Công văn 2495/QĐ-TCHQ Quy trình thẩm định công nhận gia hạn quản lý doanh nghiệp

• Số hiệu: 2495/QĐ-TCHQ
• Loại văn bản: Quyết định
• Nơi ban hành: Tổng cục Hải quan
• Người ký: Nguyễn Dương Thái
• Ngày ban hành: 07/11/2012

BỘ TÀI CHÍNH TỔNG CỤC HẢI QUAN --------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ----------------
Số: 2495/QĐ-TCHQ	Hà Nội, ngày 07 tháng 11 năm 2012

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY TRÌNH THẨM ĐỊNH, CÔNG NHẬN, GIA HẠN VÀ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP ƯU TIÊN THEO QUY ĐỊNH TẠI THÔNG TƯ 63/2011/TT-BTC

TỔNG CỤC TRƯỞNG TỔNG CỤC HẢI QUAN

Căn cứ Luật Quản lý thuế số 78/2006/QH10 ngày 29/6/2006;

Căn cứ Luật Hải quan số 29/2001/QH10 ngày 29/6/2001 và Luật Hải quan số 42/2005/QH11 ngày 14/6/2005 sửa đổi bổ sung một số điều của Luật Hải quan số 29/2001/QH10 ngày 29/6/2001;

Căn cứ Quyết định số 02/2012/QĐ-TTg ngày 15/1/2012 của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tổng cục Hải quan trực thuộc Bộ Tài chính;

Căn cứ Thông tư số 63/2011/TT-BTC ngày 13/5/2011 của Bộ Tài chính quy định áp dụng thí điểm chế độ ưu tiên trong lĩnh vực quản lý nhà nước về hải quan đối với doanh nghiệp đủ điều kiện;

Căn cứ Thông tư số 105/2011/TT-BTC ngày 12/7/2011 của Bộ Tài chính sửa đổi, bổ sung một số điều Thông tư số 63/2011/TT-BTC ngày 13/5/2011 của Bộ Tài chính quy định áp dụng thí điểm chế độ ưu tiên trong lĩnh vực quản lý nhà nước về hải quan đối với doanh nghiệp đủ điều kiện;

Căn cứ Quyết định số 1203/QĐ-TCHQ ngày 24/6/2011, Quyết định số 1426/QĐ-TCHQ ngày 11/8/2011 và Quyết định số 2689/QĐ-TCHQ ngày 14/12/2011 của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan quyết định thành lập Hội đồng thẩm định điều kiện doanh nghiệp ưu tiên;

Căn cứ Quyết định số 2546/QĐ-TCHQ ngày 28/11/2011 của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan quyết định về việc thành lập Tổ quản lý doanh nghiệp ưu tiên thuộc Phòng Kiểm tra thực hiện chính sách thương mại - Cục Kiểm tra sau thông quan;

Xét đề nghị của Cục Kiểm tra sau thông quan,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này quy trình thẩm định, công nhận, gia hạn và quản lý doanh nghiệp ưu tiên theo quy định tại Thông tư số 63/2011/TT-BTC ngày 13/5/2011 và Thông tư số 105/2011/TT-BTC ngày 12/7/2011 của Bộ Tài chính.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 07 tháng 11 năm 2012.

Điều 3. Các thành viên của Hội đồng thẩm định doanh nghiệp ưu tiên theo Quyết định số 2689/QĐ-TCHQ ngày 14/12/2011 của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan, Tổ Quản lý doanh nghiệp ưu tiên theo Quyết định số 2546/QĐ-TCHQ ngày 28/11/2011 của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan, Cục Hải quan các tỉnh, thành phố, các doanh nghiệp được công nhận là doanh nghiệp ưu tiên và các doanh nghiệp có nhu cầu được áp dụng chế độ doanh nghiệp ưu tiên theo quy định tại Thông tư số 63/2011/TT-BTC ngày 13/5/2011 và Thông tư số 105/2011/TT-BTC ngày 12/7/2011 của Bộ Tài chính có trách nhiệm thi hành Quyết định này.

Nơi nhận: - Như điều 3; - Lãnh đạo Bộ Tài chính (để b/c); - Tổng cục trưởng TCHQ (để b/c); - Các Phó Tổng cục trưởng TCHQ (để b/c); - Các Cục, Vụ, Ban, đơn vị trực thuộc TCHQ (để phối hợp); - Các Vụ: CST, PC - BTC (để phối hợp); - Cục HQ các tỉnh, thành phố (để thực hiện); - Lưu: VT, KTSTQ (3b).

KT. TỔNG CỤC TRƯỞNG PHÓ TỔNG CỤC TRƯỞNG Nguyễn Dương Thái

QUY TRÌNH

THẨM ĐỊNH, CÔNG NHẬN, GIA HẠN VÀ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP ƯU TIÊN
(Ban hành kèm theo Quyết định số 2495 ngày 07/11/2012 của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan)

Quy trình này quy định trình tự các bước thẩm định, công nhận, gia hạn và quản lý doanh nghiệp ưu tiên (dưới đây gọi tắt là DNƯT) theo quy định tại Thông tư 63/2011/TT-BTC ngày 13/5/2011 quy định về việc áp dụng thí điểm chế độ ưu tiên trong lĩnh vực quản lý nhà nước về hải quan đối với doanh nghiệp đủ điều kiện (Thông tư 63) và Thông tư 105/2011/TT-BTC ngày 12/7/2011 sửa đổi, bổ sung một số điều Thông tư 63 (Thông tư 105).

I. QUY ĐỊNH CHUNG

1. Đối tượng áp dụng: Các thành viên của Hội đồng thẩm định điều kiện doanh nghiệp ưu tiên (gọi tắt là Hội đồng thẩm định), Tổ Quản lý doanh nghiệp ưu tiên (gọi tắt là Tổ Quản lý DNƯT) thuộc Cục Kiểm tra sau thông quan, Cục Hải quan tỉnh, thành phố nơi doanh nghiệp ưu tiên mở tờ khai hải quan và nơi doanh nghiệp có trụ sở chính; các doanh nghiệp ưu tiên, các doanh nghiệp có nhu cầu áp dụng chế độ doanh nghiệp ưu tiên, các cơ quan quản lý nhà nước liên quan.

2. Phạm vi điều chỉnh: Quy trình này hướng dẫn thủ tục, trình tự thực hiện các bước xử lý đơn đề nghị công nhận doanh nghiệp ưu tiên của doanh nghiệp, các bước thẩm định, công nhận, tạm đình chỉ, đình chỉ, thu hồi Quyết định công nhận doanh nghiệp ưu tiên, các bước đánh giá lại, gia hạn và quản lý doanh nghiệp ưu tiên.

II. THẨM ĐỊNH, CÔNG NHẬN DNƯT

Bước 1. Hồ sơ đề nghị công nhận doanh nghiệp ưu tiên

- Tổ Quản lý DNƯT - Cục Kiểm tra sau thông quan là đầu mối tiếp nhận Đơn đề nghị được áp dụng chế độ ưu tiên của doanh nghiệp theo quy định tại Thông tư 63.

- Hồ sơ gửi kèm theo Đơn đề nghị, gồm:

(1) Báo cáo tài chính 3 năm gần nhất;

(2) Báo cáo tình hình chấp hành pháp luật 3 năm gần nhất;

(3) Báo cáo tình hình, tự đánh giá, phân tích hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu, thống kê số liệu xuất khẩu, nhập khẩu 3 năm gần nhất;

(4) Báo cáo kiểm toán, Kết luận thanh tra gần nhất;

(5) Tóm tắt thông tin cá nhân về Lãnh đạo công ty (Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc đại diện theo pháp luật của công ty, Tổng giám đốc, Kế toán trưởng), cán bộ quản lý xuất nhập khẩu;

(6) Bản tự phân tích, đánh giá hoạt động kinh doanh, hoạt động tài chính của công ty;

(7) Bản đánh giá khả năng kiểm soát nội bộ;

(8) Bản tự đánh giá tình hình tuân thủ pháp luật của Đại lý hải quan (nếu có) về các công việc liên quan đến thủ tục hải quan theo thỏa thuận với doanh nghiệp.

