia, phối hợp.
- Ý kiến phân phối văn bản được ghi vào mục
“chuyển” trong dấu “Đến”. Ý kiến chỉ đạo giải quyết và thời hạn giải quyết văn
bản đến được ghi vào phiếu riêng.
- Sau khi có ý kiến phân phối, chỉ đạo giải
quyết của Chánh Văn phòng hoặc người có thẩm quyền, văn bản đến được chuyển trở
lại văn thư để hoàn tất thủ tục đăng ký theo quy định.
2. Chuyển giao văn bản đến
a. Căn cứ vào ý kiến của Chánh Văn phòng hoặc
người có thẩm quyền, văn bản đến được chuyển giao tới các đơn vị hoặc cá nhân
giải quyết . Việc chuyển giao văn bản đến cần bảo đảm những yêu cầu sau:
- Nhanh chóng: văn bản cần được chuyển cho
đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết trong ngày, chậm nhất là ngày làm
việc kế tiếp;
- Đúng đối tượng: văn bản phải được chuyển
cho đúng đơn vị, đúng người nhận;
- Chặt chẽ: khi chuyển giao văn bản, phải
tiến hành kiểm tra, đối chiếu và người nhận văn bản phải ký nhận; đối với văn
bản đến có đóng dấu “Thượng khẩn”, “Hoả tốc”, “Hoả tốc hẹn giờ” thì cần ghi rõ
thời gian chuyển.
b. Cán bộ làm công tác văn thư hoặc người có
trách nhiệm nhận văn bản của các đơn vị, sau khi nhận văn bản đến, phải vào sổ
đăng ký của đơn vị và trình thủ trưởng đơn vị xem xét và cho ý kiến chỉ đạo
giải quyết. Căn cứ vào ý kiến của thủ trưởng đơn vị, văn bản đến được chuyển
cho cá nhân trực tiếp xử lý, theo dõi, giải quyết theo nhiệm vụ.
c. Khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc
văn bản chuyển qua mạng, cán bộ văn thư cũng phải đóng dấu “Đến”, ghi số và
ngày đến (số đến và ngày đến là số thứ tự và ngày, tháng, năm đăng ký bản Fax,
văn bản chuyển qua mạng) và chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân đã nhận bản Fax, văn
bản chuyển qua mạng. Bản chính chuyển cho đơn vị, cá nhân chủ trì giải quyết.
d. Phòng Hành chính cần lập sổ chuyển giao
văn bản đến cho mỗi đơn vị thuộc cơ quan Bộ. Sổ chuyển giao văn bản đến được
quản lý tại văn thư cơ quan.
Điều 31. Theo dõi,
đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
1. Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản
đến
a. Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn
giải quyết đều phải được theo dõi, đôn đốc, đảm bảo giải quyết đúng hạn.
b. Trưởng phòng Hành chính, có nhiệm vụ theo
dõi, đôn đốc các đơn vị, cá nhân giải quyết văn bản đến theo thời hạn đã được
ấn định.
c. Cán bộ văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số
liệu văn bản đến, bao gồm: tổng số văn bản đến; văn bản đã được giải quyết; văn
bản đến quá thời hạn giải quyết, báo cáo cho Trưởng phòng Hành chính.
2. Trường hợp văn bản có thời hạn giải quyết,
trong thời hạn hai ngày làm việc, sau khi hết thời hạn giải quyết mà chưa có
kết quả, cần lập “phiếu nhắc việc” để đôn đốc. Sau thời hạn hai ngày làm việc
tiếp theo, kể từ ngày gửi phiếu nhắc việc lần một mà vẫn chưa có kết quả, cần
gửi phiếu nhắc việc lần hai.
3. Đối với văn bản đến có đóng dấu “Tài liệu
thu hồi”, cán bộ văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi
gửi theo đúng thời hạn quy định.
MỤC 2: QUẢN LÝ VĂN
BẢN ĐI - QUẢN LÝ CON DẤU
Điều 32. Trình tự
quản lý văn bản đi
1. Tất cả các loại văn bản của Bộ Giáo dục và
Đào tạo gửi đi các cơ quan, tổ chức, cá nhân được gọi chung là văn bản đi.
2. Văn bản đi, trừ các loại văn bản đặc biệt
có quy định riêng của pháp luật đều phải được quản lý và thực hiện theo trình
tự sau:
a. Kiểm tra hình thức, thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản; ghi số, ký hiệu và ngày, tháng của văn bản;
b. Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật
(nếu có);
c. Đăng ký văn bản;
d. Làm thủ tục chuyển phát, theo dõi việc
chuyển phát và đăng tải trên Wibsite Bộ Giáo dục và Đào tạo;
đ. Lưu văn bản đi.
Điều 33. Kiểm tra thể
thức, hình thức và kỹ thuật trình bày của văn bản đi
1. Công tác kiểm tra văn bản cần được tuân thủ
theo các quy định ghi tại điều 25 của Quy chế này.
2. Trước khi thực hiện các công việc để phát
hành văn bản, cán bộ văn thư cần kiểm tra lại về thể thức, hình thức, thẩm
quyền ký và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời
báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.
Điều 34. Đăng ký văn
bản đi
Văn bản đi phải được đăng ký vào sổ đăng ký
văn bản đi và đăng nhập cơ sở dữ liệu quản lý, theo dõi văn bản đi trên máy vi
tính. Khi đăng ký, vào số văn bản đi cần bảo đảm rõ ràng, chính xác; không viết
bằng bút chì, bút mực đỏ; không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng.
1. Đăng ký văn bản đi bằng sổ
Tại Phòng Hành chính, Văn phòng Bộ phải có
tối thiểu các loại sổ đăng ký văn bản đi như sau:
a. Sổ ghi số đăng ký văn bản quy phạm pháp luật
và quyết định, chỉ thị;
b. Sổ ghi số đăng ký văn bản hành chính, giấy
giới thiệu, phiếu gửi, phiếu chuyển;
c. Sổ đăng ký văn bản trình lãnh đạo Bộ ký, phê
duyệt;
d. Sổ ghi số đăng ký các loại bản sao;
e. Sổ đăng ký văn bản giải quyết quy trình
một cửa;
f. Sổ đăng ký văn bản mật đi.
2. Đăng ký văn bản đi bằng cơ sở dữ liệu trên
máy vi tính: sử dụng phần mềm “Quản lý văn bản” của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà
nước. Đồng thời, thực hiện theo các văn bản quy định hiện hành về ứng dụng công
nghệ thông tin trong văn thư - lưu trữ của Nhà nước và của Bộ Giáo dục và Đào
tạo.
Điều 35. Ghi số,
ngày, tháng văn bản đi
1. Ghi số của văn bản
a. Văn bản đi của cơ quan Bộ Giáo dục và Đào
tạo, trừ các trường hợp pháp luật có quy định riêng, đều được đánh số theo một
hệ thống, thống nhất chung của cơ quan Bộ và được vào sổ đăng ký do văn thư cơ
quan Bộ quản lý.
b. Việc đánh số văn bản quy phạm pháp luật
được thực hiện theo quy định tại điểm khoản 1, khoản 2, khoản 3, điều 12 của
Quy chế này.
c. Việc đánh số văn bản hành chính được thực
hiện theo quy định tại khoản 1, khoản 4, khoản 5, điều 12 của Quy chế này.
2. Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản được
thực hiện theo quy định tại khoản 2, điều 13 của Quy chế này.
Điều 36. Đóng dấu cơ
quan và dấu mức độ khẩn, mật
1. Đóng dấu cơ quan
a. Việc đóng dấu lên chữ ký và lên các phụ
lục kèm theo văn bản chính được thực hiện theo quy định tại khoản
2, khoản 3, Điều 26 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm
2004 của Chính phủ về công tác văn thư.
b. Việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản,
tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định tại khoản 4 Điều 26 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP. Dấu được đóng
vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các
tờ giấy.
