Thông tư 107/2001/TT-BTC hướng dẫn chế độ trích lập và sử dụng khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, giảm giá chứng khoán đầu tư, dự phòng nợ khó đòi

• Số hiệu: 107/2001/TT-BTC
• Loại văn bản: Thông tư
• Nơi ban hành: Bộ Tài chính
• Người ký: Trần Văn Tá
• Ngày ban hành: 31/12/2001

BỘ TÀI CHÍNH ********	CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ********
Số: 107/2001/TT-BTC	Hà Nội, ngày 31 tháng 12 năm 2001

THÔNG TƯ

CỦA BỘ TÀI CHÍNH SỐ 107/2001/TT-BTC NGÀY 31 THÁNG 12 NĂM 2001 VỀ VIỆC HƯỚNG DẪN CHẾ ĐỘ TRÍCH LẬP VÀ SỬ DỤNG CÁC KHOẢN DỰ PHÒNG GIẢM GIÁ HÀNG TỒN KHO, GIẢM GIÁ CHỨNG KHOÁN ĐẦU TƯ, DỰ PHÒNG NỢ KHÓ ĐÒI TẠI DOANH NGHIỆP

Nhằm tạo môi trường kinh doanh bình đẳng giữa các doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế phù hợp với các quy định của Luật doanh nghiệp Nhà nước, Luật doanh nghiệp, Luật Đầu tư nước ngoài tại Việt nam, Bộ Tài chính hướng dẫn việc trích lập và sử dụng các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, giảm giá chứng khoán đầu tư, dự phòng công nợ khó đòi tại doanh nghiệp như sau:

I. NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

1. Đối tượng áp dụng:

- Các doanh nghiệp Nhà nước;

- Các doanh nghiệp hoạt động theo Luật doanh nghiệp;

- Các doanh nghiệp liên doanh, doanh nghiệp 100% vốn nước ngoài, các bên nước ngoài tham gia hợp tác kinh doanh trên cơ sở hợp đồng (gọi tắt là các bên nước ngoài hợp doanh) hoạt động theo Luật đầu tư nước ngoài tại Việt nam;

Đối với các doanh nghiệp liên doanh được thành lập trên cơ sở các Hiệp định ký giữa Chính phủ nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt nam và Chính phủ nước ngoài, nếu Hiệp định có các quy định về trích lập và sử dụng các khoản dự phòng khác với hướng dẫn tại Thông tư này, thì thực hiện theo quy định của Hiệp định đó.

2. Trong Thông tư này các thuật ngữ dưới đây được hiểu như sau:

a. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho: là dự phòng phần giá trị bị tổn thất do giảm giá vật tư, thành phẩm, hàng hóa tồn kho có thể xảy ra trong năm kế hoạch.

b. Dự phòng giảm giá chứng khoán đầu tư trong hoạt động tài chính: là dự phòng phần giá trị bị tổn thất do giảm giá các loại chứng khoán của doanh nghiệp có thể xảy ra trong năm kế hoạch.

c. Dự phòng nợ phải thu khó đòi: là dự phòng phần giá trị bị tổn thất của các khoản nợ phải thu, có thể không đòi được do đơn vị nợ hoặc người nợ không có khả năng thanh toán trong năm kế hoạch.

3. Thời điểm lập và hoàn nhập các khoản dự phòng: Việc trích lập và hoàn nhập các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng nợ phải thu khó đòi, dự phòng giảm giá chứng khoán trong hoạt động tài chính đều được thực hiện ở thời điểm khóa sổ kế toán để lập báo cáo tài chính năm.

Trường hợp doanh nghiệp được Bộ Tài chính chấp thuận áp dụng năm tài chính khác với năm dương lịch (bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thúc 31/12 hàng năm) thì thời điểm lập dự phòng là ngày cuối cùng của năm tài chính

4. Ba khoản dự phòng nói trên được trích trước vào chi phí hoạt động kinh doanh năm báo cáo của doanh nghiệp, giúp cho doanh nghiệp có nguồn tài chính để bù đắp ba khoản tổn thất có thể xảy ra trong năm kế hoạch, nhằm bảo toàn vốn kinh doanh; đảm bảo cho doanh nghiệp phản ánh giá trị vật tư hàng hóa tồn kho, chứng khoán đầu tư và giá trị của các khoản nợ phải thu không cao hơn giá cả trên thị trường hoặc giá trị có thể thu hồi được tại thời điểm lập báo cáo tài chính.

