|
ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH PHÚ YÊN
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
10/2022/QĐ-UBND
|
Phú Yên, ngày 17
tháng 3 năm 2022
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY CHẾ VỀ QUẢN LÝ, KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG CƠ SỞ DỮ
LIỆU CÔNG CHỨNG, CHỨNG THỰC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH PHÚ YÊN
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH PHÚ YÊN
Căn cứ Luật Tổ chức chính
quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015;
Căn cứ Luật sửa đổi, bổ sung
một số điều của Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức chính quyền địa phương
ngày 22 tháng 11 năm 2019;
Căn cứ Luật Ban hành văn bản
quy phạm pháp luật ngày 22 tháng 6 năm 2015;
Căn cứ Luật sửa đổi, bổ sung
một số điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 18 tháng 6 năm
2020;
Căn cứ Luật Công nghệ thông
tin ngày 29 tháng 6 năm 2006;
Căn cứ Luật Công chứng ngày
20 tháng 6 năm 2014;
Căn cứ Nghị định số
23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc,
chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao
dịch;
Căn cứ Thông tư số
01/2021/TT-BTP ngày 03 tháng 02 năm 2021 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi
tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở
Tư pháp Phú Yên tại Tờ trình số 71/TTr-STP ngày 21 tháng 12 năm 2021 và Công
văn số 208/STP-HCBTTP&PBGDPL ngày 09 tháng 3 năm 2022.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1.
Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý,
khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh Phú
Yên.
Điều 2.
Quyết định này có hiệu lực từ ngày 01 tháng 4 năm
2022.
Điều 3.
Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Thủ trưởng các
cơ quan: Sở Tư pháp, Sở Thông tin và Truyền thông, Sở Tài nguyên và Môi trường,
Công an tỉnh, Cục Thi hành án dân sự tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện,
thị xã, thành phố; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn; Hội công
chứng viên tỉnh; các tổ chức hành nghề công chứng và các tổ chức, cá nhân có
liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
|
TM. ỦY BAN NHÂN
DÂN
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Hồ Thị Nguyên Thảo
|
QUY CHẾ
QUẢN LÝ, KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG CƠ SỞ DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG, CHỨNG
THỰC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH PHÚ YÊN
(Kèm theo Quyết định số 10/2022/QĐ-UBND ngày 17 tháng 3 năm 2022 của Ủy
ban nhân dân tỉnh Phú Yên)
Chương I
NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1.
Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng
1. Phạm vi điều chỉnh: Quy chế
này quy định việc quản lý, khai thác và sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng, chứng
thực trên địa bàn tỉnh Phú Yên.
2. Đối tượng áp dụng: Sở Tư
pháp; Sở Thông tin và Truyền thông; Sở Tài nguyên và Môi trường; Công an tỉnh;
Cục Thi hành án dân sự tỉnh; Hội Công chứng viên tỉnh; Ủy ban nhân dân các huyện,
thị xã, thành phố; Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn; các tổ chức hành
nghề công chứng và cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan trên địa bàn tỉnh Phú
Yên.
Điều 2.
Giải thích từ ngữ
1. Cơ sở dữ liệu công chứng,
chứng thực tỉnh Phú Yên là hệ thống cơ sở dữ liệu quản lý thông tin ngăn chặn,
thông tin giải tỏa ngăn chặn và thông tin hợp đồng, giao dịch đã được công chứng,
chứng thực trên cơ sở quy định pháp luật về công chứng, chứng thực và phù hợp với
tình hình thực tế của địa phương nhằm góp phần nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước
về công chứng, chứng thực đảm bảo an toàn pháp lý cho các bên tham gia hợp đồng
giao dịch, phòng ngừa tranh chấp.
2. Thông tin ngăn chặn là
thông tin bằng văn bản của cơ quan có thẩm quyền theo quy định pháp luật, yêu cầu
ngừng công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản, tổ chức,
cá nhân. Văn bản ngăn chặn là căn cứ pháp lý để công chứng viên, công chức
Phòng Tư pháp các huyện, thị xã, thành phố và Ủy ban nhân dân các xã, phường,
thị trấn xem xét việc không thực hiện công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch
có liên quan.
