Thông tư 06/2025/TT-BTP tập sự hành nghề công chứng mới nhất

• Số hiệu: 06/2025/TT-BTP
• Loại văn bản: Thông tư
• Nơi ban hành: Bộ Tư pháp
• Người ký: Mai Lương Khôi
• Ngày ban hành: 15/05/2025

BỘ TƯ PHÁP --------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 06/2025/TT-BTP	Hà Nội, ngày 15 tháng 5 năm 2025

THÔNG TƯ

QUY ĐỊNH VỀ TẬP SỰ HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNG

Căn cứ Luật Công chứng ngày 26 tháng 11 năm 2024;

Căn cứ Nghị định số 39/2025/NĐ-CP ngày 26 tháng 02 năm 2025 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tư pháp;

Theo đề nghị của Cục trưởng Cục Bổ trợ tư pháp;

Bộ trưởng Bộ Tư pháp ban hành Thông tư quy định về tập sự hành nghề công chứng.

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Thông tư này quy định về tập sự hành nghề công chứng (sau đây gọi là tập sự), quản lý tập sự và kiểm tra kết quả tập sự.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

Thông tư này áp dụng đối với người tập sự; người tham dự kiểm tra kết quả tập sự; công chứng viên hướng dẫn tập sự; tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự; tổ chức xã hội - nghề nghiệp của công chứng viên; cơ quan quản lý nhà nước về công chứng và các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác có liên quan.

Chương II

TẬP SỰ HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNG

Điều 3. Đăng ký tập sự

1. Người đủ điều kiện đăng ký tập sự theo quy định của Luật Công chứng tự liên hệ tập sự tại một tổ chức hành nghề công chứng trong danh sách tổ chức hành nghề công chứng đủ điều kiện nhận tập sự đã được Sở Tư pháp công bố trên Trang thông tin điện tử hoặc Cổng thông tin điện tử của Sở Tư pháp.

Trường hợp tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự thì phân công 01 công chứng viên đủ điều kiện hướng dẫn tập sự và xác nhận vào Giấy đề nghị đăng ký tập sự của người liên hệ tập sự; trường hợp từ chối nhận tập sự thì ghi rõ lý do từ chối vào Giấy đề nghị đăng ký tập sự của người liên hệ tập sự.

2. Hồ sơ đăng ký tập sự bao gồm các giấy tờ sau đây:

a) Giấy đề nghị đăng ký tập sự hành nghề công chứng (Mẫu TP-TSCC-01a áp dụng đối với trường hợp tự liên hệ tập sự và được tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự hoặc Mẫu TP-TSCC-01b áp dụng đối với trường hợp đã liên hệ tập sự và tổ chức hành nghề công chứng từ chối nhận tập sự);

 b) Giấy chứng nhận tốt nghiệp khoá đào tạo nghề công chứng hoặc quyết định công nhận tương đương đối với người được đào tạo nghề công chứng ở nước ngoài;

Các giấy tờ quy định tại điểm b khoản này là bản chính hoặc bản sao có chứng thực hoặc bản sao điện tử.

3. Người được tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự lập 01 bộ hồ sơ đăng ký tập sự theo quy định tại khoản 2 Điều này, nộp trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính hoặc trực tuyến trên môi trường điện tử đến Sở Tư pháp nơi tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự đăng ký hoạt động.

Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Tư pháp ra quyết định đăng ký tập sự hành nghề công chứng (Mẫu TP-TSCC-02), đồng thời gửi quyết định cho người đăng ký tập sự và tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự; trường hợp từ chối thì phải trả lời bằng văn bản có nêu rõ lý do.

4. Người đủ điều kiện đăng ký tập sự đã liên hệ với ít nhất 03 tổ chức hành nghề công chứng đủ điều kiện nhận tập sự trên địa bàn một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương hoặc đã liên hệ với 01 tổ chức hành nghề công chứng đủ điều kiện nhận tập sự trong trường hợp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có từ 03 tổ chức hành nghề công chứng đủ điều kiện nhận tập sự trở xuống mà bị từ chối nhận tập sự thì nộp trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính hoặc trực tuyến trên môi trường điện tử 01 bộ hồ sơ theo quy định tại khoản 2 Điều này đến Sở Tư pháp nơi đã liên hệ tập sự để Sở Tư pháp bố trí tập sự và đăng ký tập sự.

Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Tư pháp xem xét, chỉ định 01 tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự và ra quyết định đăng ký tập sự, đồng thời gửi quyết định cho người đăng ký tập sự và tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự; trường hợp tại tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương đó không còn tổ chức hành nghề công chứng đủ điều kiện nhận tập sự thì trả lời bằng văn bản có nêu rõ lý do. Người bị từ chối có quyền liên hệ tập sự tại tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác.

Trong trường hợp cần thiết, Sở Tư pháp thực hiện việc xác minh để làm rõ điều kiện đăng ký tập sự và nhận tập sự theo quy định của Luật Công chứng và Thông tư này; thời hạn xác minh tối đa là 10 ngày làm việc và không tính vào thời gian xem xét, chỉ định tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự, đăng ký tập sự.

5. Người thuộc một trong các trường hợp sau đây thì không được đăng ký tập sự:

a) Người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự; người đã bị kết án về tội phạm do vô ý mà chưa được xóa án tích; người đã bị kết án về tội phạm do cố ý, kể cả trường hợp đã được xóa án tích;

b) Người đang bị áp dụng biện pháp xử lý hành chính giáo dục tại xã, phường, thị trấn, đưa vào cơ sở giáo dục bắt buộc, đưa vào cơ sở cai nghiện bắt buộc;

c) Người bị mất năng lực hành vi dân sự hoặc bị hạn chế năng lực hành vi dân sự; người có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi;

d) Người đang là cán bộ, công chức, viên chức, trừ viên chức của Phòng công chứng; đang là sĩ quan, hạ sĩ quan, chiến sĩ, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân, viên chức trong cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân; đang là sĩ quan, hạ sĩ quan, chiến sĩ, công nhân trong cơ quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân;

đ) Người đang là thừa phát lại, luật sư, đấu giá viên, quản tài viên, tư vấn viên pháp luật, thẩm định viên về giá hoặc đang thực hiện công việc theo quy định tại điểm h khoản 1 Điều 9 của Luật Công chứng;

e) Cán bộ bị kỷ luật bằng hình thức bãi nhiệm; công chức, viên chức bị kỷ luật bằng hình thức buộc thôi việc; sĩ quan, hạ sĩ quan, chiến sĩ, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân, viên chức trong cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân bị kỷ luật bằng hình thức tước danh hiệu quân nhân hoặc buộc thôi việc; sĩ quan, hạ sĩ quan, chiến sĩ, công nhân trong cơ quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân bị kỷ luật bằng hình thức tước danh hiệu Công an nhân dân hoặc buộc thôi việc;

g) Thừa phát lại, luật sư, đấu giá viên, quản tài viên, tư vấn viên pháp luật, thẩm định viên về giá bị miễn nhiệm hoặc bị thu hồi chứng chỉ hành nghề do vi phạm pháp luật mà chưa hết thời hạn 03 năm kể từ ngày quyết định miễn nhiệm hoặc quyết định thu hồi chứng chỉ hành nghề có hiệu lực thi hành;

h) Người đang làm việc theo hợp đồng lao động cho cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, trừ trường hợp làm việc theo hợp đồng lao động tại tổ chức hành nghề công chứng mà người đó tập sự hoặc ký hợp đồng lao động với cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp mà thời gian làm việc không trùng với ngày, giờ làm việc của tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự.

6. Người được Sở Tư pháp đăng ký tập sự được gọi là người tập sự. Người tập sự có các quyền và nghĩa vụ theo quy định của Luật Công chứng và Thông tư này.

Điều 4. Thời gian tập sự

1. Thời gian tập sự thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều 12 của Luật Công chứng.

2. Trong trường hợp người tập sự thay đổi nơi tập sự theo quy định tại Điều 7 của Thông tư này thì thời gian tập sự được tính bằng tổng thời gian tập sự của người đó tại các tổ chức hành nghề công chứng.

Điều 5. Nội dung tập sự

1. Nội dung tập sự bao gồm:

a) Kỹ năng tiếp nhận, phân loại yêu cầu công chứng; kỹ năng kiểm tra tính xác thực, tính hợp pháp của các giấy tờ có trong hồ sơ yêu cầu công chứng; kỹ năng xem xét, nhận dạng chủ thể, năng lực hành vi dân sự của người tham gia ký kết giao dịch;

b) Kỹ năng ứng xử với người yêu cầu công chứng, ứng xử theo Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng; kỹ năng giải thích cho người yêu cầu công chứng về quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của người yêu cầu công chứng, ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc công chứng; kỹ năng giải thích lý do khi từ chối yêu cầu công chứng;

c) Kỹ năng nghiên cứu và đề xuất hướng giải quyết hồ sơ yêu cầu công chứng;

d) Kỹ năng soạn thảo giao dịch theo yêu cầu của người yêu cầu công chứng; kỹ năng kiểm tra tính xác thực, tính hợp pháp của dự thảo giao dịch do người yêu cầu công chứng soạn thảo sẵn; kỹ năng tiến hành việc xác minh theo đề nghị của người yêu cầu công chứng;

đ) Kỹ năng thực hiện quy trình công chứng điện tử trực tiếp, công chứng điện tử trực tuyến đối với các tổ chức hành nghề công chứng đã cung cấp dịch vụ công chứng điện tử; kỹ năng chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản, chứng thực chữ ký người dịch theo quy định của pháp luật về chứng thực;

e) Kỹ năng soạn thảo lời chứng;

g) Kỹ năng kiểm tra, sắp xếp, phân loại hồ sơ đã được công chứng, chứng thực để đưa vào lưu trữ;

h) Kỹ năng tra cứu, áp dụng văn bản quy phạm pháp luật; cập nhật, khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng và các cơ sở dữ liệu khác; ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động công chứng, chứng thực;

i) Kỹ năng quản trị tổ chức hành nghề công chứng;

k) Các kỹ năng và công việc liên quan đến công chứng khác theo sự phân công của công chứng viên hướng dẫn tập sự.

2. Công chứng viên hướng dẫn tập sự có trách nhiệm hướng dẫn người tập sự các nội dung tập sự quy định tại khoản 1 Điều này.

Điều 6. Thay đổi công chứng viên hướng dẫn tập sự

1. Việc thay đổi công chứng viên hướng dẫn tập sự được thực hiện khi công chứng viên đang hướng dẫn tập sự thuộc một trong các trường hợp sau đây:

a) Không thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ quy định tại Điều 13 của Thông tư này;

b) Chết hoặc bị Tòa án tuyên bố là đã chết, mất tích; bị Tòa án tuyên bố mất năng lực hành vi dân sự, hạn chế năng lực hành vi dân sự, có khó khăn trong nhận thức hoặc làm chủ hành vi;

c) Bị tạm đình chỉ hành nghề công chứng, bị miễn nhiệm công chứng viên hoặc không còn hành nghề tại tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự;

d) Bị xử lý kỷ luật, bị xử phạt vi phạm hành chính trong hoạt động hành nghề công chứng hoặc bị phát hiện không đủ điều kiện hướng dẫn tập sự tại thời điểm nhận hướng dẫn tập sự;

đ) Không thể tiếp tục hướng dẫn tập sự do sự kiện bất khả kháng hoặc trở ngại khách quan khác.

2. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày công chứng viên hướng dẫn tập sự thuộc một trong các trường hợp quy định tại khoản 1 Điều này, tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự phân công một công chứng viên khác đủ điều kiện tiếp tục hướng dẫn người tập sự và thông báo bằng văn bản cho Sở Tư pháp. Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo của tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự, Sở Tư pháp ghi nhận thông tin thay đổi công chứng viên hướng dẫn tập sự vào Sổ theo dõi tập sự và thông báo bằng văn bản cho người tập sự, tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự.

Trong trường hợp tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự không còn công chứng viên đủ điều kiện hướng dẫn tập sự thì thông báo bằng văn bản cho Sở Tư pháp. Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo của tổ chức hành nghề công chứng, Sở Tư pháp chỉ định một tổ chức hành nghề công chứng khác nhận người tập sự; trường hợp địa phương không còn tổ chức hành nghề công chứng đủ điều kiện nhận tập sự thì thông báo bằng văn bản có nêu rõ lý do cho người tập sự. Người tập sự có quyền thay đổi nơi tập sự sang tổ chức hành nghề công chứng tại tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác để tiếp tục việc tập sự.

Điều 7. Thay đổi nơi tập sự

1. Người tập sự được thay đổi nơi tập sự trong các trường hợp sau đây:

a) Tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự tạm ngừng hoạt động hoặc chấm dứt hoạt động hoặc chuyển đổi, giải thể theo quy định của Luật Công chứng và các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan;

b) Tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự không còn đủ các điều kiện nhận tập sự theo quy định của Luật Công chứng;

c) Công chứng viên hướng dẫn tập sự thuộc trường hợp phải thay đổi theo quy định của Thông tư này và tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự không còn công chứng viên khác đủ điều kiện hướng dẫn tập sự;

d) Là viên chức của Phòng công chứng được điều động đến Phòng công chứng khác;

đ) Thay đổi nơi cư trú sang tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác và có nguyện vọng thay đổi nơi tập sự hoặc thuộc trường hợp phải thay đổi tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự theo quy định tại điểm a, b và c khoản này mà địa phương không còn tổ chức hành nghề công chứng khác đủ điều kiện nhận tập sự.

2. Trường hợp thay đổi nơi tập sự trong cùng một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương theo quy định tại điểm a, b, c và d khoản 1 Điều này, người tập sự tự liên hệ nơi tập sự mới hoặc đề nghị Sở Tư pháp bố trí nơi tập sự mới theo quy định tại Điều 3 của Thông tư này.

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày được nhận tập sự tại tổ chức hành nghề công chứng mới, người tập sự nộp Giấy đề nghị thay đổi nơi tập sự hành nghề công chứng (Mẫu TP-TSCC-03) trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính hoặc trực tuyến trên môi trường điện tử đến Sở Tư pháp nơi đăng ký tập sự. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được giấy đề nghị, Sở Tư pháp thông báo bằng văn bản cho người tập sự, tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự và tổ chức hành nghề công chứng mà người tập sự xin chuyển đến về việc thay đổi nơi tập sự; trường hợp từ chối thì phải trả lời bằng văn bản có nêu rõ lý do cho người đề nghị.

Trường hợp người tập sự không tự liên hệ được nơi tập sự mới và đề nghị Sở Tư pháp bố trí nơi tập sự mới thì trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận được Giấy đề nghị thay đổi nơi tập sự, Sở Tư pháp xem xét, chỉ định tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự, thông báo bằng văn bản cho người tập sự và tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự; trường hợp từ chối thì phải trả lời bằng văn bản có nêu rõ lý do cho người đề nghị.

 3. Trường hợp thay đổi nơi tập sự sang tổ chức hành nghề công chứng tại tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác theo quy định tại điểm đ khoản 1 Điều này, người tập sự nộp Giấy đề nghị thay đổi nơi tập sự trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính hoặc trực tuyến trên môi trường điện tử đến Sở Tư pháp nơi đã đăng ký tập sự. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được Giấy đề nghị thay đổi nơi tập sự, Sở Tư pháp ra quyết định xóa đăng ký tập sự hành nghề công chứng (Mẫu TP-TSCC-04), gửi cho người tập sự và tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự. Người tập sự tự liên hệ tập sự hoặc đề nghị bố trí tập sự và đăng ký tập sự tại Sở Tư pháp nơi có tổ chức hành nghề công chứng mà mình chuyển đến theo quy định tại Điều 3 của Thông tư này để tiếp tục việc tập sự; hồ sơ đăng ký tập sự phải kèm theo quyết định xóa đăng ký tập sự theo quy định tại khoản này.

4. Thời gian tập sự trước khi người tập sự chuyển sang tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự mới được tính vào thời gian tập sự. 

Điều 8. Tạm ngừng tập sự

1. Người tập sự được tạm ngừng tập sự trong các trường hợp sau đây:

a) Người tập sự nghỉ chế độ thai sản hoặc không thể đi lại được vì lý do sức khỏe hoặc đang điều trị nội trú hoặc bị cách ly theo chỉ định của cơ sở y tế có thẩm quyền hoặc có lý do chính đáng khác mà không thể tập sự được;

b) Văn phòng công chứng nhận tập sự tạm ngừng hoạt động mà người tập sự không đề nghị thay đổi nơi tập sự.

2. Trong trường hợp quy định tại điểm a khoản 1 Điều này, người tập sự phải thông báo bằng văn bản cho tổ chức hành nghề công chứng nơi mình đang tập sự chậm nhất là 05 ngày làm việc trước ngày tạm ngừng tập sự, kèm theo giấy tờ chứng minh lý do cần tạm ngừng tập sự. Trường hợp do sự kiện bất khả kháng hoặc trở ngại khách quan mà không thể thông báo trong thời hạn này, người tập sự phải thông báo ngay khi sự kiện bất khả kháng hoặc trở ngại khách quan không còn.

Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày người tập sự tạm ngừng tập sự hoặc kể từ ngày người tập sự tiếp tục việc tập sự, tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự phải thông báo bằng văn bản cho Sở Tư pháp. Thông báo phải nêu rõ lý do và thời gian tạm ngừng tập sự; trường hợp tiếp tục tập sự thì phải nêu rõ thời điểm tiếp tục việc tập sự. 

3. Người tập sự được tạm ngừng tập sự tối đa là 02 lần, mỗi lần không quá 06 tháng.

4. Thời gian tạm ngừng tập sự không được tính vào thời gian tập sự.

Thời gian tập sự trước khi tạm ngừng tập sự được tính vào thời gian tập sự, trừ trường hợp phải đăng ký tập sự lại theo quy định tại khoản 3 Điều 9 của Thông tư này.

Điều 9. Chấm dứt tập sự, đăng ký tập sự lại

1. Việc tập sự chấm dứt khi người tập sự thuộc một trong các trường hợp sau đây:

a) Tự chấm dứt tập sự;

b) Được tuyển dụng là cán bộ, công chức, viên chức (trừ viên chức làm việc tại Phòng công chứng), sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân quốc phòng trong cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân; sĩ quan, hạ sĩ quan, công nhân trong cơ quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân;

c) Ký hợp đồng lao động với cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, trừ trường hợp ký hợp đồng lao động với tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự hoặc ký hợp đồng lao động với cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp mà thời gian làm việc không trùng với ngày, giờ làm việc của tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự;

d) Không còn thường trú tại Việt Nam;

đ) Bị mất hoặc bị hạn chế năng lực hành vi dân sự; có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi;

e) Bị truy cứu trách nhiệm hình sự hoặc bị kết tội bằng bản án đã có hiệu lực pháp luật của Tòa án;

g) Bị áp dụng biện pháp xử lý hành chính;

h) Không thực hiện việc tập sự trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày quyết định đăng ký tập sự của Sở Tư pháp có hiệu lực trừ trường hợp quy định tại điểm a khoản 1 Điều 8 của Thông tư này;

i) Tạm ngừng tập sự không thuộc các trường hợp quy định; tạm ngừng tập sự quá số lần quy định hoặc đã hết thời hạn tạm ngừng tập sự theo quy định mà không tiếp tục tập sự;

k) Bị Sở Tư pháp chấm dứt tập sự theo quy định tại khoản 3 Điều 11 của Thông tư này;

l) Vi phạm quy định về việc tập sự của Thông tư này, đã được tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự nhắc nhở, yêu cầu sửa chữa bằng văn bản mà vẫn tiếp tục vi phạm;

m) Thuộc trường hợp không được đăng ký tập sự tại thời điểm đăng ký tập sự.

2. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày người tập sự chấm dứt tập sự trong các trường hợp quy định tại các điểm a, b, c, d, đ, e, g, h, i, l và m khoản 1 Điều này, tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự phải có báo cáo bằng văn bản nộp trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính hoặc trực tuyến trên môi trường điện tử đến Sở Tư pháp nơi đăng ký hoạt động, trong đó nêu rõ lý do người tập sự chấm dứt tập sự. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được báo cáo của tổ chức hành nghề công chứng, Sở Tư pháp ra quyết định chấm dứt tập sự hành nghề công chứng (Mẫu TP-TSCC-05), gửi quyết định cho người tập sự và tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự. Trường hợp tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự không báo cáo mà Sở Tư pháp nắm được thông tin về việc người tập sự thuộc trường hợp chấm dứt tập sự thì Sở Tư pháp tự mình kiểm tra, xác minh thông tin để xem xét, quyết định việc chấm dứt tập sự.

3. Người đã chấm dứt tập sự theo quy định tại khoản 1 Điều này được xem xét đăng ký tập sự lại khi đủ điều kiện đăng ký tập sự theo quy định tại Thông tư này và thuộc một trong các trường hợp sau đây:

a) Lý do chấm dứt tập sự quy định tại các điểm a, b, c, d, đ, h và i khoản 1 Điều này không còn;

b) Đã có quyết định đình chỉ điều tra, đình chỉ vụ án hoặc bản án đã có hiệu lực của Tòa án tuyên không có tội; đã được xóa án tích, trừ trường hợp bị kết án về tội phạm do cố ý;

c) Đã chấp hành xong biện pháp xử lý hành chính theo quy định của pháp luật về xử lý vi phạm hành chính;

d) Sau thời hạn 01 năm kể từ ngày quyết định của Sở Tư pháp về việc chấm dứt tập sự trong các trường hợp quy định tại điểm l, m khoản 1 Điều này có hiệu lực.

4. Người không được công nhận tập sự, bị hủy kết quả công nhận tập sự, không đạt yêu cầu trong 03 kỳ kiểm tra kết quả tập sự trước đó được xem xét đăng ký tập sự lại khi đủ điều kiện đăng ký tập sự theo quy định tại Thông tư này.

5. Việc liên hệ tập sự lại và thủ tục đăng ký tập sự lại được thực hiện theo quy định tại Điều 3 của Thông tư này; hồ sơ đăng ký tập sự lại được thực hiện theo quy định tại khoản 2 Điều 3 của Thông tư này, kèm theo giấy tờ chứng minh đủ điều kiện tập sự lại.

6. Thời gian tập sự trước khi chấm dứt tập sự không được tính vào thời gian tập sự.  

Điều 10. Sổ nhật ký tập sự, Báo cáo kết quả tập sự

1. Người tập sự phải lập Sổ nhật ký tập sự để ghi lại các công việc hàng ngày thuộc nội dung tập sự mà mình đã thực hiện trong thời gian tập sự hành nghề công chứng. Sổ nhật ký tập sự có xác nhận hàng tuần của công chứng viên hướng dẫn tập sự và được tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự xác nhận khi kết thúc quá trình tập sự. Sổ nhật ký tập sự được thực hiện theo Mẫu TP-TSCC-06.

