|
ỦY
BAN NHÂN DÂN
TỈNH ĐỒNG NAI
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 58/2021/QĐ-UBND
|
Đồng
Nai, ngày 27 tháng 12
năm 2021
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, CẬP NHẬT, KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG CƠ SỞ DỮ LIỆU
CÔNG CHỨNG, CHỨNG THỰC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH ĐỒNG NAI
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐỒNG NAI
Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015;
Căn cứ Luật sửa đổi, bổ sung một số
điều của Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 22
tháng 11 năm 2019;
Căn cứ Luật Ban hành văn bản quy
phạm pháp luật ngày 22 tháng 6 năm 2015;
Căn cứ Luật sửa đổi, bổ sung một số
điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 18 tháng 6 năm 2020;
Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2006;
Căn cứ Luật Công chứng ngày 20 tháng 6 năm 2014;
Căn cứ Nghị định số 23/2015/NĐ-CP
ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản
sao từ sổ gốc, chứng thực
bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch;
Căn cứ Nghị định số 29/2015/NĐ-CP
ngày 15 tháng 3 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành
một số điều của Luật Công chứng;
Căn cứ Thông tư số 01/2021/TT-BTP ngày 03 tháng 02 năm 2021 của Bộ trưởng Bộ Tư
pháp quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở Tư
pháp tại Tờ trình số 155/TTr-STP ngày 08 tháng 12 năm 2021.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản
lý, cập nhật, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trên địa
bàn tỉnh Đồng Nai.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày
10 tháng 01 năm 2022.
Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Giám đốc Sở
Tư pháp; Giám đốc Công an tỉnh, Cục trưởng Cục Thi hành án dân sự tỉnh; Thủ trưởng
các sở, ban, ngành; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố; Chủ tịch Ủy
ban nhân dân các xã, phường, thị trấn; Hội Công chứng viên tỉnh, các tổ chức
hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh và các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên
quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.
Đề nghị Chánh án Tòa án nhân dân tỉnh,
Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tỉnh phối hợp thực hiện Quyết định này./.
|
Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Cục Kiểm tra văn bản QPPL - Bộ Tư pháp;
- Cục Bổ trợ tư pháp - Bộ Tư pháp;
- Cục HTQTCT - Bộ Tư pháp;
- Cục Công tác phía Nam - Bộ Tư pháp;
- TT Tỉnh ủy, TT. HĐND tỉnh;
- Chủ tịch, các PCT UBND tỉnh;
- Ban Nội chính Tỉnh ủy;
- Chánh, PCVP UBND tỉnh;
- Báo ĐN, Đài PT-THĐN;
- Lưu: VT, Cổng TTĐT, THNC.
<Maibnt.QĐ.T12 185 bản>
|
TM.
ỦY BAN NHÂN DÂN
CHỦ TỊCH
Cao Tiến Dũng
|
QUY CHẾ
QUẢN
LÝ, CẬP NHẬT, KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG CƠ SỞ DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG, CHỨNG THỰC TRÊN ĐỊA
BÀN TỈNH ĐỒNG NAI
(Kèm theo Quyết định số 58/2021/QĐ-UBND
ngày 27 tháng 12 năm 2021 của Ủy ban nhân dân tỉnh Đồng Nai)
Chương I
NHỮNG QUY ĐỊNH
CHUNG
Điều 1. Phạm vi
điều chỉnh và đối tượng áp dụng
1. Phạm vi điều chỉnh
Quy chế này quy định việc quản lý, cập
nhật, cung cấp, khai thác và sử dụng, chia sẻ Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng
thực trên địa bàn tỉnh Đồng Nai.
2. Đối tượng áp dụng
a) Sở Tư pháp, Sở Tài nguyên và Môi
trường, Sở Thông tin và Truyền thông, Cục Thi hành án dân sự tỉnh, Công an tỉnh;
b) Ủy ban nhân dân các huyện, thành
phố (gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp huyện);
c) Phòng Tư pháp, Phòng Tài nguyên và
Môi trường các huyện, thành phố (gọi chung là Phòng Tư pháp/Phòng Tài nguyên và
Môi trường cấp huyện);
d) Ủy ban nhân
dân các xã, phường, thị trấn (gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp xã);
đ) Các tổ chức hành nghề công chứng
trên địa bàn tỉnh.
e) Các cơ quan, tổ chức, cá nhân liên
quan đến quản lý, cung cấp, cập nhật, khai thác, sử dụng, lưu trữ Cơ sở dữ liệu
công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh Đồng Nai.
Điều 2. Giải
thích từ ngữ
1. Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng
thực (sau đây gọi tắt là Cơ sở dữ liệu) là hệ thống cơ sở dữ liệu điện tử
có địa chỉ tại https://giaodichbaodam.dongnai.gov.vn, bao gồm các thông tin về
nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản và các thông tin về biện
pháp ngăn chặn được áp dụng đối với tài sản có liên quan đến hợp đồng, giao dịch
đã được công chứng, chứng thực.