3. Thông tin giải tỏa ngăn
chặn là thông tin bằng văn bản của cơ quan có thẩm quyền có nội dung hủy bỏ
việc ngăn chặn của chính cơ quan đó hoặc của cơ quan có thẩm quyền khác trong
trường hợp pháp luật có quy định.
4. Thông tin về hợp đồng,
giao dịch là thông tin do công chứng viên hành nghề công chứng trên địa bàn
tỉnh Phú Yên, công chức Phòng Tư pháp các huyện, thị xã, thành phố và Ủy ban
nhân dân các xã, phường, thị trấn đã thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch.
5. Người quản trị là người
quản lý máy chủ Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực.
6. Tài khoản là những
thông số nhất định mà người quản lý, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng,
chứng thực được cấp để truy cập vào hệ thống gồm có tên người sử dụng và mật khẩu.
Điều 3.
Cơ quan, tổ chức cung cấp thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn để
cập nhật vào cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực
1. Cơ quan Thi hành án dân sự
các cấp gửi văn bản có liên quan đến việc kê biên tài sản, chấm dứt kê biên tài
sản, ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn đến Sở Tư pháp.
2. Các Cơ quan điều tra và cơ
quan được giao nhiệm vụ tiến hành một số hoạt động điều tra, Công an các cấp gửi
văn bản ngăn chặn, văn bản giải tỏa ngăn chặn đến Sở Tư pháp.
3. Sở Tài nguyên và Môi trường,
Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố gửi văn bản thu hồi, hủy bỏ, mất
phôi Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn
liền với đất cần cung cấp thông tin đến Sở Tư pháp.
4. Các cơ quan, tổ chức và cá
nhân có thẩm quyền gửi văn bản có nội dung liên quan đến việc ngăn chặn, giải tỏa
ngăn chặn về tài sản cho Sở Tư pháp hoặc do Sở Tư pháp yêu cầu gửi văn bản có nội
dung liên quan đến việc ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn về tài sản.
Điều 4.
Nguyên tắc thực hiện
1. Việc sử dụng Cơ sở dữ liệu
công chứng, chứng thực phải đúng mục đích, không sử dụng Cơ sở dữ liệu vào những
mục đích trái pháp luật.
2. Việc sử dụng Cơ sở dữ liệu
công chứng, chứng thực không loại trừ trách nhiệm của công chứng viên, người
yêu cầu công chứng và cá nhân, tổ chức có liên quan khác theo quy định của Bộ
luật Dân sự, Luật Công chứng và quy định pháp luật có liên quan.
3. Các hoạt động cập nhật, tra
cứu, cung cấp, sử dụng, lưu giữ, bổ sung, thẩm tra, xác minh, quản lý thông tin
theo Quy chế này là hoạt động nghiệp vụ công chứng, chứng thực; không làm phát
sinh thủ tục hành chính đối với người có yêu cầu công chứng, chứng thực.
Điều 5. Những
hành vi bị nghiêm cấm
1. Truy cập vào Cơ sở dữ liệu
công chứng, chứng thực để thực hiện các công việc không được giao.
2. Sửa, xóa bỏ thông tin hay bất
kỳ hành vi nào khác tác động đến thông tin có trong Cơ sở dữ liệu công chứng,
chứng thực.
3. Thay đổi quy trình quản lý,
khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực khi chưa được cơ quan
có thẩm quyền có ý kiến bằng văn bản.
4. Tiết lộ trái pháp luật các
thông tin về cá nhân, tổ chức, tài sản, và các thông tin khác mà mình biết được
trong quá trình quản lý, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng
thực.
5. Cập nhật thông tin công chứng,
chứng thực không đúng quy định của pháp luật.
Điều 6. Nguồn
Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực
1. Hợp đồng, giao dịch đã được
công chứng tại các tổ chức hành nghề công chứng.