- Tổ Quản lý DNƯT kiểm tra Đơn đề nghị và hồ sơ của doanh nghiệp theo quy định tại Điều 4 đến Điều 9 và Điều 11 Thông tư 63, Điều 1, Điều 2 Thông tư 105. Nếu hồ sơ chưa đáp ứng được điều kiện quy định, Tổ Quản lý DNƯT trình Chủ tịch Hội đồng thẩm định có văn bản trả lời doanh nghiệp, trong đó nêu rõ điều kiện chưa đáp ứng.

Trường hợp hồ sơ của doanh nghiệp đáp ứng được các điều kiện theo quy định tại Điều 4 đến Điều 9 và Điều 11 Thông tư 63, Tổ Quản lý DNƯT trình Chủ tịch Hội đồng thẩm định có văn bản trả lời doanh nghiệp và thực hiện thẩm định.

Thời gian kiểm tra hồ sơ của doanh nghiệp đến khi trình Chủ tịch Hội đồng thẩm định trả lời doanh nghiệp là 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận được Đơn đề nghị và hồ sơ của doanh nghiệp.

Bước 2. Thẩm định các điều kiện của doanh nghiệp

Thời gian thẩm định là 45 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đầy đủ. Trường hợp doanh nghiệp có quy mô hoạt động lớn, cần làm rõ thêm một số nội dung thẩm định, Tổ Quản lý DNƯT trình Chủ tịch Hội đồng thẩm định xem xét gia hạn thời gian thẩm định, thời gian gia hạn thêm không quá 45 ngày làm việc.

Các bước thẩm định gồm:

2.1. Thẩm định hồ sơ

Bước này do Tổ quản lý DNƯT thực hiện. Thời gian thẩm định hồ sơ là 15 ngày làm việc, bao gồm các công việc sau:

- Căn cứ hồ sơ, đơn đề nghị của doanh nghiệp và Điều 3 Thông tư 63 xác định loại doanh nghiệp ưu tiên (nếu được công nhận) của doanh nghiệp;

- Phân tích đánh giá hồ sơ của doanh nghiệp: Căn cứ các quy định cụ thể tại Điều 4 đến Điều 9 Thông tư 63 về kim ngạch, số lần vi phạm, hành vi vi phạm, mức độ vi phạm của doanh nghiệp. Sử dụng các chỉ tiêu tài chính để đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh.

- Thu thập, tổng hợp, phân tích dữ liệu về doanh nghiệp trên chương trình cơ sở dữ liệu của ngành (chương trình cơ sở dữ liệu STQ01) về kim ngạch và vi phạm của doanh nghiệp. Đối chiếu dữ liệu thu thập, phân tích được với hồ sơ doanh nghiệp cung cấp, nếu có chênh lệch, sai khác, đề nghị doanh nghiệp giải trình, làm rõ.

- Gửi văn bản tới Cục Hải quan các tỉnh, thành phố nơi doanh nghiệp có trụ sở chính và nơi doanh nghiệp mở tờ khai đề nghị báo cáo số liệu về hoạt động xuất khẩu nhập khẩu, vi phạm (nếu có thì báo cáo rõ số lần, hành vi, mức độ) và đánh giá về tình hình chấp hành pháp luật của doanh nghiệp tại địa bàn quản lý.

- Căn cứ báo cáo của các đơn vị, giải trình của doanh nghiệp, Tổ Quản lý DNƯT thống nhất số liệu cuối cùng với doanh nghiệp.

- Gửi công văn xin ý kiến các cơ quan liên quan: Cục Thuế, Sở kế hoạch đầu tư hoặc Ban Quản lý khu công nghiệp, Chi cục quản lý thị trường xin ý kiến về lĩnh vực quản lý chuyên môn. Riêng về cá nhân Chủ tịch HĐQT, Tổng giám đốc và kế toán trưởng có công văn đề nghị cơ quan công an (Công an tỉnh nơi cá nhân đăng ký hộ khẩu thường trú hoặc Cục Xuất nhập cảnh nếu cá nhân là người nước ngoài) đánh giá quá trình tuân thủ pháp luật.

- Trường hợp thẩm định trên hồ sơ đã đủ căn cứ để đánh giá theo các điều kiện quy định tại Thông tư 63 và Thông tư 105 thì chuyển tiếp Bước 4 Phần II của Quy trình này.

2.2. Thẩm định tại doanh nghiệp

- Trường hợp các báo cáo kiểm toán, báo cáo tài chính, kết luận của thanh tra … chưa đủ, rõ, tin cậy (chưa đủ rõ để đánh giá doanh nghiệp theo các điều kiện quy định tại Thông tư 63 và Thông tư 105), thì phải tiến hành kiểm tra sau thông quan tại doanh nghiệp.

- Tổ Quản lý DNƯT trình Lãnh đạo Tổng cục Hải quan thực hiện kiểm tra sau thông quan tại doanh nghiệp hoặc chỉ đạo Cục Hải quan quản lý địa bàn nơi doanh nghiệp có trụ sở chính thực hiện kiểm tra sau thông quan tại trụ sở đoanh nghiệp (thời gian kiểm tra là 15 ngày làm việc, nếu cần thiết, đề xuất xin gia hạn, nhưng không quá 15 ngày làm việc) và lập báo cáo đánh giá doanh nghiệp gửi Tổ Quản lý DNƯT.

- Kiểm tra sau thông quan phải làm rõ và báo cáo các nội dung sau:

+ Đánh giá tính tuân thủ pháp luật hải quan của doanh nghiệp theo quy định về kiểm tra sau thông quan;

+ Đặc trưng hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu của doanh nghiệp: mặt hàng, xuất xứ, đối tác thương mại, loại hình xuất khẩu, nhập khẩu, tần suất làm thủ tục;

+ Quá trình tuân thủ pháp luật của Đại lý hải quan (nếu có) về các công việc liên quan đến thủ tục hải quan theo thỏa thuận với doanh nghiệp (nếu có);

+ Khả năng rủi ro trong hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu của doanh nghiệp (nếu có);

+ Thống nhất mã số hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu của doanh nghiệp trên cơ sở Danh mục mã HS hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu do doanh nghiệp tự lập.

+ Đưa ra các khuyến nghị để doanh nghiệp nâng cao tính tuân thủ pháp luật (nếu có).

Bước 3: Thẩm định mã số hàng hóa

- Tổ quản lý DNƯT chuyển danh mục mã số hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu đã được thống nhất giữa Cục Hải quan địa phương và doanh nghiệp cho Cục Thuế xuất nhập khẩu (Cục Thuế XNK) để thẩm định mã HS.

- Trong thời gian 10 ngày làm việc kể từ ngày Cục Thuế XNK nhận đầy đủ hồ sơ, Cục Thuế XNK có xác nhận vào bản danh mục mã số hàng hóa xuất khẩu nhập khẩu (do doanh nghiệp lập đã được Cục Hải quan địa phương thẩm định).

- Trường hợp danh mục hàng hóa lớn cần thêm thời gian thẩm định thì Cục Thuế XNK đề xuất Chủ tịch Hội đồng thẩm định gia hạn. Thời gian gia hạn thêm không quá 10 ngày làm việc.

- Trường hợp chưa thống nhất đối với mã số mặt hàng nào hoặc phải xin ý kiến hội đồng tư vấn về phân loại thì thông báo cho Cục Hải quan địa phương và doanh nghiệp biết và có thông báo chính thức khi có kết quả của hội đồng.

Bước 4: Báo cáo tổng hợp

- Trên cơ sở phân tích thông tin hồ sơ, tài liệu do doanh nghiệp cung cấp, báo cáo của Cục Hải quan địa phương, thông tin từ các cơ quan liên quan, Tổ Quản lý DNƯT khảo sát, tham vấn tại trụ sở doanh nghiệp (trừ trường hợp Cục KTSTQ trực tiếp kiểm tra sau thông quan tại doanh nghiệp). Thời gian khảo sát tối đa là 05 ngày làm việc.

Nội dung khảo sát: Đánh giá quy trình kiểm soát nội bộ, cơ chế đảm bảo sự tuân thủ pháp luật, cơ sở vật chất (kho tàng bến bãi, cơ sở vận tải, lưu trữ ...), cơ sở hạ tầng kỹ thuật ứng dụng công nghệ thông tin của doanh nghiệp.

Kết quả khảo sát: Nếu phát hiện những bất cập, kẽ hở trong quản lý liên quan đến hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu và năng lực tuân thủ pháp luật hải quan của doanh nghiệp thì đưa ra khuyến nghị để doanh nghiệp có biện pháp cải tiến, điều chỉnh. Doanh nghiệp phải thực hiện các biện pháp cải tiến, điều chỉnh này trước khi hoàn tất thủ tục công nhận DNƯT.