5. Căn cứ vào biến động thực tế về giá hàng tồn kho, giá chứng khoán và nợ phải thu khó đòi, doanh nghiệp chủ động xác định mức trích lập, sử dụng từng khoản dự phòng đúng mục đích và xử lý theo các quy định cụ thể dưới đây:

II. TRÍCH LẬP VÀ SỬ DỤNG CÁC KHOẢN DỰ PHÒNG

1. Đối tượng và điều kiện lập dự phòng tổn thất:

a. Đối tượng lập dự phòng:

- Nguyên vật liệu, dụng cụ dùng cho sản xuất, vật tư hàng hóa, thành phẩm tồn kho, mà giá trên thị trường thấp hơn giá đang hạch toán trên sổ kế toán (sau đây gọi tắt là vật tư hàng hóa).

- Các chứng khoán do doanh nghiệp đầu tư bị giảm giá so với giá đang hạch toán trên sổ kế toán.

- Các khoản nợ phải thu khó đòi.

b. Điều kiện lập dự phòng:

Việc trích lập các khoản dự phòng (giảm giá hàng tồn kho, phải thu khó đòi, giảm giá các chứng khoán đầu tư) phải có các điều kiện dưới đây:

- Đối với vật tư hàng hóa tồn kho:

+ Có hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của Bộ Tài chính hoặc các bằng chứng khác chứng minh giá vốn vật tư hàng hóa tồn kho.

+ Là những vật tư hàng hóa thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp tồn kho tại thời điểm lập báo cáo tài chính có giá trị thu hồi hoặc giá thị trường thấp hơn giá ghi trên sổ kế toán.

Vật tư hàng hóa tồn kho bị giảm giá so với giá ghi trên sổ kế toán bao gồm: vật tư hàng hóa tồn kho bị hư hỏng kém mất phẩm chất, bị lỗi thời hoặc giá bán bị giảm theo mặt bằng chung trên thị trường.

Trường hợp vật tư hàng hóa tồn kho có giá trị bị giảm so với giá ghi trên sổ kế toán nhưng giá bán sản phẩm dịch vụ được sản xuất từ vật tư hàng hóa này không bị giảm giá thì không được trích lập dự phòng giảm giá vật tư hàng hóa tồn kho.

- Đối với các loại chứng khoán giảm giá:

+ Là chứng khoán của doanh nghiệp được doanh nghiệp đầu tư theo đúng quy định của pháp luật.

+ Được tự do mua bán trên thị trường mà tại thời điểm kiểm kê, lập báo cáo tài chính có giá thị trường giảm so với giá đang hạch toán trên sổ kế toán.

Những chứng khoán không được phép mua bán tự do trên thị trường thì không được lập dự phòng giảm giá.

- Đối với các khoản nợ phải thu khó đòi:

+ Phải có tên, địa chỉ nội dung từng khoản nợ, số tiền phải thu của từng đơn vị nợ hoặc người nợ, trong đó ghi rõ số nợ phải thu khó đòi.

+ Để có căn cứ lập dự phòng nợ phải thu khó đòi doanh nghiệp phải có chứng từ gốc hoặc xác nhận của đơn vị nợ hoặc người nợ về số tiền còn nợ chưa trả, bao gồm: hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, bản thanh lý hợp đồng, cam kết nợ, đối chiếu công nợ...

Căn cứ để được ghi nhận là khoản nợ phải thu khó đòi là:

+ Nợ phải thu đã quá hạn thanh toán từ 2 năm trở lên, kể từ ngày đến hạn thu nợ được ghi trong hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ hoặc các cam kết nợ, doanh nghiệp đã đòi nhiều lần nhưng vẫn chưa thu được nợ.