2. Cập nhật Cơ sở dữ liệu là
việc Phòng Tư pháp cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã và tổ chức hành nghề công
chứng cập nhật thông tin về hợp đồng, giao dịch đã công chứng, chứng thực; cơ quan, tổ chức cập nhật thông tin
về biện pháp ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn đối với tài sản.
3. Khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu
là việc cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan được phép truy cập, sử dụng
các thông tin từ Cơ sở dữ liệu để thực hiện hoạt động quản
lý, hoạt động chứng thực và hoạt động hành nghề công chứng.
4. Thông tin về hợp đồng, giao dịch
là các thông tin cơ bản của hợp đồng, giao dịch đã được
công chứng, chứng thực được cập nhật vào Cơ sở dữ liệu.
5. Thông tin ngăn chặn là
thông tin được thể hiện bằng hình thức văn bản do cơ quan
hoặc người có thẩm quyền ban hành có nội dung không thực hiện hoặc tạm dừng thực
hiện công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch đối với tài sản của cá nhân, tổ
chức theo quy định của pháp luật.
6. Thông tin giải tỏa ngăn chặn
là thông tin bằng văn bản do tổ chức, cá nhân có thẩm quyền ban hành theo quy định
của pháp luật để hủy bỏ văn bản ngăn chặn của chính tổ chức, cá nhân đó hoặc của
tổ chức, cá nhân có thẩm quyền khác trong trường hợp pháp luật có quy định.
7. Người quản trị là công chức
thuộc phòng chuyên môn hoặc tương đương được Giám đốc Sở Tư pháp giao nhiệm vụ
để thực hiện việc quản trị, vận hành Cơ sở dữ liệu.
8. Tài khoản là những thông số
nhất định mà người quản lý, vận hành, khai thác, sử dụng được cấp để truy cập
vào Cơ sở dữ liệu bao gồm tên người sử dụng và mật khẩu.
Điều 3. Nguyên
tắc quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu
1. Việc quản lý, cập nhật, khai thác,
sử dụng, lưu trữ Cơ sở dữ liệu phải bảo đảm đầy đủ, chính xác, kịp thời theo
quy định của pháp luật và quy định tại Quy chế này.
2. Các hoạt động quản lý, cập nhật,
khai thác, sử dụng, lưu trữ Cơ sở dữ liệu theo Quy chế này là một hoạt động
nghiệp vụ công chứng, chứng thực; không làm phát sinh thủ tục hành chính đối với
người có yêu cầu công chứng, chứng thực.
3. Bảo đảm quyền và nghĩa vụ của các
tổ chức, cá nhân được khai thác, sử dụng thông tin trong Cơ sở dữ liệu phù hợp
với quy định của pháp luật và Quy chế này.
4. Việc nhập, sửa chữa, xóa thông tin phải được ghi nhận bằng nhật ký tự động đã được thiết kế
sẵn trong Cơ sở dữ liệu.
5. Bảo đảm an toàn, an ninh thông
tin.
Điều 4. Cấp, quản
lý, khai thác, sử dụng tài khoản trong Cơ sở dữ liệu
1. Tổ chức, cá nhân được cấp tài khoản
truy cập vào Cơ sở dữ liệu gồm:
a) Giám đốc Sở Tư pháp, Phó Giám đốc
Sở Tư pháp được phân công phụ trách lĩnh vực công chứng, chứng thực;
b) Phòng Hành chính và Bổ trợ tư pháp, Thanh tra Sở Tư pháp;
c) Người quản trị Cơ sở dữ liệu;
d) Phòng Tư pháp cấp huyện;
đ) Ủy ban nhân dân cấp xã;
e) Các tổ chức hành nghề công chứng;
g) Các cơ quan, đơn vị có thẩm quyền
ban hành các văn bản ngăn chặn theo quy định của pháp luật gồm: Công an tỉnh,
Công an cấp huyện; Tòa án nhân dân tỉnh, Tòa án nhân dân cấp huyện; Viện kiểm
sát nhân dân tỉnh, Viện kiểm sát nhân dân cấp huyện; Cục Thi hành án dân sự tỉnh,
Chi cục Thi hành án dân sự cấp huyện; Sở Tài nguyên và Môi trường (Văn phòng
đăng ký đất đai tỉnh, Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai cấp huyện), Ủy ban
nhân dân cấp huyện (Phòng Tài nguyên và Môi trường).
2. Căn cứ để cấp tài khoản sử dụng Cơ
sở dữ liệu đối với tổ chức, cá nhân là văn bản đề nghị cấp tài khoản của cơ
quan, tổ chức tại khoản 1 Điều 4 của Quy chế này. Cơ quan, tổ chức được cấp tài
khoản có trách nhiệm phân công người thuộc tổ chức mình thực hiện việc cập nhật
dữ liệu, tra cứu cơ sở dữ liệu trên Cơ sở dữ liệu. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được
cấp tài khoản quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu có trách
nhiệm quản lý, bảo mật tài khoản được cấp và chịu trách nhiệm về mọi tác động của
tài khoản được cấp đối với Cơ sở dữ liệu.