Trong trường hợp người tập sự thay đổi nơi tập sự thì lập Sổ nhật ký tập sự đối với từng tổ chức hành nghề công chứng mà mình tập sự. Việc xác nhận của công chứng viên hướng dẫn tập sự và tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự được thực hiện theo quy định tại khoản này.

2. Người tập sự làm Báo cáo kết quả tập sự để báo cáo quá trình và kết quả tập sự của mình. Báo cáo kết quả tập sự phải có đủ các nội dung và đáp ứng các yêu cầu quy định theo Mẫu TP-TSCC-07, có nhận xét của công chứng viên hướng dẫn tập sự và xác nhận của tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự khi kết thúc quá trình tập sự.

Trong trường hợp người tập sự thay đổi nơi tập sự thì làm 01 Báo cáo kết quả tập sự để báo cáo về toàn bộ quá trình tập sự tại các tổ chức hành nghề công chứng mà mình đã tập sự. Báo cáo kết quả tập sự nêu rõ tên các tổ chức hành nghề công chứng người tập sự đã tập sự, thông tin về công chứng viên đã hướng dẫn tập sự và kết quả tập sự tại từng tổ chức. Công chứng viên hướng dẫn tập sự và tổ chức hành nghề công chứng cuối cùng mà người đó tập sự có trách nhiệm nhận xét, xác nhận Báo cáo kết quả tập sự theo quy định của khoản này đối với thời gian người tập sự thực hiện việc tập sự tại tổ chức mình.

Điều 11. Hoàn thành tập sự

1. Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày kết thúc thời gian tập sự, người tập sự lập 01 bộ hồ sơ đề nghị công nhận hoàn thành tập sự, nộp trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính hoặc trực tuyến trên môi trường điện tử đến Sở Tư pháp nơi đăng ký tập sự.

Hồ sơ bao gồm các giấy tờ sau đây:

a) Văn bản đề nghị công nhận hoàn thành tập sự;

b) Báo cáo kết quả tập sự, Sổ nhật ký tập sự.

Các giấy tờ quy định tại điểm b khoản này là bản chính hoặc bản sao có chứng thực hoặc bản sao điện tử.

Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Tư pháp ra quyết định công nhận hoàn thành tập sự hành nghề công chứng (Mẫu TP-TSCC-08); trường hợp từ chối thì phải trả lời bằng văn bản có nêu rõ lý do.

Trong trường hợp thông tin trong hồ sơ chưa đầy đủ, chưa thống nhất hoặc cần xác minh, Sở Tư pháp yêu cầu người tập sự giải trình, bổ sung thông tin hoặc Sở Tư pháp tiến hành xác minh thông tin. Thời hạn quy định tại khoản này được tính từ ngày Sở Tư pháp nhận được kết quả giải trình, bổ sung hoặc xác minh thông tin.

2. Người tập sự được công nhận hoàn thành tập sự khi đáp ứng các điều kiện sau đây:

a) Người tập sự có đủ điều kiện tập sự và không thuộc các trường hợp không được đăng ký tập sự;

b) Công chứng viên hướng dẫn tập sự đủ điều kiện hướng dẫn tập sự và không thuộc các trường hợp phải thay đổi công chứng viên hướng dẫn tập sự trong quá trình hướng dẫn tập sự;

c) Người tập sự hoàn thành thời gian tập sự; có Báo cáo kết quả tập sự, Sổ nhật ký tập sự đáp ứng các yêu cầu quy định tại Thông tư này và biểu mẫu kèm theo, không sao chép của người khác và nộp đúng thời hạn; trường hợp nộp sau thời hạn quy định do sự kiện bất khả kháng hoặc trở ngại khách quan thì phải có giấy tờ chứng minh;

d) Người tập sự thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ khác của người tập sự.

3. Người đáp ứng các điều kiện quy định tại khoản 2 Điều này nhưng không đề nghị công nhận hoàn thành tập sự hoặc đề nghị quá thời hạn quy định mà không chứng minh được vì sự kiện bất khả kháng hoặc trở ngại khách quan thì không được công nhận hoàn thành tập sự; Sở Tư pháp ra quyết định chấm dứt tập sự, gửi cho người tập sự và tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự. Người bị chấm dứt tập sự theo quy định của khoản này được đăng ký tập sự lại nếu đáp ứng các điều kiện tập sự quy định tại Thông tư này.

Người đã được công nhận hoàn thành tập sự mà bị phát hiện không đủ điều kiện để được công nhận hoàn thành tập sự thì Sở Tư pháp ra quyết định hủy bỏ kết quả tập sự đã được công nhận. Người bị hủy bỏ kết quả tập sự được đăng ký tập sự lại nếu đáp ứng các điều kiện tập sự quy định tại Thông tư này.

Việc liên hệ tập sự lại, hồ sơ và thủ tục đăng ký tập sự lại được thực hiện theo quy định tại khoản 5 Điều 9 của Thông tư này.

Điều 12. Quyền và nghĩa vụ của người tập sự

1. Người tập sự có các quyền sau đây:

a) Được tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự tạo điều kiện thực hiện các nội dung tập sự theo quy định tại Điều 5 của Thông tư này;

b) Được công chứng viên hướng dẫn tập sự hướng dẫn các nội dung tập sự, việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ của người tập sự;

c) Được thay đổi công chứng viên hướng dẫn tập sự, thay đổi nơi tập sự, tạm ngừng tập sự, chấm dứt tập sự, đăng ký tập sự lại theo quy định tại các Điều 6, 7, 8 và 9 của Thông tư này;

d) Được công nhận hoàn thành tập sự theo quy định tại Điều 11 của Thông tư này;

đ) Được đăng ký tham dự kiểm tra kết quả tập sự theo quy định tại Điều 16 của Thông tư này;

e) Các quyền khác theo quy định của pháp luật hoặc theo thoả thuận với tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự phù hợp với quy định của pháp luật.

2. Người tập sự có các nghĩa vụ sau đây:

a) Tuân thủ nội quy, quy chế của tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự;

b) Thực hiện đầy đủ, nghiêm túc các công việc thuộc nội dung tập sự quy định tại Điều 5 của Thông tư này theo sự phân công của công chứng viên hướng dẫn tập sự;

c) Bảo đảm thời gian tập sự theo quy định tại khoản 1 và khoản 4 Điều 12 của Luật Công chứng;

d) Chịu trách nhiệm trước công chứng viên hướng dẫn tập sự và tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự về kết quả và tiến độ của các công việc được phân công;

đ) Giữ bí mật thông tin về nội dung công chứng và các thông tin có liên quan mà mình biết được trong quá trình tập sự;

e) Lập Sổ nhật ký tập sự, Báo cáo kết quả tập sự theo quy định tại Điều 10 của Thông tư này;

g) Các nghĩa vụ khác theo quy định của Luật Công chứng, Thông tư này và các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan và theo thoả thuận với tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự phù hợp với quy định của pháp luật.

Điều 13. Quyền và nghĩa vụ của công chứng viên hướng dẫn tập sự

1. Từ chối hướng dẫn tập sự trong trường hợp không đủ điều kiện theo quy định của Luật Công chứng; hướng dẫn người tập sự các nội dung tập sự theo quy định tại Điều 5 của Thông tư này.

2. Theo dõi, kiểm tra việc thực hiện các công việc của người tập sự do mình phân công.

3. Xác nhận vào Sổ nhật ký tập sự; nhận xét, đánh giá về việc tập sự trong Báo cáo kết quả tập sự của người tập sự và chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực, khách quan trong việc xác nhận, nhận xét, đánh giá của mình.

4. Các quyền, nghĩa vụ khác theo quy định của Luật Công chứng và Thông tư này.

Điều 14. Quyền và nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự

1. Phân công công chứng viên đủ điều kiện hướng dẫn tập sự và chịu trách nhiệm về việc phân công đó; thường xuyên theo dõi để xử lý kịp thời các trường hợp công chứng viên không còn đủ điều kiện hướng dẫn tập sự hoặc người tập sự không còn đủ điều kiện tập sự.

2. Lập, quản lý, sử dụng Sổ theo dõi tập sự hành nghề công chứng của tổ chức hành nghề công chứng (Mẫu TP-TSCC-09) theo từng năm.

Sổ theo dõi tập sự phải ghi ngày mở sổ, ngày khóa sổ và được đóng dấu giáp lai theo quy định của pháp luật.

3. Xem xét, quyết định việc công chứng viên từ chối hướng dẫn tập sự, việc thay đổi công chứng viên hướng dẫn tập sự.

4. Quản lý người tập sự trong quá trình tập sự tại tổ chức mình; theo dõi, giám sát việc thực hiện trách nhiệm của công chứng viên hướng dẫn tập sự; bảo đảm việc thực hiện quyền và nghĩa vụ của người tập sự.

5. Báo cáo bằng văn bản cho Sở Tư pháp về việc nhận tập sự và hướng dẫn tập sự tại tổ chức mình theo định kỳ hằng năm. Kỳ báo cáo năm được tính từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12 hằng năm. Trong thời hạn 15 ngày kể từ thời điểm kết thúc năm, các tổ chức hành nghề công chứng phải gửi báo cáo đến Sở Tư pháp.

Báo cáo bao gồm các nội dung chính sau đây:

a) Số lượng và thông tin cơ bản về người tập sự, việc tạm ngừng tập sự, thay đổi nơi tập sự, thay đổi công chứng viên hướng dẫn tập sự, chấm dứt tập sự, xóa đăng ký tập sự;

b) Đánh giá chất lượng tập sự của người tập sự;

c) Việc thực hiện quyền và nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng, người tập sự và trách nhiệm của công chứng viên hướng dẫn tập sự theo quy định của Thông tư này;

d) Khó khăn, vướng mắc trong quá trình thực hiện các quy định pháp luật về tập sự (nếu có) và đề xuất, kiến nghị.

6. Các quyền và nghĩa vụ khác theo thỏa thuận với người tập sự theo quy định của Luật Công chứng và các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan.

Chương III

KIỂM TRA KẾT QUẢ TẬP SỰ HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNG

Điều 15. Nội dung và hình thức kiểm tra

1. Nội dung kiểm tra bao gồm:

a) Kiểm tra về pháp luật công chứng, chứng thực, Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng và quy định pháp luật có liên quan đến hoạt động công chứng;

b) Kết quả thực hiện những nội dung tập sự theo quy định tại Điều 5 của Thông tư này.

2. Hình thức kiểm tra bao gồm bài kiểm tra viết trong thời gian 180 phút và bài kiểm tra trắc nghiệm trên máy vi tính trong thời gian 60 phút.

Điều 16. Đăng ký tham dự kiểm tra

1. Những người sau đây được đăng ký tham dự kiểm tra:

a) Đã được công nhận hoàn thành tập sự theo quy định tại Điều 11 của Thông tư này;

b) Đã tham dự nhưng không đạt yêu cầu trong kỳ kiểm tra trước, trừ trường hợp không đạt yêu cầu trong 03 kỳ kiểm tra trước mà chưa tập sự lại.

2. Những người sau đây không được đăng ký tham dự kiểm tra:

a) Đã được công nhận hoàn thành tập sự nhưng bị hủy bỏ kết quả đã được công nhận;  

b) Sao chép Báo cáo kết quả tập sự, Sổ nhật ký tập sự của người khác hoặc có hành vi gian dối, không trung thực khác để được đăng ký tham dự kiểm tra;

c) Đã tham dự nhưng không đạt yêu cầu trong 03 kỳ kiểm tra kết quả tập sự mà chưa tập sự lại.

3. Người đăng ký tham dự kiểm tra kết quả tập sự lập 01 bộ hồ sơ đăng ký tham dự kiểm tra, nộp trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính hoặc trực tuyến trên môi trường điện tử đến Sở Tư pháp nơi đăng ký tập sự.

Hồ sơ bao gồm các giấy tờ sau đây:

a) Giấy đăng ký tham dự kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng (Mẫu TP-TSCC-10);

b) Quyết định công nhận hoàn thành tập sự;

c) Giấy tờ chứng minh đã nộp phí thẩm định tiêu chuẩn, điều kiện hành nghề công chứng.

Các giấy tờ quy định tại điểm b, c khoản này là bản chính hoặc bản sao có chứng thực hoặc bản sao điện tử.

4. Trong thời hạn 15 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Tư pháp thông báo bằng văn bản cho người đăng ký tham dự kiểm tra về việc đủ điều kiện đề nghị Bộ Tư pháp cho tham dự kiểm tra; trường hợp từ chối thì phải thông báo bằng văn bản có nêu rõ lý do.

5. Người được Hội đồng kiểm tra kết quả tập sự thông báo đủ điều kiện tham dự kiểm tra được gọi là thí sinh của kỳ kiểm tra. Người đã nộp hồ sơ đăng ký tham dự kỳ kiểm tra, người được thông báo không đủ điều kiện tham dự kiểm tra hoặc người đủ điều kiện tham dự kiểm tra nhưng không tham dự kỳ kiểm tra thì không được trả lại hồ sơ và số phí đã nộp; trường hợp đăng ký tham dự kỳ kiểm tra tiếp theo thì người đăng ký phải nộp hồ sơ và phí theo quy định tại khoản 3 Điều này.

Điều 17. Quyền và nghĩa vụ của thí sinh tham dự kỳ kiểm tra

1. Tham dự kỳ kiểm tra theo đúng thời gian, địa điểm đã được thông báo. 

2. Tuân thủ quy định của Thông tư này, Nội quy kỳ kiểm tra và các quyết định, thông báo của Hội đồng kiểm tra; chịu các hình thức xử lý vi phạm theo quy định của pháp luật và Nội quy kỳ kiểm tra.

3. Được cấp giấy chứng nhận đạt kết quả kiểm tra tập sự trong trường hợp đạt yêu cầu kiểm tra.

4. Các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của Thông tư này, các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan và Nội quy kỳ kiểm tra.

Điều 18. Trách nhiệm tổ chức kiểm tra

1. Bộ Tư pháp tổ chức các kỳ kiểm tra kết quả tập sự theo quy định của Thông tư này và các quy định pháp luật khác có liên quan.

2. Dự kiến về việc tổ chức kỳ kiểm tra được Bộ Tư pháp thông báo cho các Sở Tư pháp, đồng thời đăng tải trên Cổng thông tin điện tử Bộ Tư pháp chậm nhất là 02 tháng trước ngày tổ chức kiểm tra. Các Sở Tư pháp có trách nhiệm thông báo để người có nguyện vọng nộp hồ sơ đăng ký tham dự kiểm tra theo quy định của Thông tư này và dự kiến của Bộ Tư pháp; lập danh sách và có văn bản đề nghị Bộ Tư pháp cho tham dự kiểm tra đối với những trường hợp đủ điều kiện, kèm theo hồ sơ đăng ký tham dự kiểm tra của người được đề nghị.  

Điều 19. Hội đồng kiểm tra kết quả tập sự

1. Hội đồng kiểm tra kết quả tập sự (sau đây gọi là Hội đồng kiểm tra) do Bộ trưởng Bộ Tư pháp quyết định thành lập. Hội đồng kiểm tra được sử dụng con dấu của Bộ Tư pháp để thực hiện nhiệm vụ theo quy định của Thông tư này. Hội đồng kiểm tra tự giải thể sau khi hoàn thành nhiệm vụ.

2. Hội đồng kiểm tra gồm từ 07 đến 09 người, bao gồm đại diện các cơ quan, tổ chức sau đây:

a) Lãnh đạo Bộ Tư pháp là Chủ tịch Hội đồng kiểm tra;

b) Lãnh đạo Cục Bổ trợ tư pháp là Phó Chủ tịch Hội đồng kiểm tra;

c) Các thành viên Hội đồng kiểm tra do Cục trưởng Cục Bổ trợ tư pháp đề nghị, gồm đại diện một số cơ quan, tổ chức có liên quan.

3. Giúp việc cho Hội đồng kiểm tra có Ban Thư ký, Ban Đề thi, Ban Coi thi, Ban Phách, Ban Chấm thi và Ban Phúc tra (sau đây gọi là các Ban của Hội đồng kiểm tra).

4. Người có vợ hoặc chồng; cha mẹ đẻ, cha mẹ nuôi, cha mẹ đẻ của vợ hoặc chồng, con đẻ, con nuôi, anh chị em ruột, anh chị em ruột của vợ hoặc chồng tham dự kỳ kiểm tra hoặc những người đang trong thời gian bị xử lý kỷ luật hoặc đang bị xem xét xử lý kỷ luật thì không được tham gia Hội đồng kiểm tra và các Ban của Hội đồng kiểm tra.

Điều 20. Nhiệm vụ, quyền hạn của Hội đồng kiểm tra

1. Ban hành Kế hoạch tổ chức kỳ kiểm tra, quyết định các nội dung điều chỉnh Kế hoạch trong trường hợp cần thiết; ban hành Nội quy kỳ kiểm tra và các tài liệu có liên quan đến kỳ kiểm tra.

2. Thành lập các Ban của Hội đồng kiểm tra.

3. Xem xét, quyết định danh sách người đủ điều kiện tham dự kỳ kiểm tra, người không đủ điều kiện tham dự kiểm tra và thông báo cho các Sở Tư pháp có người đăng ký tham dự kiểm tra, đồng thời đăng tải trên Cổng Thông tin điện tử của Bộ Tư pháp chậm nhất là 15 ngày trước ngày tổ chức kiểm tra; trường hợp cần thiết Hội đồng kiểm tra có thể yêu cầu xác minh hoặc tự mình tiến hành xác minh thông tin trong hồ sơ đăng ký tham dự kiểm tra.

4. Quyết định số lượng, cơ cấu câu hỏi và đáp án phục vụ kiểm tra trắc nghiệm trên máy vi tính; chỉ đạo việc đặt chuyên gia xây dựng Bộ câu hỏi và đáp án phục vụ kiểm tra trắc nghiệm trên máy vi tính (sau đây gọi là Bộ câu hỏi).

5. Chỉ đạo việc xây dựng câu hỏi và đáp án kiểm tra trắc nghiệm trên máy vi tính (sau đây gọi là đề kiểm tra trắc nghiệm); đề, đáp án và thang điểm kiểm tra viết (sau đây gọi là đề kiểm tra viết).

6. Chỉ đạo việc tổ chức kỳ kiểm tra, chấm điểm kiểm tra, phúc tra bài kiểm tra, công bố điểm và kết quả kỳ kiểm tra.

Trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày công bố điểm phúc tra, Hội đồng kiểm tra thông qua và công bố kết quả kỳ kiểm tra trên Cổng Thông tin điện tử của Bộ Tư pháp, đồng thời thông báo bằng văn bản cho Sở Tư pháp nơi có thí sinh tham dự kỳ kiểm tra.

7. Cấp giấy chứng nhận đạt kết quả kiểm tra cho thí sinh đạt yêu cầu.

8. Hủy bỏ kết quả kiểm tra và thu hồi giấy chứng nhận đạt kết quả kiểm tra khi có căn cứ cho rằng thí sinh thuộc trường hợp không được đăng ký tập sự mà vẫn đăng ký tập sự, không đủ điều kiện tham dự kỳ kiểm tra mà vẫn đăng ký tham dự kiểm tra hoặc có hành vi gian dối, vi phạm khác làm thay đổi kết quả tập sự, việc tham dự kiểm tra và kết quả kiểm tra tập sự.

Trường hợp phát hiện thí sinh thuộc một trong các trường hợp nêu trên tại thời điểm Hội đồng kiểm tra đã giải thể thì Bộ trưởng Bộ Tư pháp xem xét, quyết định hủy bỏ kết quả kiểm tra và thu hồi giấy chứng nhận đạt kết quả kiểm tra.

9. Giải quyết khiếu nại, tố cáo liên quan đến kỳ kiểm tra theo quy định của pháp luật.

10. Báo cáo và chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng Bộ Tư pháp về việc tổ chức và kết quả của kỳ kiểm tra.

11. Các nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định của Thông tư này.

Điều 21. Nhiệm vụ, quyền hạn của Chủ tịch Hội đồng kiểm tra và các thành viên Hội đồng kiểm tra

1. Chủ tịch Hội đồng kiểm tra có các nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

a) Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn của Hội đồng kiểm tra quy định tại Điều 20 của Thông tư này; chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng Bộ Tư pháp về việc thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn của Hội đồng kiểm tra;

b) Phân công trách nhiệm cho từng thành viên Hội đồng kiểm tra;

c) Quyết định số lượng thành viên, nhiệm vụ, quyền hạn của các Ban của Hội đồng kiểm tra;

d) Quyết định đề kiểm tra trắc nghiệm và đề kiểm tra viết chính thức được sử dụng cho kỳ kiểm tra;

đ) Chịu trách nhiệm về việc quản lý bài kiểm tra; quản lý kết quả kiểm tra và các tài liệu khác có liên quan theo quy định của pháp luật;

e) Quyết định việc xử lý các trường hợp vi phạm Nội quy kỳ kiểm tra theo thẩm quyền.

2. Các thành viên khác trong Hội đồng kiểm tra thực hiện công việc theo sự phân công của Chủ tịch Hội đồng kiểm tra và chịu trách nhiệm trước pháp luật và Chủ tịch Hội đồng kiểm tra về công việc được phân công.

Điều 22. Ban Giám sát

1. Ban Giám sát kỳ kiểm tra do Bộ trưởng Bộ Tư pháp quyết định thành lập theo đề nghị của Cục trưởng Cục Bổ trợ tư pháp. Ban Giám sát gồm Trưởng Ban, Phó Trưởng Ban và các thành viên.

2. Nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm của Ban Giám sát

a) Giám sát việc thực hiện các quy định về kiểm tra; việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của các thành viên Hội đồng kiểm tra và các Ban của Hội đồng kiểm tra;

b) Giám sát việc thực hiện các quy định của Thông tư này, nội quy, quy chế của Hội đồng kiểm tra và việc giải quyết khiếu nại, tố cáo về kiểm tra;

c) Các nhiệm vụ giám sát khác liên quan đến kỳ kiểm tra theo yêu cầu của Bộ trưởng Bộ Tư pháp.

3. Nguyên tắc làm việc của Ban Giám sát

Ban Giám sát làm việc độc lập và chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước Bộ trưởng Bộ Tư pháp trong quá trình thực hiện giám sát việc tổ chức kỳ kiểm tra của Hội đồng kiểm tra và tự giải thể sau khi hoàn thành nhiệm vụ.

4. Điều kiện đối với người tham gia Ban Giám sát

a) Là công chức, viên chức của Bộ Tư pháp;

b) Không bố trí những người là thành viên Hội đồng kiểm tra, thành viên các Ban của Hội đồng kiểm tra làm thành viên Ban Giám sát.

Điều 23. Ban Thư ký

1. Ban Thư ký do Hội đồng kiểm tra quyết định thành lập, gồm Trưởng Ban, Phó Trưởng Ban và các thành viên do Cục trưởng Cục Bổ trợ tư pháp đề nghị.

2. Nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm của Ban Thư ký

a) Chuẩn bị các văn bản, tài liệu cần thiết của Hội đồng kiểm tra; chuẩn bị các phiên họp của Hội đồng kiểm tra;

b) Nhận hồ sơ đăng ký tham dự kiểm tra và tham mưu cho Hội đồng kiểm tra về danh sách người đủ điều kiện, người không đủ điều kiện tham dự kỳ kiểm tra;

c) Chuẩn bị địa điểm kiểm tra và các công tác hậu cần phục vụ kỳ kiểm tra;

d) Tổng hợp, trình Hội đồng kiểm tra thông qua điểm kiểm tra trắc nghiệm, điểm kiểm tra viết và quyết định các vấn đề khác thuộc thẩm quyền của Hội đồng kiểm tra;

đ) Nhận đơn phúc tra và báo cáo Chủ tịch hội đồng kiểm tra xem xét, quyết định việc chấm phúc tra; trình Hội đồng kiểm tra phê duyệt điểm phúc tra;

e) Tham mưu cho Hội đồng kiểm tra về việc công bố kết quả kỳ kiểm tra và cấp Giấy chứng nhận đạt kết quả kỳ kiểm tra;

g) Thực hiện các công việc khác liên quan đến kỳ kiểm tra khi được Hội đồng kiểm tra giao.

3. Nguyên tắc làm việc của Ban Thư ký

a) Ban Thư ký chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước Hội đồng kiểm tra về việc thực hiện nhiệm vụ của mình;

b) Ban Thư ký tự giải thể sau khi hoàn thành nhiệm vụ.

Điều 24. Ban Đề thi

1. Ban Đề thi do Hội đồng kiểm tra quyết định thành lập, gồm Trưởng Ban, Phó Trưởng Ban và các thành viên do Trưởng Ban Thư ký đề nghị.

2. Nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm của Ban Đề thi

a) Rà soát, chỉnh lý Bộ câu hỏi để xây dựng đề kiểm tra trắc nghiệm;

b) Xây dựng đề kiểm tra viết;

c) Bảo đảm tuyệt đối bí mật, an toàn cho Bộ câu hỏi, đề kiểm tra trắc nghiệm, đề kiểm tra viết.

3. Nguyên tắc làm việc của Ban Đề thi.

a) Ban Đề thi làm việc và chịu trách nhiệm tập thể về đề kiểm tra trắc nghiệm, đề kiểm tra viết;

b) Từng thành viên Ban Đề thi phải chịu trách nhiệm cá nhân trước pháp luật, trước Hội đồng kiểm tra về việc giữ bí mật nội dung của Bộ câu hỏi, đề kiểm tra trắc nghiệm, đề kiểm tra viết trong phạm vi nhiệm vụ được phân công.

4. Điều kiện đối với người tham gia Ban Đề thi

a) Là những người có trình độ chuyên môn, kinh nghiệm, uy tín trong lĩnh vực công chứng;

b) Người được cử tham gia Ban Giám sát, Ban Coi thi không được tham gia Ban Đề thi.

Điều 25. Ban Coi thi

1. Ban Coi thi do Hội đồng kiểm tra quyết định thành lập, gồm Trưởng Ban, Phó Trưởng Ban và các thành viên do Trưởng Ban Thư ký đề nghị.

2. Nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm của Ban Coi thi

a) Giúp Hội đồng kiểm tra tổ chức việc coi thi theo Nội quy kỳ kiểm tra và các quy định có liên quan;

b) Phổ biến, quán triệt Nội quy kỳ kiểm tra cho các thí sinh, thống nhất các hướng dẫn cần thiết để giám thị thực hiện và hướng dẫn cho thí sinh thực hiện trong quá trình kiểm tra;

c) Phân công giám thị phòng thi và giám thị hành lang cho từng bài kiểm tra theo nguyên tắc không lặp lại giám thị phòng thi đối với bài kiểm tra khác tại cùng một phòng thi;

d) Nhận, bảo quản đề kiểm tra viết và giao cho các giám thị phòng thi theo quy định;

đ) Tạm đình chỉ việc coi thi của giám thị vi phạm Nội quy kỳ kiểm tra, kịp thời báo cáo Chủ tịch Hội đồng kiểm tra quyết định; xử lý đối với thí sinh nếu có bằng chứng về việc thí sinh vi phạm Nội quy kỳ kiểm tra;

e) Các nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định và Nội quy kỳ kiểm tra.

3. Nguyên tắc làm việc của Ban Coi thi 

a) Chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước Hội đồng kiểm tra về việc thực hiện nhiệm vụ của mình;

b) Ban Coi thi tự giải thể sau khi hoàn thành nhiệm vụ.

4. Điều kiện đối với người tham gia Ban Coi thi

Người đã được cử tham gia Ban Giám sát, Ban Đề thi thì không được tham gia Ban Coi thi.

Điều 26. Ban Phách

1. Ban Phách do Hội đồng kiểm tra quyết định thành lập, gồm Trưởng Ban, Phó Trưởng Ban và các thành viên do Trưởng Ban Thư ký đề nghị.

2. Nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm của Ban Phách

a) Nhận bài kiểm tra viết được đóng trong các túi còn nguyên niêm phong từ Hội đồng kiểm tra để thực hiện việc đánh số phách các bài kiểm tra viết bảo đảm nguyên tắc số phách không trùng với số báo danh của thí sinh;

b) Rọc phách; niêm phong bài kiểm tra viết đã rọc phách, đầu phách. Việc bảo quản bài kiểm tra viết đã rọc phách, đầu phách do Hội đồng kiểm tra quyết định;

c) Sau khi Ban Chấm thi hoàn thành việc chấm bài kiểm tra viết, Ban Phách thực hiện việc ghép phách với số báo danh; niêm phong và bàn giao đầu phách, bảng ghép phách với số báo danh cho Hội đồng kiểm tra để tổ chức việc tổng hợp điểm kiểm tra viết;

d) Bảo mật số phách và các thông tin liên quan đến số phách.

3. Nguyên tắc làm việc của Ban Phách

a) Ban Phách làm việc độc lập với các Ban khác của Hội đồng kiểm tra theo sự chỉ đạo trực tiếp của Chủ tịch Hội đồng kiểm tra. Ban Phách chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước Chủ tịch Hội đồng kiểm tra về việc làm phách theo quy định;

b) Ban Phách tự giải thể sau khi hoàn thành nhiệm vụ.

4. Điều kiện đối với người tham gia Ban Phách

a) Là công chức, viên chức của Bộ Tư pháp;

b) Người được cử tham gia Ban Coi thi không được tham gia Ban Phách.

Điều 27. Ban Chấm thi

1. Ban Chấm thi do Hội đồng kiểm tra quyết định thành lập, gồm Trưởng Ban, Phó Trưởng Ban và các thành viên do Trưởng Ban Thư ký đề nghị.

2. Nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm của Ban Chấm thi

a) Tổ chức chấm điểm các bài kiểm tra viết theo đúng đáp án, thang điểm và hướng dẫn chấm bài kiểm tra viết được Chủ tịch Hội đồng kiểm tra quyết định;

b) Có trách nhiệm kiểm tra, xác minh khi có bất thường xảy ra; kịp thời báo cáo Chủ tịch Hội đồng kiểm tra và xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình chấm bài kiểm tra viết theo chỉ đạo của Chủ tịch Hội đồng kiểm tra;

c) Tổng hợp điểm chấm bài kiểm tra viết, niêm phong điểm, bài kiểm tra viết đã chấm xong và bàn giao lại cho Hội đồng kiểm tra;

d) Giữ bí mật kết quả điểm chấm bài kiểm tra viết.

3. Nguyên tắc làm việc của Ban Chấm thi.

a) Ban Chấm thi chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước Hội đồng kiểm tra về việc chấm bài kiểm tra viết theo quy định của pháp luật;

b) Ban Chấm thi tự giải thể sau khi hoàn thành nhiệm vụ.

4. Điều kiện đối với người được cử tham gia Ban Chấm thi

Người được cử tham gia Ban Coi thi, Ban Phách không được tham gia Ban Chấm thi.

Điều 28. Ban Phúc tra

1. Ban Phúc tra do Hội đồng kiểm tra quyết định thành lập, gồm Trưởng Ban, Phó Trưởng Ban và các thành viên do Trưởng Ban Thư ký đề nghị.

2. Ban Phúc tra có nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm chấm lại các bài kiểm tra viết của thí sinh có đơn đề nghị phúc tra theo quy định.

3. Nguyên tắc làm việc của Ban Phúc tra.

a) Ban Phúc tra chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước Hội đồng kiểm tra về việc thực hiện nhiệm vụ được giao;

b) Ban Phúc tra tự giải thể sau khi hoàn thành nhiệm vụ.

4. Điều kiện đối với người tham gia Ban Phúc tra

Người được cử tham gia Ban Coi thi, Ban Phách, Ban Chấm thi không được tham gia Ban Phúc tra.

Điều 29. Xây dựng đề kiểm tra

1. Đề kiểm tra bao gồm đề kiểm tra trắc nghiệm và đề kiểm tra viết.

2. Việc xây dựng đề kiểm tra phải bảo đảm các điều kiện sau đây:

a) Đề kiểm tra phải được bảo mật;

b) Các thành viên Ban Đề thi tham gia xây dựng đề kiểm tra phải cách ly với bên ngoài từ thời điểm tập trung làm đề kiểm tra cho đến khi kết thúc môn kiểm tra đó. Trong trường hợp cần thiết, được sự đồng ý bằng văn bản của Trưởng Ban Đề thi thì các thành viên mới được phép ra ngoài hoặc liên hệ với bên ngoài bằng điện thoại cố định hoặc di động, khi nói chuyện phải bật loa ngoài, có ghi âm và dưới sự giám sát hoặc chứng kiến của thành viên Ban Giám sát và đại diện cơ quan công an (nếu được mời tham gia);

c) Việc xây dựng đề kiểm tra phải được thực hiện tại địa điểm an toàn, biệt lập, có đầy đủ phương tiện bảo quản, phòng cháy, chữa cháy;

d) Phong bì đựng đề kiểm tra để giao, nhận, vận chuyển từ nơi làm đề kiểm tra ra bên ngoài phải được làm bằng giấy có đủ độ bền, kín, tối và được dán chặt, niêm phong không bong mép;

đ) Toàn bộ quá trình giao, nhận, vận chuyển đề kiểm tra phải được giám sát bởi thành viên Ban Giám sát; các phong bì đựng đề kiểm tra phải được bảo quản trong thùng làm bằng kim loại có khóa và được niêm phong trong quá trình giao, nhận, vận chuyển.

3. Đề kiểm tra phải bảo đảm các điều kiện sau đây:

a) Phù hợp với nội dung yêu cầu của việc tập sự;

b) Nội dung đề và các câu hỏi phải bảo đảm khoa học, chính xác, chặt chẽ, rõ ràng, mạch lạc, đúng văn phạm, có tính suy luận, phân tích;

c) Đề kiểm tra trắc nghiệm phải phù hợp với yêu cầu thiết kế của phần mềm kiểm tra trắc nghiệm trên máy vi tính, bảo đảm số lượng câu hỏi được xây dựng gấp tối thiểu 03 lần so với số câu hỏi theo quy định.

4. Quy trình xây dựng đề kiểm tra trắc nghiệm

a) Hội đồng kiểm tra chỉ đạo Ban Thư ký đặt hàng xây dựng Bộ câu hỏi phục vụ xây dựng đề kiểm tra trắc nghiệm;

b) Người được đặt hàng xây dựng câu hỏi và đáp án kiểm tra trắc nghiệm thực hiện nhiệm vụ được giao và nộp kết quả cho Hội đồng kiểm tra hoặc Ban Thư ký trong trường hợp Ban Thư ký được Hội đồng kiểm tra ủy quyền để tập hợp thành Bộ câu hỏi; có trách nhiệm bảo mật toàn bộ thông tin liên quan đến việc xây dựng Bộ câu hỏi;

c) Ban Đề thi nhận bàn giao Bộ câu hỏi từ Hội đồng kiểm tra, tiến hành rà soát câu hỏi và đáp án để xây dựng đề kiểm tra trắc nghiệm theo quy định tại khoản 2 Điều này.

5. Ban Đề thi có trách nhiệm xây dựng đề kiểm tra viết và hướng dẫn chấm điểm kiểm tra viết.

Nội dung các câu hỏi, đáp án và hướng dẫn chấm điểm kiểm tra viết sau khi soạn thảo được Trưởng Ban Đề thi tổ chức phản biện giữa các thành viên của Ban Đề thi và đề xuất phương án chỉnh lý, sửa chữa (nếu thấy cần thiết). Sau khi đã tổ chức phản biện, Trưởng Ban Đề thi tổ chức rút ngẫu nhiên các câu hỏi để ghép thành ít nhất là 03 đề kiểm tra viết khác nhau. Trưởng Ban Đề thi ký nháy vào từng đề kiểm tra viết, niêm phong và báo cáo Chủ tịch Hội đồng kiểm tra xem xét, quyết định phê duyệt đề kiểm tra viết chính thức và đề kiểm tra viết dự phòng.

Điều 30. Chấm điểm kiểm tra

1. Các bài kiểm tra được chấm theo thang điểm 100.

a) Mỗi bài kiểm tra viết do hai thành viên Ban Chấm thi chấm và cho điểm độc lập theo hướng dẫn, đáp án, thang điểm do Chủ tịch Hội đồng kiểm tra quyết định. Điểm của mỗi bài kiểm tra viết là trung bình cộng điểm mà hai thành viên Ban Chấm thi đã chấm. Trong trường hợp hai thành viên Ban chấm thi cho điểm chênh lệch nhau từ 20 điểm trở lên thì Trưởng Ban Chấm thi phân công hai thành viên khác của Ban Chấm thi chấm lại bài kiểm tra đó; điểm chấm lần này là điểm chính thức của bài kiểm tra viết;

Trong trường hợp bài kiểm tra viết có dấu hiệu đánh dấu bài thì Trưởng Ban Chấm thi xem xét, quyết định việc chấm lại bài kiểm tra theo hình thức chấm lần thứ ba hoặc chấm tập thể. Điểm chấm lần thứ ba hoặc chấm tập thể là điểm chính thức của bài kiểm tra viết đó;      

b) Bài kiểm tra trắc nghiệm được chấm trên máy vi tính.

2. Thí sinh đạt yêu cầu của kỳ kiểm tra phải có số điểm của mỗi bài kiểm tra đạt từ 50 điểm trở lên.

3. Trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày kết thúc việc chấm điểm kiểm tra, Hội đồng kiểm tra thông qua và công bố điểm kiểm tra trên Cổng Thông tin điện tử của Bộ Tư pháp, đồng thời thông báo bằng văn bản cho Sở Tư pháp nơi có thí sinh tham dự kỳ kiểm tra.

Điều 31. Quản lý bài kiểm tra, kết quả kiểm tra và hồ sơ đăng ký tham dự kiểm tra

1. Bài kiểm tra viết phải được niêm phong ngay sau khi kết thúc kiểm tra; phách, điểm kiểm tra phải được niêm phong vào cuối mỗi ngày làm việc và ngay sau khi kết thúc việc đánh số phách, rọc phách, ghép phách, chấm điểm bài kiểm tra viết, tổng hợp điểm bài kiểm tra viết.

2. Bài kiểm tra và kết quả kiểm tra được lưu giữ tại Bộ Tư pháp trong thời hạn 03 năm kể từ ngày công bố kết quả kỳ kiểm tra theo quy định tại khoản 6 Điều 20 của Thông tư này. Hồ sơ đăng ký tham dự kiểm tra được lưu giữ trong thời hạn 01 năm kể từ ngày tổ chức kiểm tra.

3. Khi hết thời gian quy định tại khoản 2 Điều này, Bộ trưởng Bộ Tư pháp quyết định việc tiêu hủy các bài kiểm tra, kết quả điểm kiểm tra, hồ sơ đăng ký tham dự kiểm tra đã được lưu giữ.

Điều 32. Phúc tra bài kiểm tra viết

1. Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày điểm kiểm tra được đăng tải trên Cổng Thông tin điện tử của Bộ Tư pháp, thí sinh không đồng ý với điểm kiểm tra viết của mình có quyền làm đơn phúc tra gửi Hội đồng kiểm tra; không phúc tra đối với bài kiểm tra trắc nghiệm trên máy vi tính.

2. Trong thời hạn 15 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc thời hạn nhận đơn phúc tra, Chủ tịch Hội đồng kiểm tra quyết định thành lập Ban Phúc tra.

3. Việc chấm điểm phúc tra được thực hiện theo quy định tại Điều 30 của Thông tư này. Chủ tịch Hội đồng kiểm tra quyết định việc che điểm, tên các thành viên chấm bài kiểm tra viết trước đó, việc đánh lại số phách của bài kiểm tra viết được chấm phúc tra.

4. Trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày kết thúc việc chấm phúc tra, Hội đồng kiểm tra thông qua và công bố điểm phúc tra trên Cổng Thông tin điện tử của Bộ Tư pháp, đồng thời thông báo bằng văn bản cho Sở Tư pháp nơi có thí sinh đề nghị phúc tra. Điểm phúc tra là điểm chính thức của bài kiểm tra viết được phúc tra.

Chương IV

QUẢN LÝ TẬP SỰ HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNG

Điều 33. Nhiệm vụ, quyền hạn của Cục Bổ trợ tư pháp và các đơn vị có liên quan thuộc Bộ Tư pháp

1. Cục Bổ trợ tư pháp, Bộ Tư pháp có các nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

a) Hướng dẫn, giải đáp các vướng mắc liên quan đến việc thực hiện Thông tư này;

b) Giúp Bộ trưởng Bộ Tư pháp thành lập Hội đồng kiểm tra, Ban Giám sát và thực hiện các công việc cần thiết khác để tổ chức các kỳ kiểm tra kết quả tập sự;

c) Kiểm tra, xử lý vi phạm, giải quyết khiếu nại, tố cáo về tập sự theo quy định của pháp luật;

d) Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định của Luật Công chứng, Thông tư này và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan.

2. Học viện Tư pháp, Vụ Tổ chức cán bộ và các đơn vị có liên quan thuộc Bộ Tư pháp thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình liên quan đến việc tập sự và phối hợp với Cục Bổ trợ tư pháp trong việc thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn quy định tại khoản 1 Điều này.

Điều 34. Nhiệm vụ, quyền hạn của Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

1. Lập và công bố Danh sách tổ chức hành nghề công chứng đủ điều kiện nhận tập sự tại địa phương trên Trang thông tin điện tử hoặc Cổng thông tin điện tử của Sở Tư pháp; thường xuyên rà soát, cập nhật danh sách này.

2. Chỉ định tổ chức hành nghề công chứng đủ điều kiện tại địa phương nhận người tập sự trong trường hợp người tập sự không tự liên hệ tập sự được; xem xét việc từ chối nhận tập sự của tổ chức hành nghề công chứng, từ chối hướng dẫn tập sự, thay đổi công chứng viên hướng dẫn tập sự theo quy định.

3. Thực hiện việc đăng ký tập sự, đăng ký tập sự lại, xóa đăng ký tập sự, thay đổi nơi tập sự, tạm ngừng tập sự, chấm dứt tập sự, công nhận hoàn thành tập sự theo quy định.

4. Lập Sổ theo dõi tập sự hành nghề công chứng của Sở Tư pháp (Mẫu TP-TSCC-11); cập nhật kịp thời thông tin về đăng ký tập sự, thay đổi công chứng viên hướng dẫn tập sự, thay đổi nơi tập sự, tạm ngừng tập sự, chấm dứt tập sự, công nhận hoàn thành tập sự vào Sổ theo dõi tập sự và phần mềm quản lý hoạt động công chứng của Bộ Tư pháp.

5. Theo dõi, quản lý việc nhận tập sự, hướng dẫn tập sự và tập sự theo quy định của Thông tư này và quy định pháp luật có liên quan.

6. Kiểm tra, xử lý vi phạm và giải quyết khiếu nại, tố cáo về tập sự theo quy định của pháp luật.

7. Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định của Luật Công chứng, Thông tư này và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan.

Điều 35. Nhiệm vụ, quyền hạn của tổ chức xã hội - nghề nghiệp của công chứng viên

1. Tập hợp, phản ánh tâm tư, nguyện vọng, ý kiến đóng góp, kiến nghị liên quan đến tập sự của người tập sự, công chứng viên hướng dẫn tập sự và tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự với cơ quan quản lý nhà nước về công chứng.

2. Theo dõi, giám sát tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự, công chứng viên hướng dẫn tập sự và người tập sự; có giải pháp hỗ trợ người tập sự, công chứng viên hướng dẫn tập sự khi có khó khăn, vướng mắc; đề nghị cơ quan có thẩm quyền xử lý vi phạm về tập sự theo quy định của pháp luật.

3. Tham gia tổ chức kỳ kiểm tra kết quả tập sự theo yêu cầu của Bộ Tư pháp, Sở Tư pháp.

4. Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định của Luật Công chứng, Thông tư này và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan.

Chương V

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 36. Biểu mẫu kèm theo 

Ban hành kèm theo Thông tư này các mẫu biểu mẫu sau đây:

1a. Giấy đề nghị đăng ký tập sự hành nghề công chứng (áp dụng đối với trường hợp đã liên hệ tập sự và được tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự) (Mẫu TP-TSCC-01a);

1b. Giấy đề nghị đăng ký tập sự hành nghề công chứng (áp dụng đối với trường hợp đã liên hệ tập sự và tổ chức hành nghề công chứng từ chối nhận tập sự) (Mẫu TP-TSCC-01b);

2. Quyết định đăng ký tập sự hành nghề công chứng (Mẫu TP-TSCC-02);

3. Giấy đề nghị thay đổi nơi tập sự hành nghề công chứng (Mẫu TP-TSCC-03);

4. Quyết định xóa đăng ký tập sự hành nghề công chứng (Mẫu TP-TSCC-04);

5. Quyết định chấm dứt tập sự hành nghề công chứng (Mẫu TP-TSCC-05);

6. Sổ nhật ký tập sự hành nghề công chứng (Mẫu TP-TSCC-06);

7. Báo cáo kết quả tập sự hành nghề công chứng (Mẫu TP-TSCC-07);

8. Quyết định công nhận hoàn thành tập sự hành nghề công chứng (Mẫu TP-TSCC-08);

9. Sổ theo dõi tập sự hành nghề công chứng của tổ chức hành nghề công chứng (Mẫu TP-TSCC-09);

10. Giấy đăng ký tham dự kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng (Mẫu TP-TSCC-10);

11. Sổ theo dõi tập sự hành nghề công chứng của Sở Tư pháp (Mẫu TP-TSCC-11).

Điều 37. Hiệu lực thi hành

Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2025.

Thông tư số 08/2023/TT-BTP ngày 02 tháng 10 năm 2023 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp hướng dẫn tập sự hành nghề công chứng hết hiệu lực kể từ ngày Thông tư này có hiệu lực thi hành, trừ quy định tại khoản 9 Điều 38 của Thông tư này.