+ Trường hợp đặc biệt, tuy thời gian quá hạn chưa tới 2 năm, nhưng đơn vị nợ đang trong thời gian xem xét giải thể, phá sản hoặc người nợ có các dấu hiệu khác như bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử ... thì cũng được ghi nhận là khoản nợ khó đòi.

c. Các loại vật tư hàng hóa tồn kho, công nợ phải thu khó đòi, chứng khoán khi không đủ các điều kiện quy định trên thì không được lập dự phòng.

d. Doanh nghiệp phải lập hội đồng để thẩm định mức độ giảm giá vật tư hàng hóa tồn kho, giảm giá chứng khoán và xác định các khoản nợ phải thu khó đòi.

Hội đồng do Giám đốc thành lập với các thành phần bắt buộc là: Giám đốc, Kế toán trưởng, Trưởng phòng vật tư hoặc phòng kinh doanh.

2. Phương pháp lập các khoản dự phòng:

a. Lập dự phòng giảm giá vật tư hàng hóa tồn kho:

Doanh nghiệp phải căn cứ vào tình hình giảm giá, số lượng tồn kho thực tế của từng loại vật tư hàng hóa để xác định mức dự phòng theo công thức sau:

Mức dự phòng giảm giá vật tư hàng hóa cho năm kế hoạch

=

Lượng vật tư hàng hóa tồn kho giảm giá tại thời điểm lập báo cáo tài chính năm

x

Giá hạch toán trên sổ kế toán

-

Giá thực tế trên thị trường tại thời điểm lập báo cáo tài chính năm

Giá thực tế trên thị trường của các loại vật tư, thành phẩm, hàng hóa tồn kho giảm giá tại thời điểm lập báo cáo tài chính năm là giá cả có thể mua hoặc bán được trên thị trường.

Việc lập dự phòng phải tiến hành riêng cho từng loại vật tư hàng hóa bị giảm giá và tổng hợp toàn bộ khoản dự phòng giảm giá vật tư hàng hóa tồn kho của doanh nghiệp vào bảng kê chi tiết. Bảng kê là căn cứ để hạch toán vào chi phí quản lý của doanh nghiệp.

b. Lập dự phòng giảm giá các loại chứng khoán đầu tư:

Doanh nghiệp phải lập dự phòng cho từng loại chứng khoán đầu tư, có biến động giảm giá tại thời điểm lập báo cáo tài chính năm của năm báo cáo, theo công thức sau:

Mức dự phòng giảm giá đầu tư chứng khoán cho năm kế hoạch

=

Số lượng chứng khoán bị giảm giá tại thời điểm lập báo cáo tài chính năm

x

Giá chứng khoán hạch toán trên sổ kế toán

-

Giá chứng khoán thực tế trên thị trường

Doanh nghiệp phải lập dự phòng riêng cho từng loại chứng khoán bị giảm giá và được tổng hợp vào bảng kê chi tiết dự phòng giảm giá chứng khoán đầu tư, làm căn cứ hạch toán vào chi phí hoạt động tài chính của doanh nghiệp.

c. Lập dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi:

Trên cơ sở những đối tượng và điều kiện lập dự phòng về nợ phải thu khó đòi nêu tại điểm a và điểm b, khoản 1, mục II nói trên, doanh nghiệp phải dự kiến mức tổn thất có thể xảy ra trong năm kế hoạch của các khoản nợ và tiến hành lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, kèm theo các chứng cứ chứng minh các khoản nợ khó đòi nói trên.

Sau khi lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, doanh nghiệp tổng hợp toàn bộ khoản dự phòng các khoản nợ vào bảng kê chi tiết làm căn cứ để hạch toán vào chi phí quản lý của doanh nghiệp.

Tổng mức lập dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi tối đa bằng 20% tổng số dư nợ phải thu của doanh nghiệp tại thời điểm lập báo cáo tài chính năm.