2. Đóng dấu độ khẩn, mật
a. Việc đóng dấu các độ khẩn “Hoả tốc” (kể cả
“Hoả tốc hẹn giờ”, “Thượng khẩn” và “Khẩn”) trên văn bản được thực hiện theo
quy định tại điểm a khoản 10 Mục II của Thông tư liên tịch số
55/2005/TTLT-BNV-VPCP.
b. Việc đóng dấu các độ mật (“Tuyệt mật”,
“Tối mật” và “Mật”), dấu “Tài liệu thu hồi” trên văn bản được thực hiện theo
quy định tại khoản 2 của Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11).
c. Vị trí đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu
“Tài liệu thu hồi” trên văn bản được thực hiện theo quy định tại điểm
k khoản 2 Mục III của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP.
Điều 37. Chuyển phát
văn bản đi
1. Lập thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc
chuyển phát văn bản đi
a. Lập thủ tục phát hành văn bản
- Lựa chọn bì, có độ dày và kích thước bì cho
phù hợp. Bì văn bản cần được làm bằng loại giấy dai, bền, khó thấm nước, không
nhìn thấu qua được. Bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại khoản 2 của Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11).
- Trình bày bì và viết bì văn bản và cách viết
bì được thực hiện theo hướng dẫn tại phụ lục số VI
ban hành kèm theo Quy chế này.
- Bỏ văn bản vào bì thư và dán bì. Tùy theo
số lượng và độ dày của văn bản mà lựa chọn cách gấp văn bản để vào bì. Khi gấp
văn bản cần lưu ý để mặt giấy có chữ vào trong. Khi dán bì, cần lưu ý không để
hồ dán dính vào văn bản; mép bì phải được dán kín và không bị nhăn. Hồ dùng để
dán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc.
b. Dấu độ khẩn, dấu chữ ký hiệu độ mật và dấu
khác lên bì phải được đóng đúng như dấu đóng trên văn bản trong bì.
c. Việc đóng dấu “Chỉ người có tên mới được
bóc bì” và các dấu, chữ ký hiệu độ mật trên bì văn bản mật được thực hiện theo
quy định tại khoản 2 và 3 của Thông tư số 12/2002/TT-BCA
(A11).
2. Chuyển phát văn bản đi
a. Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá
nhân trong cơ quan Bộ
- Việc chuyển giao văn bản được thực hiện tập
trung tại văn thư, văn bản chuyển giao cho đơn vị nào cần được ghi vào sổ
chuyển giao của đơn vị đó.
- Khi chuyển giao văn bản cho các đơn vị, cá
nhân trong cơ quan Bộ, người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ.
b. Văn bản đi do cán bộ văn thư hoặc người
được giao nhiệm vụ chuyển trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác đều phải được
đăng ký vào sổ. Khi chuyển giao văn bản, phải yêu cầu người nhận ký nhận vào
sổ. Mẫu sổ và việc ghi sổ được thực hiện theo quy định của nhà nước.
c. Chuyển phát văn bản đi qua hệ thống bưu
điện đều phải được đăng ký vào sổ. Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên
bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ. Mẫu sổ và việc ghi sổ được thực
hiện theo quy định của nhà nước.
d. Chuyển phát văn bản đi bằng máy Fax, qua
mạng và địa chỉ email sẽ được quy định cụ thể tại văn bản khác.
e. Chuyển phát văn bản mật được thực hiện
theo quy định tại Điều 10 và Điều 16 của Nghị định số
33/2002/NĐ-CP và quy định tại khoản 3 của Thông tư số
12/2002/TT-BCA(A11).
3. Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
a. Lập phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát
văn bản đi;
b. Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài
liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi đúng thời hạn;
c. Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do
nào đó (do không có người nhận, do thay đổi địa chỉ, v.v...) mà bưu điện trả
lại thì phải chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đó; đồng thời ghi
chú vào sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết;
d. Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc,
phải kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.
Điều 38. Lưu văn bản
đi
1. Văn bản đi của cơ quan Bộ phải được lưu
đầy đủ tại bộ phận văn thư, Phòng Hành chính thuộc Văn phòng Bộ. Bản lưu tại
văn thư, là bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền ban hành. Lưu văn
bản đi được thực hiện theo quy định tại Điều 19 của Nghị định số
110/2004/NĐ-CP.
2. Văn bản lưu tại văn thư phải được sắp xếp
theo thứ tự đăng ký của từng loại văn bản.
3. Bộ phận văn thư cơ quan Bộ được trang bị
đầy đủ tủ, giá, kệ và các phương tiện cần thiết khác để bảo vệ, bảo quản an
toàn văn bản lưu.
4. Cán bộ văn thư có trách nhiệm lập sổ theo
dõi và đáp ứng kịp thời các yêu cầu khai thác, tra cứu bản lưu tại văn thư theo
quy định của pháp luật và quy định tại quy chế này.
5. Đối với các bản lưu có đóng dấu các độ
mật, công tác lưu, giữ, bảo vệ, bảo quản, khai thác và tra cứu phải tuân thủ
theo quy định hiện hành của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
Điều 39. Quản lý và
sử dụng con dấu
Việc quản lý con dấu và sử dụng con dấu của
cơ quan, tổ chức thuộc cơ quan Bộ phải được thực hiện theo điều
25, điều 26, Nghị định số 110/2004/NĐ-CP và các quy định hiện hành vể bảo
quản, quản lý, sử dụng con dấu của pháp luật.
1. Quản lý con dấu
a. Văn phòng Bộ có trách nhiệm quản lý con
dấu của Bộ Giáo dục và Đào tạo và dấu của Văn phòng Bộ.
b. Trưởng phòng Hành chính và cán bộ văn thư
được giao quản lý con dấu chịu trách nhiệm trước pháp luật việc quản lý và sử
dụng con dấu.
2. Sử dụng con dấu
a. Chỉ được đóng dấu khi văn bản đúng thể
thức và có chữ ký đúng thẩm quyền của người ký văn bản.
b. Dấu đóng trên văn bản phải chính xác, đúng
chiều, rõ ràng và đúng vị trí, trùm 1/3 đến 1/4 chữ ký ở phía trái;
c. Khi đóng dấu các bản phụ lục kèm theo, Văn
thư đóng dấu vào góc trên bên trái của phụ lục và đè lên hàng chữ đầu trang từ
1/3 đến 1/4 đường kính con dấu (dấu treo). Nếu phụ lục gồm nhiều trang thì
ngoài việc đóng dấu treo, phải đóng dấu giáp lai cho bản phụ lục đó.
d. Khi đóng dấu những văn bản, tài liệu không
bảo quản bản lưu ở văn thư (trường hợp đóng dấu các hợp đồng, các loại biên bản
nghiệm thu và các loại giấy chứng nhận...) thì cán bộ văn thư phải lập sổ theo
dõi riêng.
e. Nghiêm cấm việc đóng dấu khống chỉ đối với
tất cả các loại văn bản.
Chương 4.
LẬP HỒ
SƠ CÔNG VIỆC VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN BỘ
Điều 40. Lập hồ sơ
công việc
1. Tất cả cán bộ, công chức thuộc cơ quan Bộ
Giáo dục và Đào tạo khi soạn thảo văn bản, giải quyết công việc có trách nhiệm
lập hồ sơ công việc. Hồ sơ công việc phải phản ánh đầy đủ thực trạng, quy trình
xử lý và giải quyết công việc. Hồ sơ công việc bao gồm các văn bản, tài liệu,
các ý kiến chỉ đạo của cấp có thẩm quyền và được sắp xếp khoa học, thể hiện
được mối liên hệ giữa các văn bản.
