|
ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH NINH THUẬN
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 748/QĐ-UBND
|
Ninh
Thuận, ngày 28 tháng 12 năm 2023
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, KHAI THÁC, SỬ DỤNG CƠ SỞ DỮ LIỆU
CÔNG CHỨNG, CHỨNG THỰC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH NINH THUẬN
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH NINH THUẬN
Căn cứ Luật Tổ chức chính
quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015;
Căn cứ Luật Sửa đổi, bổ sung
một số điều của Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức chính quyền địa phương
ngày 22 tháng 11 năm 2019;
Căn cứ Luật Công nghệ thông
tin ngày 29 tháng 6 năm 2006;
Căn cứ Luật Công chứng ngày
20 tháng 6 năm 2014;
Căn cứ Nghị định số
23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc,
chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao
dịch;
Căn cứ Nghị định số
29/2015/NĐ-CP ngày 15 tháng 3 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng
dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng;
Căn cứ Nghị định số
47/2020/NĐ-CP ngày 09 tháng 4 năm 2020 của Chính phủ quản lý, kết nối và chia sẻ
dữ liệu số của cơ quan Nhà nước;
Căn cứ Thông tư số
01/2021/TT-BTP ngày 03 tháng 02 năm 2021 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết
một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở
Tư pháp tại Tờ trình số 3746/TTr-STP ngày 15 tháng 12 năm 2023.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban
hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý, khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu
công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh Ninh Thuận, gồm 03 chương, 18 điều.
Điều 2. Hiệu
lực thi hành
Quyết định này có hiệu lực thi
hành kể từ ngày ký ban hành.
Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân
tỉnh; Thủ trưởng các Sở, ban, ngành cấp tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện,
thành phố; các tổ chức hành nghề công chứng; các cơ quan, tổ chức, cá nhân có
liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
|
TM. ỦY BAN NHÂN
DÂN
CHỦ TỊCH
Trần Quốc Nam
|
QUY CHẾ
QUẢN LÝ, KHAI THÁC, SỬ DỤNG CƠ SỞ DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG, CHỨNG
THỰC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH NINH THUẬN
(Kèm theo Quyết định số 748/QĐ-UBND ngày 28/12/2023 của Ủy ban nhân dân tỉnh
Ninh Thuận)
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1.
Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng
1. Phạm vi điều chỉnh
Quy chế này quy định việc quản
lý, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh
Ninh Thuận; quyền, nghĩa vụ của các tổ chức, cá nhân có liên quan trong việc thực
hiện Quy chế này.
2. Đối tượng áp dụng:
a) Các Sở: Tư pháp, Thông tin
và Truyền thông, Tài nguyên và Môi trường; Cục Thi hành án dân sự tỉnh; Chi Cục
thi hành án dân sự các huyện, thành phố; Văn phòng đăng ký đất đai tỉnh và các
Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai các huyện, thành phố.
b) Phòng Tư pháp các huyện, thành
phố (viết tắt là Phòng Tư pháp).
c) Ủy ban nhân dân cấp xã.
d) Các tổ chức hành nghề công
chứng trên địa bàn tỉnh.
đ) Các cơ quan, tổ chức, cá
nhân có liên quan đến việc quản lý, cung cấp, cập nhật, trách nhiệm phối hợp,
khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực đối với hợp đồng, giao
dịch trên địa bàn tỉnh.
Điều 2.
Giải thích từ ngữ
Trong Quy chế này, các từ ngữ
dưới đây được hiểu như sau:
1. Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng
thực (viết tắt là Cơ sở dữ liệu) là hệ thống Cơ sở dữ liệu điện tử có địa chỉ tại
http://qlccninhthuan.gov.vn, được lưu trữ cơ sở dữ liệu tại Trung tâm tích dữ
liệu tỉnh, bao gồm các thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của
tài sản và các thông tin về biện pháp ngăn chặn được áp dụng đối với tài sản có
liên quan đến hợp đồng, giao dịch đã được công chứng, chứng thực.
2. Thông tin ngăn chặn là thông
tin bằng văn bản do các cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật ban
hành yêu cầu không thực hiện hoặc tạm dừng thực hiện công chứng, chứng thực hợp
đồng, giao dịch đối với tài sản của cá nhân, tổ chức. Văn bản ngăn chặn là cơ sở
pháp lý để công chứng viên, người thực hiện chứng thực xem xét việc từ chối thực
hiện việc công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch có liên quan đến tài sản
đó.