3. Xử lý các khoản dự phòng:

Vật tư hàng hóa tồn kho, chứng khoán đầu tư, nợ phải thu khó đòi đã trích lập dự phòng, nếu trên thực tế vật tư hàng hóa tồn kho không bị giảm giá, đã sử dụng vào sản xuất kinh doanh hoặc đã bán; nợ đã thu hồi được, thì khoản dự phòng giảm giá vật tư hàng hóa tồn kho, chứng khoán đầu tư hoặc nợ phải thu khó đòi phải được hoàn nhập vào thu nhập trong kỳ của doanh nghiệp. Cụ thể như sau:

a. Đối với khoản dự phòng giảm giá vật tư hàng hóa tồn kho:

Cuối năm, doanh nghiệp có vật tư hàng hóa tồn kho bị giảm giá so với giá trị ghi trên sổ kế toán, thì phải trích lập dự phòng giảm giá vật tư hàng hóa tồn kho theo các quy định trên đây;

Nếu số dự phòng giảm giá phải trích lập cho năm kế hoạch bằng số dư khoản dự phòng năm trước đã trích, thì doanh nghiệp không phải trích lập khoản dự phòng giảm giá vật tư hàng hóa tồn kho vào chi phí quản lý doanh nghiệp;

Nếu số dự phòng giảm giá phải trích lập cao hơn số dư khoản dự phòng giảm giá vật tư hàng hóa tồn kho đã trích lập năm trước, thì doanh nghiệp trích thêm vào chi phí quản lý doanh nghiệp phần chênh lệch giữa số phải trích lập cho năm kế hoạch với số dư khoản dự phòng đã trích lập năm trước.

Ngược lại, nếu số dự phòng phải trích cho năm kế hoạch thấp hơn số dư khoản dự phòng giảm giá vật tư hàng hóa đã trích lập năm trước, thì doanh nghiệp phải hoàn nhập vào thu nhập khác phần chênh lệch giữa số dư khoản dự phòng đã trích lập năm trước với số dự phòng phải trích lập cho năm kế hoạch.

Thời điểm hoàn nhập khoản dự phòng giảm giá vật tư hàng hóa đã lập và lập dự phòng mới, được tiến hành tại thời điểm khóa sổ kế toán để lập báo cáo tài chính năm.

b. Đối với khoản giảm giá chứng khoán đầu tư:

Được xử lý như khoản dự phòng giảm giá vật tư, hàng hóa tồn kho nói trên, nhưng giá trị khoản dự phòng được hoàn nhập vào thu nhập hoạt động tài chính.

c. Đối với khoản dự phòng công nợ phải thu khó đòi:

- Khi các khoản nợ phải thu được xác định khó đòi, doanh nghiệp phải trích lập dự phòng theo các quy định trên đây; nếu số dự phòng phải trích lập cho năm kế hoạch bằng số dư dự phòng nợ phải thu khó đòi, thì doanh nghiệp không phải trích lập;

Nếu số dự phòng phải trích lập cao hơn số dư khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi đã trích lập năm trước, thì doanh nghiệp phải trích thêm vào chi phí quản lý doanh nghiệp phần chênh lệch giữa số phải trích lập cho năm kế hoạch với số dư khoản dự phòng đã trích lập năm trước;

Ngược lại, nếu số dự phòng phải trích cho năm kế hoạch thấp hơn số dư khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi, thì doanh nghiệp phải hoàn nhập vào thu nhập khác phần chênh lệch giữa số dư khoản dự phòng đã trích lập năm trước với số dự phòng phải trích lập cho năm kế hoạch.

- Thời điểm hoàn nhập khoản dự phòng công nợ khó đòi đã lập và lập dự phòng mới được tiến hành tại thời điểm khóa sổ kế toán để lập báo cáo tài chính hàng năm.

4. Xử lý xóa các khoản nợ không thu hồi được:

a. Khoản nợ không thu hồi được, khi xử lý xóa sổ phải có:

- Biên bản của Hội đồng xử lý nợ của doanh nghiệp. Trong đó ghi rõ giá trị của từng khoản nợ phải thu, giá trị nợ đã thu hồi được, giá trị thiệt hại thực tế (sau khi đã trừ đi các khoản thu hồi được)

- Bảng kê chi tiết các khoản nợ phải thu đã xóa để làm căn cứ hạch toán.