3. Tài khoản truy cập Cơ sở dữ liệu
đã được cấp sẽ bị xóa, tạm dừng hoặc thay đổi trong các
trường hợp sau:
a) Theo đề nghị của cơ quan, tổ chức
quy định tại khoản 1 Điều này.
b) Cá nhân đã được cấp tài khoản thay
đổi công tác, nghỉ việc, nghỉ hưu.
c) Chia tách, sáp nhập, giải thể
Phòng Tư pháp, Phòng Tài nguyên và Môi trường cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp
xã.
d) Tổ chức hành nghề công chứng đã chuyển
đổi, chuyển nhượng, sáp nhập, hợp nhất, thu hồi quyết định cho
phép thành lập hoặc tự chấm dứt hoạt động.
đ) Các trường hợp khác có liên quan đến
cập nhật, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu do Giám đốc Sở Tư pháp quyết định
theo quy định của pháp luật.
4. Phạm vi khai thác, sử dụng Cơ sở dữ
liệu của các tài khoản căn cứ vào quyền và trách nhiệm của cá nhân, cơ quan, tổ
chức sử dụng tài khoản quy định tại Chương II và Chương III của Quy chế này.
Điều 5. Sao lưu dữ
liệu
1. Việc sao lưu dữ liệu, các phiên bản
của Cơ sở dữ liệu và chương trình máy tính khác có chứa Cơ sở dữ liệu phải được
thực hiện thường xuyên, lưu trữ, bảo quản cẩn thận, có hệ thống
và bảo đảm tính bảo mật.
2. Thông tin ngăn chặn, thông tin giải
tỏa ngăn chặn, thông tin về hợp đồng, giao dịch phải được lưu trữ, bảo quản cẩn
thận, có hệ thống và bảo đảm tính bảo mật.
3. Sở Tư pháp phối hợp với Sở Thông
tin và Truyền thông tổ chức việc sao lưu, lưu trữ thông tin quy định tại khoản
1 và khoản 2 Điều này.
Điều 6. Chi phí
liên quan đến việc khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu
1. Phòng Tư pháp cấp huyện, Ủy ban
nhân dân cấp xã, tổ chức hành nghề công chứng được miễn chi phí liên quan đến
việc quản trị, duy trì, vận hành, bảo trì, bảo dưỡng nâng
cấp Cơ sở dữ liệu.
2. Phòng Tư pháp cấp huyện, Ủy ban
nhân dân cấp xã được miễn chi phí liên quan đến việc khai thác, sử dụng Cơ sở dữ
liệu.
3. Các tổ chức hành nghề công chứng
khi tra cứu thông tin, dữ liệu về đất đai trên Cơ sở dữ liệu
thực hiện việc nộp giá dịch vụ khai thác thông tin theo quy định tại Quyết định
số 45/2018/QĐ-UBND ngày 01 tháng 11 năm 2018 của Ủy ban nhân dân tỉnh Đồng Nai
ban hành đơn giá khai thác dữ liệu trực tuyến trong lĩnh vực tài nguyên và môi
trường trên địa bàn tỉnh Đồng Nai.
Giao Sở Tài nguyên và Môi trường chủ
trì, phối hợp với Sở Tài chính và các cơ quan, tổ chức có liên quan tổ chức triển
khai, hướng dẫn, theo dõi việc thực hiện đơn giá khai thác Cơ sở dữ liệu theo
quy định.
Chương II
NHỮNG QUY ĐỊNH CỤ
THỂ
Điều 7. Cập nhật
thông tin ngăn chặn và thông tin giải tỏa ngăn chặn
1. Tòa án nhân dân tỉnh, Tòa án nhân
dân cấp huyện phối hợp cập nhật lên Cơ sở dữ liệu các Quyết định ngăn chặn, Quyết
định giải tỏa ngăn chặn ngay trong ngày ban hành Quyết định hoặc trong ngày làm
việc tiếp theo đối với trường hợp Quyết định được ban hành sau 15 giờ; đồng thời
gửi cho Sở Tư pháp để theo dõi, quản lý Cơ sở dữ liệu.
2. Viện kiểm sát nhân dân tỉnh, Viện
kiểm sát nhân dân cấp huyện phối hợp cập nhật lên Cơ sở dữ liệu các Quyết định
có liên quan đến việc kê biên tài sản, chấm dứt kê biên tài sản, Quyết định
ngăn chặn, Quyết định giải tỏa ngăn chặn ngay trong ngày ban hành Quyết định hoặc
trong ngày làm việc tiếp theo đối với trường hợp Quyết định được ban hành sau
15 giờ; đồng thời gửi cho Sở Tư pháp để theo dõi, quản lý Cơ
sở dữ liệu.