Điều 38. Điều khoản chuyển tiếp

1. Người đã hoàn thành tập sự trước ngày 01 tháng 01 năm 2015 mà chưa được bổ nhiệm công chứng viên trước thời điểm Thông tư này có hiệu lực thi hành thì được công nhận kết quả tập sự và phải tham dự kiểm tra kết quả tập sự theo quy định của Thông tư này.

2. Người đang tập sự theo quy định của Thông tư số 08/2023/TT-BTP tại thời điểm Thông tư này có hiệu lực thi hành thì được công nhận thời gian đã tập sự, được tiếp tục tập sự theo quy định của Thông tư này.

Người tập sự đã tạm ngừng tập sự đủ số lần theo quy định của Thông tư số 08/2023/TT-BTP thì không được tạm ngừng tập sự theo quy định của Thông tư này.

3. Người đủ điều kiện tập sự và đã nộp hồ sơ đăng ký tập sự trước thời điểm Thông tư này có hiệu lực thi hành thì việc đăng ký tập sự và tập sự được thực hiện theo quy định của Thông tư này.

4. Người chấm dứt tập sự trước thời điểm Thông tư này có hiệu lực thi hành thì được xem xét đăng ký tập sự lại khi đủ điều kiện đăng ký tập sự theo quy định của Thông tư này.

5. Người đã hoàn thành tập sự theo quy định của Thông tư số 08/2023/TT-BTP thì được đăng ký tham dự kiểm tra kết quả tập sự theo quy định của Thông tư này.

6. Trường hợp người tham dự kiểm tra không đạt yêu cầu trong các kỳ kiểm tra kết quả tập sự theo quy định của Thông tư số 04/2015/TT-BTP ngày 15 tháng 4 năm 2015 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp hướng dẫn tập sự hành nghề công chứng và Thông tư số 08/2023/TT-BTP thì số lần không đạt yêu cầu đó được cộng vào tổng số lần không đạt yêu cầu kiểm tra theo quy định của Thông tư này để xác định việc tập sự lại của người đó trước khi đăng ký tham dự kỳ kiểm tra tiếp theo.

7. Trường hợp người tập sự hoàn thành tập sự theo quy định tại Thông tư số 04/2015/TT-BTP và Thông tư số 08/2023/TT-BTP nhưng sau khi Thông tư này có hiệu lực thi hành mới phát hiện không đủ điều kiện được coi là hoàn thành tập sự theo quy định của Thông tư số 04/2015/TT-BTP và Thông tư số 08/2023/TT-BTP thì Sở Tư pháp ra quyết định hủy bỏ kết quả tập sự đã công nhận.

  8. Người có văn bản của Hội đồng kiểm tra của các kỳ kiểm tra trước về việc cho hoãn tham dự kỳ kiểm tra thì được đăng ký tham dự kỳ kiểm tra theo quy định tại Thông tư này; hồ sơ đăng ký tham dự kỳ kiểm tra được thực hiện theo quy định của Thông tư này kèm theo văn bản thông báo của Hội đồng kiểm tra về việc cho phép hoãn tham dự kỳ kiểm tra.

9. Sổ theo dõi tập sự được ban hành kèm theo Thông tư số 08/2023/TT-BTP được sử dụng đến hết ngày 31 tháng 12 năm 2025.

10. Đối với các bài kiểm tra, kết quả kiểm tra của các kỳ kiểm tra kết quả tập sự được tổ chức theo quy định của Thông tư số 04/2015/TT-BTP và Thông tư số 08/2023/TT-BTP mà đã hết thời gian lưu giữ theo quy định của hai Thông tư này thì việc tiêu hủy các bài kiểm tra, kết quả kiểm tra đó được thực hiện theo quy định tại khoản 3 Điều 31 của Thông tư này.

Hồ sơ đăng ký tham dự kiểm tra của các kỳ kiểm tra kết quả tập sự được tổ chức theo quy định của Thông tư số 04/2015/TT-BTP và Thông tư số 08/2023/TT-BTP được tiêu huỷ theo quy định tại khoản 3 Điều 31 của Thông tư này./.

KT. BỘ TRƯỞNG THỨ TRƯỞNG Mai Lương Khôi

Mẫu TP-TSCC-01a Ban hành kèm theo Thông tư số 06/2025/TT-BTP

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

GIẤY ĐỀ NGHỊ ĐĂNG KÝ TẬP SỰ HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNG

(Áp dụng đối với trường hợp tự liên hệ tập sự và được tổ chức hành nghề

công chứng nhận tập sự)

Kính gửi: Sở Tư pháp tỉnh/thành phố…….........................

Tôi tên là (ghi bằng chữ in hoa):……………………; Giới tính (1):..……..…..;

Ngày, tháng, năm sinh: ...................../........................../………………………..;

Số thẻ căn cước công dân/Số thẻ căn cước/Số định danh cá nhân: ....................; Ngày cấp (2):......../........./................; Nơi cấp (3): ……………… (đối với thẻ căn cước công dân/thẻ căn cước);

Nơi ở hiện tại (4):.................................................................................................;

Số điện thoại:....................................email:.........................................................;

Giấy chứng nhận tốt nghiệp khoá đào tạo nghề công chứng/Quyết định công nhận tương đương đối với người được đào tạo nghề công chứng ở nước ngoài (5) số:............. ngày...../...../..... do….. cấp.

Cam kết không bị truy cứu trách nhiệm hình sự, bị kết án, bị xử lý kỷ luật, bị áp dụng biện pháp xử lý hành chính (trường hợp bị truy cứu trách nhiệm hình sự, bị kết án thì ghi đầy đủ tội danh, số bản án, cơ quan ra bản án và gửi kèm bản án, văn bản xác nhận xóa án tích của cơ quan có thẩm quyền; trường hợp bị xử lý kỷ luật, áp dụng biện pháp xử lý hành chính thì ghi đầy đủ các hình thức và thời gian bị xử lý kỷ luật, áp dụng biện pháp xử lý hành chính; trường hợp không có thì ghi rõ là “không có”)

……………………………………………………………………………………………………...

………………………………………………………………………………………………….

Cam kết không thuộc các trường hợp không được đăng ký tập sự hành nghề công chứng khác theo quy định tại khoản 5 Điều 3 của Thông tư số 06/2025/TT-BTP (ghi rõ nội dung cam kết)

…………………………………………………………………………………………………………

.……………………………………………………….………………………………………………..

…………………………………………………………………………………………………

Tôi đã tự liên hệ và được nhận tập sự tại Phòng công chứng/Văn phòng công chứng…………………………(6); công chứng viên được phân công hướng dẫn tập sự:…………………………………(7).

Tôi cam đoan những thông tin mình cung cấp trong Giấy đề nghị này là đúng sự thật, chịu trách nhiệm trước pháp luật về các thông tin này và chịu các hình thức xử lý theo quy định nếu bị phát hiện có hành vi gian dối, sai phạm.

Tôi cam đoan chấp hành đúng các quy định pháp luật và thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ của người tập sự hành nghề công chứng.

….., ngày... tháng... năm... Xác nhận của Trưởng Phòng công chứng/ Trưởng Văn phòng công chứng về việc nhận tập sự (ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)

……, ngày... tháng... năm... Người đề nghị (ký và ghi rõ họ tên)

Chú thích:

1. Các thông tin số (1), (2), (3), (4):

- Trường hợp nộp hồ sơ trực tuyến: Các thông tin được khai thác từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư để tự động điền vào biểu mẫu, người thực hiện thủ tục hành chính không cần kê khai. Nếu các thông tin không được tự động điền vào biểu mẫu thì người thực hiện thủ tục hành chính kê khai đầy đủ.

- Trường hợp nộp hồ sơ giấy (nộp trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính): Người thực hiện thủ tục hành chính kê khai đầy đủ các thông tin trong biểu mẫu.

2. Thông tin ô số (5): Chỉ chọn 01 trong số 02 loại giấy tờ được liệt kê và ghi rõ số của giấy chứng nhận hoặc số quyết định, ngày cấp, nơi cấp.

3. Thông tin ô số (6): Ghi rõ tên, địa chỉ trụ sở của Phòng công chứng hoặc Văn phòng công chứng nhận tập sự.

4. Thông tin ô số (7): Ghi rõ họ tên của công chứng viên; số và ngày, tháng, năm cấp thẻ công chứng viên.

Mẫu TP-TSCC-01b Ban hành kèm theo Thông tư số 06/2025/TT-BTP

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

GIẤY ĐỀ NGHỊ ĐĂNG KÝ TẬP SỰ HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNG

(Áp dụng đối với trường hợp đã liên hệ tập sự và tổ chức hành nghề

công chứng từ chối nhận tập sự)

Kính gửi: Sở Tư pháp tỉnh/thành phố…….........................

Tôi tên là (ghi bằng chữ in hoa):…………………; Giới tính (1)……….……..;

Ngày, tháng, năm sinh:........................./...................... /…………..………..…..;

Số thẻ căn cước công dân/Số thẻ căn cước/Số định danh cá nhân:.....................;

Ngày cấp (2):......../........./................; Nơi cấp (3):............................ (đối với thẻ căn cước công dân/thẻ căn cước);

Nơi ở hiện tại (4):.................................................................................................;

Số điện thoại:....................................email:.........................................................;

Giấy chứng nhận tốt nghiệp khoá đào tạo nghề công chứng/Quyết định công nhận tương đương đối với người được đào tạo nghề công chứng ở nước ngoài số (5):............. ngày...../...../..... do………….. cấp.

Cam kết không bị truy cứu trách nhiệm hình sự, bị kết án, bị xử lý kỷ luật, bị áp dụng biện pháp xử lý hành chính (trường hợp bị truy cứu trách nhiệm hình sự, bị kết án thì ghi đầy đủ tội danh, số bản án, cơ quan ra bản án và gửi kèm bản án, văn bản xác nhận xóa án tích của cơ quan có thẩm quyền; trường hợp bị xử lý kỷ luật, áp dụng biện pháp xử lý hành chính thì ghi đầy đủ các hình thức và thời gian bị xử lý kỷ luật, áp dụng biện pháp xử lý hành chính; trường hợp không có thì ghi rõ là “không có”)

……………………………………………………………………………………………………...

………………………………………………………………………………………………….

Cam kết không thuộc các trường hợp không được đăng ký tập sự hành nghề công chứng khác theo quy định tại khoản 5 Điều 3 của Thông tư số 06/2025/TT-BTP (ghi rõ nội dung cam kết)

………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………….

Tôi đã tự liên hệ tập sự tại các tổ chức hành nghề công chứng sau đây và bị từ chối nhận tập sự:

STT	Tổ chức hành nghề công chứng đã đến liên hệ tập sự	Xác nhận của Trưởng Phòng công chứng/Trưởng Văn phòng công chứng	Ghi chú
1	(6)	(7)
2	(6)	(7)
3	(6)	(7)

Tôi có nguyện vọng được tập sự hành nghề công chứng tại tỉnh/thành phố….., do vậy tôi đề nghị Sở Tư pháp bố trí tập sự cho tôi tại một tổ chức hành nghề công chứng đủ điều kiện nhận tập sự trên địa bàn tỉnh/thành phố…… và đăng ký tập sự hành nghề công chứng cho tôi.

Tôi cam đoan những thông tin mình cung cấp trong Giấy đề nghị này là đúng sự thật, chịu trách nhiệm trước pháp luật về các thông tin này và chịu các hình thức xử lý theo quy định nếu bị phát hiện có hành vi gian dối, sai phạm.

Tôi cam đoan chấp hành đúng các quy định pháp luật và thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ của người tập sự hành nghề công chứng.

……, ngày... tháng... năm... Người đề nghị (ký và ghi rõ họ tên)

Chú thích:

1. Các thông tin số (1), (2), (3), (4):

- Trường hợp nộp hồ sơ trực tuyến: Các thông tin được khai thác từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư để tự động điền vào biểu mẫu, người thực hiện thủ tục hành chính không cần kê khai. Nếu các thông tin không được tự động điền vào biểu mẫu thì người thực hiện thủ tục hành chính kê khai đầy đủ.

- Trường hợp nộp hồ sơ giấy (nộp trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính): Người thực hiện thủ tục hành chính kê khai đầy đủ các thông tin trong biểu mẫu.

2. Thông tin ô số (5): Chỉ chọn 01 trong số 02 loại giấy tờ được liệt kê và ghi rõ số của giấy chứng nhận hoặc số quyết định, ngày cấp, nơi cấp.

3. Thông tin ô số (6): Ghi rõ tên, địa chỉ trụ sở của từng Phòng công chứng hoặc Văn phòng công chứng.

4. Thông tin ô số (7): Ghi rõ lý do từ chối nhận tập sự; ngày, tháng, năm, họ tên của người ký, ký, đóng dấu của tổ chức mình.

Mẫu TP-TSCC-02 Ban hành kèm theo Thông tư số 06/2025/TT-BTP

UBND TỈNH, TP... SỞ TƯ PHÁP… --------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số ......../QĐ-STP	....., ngày...... tháng...... năm.....

QUYẾT ĐỊNH

Đăng ký tập sự hành nghề công chứng

GIÁM ĐỐC SỞ TƯ PHÁP

Căn cứ Luật Công chứng ngày 26 tháng 11 năm 2024;

Căn cứ Thông tư số 06/2025/TT-BTP ngày 15 tháng 5 năm 2025 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định về tập sự hành nghề công chứng;

Xét hồ sơ đăng ký tập sự hành nghề công chứng của ông/bà………..;

Theo đề nghị của Trưởng Phòng….. (1)

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Đăng ký tập sự hành nghề công chứng cho ông/bà ……………..; Ngày, tháng, năm sinh:………/……......../...........; Số thẻ căn cước công dân/Số thẻ căn cước/Số định danh cá nhân:.........................................; Ngày cấp:......./........./...; Nơi cấp:..................................... (đối với thẻ căn cước công dân/thẻ căn cước);

Nơi ở hiện tại:......................................................................................................;

Nơi tập sự (2):......................................................................................................;

Công chứng viên hướng dẫn tập sự (3):................................................................

Điều 2. Ông/bà……………. có các quyền và nghĩa vụ của người tập sự theo quy định của pháp luật.

Điều 3. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.

Điều 4. Chánh Văn phòng, Trưởng Phòng……………. (1), Trưởng Phòng công chứng/Trưởng Văn phòng công chứng……… và ông/bà có tên tại Điều 1 chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

Nơi nhận: - Như Điều 4; - Trang/Cổng thông tin điện tử Sở Tư pháp; - Lưu: VT, …

GIÁM ĐỐC (ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)

Chú thích:

1. Các thông tin số (1): Ghi tên Phòng chuyên môn của Sở Tư pháp có trách nhiệm đề nghị.

2. Các thông tin số (2): Ghi rõ tên Phòng công chứng hoặc Văn phòng công chứng nhận tập sự.

3. Các thông tin số (3): Ghi rõ họ tên của công chứng viên; số và ngày, tháng, năm cấp thẻ công chứng viên.

Mẫu TP-TSCC-03 Ban hành kèm theo Thông tư số 06/2025/TT-BTP

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

GIẤY ĐỀ NGHỊ THAY ĐỔI NƠI TẬP SỰ
HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNG

Kính gửi: Sở Tư pháp tỉnh/thành phố..................................

Tôi tên là (ghi bằng chữ in hoa):………………………; Giới tính (1):…...…...;

Ngày, tháng, năm sinh:…........................../.................../……………….............;

Số thẻ căn cước công dân/Số thẻ căn cước/Số định danh cá nhân: ....................;

Ngày cấp (2):......../........./................; Nơi cấp (3):……………… (đối với thẻ căn cước công dân/thẻ căn cước);

Nơi ở hiện tại (4):.................................................................................................;

Số điện thoại:....................................email:.........................................................;

Đã được đăng ký tập sự theo Quyết định số:……… ngày……/…../…… của Giám đốc Sở Tư pháp tỉnh/thành phố....................................................................;

Nơi tập sự được đăng ký(5): ...............................................................................;

Thời gian đã tập sự:…………… tháng………….. ngày (từ ngày.…./…../….. đến ngày…../…../......);

Lý do thay đổi nơi tập sự (6):… ….....................................................................;

Tôi đã tự liên hệ và được nhận tiếp tục tập sự tại tổ chức hành nghề công chứng…………………………(7); công chứng viên được phân công hướng dẫn tập sự:…………………(8).

(* Trường hợp đã tự liên hệ và không được nhận tập sự tại tổ chức hành nghề công chứng mới thì mục (7) và (8) được thay bằng nội dung sau:

Tôi đã tự liên hệ để tiếp tục tập sự tại các tổ chức hành nghề công chứng sau đây và bị từ chối nhận tập sự:

STT	Tổ chức hành nghề công chứng	Xác nhận của Trưởng Phòng công chứng/Trưởng Văn phòng công chứng	Ghi chú
1	(9)	(10)
2	(9)	(10)
3	(9)	(10)

Tôi có nguyện vọng được tiếp tục tập sự hành nghề công chứng tại tỉnh/thành phố….., do vậy tôi đề nghị Sở Tư pháp bố trí cho tôi tiếp tục tập sự tại một tổ chức hành nghề công chứng đủ điều kiện nhận tập sự trên địa bàn tỉnh/thành phố…).

Tôi cam đoan những thông tin cung cấp trong Giấy đề nghị này là đúng sự thật, chịu trách nhiệm trước pháp luật về các thông tin này và chịu các hình thức xử lý theo quy định nếu bị phát hiện có hành vi gian dối, sai phạm.

Tôi cam đoan chấp hành đúng các quy định pháp luật và thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ của người tập sự hành nghề công chứng.

............, ngày….... tháng…... năm….. Người đề nghị (ký, ghi rõ họ tên)

Xác nhận của Trưởng Phòng công chứng/Trưởng Văn phòng công chứng nơi người tập sự đang tập sự (11) (ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)

Xác nhận của Trưởng Phòng công chứng/Trưởng Văn phòng công chứng nơi người tập sự xin chuyển đến (12)  (ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)

Chú thích:

1. Các thông tin số (1), (2), (3), (4):

- Trường hợp nộp hồ sơ trực tuyến: Các thông tin được khai thác từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư để tự động điền vào biểu mẫu, người thực hiện thủ tục hành chính không cần kê khai. Nếu các thông tin không được tự động điền vào biểu mẫu thì người thực hiện thủ tục hành chính kê khai đầy đủ.

- Trường hợp nộp hồ sơ giấy (nộp trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính): Người thực hiện thủ tục hành chính kê khai đầy đủ các thông tin trong biểu mẫu.

2. Thông tin ô số (5): Ghi rõ tên và địa chỉ của tổ chức hành nghề công chứng nơi mình đang tập sự.

3. Thông tin ô số (6): Ghi rõ lý do, được quy định tại điểm, khoản, điều nào của Thông tư số 06/2025/TT-BTP; trường hợp thay đổi nơi tập sự sang tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương khác thì ghi rõ địa phương muốn chuyển đến.

4. Thông tin ô số (7): Ghi rõ tên và địa chỉ của tổ chức hành nghề công chứng nơi mình xin chuyển đến.

5. Thông tin ô số (8): Ghi rõ họ tên của công chứng viên; số và ngày, tháng, năm cấp thẻ công chứng viên (trường hợp đề nghị thay đổi nơi tập sự sang tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương khác thì bỏ qua mục (7) và (8)).

6. Thông tin ô số (9): Ghi rõ tên, địa chỉ trụ sở của từng tổ chức hành nghề công chứng.

7. Thông tin ô số (10): Ghi rõ lý do từ chối nhận tập sự; ngày, tháng, năm, họ tên của người ký, ký, đóng dấu của tổ chức mình; trường hợp tổ chức hành nghề công chứng từ chối nhận tập sự đã xác nhận bằng văn bản riêng thì không cần xác nhận vào mục này.

8. Thông tin ô số (11): Xác nhận về thời gian tập sự; số lần và lý do tạm ngừng tập sự (nếu có); việc thực hiện quyền, nghĩa vụ của người tập sự tại tổ chức mình.

9. Thông tin ô số (12): Xác nhận về việc nhận tập sự và phân công công chứng viên đủ điều kiện hướng dẫn tập sự (trường hợp đề nghị thay đổi nơi tập sự sang tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương khác thì không cần ghi mục này).

Mẫu TP-TSCC-04 Ban hành kèm theo Thông tư số 06/2025/TT-BTP

UBND TỈNH, TP... SỞ TƯ PHÁP --------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số:............/QĐ-STP	……..., ngày...... tháng...... năm.....

QUYẾT ĐỊNH

Xóa đăng ký tập sự hành nghề công chứng

GIÁM ĐỐC SỞ TƯ PHÁP

Căn cứ Luật Công chứng ngày 26 tháng 11 năm 2024;

Căn cứ Thông tư số 06/2025/TT-BTP ngày 15 tháng 5 năm 2025 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định về tập sự hành nghề công chứng;

Xét Giấy đề nghị thay đổi nơi tập sự hành nghề công chứng của ông/bà.......;

Theo đề nghị của Trưởng Phòng.......(1)

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Xóa đăng ký tập sự hành nghề công chứng tại tỉnh/thành phố….. đối với ông/bà………..; Ngày, tháng, năm sinh: ................/................../……….; Số thẻ căn cước công dân/Số thẻ căn cước/Số định danh cá nhân: ....................................; Ngày cấp:......../........./..............; Nơi cấp:……………… (đối với thẻ căn cước công dân/thẻ căn cước).

Điều 2. Xác nhận ông/bà....................... đã có quá trình tập sự hành nghề công chứng tại tỉnh/thành phố................, cụ thể như sau:

Thời gian tập sự (2):… tháng.... ngày (từ ngày..../..../.... đến ngày..../..../..)

Nơi tập sự (3):..............................................................................................

Số lần tạm ngừng tập sự:...............; lý do tạm ngừng tập sự:................. (4)

Điều 3. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.

Điều 4. Chánh Văn phòng, Trưởng Phòng........ (1), Trưởng Phòng công chứng/Trưởng Văn phòng công chứng……. và ông/bà có tên tại Điều 1 chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

Nơi nhận: - Như Điều 4; - Trang/Cổng thông tin điện tử Sở Tư pháp; - Lưu: VT,...

GIÁM ĐỐC (ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)

Chú thích:

1. Thông tin ô số (1): Ghi tên Phòng chuyên môn của Sở Tư pháp có trách nhiệm đề nghị.

2. Thông tin ô số (2): Ghi cụ thể số tháng và ngày (nếu không đủ tháng) người tập sự đã tập sự tại địa phương.

3. Thông tin ô số (3): Ghi rõ tên, địa chỉ trụ sở của từng Phòng công chứng hoặc Văn phòng công chứng nơi người tập sự đã tập sự.

4. Thông tin ô số (4): Nếu có thì ghi rõ số lần và lý do; nếu không có thì ghi “không có” và bỏ trống phần lý do.

Mẫu TP-TSCC-05 Ban hành kèm theo Thông tư số 06/2025/TT-BTP

UBND TỈNH, TP... SỞ TƯ PHÁP --------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số:............/QĐ-STP	……..., ngày...... tháng...... năm.....