- Quyết định của Tòa án cho xử lý phá sản doanh nghiệp theo Luật phá sản hoặc quyết định của người có thẩm quyền về giải thể đối với đơn vị nợ.

- Giấy xác nhận của chính quyền địa phương đối với người nợ đã chết nhưng không có tài sản thừa kế để trả nợ.

- Giấy xác nhận của chính quyền địa phương đối với người nợ còn sống nhưng không có khả năng trả nợ.

- Lệnh truy nã hoặc xác nhận của cơ quan pháp luật đối với người nợ đã bỏ trốn hoặc đang bị truy tố, đang thi hành án nhưng quá thời hạn 2 năm kể từ ngày nợ.

- Quyết định của cấp có thẩm quyền về xử lý xóa nợ không thu hồi được của doanh nghiệp.

b. Thẩm quyền xử lý nợ:

- Hội đồng quản trị (đối với doanh nghiệp có Hội đồng quản trị) hoặc Hội đồng thành viên (đối với doanh nghiệp có Hội đồng thành viên); Tổng giám đốc, Giám đốc (đối với doanh nghiệp không có hội đồng quản trị) hoặc chủ doanh nghiệp căn cứ vào các bằng chứng liên quan đến các khoản nợ để quyết định xóa những khoản nợ phải thu không thu hồi được, và tự chịu trách nhiệm về quyết định của mình trước Nhà nước và trước pháp luật, đồng thời thực hiện các biện pháp xử lý trách nhiệm theo chế độ hiện hành.

c. Mức độ tổn thất thực tế của từng khoản nợ không thu hồi được là phần còn lại sau khi lấy số dư nợ phải thu ghi trên sổ kế toán trừ đi số nợ đã thu hồi được (do người gây ra thiệt hại đền bù, do phát mại tài sản của đơn vị nợ hoặc người nợ, do được chia tài sản theo quyết định của tòa án hoặc các cơ quan có thẩm quyền khác).

d. Xử lý hạch toán:

- Giá trị tổn thất thực tế của khoản nợ không thu hồi được cho phép xóa nợ doanh nghiệp hạch toán vào chi phí quản lý của doanh nghiệp.

- Các khoản nợ phải thu sau khi đã có quyết định xóa nợ, doanh nghiệp vẫn phải theo dõi riêng trên sổ sách trong thời hạn tối thiểu là 5 năm và tiếp tục có các biện pháp để thu hồi nợ. Nếu thu hồi được nợ thì số tiền thu hồi sau khi trừ các chi phí có liên quan đến việc thu hồi nợ, doanh nghiệp hạch toán vào thu nhập bất thường.

III. ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH:

1. Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký, thay thế Thông tư số 64 TC/TCDN ngày 15/9/1997 của Bộ Tài chính, hướng dẫn chế độ trích lập và sử dụng dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng công nợ khó đòi, dự phòng giảm giá chứng khoán tại doanh nghiệp Nhà nước và các văn bản khác quy định về trích lập và sử dụng các khoản dự phòng trái với quy định của Thông tư này.

2. Việc trích lập dự phòng của các Tổ chức tín dụng thực hiện theo quy định tại văn bản hướng dẫn chế độ tài chính đối với các Tổ chức tín dụng.

3. Doanh nghiệp phải xây dựng cơ chế về quản lý vật tư, hàng hóa, quản lý công nợ để hạn chế các rủi ro trong kinh doanh. Đối với công nợ, quy chế phải xác định rõ trách nhiệm của từng bộ phận, từng người trong việc quản lý, theo dõi, thu hồi công nợ nhằm hạn chế đến mức thấp nhất các khoản công nợ khó đòi, cũng như để xác định trách nhiệm vật chất của từng bộ phận, cá nhân khi có phát sinh các khoản nợ khó đòi. Nghiêm cấm doanh nghiệp lợi dụng việc trích lập dự phòng để tính thêm vào chi phí các khoản dự phòng không có đủ căn cứ nhằm làm giảm nghĩa vụ nộp ngân sách. Những doanh nghiệp cố tình vi phạm sẽ bị xử lý phạt như hành vi trốn thuế.