3. Công an tỉnh, Công an cấp huyện kịp
thời cập nhật lên Cơ sở dữ liệu các Quyết định ngăn chặn, Quyết định giải tỏa
ngăn chặn liên quan đến tài sản ngay trong ngày ban hành Quyết định hoặc trong
ngày làm việc tiếp theo đối với trường hợp Quyết định được ban hành sau 15 giờ;
đồng thời gửi cho Sở Tư pháp để theo dõi, quản lý Cơ sở dữ liệu.
4. Cục Thi hành án dân sự tỉnh, Chi cục
Thi hành án dân sự cấp huyện kịp thời cập nhật lên Cơ sở dữ liệu các Quyết định
có liên quan đến việc kê biên tài sản, chấm dứt kê biên
tài sản, Quyết định ngăn chặn, Quyết định giải tỏa ngăn chặn ngay trong ngày
ban hành Quyết định hoặc trong ngày làm việc tiếp theo đối với trường hợp Quyết
định được ban hành sau 15 giờ; đồng thời gửi cho Sở Tư pháp đổ theo dõi, quản
lý Cơ sở dữ liệu.
5. Sở Tài nguyên và Môi trường chỉ đạo
Văn phòng đăng ký đất đai tỉnh và Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai cấp huyện
kịp thời cập nhật lên Cơ sở dữ liệu các Quyết định thu hồi, hủy bỏ Giấy chứng
nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác
gắn liền với đất, mất, mất phôi Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu
nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất và các trường hợp cần ngăn chặn khác
ngay trong ngày ban hành Quyết định hoặc trong ngày làm việc tiếp theo đối với
trường hợp Quyết định được ban hành sau 15 giờ; đồng thời gửi cho Sở Tư pháp để
theo dõi, quản lý Cơ sở dữ liệu.
6. Ủy ban nhân dân cấp huyện chỉ đạo
Phòng Tài nguyên và Môi trường kịp thời cập nhật lên Cơ sở dữ liệu các Quyết định
thu hồi đất; thu hồi, hủy giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở
và tài sản khác gắn liền với đất, hủy trang bổ sung giấy chứng nhận quyền sử dụng
đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất; mất giấy chứng nhận
quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất; mất
phôi giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn
liền với đất và các trường hợp cần ngăn chặn khác ngay trong ngày ban hành Quyết
định hoặc trong ngày làm việc tiếp theo đối với trường hợp Quyết định được ban
hành sau 15 giờ; đồng thời gửi cho Sở Tư pháp để theo dõi, quản lý Cơ sở dữ liệu.
7. Các tổ chức, cá nhân khác có thẩm
quyền ngăn chặn, ngưng, tạm ngưng, giải tỏa ngăn chặn theo quy định của pháp luật
kịp thời cập nhật thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn lên Cơ sở dữ
liệu ngay trong ngày ban hành Quyết định hoặc trong ngày làm việc tiếp theo đối
với trường hợp Quyết định được ban hành sau 15 giờ; đồng thời gửi cho Sở Tư
pháp để theo dõi, quản lý Cơ sở dữ liệu.
8. Sở Tư pháp cập nhật kịp thời, đầy
đủ lên Cơ sở dữ liệu đối với các văn bản ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn do các
cơ quan có thẩm quyền ban hành các thông tin có liên quan đến việc ngăn chặn,
giải tỏa ngăn chặn ngoài các cơ quan, đơn vị quy định tại khoản 1, 2, 3, 4, 5,
6 và khoản 7 Điều này.
Điều 8. Khai
thác, sử dụng và chia sẻ thông tin về hợp đồng, giao dịch trong Cơ sở dữ liệu
1. Khi có yêu cầu công chứng, chứng
thực hợp đồng, giao dịch; công chứng viên, công chức làm công tác chứng thực thực hiện các bước tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ, kiểm tra thông tin có trong Cơ sở dữ liệu và điều kiện để công chứng, chứng thực theo quy định pháp luật.
Nếu hồ sơ, điều kiện công chứng, chứng
thực đầy đủ, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội và không
có thông tin ngăn chặn liên quan đến tài sản, cá nhân, tổ chức giao dịch thì
công chứng viên, công chức làm công tác chứng thực thụ lý và tạo lập hợp đồng,
giao dịch trong Cơ sở dữ liệu.
2. Khi tạo lập hợp đồng, giao dịch, công chứng viên, công chức làm công tác chứng thực phải kiểm
tra các thông tin có trong Cơ sở dữ liệu về tài sản, về tổ chức, cá nhân giao dịch,
lịch sử giao dịch có liên quan.
3. Trường hợp phát hiện giao dịch
đang thực hiện tại nhiều nơi, thông tin về tài sản, cá nhân, tổ chức tham gia
giao dịch không phù hợp hay thông tin khác không rõ ràng, công chứng viên, công
chức làm công tác chứng thực thực hiện xác minh, làm rõ.