3. Thông tin giải tỏa ngăn chặn
là thông tin được thể hiện bằng văn bản do chính cơ quan đã có yêu cầu ngăn chặn
trước đây phát hành văn bản hủy bỏ biện pháp ngăn chặn đó. Văn bản giải tỏa
ngăn chặn của cơ quan có thẩm quyền là căn cứ pháp lý để công chứng viên, người
thực hiện chứng thực thực hiện việc công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch
bị ngăn chặn trước đó.
4. Thông tin về hợp đồng, giao
dịch là nội dung thông tin cơ bản của hợp đồng, giao dịch đã công chứng, chứng
thực, được tổ chức hành nghề công chứng, Phòng Tư pháp và Ủy ban nhân dân cấp
xã cập nhật vào Cơ sở dữ liệu.
5. Tài khoản là những thông số
nhất định mà người quản lý, khai thác, sử dụng được cấp để truy cập vào hệ thống,
gồm có tên người sử dụng và mật khẩu.
Điều 3.
Nguyên tắc quản lý, cung cấp, cập nhật, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu
1. Việc cập nhật thông tin vào
Cơ sở dữ liệu phải đảm bảo đầy đủ, chính xác và kịp thời.
2. Các hoạt động cập nhật, tra
cứu, cung cấp, sử dụng Cơ sở dữ liệu theo Quy chế này là một hoạt động nghiệp vụ
công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch; không làm phát sinh thủ tục hành
chính đối với người có yêu cầu công chứng, chứng thực.
3. Việc sử dụng cơ sở dữ liệu để
thực hiện công chứng, chứng thực các hợp đồng, giao dịch không loại trừ trách
nhiệm của công chứng viên, người thực hiện chứng thực, người yêu cầu công chứng,
người yêu cầu chứng thực và cá nhân, tổ chức có liên quan khác theo quy định của
pháp luật.
4. Bảo đảm quyền của các tổ chức,
cá nhân được tiếp cận, quản lý, khai thác, sử dụng thông tin trong Cơ sở dữ liệu
phù hợp với quy định của pháp luật.
5. Việc nhập, sửa chữa, xóa
thông tin phải được ghi nhận bằng nhật ký tự động đã được thiết kế sẵn trong Cơ
sở dữ liệu.
6. Bảo đảm an toàn, an ninh
thông tin.
Điều 4. Những
hành vi bị nghiêm cấm
1. Cấp tài khoản truy cập cho
cá nhân, tổ chức không phải là đối tượng được cấp tài khoản; truy cập vào Cơ sở
dữ liệu bằng tài khoản của người khác hoặc cho người khác sử dụng tài khoản của
mình để truy cập vào Cơ sở dữ liệu khi chưa được sự đồng ý của Thủ trưởng cơ
quan, đơn vị, tổ chức; tiết lộ tài khoản của cơ quan, đơn vị, của tổ chức hành
nghề công chứng cho người không có trách nhiệm, thẩm quyền.
2. Truy cập vào Cơ sở dữ liệu để
thực hiện các công việc không được giao; sử dụng cơ sở dữ liệu và thông tin
trong Cơ sở dữ liệu vào những mục đích trái pháp luật, mục đích khác không phục
vụ cho hoạt động công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch của tổ chức mình
hay hoạt động quản lý Nhà nước về công chứng, chứng thực.
3. Không cập nhật hoặc cập nhật
thông tin không kịp thời, không chính xác; có hành vi ngăn cản việc cập nhật
thông tin vào cơ sở dữ liệu.
4. Sửa đổi, xóa bỏ thông tin
trong Cơ sở dữ liệu trái quy định, làm sai lệch, thay đổi dữ liệu hoặc bất kỳ
hành vi nào khác tác động đến hoạt động, thông tin có trong Cơ sở dữ liệu.
5. Sử dụng hoặc tiết lộ các
thông tin về cá nhân, tổ chức, tài sản và các thông tin khác trái pháp luật mà
mình biết trong quá trình quản lý, cung cấp, cập nhật, khai thác, sử dụng Cơ sở
dữ liệu.
6. Những hành vi vi phạm pháp
luật khác theo quy định của pháp luật.