2. Hợp đồng, giao dịch đã được
chứng thực tại Phòng Tư pháp các huyện, thị xã, thành phố và Ủy ban nhân dân
các xã, phường, thị trấn.
3. Văn bản cung cấp thông tin,
yêu cầu, đề nghị ngăn chặn, dừng hoặc tạm dừng giao dịch, văn bản thay đổi, bổ
sung, hủy bỏ, chấm dứt các văn bản nêu trên của cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm
quyền.
4. Các nguồn thông tin khác về
tài sản.
Điều 7. Sao
lưu, quản lý Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực
1. Sở Tư pháp thực hiện sao lưu
Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực thường xuyên (vào cuối giờ làm việc ngày
thứ 6 hàng tuần), dữ liệu sao lưu phải được bảo quản an toàn, đảm bảo phục hồi
dữ liệu khi có sự cố xảy ra. Việc sao lưu, bảo quản dữ liệu sao lưu do Sở Tư
pháp có trách nhiệm thực hiện.
2. Hồ sơ điện tử Cơ sở dữ liệu
công chứng, chứng thực phải được lưu giữ lâu dài để phục vụ công tác quản lý
nhà nước về công chứng, chứng thực, tra cứu khi cần thiết.
Việc lưu giữ phải thực hiện
tuân thủ các nguyên tắc bảo đảm an ninh, an toàn đối với hồ sơ điện tử theo quy
định hiện hành.
3. Các văn bản ngăn chặn, giải
tỏa ngăn chặn dưới dạng văn bản giấy (nếu có) phải được lưu giữ, bảo quản tại Sở
Tư pháp theo đúng quy định.
Chương II
CUNG CẤP, TIẾP NHẬN,
KHAI THÁC, SỬ DỤNG THÔNG TIN CƠ SỞ DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG, CHỨNG THỰC
Điều 8. Cấp,
quản lý, sử dụng tài khoản truy cập vào Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực
1. Tổ chức, cá nhân được cấp
tài khoản truy cập vào Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực gồm:
a) Giám đốc Sở Tư pháp; Phó
Giám đốc Sở Tư pháp phụ trách lĩnh vực công chứng, chứng thực;
b) Phòng Hành chính, Bổ trợ tư
pháp và Phổ biến, giáo dục pháp luật - Sở Tư pháp;
c) Người quản trị;
d) Các tổ chức hành nghề công
chứng;
đ) Phòng Tư pháp các huyện, thị
xã, thành phố;
e) Ủy ban nhân dân các xã, phường,
thị trấn.
2. Tổ chức, cá nhân được cấp
tài khoản có quyền truy cập vào Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực để tra cứu,
cập nhật và trích xuất các loại báo cáo phù hợp với chức năng đã được phân quyền.
3. Tổ chức được cấp tài khoản
có trách nhiệm phân công cho người thuộc tổ chức, đơn vị mình thực hiện việc
tra cứu, cập nhật dữ liệu vào Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực.
4. Tổ chức, cá nhân được cấp
tài khoản truy cập Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực có trách nhiệm quản lý,
bảo mật tài khoản được cấp và chịu trách nhiệm về mọi tác động của tài khoản được
cấp.
5. Sở Tư pháp căn cứ vào yêu cầu
của hoạt động công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch và công tác quản lý
nhà nước để tổ chức việc cấp tài khoản theo quy định của Quy chế này.