Trường hợp phát hiện có dấu hiệu tội
phạm hình sự hay vi phạm pháp luật khác thì công chức làm công tác chứng thực,
công chứng viên báo cáo ngay với Thủ trưởng đơn vị, Trưởng tổ chức hành nghề
công chứng chủ động có biện pháp thích hợp, phối hợp với các cơ quan có thẩm
quyền để xử lý vụ việc đúng quy định
pháp luật và kịp thời báo cáo cho Sở Tư pháp.
4. Ngay sau khi thực hiện việc công
chứng, chứng thực (thực hiện cấp số công chứng, chứng thực; thu phí công chứng,
chứng thực); công chứng viên, công chức làm công tác chứng thực phải thực hiện
các công việc tương ứng trong Cơ sở dữ liệu.
5. Việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ đối
với hợp đồng, giao dịch đã được công chứng, chứng thực phải được chia sẻ đầy đủ
và kịp thời (sau khi ký, phát hành hợp đồng, giao dịch sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ)
trong Cơ sở dữ liệu.
Điều 9. Chỉnh sửa
các thông tin đã nhập vào Cơ sở dữ liệu
1. Việc sửa các thông tin đã nhập vào
Cơ sở dữ liệu chỉ được thực hiện đối với các sai sót về kỹ thuật trong văn bản
(sai sót trong ghi chép, đánh máy, in ấn).
2. Đối với các sai sót kỹ thuật trong
văn bản ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn, cơ quan, đơn vị được giao nhiệm vụ cập
nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu chủ động sửa chữa cho
chính xác.
3. Đối với các sai sót kỹ thuật trong
văn bản công chứng, chứng thực thì cơ quan, tổ chức thực hiện việc công chứng,
chứng thực thực hiện chỉnh sửa trực tiếp trên các bản chính của văn bản công chứng,
chứng thực đã phát hành theo quy định về pháp luật công chứng, chứng thực, đồng
thời cập nhật điều chỉnh thông tin trong Cơ sở dữ liệu.
Điều 10. Tra cứu
thông tin trên Cơ sở dữ liệu
Khi tiếp nhận yêu cầu công chứng, chứng
thực hợp đồng, giao dịch, người thực hiện công chứng, chứng thực phải tra cứu
thông tin về hợp đồng, giao dịch, thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn
chặn và thông tin khác liên quan đến tài sản, các bên tham gia giao dịch để thụ
lý và thực hiện công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch cho người yêu cầu
theo đúng quy định của pháp luật.
Điều 11. Khai
thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu
1. Phòng Tư pháp cấp huyện, Ủy ban
nhân dân cấp xã và các tổ chức hành nghề công chứng được khai thác, sử dụng Cơ
sở dữ liệu phục vụ cho hoạt động công chứng, chứng thực.
2. Sở Tư pháp được khai thác, sử dụng
Cơ sở dữ liệu phục vụ cho công tác quản lý nhà nước về công chứng, chứng thực
trên địa bàn tỉnh.
3. Các cơ quan nhà nước có liên quan
được Sở Tư pháp cung cấp tài khoản theo quy định tại khoản 1 Điều 4 Quy chế này
khai thác, sử dụng thông tin trên Cơ sở dữ liệu để phục vụ công tác chuyên môn,
nghiệp vụ theo quy định của pháp luật.
Điều 12. Quản lý
Cơ sở dữ liệu
1. Sở Tư pháp có trách nhiệm quản lý
Cơ sở dữ liệu, cụ thể như sau:
a) Quản lý, quản trị Cơ sở dữ liệu; cấp,
cấp lại, tạm dừng hoặc khóa tài khoản quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng Cơ
sở dữ liệu.
b) Tiếp nhận, cập nhật, kiểm tra việc
cập nhật thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn; cung cấp thông tin
trên Cơ sở dữ liệu công chứng phục vụ công tác điều tra, thanh tra, kiểm tra và
nhu cầu cung cấp thông tin khác phù hợp với quy định của pháp luật theo đề nghị
của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
c) Tổ chức tập huấn và hỗ trợ cho các
cơ quan, tổ chức, đơn vị thực hiện cập nhật dữ liệu, khai thác và sử dụng thông
tin trong Cơ sở dữ liệu.
2. Người quản trị vận hành về mặt nội
dung Cơ sở dữ liệu là đầu mối, giúp Sở Tư pháp quản lý Cơ sở dữ liệu và thực hiện
việc quản trị, vận hành Cơ sở dữ liệu theo Quy chế này.
Điều 13. Quyền
và nghĩa vụ của công chứng viên, người thực hiện chứng thực trong việc cập nhật,
khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu
1. Tra cứu thông tin trong Cơ sở dữ
liệu khi thụ lý, giải quyết yêu cầu công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch;
xem xét, quyết định việc công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch theo quy định
của pháp luật.
2. Tham gia các buổi đào tạo, tập huấn
sử dụng, khai thác Cơ sở dữ liệu do Sở Tư pháp tổ chức.