Chương II
QUY ĐỊNH CỤ THỂ
Điều 5. Cấp,
quản lý, sử dụng tài khoản trong Cơ sở dữ liệu
1. Người được cấp tài khoản
truy cập vào Cơ sở dữ liệu gồm:
a) Giám đốc Sở Tư pháp, Phó Giám
đốc Sở Tư pháp phụ trách lĩnh vực công chứng, chứng thực, lãnh đạo và chuyên
viên bộ phận chuyên môn tham mưu quản lý Nhà nước về công chứng, chứng thực của
Sở Tư pháp.
b) Trưởng các tổ chức hành nghề
công chứng, công chứng viên và viên chức, nhân viên của các tổ chức hành nghề
công chứng theo phân công của Trưởng các tổ chức hành nghề công chứng.
c) Người thực hiện chứng thực
và công chức tham mưu thực hiện công tác chứng thực của Phòng Tư pháp theo phân
công của Trưởng Phòng Tư pháp.
d) Người thực hiện chứng thực
và công chức Tư pháp - Hộ tịch thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã theo phân công của
Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã.
đ) Tổ chức, cá nhân khác có
liên quan trong phối hợp thực hiện công tác quản lý Nhà nước về công chứng, chứng
thực tại các cơ quan, đơn vị: Sở Tài nguyên và Môi trường, Cục Thi hành án dân
sự tỉnh; Chi Cục thi hành án dân sự các huyện, thành phố; Văn phòng đăng ký đất
đai tỉnh và các Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai các huyện, thành phố.
2. Các cơ quan, đơn vị, tổ chức
quy định tại các điểm b, c, d, đ khoản 1 Điều này, lập danh sách yêu cầu cấp
tài khoản cho các cá nhân của cơ quan, đơn vị, tổ chức mình và gửi về Sở Tư
pháp để xem xét, cấp tài khoản.
3. Cơ quan, đơn vị, tổ chức nơi
người được cấp tài khoản công tác có trách nhiệm chỉ đạo cán bộ, công chức,
viên chức, nhân viên thuộc cơ quan, đơn vị, tổ chức mình thực hiện việc cập nhật
dữ liệu vào Cơ sở dữ liệu, tra cứu thông tin trong Cơ sở dữ liệu; thường xuyên
rà soát đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên được cấp tài khoản để đề
nghị Sở Tư pháp khóa, mở lại tài khoản bị khóa hoặc xóa tài khoản.
4. Người được cấp tài khoản có
trách nhiệm quản lý, bảo mật tài khoản được cấp và chịu trách nhiệm về mọi tác
động của tài khoản được cấp đối với Cơ sở dữ liệu.
5. Tài khoản truy cập vào Cơ sở
dữ liệu đã được cấp bị khóa trong các trường hợp sau:
a) Công chứng viên bị tạm đình
chỉ hành nghề công chứng hoặc bị tước quyền sử dụng thẻ công chứng viên; cán bộ,
công chức, viên chức bị tạm đình chỉ công tác.
b) Cá nhân đã được cấp tài khoản
nhưng không thực hiện nhiệm vụ có liên quan đến Cơ sở dữ liệu do sự phân công của
cơ quan, đơn vị, tổ chức.
c) Tổ chức, cá nhân có hành vi
vi phạm quy định tại Điều 4 của Quy chế này.
Tài khoản bị khóa được mở lại
theo đề nghị của cơ quan, đơn vị, tổ chức nơi cán bộ, công chức, viên chức,
nhân viên công tác khi người được cấp tài khoản tiếp tục thực hiện nhiệm vụ có
liên quan đến Cơ sở dữ liệu.
6. Tài khoản truy cập vào Cơ sở
dữ liệu đã được cấp bị xóa trong các trường hợp sau:
a) Công chứng viên đã miễn nhiệm,
bị xóa đăng ký hành nghề và thu hồi Thẻ công chứng viên.
b) Cá nhân được cấp tài khoản
chuyển công tác, thôi việc, nghỉ hưu.
c) Cơ quan, đơn vị, tổ chức được
cấp tài khoản bị giải thể, chuyển đổi, chấm dứt hoạt động, sáp nhập, hợp nhất
theo quy định của pháp luật.
7. Sở Tư pháp căn cứ vào yêu cầu
của hoạt động công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch và công tác quản lý
Nhà nước để thực hiện việc quản lý, cấp, khóa hoặc mở lại, xóa tài khoản trong
Cơ sở dữ liệu theo quy định của pháp luật và của Quy chế này.
Điều 6.