4. Cơ quan tài chính các cấp có trách nhiệm phổ biến, hướng dẫn và kiểm tra các doanh nghiệp trích lập, sử dụng các khoản dự phòng giảm giá vật tư, hàng hóa tồn kho, công nợ phải thu khó đòi, giảm giá chứng khoán theo các quy định tại Thông tư này.

5. Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc đề nghị phản ánh kịp thời về Bộ Tài chính để nghiên cứu sửa đổi, bổ sung.

Trần Văn Tá (Đã ký)

Tiếng Anh (English)

THE MINISTRY OF FINANCE -------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIET NAM Independence - Freedom - Happiness ------------
No: 107/2001/TT-BTC	Hanoi, December 31, 2001

CIRCULAR

GUIDING THE REGIME OF SETTING UP AND USE OF RESERVES FOR DECREASE OF PRICES OF GOODS IN STOCK AND INVESTMENT SECURITIES AND FOR BAD DEBTS AT ENTERPRISES

In order to create an equitable business environment for enterprises of all economic sectors in compliance with the provisions of the Law on State Enterprises, the Law on Enterprises and the Law on Foreign Investment in Vietnam, the Ministry of Finance hereby guides the setting up and use of reserves for decrease of prices of unsold goods and investment securities and for bad debts at enterprises, as follows:

I. GENERAL PROVISIONS

1. Application objects:

- State enterprises;

- Enterprises operating under the Enterprises Law;

- Joint-venture enterprises, enterprises with 100% foreign capital, foreign parties to business cooperation contracts (hereinafter referred to as foreign business cooperation parties for short), which operate under the Law on Foreign Investment in Vietnam;

...

...

...

2. In this Circular, the following terms shall be construed as follows:

a/ In-stock goods price decrease reserve means a reserve for the lost value due to the decrease of prices of supplies, finished products and goods in stock which may occur in the plan year.

b/ Investment securities price decrease reserve in financial activities means a reserve for lost value due to the decrease of prices of securities of various types of enterprises which may occur in the plan year.

c/ Bad collectible debt reserve means a reserve for the lost value of collectible debt amounts, which may be irrecoverable due to the fact that indebted units or debtors are insolvent in the plan year.

3. The time of setting up and refunding reserves: The setting up and refund of the reserve for in-stock goods price decrease, the reserve for bad collectible debts and the reserve for securities price decrease in financial activities shall all be carried out at the time of closing accounting books to make annual financial reports.

In cases where an enterprise is allowed by the Finance Ministry to apply a financial year other than the calendar year (which begins on January 1 and ends on December 31 each year), the time of setting up reserves shall be the ending day of the financial year.

4. The aforesaid three reserves shall be deducted in advance as enterprises business operation costs in the reporting year and constitute a financial source to help enterprises make up for such three kinds of possible losses in the plan year, so as to preserve their business capital and ensure that they reflect the value of their supplies and goods in stock, investment securities and the value of collectible debts not higher than their market prices or recoverable values at the time of making financial reports.

5. Basing themselves on actual fluctuations of prices of goods in stock, securities as well as bad collectible debts, enterprises shall, at their own initiative, determine the level of each reserve to be set up and used for the right purposes, and handled according to the following specific provisions:

II. SETTING UP AND USE OF RESERVES

...

...

...

a/ Objects for which reserves may be set up:

- Raw materials, materials and tools used for production, supplies, goods and finished products in stock, the market prices of which are lower than the prices recorded in accounting books (hereinafter referred to as supplies and goods for short).

- Securities invested by enterprises with decreased prices as compared to their prices recorded in accounting books.

- Bad collectible debts.

b/ Conditions for setting up reserves:

The setting up of the reserves (for the decrease of in-stock goods prices, bad collectible debts, decrease of investment securities prices) must satisfy the following conditions:

- For supplies and goods in stock:

+ Their cost prices are evidenced by lawful invoices and vouchers as prescribed by the Finance Ministry, or other proofs.

+ They are under the ownership of enterprises having unsold stocks at the time of making financial reports with their recovered value or market prices lower than those recorded in accounting books.

...

...

...