2. Những công văn, tài liệu phản ánh hoạt
động của cơ quan và có giá trị tra cứu, tham khảo đều phải lập hồ sơ. Những bản
sao các công văn, tài liệu do cơ quan khác gửi đến để biết; những văn bản giao
dịch không liên quan trực tiếp đến công việc hoặc không có giá trị để tham khảo
về sau, thì không đưa vào hồ sơ.
Điều 41. Thời hạn
giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành cơ quan Bộ
a. Thời hạn nộp hồ sơ, tài liệu hành chính
vào lưu trữ cơ quan Bộ: sau một năm kể từ năm công việc kết thúc.
b. Thời hạn, giao nộp hồ sơ, tài liệu nghiên
cứu khoa học, ứng dụng khoa học - công nghệ: sau một năm kể từ năm công trình
được nghiệm thu.
c. Tài liệu, hồ sơ xây dựng cơ bản: sau ba
tháng kể từ khi công trình được quyết toán.
d. Tài liệu ảnh, phim điện ảnh; microphim,
tài liệu ghi âm, ghi hình (băng, đĩa) và các thiết bị lưu giữ thông tin khác:
sau ba tháng kể từ khi công việc kết thúc.
Điều 42. Thủ tục giao
nộp
Khi giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện
hành của cơ quan Bộ, phải thực hiện đầy đủ các thủ tục: lập “Mục lục hồ sơ, tài
liệu” nộp lưu; lập “Biên bản giao nhận” tài liệu nộp lưu. Mỗi loại được ghi
thành hai bản. Đơn vị, cá nhân nộp tài liệu giữ một bản và lưu trữ cơ quan Bộ
giữ một bản.
Điều 43. Trách nhiệm
đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
1. Thủ trưởng các đơn vị thuộc cơ quan Bộ
Giáo dục và Đào tạo có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc lập danh mục hồ sơ
của đơn vị mình và chỉ đạo cán bộ trong đơn vị lập hồ sơ khi tiến hành giải
quyết công việc theo chức năng, nhiệm vụ được giao.
2. Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch
công tác hàng năm, các đơn vị, cá nhân xác định hồ sơ công việc cần phải lập.
Khi có những công việc phát sinh ngoài dự kiến, cán bộ, công chức cần bổ sung
kịp thời vào bản danh mục hồ sơ của đơn vị. Cuối năm, các đơn vị đánh giá và
xác định số hồ sơ công việc và thực hiện nộp lưu trữ hiện hành theo quy định.
3. Trưởng phòng Hành chính và Trưởng phòng
Lưu trữ - Thư viện có nhiệm vụ giúp Chánh Văn phòng, hướng dẫn, đôn đốc các đơn
vị thuộc cơ quan Bộ thực hiện việc lập danh mục hồ sơ và nộp hồ sơ lưu trữ hiện
hành hằng năm theo quy định.
Chương 5.
KHEN
THƯỞNG VÀ KỶ LUẬT
Điều 44. Khen thưởng
1. Kết quả xây dựng, soạn thảo và ban hành
văn bản là một tiêu chí thi đua được xem xét, đánh giá công nhận thành tích của
tập thể, đơn vị, cá nhân hằng năm.
2. Văn phòng Bộ chủ trì phối hợp với Vụ Pháp
chế và các đơn vị liên quan, định kỳ hàng tháng, hàng năm có những tổng hợp,
đánh giá chất lượng soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan Bộ.
3. Những tập thể, đơn vị, cá nhân có thành
tích xuất sắc trong việc thực hiện Quy chế tổ chức hoạt động công tác văn thư
sẽ được Bộ trưởng xem xét tặng thưởng theo quy định.
Điều 45. Kỷ luật
Cá nhân nào do thiếu tinh thần trách nhiệm
hoặc vi phạm Quy chế này và các quy định của Nhà nước về công tác văn thư để
gây ra hậu quả nghiệm trọng, tùy theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý, kỷ
luật và truy cứu trách nhiệm theo các quy định hiện hành của pháp luật./.
PHỤ LỤC SỐ
I
SƠ
ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN
(Kèm theo Quyết định số 2500/QĐ-BGDĐT ngày 24 tháng 3 năm 2009 của Bộ trưởng
Bộ Giáo dục và Đào tạo )
Trên một trang giấy khổ A4: 210 mm x 297 mm
Ghi chú:
|
Ô số
|
:
|
Thành phần thể thức
văn bản
|
|
1
|
:
|
Quốc hiệu
|
|
2
|
:
|
Tên cơ quan Bộ Giáo dục và Đào tạo
|
|
3
|
:
|
Số, năm, ký hiệu của văn bản
|
|
4
|
:
|
Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn
bản
|
|
5a
|
:
|
Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
|
|
5b
|
:
|
Trích yếu nội dung công văn hành chính
|
|
6
|
:
|
Nội dung văn bản
|
|
7a, 7b, 7c
7a
7b
7c
|
:
|
Chức vụ, họ và tên, chữ ký của người có
thẩm quyền
- Chức vụ;
- Họ và tên;
- Chữ ký
|
|
8
|
:
|
Dấu của cơ quan, tổ chức
|
|
9a, 9b
9a
9b
|
:
|
Nơi nhận của văn bản
- Kính gửi
- Nơi nhận
|
|
10a
|
:
|
Dấu chỉ mức độ mật
|
|
10b
|
:
|
Dấu chỉ mức độ khẩn
|
|
11
|
:
|
Dấu thu hồi và chỉ dẫn về phạm vi lưu hành
|
|
12
|
:
|
Chỉ dẫn về dự thảo văn bản
|
|
13
|
:
|
Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát
hành
|
|
14
|
:
|
Địa chỉ cơ quan Bộ Giáo dục và Đào tạo hoặc
địa chỉ đơn vị, tổ chức thuộc cơ quan Bộ (đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản);
địa chỉ E-mail; địa chỉ Website; số điện thoại, số Telex, số Fax
|
PHỤ LỤC SỐ
II
VIẾT
TẮT TÊN LOẠI VĂN BẢN VÀ BẢN SAO
(Kèm theo Quyết định số 2500/QĐ-BGDĐT ngày 24 tháng 3 năm 2009 của Bộ trưởng
Bộ Giáo dục và Đào tạo )
|
STT
|
Tên loại văn bản
|
Chữ viết tắt ghi ký
hiệu văn bản
|
|
|
A. Văn bản quy phạm pháp luật
|
|
|
1
|
Thông tư
|
TT
|
|
2
|
Thông tư liên tịch
|
TTLT
|
|
|
B. Văn bản hành chính
|
|
|
1
|
Quyết định
|
QĐ
|
|
2
|
Chỉ thị
|
CT
|
|
3
|
Thông cáo
|
TC
|
|
4
|
Thông báo
|
TB
|
|
5
|
Chương trình
|
CTr
|
|
6
|
Kế hoạch
|
KH
|
|
4
|
Phương án
|
PA
|
|
5
|
Đề án
|
ĐA
|
|
6
|
Báo cáo
|
BC
|
|
7
|
Biên bản
|
BB
|
|
8
|
Tờ trình
|
TTr
|
|
9
|
Hợp đồng
|
HĐ
|
|
10
|
Công điện
|
CĐ
|
|
11
|
Giấy chứng nhận
|
CN
|
|
12
|
Giấy uỷ nhiệm
|
UN
|
|
13
|
Giấy mời
|
GM
|
|
14
|
Giấy giới thiệu
|
GT
|
|
15
|
Giấy nghỉ phép
|
NP
|
|
16
|
Giấy đi đường
|
ĐĐ
|
|
17
|
Giấy biên nhận hồ sơ
|
BN
|
|
18
|
Phiếu gửi
|
PG
|
|
19
|
Phiếu chuyển
|
PC
|
|
20
|
Bản sao y bản chính
|
SY
|
|
21
|
Bản trích sao
|
TS
|
|
22
|
Bản sao lục
|
SL
|
PHỤ
LỤC SỐ III
VIẾT TẮT TÊN CÁC ĐƠN VỊ THUỘC CƠ QUAN BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
(Kèm
theo Quyết định số 2500/QĐ-BGDĐT ngày 24 tháng 3 năm 2009 của Bộ trưởng Bộ Giáo
dục và Đào tạo )
|
Số TT
|
Tên đơn vị, tổ chức
|
Viết tắt ghi ký
hiệu văn bản
|
|
1
|
Văn phòng
|
VP
|
|
2
|
Vụ Tổ chức cán bộ
|
TCCB
|
|
3
|
Vụ Kế hoạch – Tài chính
|
KHTC
|
|
4
|
Vụ Giáo dục Mầm non
|
GDMN
|
|
5
|
Vụ Giáo dục Tiểu học
|
GDTH
|
|
6
|
Vụ Giáo dục Trung học
|
GDTrH
|
|
7
|
Vụ Giáo dục Chuyên nghiệp
|
GDCN
|
|
8
|
Vụ Giáo dục Đại học
|
GDĐH
|
|
9
|
Vụ Giáo dục Dân tộc
|
GDDT
|