Cung cấp, tiếp nhận thông tin ngăn chặn và thông tin giải tỏa ngăn chặn
1. Sở Tư pháp là cơ quan tiếp
nhận các thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn từ các cơ quan có
liên quan để quản lý, cập nhật vào Cơ sở dữ liệu, gồm:
a) Thông tin ngăn chặn, giải tỏa
ngăn chặn do Tòa án nhân dân các cấp, Tòa án quân sự các cấp cung cấp.
b) Thông tin có liên quan đến
việc kê biên tài sản, chấm dứt kê biên tài sản, thông tin ngăn chặn, giải tỏa
ngăn chặn do Viện Kiểm sát nhân dân các cấp cung cấp.
c) Thông tin ngăn chặn, giải tỏa
ngăn chặn liên quan đến tài sản do Cơ quan điều tra và cơ quan được giao nhiệm
vụ tiến hành một số hoạt động điều tra Công an các cấp cung cấp.
d) Thông tin khác có liên quan
đến ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cung cấp
theo quy định của pháp luật.
2. Sở Tài nguyên và Môi trường,
Cục Thi hành án dân sự tỉnh; Chi Cục thi hành án dân sự các huyện, thành phố;
Văn phòng đăng ký đất đai tỉnh và các Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai các huyện,
thành phố cập nhật vào Cơ sở dữ liệu các thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa
ngăn chặn do cơ quan, đơn vị ban hành, gồm:
a) Quyết định thu hồi, hủy bỏ
Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với
đất do Ủy ban nhân dân, cơ quan Tài nguyên và Môi trường cung cấp.
b) Thông tin có liên quan đến
việc kê biên tài sản, chấm dứt kê biên tài sản, thông tin ngăn chặn, giải tỏa
ngăn chặn do cơ quan Thi hành án dân sự các cấp ban hành.
c) Thông tin khác có liên quan
đến ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn do cơ quan, đơn vị ban hành.
3. Nội dung thông tin ngăn chặn
a) Thông tin chung gồm: loại
ngăn chặn, loại văn bản ngăn chặn, số ký hiệu văn bản, trích yếu văn bản và
ngày, tháng, năm ban hành văn bản ngăn chặn; ngày, tháng, năm có hiệu lực của
văn bản ngăn chặn; lý do ngăn chặn, cơ quan ban hành văn bản, kèm tệp tin văn bản
ngăn chặn.
b) Thông tin về tài sản gồm: bất
động sản, động sản.
- Thông tin tài sản là bất động
sản gồm: tên tài sản, số Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, số vào sổ cấp Giấy
chứng nhận quyền sử dụng đất, nơi cấp, ngày tháng năm cấp, số thửa đất, tờ bản
đồ, địa chỉ thửa đất, diện tích, mục đích sử dụng đất theo đúng nội dung thể hiện
trên giấy Chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn
liền với đất.
- Thông tin tài sản là động sản
có đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng và tài sản khác gồm các thông tin: tên
tài sản, số đăng ký tài sản, số giấy chứng nhận, giấy đăng ký tài sản, cơ quan
cấp, ngày tháng năm cấp và các thông tin mô tả về tài sản trên các giấy tờ chứng
minh quyền tài sản.
4. Thông tin ngăn chặn, thông
tin giải tỏa ngăn chặn và văn bản trao đổi thông tin khác có liên quan được lưu
trữ, bảo quản khoa học, có hệ thống tại Sở Tư pháp theo quy định của pháp luật.
Điều 7. Cập
nhật thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn
1. Sau khi ban hành, tiếp nhận
thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn; trong thời hạn 01 ngày
làm việc, Sở Tư pháp, Sở Tài nguyên và Môi trường, Cục Thi hành án dân sự tỉnh;
các Chi Cục thi hành án dân sự các huyện, thành phố; Văn phòng đăng ký đất đai
tỉnh và các Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai các huyện, thành phố tiến hành
cập nhật đầy đủ, chính xác các thông tin vào phần thông tin ngăn chặn.
2. Đối với thông tin ngăn chặn
đã có trên Cơ sở dữ liệu thì trong thời hạn 01 ngày làm việc, công chức
Sở Tư pháp được giao nhiệm vụ cập nhật phải kiểm tra thông tin: nếu thông tin
đã có phù hợp với thông tin ngăn chặn mới nhận được thì không nhập lại dữ liệu;
nếu thông tin đã có không phù hợp với thông tin ngăn chặn mới nhận được thì phải
nhập thông tin ngăn chặn mới vào Cơ sở dữ liệu.
3. Đối với thông tin giải tỏa
ngăn chặn đã có trên Cơ sở dữ liệu, công chức được giao nhiệm vụ cập nhật phải
kiểm tra thông tin: nếu thông tin giải tỏa ngăn chặn phù hợp với thông tin ngăn
chặn đã có thì thực hiện việc giải tỏa ngăn chặn; nếu thông tin giải tỏa ngăn
chặn không phù hợp với thông tin ngăn chặn đã có thì trong thời hạn 01 ngày
làm việc phải báo cáo Lãnh đạo cơ quan, đơn vị để kịp thời xử lý, giải quyết.