QUYẾT ĐỊNH

Chấm dứt tập sự hành nghề công chứng

GIÁM ĐỐC SỞ TƯ PHÁP

Căn cứ Luật Công chứng ngày 26 tháng 11 năm 2024;

Căn cứ Thông tư số 06/2025/TT-BTP ngày 15 tháng 5 năm 2025 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định về tập sự hành nghề công chứng;

Xét báo cáo của Trưởng Phòng công chứng/Trưởng Văn phòng công chứng............;(1)

Theo đề nghị của Trưởng Phòng ......(2)

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Chấm dứt tập sự hành nghề công chứng tại tỉnh/thành phố………. đối với ông/bà ………………………………………….……..; Ngày, tháng, năm sinh: ...................../........................../……………….……..; Số thẻ căn cước công dân/Số thẻ căn cước/Số định danh cá nhân: ...............................................; Ngày cấp:......../........./................; Nơi cấp: ……………… (đối với thẻ căn cước công dân/thẻ căn cước)

Lý do chấm dứt tập sự:......................................................................................(3)

Điều 2. Ông/bà…………. chấm dứt các quyền và nghĩa vụ của người tập sự hành nghề công chứng theo quy định của pháp luật.

Điều 3. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.

Điều 4. Chánh Văn phòng, Trưởng Phòng ......(2), Trưởng Phòng công chứng/Trưởng Văn phòng công chứng…….(1) và ông/bà có tên tại Điều 1 chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

Nơi nhận: - Như Điều 4; - Trang/Cổng thông tin Sở Tư pháp; - Lưu: VT,...

GIÁM ĐỐC (ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)

Chú thích:

1. Thông tin số (1): Ghi rõ tên của Phòng công chứng/Văn phòng công chứng đã báo cáo; trường hợp quy định tại điểm k khoản 1 Điều 9 của Thông tư số 06/2025/TT-BTP thì không cần ghi nội dung này.

2. Thông tin ô số (2): Ghi tên Phòng chuyên môn của Sở Tư pháp có trách nhiệm đề nghị.

3. Thông tin ô số (3): Ghi rõ lý do chấm dứt tập sự, được quy định tại điểm nào của khoản 1 Điều 9 của Thông tư số 06/2025/TT-BTP.

Mẫu TP-TSCC-06 Ban hành kèm theo Thông tư số 06/2025/TT-BTP

SỔ NHẬT KÝ TẬP SỰ HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNG

Họ tên người tập sự: .............................................................................................

Tên, địa chỉ trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự:....................

Họ tên của công chứng viên hướng dẫn tập sự:.......................................; Quyết định bổ nhiệm công chứng viên số:.............. ngày ...../...../.......; thẻ công chứng viên số.............. ngày ...../...../.......;

Đăng ký tập sự ngày: ...........................................................................................

Thời gian tập sự:........... tháng, từ ngày ...../...../....... đến ngày ...../...../.......

(trang bìa)

STT	Ngày, tháng, năm	Công việc được giao	Yêu cầu về kết quả và thời gian cần thực hiện	Kết quả và thời gian thực hiện công việc được giao	Ghi chú	Nhận xét và xác nhận của công chứng viên hướng dẫn tập sự
(1)	(2)	(3)	(4)	(5)	(6)	(7)
...

......., ngày..... tháng..... năm..... Xác nhận của Trưởng Phòng công chứng/ Trưởng Văn phòng công chứng (8) (ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)

Hướng dẫn cách ghi:

1. Thông tin ô số (1): Ghi số thứ tự;

2. Thông tin ô số (2): Ghi theo từng ngày, tháng, năm tập sự;

3. Thông tin ô số (3): Ghi rõ công việc được giao;

4. Thông tin ô số (4): Ghi rõ yêu cầu về kết quả và thời gian cần thực hiện công việc được giao;

5. Thông tin ô số (5): Ghi rõ kết quả và thời gian mà người tập sự đã thực hiện;

6. Thông tin ô số (6): Ghi các vấn đề cần lưu ý hay phát sinh khi thực hiện công việc;

7. Thông tin ô số (7): Công chứng viên hướng dẫn tập sự ghi nhận xét về kết quả thực hiện các công việc được giao của người tập sự và ký xác nhận khi kết thúc mỗi tuần;

8. Thông tin ô số (8): Ghi xác nhận của tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự khi kết thúc thời gian tập sự.

Mẫu TP-TSCC-07 Ban hành kèm theo Thông tư số 06/2025/TT-BTP

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

BÁO CÁO
KẾT QUẢ TẬP SỰ HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNG

Kính gửi: Sở Tư pháp tỉnh/thành phố……………………………..

Họ tên người tập sự:.............................................................................................;

Ngày, tháng, năm sinh:..................../........................../ .......................................;

Giới tính (1):........................................................................................................;

Số thẻ căn cước công dân/Số thẻ căn cước/Số định danh cá nhân:.....................;

Ngày cấp (2):......../........./................; Nơi cấp (3):…………(đối với thẻ căn cước công dân/thẻ căn cước).......................................;

Nơi ở hiện tại (4):……….………………………………………………………;

Số điện thoại:.................................... email:........................................................;

Nơi tập sự (5):…………………………………………………………….…….;

Công chứng viên hướng dẫn tập sự (6): ….…………………………………....;

Thời gian tập sự: 12 tháng (từ ngày: ..…/……/…..  đến hết ngày: .…/…/…..).

Báo cáo kết quả tập sự hành nghề công chứng như sau:

a) Báo cáo các nội dung đã tập sự theo quy định tại Điều 5 của Thông tư số 06/2025/TT-BTP (số lượng, loại việc, nội dung, kết quả, kiến thức pháp luật, kỹ năng hành nghề công chứng được hướng dẫn và kinh nghiệm thu nhận được qua quá trình thực hiện công việc được phân công, thời gian giải quyết các hồ sơ yêu cầu công chứng được công chứng viên hướng dẫn tập sự phân công); báo cáo về phương án giải quyết 03 tình huống yêu cầu công chứng được hướng dẫn trong quá trình tập sự;

b) Việc thực hiện quyền, nghĩa vụ của người tập sự;

c) Tự nhận xét về tư cách đạo đức, năng lực chuyên môn, ý thức tổ chức kỷ luật, ý thức chấp hành pháp luật nói chung và việc chấp hành pháp luật về công chứng, Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng;

d) Khó khăn, vướng mắc trong quá trình tập sự và đề xuất, kiến nghị.

Trên đây là Báo cáo kết quả tập sự hành nghề công chứng mà tôi đã thực hiện, đề nghị Sở Tư pháp tỉnh/thành phố………… xem xét, công nhận tôi đã hoàn thành tập sự và đủ điều kiện đăng ký tham dự kiểm tra hết tập sự hành nghề công chứng.

……………, ngày…… tháng……. năm………. Người tập sự hành nghề công chứng (Ký, ghi rõ họ tên)

PHẦN NHẬN XÉT CỦA CÔNG CHỨNG VIÊN HƯỚNG DẪN

Tôi, công chứng viên…………………(6) là công chứng viên hướng dẫn tập sự của ông/bà …………, nhận xét quá trình tập sự của ông/bà…………………. từ ngày…/…/… đến ngày…/…/… tại…………..(5) như sau:

1. Về năng lực, trình độ chuyên môn, kỹ năng hành nghề:

…………………………………………………………………………………...

…………………………………………………………………………………...

2. Về ý thức tổ chức kỷ luật và ý thức tuân thủ pháp luật:

…………………………………………………………………………………...

…………………………………………………………………………………...

3. Về tư cách đạo đức và việc tuân thủ Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng:

…………………………………………………………………………………...

…………………………………………………………………………………...

4. Kết luận:

Căn cứ các quy định pháp luật về tập sự hành nghề công chứng, tôi đánh giá ông/bà……………… đã hoàn thành thời gian tập sự, các nghĩa vụ của người tập sự và đủ điều kiện để được đăng ký tham dự kiểm tra kết quả hành nghề công chứng.

……. , ngày…… tháng..…. năm …… Công chứng viên hướng dẫn (Ký và ghi rõ họ tên)

XÁC NHẬN CỦA TỔ CHỨC HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNG NHẬN TẬP SỰ

1. Về quá trình tập sự của người tập sự:

…………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………

2. Về quá trình hướng dẫn của công chứng viên hướng dẫn tập sự:

…………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………

…… , ngày……. tháng... năm..... Trưởng Phòng công chứng/ Trưởng Văn phòng công chứng nhận tập sự (Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)

* Chú thích:

1. Các thông tin số (1), (2), (3), (4):

- Trường hợp nộp hồ sơ trực tuyến: Các thông tin được khai thác từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư để tự động điền vào biểu mẫu, người thực hiện thủ tục hành chính không cần kê khai. Nếu các thông tin không được tự động điền vào biểu mẫu thì người thực hiện thủ tục hành chính kê khai đầy đủ.

- Trường hợp nộp hồ sơ giấy (nộp trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính): Người thực hiện thủ tục hành chính kê khai đầy đủ các thông tin trong biểu mẫu.

2. Thông tin ô số (5): Ghi rõ tên, địa chỉ trụ sở của Phòng công chứng hoặc Văn phòng công chứng nhận tập sự.

3. Thông tin ô số (6): Ghi rõ họ tên của công chứng viên; số và ngày, tháng, năm của Quyết định bổ nhiệm công chứng viên; số và ngày, tháng năm của thẻ công chứng viên.

* Lưu ý:

- Trường hợp người tập sự không thay đổi nơi tập sự nhưng được hướng dẫn bởi 02 công chứng viên trở lên thì ghi rõ thông tin của từng công chứng viên hướng dẫn, thời gian hướng dẫn của từng công chứng viên.

 - Trường hợp tập sự tại 02 tổ chức hành nghề công chứng trở lên thì ghi rõ tên, địa chỉ của từng tổ chức, thời gian tập sự đã tại tổ chức đó, thông tin của từng công chứng viên hướng dẫn, thời gian hướng dẫn của từng công chứng viên và báo cáo các nội dung đã tập sự theo quy định tại Điều 5 của Thông tư số 06/2025/TT-BTP theo từng tổ chức đã tập sự.

- Yêu cầu đối với Báo cáo kết quả tập sự hành nghề công chứng:

+ Báo cáo được trình bày rõ ràng, trung thực, nghiêm túc, không tẩy xóa, không sao chép Báo cáo của người khác.

+ Tổng số trang của Báo cáo (không tính phần nhận xét của công chứng viên hướng dẫn và xác nhận của tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự) tối thiểu là 15 trang A4 kiểu trang đứng (định dạng trang: Dãn dòng 18pt, dãn đoạn: 6pt, lề trên 2cm, lề dưới 2cm, lề trái 3cm, lề phải 2cm; số trang được đánh ở giữa, phía trên đầu mỗi trang, sử dụng các số tự nhiên 1, 2, 3...). 

+ Báo cáo được soạn thảo bằng Winword, sử dụng phông chữ Times New Roman, cỡ chữ 14, mật độ chữ bình thường, căn đều hai bên.

+ Báo cáo phải được đóng dấu giáp lai của tổ chức hành nghề nhận tập sự; trường hợp người tập sự thực hiện việc tập sự tại 02 tổ chức hành nghề công chứng trở lên thì báo cáo phải được đóng dấu giáp lai của tổ chức cuối cùng mà người đó tập sự.

Mẫu TP-TSCC-08 Ban hành kèm theo Thông tư số 06/2025/TT-BTP

UBND TỈNH, TP... SỞ TƯ PHÁP --------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số............./QĐ-STP	...., ngày...... tháng...... năm.....

QUYẾT ĐỊNH

Công nhận hoàn thành tập sự hành nghề công chứng

GIÁM ĐỐC SỞ TƯ PHÁP

Căn cứ Luật Công chứng ngày 26 tháng 11 năm 2024;

Căn cứ Thông tư số 06/2025/TT-BTP ngày 15 tháng 5 năm 2025 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định về tập sự hành nghề công chứng;

Theo đề nghị của Trưởng Phòng…..(1)

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Công nhận hoàn thành tập sự hành nghề công chứng đối với ông/bà ………………………..; Ngày, tháng, năm sinh ........./........../………...; Số thẻ căn cước công dân/Số thẻ căn cước/Số định danh cá nhân: ........................; Ngày cấp:......../........./................; Nơi cấp:……………… (đối với thẻ căn cước công dân/thẻ căn cước).

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.

Điều 3. Chánh Văn phòng, Trưởng Phòng……..(1) và ông/bà có tên tại Điều 1 chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

Nơi nhận: - Như Điều 3; - Trang/Cổng thông tin điện tử Sở Tư pháp; - Lưu: VT,...

GIÁM ĐỐC (ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)

Chú thích:

1. Thông tin ô số (1): Ghi tên Phòng chuyên môn của Sở Tư pháp có trách nhiệm đề nghị.

Mẫu TP-TSCC-09 Ban hành kèm theo Thông tư số 06/2025/TT-BTP

SỞ TƯ PHÁP TỈNH/THÀNH PHỐ….. PHÒNG CÔNG CHỨNG…/ VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG ….. --------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------

SỔ THEO DÕI TẬP SỰ HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNG CỦA TỔ CHỨC HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNG

Quyển số:………………/STP-TDTS-TCHNCC

Mở Sổ ngày…...... tháng…....... năm........

Khóa Sổ ngày...... tháng........ năm….....

(trang bìa)

STT	Họ tên người tập sự	Ngày, tháng,năm sinh	Giới tính		Số thẻ CCCD/ Số thẻ căn cước/Số định danh cá nhân; Ngày cấp, nơi cấp	Số, ngày, tháng, năm của Giấy chứng nhận tốt nghiệp khoá đào tạo nghề công chứng/Quyết định công nhận tương đương đối với người được đào tạo nghề công chứng ở nước ngoài	Số, ngày, tháng, năm của quyết định đăng ký tập sự	Họ tên; số, ngày, tháng năm cấp thẻ công chứng viên của công chứng viên hướng dẫn tập sự	Những thay đổi trong quá trình tập sự (1)	Kết quả tập sự (2)
			Nam	Nữ
1
2
…

Ngày 31/12/……..:         - Tổng số người tập sự: …

                                    - Tổng số người tập sự tạm ngừng tập sự: …

                                    - Tổng số người thay đổi nơi tập sự: …

                                    - Tổng số người chấm dứt tập sự: …

                                    - Tổng số người hoàn thành tập sự: …

........., ngày.... tháng.... năm... Trưởng Phòng công chứng/Trưởng Văn phòng công chứng  (ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)

Chú thích:

1. Thông tin ô số (1): Ghi rõ số lần tạm ngừng tập sự, thay đổi nơi tập sự, thay đổi công chứng viên hướng dẫn…

2. Thông tin ô số (2): Ghi rõ có hoàn thành thời gian và nghĩa vụ của người tập sự không; nếu không hoàn thành phải ghi rõ lý do.

Mẫu TP-TSCC-10 Ban hành kèm theo Thông tư số 06/2025/TT-BTP

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

GIẤY ĐĂNG KÝ THAM DỰ

KIỂM TRA KẾT QUẢ TẬP SỰ HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNG

(Kỳ kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng ..…..) (5)

Kính gửi: Bộ Tư pháp

Tôi tên là: .................................................; Giới tính (1):....................................;

Ngày, tháng, năm sinh:……………/…….........../.....................................................;

Số thẻ căn cước công dân/Số thẻ căn cước/Số định danh cá nhân: ....................;

Ngày cấp (2):......../........./................; Nơi cấp (3):………… (đối với thẻ căn cước công dân/thẻ căn cước);

Nơi ở hiện tại (4):………………………………………………...…………......;

Số điện thoại:……………………..; email:…………………………………….;

Tôi đã hoàn thành thời gian và nghĩa vụ của người tập sự tại (6):..……...….....;

Công chứng viên hướng dẫn tập sự (7):..............................................................;

Thời gian tập sự: 12 tháng, từ ngày …./…./…. đến ngày …./…./………….….;

Đã được công nhận hoàn thành tập sự theo quyết định số:………………… ngày …./…./…. của Sở Tư pháp tỉnh/thành phố…………;

Đã từng tham dự kỳ kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng (8):…..…..;

Tôi xin cam đoan chấp hành đúng các quy định pháp luật và thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ của thí sinh tham dự kiểm tra.

………, ngày ... tháng ... năm ... Người đề nghị (ký và ghi rõ họ tên)

Chú thích:

1. Các thông tin số (1), (2), (3), (4):

- Trường hợp nộp hồ sơ trực tuyến: Các thông tin được khai thác từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư để tự động điền vào biểu mẫu, người thực hiện thủ tục hành chính không cần kê khai. Nếu các thông tin không được tự động điền vào biểu mẫu thì người thực hiện thủ tục hành chính kê khai đầy đủ.

- Trường hợp nộp hồ sơ giấy (nộp trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính): Người thực hiện thủ tục hành chính kê khai đầy đủ các thông tin trong biểu mẫu.

2. Thông tin ô số (5): Ghi rõ kỳ kiểm tra muốn đăng ký tham dự, ví dụ: “lần thứ sáu”

3. Thông tin ô số (6): Ghi rõ tên, địa chỉ trụ sở của Phòng công chứng/Văn phòng công chứng nơi đã tập sự; trường hợp thay đổi nơi tập sự thì ghi đầy đủ thông tin về các tổ chức hành nghề công chứng đã tập sự.

4. Thông tin ô số (7): Ghi rõ họ tên; số và ngày, tháng, năm của thẻ công chứng viên hướng dẫn tập sự; trường hợp thay đổi công chứng viên hướng dẫn tập sự thì ghi đầy đủ thông tin về các công chứng viên đã từng hướng dẫn.

5. Thông tin ô số (8): Ghi rõ kỳ kiểm tra đã tham dự, ví dụ: “lần thứ ba”; trường hợp đã tham dự nhiều hơn 01 kỳ kiểm tra thì ghi các kỳ kiểm tra đã tham dự. Đối với người lần đầu đăng ký tham dự kiểm tra thì ghi: “Chưa tham dự kỳ kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng nào”.

Mẫu TP-TSCC-11 Ban hành kèm theo Thông tư số 06/2025/TT-BTP

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH/THÀNH PHỐ...... SỞ TƯ PHÁP --------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------

SỔ THEO DÕI TẬP SỰ HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNG CỦA SỞ TƯ PHÁP

Quyển số:………………/STP-TDTS

Mở Sổ ngày…...... tháng…....... năm........

Khóa Sổ ngày...... tháng........ năm….....

(trang bìa)

STT	Họ tên người tập sự	Năm sinh	Giới tính		Số thẻ CCCD/ Số thẻ căn cước/Số định danh cá nhân; Ngày cấp, nơi cấp	Số, ngày, tháng, năm của Giấy chứng nhận tốt nghiệp khoá đào tạo nghề công chứng/Quyết định công nhận tương đương đối với người được đào tạo nghề công chứng ở nước ngoài	Ngày, tháng, năm ghi tên người tập sự vào Sổ	Tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự	Họ tên; số, ngày, tháng năm cấp thẻ công chứng viên của công chứng viên hướng dẫn tập sự	Những thay đổi trong quá trình tập sự (1)	Kết quả tập sự (2)
			Nam	Nữ
1
2
3
…

Ngày 31/12/……..:         - Tổng số người tập sự:…

                                    - Tổng số người tập sự tạm ngừng tập sự:…

                                    - Tổng số người thay đổi nơi tập sự:…

                                    - Tổng số người chấm dứt tập sự:…

                                    - Tổng số người hoàn thành tập sự:…

(Tỉnh, thành phố), ngày.... tháng.... năm... Giám đốc (ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)

Chú thích:

1. Thông tin ô số (1): Ghi rõ số lần tạm ngừng tập sự, thay đổi nơi tập sự, thay đổi công chứng viên hướng dẫn…

2. Thông tin ô số (2): Ghi rõ có hoàn thành thời gian và nghĩa vụ của người tập sự không; nếu không hoàn thành phải ghi rõ lý do.

Tiếng Anh (English)

THE MINISTRY OF JUSTICE -------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM Independence - Freedom – Happiness ---------------
No. 06/2025/TT-BTP	Hanoi, May 15, 2025

CIRCULAR

ON NOTARIAL APPRENTICESHIP

Pursuant to the Law on Notarization dated November 26, 2024;

Pursuant to Government's Decree No. 98/2025/ND-CP dated February 26, 2025 on functions, tasks, powers and organizational structure of the Ministry of Justice;

At the request of the Director of the Department of Judicial Support;

The Minister of Justice promulgates a Circular on notarial apprenticeship.

Chapter I

GENERAL PROVISIONS

...

...

...

This Circular lays down notarial apprenticeship and notarial apprenticeship management; notarial apprenticeship examination.

Article 2. Regulated entities

This Circular applies to notary apprentices; notarial apprenticeship examinees; notary mentors; notarial practice organizations that admit notary apprentices (hereinafter referred to as notarial apprenticeship organizations); socio-professional organizations of notaries; notarial authorities and relevant entities.

Chapter II

NOTARIAL APPRENTICESHIP

Article 3. Registration of notarial apprenticeship

1. A person eligible for registration of notarial apprenticeship under the Law on Notarization shall independently arrange the apprenticeship with a notarial practice organization on the list of notarial apprenticeship organizations eligible for accepting apprentices, as announced by the Department of Justice on the Information Portal or the Electronic Portal of the Department of Justice.

In case the notarial apprenticeship organization accepts the apprenticeship, it shall assign a qualified notary mentor and certify the application form for registration of notarial apprenticeship of the applicant. In case of refusal, it must clearly state the reason for refusal in the application form for registration of notarial apprenticeship of the applicant.

2. An application for registration of notarial apprenticeship includes the following documents:

...

...

...

 b) Certificate of completion of notary training course or certificate of recognition of equivalence for persons who have completed notary training abroad;

The documents specified in Point b of this Clause shall be originals, certified copies or electronic copies.

3. The person admitted by the notarial apprenticeship organization shall prepare one set of application for registration of notarial apprenticeship as specified in Clause 2 of this Article and submit it directly or via postal service or electronically to the Department of Justice where the notarial apprenticeship organization is registered.

Within 07 working days from the date of receipt of a complete and valid application, the Department of Justice shall issue a decision on registration of notarial apprenticeship (Form TP-TSCC-02), and concurrently send the decision to the applicant and the notarial apprenticeship organization. In case of refusal, a written reply specifying the reason must be provided.

4. Where an eligible person has arranged with at least 03 notarial apprenticeship organizations eligible for accepting apprentices within a province or centrally-affiliated city, or has arranged with 01 notarial apprenticeship organization in case that province or city has 03 or fewer eligible organizations, but has been refused, he/she shall submit directly or via postal service or electronically 01 set of the application as specified in Clause 2 of this Article to the Department of Justice where the apprenticeship was arranged, for the Department of Justice to assign an apprenticeship and register the apprenticeship.