Điều 9. Các
trường hợp bị khóa tài khoản trong Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực
1. Tài khoản của tổ chức, cá
nhân đã được cấp sẽ bị khóa tài khoản trong các trường hợp sau đây:
a) Theo đề nghị của người có thẩm
quyền về việc khóa tài khoản đã cấp cho tổ chức, cá nhân được giao quản lý Cơ sở
dữ liệu công chứng, chứng thực hoặc thực hiện công tác quản lý nhà nước về hoạt
động công chứng, chứng thực.
b) Theo đề nghị của tổ chức
hành nghề công chứng, Phòng Tư pháp các huyện, thị xã, thành phố; Ủy ban nhân
dân các xã, phường, thị trấn.
c) Tổ chức, cá nhân được cấp
tài khoản nhưng không bảo quản, bảo mật tên truy cập và mật khẩu để cho tổ chức,
cá nhân khác truy cập vào Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực bằng tài khoản của
mình hoặc sử dụng tài khoản của người khác để truy cập vào Cơ sở dữ liệu công
chứng, chứng thực.
d) Tổ chức, cá nhân có hành vi
vi phạm các quy định tại Điều 5 của Quy chế này.
2. Tài khoản bị khóa sẽ được Sở
Tư pháp xem xét mở lại tài khoản khi chấm dứt hành vi vi phạm hoặc có yêu cầu của
cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền.
Điều 10. Bảo
mật Cơ sở dữ liệu và an ninh mạng
1. Bảo mật số liệu: Tổ chức, cá
nhân được giao nhiệm vụ phải có trách nhiệm bảo mật dữ liệu nghiệp vụ trên máy
tính. Việc chia sẻ dữ liệu trên mạng do bộ phận quản trị mạng thực hiện theo
Quyết định của Giám đốc Sở Tư pháp và theo phân cấp sử dụng tài nguyên mạng.
2. Bảo mật truy cập: Các chương
trình ứng dụng, phân chia sử dụng trên máy tính phải được đặt mật khẩu, mã khóa
bảo mật.
3. Bảo mật hệ thống mạng và
truyền tin: Mạng và đường truyền được áp dụng các chế độ bảo mật cần thiết, chống
xâm nhập bất hợp pháp. Bộ phận quản trị mạng có trách nhiệm thường xuyên theo
dõi, kiểm tra phát hiện kịp thời các hoạt động xâm nhập và có biện pháp xử lý kịp
thời.
4. An toàn trong sử dụng: Khi
không làm việc với máy tính trong thời gian dài, cá nhân được giao nhiệm vụ có
trách nhiệm tắt máy tính hoặc đặt chế độ bảo vệ để đảm bảo an toàn cho dữ liệu
của cá nhân.
5. Phòng, chống virus: Thường
xuyên thực hiện và tuân thủ các biện pháp phòng, chống virus cho máy tính, đảm
bảo an toàn dữ liệu thuộc cá nhân quản lý.
Điều 11.
Quyền và trách nhiệm của cơ quan, tổ chức sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng
thực
1. Bảo đảm cơ sở vật chất, đường
truyền để cài đặt, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực theo hướng dẫn
của Sở Tư pháp; cài đặt các chương trình kiểm tra, bảo vệ trên các thiết bị
truy cập cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực.
2. Cử người thực hiện công chứng,
chứng thực và những người khác tham gia các buổi đào tạo sử dụng, khai thác Cơ
sở dữ liệu công chứng, chứng thực do Sở Tư pháp tổ chức.
3. Kịp thời thông tin cho Sở Tư
pháp các vấn đề phát sinh trong khi sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực;
phối hợp chặt chẽ với Sở Tư pháp để khắc phục các vấn đề liên quan.
4. Chịu trách nhiệm bảo mật đối
với mật khẩu và tên truy cập vào Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực đã được
cung cấp. Thông báo ngay cho Sở Tư pháp nếu để lộ, mất mật khẩu, mất tên tài
khoản.
5. Bảo quản chặt chẽ, thực hiện
biện pháp an toàn đối với hồ sơ công chứng, chứng thực, văn bản ngăn chặn, giải
tỏa ngăn chặn mà mình nhận được theo đúng quy định pháp luật.
6. Các quyền và trách nhiệm
khác theo quy định của pháp luật.
Điều 12.
Quyền và nghĩa vụ của người sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực
1. Được sử dụng cơ sở dữ liệu
khi thụ lý, giải quyết yêu cầu công chứng, chứng thực các hợp đồng, giao dịch.