4. Khi phát hiện thấy những điểm
bất hợp lý về thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn thì trong thời
hạn 01 ngày làm việc, công chức được giao nhiệm vụ tiếp nhận, cập nhật
thông tin phải báo cáo ngay với Lãnh đạo cơ quan, đơn vị và phối hợp với Sở Tư
pháp để kịp thời xử lý, giải quyết.
Điều 8. Cập
nhật thông tin hợp đồng, giao dịch vào Cơ sở dữ liệu
1. Nội dung thông tin nhập vào
Cơ sở dữ liệu
a) Thông tin cơ bản của hợp đồng,
giao dịch được cập nhật vào Cơ sở dữ liệu (Các trường thông tin có gắn dấu sao
(*) trong Cơ sở dữ liệu là yêu cầu bắt buộc cập nhật) gồm có:
- Thông tin về hợp đồng, giao dịch:
tên loại hợp đồng, giao dịch; số hợp đồng, giao dịch; ngày, tháng, năm ký kết hợp
đồng, giao dịch.
- Thông tin về các bên tham gia
hợp đồng, giao dịch, cụ thể:
+ Đối với cá nhân: họ và tên;
ngày tháng năm sinh; số Chứng minh nhân dân hoặc số Hộ chiếu hoặc số Thẻ căn cước
công dân; ngày, tháng, năm cấp, nơi cấp; địa chỉ nơi cư trú của các bên tham
gia giao dịch.
+ Đối với tổ chức: tên gọi tổ
chức; địa chỉ trụ sở; số giấy đăng ký kinh doanh hoặc quyết định thành lập và
người đại diện (chức vụ; ngày, tháng, năm sinh; số Chứng minh nhân dân hoặc số
Hộ chiếu hoặc số Thẻ căn cước công dân; ngày, tháng, năm cấp, nơi cấp và địa chỉ
của người đại diện).
- Thông tin về tài sản, cụ thể:
+ Đối với tài sản là bất động sản
gồm quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất thì nhập: địa chỉ tài sản; số
giấy chứng nhận, số vào sổ, nơi cấp, ngày, tháng, năm cấp, số thửa đất, số tờ bản
đồ; tài sản gắn liền với đất (nếu có).
+ Đối với tài sản là động sản
có đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng và tài sản khác thì nhập: số đăng ký tài
sản, số giấy chứng nhận, giấy đăng ký tài sản; mã số giấy tờ, ngày, tháng, năm
cấp và các thông tin mô tả về tài sản trên các giấy tờ chứng minh quyền tài sản
(nếu có).
- Các thông tin khác có liên
quan.
b) Đối với Di chúc thì nhập các
thông tin sau:
- Thông tin về người lập di
chúc: họ và tên; ngày, tháng, năm sinh; số chứng minh nhân dân hoặc số Hộ chiếu
hoặc số Thẻ căn cước công dân, ngày, tháng, năm cấp, nơi cấp.
- Thông tin về tài sản và các
thông tin khác: thực hiện theo khoản 1 Điều này.
2. Cập nhật thông tin về hợp đồng,
giao dịch
a) Thông tin về hợp đồng, giao dịch
cập nhật vào Cơ sở dữ liệu gồm: hợp đồng, giao dịch đã được công chứng viên của
tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận, công chức thực hiện chứng thực của
Phòng Tư pháp cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã chứng thực và các thông tin
khác liên quan đến việc công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch.
b) Thông tin về hợp đồng, giao
dịch phải được cập nhật chính xác, đầy đủ vào Cơ sở dữ liệu trước khi trả kết
quả cho người yêu cầu công chứng, chứng thực.
c) Việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ,
chấm dứt, đơn phương chấm dứt, sửa lỗi kỹ thuật đối với hợp đồng, giao dịch đã
được công chứng, chứng thực phải được cập nhật theo quy định tại điểm b khoản 2
Điều này.
3. Trường hợp phát hiện sai sót
sau khi thông tin đã được cập nhật vào Cơ sở dữ liệu, các cơ quan thực hiện chứng
thực, tổ chức hành nghề công chứng báo cáo Sở Tư pháp để kiểm tra và tiến hành
sửa chữa sai sót cho chính xác với thông tin trong hợp đồng, giao dịch hoặc thực
hiện việc xóa thông tin.