|
10
|
Vụ Giáo dục Thường xuyên
|
GDTX
|
|
11
|
Vụ Giáo dục Quốc phòng
|
GDQP
|
|
12
|
Vụ Công tác học sinh, sinh viên
|
CTHSSV
|
|
13
|
Vụ Khoa học, Công nghệ và Môi trường
|
KHCNMT
|
|
14
|
Vụ Hợp tác quốc tế
|
HTQT
|
|
15
|
Vụ Pháp chế
|
PC
|
|
16
|
Thanh tra
|
TTr
|
|
17
|
Cục Khảo thí và Kiểm định chất lượng giáo
dục
|
KTKĐCLGD
|
|
18
|
Cục Nhà giáo và Cán bộ quản lý cơ sở giáo
dục
|
NGCBQLGD
|
|
19
|
Cục Công nghệ thông tin
|
CNTT
|
|
20
|
Cục Cơ sở vật chất và Thiết bị trường học,
đồ chơi trẻ em
|
CSVCTBTH
|
|
21
|
Cục Đào tạo với nước ngoài
|
ĐTVNN
|
|
22
|
Cơ quan Đại diện của Bộ tại thành phố Hồ
Chí Minh
|
CQĐD
|
PHỤ LỤC SỐ
IV
MẪU
TRÌNH BÀY VĂN BẢN VÀ BẢN SAO VĂN BẢN
(Kèm theo Quyết định số 2500/QĐ-BGDĐT ngày 24 tháng 3 năm 2009 của Bộ trưởng
Bộ Giáo dục và Đào tạo )
|
A. Mẫu trình bày văn bản quy phạm pháp luật
|
|
Mẫu số 4.1
|
- Thông tư của Bộ trưởng
|
|
Mẫu số 4.2
|
- Thông tư liên tịch
|
|
B. Mẫu trình bày văn bản hành chính
|
|
Mẫu số 4.3
|
- Chỉ thị
|
|
Mẫu số 4.4
|
- Quyết định quy định trực tiếp
|
|
Mẫu số 4.5
|
- Quyết định ban hành hoặc phê duyệt một
văn bản khác
|
|
Mẫu số 4.6
|
- Mẫu quy chế, quy định (ban hành kèm theo
quyết định)
|
|
Mẫu số 4.7
|
- Mẫu văn bản khác (được ban hành hoặc phê
duyệt kèm theo quyết định)
|
|
Mẫu số 4.8
|
- Công văn hành chính
|
|
Mẫu số 4.9
|
- Các hình thức văn bản hành chính khác như
chỉ thị hành chính, thông báo, chương trình, kế hoạch, đề án, phương án, báo
cáo, tờ trình v.v...
|
|
Mẫu số 4.10
|
- Mẫu giấy mời
|
|
C. Mẫu trình bày bản sao văn bản
|
|
Mẫu
số 4.11
|
Mẫu bản sao văn bản
|
|
Mẫu
số 4.1
|
|
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO
TẠO
--------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
----------------
|
|
Số:
………./…….(1)/TT-BGDĐT
|
Hà Nội, ngày …….
tháng …… năm …..(1)
|
THÔNG
TƯ
..............…..........(2).............................
Căn cứ ...............................................................
(3) ......................................................................;
.....................................................................................................................................................;
....................................................................................................................................…….........,
.........................................................
(4) ......................................................................................
......................................................................................................................................................
..................................................................................................................................................
|
Nơi nhận:
-
……...….;
- ................;
- Lưu: VT, PC, đơn vị soạn thảo.
|
BỘ
TRƯỞNG (5)
|
Ghi chú:
(1) Năm ban hành.
(2) Trích yếu nội
dung thông tư.
(3) Căn cứ pháp lý để
ban hành; mục đích (nếu có) và phạm vi điều chỉnh của thông tư.
(4) Nội dung của
thông tư.
(5) Trường hợp Thứ
trưởng được giao ký thay Bộ trưởng thì ghi chữ viết tắt “KT” vào trước chữ “Bộ
trưởng”, bên dưới ghi chữ “Thứ trưởng” (chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu
chữ đứng, đậm).
|
Mẫu
số 4.2
|
|
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO
TẠO
CƠ QUAN (TỔ CHỨC) (2)
--------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
----------------
|
|
Số:
…(*)…/…(1)/TTLT-BGGĐT-..(3)…
|
Hà Nội, ngày …….
tháng …… năm …..(1)
|
THÔNG
TƯ LIÊN TỊCH
..............…..........(4).............................
Căn cứ
................................................ (5)
....................................................................................;
....................................................................................................................................................;
....................................................................................................................................…….........,
.............................................................
(6)
...................................................................................
......................................................................................................................................................
......................................................................................................................................................
......................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
|
CHỨC
VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (7b)
(Chữ
ký, dấu)
|
BỘ
TRƯỞNG
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO (7a)
(Chữ
ký, dấu)
|
|
Nơi nhận:
-
……...….;
- ................;
- Lưu: VT(….), ...(8).
|
|
|
|
|
Ghi chú:
(*) Thông tư liên tịch được đăng ký và ghi số
thứ tự tại văn thư của cơ quan chủ trì soạn thảo.
(1) Năm ban hành.
(2) Tên (các) cơ quan (tổ chức) khác tham gia
ban hành thông tư liên tịch.
(3) Chữ viết tắt tên (các) cơ quan (tổ chức)
khác tham gia ban hành thông tư liên tịch..
(4) Trích yếu nội dung thông tư.
(5) Căn cứ pháp lý để ban hành; mục đích (nếu
có) và phạm vi điều chỉnh của thông tư liên tich.
(6) Nội dung của thông tư.
(7a) Bộ trưởng Bộ chủ trì soạn thảo thông tư
liên tịch; Trường hợp Thứ trưởng được giao ký thay Bộ trưởng thì ghi chữ viết
tắt “KT” vào trước chữ “Bộ trưởng”, bên dưới ghi chữ “Thứ trưởng” (chữ in hoa,
cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm).
(7b) Chức vụ của người đứng đầu cơ quan (tổ
chức) tham gia soạn thảo thông tư liên tịch; chức vụ của người ký thông tư liên
tịch phải ghi đầy đủ, bao gồm chức danh và tên cơ quan, tổ chức, ví dụ: Bộ
trưởng Bộ..., Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ; trường hợp các cấp phó
được giao ký thay người đứng đầu cơ quan (tổ chức) thì ghi chữ viết tắt “KT”
vào trước chức vụ của người đứng đầu, bên dưới ghi chức vụ của người ký.