- Trong thời gian 05 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc việc khảo sát (nếu có) Tổ Quản lý DNƯT lập báo cáo tổng hợp, trong đó nêu rõ kiến nghị, đề xuất. Báo cáo này được gửi các Ủy viên Hội đồng để đánh giá, nhận xét, đề xuất quản lý doanh nghiệp theo chức năng, nhiệm vụ được phân công và trình Chủ tịch Hội đồng thẩm định để triệu tập họp Hội đồng thẩm định, cụ thể:

(i) Cục Giám sát quản lý đánh giá sự tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp khi làm thủ tục thông quan hàng hóa xuất nhập khẩu của doanh nghiệp và đại lý hải quan mà doanh nghiệp đang thuê (nếu có);

(ii) Cục Thuế XNK đánh giá sự tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp về thuế đối với hàng hóa xuất nhập khẩu; thống nhất mã số các mặt hàng doanh nghiệp đã xuất khẩu, nhập khẩu;

(iii) Ban QLRR trên cơ sở tổng hợp, phân tích thông tin về sự tuân thủ pháp luật, đánh giá mức độ rủi ro của doanh nghiệp đang được xét công nhận là doanh nghiệp ưu tiên và đại lý làm thủ tục hải quan mà doanh nghiệp này đang thuê (nếu có);

(iv) Cục CNTT&TK đánh giá về điều kiện kim ngạch xuất khẩu, nhập khẩu của doanh nghiệp qua các năm; đánh giá về điều kiện thực hiện thủ tục hải quan điện tử của doanh nghiệp;

(v) Thanh tra Tổng cục đánh giá sự tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp qua kết quả thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo (nếu có);

(vi) Pháp chế đánh giá sự tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp qua kết quả xử lý vi phạm pháp luật của doanh nghiệp;

(vii) Cục Điều tra chống buôn lậu trên cơ sở hoạt động chống buôn lậu, gian lận thương mại, đánh giá sự tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp đang được xét công nhận là doanh nghiệp ưu tiên;

(viii) Cục HQ tỉnh, thành phố quản lý địa bàn nơi doanh nghiệp có trụ sở chính tổ chức thẩm định điều kiện thực tế trong đó có điều kiện thực hiện thủ tục hải quan điện tử, đánh giá tuân thủ pháp luật hải quan trên địa bàn;

(ix) Cục KTSTQ là thường trực Hội đồng, điều phối mọi hoạt động về thực hiện quy định chế độ DNƯT.

- Các Ủy viên Hội đồng thẩm định nghiên cứu báo cáo tổng hợp để chuẩn bị ý kiến tham gia tại cuộc họp thẩm định.

Bước 5: Họp Hội đồng thẩm định

Hội đồng thẩm định làm việc theo nguyên tắc biểu quyết để quyết định việc công nhận chế độ ưu tiên cho doanh nghiệp bao gồm các bước:

- Tổ Quản lý DNƯT trình Chủ tịch Hội đồng ký thông báo triệu tập các Ủy viên Hội đồng thẩm định, thông báo triệu tập phải được gửi cho các Ủy viên Hội đồng và doanh nghiệp trước 5 ngày làm việc tính đến ngày họp dự kiến.

- Kết thúc cuộc họp, Tổ Quản lý DNƯT lập Bản kết luận trình Chủ tịch Hội đồng thẩm định ký, trong đó ghi đầy đủ những nội dung trao đổi, kết quả biểu quyết và các kết luận của Chủ tịch Hội đồng thẩm định, theo đó có các trường hợp:

+ Nếu Hội đồng thẩm định kết luận đồng ý công nhận doanh nghiệp là DNƯT, thực hiện Bước 6;

+ Nếu Hội đồng thẩm định kết luận đồng ý công nhận doanh nghiệp là DNƯT nhưng phải bổ sung hồ sơ hoặc làm rõ một số vấn đề thì Tổ Quản lý DNƯT căn cứ biên bản họp Hội đồng thẩm định triển khai thực hiện các công việc cần thiết để hoàn chỉnh bản báo cáo thẩm định đối với doanh nghiệp, trình Chủ tịch Hội đồng, thực hiện Bước 6;

+ Nếu Hội đồng thẩm định kết luận không đồng ý, Tổ Quản lý DNƯT trình Chủ tịch Hội đồng trả lời doanh nghiệp;

+ Nếu Hội đồng thẩm định chưa kết luận được thì thực hiện lại Bước 4, Bước 5.

Bước 6: Ký Bản ghi nhớ (MOU)

- Nếu doanh nghiệp được Hội đồng thẩm định đồng ý công nhận DNƯT, trong thời gian 05 ngày làm việc, Tổ Quản lý DNƯT có trách nhiệm phối hợp với doanh nghiệp hoàn thiện bản ghi nhớ (MOU), gửi xin ý kiến của các Ủy viên Hội đồng thẩm định.

- Trong thời gian 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được bản dự thảo MOU, các Ủy viên Hội đồng thẩm định có trách nhiệm tham gia bản ghi nhớ và phản hồi lại để Tổ Quản lý DNƯT tổng hợp.

- Trong thời gian 02 ngày làm việc kể từ khi nhận được các ý kiến tham gia từ các Ủy viên Hội đồng, Tổ Quản lý DNƯT có trách nhiệm tổng hợp, trình Chủ tịch Hội đồng bản MOU để xem xét, phê duyệt. Việc tiếp thu ý kiến hoặc không tiếp thu ý kiến của các Ủy viên, doanh nghiệp, phải có phân tích và trình kèm.

Bước 7: Ký Quyết định

Ngay sau khi nội dung MOU được phê duyệt, Tổ Quản lý DNƯT trình Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan ban hành quyết định công nhận doanh nghiệp ưu tiên. Thời hạn ban hành quyết định công nhận doanh nghiệp ưu tiên không quá 15 ngày làm việc kể từ ngày hoàn thành việc thẩm định.

Nội dung của Quyết định công nhận DNƯT: ngoài các nội dung theo mẫu tại Thông tư 63, ghi thêm nơi nhận là các cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền đã tham gia đánh giá, nhận xét doanh nghiệp để biết và phối hợp quản lý.

Tài liệu trình bao gồm:

- Bản ghi nhớ (MOU);

- Bản kết luận của Hội đồng thẩm định;

- Tờ trình của Tổ Quản lý DNƯT có phê duyệt của Chủ tịch Hội đồng thẩm định;

- Bản báo cáo hoàn thiện về doanh nghiệp;

- Hồ sơ hoàn thiện của doanh nghiệp.

- Trình Chủ tịch Hội đồng thẩm định ký văn bản thông báo Quyết định công nhận DNƯT đối với doanh nghiệp tới các cơ quan quản lý nhà nước có liên quan quy định tại Mục 4 Phần V Quy trình này để phối hợp quản lý.

Bước 8: Tổ chức trao quyết định công nhận DNƯT

Tùy theo chỉ đạo của Lãnh đạo Tổng cục tại các thời điểm cụ thể, Tổ Quản lý DNƯT đề xuất chương trình trao quyết định với quy mô phù hợp.