Within 10 working days from the date of receipt of a complete and valid application, the Department of Justice shall consider and designate a notarial apprenticeship organization and issue a decision on registration of notarial apprenticeship, and concurrently send the decision to the applicant and the notarial apprenticeship organization. In case there is no notarial apprenticeship organization eligible for accepting apprentices in such province or city, the Department of Justice shall reply in writing stating the reason. The person refused has the right to arrange apprenticeship in another province or centrally-affiliated city.

Where necessary, the Department of Justice shall verify the conditions for registration of apprenticeship and acceptance of apprenticeship under the Law on Notarization and this Circular; the verification time limit shall be a maximum of 10 working days and shall not be included in the time for considering and designating the notarial apprenticeship organization and registering the apprenticeship.

5. Any person falling into one of the following cases shall not be eligible for registration of notarial apprenticeship:

a) A person under criminal prosecution; a person who has been convicted of an unintentional crime and whose conviction record has not yet been expunged; a person who has been convicted of an intentional crime, including cases where the conviction record has been expunged;

...

...

...

c) A person who is incapacitated or has limited active legal capacity; a person who has limited cognition or behavior control;

d) A person who is an official, public employee, except a public employee of a public notary office; an officer, non-commissioned officer, soldier, professional soldier, worker, or public employee of an agency or unit under the People’s Army; an officer, non-commissioned officer, soldier, or worker of an agency or unit under the People’s Public Security;

dd) A person who is a bailiff, lawyer, auctioneer, asset manager, legal consultant, price appraiser, or performing work as specified at Point h Clause 1 Article 9 of the Law on Notarization;

e) An official disciplined by dismissal; a public employee disciplined by removal; an officer, non-commissioned officer, soldier, professional soldier, worker, or public employee of an agency or unit under the People’s Army disciplined by stripping of the soldier title or dismissal; an officer, non-commissioned officer, soldier, or worker of an agency or unit under the People’s Public Security disciplined by stripping of the People’s Public Security title or dismissal;

g) A bailiff, lawyer, auctioneer, asset manager, legal consultant, or price appraiser who has been dismissed or had the practicing certificate revoked due to law violations and whose 3-year period from the effective date of the dismissal or revocation decision has not yet expired;

h) A person working under an employment contract for an agency, organization, or enterprise, except where working under an employment contract with the notarial apprenticeship organization at which he/she is apprenticing, or having an employment contract with an agency, organization, or enterprise with working hours that do not coincide with the working hours of the notarial apprenticeship organization.

6. The person registered for apprenticeship by the Department of Justice shall be referred to as the notary apprentice. The apprentice has the rights and obligations prescribed in the Law on Notarization and this Circular.

Article 4. Apprenticeship period

1. The apprenticeship period shall comply with Clause 1 Article 12 of the Law on Notarization.

...

...

...

Article 5. Apprenticeship skills and tasks

1. The apprenticeship skills and tasks include:

a) Skills in receiving and classifying notarization requests; skills in checking the authenticity and legality of documents included in the documentation seeking notarial service; skills in reviewing and identifying entities and active legal capacity of participants signing transactions;

b) Skills in dealing with notarization petitioners, behaving according to the Code of Ethics for notary practice; skills in explaining to notarization petitioners their legal rights, obligations and interests, the meaning and legal consequences of notarization; skills in explaining reasons for refusing notarization requests;

c) Skills in studying and proposing solutions to documentation seeking notarial service;

d) Skills in drafting transactions at the request of a notarization petitioner; skills in checking the authenticity and legality of drafts prepared by the notarization petitioner; skills in verification as requested by the notarization petitioner;

dd) Skills in performing direct electronic notarization, online electronic notarization for notarial practice organizations that provide electronic notarization services; skills in authenticating copies from originals, authenticating signatures in papers and documents, authenticating translators’ signatures in accordance with laws on authentication;

e) Skills in drafting testimonies;

g) Skills in checking, arranging, classifying notarized and authenticated dossiers for record-keeping;

...

...

...

i) Skills in administrating notarial practice organizations;

k) Other skills and tasks related to notarization as assigned by the notary mentor.

2. The notary mentor shall be responsible for guiding the apprentice in performing the apprenticeship skills and tasks specified in Clause 1 of this Article.

Article 6. Change of notary mentor

1. The change of the notary mentor shall be effected if the notary mentor falls into any of the following cases:

a) Fails to fully perform obligations prescribed in Article 13 of this Circular;

b) Dies or is declared dead or missing by the Court; is declared by the Court to have no active legal capacity, limited active legal capacity, or limited cognition or behavior control;

c) Is temporarily suspended from notarial practice, dismissed as notary, or no longer practices at the notarial apprenticeship organization;

d) Is subject to disciplinary actions, administrative sanctions in notarial practice, or found unqualified for mentorship at the time of accepting mentorship;

...

...

...

2. Within 05 working days from the date the notary mentor falls into any case prescribed in Clause 1 of this Article, the notarial apprenticeship organization shall assign another qualified notary to continue mentorship and notify the Department of Justice in writing.  Within 07 working days from the date of receiving the notice from the notarial apprenticeship organization, the Department of Justice shall record the change of notary mentor in the notarial apprenticeship logbook and notify in writing the apprentice and the notarial apprenticeship organization.

In case the notarial apprenticeship organization no longer has a qualified notary mentor, it shall notify the Department of Justice in writing. Within 07 working days from the date of receiving such notice, the Department of Justice shall designate another notarial apprenticeship organization to accept the apprentice. Where no eligible notarial apprenticeship organization remains in the locality, the Department of Justice shall provide a written reply specifying the reason. The apprentice has the right to change the place of apprenticeship to a notarial practice organization in another province or centrally-affiliated city to continue the apprenticeship.

Article 7. Change of notarial apprenticeship organization

1. An apprentice may change the notarial apprenticeship organization in any of the following cases:

a) The notarial apprenticeship organization suspends operation, ceases operation, is converted or dissolved in accordance with the Law on Notarization and relevant legal documents;

b) The notarial apprenticeship organization is no longer eligible for apprenticeship according to the Law on Notarization;

c) The notary mentor falls into any of the cases requiring replacement as provided in this Circular and the notarial apprenticeship organization has no other qualified notary mentor;

d) The apprentice is an officer of a public notary office who is transferred to another public notary office;

dd) The apprentice changes their place of residence to another province or centrally-affiliated city and seeks to change the notarial apprenticeship organization, or falls under the cases where it is required to change the notarial apprenticeship organization as prescribed in Points a and b and c in this clause but there is no more qualified notarial apprenticeship organization in their province.

...

...

...

Within 03 working days from the date of admission by the new notarial apprenticeship organization, the apprentice shall submit an application for change of the notarial apprenticeship organization (Form TP-TSCC-03) either directly, via postal service or electronically to the Department of Justice where the apprenticeship is registered. Within 5 working days from the date of receipt of the application, the Department of Justice shall send a notice of approval for the change to the apprentice, the old notarial apprenticeship organization, and the new notarial apprenticeship organization. If the application is rejected, the Department of Justice shall provide the applicant with a written explanation.

If the apprentice fails to arrange apprenticeship with a new notarial apprenticeship organization and requests the Department of Justice to arrange a new apprenticeship organization, within 10 working days from the date of receipt of the application for change, the Department of Justice shall consider, designate a notarial apprenticeship organization, and issue a written notice to the apprentice and the designated notarial apprenticeship organization. In case of refusal, the Department of Justice shall reply in writing stating the reasons to the applicant.

 3. In case of changing the notarial apprenticeship organization to another province or centrally-affiliated city under Point dd Clause 1 of this Article, the apprentice shall submit the application for change either directly, via postal service or electronically to the Department of Justice where the apprenticeship is registered. Within 05 working days from the date of receipt of the application for change of notarial apprenticeship organization, the Department of Justice shall issue a decision on deregistration of apprenticeship (Form TP-TSCC-04), and send it to the apprentice and the notarial apprenticeship organization. The apprentice shall either independently arrange the apprenticeship or request the Department of Justice to designate a notarial apprenticeship organization and register apprenticeship at the new notarial apprenticeship as prescribed in Article 3 of this Circular to continue the apprenticeship. The application for registration of apprenticeship must be accompanied by a decision on apprenticeship deregistration as per this clause.

4. The apprenticeship period before the apprentice changes to the new notarial apprenticeship organization shall be included in the apprenticeship period. 

Article 8. Suspension of apprenticeship

1. An apprentice may suspend their apprenticeship in any of the following cases:

a) The apprentice is on maternity leave, or cannot travel due to health reasons, or is receiving inpatient treatment, or is under quarantine as prescribed by a competent medical establishment, or has other legitimate reasons preventing the apprenticeship;

b) The Private notary office suspends operation and the apprentice does not request to change the apprenticeship organization.

2. In the case specified in Point a, Clause 1 of this Article, the apprentice must notify the notarial practice organization where he or she is practicing in writing at least 5 working days before the suspension date and provide documentation supporting the reason for suspension. Where a force majeure event or objective impediment occurs preventing notification within this time limit, the apprentice must notify as soon as the event or impediment ceases.

...

...

...

3. An apprentice may suspend the apprenticeship for a maximum of 02 times, each time not exceeding 06 months.

4. The apprenticeship suspension period is not included in the apprenticeship period.

The apprenticeship period before the suspension date is included in the apprenticeship period, unless the apprentice has to re-register the apprenticeship as prescribed in clause 3 Article 9 of this Circular.

Article 9. Termination of apprenticeship and re-registration of apprenticeship

1. The apprenticeship ends when the apprentice falls into one of the following cases:

a) The apprentice terminates their apprenticeship;

b) Is recruited as an official, public employee (except a public employee working for a public notary office), commissioned officer, professional soldier, national defense worker in an agency or unit under the People’s Army; or commissioned officer, non-commissioned officer, worker in an agency or unit under the People’s Public Security;

c) The apprentice is working under an employment contract for an agency, organization, or enterprise, unless that person is working under an employment contract for a notarial practice organization that he/she is serving the apprenticeship or that person signed an employment contract with an agency, organization, or enterprise with working hours that do not coincide with the working hours of the notarial practice organization providing the apprenticeship;

d) The apprentice no longer permanently resides in Vietnam;

...

...

...

e) The apprentice faces a criminal prosecution or is convicted of a crime under a legally effective judgment of the Court;

g) The apprentice is subject to an administrative sanction;

h) Fails to undertake the apprenticeship within 30 days from the effective date of the decision on registration of apprenticeship issued by the Department of Justice, except as provided in Point a Clause 1 Article 8 of this Circular;

i) The apprentice suspends the apprenticeship not in accordance with regulations; or suspends the apprenticeship more than the prescribed number of times, or fails to resume the apprenticeship after the apprenticeship suspension period expires;

k) The apprenticeship is terminated by the Department of Justice under Clause 3 Article 11 of this Circular;

l) Violates regulations on apprenticeship as prescribed in this Circular and, despite being reminded and requested for correction in writing by the notarial apprenticeship organization, still continues to violate;

m) Is ineligible for registration of apprenticeship at the time of registration.

2. Within 05 working days from the date of termination of apprenticeship under Points a, b, c, d, dd, e, g, h, i, l and m Clause 1 of this Article, the notarial apprenticeship organization must submit a written report either directly, via postal service or electronically to the Department of Justice where it is registered, clearly stating the reason for termination. Within 5 working days of receiving the report, the Department of Justice shall issue a decision on termination of the notarial apprenticeship (Form TP-TSCC-05) and then send a notice to the apprentice and the notarial apprenticeship organization. In case the notarial apprenticeship organization does not report but the Department of Justice has information about the case falling into termination, the Department of Justice shall verify and consider issuing a decision on termination.

3. A person whose apprenticeship is terminated under Clause 1 of this Article may be considered for re-registration if he/she meets the conditions prescribed in this Circular and falls into any of the following cases:

...

...

...

b) A decision on suspension of investigation or suspension of the case is issued, or the legally effective judgment of the Court declares the person not guilty; his/her conviction record has been expunged, except for convictions of intentional crime;

c) He/she has finished abiding by an administrative sanction as per the law on administration sanctions;

d) One year has passed from the effective date of the decision of the Department of Justice on termination of apprenticeship under Points l and m Clause 1 of this Article.

4. A person who was not recognized for apprenticeship completion, had the recognition canceled, or failed three apprenticeship examinations may re-register if eligible under this Circular.

5. Re-arrangement with an notarial apprenticeship organization and procedures for re-registration shall comply with Article 3 of this Circular; the application for re-registration must follow Clause 2 Article 3 of this Circular, attached with documents proving eligibility.

6. The apprenticeship period before the apprenticeship termination is not included in the apprenticeship period.  

Article 10. Apprenticeship journal and Apprenticeship performance report

1. The apprentice must prepare an Apprenticeship journal to record daily apprenticeship activities that he/she has performed during the notarial apprenticeship period. The Apprenticeship journal shall be weekly certified by the notary mentor and certified by the notarial apprenticeship organization upon completion of the apprenticeship. The Apprenticeship journal shall be prepared according to Form TP-TSCC-06.

In case the apprentice changes the notarial apprenticeship organization, a separate Apprenticeship journal must be prepared for each organization. Certification by notary mentor and notarial apprenticeship organization shall comply with the provisions of this Clause.

...

...

...

Where the apprentice changes apprenticeship organization, a single Apprenticeship performance report shall be prepared covering the entire apprenticeship process at all organizations. The Apprenticeship performance report shall specify the names of the notarial apprenticeship organizations, information about the notary mentors, and the apprenticeship results at each organization. The notary mentor and the last notarial apprenticeship organization shall be responsible for commenting and certifying the Apprenticeship performance report for the period of apprenticeship under their responsibility.

Article 11. Completion of notarial apprenticeship

1. Within 30 days from the end of the notarial apprenticeship period, the notary apprentice shall prepare a set of application documents for recognition of apprenticeship completion, and submit it either directly, via postal service, or electronically to the Department of Justice where the apprenticeship was registered.

Required registration documents:

a) A written request for recognition of apprenticeship completion;

b) The Apprenticeship performance report and the Apprenticeship journal.

The documents specified in Point b of this Clause shall be originals, certified copies or electronic copies.

Within 10 working days from the date of receipt of a complete and valid application, the Department of Justice shall issue a decision to recognize the completion of notarial apprenticeship (Form TP-TSCC-08). In case of refusal, a written response must be provided clearly stating the reasons.

Where the information in the application is incomplete, inconsistent, or requires verification, the Department of Justice shall request the apprentice to provide explanation, supplement information, or conduct verification. The time limit specified in this Clause shall be calculated from the date the Department of Justice receives the explanation, supplement, or verification result.

...

...

...

a) The apprentice satisfies the conditions for apprenticeship and does not fall into cases of ineligibility for apprenticeship registration;

b) The notary mentor is qualified for mentorship and does not fall into cases requiring change of mentor during the mentorship process;

c) The apprentice has completed the apprenticeship period; has submitted an Apprenticeship performance report and Apprenticeship journal in accordance with the requirements of this Circular and attached forms, has not copied from others, and has submitted on time; if the submission is overdue due to force majeure events or objective obstacles, supporting documents must be provided;

d) The apprentice has fulfilled all other obligations of an apprentice.

3. A person who meets the conditions specified in Clause 2 of this Article but fails to request recognition of apprenticeship completion or submits such request beyond the prescribed time limit without proving a force majeure event or objective obstacle shall not be recognized as completing the apprenticeship. The Department of Justice shall issue a decision on termination of apprenticeship and send it to the apprentice and the notarial apprenticeship organization. A person whose apprenticeship is terminated under this Clause may re-register apprenticeship if he/she satisfies the apprenticeship conditions specified in this Circular.

Where a person has been recognized as completing the apprenticeship but is subsequently found not to have met the conditions for recognition, the Department of Justice shall issue a decision to cancel the recognition of apprenticeship completion. A person whose apprenticeship performance is canceled may re-register for apprenticeship if they meet the apprenticeship requirements specified in this Circular.

The re-arrangement of apprenticeship, the application, and the procedures for re-registration of apprenticeship shall be carried out in accordance with Clause 5 Article 9 of this Circular.

Article 12. Rights and obligations of apprentices

1. An apprentice has the following rights:

...

...

...

b) The apprentice may receive mentorship from the notary mentor as to apprenticeship skills and tasks, performance of rights and obligations;

c) The apprentice may change the notary mentor, change the notarial apprenticeship organization, suspend the apprenticeship, terminate the apprenticeship, and re-register the apprenticeship as prescribed in Articles 6, 7, 8 and 9 of this Circular;

d) The apprentice may receive the recognition of apprenticeship completion as per Article 11 of this Circular;

dd) The apprentice may register to sit a notarial apprenticeship exam as per Article 16 of this Circular;

e) Other rights prescribed by law or agreed upon with the notarial apprenticeship organization in compliance with the law.

2. An apprentice has the following obligations:

a) Comply with the rules and regulations of the notarial apprenticeship organization;

b) Completely and diligently perform the apprenticeship tasks as specified in Article 5 of this Circular as assigned by the notary mentor;

c) Ensure the apprenticeship period shall comply with Clause 1 Article 12 of the Law on Notarization.

...

...

...

dd) Maintain confidentiality of notarial wording and related information that he/she knows during the apprenticeship process;

e) Prepare the Apprenticeship journal and Apprenticeship performance report as prescribed in Article 10 of this Circular;

g) Other obligations as prescribed by the Law on Notarization, this Circular, relevant legal documents, and as agreed with the notarial apprenticeship organization in compliance with the law.

Article 13. Rights and obligations of notary mentors

1. Refuse to instruct an apprentice if not meeting the eligibility conditions as prescribed by the Law on Notarization; to instruct the apprentice on the apprenticeship skills and tasks specified in Article 5 of this Circular.

2. Monitor and inspect the performance of the apprentice regarding the assigned tasks.

3. Certify the Apprenticeship journal; to comment on and evaluate the apprenticeship in the Apprenticeship performance report, and to be responsible for the accuracy, honesty, and objectivity in their certification, comments, and evaluation.

4. The rights and obligations according to the Law on Notarization and this Circular.

Article 14. Rights and obligations of notarial apprenticeship organizations

...

...

...

2. Prepare, manage and use Notarial apprenticeship logbook of notarial practice organizations (Form TP-TSCC-09) each year.

The apprenticeship logbook must record the date of opening the book, the date of closing the book and be affixed seal across the margins of the pages as per the law.

3. Consider the notary mentor's refusal to instruct the apprentice, and the change of notary mentors.

4. Manage apprentices during their apprenticeship at their organization; monitor and supervise the performance of notary mentors; ensure the performance of rights and obligations of apprentices

5. Submit a written report to the Department of Justice on the admission and mentorship of apprentices at their organization on an annual basis. The annual reporting period is from January 1 to December 31 of each year. Within 15 days after the end of the year, the notarial practice organizations shall submit the report to the Department of Justice.

The report shall include at least the following:

a) Number and basic information about apprentices, suspension of apprenticeship, change of notarial apprenticeship organizations, change of notary mentors, termination of apprenticeship, apprenticeship de-registration;

b) Evaluate the quality of the apprentice's apprenticeship;

c) The performance of rights and obligations of notarial practice organizations and apprentices and responsibilities of notary mentors according to this Circular;

...

...

...

6. Other rights and obligations as agreed with the apprentice, in accordance with the Law on Notarization and other relevant legal documents.

Chapter III

NOTARIAL APPRENTICESHIP EXAMINATION

Article 15. Contents and formats of examination

1. Examination contents include:

a) Laws on notarization and authentication, Code of ethics of notarial practice and relevant regulations on notarization;  

b) Performance of notarial skills and tasks as prescribed in Article 5 of this Circular.

2. Examination forms include a written test lasting 180 minutes and a computer-based multiple-choice test lasting 60 minutes.

Article 16. Registration for examination

...

...

...

a) He/she has received the recognition of apprenticeship completion as per Article 11 of this Circular;

b) Those who have taken the previous examination but did not meet the requirements, except those who failed three examinations and have not re-apprenticed.

2. An apprentice may not register for an examination if:

a) Those who have been recognized as completing the apprenticeship but whose recognition has been cancelled;  

b) Those who copied another person’s Apprenticeship performance report or Apprenticeship journal or committed other fraudulent or dishonest acts to register for examination;

c) Those who failed three apprenticeship examinations and have not re-apprenticed.

3. The person registering for examination shall prepare a set of registration documents and submit it either directly, via postal service, or electronically to the Department of Justice where the apprenticeship was registered.

Required registration documents:

a) A registration form to take the notarial apprenticeship examination (Form TP-TSCC-10);

...

...

...

c) Proof of payment of fees for the appraisal of notary standards and requirements.

The documents specified in Points b and c of this Clause must be originals, certified copies, or electronic copies.

4. Within 15 working days from the date of receipt of complete and valid documents, the Department of Justice shall notify in writing the registrant of eligibility to request the Ministry of Justice to allow examination; in case of refusal, a written response shall be provided stating the reasons.

5. A person notified by the Apprenticeship Examination Council as eligible shall be considered an examinee. Persons who have submitted registration documents but are notified of ineligibility, or who are eligible but fail to attend the examination, shall not have their documents and fees returned. For subsequent registration, they must submit documents and pay fees as prescribed in Clause 3 of this Article.

Article 17. Rights and obligations of examinees

1. Take the examination at the announced time and location. 

2. Comply with this Circular, the Examination regulations, and the decisions and notices of the Examination Council; and to bear sanctions for violations as prescribed by law and Examination regulations.

3. Be granted a notarial apprenticeship passing certificate in case they passed the examination.

4. Other rights and obligations as prescribed by this Circular, relevant legal documents, and Examination regulations.

...

...

...

1. The Ministry of Justice shall organize notarial apprenticeship examinations in accordance with this Circular and other relevant legal regulations.

2. The expected plan for the examination shall be notified by the Ministry of Justice to the Departments of Justice and posted on the Ministry of Justice's website at least 02 months before the examination date. The Departments of Justice are responsible for notifying those wishing to submit registration documents as prescribed in this Circular and the Ministry’s plan; preparing lists and submitting written proposals to the Ministry of Justice for eligible examinees, accompanied by their registration documents.  

Article 19. Notarial Apprenticeship Examination Council

1. The Notarial Apprenticeship Examination Council (hereinafter referred to as the Examination Council) shall be established under a decision of the Minister of Justice. The Examination Council may use the seal of the Ministry of Justice to perform its tasks according to this Circular. The Examination Council terminates upon completion of its tasks.

2. The Examination Council consists of 07 to 09 members, including representatives of the following agencies and organizations:

a) A leader of the Ministry of Justice shall be the President of the Examination Council;

b) A leader of the Department of Judicial Assistance shall be the Vice President of the Examination Council;

c) Members of the Examination Council as nominated by the Director of the Department of Judicial Assistance, including representatives of certain relevant agencies and organizations.

3. The Examination Council is assisted by the Secretariat, Examination Paper Board, Invigilation Board, Answer Sheet Heading Board, Marking Board and Review Board (hereinafter referred to as the Boards of the Examination Council).

...

...

...

Article 20. Tasks and powers of the Examination Council

1. Issue a plan to conduct the examination and decide amendments to the plan where necessary; issue Examination regulations and documents related to the examination.