Điều 9. Lưu
trữ thông tin Cơ sở dữ liệu
1. Thông tin cơ sở dữ liệu được
lưu trữ dưới dạng văn bản, hồ sơ giấy và số hóa.
2. Thông tin cơ sở dữ liệu được
lưu trữ, bảo quản có hệ thống, đảm bảo khoa học, dễ tìm, dễ bảo quản và phải được
bảo vệ an toàn tại Sở Tư pháp, các tổ chức hành nghề công chứng, Phòng Tư pháp,
Ủy ban nhân dân cấp xã theo quy định của pháp luật.
3. Việc sao lưu Cơ sở dữ liệu
phải thực hiện định kỳ 03 tháng một lần theo hướng dẫn của đơn vị cung cấp
Cơ sở dữ liệu và quy định của Quy chế này.
Điều 10.
Tra cứu thông tin trên Cơ sở dữ liệu
1. Cách thức tra cứu thông tin
ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn và thông tin về hợp đồng, giao dịch được
thực hiện theo hướng dẫn kỹ thuật của đơn vị cung cấp Cơ sở dữ liệu và theo hướng
dẫn của Sở Tư pháp.
2. Trước khi ký công chứng, chứng
thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là quyền sử dụng đất hoặc tài sản
là động sản có đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng; công chứng viên, người thực
hiện chứng thực phải trực tiếp tra cứu hoặc yêu cầu công chức, viên chức, nhân
viên của cơ quan, tổ chức mình thực hiện tra cứu Cơ sở dữ liệu để kiểm tra về
tình trạng giao dịch của tài sản.
3. Người tra cứu khi phát hiện
thông tin ngăn chặn có liên quan đến hợp đồng, giao dịch, phải in và chuyển cho
công chứng viên, người thực hiện chứng thực để xem xét việc công chứng, chứng
thực hợp đồng, giao dịch đó.
4. Kết quả tra cứu từ Cơ sở dữ
liệu là nguồn thông tin để công chứng viên, người thực hiện chứng thực kiểm
tra, xem xét trước khi quyết định công chứng, chứng thực hoặc từ chối công chứng,
chứng thực hợp đồng, giao dịch, cụ thể:
a) Nếu tài sản có trong danh
sách ngăn chặn thì từ chối công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch về tài sản
bị ngăn chặn.
b) Trường hợp tài sản thế chấp
đã được giải chấp trên Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và
tài sản gắn liền với đất nhưng chưa được giải chấp trên Cơ sở dữ liệu thì công
chứng viên, người thực hiện chứng thực vẫn được công chứng, chứng thực hợp đồng,
giao dịch; ngay sau khi công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch, cơ quan thực
hiện chứng thực, tổ chức hành nghề công chứng gửi thông tin giải chấp đến Sở Tư
pháp để cập nhật vào Cơ sở dữ liệu.
c) Các tình huống phát sinh
khác, cơ quan thực hiện chứng thực, tổ chức hành nghề công chứng tổng hợp, báo
cáo Sở Tư pháp để được hướng dẫn, giải quyết.
Điều 11.
Khai thác và sử dụng thông tin trên Cơ sở dữ liệu
1. Sở Tư pháp được khai thác, sử
dụng Cơ sở dữ liệu phục vụ cho công tác quản lý Nhà nước về công chứng, chứng
thực trên địa bàn tỉnh.
2. Tổ chức hành nghề công chứng,
công chứng viên, viên chức và nhân viên tổ chức hành nghề công chứng; cơ quan
thực hiện chứng thực, người thực hiện chứng thực, công chức tham mưu thực hiện
công tác chứng thực được khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu phục vụ cho hoạt động
công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch.
3. Thông tin trên Cơ sở dữ liệu
được cung cấp theo yêu cầu của các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền phục vụ công
tác điều tra, thanh tra, kiểm tra, xử lý vi phạm.
4. Cơ quan Nhà nước được Sở Tư
pháp cấp tài khoản quy định tại điểm đ khoản 1 Điều 5 Quy chế này khai thác, sử
dụng thông tin trên Cơ sở dữ liệu để phục vụ công tác chuyên môn, nghiệp vụ
theo quy định của pháp luật.
5. Thông tin nhập vào Cơ sở dữ
liệu là cơ sở để Sở Tư pháp thống kê, đối chiếu với báo cáo định kỳ hàng tháng,
quý, 6 tháng, hàng năm.
Chương
III
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 12.