III. GIA HẠN DOANH NGHIỆP ƯU TIÊN

Bước 1. Doanh nghiệp nộp đơn đề nghị gia hạn

Chậm nhất trong vòng 60 ngày trước khi hết thời hạn áp dụng chế độ DNƯT, doanh nghiệp có trách nhiệm nộp đơn đề nghị đánh giá lại, gia hạn việc áp dụng chế độ DNƯT (1 bộ gửi Cục Hải quan địa phương quản lý địa bàn nơi doanh nghiệp có trụ sở chính, 1 bộ gửi Tổ Quản lý doanh nghiệp ưu tiên - Cục Kiểm tra sau thông quan - Tổng cục Hải quan). Hồ sơ đề nghị đánh giá lại, gia hạn gồm:

- Đơn đề nghị đánh giá lại, gia hạn việc áp dụng chế độ DNƯT;

- Bản tự đánh giá, gồm các nội dung:

+ Báo cáo tình hình hoạt động, số liệu xuất khẩu, nhập khẩu (Tổng số tờ khai, tổng số kim ngạch) kể từ khi được công nhận là DNƯT;

+ Tình hình chấp hành pháp luật hải quan, pháp luật thuế. Trường hợp đã bị xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực hải quan thì báo cáo rõ số lần bị xử phạt, mô tả hành vi vi phạm, mức xử phạt, đơn vị xử phạt;

+ Đánh giá tình hình chấp hành pháp luật hải quan của Đại lý hải quan (nếu có) về các công việc liên quan đến thủ tục hải quan theo thỏa thuận với doanh nghiệp;

+ Đánh giá hệ thống, cơ chế kiểm soát nội bộ, tiêu chí đảm bảo và không đảm bảo khả năng tuân thủ pháp luật;

+ Đánh giá tình hình tài chính, tình hình thực hiện các chế độ kế toán, kiểm toán theo quy định của pháp luật;

+ Báo cáo tự đánh giá việc thường xuyên tự kiểm tra, phát hiện, khắc phục sai sót; khả năng sẵn sàng làm rõ những vấn đề liên quan đến hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu của doanh nghiệp theo yêu cầu của cơ quan hải quan; tình hình thực hiện các báo cáo, trách nhiệm theo quy định;

+ Báo cáo tình hình thực hiện các khuyến nghị của cơ quan hải quan (nếu có);

- Báo cáo kiểm toán, Kết luận thanh tra gần nhất (nếu có).

Bước 2. Cơ quan Hải quan thẩm định

- Thời gian thẩm định lại để gia hạn áp dụng chế độ doanh nghiệp ưu tiên không quá 45 ngày làm việc.

- Kể từ khi nhận được đầy đủ hồ sơ doanh nghiệp đề nghị đánh giá, gia hạn, Cục Hải quan quản lý địa bàn nơi doanh nghiệp có trụ sở chính tiến hành kiểm tra sau thông quan tại doanh nghiệp theo yêu cầu tại Điểm 2.2 Bước 2 Phần II nêu trên.

Riêng về mã số hàng hóa: Thống nhất tiếp đối với hàng hóa mới (không thuộc danh mục mã số hàng hóa đã thống nhất với cơ quan hải quan) doanh nghiệp muốn xuất khẩu, nhập khẩu và thống nhất lại đối với hàng hóa cũ (đã được thống nhất mã số hàng hóa với cơ quan hải quan) có sai sót, thay đổi về mã số cần điều chỉnh lại.

- Tổng cục Hải quan thực hiện thẩm định lại theo các bước như quy định tại Bước 3, Bước 4, Bước 5 Phần II nêu trên.

Bước 3. Quyết định gia hạn áp dụng chế độ doanh nghiệp ưu tiên

- Nếu doanh nghiệp không được chấp nhận gia hạn chế độ DNƯT, Tổ Quản lý DNƯT trình Chủ tịch Hội đồng trả lời doanh nghiệp.

- Nếu doanh nghiệp được chấp nhận gia hạn, Tổ Quản lý DNƯT tổng hợp, lập báo cáo trình Tổng cục trưởng ban hành Quyết định gia hạn (Quyết định gia hạn phải gửi đến các cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền đã tham gia đánh giá, nhận xét doanh nghiệp). Thời hạn ban hành quyết định gia hạn áp dụng chế độ doanh nghiệp ưu tiên không quá 15 ngày làm việc kể từ ngày hoàn thành việc thẩm định. Tài liệu trình bao gồm:

- Bản kết luận của Hội đồng thẩm định;

- Tờ trình của Tổ Quản lý DNƯT có phê duyệt của Chủ tịch Hội đồng thẩm định;

- Bản báo cáo đánh giá lại về doanh nghiệp;

- Trình Chủ tịch Hội đồng thẩm định ký văn bản thông báo Quyết định gia hạn DNƯT đối với doanh nghiệp tới các cơ quan quản lý nhà nước có liên quan quy định tại Mục 4 Phần V Quy trình này để phối hợp quản lý.

IV. TẠM ĐÌNH CHỈ, ĐÌNH CHỈ ÁP ĐỤNG CHẾ ĐỘ DOANH NGHIỆP ƯU TIÊN

1. Tạm đình chỉ áp dụng chế độ doanh nghiệp ưu tiên

- Căn cứ Khoản 1.2 Điều 23 Thông tư 63, các báo cáo của Cục Hải quan địa phương, thông tin vi phạm thu thập từ dữ liệu ngành, nếu doanh nghiệp khai sai tên hàng, mã số hàng hóa, số lượng, trọng lượng, trị giá, xuất xứ ... hàng hóa dẫn đến khai sai về thuế (giảm số thuế phải nộp, tăng số thuế được hoàn, làm phát sinh hoặc tăng số thuế được miễn) từ 50 triệu đồng trở lên, Tổ Quản lý DNƯT trình Chủ tịch Hội đồng ban hành Quyết định tạm đình chỉ áp dụng chế độ ưu tiên đối với doanh nghiệp. Thời hạn tạm đình chỉ tối đa là 60 ngày.

- Tổ Quản lý DNƯT phối hợp với Cục Hải quan địa phương quản lý địa bàn nơi doanh nghiệp có trụ sở chính và cơ quan phụ trách lĩnh vực doanh nghiệp có sai phạm làm rõ hành vi vi phạm của doanh nghiệp và đề xuất biện pháp xử lý.

- Trên cơ sở báo cáo đánh giá vi phạm của cơ quan hải quan, doanh nghiệp có văn bản chấp nhận hay không các khuyến nghị của cơ quan hải quan, biện pháp cải tiến, cách thức thực hiện các khuyến nghị.

- Sau khi tổng hợp, phân tích, xem xét báo cáo của Hải quan địa phương và văn bản của doanh nghiệp, nếu doanh nghiệp vẫn đáp ứng điều kiện chế độ doanh nghiệp ưu tiên hoặc sau khi các cơ quan chức năng liên quan đánh giá hành vi vi phạm của doanh nghiệp (không liên quan trực tiếp đến hàng hóa, ví dụ: thuế thu nhập cá nhân, thu nhập doanh nghiệp ...) vẫn đáp ứng điều kiện tuân thủ pháp luật theo quy định tại Thông tư 63 và Thông tư 105, Tổ Quản lý DNƯT đề xuất Chủ tịch Hội đồng thẩm định trình Tổng cục trưởng ban hành Quyết định hủy Quyết định tạm đình chỉ.

2. Đình chỉ áp dụng chế độ doanh nghiệp ưu tiên

Trường hợp, doanh nghiệp không còn đáp ứng các điều kiện về doanh nghiệp ưu tiên theo quy định tại Thông tư 63 và Thông tư 105, Tổ Quản lý DNƯT đề xuất Chủ tịch Hội đồng thẩm định trình Tổng cục trưởng ban hành Quyết định đình chỉ áp dụng chế độ DNƯT.

V. QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP ƯU TIÊN

1. Cục Hải quan tỉnh, thành phố

1.1. Cục Hải quan quản lý địa bàn nơi doanh nghiệp ưu tiên có trụ sở chính

- Tại các Chi cục Hải quan cửa khẩu: cử cán bộ chuyên quản thuộc Đội thủ tục. Cán bộ này theo dõi hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu hàng ngày của doanh nghiệp để phát hiện các sai sót, những dấu hiệu bất thường trong khai báo của doanh nghiệp, đánh giá tính tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp. Hàng tuần, báo cáo tình hình doanh nghiệp ưu tiên, khuyến nghị (nếu có) đối với doanh nghiệp về Chi cục KTSTQ (theo Mẫu BC.CCHQ.01).

- Chi cục KTSTQ phân công cán bộ chuyên quản hoặc bộ phận chuyên quản (tùy theo số lượng DNƯT thuộc địa bàn quản lý). Cán bộ (hoặc bộ phận) này tổng hợp dữ liệu từ các Chi cục Hải quan cửa khẩu, theo dõi, phân tích hoạt động xuất khẩu nhập khẩu của doanh nghiệp: mã số hàng hóa, số lượng, xuất xứ, chính sách mặt hàng trị giá ... để đánh giá tính tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp.

Định kỳ, thứ 3 hàng tuần, báo cáo (qua email) về Tổng cục Hải quan (Tổ Quản lý DNƯT) tình hình doanh nghiệp ưu tiên, đánh giá tính tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp (theo Mẫu BC.CCHQ.01).