2. Establish Boards of the Examination Council.

3. Review and decide the list of persons eligible to sit the examination and those ineligible to sit the examination, and to notify the Departments of Justice having examinees; concurrently, to publish this information on the Ministry of Justice’s website no later than 15 days prior to the examination date. Where necessary, the Examination Council may request or conduct verification of information in the examination registration applications.

4. Decide the number and structure of questions and answers used for the computer-based multiple-choice test; to direct the engagement of experts in developing the bank of questions and answers (hereinafter referred to as the Question Bank).

5. Direct the preparation of the computer-based multiple-choice test questions and answers (hereinafter referred to as the Multiple-choice Test Papers), as well as the questions, answers, and marking scales for the written test (hereinafter referred to as the Written Test Papers).

6. Direct the organization of the examination, the marking of examination papers, the review of examination papers, and the announcement of scores and examination results.

Within 20 days from the date of announcing the review scores, the Examination Council shall approve and publish the examination results on the Ministry of Justice’s website and concurrently notify in writing the Departments of Justice where examinees registered.

7. Issue passing certificates to examinees who meet the examination requirements.

...

...

...

In case an examinee is discovered to fall into one of the above cases at the time the Examination Council has been dissolved, the Minister of Justice shall consider cancelling the examination results and revoke their passing certificate.

9. Settle complaints and whistleblowing reports relating to the examination in accordance with the law.

10. Report and be held accountable to the Minister of Justice for the conduction and results of the examination.

11. Perform other tasks and powers as prescribed in this Circular.

Article 21. Tasks and powers of the President and members of the Examination Council

1. The President of the Examination Council has the following tasks and powers:

a) Perform the tasks and powers of the Examination Council specified in Article 20 of this Circular; be accountable to the Minister of Justice for performing the tasks and powers of the Examination Council;

b) Assign responsibilities to each member of the Examination Council;

c) Decide on the number of members, tasks and powers of the Boards of the Examination Council;

...

...

...

dd) Be responsible for managing examination papers, managing examination results, and other related documents in accordance with the law;

e) Decide on handling violations of the Examination regulations within their competence.

2. Other members of the Examination Council shall perform tasks assigned by the President of the Examination Council and shall be accountable under the law and to the President of the Examination Council for their assigned work.

Article 22. Supervisory Board

1. The Supervisory Board for the examination shall be established by the Minister of Justice at the proposal of the Director of the Department of Judicial Assistance.  The Supervisory Board comprises a Head, a Deputy Head, and other members.

2. Tasks, powers, and responsibilities of the Supervisory Board:

a) To supervise compliance with regulations on examination; the performance of tasks and powers by the members of the Examination Council and the Boards of the Examination Council;

b) To supervise the implementation of this Circular, the regulations and rules of the Examination Council, and the settlement of complaints and whistleblowing reports concerning the examination;

c) To perform other supervisory tasks related to the examination as requested by the Minister of Justice.

...

...

...

The Supervisory Board shall work independently and be responsible before the law and the Minister of Justice for supervising the organization of the examination by the Examination Council. The Supervisory Board shall dissolve itself upon completion of its tasks.

4. Eligibility criteria for members of the Supervisory Board:

a) They must be officials or public employees of the Ministry of Justice;

b) Members of the Examination Council and the Boards of the Examination Council shall not concurrently serve on the Supervisory Board.

Article 23. Secretariat

1. The Secretariat shall be established by decision of the Examination Council, comprising a Head, a Deputy Head, and members as proposed by the Director of the Department of Judicial Assistance.

2. Tasks, powers, and responsibilities of the Secretariat:

a) To prepare documents and materials required by the Examination Council; to prepare sessions of the Examination Council;

b) To receive examination registration applications and advise the Examination Council on the list of eligible and ineligible candidates;

...

...

...

d) To compile and submit to the Examination Council for approval the multiple-choice test scores, written test scores, and other matters within the Examination Council’s competence;

dd) To receive review requests and report to the President of the Examination Council for consideration and decision on review marking; to submit review results for approval by the Examination Council;

e) To advise the Examination Council on the announcement of examination results and the issuance of passing certificates;

g) To perform other tasks related to the examination as assigned by the Examination Council.

3. Working principles of the Secretariat:

a) The Secretariat shall be responsible before the law and the Examination Council for the performance of its tasks;

b) The Secretariat shall dissolve itself upon completion of its tasks.

Article 24. Examination Paper Board

1. The Examination Paper Board shall be established by decision of the Examination Council, comprising a Head, a Deputy Head, and members as proposed by the Head of the Secretariat.

...

...

...

a) Review and finalize the Question Bank for developing the multiple-choice test papers;

b) Prepare the written test papers;

c) Ensure absolute confidentiality and safety of the Question Bank, multiple-choice test papers, and written test papers.

3. Working principles of the Examination Paper Board:

a) The Examination Paper Board shall work collectively and be collectively responsible for the multiple-choice and written test papers;

b) Each member shall be personally responsible before the law and the Examination Council for maintaining the confidentiality of the Question Bank, multiple-choice test papers, and written test papers within their assigned scope of duties.

4. Eligibility criteria for members of the Examination Paper Board:

a) They must have professional qualifications, experience, and credibility in the notarial field;

b) Any person appointed to the Supervisory Board or the Invigilation Board shall not concurrently serve on the Examination Paper Board.

...

...

...

1. The Invigilation Board shall be established by decision of the Examination Council, comprising a Head, a Deputy Head, and members as proposed by the Head of the Secretariat.

2. Tasks, powers, and responsibilities of the Invigilation Board:

a) Assist the Examination Council in conducting the invigilation in accordance with the Examination regulations and other relevant provisions;

b) Disseminate and explain the Examination regulations to the examinees and to provide consistent instructions to the invigilators and examinees during the examination;

c) Assign room invigilators and corridor invigilators for each test, ensuring that the invigilators in a room are not repeated for other tests held in the same room;

d) Receive and safeguard the written test papers and distribute them to room invigilators as prescribed;

dd) Temporarily suspend any invigilator violating the Examination regulations and promptly report to the President of the Examination Council for decision; to handle examinees if there is evidence of their violation of the Examination regulations;

e) Other tasks and powers as prescribed and specified in the Examination regulations.

3. Working principles of the Invigilation Board: 

...

...

...

b) The Invigilation Board shall dissolve itself upon completion of its tasks.

4. Eligibility criteria for members of the Invigilation Board:

Any person appointed to the Supervisory Board or the Examination Paper Board shall not concurrently serve on the Invigilation Board.

Article 26. Answer Sheet Heading Board

1. The Answer Sheet Heading Board shall be established under a decision of the Examination Council, comprising a Head, a Deputy Head, and members as proposed by the Head of the Secretariat.

2. Tasks, powers, and responsibilities of the Answer Sheet Heading Board:

a) To receive the sealed bags of written test papers from the Examination Council for numbering, ensuring that the heading numbers do not coincide with the examinee’s registration numbers;

b) To remove the headings; to seal the written test papers after heading removal and the headings themselves. The storage of the separated written test papers and headings shall be decided by the Examination Council;

c) After the Marking Board completes the marking of written test papers, the Answer Sheet Heading Board shall match the headings with the registration numbers, seal and hand over the headings and the matching table to the Examination Council for consolidation of written test scores;

...

...

...

3. Working principles of the Answer Sheet Heading Board:

a) The Answer Sheet Heading Board shall work independently from the other Boards of the Examination Council under the direct direction of the President of the Examination Council. The Answer Sheet Heading Board shall be accountable under the law and to the President of the Examination Council for the numbering process in accordance with regulations;

b) The Answer Sheet Heading Board shall dissolve itself after completion of its tasks.

4. Eligibility criteria for members of the Answer Sheet Heading Board:

a) They must be officials or public employees of the Ministry of Justice;

b) Any person appointed to the Invigilation Board shall not participate in the Answer Sheet Heading Board.

Article 27. Marking Board

1. The Marking Board shall be established under a decision of the Examination Council, comprising a Head, a Deputy Head, and members as proposed by the Head of the Secretariat.

2. Tasks, powers, and responsibilities of the Marking Board:

...

...

...

b) Verify and investigate any irregularities, promptly report to the President of the Examination Council, and handle any arising issues during marking as directed by the President of the Examination Council;

c) Consolidate the written test scores, seal the scores and marked written test papers, and hand them over to the Examination Council;

d) Keep the results of the written test marking confidential.

3. Working principles of the Marking Board:

a) The Marking Board shall be responsible under the law and to the Examination Council for marking the written test papers in accordance with regulations;

b) The Marking Board shall dissolve itself after completion of its tasks.

4. Eligibility criteria for members of the Marking Board:

Any person appointed to the Invigilation Board or the Answer Sheet Heading Board shall not participate in the Marking Board.

Article 28. Review Board

...

...

...

2. The Review Board shall have the tasks, powers, and responsibilities to re-mark written test papers of examinees who have filed a request for review in accordance with regulations.

3. Working principles of the Review Board:

a) The Review Board shall be responsible under the law and to the Examination Council for the performance of its assigned tasks;

b) The Review Board shall dissolve itself after completion of its tasks.

4. Eligibility criteria for members of the Review Board:

Any person appointed to the Invigilation Board, the Answer Sheet Heading Board, or the Marking Board shall not participate in the Review Board.

Article 29. Preparation of Examination Papers

1. The examination papers shall comprise the multiple-choice test papers and the written test papers.

2. Preparation of the examination papers must satisfy the following conditions:

...

...

...

b) Members of the Examination Paper Board participating in preparation must be isolated from the outside from the time of commencing preparation until the conclusion of the respective test. Where necessary, with the written consent of the Head of the Examination Paper Board, members may leave or contact the outside via landline or cell phone, in which case the speakerphone must be on, the call must be recorded, and must be supervised or witnessed by a member of the Supervisory Board and a representative of the public security authority (if invited);

c) Preparation must take place at a secure, isolated location, equipped with proper means of storage, fire prevention and firefighting;

d) Envelopes containing the examination papers for delivery and transportation must be made of sufficiently durable, opaque paper, tightly sealed so no edges can be opened without breaking the seal;

dd) The entire process of delivery and transportation must be supervised by a member of the Supervisory Board, and the sealed envelopes must be stored in locked metal boxes that remain sealed during transport and delivery.

3. The examination papers must satisfy the following requirements:

a) They must be appropriate to the apprenticeship requirements;

b) Their contents and questions must be scientific, precise, coherent, clear, grammatically correct, and analytical;

c) The multiple-choice test papers must comply with the design requirements of the computer-based examination software, ensuring that the number of prepared questions is at least 3 times the number of required questions.

4. Procedures for preparation of multiple-choice test papers:

...

...

...

b) The person commissioned shall prepare the questions and answers and submit the results to the Examination Council or to the Secretariat (if authorized) for compilation into the Question Bank, and shall keep all related information confidential;

c) The Examination Paper Board shall receive the Question Bank from the Examination Council, review the questions and answers, and prepare the multiple-choice test papers as per Clause 2 of this Article.

5. The Examination Paper Board shall be responsible for preparing the written test papers and the marking guide.  

The contents of the written examination questions, answer keys and marking guidelines, after being drafted, shall be subject to peer review among the members of the Examination Paper Board as organized by the Head of the Examination Paper Board, who shall propose any revisions or amendments if deemed necessary. After the peer review has been conducted, the Head of the Examination Paper Board shall randomly select questions to compile at least three different written examination papers. The Head of the Examination Paper Board shall initial each written examination paper, seal them, and report to the Chairperson of the Examination Council for consideration and decision on the approval of the official written examination papers and the reserve written examination papers.

Article 30. Marking of Examination Papers

1. The tests shall be marked on a scale of 100 points.

a) Each written test shall be independently marked by two members of the Marking Board in accordance with the guide, answer key, and marking scale decided by the President of the Examination Council. The score of each written test shall be the average of the scores given independently by the two members of the Marking Board. If two examiners give marks that differ by 20 points or more, two other members of the Examination Board, as designated by the Head of the Examination Board, will re-mark the examinee's papers. The mark given by the second group of examiners will be the official mark for the test.

In the event that a written test shows signs of marking for identification, the Head of the Marking Board shall decide whether to conduct a third marking or a collective marking session.  The third marking or a collective marking score shall be the official mark for the written test;      

b) Multiple-choice tests shall be marked by computer.

...

...

...

3. Within 20 days from the completion of marking, the Examination Council shall approve and publish the results on the Ministry of Justice’s website and concurrently notify in writing the Departments of Justice where the examinees are registered.

Article 31. Management of Examination Papers, Results, and Registration Documents

1. Written test papers shall be sealed immediately after the examination. The headings and scores must be sealed at the end of each working day and immediately after completion of numbering, removal of headings, matching, marking, and consolidation of scores.

2. The examination papers and results shall be retained by the Ministry of Justice for 3 years from the date of publication of results as per Clause 6, Article 20 of this Circular.  Examination registration documents are kept for a period of 1 year from the examination date.

3. Upon expiry of the retention periods, the Minister of Justice shall decide on the destruction of the retained examination papers, results, and registration documents.

Article 32. Review of Written Tests

1. Within 10 working days from the date the scores are published on the Ministry of Justice’s website, examinees dissatisfied with their written test scores may submit a request for review to the Examination Council. Computer-based multiple-choice tests shall not be subject to review.

2. Within 15 working days from the end of the submission period, the President of the Examination Council shall decide to establish the Review Board.

3. The marking in examination review is carried out according to Article 30 of this Circular. The President of the Examination Council shall decide on whether to conceal the original scores and names of prior markers and to reassign new heading numbers to the reviewed tests.

...

...

...

Chapter IV

MANAGEMENT OF NOTARIAL APPRENTICESHIP

Article 33. Duties and powers of the Department of Judicial Assistance and related units under the Ministry of Justice

1. The Department of Judicial Assistance, Ministry of Justice has the following tasks and powers:

a) Provide guidance and answer questions related to the implementation of this Circular;

b) Assist the Minister of Justice in establishing the Examination Council, the Supervisory Board and performing other necessary tasks for organizing the notarial apprenticeship examinations;

c) Inspect, handle violations, and resolve complaints and whistleblowing reports related to apprenticeship as prescribed by law;

d) Perform other rights and obligations according to the Law on Notarization, this Circular and other relevant legal documents.

2. The Judicial Academy, the Personnel and Organization Department, and other relevant units under the Ministry of Justice shall perform their respective duties and powers related to apprenticeship and shall coordinate with the Department of Judicial Assistance in carrying out the duties and powers specified in Clause 1 of this Article.

...

...

...

1. Prepare and publish the List of notarial practice organizations qualified to accept apprentices in the locality on the website or the online public administration center of the Department of Justice; regularly review and update this list.

2. Appoint a qualified notarial practice organization in the locality to accept an apprentice in case the apprentice cannot make arrangements themselves; consider the refusal to accept apprentices by notarial practice organizations, the refusal to mentor apprentices, or the change of notary mentors as prescribed.

3. Carry out registration of apprenticeship, re-registration of apprenticeship, deregistration of apprenticeship, change of notarial apprenticeship organization, suspension of apprenticeship, termination of apprenticeship, and recognition of apprenticeship completion in accordance with regulations.

4. Maintain the notarial apprenticeship logbook of the Department of Justice (Form TP-TSCC-11); promptly update information on apprenticeship registration, change of notary mentors, change of notarial apprenticeship organization, suspension of apprenticeship, termination of apprenticeship, and recognition of apprenticeship completion into the logbook and the software for management of notarial activities of the Ministry of Justice.

5. Monitor and manage the admission of apprentices, the mentorship, and the apprenticeship according to this Circular and relevant legal regulations.

6. Inspect, handle violations, and resolve complaints and whistleblowing reports related to apprenticeship in accordance with regulations.

7. Perform other rights and obligations according to the Law on Notarization, this Circular and other relevant legal documents.

Article 35. Duties and powers of socio-professional organizations of notaries

1. Collect and reflect on the thoughts, aspirations, feedback, and recommendations related to apprenticeship from apprentices, notary mentors, and notarial practice organizations to the notarial authorities.

...

...

...

3. Participate in the organization of notarial apprenticeship examinations at the request of the Ministry of Justice or Departments of Justice.

4. Perform other rights and obligations according to the Law on Notarization, this Circular and other relevant legal documents.

Chapter V

IMPLEMENTATION

Article 36. Attached forms 

Issued together with this Circular are the following forms:

1a.  Application form for registration of notarial apprenticeship (Applicable to cases in which the apprentice has independently arranged and has been accepted by a notarial apprenticeship organization) (Form TP-TSCC-01a);

1b. Application form for registration of notarial apprenticeship (applicable to cases where the apprentice has independently arranged the apprenticeship but was refused) (Form TP-TSCC-01b);

2. Decision on registration of notarial apprenticeship (Form TP-TSCC-02);

...

...

...

4. Decision on deregistration of notarial apprenticeship (Form TP-TSCC-04);

5. Decision on termination of notarial apprenticeship (Form TP-TSCC-05);

6. Apprenticeship journal (Form TP-TSCC-06);

7. Apprenticeship performance report (Form TP-TSCC-07);

8. Decision on recognition of notarial apprenticeship completion (Form TP-TP-TSCC-08);

9. Notarial apprenticeship logbook of notarial practice organization (Form TP-TSCC-09);

10. Registration form to take the notarial apprenticeship examination (Form TP-TSCC-10);

11. Notarial apprenticeship logbook of the Department of Justice (Form TP-TP-TSCC-11).

Article 37. Entry into force

...

...

...

Circular No. 08/2023/TT-BTP dated October 2, 2023 of the Minister of Justice providing guidance on notarial apprenticeship shall cease to be effective from the effective date of this Circular, except for the provisions in Clause 9 Article 38 of this Circular.

Article 38. Transitional provisions

1. Persons who have completed their apprenticeship before January 1, 2015 but have not been appointed as notaries before the effective date of this Circular shall have their apprenticeship recognized and must take the notarial apprenticeship examination under this Circular.

2. Persons who are undertaking their apprenticeship under Circular No. 08/2023/TT-BTP as of the effective date of this Circular shall have their completed apprenticeship time recognized and shall continue their apprenticeship in accordance with this Circular.

Apprentices who have suspended their apprenticeship a sufficient number of times according to Circular No. 08/2023/TT-BTP may not suspend their apprenticeship again.

3. People who are qualified for apprenticeship and have submitted an application for apprenticeship registration before the effective date of this Circular will have their apprenticeship and apprenticeship registration carried out in accordance with this Circular.

4. Persons whose apprenticeship terminated before the effective date of this Circular shall be eligible to apply for re-registration of apprenticeship if they meet the conditions specified herein.

5. Persons who completed their apprenticeship under Circular No. 08/2023/TT-BTP shall be eligible to register to take the notarial apprenticeship examination under this Circular.

6. In case an examinee fails to meet the requirements in the notarial apprenticeship examinations conducted under Circular No. 04/2015/TT-BTP dated April 15, 2015 of the Minister of Justice on guidelines for notarial apprenticeship and Circular No. 08/2023/TT-BTP, the number of such failures shall be included in the total number of examination failures as prescribed in this Circular for the purpose of determining whether the examinee must re-apprentice before registering for the subsequent examination.

...

...

...

  8. A person who has a written notice from the Examination Council of previous examinations permitting the postponement of the examination shall be eligible to register for the examination in accordance with this Circular; the examination registration application shall be prepared in accordance with this Circular and attached with the written notice of the Examination Council permitting the postponement of the examination.

9. The notarial apprenticeship logbooks issued together with Circular No. 08/2023/TT-BTP shall be used until December 31, 2025.

10. Examination papers and results of notarial apprenticeship examinations conducted under Circular No. 04/2015/TT-BTP and Circular No. 08/2023/TT-BTP which have exceeded the retention period prescribed in those Circulars shall be disposed of in accordance with Clause 3 Article 31 of this Circular.

The registration applications for examinations conducted under Circular No. 04/2015/TT-BTP and Circular No. 08/2023/TT-BTP shall be disposed of in accordance with Clause 3 Article 31 of this Circular./.

PP. MINISTER
DEPUTY MINISTER




Mai Luong Khoi

...

...

...

THE SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM
Independence - Freedom - Happiness
---------------

APPLICATION FORM FOR REGISTRATION OF NOTARIAL APPRENTICESHIP

(Applicable to cases where the applicant has independently arranged the apprenticeship and has been accepted by a notarial practice organization)

To: Department of Justice of ……………… Province/City

I, in uppercase letters: ………………………; Gender (1): ………………….;

Date of birth: ...................../........................../………………………..;

Citizen Identification Card No./ID Card No./Personal Identification Number: .........………………; Date of issuance (2): …../…../………..; Place of issuance (3): ……………… (for Citizen ID Card/ID Card);

Current residence (4): ……………………………………………………………………….;

...

...

...

Certificate of completion of notary training course / Certificate of recognition of equivalence for those trained in notarial practice abroad (5) No.: ……… dated …./…./….. issued by ……………

I hereby declare that I am not subject to criminal prosecution, have not been convicted, disciplined, or subject to any administrative sanctions (In case of criminal prosecution or conviction, specify the offence, judgment number, issuing authority, and attach the judgment and a document certifying expungement of the conviction record by the competent authority; in case of disciplinary action or administrative sanctions, specify the type and duration thereof; if none, state “none”):

……………………………………………………………………………………………………...

………………………………………………………………………………………………….

I declare that I am not subject to any of the other cases ineligible for registration of notarial apprenticeship as specified in Clause 5 Article 3 of Circular No. 06/2025/TT-BTP (Specify the declaration):

…………………………………………………………………………………………………………

.……………………………………………………….………………………………………………..

…………………………………………………………………………………………………

I have independently arranged and been accepted for apprenticeship at the Public notary office/Private notary office : ………………… (6); the assigned notary mentor: ………………………… (7).

...

...

...

I undertake to comply fully with the legal regulations and perform all obligations of a notary apprentice.

[Location]......., [date]..................
Confirmation by the Head of the Public notary office/Private notary office  regarding acceptance of apprenticeship
(signature, full name, and seal)

[Location]......., [date]..................
Applicant
(Signature and full name)

Notes:

1. Items (1), (2), (3), (4):

- For online submission: information from the National Population Database shall be automatically filled into the form; the person carrying out administrative procedures does not need to manually enter such information. If the information is not retrieved, the applicant must complete the form manually.

- For paper submission (in person or by post):  The applicant must complete all fields in the form.

2. Item (5): Select only one of the two types of documents listed, and specify the certificate or decision number, date of issuance, and issuing authority.

...

...

...

4. Item (7): Specify the full name of the notary; certificate number and date of issuance.

Form TP-TSCC-01a
Issued together with Circular No. 06/2025/TT-BTP

THE SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM
Independence - Freedom - Happiness
---------------

APPLICATION FORM FOR REGISTRATION OF NOTARIAL APPRENTICESHIP

(Applicable to cases where the applicant has arranged the apprenticeship but was refused by notarial practice organizations)

To: Department of Justice of ……………… Province/City

...

...

...