2. Cập nhật thông tin về hợp đồng,
giao dịch đã giải quyết vào Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực một cách đầy đủ,
kịp thời cùng lúc với việc giải quyết hồ sơ trên thực tế.
3. Tham gia các lớp đào tạo sử
dụng, khai thác Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực do Sở Tư pháp tổ chức.
4. Chịu trách nhiệm bảo quản, bảo
mật đối với mật khẩu và tên truy cập Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực đã được
cung cấp.
5. Các quyền và nghĩa vụ khác
theo quy định của pháp luật.
Điều 13.
Cung cấp và tiếp nhận thông tin cho Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực
1. Sở Tư pháp tiếp nhận thông
tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn
a) Bản chính văn bản về các trường
hợp ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn giao dịch liên quan đến tài sản; thông tin giả
mạo người, giả mạo giấy tờ để giao dịch liên quan đến tài sản, lừa đảo chiếm đoạt
tài sản của cơ quan có thẩm quyền điều tra các cấp;
b) Bản chính văn bản có liên
quan đến việc kê biên tài sản, chấm dứt kê biên tài sản, tạm dừng việc chuyển
quyền sở hữu tài sản, chấm dứt tạm dừng việc chuyển quyền sở hữu tài sản của Cơ
quan Thi hành án dân sự các cấp;
c) Bản chính văn bản thu hồi, hủy
bỏ, mất, mất phôi Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài
sản khác gắn liền với đất và các trường hợp khác của sở, ban, ngành, Ủy ban
nhân dân các cấp;
d) Bản chính văn bản có nội
dung liên quan đến việc ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn của cơ quan, tổ chức và
cá nhân có thẩm quyền.
2. Các cơ quan, đơn vị gửi
thông tin ngăn chặn đến Sở Tư pháp ngay trong ngày ký văn bản nêu tại khoản 1
Điều này bằng văn bản giấy hoặc văn bản điện tử.
Điều 14. Cập
nhật và sử dụng thông tin trong Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực
1. Cập nhật thông tin ngăn chặn,
thông tin giải tỏa ngăn chặn
a) Các văn bản ngăn chặn, giải
tỏa ngăn chặn do các cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền cung cấp được gửi
về Sở Tư pháp để cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực. Sở
Tư pháp chịu trách nhiệm kiểm tra tính pháp lý về thẩm quyền của cơ quan, tổ chức,
cá nhân ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn để quyết định việc phân loại và cập nhật
vào Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực.
b) Việc cập nhật thông tin ngăn
chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn phải thực hiện ngay trong ngày nhận được văn
bản cung cấp thông tin (trừ thứ Bảy, Chủ nhật và nghỉ lễ theo quy định). Trong
trường hợp văn bản ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn gửi về sau 16 giờ của ngày làm
việc thì văn bản sẽ được cập nhật vào đầu giờ làm việc buổi sáng của ngày làm
việc tiếp theo.
c) Trường hợp không cập nhật, cập
nhật không đầy đủ văn bản ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn thì phải trả lời và nêu
rõ lý do bằng văn bản cho cơ quan, cá nhân cung cấp thông tin.
2. Cập nhật thông tin về hợp đồng,
giao dịch trong Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực
a) Các công chứng viên tại các
tổ chức hành nghề công chứng, công chức Phòng Tư pháp các huyện, thị xã, thành
phố, Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn phải cập nhật chính xác, đầy đủ
các hợp đồng, giao dịch vào Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực ngay sau khi
giao trả kết quả cho người yêu cầu công chứng, chứng thực.
b) Việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ,
chấm dứt, đơn phương chấm dứt, sửa lỗi kỹ thuật đối với hợp đồng, giao dịch đã
được công chứng, chứng thực phải được cập nhật ngay và đầy đủ trong Cơ sở dữ liệu
công chứng, chứng thực.