Trách nhiệm của Sở Tư pháp
1. Giúp Ủy ban nhân dân tỉnh
triển khai, thực hiện việc quản lý Cơ sở dữ liệu theo quy định của Quy chế này
và quy định của pháp luật có liên quan.
2. Chủ trì, phối hợp với các cơ
quan, tổ chức có liên quan hướng dẫn vận hành, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu;
lưu trữ dữ liệu theo quy định đảm bảo tiêu chuẩn kỹ thuật, yêu cầu tính chất
công việc và an toàn, an ninh thông tin.
3. Chủ trì, phối hợp với các cơ
quan có liên quan nghiên cứu, tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh thiết lập cơ chế kết
nối liên thông Cơ sở dữ liệu với các hệ thống thông tin khác phục vụ cho việc
công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch.
4. Tiếp nhận, cập nhật thông
tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn; cung cấp thông tin trên Cơ sở dữ
liệu theo đề nghị của cơ quan, tổ chức, cá nhân phục vụ công tác điều tra,
thanh tra, kiểm tra và nhu cầu cung cấp thông tin khác phù hợp với quy định của
pháp luật.
5. Phối hợp đơn vị cung cấp Cơ
sở dữ liệu tổ chức bảo trì, nâng cấp hệ thống thông tin, cơ sở hạ tầng thông
tin của Cơ sở dữ liệu để đáp ứng kịp thời yêu cầu hoạt động công chứng, chứng
thực hợp đồng, giao dịch và công tác quản lý Nhà nước đối với hoạt động này.
6. Đôn đốc, theo dõi tình hình
thực hiện Quy chế này; tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh sửa đổi, bổ sung Quy chế
trong trường hợp cần thiết.
Điều 13.
Trách nhiệm của Sở Tài nguyên và Môi trường, Cục Thi hành án dân sự tỉnh
Cục Thi hành án dân sự tỉnh, Sở
Tài nguyên và Môi trường căn cứ chức năng, nhiệm vụ quyền hạn được giao chỉ đạo
Chi cục Thi hành án dân sự các huyện, thành phố, Văn phòng đăng ký đất đai tỉnh
và Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai các huyện, thành phố thực hiện nghiêm
túc việc cập nhật thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn theo quy định
tại khoản 2 Điều 6 của Quy chế này vào Cơ sở dữ liệu.
Điều 14.
Trách nhiệm của Sở Thông tin và Truyền thông
1. Sở Thông tin và Truyền thông
duy trì ổn định hoạt động hệ thống cơ sở dữ liệu, máy chủ, đường truyền, sao
lưu dữ liệu, bảo đảm an toàn thông tin cho hoạt động khai thác, sử dụng cơ sở dữ
liệu công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh.
2. Phối hợp với Sở Tư pháp:
trong quản lý, xử lý cơ sở dữ liệu, hạ tầng thông tin để khai thác sử dụng phục
vụ hoạt động quản lý Nhà nước về công chứng, chứng thực của cơ quan, tổ chức,
đơn vị trên địa bàn tỉnh; trong nghiên cứu, tham mưu thiết lập cơ chế kết nối
liên thông Cơ sở dữ liệu với các hệ thống thông tin khác phục vụ cho việc công
chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch.
Điều 15.
Trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị có liên quan
1. Các sở, ban, ngành cấp tỉnh,
Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố phối hợp thực hiện và chỉ đạo các đơn vị
thuộc phạm vi quản lý cung cấp thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn
về Sở Tư pháp quy định tại điểm d khoản 1 Điều 6 của Quy chế này.
2. Các sở, ban, ngành cấp tỉnh
và cơ quan, tổ chức khác trên địa bàn tỉnh có trách nhiệm phổ biến, triển khai
thực hiện Quy chế này; phối hợp với Sở Tư pháp xây dựng, hoàn thiện Cơ sở dữ liệu,
tạo điều kiện cho tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên, Phòng Tư pháp,
Ủy ban nhân dân cấp xã và người thực hiện chứng thực kiểm tra, xác minh thông
tin phục vụ việc giải quyết yêu cầu công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch.
Điều 16.
Công an tỉnh, Tòa án nhân dân tỉnh, Viện Kiểm sát nhân dân tỉnh
Trong phạm vi chức năng, nhiệm
vụ và quyền hạn của mình phối hợp cung cấp thông tin và hướng dẫn, chỉ đạo các
đơn vị thuộc phạm vi quản lý cung cấp thông tin theo quy định tại các điểm a,
b, c khoản 1 Điều 6 của Quy chế này.
Điều 17.