Date of birth: ……………………………………………………………... /…………..………..…..;

Citizen Identification Card No./ID Card No./Personal Identification Number:....................;

Date of issuance (2): …../…../………..; Place of issuance (3): ……………… (for Citizen ID Card/ID Card);

Current residence (4): ……………………………………………………………………….;

Phone number: …………………….. Email: ……………………………………….;

Certificate of completion of notary training course / Certificate of recognition of equivalence for those trained in notarial practice abroad (5) No.: ……… dated …./…./….. issued by ……………

I hereby declare that I am not subject to criminal prosecution, have not been convicted, disciplined, or subject to any administrative sanctions (In case of criminal prosecution or conviction, specify the offence, judgment number, issuing authority, and attach the judgment and a document certifying expungement of the conviction record by the competent authority; in case of disciplinary action or administrative sanctions, specify the type and duration thereof; if none, state “none”):

……………………………………………………………………………………………………...

………………………………………………………………………………………………….

...

...

...

………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………….

I have independently arranged with the following notarial practice organizations but was refused apprenticeship:

No.

Notarial practice organization arranged for apprenticeship

Confirmation by the Head of the Public notary office/Private notary office

Notes

1

...

...

...

(7)

2

(6)

(7)

3

(6)

(7)

...

...

...

I wish to undertake my notarial apprenticeship in …………… province/city, and therefore request the Department of Justice to arrange apprenticeship for me at a qualified notarial practice organization within …………… province/city and to register my apprenticeship.

I hereby certify that all the information provided in this Application Form is true and accurate, and I shall bear all legal responsibility for the accuracy thereof, and accept any measures in accordance with regulations if any fraud or violation is detected.

I undertake to comply fully with the legal regulations and perform all obligations of a notary apprentice.

[Location]......., [date]..................
Applicant
(Signature and full name)

Notes:

1. Items (1), (2), (3), (4):

- For online submission: information from the National Population Database shall be automatically filled into the form; the person carrying out administrative procedures does not need to manually enter such information. If the information is not retrieved, the applicant must complete the form manually.

...

...

...

2. Item (5): Select only one of the two types of documents listed, and specify the certificate or decision number, date of issuance, and issuing authority.

3. Item (6): Specify the full name and address of each Public notary office or Private notary office.

4. Item (7): Specify the reason for refusal of apprenticeship; date, month, year; name, signature, and seal of the organization’s representative.

Form TP-TSCC-02
Issued together with Circular No. 06/2025/TT-BTP

PEOPLE’S COMMITTEE OF …. PROVINCE/CITY
DEPARTMENT OF JUSTICE…
--------

SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM
Independence - Freedom – Happiness
---------------

...

...

...

....., [Location]…….., [date]………………

                                                                    DECISION      

DIRECTOR OF THE DEPARTMENT OF JUSTICE

Pursuant to the Law on Notarization dated November 26, 2024;

Pursuant to Circular No. 06/2025/TT-BTP dated May 15, 2025 of the Minister of Justice providing for notarial apprenticeship;

Considering the application for registration of notarial apprenticeship of Mr./Ms. ………;

At the request of the Head of the ………… Division (1), (1)

HEREBY DECIDES:

...

...

...

Current residence (4): ……………………………………………………………………….;

Apprenticeship location (2): …………………………………………………………………….;

Notary mentor (3): ………………………………………………………………………………

Article 2. Mr./Ms. …………… shall have the rights and obligations of a notary apprentice as prescribed by law.

Article 3. This Decision takes effect as of the date of signing.

Article 4. The Chief of Office, the Head of ………… Division (1), the Head of the Public notary office/Private notary office ………… and the person named in Article 1 shall be responsible for the implementation of this Decision./.

DIRECTOR
(signature, full name, and seal)

...

...

...

1. Item (1): Specify the name of the professional division of the Department of Justice in charge of this matter.

2. Item (2): Specify the name of the Public notary office or Private notary office accepting the apprenticeship.

3. Item (3): Specify the full name of the notary; certificate number and date of issuance.

Form TP-TSCC-03
Issued together with Circular No. 06/2025/TT-BTP

THE SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM
Independence - Freedom - Happiness
---------------

APPLICATION FOR CHANGE OF NOTARIAL APPRENTICESHIP ORGANIZATION

To: Department of Justice of …………… Province/City

...

...

...

Date of birth: ……………………………………………………………...

Citizen Identification Card No./ID Card No./Personal Identification Number: ....................;

………………; Date of issuance (2): …../…../………..; Place of issuance (3): ……………… (for Citizen ID Card/ID Card);

Current residence (4): ……………………………………………………………………….;

Phone number: …………………….. Email: ……………………………………….;

I have been registered for apprenticeship under Decision No.: ………… dated ……/……/…… of the Director of the Department of Justice of …………………………………………………………………;

Registered apprenticeship organization (5): ...............................................................................;

Apprenticeship period: …… months …… days (from ……/……/…… to ……/……/……);

Reason for change of apprenticeship organization (6): ………………………………………………;

...

...

...

(* In case I have independently arranged but was refused by the new notarial practice organization, Sections (7) and (8) shall be replaced with the following content:

I have independently arranged with the following notarial practice organizations but was refused apprenticeship:

No.

Notarial practice organization

Confirmation by the Head of the Public notary office/Private notary office

Notes

1

(9)

(10)

...

...

...

2

(9)

(10)

3

(9)

(10)

I wish to continue my notarial apprenticeship in …………… province/city, and therefore request the Department of Justice to arrange a qualified notarial practice organization within …………… province/city for me to continue the apprenticeship.)

...

...

...

I undertake to comply fully with the legal regulations and perform all obligations of a notary apprentice.

............[Location]…….., [date]………………
Applicant
(signature and full name)

Confirmation by the Head of the Public notary office/Private notary office  regarding acceptance of apprenticeship (11)
(signature, full name, and seal)

Confirmation by the Head of the Public notary office/Private notary office  regarding acceptance of apprenticeship (12)
(signature, full name, and seal)

Notes:

1. Items (1), (2), (3), (4):

...

...

...

- For paper submission (in person or by post):  The applicant must complete all fields in the form.

2. Item (5): Specify the full name and address of the notarial practice organization where the apprenticeship is currently registered.

3. Item (6): Specify the reason, citing the point, clause, and article of Circular No. 06/2025/TT-BTP; if transferring to another province/city, specify the destination.

4. Item (7): Specify the name and address of the notarial practice organization to which the apprentice wishes to transfer.

5. Item (8): Specify the full name of the notary; certificate number and date of issuance (omit items (7) and (8) if requesting transfer to another province/city).

6. Item (9): Specify the name and address of each notarial practice organization.

7. Item (10): Specify the reason for refusal of apprenticeship; date, name, signature, and seal; if refusal confirmation is issued separately in writing, this confirmation is not required in the table.

8. Item (11): Confirm the apprenticeship period; number and reasons for any suspensions (if any); implementation of rights and obligations of the apprentice at the organization.

9. Item (12): Confirm acceptance of apprenticeship and assignment of a qualified notary mentor (omit if transferring to another province/city).

...

...

...

Form TP-TSCC-04
Issued together with Circular No. 06/2025/TT-BTP

PEOPLE’S COMMITTEE OF …. PROVINCE/CITY
DEPARTMENT OF JUSTICE
--------

SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM
Independence - Freedom – Happiness
---------------

No. …. /QD-STP

[Location]…….., [date]………………

HEREBY DECIDES:

...

...

...

Pursuant to the Law on Notarization dated November 26, 2024;

Pursuant to Circular No. 06/2025/TT-BTP dated May 15, 2025 of the Minister of Justice providing for notarial apprenticeship;

Considering the application for change of notarial apprenticeship organization by Mr./Ms. ………;

At the request of the Head of the ………… Division (1),

HEREBY DECIDES:

Article 1. To deregister the notarial apprenticeship in …………… province/city for Mr./Ms.: …………; Date of birth:  : ……/……/…………; Citizen Identification Card No./ID Card No./Personal Identification Number: .........………………….; Date of issuance: ……/……/……; Place of issuance: ……………… (for Citizen ID Card/ID Card).

Article 2. To certify that Mr./Ms. ………… has undergone the notarial apprenticeship in ………… province/city as follows:

Apprenticeship period (2): …… months …… days (from ……/……/…… to ……/……/……);

Apprenticeship organization (3): …………………………………………………………………;

...

...

...

Article 3. This Decision takes effect as of the date of signing.

Article 4. The Chief of Office, the Head of ………… Division (1), the Head of the Public notary office/Private notary office ………… and the person named in Article 1 shall be responsible for the implementation of this Decision./.

DIRECTOR
(signature, full name, and seal)

Notes:

1. Item (1): Specify the name of the professional division of the Department of Justice in charge of this matter.

2. Item (2): Specify in detail the number of months and days the person has completed apprenticeship at the local authority.

3. Item (3): Specify the full name and address of each Public notary office or Private notary office where the person has completed apprenticeship

...

...

...

Form TP-TSCC-05
Issued together with Circular No. 06/2025/TT-BTP

PEOPLE’S COMMITTEE OF …. PROVINCE/CITY
DEPARTMENT OF JUSTICE
--------

SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM
Independence - Freedom – Happiness
---------------

No. …. /QD-STP

[Location]…….., [date]………………

...

...

...

DIRECTOR OF THE DEPARTMENT OF JUSTICE

Pursuant to the Law on Notarization dated November 26, 2024;

Pursuant to Circular No. 06/2025/TT-BTP dated May 15, 2025 of the Minister of Justice providing for notarial apprenticeship;

Considering the report by the Head of the Public notary office/Private notary office ………… (1);

At the request of the Head of the ………… Division (2),

HEREBY DECIDES:

Article 1. To terminate the notarial apprenticeship in ………… province/city for Mr./Ms.: …………; Date of birth: .........……/……/…………; Citizen Identification Card No./ID Card No./Personal Identification Number: .........………………….; Date of issuance: ……/……/……; Place of issuance:  ……………… (for Citizen ID Card/ID Card).

Reason for termination: ………………………………………………………………………… (3)

Article 2. Mr./Ms. ………… shall cease all rights and obligations of a notary apprentice as prescribed by law.

...

...

...

Article 4. The Chief of Office, the Head of ………… Division (2), the Head of the Public notary office/Private notary office ………… (1), and the person named in Article 1 shall be responsible for the implementation of this Decision./.

DIRECTOR
(signature, full name, and seal)

Notes:

1. Item (1): Specify the name of the Public notary office/Private notary office reporting the matter; in the case specified in Point k, Clause 1, Article 9 of Circular No. 06/2025/TT-BTP, this information is not required.

2. Item (2): Specify the name of the professional division of the Department of Justice in charge of this matter.

3. Item (3): Specify the reason for termination of apprenticeship, indicating the applicable Point of Clause 1, Article 9 of Circular No. 06/2025/TT-BTP.

...

...

...

Form TP-TSCC-06
Issued together with Circular No. 06/2025/TT-BTP

NOTARIAL APPRENTICESHIP JOURNAL

Name of apprentice: .............................................................................................

Name and address of the notarial practice organization accepting the apprenticeship: …………

Name of the notary mentor: ………………………………………………………………………
Decision on appointment of notary No.: ………… dated ……/……/……; Notary card No.: ………… dated ……/……/……;

Date of apprenticeship registration: ...........................................................................................

Apprenticeship period: …… months, from ……/……/…… to ……/……/……

...

...

...

(Cover page)

...

...

...

Date

Assigned tasks

Requirements on result and time of completion

Actual result and completion time

Notes

Comments and confirmation of the notary mentor

(1)

(2)

(3)

...

...

...

(5)

(6)

(7)

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

[Location]......., [date]..................
Confirmation by the Head of the Public notary office/Private notary office (8)
(signature, full name, and seal)

Guidance on filling in:

1. Item (1): Enter serial number;

2. Item (2): Enter date, month, year of the apprenticeship activities;

3. Item (3): Specify assigned tasks;

4. Item (4): Specify requirements on the result and the time for completing the assigned tasks;

5. Item (5): Specify the actual result and the time taken to complete the tasks;

6. Item (6): Enter any issues arising or remarks during task performance;

7. Item (7): The notary mentor records comments on the results of each assigned task and signs to confirm at the end of each week;

...

...

...

Form TP-TSCC-07
Issued together with Circular No. 06/2025/TT-BTP

THE SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM
Independence - Freedom - Happiness
---------------

NOTARIAL APPRENTICESHIP PERFORMANCE REPORT

To: Department of Justice of ………… province/city

Full name of the apprentice: …………………………………………………………;

Date of birth: ........................................................................

Gender (1): …………………………

...

...

...

Date of issuance (2): ……/……/……; Place of issuance (3): ………… (for Citizen ID Card/ID Card)

Current residence (4): …………………………………………………………………………

Phone number: ……………………… Email: …………………………………………………

Apprenticeship organization (5): ………………………………………………………………

Notary mentor (6): ….…………………………………....;

Apprenticeship period: 12 months (from  ..…/……/…..  to .…/…/…..).

Apprenticeship performance report shall include:

a) Report on the tasks performed under Article 5 of Circular No. 06/2025/TT-BTP (quantity, types of tasks, content, results, legal knowledge, notarial practice skills learned and experience gained through the assigned tasks, time taken to process notarization requests as assigned by the notary mentor); report on the solutions to 03 notarization request situations instructed during the apprenticeship;

b) Performance of rights and obligations of the apprentice;

...

...

...

d) Difficulties and obstacles encountered during the apprenticeship and proposals and recommendations.

The above is my report on the performance of the notarial apprenticeship. I respectfully request the Department of Justice of ………… province/city to consider recognizing that I have completed the apprenticeship and am eligible to register for the examination for completion of the notarial apprenticeship.

[Location]......., [date]..................
Notary apprentice
(signature, full name)

SECTION FOR COMMENTS OF THE NOTARY MENTOR

I, notary ………… (6), as the notary mentor of Mr./Ms. …………., hereby give my comments on the apprenticeship of Mr./Ms. ………… from ……/……/…… to ……/……/…… at ………… (5) as follows:

1. Regarding competence, professional qualifications, and notarial skills:

...

...

...

…………………………………………………………………………………...

2. Regarding discipline and compliance with the law:

…………………………………………………………………………………...

…………………………………………………………………………………...

3. Regarding professional ethics and compliance with the Code of Ethics of Notarial Practice:

…………………………………………………………………………………...

…………………………………………………………………………………...

4. Conclusion:

Pursuant to regulations on notarial apprenticeship, I hereby assess that Mr./Ms. ………… has completed the apprenticeship period, fulfilled the obligations of an apprentice and is eligible to register for the notarial apprenticeship examination.

...

...

...

……. [Location]......., [date]..................
Notary mentor
(signature, full name)

CONFIRMATION OF THE NOTARIAL PRACTICE ORGANIZATION RECEIVING THE APPRENTICE

1. Regarding the apprenticeship process of the apprentice:

…………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………

2. Regarding the mentorship process of the notary mentor:

…………………………………………………………………………………

...

...

...

[Location]......., [date]..................
Head of the Public notary office/Private notary office receiving the apprentice
(signature, full name, and seal)

* Notes:

1. Items (1), (2), (3), (4):

- For online submission: information from the National Population Database shall be automatically filled into the form; the person carrying out administrative procedures does not need to manually enter such information. If the information is not retrieved, the applicant must complete the form manually.

- For paper submission (in person or by post):  The applicant must complete all fields in the form.

2. Item (5): Specify the full name and address of the Public notary office or Private notary office accepting the apprenticeship.

3. Item (6): Specify the full name of the notary; the number and date of the decision on appointment of the notary; the number and date of issuance of the notary card.

...

...

...

- In case the apprentice did not change the apprenticeship organization but was mentored by more than one notary, specify the information of each notary mentor and the mentoring duration of each.

 - In case the apprenticeship was performed in more than one notarial practice organization, specify the name, address of each organization, the period of apprenticeship in each, the information of each notary mentor, the mentoring duration of each, and report the tasks performed under Article 5 of Circular No. 06/2025/TT-BTP for each organization where the apprenticeship was performed.

- Requirements for the Apprenticeship performance report:

+ The report must be presented clearly, honestly, seriously, without erasure or copying from other reports.

+ The total number of pages of the report (excluding the mentor’s comments and the confirmation of the receiving notarial practice organization) must be at least 15 A4 pages in portrait orientation (page setup: line spacing 18pt, paragraph spacing  6pt, top margin 2cm, bottom margin 2cm, left margin 3cm, right margin 2cm; page numbers placed in the center at the top of each page, using Arabic numerals 1, 2, 3…). 

+ The report must be prepared in Winword, using Times New Roman font, size 14, normal character density, justified alignment.

+ The report must be stamped across the pages by the receiving notarial practice organization; if the apprenticeship was performed in more than one organization, the report must be stamped across the pages by the last notarial practice organization where the apprenticeship was performed.

...

...

...

PEOPLE’S COMMITTEE OF …. PROVINCE/CITY
DEPARTMENT OF JUSTICE
--------

SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM
Independence - Freedom – Happiness
---------------

No. …. /QD-STP

...., [Location]…….., [date]………………

DECISION

DIRECTOR OF THE DEPARTMENT OF JUSTICE

Pursuant to the Law on Notarization dated November 26, 2024;

...

...

...

At the request of the Head of the ...(1) Division,

DECISION:

Article 1. To recognize the completion of the notarial apprenticeship of Mr./Ms. ………………………..; Date of birth: ........./........../………...; Citizen identification card No./Identification card No./Personal identification number:  .........………………….; Date of issuance: ……/……/……; Place of issuance: ……………… (for Citizen ID Card/ID Card).

Article 2. This Decision takes effect as of the date of signing.

Article 3. The Chief of the Office, the Head of the ...(1) Division, and Mr./Ms. named in Article 1 shall be responsible for implementing this Decision./.

DIRECTOR
(signature, full name, and seal)

Notes:

...

...

...

Form TP-TSCC-09
Issued together with Circular No. 06/2025/TT-BTP

DEPARTMENT OF JUSTICE OF…..PROVINCE/CITY
PUBLIC NOTARY OFFICE … / PRIVATE NOTARY OFFICE …
--------

SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM
Independence - Freedom – Happiness
---------------

NOTARIAL APPRENTICESHIP LOGBOOK OF NOTARIAL PRACTICE ORGANIZATION

...

...

...

Register No.: ………………/STP-TDTS-TCHNCC

Opened on: …...... month …....... year ........

Closed on: ……... month ........ year….....

(Cover page)

No.

Full name of the apprentice

...

...

...

Gender

ID card/

Citizen Identification Card/Personal Identification Number;

Date of issuance, place of issuance

Number, date, month, year of the Certificate of completion of the notary training course/Decision on recognition of equivalence for persons trained in notarial practice abroad

Number, date, month, year of the Decision on registration of apprenticeship

Full name; number, date, month, year of issuance of the notary card of the notary mentor

Changes during the apprenticeship (1)

Apprenticeship result (2)

...

...

...

Female

1

...

...

...

2

...

...

...

…

...

...

...

...

...

...

- Total number of apprentices whose apprenticeship was suspended: …

- Total number of apprentices who changed apprenticeship organization: …

- Total number of apprentices whose apprenticeship was terminated: …

Total number of apprentices who completed apprenticeship: …

.........[Location]…….., [date]………………
Head of the Public notary office/Private notary office
(signed, full name, and seal)

Notes:

1. In box (1): Specify the number of times the apprenticeship was suspended, changes of apprenticeship organization, changes of notary mentor, etc.

...

...

...

Form TP-TSCC-10
Issued together with Circular No. 06/2025/TT-BTP

THE SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM
Independence - Freedom - Happiness
---------------

REGISTRATION FORM FOR PARTICIPATION IN

THE NOTARIAL APPRENTICESHIP EXAMINATION

(Notarial apprenticeship examination No. ….) (5)

To: The Ministry of Justice

My name is:  ..........................................................; Gender (1):....................................;

...

...

...

Citizen Identification Card No./ID Card No./Personal Identification Number: ....................;

Date of issuance (2): …../…../………..; Place of issuance (3): ……………… (for Citizen ID Card/ID Card);

Current residence (4): …………………………………………………………………………;

Phone number: ……………………..; Email: …………………………………….;

I have completed the period and obligations of apprenticeship at (6): ………...….....;

Notary mentor (7): ..............................................................;

Apprenticeship period: 12 months, from date …./…./…. to date …./…./………….;

I have been recognized as having completed the apprenticeship under Decision No.: ………………… dated …./…./…. of the Department of Justice of ………… Province/City;

I have previously participated in the notarial apprenticeship examination (8): ……..…..;

...

...

...

[Location]…….., [date]………………
Applicant
(Signature and full name)

Notes:

1. Items (1), (2), (3), (4):

- For online submission: information from the National Population Database shall be automatically filled into the form; the person carrying out administrative procedures does not need to manually enter such information. If the information is not retrieved, the applicant must complete the form manually.

- For paper submission (in person or by post):  The applicant must complete all fields in the form.

2. Box (5): Specify the examination you wish to register for, e.g.,  “sixth examination.”

3. Box (6): Specify the name and address of the Public notary office/Private notary office where you completed apprenticeship; if you changed apprenticeship organizations, list all organizations.

...

...

...

5. Box (8): Specify examinations already attended, e.g.,  “third examination;” if more than one, list all.  If this is the first registration, state: “Have not attended any notarial apprenticeship examination.”

Form TP-TSCC-11
Issued together with Circular No. 06/2025/TT-BTP

PEOPLE’S COMMITTEE OF PROVINCE/CITY…
DEPARTMENT OF JUSTICE
--------

SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM
Independence - Freedom – Happiness
---------------

...

...

...

REGISTER OF NOTARIAL APPRENTICESHIP OF THE DEPARTMENT OF JUSTICE

Volume No.: ………………/STP-TDTS

Date of Opening: …...... month…....... year........

Date of Closing: ...... month........ year….....

(Cover page)

...

...

...

No.

Full name of the apprentice

Year of birth

Gender

ID card/

Citizen Identification Card/Personal Identification Number;

Date of issuance, place of issuance 

Number, date, month, year of the Certificate of completion of the notary training course/Decision on recognition of equivalence for persons trained in notarial practice abroad

Date of entry into the Register

...

...

...

Full name; number, date, month, year of issuance of the notary card of the notary mentor

Changes during the apprenticeship (1)

Apprenticeship result (2)

Male

Female

...

...

...

1

...

...

...

2

...

...

...

3

...

...

...

…

...

...

...

As of December 31, …:         - Total number of apprentices:

...

...

...

                                    Total number of apprentices who changed apprenticeship organization:

                                    - Total number of apprentices whose apprenticeship was terminated:

                                    - Total number of apprentices who completed apprenticeship:

[Location]......., [date]..................
DIRECTOR
(signature, full name, and seal)

Notes:

1. In box (1): Specify the number of times the apprenticeship was suspended, changes of apprenticeship organization, changes of notary mentor, etc.

2. In box (2): Specify whether the apprentice completed the apprenticeship period and obligations; if not completed, state the reason clearly.

...

...

...