- Trường hợp phát sinh hoặc phát hiện vướng mắc, sai sót, vi phạm, Chi cục (nơi phát hiện hoặc phát sinh vấn đề) ngoài việc xử lý theo quy định hiện hành thì báo cáo nhanh, đề xuất biện pháp xử lý (qua email, điện thoại, fax) về Tổ Quản lý DNƯT.

Nếu các phát sinh vượt thẩm quyền thì Cục có văn bản báo cáo, đề xuất biện pháp xử lý bằng văn bản nhanh nhất về Tổng cục Hải quan (Cục Kiểm tra sau thông quan).

- Hàng quý (trong vòng 5 ngày làm việc đầu tiên mỗi quý), Cục báo cáo tổng hợp, đánh giá tính tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp, quá trình, kết quả xử lý các vấn đề vướng mắc, sai sót, vi phạm đã xảy ra bằng văn bản gửi về Tổng cục Hải quan (Cục Kiểm tra sau thông quan).

- Chủ động làm việc với Cục Kiểm tra sau thông quan khi có yêu cầu.

1.2. Cục Hải quan nơi doanh nghiệp ưu tiên mở tờ khai

- Tại các Chi cục Hải quan cửa khẩu: cử cán bộ chuyên quản thuộc Đội thủ tục. Cán bộ này theo dõi hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu hàng ngày của doanh nghiệp để phát hiện các sai sót, những dấu hiệu bất thường trong khai báo của doanh nghiệp, đánh giá tính tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp.

Định kỳ, thứ 3 hàng tuần, báo cáo tình hình doanh nghiệp ưu tiên, khuyến nghị (nếu có) đối với doanh nghiệp về Tổ Quản lý DNƯT (theo Mẫu BC.CCHQ.01).

- Trường hợp phát sinh hoặc phát hiện vướng mắc, sai sót, vi phạm, Chi cục (nơi phát hiện hoặc phát sinh vấn đề) ngoài việc xử lý theo quy định hiện hành thì báo cáo nhanh, đề xuất biện pháp xử lý (qua email, điện thoại, fax) về Tổ Quản lý DNƯT.

Nêu các phát sinh vượt thẩm quyền thì Cục có văn bản báo cáo, đề xuất biện pháp xử lý bằng văn bản nhanh nhất về Tổng cục Hải quan (Cục Kiểm tra sau thông quan).

- Chủ động làm việc với Cục Kiểm tra sau thông quan khi có yêu cầu.

2. Tổ Quản lý DNƯT - Cục KTSTQ

- Hàng tuần, Tổ Quản lý DNƯT thu thập thông tin từ cơ sở dữ liệu của ngành (phần mềm STQ01), đầu mối phía DNƯT, các chi cục hải quan để đánh giá tình hình hoạt động của doanh nghiệp theo cáo tiêu chí về giá, mã số hàng hóa, chính sách mặt hàng, xuất xứ hàng hóa .... và có biện pháp quản lý phù hợp.

- Hàng quý (trong vòng 10 ngày làm việc đầu tiên của quý), căn cứ vào các báo cáo về DNƯT của các Cục Hải quan địa phương, Tổ Quản lý DNƯT đối chiếu số liệu do DNƯT cung cấp với số liệu thu thập trên cơ sở dữ liệu của ngành để đánh giá, theo dõi, có báo cáo kết quả hàng quý với Lãnh đạo Cục, Tổng cục. Trường hợp có sai lệch về thông tin, thì phối hợp với doanh nghiệp làm rõ để kịp thời khắc phục sai sót. Chủ động lập kế hoạch làm việc với các Chi cục hải quan cửa khẩu, các cơ quan thuế (nếu cần) để nắm tình hình hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu của doanh nghiệp.

- Cuối năm (chậm nhất là ngày 15/12), ngoài việc kiểm tra, đối chiếu, đánh giá các thông tin do DNƯT gửi tới và các thông tin thu thập được, Tổ Quản lý DNƯT khảo sát thực tế tại DNƯT đánh giá việc thực hiện các khuyến nghị của cơ quan hải quan, biện pháp cải tiến, hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp nhằm nâng cao khả năng tuân thủ pháp luật.

- Lập báo cáo phân loại các doanh nghiệp ưu tiên (dựa trên các tiêu chí đánh giá phân loại doanh nghiệp) đây là cơ sở, tài liệu để xem xét gia hạn chế độ ưu tiên của doanh nghiệp.

- Trong quá trình theo dõi, nếu phát hiện doanh nghiệp có vi phạm thì xử lý theo các bước tại Phần IV nêu trên.

- Nghiên cứu xây dựng, phát triển các công cụ hỗ trợ quản lý phân loại doanh nghiệp ưu tiên.

3. Trách nhiệm của doanh nghiệp ưu tiên

- Chỉ định cán bộ đầu mối của doanh nghiệp phụ trách việc thực hiện tuân thủ chế độ DNƯT. Cán bộ này phải làm việc chuyên nghiệp, thường xuyên, nắm sát hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu và các lĩnh vực khác trong hoạt động của doanh nghiệp để kịp thời thông báo mọi vướng mắc về Tổ Quản lý DNƯT để được tư vấn, xử lý.

- Báo cáo (bằng email, điện thoại, fax) các vướng mắc, các sai phạm hoặc các sự vụ bất thường ngay sau khi có phát sinh liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp về Tổ Quản lý DNƯT - Cục Kiểm tra sau thông quan.

- Phối hợp với Tổ Quản lý DNƯT - Cục Kiểm tra sau thông quan làm rõ các nội dung nghiệp vụ theo yêu cầu.

- Định kỳ, trong vòng 5 ngày làm việc đầu tiên của mỗi quý (3 tháng), báo cáo theo mẫu số 08a/DNƯT và 08b/DNƯT kèm theo Thông tư 63/2011/TT- BTC. Cụ thể như sau:

+ Thống kê số liệu xuất khẩu, nhập khẩu của doanh nghiệp;

+ Tình hình chấp hành pháp luật;

+ Báo cáo vi phạm bị các cơ quan quản lý nhà nước xử lý (nếu có);

+ Báo cáo khó khăn, vướng mắc liên quan đến lĩnh vực hải quan trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp;

+ Những thay đổi, biến động (nếu có) của doanh nghiệp trong quản lý hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu gồm: đại lý làm thủ tục hải quan, đối tác ủy thác, hoạt động nhập khẩu, xuất khẩu, quản lý và sử dụng hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu;

+ Báo cáo tài chính năm gồm: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Thuyết minh báo cáo tài chính;

+ Báo cáo kiểm toán, Kết luận thanh tra hoặc của các cơ quan quản lý nhà nước khác (nếu có). Riêng Báo cáo kiểm toán phải bao gồm cả thư kiểm toán;

+ Báo cáo tình hình khuyến nghị của cơ quan hải quan (nếu có).

Quá thời hạn nêu trên, nếu doanh nghiệp chưa gửi báo cáo thì Tổ Quản lý DNƯT phải thông tin cho doanh nghiệp được biết (qua thư điện tử hoặc điện thoại cho đầu mối liên lạc). Chậm nhất 10 ngày kể từ khi nhận được phản hồi từ Tổ Quản lý DNƯT mà doanh nghiệp chưa có văn bản báo cáo hoặc có gửi báo cáo nhưng không phản ánh đầy đủ các thông tin về sai phạm thì Tổ Quản lý DNƯT trình Thường trực Hội đồng có công văn chấn chỉnh.

- Chậm nhất 5 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính, doanh nghiệp phải lập báo cáo tự đánh giá việc vận hành cơ chế doanh nghiệp ưu tiên gửi Tổ Quản lý DNƯT - Cục Kiểm tra sau thông quan.

4. Các cơ quan quản lý nhà nước liên quan

- Các cơ quan quản lý nhà nước liên quan gồm: Cục Thuế, Sở kế hoạch đầu tư hoặc Ban Quản lý khu công nghiệp, Chi cục quản lý thị trường, Công an tỉnh nơi cá nhân đăng ký hộ khẩu thường trú hoặc Cục Xuất nhập cảnh nếu cá nhân là người nước ngoài.

- Trong thời gian được công nhận là DNƯT, nêu doanh nghiệp thuộc địa bàn quản lý vi phạm pháp luật theo chức năng quản lý của các cơ quan quản lý nhà nước liên quan, các cơ quan này có văn bản thông báo cho cơ quan hải quan (Tổ Quản lý DNƯT - Cục Kiểm tra sau thông quan - Tổng cục Hải quan)./.