(8) Chữ viết tắt tên các đơn vị soạn thảo của
Bộ chủ trì và cơ quan (tổ chức) tham gia và
số lượng bản lưu (nếu cần). Thông tư liên tịch được lưu tại văn thư của
Bộ chủ trì soạn thảo; lưu hồ sơ tại đơn vị soạn thảo của Bộ và cơ quan (tổ
chức) tham gia ban hành, ví dụ: Lưu: VT (BNV), CLT (BNV), HC (VPCP).
|
Mẫu
số 4.3
|
|
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO
TẠO
--------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
----------------
|
|
Số: ……../CT-BGGĐT
|
Hà Nội, ngày …….
tháng …… năm …..(1)
|
CHỈ THỊ
.........................
(2) .............................
1.
................................................................. (3)
........................................................................
......................................................................................................................................................
2.
...................................................................................................................................................
.....................................................................................................................................................
3.
.............................................................................................................................../.
|
Nơi nhận:
-
……...….;
- ................;
- Lưu: VT, PC, đơn vị soạn thảo.
|
BỘ
TRƯỞNG (4)
|
Ghi chú:
(1) Năm ban hành.
(2) Trích yếu nội dung chỉ thị.
(3) Nội dung văn bản.
(4) Trường hợp Thứ trưởng được giao ký thay
Bộ trưởng thì ghi chữ viết tắt “KT” vào trước chữ “Bộ trưởng”, bên dưới ghi chữ
“Thứ trưởng” (chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm).
|
Mẫu
số 4.4
|
|
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO
TẠO
--------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
----------------
|
|
Số: ……../QĐ-BGGĐT
|
Hà Nội, ngày …….
tháng …… năm …..
|
QUYẾT
ĐỊNH
Về việc .........................
(1) .............................
BỘ TRƯỞNG BỘ GIÁO DỤC ĐÀO TẠO
Căn cứ
.......................................................... (2)
..........................................................................;
.....................................................................................................................................................;
Xét đề nghị của
............................................................................................,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1.
................................................................ (3)
..............................................................................
..................................................................................................................................................................
Điều
...........................................................................................................................................................
.....................................................................................................................................................................
|
Nơi nhận:
-
……...….;
- ................;
- Lưu: VT, đơn vị soạn thảo.
|
BỘ
TRƯỞNG (4)
|
Ghi chú:
(*) Đối với quyết định, không ghi năm ban
hành giữa số và ký hiệu của văn bản.
(1) Trích yếu nội dung quyết định.
(2) Nêu các căn cứ trực tiếp để ban hành
quyết định.
(3) Nội dung văn bản.
(4) Trường hợp Thứ trưởng được giao ký thay
Bộ trưởng thì ghi chữ viết tắt “KT” vào trước chữ “Bộ trưởng”; trường hợp ký
thừa lệnh thì ghi chữ viết tắt “TL.” (thừa lệnh); trường hợp ký thừa uỷ quyền
thì ghi chữ viết tắt “TUQ” (thừa uỷ quyền” (chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14,
kiểu chữ đứng, đậm).
|
Mẫu
số 4.5
|
|
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO
TẠO
--------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
----------------
|
|
Số: ……../QĐ-BGGĐT
|
Hà Nội, ngày …….
tháng …… năm ….(1)
|
QUYẾT
ĐỊNH
Ban hành
......................... (2) .............................
BỘ TRƯỞNG BỘ GIÁO DỤC ĐÀO TẠO
Căn cứ
.......................................................................... (3)
...................................................;
................................................................................................................................................;
Theo đề nghị của
.................................................................................................,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1.
Ban hành kèm theo Quyết định này ....................................................................................
.......................................................................................
(4).................................................................
Điều
.......................................................................................................................................................
...............................................................................................................................................................
|
Nơi nhận:
-
………….;
- ................;
- Lưu: VT, đơn vị soạn thảo.
|
BỘ
TRƯỞNG (5)
(ký,
ghi rõ họ tên, đóng dấu)
|
Ghi chú:
(1) Năm ban hành.
(2) Tên của bản quy chế (quy định) được ban
hành.
(3) Các căn cứ trực tiếp để ban hành quyết
định.
(4) Nội dung của quyết định.
(5) Trường hợp Thứ trưởng được giao ký thay
Bộ trưởng thì ghi chữ viết tắt “KT” vào trước chữ “Bộ trưởng”, bên dưới ghi chữ
“Thứ trưởng” (chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm).
|
Mẫu
số 4.6
|
|
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO
TẠO
--------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
----------------
|
|
|
QUY
CHẾ (QUY ĐỊNH)
..............................
(1) .............................
(Ban hành kèm theo Quyết định số ............/QĐ-BGDĐT ngày ... tháng ...
năm 20... của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo)
Chương 1.
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1.
.....................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................
Điều
.....................................................................................................................................................
...............................................................................................................................................................
Chương ....
............................................................
Điều
…………………………………….....................................................................................................
.................................................................................................................................................................
Điều
.........................................................................................................................................................
……………………….................................................................................................................................
|
|
BỘ TRƯỞNG (2)
(ký,
ghi rõ họ tên, đóng dấu)
|
Ghi chú:
(*) Mẫu này áp dụng đối với quy chế, quy định
được ban hành kèm theo quyết định, bố cục có thể bao gồm chương, mục, điều,
khoản, điểm.
(1) Trích yếu nội dung của bản quy chế (quy
định).
(2) Trường hợp Thứ trưởng được giao ký thay
Bộ trưởng thì ghi chữ viết tắt “KT” vào trước chữ “Bộ trưởng”; trường hợp ký
thừa lệnh thì ghi chữ viết tắt “TL.” (thừa lệnh); trường hợp ký thừa uỷ quyền
thì ghi chữ viết tắt “TUQ” (thừa uỷ quyền” (chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14,
kiểu chữ đứng, đậm).
|
Mẫu
số 4.7
|
|
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO
TẠO
--------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
----------------
|
|
|
TÊN
LOẠI VĂN BẢN
(1)
..............................
(2) .............................
(Ban hành (phê duyệt)
kèm theo Quyết định số ............/QĐ-.....ngày ... tháng ... năm 20... của
...........)
………………................................................
(3) ..........................................................................
........................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
........................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
................................................................................................................................................/.
Ghi chú:
(*) Mẫu này áp dụng đối với các văn bản được
ban hành hoặc phê duyệt kèm theo quyết định như chương trình, kế hoạch, đề án,
phương án…
(1) Ghi tên loại văn bản được ban hành như
chương trình, kế hoạch, đề án, phương án…
(2) Trích yếu nội dung văn bản.
(3) Nội dung văn bản.
(4) Ghi quyền hạn, chức vụ của người ký như
tại quyết định.
|
Mẫu
số 4.8
|
|
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO
TẠO
--------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
----------------
|
|
Số: ……../BGGĐT-….(1)…..
V/v …………….(2)…………..
|
Hà Nội, ngày …….
tháng …… năm ……
|
|
Kính gửi:
|
- ………...…(3)……….......…………;
- ……………………….......…………;
- …………………………......……….
|
...........................................................................
(4) ...................................................................
.....................................................................................................................................................
...................................................................................................................................................
...................................................................................................................................................
................................................................................................................................................./.
|
Nơi nhận:
-
Như trên;
- ................;
- ..................;
- Lưu: VT, đơn vị soạn thảo.
|
BỘ TRƯỞNG (5)
(ký,
ghi rõ họ tên, đóng dấu)
|
Ghi chú:
(1) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc
chủ trì soạn thảo công văn.
(2) Trích yếu nội dung công văn.
(3) Tên cơ quan, tổ chức, cá nhân có trách
nhiệm giải quyết công việc; các địa chỉ để biết, phối hợp, báo cáo và lưu ghi ở
mục "Nơi nhận".