In cases where the in-stock supplies and goods with their value depreciated as compared with that recorded in accounting books but the selling prices of service products turned out from such supplies and goods do not decrease, no reserve for decreased prices of such in-stock supplies and goods shall be set up.

- For securities with decreased prices:

+ They are invested by enterprises in strict compliance with provisions of law.

+ They are subject to free trading on the market and, at the time of making inventory and financial reports, have their market prices decreased as compared with those recorded in accounting books.

For securities not allowed to be freely traded on the market, no price decrease reserve shall be set up.

- For bad collectible debts:

+ There must be the name and address of each indebted unit or debtor and amount to be collected therefrom, as well as the content of each debt in which the bad collectible debt amount must be clearly stated.

+ In order to have grounds for setting up reserve for bad collectible debts, enterprises must have original vouchers or certification of indebted units or debtors on debt amounts not yet repaid, including: economic contracts, loan agreements, written records on contract liquidation, debt repayment covenants, debt comparison, etc.

Bases for debts to be recognized as bad debts:

...

...

...

+ For special cases where the overdue period is still less than 2 years, but the indebted units are being considered for dissolution, bankruptcy or the debtors show signs of fleeing or are subject to prosecution, detention and/or trial by law enforcement bodies, involved debts shall be recognized as bad debts.

c/ No reserve is allowed to be set up for those in-stock supplies and goods, bad collectible debts and securities which fail to fully meet the conditions prescribed above.

d/ Each enterprise must set up a council for evaluating the decreasing level of prices of in-stock supplies and goods and securities, and determining bad collectible debts.

The council shall be set up by the enterprise director and must be composed of the director, the chief accountant, the head of the supplies or business section.

2. Method of setting up reserves:

a/ Setting up the reserve for the decrease of prices of in-stock supplies and goods:

Enterprises must base themselves on the actual price decrease and quantity of each kind of supplies or goods in stock to determine the reserve level according to the following formula:

Reserve Quantity of level for price in-stock supplies [ Actual market ] decrease of and goods with [ Price recorded price at the time ] supplies and = decreased prices x [ in accounting - of making ] goods for the at the time of [ book annual financial ] plan year making annual [ report ] financial report

The actual market prices of in-stock supplies, finished products and goods at the time of making annual financial reports are prices at which such supplies, finished products and goods can be bought or sold on the market.

...

...

...

b/ Setting up of the reserve for investment securities price decrease:

Enterprises must set up a reserve for each kind of investment securities with their prices decreasing at the time of making the annual financial report of the reporting year, according to the following formula:

Reserve Quantity of securities [ Price ] level for price with decreased [ of securities Actual ] decrease of = prices at the time x [ recorded in - market price ] securities for of making annual [ accounting of securities ] the plan year financial report [ book ]

Each enterprise must set up a separate reserve for each kind of securities with decreased price and sum them up into a detailed list of its reserves for investment securities price decrease, which shall serve as basis for accounting such reserves into its financial operation costs.

c/ Setting up of the reserve for bad collectible debts:

On the basis of the objects and conditions for setting up the reserve for bad debts prescribed at Points a and b, Clause 1, Section II above, enterprises must anticipate possible debit losses in the plan year and set up a reserve for each bad collectible debt, accompanied by evidences proving the above-said bad debts.

After setting up the reserve for each bad collectible debt, enterprises shall sum up all those debt reserves into a detailed list, which shall serve as basis for accounting such reserves into the enterprises management costs.

The total bad debt reserve amount shall not exceed 20% of the enterprises total collectible debit balance at the time of making annual financial reports.

3. Handling of reserves:

...

...

...

a/ For the reserve for decrease of prices of in-stock supplies and goods:

At the end of each year, enterprises having supplies and goods in stock with decreased prices as compared with their value recorded in accounting books shall have to set up the reserve for decrease of prices of in-stock supplies and goods according to the above regulations;

If the price decrease reserve to be set up in the plan year is equal to the balance of the reserve amount set up in the previous year, enterprises shall not have to set aside any reserve for decrease of prices of in-stock supplies and goods from their management costs.

If the to be-set up price decrease reserve is larger than the balance of the reserve set up in the previous year, enterprises shall set aside from their management costs the difference between the said reserve amounts.