Tiếng Anh (English)

MINISTRY OF FINANCE GENERAL DEPARTMENT OF CUSTOMS --------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIET NAM Independence - Freedom – Happiness ----------------
No.: 2495/QD-TCHQ	Ha Noi, November 07, 2012

DECISION

PROMULGATION OF PROCESS OF ASSESSMENT, RECOGNITION, EXTENSION AND MANAGEMENT OF PRIORITIZED ENTERPRISES PRESCRIBED IN CIRCULAR NO. 63/2011/TT-BTC

DIRECTOR OF GENERAL DEPARTMENT OF CUSTOMS

Pursuant to the Law on Taxation Management No. 78/2006/QH10 dated June 29, 2006;

Pursuant to the Customs Law No. 29/2001/QH10 dated June 29, 2001 and Customs Law No. 42/2005/QH11 dated June 14, 2005 amending and supplementing a number of articles of the Customs Law No. 29/2001/QH10 dated June 29, 2001;

Pursuant to Decision No. 02/2012/QD-TTg dated January 15, 2012 of the Prime Minister stipulating functions, tasks, powers and organizational structure of the General Department of Customs under the Ministry of Finance;

Pursuant to Circular No. 63/2011/TT-BTC dated May 13, 2011 of the Ministry of Finance stipulating the pilot application of priority regime in the area of state management of customs to eligible businesses;

Pursuant to Circular No. 105/2011/TT-BTC dated July 12, 2011 of the Ministry of Finance amending and supplementing some articles of Circular No. 63/2011/TT-BTC dated May 13, 2011 of the Ministry of Finance stipulating pilot application of priority regime in the area of state management on customs for eligible enterprises;

...

...

...

Pursuant to Decision No. 2546/QD-TCHQ 28/11/2011 Director of General Department of Customs deciding on the establishment of Group of prioritized enterprise management under the Division of commercial policy implementation inspection – Department of post clearance inspection;

At the proposal of the Department of post clearance inspection;

Article 1. Issuing together with this Decision the process of assessment, accreditation, extension and management of prioritized enterprises under the provisions of Circular No. 63/2011/TT-BTC dated May 13, 2011 and Circular No. 105 /2011/TT-BTC dated July 12, 2011 of the Ministry of Finance.

Article 2. This Decision takes effect from November 7, 2012.

Article 3. The members of the assessment Council of prioritized enterprises under Decision No. 2689/QD-TCHQ dated December 14, 2011 by the Director of General Department of Customs, the Group of prioritized enterprise management under Decision No. 2546/QD-GDC dated November 28, 2011 of the Director of General Department of Customs, Departments of Customs of provinces and cities, the enterprises recognized as prioritized enterprises and enterprises wishing to apply regime of prioritized enterprises as stipulated in Circular No. 63/2011/TT-BTC dated May 13, 2011 and Circular No. 105/2011/TT-BTC dated July 12, 2011 of the Ministry of Finance are liable to execute this Decision.

PP. GENERAL DIRECTOR
DEPUTY GENERAL DIRECTOR




Nguyen Duong Thai

...

...

...

PROCESS

ASSESSMENT, RECOGNITION, EXTENSION AND MANAGEMENT OF PRIORITIZED ENTERPRISES
(Issued together with Decision No. 2495 dated November 07, 2012 of the Director of General Department of Customs)

This process prescribes the order of steps of assessment, recognition and extension of prioritized enterprises management (hereinafter referred to as PE) as prescribed in Circular No. 63/2011/TT-BTC dated May 13, 2011 which provides for the pilot application of priority regime in the area of state management on customs for eligible enterprises (Circular No. 63) and Circular 105/2011/TT-BTC dated July 12, 2011 amending and supplementing a number of articles of Circular No. 63 (Circular 105).

I. GENERAL PROVISIONS

1. Subjects of application: The members of the assessment Council of prioritized enterprise conditions (hereinafter referred to as the assessment Council), the Group of prioritized enterprise management (referred as the Group of PE management) of the Department of post clearance Inspection, the customs Department of the provinces or cities where the prioritized enterprises register customs declaration and where the enterprises’ headquarters are located; the prioritized enterprises, enterprises wishing to apply the regime of prioritized enterprises and the state management agencies involved.

2. Scope of regulation: This process shall guide the procedures and order to implement the steps for processing applications to recognize prioritized enterprises of the enterprise, the steps of assessment, recognition, temporary suspension, suspension and withdrawal of Decision on prioritized enterprises recognition, the steps of re-assessment, extension and prioritized enterprise management.

II. ASSESSMENT AND RECOGNITION OF PRIORITIZED ENTERPRISES

Step 1. Dossier to request recognition of prioritized enterprises.

Group of PE management – Department of post clearance inspection is the hub to receive Application for application of priority regime of the enterprise as prescribed in Circular No. 63.

...

...

...

(1) Financial statements of the last three years;

(2) Report on observance of the law in the last three years;

(3) Report on situation, self-assessment, analysis of the export and import activities data statistics of export and import in the last 3 years;

(4) Latest report on audit and conclusion of inspection.

(5) Summary individual corporate leaders (Chairman of the Board of Directors or the company's legal representative, General Director, Chief accountant), import and export management staff;

(6) Sheet of self-analysis and assessment of business activities, financial activities of the company;

(7) Sheet of assessment of internal control capacity;

(8) A sheet of self-assessment of compliance with the laws of the Customs Agent (if any) on the work related to customs procedures as agreed with the business.

- Group of PE management shall check the requesting application and dossier of the enterprise prescribed in Article 4 to Article 9 and Article 11 of Circular No. 63, Article 1, Article 2 of Circular 105. If the dossier does not meet the prescribed conditions, the Group of PE management shall request the Chairman of assessment Council to reply the enterprise in writing in which clearly stating the unsatisfied conditions.

...

...

...

The time to verify enterprise’s dossier until it is submitted to the Chairman of assessment Council is 10 working days from the date of receiving the requesting application and enterprise’s dossier.

Step 2. Assessing enterprise’s conditions

The time for assessment is 45 working days from the date of receiving full dossier. Where the enterprise has large operation scale, it is necessary to clarify some assessment contents, the Group of PE management shall request the Chairman of assessment Council to consider and extend the assessment time, the additional assessment time shall not exceed 45 days.

The steps of assessment include:

2.1. Dossier assessment

This step shall be done by the Group of PE management. The additional assessment of dossier is 15 working days including the following things:

- Based on dossier, enterprise’s requesting application and Article 3 of Circular No. 63 determining the type of prioritized enterprise (if to be recognized) of enterprise.

- Analysing and assessing enterprise’s dossier: records: Based on the provisions in Articles 4 to 9 of the Circular No. 63 on the turnover, the number of violations, acts violation, level of violation of the enterprise. Using financial ratios to assess business operation efficiency.

- Collecting, synthesizing and analyzing data on enterprise on the database program of the sector (STQ01 database program) on the turnover and a violation of the business. Comparing the collected and analysed data with the dossier provided by the enterprise.If there are any discrepancies, errors, require the enterprise to explain and clarify.

...

...

...

- Based on the report of units and explanation of enterprise, the Group of PE management shall agree upon the last data with the enterprise.

- Sending official dispatch to ask for opinions of the agencies concerned: Department of Taxation, Department of Planning and Investment or Management Boards of Industrial Parks, Sub-Department of market management to ask for opinion on the professional management. For the Chairman of the Board, General Director and Chief Accountant having official dispatch to request the public security agencies (Provincial public security where individual registers permanent residence or the Immigration Department if individual is foreigner) to assess the process of regulatory compliance.

- In case the assessment based on dossier has sufficient ground for assessment under conditions prescribed in Circular No. 63 and 105, go to step 4 part II of this process.

2.2. Assessment at enterprise.

- In case the auditing and financial reports and conclusion of inspector, etc are not adequate and reliable (not sufficiently clear to assess enterprise under conditions prescribed in Circular No. 63 and 105), it is necessary to conduct the post clearance inspection at the enterprise.

- The Group of PE management shall request the Leader of General Department of Customs to conduct the post clearance inspection at the enterprise or direct the Customs Department which manages the area where the enterprise’s headquarters is located to conduct the post clearance inspection at the enterprise (the time for inspection is 15 working days, if necessary, propose the extension but not exceeding 15 working days) and make report on enterprise assessment for submission to the Group of PE management.