3. Sử dụng Cơ sở dữ liệu theo hướng dẫn
của Sở Tư pháp và các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
4. Kịp thời báo cáo cho Sở Tư pháp
các vấn đề phát sinh trong khi sử dụng Cơ sở dữ liệu; tích cực phối hợp với Sở
Tư pháp để khắc phục các vấn đề liên quan đến Cơ sở dữ liệu.
5. Chịu trách nhiệm bảo quản, bảo mật
đối với mật khẩu và tên truy cập Cơ sở dữ liệu đã được cung cấp; thông báo ngay
cho Sở Tư pháp nếu để lộ, mất mật khẩu,
tên tài khoản.
6. Các quyền và nghĩa vụ khác theo
quy định của pháp luật.
Điều 14. Quyền
và nghĩa vụ của Phòng Tư pháp cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã, tổ chức hành
nghề công chứng trong việc quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu
1. Chuẩn bị và duy trì cơ sở vật chất,
đường truyền để cài đặt và sử dụng Cơ sở dữ liệu theo hướng
dẫn của Sở Tư pháp; cài đặt thường trú các chương trình kiểm tra và diệt virus
trên các thiết bị truy cập Cơ sở dữ liệu.
2. Trong trường hợp thông tin có
trong Cơ sở dữ liệu chưa đầy đủ, chưa chính xác, Phòng Tư pháp cấp huyện, Ủy
ban nhân dân cấp xã, các tổ chức hành nghề công chứng có thể đề nghị Sở Tư pháp
xác minh làm rõ.
3. Cử công chứng viên, người thực hiện
chứng thực và người trực tiếp tham mưu lĩnh vực công chứng, chứng thực của cơ
quan, tổ chức mình tham gia các buổi đào tạo, tập huấn sử dụng, khai thác Cơ sở
dữ liệu do Sở Tư pháp, các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền tổ chức.
4. Yêu cầu và tạo điều kiện để công
chứng viên, người thực hiện chứng thực, người trực tiếp tham mưu lĩnh vực công
chứng, chứng thực của cơ quan, tổ chức mình sử dụng Cơ sở dữ liệu theo quy định
tại Quy chế này và theo hướng dẫn của Sở Tư pháp.
5. Kịp thời báo cáo cho Sở Tư pháp
các vấn đề phát sinh trong khi sử dụng Cơ sở dữ liệu; tích cực phối hợp với Sở
Tư pháp để khắc phục các vấn đề liên quan đến Cơ sở dữ liệu.
6. Chịu trách nhiệm bảo quản, bảo mật
đối với mật khẩu và tên truy cập Cơ sở dữ liệu đã được
cung cấp; thông báo ngay cho Sở Tư pháp nếu để lộ, mất mật khẩu, tên tài khoản.
7. Thực hiện nghĩa vụ tài chính trong
việc sử dụng, bảo dưỡng, bảo trì, vận hành Cơ sở dữ liệu (nếu có).
8. Các quyền và nghĩa vụ khác theo
quy định của pháp luật.
Chương III
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 15. Trách
nhiệm của Sở Tư pháp
1. Trực tiếp thực hiện việc quản lý,
cập nhật, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu theo quy định của Quy chế này và các
văn bản pháp luật có liên quan.
2. Chủ trì, phối hợp với các cơ quan,
đơn vị có liên quan để vận hành, sử dụng, khai thác hiệu quả Cơ sở dữ liệu; phối
hợp với đơn vị cung cấp Phần mềm thực hiện lưu trữ thông tin dữ liệu, sao lưu dữ
liệu định kỳ theo đúng quy định của Quy chế này.
3. Thường xuyên theo dõi, hướng dẫn,
chỉ đạo, kiểm tra, yêu cầu các cơ quan, đơn vị, tổ chức có liên quan thực hiện
cập nhật thông tin lên Cơ sở dữ liệu đầy đủ, kịp thời.
4. Kiểm tra, xử
lý các tổ chức, cá nhân vi phạm Quy chế và các quy định của pháp luật có liên
quan.
5. Xây dựng dự toán kinh phí bảo trì
Cơ sở dữ liệu định kỳ hàng năm trình cấp có thẩm quyền phê duyệt và phối hợp với
đơn vị xây dựng, cung cấp Phần mềm Cơ sở dữ liệu thực hiện
việc bảo trì, đảm bảo hoạt động ổn định cho Cơ sở dữ liệu.
6. Theo dõi, tổng hợp kết quả thực hiện
Quy chế này; kịp thời báo cáo khó khăn, vướng mắc và đề xuất Ủy ban nhân dân tỉnh
sửa đổi, bổ sung cho phù hợp.