On the contrary, if the reserve to be set up in the plan year is smaller than the balance of the supplies and goods price decrease reserve set up in the previous year, enterprises shall have to incorporate in other incomes the difference between the said reserve amounts.

The time of incorporating the already set up supplies and goods price decrease reserve and setting up a new reserve shall coincide with the time of closing the accounting books for making annual financial reports.

b/ For the reserve for decrease of prices of investment securities:

This reserve shall be handled in the same way as the above-said reserve for decrease of prices of in-stock supplies and goods, but the reserve value shall be incorporated in the income from financial operations.

c/ For the reserve for bad collectible debts:

...

...

...

If the to be-set up decrease reserve is larger than the balance of the reserve set up in the previous year, enterprises shall set aside from their management costs the difference between the said reserve amounts.

On the contrary, if the reserve to be set up in the plan year is smaller than the balance of the bad collectible debt reserve set up in the previous year, enterprises shall have to incorporate in other incomes the difference between the said reserve amounts.

The time of incorporating the already set up bad collectible debt reserve and setting up a new reserve shall coincide with the time of closing the accounting books for making annual financial reports.

4. Remission of irrecoverable debts:

a/ Each irrecoverable debt, when being written off, must be accompanied by:

- Written record of the enterprise’s debt-handling council, in which the value of each collectible debt, the value of recovered debt, the actual loss value (after subtracting recovered amounts) must be clearly stated.

- Detailed list of already written-off debts, which serves as basis for accounting.

- Court decision on enterprise bankruptcy according to the Bankruptcy Law or the competent person’s decision on dissolution of the indebted unit.

- Local administration’s written certification that the debtor has died without leaving inheritance for debt repayment.

...

...

...

- A law enforcement body’s arrest warrant or certification against the debtor who has fled, is prosecuted or serving sentence but the time limit of 2 years from the owing date has expired.

- A competent authority’s decision on remission of the enterprise’s irrecoverable debts.

b/ Competence to handle debts:

- Managing boards (for enterprises having managing boards) or members boards (for enterprises having members boards); general directors, directors (for enterprises without managing boards) or enterprises owners shall base themselves on evidences related to debts to decide on remission of collectible debts which have not been recovered, and take responsibility before the State and law for their decisions, and at the same time apply measures for handling liability according to the current regime.

c/ The actual loss of each irrecoverable debt is the remainder of the collectible debit balance recorded in the accounting book after subtracting the already recovered debt amount (compensation made by the damaging party, proceeds from the auction of assets of the indebted unit or the debtor, divided assets under decisions of court or other competent agencies).

d/ Accounting:

- Actual lost value of irrecoverable debts, which have been remitted, shall be accounted by enterprises into their management costs.

- Collectible debts, after debt remission decisions are issued, must be separately monitored by enterprises on their books for at least 5 years and continue to be subject to debt-recovering measures. Any recovered debts, after subtracting expenses related to the debt recovery, shall be accounted by enterprises into irregular incomes.

III. IMPLEMENTATION PROVISIONS

...

...

...

2. The setting up of reserves by credit institutions shall comply with the provisions of documents guiding the financial regime applicable to credit institutions.

3. Enterprises shall have to elaborate their own regulations on managing supplies, goods as well as debts in order to minimize business risks. Regarding debts, such a regulation must clearly define responsibilities of each section or each person for managing, monitoring and recovering debts in order to minimize bad debts and determine material liability of such section or person when bad debts arise. Enterprises are strictly prohibited to take advantage of the setting up of reserves to additionally account groundless reserves into their expenditures with a view to lessen their budget remittance obligation. Enterprises which intentionally commit such violations shall be handled as tax evaders

4. Finance agencies of all levels shall have to disseminate the provisions of this Circular, guide and inspect enterprises in the setting up and use of reserves for price decrease of supplies and goods in stock, bad collectible debts and price decrease of securities according to such provisions.

5. Any problems arising in the course of implementation should be promptly reported to the Finance Ministry for study, amendment and supplement.

FOR THE MINISTER OF FINANCE
VICE MINISTER




Tran Van Ta