- Post clearance inspection must clarify and report the following contents:

+ Assessing the customs regulatory compliance of the enterprise in accordance with regulations on the post clearance inspection.

+ Characteristics of the export and import activities: goods items, origin, trade partners, type of import and export and frequency of procedure making;

...

...

...

+ Risk ability risks in the export and import activities of the enterprises (if any);

+ Making agreement on the code of imported and exported goods of enterprise on the basis of List of HS code of imported and exported goods made by the enterprise.

+ Making proposals to improve the enterprise’s regulatory compliance with the law (if any).

Step 3: Assessing goods code

- The Group of PE management shall transfer the list of code of imported and exported goods agreed upon between the local Customs Department and enterprise to the Import and Export Taxation Department to verify the HS code.

- Within 10 working days from the date the Import and Export Taxation Department receives full dossier, it shall certify the List of HS code of imported and exported goods (made by enterprise and assessed by the local Customs Department.)

- In case of large lists of goods need more time to evaluate the Import-Export Tax Department has proposed the chairman of the board evaluation for extension. Extended period not exceeding 10 working days.

- In case of not having agreed on which goods item or asking for opinion of the assessment Council on the classification, notify the local Customs Department and enterprise and make official announcement upon the Council’s result.

Step 4: General report

...

...

...

Content of survey: Assessing the process of internal control and the mechanisms to ensure the regulatory compliance, material facilities (storehouses, transport and storage facilities, etc.), and technical infrastructure of information technology application of enterprise.

Survey results: If detecting shortcomings, gaps in management related to import and export activities and capabilities compliance with customs law of the enterprise, provide recommendations for enterprises to take measures of improvement and adjustment. The enterprise shall make these improvements and adjustments before completing the procedures for recognizing prioritized enterprise.

- Within 05 working days from the end of the survey (if any) the Group of PE management shall make the general report clearly stating the proposals and suggestions.This report shall be sent to the members of Council for assessment, remark and proposal of management over enterprise under functions and tasks assigned and submit them to the Chairman of the asessment Council to convene meetings of the assessment Council, particularly as follows:

(i) Department of management monitoring shall assess the enterprise’s regulatory compliance upon making clearance procedures of enterprise’s imported and exported goods and customs agent which the enterprise is hiring (if any).

(ii) The Import and Export Taxation Department shall assess the regulatory compliance on tax for imported and exported goods; making agreement on the code of items which the enterprise has exported and imported.

(iii) Board of Risk Management on the basis of generalization and analysis of information on regulatory compliance, shall assess the level of risk of the enterprise which is considered being recognized the prioritized enterprise and the agent making customs procedures which the enterprise is hiring (if any);

(iv) Customs Information Technology and Statistics Department shall assess the conditions of import and export turnover of the enterprise over the years; assess the conditions to make the electric customs procedures of the enterprise;

(v) Inspector of the General Department shall assess the regulatory compliance of the enterprise through the result of inspection, settlement of complaint and denunciation (if any)

(vi) Legal department assesses the regulatory compliance of the enterprise though the result of enterprise’s legal violation handling.

...

...

...

(viii) Customs Department of province and city managing the area where the enterprise’s headquarters is located shall organize the assessment of the practical conditions in which there are conditions to make the electronic customs procedures and assess the compliance of customs law in the area.

(ix) Department of post clearance inspection is the standing Council to coordinate all activities of implementing regulations on regime of prioritized enterprise.

- The members of assessment Council shall study the general report for preparation of opinion addressed at the assessment meeting.

Step 5: Assessment Council meeting

The assessment Council shall work in the principle of voting to make decision on recognition of priority regime for enterprise including the following steps:

- The Group of PE management shall request the Chairman of Council to sign the announcement to convene the members of the Council, the convening announcement must be sent to the members of the Council and enterprise before 05 working days to the date of the scheduled meeting.

- Upon the completion of the meeting, the Group of PE management shall formulate the sheet of conclusion to submit it to the Chairman of the Council for signature. The sheet of conclusion shall specify the content of information, the voting result and conclusions of the Chairman of the assessment Council, particularly in the following cases:

+ If the assessment Council concludes to recognize the enterprise as the prioritized enterprise, carry out step 6;

+ If the assessment Council makes an approval conclusion to recognize the enterprise as the prioritized enterprise but must supplement dossier or clarify some issues, the Group of PE management shall base on the minutes of the assessment Council meeting to implement the necessary tasks to complete the assessment report for the enterprise and sumit it to the Chairman of the Council, carry out step 6;

...

...

...

+ If the assessment Council has not made the conclusion, carry out Step 4 and 5 again.

Step 6: Signing Memorandum of Understanding

- If the enterprise is recognized as the prioritized enterprise by the assessment Council, within 05 working days, the Group of PE management shall coordinate with the enterprise to complete the Memorandum of Understanding (MOU) and send it to the members of the assessment Council for opinion gathering.

- Within 03 working days from the date of receiving the draft of MOU, the members of the assessment Council shall participate in the MOU and give their feedback for the Group of PE management to sum it up.

- Within 02 working days from the date of receiving participating opinions from the Council members, the Group of PE management shall sum it up and submit to the Chairman of Council for reviewing and approval. The acceptance or unacceptance of the members’ opinion, the enterprise must have analysis and jointly submit it.

Step 7: Signing decision

Right after the content of the MOU is approved, the Group of PE management shall submit it to the Director of General Department of Customs to issue the decision on recognizing the prioritized enterprise. The time limit for issuing the decision on recognizing the prioritized enterprise shall not exceed 15 working days from the date of assessment completion.

The content of the decision on recognizing the prioritized enterprize: in addition to the contents under the form in Circular No. 63, specify the receiving places which are the state management agencies participating and judging of the enterprise in order to coordinate the management.

Document submitted includes:

...

...

...

- Sheet of conclusion of the assessment Council;

- Report of the Group of PE management with the approval of the Chairman of the assessment Council;

- Completed report on the enterprise;

- Completed dossier of the enterprise.

- Submitting to the Chairman of assessment Council to sign the written announcement to recognize the prioritized enterprise and send it to the relevant state management agencies as prescribed in Section 4, Part V of this Process to coordinate the management.

Step 8: Granting decision on recognition of prioritized enterprise

Depending on the direction of the Leader of General Department at the specific points of time, the Group of PE management shall propose the program to grant the Decision with appropriate scale.

III. EXTENSION OF PRIORITIZED ENTERPRIZE

Step 1: Enterprise submitting application for extension

...

...

...

- Application to request the re-assessment and extension of application of prioritized enterprise regime

- Self-assessment including the contents:

+ Report on operation, data of import and export (Total declaration sheet and total turnover) since having been recognized as prioritized enterprise;

+ Observance of customs law and tax law. In case of having been sanctioned for administrative violation in the area of customs, make report on the number of sanction, describe act of violation, level of sanction and sanctioning unit;

+ Assessing the observance of the customs law of the customs Agent (if any) on the work related to customs procedures as agreed with the enterprise;

+ Assessing systems, internal control mechanisms and criteria to ensure and not ensure the ability to comply with the law;

+ Assessing financial situation and implementation of auditing and accounting regime in accordance with the law.

+ Report on the self-assessment of regularly self-examination, detection and shortcoming overcoming; the willingness to clarify issues related to exported and imported goods of the enterprise at the request of the customs authorities; the implementation of the reports and duties as prescribed;

+ Report on implementation of recommendations of the customs authorities (if any)

...

...

...

Step 2. Customs authorities’s assessment

- The time for re-assessment to extend the application of prioritized enterprise regime shall not exceed 45 working days

- From the time of receiving enterprise’s full dossier for assessment and extension, the Customs Department managing the area where the enterprise’s headquarters is located shall conduct the post clearance inspection at the enterprise on the requirement at Point 2.2, Step 2, Part II above mentioned.

As for commodity codes: Making agreement on new goods (not in the list of goods code agreed with the customs authorities) which the enterprise wants to export, import and makes agreement on old goods (goods code agreed with the customs authorities) with error and change on the code which need adjusted.

- The General Department of Customs shall re-assess with the steps as prescribed at step 3, 4 and 5 of Part II above mentioned.

Step 3: Decision on extension of application of prioritized enterprise regime

- If the enterprise is not accepted for the extension of prioritized enterprise regime, the Group of PE management shall request the Chairman of the Council to reply to the enterprise.