(4) Nội dung công văn.
(5) Trường hợp Thứ trưởng được giao ký thay
Bộ trưởng thì ghi chữ viết tắt “KT” vào trước chữ “Bộ trưởng”; trường hợp ký
thừa lệnh thì ghi chữ viết tắt “TL.” (thừa lệnh); trường hợp cấp phó của Thủ
trưởng đơn vị soạn thảo được giao ký thay thì ghi chữ viết tắt “KT” trước chức
danh của Thủ trưởng đơn vị soạn thảo (chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ
đứng, đậm).
|
Mẫu
số 4.9
|
|
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO
TẠO
--------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
----------------
|
|
Số:
……../…(1)…-BGGĐT
|
Hà Nội, ngày …….
tháng …… năm …….
|
...........................(2)..............................
............................
(3) .............................
......................................................................
(4) .....................................................................
.....................................................................................................................................................
......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
|
Nơi nhận:
-
……...….;
- ................;
- Lưu: VT, đơn vị soạn thảo.
|
BỘ
TRƯỞNG (5)
(Ký,
ghi rõ họ tên, đóng dấu)
|
Ghi chú:
(*) Mẫu này áp dụng chung đối với đa số các
hình thức văn bản hành chính có ghi tên loại cụ thể như: thông báo, chương
trình, kế hoạch, đề án, báo cáo, tờ trình v.v…
(1) Chữ viết tắt tên loại văn bản.
(2) Tên loại văn bản: thông cáo, thông báo,
chương trình, kế hoạch, đề án, phương án, báo cáo, tờ trình v.v…
(3) Trích yếu nội dung văn bản.
(4) Nội dung văn bản.
(5) Trường hợp Thứ trưởng được giao ký thay
Bộ trưởng thì ghi chữ viết tắt “KT” vào trước chữ “Bộ trưởng”; trường hợp ký
thừa lệnh thì ghi chữ viết tắt “TL.” (thừa lệnh); trường hợp cấp phó của Thủ
trưởng đơn vị soạn thảo được giao ký thay thì ghi chữ viết tắt “KT” trước chức
danh của Thủ trưởng đơn vị soạn thảo (chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ
đứng, đậm).
|
Mẫu
số 4.10
|
|
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO
TẠO
--------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
----------------
|
|
Số: ……../GM-BGGĐT
(1)
|
Hà Nội, ngày …….
tháng …… năm …….
|
GIẤY MỜI HỌP
Kính
gửi:
.........................(2).................................
Bộ Giáo dục và Đào tạo
kính mời ..................................... đến dự họp về vấn đề
.................................. ………………………………………………………
Thời gian: ... ngày, bắt
đầu từ .... giờ ..... , thứ ……. ngày ..... tháng …..năm ....
Địa điểm: tại
........................................................................................
Đề nghị
........................................................ (3)
......................................................................
……………….. đi đúng thành
phần được mời (4).
|
Nơi nhận:
-
Như trên;
- Lưu VT và đơn vị soạn thảo.
|
TL. BỘ TRƯỞNG
CHÁNH VĂN PHÒNG
(Ký
tên, đóng dấu)
|
____________
1. Giấy mời họp có
lấy số thì được lưu như công văn.
2. Tên cơ quan, tổ
chức, cá nhân cần mời.
3. Nêu rõ đơn vị, cá
nhân (đối tượng) được mời cần chuẩn bị tài liệu, ý kiến tham gia; (tham gia ý
kiến và sau khi họp). Nếu cử người khác đi thay thì báo cáo cho cơ quan chủ trì
mời họp biết trước.
4. Đối tượng dự họp
phải đúng thành phần được mời để có trách nhiệm giải quyết.
|
Mẫu
số 4.11
|
|
BỘ ……………….
--------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
----------------
|
|
Số: …/20…./TT-B……
|
Hà Nội, ngày …….
tháng …… năm …….
|
THÔNG TƯ
......................................................
.....................................................................................................................................................................
...................................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................................
|
Nơi nhận:
-
……...….;
- ................;
- Lưu: VT, …..
|
BỘ
TRƯỞNG
(Chữ
ký, dấu)
Nguyễn Văn A
|
|
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO
TẠO
----------
Số: ………/SY
|
SAO Y BẢN CHÍNH (1)
Hà
Nội, ngày ….. tháng ….. năm ……..
TL. BỘ TRƯỞNG
CHÁNH VĂN PHÒNG (2)
Nguyễn
Văn A
|
|
Nơi nhận:
-
..........;
- Lưu VT, đơn vị sao.
|
|
Ghi chú:
(1) Hình thức sao: sao y bản chính, trích sao
hoặc sao lục.
(2) Ghi rõ quyền hạn, chức vụ của người ký
bản sao.
PHỤ LỤC SỐ V
MẪU TRÌNH BÀY VĂN BẢN NỘI BỘ
(Kèm
theo Quyết định số 2500/QĐ-BGDĐT ngày 24 tháng 3 năm 2009 của Bộ trưởng Bộ
Giáo dục và Đào tạo )
|
Mẫu
số 5.1
|
|
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO
TẠO
ĐƠN VỊ: ………………
--------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
----------------
|
|
Số: ………………
|
Hà Nội, ngày …….
tháng …… năm …….
|
TỜ
TRÌNH
VĂN BẢN QUY PHẠM PHÁP LUẬT
Kính gửi:
……………………………………………………
- Về việc
..................................................................................................................................
- Các văn bản kèm
theo
.......................................................................................................
...................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................
Quy trình soạn thảo
văn bản:
1. Chuyên viên, tổ
soạn thảo (ký, ghi rõ họ và tên)
................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................
2. Thủ trưởng các đơn
vị có liên quan (ký, ghi rõ họ và tên)
.................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
3. Vụ Pháp chế (ký,
ghi rõ họ và tên).
..................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................
4. Ý kiến bảo lưu:
...............................................................................................................................................
...............................................................................................................................................
|
PHÊ DUYỆT
CỦA LÃNH ĐẠO BỘ
|
THỦ
TRƯỞNG
ĐƠN VỊ CHỦ TRÌ SOẠN THẢO VĂN BẢN
(Ký
và ghi rõ họ tên)
|
|
Mẫu
số 5.2
|
|
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO
TẠO
ĐƠN VỊ: ………………
--------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
----------------
|
|
Số: ………………
|
|
TỜ
TRÌNH
Kính trình:
..............................................................
Về việc:
...................................................................
Văn bản kèm theo:
..........................................................
|
Chuyên viên
(Ký
và ghi rõ họ tên)
|
Hà Nội, ngày ......
tháng ...... năm .….
THỦ
TRƯỞNG ĐƠN VỊ
(Ký
và ghi rõ họ tên)
|
|
Mẫu
số 5.3
|
|
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO
TẠO
TÊN ĐƠN VỊ CHỦ TRÌ
--------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
----------------
|
|
………………(*)
|
Hà Nội, ngày …….
tháng …… năm …….
|
GIẤY MỜI HỌP
Kính
gửi: .........................(2).................................
Bộ Giáo dục và Đào tạo
kính mời ..................................... đến dự họp về vấn đề
.................................... ……………………………………………………..
Thời gian: ... ngày, bắt
đầu từ .... giờ ..... , thứ ….. ngày ….. tháng ….. năm ....
Địa điểm: tại
........................................................................................................................
Đề nghị
....................................................... (3)
......................................................................
…………………………….. đi đúng
thành phần được mời (4).
|
Nơi nhận:
-
Như trên;
- Lưu VT và đơn vị soạn thảo.
|
.................(5).......................
.................(6).......................
(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)
|
____________
(*) Giấy mời họp có
lấy số thì được lưu như công văn.