3. Kết quả tra cứu từ Cơ sở dữ liệu
công chứng, chứng thực là nguồn thông tin tham khảo để công chứng viên, công chức
Phòng Tư pháp các huyện, thị xã, thành phố, Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị
trấn kiểm tra, xem xét trước khi quyết định công chứng, chứng thực hợp đồng,
giao dịch về tài sản.
Điều 15. Sửa
chữa, xóa các thông tin đã cập nhập trong Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực
1. Việc sửa các thông tin đã nhập
vào Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực chỉ được thực hiện đối với các sai sót
về kỹ thuật trong quá trình nhập thông tin.
2. Đối với các sai sót được
phát hiện trong quá trình nhập thông tin vào Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực
(thông tin chưa cập nhật vào hệ thống), người thực hiện cập nhật chủ động sửa
chữa cho chính xác hoặc thực hiện việc xóa thông tin.
3. Đối với các sai sót được
phát hiện sau khi thông tin được đưa lên mạng (đã lưu), người thực hiện cập nhật
báo cáo lãnh đạo Sở Tư pháp, Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức để kiểm tra, phê
duyệt việc sửa chữa sai sót cho chính xác với thông tin ngăn chặn, thông tin giải
tỏa ngăn chặn, văn bản công chứng, chứng thực hoặc thực hiện việc xóa thông
tin.
Chương
III
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 16.
Trách nhiệm Sở Tư pháp
1. Chủ trì, phối hợp các cơ
quan, tổ chức, cá nhân có liên quan giúp Ủy ban nhân dân tỉnh triển khai và quản
lý, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực, thực hiện trách nhiệm và quyền
hạn theo quy định pháp luật và Quy chế này.
2. Thực hiện việc quản trị, quản
lý máy chủ tại cơ quan được kết nối với máy chủ tại Trung tâm dữ liệu tỉnh; cấp
và khóa tài khoản theo Quy chế này; thực hiện việc sao lưu, lưu giữ thông tin định
kỳ.
3. Chủ trì, phối hợp với Sở
Thông tin và Truyền thông trong việc kết nối, chia sẻ dữ liệu trên nền tảng
tích hợp, chia sẻ dữ liệu tỉnh Phú Yên.
Điều 17.
Trách nhiệm các cơ quan, tổ chức, cá nhân cung cấp thông tin
1. Cục Thi hành án dân sự cung
cấp thông tin và hướng dẫn, chỉ đạo các đơn vị trực thuộc cung cấp thông tin
theo quy định tại các khoản 1 Điều 3 của Quy chế này.
2. Công an tỉnh, Sở Tài nguyên
và Môi trường, Ủy ban nhân dân cấp huyện phối hợp thực hiện và chỉ đạo các đơn
vị trực thuộc cung cấp thông tin theo quy định tại các khoản 2, 3 Điều 3 của
Quy chế này.
3. Các cơ quan, tổ chức, cá
nhân có thẩm quyền phối hợp thực hiện theo quy định tại khoản 4 Điều 3 Quy chế
này.
Điều 18.
Trách nhiệm Hội Công chứng viên
1. Phối hợp với Sở Tư pháp triển
khai đồng bộ, kịp thời và hiệu quả cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực.
2. Đề nghị công chứng viên là
thành viên của Hội công chứng viên tỉnh thực hiện nghiêm túc Quy chế này nhằm
tránh sai sót trong hoạt động công chứng tại tỉnh. Báo cáo Sở Tư pháp để có biện
pháp xử lý đối với các hành vi không chia sẻ thông tin kịp thời, không trung thực
hoặc hành vi vi phạm khác liên quan đến Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực
làm ảnh hưởng đến hoạt động công chứng, quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân,
tổ chức, an toàn pháp lý trong các hợp đồng, giao dịch.
Điều 19.