- If the enterprise is accepted for the extension, the Group of PE management shall sum up and make report for the submission to the General Director to issue the Decision on extension (it shall be sent to the competent state management agencies which took part in assessment and judgement about enterprise). The time limit to issue the decision on extension of prioritized enterprise regime shall not exceed 15 working days from the completion day of assessment. Documents submitted include:

- Sheet of conclusion of the assessment Council;

...

...

...

- Report and re-assessment of the enterprise;

- Submitting the Chairman of the assessment Council the written Decision on extension of prioritized enterprise and sending it to the relevant state management agencies as prescribed in Section 4, Part V of this Process for management coordination.

IV. TEMPORARY SUSPENSION, SUSPENSION OF APPLICATION OF PRIORITIZED ENTERPRISE REGIME

1. Temporary suspension of prioritized enterprise regime

- Based on Clause 1.2, Article 23 of Circular No. 63, the reports of the local Customs Department, violation information collected from data of sector. If the enterprise declares wrong name, code, quantity, weight, value, origin ... of goods leading to false tax declaration (reducing the amount of tax payable, increasing refundable tax, giving rise to or increasing the tax exempted) from 50 million dong or more, the group of PE management shall request the Chairman of the Council to issue the Decision to temporarily suspend the application of priority regime for enterprises. The maximum suspension period is 60 days.

- The group of PE management shall coordinate with the local Customs Department managing the area where the enterprise’s headquarters is located and the agency in charge of area where the enterprise makes mistake in order to clarify act of violation of enterprise and propose the remedial measuress.

- On the basis of the report on violation assessment of the customs authorities, the enterprise shall accept or not in writing the recommendations of the customs authorities, measures to improve and ways to implement the recommendations.

- After synthesizing, analysing and reviewing reports of local customs and enterprise’s documents, if the enterprise still meets the conditions of prioritized enterprise or after the relevant authorities assess the enterprise’s acts of violation (not directly related to the goods, for example: personal income tax, business income, etc.) but still meets the conditions to comply with the law under the provisions of Circular No. 63 and 105, the group of PE management shall propose the Chairman of the assessment Council to request the General Director to issue the Decision to cancel a decision on temporary suspension.

2. Suspension of application of prioritized enterprise regime

...

...

...

V. MANAGEMENT OF PRIORITIZED ENTERPRISE

1. Customs Department of cities and provinces

1.1. Customs Department managing area where the prioritized enterprise’s headquarters is located

- At the border gate Customs Sub-Departments: Appointing cadre in charge of procedure team. This cadre shall monitor the enterprise’s daily import and export activities in order to detect shortcomings, abnormal signs in the declaration of the enterprise, assess the compliance of the enterprise. Every week, make reports on prioritized enterprise and recommendations (if any) on the enterprises to the Sub-Department of Post Clearance Inspection (under the Form BC.CCHQ.01).

- The Sub-Department of Post Clearance Inspection shall assign cadre or division in charge (depending on the number of prioritized enterprises in the management area). This cadre (or division) shall generalize data from border gate Customs Sub-Departments, monitor and analyze the enterprise’s import and export activities: goods code, quantity, origin, commodity policy, value, etc in order to assess the enterprise’s regulatory compliance.

Periodically, on weekly Tuesday, make report (via e-mail) to the General Department of Customs (Group of PE management) on the prioritized enterprise, assess the enterprise’s regulatory compliance (under Form BC.CCHQ.01).

- In case there are difficulties arising or detecting problems, errors and violations, the Sub- Department (where problems detected or arising) in addition to handling under current regulations, shall quickly make reports and propose remedial measures (via email, phone, fax) to the Group of PE management.

If the arising problems go beyond the competence, the Department shall make report and propose remedial measures in writing by the fastest way to the General Department of Customs (Department of Post Clearance Inspection).

- Quarterly (within the first 05 working days of each quarter), the Department shall make written report, synthesize and assess the enterprise’s regulatory compliance, process, result of handling of problems, shortcomings and violations occurring to the General Department of Customs (Department of Post Clearance Inspection).

...

...

...

1.2. Customs Department where prioritized enterprise registers declaration.

- At the border gate Customs Sub-Departments: Appointing cadre in charge of the procedure team. This cadre shall monitor the enterprise’s daily import and export activities in order to detect shortcomings, abnormal signs in the declaration of the enterprise, assess the compliance of the enterprise.

Periodically, on weekly Tuesday, make report on the prioritized enterprise, and recommendations (if any) on the enterprise to the Group of PE management (under Form BC.CCHQ.01).

- In case there are difficulties arising or detecting problems, errors and violations, the Sub- Department (where problems detected or arising) in addition to handling under current regulations, shall quickly make reports and propose remedial measures (via email, phone, fax) to the Group of PE management.

If the arising problems go beyond the competence, the Department shall make report and propose remedial measures in writing by the fastest way to the General Department of Customs (Department of Post Clearance Inspection).

- Proactively working with the Department of Post Clearance Inspection upon requirement.

2. Group of PE management - Department of Post Clearance Inspection

- Every week, the Group of PE management shall collect information from the sector’s database (STQ01 Software), hub of prioritized enterprise, sub-department of customs to assess the enterprise’s activities according to the criteria on the price, goods code, commodity policy, origin .... and take appropriate management measures.

- Quarterly (within 10 working days of the quarter), based on reports on prioritized enterprise of the local Customs Departments, the group of PE management shall compare data provided by the prioritized enterprise with data collected on the sectoral database to assess, monitor and report quarterly on results to the leaders of the Department and General Department. In case of discrepancy of information, coordinate with the enterprise for clarification to promptly remedy the errors. Actively making plan to work with the border-gate customs sub-department, the tax authorities (if necessary) in order to grasp the situation of the enterprise’s export and import activities.

...

...

...

- Making report to classify prioritized enterprises (based on criteria to assess and classify enterprise). This is the ground and materials to consider the extension of priority regime of the enterprise.

- In the process of monitoring, if detecting the enterprise’sviolation, take handling measures under the steps in Part IV above mentioned.

- Studying, building and developing tools to support the management of prioritized enterprise classification.  

3. Responsibility of prioritized enterprise

- Appointing the enterprise’s key cadre in charge of implementation of observance of prioritized enterprise regime. This cadre shall work professionally and regularly, grasping import and export activities and other areas in enterprise’s operation in order to promptly notify any problem to the Group of PE management for consultation and handling.

- Making report (via e-mail, telephone and fax) on problems, violations or unusual affairs immediately after arising in relation to the enterprise’s operations to the Group of PE management - Department of post clearance inspection.

- Coordinating with the Group of PE management - Department of post clearance inspection to clarify technical contents as required.

- Periodically, within the first five working days of each quarter (3 months), make report under the Form 08a/DNUT and 08b/DNUT enclosed with Circular No. 63/2011/TT-. Particularly as follows:

+ Making statistics of export and import data of the enterprise;

...

...

...

+ Report on violations which have been handled by the state management agencies (if any);

+ Report on difficulties and problems related to the customs area in the process of enterprise’s operation;

+ Changes and fluctuation (if any) of the enterprise in the management of export and import activities, including: the agent making customs procedures, trusted partners, import and export activities, management and use of exports and imports;

+ Annual financial statement: Balance sheet, report on business operation results, Notes to the financial statements;

+ Audit reports, inspection conclusions or other state management authorities

(if any). As for the audit reports, they must include the audit letter;

+ Report on recommendation situation of customs authorities (if any).

Exceeding the time limit, if the enterprise has not submitted its report, the Group of PE management shall notify to the enterprise (via e-mail or phone to the main contacts). Within 10 days after receiving a response from the Group of PE management, but the enterprise has not sent written report or has sent reports but not fully reflected the information about violations, the Group of PE management shall request the Standing Council to have rectifying official dispatch.

- Within 5 days from the end date of the financial year, the enterprise shall make a report to assess by itself the operation of the prioritized enterprise mechanism and send it to the Group of PE management - Department of post clearance inspection.

...

...

...

- The relevant State management authorities include: Department of Taxation, Department of Planning and Investment or the Industrial Park Management Baord, Sub-Department of Market Management, Provincial Public Security where individual register permanent residence or Immigration Department if individual is a foreigner.

- During the time being recognized as prioritized enterprise, if the enterprise in the management area makes legal violation under the management functions of relevant state authorities, these agencies shall have written notice to the customs authorities (Group of PE management - Department of post clearance inspection- General Department of Customs). /.