Điều 16. Trách
nhiệm của các cơ quan, đơn vị có liên quan
1. Trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn
của mình, đề nghị Tòa án nhân dân tỉnh, Viện kiểm sát nhân dân tỉnh, Công an tỉnh
phối hợp thực hiện và chỉ đạo các đơn vị trực thuộc thực hiện việc cập nhật
thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn lên Cơ sở dữ liệu ngay sau
khi ban hành quyết định ngăn chặn hoặc quyết định giải tỏa ngăn chặn.
2. Cục Thi hành án dân sự tỉnh
Thực hiện và chỉ đạo các đơn vị trực
thuộc kịp thời cập nhật các thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn
chặn trong phạm vi thẩm quyền giải quyết của đơn vị lên Cơ sở dữ liệu ngay sau
khi ban hành quyết định ngăn chặn hoặc quyết định giải tỏa ngăn chặn.
3. Sở Tài nguyên và Môi trường
a) Hoàn thiện hệ thống thông tin về tổ
chức, cá nhân sử dụng đất; lịch sử giao dịch liên quan đến bất động sản trên địa
bàn tỉnh; chỉ đạo các đơn vị trực thuộc thực hiện việc cập
nhật thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn lên Cơ sở dữ liệu ngay
sau khi ban hành quyết định ngăn chặn hoặc quyết định giải tỏa ngăn chặn.
b) Chỉ đạo Văn phòng đăng ký đất đai
tỉnh và Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai cấp huyện thực hiện tra cứu trên Cơ sở dữ liệu về thông tin hợp đồng, giao dịch đã được công chứng,
chứng thực trong quá trình tiếp nhận, xử lý hồ sơ liên quan đến các văn bản
công chứng, chứng thực để đảm bảo tính chính xác của các
văn bản công chứng, chứng thực.
Trường hợp hồ sơ có liên quan đến hợp
đồng, giao dịch đã được công chứng, chứng thực nhưng không
có thông tin trên Cơ sở dữ liệu thì Văn phòng Đăng ký đất đai tỉnh và Chi nhánh
Văn phòng đăng ký đất đai cấp huyện thông báo ngay cho Sở Tư pháp để kiểm tra,
đề nghị Ủy ban nhân dân cấp xã, tổ chức hành nghề công chứng cập nhật vào Cơ sở
dữ liệu trước khi tiếp nhận hồ sơ của tổ chức, cá nhân.
c) Phối hợp, chia sẻ dữ liệu qua hình
thức WS (Webservice) hoặc API (Application Programming Interface) cho Sở Tư
pháp, đảm bảo dữ liệu luôn xuyên suốt trong quá trình liên
thông, truy vấn dữ liệu để các tổ chức hành nghề công chứng, Ủy ban nhân dân cấp
xã trên địa bàn tỉnh có thể nhận dữ liệu nhằm tra cứu chính xác thông tin liên
quan về bất động sản (việc cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, thế chấp, phong tỏa...) là đối tượng của việc công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch và đảm bảo tính an toàn pháp lý của
dữ liệu điện tử.
4. Sở Thông tin và Truyền thông
a) Chỉ đạo đơn vị trực thuộc (Trung
tâm Công nghệ thông tin) phối hợp với Sở Tư pháp quản lý hạ tầng kỹ thuật phục
vụ vận hành và lưu trữ Cơ sở dữ liệu, đảm bảo hoạt động ổn định, thường xuyên để
phục vụ cho hoạt động khai thác, sử dụng của các chủ thể có liên quan.
b) Phối hợp với Sở Tư pháp, các cơ
quan, tổ chức, cá nhân quản lý, xử lý tốt cơ sở hạ tầng thông tin phục vụ cho
hoạt động của Cơ sở dữ liệu công chứng.
5. Trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn
của mình, các sở, ban, ngành và cơ quan, tổ chức khác trên địa bàn tỉnh có
trách nhiệm phổ biến, triển khai thực hiện Quy chế này; phối
hợp, tạo điều kiện cho tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên, người thực
hiện chứng thực kiểm tra, xác minh thông tin phục vụ việc giải quyết yêu cầu
công chứng, chứng thực.
6. Ủy ban nhân dân cấp huyện
a) Chịu trách nhiệm thực hiện các nội
dung theo Quy chế này.
b) Chỉ đạo đơn vị trực thuộc (Phòng
Tài nguyên và Môi trường) thực hiện cập nhật các thông tin ngăn chặn, giải tỏa
ngăn chặn trong phạm vi thẩm quyền giải quyết của đơn vị.
c) Phối hợp với các cơ quan, tổ chức
trong việc quản lý, xử lý các thông tin liên quan đến Cơ sở dữ liệu.