Trách nhiệm các tổ chức hành nghề công chứng
1. Tổ chức hành nghề công chứng
có trách nhiệm
a) Tham gia sử dụng và cập nhật
các thông tin về hợp đồng, giao dịch vào Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực.
b) Tổ chức cập nhật các thông
tin về hợp đồng, giao dịch trong kho lưu trữ hồ sơ công chứng của tổ chức mình
từ khi bắt đầu hoạt động đến trước ngày Quyết định này có hiệu lực vào Cơ sở dữ
liệu công chứng, chứng thực. Thời gian hoàn thành chậm nhất đến hết năm 2025.
c) Báo cáo Sở Tư pháp để có biện
pháp xử lý đối với các hành vi không chia sẻ thông tin kịp thời, không trung thực
hoặc hành vi vi phạm khác liên quan đến Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực
làm ảnh hưởng đến hoạt động công chứng, quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân,
tổ chức, an toàn pháp lý trong các hợp đồng, giao dịch.
2. Trưởng tổ chức hành nghề
công chứng có trách nhiệm
a) Tổ chức quản lý việc nhập
thông tin về hợp đồng, giao dịch vào Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực; vận
hành và sử dụng an toàn, hiệu quả Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực tại tổ
chức mình.
b) Quyết định và chịu trách nhiệm
về việc bảo mật tài khoản và các nội dung khác liên quan đến việc sử dụng cơ sở
dữ liệu trong phạm vi được phân quyền.
c) Quyết định và chịu trách nhiệm
về việc nhập, sửa chữa và xóa thông tin nhập vào Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng
thực của tổ chức mình. Chịu trách nhiệm về tính kịp thời, đầy đủ và chính xác của
thông tin hợp đồng, giao dịch đã công chứng để nhập vào Cơ sở dữ liệu công chứng,
chứng thực.
d) Bảo đảm điều kiện để Cơ sở dữ
liệu công chứng, chứng thực vận hành tốt tại tổ chức mình.
đ) Kịp thời thông tin cho Sở Tư
pháp các vấn đề phát sinh trong khi sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực,
tích cực phối hợp với Sở Tư pháp để khắc phục các vấn đề liên quan đến Cơ sở dữ
liệu công chứng, chứng thực.
3. Công chứng viên và nhân viên
của tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm:
a) Nhập thông tin vào Cơ sở dữ
liệu công chứng, chứng thực theo sự phân công của Trưởng tổ chức hành nghề công
chứng.
b) Sửa chữa và xóa các thông
tin nhập vào Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực theo quyết định của Trưởng tổ
chức hành nghề công chứng.
c) Chịu trách nhiệm trước Trưởng
tổ chức hành nghề công chứng về việc nhập, sửa chữa và xóa các thông tin do
mình nhập, sửa chữa và đã xóa trong Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực.
d) Tra cứu các thông tin ngăn
chặn và thông tin về hợp đồng, giao dịch đã công chứng trong Cơ sở dữ liệu công
chứng, chứng thực để cung cấp kết quả cho Trưởng tổ chức hành nghề công chứng,
công chứng viên, các cơ quan tổ chức có thẩm quyền khi được yêu cầu và chịu
trách nhiệm về kết quả tra cứu đã cung cấp.
Điều 20.
Trách nhiệm Phòng Tư pháp các huyện, thị xã, thành phố, Ủy ban nhân dân các xã,
phường, thị trấn
Sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng,
chứng thực và cập nhật các thông tin chứng thực về hợp đồng, giao dịch trong Cơ
sở dữ liệu công chứng, chứng thực. Chịu trách nhiệm về tính kịp thời, đầy đủ và
chính xác của thông tin hợp đồng, giao dịch đã chứng thực để nhập vào Cơ sở dữ
liệu công chứng, chứng thực.
Điều 21.
Điều khoản thi hành
Các sở, ngành, cơ quan, tổ chức,
cá nhân có liên quan căn cứ nội dung Quy chế để phân công nhiệm vụ cụ thể cho
cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên tổ chức thực hiện, đảm bảo việc quản
lý, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực theo đúng quy định.
Trong quá trình thực hiện, nếu
phát sinh khó khăn, vướng mắc, đề nghị cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân phản
ánh kịp thời về Sở Tư pháp để tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét,
quyết định./.