Trách nhiệm của Phòng Tư pháp các huyện, thành phố, Ủy ban nhân dân cấp xã
1. Phòng Tư pháp các huyện,
thành phố; Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm thực hiện việc tra cứu và cập
nhật dữ liệu chứng thực vào Cơ sở dữ liệu. Chịu trách nhiệm trong quản lý, sử dụng,
bảo mật đối với tài khoản được cấp; kịp thời rà soát đề nghị Sở Tư pháp cấp,
khóa, mở lại, xóa tài khoản của công chức cơ quan mình; bảo mật thông tin về
tài sản của tổ chức, cá nhân trên Cơ sở dữ liệu theo quy định của pháp luật.
2. Người thực hiện chứng thực,
công chức Tư pháp - Hộ tịch làm công tác chứng thực được phân công cập nhật,
tra cứu, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu có trách nhiệm:
a) Nhập thông tin, sửa chữa
thông tin đã nhập vào Cơ sở dữ liệu và tra cứu thông tin trên Cơ sở dữ liệu; chịu
trách nhiệm về tính kịp thời, đầy đủ, chính xác của thông tin đã nhập hoặc đã
tra cứu.
b) Tham dự các lớp đào tạo, bồi
dưỡng, tập huấn kỹ năng khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu khi được phân công.
c) Tiến hành các biện pháp quản
lý, kỹ thuật cần thiết để bảo quản, bảo mật đối với tài khoản đã được cấp và đảm
bảo an toàn, bí mật thông tin.
Điều 18.
Trách nhiệm của các tổ chức hành nghề công chứng
1. Tổ chức hành nghề công chứng
trên địa bàn tỉnh có trách nhiệm sử dụng Cơ sở dữ liệu; cập nhật đầy đủ các
thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản tại hợp đồng,
giao dịch do công chứng viên của tổ chức mình thực hiện công chứng vào Cơ sở dữ
liệu.
2. Trưởng các Tổ chức hành nghề
công chứng có trách nhiệm:
a) Bảo đảm cơ sở vật chất, đường
truyền để cài đặt và sử dụng Cơ sở dữ liệu; các chương trình kiểm tra và diệt
vi rút trên các thiết bị truy cập Cơ sở dữ liệu để đảm bảo an toàn và bảo mật
thông tin trong Cơ sở dữ liệu.
b) Tổ chức quản lý, phân công
công chứng viên, viên chức hoặc nhân viên thực hiện nhập thông tin về hợp đồng,
giao dịch, tra cứu thông tin trên Cơ sở dữ liệu, thực hiện sao lưu dữ liệu công
chứng theo đúng quy định tại Quy chế này và quy định pháp luật khác có liên
quan.
c) Tổ chức quản lý việc khai
thác, sử dụng các tính năng của phần mềm Cơ sở dữ liệu được phân quyền phục vụ
cho việc quản lý hoạt động công chứng tại tổ chức mình.
d) Quyết định và chịu trách nhiệm
về việc nhập, sửa chữa, xóa thông tin đã nhập vào Cơ sở dữ liệu của tổ chức
mình; chịu trách nhiệm về tính kịp thời, đầy đủ, chính xác của thông tin nhập
vào Cơ sở dữ liệu.
đ) Chịu trách nhiệm bảo quản, bảo
mật đối với tài khoản đã được cấp; kịp thời rà soát đề nghị Sở Tư pháp cấp, khóa,
mở lại, xóa tài khoản của viên chức, nhân viên đơn vị mình.
e) Quan tâm tạo điều kiện và cử
công chứng viên, viên chức, nhân viên tại đơn vị, tổ chức mình tham dự các lớp
đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn kỹ năng khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu.
g) Kịp thời thông tin cho Sở Tư
pháp các vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng Cơ sở dữ liệu.
3. Công chứng viên, viên chức,
nhân viên tổ chức hành nghề công chứng được phân công cập nhật, tra cứu, khai
thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu có trách nhiệm:
a) Nhập thông tin, sửa chữa
thông tin đã nhập vào Cơ sở dữ liệu; tra cứu thông tin trên Cơ sở dữ liệu; chịu
trách nhiệm về tính kịp thời, đầy đủ, chính xác của thông tin đã nhập hoặc đã
tra cứu;
b) Tham dự nghiêm túc, đầy đủ
các lớp đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn kỹ năng khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu
khi được phân công.
c) Tiến hành các biện pháp quản
lý, kỹ thuật cần thiết để bảo quản, bảo mật đối với tài khoản đã được cấp và đảm
bảo an toàn, bí mật thông tin./.