7. Phòng Tư pháp cấp huyện và Ủy ban
nhân dân cấp xã
a) Bảo đảm cơ sở vật chất, đường truyền
để cài đặt và sử dụng Cơ sở dữ liệu được kết nối thông suốt.
b) Bảo quản, bảo mật đối với tài khoản
đã được cung cấp; thông báo ngay cho Sở Tư pháp khi tài khoản bị mất/lộ lọt
thông tin.
c) Quản lý, phân công công chức thực hiện
chứng thực hợp đồng, giao dịch, cập nhật thông tin về hợp đồng,
giao dịch đảm bảo chính xác, đầy đủ, kịp thời; tra cứu thông tin thuộc Cơ sở dữ
liệu phục vụ công tác chứng thực; sao lưu, lưu trữ dữ liệu theo quy định tại
Quy chế này.
d) Cử công chức Phòng Tư pháp, công
chức Tư pháp - Hộ tịch cấp xã và công chức có liên quan tham gia bồi dưỡng, tập huấn Cơ sở dữ liệu.
đ) Thường xuyên kiểm tra, đối chiếu
các thông tin về hợp đồng, giao dịch được chứng thực đã cập nhật, đăng tải đồng
bộ lên Cơ sở dữ liệu để kịp thời phát hiện những sai sót.
e) Kịp thời cung cấp thông tin về các
vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng Cơ sở dữ liệu.
Điều 17. Trách
nhiệm của Hội công chứng viên tỉnh
1. Phối hợp với Sở Tư pháp triển khai
đồng bộ, kịp thời và hiệu quả Cơ sở dữ liệu.
2. Đề nghị công chứng viên là hội
viên của tổ chức mình và các tổ chức hành nghề công chứng thực hiện nghiêm túc
Quy chế này nhằm tránh sai sót trong hoạt động công chứng tại tỉnh. Có biện
pháp xử lý đối với các hành vi không chia sẻ thông tin kịp thời, không trung thực
hoặc hành vi vi phạm khác liên quan đến Cơ sở dữ liệu làm ảnh hưởng đến hoạt động
công chứng, chứng thực, quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức, an toàn
pháp lý trong các hợp đồng, giao dịch.
Điều 18. Trách
nhiệm của các tổ chức hành nghề công chứng
1. Các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh có trách nhiệm tham gia vào Cơ sở dữ liệu; cập
nhật đầy đủ vào Cơ sở dữ liệu công chứng các thông tin về nguồn gốc tài sản,
tình trạng giao dịch của tài sản tại hợp đồng, giao dịch do công chứng viên của
tổ chức mình thực hiện công chứng.
2. Trưởng tổ chức hành nghề công chứng
có trách nhiệm
a) Ký kết hợp đồng với đơn vị cung cấp
Phần mềm để duy trì, vận hành Cơ sở dữ liệu trong suốt quá trình hoạt động.
b) Bảo đảm cơ sở vật chất, đường truyền
để cài đặt và sử dụng Cơ sở dữ liệu; cài đặt thường trú
các chương trình kiểm tra và diệt vi rút trên các thiết bị truy cập Cơ sở dữ liệu.
c) Tổ chức quản lý, phân công công chứng
viên hoặc nhân viên thực hiện cập nhật thông tin về hợp đồng, giao dịch, tra cứu
thông tin trên Cơ sở dữ liệu; lưu trữ dữ liệu công chứng, sao lưu dữ liệu theo
đúng quy định của Quy chế này.
d) Tổ chức quản lý việc khai thác, sử
dụng các tính năng của Phần mềm được phân quyền phục vụ cho việc quản lý hoạt động
công chứng tại tổ chức mình.
đ) Quyết định và chịu trách nhiệm về
việc cập nhật, sửa chữa, xóa thông tin đã nhập vào Cơ sở dữ liệu của tổ chức
mình; chịu trách nhiệm về tính chính xác, kịp thời và đầy đủ của thông tin cập
nhật vào Cơ sở dữ liệu.
e) Chịu trách nhiệm bảo quản, bảo mật
đối với tài khoản đã được cấp; kịp thời thay đổi mật khẩu của tài khoản khi có
sự điều chỉnh phân công nhiệm vụ cập nhật, tra cứu thông tin hoặc chấm dứt hợp
đồng làm việc đối với nhân viên đã từng truy cập Cơ sở dữ
liệu.
g) Cử công chứng viên, nhân viên tham
dự các lớp đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn kỹ năng khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu.
h) Kịp thời thông tin cho Sở Tư pháp
các vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng Cơ sở dữ liệu.
Điều 19. Xử lý
vi phạm
Tổ chức, cá nhân vi phạm quy định tại
Quy chế này thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý theo quy định của
pháp luật.
Điều 20. Tổ chức
thực hiện
1. Trường hợp các văn bản quy phạm
pháp luật được dẫn chiếu để áp dụng tại Quy định này được
sửa đổi, bổ sung, thay thế thì áp dụng theo các văn bản sửa
đổi, bổ sung, thay thế đó.
2. Giao Sở Tư pháp phối hợp với các
cơ quan, đơn vị có liên quan tổ chức triển khai thực hiện Quy chế này. Trong
quá trình thực hiện nếu có vướng mắc, Sở Tư pháp tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân
dân tỉnh để xem xét, quyết định sửa đổi, bổ sung cho phù hợp.