(2) Tên cơ quan, tổ
chức, cá nhân cần mời.
(3) Nêu rõ đơn vị, cá
nhân (đối tượng) được mời cần chuẩn bị tài liệu, ý kiến tham gia; (tham gia ý
kiến và sau khi họp). Nếu cử người khác đi thay thì báo cáo cho cơ quan chủ trì
mời họp biết trước.
(4) Đối tượng dự họp
phải đúng thành phần được mời để có trách nhiệm giải quyết.
(5) Ghi chức vụ của
người đứng đầu cơ quan (tổ chức): Chánh Văn phòng, Vụ trưởng ...
(6) Trường hợp các
cấp phó được giao ký thay người đứng đầu cơ quan (tổ chức) thì ghi chữ viết tắt
“KT” vào trước chức vụ của người đứng đầu, bên dưới ghi chức vụ của người ký.
|
Mẫu
số 5.4
|
|
Đơn vị: ……………………….
|
PHIẾU ĐỀ NGHỊ SAO
VĂN BẢN
|
|
|
Kính gửi: ………………………………
Họ và tên (người
đề nghị): …………………………………………………………………………..
Mục đích sử dụng văn
bản: ……………………….………………………………………………..
Trích yếu văn bản:
…………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………………..
Hình thức sao:
………………………………….…………………………………………………………..
Số trang: …………………….
Số bản in/trang: …………….
Thời gian nhận văn bản sao xong: ……giờ, ngày
…. tháng .. năm..
|
XÁC NHẬN CỦA THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ
(Họ
tên, chữ ký)
|
Hà Nội, ngày…..
tháng ….. năm …...
NGƯỜI
ĐỀ NGHỊ
(Ký,
ghi rõ họ tên)
|
Ý KIẾN CỦA PHÒNG HÀNH
CHÍNH
|
Mẫu
số 5.5
|
|
Đơn vị: ……………………..
--------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
----------------
|
|
Số: ………/HĐ
|
|
HỢP ĐỒNG
Căn cứ : + ………………………………………………….…………………………………………….
+ …………………………………………………………..…………………………………………….
Hôm nay ngày…../…../……..
tại…………………………………….……………………………….
Chúng tôi gồm:
………………………………………..…………………………………………
1. Đại diện (đơn vị): ………………………………………………… (gọi
tắt là bên A)
Do ông (bà): ………………………………………. Chức vụ:
…………………………….
Địa chỉ: 49 Đại Cồ Việt – Quận Hai Bà Trưng –
Hà Nội
Tài khoản: …………………………………………..……………………………………
Ngân hàng (Kho bạc)
…………………………………….……………………………..
2. Đại diện: ……………………………….…………………… (gọi
tắt là bên B)
Do ông (bà): …………………………………………. Chức vụ:
………………..…………………….
Địa chỉ:
………………………………………………………………………………………………….
Tài khoản Ngân hàng:
…………………..………………………………………………………
Sau khi đã bàn bạc,
hai bên thoả thuận ký hợp đồng với các điều khoản sau:
Điều 1: Nội dung công việc:
- Bên A giao cho bên B:
………………………………………………………………………………
- Thời gian hoàn thành:
……………………………………………………………………………….
Điều 2: Giá trị hợp đồng và hình thức thanh toán:
- Tổng giá trị hợp đồng theo dự toán kinh phí
do bên B lập và được cấp có thẩm quyền của hai bên phê duyệt là: ………… (bằng chữ
…………………………………………….)
- Tiến độ thanh toán thành ………….. đợt, đợt
1………….. số còn lại thanh toán sau khi có biên bản nghiệm thu, thanh lý hợp
đồng:
- Hình thức thanh toán: Tiền mặt, séc, chuyển
khoản
Điều 3: Trách nhiệm của bên A: ………………………………………………………………….
Điều 4: Trách nhiệm của bên B:
……………………………………..…………………………….
Điều 5: Điều khoản chung:
…………………………………………………………………………….
Biên bản được lập thành ……. bản, mỗi bên giữ
… bản và có giá trị như nhau.
|
Đại diện bên A
Chức
danh
(Ký,
ghi rõ họ tên và đóng dấu)
|
Đại diện bên B
Chức
danh
(Ký,
ghi rõ họ tên và đóng dấu)
|
|
Mẫu
số 5.6
|
|
Đơn vị: ……………………..
--------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
----------------
|
|
Số: ………/HĐ
|
Hà Nội, ngày …….
tháng …… năm …….
|
BIÊN
BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG
V/v
………………………………………………………………….
Căn cứ vào Hợp đồng số … ngày …… tháng …..
năm ….. giữa ………
và …………………………………………..
Căn cứ biên bản nghiệm thu ngày …… tháng ……
năm ……
Chúng tôi gồm:
Đơn vị: ……………………………………………………………………………....
(bên A)
Người đại diện: …………………………………..…… Chức vụ:
……………………...
Tài khoản: ………………………….…………………………
Ngân hàng (Kho bạc):
………………………………..…………………………………………….
Đơn vị: ……………………………………….…………………………………………...
(bên B)
Người đại diện: …………………………………… Chức vụ:
…………………………………...
Tài khoản: ……………………..……………………………..…………………………………...
Ngân hàng (Kho
bạc):………………………………….…………………………....………………..
Hai bên thống nhất lập biên bản thanh lý hợp
đồng số …… ngày ….. tháng ….. năm …….. như sau:
- Bên B đã hoàn thành …………….. theo hợp đồng
đã ký kết giữa hai bên
- Tổng kinh phí thanh toán được hai bên A và
B chấp nhận: …………………..………….
- Phần kinh phí bên A đã tạm ứng cho bên B
là: …………………………….……………….
- Bên A phải trả nốt cho bên B là:
……………………………………….…………………………
Biên bản được lập thành …… bản, mỗi bên giữ
…… bản và có giá trị như nhau.
|
Đại diện bên A
Chức
danh
(Ký,
ghi rõ họ tên và đóng dấu)
|
Đại diện bên B
Chức
danh
(Ký,
ghi rõ họ tên và đóng dấu)
|
|
Mẫu
số 5.7
|
|
Đơn vị: ……………..
--------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
----------------
|
Mẫu số C07-H
Ban
hành theo QĐ 999-TC/QĐ/CĐKT ngày 21/11/1996 của Bộ Tài chính
|
|
|
|
GIẤY
ĐI ĐƯỜNG
Cấp cho:
.......................................................................................................................................
Chức vụ: .......................................................................................................................................
Được cử đi công tác tại:
...............................................................................................................
Theo công lệnh (hoặc giấy giới thiệu)
số................... ngày ...... tháng ....... năm 200....
|
Từ
ngày ........ tháng ......... năm 200.....
đến
ngày ........ tháng ........ năm 200...
Tiền
ứng trước
Lương:
..................................................đ
Công
tác phí: ........................................đ
Cộng:
...................................................đ
|
Hà
Nội, ngày ...... tháng ....... năm 200...
TL. BỘ TRƯỞNG
|
|
Nơi đi và nơi đến
|
Ngày giờ
|
Phương tiện sử dụng
|
Độ dài chặng đường
|
Thời gian lưu trú
|
Lý do lưu trú
|
Chứng nhận của cơ
quan (Ký tên đóng dấu)
|
|
Trên đường đi
|
Ở nơi đến
|
|
A
|
1
|
B
|
2
|
3
|
4
|
C
|
D
|
|
Nơi đi
Nơi đến
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Nơi đi
Nơi đến
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Nơi đi
Nơi đến
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Nơi đi
Nơi đến
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Nơi đi
Nơi đến
|
|
|
|
|
|
|
|
- Vé người: ............................
vé x ........................ đ = .......................... đ
- Vé: ............................
vé x ........................ đ = .......................... đ
............................
vé x ........................ đ = .......................... đ
............................
vé x ........................ đ = .......................... đ
- Phụ phí lấy vé bằng: ............................
vé x ........................ đ = .......................... đ
- Điện thoại: ............................
vé x ........................ đ = .......................... đ
- Vé trọ: ............................
vé x ........................ đ = .......................... đ
1. Phụ cấp đi đường: ......................................
đ
2. Phụ cấp lưu trú:
- Lưu trú dọc đường: +
..............................................đ
+
..............................................đ
- Lưu trú nơi công
tác: + ..............................................đ
+
..............................................đ
Tổng
cộng: + ..............................................đ
|
Người đi công tác
(ký
họ tên)
|
DUYỆT
Thời
gian lưu trú được hưởng phụ cấp........... ngày .............................
Phụ trách đơn vị
(ký họ tên)
|
DUYỆT
Số
tiền được thanh toán là: .................................
Phụ trách kế toán tài vụ
(ký họ tên)
|
|
Mẫu
số 5.8
|
|
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO
TẠO
--------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
----------------
|
|
Số:
……/CN-BGDĐT-…..(1)…..
|
Hà Nội, ngày …….
tháng …… năm 200
|
GIẤY CHỨNG NHẬN
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO
TẠO CHỨNG NHẬN
Họ và
tên:........................................................ Giới tính: Nam £ Nữ £
Sinh
ngày........tháng.........năm ................... Nơi sinh:
................................................;
................................................................(2)...............................................................................
....................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................
.................................(3)..................................../.
|
Nơi nhận:
-
………………;
- ………………;
- Lưu VT, ……
|
T. BỘ TRƯỞNG
………………(4)………………
(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)
|
Ghi chú:
(1) Đơn vị thực hiện
(2) Nội dung chứng
nhận;
(3) Trong trường hợp
cần thiết ghi: chứng nhận có giá trị từ ...../..../..... đến ...../.../.....;
(4) Ghi quyền hạn,
chức vụ của người có thẩm quyền ký xác nhận.
|
Mẫu
số 5.9
|
|
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO
TẠO
VĂN PHÒNG
--------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
----------------
|
|
Số: ……/VP-HC
|
Hà Nội, ngày …….
tháng …… năm ….
|
PHIẾU
NHẮC TRẢ LỜI VĂN BẢN
Lần thứ:……………………
Kính gửi:……………………………………………..
Đề nghị đơn vị lưu ý
văn bản số:............................................................................................
Ngày……………….của...........................................................................................................
Về việc:.................................................................................................................................
Thời hạn yêu cầu trả
lời ghi tại văn bản trên trước ngày…..tháng …..năm 200……
Nếu đơn vị đã trả lời
hoặc chưa trả lời, xin vui lòng điền dấu (x) vào các ô tương ứng dưới đây và
gửi lại Phòng Hành chính để tiện theo dõi thực hiện.
Xin trân trọng cảm
ơn!
|
Ý kiến của đơn vị
- Đã trả
lời: □
- Đang triển khai
và sẽ trả lời: □
- Không đáp ứng
được y/c về thời gian trả lời: □
- Ý kiến
khác:………………………………...
…………………………………………………
Người trả lời
(Ký,
ghi rõ họ tên)
Số điện thoại khi
cần liên hệ: 04.38695144
|
TL.CHÁNH
VĂN PHÒNG
|
|
Mẫu
số 5.10
|
|
|
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO
TẠO
VĂN PHÒNG
--------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
----------------
|
|
Số: ……/VP-HC
|
Hà Nội, ngày …….
tháng …… năm 2008
|
|
|
|
PHIẾU CHUYỂN HỒ SƠ
Kính gửi: Vụ
trưởng Vụ ………………………
Phòng
Hành chính kính chuyển Quý vụ Hồ sơ
.............................................................................
......................................................................................................................................................:
Đơn vị:
…………………………………………
Nội
dung:……………………………………….
Hồ sơ
gồm:
|
TT
|
Loại
văn bản
|
Số
lượng
|
Ghi chú
|
|
1
|
|
|
|
|
2
|
|
|
|
|
3
|
|
|
|
|
4
|
|
|
|
|
5
|
|
|
|
|
6
|
|
|
|
|
7
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Ngày chuyển hồ sơ: ……/……/2008
Ngày trả kết quả: ……/……/2008
|
Nơi nhận:
- Như trên;
- Lưu VT, “Một cửa”
|
TL.CHÁNH
VĂN PHÒNG
|
|
Mẫu
số 5.11
|
|
|
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO
TẠO
Đơn vị: ………………….
--------
|
|
|
|
|
Kính gửi: Phòng
Hành chính
Đề nghị Phòng
Hành chính – Văn phòng Bộ Giáo dục và Đào tạo cho gửi văn bản số: …………..
ngày…….…..tháng…...……năm………….............
Trích yếu văn bản:
………………………………………………...………………………………………
………………………………………………………………………………………………………...........
Nơi nhận: -
…..............................................................................................................................
- ….................................................................................................................................
-
….................................................................................................................................
Hình thức chuyển:
|
- Chuyển thường
|
- Chuyển hỏa tốc
|
|
- Chuyển phát nhanh
|
- E-mail, fax, mạng
|
|
- Bảo đảm
|
- Hình thức khác
|
Số trang văn bản: ……………………....…….; số lượng
bì:…………………….……..………......
Kinh phí thuộc nguồn:………………………………….……………………………………………..
|
|
Hà Nội,
ngày…..... tháng ….. năm.........
Thủ trưởng đơn vị
(Họ tên, chữ ký)
|
PHỤ LỤC
VI
TRÌNH
BÀY BÌ VĂN BẢN
(Kèm theo Quyết định số 2500/QĐ-BGDĐT ngày 24 tháng 3 năm 2009 của Bộ trưởng
Bộ Giáo dục và Đào tạo )
1. Mẫu bì văn bản
a ) Hình dạng và kích thước
Bì văn bản nên được in sẵn, có hình chữ nhật.
Kích thước tối thiểu đối với các loại bì thông dụng cụ thể như sau:
- Loại 307 mm x 220 mm: Dùng cho văn bản được
trình bày trên giấy khổ A4 được vào bì ở dạng để nguyên khổ giấy;
- Loại 220 mm x 158mm: dùng cho văn bản được
trình bày trên giấy khổ A4 được vào bì ở dạng được gấp làm 2 phần bằng nhau;
- Loại 220mm x 109mm: dùng cho văn bản được
trình bày trên giấy khổ A4 được vào bì ở dạng được gấp làm 3 phần bằng nhau.
- Loại 158mm x 115mm: dùng cho văn bản được
trình bày trên giấy khổ A4 được vào bì ở dạng được gấp làm 4 phần bằng nhau.
b) Mẫu trình bày. Mẫu trình bày bì văn bản
được minh họa tại hình vẽ.
|
(4)
|
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
SỐ 49 ĐẠI CỒ VIỆT -
HAI BÀ TRƯNG - HÀ NỘI
Tổng đài: 04.38694795
-04.38694794; Fax: 04.38694085
Website:
www.edu.net.vn - www.moet.gov.vn
Email:
bogddt@moet.edu.vn - vanphongbo@moet.edu.vn
Số: ………………………(1)
|
|
|
|
Kính gửi:
|
………………………………………….…(2)
…………………………………………….(3)
…………………………………………….(3)
|
|
|
|
|
|
Hướng dẫn trình bày và viết bì
(1): Ghi số, ký hiệu các văn bản có trong
phong bì.
(2): Ghi tên cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá
nhân nhận văn bản.
(3): Địa chỉ của cơ quan, tổ chức đơn vị, cá
nhân nhận văn bản.
(4): Biểu tượng (Logo)của cơ quan, tổ chức
(nếu có)./.